manual de interventorÍa y supervisiÓn de contratosdocsigec. · de conformidad con el estatuto de...

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio http://web.www3.unicordoba.edu.co/es/calidad/documentos que ésta es la versión vigente.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

1. OBJETO 3

2. ALCANCE 4

3. DEFINICIONES 4

4. PERFIL Y VALORES ÉTICOS DE LOS INTERVENTORES 8

5. OBJETO, OBJETIVOS Y ÁREAS DE LA INTERVENTORÍA. 9

5.1. Objeto 9

5.2. Objetivos. 9

5.3. Áreas que comprende la labor de Interventoría 10

6. FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES 11

6.1. Funciones Interventores 11

6.1.1. Generales 11

6.1.2. Funciones Específicas 11

6.1.2.1. Funciones Jurídicas 11

6.1.2.2. Funciones administrativas 12

6.1.2.3. Funciones Técnicas 14

6.1.2.4. Funciones financieras 16

6.1.2.5. Funciones Ambientales 17

6.2. Funciones de los supervisores 18

6.2.1 Tarea básica de la Supervisión. 18

6.2.2 Tareas específicas de los Supervisores. 18

6.2.2.1 Funciones Jurídicas 18

6.2.2.2. Funciones administrativas. 19

6.2.2.2 Funciones Técnicas. 20

6.2.2.3. Funciones financieras. 20

6.3. Los informes de Interventoría. 21

6.3.1. Informe Mensual 21

6.3.2. Informe Final. 22


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7. DESIGNACIÓN Y/O CAMBIOS DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN. 23

7.1. Interventor Interno 24

7.2. Interventor Externo 25

7.3. Cambio de Interventor 26

8. PROHIBICIONES 26

9. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES 27

9.1 Responsabilidades. 27

9.2 Sanciones: 27

10. BASE LEGAL 28

11. RELACION DE FORMATOS: 29

Elaborado por Karina Carrascal Socarrás Firma:

Cargo Jefe de División de Contratación

Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma:

Cargo Jefe Aseguramiento de la Calidad (e)

Aprobado por Carlos Frasser Arrieta Firma:

Cargo Vicerrector Administrativo-Rep. Alta Dirección


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INTRODUCCIÓN La Interventoría de hoy es una actividad profesional que asesora a las partes, sirve de mediador, concilia intereses buscando la equidad, apoya técnica y administrativamente al contratista para evitar errores y tiene como objetivo que la obra se realice en condiciones óptimas de calidad, costo y plazo. No es el enemigo del contratista, sino un colaborador en el buen suceso de la obra, sin concesiones, pero también sin exigencias exageradas e injustas.

La Interventoría es quizás el estamento que más responsabilidades tiene en la ejecución de una obra. Además de todo lo anterior, el Interventor debe poseer un amplio manejo de las relaciones humanas, con el fin de que el contratista produzca la obra que requiere, dentro de la mayor seguridad en cumplimiento del programa, con la mejor calidad posible y dentro de los costos estimados.

En síntesis podemos determinar, que una buena Interventoría, es la que está permanentemente en contacto con la obra y el proyecto, en beneficio de ella pero sin dejar de lado que es la presencia del propietario en ella y que está representando y cuidando sus intereses. Por eso una Interventoría correcta y moderna es una Interventoría de Gestión.

De conformidad con el Estatuto de Contratación - Acuerdo No. 099 de 27 de Diciembre de 2006 expedido por el Consejo Superior, en su artículo 30, la Universidad tiene la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia de la ejecución de los contratos, con miras a garantizar el cumplimiento de los procesos misionales universitarios, la continua y eficiente prestación del servicio público de la educación superior y la efectividad de los derechos y deberes de las personas que con ella colaboran en la consecución de dichos fines.

En el presente MANUAL DE INTERVENTORÍA se desarrollan metodologías, procedimientos dirigidos a

orientar las actividades de asesoría, vigilancia, control, seguimiento, y coordinación en los contratos

que celebra la Universidad de Córdoba. Este es de obligatoria aplicación por parte de los

contratistas, consultores, supervisores y demás servidores públicos de la Entidad que participan en los

procesos contractuales.

Este documento contiene las principales acciones y responsabilidades de las partes que intervienen en

los procesos contractuales, relaciona la normatividad contractual vigente y un glosario de términos

que reduce la ocurrencia de interpretaciones erróneas y lo orienta hacia la mejor comprensión y

cumplimiento de los procedimientos. La esencia del presente Manual está en los lineamientos y

directrices que imparte para el adecuado desarrollo de la función de Interventoría y Supervisión.

1. OBJETO

El presente manual tiene como propósito fundamental proporcionar a los funcionarios responsables de la Interventoría o Supervisión de las diferentes modalidades de contratos de la Universidad; así como las personas naturales o jurídicas contratadas para ejercer la función de interventor; la información necesaria sobre las diferentes definiciones, reglamentaciones y controles que se aplican en el desarrollo del proceso de Interventoría o Supervisión de contratos.


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Este manual se constituye así, en la herramienta básica de trabajo del Interventor o Supervisor de Contratos, por cuanto resume el marco de actuación establecido para el desempeño de sus funciones. Con la implementación del presente manual se pretende también actualizar y estandarizar formatos, instructivos los cuales resaltarán los procedimientos fundamentales para la Gestión Jurídica, técnica, administrativa, financiera apuntando al seguimiento y control del cumplimiento de los fines contractuales

2. ALCANCE

El presente manual aplica a:

Todas aquellas personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales de derecho

público o privado y funcionarios de la entidad que ejecuten actividades de Supervisión e

Interventoría de contratos en la Universidad.

Todas aquellas personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales de derecho

público o de derecho privado que ejecuten contratos con la Universidad.

Este manual tiene por objeto definir lineamientos para ejercer efectivamente las actividades de

Interventoría y Supervisión de contratos desarrollados por la Universidad para la eficiente

ejecución de sus planes, programas y proyectos

3. DEFINICIONES Para efecto de este documento se establecen las siguientes:

Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas

Acta de Inicio. Documento que suscriben el Interventor o Supervisor y el Representante del Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Se debe diligenciar en contratos de tracto sucesivo. (Formato FGCA- 023 ACTA DE INICIACION DE CONTRATO)

Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la Universidad y el Contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo (Formato FGCA-033 ACTA DE SUSPENSION DE CONTRATO).

Acta de Reinicio: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las


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pólizas como obligación a cargo del contratista (Formato FGCA-034 ACTA DE REINICIO DE CONTRATO).

Acta de recibo parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado período (Formato FGCA-032 ACTA RECIBO PARCIAL DE OBRAS.)

Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Universidad (Formato FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO).

Acta de Liquidación del Contrato: Es el documento suscrito por la Universidad, el interventor y/o supervisor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo (Formato FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO).

Adendas a los Pliegos de Instrucción o Términos de Referencia: Es la información adicional suministrada por la Universidad con posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre, para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Términos de Referencia o Pliego de Instrucciones, después de observaciones realizadas con los proponentes o por cambios en las condiciones iníciales.

Anticipo: Son recursos públicos entregados por la Universidad al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor y el supervisor de contrato

Amortización del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la Universidad el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.

Avance del Contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por la División Financiera, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

Certificado de Registro Presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

Consultor: Es la persona natural o jurídica, que interviene en el diseño de una obra o en la prestación de un servicio especializado. Por ley, no pueden los consultores ser interventores de las obras que han diseñado, como tampoco ejecutar la construcción de dichas obras.


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Contrato: Acuerdo celebrado entre la Universidad y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.

Contratos de Tracto Sucesivo: Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se efectúa por partes y se prolonga en el tiempo.

Contratista: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de contratación directa o convocatoria con el objeto de prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la Institución.

Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico, tiempo o valor del Contrato, y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.

Cotización u Oferta: Es el conjunto de todos los documentos que contienen toda la información exigida al proponente por la Universidad para presentar su propuesta.

Estatuto de Contratación: Acuerdo del Consejo Superior Número 099 de 2006, normatividad aplicable para los contratos de la Universidad, en virtud de la Autonomía Universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Nacional y en la Ley 30 de 1992.

Garantía Única de Cumplimiento: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria a través de la cual el Contratista avala el cumplimiento de las obligaciones que surjan a su cargo, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de un contrató estatal. Debe contener entre otros y de acuerdo a la naturaleza del contrato, los amparos de Cumplimiento, Correcta inversión y buen manejo del anticipo; calidad del bien o servicio suministrado; pagó de salarios, prestaciones e indemnizaciones; estabilidad de la obra.

Imprevistos: Es el porcentaje de los costos directos del precio unitario del contrato, que en el desarrollo normal de una actividad o ítem que puede presentarse y que debe ser asumido por el contratista

Interventoría: Actividad cuyo objeto es vigilar y controlar las acciones de la Universidad, contratistas en cuanto a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de condiciones o términos de referencia de los contratos celebrados por la Universidad.

La Interventoría se origina en la existencia de un compromiso contractual para la realización de cualquier tipo de contrato (consultoría, de obra, bienes o servicios etc.), siendo el interventor el responsable y la máxima autoridad del contrato y su desarrollo

Interventor: Persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal especializada, interno o externo

que realiza la Interventoría de un contrato.


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Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario.

Modificación del contrato Es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del interventor o del supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato o convenio.

Obra Adicional: Es el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado.

Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya ejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada terminación a las obras contratadas.

Orden de Iniciación: Documento en el cual se imparte la fecha de iniciación del contrato. A partir de la cual contabiliza el plazo del contrato.

Otrosí o Modificación Contractual: Acuerdo que celebra la Universidad con el contratista para modifica, aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato, sin tener que rehacerlo. Debe ser firmado por las partes

Pago Anticipado: Son recursos públicos pagados en forma adelantada al contratista, que representan una parte del pago por la ejecución del contrato, los cuales salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados no podrán ser pactados, según lo establece la Directiva Presidencial No. 12 de 2002.

Perfeccionamiento y Ejecución: El contrato se perfecciona cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve al escrito de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la ley 80 de 1993. Para su ejecución es necesario el registro presupuestal, aprobación por parte de la Universidad de la garantía única, la consignación de pago correspondiente de la publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar.

Plazo de Ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio.

Plazo de Vigencia del convenio o contrato: Es el periodo comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del convenio o contrato.

Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que producirán un cambio al resolver un problema claramente identificado bajo una unidad de dirección y mando, en una fecha definida mediante la asignación de ciertos recursos humanos y materiales.

Póliza: Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exige en los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y así prever los riesgos asociados al contrato.

Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Amparo autónomo que debe ser constituido por lo contratistas en contratos de obra y en los demás que considere necesario la entidad, con el que


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se cubre la responsabilidad civil frente a daños a terceros, derivados de la ejecución del contrato respectivo

Supervisor: Es el funcionario que representa a la Universidad en el contrato encargado de

ejercer la vigilancia de la correcta ejecución de los mismos.

Es el funcionario encargado de supervisar a las Interventorías para que la ejecución y desarrollo de los proyectos se encuentre enmarcada y sujeta a los estudios y diseños previstos para los mismos, los pliegos de condiciones y el contrato respectivo, al objeto, alcances, tiempos, especificaciones generales y particulares, cantidades y costos, para lo cual deberán realizar una dirección y manejo de los recursos asignados, buscando de la manera más eficiente y eficaz obtener los resultados y metas objeto de los proyectos a su cargo.

Términos de Referencia o Pliegos de Instrucciones: Son los documentos que la Universidad proporciona a las personas naturales y/o jurídicas, interesados en presentar propuestas, para que basadas en ellos, hagan sus ofertas.

Universidad: Establecimiento educacional dedicado a la enseñanza superior y a la investigación de un tema particular, el cual además está facultado para entregar grados académicos y títulos profesionales.

Universidad de Córdoba: Ente Universitario Autónomo, parte contratante.

Valor Final del Contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidación.

4. PERFIL Y VALORES ÉTICOS DE LOS INTERVENTORES

La Interventoría o Supervisión puede ser ejercida directamente por la Universidad a través de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades administrativas y/o técnicas o contratados exclusivamente para realizar determinada o determinadas Interventorías, siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla o se le enviará copia del acta del Comité de Contratación donde fue designado.

La designación del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría o Supervisión.

Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.


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Pero las labores de Interventoría y Coordinación van más allá: Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de un conjunto de valores básicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar, y entre los que están:

La Ética, como moral pensada, aquélla que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad;

La Conducta Moral, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos.

La Responsabilidad, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven;

La Solidaridad superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan mis objetivos y los de los demás.

El Compromiso, que como valor establece ir más allá del simple deber, trascender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer.

El Interés General y la Voluntad de Servicio, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a éstas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular.

La Buena Fe, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.

5. OBJETO, OBJETIVOS Y ÁREAS DE LA INTERVENTORÍA.

5.1. Objeto

El objeto de la labor de Interventoría es supervisar y controlar en forma eficaz y de manera permanente todas las etapas del proyecto contratado, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los respectivos contratos.

5.2. Objetivos.

La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica, designada por la Universidad, para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los principios rectores de la Ley 30 de 1992 del Congreso de la República, el Acuerdo No. 099 del 27 de


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Diciembre de 2006, emanado de Consejo Superior y las demás resoluciones vigentes, las cláusulas de los contratos, los términos de referencia o pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la relación contractual entre la Universidad y el Contratista.

La Interventoría o Supervisión implica una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la Interventoría o Supervisión debe cumplir con los objetivos de su función detallados a continuación

Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, Supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.

Exigir: En la medida que la función de la Interventoría o Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Interventoría o Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventoría o Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.

5.3. Áreas que comprende la labor de Interventoría

La Interventoría debe ser ejercida, de manera integral, es decir, que comprende los aspectos jurídicos, técnicos, administrativos, financieras y ambientales, toda vez que ellos se interrelacionan e interactúan entre sí; tanto que el resultado de alguno de ellos, impacta de manera positiva o negativa a alguno, algunos o a todos los demás.

El ejercicio integral de la Interventoría evita la dispersión y desarticulación de acciones, la duplicidad de esfuerzos y lo que es más importante evita que se diluyan las responsabilidades, entre otros.

Las actividades de Interventoría que contemplan las áreas técnica, administrativa, financiera y económica del contrato objeto de Interventoría, inician automáticamente se termine la legalización del respectivo contrato y solo concluyen con el acto de liquidación del mismo.


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Ningún contrato podrá iniciar su ejecución sin la designación y actuación del interventor, que tendrá bajo su responsabilidad la vigilancia y seguimiento sistemático del cumplimiento cabal de todas y cada una de las obligaciones pactadas, con sujeción a las disposiciones legales vigentes que rigen la actividad contractual y las actuaciones administrativas.

Si bien el Interventor designado debe cumplir con sus funciones y responsabilidades con el máximo rigor y celo en salvaguarda de los recursos públicos, su actuación deberá tener un carácter de colaboración armónica, teniendo en cuenta que el contratista, en sana lógica y como lo señala el Artículo 3º de la ley 80 de 1993, cumple una función social al colaborar con la administración en el logro de sus fines, más allá de la utilidad que la ejecución del contrato le pueda proporcionar.

La labor del Interventor será autónoma e independiente y los criterios expresados deberán estar ajustados a los criterios técnicos, éticos y legales de la función pública.

6. FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES

6.1. Funciones Interventores

6.1.1. Generales

El Interventor, por expresa delegación de la autoridad competente de la Universidad, deberá efectuar la vigilancia, el control y el seguimiento a la ejecución de los contratos que se celebren, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen con su ejecución, en los términos, condiciones y especificaciones pactadas, como garantía del buen uso, manejo e inversión de los dineros públicos y demás recursos del Estado que se han puesto a disposición del contratista.

6.1.2. Funciones Específicas

Además de la función general de Supervisión y seguimiento y de las demás actividades inherentes a

la ejecución del contrato, corresponde al Interventor:

6.1.2.1. Funciones Jurídicas

a. .Revisar que el contratista efectivamente haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato.

b. Suscribir Acta de Iniciación, (Formato FGCA- 023 ACTA DE INICIACION DE CONTRATO) remitiendo copia a la Oficina de Adquisición y Contratación para su archivo en la correspondiente carpeta. (Esta clase de actas son usuales para los contratos de obra, bienes o servicios, pero se recomienda aplicarlas en todo tipo de contrato y Orden de Prestación de Servicios, como medida de control interno y con el fin de formalizar el inicio del Objeto contratado).


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c. Controlar la vigencia de las pólizas de los contratos y realizar los requerimientos de modificación (al valor y/o al plazo) al contratista y de aprobación mediante visto bueno con fecha de revisión en la misma póliza por parte de la Oficina de Adquisición y Contratación por lo menos con un mes de anticipación a los vencimientos. Informar a la Oficina Jurídica, con copia a la Rectoría, cuando el contratista no realice las modificaciones oportunamente, proponiendo las medidas a que haya lugar.

d. Exigir al contratista que el personal que tiene a su cargo se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensiones (opcional riesgos profesionales) de acuerdo con lo establecido por la ley y por el contrato suscrito, así como el cumplimiento oportuno de las obligaciones parafiscales. No expedir Certificaciones de pago, cumplidos y similares hasta tanto no se cumpla este requisito.

e. Poner en conocimiento de las autoridades competentes hechos ilícitos relacionados con el contrato, previo conocimiento y recomendación de la Oficina Jurídica.

f. Supervisar, verificar y controlar que el contratista y/o el interventor tengan total conocimiento de las normas, especificaciones, licencias, permisos, resoluciones y demás requisitos indispensables exigidos por las autoridades competentes, para que el contrato tenga un normal desarrollo durante su ejecución y que procedan a aplicarlas en todos los casos que se requieran.

g. Consultar con la Oficina Jurídica de la Universidad sobre las inquietudes de orden legal que se presenten en relación con el contrato.

6.1.2.2. Funciones administrativas

a. Solicitar a Oficina de Adquisición y Contratación de la Universidad la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventoría.

b. Servir de enlace entre el contratista y la Universidad. c. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de

perfeccionamiento y legalización antes de la iniciación del contrato. d. Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así

mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato.

e. Exigir al Contratista la entrega de los análisis unitarios de las actividades estipuladas en los términos de referencia; (Formato FGCA-045 ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS). Cabe anotar, que la información detallada contenida en los análisis de precios unitarios es la base para la aprobación y fijación de los precios unitarios no previstos que se requieran en el desarrollo del proyecto.

f. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos, entre otros, los perfiles profesionales del recurso humano y tiempo de dedicación al contrato, solicitando los cambios en casos necesarios.

g. Relacionar y verificar en el respectivo formato, los equipos y elementos exigidos para la ejecución del contrato, exigiendo cambios en casos de no cumplir las especificaciones (Formato FGCA-055. CUADRO CONTROL DE EQUIPOS).

h. Programar y coordinar con el contratista las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato y registrar en un Formato su estado de avance, acordando la aplicación de correctivos


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para subsanar los inconvenientes en forma oportuna (Formato FGCA-048 SEGUIMIENTO ESTADO GENERAL DE LOS CONTRATOS).

i. Elaborar informes mensuales y finales en los Formatos establecidos, donde se especifique y documente todo lo relacionado con el estado de ejecución, avance y terminación del contrato (FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA).

j. Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra bienes o servicios, terminación, entrega y recibo final y proyecto de liquidación requerida durante la ejecución del contrato utilizando los Formatos establecidos para el efecto (Formatos FGCA-032 ACTA RECIBO PARCIAL DE OBRAS. FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO, FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO).

k. Estudiar las sugerencias, consultas, reclamos y otros, presentadas por el contratista, particulares o autoridades competentes y emitir concepto recomendado a la Universidad lo pertinente para dar solución a las mismas.

l. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendación que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual.

m. Solicitar a la Oficina de Adquisición y Contratación la suspensión, adiciones y/o prórrogas del contrato, emitiendo previamente y por escrito, un concepto técnico que las sustente, con sus anexos entre otros, la solicitud del contratista, usando para el efecto el respectivo Formato y con anterioridad al vencimiento por lo menos con un (1) mes de antelación con el fin de legalizar el documento soporte (Formatos FGCA-038 ACTA DE SOLICITUD DE ADICION Y PRORROGA y FGCA-033 ACTA DE SUSPENSION DE CONTRATO).

n. Velar por el cumplimiento del cronograma de actividades y flujo de inversión del contrato, efectuando controles periódicos de las actividades programadas, así mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor informará al supervisor de contrato y a la Oficina Jurídica para el trámite pertinente con base en normas que expida la Universidad sobre la materia

o. Notificar a la Oficina de Adquisición y Contratación cualquier caso de incumplimiento del contrato, dentro de los tres (3) días calendarios siguientes a la ocurrencia del hecho, anexando los requerimientos realizados al contratista con copia a la compañía aseguradora. Si el incumplimiento conlleva un indebido manejo de recursos deberá informar a quien corresponda para que inicien las acciones a que haya lugar. Así mismo, en caso de no cumplir con lo acordado iniciar los trámites respectivos por incumplimiento del objeto contractual para hacer efectivas las pólizas o iniciar las acciones judiciales pertinentes.

p. Elaborar, en el Formato diseñado para el efecto, el proyecto de Acta de liquidación del contrato (Formato FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO) y remitirlo al ordenador del gasto o a quien corresponda para su revisión, aprobación y firma, junto con la documentación generada durante su ejecución, teniendo en cuenta que los originales de los contratos los custodiará la Oficina de Adquisición y Contratación. Todos los documentos que se generen en desarrollo del contrato deben ser remitidos oportunamente a dicha oficina, para que reposen en la respectiva carpeta del contrato.

q. Organizar el archivo del contrato, que como mínimo deberá contener los siguientes documentos, siempre y cuando apliquen: Copia del contrato debidamente legalizado. Copia de las garantías del contrato.


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Copia del cronograma de actividades. Copia de Acta de iniciación (Formato FGCA- 023 ACTA DE INICIACIÓN DE

CONTRATO). Copia de las Actas de Suspensión y Reiniciación (Formatos FGCA-033 ACTA DE

SUSPENSIÓN DE CONTRATO; FGCA-034 ACTA DE REINICIO DE CONTRATO). Copia de los documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice

trabajos o actividades adicionales (Formatos FGCA-038 ACTA DE SOLICITUD DE ADICIÓN Y PRORROGA; FGCA-035 ACTA MODIFICATORIA DE ÍTEMS, ÍTEMS NUEVOS Y ACUERDO DE PRECIOS; FGCA-036 COMPARACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS DE ÍTEMS NO PREVISTOS; FGCA-037 ACTA DE MAYORES Y MENORES CANTIDADES E ÍTEMS NO PREVISTOS).

Copia de los informes de Interventoría (Formato FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA).

Copia del Acta de Entrega y Recibo Final (Formato FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO).

Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato que se consideren importantes a juicio del interventor

r. Verificar que las facturas, cuentas de cobro y demás documentos y soportes reúnan los requisitos mínimos exigidos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

s. Verificar que el contratista cumpla con las disposiciones establecidas por la autoridad ambiental competente, así como las normas de salud ocupacional, seguridad industrial y demás, relativa al Objeto del contrato.

t. Cumplir instrucciones y demás obligaciones establecidas por la Universidad.

6.1.2.3. Funciones Técnicas

a. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar – según el caso – la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

b. Elaborar planos de las obras en todos los casos que sean necesarios y especificar con detalle, cuando en los planos generales del proyecto no lo hagan. Así mismo, velar por que el contratista de obra elabore y entregue los planos definitivos de la obra construida, (planos record) los cuales deben incluir todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del proyecto.

c. Hacer entrega de los puntos topográficos necesarios, con sus coordenadas y cotas, que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno y ejecutar las obras correspondientes.

d. Verificar las cantidades de obra, bienes o servicios establecidas en el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe a la Universidad sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo del contrato y que puedan implicar modificaciones a este último.

e. Verificar el replanteo que el constructor realice con base en las referencias entregadas y ordenar la corrección cuando se encuentren diferencias.


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f. Revisar durante la construcción la permanencia de las referencias topográficas y exigir al constructor su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.

g. Llevar junto con el contratista un diario de la obra (Bitácora) que deberá permanecer disponible en la oficina de campo de la Interventoría, en el cual se consignarán todas las instrucciones, observaciones, ejecuciones, visitas y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. Éste deberá iniciarse el día en que comiencen las Obras.

h. Organizar los comités técnicos de obra y/o administrativos y citar al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboración del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algún momento durante la marcha de la obra.

i. Durante todo el desarrollo del proyecto verificará que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta se encuentre completo y en perfecto estado de funcionamiento. El interventor exigirá el cambio o adición del equipo necesario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deberá informar al supervisor de contrato para las acciones a que haya a lugar.

j. Exigir al Contratista la presencia en el sitio de la obra, del Residente de la misma, o en su defecto del Director, así como de todo el personal administrativo y operativo necesario. Así mismo analizar las aptitudes, idoneidad y ética al del personal al servicio de la empresa y si es del caso, exigir su cambio o remoción cuando a juicio de la Interventoría perjudique el normal desarrollo de la obra.

k. Controlar e inspeccionar la calidad de la obra bienes o servicios, equipos, materiales, bienes, insumos y productos. Solicitar al contratista las pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizar los ensayos o pruebas requeridas para verificar que el contratista esté cumpliendo con las especificaciones y normas técnicas establecidas en el contrato y en la ley.

l. Verificar que el Contratista cumpla las normas y especificaciones técnicas establecidas por la Universidad para el desarrollo del contrato. En caso de identificación de cambios en las especificaciones, deberá informar a la Universidad para su evaluación y aprobación.

m. Ordenar todos los análisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente las condiciones técnicas de las actividades realizadas y con base en los resultados de los mismos, proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos

n. Ordenar la remoción y el reemplazo de obra, bienes o servicios mal ejecutada o. Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen modificaciones al

contrato. En caso de requerir modificaciones éstas deberán someterse al estudio de la Universidad, previo concepto de la Interventoría.

p. Velar por el cumplimento del cronograma, efectuando controles periódicos, así como recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento debe informar al ordenador del gasto y recomendar la aplicación de sanciones establecidas en el contrato y normatividad vigentes.

q. Emitir concepto durante la ejecución de la obra, bienes o servicios y someter a consideración del supervisor de contrato y de la Oficina Asesora de Planeación y desarrollo con la debida justificación técnico-económica y análisis beneficio — costo, los casos en que se le solicite o presenten:

Cambios o modificaciones en el diseño y/o especificaciones iníciales del proyecto. Afectación de predios no indemnizados. Cambios o modificaciones en cantidades de obra.


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Análisis, comparación y fijación de precios no previstos. Cambios o modificaciones en métodos constructivos. Reprogramaciones. Solicitudes de Adición y Prórroga.

r. Elaborar informe mensual (Formato FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA) y enviarlo dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes durante la vigencia de la Interventoría. En dicho informe debe aparecer el estado de la obra teniendo en cuenta aspectos técnicos, económicos, financieros, contractuales, estado del equipo, personal, materiales, programa de trabajo, avance en la ejecución de la obra, problemas pendientes de solución que afecten la realización del proyecto y en general todo aquello que de una u otra forma esté relacionado con el desarrollo de la obra.

s. Recibir, estudiar y analizar los precios unitarios de ítems no previstos solicitados por el contratista, utilizando como mínimo tres cotizaciones presentadas por el mismo, y elaborar, para el Supervisor del contrato, cuadro comparativo para su aprobación

t. En los casos de obras adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen mayores costos, el Interventor deberá solicitar la autorización de la Universidad, y ordenar su ejecución cuando verifique la existencia del contrato adicional en el cual se legalice el valor adicional al valor inicial del contrato.

u. Elaborar y firmar las Actas de Recibo Parcial de la obra, bienes o servicios (Formato FGCA-032 ACTA RECIBO PARCIAL DE OBRAS).

v. Efectuar el Acta de Entrega y Recibo Definitivo de la obra, bienes o servicios mediante la elaboración del acta correspondiente, (Formato FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO), con la presencia del supervisor de contrato, pues éste, a partir de ese momento, tendrá a cargo la obra y será quien haga el seguimiento a la calidad de las obras y su posterior mantenimiento.

w. Informe final. Presentar original a la Oficina de Adquisición y Contratación y ejemplar a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.

x. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando el cumplimiento técnico del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

6.1.2.4. Funciones financieras

a. Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la programación de trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo (Formato FGCA-031 PLAN INVERSIÓN ANTICIPO).

b. Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como del trámite de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para ítem no previstos (Formatos FGCA-035 ACTA MODIFICATORIA DE ITEMS, ITEMS NUEVOS Y ACUERDO DE PRECIOS.;FGCA-036 COMPARACIÒN DE PRECIOS UNITARIOS DE ITEMS NO PREVISTOS; FGCA-037 ACTA DE MAYORES Y MENORES CANTIDADES E ITEMS NO PREVISTOS).


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c. Verificar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista,

d. Verificar que se mantenga el equilibrio financiero del contrato. e. Efectuar el balance económico de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del

mismo. f. Desarrollar las actividades del caso conducentes al buen desarrollo financiero del contrato.

6.1.2.5. Funciones Ambientales

a. En caso de que la obra a ejecutar cuente con un Plan de Manejo Ambiental a implementar, la Interventoría debe revisarlo, aprobarlo y hacerle el respectivo control y seguimiento

b. Asegurarse de que las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente legalizadas ante la autoridad competente.

c. En la medida que se produzcan los escombros, estos deben ser transportados a la escombrera; no se deben almacenar ni dispersar en el área de ejecución de los trabajos

d. Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras.

6.1.2.6. Comité técnico:

La Interventoría deberá garantizar que mínimo una vez al mes se lleve a cabo el Comité Técnico y se levanten las respectivas Actas. Este comité lo integraran

El Director de Obras por parte del Contratista. El Residente de Obras por parte del Contratista El Director de Interventoría por parte del Interventor El Residente de Interventoría por parte del Interventor El Supervisor designado por la Universidad.

Las partes podrán solicitar la participación de personas adicionales relacionadas con el área del proyecto, las cuales tendrán voz pero no voto en las decisiones

Su objetivo es ver en forma específica los aspectos técnicos de los proyectos y su impacto en la desarrollo del contrato. Se llevarán a él todos los asuntos que tengan que ver con el desarrollo físico de las obras, como porcentajes de avances, cumplimiento de las especificaciones, etc.

Como producto final se levantará un Acta de Comité (Formato FGCA-042 ACTA DE COMITE TECNICO) que contenga como mínimo participantes, temas tratados, hallazgos encontrados, conclusiones y plan de plan de acción para que evidencie los correctivos, acciones correctivas y/o acciones de mejora de las actividades objeto de revisión. Estas actas deben ser parte del informe mensual.


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6.2. Funciones de los supervisores

6.2.1 Tarea básica de la Supervisión.

Supervisar a las Interventorías para que la ejecución y desarrollo de los contratos se encuentre enmarcada y sujeta a los estudios y diseños previstos para los mismos, los pliegos de condiciones y el contrato respectivo, al objeto, alcances, tiempos, especificaciones generales y particulares, cantidades y costos, para lo cual deberán realizar una dirección y manejo de los recursos asignados, buscando de la manera más eficiente y eficaz obtener los resultados y metas objeto de los proyectos a su cargo.

6.2.2 Tareas específicas de los Supervisores.

6.2.2.1 Funciones Jurídicas

a. Revisar que el contratista efectivamente haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato.

b. Suscribir Acta de Iniciación, (Formato FGCA- 023 ACTA DE INICIACION DE CONTRATO) remitiendo original a la Oficina de Adquisición y Contratación para su archivo en la correspondiente carpeta. Esta clase de actas son usuales para los contratos de obra, pero se recomienda aplicarlas en todo tipo de Contrato y Orden de Prestación de Servicios, como medida de control interno y con el fin de formalizar el inicio del Objeto contratado.

c. Verificar, por medio del Interventor o directamente con la Oficina de Adquisición y Contratación, la vigencia de las pólizas de los contratos y recomendar los requerimientos de modificación (al valor y/o al plazo) y de aprobación mediante Acto Administrativo, por lo menos con un mes de anticipación a los vencimientos. Informar a la Oficina Jurídica, con copia a la Rectoría, cuando el Interventor externo haya descuidado este aspecto, proponiendo las medidas a que haya lugar.

d. Verificar que el Interventor exija al contratista la afiliación del personal al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensiones, de acuerdo con lo establecido por la ley y por el contrato suscrito, así como el cumplimiento oportuno de las obligaciones parafiscales y que no expida Certificaciones de pago, cumplidos y similares hasta tanto no se cumpla este requisito.

e. Inducir al Interventor para que ponga en conocimiento de las autoridades competentes hechos ilícitos relacionados con el contrato, previo conocimiento y recomendación de la Oficina de Adquisición y Contratación.

f. Supervisar, verificar y controlar que el interventor y el contratista tengan total conocimiento de las normas, especificaciones, licencias, permisos, resoluciones y demás requisitos indispensables exigidos por las autoridades competentes y que el contratista, con la Supervisión del interventor, las aplique en todos los casos que se requieran.

g. Consultar con la Oficina de Adquisición y Contratación de la Universidad sobre las inquietudes de orden legal que se presenten en relación con esta clase de contratación.

h. Suscribir Acta de Finalización y de liquidación de contrato, exigiendo al Interventor un Informe final sobre la ejecución (Formatos FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO y FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO).


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6.2.2.2. Funciones administrativas.

a. Establecer mecanismos de coordinación con la Interventoría y el contratista que le permitan conocer y supervisar sus respectivas obligaciones, dentro de la ejecución del contrato.

b. Entregar al interventor para su estudio, verificación y aplicación, la documentación necesaria para la ejecución del contrato.

c. Realizar visitas, en coordinación con la Interventoría, con el objeto de verificar condiciones o detectar posibles modificaciones al contrato.

d. Constatar la revisión de las hojas de vida (con sus respectivas certificaciones) del equipo de trabajo presentado por el contratista y la Interventoría, para el desarrollo de las obligaciones contractuales y solicitar si es del caso, los cambios respectivos. Cuando los cambios sean para el equipo de trabajo del contratista, debe supervisar la gestión de la Interventoría al respecto.

e. Supervisar que el contrato se inicie al mismo tiempo que el contrato de Interventoría. De no cumplirse, debe comunicar al ordenador del gasto o a quien corresponda en la Universidad para que se tomen las medidas pertinentes.

f. Verificar que la Interventoría y el contratista mantengan el personal propuesto y que cumplan con los perfiles y dedicación de los mismos, exigidos en el contrato.

g. Verificar que se cumpla con el programa y coordinar con el Interventor reuniones de seguimiento al contrato.

h. Verificar que el personal de la Interventoría y del contratista se encuentre afiliado al sistema general de seguridad social en salud y pensiones (opcional riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto por ley, así como el cumplimento de pago de parafiscales.

i. Recibir de la Interventoría las actas debidamente diligenciadas y demás documentos necesarios para la ejecución de los contratos y estar atento a los trámites al interior de la Universidad.

j. Revisar las solicitudes de desembolso del contratista remitidas por el interventor y emitir concepto por escrito.

k. Revisar los informes de la Interventoría (Formato FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA) y observarlos o darles recibo a satisfacción. Efectuar los trámites al interior de la Universidad para la generación de pagos a la Interventoría.

l. Confirmar que la documentación original de los contratos sea remitida al archivo, Oficina de Adquisición y Contratación.

m. Revisar y conceptuar sobre los conceptos emitidos por la Interventoría en casos de consultas, requerimientos y reclamaciones hechas por el contratista e informar a quien corresponda dentro de la Universidad para lo pertinente.

n. Verificar el cumplimiento de todos los requisitos cuando se tramiten adiciones y/o prórrogas, suspensiones y reiniciación de contratos solicitadas por el interventor, teniendo en cuenta que el trámite se inicie por lo menos con un mes de anticipación a los vencimientos.

o. Elaborar, revisar y suscribir con el interventor, las actas requeridas para el desarrollo del contrato de Interventoría.

p. Si se requiere cambio de la Interventoría, el supervisor deberá elaborar el informe respectivo soportando la terminación y liquidación anticipada del contrato.

q. Verificar que el interventor cumpla con las funciones establecidas en este manual. r. Elaborar proyecto de acta de liquidación del contrato de Interventoría (Formato FGCA-047

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE INTERVENTORIA), remitirlo al ordenador del gasto para su revisión y aprobación final junto con los soportes respectivos.


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s. Revisar y presentar a la instancia correspondiente la solicitud de adición y prórroga (Formato FGCA-038 ACTA DE SOLICITUD DE ADICIÓN Y PRORROGA) entregada por el interventor para la revisión y aprobación respectiva del área competente de la Universidad.

t. Controlar que el interventor elabore el proyecto de liquidación del contrato con la totalidad de soportes (Formato FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO).

6.2.2.2 Funciones Técnicas.

a. Verificar que el proyecto cuente con los permisos necesarios para la iniciación del contrato, así como supervisar que el Interventor y el Contratista hayan implementado los requerimientos exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del proyecto.

b. Supervisar que el Interventor exija al Contratista el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas vigentes, así como lo establecido en los términos de referencia y demás documentos requeridos para el desarrollo del contrato.

c. Verificar que el Interventor revise las referencias topográficas al inicio, durante y al final del contrato.

d. En los casos que se requiera, organizar una visita al sitio donde se ejecutará el contrato con los asesores que considere necesarios, Contratistas e Interventor con el objeto de verificar las condiciones y detectar posibles modificaciones del mismo.

e. Hacer seguimiento continuo de acuerdo con la información del Interventor del cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato.

f. Asistir a las reuniones de Comité Técnico, visitas de campo programadas conjuntamente con el Interventor y el Contratista y suscribir las respectivas actas (Formato FGCA-042 ACTA DE COMITE TECNICO).

g. Supervisar que el interventor haya realizado la revisión y aprobación de precios unitarios de cada una de las actividades contractuales, incluyendo el análisis de precios unitarios de actividades no previstas y la gestión oportuna de aprobación por parte la Universidad, con mínimo 3 cotizaciones.

h. Verificar que el Interventor y el Contratista estén cumpliendo con los requerimientos establecidos por la autoridad ambiental competente, así como las normas de salud ocupacional y seguridad industrial y lo establecido por las entidades competentes a través de los requerimientos indicados en las licencias o permisos expedidos.

6.2.2.3. Funciones financieras.

a. Verificar en los casos que aplique que el Interventor cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir al Interventor la entrega de la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo debidamente aprobado.

b. Verificar que el Interventor entregue los informes de buen manejo del anticipo remitidos por el Contratista.


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c. De acuerdo con la información financiera dada por el Interventor con sus respectivos soportes, verificar que el contrato esté amparado con los recursos presupuestales asignados para el mismo.

d. Desarrollar las actividades conducentes al buen desarrollo financiero del contrato.

6.3. Los informes de Interventoría.

La Interventoría en el transcurso de la ejecución de la obra, debe presentar al Supervisor del contrato de la Universidad los informes necesarios, que le permitan a este último estar enterado del avance y demás aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan:

6.3.1. Informe Mensual

Este informe describe el estado actual del contrato y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecución de este último (Formato FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA). El interventor debe elaborarlo y enviarlo al supervisor del contrato de la durante los cinco (5) primeros días de cada mes. Este informe consta de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe básico.

Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de recibo parcial de contrato, especificando las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas y las actividades ejecutadas, incluyendo la descripción de las actividades, cantidad y precios unitarios; con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato. En estos informes debe reflejarse el control estadístico de asistencia a las reuniones semanales y observaciones consignadas en la bitácora de obra que es obligatoria, así como el nombre de cada visitante.

Igualmente se debe presentar la evaluación del cumplimiento de las obligaciones contractuales, la dependencia a cargo lo estudiará en cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si de este se concluye que existen méritos para aplicar correctivos, al día hábil siguiente se debe remitir a la Oficina de Adquisición y Contratación, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicación de las multas o sanciones de conformidad con las cláusulas del contrato, el estatuto de contratación y leyes aplicables.

Resumen Ejecutivo

Debe contener de manera concisa y precisa la información que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto (Formato FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA). En este informe ejecutivo se debe incluir:

i. Estado y avance físico del proyecto: Especificando la cantidad de obras, bienes o servicios presupuestada, ejecutada y modificada y los atrasos con respecto a la programación establecida.

ii. Estado y avance presupuestal de las obras, bienes o servicios.


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iii. Reporte consolidado del nivel de calidad de las obras, bienes o servicios. iv. Recomendaciones y conclusiones

En los aspectos anteriores debe especificarse y estudiarse los puntos críticos o relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto.

Informe Básico

Debe contener:

I. El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: anticipo, facturación mensual, estado de avance financiero.

II. Trabajos ejecutados: descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance de la obra, bienes o servicios (en términos monetarios y de unidades físicas), modificaciones del proyecto en cantidades, precios unitarios.

III. Recursos: debe detallarse el personal y equipo de la Interventoría y del contratista de obra, bienes o servicios empleado.

IV. Aspectos técnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas. V. Control de Calidad: cuadro resumen de pruebas de laboratorio, en el que se describen

las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, localización y los resultados obtenidos; así mismo, se incluirán los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información relacionada con la calidad de la obra, bienes o servicios.

VI. Desarrollo del contrato obra, bienes o servicios y comportamiento según la programación.

VII. Aspectos administrativos VIII. Aspectos varios: registros fotográficos, actas, anexos e información adicional

relacionada con el contrato. IX. Comentarios y conclusiones.

6.3.2. Informe Final.

Una vez terminado el proyecto, la Interventoría debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del mismo. El informe deberá ser revisado por el Supervisor y estar debidamente empastado y foliado, con una presentación metodológica adecuada (índices, anexos, pie de página, etc.).

El original del informe se debe remitir a la Oficina de Adquisición y Contratación y una copia al supervisor para su permanencia en la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo.

Contenido del Informe final de Interventoría de obra, bienes o servicios.


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I. La relación mínima de documentos y anexos que el informe final de Interventoría debe contener además de lo que la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo considere pertinente.

II. Datos completos del contratista y firma interventora (nombre, teléfono, fax, E-mail y dirección).

III. Copia del contrato, de los otro sí, adiciones, prórrogas, suspensiones y/o sanciones que tenga el contrato.

IV. Copia de la póliza única, incluye estabilidad de obra, calidad de bienes o servicios y certificado de modificación.

V. Memoria descriptiva de la ejecución /desarrollo del contrato. VI. Actas de entrega parcial, final de obra, bienes o servicios, liquidación, pago final,

modificaciones en ítems como en precios unitarios. VII. Descripción de los trabajos de: especificaciones técnico-constructivas, situaciones técnica

encontradas, procedimientos aplicados, relación de metas físicas ejecutadas. VIII. Ensayos de laboratorio.

IX. Registro fotográfico, antes, durante y a la terminación de la obra, o entrega de los bienes o servicios.

X. Copia de la bitácora de obra. XI. Plano récord con metas físicas ejecutadas debidamente.

XII. Antecedentes y descripción general de la obra, bienes o servicios ubicación, características geológicas, geográficas, topográficas, entre otras.

XIII. Proceso de construcción: rendimiento del personal, equipos y materiales utilizados, cantidades de obras ejecutadas, bienes o servicios recibidos, relación de metas físicas ejecutadas y no ejecutadas, detallando cantidades, porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar, tomando como unidad o porcentaje, ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de las actividades a nivel constructivo.

XIV. Costos de construcción por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el costo total. XV. Planos a escala de las obras ejecutadas.

XVI. Aclaraciones técnicas en los cambios de diseño, exclusiones de metas físicas, ampliaciones del objeto, e informe del control de calidad de la obra, bienes o servicios

XVII. Actas suscritas ( Comité Técnico, otras) XVIII. Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte de la Universidad.

7. DESIGNACIÓN Y/O CAMBIOS DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN.

La decisión de designar un Interventor interno o si se contrata una Interventoría externa, la efectúa el Ordenador de Gastos dependiendo de la cuantía, complejidad del proyecto y la capacidad operativa de la Universidad para ejercer o no dicha Interventoría de la siguiente forma:.

Para contratos tramitados mediante orden contractual o contratos con formalidades plenas cuya cuantía sea menor o igual a 100 SMLMV (salarios mínimo legal mensual vigente) la Interventoría será hecha por un funcionario de la Universidad con experiencia y el perfil dependiendo del tipo de contrato. En caso que en la universidad no exista el profesional con la experiencia, perfil o tiempo disponible, la Interventoría será contratada con un profesional


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escogido por el Ordenador del Gasto del listado de proveedores de la Universidad, mediante Orden Contractual u Orden de Servicio tramitada a través de la Oficina de Adquisición y Contratación (según Estatuto de contratación Articulo 22 literal 1). El costo de esta Interventoría será el 7% del valor del contrato más IVA

Para contratos tramitados mediante contratos con formalidades plenas cuya cuantía sea mayor a 100 SMLMV y menor a 1000 SMLMV la Interventoría será contratada con una persona natural o jurídica calificada para tal fin, escogida por el Ordenador del Gasto del listado de proveedores de la Universidad, mediante Orden Contractual tramitada a través de la Oficina de Adquisición y Contratación (según Estatuto de contratación Articulo 22 literal 2). El costo de esta Interventoría será el 7% del valor del contrato más IVA

Para contratos tramitados mediante contratos con formalidades plenas cuya cuantía sea mayor a 1000 SMLMV y menor de 2000 SMLMV la Interventoría será hecha por un interventor externo a través de invitación privada con proponentes escogidos del listado de proveedores de la Universidad, la selección se podrá tramitar hasta con tres (3) cotizaciones y se realizara a través de contrato con formalidades plenas y el proceso de selección lo hará la Oficina de Adquisición y Contratación (según Estatuto de contratación Articulo 22 literal 3).

Para contratos tramitados mediante contratos con formalidades plenas cuya cuantía sea mayor a 2000 SMLMV la Interventoría será hecha por un interventor externo se tramitará la selección de proponentes mediante publicación de invitación o términos de referencia en Internet, a través de la página Web de la Universidad de Córdoba, y se realizara a través de contrato con formalidades plenas y el proceso de selección lo hará la Oficina de Adquisición y Contratación (según Estatuto de contratación Articulo 22 literal 4).

Cuando se designa un Interventor Interno o externo debe quedar designado explícitamente dentro de la Orden Contractual o Contrato o mediante oficio.

Cuando se define un Interventor Externo se debe realizar el trámite de contratación respectivo cumpliendo con requisitos establecidos en el Estatuto de Contratación.

No se puede iniciar la ejecución de un Contrato u Orden Contractual sin la designación de un Interventor.

Si bien la responsabilidad de la Interventoría recae a título personal en el funcionario designado y en quien posteriormente se haya delegado, o en el consultor contratado, las distintas dependencias de la Universidad deberán prestar toda su colaboración y apoyo sopara facilitar el cumplimiento de las labores de Interventoría en los aspectos jurídico/legales, presupuestales, financieros, administrativos y técnicos que sean necesarios.

7.1. Interventor Interno

Partiendo de los criterios preestablecidos anteriormente la estructura jerárquica y organizacional de la entidad, la Universidad debe, en todos los casos, delegar a un funcionario idóneo de su planta de personal para que ejerza las labores de Interventoría, exigiendo que su perfil satisfaga las exigencias


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de conocimientos y experiencia frente al objeto del contrato respecto del cual ejercerá dicha Interventoría.

El funcionario delegado, cumplirá con este encargo, además de las funciones propias de su cargo, salvo que de manera expresa el jefe de la dependencia o el funcionario competente disponga, por escrito, otra cosa.

Dicha delegación debe recaer en funcionarios del nivel Profesional y, en lo posible, dentro de éste nivel, en el rango de Profesional Especializado, o en niveles superiores a éste.

La designación del Interventor, en todos los casos, deberá constar por escrito, atendiendo al siguiente procedimiento:

(i) En el texto de la designación de la Interventoría, se indicará la Subdirección o Dependencia de la entidad que tendrá a cargo la Interventoría, con lo cual se entenderá que el Interventor será el Jefe de la misma, quien podrá delegarla en un Profesional Especializado, siempre y cuando así se le autorice en el texto de la designación.

(ii) En tal caso, el Subdirector o Jefe de la Dependencia, mediante Memorando Oficial Interno efectuará la delegación a título personal del Interventor, acto administrativo que deberá comunicarle oportunamente al funcionario delegado.

(iii) De la designación de Interventores debidamente formalizada, debe remitirse copia a la Oficina de Adquisición y Contratación, a las Subdirecciones que tengan que ver con el objeto del contrato, a la Oficina de Presupuesto, así como a la de División de Talento Humano, a fin de que la misma delegación repose en la respectiva hoja de vida del Interventor Delegado, con el propósito de ejercer un estricto control de entrega de dicha responsabilidad, en el momento de la desvinculación del funcionario y para la expedición del correspondiente paz y salvo.

7.2. Interventor Externo

Si la Universidad no contara con la disponibilidad de funcionarios de planta o el perfil especializado para ejercer una determinada Interventoría o por la cuantía establecida anteriormente (mayores de 100 SMLMV) y complejidad de la obra, bienes o servicios podrá optar por la contratación de una persona natural o jurídica con sujeción a las disposiciones legales vigentes, para que ejerza las respectivas labores de Interventoría.

El Contratista-Interventor estará en la obligación de cumplir sus actividades con sujeción a lo dispuesto en el presente Manual, el cual hará parte integral del contrato que para el efecto se suscriba, y a las demás normas y reglamentos que sean concordantes.

En este caso, La Universidad deberá designar de su planta de personal un Supervisor del Contrato de Interventoría, quien tendrá las mismas obligaciones y responsabilidades de un interventor interno, respecto del cumplimiento cabal de los términos del contrato de Interventoría, objeto de la


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Supervisión. El funcionario designado, cumplirá con este encargo, además de las funciones propias de su cargo.

La designación del Supervisor, en todos los casos, deberá constar por escrito, así:

(i) En el texto del contrato, objeto de la Interventoría, se indicará la Subdirección o Dependencia de la Universidad que tendrá a cargo la Supervisión, con lo cual se entenderá que el Supervisor será el Jefe de la misma, quien podrá delegarla en un funcionario del nivel Profesional, siempre y cuando así se le autorice en el texto de la designación.

(ii) En tal caso, el Subdirector o Jefe de la Dependencia respectiva, mediante Memorando Oficial Interno efectuará la designación a título personal del Supervisor, acto administrativo que deberá comunicarle al funcionario delegado oportunamente, remitiendo copia de la misma a la Oficina de Adquisición y Contratación así como a la División de Talento Humano. Esta última área debe adjuntar el acto administrativo en la respectiva hoja de vida del Supervisor, con el propósito de ejercer un estricto control de entrega de dicha responsabilidad, en el momento de la desvinculación del funcionario y para la expedición del correspondiente paz y salvo.

Si por alguna razón imprevista, no se hubiera efectuado la designación expresa, la Interventoría o Supervisión, según corresponda, será ejercida por el Subdirector o Jefe de Oficina que solicitó el trámite del respectivo contrato. No obstante, la Oficina de Adquisición y Contratación vigilará que en el texto de cada contrato se determine el cargo del funcionario que actuará como Interventor o Supervisor.

7.3. Cambio de Interventor

Para cambio de interventor o supervisor la Oficina de Adquisición y Contratación deberá informar por oficio radicado la asignación de la nueva Interventoría tal cual esta descrito en numeral 7.1, y notificar oportunamente al interventor el cambio de Interventoría.

8. PROHIBICIONES

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, la Universidad se abstendrá de designar Interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la Interventoría o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los Interventores les está prohibido:

o Sugerir decisiones que le correspondan a la Universidad, tales como la aprobación de adiciones, prórrogas, suspensiones y todas aquellas que impliquen modificación del Contrato.


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o Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier beneficio o prebenda de la entidad Contratante o del Contratista.

o Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. o Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los

particulares en relación con el contrato. o Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato. o Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. o Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el Contrato. o Exonerar al Contratista de cualquiera de sus obligaciones o Participar en procesos de selección en la Universidad con el Contratista persona

natural o jurídica, al cual le está ejerciendo la Interventoría. o Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades de

obra sin la autorización de la Universidad, formalizada esta autorización mediante la celebración de los contratos adicionales que así se establezcan.

o Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales, sin haber realizado la respectiva modificación del contrato

9. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

9.1 Responsabilidades.

El interventor o el supervisor debe responder disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley, sin perjuicio de las acciones administrativas a que haya lugar, de conformidad con el artículo 53 y siguientes de la ley 80 de 1993.

9.2 Sanciones:

El servidor público que se desempeñe como interventor o supervisor podrá ser sancionado en los siguientes casos:

Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734 de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

Por responsabilidad fiscal, en los términos consagrados en la Ley 610 de 2000, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.

Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el Código Penal.

PARAGRAFO.- En el evento previsto en el artículo 54 de la Ley 80 de 1993, la Universidad debe hacer uso de la acción de repetición


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10. BASE LEGAL

Acuerdo No. 099 del 2006….Por la cual se reglamenta el estatuto de Contratación de la Universidad.

La Ley 80 de 1993 – Estatuto de Contratación y sus decretos reglamentarios, las normas comerciales y civiles vigentes que rijan las materias que aquella o estos no regulen particularmente (cuando no aplique el Estatuto de Contratación de la Universidad)

Decreto 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del sistema general de riesgos profesionales

Decreto 1703 de 2002. Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Decreto 1220 de 2005 mediante el cual se reglamenta el título VIII de la Ley 99 de 1993, sobre la Licencia Ambiental.

Ley 64 de 1978. Por la cual se reglamenta el ejercicio de la ingeniería, la arquitectura y profesiones auxiliares.

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 99 de 1993. Mediante la cual, se reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el sistema nacional ambiental y se dictan otras disposiciones.

Ley 100 de 1.993 Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales)

Ley 400 de 1997 y Decreto 33 de 1998. Normas Colombianas de Diseño y Construcción Sismo Resistente.

Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario.

Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto numero 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Ley 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.

Ley 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social.


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Ley 1150 de 2007 por la cual Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Decreto 2474 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.

11. RELACION DE FORMATOS: FGCA- 023 ACTA DE INICIACION DE CONTRATO. FGCA-029 INFORME EJECUTIVO DE INTERVENTORIA. FGCA-031 PLAN INVERSIÓN ANTICIPO. FGCA-032 ACTA RECIBO PARCIAL DE OBRAS. FGCA-033 ACTA DE SUSPENSION DE CONTRATO FGCA-034 ACTA DE REINICIO DE CONTRATO FGCA-035 ACTA MODIFICATORIA DE ITEMS, ITEMS NUEVOS Y ACUERDO DE. FGCA-036 COMPARACIÒN DE PRECIOS UNITARIOS DE ITEMS NO PREVISTOS. FGCA-037 ACTA DE MAYORES Y MENORES CANTIDADES E ITEMS NO PREVISTOS. FGCA-038 ACTA DE SOLICITUD DE ADICION Y PRORROGA. FGCA-039 - ACTA MODIFICATORIA DE COSTOS DE INTERVENTORÍA. FGCA-040 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO. FGCA-041 CONTROL DE LA PROGRAMACION DEL CONTRATO. FGCA-042 ACTA DE COMITE TECNICO. FGCA-043 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE CONTRATO DE INTERVENTORIA. FGCA-044 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO FGCA-045 ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS FGCA-046 ACTA DE RECIBO Y APROBACIÓN DE DISEÑOS. FGCA-047 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO DE INTERVENTORIA. FGCA-048 SEGUIMIENTO ESTADO GENERAL DE LOS CONTRATOS. FGCA-049 LISTA DE CHEQUEO INFORME DE INTERVENTORIA. FGCA-055 CUADRO CONTROL DE EQUIPO Elaboró: ANTONIO HERNANDEZ RAMIREZ. Contratista Unicordoba - Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo WILLIAM GOMEZ PINILLA. Profesional Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo RONNY BERROCAL. Contratista Unicordoba. – Oficina de Adquisición y Contratación. Revisó: JESUS MARIA LOPEZ PEÑA. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo. KARINA CARRASCAL SOCARRAS. Jefe División de Adquisición y Contratación.

manual de interventorÍa y supervisiÓn de contratosdocsigec. · de conformidad con el estatuto de...

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