Le Research Participant Portalde la Commission Européenne

Webinaire organisé conjointement par le PCN PME, le PCN Transport

et le PCN Juridique & Financier 21/09/17

Fabienne DAVERANAEROSPACE VALLEY

ANIMATION :

Lucie VAUCELUniversité de La Rochelle

SUPPORT TECHNIQUE : Brice LAGUERODIE

ASRC

AGENDA DU WEBINAIRE

Présentation générale du portail (F. Daveran)

• Les appels à projet

• Le manuel H2020 en ligne

• L’espace des experts

• Les liens vers les supports

Espace Registered User du portail (L. Vaucel)

• Compte ECAS, PIC, validation statut PME

• Nominations LEAR, FSIGN, LSIGN, etc.

• Financial viability check

Contractualisation et gestion électronique des projets (F. Daveran)

Modération des questions des participants (F. Daveran & L. Vaucel)

Principales fonctionnalités du Portal

Interface unique pour la RDI Europe

Information sur les appels à projets

Manuel H2020 en ligne

Espace pour les experts évaluateurs

Comment trouver des supports

Un accès à code (registered user) pour :

• La soumission électronique de propositions

• La gestion électronique de projets

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

Les appels à projets

H2020 et les autres programmes financés par la CE Les programmes partiellement financés par la CE : JTI, KIC, ERA-Net,

Eurostars, etc. Les Financial Support to Third Parties Plusieurs façons d’accéder aux appels à projets :

• La fonction Search Topic par mot clé• Le tri par sous-programme• Le tri par appel ouvert, fermé, à venir

Le flux RSS A l’intérieur de l’appel : présentation

• Référence, date, budget• Topic description• Topic conditions and documents• Partner search

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/opportunities/index.html

Partner Search

Financial Support to Third Parties

Le Guide H2020 en ligne

Comment trouver un appel à projet

Comment trouver des partenaires

Comment créer votre compte (pour être « registered user »)

Comment enregistrer votre entité

Comment soumettre une proposition

Financial viability self check

SME participation

http://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/funding/index.html

H2020 Online Manual

H2020 Online Manual

H2020 Online Manual

Financial Viability Self-Check

Guide pour la participation des PME

Guide pour la participation des PME

L’espace des experts évaluateurs

Rappel sur la fonction d’expert évaluateur

Conditions et défraiement

Evaluation à Bruxelles / Evaluation à distance

S’enregistrer en tant qu’expert

My expert area

http://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/experts/index.html

Zone Experts

Portail du participant : Services accessiblesavec un compte ECAS

• Le système de soumission des propositions de projets

• Le registre des bénéficiaires (création PIC)

• Les services pour la signature électronique de la convention de subvention et la gestion des projets européens

• Le service dédié aux experts

Création d’un compte ECAS

ECAS - European Commission Authentification SystemIl est notamment nécessaire de disposer d’un compte ECAS pour pouvoir enregistrer son organisation, soumettre une proposition de projet, gérer un projet ou encore devenir expert.

Etape 1 : se rendre sur la page d’inscription ECAS et y renseigner le nom d’utilisateur, prénom, nom et adresse mail Etape 2 : cliquer sur “Create an account” - Un mail contenant un lien d’activation sera envoyé à l’adresse renseignée. Il permet de poursuivre la procédure d’inscription Etape 3 : cliquer sur ce lien, définir puis confirmer un mot de passe Etape 4 : se rendre sur le portail du participant Etape 5 : cliquer sur “LOGIN” et renseigner le nom d’utilisateur et mot de passe ECAS

Créer son compte ECAS (1)

Créer son compte ECAS (2)

Se connecter avec son compte ECAS

My area : • My Organisation(s) • My Proposal(s)• My Project(s)• My Notification(s)• My Expert Area

Création d’un PIC PIC – Participant Identification CodeChaque entité participant à un projet H2020 doit être enregistrée auprès de la Commission (condition nécessaire pour déposer une proposition)

• Vérification de l’enregistrement de l’entité sur le Registre des bénéficiaires

• Si ce n’est pas le cas, procéder à l’enregistrement de l’entité

=> Attribution d’un PIC qui sera validé en cas de succès à un projet

Enregistrement d’une entité

Durée : 5 à 10 mn

Possibilité d’interrompre l’enregistrement et de le reprendre plus tard

Documentation de base nécessaire, notamment :

• Copies des certificats d’enregistrement (organisations privées) ou des lois/décrets (organisations publiques)

• Données sur la TVA

• Copies des statuts (si l’entité déclare un statut à but non lucratif), etc.

Enregistrement d’une PME

Pour les actions où le statut de PME est un critère d’éligibilité(Instrument-PME), un questionnaire d’auto-évaluation est à compléter en ligne.

Le statut de PME doitêtre validé à l’issue du questionnaire.Cette validation doitdater de moins de 2 ans.

Validation des entités légales (PIC)

Validation uniquePour toutes les entitésValable pour tout le programme H2020Commence uniquement lorsque la 1ère proposition est positivement évaluée

Lors de la validation l’agence exécutive vérifie : Existence légale Le statut H2020 Le mandat du LEAR La viabilité financière (si nécessaire)

Documentation à fournir pour la validation (1)

• Pour les individus :- copie carte identité ou passeport et document TVA

• Pour les entités publiques- copie résolution, loi ou décret de création et document TVA

• Pour les entités privées :- document officiel prouvant le nom, l’adresse et le n° d’enregistrement national)- Document TVA

Documentation à fournir pour la validation (2)

• Pour les PME (si le statut de PME est un critère d’éligibilité) :- Bilan, compte de profits et pertes, effectifs exprimés en unités de travail

annuel- Une auto-déclaration (sous la forme d’un business plan) effectuée au cours

de l’exercice financier dans le cas où il s’agit d’une entreprise nouvellement créée(start-up) qui n’a pas encore clos ses comptes

- Une déclaration de l’investissement effectué et le rendement probable attendu pour démontrer que malgré le manque de chiffre d’affaires, l’entrepriseest engagée dans une activité économique (s’il s’agit d’une entreprise dontl’activité implique un marché à long terme).

Les différents rôles(à attribuer en cas de succès d’un projet)

Les rôles sont divisés en 2 sections :

• Les rôles au niveau de l’entité : liés à l’entité et les données de l’entité (déconnecté des projets)

• Les rôles au niveau des projets : propres à chaque projet, ils définissent des droits d’accès sur le portail dans la gestion des projets.

Un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles.

Les principaux rôles

Entité : le rôle du LEAR (Legal Entity Authorised Representative)

• L’interface entre l’entité et la Commission européenne

• Nommé par le représentant légal de l’entité à travers une procéduredédiée

• Responsable de la mise à jour de toutes les informations concernantson entité, il procède aux nominations sur le portail des personnes ayant les droits pour signer électroniquement les conventions de subvention (LSIGNs) et les états financiers (FSIGNs)

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-grants-manual-lev

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-grants-manual-lev

Entité : les droits d’accès du LEAR

• Vision d’ensemble sur les projets soumis par l’entité – OP

• Vision d’ensemble des projets en cours de négociation ou de mise en oeuvre par l’entité – VP

• Gestion des rôles - OR

Gérer les rôles en tant que LEAR (1)

Gérer les rôles en tant que LEAR (2)

Entité : le rôle du/des LSIGNs et du/des FSIGNs

LSIGN

• Nommé(s) par le LEAR

• Personne(s) autorisée(s) pour la signature des conventions de subvention et amendements (LegalSignatories)

• Affecté à un projet par le CoCo ou le PaCo

FSIGN

• Nommé(s) par le LEAR

• Personne(s) autorisée(s) pour la signature des états financiers (Financial Signatories)

• Affecté à un projet par le CoCo ou le PaCo

Projet : le rôle du CoCo et du PaCo

Coco - Coordinator’s contact• Contact principal de la CE pour

le projet • Nomme et révoque les PaCos

dans toutes les entités du consortium

• Attribue un ou des LSIGNs et FSIGNs de son entité au projet

• Modifie les documents du projet sur le portail

• Soumets la proposition et les documents à la CE

PaCo - Participant contact• Représentants des bénéficiaires

dans le cadre du projet• Chaque bénéficiaire peut en

avoir plusieurs par projet• Nomment et révoquent d’autres

PaCos au sein de leur entité• Attribuent un ou des LSIGNs et

FSIGNs de leur entité au projet• Soumettent ses travaux au

coordinateur• Modifie les documents du projet

sur le portail

Gérer les rôles en tant que Coco ou PaCo (1)

Configuration minimale des rôles pour un projet

1 Primary Coordinator Contact (CoCo)

1 Participant Contact (PaCo) par bénéficiaire

1 LEAR par entité

1 Legal Signatory (LSIGN) par entité

1 Financial Signatory (FSIGN) par entité

Une personne (= un compte ECAS) peut cumuler autant de rôles que nécessaire

Le propriétaire d’une PME, dont il est le seul employé, pourra cumuler les rôles de PaCo, LEAR, LSIGN and FSIGN

Vérification de la capacité financière :Uniquement en cas de succès à un projet

Vérification de la capacité financière : QUI?

Bénéficiaire

Partenaire

Pas de vérification de la capacité

financière

Coordinateur

Subvention

< 500,000 €

Pas de vérification de la capacité

financière

Subvention

≥ 500,000 €

Organisme public, établissement

d’enseignement supérieur, individu

boursier, organisation

internationale garantie par un Etat-membre ou

état associé

Pas de vérification de la capacité

financière

Autre entité

(industriel, PME, association, etc.)

Vérification de la capacité financière

N.B. Sur demande de l’ordonnateur, tout participant peut être soumis à une vérification de la capacité financière

Vérification de la capacité financière :Evaluation

La capacité financière sera évaluée par la CE sur la base de :Liquidités (capacité à honorer ses engagements à court terme)Autonomie financièreSolvabilité (capacité à honorer ses engagements à moyen et long terme) Profitabilité (capacité à générer des profits, ou à minima capacité à s’autofinancer)

Résultats : Ratios Good – pas d’impactAcceptable – pas d’impactInsuffisant – il sera demandé un changement de coordinateur Weak – le bénéficiaire ne peut normalement pas participerNB : La décision finale revient toujours à l’ordonnateur

Vérification de la capacité financière :L’auto-évaluation

• Un outil permettant tester la capacité financière de son organisation en amont de la soumission du projet est mis à disposition des participants, le « Financial self-check tool ».

• Lorsque que l’organisation coordinatrice est identifiée comme étant assujettie à une vérification de sa capacité financière, il lui est fortement recommandé de vérifier sa capacité à piloter le projet avant la soumission en utilisant « Financial self-check tool », mis à disposition par la CE à cet effet.

https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/lfv.htmlhttps://ec.europa.eu/research/participants/urf/lfvSimulation.do

La gestion électronique d’un projet gagné

La contractualisation électronique

• Signatures

• Work Packages, Deliverables, Milestones

Les amendements du Grant Agreement

La communication avec le Project Officer

Les livrables

Le reporting contractuel

http://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/funding/index.html

La mise en place du Grant Agreement

Reporting et Communication avec le PO

Livraison des deliverables

Documentation et guides

• Introduction aux services proposés sur le portail

• H2020 manual : sections sur les rôles, l’enregistrementd’une entité, la nomination du LEAR, la validation du PIC

• Rôles et accès sur le portail

• Comment créer un compte ECAS

• Introduction au service de soumission des propositions

• Présentation générale de la section dédiée aux experts

• Guide pour l’auto-évaluation des PME sur le registre du bénéficiaire

• Définition de PME pour la Commission européenne

http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/pp_introduction_to_services.pdfhttp://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/support/pp_iam_changes.pdfhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/support/how_to_create_an_ecas_account.ppshttp://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep/pp_submission_of_proposals.pdfhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/support/expert/empp-experts-briefing-presentation_en.pdfhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf_sme_wizard_guidance.pdfhttp://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/sme-definition/

Merci pour votre attention!

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mailto:pcn-pme@recherche.gouv.frmailto:Pcn-jurfin@recherche.gouv.frmailto:pcn-transport@recherche.gouv.fr