la pubblica amministrazione locale digitalizzata, efficiente e più produttiva

© 2011 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential.

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La Pubblica Amministrazione Locale

digitalizzata, efficiente e più produttiva. Maurizio Patitucci


Il nuovo CAD: introduzione

Il Nuovo Codice dell’amministrazione

digitale traccia il quadro legislativo entro cui

deve attuarsi la digitalizzazione dell’azione

amministrativa e sancisce veri e propri diritti

dei cittadini e delle imprese in materia di

uso delle tecnologie nelle comunicazioni

con le amministrazioni.

L’orizzonte temporale dell’intervento è il

2012; il decreto legislativo sarà

immediatamente efficace e avvierà un

processo il cui obiettivo è di avere nei

prossimi 2 anni un’amministrazione nuova,

digitale e sburocratizzata.

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- Amministrazione

- Appalti ed edilizia

- Attività produttive

- Contabilità

- Polizia locale

- Scuole

- Servizi Demografici

- Servizi Sociali

- Tributi

- ecc.

Gli Uffici delle Pubbliche Amministrazioni:

I cittadini

privati

Altre P.A.

Le imprese

IL NUOVO CAD: COME CAMBIA IL RAPPORTO TRA CITTADINI, IMPRESE E PA


Le comunicazioni tra

imprese e

amministrazioni (art.5 bis)

Il digitale diventa la regola nei rapporti tra imprese ed

amministrazioni e il cartaceo l’eccezione.

La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio

di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le

imprese e le amministrazioni pubbliche avviene

esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e

della comunicazione (ICT).

Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche

adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei

confronti delle imprese.

IL NUOVO CAD: COME CAMBIA IL RAPPORTO TRA CITTADINI, IMPRESE E PA


CUSTOMER EXPERIENCE MANAGEMENT

ADOBE trasforma il modo in cui le Pubbliche Amministrazioni interagiscono con

i propri utenti attraverso esperienze digitali coinvolgenti.

Consentire agli Operatori frontali di essere più Cittadino-centrici

Consentire ai Cittadini di interagire tramite strumenti self-service


Il nuovo CAD: gli strumenti

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I pagamenti elettronici (art.5)

Le comunicazioni tra imprese e amministrazioni (art.5

bis)

La validità dei documenti è indipendente dal supporto (art. 20-23 quater)

I servizi online (art. 54 e 63-65)

Conservazione digitale dei documenti: meno carta, senza perdere né sicurezza né storia (art. 43-44 bis)

Moduli e formulari sempre disponibili (art.57)

La PEC: canale di comunicazione e semplice strumento di identificazione (art. 6, 65 e 48)


Il nuovo CAD: gli strumenti

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Far viaggiare le informazioni e non le persone e non

chiedere ai cittadini quello che le amministrazioni sanno già (art. 58 e 50)

Il patrimonio informativo delle amministrazioni e le basi di dati di interesse nazionale (art.60)

Siti pubblici e trasparenza (art. 54)

Le nuove frontiere della sicurezza digitale - continuità operativa e disaster recovery (art.51 e 50 bis)

La sfida degli open data (art. 52, 58 e 68)

Dare voce ai cittadini anche su Internet (art.9 e 54)

Le regole tecniche (art.71)



Alcuni FOCUS sul nuovo CAD.


FOCUS: su alcuni diritti dei cittadini e strumenti del CAD

Nella sezione I del Capo II

vengono descritte

dettagliatamente le condizioni

validità dei documenti

informatici, dei passaggi da

analogico a digitale e

viceversa,

introducendo tra l’altro un

semplice sistema di

contrassegno generato

elettronicamente e stampato

direttamente dal cittadino

dal proprio computer, per

sancire la conformità dei

documenti cartacei a quelli

digitali (c.d. glifo).

La validità dei

documenti è

indipendente dal supporto (articoli

20‐23 quater)



Conservazione digitale

dei documenti: meno

carta, senza perdere né

sicurezza né storia (articoli 43‐44 bis)

In centinaia di chilometri di archivi giace l’immenso patrimonio

informativo della PA:

sino ad ora per digitalizzare un documento senza

conservarne l’originale cartaceo era necessaria una

certificazione uno ad uno.

Ora un responsabile della conservazione può certificare il

processo di digitalizzazione e di conservazione servendosi se

vuole di “conservatori” accreditati. anche privati.



Moduli e formulari

sempre disponibili (art.57)

Il codice si mette dalla parte dei cittadini e delle imprese che non

possono perdere tempo nella ricerca spesso vana di moduli e

formulari.

Le pubbliche amministrazioni devono provvedere a definire

e a rendere disponibili per via telematica l'elenco della

documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i

moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai

fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle

dichiarazioni sostitutive di notorietà.

Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l’uso di

moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di

omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere

avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari.

La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della

misurazione e valutazione della performance individuale dei

dirigenti responsabili.



Firme (artt. 1,

comma 1, lett. q-bis,

e 28, comma 3-bis)

Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata, con cui è

possibile sottoscrivere un documento informatico con piena

validità legale.

Si liberalizza il mercato delle firme digitali, prevedendo che le

informazioni relative al titolare e ai limiti d’uso siano contenute in

un separato certificato elettronico e rese disponibili anche in rete.



Protocollo

informatico,

fascicolo elettronico

e tracciabilità (artt.

40-bis e 41)

E’ previsto che ogni comunicazione inviata tramite PEC tra le

Pubbliche Amministrazioni e tra queste e i cittadini o le imprese

sia protocollata in via informatica.

L’amministrazione titolare del procedimento raccoglierà gli atti, i

documenti e i dati del procedimento medesimo in un fascicolo

elettronico, dotato di un apposito identificativo.


…e per aiutare gli operatori nei flussi documentali, nei

processi amministrativi e nei servizi on line…

Per valorizzare il patrimonio informativo delle PA…

Analizziamo insieme alcune

funzioni di ADOBE

ACROBAT X !



Conversione o digitalizzazione in PDF.


Conversione dei documenti in PDF

Create documenti PDF da ogni applicazione di stampa, eseguendo conversioni

rapide da Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access,

nonché Firefox e Lotus Notes, senza dover mai uscire dall'applicazione di

authoring (MACRO INTEGRATE)

PDF

XLS

DOC

Da HTML a PDF

Acquisite pagine web come file PDF direttamente

da Internet Explorer o Firefox, mantenendo intatti

tutti i collegamenti, con un solo clic. In alternativa,

è possibile convertire solo una porzione di pagina

selezionando solo il contenuto desiderato.

Da e-mail a PDF

Gestite le comunicazioni via e-mail in modo

più efficiente e semplificate la ricerca e il

recupero dei messaggi. Archiviate e-mail o

cartelle da Microsoft Outlook o IBM Lotus

Notes con un solo clic.


Digitalizzazione in PDF

Acquisite e convertite documenti e moduli cartacei in formato PDF. Create

automaticamente testo digitalizzato con funzioni di ricerca grazie alla

tecnologia OCR, quindi verificate se sono presenti eventuali errori e

correggeteli. È possibile esportare il testo per riutilizzarlo in altre applicazioni.


Scansione e riconoscimento OCR



Esportazione e modifica di file PDF.


Modifica dei documenti PDF

Modificate i documenti PDF in modo semplice e veloce

senza tornare ai file sorgente originali. Risparmierete

tempo apportando piccole modifiche a testo e immagini

direttamente nei file PDF. Rimuovete, riordinate e ruotate

le pagine dei PDF.



Unione di file da applicazioni diverse.


Personalizzazione dei portfolio PDF (fascicoli elettronici)

Personalizzate facilmente i portfolio PDF con i layout, i temi visivi e le palette colore inclusi.

Aggiungete loghi e colori che riflettano il marchio aziendale o della Pubblica Amministrazione.


Funzionalità multimediali

Trasformate rapidamente le idee in realtà grazie a documenti multimediali interattivi. Inserite

audio, video compatibile con Flash Player e contenuti multimediali interattivi nei file PDF per una

riproduzione continua in Adobe Reader X o Reader 9.


Aggiunta di file nativi come allegati

Assicuratevi che i file di origine siano semplici da individuare, archiviare e utilizzare. È possibile

aggiungerli come allegati a qualsiasi documento PDF nei formati nativi originali, ottenendo un

documento di archivio più completo.



Maggiore produttività e uniformità nei processi.


Automatizzate le attività di routine e con più passaggi

in un'azione guidata.

Create, gestite, eseguite e

condividete una serie di passaggi

utilizzati di frequente, applicabili a

singoli file o a gruppi di file PDF.

ESEMPIO


Strumenti rapidi!

Accedete velocemente agli strumenti utilizzati più di frequente, tra cui i vostri

strumenti per la modifica di documenti PDF preferiti e quelli di creazione commenti e

marcatura di cui vi avvalete più spesso, aggiungendoli all'area Strumenti rapidi.


Confronto delle versioni di documenti

Eliminate le incomprensioni e migliorate il controllo delle versioni. Individuate facilmente le

differenze tra due versioni di un file PDF affidando ad Acrobat l'analisi automatica di entrambi i

file e l'evidenziazione delle modifiche apportate a testo e immagini.


Integrazione con Microsoft Sharepoint!

Lavorate facilmente con file PDF in Microsoft SharePoint. Accedete a SharePoint da qualsiasi

finestra di dialogo di apertura o salvataggio di Acrobat. Aprite file PDF da SharePoint per

visualizzarli. Estraeteli per modificarli e archiviateli nuovamente dopo la modifica (solo per

Windows).



Revisioni di documenti online semplificate.


Raccogliete i commenti in modo efficiente e velocizzate i processi di approvazione. Le revisioni

di documenti online in condivisione e i commenti in PDF permettono di coordinare tutti gli

utenti dall'inizio alla fine del progetto.

Revisioni di documenti online semplificate



Raccolta di dati in moduli PDF compilabili.


Con il nuovo CAD viene data un'indicazione chiara del fatto che le PA

devono mettere a disposizione dei cittadini moduli e formulari on line.

Ma il modo in cui rendete disponibili i moduli agli utenti, causerà una

notevole differenza nei risultati, in termini di efficienza dei processi,

di efficacia dei dati raccolti.

Meglio la fila e la carta o ci indirizziamo verso altre soluzioni?

Moduli e formulari on line


Un modulo pubblicato in formato Word o Excel:

• Può non essere compatibile con il sistema operativo e/o

con l'editor di testo installato nel PC dell’utente;

• Se l'utente compila il modulo con il suo editor può

modificare l’impostazione e formattazione del

documento;

• Se l'utente stampa il modulo e lo compila a mano può

avere una calligrafia illeggibile, e comunque occorrerà

effettuare un input manuale nei sistemi informativi della

PA.

Ma anche un modulo PDF statico (NON DINAMICO):

• Il formato del documento è leggibile da un lettore PDF;

• L’utente per compilarlo lo deve stampare e compilare

manualmente.

XLS

DOC

PDF

Moduli e formulari on line: soluzioni obsolete


Moduli e formulari on line: ma con PDF DINAMICI E INTERATTIVI

PROCESSI

DIGITALI

«UTILI»

DATI DINAMICI E «UTILIZZABILI»


Un modulo PDF DINAMICO ha le caratteristiche:

• di avere CAMPI COMPILABILI (compilazione on line e off-line, con una fedeltà altissima

ai moduli originari)

• di avere CAMPI che effettuano CONTROLLI e CALCOLI sui dati inseriti dagli utenti

(l'esattezza del dato viene controllata in tempo reale e l'utente non si deve preoccupare di

effettuare calcoli

• con un grado di sofisticazione maggiore, di avere CAMPI che interagiscono con

Banche Dati esterne (i dati possono essere popolati in base alle scelte dell'utente e una

volta completata la compilazione essere smistati verso i sistemi informativi della PA)

PDF DINAMICI ED INTERATTIVI: caratteristiche



Protezione di file e firma di documenti PDF.


Firme Digitali

Apponete firme digitali ai documenti PDF o aggiungete marche temporali.

Aggiungete firme digitali certificate per consentire ai destinatari di convalidare

l'autenticità e l'integrità dei documenti.

Firme PAdES

È possibile uniformarsi agli

standard relativi alle firme digitali

PDF, tra cui ETSI PAdES (PDF

Advanced Electronic Signatures)

Sezioni 2, 3 e 4.


Abilitazione degli utenti di Reader alla firma

Consentite agli utenti di Adobe Reader X o Reader 9 di apporre firme

digitali a documenti e moduli PDF o di aggiungere marche temporali.


Password e autorizzazioni

Applicate password per controllare l'accesso ai documenti PDF. Utilizzate autorizzazioni

specifiche per limitare le operazioni di stampa, copia o modifica. Salvate password e

autorizzazioni come criteri di sicurezza che potranno essere applicati con facilità ai nuovi

file PDF.



Conformità con gli standard PDF

e di accesso facilitato.


Supporto per gli standard: PDF/A

Ottemperate agli standard ISO per la creazione e la convalida di documenti PDF, ad

esempio PDF/A per l'archiviazione, PDF/E per la progettazione e PDF/X per la

produzione di stampa. Correggete i documenti non conformi a tali standard.


File PDF accessibili

Verificate, adattate e convalidate i documenti per garantire l'accesso alle persone affette da

disabilità quali cecità o scarsa visione. Impostate colori a contrasto elevato per una migliore

visibilità e abilitate la visualizzazione a caratteri grandi.



Lettura, ricerca e condivisione di file PDF.


Modalità di visualizzazione ottimizzata

Ingrandite lo schermo per una lettura e una presentazione ottimali dei file PDF

con la nuova Modalità di lettura. Al posto di menu e pannelli viene visualizzata

una barra degli strumenti mobile trasparente che semplifica l'esplorazione dei file

PDF.


Condivisione di file on line

Utilizzate i servizi online Adobe SendNow direttamente da Acrobat per inviare, condividere e

monitorare file di grandi dimensioni senza dovervi preoccupare di allegati e-mail troppo

pesanti, siti FTP e costosi servizi di spedizione tramite corriere.


Grazie per l’attenzione!

Annasara Bonandrini

Segment DESBU Marketing Manager

Adobe System Italia Srl

[email protected]

Maurizio Patitucci

Adobe PDF Specialist

EvolutionBook Srl

[email protected]

la pubblica amministrazione locale digitalizzata, efficiente e più produttiva

Technology

digitalizzazione e

dati e

persone e

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digitale e viceversa

digitale e sburocratizzata

bismoduli e formulari