manual completo de access 2010

8/15/2019 Manual Completo de Access 2010

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MS ACCESS BÁSICO

VICENTE JOSÉ FAUBELL HOLGUÍN

2010



MMSS AACCCCEESSSS BBÁÁSSIICCOO

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3

ÍNDICE

1.

INTRODUCCIÓN 5

•

MICROSOFT OFFICE

• PROGRAMAS COMUNES MICROSOFT OFFICE

• HISTORIA DE ACCESS

• CONCEPTOS

• EL ENTORNO DE TRABAJO EN ACCESS

2. BASES DE DATOS 14

• CREAR UNA BASE DE DATOS

• INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

• GUARDAR EN ACCESS

3. LAS TABLAS 22

•

CREAR UNA TABLA

• TRABAJANDO CON TABLAS

• CONCEPTO CLAVE PRINCIPAL

• PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

• CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE

• GUARDAR UNA TABLA

•

TRABAJANDO CON LOS DATOS• DESHACER

• OCULTAR COLUMNAS

• REVISAR ORTOGRAFÍA

•

LAS RELACIONES

• LA INTEGRIDAD REFERENCIAL

• HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS




4

4. LAS CONSULTAS 58

•

CREAR CONSULTAS• OPERADORES DE CONSULTAS

• CAMPOS CALCULADOS

•

TOTALES

• CONSULTAS DE PARÁMETROS

5.

LOS FORMULARIOS 76• CREAR UN FORMULARIO

• VISTAS DE UN FORMULARIO

• ELEMENTOS DE UN FORMULARIO

• AÑADIR CAMPOS A UN FORMULARIO

6. LOS INFORMES 93

•

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE• CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO

• AGRUPANDO DATOS

• IMPRIMIR INFORMES




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MS ACCESS BÁSICO1 – INTRODUCCIÓN

2010




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INTRODUCCIÓN

MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficinadesarrollado para los sistemas Microsoft Windows y Mac OS X. Office hizosu primera aparición en 1989 en un Mac, y más adelante en Windows en1990. El término fue inicialmente usado en marketing para vender un set de aplicaciones, que previamente se vendían separadamente. El principalargumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba másbarato que comprar cada aplicación por separado. La primera versión deOffice contenía las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel yMicrosoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versión profesional"

de Office incluía también Microsoft Access y Schedule Plus.

Con el transcurso de los años las aplicaciones de Office han crecidosustancialmente desde un punto de vista técnico, incluso compartenfuncionalidades, tales como: corrector ortográfico común o el lenguaje descripts de Visual Basic para Aplicaciones.

La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como97-2003 o 98-2004. En los años 2007 y 2008 con la introducción de Office2007 y Office 2008, se crearon un nuevo grupo de formatos denominadosOffice Open XML, los cuales se mantienen en Office 2010 y Office 2011para Mac.




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PROGRAMAS COMUNES DE OFFICE

•

WORD:

Microsoft Word es el procesador de textos de la suite. Word posee unaposición dominante en el mercado de los procesadores de texto. Suformato propietario DOC es considerado un estándar de facto, aunque ensu más reciente versión utiliza un nuevo formato basado en XML llamado.DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos enel formato DOC. Word está también incluido en algunas versiones deMicrosoft Works. Está disponible para las plataformas Microsoft Windows

y Mac OS. Extensiones comunes: .doc (Word 97-2003), .docx (Word 2007-2010), .dot, rtf (todas).

•

EXCEL:

Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo. Al igual queMicrosoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Fueoriginalmente el más fuerte competidor del entonces popular Lotus 1-2-3.Extensiones comunes: .xls (Excel 97-2003), .xlsx (Excel 2007-2010)

• OUTLOOK:

Microsoft Outlook es un administrador de información personal y uncomplejo cliente de correo electrónico. Comenzó en la versión 97 deOffice. Incluía un cliente de correo electrónico, un calendario, unadministrador de tareas y un directorio de contacto. Aunquehistóricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente máscercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjuntomás reducido de funcionalidades. Extensiones comunes: .msg .pst

(Outlook 97-2003).

•

PowerPoint:

Microsoft PowerPoint es un programa para desarrollar presentacionesvisuales mediante diapositivas multimedia, es decir, compuestas portexto, imágenes, sonido y vídeos. Extensiones comunes: .ppt, pps

(Powerpoint 97-2003), .pptx, .ppsx (Powerpoint 2007-2010)




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• MICROSOFT ACCESS:

ACCESS es un sistema de gestión de base de datos relacional creado ymodificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones.Es un componente de la suite Microsoft Office. Una posibilidad adicionales la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados porotros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro dela categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es launión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas yfunciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

HISTORIA DE ACCESS

Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992.Rápidamente, en mayo de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar lacompatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje deprogramación Access Basic.

Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de MicrosoftOffice Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint.Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cadaversión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), ACCESS (versión9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007(versión 12.0).

A continuación tenemos los distintos años de creación de cada versión:

•

1992 Access 1.0•

1993 Access 1.1•

1994 Access 2.0• 1995 Access 95• 1997 Access 97• 2000 ACCESS• 2001 Access XP o 2002• 2003 Access 2003• 2007 Access 2007•

2009 Access 2010




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CONCEPTOS:

BASE DE DATOS:

Una base de datos es un conjunto de información que se estructura de

forma lógica. Es decir, es una recopilación de información relativa a un

asunto o propósito particular, como por ejemplo, el seguimiento de

pedidos de clientes de una empresa, o el mantenimiento de una colección

de música, o el control de los préstamos y devoluciones de un videoclub o

una biblioteca.

En Access una base de datos es un archivo que contiene datos

(estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan

esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Además, se pueden definir estrategias de seguridad y de integridad.

Pueden coexistir en un disco varias bases de datos, en varios ficheros,

absolutamente independientes entre sí (aunque es posible referenciar

desde una base de datos objetos presentes en otras bases de datos, esdecir, en otros ficheros).

OBJETOS:

Una vez creado nuestro fichero, podrá contener diversos. Estos objetos

pueden ser de los siguientes tipos:

TABLAS:

Una de las posibilidades para organizar la información es el uso de tablas.

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseño de

tablas consiste en la definición de los campos necesarios para almacenar

correctamente la información de la base de datos.

FILA: Es la disposición horizontal de la información en una tabla.

COLUMNA: Es la disposición vertical de la información en una tabla.CELDA: Es la intersección de una fila y una columna.




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CONSULTAS:

Son operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas. Nos

permiten buscar y recuperar fácilmente información y datos concretos

almacenados en las tablas.

FORMULARIOS:Pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que

tengan un acceso amigable a los datos y operaciones. Permiten trabajar

con los datos de forma más simple creando entornos de trabajo o

interfaces de usuarios.

INFORMES:

Son formatos de presentación de los datos para generar copias impresas

de la información registrada en la base de datos. Nos sirven para preparar

la información que deseemos imprimir.

PÁGINAS DE ACCESO DE DATOS:

permiten ver, actualizar o analizar los datos de la base desde internet o

desde una intranet.




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MACROS:

Conjunto de operaciones que nos permiten automatizar cualquier tarea

repetitiva de una base de datos. Se trata de segmentos de código en

lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...)

que permiten realizar operaciones complejas y repetitivas con los datos y

objetos de la base de datos.

MÓDULOS:

Un módulo es una colección de procedimientos creado mediante

instrucciones Visual Basic para aplicaciones que nos permiten automatizar

tareas en una base de datos.

Los objetos en Access deben estar identificados mediante un nombre. Dentro de cadagrupo de objetos (tablas, consultas, formularios,...) los objetos se organizan comoficheros dentro de un directorio. Referencias posteriores a esos objetos se harán a travésde su nombre identificativo.




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EL ENTORNO DE TRABAJO DE ACCESS

En este apartado presentaremos el

entorno de trabajo de este gestor de

bases de datos.

Para iniciar Access pulsaremos sobre el

botón “INICIO” situado en la barra de

tareas. A continuación pulsaremos en

“todos los programas” Según versión existen dos opciones; la primera es

buscar la carpeta “Microsoft Office” donde buscaremos el icono

“Microsoft Office Access”. La segunda será buscar directamente el icono

“Microsoft ACCESS”.

Al iniciar Access se nos presentara la ventana tal y como se muestra en la

siguiente imagen:

1. BARRA DE TITULO: Dentro de esta barra se nos mostrara tanto elnombre de la aplicación con la que trabajamos como el nombre delarchivo que se encuentre abierto.

2. BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta barra se nos mostrara elconjunto de botones que nos van a permitir realizar acciones

directas sobre componentes del programa.3.

BARRA DE MENÚS: Nos da acceso a todas las utilidades yoperaciones del programa. Los menús disponibles son:

A. ARCHIVO.B. EDICIÓN.C. VER.D. INSERTAR.

E. HERRAMIENTAS.F. VENTANA.G. ? (AYUDA).

4. ESPACIO DE TRABAJO: Dentro de esta zona se mostrara el ficheroen el que vallamos a trabajar.

1 2 3

4




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MS ACCESS BÁSICO2 – BASES DE DATOS

2010




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BASES DE DATOSCREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos nuevas tenemos varias opciones. La primera

será a través de la ventana de creación de base de datos la cual nos saldrá

al arrancar Access, y que nos da la posibilidad de trabajar sobre bases de

datos ya creadas o crear un archivo nuevo, es decir, una base de datosvacía.

Esta base de datos nueva puede ser creada directamente o con la ayuda

del asistente.

Para crear una base de datos hacemos clic en “Base de datos de Access en

blanco”.

También podemos llegar a este punto desde elmenú Archivo nuevo o desde el icono “nuevo”de la barra de herramientas.




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En la siguiente ventana podemos diferenciar los siguientes puntos:

❶ PANEL DE ACCESOS: Nos da acceso a las carpetas de uso más frecuente del

usuario.

❷ GUARDAR EN: Lista desplegable que nos permite movernos por nuestro

ordenador.

❸ LISTA DE CONTENIDOS: Muestra el contenido de la carpeta en la que estamos

situados.

❹BOTÓN RECIENTE: Nos sirve para acceder al contenido anterior.

❺SUBIR DE NIVEL: Botón que cerrara la carpeta actual y nos llevara a la del nivel

superior.❻BUSCAR EN EL WEB: Abre el navegador de Internet.

❼ ELIMINAR: Permite eliminar algunos de los elementos de la lista de contenidos.

❽CREAR NUEVA CARPETA: Nos permite crear una carpeta vacía.

❾VISTAS: Nos permite cambiar la forma de visualizar nuestros archivos.

❿ Herramientas: Permite acceder a acciones que actuaran sobre el elemento

seleccionado.

⓫ NOMBRE DE ARCHIVO: Cuadro de texto donde podremos dar nombre a nuestro

fichero.

⓬ GUARDAR COMO TIPO: Nos permitirá elegir el tipo de archivo que hemos de

guardar




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Como puedes ver el primer paso para crear un objeto de nuestras bases

de datos es la asignación de la ubicación de dicho elemento, así como dar

un nombre al archivo que albergara toda la estructura de nuestra base de

datos.

En este punto vamos a crear una subcarpeta nueva dentro de la carpeta“MIS DOCUMENTOS” a esta carpeta le daremos de nombre “ Curso

Access – nombre del alumno” (en lugar de nombre de alumno cada alumno ha de escribir su nombre). En esta carpeta guardaras todos losejercicios y material de trabajo que uses durante el presente curso.

Para empezar a practicar vamos a hacer un primer ejercicio en el cual crearemos una base de datos en blanco, y guárdala en la carpeta de trabajo con el nombre “ ejemplo1.mdb”.




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Una vez creada la nueva base de datos, Access mostrará una ventanaemergente la cual nos pedirá el modo en el que vamos a diseñar nuestra

base de datos. Los apartados que podemos diferenciar en esta ventana son:

❶ BOTONES DE OPERACIONES:o BOTÓN ABRIR: Abre el objeto que se encuentra seleccionado

en el área de trabajo.

o

BOTÓN DISEÑO: Abre el objeto seleccionado en vista dediseño.

o BOTÓN NUEVO: Nos permite crear un nuevo objeto (unatabla, un formulario, una consulta…)

❷OPERACIONES PARA OBJETO NUEVO: Nos ayudara a crearobjetos de una forma sencilla. Dándonos a elegir entre las opcionesde crear un objeto en vista diseño crear, un objeto con la ayuda delasistente, o crear un objeto introduciendo datos.

❸PANEL DE OBJETOS: Aquí encontramos los distintos objetos quehemos comentado anteriormente y que podremos crear omodificar.

❹ÁREA DE TRABAJO: Es la zona donde se depositan los objetoscreados. Cada categoría de objetos tendrá su propia área detrabajo.




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INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

En nuestro ejercicio vamos a crear una tabla introduciendo datos, paraello pulsaremos sobre la tercera opción que hay en el objeto Tablas.

Al pulsar esta opción se abre una tabla genérica, con campos llamadosCampo1, Campo2, Campo3,...

Escribe tres datos de ejemplo, como se indica en la siguiente imagen y

luego pulsa el botón guardar. Access preguntará cómo quieres llamar aesta tabla. Puedes dejar el nombre Tabla1. También te recordará que nohay una clave principal definida. De momento responde que NO quierescrear una clave principal ya que esto se explicara más adelante. Ahoracierra la tabla. De momento has guardado la base de datos ejemplo01.mdb con esos 3 datos.




20

Guardar en ACCESSComo ves la tabla que acabamos de crear está disponible en el área de

trabajo del objeto tablas. Es muy importante que entendamos el

funcionamiento de Access a la hora de guardar los cambios en una base

de datos. Si abres la Tabla1 (haciendo doble clic con el ratón sobre ella) y

cambias alguno de los datos (por ejemplo escribe dato4 donde ponía

dato2), el cambio se guarda automáticamente. De hecho si cierras la tabla

y cierras el Access, no aparece ninguna pregunta de guardar cambios,porque sólo han cambiado los datos desde la última vez que guardaste.

Abre de nuevo el fichero ejemplo1.mdb y compruébalo haciendo el cambiode “dato2” por “dato4”.

A diferencia de Word o Excel, en los que

cada vez que se hace un cambio en el

documento hay que guardar para que se

conserve el cambio, en Access esto sólo

ocurre así con los cambios en la estructura de la base de

datos, pero los cambios de la información se grabanautomáticamente y no se pueden deshacer los cambios.




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PRÁCTICA: Vamos a repasar lo aprendido mediante un ejercicio paso a paso.

El objetivo del siguiente ejercicio es practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar

una base de datos.

Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. haz clic sobre el botónCancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta.

Vamos a crear una base de datos, para ello sigue los siguientes pasos:

1. Ir al menú Archivo.

2. Elegir la opción Nueva

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva.

4.

Seleccionar base de datos y hacer clic sobre el botón Aceptar.5. Selecciona la carpeta de trabajo y nombra tu fichero con el nombre

“Clase” .

6.

Hacer clic sobre el botón Crear. Observa como tenemos una nueva

base de datos llamada Clase.mdb, pero que de momento está vacía.

Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la

base de datos anterior, por lo tanto vamos a cerrarla.

7. Ir al menú Archivo.

8.

Elegir la opción Cerrar.Vamos a volver a recuperar la base de datos.

9.

Ir al menú Archivo.

10. Elegir la opción Abrir, o hacer clic sobre el botón Abrir .

11. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

12. Buscar la carpeta de trabajo y hacer clic sobre el archivoClases.mdb.

13.

Hacer clic sobre el botón Abrir.

Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la basede datos utilizando un método diferente al que hemos utilizadoantes.

14. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base dedatos.




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MS ACCESS BÁSICO3 – LAS TABLAS

2010




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LAS TABLAS:

CREAR UNA TABLA:

Las tablas son el elemento fundamental de Access para contener y

organizar los datos en forma de filas y columnas, conteniendo los registros

y campos de la base de datos.

Como hemos dicho anteriormente la información en Access se organiza

mediante el uso de tablas. Podemos decir que las tablas son los almacenes

de datos.

En este punto nos aparecen los conceptos:

FILA: Es la disposición horizontal de la información en una tabla.

COLUMNA: Es la disposición vertical de la información en una tabla.

CELDA: Es la intersección de una fila y una columna.

En una tabla hemos de diferenciar distintos elementos básicos:

•

Campo: Cada uno de los elementos de información que queremos

almacenar. Por ejemplo: Nombre, Apellidos, Teléfono, D.N.I.• Dato: Información concreta que se incluye como valor dentro de los

campos. Por ejemplo: para el campo “Nombre” el dato “Marta”.

•

Registro: Conjunto de datos de diferentes campos referentes a un

objeto común. Por ejemplo: Marta, Rodríguez, 963456789,

25.457.682-C

•

Clave principal: Campo que identifica de manera única un registro

en una tabla. Por ejemplo, el campo D.N.I.




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Para crear una tabla en vista diseño, hemos de situarnos en el objeto

"Tablas", y hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño.

Definimos los campos que contendrá la tabla,

rellenando el "Nombre del campo" y su "Tipo de

datos".

A la hora de crear un campo en una tabla, hayque especificar de qué tipo son los datos que

vas a almacenar en ese campo. Por ejemplo, nose puede introducir texto en un campo de tipofecha. Cada campo ha de tener un tipo de datos coherente con el datoreal que se va a almacenar en el mismo.

Los diferentes tipos de datos con los que te puedes encontrar en Access son:

TIPO DE DATOS

TextoTexto, tanto caracteres como dígitos. Para nombres, direcciones,códigos postales, etc. Puede contener hasta 255 caracteres.

MemoTextos largos como comentarios o explicaciones. Puede contenerhasta 64.000 caracteres.

Numérico Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos.

Fecha/Hora Únicamente para introducción de fechas y horas.

MonedaPara valores monetarios. Dispone de una precisión de hasta 15dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 dígitos a laderecha.

Autonumérico

Números sucesivos que Microsoft Access inserta de manera

automática. La numeración comienza en 1.

Sí/NoSí/No. Verdadero/Falso. Activado/Desactivado. Para todos loscampos que contiene este tipo de datos.

Objeto OLETodo tipo de objetos incrustados usando el protocolo OLE. Ungráfico, una imagen, etc. El tamaño máximo es aproximadamentede 1 Gigabyte.

HipervínculoDato que funcionará a modo de hipervínculo, de forma similar aluso que tienen en las páginas web.

Asistente para

búsquedas

Permite crear una lista desplegable con valores predefinidos de

modo que sólo podamos elegir un valor.




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PRÁCTICA: Crearemos una segunda base de datos de nombre

MI_BASE_DE_DATOS.mbd. Esta base de datos que iremos completandodurante las siguientes prácticas será una agenda de teléfonos y correoselectrónicos, un inventario de libros, discos y películas, y una gestión de

préstamos.

Vas a crear una tabla con algunos campos para guardar tu agendatelefónica y direcciones de correos electrónicos.

Para ello crea un archivo nuevo, tal y como has hecho anteriormente,llamado “agenda.mbd” en tu carpeta de trabajo.

Posteriormente crearemos una tabla en vista diseño, introduciendo estoscampos:

• ID_Gente: autonumérico.

• NOMBRE: texto.

• APELLIDOS: texto.

• TELEFONO: número. (fíjate que el nombre del campo no lleva tilde)

E_MAIL: texto.

• FECHA_NACIMIENTO: fecha/hora (fíjate que para no poner unespacio en blanco en el nombre del campo, se pone un guión bajo _ )COMENTARIOS: memo.




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Cuando lo hayas hecho, guarda la Tabla con el nombre MI_AGENDA. Access te avisará que no hay clave principal, pero ahora ya puedes decirle

que sí quieres tener una clave principal. Como hemos dicho anteriormenteuna clave principal es un campo que identifica de manera única unregistro en una tabla. Como el único campo autonumérico es el campo id

Access considera que ese es el mejor campo para ser la clave principal.Fíjate como en el campo ID aparecerá un icono en forma de llavediferenciando nuestra clave principal.

La clave principal de una tabla es un

campo que diferencia los registros y que

luego puede servir para relacionar tablas.




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TRABAJANDO CON TABLAS

Access nos permite trabajar las tablas desde dos formas muy diferentesentre sí:

• Vista Diseño: esta vista sirvepara definir los campos, sunombre, su tipo, su descripción...

• Vista Hoja de datos: esta vistasirve para ver los registros, esdecir los datos que hay en cada

campo. En esta vista se puedenañadir, cambiar o borrar datos.

Para cambiar de un modo a otro, hay que usar el botón señalado en laimagen superior o la opción del menú Ver eligiendo Vista diseño o VistaHoja de datos.

Recuerda: Cuando se hace algún cambio en

Vista diseño hay que guardar la tabla para

conservarlo. Pero cuando se cambian datos en

Vista Hoja de datos, los cambios se guardan

automáticamente.

Hay ciertos cambios que no se pueden llevar a cabo una vez que se han

introducido datos, como por ejemplo cambiar el tipo de campo NOMBRE

de texto a numérico, ya que los datos que hay son de tipo texto que no

tienen cabida en un campo numérico.




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CONCEPTO CLAVE PRINCIPAL

Es necesario emplear un campo cuyo valor diferencie a cada registro deforma clara y única dentro de la tabla. Este es el papel principal del campoclave. Estos campos con clave principal son los que se utilizan pararelacionar tablas diferentes.

Para crear o cambiar una clave principal, visualiza la tabla en modo

Diseño. A continuación, selecciona el campo elegido (1) y ejecuta la opción

Clave principal del menú Edición, o bien haz clic en el botón de la llave

(2).Una vez creada la clave aparecerá al lado del campo elegido una llave

que indica que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Se define una clave principal por cada tabla. La clave principal puedeconstar de varios campos si no hay seguridad de que un campo puede

diferenciar a todos los registros, aunque esto es inusual. Si al finalizar el

diseño de una tabla no has establecido ningún campo como clave

principal, Access te sugiere que lo hagas, ya que tener clave principal

acelera los procesos de búsqueda con tablas grandes.

La clave principal ha de ser un elemento que sepamos que sea único e

irrepetible (ejemplo: DNI, código de un producto…) o un valorautonumérico que nos dará ACCESS.




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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

Los campos que conforman una tabla, además de tener un tipo (texto,numérico, fecha/hora,...) tienen otras características que están en funcióndel tipo. Estas características proporcionan un control adicional sobre laforma de funcionar del campo.

Cuando se trabaja con ese campo en otrosobjetos de Access, como Formularios,Consultas o Informes, se heredan estascaracterísticas.

La imagen muestra las propiedades de la ficha“General” de propiedades para el camposeleccionado: fecha_nacimiento. Estas

propiedades cambiaran según el tipo dedatos, ya que no serán las mismaspropiedades para un dato en formato númeroque para uno en forma texto.

Vamos a comprobar cómo cambiar las propiedades del campo Apellido denuestra agenda para que en lugar de tener 50 caracteres tengamos 100.

Para ello vamos a abrir la AGENDA en vista diseño, seleccionamos elcampo APELLIDOS y en sus propiedades cambiamos 50 del tamaño decampo por 100.

En algunas propiedades, al seleccionarlas, aparece una flecha con un

menú desplegable que nos permitirá elegir entre las opciones disponibles

Compruébalo en el campo FECHA_NACIMIENTO y elige el formato

“fecha larga”.




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Las propiedades más habituales son:

•

TAMAÑO DE CAMPO: Determina el número máximo de caracteres

que se pueden introducir en el campo. Las opciones que

disponemos son: Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal. Los

campos de tipo Autonumérico son de tamaño Entero largo.

•

FORMATO: Esta propiedad se usa para personalizar la forma de

presentar los datos en pantalla. Podemos elegir entre 0 ý 255

dígitos para el formato de texto, mientras que en un formato

numérico podremos optar entre: Numero general, moneda (con

separador de dos decimales y símbolo moneda), Euro (ídem

anterior pero con €), número fijo (sin separador de miles), estándar

(con separador de miles),porcentaje (%), científicos (con exponente

decimal).

•

Para los campos de tipo de datos Fecha/Hora,

los formatos predefinidos son: .

•

Propiedad Máscara de entrada: Se utiliza para asegurar que un datoes almacenado de una forma concreta. Por ejemplo, para almacenarel número de cuenta de un banco, se debe obligar a que losprimeros 4 dígitos sean la clave del banco, etc. Si no sonintroducidos en este orden, Access no permite la inserción.

• Propiedad Título: Cuando se presente el dato como Hoja de datos,

en la cabecera de la columna se muestra lo que se haya introducido

en esta propiedad.

•

Propiedad Valor predeterminado: Si se conoce que un determinadocampo va a tener siempre el mismo valor, se puede establecer estevalor como predeterminado y aparecerá siempre que se vaya arellenar un nuevo registro.

•

Propiedad Valor requerido: La utilizaremos si queremos que uncampo deba rellenarse de forma obligatoria. Esta opción puede serfuente de problemas, así que asegúrate de usarlo sólo cuando seaestrictamente necesario.




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CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE

Anteriormente has creado una tabla introduciendo datos. El asistente detablas te permite crear tablas a partir de plantillas predefinidas que teofrece Access para facilitarte la labor, lo que puede ser muy útil mientraseres un usuario de un nivel medio.

Para crear una tabla de esta forma haz clic enTablas y, a continuación, en Crear una tablautilizando el asistente.

Sigue los pasos del asistente: Por ejemplo,elige una tabla personal de Libros. Luegopasa los campos que quieras a la derechausando los botones que están señalados enla imagen (con estos botones puedes pasaruno a uno los campos, pasarlos todos de

golpe, quitar uno a uno o quitarlos todos degolpe).

Cuando hayas elegido los campos pulsa elbotón Siguiente. Dale un nombre a la tablay deja que el asistente elija la claveprincipal. Vuelve a pulsar el botónSiguiente hasta llegar al final del asistente,cuando tendrás que pulsar Finalizar.

Como ejercicio, crea una base de datos de libros con el uso del asistente decreación de tablas. Con los campos IdLibro, AñoCopyright, NumISBN y

LugarDePublicacioón.

Si quieres modificar la tabla resultante, puedes hacerlo desde la vistaDiseño de la tabla, una vez que hayas terminado de utilizar el Asistente

para la creación de la tabla.




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GUARDAR UNA TABLA

Una vez has diseñado la tabla con sus campos y propiedades, sólo te falta

guardarla antes de poder empezar a introducir datos.

Si cierras la ventana y no has guardado las modificaciones, Access te

preguntará si quieres guardar los cambios.

Si desde el modo diseño, intentas cambiar al modo Hoja de datos, Access

no te lo permitirá si antes no guardas la tabla.

Puedes guardar directamente la tabla desde la opción Guardar del menú

Archivo.




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PRÁCTICA: Vamos a continuar con la base de datos creadaanteriormente. Tal y como se comentaba estamos realizando una base dedatos con una agenda, un inventario de libros, discos, películas y unagestión de préstamos.

En nuestro fichero “ MI_BASE_DE_DATOS.MDB” tenemos de momento

una tabla con el nombre:”Mi_Agenda” con los campos:

• id_gente = autonumérico y clave principal

• nombre = texto (50 caracteres)

• apellidos = texto (100 caracteres)

• telefono = numero (Entero largo)

•

e_mail = texto (50 caracteres)

• fecha_nacimiento = fecha/hora

• comentarios = memo

Añada a dicha tabla los siguientes campos:

• direccion = texto (255 caracteres)

• provincia = texto (50 caracteres)

Crea dos nuevas tablas con los datos que se te muestran a continuación:




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Tabla: MIS_COSAS

Campos:

id_cosa = autonumérico y clave principal

nombre = texto (50 caracteres)tipo = texto (100 caracteres)

descripcion = memo

Tabla: PRESTAMOS

Campos:

id_prestamo = autonum. y clave principal

que_cosa = númeroa_quien = número

fecha_prestamo = fecha/hora

fecha_devolucion = fecha/hora

devuelto = Sí/No

comentarios = memo

Guarda esta base de datos en la carpeta de trabajo porque la necesitarás para las próximas prácticas.




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TRABAJANDO CON LOS DATOSPara practicar este tema necesitaremos el archivo “Libros.mdb” el cual

puedes encontrar en el apartado “MATERIAL DE TRABAJO”.

Para poder introducir registros en la base de datos hay que situarse en elmodo Hoja de datos. Para llegar a esta ventana, haz doble clic sobre elnombre de la tabla en la ventana principal de la base de datos, o bien

selecciona la tabla en cuestión y presiona el botón Abrir:




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Al abrir la tabla en modo Hoja de datos es cuando puedes editar los datosde esa tabla.

Las columnas (en vertical) son los CAMPOS, las filas (en horizontal) son losREGISTROS. La intersección entre ambos son los DATOS.

Encima de estas celdas se encuentran, encabezando las columnas, losnombres de los campos de la tabla. Cada columna es un campo.

Para introducir un registro nuevo, lo mejor es que uses el Selector deRegistros que está en la parte inferior. Los botones de que dispone son: iral primer registro, ir al registro anterior, luego aparece el número de

registro actual que puedes usar para ir directamente al que quieras, luegoel botón para ir al siguiente registro, luego al último registro y finalmenteel botón para entrar un nuevo registro.




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Para moverte por las celdas has de presionar la tecla tabulador , lacual permite avanzar columna a columna por el registro que estas

rellenando en ese instante, también puedes utilizar las teclas demovimiento de cursor , , , , para moverte por las celdas, obien puedes posicionarte directamente en la celda que quieras haciendoclic directamente con el botón izquierdo del ratón encima de la misma.

Para cambiar un dato, sitúate sobre la celda y haz el cambio que desees.Recuerda que debes introducir los datos adecuados para cada tipo decampo.

El mantenimiento de una tabla no se reduce a introducir o a observar losdatos que contiene, es necesario también, realizar operaciones de moverdatos entre tablas o en la misma tabla, borrar registros de la misma, etc.

Para poder realizar cualquiera de estas operaciones primero has deseleccionar los datos, para que Access sepa sobre qué datos ha de actuar.

Se pueden seleccionar todos los datos de un registro, poniendo el ratónsobre la celda izquierda del registro. Y si mantienes pulsada la teclaseleccionas registros contiguos.

De la misma manera se pueden seleccionar todos los datos de varioscampos contiguos, pulsando con el ratón sobre las cabeceras de estoscampos, justo donde figura el nombre del campo.




38

Pero lo más interesante de Access es que permite seleccionar datospulsando justo en cualquier intersección de su celda con una contigua. Alsituarse justo en esa posición el cursor cambia y aparece una cruz gruesa,como se señala en la imagen. Esto permite hacer selecciones másconcretas.

Una vez seleccionados los datos, puedes realizar las acciones de Cortar,

Copiar y Pegar como en el resto de programas de Windows.

También puedes borrar los datos seleccionados, siempre y cuando sean

registros completos o campos completos o un único dato, pero no puedes

borrar los datos de una selección como la de la última imagen.




39

Llega un momento en que una tabla comienza a tener un número de

registros considerable. Para buscar datos en estos casos, Accessproporciona una herramienta de búsqueda a la que puedes acceder através de la opción Buscar del menú Edición, o haciendo clic sobre el

botón .




40

La ventana de buscar tiene 2 pestañas: buscar y reemplazar. Son muy

similares, excepto en que la de reemplazar hay que indicar el dato quesustituirá al que encuentre.

Cuando buscas un dato, debes escribir el valor de referencia en (1). Luegoelegir el campo en el que se va a buscar (2) y especificar si la referencia esuna parte del campo o debe buscar coincidencias exactas (3). Tambiénpuedes especificar si quieres que la búsqueda se realice hacia la partesuperior del documento o hacia abajo tomando como referencia el últimodato seleccionado (4) y si quieres que el buscador distinga entre letrasmayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda (5).

Haz la prueba abriendo la base de datos de ejemplo LIBROS.MDB.¿Cuántos libros encuentras de Stephen King?

¿Y de Vicente Blasco Ibáñez?




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DESHACER

Este método se usa para retroceder en las acciones que se han llevado acabo.

Para utilizar el comando Deshacer se puede proceder de las siguientesformas:

• Haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas para

deshacer el cambio más reciente .

• Haciendo clic en Deshacer Registro guardado en el menú Edición,si ya ha guardado los cambios al registro actual o se ha movido aotro registro.

La opción Deshacer de Access es muy volátil. Si cierras la ventana ocomienzas a editar un registro nuevo, o aplicas un filtro o cambias a otraventana, no podrás usar este método para deshacer cambios. Ademáscomo Access guarda automáticamente el fichero, si no se puede Deshacerya no podrás recuperar el estado anterior.

Si vas a realizar una operación delicada, como Reemplazar un grannúmero de datos, es recomendable que guardes la base de datos con otronombre, antes de hacer la operación para disponer de una copia en casode que el resultado no sea satisfactorio. Para guardar con otro nombre labase de datos, abre el menú Archivo y pulsa Guardar como...




42

OCULTAR COLUMNAS

En ocasiones, resulta conveniente ocultar una columna de datos (uncampo), por su no utilización, para ello se debe proceder de la forma:

Abre una tabla en la vista Hoja de Datos.

Selecciona las columna o columnas que quieres ocultar.

En el menú Formato, haz clic en Ocultar columnas.

Para poder rescatar las columnas que has ocultado, desde el menú

Formato elige la opción Mostrar columnas, y marca las que quieras que semuestren.

REVISAR ORTOGRAFÍA

Aunque Access no sea un procesador de textos, también incorpora laRevisión ortográfica, como en el resto de aplicaciones de Office.

Es muy aconsejable revisar la ortografía, siempre y cuando los datos seanpalabras del diccionario, es decir, que no sean nombres propios otérminos técnicos que posiblemente no se incluyan en el diccionario.

Para comprobar la ortografía de los datos introducidos en la tabla seutiliza la herramienta Ortografía del menú Herramientas. Para realizaresta revisión debes seguir los siguientes pasos:

Abre una tabla en la vista Hoja de Datos.

Selecciona los registros donde quieres revisar la ortografía.

Haz clic en Ortografía en la barra de herramientas o la opción

Ortografía del menú Herramientas. También puedes pulsar la tecla .

Cuando un término no se encuentra en el diccionario se abre la ventanapara corregirlo, ignorarlo o incluirlo en el diccionario similar a las del resto

de aplicaciones de OFFICE.




43

PRACTICA:

Abre la base de datos Mi_base_de_datos.mdb que creaste en la prácticaanterior e introduce al menos 5 registros completos en la tabla

MI_AGENDA. Lógicamente puedes inventarte los datos. De lo que se trataes que introduzcamos datos y vayas adquiriendo destreza en el manejo de

las Tablas. Pero como condición para futuros ejercicios , al menos 1 de losregistros ha de ser de Valencia y otro de Castellón.

Introduce además 5 libros, 5 discos y 5 películas en la tabla MIS_COSAS,especificando el título, el tipo (libro, CD, DVD…) y una pequeñadescripción de cada uno. Los tipos de libros pueden ser libro o e-book, lostipos de discos pueden ser CD, mini CD, doble CD, Vinilo…, Los tipos de

Películas pueden ser DVD, Blu-ray,…




44

LAS RELACIONES

En este apartado aprenderemos a tratar las relaciones entre las tablas,

que es la forma de organizar la información y optimizar las bases de datos.

Una de las principales características de Access es la de ser un gestor de

bases de datos relacionales. Una base de datos de tipo relacional, permite

la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla o

consulta.

Al utilizar las bases de datos relacionales evitamos la duplicidad de datos,

ahorrando memoria y espacio en disco, aumentando la velocidad deejecución y facilitando el trabajo con las tablas de datos.

Por ejemplo; En el ejercicio que estás haciendoMI_BASE_DE_DATOS.MDB, en la tabla MI_AGENDA hay un campo que sellama provincia. Supón que has introducido los datos que se muestran enla imagen:

En este ejemplo hay dos datos iguales: VALENCIA y además hay dos datosque deberían ser iguales pero que aparecen escritos de 2 formasdiferentes: BARCELONA y BCN. Esto puede ser un problema a la hora de

buscar ya que los datos no presentan la coherencia necesaria.




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Para solucionar este problema vamos a crear una nueva tabla quellamaremos PROVINCIAS y la relacionaremos con la tablaMI_AGENDA.

En primer lugar abre la base de datos PROVINCIAS.MDB que tienes entu carpeta: material de trabajo, copia la tabla PROVINCIAS.

Abre tu base de datosMI_BASE_DE_DATOS.MDB y pega la tabla que

has copiado anteriormente.

Una vez incluida la nueva tabla en tu base de datos, tendrías que actualizarel valor del campo provincia que estaba mal (en el ejemplo de la imagen:BCN se cambiaría por BARCELONA). Comprueba que los datos que has

escrito estén bien, para ser coherentes con la tabla provincia los datos de laesa tabla deberían ser escritos en mayúsculas y sin acentos.




46

A partir de ahora, en la tabla MI_AGENDA, el dato de la provincia

provendrá del campo correspondiente de la tabla PROVINCIAS. Ademásesto va a permitir conocer automáticamente la Comunidad autónoma y elcódigo postal de la provincia a la que pertenece cada persona: Para que seaasí, las tablas deben estar relacionadas.




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Para crear esta relación hay que apretar el botón Relaciones o la opción delmenú Herramientas que se indica en la imagen:




48

En la ventana que aparece se establecen las relaciones entre tablas. Para

recurrir al listado de tablas hay que pulsar el botón Mostrar tabla .

Luego elige la tabla MI_AGENDA y pulsa el botón Agregar. Aparecerá la tablaseleccionada con sus campos.

Repite el proceso con la tabla PROVINCIAS

y cierra la ventana Mostrar tabla.

Ahora vamos a crear la relación entre los campos de las tablas. Para ello pulsa sobre el campo nombr_pro de la tabla PROVINCIAS y arrástralohasta el campo provincia de la tabla MI_AGENDA (previamente tendrásque ampliar el espacio de la tabla MI_AGENDA para tener el campo

provincia visible).

Cuando sueltes el botón del ratón,aparecerá la ventana para confirmar larelación:

Pulsa el botón Crear y la relación yaestá establecida.




49

Cuando se crean relaciones entre tablas de una misma base de datos, enrealidad se están creando las normas para definir la estructura de lainformación.

En el ejemplo que has llevado a cabo has creado una relación entre elcampo provincia de la tabla MI_AGENDA con el campo nombr_pro de latabla PROVINCIAS. Esto quiere decir que a partir de ese momento, cuandoasignes una provincia a un registro de la tabla MI_AGENDA, podrásdisponer automáticamente de la información completa de su provincia:nombre de la provincia, nombre de la comunidad autónoma, código postalde la provincia y podrían ser añadidos más campos en la tabla provincia.

Para editar una relación puedes hacer doble clic sobre ella con el ratón

Para eliminar una relación, haz clic sobre ella y luego pulsa la tecla .




50

PRÁCTICA: Ahora vamos a crear 2 nuevas relaciones.

Si analizas la base de datos MI_BASE_DE_DATOS.MDB, dispone

actualmente de 4 tablas:

• MI_AGENDA: una pequeña agenda personal con datos de personas

conocidas, familiares, amigos,...• MIS_COSAS: un inventario de tus libros, tus discos, tus películas,...

• PRESTAMOS: una "lista negra" con las cosas que has prestado, a

quién y cuándo.• PROVINCIAS: una tabla auxiliar con todas las provincias.

Evidentemente, la tabla PRESTAMOS tiene que ver con la tablaMI_AGENDA y con la tabla MIS_COSAS. De hecho, dispone de 2campos preparados para establecer las relaciones pertinentes: a_quien yque_cosa. Vamos a crear estas relaciones:

Pulsa el botón Relaciones y agrega las tablas MIS_COSAS y

PRESTAMOS mediante el botón mostrar tabla .

Después pulsa sobre el campo que_cosa y arrástralo hasta el campoid_cosa de la tabla MIS_COSAS. Pulsa el botón Crear como hiciste enel punto anterior.

Repite la operación con el campo a_quien y relaciónalo con el campoid_gente de la tabla MI_AGENDA.




51

TIPOS DE RELACIONES

•

Relación uno a uno: Es el tipo de relación que hemos creadoanteriormente. Un registro de una tabla “A” puede tener solo un

registro coincidente de la tabla “B” y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de

diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una

población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será

únicamente de una población.

•

Relación uno a varios: Es la más común. En este tipo de

relaciones un registro de la tabla principal “A” puede tener más de

un registro relacionado en la tabla secundaria “B”. Y. un registro de

la tabla secundaria ”B” sólo puede estar relacionado con un único

registro de la tabla principal “A”


diferentes poblaciones y otra con los habitantes. una

población puede tener más de un habitante, pero un

habitante estará empadronado en una única población.

Otro ejemplo: dos tablas, una con los clientes de una tienda y

otra con los pedidos; un cliente puede tener varios pedidos,

pero un pedido no puede ser de varios clientes.

• Relación varios a varios: En este tipo de relación un registro de una

tabla “A” puede estar relacionado con varios registros de la tabla”B” y viceversa. Este registro solo es posible si se crea una tercera

tabla de unión cuya clave principal constara de dos campos, que

serán los campos de clave principal de las tablas “A” y “B”


clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa,

un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un

artículo si podrá ser vendido a más de un cliente.




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Las 2 relaciones que acabas de crear son de tipo Uno a varios.

Respecto a la relación de MI_AGENDA con PRÉSTAMOS que es una

relación de uno a varios, quiere decir que una misma persona ha podido

tener varias cosas en préstamo.

En la relación entre PRÉSTAMOS con MIS_COSAS quiere decir que puedes

prestar una misma cosa varias veces.

Access distingue automáticamente el tipo de relación que puede

establecer entre 2 tablas. La mayoría de relaciones son de tipo "uno a

varios".




53

LA INTEGRIDAD REFERENCIAL

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para

asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son

válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma

accidental.

Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a

Access que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si

previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla

principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de

poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Población que me

indica en qué población vive el habitante, las dos tablas deberían estar

relacionadas por el campo Población, en esta relación de tipo uno a varios

la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria

(una población tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad

Referencial, no nos dejará asignar a un habitante una población que no

exista en la tabla Poblaciones.




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La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

•

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que

cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal,

automáticamente cambiarán los valores de sus registros

relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población

Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones,

automáticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de

Onteniente se cambiarán a Ontinyent.

• Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina

un registro de la tabla principal se borrarán también los registros

relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla

Poblaciones, automáticamente todos los habitantes de

Onteniente se borrarán de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el

nombre de una población ni eliminar una población si ésta tienehabitantes asignados.




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HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS

En una hoja secundaria de datos se pueden ver y modificar datos

relacionados o combinados en una hoja de datos de una tabla, consulta o

formulario, o en un subformulario

Para insertar una hoja secundaria de datos de una tabla en una base de

datos de Access sigue los pasos siguientes:

Abre la tabla MI_AGENDA en la vista Hoja de Datos

En el menú Insertar, haz clic en Hoja secundaria de datos.




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Haz clic en la pestaña Tablas, y elige como Tabla secundariaPROVINCIAS. Los campos que se deben vincular aparecerán en la parteinferior de la ventana, según las relaciones que has establecido en la basede datos en nuestro caso son campos secundarios: nombr_pro. Campos

principales: provincia).

Pulsa el botón Aceptar y ya dispondrás de la Hoja secundaria.

Ahora puedes hacer clic en el símbolo [+] que aparece en cada registro paraacceder al resto de información de la tabla vinculada, en este caso el código

postal de la provincia, el código de la comunidad autónoma y el nombre dela comunidad autónoma.




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PRACTICA: Abre la base de datos MI_BASE_DE_DATOS.MDB .

Introduce los 3 registros que tienes a continuación en la tabla" PRESTAMOS":

que_cosa a_quien fecha_prestamo fecha_devolucion devuelto comentarios

1 1 07/03/2010 10/03/2010 registro de prueba

2 2 15/05/2010 registro de prueba

3 3 03/03/2010 20/03/2010 registro de prueba




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MS ACCESS BÁSICO4 – LAS CONSULTAS

2010




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LAS CONSULTAS

Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de las tablasque hemos creado. También pueden servir para crear nuevasagrupaciones de datos que sean el origen de nuevos formularios oinformes. Existen varios tipos de consultas, que se verán más adelante, lasmás usuales son las Consultas de Selección.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una Consulta de Selección, pulsaremos sobre el tipo de ObjetoConsultas de la ventana de la base de datos, resaltado en la siguienteimagen:




60

Hay 2 opciones para crear la Consulta: usando un asistente o directamenteen Vista Diseño. Los 3 botones de la parte superior: Abrir, Diseño y Nuevo al igual que en las tablas sirven para abrir una Consulta en Vista Hoja dedatos, para abrirla en Vista Diseño o para crear una nueva consulta. Estebotón es el más interesante porque ofrece diferentes opciones a la horade crear una Nueva consulta:

Elige la opción Vista diseño. Una vez elegida tendrásque seleccionar las tablas sobre las que harás tuconsulta:

Elige la tabla MI_AGENDA para hacer una consulta sobre sus datos y pulsael botón Agregar. Se podrían agregar más tablas si se deseara realizar unaconsulta de datos combinados de diversas tablas, pero es mejor empezarpor una única tabla. Después de agregar, cierra la ventana con el botónCerrar.

A continuación, haz doble clic sobre el campo nombre para obtener unaconsulta de todos los nombres de esta tabla. Al hacer el doble clic, elcampo se sitúa en la parte inferior como se muestra en la imagen (1):




61

Para pasar de la vista Diseño a la vista Hoja de datos pulsa el botónseñalado con un (2) en la imagen o el menú Ver > Vista Hoja de datos.

Ésta es una primera consulta de los nombres.

Volviendo a la ventana de Vista diseño, en la que se define la Consulta, vasa incorporar nuevos campos en la consulta, concretamente apellidos yprovincia. Puedes incorporar más campos a la consulta, haciendo dobleclic sobre ellos.




62

La ventana de consulta en Vista diseño, muestra las tablas implicadas en laparte superior y los campos que se usan en la parte inferior. Hay 5 casillaspara especificar estos campos:

1. Campo: se elige de un desplegable de campos de la tabla que figura enla siguiente casilla.

2. Tabla: desplegable para elegir una tabla.

3. Orden: ascendente, descendente o sin ordenar. Puedes establecer unorden en varios campos.

4. Mostrar: si está marcado se mostrará el valor del campo en la consulta.Si no está marcado, el campo no aparece en el resultado de la consulta,pero puedes especificar un orden o varios criterios.

5. Criterios: es la única casilla abierta, en la que puedes escribir diferentescriterios. Lo más habitual es buscar un registro que cumpla una condición,en ese caso, el criterio es = valor. Por ejemplo, si pones en provincia el

criterio ="VALENCIA" saldrán los registros que cumplan esta condición.




63

Para establecer distintos criterios en un mismo campo puedes usar lasdiferentes filas que hay en la parte inferior de la columna de cada campo:

Si especificas un criterio y pasas a Vista Hoja de datos obtendrásúnicamente los registros que cumplan ese criterio:




64

Como has comprobado, puedes hacer una consulta con los campos quequieras ver, en el orden que quieras y además especificar un criterio.Ahora vas a ver cómo se pueden especificar varios criterios.

Para establecer distintos criterios en un mismo campo puedes usar lasdiferentes filas que hay en la parte inferior de la columna de cada campo:

De esta forma, el resultado de la consulta contendrá los registros quecumplan la primera condición, es decir que la provincia sea VALENCIA o aquellos que cumplan la segunda, cuya provincia sea BARCELONA.




65

Ahora añade otro campo a la consulta: fecha_nacimiento.

Sobre este campo, vas a consultar qué personas han nacido después de una

fecha concreta, y además viven en una de las 2 provincias que hasespecificado antes. Para ello, escribe en el criterio del campo

fecha_nacimiento: >01/01/1971 (pon la fecha que quieras, en función delos datos que hayas introducido en la tabla MI_AGENDA).

Automáticamente Access encierra a cualquier fecha entre almohadillas,quedando así el criterio: >#01/01/1971#. Prueba el resultado, pasando a

Vista Hoja de datos.

Si quieres consultar qué personas han nacido entre 2 fechas concretas,

tendrás que escribir un criterio que indique que la fecha_nacimiento sea

mayor (>01/01/1971) que la primera fecha y menor (<01/01/1980) que la

segunda: >#01/01/1971# Y <#01/01/1980#. En el mismo criterio.

En una misma celda de criterio puedes contemplar varias condiciones de

tipo "or" (O) o de tipo "and" (Y).




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OPERADORES DE CONSULTAS

Los operadores de comparación se utilizan para comparar dos valores.Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultadoes un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

En la siguiente tabla puedes apreciar los operadores de comparación quepuedes usar en las Consultas de Access:

Operador de comparación Significado Ejemplo(expresión)

=(signo igual) Igual a A=B

> (signo mayor que) Mayor que A>B

< (signo menor que) Menor que A

>= (signo mayor o igualque)

Igual o mayorque

A>=B

<= (signo menor o igualque)

Igual o menorque

A<=B

<> (signo distinto de) Distinto de A<>B

Para hacer más fáciles las búsquedas de textos en nuestras consultas

tenemos los caracteres comodines. Son símbolos (* y ¿) que se utilizan

como sustitutos de otros caracteres cuando en una expresión se especificaun valor que se desea buscar y sólo se conoce parte del valor o se buscan

valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo

preestablecido. El más usado es el carácter (*).




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La siguiente tabla muestra los diferentes tipos de caracteres comodín y su

uso.:

Carácter Uso Ejemplo

*

Hace coincidir cualquier número decaracteres. Puede ser utilizado como elprimero o el último carácter de la cadena decaracteres.

qu* = quién, queso y quieto

?

Hace coincidir cualquier carácter alfabético

individual.B?l* = bala, bola y billete

[ ]Hace coincidir cualquier carácter individualsituado entre los corchetes.

B[ao]l* = bala y bola pero nobillete

!Hace coincidir cualquier carácter que no seencuentre entre los corchetes.

b[!ao]l* = billete y bulto pero nobala

-

Hace coincidir cualquier carácter de unintervalo de caracteres. Debe especificar elintervalo en orden ascendente (A a Z, no Z aA).

b[a-c]d = bad, bbd y bcd

#Hace coincidir cualquier carácter numérico

individual.

1#3 = 103, 113 y 123

Los caracteres comodín están pensados para ser utilizados con datos de

tipo texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otros tipos de

datos, como los de tipo fecha.

Cuando se utilicen caracteres comodín para buscar un asterisco (*), una

interrogación de cierre (?), un corchete de apertura ([) o un guión (-), se

deben escribir dichos caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscaruna interrogación de cierre, escribe [?] en el cuadro de diálogo Buscar.




68

Campos calculados:

Cuando agregues campos a una Consulta, no sólo han de limitarse a loscampos de la tabla o tablas de la que estás diseñando la Consulta. Puedesemplear expresiones para crear campos calculados que dependan de loscampos de la tabla o tablas fuente de la Consulta.

En el ejemplo de la imagen, se ha creado una consulta con un camponuevo llamado "nombrecompleto" que junta el nombre, un espacio enblanco y los apellidos. Fíjate que los campos aparecen entre corchetes []:

nombrecompleto: [nombre] & " " & [apellidos]




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Se pueden crear campos calculados haciendo operaciones matemáticassobre los campos numéricos o de tipo fecha/hora.

Otro ejemplo puede ser el mostrar en la consulta la edad actual de cadapersona que se encuentra incluida en la tabla MI_AGENDA. Para ello hayque calcular los días que han pasado desde la fecha de nacimiento hasta eldía de hoy y luego dividir entre 365. Esta operación es muy fácil de realizaren Access ya que dispone de una función que devuelve la fecha actual,igual que en EXCEL, esta función es: “ahora()”

Edad actual: (Ahora()-[fecha_nacimiento])/365

El resultado es una consulta con 2 campos calculados: el nombre completoy la edad actual:

Guarda esta consulta con el nombre: Consulta edad .




70

TOTALES

Crea una nueva consulta de los nombres de las Comunidades Autónomasde la tabla PROVINCIAS. Si te das cuenta los registros de ComunidadAutónoma se repiten porque la tabla tiene tantos registros comoProvincias.




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Cuando estás realizando una consulta en Vista Diseño, hay un botón en la

barra de botones que te permite mostrar los TOTALES. Pulsa ese botón (1)y dispondrás de una fila nueva donde elegir los Totales(2):

La primera opción es Agrupar por. Si vuelves a pasar a Vista Hoja deDatos, verás que ya no se repiten las comunidades, porque estánagrupadas.




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También puedes usar los totales para calcular una suma, una media, elvalor máximo, el primero, etc...

Por ejemplo, vas a calcular cuántas provincias tiene cada comunidadautónoma. Para ello añade a tu consulta el campo nombr_pro y en la filaTotales elige cuenta:

Guarda esta consulta con el nombreCONSULTA_PROVINCIAS_POR_COMUNIDAD.




73

CONSULTAS DE PARÁMETROS

Cuando hacemos una consulta repetidas veces, pero cambiando loscriterios en cada ocasión, para no tener que acudir cada vez al diseño de laconsulta y cambiar el criterio, o para no realizar tantas copias de la mismaconsulta como criterios diferentes tengas, puedes utilizar Parámetros ende consulta.

Esto es, conseguir que el parámetro del criterio te lo pida Access antes deejecutar la consulta.

Imaginemos que deseamos conocer el nombre y el apellido de nuestros

amigos cambiando cada vez la provincia. El criterio consiste en mostrar losregistros de una cierta ciudad, para ello se ha de conseguir que Access lepregunte al usuario antes de ejecutar la consulta el dato del criterio. Estose consigue colocando la petición de ese criterio entre corchetes en lacasilla de Criterio de la consulta.




74

Cuando pasas a Vista Hoja de datos y se realiza la consulta, Access tepedirá el parámetro con la pregunta que hayas escrito entre corchetes:

Lo que escribas en esta ventana será sustituido en el diseño de la consulta

por el valor que está entre corchetes. De esta forma con la misma consulta

podrás generar diferentes grupos de registros dependiendo del parámetro

dado. Prueba a buscar cuantos amigos tienes en Valencia y en Castellón.

Guarda la consulta con el nombre Amigos_por_Ciudades.




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PRÁCTICA:

Vas a crear varias consultas sobre MI_BASE_DE_DATOS.MDB:

• La primera debe listar el nombre de las películas que hayas incluido

en la tabla MIS_COSAS. Para ello crea una consulta llamada MIS_PELICULAS que muestre sólo el campo nombre y cuyo criterio

de comparación sea que el campo tipo sea DVD o Blu-ray.

• La segunda se llamara Provincia_por_Codigo. Y será una consulta

sobre la tabla PROVINCIAS que tendrá un parámetro paraintroducir el código de provincia y te mostrará el nombre de la

provincia.

• Una tercera en la cual al introducir la provincia me dé el nombre,

apellidos y teléfonos de todos mis contactos de la agenda de dicha población. Además, deberemos hacer que nombre y apellidosaparezcan como un mismo valor, es decir, usando campos

calculados. Dicha consulta será guardada con el nombre“Telefonos_por_Provincia”




76

MS ACCESS BÁSICO5 – LOS FORMULARIOS

2010




77

LOS FORMULARIOS

Hasta ahora hemos estudiado el funcionamiento de ACCESS, el análisis de

los datos y la creación de tablas y consultas. El siguiente apartado son los

formularios. Los formularios se utilizan para crear páginas de entrada y

salida de datos. Son objetos que nos van a ayudar en la gestión de los

datos almacenados en las tablas, facilitándonos el visualizar, introducir y

modificar los datos de nuestras bases. Podemos decir que la principal

característica de los formularios es proporcionar al usuario una visión con

un formato distinto de los datos a la representada en las tablas.

Podemos destacar sobre los formularios:

•

Presentan la información contenida en las tablas y consultas en un

formato más atractivo para los usuarios. Dándonos la posibilidad de

elegir distintas fuentes, colores, fondos, inserción de imágenes…

•

Pueden ofrecer una apariencia similar a la de un formulario en

formato papel.

• Podemos calcular totales.

• Permite crear gráficos basados en los datos de varias tablas y

consultas.

•

Automatiza las tareas que realizamos habitualmente en nuestras

bases de datos.




78

CREAR UN FORMULARIO

En primer lugar debes pulsar el botón Formularios de la columnaOBJETOS. Al igual que las tablas y las consultas, tienes disponibles lasopciones de: Crear en vista Diseño y Crear utilizando el asistente. Ademástienes los botones de Abrir, Diseño y Nuevo, con igual funcionamientoque en Tablas y Consultas.

El botón más interesante para empezar es el de Nuevo, que abre unaventana con las diferentes posibilidades para Crear un nuevo formulario:




79

La segunda posibilidad, Asistente para formularios, es la opción Crear un

formulario utilizando el asistente. Vamos a probar esta opción.

Elige esta opción y sigue los pasos del Asistente:

Elige la tabla: MI_AGENDA y añade todos los campos de esta tabla, aexcepción de id_gente. Cuando estén todos los campos haz clic en

siguiente.




80

Access nos permitirá elegir la distribución de nuestro formulario encolumnas, tabular, hoja de datos (tipo EXCEL) o justificado. A la preguntade qué distribución desea aplicar al formulario, elige: Justificado.

También nos dará la opción de elegir entre varios formatos predeterminados. A la pregunta de qué estilo desea aplicar al formulario, puedes elegir el que más te guste.

Por último, el título que le vas a dar a este Formulario puede ser FORMULARIO_MI_AGENDA. Ya puedes pulsar el botón Finalizar. Elresultado debe ser similar al mostrado en la siguiente imagen:




81

Como en las Tablas y las Consultas, los Formularios son objetos de Accessque puedes manejar con el portapapeles (copiar, cortar, pegar) omodificar.

Para ello, el formulario ha de estar cerrado. Selecciona el objeto quedesees en este caso “FORMULARIO_MI_AGENDA” (asegurándote de queestá cerrado, ya que si está abierto no se puede modificar) y abre el menúEdición:

En este menú puedes Copiar este objeto, concretamente el formulario,para luego Pegar en otra Base de Datos.

También puedes eliminar el Formulario, desde este menú o pulsando la

tecla . Al borrar un formulario o una consulta no se borran los datos delas tablas.




82

Por último, puedes cambiar el nombre de un objeto de Access (tabla,consulta, formulario, informe, etc...) sin que afecte a las relaciones entreellos. El cambio de nombre afecta a todas las referencias que se hagan de

ese objeto. Como en muchos de los programas para Windows, la teclate permite cambiar el nombre del objeto.

También puedes crear accesos directos a objetos que utilices muchasveces. Por ejemplo, si tienes que realizar muchas veces una consultapuedes crearte un acceso directo en el escritorio. Los accesos directostienen extensión “.MAQ”.

Compruébalo creando un acceso directo a la “consulta amigos porciudades”

Recuerda que todas estas opciones también están

disponibles con el menú contextual que se

obtiene con el botón derecho del ratón.




83

vistas de un formularioHay 3 formas de trabajar con un formulario:

• Vista diseño

•

Vista Formulario

• Vista Hoja de datos

Para cambiar entre estas 3 vistas, usa el primer botón de la barra deherramientas o el menú Ver:




84

Vista hoja de datos: Es similar a la Vista Hoja de datos de tablas yconsultas. Se ven todos los registros y el registro actual en el que tienes elcursor está señalado con una flecha a la izquierda. El último registro estáen blanco porque es el espacio para introducir uno nuevo. En la parteinferior, la barra de movimiento entre registros, te ofrece los siguientesbotones: ir al primer registro, al anterior, escribir directamente el númerode registro al que quieres ir, al siguiente, al último y a uno nuevo.

Vista Formulario: es la más utilizada porque usa el diseño que hayascreado para trabajar con los datos. Sólo muestra los datos de un sólo

registro, y puedes consultar la información de tu informe o añadir nuevosregistros.

Como hemos dicho solo vemos la información de un único registro, paraavanzar o retroceder de registro tienes los botones remarcados en rojo enla imagen superior. El icono con el * nos servirá para introducir nuevosregistros, los cuales se almacenaran en nuestra base de datos.




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PRÁCTICA: Prueba a introducir 2 nuevos registros en el“FORMULARIO_MI_AGENDA”. Una vez introducidos abre la Tabla

MI_AGENDA y comprueba como efectivamente dichos registros han sidoalmacenados.

Vista Diseño: es la que permite hacer cambios en el diseño del Formulario.




86

ELEMENTOS DE UN FORMULARIO

Vamos a crear un formulario nuevo. Si creas un nuevo formulario en Vistadiseño partirás de un formulario en blanco en el que ir colocando camposy controles:

Para disponer de todos los elementos de diseño de un formulario tienesque abrir el menú Ver y marcar Encabezado o pie de formulario yEncabezado o pie de página.




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Encabezado o pie de página: todo el contenido que quieras incluir en esteespacio aparecerá en la parte superior e inferior de cada página impresa;no aparecerá en la vista Formulario.

Encabezado o pie de formulario: todo el contenido que quieras incluir eneste espacio aparecerá en la parte superior e inferior de un formulario enla vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso.

También puede resultar interesante activar o desactivar:

•

Regla: se dispone de una regla horizontal y otra vertical para podersituar con precisión los objetos en el diseño del formulario.

• Cuadrícula: son las líneas horizontales y verticales que hay dentrodel diseño del formulario. Sólo se muestran en Vista diseño y sirvenpara alinear correctamente los objetos dentro de la ventana delformulario.




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Otra opción interesante de la cuadrícula es que puedes forzar que los

objetos se adapten a ella o no. Para especificar esta propiedad, despliegael menú Formato y marca o desmarca Ajustar a cuadrícula.

Si despliegas el menú Ver y eliges Propiedades podrás cambiar el tamañode los cuadros de la cuadrícula, en los campos que pone: Línea x y Línea y.

• Cuadro de herramientas: este cuadro suele ir flotante, aunque lopuedes ubicar junto al resto de las herramientas de la barrasuperior. Contiene las herramientas para incluir objetos en elformulario.

Dentro del cuadro de herramientas se encuentran LOS CONTROLES.

Los controles son los objetos que aparecen en la barra deherramientas de un formulario que muestran datos, realizanacciones o se utilizan como elementos decorativos. Toda lainformación de un formulario está contenida en los controles.Por ejemplo, se puede utilizar un cuadro de texto (que es uncontrol típico) en un formulario, para mostrar datos. Otroejemplo puede ser un botón de comando (otro control típico)

en un formulario para abrir otro formulario o informe.




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En Access se incluyen los siguientes tipos

de controles, a los cuales se puede teneracceso a través del cuadro deherramientas en la vista Diseño delformulario:

Para crear un control en el formulario, tienes que hacer clic en el botóncorrespondiente del cuadro de herramientas y cuando en el puntero delratón aparece el icono del control seleccionado, debes pulsar el botón delratón en el lugar que desees que aparezca el control en la cuadrícula dediseño, y sin soltarlo, arrastrar hasta conseguir el tamaño adecuado.

Para deshacerte o “soltar” el icono que acompaña al puntero del ratón,

debes hacer clic en el mismo botón de la caja de herramientas, que ahoraaparece presionado.

Si el botón Asistentes para controlesestá pulsado, cada vez que agregues un control entrará en funcionamiento(siempre que este instalado) el asistente correspondiente al botónelegido. Para activarlo o desactivarlo pulsa sobre él.




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Añadir campos a un formulario:

A partir de un formulario se pueden añadir nuevos campos, pulsando elbotón Lista de campos:

Vamos a volver al formularioanteriorFORMULARIO_MI_AGENDA.

Cambia a la vista DISEÑO. Pulsael botón lista de campos:

Una vez se muestre la lista decampos, se pueden arrastrar alespacio del diseño del formulario.

Si se trata de un nuevo formulario, puedes asociarlo a una tabla oconsulta, desplegando el menú Ver y eligiendo Propiedades. En la pestañaDatos hay un valor que es el Origen del registro:

De este origen saldrán los campos que puedas incluir en el formulario a

partir de la Lista de campos.




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PRÁCTICA:

A partir de la consulta MIS_PELICULAS vas a crear un Formulariousando el asistente. El formulario se llamará

FORMULARIO_MIS_PELICULAS.

Puedes hacer modificaciones sobre el diseño del formulario, añadiendoalgún objeto o cambiando el formato de los campos.

En el pie del formulario inserta una etiqueta en la cual contenga el texto:“Formulario creado por: (tu nombre)”.




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PRACTICA:

Crea un nuevo formulario esta vez en vista diseño a partir de tu tabla

“MIS_COSAS”. Guárdalo con el nombre FORMULARIO_MIS_COSAS.Este formulario debe mostrar todos los campos de tus cosas.

Recuerda que deberás cambiar desde el menú ver propiedades Origen de registro MIS_COSAS y agregaremos todos los campos.

Prueba a cambiar el formato de todos los campos y datos. Recuerda que puedes seleccionar un campo o el área para el dato y con mayúsculas pulsado seleccionar los demás para cambiar el formato de todos los

campos a la vez.

Con el formato cambiado. también puedes probar a agregar la imagen“teclado_access.jpg” de tu carpeta “MATERIAL DE TRABAJO” como

imagen de fondo (1º Menú Insertar imagen / 2º Menú Formato enviar al fondo).

Cuando tengas tu formulario crea un acceso directo (botón derecho) almismo en el escritorio. Prueba el acceso directo e introduce 3 nuevosregistros.




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MS ACCESS BÁSICO6 – LOS INFORMES

2010




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LOS INFORMES

Los informes son una herramienta de Access para elaborar información,

sobre los datos que deseemos, preparada para ser impresa. A partir de

una base de datos existente podremos extraer información y una de las

mejores formas es creando informes sobre todo cuando queramos

obtenerla en formato papel.

Los Informes son similares a las Formularios, pero

están pensados para ser impresos, mientras que

los formularios están ideados para trabajar en

pantalla.

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE

En primer lugar debes pulsar el botón Informes de la columna OBJETOS. Al

igual que en las tablas, las consultas y los formularios tienes disponibles

las opciones de:

• Crear en vista Diseño

•

Crear utilizando el asistente.




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Además tienes los botones de Vista previa, Diseño y Nuevo. Que

funcionan igual que el resto de los objetos comentados anteriormente.

El botón más interesante para empezar es el de Nuevo, botón que yaconoces de los anteriores objetos, que abre una ventana con lasdiferentes posibilidades para Crear un nuevo informe:




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La segunda posibilidad, Asistente para informes, es igual que pulsar la

opción Crear un informe utilizando el asistente. Elige esta opción y sigue

los pasos del Asistente para realizar la siguiente práctica:

En la pregunta “¿Qué campos desea incluir en el informe?” Elige la tabla: MIS_COSAS y añade todos los campos de esta tabla, a excepción deid_cosa. Clic en siguiente.




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A la pregunta de si deseas agregar algún nivel de agrupamiento, puedeselegir agrupar por tipo. Clic en siguiente.

El siguiente paso del asistente es para establecer el orden en queaparecerán los datos en el informe. Puedes ordenar por varios campos enorden creciente (ascendente) o decreciente (descendente). En este ejemplolo más interesante es ordenar por nombre (dentro de la agrupación por

tipo , que se ha determinado en el paso anterior) y en orden A a Z. Paracambiar el orden hay que pulsar sobre el botón a la derecha del campoque determina el orden.




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Ahora tendrás que elegir entre diferentes distribuciones (columnas, tabularo justificado) y la orientación de la página que puede ser en vertical uhorizontal (apaisada) en función del número y del tamaño de los campos.Para nuestro ejemplo vamos a elegir JUSTIFICADO.

A continuación hay que elegir el diseño predefinido que tendrá el informe.Este diseño podrá ser modificado igual que modificaste los formularios.

Ten en cuenta que estas preparando un informe para imprimir en papel, no para verlo en pantalla por lo que se aconseja que sea un diseño limpio y poco recargado.




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Por último has de elegir el nombre que le vas a dar a este Informe en esteejemplo puede ser INFORME_MIS_COSAS.

Ya puedes pulsar el botón Finalizar. El resultado debe ser similar almostrado en la siguiente imagen:




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Otras formas de crear los informes son:

•

Vista diseño: Es la forma idónea para que personalices totalmente

tu informe. Funciona de la misma forma que la vista diseño de los

formularios. Tienes que ir cogiendo los campos de la Lista de

campos y colocándolos en el informe.

•

Asistente para informe: Crea un informe basado en una tabla o

consulta de manera sencilla, siguiendo las indicaciones de un

asistente, según has hecho en la página anterior.

• Autoinforme columnas: Crea un informe de forma rápida, los

campos se ven a modo de columnas.

• Autoinforme tabular: Crea un informe de forma rápida, los campos

se ven a modo de filas.

•

Asistente para gráficos: Genera un informa gráfico de los datos

especificados en una tabla o consulta.

• Asistente para etiquetas: Con ayuda de un asistente, crea un

informe de etiquetas. Es la herramienta básica para generar

etiquetas en Access.




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VISTAS DE UN INFORME

Los informes se pueden visualizar en 3 modos:

•

Vista Diseño: Este modo se asemeja mucho al modo Diseño de laventana de formulario. Se utiliza para modificar los controles, laspropiedades y las secciones del Informe.

•

Vista preliminar: Sirve para hacer una comprobación de cómo va aquedar el informe sobre papel antes de enviarlo a imprimir, de estaforma se retoca antes de imprimir para ahorrar papel.

•

Vista previa del diseño: Sirve para comprobar las fuentes, sutamaño y el diseño general de un informe usando sólo lainformación de las tablas necesarias para mostrar el aspecto finaldel informe. Es muy similar a la Vista preliminar.




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Para pasar de un modo a otro se utiliza el botón Vista señalado con uncírculo en la parte superior de la imagen anterior.

En los modos Vista previa del diseño y Vista Preliminar, utiliza los botonesde selección de páginas recuadrados en el extremo inferior izquierdo de laventana, para pasar a la siguiente página, la anterior, la última o la primera.Para pasar a un número de página concreto, éste se escribe en el cuadroexistente entre las flechas de anterior y siguiente.




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CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO

Vamos a crear un nuevo Informe en Vista diseño desde cero, para ver todoslos pasos que antes se ha encargado el asistente de dar por nosotros. Hazclic en crear un informe en vista diseño.

A partir del informe vacío, vas a diseñar un listado de prueba a modo deagenda telefónica y de e-mails.

Fíjate que como en los Formularios, hay 3 secciones que son: Encabezadode página, Detalle y Pie de página.




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En primer lugar debes especificar cuál es el origen de los datos de esteinforme. Para este ejemplo el origen es la tabla MI_AGENDA. Sinecesitaras campos de varias tablas, tendrías que hacer una consulta previaque recopilara todos los campos.

Para especificar el origen de datos, primero debes seleccionar el informecompleto: puedes hacerlo en el desplegable de elementos del informe (1):

A continuación pulsa el botón Propiedades (2) o en el menú Ver >Propiedades o haciendo clic en la intersección de las reglas horizontal yvertical (2).




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En la ventana de Propiedades del informe, pulsa en la pestaña Datos y eligecomo Origen de datos la tabla MI_AGENDA.

Para empezar a incorporar controles a tu informe asegúrate de tener a mano

la Lista de campos y el Cuadro de herramientas. Si nos los tienes pulsalos botones correspondientes para abrirlos:




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En la cabecera incorpora una etiqueta pulsando el botón correspondientedel cuadro de herramientas . En la etiqueta puede poner Listado de

prueba. Cambia la fuente, el tamaño, el color. Cambia también el color defondo de la cabecera.

Ahora ajusta la altura del encabezado, situando el ratón sobre la línea deseparación del encabezado y el detalle y arrastrando sin soltar.

Ya puedes pasar al detalle. Incluye los campos: nombre, apellidos, teléfono

y e-mail, arrastrando desde la lista de campos hasta la posición adecuada.Al arrastrar un campo, se le asocia una etiqueta. Pulsa sobre ella ysuprímela, dejando únicamente el valor de los campos. Ajusta también laaltura de la sección Detalle.




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Haz alguna pequeña modificación en el formato de tu informe (sin olvidar

que se supone que estas preparándolo para imprimir).

Ya puedes guardar tu informe con el nombreINFORME_TELEFONOS_MAILS y pasar a ver el resultado en VistaPreliminar que debe ser similar al que tienes a continuación.




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AGRUPANDO DATOS:

Una de las opciones más interesantes de los Informes es la facilidad queofrecen para ordenar y agrupar los datos según ciertos campos dereferencia.

Para ver un ejemplo sencillo abre el Informe INFORME_TELEFONOSMAILS creado en la práctica anterior y pulsa el botón Ordenar yAgrupar que se encuentra señalado en la siguiente imagen:




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Elige como campo para agrupar el de provincia, en orden ascendente y en

las propiedades del grupo indica que sí quieres encabezado del grupo, taly como se indica en la imagen.

Cada una de las propiedades viene con una descripción a su derecha queaparece al pulsar sobre la propiedad. Al cerrar esta ventana verás quedispones de un encabezado de provincia debajo del encabezado depágina.




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Ahora añade el campo provincia a este encabezado, eliminando su etiqueta

y cambiando el tamaño de su fuente para que sea mayor que los textos de lasección detalle. Pon una línea debajo, con el control correspondiente delcuadro de herramientas, y cambia sus propiedades de grosor para que tenga3 puntos (Con la línea seleccionada Botón derecho Menú ContextualPropiedades Ancho de los bordes 3 pt). Finalmente ajusta la altura deesta nueva sección de encabezado de provincia.




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Al pasar a Vista preliminar debe quedar algo similar a esto:

Guarda este nuevo informe (Archivo guardar como) con el nombreINFORME_TELEFONOS_MAILS_POR_PROVINCIAS.Presta atención de NO guardar los cambios encima de la consulta anterior.




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IMPRIMIR INFORMES

Los informes se crean fundamentalmente para ser impresos, por lo que hallegado la hora de imprimir un ejemplo para reflexionar acerca del mejormétodo para hacerlo.

El primer paso debe ser consultar laVista preliminar y comprobar que lainformación que se muestra es la quequieres, y que se adapta bien a la hoja,teniendo los campos bien colocados.

A continuación, lo mejor es usar laopción del menú Archivo > Imprimir.

De esta manera puedes controlar la impresora por la que se va a imprimir(en el caso en que trabajes en red con varias impresoras), configurando lascaracterísticas de la impresora en el botón Propiedades. También puedesdelimitar el intervalo de impresión y especificar cuántas copias quieres.




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PRÁCTICA:

Vamos a crear un informe en el cual podamos ver de nuestros préstamos

los registros que no nos han devuelto. Este Informe lo haremos a partir deuna consulta:

Crea una Nueva Consulta en Vista Diseño. (OJO. Consulta, NO Informe).

Añade los campos nombre y apellidos de la tabla MI_AGENDA.

Añade el campo nombre de la tabla MIS_COSAS.

Añade los campos fecha_prestamo y devuelto de la tabla PRESTAMOS.

La condición es que valor del campo devuelto sea = No.

Pero el campo devuelto no se debe mostrar en la consulta.

Guarda la consulta con el nombre:CONSULTA_COSAS_POR_DEVOLVER.




A partir de la consulta POR_DEVOLVER, como última práctica, vas a

crear un Informe sin usar el asistente. El informe se llamará:

INFORME_COSAS_POR_DEVOLVER .

manual completo de access 2010

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