Livre électroniqueDiffuser les priorités et les points de vue de la communauté

de 193 000 membres d'AIIM

Maîtriser la surcharge

d'information avec

une approche radicalement nouvelle de la gestion de contenu d'entreprise

(ECM)

En partenariat avec

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Association bénévole dont la vocation est d'encourager, développer et soutenir les communautés d'utilisateurs et de fournisseurs d’ECM et de réseaux sociaux d'entreprise, AIIM est heureuse de proposer gratuitement le résultat de ces recherches. Ainsi, toute la communauté peut profiter pleinement de l'enseignement, du leadership éclairé et des orientations que nous proposons. Notre objectif est de présenter la « sagesse du plus grand nombre » en nous appuyant sur notre communauté de 175 000 membres.

Nous sommes heureux d'étendre la gratuité des informations de ce rapport à des entreprises utilisatrices et à des consultants indépendants, mais pas aux fournisseurs de systèmes, produits et services d’ECM autres que M-Files et ses partenaires. Toute utilisation de ces informations doit inclure la mention – © AIIM 2017 www.aiim.org / © M-Files 2017 www.m-files.com

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À PROPOS DE CE LIVRE ÉLECTRONIQUE

À propos de ce livre électronique

À propos d'AIIM

Thomas LaMonte est un market Intelligence Analyst chez AIIM, qualifié et reconnu dans les domaines des ECM, de la gestion des risques de l'entreprise et de la gestion des processus d'affaires. Il s'intéresse tout particulièrement à la résolution des problèmes opérationnels que rencontrent les entreprises modernes. Thomas est mondialement reconnu comme un chef de file du secteur, et ses opinions et positions représentent une ressource précieuse pour les entreprises de toutes tailles, pour les communautés de consommateurs comme pour les fournisseurs.  

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Thomas LaMonteMarket Intelligence Analyst, AIIM

À propos de l'auteur

AIIM est un fervent défenseur des professionnels de l'information depuis près de 70 ans. La mission de cette association est de s'assurer que les professionnels de l'information comprennent les défis actuels et futurs de la gestion des informations dans une ère d'informations sociales, mobiles, Cloud et de mégadonnées. Elle développe un riche héritage de recherche et de services dédiés à ses membres. Actuellement, AIIM est une organisation mondiale à but non lucratif qui propose des recherches indépendantes, de la formation et des programmes de certification aux professionnels de l'information. Elle représente la principale communauté de gestion des informations. Elle réunit professionnels, prestataires de technologies, intégrateurs et consultants. AIIM propose une série de programmes de formation, que vous pouvez consulter à l'adresse suivante : www.aiim.org/Training.

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La gestion de contenu d'entreprise a considérablement évolué. Au-delà de la conformité et de la gouvernance des informations, les organisations doivent exploiter encore plus leurs données qu'auparavant. Outre les besoins de plus en plus contraignants de trouver rapidement les bonnes informations au bon moment, les professionnels doivent exploiter davantage le potentiel des informations afin d’acquérir de réels avantages commerciaux.

L’environnement économique compétitif actuel est basé sur une consommation intensive d’informations. Pour réussir, les organisations doivent tirer profit de leurs données afin d’acquérir des connaissances leur permettant de prendre des décisions commerciales éclairées, d’améliorer l’efficacité des opérations et des processus et de faciliter la collaboration, notamment en interagissant avec des personnes et des groupes extérieurs à l’entreprise.

La manière dont une organisation gère ses données est aussi importante que celle dont elle gère les aspects matériels, financiers et humains. Il s'agit en fait d'un facteur déterminant qui permet de créer des avantages compétitifs. Alors que nous entrons dans la nouvelle génération de la gestion de contenu d'entreprise, des approches radicalement modernes se profilent, et mettent plus particulièrement l'accent sur l'intégration, la personnalisation et l'ergonomie. La manière dont une organisation connecte et intègre ses informations et ses systèmes, tout comme sa capacité à offrir aux employés les outils et les connaissances dont ils ont besoin pour travailler est un facteur supplémentaire de succès. De la même manière, les décisionnaires doivent avoir conscience de ces qualités essentielles au moment de choisir leurs technologies et leurs solutions de gestion de contenu d'entreprise.

La surcharge d'information crée des opportunités alors que de nouveaux défis engendrent une nouvelle approche de la gestion de contenu d'entreprise

La capactité d'une organisation à gérer efficacement ses données et ses systèmes, sans parler de leur intégration, constitue un défi de plus en plus important. Les données commerciales sont en pleine expansion et ceci réduit l'efficacité de la gouvernance et du contrôle des données. En outre, ce problème est devenu un facteur clé dans un contexte où les données sont dispersées sur divers systèmes et répertoires au sein de l’organisation.

Cette fragmentation croissante entraîne un déploiement des informations qui s'étend dans l'entreprise et bien au-delà, alors que les données sont réparties sur des systèmes de gestion de contenu d'entreprise traditionnels, dans des dossiers réseau, des solutions de synchronisation et de partage de fichiers telles que Box

et Dropbox, de même que des systèmes personnels, des appareils mobiles et des e-mails.

Dans de nombreuses organisations, les répertoires de dépôt et les bases de données déconnectés et isolés ne cessent de se multiplier. Ces silos d'informations exposent l'entreprise à des risques élevés et à une diminution de la productivité, de même qu'à des difficultés de migration et de gestion des changements. Pour rester compétitives et prospérer, les entreprises doivent surmonter les obstacles qui vont de pair avec le déploiement des informations. La manière dont une organisation gère ses données est en fait aussi importante que celle dont elle gère ses employés ou ses capitaux. Dans ce chaos, des opportunités liées aux informations émergent, et la voie de la différenciation concurrentielle passe par la manière dont les organisations font face aux difficultés de gestion des données en s'appuyant sur les employés et en tirant profit des processus et des technologies.

Tournées vers l'avenir, les solutions de gestion de contenu d'entreprise de nouvelle génération offrent des technologies et des stratégies innovantes qui vont permettre de modérer les difficultés liées au déploiement des données. Elles vont aider les organisations à rester compétitives et à s'épanouir dans cet environnement de plus

en plus chaotique. De plus, ces solutions favorisent le rapprochement des besoins des entreprises avec ceux des utilisateurs finaux, ce qui n'étaient pas le point fort des anciens systèmes habituellement compliqués, difficiles à utiliser et centrés sur la technologie.

En se servant de la communauté AIIM comme point de référence, ce livre électronique explore en détail les problèmes liés à cette nouvelle génération de gestion des informations et étudie la manière de tirer profit des nouvelles approches de la gestion de contenu d'entreprise afin de s'adapter et de prospérer.

Introduction

Reconsidérer la gestion de contenu d'entreprise pour s'adapter et prospérer

« Les entreprises dépendent d’un accès rapide aux informations à jour pour prendre des décisions plus judicieuses et rapides et conserver un avantage concurrentiel. Toutefois, un univers de l’information de plus en plus chaotique règne en maître dans de nombreuses organisations car les documents sont souvent éparpillés dans des armoires de classement, des dossiers réseau, des e-mails, des partages de fichiers, des applications de synchronisation, et dans divers systèmes de l’entreprise. Par conséquent, les employés perdent un temps considérable à rechercher des informations. Les sociétés ont besoin de trouver des solutions qui permettent aux utilisateurs de localiser rapidement les contenus qu’ils recherchent, indépendamment de l’application qui les héberge. »Greg Milliken - M-Files

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Approche imparfaite du « dépôt unique » et alternatives de gestion de l'étalement de l'information

Au cours des dix dernières années, l'ambition des fournisseurs de solutions de gestion de contenu a longtemps été de fournir une plate-forme centralisée permettant de gérer toutes les données de l'entreprise. Elle a cependant montré qu'elle n'offrait pas de vision à long terme et a entraîné de nombreux problèmes. La réalité des organisations actuelles est marquée par l’existence de multiples systèmes de gestion des informations, au sein desquels l'intégration fait souvent défaut. Dans le récent rapport d’AIIM sur le secteur, intitulé « Décisions relatives à la gestion de contenu d'entreprise – options stratégiques de gestion, d'accessibilité et de conservation du contenu », 50 % des membres de la communauté AIIM déclarent qu'ils possèdent trois systèmes de gestion de contenu d'entreprise, de marketing direct et de gestion des risques ou plus. 22 % déclarent en posséder plus de cinq1. (Figure 1)

Figure 1 : Combien de systèmes ou fournisseurs de systèmes de gestion de contenu d'entreprise, de marketing direct et de gestion des risques votre

organisation utilise-t-elle actuellement ?

Bien que la notion monolithique de système central de gestion de contenu d'entreprise visant à stocker et à gérer tous les contenus de l'entreprise dans un endroit commun puisse paraître une solution idéale pour la plupart des organisations, celle-ci est en fait très difficile à mettre en place. Ce problème est en grande partie lié aux enjeux posés par la migration des contenus et des processus de systèmes qui ont accumulé de nombreuses dépendances au fil des années. Actuellement,

22 % des membres de la communauté AIIM considèrent que leurs projets de gestion de contenu d'entreprise se trouvent dans une impasse et, très souvent, la majorité de ces projets est abandonnée et reste inachevée en raison des difficultés associées à la migration de toutes les données de l'entreprise vers un répertoire de dépôt unique.

Au fil des années, on est parti du principe que les organisations devaient acquérir une suite complète de fonctionnalités de gestion de contenu d'entreprise en guise de plate-forme, même si l'entreprise n'avait besoin que d'une partie de celles-ci dans un processus particulier. Les organisations ont inondé leurs services informatiques et leurs locaux de solutions de gestion de contenu d'entreprise et de répertoires de dépôt, tout en trouvant compliqué (voire impossible) d'intégrer ces systèmes efficacement. La mise en place de tous ces systèmes complexes et difficiles à utiliser n'a fait qu'aggraver la situation.

Elle a entraîné le cloisonnement du contenu et un encombrement causé par des bases de données et des dépôts d'informations incapables de communiquer entre eux. Si une entreprise ne parvient pas à gérer de manière efficace et uniforme toutes ses données, le chaos s'installe. Si l'on sonde la communauté AIIM, on constate que ce dysfonctionnement correspond à l'activité normale de la plupart des organisations : 64 % des utilisateurs font état de partages de fichiers incohérents et 48 % d'une gestion confuse des e-mails. 35 % des utilisateurs considèrent que leur gestion des enregistrements électroniques est chaotique, et 34 % jugent qu'il en est de même pour leurs déploiements SharePoint2. Les organisations doivent réinventer leurs stratégies de gestion de contenu d'entreprise et les outils qu'elles sélectionnent, car il n'existe clairement pas de solution unique.

Le cycle sans fin de migration entraîne des coûts incontrôlables 

Dans un récent sondage AIIM, nous avons demandé aux personnes interrogées de décrire la stratégie de gestion de contenu d'entreprise de leur organisation, et il s'avère que 20 % d'entre elles ont l'intention de migrer le contenu de leurs systèmes dans le futur. Une migration n'est jamais simple, et elle peut s'avérer particulièrement difficile si votre organisation doit gérer une surcharge d'informations. Lorsque les données sont dispersées dans différentes applications d'entreprise, appareils, dossiers réseau et autres silos, le coût total d'intégration (tant du point de vue financier, que de la main-d'œuvre et du temps) augmente. Il en est de même pour les retards, les coûts croissants de mise en œuvre et l'abandon de certaines initiatives. Les infrastructures cloisonnées paralysent également le déploiement de nouveaux systèmes, car elles entraînent des problèmes croissants d'adoption, des temps de déploiement plus longs, et sont par extension plus susceptibles d'être retardées et d'échouer. (Figure 2)

Le cycle sans fin de migration

Aucun, 5%

1, 20%

2, 25%3, 16%

4, 12%

5, 7%

6-10, 9%

Plus de 10, 6 %

5 © AIIM 2017 www.aiim.org © M-Files 2017 www.m-files.com/page

Gestion du changement et dépendance aux fournisseurs

Figure 2 : Comment décririez-vous votre stratégie de gestion de contenu d'entreprise, de marketing direct et de gestion des risques

dans le futur ?1

Dans tous les domaines, les décisionnaires qui cherchent à décloisonner les silos de données sont confrontés à un dilemme bien connu :

Persévérer avec le déploiement de leur gestion de contenu d'entreprise, c'est-à-dire avec des systèmes qui ne sont peut-être pas intégrés ou qui ne répondent pas aux besoins de l'organisation.

Mettre en œuvre un système entièrement inédit et s'exposer à une migration coûteuse nécessitant des capitaux et une expertise supplémentaires, entraînant ainsi un retour sur investissement plus lent.

Malgré la ferme conviction que la seule manière de résoudre les défis de longue date liés à la gestion des informations consiste à investir dans un tout nouveau système, le risque est que cette solution n'aboutisse jamais à une intégration totale. Il existe un risque que les données ne soient pas entièrement migrées ou qu'elles ne parviennent pas à s'intégrer aux autres systèmes, échouant ainsi à résoudre le problème que cette solution était censée résoudre. En outre, il est possible que les systèmes existants qui sont abandonnés ne soient pas correctement mis hors service et entièrement déplacés (ce qui correspond à la situation la plus courante), et que la coexistence d'un ou de plusieurs systèmes existants interférant avec le déploiement d'un système

primaire de gestion de contenu d'entreprise encourage l'étalement des informations. Gestion du changement et dépendance aux

fournisseurs

Pour de nombreuses entreprises, faire marche arrière pour repartir sur de nouvelles bases en déployant une gestion du contenu d'entreprise intégrant nativement des services Cloud, des fonctionnalités mobiles, des flux de travail élaborés ainsi que d'autres fonctionnalités nécessaires est tout à fait souhaitable. Ceci n'est cependant tout simplement pas possible pour la majorité des organisations, car il est plus important d'optimiser leurs investissements existants. 73 % des personnes interrogées s'accordent sur le fait que l'amélioration de la valeur du contenu existant est préférable à sa suppression3.

Des problèmes surviennent lorsque les coûts de la migration engendrent une situation qui s'avère trop onéreuse pour mettre à niveau ou modifier un nouveau système. La résistance aux changements ralentit également une éventuelle évolution vers un nouveau système, et si l'on ajoute des coûts élevés de migration, les organisations risquent de devoir se limiter à un seul fournisseur. De récentes recherches menées par AIIM montrent que 50 % des personnes interrogées pensent que les fournisseurs traditionnels de gestion de contenu d'entreprise comptent sur la dépendance des utilisateurs, et 52 % des organisations interrogées ignorent le plan d'action de leurs fournisseurs actuels de gestion de contenu d'entreprise ou trouvent leur relation insatisfaisante, sans pour autant mettre un terme à leur partenariat. (Figure 3)

Figure 3 : Dans quelle mesure le plan d'action de votre fournisseur principal de gestion de contenu d'entreprise est-il en phase avec vos besoins et vos projets ?2

0% 5% 10% 15% 20% 25%

Continuer d’investir dans notre suite existante à fournisseur unique à l’échelle de l’entreprise

Migrer et remplacer les systèmes de gestion de contenu existants par une nouvelle suite de gestion des contenus à

fournisseur unique à l’échelle de l’entreprise

Continuer à développer une solution d’excellence à fournisseurs multiples

Nous n’avons pas de stratégie

Migrer les systèmes de gestion de contenu existants vers une suite de gestion des contenus à fournisseur

unique et à l’échelle de l’entrepriseMettre à jour/Remplacer/Migrer de manière sélective les

multiples systèmes départementaux/locaux au besoin

Nous orienter vers une structure à deux niveaux avec un système de gestion des contenus d’entreprise et des

systèmes par département dédiés/spécialisés si nécessaireDévelopper une nouvelle plate-forme de gestion des

contenus à l’échelle de l’entreprise à partir d’une suite à fournisseur unique

Créer/Développer notre propre solution personnalisée

Nous ne sommes pas satisfaits de certains

aspects, mais nous les acceptons, 15 %

Notre fournisseur ne progresse pas aussi

vite que ce que nous le souhaitons, 7 %

Nos besoins divergent de ceux de notre fournisseur, 10 %

Le produit que nous utilisons est en cours

de consolidation/d’intégration/de retrait, 3 %

Nous ne connaissons pas leur plan d’action pour notre

produit, 17 %

Nous sommes en accord avec le plan d’action et nous

suivrons le mouvement, 22 %

Ne savent pas, S.O., 4 %

Nous sommes en accord avec le plan d’action, mais il est bien trop

évolué pour nous, 22 %

© AIIM 2017 www.aiim.org      © M-Files 2017  www.m-files.com/ 6page

Une approche de la gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt

Et si l'emplacement de stockage de vos données ou leur système de gestion n'avait plus autant d'importance ? La question directrice d'une approche sans répertoire de dépôt de la gestion de contenu d'entreprise repose sur l'idée qu'il est possible d'accéder aux informations de manière optimale et de les traiter en fonction de la connaissance de leur contexte et de leurs relations, plutôt que de leur emplacement de stockage.

« Des entreprises de toutes tailles sont d’avis que les besoins diffèrent. Il n’est plus question de tout mettre dans un dépôt central unique. Cette approche n’a jamais fonctionné, et pire, elle a contribué à créer de multiples silos d’information isolés dotés de différentes interfaces mal intégrées. Nous avons besoin d’une approche fondamentalement différente pour permettre aux organisations de transformer rapidement la manière dont elles exploitent les informations, sans perturber les systèmes et les processus existants. La migration des données et la gestion des changements sont réduits, ce qui permet aux organisations de contourner les écueils associés aux systèmes de gestion des contenus d’entreprise traditionnels. »Greg Milliken - M-Files

Cette approche peut être une solution alternative et efficace pour remédier aux difficultés décrites dans cet article : le désir d'une gestion de contenu d'entreprise monolithique, les silos d'informations, les migrations chroniques, les difficultés liées à la gestion des changements et la dépendance aux fournisseurs.

La différence avec cette approche plus intuitive de la gestion de contenu d'entreprise est que son intention n'est pas de perturaber les investissements technologiques existants ou d'impliquer la migration d'informations vers un nouveau répertoire de dépôt. En effet, le contenu peut rester où il se trouve. Grâce à l'utilisation intelligente des métadonnées, l'approche sans répertoire de dépôt englobe le paysage technologique établi en tant que tissu fondamental qui associe les systèmes et les dépôts existants. Le résultat net élimine les silos de données et le besoin de migration coûteuse, et permet aux utilisateurs finaux d'accéder au contenu souhaité depuis tout système ou appareil professionel de base en fonction de leurs besoins. Dans un système complètement indépendant du dépôt, la question de l'emplacement des données ne se pose plus.

Libérée des silos de données, l'approche d'une gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt permet aux organisations de suivre leur propre voie et d'avoir plus de souplesse lorsqu'elles sélectionnent des systèmes, des solutions et des

fournisseurs. Cette stratégie évolue de la simple gestion et du stockage de contenu vers une réelle compréhension de la nature et de l'objet du contenu. Par exemple, du point de vue d'une stratégie ne nécessitant pas de répertoire de dépôt, la pertinence ou l'importance d'un contrat ou d'une facture se fonde sur sa relation à un certain client, projet, service, dossier, etc. Les connexions se font non seulement au sein de partages de fichiers contenant des données et des documents non structurés, mais aussi avec des systèmes de données structurés tels que des solutions de CRM ou d'ERP fournissant une vision exhaustive du « contenu dans son contexte » de toutes les informations d'entreprise importantes. Cette approche se fonde sur la valeur, est hautement personnalisée et entraîne une meilleure adoption de la part des utilisateurs et un retour sur investissement plus rapide. Peu conventionnelle, elle peut mettre un terme aux difficultés pesantes liées aux silos de données, à la migration et à la notion de modèle de gestion de contenu d'entreprise à dépôt unique.

Enrichir les informations et les systèmes grâce à des métadonnées intelligentes

Une approche de la gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt peut être mise en place grâce à l'exploitation des métadonnées, et se définit par une caractéristique essentielle : une connaissance nuancée du contexte. Grâce aux métadonnées, les informations peuvent être marquées par des identifiants et présentées aux utilisateurs en fonction de leur relation à d'autres informations et données, tout en tenant compte de leur valeur au sein de l'entreprise. Les métadonnées définissent les informations de manière objective et cohérente tout en mettant en valeur les relations entre les documents et les autres objets et processus commerciaux principaux, tels que les clients, les contrats, les factures, les projets, les dossiers, etc. Un contrat est présenté en tant quel tel, et non comme un « accord » ou une « transaction », indépendamment du service ou du secteur impliqués, et il est présenté aux utilisateurs de manière cohérente. Les professionnels peuvent consulter et s'intéresser aux informations indépendamment de leur emplacement. Peu importe si elles résident dans des bases de données cloisonnées, des systèmes de gestion de contenu d'entreprise existants ou sur des plates-formes modernes du Cloud telles que SharePoint, car elles sont accessibles depuis n'importe quel système de base de l'entreprise.

La valeur des métadonnées ne doit pas être sous-estimée, car elle répond à certains des principaux problèmes que les utilisateurs rencontrent avec leurs systèmes de gestion de contenu d'entreprise actuels. 42 % des personnes interrogées déclarent que la connexion et la consolidation de plusieurs répertoires de dépôt représente leur plus gros problème. 23 % déclarent que leur plus grande difficulté est de normaliser les taxonomies et d'aligner les recherches, alors que pour 19 % d'entre elles, il s'agit plutôt de décharger les utilisateurs finaux grâce au classement automatique.

Enrichir les informations et les systèmes grâce à des métadonnées intelligentes

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« En exploitant une approche axée sur les métadonnées pour gérer les informations en fonction de leur nature par opposition à leur espace de stockage, les organisations peuvent simplifier les fonctionnalités de recherche, de récupération, de traitement et de contenu des archives, qui, à leur tour, permettent d’améliorer la productivité, la collaboration entre les employés, et d’accélérer le processus de prise de décision.Les systèmes orientés métadonnées offrent une alternative largement supérieure à l’approche traditionnelle axée sur les dossiers en organisant, en présentant et en traitant le contenu d’une manière dynamique qui se conforme aux métadonnées, en fonction du contexte ou des besoins. Ainsi, un document unique peut se situer dans plusieurs « emplacements » sans pour autant que les données soient dupliquées. »

Greg Milliken - M-Files

Une meilleure exploitation des métadonnées permet de mieux classer les contenus à des fins d'organisation et de récupération, et de gérer les informations tout au long de leur cycle de vie. Un classement des informations consolidé apporte de nombreux bénéfices. Parmi ces avantages, de meilleures fonctionnalités de gestion des autorisations, pour rationaliser les processus d’information et les flux de travail, afin d'aider les organisations à traiter les opérations critiques de manière plus efficace. (Figure 4 )

Figure 4 : Quels sont les trois problèmes les plus importants que vous rencontrez avec les systèmes de gestion de contenu d'entreprise ?1

Unifier l'expérience utilisateur : autonome, intégrée et intuitive

Dans le contexte économique actuel axé sur l'information, tous les utilisateurs sont en quelque sorte des travailleurs de la connaissance. Le pouvoir de la gestion de contenu d'entreprise doit donc être aux mains des utilisateurs finaux, et non du service informatique. Toutefois, de nombreux employés ne se sentent pas épaulés par leurs responsables dans leur démarche d'adoption des technologies Cloud et mobiles. De ce fait, ils se sentent de plus en plus frustrés de ne pas pouvoir franchir la frontière établie entre les technologies domestiques et professionnelles. Environ 60 % des personnes interrogées déclarent accéder aux contenus via des appareils mobiles, mais seulement 31 % d'entre eux disent bénéficier d'une assistance à l'échelle de l'entreprise2. En outre, 87 % des employés voient de manière positive la migration du contenu de la gestion de contenu d'entreprise dans le Cloud, contre 42 % des organisations dans lesquelles ils travaillent4.

Les organisations doivent mieux répondre aux besoins d'information en constante évolution de leurs employés. Les utilisateurs réclament des outils intégrés Cloud et mobiles simples, afin de les aider à mieux travailler comme ils le souhaitent.

Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt sont mieux à même de répondre aux besoins des travailleurs de connaissance actuels grâce à leur capacité de gestion du contenu structuré ou non, indépendamment de son emplacement, et sur tout appareil principal de l'entreprise : mobile, Cloud ou autre. En exploitant des métadonnées définies, des recherches multi-dépôts et le classement automatique, les solutions de gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt offrent aux utilisateurs la possibilité de consulter, d'organiser et de gérer des informations pertinentes en fonction de leur valeur intrinsèque dans un emplacement indépendant de l'entreprise, du système, ou de l'appareil.

Recommandations et références

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Amélirorer l’adoption par les utilisateurs dans l’entreprise

Consolider/Connecter plusieurs référentiels

Gérer les e-mails comme des enregistrements

Améliorer le niveau de formation et d’expertise des employés

Accepter les règles de gouvernance de l’information et les appliquer à notre gestion des contenus d’entreprise/gestion

des risques

Normaliser la taxonomie et aligner les recherches

Se débarrasser des données redondantes, dépassées ou sans importance, corriger les données corrompues

Décharger les utilisateurs grâce à la classification automatique

Déployer des capacités mobiles

Décisions stratégiques sur le Cloud

Gérer des besoins de stockage qui se développent rapidement

Contenir l’abondance d’applications dédiées à la synchronisation de fichiers basée sur le Cloud et à la collaboration

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ConclusionIl est irréaliste de penser qu'une solution monolithique est capable de répondre à tous les besoins de l'entreprise en termes de contenu. Les exigences professionnelles et les outils technologiques de gestion des informations évoluent rapidement. Pendant ce temps, les contenus sont de plus en plus fragmentés et variés, et gérer la surcharge d'informations de manière efficace est une tâche digne de Sisyphe.Alors que les demandes d'accès aux données en tout temps et en tout lieu sur des appareils mobiles et Cloud augmentent, les utilisateurs finaux attendent que les solutions technologiques qu'ils utilisent dans l'entreprise s'apparentent à celles de leur vie privée. Alors que les risques et les responsabilités représentent des préoccupations majeures et que les points sensibles de capture, d'accès et de gestion des informations se multiplient, on peut considérer le problème de l'étalement de l'information comme une opportunité d'avantage concurrentiel et adopter une nouvelle approche sans répertoire de dépôt pour gérer les informations et maîtriser ce chaos.Pour terminer sur une note positive : 79 % des organisations de la communauté AIIM rapportent qu'elles ont la bande passante, la motivation et les ressources nécessaires pour développer et améliorer leurs fonctionnalités de gestion de contenu d'entreprise, de gestion des processus d'affaires et de gestion des risques2. Parallèlement aux technologies émergentes de gestion de contenu d'entreprise de nouvelle génération, il est possible que nous entrions dans une période caractérisée par la renaissance de la gestion de contenu d'entreprise, dans laquelle les métadonnées intelligentes alimenteraient des solutions et des stratégies inédites. L'approche sans répertoire de dépôt est un point essentiel de ces stratégies. L'avantage principal de cette gestion de contenu d'entreprise sans répertoire de dépôt consiste en son intégration à des systèmes existants dans lesquels les informations résident déjà. À l’avenir, le succès de cette solution résidera dans des outils technologiques fonctionnant en arrière-plan de manière totalement intégrée et favorisant la productivité, en créant un point central d’accès et de consultation des contenus structurés ou non structurés, ainsi qu’un moyen de soulager la main d'œuvre grâce à des outils conviviaux permettant d'accéder aux informations en tout lieu et à tout moment, et à partir de n'importe quel appareil.

RecommandationsOubliez les solutions génériques : nous vivons dans un monde multi-dépôts. Il estpeu probable que nous démantelions les principaux systèmes actuels à court termedans le but d'accommoder les nouvelles technologies de gestion de contenud'entreprise.Réfléchissez aux solutions sans répertoire de dépôt : la possibilité de travaillerde manière indépendante ou avec des systèmes et des dépôts existants afin d'éviterles migrations et de tirer profit des investissements de gestion de contenud'entreprise représente un atout majeur.Développez l'adoption par les utilisateurs grâce à des interfaces utilisateur simples etclaires conçues pour aider et responsabiliser la main-d'œuvre mobile. Prenez conscience de l'importance des métadonnées : celles-ci sont essentiellespour passer d'un état d'esprit orienté sur le stockage du contenu à une approchenuancée et sensible au contexte de la gestion des informations. Cette prise de conscience est indispensable. Évaluez votre organisation en fonctiondes éléments suivants :    Le nombre de dépôts utilisés

L'utilisation d'applications personnelles par rapport aux systèmes d'entrepriseapprouvésLe degré de variation de la taxonomie La mesure dans laquelle le contenu non structuré est connecté aux donnéesstructurées à un niveau granulaireLa dépendance des systèmes existants et les facteurs qui ralentissent la migration 

Si vous ne savez pas par où commencer, recherchez un conseiller de confiancedans votre communauté de fournisseurs ou contactez des associationsprofessionnelles. Informez-vous sur les meilleures pratiques et évaluez vosperformances par rapport à celles de vos pairs.

Références1Rapport d’AIIM sur le secteur, intitulé « Décisions relatives à la gestion de contenu d'entreprise – options stratégiques de gestion, d'accessibilité et de conservation du contenu » – www.aiim.org/research

2Rapport d’AIIM sur le secteur, intitulé « Gestion des informations – situation de l'industrie en 2016 » – www.aiim.org/research3Rapport d’AIIM sur le secteur, intitulé « Analyse du contenu : automatisation des processus et extraction des connaissances » – www.aiim.org/research

4Rapport d’AIIM sur le secteur, intitulé « Mobile et Cloud : accès, capture et traitement du contenu » – www.aiim.org/research

Recommandations et références

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