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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch1InformationsberufeInformation & Knowledge Management
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Projektmanagement & Controlling
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch2InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Szenario: 2 Projekte, 2 PM, 2 Sponsoren
Projektmanager A: erhält vom Projektsponsor “GF” Auftrag “FH zu automatisiern”
Projektmanagerin B: erhält vom Projektsponsor “Studiengangsleiter” Auftrag “Studentenadmin. i.w.S. EDV-technisch zu unterstützen”
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch3InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Nach 1 Monat ...
PM A: Mit 3 Realisierern Prototypen zur Automatisierung der Studentenausbildung erstellt; Realisierer präsentieren
PM B: Über Kontakte Informationen über Standardsoftware-Lösung zur Studentenadministration inkl. Anmeldungen zu VOs, Prüfungen, etc. beschafft und läßt präsentieren
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch4InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Nach 3 Monaten ...
PM A: Realisierer signalisieren: “Alles Roger”; sind schon weit, einige technische Probleme…
PM B: Nach zeitintensiven Workshops mit Studenten, Sekretariat und FH-Leitung sind wir mit der Anpassung in Verzug. Die Anwender wollen immer mehr!
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch5InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Nach 5 Monaten ...
PM A: Anwendung fertig! Details der Oberfläche später realisiert. Änderung wäre jetzt zu zeitintensiv.
PM B: Die Abnahme um 1 weiteren Monat verzögern, da die Akzeptanztests länger dauern als erwartet.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch6InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Nach 6 Monaten ...
Projekt A: Anwender beschweren sich (“Nicht bedienbar!”, “Nicht für meine Aufgaben tauglich!”)
Projekt B: Anwender machen Druck, denn die Anwendung ist immer noch nicht verfügbar.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch7InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Nach 7 Monaten ...
Projektsponsor A: Zieht Anwendung zur Überarbeitung zurück; Projektleiter: “Wir haben nur das getan, was sie wollten!”
Projekt B: Anwendung schrittweise eingeführt, Anwender aus den Workshops unterstützen Kollegen
--> so unterschiedlich können Projekte verlaufen, obwohl sie eine annähernd gleiche Startposition haben
Mittels PM soll dies verbessert werden
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch8InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Begriffe
Projekt hat im Projektauftrag einen Projektumfang, Ergebnisse, Aufgaben, eine Durchlaufzeit und ein Budget definiert
Projektmanagement umfaßt die Vorgehensweise von der Projektinitiierung, über die Steuerung/ Kontrolle bis zum Abschluß des Projekts
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch9InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ziel des Projektmanagements Projekt vom Start bis zum Ende zu planen und zu steuern, hohen Produktivität
und Qualität unter einer möglichst geringen Unsicherheit Steigerung der Produktivität des Projektteams
Erhöhung der Qualität durch Standardisierung des Vorgehens und des Controllings
Reduktion der Kosten durch rasche Erkennung von Abweichungen und frühzeitige Fehlerbehebung
Bessere Einhaltung von Terminen durch gutes Management und Controlling
Reduzierung des Risikos durch Identifikation und Überwindung von Projektrisiken
Steigerung der Konsistenz durch einheitliches Management und Controlling von Projekten
Projekt ist keine isolierte Einheit, sondern ist in einen Rahmen von Genehmigungs- und Steuerungstrukturen eingebettet, an die der Projektleiter berichten muß
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch10InformationsberufeInformation & Knowledge Management
ORGANISATION,STRUKTURIERUNG
und PLANUNGdes Projektes
KONTROLLE und STEUERUNG
Vorgabevon
ZIELEN
Aufgaben des Projektmanagements
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch11InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Rolle des Projektleiters
Verantwortlichkeiten
Projekt strukturieren inkl. Projektabgrenzung und Aufwandschätzung
Projekt planen inkl. detaillierte Pläne erstellen
Projekt steuern durch Management von Plänen, Berichten, Änderungen
Projekt abschließen inkl. Review und Bewertung des Projektes und des Teams
PM-Ergebnisse
Projektauftrag
Projekt-Pläne
Projektstatus-berichte, Änderungsanträge, Offene Punkte
Projektabschlußbericht
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch12InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Anforderungsprofil Projektleiter
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch13InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Rollen des Projektleiters
Politiker
„Seelsorger“
Fachmann
Puffer,„Prellbock“
Lehrer
Diagnostiker
Teamentwickler
Manager
Diplomat
Moderator
Stratege
Konfliktmanager
Berater
Rollen des Projektleiters
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch14InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Diese Woche im Überblick
Mo Di Mi Do Fr
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
1:00
2:00
3:00
4:00
5:00
PM's TO-DO-LISTE
1. Ergebnisse verfolgen
2. Arbeitsplan anpassen
3. Personalzuordnungen festlegen
4. Status berichten
5. Arbeitsergebnisse reviewen
6. Änderungswünche managen
7. Teammeetings vorbereiten
8. Leistungen kommunizieren
9. Offene Punkte managen
Was macht ein PM?
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch15InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Geschäftsproblem- oderchance
Basis-Projekt-auftrag
Projekt-auftrag und
-plan
Parallele Prozesse
VGM
Geschäfts-ziele
Strukur-ieren
Planen
Go?
Bericht-en
Proj.-Status
Projektauf-trag und -plan
Steuern
Offene Punkte - Verzeichnis
Bewert-en
Änderungs-anträge-Verz.
Zieleerreicht?
Ab-schließen
Proj.Ende
ProjektBewertg.
Status-bericht
Go?
PM-Prozesse
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch16InformationsberufeInformation & Knowledge Management
1. Tag 2. Tag 3. Tag 4. Tag
LV-Leiter, PM-Unterlagen, TN-Know-how, 1h
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (1h)
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)
T: Änderungenbewerten, 0,5h
T: Projektstrukturieren &planen, 2h
T: Projektstrukturieren &planen, 1,5h
T: Projekt be-werten, -statusberichten, 1h
P: Projekt-änderungenper 01.2001,0,5h
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 1h
G: Fragen fürProjauftragDetail vorb.,0,5h
G: Managementoffener Punkte,1h
G: Änderungenbewerten, 1h
G: Projekt-abgrenzung, 1h
P: 3. Kunden-WS „ProjauftragDetail “, 1h
P: Managementoffener Punkte,1h
P: 2. Lenkungs-ausschuss, 1h
P: 2. Kunden-WS, Fragen,0,5h
G: Projekt-auftrag, 1h
G: Projekt-Statusberichtvorb., 1h
T: Projektabschließen,30‘
G: Präs. vorb.,0,5h
P: 4. Kunden-WS: Fragen,0,5h
P: 1. Lenkungs-ausschuss, 1h
G+P: Aus LVPM Gelerntes?,0,5h
Legende:T…TheorieG…GruppenarbeitP…Präsentieren
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)
Programm nachWahl!
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch17InformationsberufeInformation & Knowledge Management
•Projektziele•Ergebnisse•Tools•Annahmen•Risiken•Strategien•Gegenmaßnahm.•Grob-Arbeitsplan•Grob-Schätzung
Änder-ungs-
anträge-Verz.
OffenePunkte-Verz.
Basis-Projekt-auftrag
Structure the Project
Geschäfts-ziele
VGM
Geschäftsprobleme oder -chancen
Risiken
Strategien
Projekt-ziele definier.
Projekt strukturieren
Projekt-ziele
VGM aus-wählen
Ergeb-nisse
Arbeitplanen
Arbeits-plan
Schätzen
GrobeAufwand-schätzg.
Tools
Risikenbewerten
Gegen-maßnahm.
Annahm.definieren Annahm.
Projekt strukturien
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch18InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektstrukturierung
Projektzielsetzungen
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch19InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ausgangssituation
Ziele
Technologie
Ergebnisse
Budget
Zeitplan
Projektorg.
Fachlich, inhaltl.
Zur Grob-Struktu-rierungeinesProjektes
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch20InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ausgangssituation
Ziele
Technologie
Ergebnisse
Budget
Zeitplan
Projektorg.
Fachlich, inhaltl.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch21InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Optimale
Urlaubsreise
100%
Ort
15%
Entfernung zumFlughafen3%
Shopping5%
„High Life“7%
Quartier
15%
Lage zumZentrum8%
Lage zumStrand5%
Kategorie(Sterne)2%
Verpflegung
20%
Frühstücks-buffet6%
Halbpension4%
Tavernen / Pubsin Standortnähe10%
Aktivitäten
30%
Sehens-würdigkeiten8%
Veranstaltungen10%
Ausflüge12%
Sport
20%
Wassersport-arten10%
Tennis7%
Reiten3%
Zielhierarchie
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch22InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektstrukturierung
Projektstruktur und -plan
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch23InformationsberufeInformation & Knowledge Management
$ $$
January
organisatorisch fachlich, logisch
ergebnis-bezogen
finanziell
zeitlich
Dimensionen des Projektumfanges (Scope)
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch24InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ausl. ZB direkt
Schengen-partner
Inl.SID,PDsinkl.BHs,GP...
Grenzkontroll-stellen
Abt.II/7,8,10,EDOK,EBT
BMfAA inkl.Vertretungsbeh.
Konsultation n. Art. 25
Trefferfall-statistik
Zusatzinfo-Anf. zu Treffer
Detailinfo z. Person
Schengen-Vertragswerk
Stellungnahme,Erkenntn üb.Person
Konsultationen n. Art. 17
Konsultationen n. Art. 17
Trefferfallstatistik
SV erteilt
SV-Erteilungswunsch
Treffermitteilung
SV erteilt
SV: O.K. bzw. Ablehnung
SV-Anfrage
Trefferfallstatistik
Zusatzinfo zu Treffer
Trefferfallstatistik
ÜberprüfungBezugsperson
Schengen-Zentrale
, ...
Rückn.Ersuchen Art.96
WFM-Impl.Visa-Erteilung
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch25InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Geschäftsprozesse (GPs)
SV-Erteilung f . a usl. ZB bea rb .Art. 17 SD ÜÖ st. wird konsultiertink l. Variante 5c
Ö st. SV-Erteilg . bea rb .Art. 17 SD ÜÖ st. konsultiert
K ons. n. Art.25 durchf.
Art. 96-R ückn. prüfen(Bestandte il von Art. 25)
VR G d.Schengen-P . erteiltInk l. Spezia lfa ll:VR G aus hum .G ründen erte ilt
VR G d.Ö st. erte ilt(SV-Erte ilg . d . G R EKO weiterltn)Ink l. Spezia lfa ll:VR G aus hum .G ründen erte ilt
F ristenüberwachung,-verlängerung df.
Fehlende FO urg ieren
S tatistiken erste llen,weiterle iten
Sonst.Aufga ben durchführen
V is ion - G Ps
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch26InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Sammel-visum
Visum, -antrag
Visa-kategorie
Person
Adresse
Akt
GFall
Dokument
Archiv
GProzeß Task
Bearbeiter
Inl./Ausl.Behörde
Konsulta-tions-Bedarf
SIS- Aus-schreibung
umfaßt
Bestandteil von
fürvon stellt
gestellt von
Ehegatte/in in
zu
Elternteil inreferenziert
ist inzu
deckt aufin
hatvon
in
enthält
hatzu
besteht aus
zu
besteht aus
zu
in
enthält
umfaßt
Teil von
bearbeitetbearbeitet
durch
durchgeführt durch
bearbeitet
führt zukonsultiert aufgrund
Auftraggeber für
hatvon
übermittelt
übermittelt von/an
von
Grob-Datenmodell - Vision-IDB
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch27InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Forstinger-Zentraleinkl. Lager
Kunde viaInternet
Bestellung via Internet
SpeditionTatschl Auftrag
Steuerberatungsdaten
Hauptlieferant
Ware
Bestellung
Lieferant Ware
Bestellung
Steuerberatungund Lohnver-
rechnung (Hammerschmidt)
Speditionsleistung
Steuerberatungsleistung
Bank(auch: Bankomaten)
Kontoauszüge
Bankdaten
Zeiterfassung(Hartl)
Anforderung H
W
LieferungHW
Salomon(Lagersystem)
Lösungen HW ( Automaten; Roboter)
Anforderung en an HW
CA-IT
Zahlungen, Anforderungen, Geschäftsstrategie
IT-Outsourcing-Leistungen; IT-Strategie
Filiale
Lieferung Internet-Bestellung
Franchise-partner
Fachl., logisch (Projektkontext) Bsp.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch28InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Forstinger - Mega-Prozesse
"Produktions-" Prozesse
Einkauf/ Beschaffung
Primär- Transport ins Lager
Lagerung
Sekundär- Transport in Filiale
Vertrieb
"Unterstützungs-" Prozesse
Techn. Anlagen
Finanzen
Personal
Organisation
Information
Fachl., logisch - Prozesse - Bsp.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch29InformationsberufeInformation & Knowledge Management
$ $$
January
organisatorisch fachlich, logisch
ergebnis-bezogen
finanziell
zeitlich
Dimensionen des Projektumfanges (Scope)
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch30InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektphaseauswählen
AusgewählteProjektphasen
Projektziele Projektprofile
Grobprojekt-plan
Grob-Projekt-plan
Aktivitäten
Projekt-auftrag
Projektergebnissewählen/anpassen
Wird im Projektgetan
Soll lt.VGM
Ziele -> Ergebnisse -> Arbeit
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch31InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ergebnishierarchie, WBSWBS einer PhaseProjektergebnisse
Ergebnis
Subphase
Aktivität
TASK
Arbeits-ergebnis
Teilergebnis einesArbeitsergebnisses
Anforderungs-analyse
Prozeßmodell
Datenmodell
ERD zu einemProzeß
Attribute zu ERD
Anforderungs-analyse
Prozesse beschreiben
Daten erheben ...
ERD zu Prozeß erstellen
Attribute identif.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch32InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ergebnis-Abgrenzung Bsp. WFM-Pj.
Phase
Detailplanung
Interne Vermarktung
Herstellung der Betriebsbereitschaft
GP-Design, DB-Design
Schnittstellen-Realisierung
WFM-/DMS-Design, Prototyping
Formulardesign
Ergebnis
Detailplan
Vermarktungskonzept
Basis-Konfiguration Vision-Geräte
Geschäftsprozesse, Visions-IDB
Realisierte Schnittstellen Vision
Prototyp Vision-Büroautomation
Vision-Formulare
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch33InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ergebnis-Abgrenzung Bsp. WFM-Pj.
Phase
Umsetzung eines Kernprozesses
Prototyping sämtlicher Prozesse
Umsetzung, Installation
Realisierung der Statistiken
Protokollierungs-Funktionen
Vorbereitung Pilotbetrieb
Ergebnis
Realisierter Kernprozeß
Prototyp sämtlicher Prozesse
Umsetzung sämtlicher Prozesse
Visions-Statistiken
Visions-Protokollierungssystem
Aufbereitete Testdaten
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch34InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Ergebnisbezogene Abgrenzung Bsp.
Phase
Schulungen
Pilotbetrieb, Integrations- und Systemtest
Aufbau der Betreuungs- und Wartungsinfrastruktur bzw. Ausfallskonzepts
Funktions-, Leistungs- und Zuverlässigkeitstest
Überleitung in den Echtbetrieb
Planung weiterer Schritte
Projektabschluß
Ergebnis
Geschulte Vision-Mitarbeiter
Pilot, Geteste Büroautomation
Betreuungs- und Wartungs-infrastruktur, Ausfallkonzept
Akzeptanz der Büroautomation
Echtbetrieb Vision-Automation
Plan für nachfolgende Phasen
Abnahme des Projektes
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch35InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektphasen
PROJEKTPHASEN
PROJEKT-IDEE VORSTUDIE PROJEKT-
PLANUNGPROJEKT-
DURCHFÜHRUNGPROJEKT-
FORTSCHRITT
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch36InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektphasen – detailliert
Projekt Projektende
II III IV!
Projekt-antrag
Projekt-auftrag
VorstudieIdee
Analyse
Defi-nition
Realisierungs-planung
eine Phase
Meilensteinund Bericht
Projektplanung Projektdurchführung
Projektbeginn
Projekt-evaluierung
I
Machbarkeits-studie
ProjektvariantenProjektentscheid
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch37InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projektidee undVorstudie Gründe für Projektideen:
– technische Innovation
– Sichern der Wettbewerbsfähigkeit
– betriebl. Umorganisation…
Vorstudie:
– Projektantrag
– Machbarkeitsstudie und Variantenbildung
– Projektauftrag
G enehm igungdes Projektantrages
M achbarkeitsstudieVariantenbildung
G enehm igungdes Projektauftrages
!Projektidee
Projektstart
Projektantrag
Projektauftrag
TechnischeInnovation
Betrieb licheU m organisation
W irtschaftlicheG ründe
G esellschafts-politische G ründe
Schwachste llenim bisherigenVerfahren
R ationalis ierung
VO
RS
TU
DIE
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch38InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Objektstrukturplan (Baumform)EDV-S ystem
H ardw are
A usgabegeräte
E ingabegeräte
Zentraleinheit
1.1.2
1.1.1
1.1.3
1.1
S o ftw are
Betriebssystem
H ilfsp ro gram m e
A nw endungsp rg.1.2.2
1.2.1
1.2.3
1.2
Dienstleistungen
W artung
Installatio n
S chulung
1.3.2
1.3.1
1.3.3
1.3
1.1.1.1 P ro zesso r1.1.1.2 H aup tspeicher1.1.1.3 S ystem bus
1.1.2.1 Tastatur1.1.2.2 M aus1.1.2.3 S prache
1.1.3.1 M o nito r
1.1.2.4 V ideo
1.1.3.2 D rucker
1.2.2.1 Textverarbeitung1.2.2.2 Tabellenkalku latio n1.2.2.3 P räsentatio nsgrafik
1.2.3.1 V irenscanner
1.2.1.1 Kernel
1.2.3.2 D efragm entierung
1.2.1.2 B IO S1.3.1.1 O perating
1.3.3.1 H ardw are
1.3.1.2 A nw endungen
1.3.3.2 S W -U pdate
1.3.1.3 A npassung
1.3.2.1 H ardw are1.3.2.2 S o ftw are
.......
.......
.......
.......
.......
.......
.......
..............
1
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch39InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Objektstrukturplan (Liste)1 EDV-System
1.1 Hardware1.1.1 Zentraleinheit
1.1.1.1 Prozessor1.1.1.2 Hauptspeicher1.1.1.3 Systembus............
1.1.2 Eingabegeräte1.1.2.1 Tastatur1.1.2.2 Maus1.1.2.3 Sprache1.1.2.4 Video............
1.1.3 Ausgabegeräte1.1.3.1 Monitor1.1.3.2 Drucker............
1.2 Software1.2.1 Betriebssystem
1.2.1.1 Kernel1.2.1.2 BIOS............
1.2.2 Anwendungsprogramme1.2.2.1 Textverarbeitung1.2.2.2 Tabellenkalkulation1.2.2.3 Präsentationsgrafik............usw.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch40InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projekt „Weihnachtsbazar“
Weihnachtsbazardurchführen
Projektplanen
Aufgaben und Ablauf planen
Eigene Prod.planen
Finanzierungplanen
Herstellen d.Bazar-Prod.
Produkteentwerfen
Behinderteeinschulen
Produktefertigen
Beschaffenund lagern
Rohmaterialbeschaffen
Produktezukaufen
Produktelagern
Werben
Plakateanbringen
Presseartikelverfassen
Radio /TVeinbinden
Verkaufen
Sortimentbestimmen
Preisefestlegen
Standplatzorganisieren
Verrichtungsorientierter Projektstrukturplan
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch41InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projekt „Weihnachtsbazar“
Weihnachtsbazar
Verkaufsstand
Standplatz undBewilligung
Stand
Ausstattung
Dekoration
Bazar-artikel
zugekaufteund Spenden
eigen-gefertigte
Werbung
Zeitungsartikel
Plakate undFlugblätter
Video"Bazar"
Finanzierung
Grundkapital
Spenden
Erlöse
Objektorientierter Projektstrukturplan
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch42InformationsberufeInformation & Knowledge Management
1. Tag 2. Tag 3. Tag 4. Tag
LV-Leiter, PM-Unterlagen, TN-Know-how, 1h
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (1h)
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)
T: Änderungenbewerten, 0,5h
T: Projektstrukturieren &planen, 2h
T: Projektstrukturieren &planen, 1,5h
T: Projekt be-werten, -statusberichten, 1h
P: Projekt-änderungenper 01.2001,0,5h
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 1h
G: Fragen fürProjauftragDetail vorb.,0,5h
G: Managementoffener Punkte,1h
G: Änderungenbewerten, 1h
G: Projekt-abgrenzung, 1h
P: 3. Kunden-WS „ProjauftragDetail “, 1h
P: Managementoffener Punkte,1h
P: 2. Lenkungs-ausschuss, 1h
P: 2. Kunden-WS, Fragen,0,5h
G: Projekt-auftrag, 1h
G: Projekt-Statusberichtvorb., 1h
T: Projektabschließen,30‘
G: Präs. vorb.,0,5h
P: 4. Kunden-WS: Fragen,0,5h
P: 1. Lenkungs-ausschuss, 1h
G+P: Aus LVPM Gelerntes?,0,5h
Legende:T…TheorieG…GruppenarbeitP…Präsentieren
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)
Programm nachWahl!
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch43InformationsberufeInformation & Knowledge Management
$ $$
January
Organisa-torisch
fachlich, logisch
ergebnis-bezogen
finanziell
zeitlich
Dimensionen des Projektumfanges (Scope)
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch44InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Qualitätssiche- rungsgruppe (Rat-
geberaufgabe)
Koordinations- ausschuß
Reviewgruppe für Arbeits- ergebnisse
Problemlösungs- team
Projektteam
Lenkungs-ausschuß
Projektorganisation
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch45InformationsberufeInformation & Knowledge Management
PROJECT MANAGEMENT& CONTROL STRUCTURE
Sam TreevingExecutive Sponsor
Brian LuthsProject Sponsor
Project ManagerCarrie Baffmell
PM186
IndustrySpecialist
Joint SessionFacilitator
PROJECT TEAM
PROJECT SUPPORT
KnowledgeBase
Coordinator
BusinessAnalysts
ProcessQualityAdvisor
TechnologySupport
KeyUsers
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch46InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Reviewgruppe für Arbeitsergebnisse
Projektteam
Lenkungsausschuß
• BMI-Mitarbeiter• DI B. Bugelnig (E&Y)• Dr. J. Matulka (E&Y)
• Fr. Ing. Wildenauer (Projektleiter seitens BMI)• Dr. M. Koch (Projektleiter seitens E&Y)• Mag. Lux (Abt. III/16)• Ing. Ludwig (Abt. III/16)• DI R. Truschnegg (Consultant)• Mag. Th. Tischler (Change Mgmt.)• Hr. H. Zahradnik (WFM-/DMS-, Imaging-Experte)• N.N. (X.400-Spezialist)
• ORat Mag.Dr.jur. Kessler (Ltr. Gruppe EDV)
• Mag.Dr.jur. Schwab (Ltr. EDV-Z)• Min.Rat Dr. Widermann (Abt. III/16)
• Fr. Ing. Wildenauer (PjLtr.)• Mag. E. Bugelnig (E&Y)• N.N. Unisys
Bsp. WFM-Einführung
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch47InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Gremium Person
Projektausschuß Hr. Seidl,Hr. Vositzky (Betriebsrat),Hr. Mascher (IVR) (Projektsponsor)
Reviewteam Hr. Tener (BWA),Hr. Haipl (DVA),Hr. Jöstl,B. Bugelnig (Ernst &Young)
QS-Team Hr. Mascher (IVR),Hr. A. Alani (Ernst & Young)
Projektteam Hr. Mascher (IVR) (Projektsponsor)Hr. Wladasch undHr. Koch (Projektkoordinatoren)Fr. Hein (BWA)Hr. Müller (DVA)Hr. Tichy (DVA)Hr. Brenner (DVA)2 MA (Marketing, Öffentlichkeits-arbeit)E. Bugelnig (Ernst & Young)
Bsp. Integration von ergonomischen Fragestellungen in den Software-Entwicklungsprozeß
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch48InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Bsp. Intranet + DMS - Einführung Projektsponsor: GF von SIG combibloc; Der Projektsponsor hat die Aufgabe, die
Projektstatusberichte kritisch zu hinterfragen, das Projektteam bei Problemen und Entscheidungen zu unterstützen, die teamintern nicht geklärt werden können, sowie die Projektergebnisse formell abzunehmen.
Projektbetreuer/Coach: Seitens SIG combibloc ist dies Hr. Mag. Helmut Unterweger. Seitens der FH Informationsberufe wird dies Hr. Dr. Manfred Koch (Studiengangsleiter) sein. Herr Unterweger wird firmenintern von den Mitgliedern der Steuergruppe unterstützt.
Projektmanagerin: Fr. Karin Karlics von der FH Informationsberufe
Projektteam: Fr. Karlics (4. Sem.), Fr. Szopa, Fr. Leitner, Fr. Putz (alle 2. Sem.)
Steuergruppe der SIG Combibloc (SG): Gratzl Anna, Hasler Peter, Kettner Norbert, Neumayr Franz, Poellhuber Alois, Zauner Klaus. Alle Teammitglieder haben konkrete Vorstellungen für Anforderungen an ein System zum Management von Informationen (Datenbank, Verantwortung für Niederlassung, Lager, Controlling, QS oder PC-Netz).
Erweiterte Projektgruppe der SIG Combibloc (EPG): Inama Martin, Mayer Hanspeter, Herzog Markus, Holzinger Juergen, Koslowski Michaela, Ornig Wolfgang, Scheiber Ernst als Experten in der Analysephase und bei Diskussion konkreter Konzeptvorschläge.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch49InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Stelle
Pro
jekt
leitu
ng
Wer
bung
Ver
kauf
Bes
chaf
fung
, La
ger
Sta
ndpl
atz
Erz
eugu
ng
Gesamtplanung, Finanzen x x xProduktionsplanung Eigenfertigung x xZukäufe, Spenden x x xMedienarbeit x xStandausstattung & Deko x x xBehördenkontakte x xTransport x x x
Au
fgab
enFunktionen-matrix
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch50InformationsberufeInformation & Knowledge Management
IMV - Matrix
Teilprojekt „Werbung, Sponsoring“
Ro
lan
d
Mar
ian
ne
Sus
anne
Fra
nz 1
Ger
da
Mon
ika
Jutt
a
Verwaltung von Spenden I M VPressearbeit M V MRadio / TV M V M MFlugblätter / Plakate I V M M
Teilprojekt „Erzeugung“
Ro
lan
d
Ko
nra
d
Sab
ine
Silv
ia
Zita
Entwurf der Bazar-Produkte I M VEinschulung in St.Bernhard I V M MFertigung der Bazar-Produkte I V M M MEinkauf Materialien I M
I: wird informiert, M: Mitarbeit, V: Verantwortliche/r
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch51InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Eigenschaften...
...teamorientierter ManagerKompetenz bei Mitarbeitern anerkennen.Gewisses Maß an Freiheit und Verantwortung für bestimmte Aufgabenan Mitarbeiter übertragen.Vertrauensvorschuß gewähren.Teams sich selbst bilden lassen oderMitspracherecht bei der Zusammensetzung einräumen.Administrative und organisatorische Hürden für das Team aus dem Weg räumen.Teams zeitweise völlig autonom arbeiten lassen.Teams zeitweise in Isolation »verbannen« (Hotel, abgelegenes Büro, Ferienhaus).
...teamfähiger MitarbeiterPositive Einstellung zur Teamarbeit.Kritik- und Konflikttoleranz.Gegenseitige Anerkennung und Respektierung der fachlichen Qualifikationund persönlichen Integrität.Partnerschaftliches Verhalten.Fähigkeit, wiedersprüchliche und voneinander abweichende Informationen zuverarbeiten.Bereitschaft, sich voll im Team zu engagieren.Mit sich selbst zufrieden sein.
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Teamorientierte/teamfähige Manager
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch52InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Einflussfaktoren für die Arbeit im Projektteam
+ _
Neid und Konkurrenzverhalteninnerhalb der Projektgruppe
In Frage Stellen des Projektleiters
Projektmitglieder vertreteninsgeheim andere Interessen
einzelne Projektmitgliederin der Projektgruppe habenkeinen klaren Auftrag bzw.
keine klare Aufgabenstellung
Identifikation derGruppenmitglieder
mit den Projektzielen
Fähigkeit zur Zusammenarbeit
Fachwissen der Projektmitglieder
Fähigkeit zur Kommunikationmit dem Auftraggeber
PROJEKTTEAM
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ZusammenhangProjektdauer – Mitarbeiteranzahl
•Faustregel: Teamgröße = Wurzel aus Aufwand-in-Mannmonaten•6 Teammitglieder benötigen 1 Full-Time- Projektleiter
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$ $$
January
organisatorisch fachlich, logisch
ergebnis-bezogen
finanziell
zeitlich
Dimensionen des Projektumfanges (Scope)
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ID Task Name Duration1 Abt. III/16 - Büroautomation 150d
2 Realisierung (Phase 3) 150d
3 Detail-Planung der Abt. III/16-Büroautomation - Einführung3d
4 Interne Vermarktung 135d
5 GP-Design, DB-Design 15d
6 Schnittstellen-Realisierung + Test 40d
7 WFM-/DMS-Design & Realisierung 57d
8 WFM-/DMS-Design, Prototyping 10d
9 Formulardesign 15d
10 Realisierung eines Kernprozesses 15d
11 Prototyping sämtlicher Prozesse 15d
12 Realisierung sämtlicher Prozesse 37d
13 Design/Realisierung der Protokollierungs-Funktionen 52d
14 Design/Realisierung der Statistiken-Funktionen 14d
15 Tests + Abnahme 102d
24 Aufbau der Betreuungs- und Wartungsinfrastruktur bzw. Ausfallskonzepts20d
25 Schulungen 100d
33 Planung der weiteren Ausbaustufen 2d
34 Projekt abschließen 1d
35 Schengener Präsidentschaft 0d
18.11 20.11
21.11 12.06
21.11 11.12
28.11 06.02
05.12 18.12
17.12 21.01
19.12 23.01
19.12 23.01
17.01 10.03
12.12 10.03
11.03 28.03
22.04 19.05
17.06 18.06
18.06 18.06
01.07
21.10 04.11 18.11 02.12 16.12 30.12 13.01 27.01 10.02 24.02 10.03 24.03 07.04 21.04 05.05 19.05 02.06 16.06 30.06 14.07 28.07
r November December January February March April May June July
Bsp. Zeitbezogene Abgrenzung
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch56InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Bsp. Zeitbezogene AbgrenzungNr. Vorgangsname Dauer
1 Projekt Kick-Off Meeting 0 Tage
2 1. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
3 2. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
4 3. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
5 4. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
6 5. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
7 6. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage
8 Projektauftrag und -plan erstellen 53 Tage
11 Anforderungsanalyse 88 Tage
16 Entwurf der Datenbank (Prototyp) 89 Tage
21 Prototyp testen und Auswertung von Testergebnissen22 Tage
22 Realisierung der Benutzerschnittstelle 43 Tage
27 Einschulung in die Datenbank 15 Tage
32 Abnahme der Datenbank 11 Tage
35 Ablauf zur Aktualisierung der Datenbank 85 Tage
38 Konzept zur Erstellung einer geeigneten Trainer / Berater Kommunikation105 Tage
41 Vorschläge zur Einrichtung eines Informationenssystems10 Tage
42 Abnahme der Projektergebnisse 0 Tage
43 Projekt abschließen 0 Tage
19.09.
11.10.
30.10.
22.11.
11.12.
11.01.
17.01.
21.08. 18.09. 16.10. 13.11. 11.12. 08.01. 05.02. 05.03. 02.04. 30.04.Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai
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24.12.Übergabe des Reinerlöses im Behinderten-heim
6
1.12.Eröffnung des Verkaufes am 1. Advent-sonntag
5
25.11.Fertigstellung Warensortiment (eigen + Zukäufe)
4
28.10.Beginn der Produktion 3
14.10.Fertigstellung der Muster und Bauanleitungen
2
23.9.Abschluss der Projektplanung 1
Ist-Termin
Soll-Termin
EreignisMeilen-stein
Meilensteinliste (Projekt Weihnachtsbazar)
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Fragen zur zeitlichen Abgrenzung:
Mit welchem Ereignis startet das Projekt?
Mit welchem Ereignis wird das Projekt beendet?
Konkrete Termine werden erst im Rahmen der Projektplanung zugeordnet.
Mehr als 6 Wochen im Detail auf Tagesbasis zu planen hat keinen Sinn --> Rollierende Planung!
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch59InformationsberufeInformation & Knowledge Management
$ $$
January
organisatorisch fachlich, logisch
ergebnis-bezogen
finanziell
zeitlich
Dimensionen des Projektumfanges (Scope)
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch60InformationsberufeInformation & Knowledge Management
WBS MTProjektplanung & -vorbereitung 2Projektmanagement lfd. 12Unternehmensstrategie-Bewertung 14IST-Organisationsanalyse 3Bewertung bestehender Systeme, Bewertung der kritischen Erfolgsfaktoren der Prozesse 33Durchführung von Kosten- und Nutzenanalysen 12Entwicklung der unternehmensweiten Informationsarchitektur 30Entwicklung eines Kosten/Nutzen-Szenarios 9Migrationsplan 4Definition der Soll-IT-Abläufe 10Konsolidierung der Verbesserungsmaßnahmen 10Kurzfristige Verbesserungsmaßnahmen 5Projektreview und Abnahme 4Gesamt 70 - 148
Finanziell... (Budget) - Bsp.
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch61InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Finanziell... (Budget) - Bsp.Projektphase Aufwand in
StundenProjektauftrag erstellen 20
Anforderungsanalyse 120
Entwurf der Datenbank (Prototyp) 120
Auswertung von
Testergebnissen
40
Realisierung der Datenbank 200
Einschulung in die Datenbank 10
Abnahme der Datenbank 5
Ablauf zur Aktualisierung der Datenbank 100
Konzept zur Erstellung einer geeignetenTrainer /Berater Kommunikation
100
Vorschläge zur Einrichtung einesInformationsservices
80
Abnahme der
Projektergebnisse
5
Gesamt 800
Projektressource Projekteinsatz in
MTStammpersonalHr. Dr. Koch 2,5Hr. Ing. Rigerl 4,5Studenten 2. JGFr. Bierbaumer 25Fr. Dörr 25Fr. Zollner 25Hr. Michlits 25Gesamt-Personal FH 107
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Finanziell... (Budget) - Bsp.Position in Std. in ATSStudiengangsleiter 20 20.000Personalkosten intern 20.000
Betreuer 30 30.000Student 800 80.000Sonst. Externe Ressource Testteam (Hernstein) 100 0Personalkosten in- und extern 130.000
Materialkosten (Kopien, CD-ROM) 1.000Sonst. direkt zuordenbare Kosten 0Materialkosten 1.000
Projektumsatz Netto 131.000
Büro-Gemeinkosten (GK) 15% 19.650Infrastruktur (zB Labor) - GK 0% 0Sonstige GK 0% 0Gemeinkosten (GK) von Netto 19.650
F&E-Beitrag 10% 13.100Projektmanagement-Beitrag 10% 13.100Projektbeiträge von Netto 26.200
Projektumsatz brutto 176.850
abzügl. Anteil Betreuer für Studentenbetreuung (ca. 2/3) 33.333
Kalkuliertes Projektbudget 143.517
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch63InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Projekt-Risiken - Bsp.
Teilprojektleiter nur zeitweise für das Projekt verfügbar
Mehr als die Hälfte der Teammitglieder sind nicht zur Gänze im Team
Team arbeitet an verschiedenen Lokationen
Teammitglieder arbeiten zum 1. mal im Team
ARIS Toolset ist Datenmodellierer nicht bekannt
Abhängigkeiten von und zu anderen (Teil-) Projekten ist groß
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch64InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Risiko
Möglichkeit, daß eine Aktivität einen körperlichen oder materiellen Verlust oder Schaden zur Folge hat
Von Risiko spricht man nur dann, wenn die Folgen ungewiß sind
Ein potentielles Problem
– Ein Problem ist ein Risiko, das eingetreten ist
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch65InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Risiko-Management (1/2)Risiko-Techniken
Risiko-Faktoren bestimmenRisiko-Wirkung bestimmenReduktion zusammengesetzterRisiken
LeistungsmodelleKostenmodelleAnalyse derQualitätsanforderungen
ChecklistenVergleich mit ErfahrungenZerlegung
Risiko-Priortäten-bildung
Risiko-Analyse
Risiko-Bewertung
Risiko-Identifikation
Risiko-Überwach-ung
Risiko-Überwindung
Risiko-Beherrschung
Risiko-management-Planung
Verfolgung der Top 10-RisikenVerfolgung der MeilensteineRisiko-NeueinschätzungKorrigierende Aktionen
PrototypenSimulationenLeistungstestsAnalysenMitarbeiter
Kaufen von InformationenRisiko-Vermeidung o. VerringerungRisikoelement-PlanungRisikoplan-Integration
1
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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch66InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Risiko-Management (2/2)
Risiko-Techniken
Risiko-Faktoren bestimmenRisiko-Wirkung bestimmenReduktion zusammengesetzterRisiken
LeistungsmodelleKostenmodelleAnalyse derQualitätsanforderungen
ChecklistenVergleich mit ErfahrungenZerlegung
Risiko-Priortäten-bildung
Risiko-Analyse
Risiko-Bewertung
Risiko-Identifikation
Risiko-Überwach-ung
Risiko-Überwindung
Risiko-Beherrschung
Risiko-management-Planung
Verfolgung der Top 10-RisikenVerfolgung der MeilensteineRisiko-NeueinschätzungKorrigierende Aktionen
PrototypenSimulationenLeistungstestsAnalysenMitarbeiter
Kaufen von InformationenRisiko-Vermeidung o. VerringerungRisikoelement-PlanungRisikoplan-Integration
1
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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch67InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Änder-ungsver-zeichnisOffene
Punkte-Verz.
Projekt-auftag
Plan the Project
Projekt planen
Projekt-auftrag
Schätzen
Detail-Arbeits-plan
Ressorcenzuordnen
Termine planen
Gegen-maßnamen
Arbeits-plan detail-
lieren
Risikenbewerten
Arbeits-plan
Detail-Schätzung
RisikenRisiken-Mgmt.-
Strategien
Projekt-plan
Project
Projektplan
Projektplanen
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ArbeitspaketProjekt: GFB-KFZ Arbeitspaket-Nr: MKARB04
Betroffenes Ergebnis: QS aus ergonomischer Sicht Erstelldatum: 4.1.96
Beginn: 4.1.96 Ende: 30.3.1996 lt.Projektplan vom:?
Ergebnisverantwortlicher (extern): Manfred Koch
Ergebnisverantwortlicher (intern): Michael Tichy
Aufgabenbeschreibung:QS-Checkliste für GUI-Designer, Realisierer: 2,5 MTDifferenziert nach diversen QS-Bereichen werden ergonomische Forderungen gemäß dem Firmenstyleguide der Allianz-Gruppe inÖsterreich in einer Checkliste zusammengefaßt. Die Checkliste wird als MS-Word-Dokument mit ca. 3 Seiten Umfang erstellt. Einespätere Lösung via Lotus Notes wird im Rahmen des Arbeitspaketes angedacht.Aktualisierung des Fimenstyleguides: 14-19,5Die fundierte Grundlage für Fragen der Ergonomie in Form eines Online-Styleguides zur Unterstützung des Ergonomie-Supportssowie als Nachschlagewerk für GUI-Designer, Realisierer, u.a. ist inhaltlich und technisch zu aktualisieren.Inhaltliche Aktualisierungen: Neuerungen aufgrund des Aktenkonzepts inkl. Übernahme von Beispielen aus GFB-KFZ (Priorität 1): 4-6,5 MT Einarbeitung der aktuellen ISO9241-Teile sowie des überarbeiteten Windows-Styleguides (Priorität 3): 6 MTTechnische Aktualisierung: Umstieg auf ein einheitliches Hilfe-Trägersystem MS-Viewer 2.0 (Priorität 2): 3-5 MT Zusammenführung des Firmenstyleguides mit der APES-Online-Hilfe (Priorität 4): 1-2 MT
Arbeitspaket [Teil 1]
LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch69InformationsberufeInformation & Knowledge Management
Arbeitspaket [Teil 2]Meilensteine Datum Abnahme (am, durch)QS-Checkliste für GUI-Designer, Realisierer 12.1.1996 QS-Verantwortlicher, Ergonomie-
VerantwortlicherAktualisierung des Fimenstyleguides 30.3.1996 Neuerungen aufgrund des Aktenkonzepts 5.2.1996 Ergonomie-Verantwortlicher Einarbeitung der aktuellen ISO9241-Teile
sowie des überarbeiteten Windows-Styleguides
30.3.1996 Ergonomie-Verantwortlicher
Umstieg auf ein einheitliches Hilfe-Trägersystem MS-Viewer 2.0
19.2.1996 Ergonomie-Verantwortlicher
Zusammenführung des Firmenstyleguidesmit der APES-Online-Hilfe
30.3.1996 Ergonomie-Verantwortlicher
Mitarbeiter Aufwand inMT
Tätigkeit/Rolle
Bugelnig Bernd 3 Aktualisierung der PowerBuilder-Schnittstelle zurGenerierung des Firmenstyleguides
Hell 2 Review der Ergebnisse + Unterstützung für Hr. Koch
Koch 5 Fachlicher Input; Erstellung der Checkliste; Aktualisierungdes Firmenstyleguides aus fachlicher Sicht
Tichy 6 Aktualisierung der PowerBuilder-Schnittstelle zurGenerierung des Firmenstyleguides; Fachlicher Input;Erstellung der Checkliste; Aktualisierung desFirmenstyleguides aus fachlicher Sicht insb. Aktenkonzeptund Windowsstyleguide
Warl 6 Fachlicher Input; Review der Checkliste; Aktualisierung desFirmenstyleguides aus fachlicher Sicht insb. ISO9241-Teile
Aufwand (extern) für das Arbeitspaket (in MT): 10