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Application Cloud Access for Salesforce

07/11/2014 1


CDC Arkhinéo

De la preuve papier à la preuve électronique

• Loi du 13 mars 2000 (modifiant le Code Civil), un document électronique signé a valeur légale sous réserve d’être : « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

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Différences Archivage à valeur probante vs Stockage

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L’archivage

-Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires - Indexation automatique selon des critères métier

-Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) -Date certaine

-Exploitation à long terme

-Validité de la preuve -Migration des médias

Le stockage

- Enregistrement « non structuré » de données sur un support informatique en vue d’une utilisation courante - charges afférentes laissées à l’utilisateur - pas d’intégrité - pas de date certaine

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Pourquoi archiver ses données ?

• Faire face aux obligations légales de conservation (long-terme),

• Retrouver immédiatement un document parmi des milliers (audit, contrôle fiscal/Urssaf, contentieux),

• Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.),

• Supprimer les risque de perte/destruction,

• Partager l’accès aux données en fonction des droits.

• Eviter toute suspicion de manipulation.


Pourquoi archiver ses données chez un tiers ?

• Eviter les investissements (licences, matériel) et les couts récurrents (maintenance, administration),

• Assurer l’évolution des moyens (matériels, medias, réseau, logiciel) pour faire face : – aux pannes et à l’obsolescence technologique,

– aux évolutions légales et normatives,

– au maintien de la valeur probante dans le temps

• Ne pas avoir à réinvestir,

• Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) : – la preuve est conservée par un tiers,

– pas de suspicion de manipulation.

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Quels types de documents sont archivés ?

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Dossiers de travail

Rapports généraux

Comptes certifiés

PV de recette

Contrats de prestation

Certif Conformité

Banques / Finances

Assurances

Contrats

de souscription

(produits épargne,

Crédit conso etc.)

Dossiers clients

Réclamations clients

BTP

Plans

Certif Conformité

Contrats

Etats comptables

Sociétés de service Professions

réglementées

Documentation

technique

Documents de traçabilité

Industries

Collectivités

Contrôle de légalité

Appels d’offres

Dématérialisés

Flux Hélios

Documents spécifiques au cœur de métier

Documents généraux

factures Bon de

commande et livraison

Docs comptables

(FEC..) Contrats

Bulletin de salaires

Courriers recommandés


Quels engagements ?

• Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit :

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CONSERVATION DURABLE DES DOCUMENTS

ELECTRONIQUES

INTEGRITE DES DONNEES

REVERSIBILITE

ACCES EN LIGNE AUX

DOCUMENTS ARCHIVES

Obligation de résultats


Conformité

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La Législation (Lois, décrets et règlements)

•Code Civil Droit de la preuve (Article 1316 et s.)

•Code Général des Impôts Facturation (Art 289), Tenue de la comptabilisé de façon informatisée (Art… …)

•Code Commerce Tenu et conservation des Livres-journaux (Art…)

•Code des Marchés Publiques

La Jurisprudence

•Cour d’appel de Nancy du 14 /02/2013 : infirmant décision Tribunal d’Epinal qui ignorait l’Art 1316-1 du Code Civil). Le fichier de preuve permet de rattacher l’avenant au contrat de crédit à la consommation à son bénéficiaire,

•Cour de Cassation du 4 /12/2008 : infirmant décision Cour d’Appel de Reims (le fichier fournit par CNAM de la Marne et annoncé comme « preuve » n’était pas « intègre »).

Le respect des Normes en vigueur dans la profession

Norme AFNOR NF 42-013

• Le contexte juridique en France :


Conformité

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Conception et exploitation du S.A.E Juin 2010, le service d’archivage de CDC Arkhinéo a été attesté conforme à la Norme NF Z42-013 révision 2009 au niveau de sécurisation « renforcé » par une société de conseil et d’audit.

Archives publiques Le 29 Septembre 2010, le service d’archivage de CDC Arkhinéo a obtenu l’agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilité.

Processus de développement correspondant aux standards de l’industrie du logiciel.


Les 3 objectifs de la dématérialisation

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Gains de productivité/économies d’échelle

Documents générés en grande quantité (ex : factures, bulletins de salaire, souscriptions en ligne, courriers RAR sortants etc.)

Meilleure sécurité juridique Documents à forte « incidence » en termes de responsabilité pour l’entreprise et le dirigeant (ex : documentations de maintenance, bons de livraison, PV de recette, certificats de conformité, courriers RAR sortants etc.)

Développement durable Documents générés en grande quantité et donc à forte « incidence » en termes écologique (déforestation/eau pour consommation papier, empreinte CO² de la distribution etc.)

• Les entreprises et collectivités recherchent :


L’application

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Objectifs de l’application

– Archiver les documents électroniques liés aux

processus clients (contrats etc…) «via le cloud » à partir

d’objets spécifiques ou des objets standards du CRM

Salesforce.com, grâce à une solution répondant aux

contraintes de conformité légale et règlementaire

(recevabilité de l’écrit électronique comme preuve),

complètement intégrée au CRM Salesforce,

– Permettre l’accès aux documents archivés par les

utilisateurs directement, depuis le CRM Salesforce,

– Produire des attestations d’archivage contenant

l’ensemble des éléments de preuve associés (date

certaine, empreintes, scellement, etc.),



– Disposer de rapports permettant d’assurer le suivi des

archives (journal, pointage des acquittements, suivi des

accès, etc.),

– Bénéficier de la plateforme d’archivage à valeur

probante de CDC Arkhinéo et de ses infrastructures

situées en France via une application simple, rapide à

configurer et sans investissement (licence, matériel,

etc.),

– S’adapter au contexte (objets métier personnalisés,

Métadonnées personnalisées) et s’intégrer

complétement à Salesforce.com sans développement,



– Pouvoir s’interfacer avec d’autres applications installées

dans l’organisation Salesforce (ex.: réception de fichiers

générés et/ou signés électroniquement par une

application « amont »,

– Permettre aux équipes informatiques ou à un intégrateur

partenaire de concevoir une interface de versement

automatique depuis un applicatif métier via la réalisation

d’une couche de « mapping » des Métadonnées (avec

notre plateforme).

Réponse au problème des données personnelles :

Patriot Act.


Organisation de l’Application


CFECA – Architecture applicative


Le processus

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Le processus


Les applications partenaires

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• L’archivage électronique de documents générés par d’autres applications : – Protect & Sign for Salesforce (OPENTRUST)

• Signature électronique de documents divers liés à la relation clients (contrats etc.).

– SoFacto (DEVENSON) • Génération de factures électroniques à partir des Opportunités, et

imputation des règlements

22

Les applications partenaires


Le modèle économique

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Le modèle de tarification

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Mis

e en

ser

vice

• Aucun coût (ni d’investissement : licence, matériel etc.).

• Sauf dans le cas de la solution « Hybride » (Versement direct en HTTPs + Consultation via Application CFE Cloud Access) = En fonction du contexte (Métadonnées). A

bo

nn

eme

nt • 35€ HT par user et par mois

(y/c 1 Go par user + 1 Go pour l’Org.) jusqu’à 10 users,

• 29€ HT par user et par mois (y/c 1 Go par user + 1 Go pour l’Org.) au delà de 10 users.

• 19€ HT par user et par mois (1 Go pour l’Org.) si consultation uniquement.

Exte

nsi

on

s d

e vo

lum

e

• 1 Go = 20 € HT par mois (pour l’Org.),

• 10 Go = 90 € HT par mois (pour l’Org.) soit 15 € HT par Go et par mois,

• 100 Go = 600€ HT par mois (pour l’Org.) soit 6 € HT par Go et par mois,

• 500 Go = 1.700 € HT par mois (pour l’Org.) soit 3,4 € HT par Go et par mois.


Références

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Clients Partenaires


http://www.finaref.fr/default.asp

http://www.logidoc-solutions.fr/

Dématérialisation des processus de relation clients (Salesforce.com)

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Références partenaires :

Références clients :

Cas d’usage :

• Contrats, conditions générales

• Bons de commande

• Etats des lieux, compromis vente

• Mandats SEPA

• Crédit (conso, LOA, LLD)

• Opé caisse (retraits, versements, chéquier etc.)

Eléments clés :

• Volumes : 9 294 498 en 2013 (+66%)

• Art 1316-1 Code Civil • Délai souscription -66 à -86% • Taux transformation +30 à +35% • Traçabilité, productivité


Les

usa

ges

• Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d’épargne

• Souscription via web ou sur le lieu de vente (tablettes) de crédits à la consommation

• Souscription assistance voyage via web ou sur le lieu de vente (tablettes)

• Opérations en agence (tablettes) retraits et versement d’espèces, retrait de chéquier, au guichet

• Vente par enregistrement vocal

• Envoie de notices d’information périodique/rapports d’activités de fonds aux clients

Ob

ject

ifs

• Meilleure sécurité juridique/Conformité

• Traçabilité des actions

• Simplification des processus

• Réduction des délais de traitement (-66 à -85%) e. g. Taux de transformation de 56% atteint en 20 jours au lieu de 60 jours

• Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%)

• Amélioration de la productivité

• Amélioration des conditions de travail

• Remontée d’information aux organes de contrôle (TRACFIN sur les opérations de caisse, ACP etc.)

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La dématérialisation en action : secteur bancaire


Les

usa

ges

• Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d’assurance :

• Protection juridique

• Dépendance

• Accidents de la vie

• Assistance voyage

• Modifications contractuelles via web ou sur le lieu de vente (tablettes) :

• Arbitrage Euros vs Unités de compte sur Assurance Vie

• Changement clause bénéficiaire

• Envoie d’avenants de mise à jour des conditions particulières

• Notification de confirmation de lignes d’assurance crédit à l’export

• Dossier assurance emprunteur

• Mandat SEPA (SDD)

Ob

ject

ifs




• Réduction des délais de traitement (-66 à -85%)



• Réduction couts affranchissement


• Remontée d’information aux organes de contrôle (ACP etc.)

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La dématérialisation en action : secteur assurance


Les

usa

ges

• Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) du contrat de financement (crédit conso, LOA, LLD)

• Commande du véhicule

• Prêt du véhicule (pour essai)

• Opérations de rappel d’urgence


Ob

ject

ifs

• Meilleure sécurité juridique







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La dématérialisation en action : secteur automobile


Les

usa

ges

• Mandat de vente

• Compromis de vente

• Fiche de visite

• Contrats de location

• Etats des lieux


Ob

ject

ifs








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La dématérialisation en action : secteur immobilier


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www.cdcarkhineo.fr

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Merci de votre attention

CDC Arkhinéo

120-122 rue Réaumur

75002 Paris

Tél : +33/(0)1 78 09 39 10

www.cdcarkhineo.fr

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