een efficiente exportdocumenten administratie

23
1 Smart Case Management Serenga voor een efficiëntere Export Een Efficiënte Exportdocumenten administratie

Upload: serenga-smart-case-management

Post on 29-Jun-2015

459 views

Category:

Business


2 download

DESCRIPTION

Een exporterende onderneming wordt geconfronteerd een flinke papierwinkel. Paklijsten, fakturen, certificaten, offerte, douanedocumenten, kortom de complete exportdocumenten administratie. Voor uw bedrijf staat maar één persoon centraal en dat is uw klant! En u bent verantwoordelijk voor die klant, maar u bent ook verantwoordelijk voor een efficiënte afhandeling van processen binnen uw bedrijf. Daarnaast eisen diverse instanties dat u uw administratie degelijk bijhoudt. U moet dus weten waar het bij de exportdocumenten administratie om draait. En u wilt dit proces beter beheersen en efficiënter inrichten om uw klant beter van dienst zijn en kosten te besparen! Serenga is een digitale oplossing voor een papierloze interne papierwinkel.

TRANSCRIPT

1

Smart Case Management

Serenga voor een efficiëntere Export

Een Efficiënte Exportdocumenten administratie

2

Smart Case Management

Food for thought

Focusing IT effort and investment on

structured processes is not bad, but it

may be missing the point. Analysts

estimate that 60-80 percent of the

processes that make a business run

happen under the radar and are managed

via documents and email Techrepublic

80 percent of business is conducted on unstructured

information (Gartner Group).

85 percent of all data stored is held in an unstructured format

(Butler Group).

Unstructured data doubles every three months (Gartner

Group).

In Rotterdam worden jaarlijks ca 300.000.000

documenten verwerkt TU delft

Gemiddeld 20% van de documenten is

niet beschikbaar op het moment dat ze

nodig zijn.

Gemiddeld 23% van de tijd wordt

besteed aan het zoeken, achterhalen en

sorteren van documenten.

3

Smart Case Management

Agenda

Case management; wat lossen we op!

Serenga

Demo

Onze klanten

4

Smart Case Management

Océ Direct Export

5

Smart Case Management

Export binnendienst

6

Smart Case Management

Machines & logistiek

7

Smart Case Management

Transport

8

Smart Case Management

3 belangrijkste vragen

Waar is de informatie

Wie is waar mee bezig

Wat is de status

9

Smart Case Management

Het probleem

Probleem Tijdverlies zoeken naar juiste en laatste informatie Hoge kosten door oponthoud aan grens Verlies van klanten door (te) late levering Imago schade Gefrustreerde medewerkers

Oplossing

Alle informatie centraal en eenduidig opgeslagen Altijd werken op laatste versie Alle informatie overal en altijd beschikbaar Te allen tijden overzicht op de case Tijdbewaking door systeem

Voordeel voor klant

Geen foute beslissing door incomplete dossiers Geen foute beslissingen op basis van verkeerde versies Geen vertragingen/kosten vanwege incomplete dossiers

10

Smart Case Management

Agenda

Case management; wat lossen we op!

Serenga

Demo

Onze klanten

11

Smart Case Management

Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden

Centrale

opslag

Samen-werken

Overzicht/Controle

Optima-liseren

Koppelen

Ease of use

High User

acceptance

12

Smart Case Management

Element 1: Centrale opslag

Volledig DMS

Eenduidige opslag

Uitgebreide zoekfuncties

NEN 2082 gecertificeerd

Opslag in dossier vorm

Sub dossiers zijn mogelijk

Papier en digitaal

Main

case

Sub

case Sub

case

13

Smart Case Management

Case

folder

Element 2: Samenwerken

Web based

Bestaande werkmethode maar dan digitaal

Ondersteunt maar dwingt niet

SmartFlow® geeft advies op basis van historie

Volgende activiteit

Volgende persoon

Welk document

Welk dossier

Activity 1 Start End Activity Y

Activity X

Activity Z Keuze

vri

jheid

ond

ers

teun

t

doo

r S

mart

Flo

w ®

Activiteit

afgesloten info in

case folder

14

Smart Case Management

Element 3: Overzicht en controle

In een overzicht

aanwezige documenten

wie doet wat

status

(Email) meldingen en herinneringen

Activity 1 Start Activity 2a Activity n

Activity 2b

Activity …

Activity …

15

Smart Case Management

Element 4: Optimaliseren

Alle data wordt gelogged Proces/werkdruk analyse

Kritieke pad analyses

Reversed engineering processen

Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken

16

Smart Case Management

Element 5: Koppelen

Open standaarden Ldap Webdav Webservices API

Zeer sterke export en import modules

Koppelingen gerealiseerd naar ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc. CRM systemen als SalesForce Microsoft office, outlook, EPM etc. Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, etc. Scanoplossingen: IRIS, S2P, Cofax etc…. Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc. Enzovoorts

17

Smart Case Management

Kernwaarde 1; Ease of use

18

Smart Case Management

Kernwaarde 2: Hoge gebruikers acceptatie

Gemakkelijk te installeren

Snelle implementatie

Geen aanpassingen in werkproces

Bepaal informatie behoefte en kenmerken Analogie verzamel map met geleide bon

Dossier magazijn staat centraal

DIY

5 minuten invoertijd per werkproces

Start Select

Case

Type Case

Type Case

Type

Order Case

type

Case type

catalogue

Meta data op folder nivo -klant ordernummer - Sales ordernummer - ODE export nummer - Way of shipment - Levering condities Folder structure Order - Factuur - Packing list - Uitvoergeleide document - Lijst van artikel uitvoer - Packing list

19

Smart Case Management

Agenda

Case management; wat lossen we op !

Serenga

Demo

Onze klanten

20

Smart Case Management

Demo

21

Smart Case Management

Agenda

Case management; wat lossen we op !

Serenga

Demo

Onze klanten

23

Smart Case Management

Vragen?

[email protected]

Tel. 077 359 3311