manual de access

5/26/2018 Manual de Access

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Microsoft AccessMicrosoft AccessMicrosoft AccessMicrosoft Access

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ndice

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1. INTRODUO............................................................................................................5

1.1. O QUE H DE NOVO .................................................................................................51.2. CONTEDOS............................................................................................................61.3. O QUE UMA BASE DE DADOS?..............................................................................61.4. PLANEAR UMA BASE DE DADOS .............................................................................6

2. A JANELA DO ACCESS............................................................................................8

2.1. INICIAR O MICROSOFT ACCESS A PARTIR DO MENU PROGRAMAS...........................82.2. CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................82.3. A BARRA DE FERRAMENTAS...................................................................................92.4. USAR DICAS E ASSISTENTES .................................................................................10

3. TABELAS...................................................................................................................11

3.1. O QUE UMA TABELA ?........................................................................................113.2. CRIAR UMA TABELA COM UM ASSISTENTE DE TABELA ........................................113.3. CRIAR UMA TABELA NA VISTA DE ESTRUTURA .....................................................113.4. INSERIR REGISTOS ................................................................................................133.5. MOVIMENTAO ENTRE REGISTOS .......................................................................133.6. DEFINIR E ALTERAR AS PROPRIEDADES DE CAMPO ..............................................133.7. TRABALHAR COM OUTRAS BASE DE DADOS ..........................................................153.8. USAR DADOS DE FONTES DIFERENTES .................................................................153.9. VINCULAR UMA TABELA EXTERNA ......................................................................15

3.10. RELAES ENTRE TABELAS ..............................................................................163.11. EXPORTAR DADOS PARA O MICROSOFT EXCEL ................................................17

Exerccios de Reviso ......................................................................................19

4. CONSULTAS.............................................................................................................22

4.1. CRIAR OU MODIFICAR UMA CONSULTA ................................................................224.2. DEFINIR CRITRIOS...............................................................................................244.3. EXECUTAR UMA CONSULTA..................................................................................254.4. ORDENAR CONSULTAS..........................................................................................254.5. CALCULAR TOTAIS EM CONSULTAS E AGRUPAR OS RESULTADOS........................264.6. AGRUPAR TOTAIS POR DOIS CAMPOS ...................................................................264.7. CRIAR CAMPOS CALCULADOS ...............................................................................264.8. CONSULTAS COM PARMETROS............................................................................284.9. CONSULTAS ACO..............................................................................................304.10. MODIFICAR DADOS UTILIZANDO CONSULTAS ACO........................................31

Exerccios de Reviso (1) ................................................................................32

Exerccios de Reviso (2) ................................................................................32

5. FORMULRIOS.......................................................................................................34

5.1. O QUE UM CONTROLO ........................................................................................345.2. CRIAR FORMULRIOS ...........................................................................................35

5.3. O MODO ESTRUTURA ...........................................................................................365.4. RTULOS ..............................................................................................................375.5. MOVER UM CONTROLO.........................................................................................37


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5.6. ALTERAR O TAMANHO DO TEXTO E DEFINIR CORES.............................................375.7. ALTERAR A COR DE FUNDO DE UMA SECO .........................................................385.8. ALTERAR A COR DO TEXTO....................................................................................385.9. ADICIONAR CAMPOS (CONTROLO VINCULADO) ...................................................395.10. DEFINIR PROPRIEDADES....................................................................................39

5.11. INSERIR FIGURAS...............................................................................................405.12. ACRESCENTAR UMA FIGURA A UM FORMULRIO...............................................415.13. BOTES DE COMANDO.......................................................................................415.14. COLOCAR UM CONTROLO NA ORDEM DE TABULAO CERTA ...........................425.15. VALIDAR OS DADOS INSERIDOS NUM CONTROLO...............................................42


6. RELATRIOS...........................................................................................................45

6.1. O QUE UM RELATRIO DETALHADO?.................................................................456.2. CRIAR UM RELATRIO DETALHADO .....................................................................466.3. VISUALIZAR E IMPRIMIR UM RELATRIO ..............................................................466.4. EXPLORAR A ESTRUTURA DO RELATRIO ..............................................................466.5. ELEMENTOS CRIADOS PELO ASSISTENTE DE RELATRIO.......................................476.6. PERSONALIZAR O DESENHO DE UM RELATRIO.....................................................476.7. ADICIONAR UM TOTAL GERAL AO RODAP DO RELATRIO...................................486.8. RELATRIOS AGRUPADOS.....................................................................................48


7. NOES DE NORMALIZAO...........................................................................51

7.1. O QUE A NORMALIZAO ...................................................................................517.2. NORMALIZAO DA TABELA PEDIDO. ................................................................51

7.3. RELACIONAMENTO ENTRE AS TABELAS.................................................................548. BIBLIOGRAFIA........................................................................................................55


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Introduo

1. Introduo

O Microsoft Access 2000 para o Windows um programa poderoso degesto de dados utilizado para classificar e organizar importantes informaes deque precisa todos os dias. Com uma base de dados, podem manipular-se grandesquantidades de informao e tratar essa mesma informao.

Assim, se possuir uma grande coleco de livros, CDs, selos ou vdeos, pode,com a ajuda do Access, organizar essas coleces e mais facilmente encontrar nasmesmas a informao desejada de um modo muito mais rpido.

1.1. O que h de novo

Como obter ajuda no Access 2000 Tal como na verso anterior, o Access 2000 possui muita informao para

ajudar os utilizadores a desenvolverem as suas tarefas. O processo de obterajuda semelhante verso anterior, nomeadamente a opo O que isto?.Por outro lado, a janela da Ajuda ligeiramente diferente, mas mais simples deutilizar, o que facilita a obteno de ajuda sobre um determinado assunto. Estanova verso possui tambm um assistente de respostas mais completo e eficaz.

Manusear a nova janela de base de dados A primeira novidade do Access a nova janela de base de dados. Apesar de ter

todas as funcionalidades bsicas da verso anterior, possui naturalmente maisalgumas melhorias em termos funcionais, que facilitam as operaes bsicasrelacionadas com a base de dados.

Importar e exportar uma tabela de uma forma mais simples As aplicaes do Office tm a potencialidade de permitir a partilha de

informao, isto , qualquer aplicao, nomeadamente o Access, permiteimportar ou exportar dados para uma, ou de uma, aplicao pertencente suiteOffice. Apesar desta potencialidade tambm existir na verso anterior, o Office2000 permite que este processo seja feito eficazmente com o simples processode Drag&Drop (arrastar e largar).

Criar uma pgina de acesso a dados utilizando o Assistente Uma pgina de acesso de dados (Data Access Page) um novo objecto do

Access 2000. este novo objecto no mais que uma pgina Web que permiteintroduzir, editar ou visualizar dados numa base de dados Access ou SQLServer, atravs de uma rede local (LAN) ou pela Internet. O processo de criaomais simples de criao de uma pgina atravs do Assistente. O Assistenteconsiste num conjunto de caixas de dilogo que o guiam atravs do processo decriao da pgina, dando-lhe todas as informaes necessrias para elaborar a

pgina.

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Introduo

Criar um projecto no Access 2000. Retroconverso de base de dados O Access 2000 possui um conjunto de funcionalidades muito teis relacionadas

com os processos de compatibilidade entre diferentes bases de dados. Destasfuncionalidades o Access 2000 possui uma funcionalidade inovadora muito tilque permite criar acesso com cdigo nativo a base de dados Microsoft SQL

Server. Isto permite criar aplicaes cliente-servidor de uma forma maissimples em relao s verses anteriores.Por outro lado, de certo j foi confrontado com a situao de ter que guardar umdocumento numa verso mais antiga. Um dos aspectos mais incomodativos dasverses anteriores era o processo de retroconverso entre verses, isto , aconverso de uma base de dados do Access 97 para verses mais antigas semque a informao e formatao mais relevante no se perdesse. O Access 2000supera este problema com a ferramenta de retroconverso de base de dados, que

possibilita guardar uma base de dados numa verso mais antiga sem que osdados e a formatao sejam alterados.

1.2. Contedos

! Conceitos bsicos de SGBD;

! Apresentao do Access;

! Iniciar a construo de uma base de dados;

! Relaes entre tabelas;

! Consultas;

! Formulrios;

! Ferramentas do Access.

1.3. O que uma Base de Dados?

Uma base de dados uma coleco de informaes relacionada com umdeterminado tema ou propsito. O segredo para armazenar e recuperar dados deforma eficiente o processo de planeamento. Identificando primeiro o que a base de

dados deve fazer, possvel criar um projecto prtico que resultar numaferramenta de gesto de dados mais rpida e precisa.

1.4. Planear uma Base de Dados

Quando pretende criar uma base de dados, deve realizar um planeamento afim de identificar a sua utilidade e que informaes deseja controlar.

O Microsoft Access ajuda-o a gerir a sua base de dados, fornecendo umaestrutura eficiente para armazenar e recuperar informaes. Cada item especfico de

dados designa-se por Campo, e ao conjunto de campos relacionados acerca deindivduos, clientes, etc., d-se o nome de Registo. O objecto no qual se guarda ainformao chama-se Tabela.

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Introduo

Como o Microsoft Access um Sistema de Gesto de Base de DadosRelacional(SGBDR), pode organizar os dados sobre vrias assuntos em tabelas, edepois criar relaes entre elas. Estabelecendo relaes entre tabelas, em vez dearmazenarmos toda a informao numa nica tabela (grande), podemos evitar aduplicao de dados, economizamos espao de armazenamento e maximizamos avelocidade e preciso do trabalho com os dados.

O Microsoft Access tem muitos processos automatizados e recursos deAjuda on-line que o podem ajudar a criar e aperfeioar cada elemento da sua basede dados.

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A Janela do Access

2. A Janela do Access

2.1. Iniciar o Microsoft Access a partir do MenuProgramas

Clique em Iniciar;

Aponte para Programas;

Clique em Microsoft Access.

Ao iniciar o Microsoft Access, aparece automaticamente uma caixa dedilogo que permite abrir uma base de dados existente, criar uma base de dadosvazia ou criar uma base de dados utilizando o assistente, tal como se mostra nafigura seguinte.

2.2. Criar uma Base de dados

Poder criar uma base de dados vazia ou atravs da opo Assistente de Basede dados.

Suponhamos que queira criar uma base de dados para a sua agenda pessoal de endereos,incluindo as informaes relacionadas, tais como apelidos e passatempos. O Assistente de

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A Janela do Access

Base de Dados cria a nova base de dados, incluindo dados de exemplo, vrios formulriose relatrios.

Nota

As bases de dados do Microsoft Access so diferentes dos ficheiros de base de

dados do Paradox ou Dbase. No Paradox ou Dbase, cada tabela, formulrio ourelatrio um ficheiro separado. No Microsoft Access, os dados e todas asferramentas de que precisa para trabalhar com eles esto armazenados num nicoficheiro.

2.3. A Barra de Ferramentas

A primeira linha de botes abaixo da barra de Menus a Barra deFerr amentas Padro. Ela contm botes para as operaes bsicas necessrias paratrabalhar com o programa, tais como abrir outra base de dados, imprimir uma tabelaou um relatrio, etc. A figura seguinte, mostra os botes da barra de ferramentas

Base de dados.

Existem vrias barras de ferramentas no Microsoft Access que so exibidas

dependendo do objecto que est aberto. Cada barra de ferramentas composta debotes que executam tarefas relacionadas. Por exemplo, iremos usar a barra deferramentas Estruturar do Formulrio para controlar a aparncia dos formulrios,incluindo a cor de fundo, bem como tamanho e estilo do texto. Em geral, muitomais rpido clicar num boto de uma barra de ferramentas do que seleccionar umcomando num menu.

Quando clicamos por exemplo no boto Imprimir, o Microsoft Accessexecuta o comando correspondente, usando as opes default do comando. Sequiser especificar opes diferentes para executar um comando, use o comando domenu. Outros botes, como por exemplo o boto Abrir, tm execuo similar aocomando correspondente.

DicaMova o ponteiro do rato para cima de um boto e aguarde uns instantes. Verento o nome desse boto.

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A Janela do Access

2.4. Usar Dicas e Assistentes

OsAssistentesso inteligentes e orienta-o atravsde etapas para executar tarefas especficas, tais comocriar uma tabela ou um formulrio novo. Quandoexecuta umAssistente, ele pede-lhe as suas preferncias,as quais sero incorporadas ao elemento da sua base dedados. Alm disso, o Access proporciona-lhe Dicasquefornecem descries rpidas dos botes e opes dascaixas de dilogo.

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Tabelas

3. Tabelas

3.1. O que uma Tabela ?Uma tabela de base de dados uma coleco de dados com o mesmo assunto

ou tpico. Uma tabela pode conter dados sobre Clientes, tais como o nome,endereo e nmero de telefone de cada cliente. Outra tabela pode conter dadossobre os Doces, tais como o nome, a figura e o custo de cada um.

Uma base de dados do Microsoft Access uma coleco de tabelas ou pelomenos uma tabela que pode usar para armazenar informaes relacionadas.

Cada campoaparece como uma coluna na tabela e contm uma categoria de

informaes. Por exemplo, cada campo da tabela Doces contm uma categoriadiferente de informaes que descreve um doce, tal como o nome, tipo do chocolateou recheio do doce.

Cada registo aparece como uma linha da tabela e contm todas asinformaes sobre uma pessoa, um item ou evento em particular (dependendo doassunto da tabela). Cada registo da tabela Doces, por exemplo, contm todas asinformaes sobre um determinado doce. Cada registo da tabela Clientes contm asinformaes sobre um cliente em particular.

Quando cria uma tabela nova, tem de definir o nmero de campos que ela

ter e os tipos de dados que podem ser armazenados em cada campo.

3.2. Criar uma Tabela com um Assistente de Tabela

O Microsoft Access pode orient-lo no processo de criao das tabelas comum Assistente de Tabelas. Essa uma forma rpida de iniciar uma base de dadosnova ou adicionar uma tabela nova a uma base de dados existente.

3.3. Criar uma Tabela na vista de estrutura

Criar uma nova tabela na vista de estrutura, significa criar uma tabela embranco, sendo necessrio definir todos os campos que necessita, assim como o tipode dados de cada um deles. Para criar uma tabela na vista de estrutura, active oseparador Tabelase faa duplo clique em Criar tabela na vista de estrutura.

Na janela que aparece, vo ser introduzidos os dados referentes estruturafsica da tabela a ser criada. Na primeira coluna sero introduzidos os nomes detodos os campos que faro parte da tabela; na segunda coluna o tipo de dados decada campo; e na terceira coluna uma descrio do campo.

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Tabelas

Exerccio

1. Na Janela Base de Dados, verifique se o separador Tabelas est seleccionado,para que a lista de tabelas aparea, e depois faa duplo clique em Criar tabelasutilizando o assistente;

2. Na caixa de dilogoAssistente de Tabelas, seleccione uma tabela de exemplo

e os campos que deseja incluir.

3. Clique no boto seguinte e v escolhendo as opes que mais se adequam sua tabela;

4. Clique no boto Concluir.

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Tabelas

NotaChaves primrias so um ou mais campos que identificam de forma exclusivacada registo de uma tabela. Para utilizadores pouco experientes, mais fcildeixar que o Microsoft Access defina a chave primria.

3.4. Inserir Registos

Seleccione a tabela criada no exerccio anterior e clique em Abrir. Pode,agora, comear a preencher a tabela com informaes respeitantes tabela quecriou. medida que vai preenchendo cada linha (registo) o Microsoft Accessatribuir automaticamente um novo nmero a cada registo.

O registo guardado quando se move para uma linha nova. O indicador deregistos, que se parece com um lpis, mostra que acrescentou ou alterou dados noregistro, mas ainda no os guardou.

Quando se move para o prximo registo, o Microsoft Access guardaautomaticamente os dados do registo anterior. No preciso fazer mais nada para oguardar.

3.5. Movimentao entre registos

A movimentao entre registos pode ser feita utilizando as teclas de direco(Cima ou Baixo) porm, a maneira mais rpida de se movimentar numa base dedados grande utilizando os botes de navegao situados no canto inferioresquerdo da janela.

3.6. Definir e Alterar as Propriedades de Campo

Cada campo de uma tabela tem propriedadesque pode usar para controlar omodo como o Microsoft Access armazena, trata e exibe os dados do campo. Porexemplo, para exibir nmeros num campo como percentagens, deve definir a

propriedade Formato do campo em Percentagem.

Cada tipo de dado tem um conjunto diferente de propriedades associado. Oscampos com tipos de dados Texto e Nmero, por exemplo, tm uma propriedadechamada Tamanho do Campo que define o tamanho mximo dos dados que podearmazenar no campo. Os campos com tipos de dados Sim/No, por outro lado, notm uma propriedade Tamanho do Campo, porque os valores armazenados numcampo Sim/No tm um tamanho fixo.

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Tabelas

DicaPara alternar entre o modo de estrutura de uma tabela e o modo de vista de folhade dados, clique no boto Ver da barra de ferramentas (primeiro boto esquerda).

Exerccio

Crie uma tabela com os seguintes campos:

1. IDEmpresa, Numerao Automtica.

2. Nome da Empresa, Texto.

3. Entrega, Sim/No.

Defina as Propriedades de Campo

4. Na barra de ferramentas, clique no boto Verpara alternar para o modo Vistade folha de dados.

5. Guarde a tabela com o nome Empresa.

6. Clique no botoEstruturapara regressar ao modo de estrutura

A tabela Empresa aparece no Modo Estrutura. O smbolo de chave esquerda do nome de campo IDEmpresa indica que IDEmpresa achave primriada tabela. A coluna Tipo de Dados contm os tiposde dados definidos no incio do exerccio; que podem ser alteradosfacilmente, dando um clique na coluna Tipo de Dados de um campoe seleccionando um novo tipo de dados na lista. Pode definir oualterar as propriedades de cada campo na caixa de dilogoPropriedades do Campo, na parte inferior da tabela.

7. Clique em qualquer parte da linha do campo Entrega.

As propriedades de campo aparecem na caixa de dilogoPropriedades do Campo na parte inferior da tabela.

8. Feche a tabela

DicaPara informaes rpidas, detalhadas sobre qualquer propriedade, clique na caixa

propriedades e pressione F1.

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Tabelas

3.7. Trabalhar com outras Base de dados

Suponhamos que tem dados de vendas num ficheiro que no faz parte deuma base de dados do Microsoft Access. possvel usar o Microsoft Access paratrabalhar com aqueles dados? A resposta sim. Se os dados estiverem no MicrosoftExcel, Lotus I-2-3, Dbase, Microsoft FoxPro, Paradox, l3tricve, Microsoft SQLServer ou num ficheiro de texto, voc pode import-los ou vincul-los. Casoimporte os dados, uma nova tabela do Microsoft Access criada para conter osdados; se vincular os dados, eles permanecem no seu formato actual de ficheiro paraactualizao e partilha, mas pode trabalhar com os dados, usando o MicrosoftAccess.

Neste item vai aprender a vincular uma tabela num formato diferente de basede dados sua base de dados do Microsoft Access, e ver como usar o Microsoft

Access para trabalhar com os dados da tabela externa. Tambm aprender aimportar dados para a sua base de dados do Microsoft Access e a exportar dados doMicrosoft Access para um formato diferente de ficheiro.

3.8. Usar Dados de Fontes Diferentes

Quando importa os dados para a sua base de dados do Microsoft Access, estecopia os dados da sua origem para uma tabela da sua base de dados. Por exemplo,

pode importar dados a partir de:

Uma folha de clculo, tal como o Microsoft Excel ou o Lotus I-2-3.

Um ficheiro de texto, tal como um ficheiro que tenha criado com um processadorde textos ou um editor de texto.

Um ficheiro noutro formato de base de dados, tal como um ficheiro do MicrosoftFoxPro; um ficheiro na verso 3.x ou superior do Paradox; um ficheiro DBASE IIIou superior; um ficheiro Btrieve (com um ficheiro de dicionrio Xtrieve); umficheiro do Microsoft SQL Server ou outro ficheiro de base de dados do MicrosoftAccess.

Tem tambm a opo de vincular para ficheiros em qualquer um dessesformatos. Uma tabela vinculada no copiada para a sua base de dados; ela

permanece no seu formato original. Dessa forma, pode usar o Microsoft Accesspara trabalhar com os dados, e outra pessoa pode usar a tabela no seu programaoriginal.

3.9. Vincular uma Tabela Externa

Se vincular uma tabela externa sua base de dados, pode visualizar eactualizar os dados, mesmo que outras pessoas estejam a usar os dados do programa

de origem da tabela. Pode criar formulrios e relatrios no Microsoft Access,baseados na tabela externa. possvel at usar uma consulta para combinar dadosexternos com os dados das suas tabelas do Microsoft Access.

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Tabelas

Exerccio

1. No menu Ficheiro, aponte para Obter Dados Externos e depois clique emLigar Tabelas.

2. Seleccione o ficheiro a ser ligado (vinculado).

3. Clique no boto Ligar.

Nota

Pode importar e vincular ficheiros de texto delimitados (cada campo separadopor um carcter exclusivo, tal como um tab ou uma vrgula) e ficheiros delargura fixa (cada campo tem exactamente o mesmo nmero de caracteres),usando o novo Assistente de Importao de Texto. No menu Ficheiro, aponte

para obter dados externos e clique em Importar/Vincular. Na caixa Ficheiros dotipo, seleccione Ficheiros Texto. Faa duplo clique no ficheiro de texto quedeseja importar ou vincular e depois siga as etapas do Assistente de Importao

de Texto.

3.10. Relaes entre Tabelas

Alguns encontros so temporrios; outros duram uma vida inteira. Porexemplo, pode ter muitas coisas em comum com a pessoa que se senta ao seu ladonum avio, mas isso no significa que a volta a ver novamente. Por outro lado,

provavelmente tem contactos dirios com um colega, amigo, pai ou uma criana.Nas relaes entre tabelas tambm assim. Se quiser ver as informaesrelacionadas de duas tabelas repetidamente, pode criar uma relao permanenteentre elas. Isso ajuda o Microsoft Access a associar automaticamente asinformaes das duas tabelas sempre que deseje us-las juntas numa consulta, numformulrio ou relatrio.

Existem duas maneiras relacionar tabelas: usando um campo de pesquisa oucriando uma associao de tabelas. Ambos os mtodos tm vantagens, dependeapenas do que quer fazer. Ao usar o Assistente de Pesquisapara criar um campo de

pesquisa numa tabela, o assistente cria um relao permanente entre as duas tabelas,e cria tambm uma caixa de combinao automtica para a entrada de dados rpida

e precisa na tabela e em todos os formulrios baseados na tabela. A criao de umarelao entre as duas tabelas, pela sua associao na janela Relaes, um mtodomais avanado, mas oferece algumas opes diferentes, tais como a oportunidade deestudar o quadro geral das relaes e a opo de impor a integridade referencialentre as tabelas (a integridade referencial garante que as relaes entre os registosde tabelas relacionadas sejam vlidos e que o utilizador no exclua ou altereacidentalmente os dados relacionados).

O Microsoft Access uma base de dados relacional, o que permite aoutilizador usar os dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. Depois de criar astabelas na sua base de dados e definir a chave primria de cada tabela, pode criarrelaes entre as tabelas. Tabelas relacionadas ajudam o Microsoft Access a

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Tabelas

associar os dados de qualquer consulta, formulrio, ou relatrio que incluam as duastabelas relacionadas.

Pode criar dois tipos de relaes no Microsoft Access: uma relao um-para-muitos e uma relao um-para-um. O tipo mais comum, sem dvida, a relao

um-para-muitos. Neste tipo de relao, um registo de uma tabela pode ter muitosregistos relacionados em outra tabela. Por exemplo, um cliente pode fazer muitospedidos. Analogamente, um registo de uma tabela Clientes (chamada tabelaprimria na relao) pode ter muitos registos coincidentes numa tabela Pedidos(chamada tabela relacionada).

Numa relao um-para-um, por outro lado, um registo da tabela primria

pode ter apenas um registro coincidente na tabela relacionada. Esse tipo de relao menos comum do que a relao um-para-muitos. Um motivo pelo qual usaria umarelao um-para-um seria quando quisesse separar as informaes sobreempregados em dados pblicos e privados. Por exemplo, poderia colocarinformaes pblicas, tais como os nomes e cargos, numa tabela e as informaesrestritas, tais como salrios, noutra. Essas duas tabelas teriam uma relao um-para-um, porque cada registro da tabela pblica teria apenas um registro coincidente natabela restrita.

Ao criar uma relao utilizando o Assistente de Pesquisa, entre as tabelasPedidos e Funcionrios, criar um campo de pesquisa na tabela Pedidos que procuranomes de funcionrios na tabela Funcionrios. Alm de criar uma relao entre asduas tabelas, o Assistente de Pesquisa cria um controlo de caixa de combinao natabela Pedidos para que possa seleccionar um nome numa lista em vez de digit-lo.

3.11. Exportar Dados para o Microsoft Excel

Pode querer usar uma folha de clculo para analisar os dados de algumatabela da sua base de dados, exportando a tabela inteira, ou apenas parte da tabela,

para um ficheiro doMicrosoft Excel.

Exerccios

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Tabelas

1. Na janela Base de dados, clique no separador Tabelas e depois um duploclique numa das tabelas para abri-la.

2. No menu Ficheiro, clique em Exportar.

3. Na caixa de Guardar c/ o tipo da caixa de dilogo Exportar, seleccione

Microsoft Excel 97/200 (ou outro).4. Atribua um nome ao ficheiro.

5. Clique em Guardar tudo.

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Tabelas

EXERCCIOS DE REVISO1. Crie uma base de dados com o nome VideoSoft.

Na base de dados criada anteriormente, crie uma tabela na vista de

estrutura tendo em conta o seguinte:

Nome do Campo Tipo Descrio Tamanho

Cod_Filme Nmero Cdigo do Filme Nmero Inteiro Longo

Ttulo Texto Ttulo do Filme 30

Gnero Texto Gnero de Filme 10

Realizador Texto Realizador do Filme 30

Ano Texto Ano de realizao 4

Durao Nmero Durao do filme em minutos Nmero Inteiro

Stock Nmero Quantidade em Stock Byte

Preo Moeda Preo do Filme

Defina o campo Cod_Filme como chave e guarde a tabela com onome Filmes.

Preencha a tabela com a seguinte informao:

Cod_Filme Ttulo Gnero Realizador Ano Durao Stock Preo

1 O Pecado Mora ao Lado Comdia Billy Wilder 1955 101 4 1300

2 Danas com Lobos Western Kevin Costner 1990 200 10 3200

3 JFK Drama Oliver Stone 1991 182 7 2750

4 Jesus Cristo Superstar Musical Norman Jewison 1972 103 5 2500

5 F/X Efeitos Mortais Policial Robert Mandel 1986 104 3 2250

6 guia de Ferro II Aco Sidney J. Furie 1988 96 5 2500

7 A Cor Negra da Morte Suspense Tim Hunter 1989 97 6 2500

8 Tudo Bons Rapazes Drama Martin Scorsese 1990 140 4 27009 Alta Traio Suspense Roger Donaldson 1987 110 3 2750

10 Tartarugas Ninja Aco Steve Barron 1990 93 7 2900

11 Os Intocveis Aco Brian De Palma 1987 115 11 3350

12 A Janela Indiscreta Suspense Alfred Hitchcok 1954 108 3 2650

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Tabelas

2. Crie uma base de dados com o nome Livros.

Na base de dados criada anteriormente, crie uma tabela na vista deestrutura tendo em conta o seguinte:

Nome do Campo Tipo Descrio TamanhoAutor Texto Nome do Autor 30

Ttulo Texto Ttulo do Livro 30

Editora Texto Nome da Editora 20

Ano Nmero Ano de Edio Nmero inteiro

Localizao Texto Localizao do livro 10

Guarde a tabela com o nome Autores.

Preencha a tabela com informao escolha

3. Crie uma base de dados com o nome Empresa.

Na base de dados criada anteriormente, crie uma tabela na vista deestrutura tendo em conta o seguinte:

Nome do Campo Tipo

CdigoCliente Numerao

NomedaEmpresa Texto

Morada Texto

CdigoPostal Nmero

Localidade Texto

Fax Texto

Observaes Memo

Defina o campo CdigoCliente como chave e guarde a tabela com onome Clientes.

Preencha a tabela com informao escolha

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Tabelas

4. Crie uma base de dados com o nome Candidaturas.

Na base de dados criada anteriormente, crie as seguintes tabelas:

Definindo, para cada campo, o tipo de dados que julgar maisadequado.

Relacione-as tendo em conta o seguinte:1. Para as tabelas Sexos, Cdigos Postais e Cursos_Desc, utilize o

assistente de pesquisa.2. Aquando do relacionamento (assistente de pesquisa) da tabela

Cdigos Postais, no oculte o campo Cod_Postal.

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Consultas

4. Consultas

Uma consulta define um grupo de registos com os quais deseja trabalhar.Pode imaginar uma consulta como uma solicitao de uma determinada coleco de

dados, tal como "Mostre-me os nomes e nmeros de telefone dos empregados daempresa com idades inferiores a 30 anos". A resposta pergunta chamadadynaset. Os registos de um dynasetpodem incluir campos de uma ou mais tabelas.

Deve estar a perguntar-se porque que simplesmente no inclui todos osdados de que precisa numa grande tabela. A resposta guarda o segredo do poder deum base de dados relacional. Quando cria uma tabela separada para cada assunto dedados - por exemplo, clientes ou produtos -, o resultado um sistema que forneceuma flexibilidade extraordinria quanto ao modo como pode juntar dadosrelacionados.

Pode usar as consultas da mesma forma que usa as tabelas. possvel abriruma consulta e visualizar o seu dynaset numa folha de dados. Pode basear umformulrio ou relatrio numa consulta. Pode actualizar os dados de um dynaset deconsulta e ter as alteraes guardadas na tabela onde esto armazenados os dados.

Devido flexibilidade das consultas, pode descobrir que usa as consultascom mais frequncia do que as tabelas. Isso acontece porque possvel usar umaconsulta para classificar dados ou visualizar um subconjunto significativo de todosos dados da sua base de dados. Pode ver apenas os clientes de sua regio, porexemplo, em vez de examinar todos os clientes da tabela Clientes, e pode ver as

informaes sobre as suas compras ao mesmo tempo.Ao usar uma consulta, pode fazer perguntas sobre os dados que exigem

informaes que esto em mais de um lugar da sua base de dados. Pode guardar aconsulta para a usar novamente, e ainda usar uma consulta existente para construiroutra.

Pode criar uma consulta que mostre os clientes que compraram quaisprodutos, outra consulta que mostra os produtos mais vendidos na Europa, e outraque mostre os cdigos postais classificados pelas vendas de produtos. No tem dearmazenar as informaes de produtos trs vezes para trs consultas diferentes -

cada informao armazenada na sua tabela uma vez s. Ao usar as consultas, possvel aceder s mesmas informaes de vrias maneiras diferentes.

4.1. Criar ou Modificar uma Consulta

No Microsoft Access, pode criar uma consulta usando o Assistente de Consultas ou naVista de Estrutura. Pode ainda criar uma consulta clicando no boto Novo.

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Consultas

Exerccio

1. Na janela Base de dados, clique no separador Consultas.

2. Faa duplo clique em Criar uma consulta utilizando o assistente.3. Na caixa de lista Tabelas/Consultas, seleccione uma Tabela.

Os campos da tabela seleccionada esto listados na caixa CamposDisponveis. Deve usar essa lista para seleccionar os campos que deseja exibirna sua consulta.

4. Clique no boto Avanar fornecendo ao Access todos os dados necessrios criao da consulta.

5. Clique em Concluir para criar a consulta.

A consulta criada e exibida no modo Folha de Dados. O nome da consultaaparece na barra de ttulo. O Microsoft Access guarda essa consulta eadiciona-a lista de consultas na janela Base de dados, para que a possa usarnovamente.

Criao de uma consulta no modo de estrutura

Para cria uma consulta no modo de estrutura, faa duplo clique em Criarconsulta na vista de estrutura. O passo seguinte ser escolher a(s) tabela(s)necessria(s) criao da consulta, clicando no botoAdicionar. Finalmente, arraste

o campos da(s) tabela(s) adicionadas para a linha Campoda consulta.

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Consultas

4.2. Definir Critrios

Imagine que numa consulta que exiba os Clientes da tabela Clientes, s estinteressado nos clientes do Porto, portanto, defina o critrio para limitar o resultadoda consulta apenas queles registos dos clientes do Porto.

A definio de critrios duma consulta feita usando uma expresso, umtipo de frmula, que especifica quais os registos que o Microsoft Access deveseleccionar. Por exemplo, para encontrar os campos com um valor maior do que 5,usa-se a expresso >5.

Na figura anterior, apresentada uma consulta criada a partir de uma tabelaque guarda informaes sobre os alunos de uma escola. Essa consulta mostra ocdigo, o nome e a idade dos alunos cuja idade superior a 18 anos.

Imagine que, alm dos alunos com mais de 18 anos, s pretende visualizar osmais recentes - aqueles cujo cdigo maior que 500. Para encontrar esses alunos,

basta adicionar um outro critrio consulta. Ento, na zona do critrio da coluna

referente ao campo Cod_Aluno, basta introduzir >500.

Ao acrescentar este critrio estamos a dizer ao Access para mostrar os alunoscom mais de 18 anos de idade e cujo cdigo superior a 500.

Nota

A aparncia do boto Ver (primeiro boto da barra de ferramentas) mudardependendo do modo que estiver seleccionado no momento.Quando introduz um critrio e carrega na tecla ENTER, se o Access colocarautomaticamente o que digitou entre aspas, significa que esse campo do tipoTexto. Se o Access colocar o critrio entre cardinais (#), significa que o campo

do tipo Data.

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Consultas

4.3. Executar uma Consulta

Para executar uma consulta ou muda para o modo Vista de folha de dadosquando est no modo de estrutura ou faz um duplo clique na consulta se estiver na

janela de base de dados.

4.4. Ordenar Consultas

Para encontrar um nmero de telefone de um cliente especfico maisrapidamente, pode listar os clientes por ordem alfabtica. Para tal, na linhaOrdenaoda consulta indique ao Access qual o campo de deve ficar ordenado(ascendentemente ou descendentemente)

Ocul tar um Campo

Na consulta apresentada na figura anterior, imagine que no quer ver ocampo Idade. Esse campo tem de ser includo no modo Estrutura da consulta,

porque usado para definir o critrio. Para o ocultar, desactive a caixa deverificao Mostrar, de modo a que ele no aparea na folha de dados. A consultausar qualquer critrio ou informaes de classificao neste campo, sem, noentanto, mostrar o campo na folha de dados.

Guardar uma Consulta

1. No menu Ficheiro, clique em Guardar.

2. Atribua um nome consulta e depois clique em OK.

3. Feche a consulta.

4. Verifique se a sua consulta aparece na janela Base de dados.

A consulta guardada na base de dados. Pode abri-la a qualquer hora,fazendo um duplo clique no nome da consulta na janela Base de dados. Quandoabre a consulta, o Microsoft Access obtm os dados mais atuais armazenados nastabelas

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Consultas

4.5. Calcular Totais em Consultas e Agrupar osResultados

Exerccio

1. Na barra de ferramentas, clique no boto Totais.

Uma linha chamada Total aparece. Cada caixa contm a designao "AgruparPor".

2. Clique na caixa Total na coluna correspondente ao campo que quer contar,seleccionando Contar.

3. Use o boto Verpara visualizar os resultados da consulta no modo Folha deDados.

4.6. Agrupar Totais por Dois Campos

Tenha em ateno a figura seguinte. Nela est apresentada uma consulta quepermite contar o nmero de alunos de cada sexo, pertencentes a cada nacionalidade.Se na consulta no existisse a coluna correspondente ao campo Sexo, s seriaapresentado o nmero de alunos de cada nacionalidade.

O Microsoft Access agrupa primeiro por nacionalidade (porque este oprimeiro campo Agrupar Por) e depois por sexo. Os totais so calculados para cadasexo em cada nacionalidade.

4.7. Criar campos calculados

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Consultas

O campo calculado ser introduzido aqui!

Quando criar tabelas deve ter o cuidado de verificar se existem campos quepodem ser calculados atravs de outros. Estes campos no devem ser includos natabela mas sim calculados atravs de uma consulta. Para perceber melhor, repare natabela seguinte:

Produto Preo Unitrio Quantidade Preo TotalBanana 250$00 10 2500$00

Ma 130$00 20 2600$00

Pra 150$00 20 3000$00

... ... ... ...

Como fcil de perceber, o preo total pode ser calculado multiplicando o

preo unitrio pela quantidade existente do produto. Sendo assim, o Preo Total nodeve ser um campo da tabela, por vrias razes. Em primeiro lugar, estar-se-iam arepetir dados: a tabela conteria informao desnecessria (desperdcio de memria)e o responsvel pela introduo de dados teria de introduzir informao que poderiaser calculada pelo computador; em segundo lugar, facilmente se fariam erros declculo ou de digitao, o que se evita se o clculo for realizado automaticamente.A soluo ento criar uma tabela com apenas os trs campos e depois utilizar uma

consulta que inclua os trs campos e ainda o campo calculado Preo Total.

Na janela anterior j foram adicionados a uma consulta todos os campos de

uma tabela que se criou anteriormente. Na quarta coluna iremos escrever o campocalculado. Para isso preciso seguir uma sintaxe prpria:

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Consultas

:

Neste exemplo ficaria:

Preo Total : [Preo Unitrio] * [Quantidade]

Este campo no pode ser alterado directamente, pois calculado peloprograma. Mas, se alterar o preo unitrio ou a quantidade de um produto, o preototal ser actualizado imediatamente.

Repare que os nomes dos campos utilizados na frmula de clculo devem serexactamente iguais aos que escolheu na tabela, e que devem estar entre parntesisrectos.

Exerccio 1

1. Crie a tabela com os trs campos correspondente figura anterior.

2. Defina um tipo de dados adequado para cada um dos campos

3. Crie a consulta respectiva.

4. Verifique os resultados.

Exerccio 21. Crie uma nova consulta com um campo calculado que permita mostrar como

ficariam os preos se sofressem um aumento de 5%.

4.8. Consultas com Parmetros

Uma consulta parametrizada pede ao utilizador para inserir um ou maisparmetros ou critrios ao executar a consulta. Por exemplo, uma consultaparametrizada pode pedir para inserir uma data de incio e uma data final. O

Microsoft Access executa a consulta usando os parmetros como critrios e depoisexibe a folha de dados. Tipicamente, o utilizador cria uma consulta parametrizadaquando pretende executar uma consulta com frequncia, mas utilizando critriosdiferentes de cada vez que a mesma executada.

As consultas parametrizadas economizam tempo e so fceis de usar. Comoa consulta exibe caixas de dilogo que pedem critrios, no necessrio alterar aestrutura da consulta sempre que desejar utilizar critrios diferentes. Assim, a linhado critrio deve ser preenchida com parntesis rectos.

Por exemplo, a consulta seguinte filtra os registos de modo que apenas

apaream os produtos com quantidades superiores a 5.

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Consultas

Imagine agora que aps ter executado esta consulta precisava de outra parasaber os produtos com quantidades superiores a 10. Soluo? Das duas uma: oucriava uma nova consulta, u ento alterava a consulta existente. Nenhuma dassolues parece muito eficiente. As consultas so basicamente idnticas, exceptonum pormenor.

Para resolver estes problemas o Access permite criar consultasparametrizadas. Em vez de o critrio utilizar valores fixos, estes podem serperguntados sempre que a consulta executada.

Para isso, crie o critrio da seguinte forma:

Sempre que abrir a consulta ser-lhe- mostrada uma caixa de dilogoperguntando o valor:

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Consultas

Para que esta caixa seja de fcil compreenso, deve dar ao parmetro umnome adequado. Neste caso, por exemplo:

A caixa de dilogo tem agora melhor apresentao.

4.9. Consultas Aco

Quando se cria uma consulta, o Access cria uma consulta seleco, a no serque se escolha um tipo diferente no menu consulta.

Quando uma consulta seleco executada, o Access exibe os registosrecuperados das tabelas. Pode-se, ento, fazer alteraes nos dados. Entretanto, aofazer alteraes, elas so inseridas registo a registo.

Caso haja um grande nmero de alteraes similares, pode-se poupar tempousando uma consulta aco.Uma consulta aco faz quaisquer alteraes em apenasuma operao. Por exemplo, caso deseje excluir todos os produtos que satisfaamdeterminada condio, pode executar uma consulta aco que remova todos esses

produtos.

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Consultas

Para se garantir que alteraes indesejadas no sejam feitas se se executarinadvertidamenteuma consulta aco, o Access exibe na janela Base de dados, umcone especial para identificar as quatro consultas aco.

4.10. Modificar dados utilizando consultas aco

Com as consultas aco, pode criar novas tabelas ou alterar os dados detabelas j existentes. Todas as Consultas Acoso feitas com base numa consultaseleco. Ento, para se criar qualquer tipo de consulta aco, devemos criar asconsultas seleco que nos traro os dados que desejamos manipular pelas consultasaco, podendo assim actualizar, excluir, exportar e anexar dados.

As consultas Criar Tabela, criam uma nova tabela a partir de outra ou partede outra tabela com um novo nome definido pelo utilizador, adicionando os registosespecificados pelo critrio.

As consultas Eliminar, permitem excluir registos de uma ou mais tabelasque atendem a um critrio.

As consultas Acrescentar, Adicionam um grupo de registos de uma ou mais

tabelas para outra ou mais tabelas.

As consultas Actualizar, alteram os dados num grupo de registos de uma oumais tabelas.

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Consultas

EXERCCIOS DE REVISO (1)Abra a base de dados Empresa criada num dos exerccios anteriores e

execute cada uma das seguintes tarefas:

1. Crie uma consulta que apresente a informao da tabela Clientes ordenadaascendentemente por CdigoCliente.

Grave a consulta com o nome ClientesOrdenados.

EXERCCIOS DE REVISO (2)Abra a base de dados VideoSoft criada num dos exerccios anteriores e

execute cada uma das seguintes tarefas:

1. Crie uma consulta que permita saber o Ttulo, o Realizador e o Preo de todos

os filmes cujo preo superior a 2500$00.Grave a consulta com o nome Preo Superior a 2500.

2. Crie uma consulta que permita saber o Ttulo, o Gnero e o Stock de todos osfilmes cujo valor em stock inferior a 4.

Grave a consulta com o nome Stock < 4.

3. Crie uma consulta que permita saber o Ttulo, o Gnero, a Durao e o Preode todos os filmes do gnero Drama e tm uma durao superior a 110

minutos.Grave a consulta com o nome Drama > 110.

4. Crie uma consulta que permita saber o Ttulo, o Realizador e a Data de todosos filmes realizados entre 1980 e 1990.

Grave a consulta com o nome Filmes entre 1980 e 1990.

5. Crie uma consulta parametrizada que permita saber o Ttulo, o Gnero, oRealizador e a Durao de todos os filmes cujo gnero ser solicitado ao

utilizador como parmetro.Grave a consulta com o nome Qualquer Gnero.

6. Crie uma consulta com um campo calculado (Preo Total) correspondente acada filme. Esse campo ser o resultado do produto do valor em stock pelorespectivo preo.

Grave a consulta com o nome Preo Total.

7. Crie uma consulta que permita calcular, para determinado gnero de filme, o

total de filmes existentes em stock.Grave a consulta com o nome Total Gnero.

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Consultas

8. Crie uma consulta que permita criar a tabela Produtos em Baixa, constitudapelos campos Cod_Filme, Ttulo e Stock, contendo todos os registos onde severifica um stock inferior a 4 unidades.

Grave a consulta com o nome Cria Produtos em Baixa.

9. Crie uma consulta que permita eliminar todos os registos da tabela Filmesonde se verifica um stock inferior a 4 unidades.

Grave a consulta com o nome Elimina Produtos em Baixa.

10. Crie uma consulta que actualize o preo de todos os filmes, sabendo que osmesmos sofreram um aumento de 5%

Grave a consulta com o nome Actualiza Preos.

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Formulrios

5. Formulrios

Os formulrios so utilizados para melhorar a apresentao dos no ecr efacilitar a sua introduo.

Pode criar formulrios para tabelas ou para consultas. Basicamente, paracriar um formulrio simples, s precisa de saber para que tabela ou consulta

pretende criar o formulrio, quais os campos que pretende incluir e em que posiopretende que eles apaream.

Ao pretender um formulrio rpido com recursos padro, a opo ideal umformulrio automtico que pode ser construdo com o Assistente de Formulrio.Estes j esto formatados e pede os elementos bsicos para a sua criao. E se

pretender um formulrio que seja personalizado? Por exemplo, pode quereracrescentar seu prprio texto, usar cores que combinem com a aparncia da suaempresa, ou substituir um campo padro por uma caixa de verificao para tornar oformulrio mais fcil de usar. Todas as ferramentas de que precisa esto disponveisno modo Exibir.

5.1. O que um Controlo

Umcontrolo um objecto grfico num formulrio ou relatrio, o qual exibedados, executa uma aco, ou aumenta a facilidade de leitura. O tipo mais comumde controlo usado para exibir dados de um campo chama-se caixa de texto. Umacaixa de texto pode exibir texto ou nmeros, e pode us-la para digitar os dadosnovos ou alterar dados j existentes. Outro tipo de controlo, chamado caixa deverificao, fornece um modo grfico de exibir os dados na forma Sim/No. Umterceiro tipo de controlo, chamado rtulo, pode exibir texto ou nmeros que usa

para identificar campos ou como ttulo num formulrio.

O Microsoft Access fornece vrios tipos de controlos que pode usar parapersonalizar os formulrios, incluindo linhas, rectngulos e botes de comando.Fornece ainda controlos que exibem listas de valores, bem como figuras, grficosou outros objectos.

Cada controlo de um formulrio um objecto separado. Isto significa quequando est a trabalhando no desenho de um formulrio, pode seleccionar qualquercontrolo, arrast-lo para outro local dentro do formulrio, dimension-lo e atmesmo copi-lo para a rea de Transferncia e col-lo num formulrio diferente.

Alm disso, cada controlo tem um conjunto de propriedades, tais como a core posio dentro do formulrio, que podem ser definidas para determinar o modo

como o controlo aparece e opera.

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Formulrios

5.2. Criar Formulrios

Use o Assistente de Formulrio para criar o formulrio bsico, e, depois,alterne para o modo Estrutura e personalize a sua aparncia.

Exerccio

1. Na janela Base de dados, clique no separador Formulrios e depois faa umduplo clique em Criar formulrio utilizando o assistente.

Aparece a caixa de dilogo Assistente de Formulrio.

2. Escolha uma tabela ou consulta. Na lista campos disponveis, seleccione oscampos desejados. Depois clique no boto Avanar.

3. Seleccione as opes que vo ao encontro das suas necessidades e v clicandono boto Avanar.

4. Digite o ttulo do formulrio e depois clique no boto Concluir.

O formulrio abre-se no modo de estrutura.

5. Na barra de ferramentas, clique no boto Guardar e depois em Fechar.

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Formulrios

5.3. O Modo Estrutura

O modo Formulrio e o modo Folha de Dados servem para ver e alterardados. Assim como as tabelas e consultas, um formulrio tem mais um modo - omodo Estrutura, que usado para ver e alterar o desenho do formulrio.

Exerccio

1. Abra um formulrio previamente criado.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta para baixo do boto ModoFormulrio, e depois clique no modo Estrutura.

3. Alterne entre os diferentes modos de visualizao do formulrio

Nota

A aparncia do boto do modo Formulrio pode mudar dependendo do modoseleccionado no momento. Pode encontrar o boto Modo Formulrio no ladoesquerdo da barra de ferramentas - use as Dicas de Botes para o ajudar aencontr-lo

No modo Estrutura, o formulrio dividido em trs seces. Quando est a visualizardados, o Cabealho do Formulrio aparece no alto da janela, e o Rodap do Formulrioaparece na parte inferior. A seco Detalhe forma o corpo principal do formulrio econtm os campos da Tabela ou Consulta utilizada. O rodap e o cabealho do formulrioesto vazios, mas pode acrescentar as informaes que devem aparecer nas partes inferior esuperior do formulrio

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Formulrios

Se o cabealho/rodap da pgina ou de formulrio no estiver visvel, cliqueno menu Ver e depois em Cabealho/rodap de pgina ou Cabealho/rodap deformulrio.

5.4. Rtulos

Um rtulo um controlo que permite exibir texto noformulrio. O texto do rtulo no vem de um campo. Em vezdisso, deve digitar o texto directamente no controlo do rtulo.

Para acrescentar um rtulo, usa-se a ferramenta Rtulo dacaixa de ferramentas. A caixa de ferramentas contm umaferramenta para cada tipo de controlo que pode ser usado numformulrio do Microsoft Access. Quando alterna para o ModoEstrutura pela primeira vez, o Microsoft Access exibe a caixa deferramentas perto do lado esquerdo da janela. Pode mover a caixade ferramentas, arrastando-a ou fazendo um duplo na rea de ttuloda mesma.

NotaSe a caixa de ferramentas no estiver visvel, clique em Caixa de ferramentas nomenu Exibir

5.5. Mover um Controlo

Caso os rtulos estejam desalinhados, poder mov-los arrastando-os com orato.

Exerccio


2. Clique no controlo do rtulo seleccionado, mas no solte o boto do rato.

3. Enquanto o ponteiro for um cone com a forma de mo, arraste o controlopara uma posio melhor. Quando o controlo estiver no lugar desejado, solteo boto do rato.

5.6. Alterar o Tamanho do Texto e Definir Cores

A barra de ferramentas que aparece no modo Estrutura contm opes quepode usar para definir o tamanho do texto e as cores usadas num controlo.

Para obter ajuda rpida sobre as opes da barra de ferramentas, pode pressionar SHIFT +

F1 e depois clicar na barra de ferramentas.

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Formulrios

Gostava que determinado rtulo fosse maior do ? Para alterar o tamanho, use a caixaTamanho da Fonte na barra de ferramentas.

Exerccio

1. Seleccione um rtulo e verifique se as alas de dimenso esto visveis.

2. Com o rtulo seleccionado, defina a caixa Tamanho da fonte com 12 pontos.Pode digitar 12 na caixa ou seleccionar 12 na lista drop-down.

Depois de mudar o tamanho da fonte, o rtulo no ser suficientementegrande para mostrar todo o texto. H uma maneira rpida de redimensionar ocontrolo para que o texto se ajuste perfeitamente a ele.

3. Verifique se o rtulo ainda est seleccionado. Depois, no menu Formatar,aponte para Tamanho, e depois clique em Para Ajuste.

O Microsoft Access redimensiona o controlo para o novo tamanho de texto.

4. Se for preciso, mova os rtulos para criar espao entre eles.

DicaPara ajustar automaticamente o tamanho do rtulo ao tamanho do tipo de letra,

faa duplo clique num dos pontos que envolvem o rtulo..

Nota

Se der um clique no rtulo depois que ele j estiver seleccionado, o MicrosoftAccess coloca o ponto de insero dentro dele para que possa editar o texto.Enquanto o ponto de insero estiver dentro do rtulo, no pode alterar otamanho da letra. Se isso acontecer, clique fora do rtulo e depois clique nele

para seleccion-lo novamente

5.7. Alterar a cor de fundo de uma seco

Exerccio

1. Clique na barra de Detalhes do Formulrio. A barra Detalhes realada; ocabealho e o rodap no so.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta do boto Cor de Fundo.

3. Seleccione uma nova cor como cor de Fundo.

5.8. Alterar a cor do texto

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Formulrios

Exerccio

1. Clique num dos rtulos para seleccion-lo. Mantenha a tecla SHIFTpressionada, e clique nos demais rtulos.

Ver as alas de todos os rtulos, indicando que esto seleccionados.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta do boto Cor de Primeiro Plano eseleccione uma nova cor. Depois clique na seta do boto Cor de Fundo eseleccione uma outra cor.

NotaPara arrastar a paleta para fora do menu, clique na seta para baixo do boto da

paleta, aponte para a rea de ttulo e depois arraste-a para fora da barra deferramentas

5.9. Adicionar Campos (Controlo Vinculado)

Quando quiser exibir informaes dum campo ou adicionar dados novos aum campo, use um controlo vinculado. Um controlo vinculado est ligado a umcampo especfico da tabela ou consulta base.

Exerccio

1. Na barra de ferramentas, clique no boto Lista de Campos.

A lista de campos inclui todos os campos da tabela ou consulta, queseleccionou como base do formulrio. A lista de campos como uma paletaflutuante - se ela cobrir parte do formulrio, pode arrast-la para uma novalocalizao.

2. Na lista de campos, arraste o campo desejado para o lugar do formulrio ondeo campo (e o rtulo) deve aparecer.

O Microsoft Access cria uma nova caixa de texto no lugar onde largou ocampo e cria um rtulo esquerda do campo. A nova caixa de texto estvinculada ao campo seleccionado da tabela base.

Nota

Para mover uma caixa de texto sem mover o rtulo, posicione o ponteiro sobre ocanto esquerdo superior da caixa de texto. O ponteiro muda para um dedoindicador. Agora arraste a caixa de texto. Ela movimenta-se separadamente dortulo anexado. Uma ala especial e maior no canto superior esquerdo dumcontrolo chama-se ala de movimentao. Pode us-la para mover um controloou rtulo anexado de forma independente.

5.10. Definir Propriedades

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Formulrios

Ao mover um controlo ou alterar sua cor, est a definir e alterar aspropriedades do controlo. possvel definir algumas propriedades, tais como cor etamanho do texto, usando as ferramentas da barra de ferramentas. Mas, para ver edefinir todas as propriedades de um controlo, pode usar umafolha de propriedades.

Cada controlo de um formulrio tem o seu prprio conjunto de propriedades,o qual determina a aparncia e o modo de operao do controlo. Por exemplo, apropriedade Origem do Controlo para um controlo vinculado o nome do campo aoqual o controlo est vinculado. Pode ligar o controlo a um campo diferentealterando sua propriedade Origem do Controlo.

Cada seco do formulrio tambm tem seu prprio conjunto depropriedades. Quando alterou a cor do fundo da seco Cabealho do Formulrio,por exemplo, estava a alterar uma das propriedades daquela seco.

E, finalmente, o formulrio como um todo, tem um conjunto de propriedades

que se relacionam aparncia e forma como todo o formulrio opera. Por exemplo,se pretende imprimir um formulrio, pode alterar a propriedade Boto fecharparaNo.

Para exibir a folha de propriedades, pode clicar no boto Propriedades dabarra de ferramentas. Um mtodo alternativo mais rpido dar um duplo clique noobjecto quando o cursor do rato tem a forma de uma mo.

5.11. Inserir figuras

Uma figura vale mais do que mil palavras mas, s se estiver num lugar ondeas pessoas possam v-la. Pode colocar figuras, grficos e outros objectos criadosnoutros programas nos formulrios e relatrios do Microsoft Access. Por exemplo,

possvel colocar o logotipo da sua empresa num relatrio ao lado de um grfico quemostre as vendas da empresa. Alm disso, pode armazenar os objectos em tabelasda sua base de dados e exibir os objectos numa forma semelhante aos outros dadosda tabela.

Entender a tecnologia OLE

Um objecto OLE qualquer informao criada com um programa Windowsque suporte a vinculao e incorporao. Com os recursos OLE do MicrosoftAccess, pode colocar objectos OLE - tais como figuras, sons e grficos - nos seusformulrios e relatrios, e pode armazenar os objectos como dados nas suas tabelas.Alm disso, o OLE facilita a edio desses objectos directamente do formulrio ou

relatrio. Quando coloca um objecto num formulrio ou relatrio, ele exibido numcontrolo chamado moldura de objecto. Pode incorporar ou vincular um objectonuma moldura de objecto.

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Formulrios

Quando incorpora um objecto, o Microsoft Access armazena o objecto noficheiro de base de dados. Pode modificar facilmente o objecto dentro do MicrosoftAccess. Se o objecto veio de outro ficheiro, somente o objecto incorporado na sua

base de dados muda, no o objecto do ficheiro original.

Por outro lado, quando vincula um objecto, o Microsoft Access no coloca oobjecto na moldura de objecto; em vez disso, cria um vnculo com o ficheiro deorigem do objecto (o ficheiro no qual o objecto foi criado) na moldura. Pode ver oobjecto e fazer alteraes nele no formulrio ou relatrio, mas essas alteraes soguardadas no ficheiro de origem do objecto, no no seu ficheiro de base de dados.

5.12. Acrescentar uma figura a um formulrio

Exerccio


2. Alterne para o modo de estrutura.

Para acrescentar uma figura estrutura do formulrio, deve estar a trabalharno modo estrutura.

Se a janela formulrio no for suficientemente grande para exibir toda secoDetalhe, aumente a janela.

3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Imagem, para criar um controlode imagem no formulrio.

4. Clique na seco onde pretende inserir a imagem.

5. A caixa de dilogo Inserir Figura abre para que possa inserir o ficheiro defigura desejado.

NotaSe a caixa de ferramentas no aparecer, clique em Caixa de Ferramentas nomenu Exibir.

Se quiser dimensionar a imagem, pode arrastar as alas de dimenso da

moldura do controlo de imagem e depois usar a folha de propriedades do controlopara ajustar a figura s novas margens de moldura.

5.13. Botes de comando

possvel adicionar um boto de comando a um formulrio para abrir automaticamenteoutro formulrio que contenha informaes que deseja verificar.

Exerccio

1. Abra um formulrio no modo de estrutura.

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Formulrios

2. Torne visvel a caixa de ferramentas.

3. Active a ferramenta Assistente de Controlos (caso esteja desactivada).

4. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto deComando.

5. Clique no formulrio onde quer colocar o canto superior esquerdo do boto .

6. Aparece a primeira caixa de dilogo do Assistente de Boto de Comando.

7. Na caixa Categorias, seleccione Operaes de Formulrio.

8. Na caixa aces, seleccione Abrir Formulrio e depois clique no botoAvanar.

9. Seleccione o formulrio a abrir e depois clique no boto Avanar/Concluir.

10. Alterne para o modo de Vista de Formulrio.

11. Teste o boto.

5.14. Colocar um Controlo na ordem de tabulao certa

Quando mudados para o modo de Formulrio, muitas das vezes o campoactivo (onde est o ponto de insero) no o desejado (normalmente o primeiro):Para fazer com que determinado campo seja seleccionado sempre que se abre oformulrio, basta alterar a ordem de tabulao dos objectos que constituem esseformulrio. A ordem de tabulao de um formulrio a ordem na qual o ponto de

insero se move pelos campos quando pressionada a tecia TAB.Quando criado um novo controlo, o Microsoft Access coloca-o em ltimo

na ordem de tabulao do formulrio, independentemente do lugar onde forcolocado. Edite a ordem de tabulao do objecto comeando em 0 para o 1 objecto,1 para o segundo, e assim sucessivamente.

5.15. Validar os dados inseridos num controlo

possvel proteger os dados introduzidos num controlo, acrescentando uma

regra de validao. Uma regra de validao verifica os dados que so inseridos peloutilizador no controlo em relao regra que foi definida. possvel criar umamensagem de erro que aparece automaticamente se os dados no atenderem aosrequisitos da regra, de modo a que os dados incorrectos no sejam guardados natabela.

A definio das propriedades de um formulrio torna o seu uso mais fcil epreciso, mas elas controlam apenas o formulrio individual onde fez as definies.Pode querer que os dados de um campo sigam sempre determinadas regras,independentemente do formulrio que os utilize. Para tal, possvel definir as

propriedades globais da tabela contendo o campo que deseja afectar.

Assim, se tivesse definido para determinado campo as propriedades Regra deValidao e Texto de Validao aquando construo da tabela em vez do

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Formulrios

formulrio, todos os formulrios contendo esse campo conteriam as mesmas regrasde validao. Se quisesse, ainda poderia alterar ou excluir a regra de validao numformulrio especfico.

A propriedade Requerido outra propriedade de campo que pode definir

numa tabela, a qual afecta todos os formulrios que usam aquele campo. Se apropriedade Requerido estiver definida com Sim, deve inserir um valor naquelecampo ou qualquer controlo vinculado quele campo.

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Formulrios

EXERCCIOS DE REVISO1. Abra os ficheiros de base de dados criados anteriormente e, utilizando o

assistente, crie formulrios que permitam a introduo de dados nas tabelas.

2. Altere o aspecto dos formulrios.3. Repita o exerccio 1 sem recorrer ao assistente de formulrios.

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Relatrios

6. Relatrios

Como fazer um relatrio rpido que mostre determinados dados impressos?Pode querer um relatrio de vendas para uma reunio ou uma lista atraente de

produtos para um cliente, etc. O ideal seria criar um relatrio de ptima aparnciaem poucos minutos - um relatrio que parecesse ter sido criado por um profissional.

O Assistente de Relatrio pode fazer a maior parte do trabalho para si. Comono caso dos outros assistentes, pode responder a uma srie de perguntas paraconstruir um relatrio de aparncia profissional. possvel usar o relatrio como eleest ou retoc-lo e acrescentar alguns detalhes personalizados.

A criao de relatrios muito parecida com a criao de formulrios, evrios conceitos que aprendeu no captulo anterior, aplicam-se tambm aosrelatrios.

6.1. O que um Relatrio Detalhado?

Embora possa imprimir directamente uma tabela ou consulta, pode gastar umpouco mais de tempo e criar umrelatrio que apresente informaes num formatofcil de ler e com aparncia mais profissional. Um relatrio detalhado, exibe asmesmas informaes essenciais que v quando imprime uma tabela ou consulta,mas contm elementos adicionais, tais como cabealhos de relatrio, cabealhos e

rodaps de pgina.

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Relatrios

O Assistente de Relatrio coloca campos no relatrio e apresenta os dadosem diversos estilos de apresentao. Depois de criar o relatrio, poder personaliz-lo.

6.2. Criar um Relatrio Detalhado

Exerccio

1. Na janela Base de dados, clique no separador Relatrio e depois duplo faaum clique em Criar relatrio utilizando o assistente.

2. Escolha a tabela ou consulta onde o Access ir buscar os dados.

3. Defina todos os parmetros que o Access for necessitando at clicar emConcluir.

4. Guarde o relatrio.

6.3. Visualizar e Imprimir um Relatrio

Ao visualizar um relatrio, pode ter certeza de que foi criado da maneira quequeria antes de imprimi-lo. Depois de criar um relatrio, ele ampliado.

Use o ponteiro de lupa para alternar entre a visualizao dos dados no modoampliado ou no modo de pgina inteira. Para ver a pgina inteira, d um clique emqualquer parte do relatrio. Aparece uma visualizao reduzida para que possa ver a

pgina inteira. Para retornar ao modo ampliado, clique novamente no relatrio.Use os botes de navegao na parte inferior da janela para passar por todas

as pginas do relatrio.

Caso o seu sistema esteja configurado para imprimir, tente imprimir orelatrio agora.

6.4. Explorar a estrutura do relatrio

Ao visualizar o relatrio, pode ver o modo como o Microsoft Access exibeos registos da sua tabela/consulta, juntamente com as informaes que foramacrescentadas e que tornam o relatrio mais fcil de ler. Os relatrios podem ter:

Um cabealho do relatrio na parte superior da primeira pgina, que pode incluir ottulo do relatrio.

Um cabealho da pgina na parte superior de cada pgina do relatrio, que podeexibir o ttulo de cada coluna de dados.

A secoDetalhe, entre o cabealho e o rodap da pgina, que exibe os registos databela/consulta.

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Relatrios

Um rodap da pgina na parte inferior de todas as pginas do relatrio. Podemostra o nmero de pgina, o total das pginas e a data em que o relatrio foiimpresso.

No modo Estrutura, as vrias seces representam os elementos queconstituem o relatrio. A seco Detalhe do modo Estrutura mostra como osregistos da tabela ou consulta base devem aparecer. Quando olha para o relatrioem Visualizar Impresso, v muitos registos, cada um formatado como aparece nomodo Estrutura.

Nota

Quando tem o relatrio aberto no modo Estrutura, pode imprimir clicando emImprimir no menu Ficheiro. Tambm pode imprimir um relatrio na janela Basede dados sem abrir o relatrio. Primeiro seleccione o relatrio no separador

Relatrios e depois clique no boto Imprimir

6.5. Elementos criados pelo Assistente de Relatrio

Estas so algumas das tarefas que um Assistente de Relatrio pode fazerautomaticamente:

Criar as seces do relatrio.

Colocar a data e outras informaes nas seces apropriadas. Alinhar as colunas e acrescentar algumas linhas decorativas para criar um relatrio

atraente.

Seleccionar as fontes e respectivos tamanhos para todo o texto do relatrio.

Adicionar a data actual (automtica) ao cabealho e rodap do relatrio,dependendo do estilo padro.

Pode construir um relatrio a partir do nada, contendo todos estes elementos.Mas, na maior parte das vezes, possvel economizar horas se comear com um

Assistente de Relatrio e ento personaliz-lo depois de criado.

Exerccio

1. Construa um relatrio utilizando o Assistente de Relatrios;

2. No modo de estrutura, identifique cada um dos seus elementos.

6.6. Personalizar o desenho de um Relatrio

Foi preciso pouco tempo para criar o relatrio anterior, e ele apresenta, deforma atraente, os dados que precisa. Existem algumas pequenas coisas, porm, quedesejaria mudar. Trabalhando no modo de estrutura, pode:

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Relatrios

Alterar o texto dos rtulos para que sejam mais descritivos.

Mover a caixa de texto da data para outro local do relatrio.

Adicionar algumas informaes.

Enfim, todo o aspecto do relatrio.

6.7. Adicionar um Total Geral ao rodap do relatrio

Vamos, agora, adicionar um total geral ao Rodap do Relatrio, o qualaparecer na ltima pgina.

Exerccio

1. Na caixa de ferramentas, clique no boto Caixa de Texto, e depois clique no

lado direito do Rodap do Relatrio.Uma nova caixa de texto e rtulo so colados no Rodap do Relatrio, e umagrade aparece na rea Rodap do Relatrio para abranger a nova rea detexto.

2. Clique no novo rtulo e digite Total Geral, edepois pressione ENTER.

3. Faa um duplo clique na nova caixa de texto.

A folha de propriedades da caixa de texto aparece.

4. Na caixa Origem do Controlo, digite =soma([nome do campo a somar]).

5. Na caixa Formato, clique na seta para baixo e seleccione Moeda. Depois,feche a folha Propriedades.

6. Com a caixa de texto seleccionada, clique no boto Negrito na barra deferramentas para que o total geral aparea em negrito.

7. Na barra de ferramentas, clique no boto Visualizar Impresso para visualizaro relatrio.

Ver o rodap da pgina na parte inferior de cada uma das pginas, e o novototal geral na parte inferior da ltima pgina.

6.8. Relatrios Agrupados

Os dados tornam-se mais significativos quando esto agrupados ou divididosem categorias. Quando est a visualizar os padres de vendas regionais, porexemplo, no quer ver apenas uma longa lista de dados de vendas. Preferiria veruma lista das vendas para cada regio. Melhor ainda, seria uma lista das vendas comum subtotal para cada regio, de modo que pudesse ver rapidamente onde as vendasso melhores.

Usando os Assistentes de Relatrio, possvel criar relatrios agrupados quetornam os dados mais fceis de entender.

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Relatrios

O que so Grupos e Totais?

Um grupo uma coleco de registos semelhantes. Ao criar um relatrioagrupado, pode melhorar a compreenso dos dados do relatrio. Isto acontece

porque um relatrio agrupado no exibe apenas registos semelhantes como tambmmostra informaes introdutrias e de resumo para cada grupo.

O cabealho de grupo identifica ou apresenta o grupo. A seco detalhe, ocorpo do grupo, exibe os registos adequados da consulta base. O rodap do gruporesume os dados para o grupo.

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Relatrios

EXERCCIOS DE REVISOAbra o ficheiro de base de dados Candidaturas e execute cada uma das

seguintes tarefas:

1. Construa um relatrio, utilizando um assistente com base na tabela Alunos.

2. Construa um relatrio com base na tabela Alunos, tendo em conta o seguinte:

Nvel de agrupamento campo Cod_Postal; Ordenao para os registos no detalhe campo Cod_Aluno (ascendente); Esquema Detalhe 1; Estilo Negrito; Nome do relatrio Alunos por Cdigo Postal.

3. Construa um relatrio com base nos campos Cod_Aluno, Nome e Idade da

tabela Alunos e Designao da tabela Cursos_Desc, tendo em conta oseguinte:

Visualizao dos dados por Cursos_Desc; Nvel de agrupamento nenhum; Ordenao para os registos no detalhe campo Cod_Aluno (ascendente); Esquema Degrau; Estilo Negrito; Nome do relatrio Alunos por Curso.

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Noes de Normalizao

7. Noes de Normalizao

7.1. O que a normalizao o processo formal, passo a passo, que examina os atributos de uma

entidade, com o objectivo de evitar anomalias observadas na incluso, excluso ealterao de registos exclusivos.

Objectivos:

Minimizao de redundncias e inconsistncias;

Facilidade de manipulaes da Base de dados;

Facilidade de manuteno dos Sistemas de Informaes.

7.2. Normalizao da tabela PEDIDO.

PEDIDO

NumPedidoDataPedidoCodCliente

NomeClienteMoraCliente

Produtos *CodProdutoDescProdutoQuantidadePreoTotalProduto

TotalPedido

1 Forma Normal (1FN)

Uma relao est na 1FN se somente todos os domnios bsicos contiveremsomente valores atmicos (no contiver grupos repetitivos).

Procedimentos:

Identificar a chave primria da entidade;

Identificar o grupo repetitivo e remov-lo da entidade;

Criar uma nova entidade com a chave primria da entidade anterior e ogrupo repetitivo.

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Noes de Normalizao

A chave primria da nova entidade ser obtida pela concatenao da chaveprimria da entidade inicial e a do grupo repetitivo.

PEDIDO ITEM_PEDIDO


NomeClienteMoraClienteTotalPedido

NumPedidoCodProdutoDescProdutoQuantidadePreoTotalProduto

2 Forma Normal (2FN)Uma relao R est na 2FN se e somente se estiver na primeira e todos os

atributos no chave forem totalmente dependentes da chave primria (dependentede toda a chave e no apenas de parte dela).

Procedimentos:

Identificar os atributos que no so funcionalmente dependentes de toda achave primria.

Remover da entidade todos esses atributos identificados e criar uma nova

entidade com eles.

A chave primria da nova entidade ser o atributo do qual os atributosremovidos so funcionalmente dependentes.

PEDIDO ITEM_PEDIDO PRODUTOSCodProdutoDescProdutoPreo

NumPedidoCodProdutoQuantidadeTotalProduto


NomeClienteMoraClienteTotalPedido

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Noes de Normalizao

3 Forma Normal (3FN)

Uma relao R est na 3FN se estiver na 2FN e todos os atributos no chaveforem dependentes no transitivos da chave primria (cada atributo forfuncionalmente dependente apenas dos atributos componentes da chave primria ou

se todos os seus atributos no chave forem independentes entre si).Procedimentos:

Identificar todos os atributos que so funcionalmente dependentes de outrosatributos no chave;

Remov-los e criar uma nova entidade com os mesmos.

A chave primria da nova entidade ser o atributo do qual os atributosremovidos so funcionalmente dependentes.

PEDIDO CLIENTESNumPedidoDataPedidoCodClienteTotalPedido

CodClienteNomeClienteMoraCliente

ITEM_PEDIDO PRODUTOSNumPedidoCodProdutoQuantidadeTotalProduto

CodProdutoDescProdutoPreo

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Noes de Normalizao

7.3. Relacionamento entre as tabelas

PEDIDONumPedidoDataPedidoCodClienteTotalPedido

CLIENTES

CodClienteNomeClienteMoraCliente

ITEM_PEDIDO

NumPedidoCodProdutoQuantidadeTotalProduto

PRODUTOS

CodProdutoDescProdutoPreo

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1

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Bibliografia

8. Bibliografia

Microsoft Access, Manual, Microsoft Corporation

M. A. Costa Martins, Concepo duma BASE DE DADOS Guia prtico Microsoft Office 2000, Biblioteca Exame Informtica

Mrio A. Monteiro, Introduo Organizao de Computadores

PC Word, Revista

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manual de access

Documents

base de dados

janela do access

tabela na vista

assistente de tabela

tabela externa

dados de fontes diferentes

microsoft excel

menu programas