jet reports 5.0 helpdownload.jetreports.com/released/v5/esp/jet_reports_5.0_help.pdf · hasta diez...

Jet Reports 5.0 Help

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Table Of Contents

Bienvenido a Jet Reports .................................................................................................. 1

About Jet Reports ............................................................................................................. 3

¿Qué es Jet Reports?..................................................................................................... 3

Novedades de Jet Reports 5.......................................................................................... 3

Historial de Cambios de Versión.................................................................................. 4

Cambios en Versión 5.0 ................................................................................... 4

Cambios en Versión 4.0.x ................................................................................ 5

Cambios en Versión 3.7.4 ................................................................................ 6











Conocimiento Previo .................................................................................................. 10

Startup and Settings ........................................................................................................ 11

Installing Jet Reports .................................................................................................. 11

Guía Rápida de Instalación..................................................................................... 11

Prerrequisitos .......................................................................................................... 12

Usuarios de Navision...................................................................................... 12


iv

Great Plains y Usuarios Universales .............................................................. 13

Instalar Jet Reports ................................................................................................. 13

Actualizar desde versiones anteriores de Jet Reports..................................... 13

Archivos de Licencia de Jet.................................................................................... 14

Activar Jet Reports ................................................................................................. 14

Configuring Jet Reports.............................................................................................. 17

Pestaña General ...................................................................................................... 17

Pestaña Conexiones ................................................................................................ 18

Propiedades de Vínculo de Datos ........................................................................... 26

Botón de Opciones Avanzadas ............................................................................... 28

Pestaña Avanzado................................................................................................... 30

Opciones del Diseñador Jet .................................................................................... 32

Verificar estado Diseñador/Visualizador................................................................ 34

Navision Installation Topics....................................................................................... 35

Instalación Automática con Opciones Customizadas............................................. 35

Múltiples Versiones Navision Concurrentes .......................................................... 35

Módulo de Lenguaje de Navision........................................................................... 36

Cantidad en Navision G/L ...................................................................................... 39

Actualizar Formularios Drilldown Navision .......................................................... 40

Actualizar Diseñador Avanzado ............................................................................. 41

Advanced Installation Topics ..................................................................................... 42

Usar Jet Reports con Citrix..................................................................................... 42

Instalar Friendly Names Tabla/Campo................................................................... 43

Creating Reports ............................................................................................................. 47

Finding My Data......................................................................................................... 47

Table Of Contents

v

The Jet Designer ..................................................................................................... 47

Introducción al Diseñador .................................................................................. 47

Usar el Diseñador para Crear un Informe........................................................... 49

Diseñador Avanzado........................................................................................... 55

Finding Navision Data............................................................................................ 57

Zoom de Navision para Encontrar Nombres de Tablas y Campos..................... 57

Módulo de Lenguaje de Navision....................................................................... 58

Drilldown................................................................................................................ 61

Friendly Names para Great Plains y Conexiones Universales ............................... 61

Vistas SQL.............................................................................................................. 64

Retrieving My Data .................................................................................................... 65

Filtering Data.......................................................................................................... 65

Filtros Vacíos...................................................................................................... 65

Filtros de Fecha .................................................................................................. 67

Excluir Fechas de Cierre..................................................................................... 68

Filtrar en Base a Datos de Otra Tabla................................................................. 68

Limitar el Número de Registros en una Consulta............................................... 70

Ordenar ............................................................................................................... 71

Caracteres Especiales en Filtros ......................................................................... 72

Filtros Comodín.................................................................................................. 73

Retrieving Navision Data ....................................................................................... 73

Dimensiones Avanzadas Navision ..................................................................... 73

Nºs y Códigos Navision con Caracteres Especiales ........................................... 74

Cantidad en la Fórmula GL de Navision ............................................................ 74

Retrieving Great Plains and Universal Data........................................................... 75


vi

Espacios en Blanco en Campos de Base de Datos ............................................. 75

Balances Comienzo Año Fiscal Year Beginning Balances in the GP GL function............................................................................................................................ 75

SQL= .................................................................................................................. 76

Introducción a la Fórmula NL ................................................................................ 77

Introducción a la Fórmula NF ................................................................................ 79

Introducción a la Fórmula GL ................................................................................ 82

Introducción al Asistente de Informes.................................................................... 83

Introducción al Asistente de Fórmulas Jet (Jfx) ..................................................... 88

Introducción a la Búsqueda de Filtros .................................................................... 92

Cálculos de Array ................................................................................................... 95

Cálculos en Modo Diseño ...................................................................................... 98

Cargar Imágenes ..................................................................................................... 98

Crear Informe de Múltiples Bases de Datos ........................................................... 98

Structuring Reports..................................................................................................... 99

Introducción a Filas y Regiones Automáticas ........................................................ 99

Introducción Ajuste Automático de Filas y Columnas......................................... 103

Introducción Ocultación de Filas, Columnas y Hojas Automáticamente............. 103

Ocultar Hojas, Columnas o Filas Condicionalmente............................................ 104

Agrupar y Subtotalizar.......................................................................................... 104

Tutorial: Agrupar y Subtotalizar .......................................................................... 105

Tutorial: Agrupación Multi-Nivel y Subtotalizar................................................. 108

Performance and Convenience ................................................................................. 112

Introducción a la Fórmula NP .............................................................................. 112

Evaluar Fórmulas.................................................................................................. 113

Mejorar Rendimiento del Informe........................................................................ 115

Table Of Contents

vii

Cancelar Cálculos Jet............................................................................................ 115

Introducción Modo Report Automático ............................................................... 116

Volver a una Versión Anterior del Informe.......................................................... 116

Useful Excel Features............................................................................................... 120

Asistente Insertar Función de Excel ..................................................................... 120

Referencias a Celdas............................................................................................. 121

AutoCorrección .................................................................................................... 121

Gráficos ................................................................................................................ 122

Fechas ................................................................................................................... 122

Nombres en Excel................................................................................................. 123

Ahora() y Hoy() .................................................................................................... 123

Hojas Protegidas ................................................................................................... 123

Sumas en Filas y Columnas Automáticas ............................................................ 123

Advanced Database Issues........................................................................................ 124

Crear Informe de Múltiples Bases de Datos ......................................................... 124

Depurar y Conexiones Navision Locales ............................................................. 125

Nºs y Códigos Navision con Caracteres Especiales ............................................. 125

Dimensiones Avanzadas Navision ....................................................................... 125

Bases de Datos Navision Locales......................................................................... 126

Espacios en Blanco en Campos de Base de Datos ............................................... 126

The Jet Reports User Interface ..................................................................................... 129

Menú y Barra de Herramientas Jet Reports.............................................................. 129

Diseño y Report ............................................................................................ 129

Planificar....................................................................................................... 129

Revertir ......................................................................................................... 129


viii

Asistente ....................................................................................................... 130

Insert Function.............................................................................................. 130

Depurar ......................................................................................................... 130

Herramientas................................................................................................. 130

Herramientas/Drilldown ............................................................................... 130

Herramientas/Diseñador ............................................................................... 130

Herramientas/Ejecutar Actualizando Caché ................................................. 130

Herramientas/Datos de Usuario.................................................................... 130

Herramientas/Datos de Usuario/Upload....................................................... 131

Herramientas/Datos de Usuario/Purge then Report...................................... 131

Herramientas/Datos de Usuario/Purge then Design ..................................... 131

Herramienas/Desocultar ............................................................................... 131

Herramientas/Desbloquear ........................................................................... 131

Herramientas/Publicar .................................................................................. 131

Herramientas/Formula .................................................................................. 131

Opciones ....................................................................................................... 131

Ayuda ........................................................................................................... 132

Acerca de Jet Reports ................................................................................... 132

Accesos Directos Jet Reports Keyboard Shortcuts................................................... 132

Sharing Reports Created with Jet ................................................................................. 133

Visualizadores de Informes ...................................................................................... 133

Libros Protegidos.......................................................................................... 133

Libros Editables por Visualizadores............................................................. 133

Compartir Informes con Usuarios que no Tienen Jet Reports...................... 133

Introducción a Opciones de Informe con Búsqueda de Base de Datos .................... 134

Table Of Contents

ix

Ejemplo Navision Cronus............................................................................. 134

Ejemplo de Access: Northwind .................................................................... 138

Ejemplo Great Plains Fabrikam.................................................................... 141

Displaying Values Not in the Database........................................................ 144

Introducción a Datos de Visualizador en Informes .................................................. 144


Ejemplo de Access Northwind ..................................................................... 147


Datos de Visualizador II ........................................................................................... 151


Ejemplo de Access Northwind ..................................................................... 153


Mover un Libro......................................................................................................... 155

Usar Jet Reports con Citrix....................................................................................... 156

Automating Reports and Programmability................................................................... 159

The Jet Scheduler...................................................................................................... 159

Planificador Jet ..................................................................................................... 159

Planificar una Tarea Jet Reports........................................................................... 159

AutoPilot................................................................................................................... 162

Introducción a AutoPilot ...................................................................................... 162

Parámetros AutoPilot............................................................................................ 162

Modos AutoPilot .................................................................................................. 164

Usar AutoPilot para Actualizar Opciones de Informe.......................................... 165

Sustituciones de AutoPilot ................................................................................... 165

Usar Tareas Programadas de Windows................................................................ 166


x

Seguridad AutoPilot ............................................................................................. 166

Test AutoPilot....................................................................................................... 166

Configuración para AutoPilot............................................................................... 166

Formato Web ........................................................................................................ 167

Acceso de Usuarios a Páginas Web Creadas con AutoPilot ................................ 167

Programming with Jet Reports ................................................................................. 167

Ejecutar Jet Reports desde Navision .................................................................... 167

Ejecutar Jet desde VBA........................................................................................ 168

Reference ...................................................................................................................... 171

Filtros y Operadores ................................................................................................. 171

Significado.................................................................................................... 171

Symbol.......................................................................................................... 171

Ejemplo......................................................................................................... 171

Resultado ...................................................................................................... 171

Fórmula NF .............................................................................................................. 173

Parámetro...................................................................................................... 173

Descripción ................................................................................................... 173

Ejemplos formulas NF.................................................................................. 174

Formula NP .............................................................................................................. 174

Que ............................................................................................................... 174

Descripción/Parámetro ................................................................................. 174

Ejemplos formula NP ................................................................................... 175

Fórmula NL .............................................................................................................. 176

Parámetro...................................................................................................... 176

Descripción ................................................................................................... 176

Table Of Contents

xi

Ejemplos NL sobre Northwind de Access.................................................... 178

Ejemplos Cronus Navision ........................................................................... 179

Fórmula GL .............................................................................................................. 179

Parametro Navision ...................................................................................... 180

Parametro Great Plains ................................................................................. 180

Descripción ................................................................................................... 180

Ejemplos Navision GL ................................................................................. 183

Ejemplos Great Plains GL ............................................................................ 184

SQL= Reference ....................................................................................................... 184

Argumento .................................................................................................... 184

Significado.................................................................................................... 184

Ejemplos Northwind..................................................................................... 185

Troubleshooting............................................................................................................ 187

Errores #NOMBRE .................................................................................................. 187

Errores #VALOR...................................................................................................... 187

AutoCorrección ........................................................................................................ 187

Cálculos en Modo Diseño ........................................................................................ 187

Cancelar Cálculos Jet................................................................................................ 187

Problemas de Fecha en Excel ................................................................................... 188

Rangos y Excel ......................................................................................................... 188

Celdas con Formato Texto........................................................................................ 188

Cantidad en la Fórmula GL de Navision .................................................................. 189

Problemas con Asistente de Informes ...................................................................... 189

Subtotales ................................................................................................................. 189

Glossary........................................................................................................................ 191

1

Bienvenido a Jet Reports Gracias por usar Jet Reports, con él podrá crear cualquier informe en cuestión de minutos. Si necesita ayuda al instalar Jet Reports, consulte la sección Guía de Instalación y Configuración en Instalación y Configuración.

Si es la primera vez que usa Jet Reports, quizá deba empezar por el Tutorial Jet que le guiará a través de algunas de las características más útiles de Jet. Si ya ha utilizado Jet Reports, por favor consulte Novedades de Jet Reports 5 para ver las últimas funcionalidades que hemos realizado en esta versión. Si necesita ayuda, acceda a nuestra Web de soporte. Introduzca nombre de usuario y contraseña para acceder.

Buena suerte y bienvenido a Jet Reports!

3

About Jet Reports

¿Qué es Jet Reports? Jet Reports es un complemento de Excel que integra Excel con cualquier base de datos que tenga un driver OLE u ODBC disponible para que cree informes con fórmulas simples. En vez de imprimir un informe y volver a introducir los datos en hojas de cálculo, puede introducir fórmulas que lean directamente de su base de datos y actualicen los datos en Excel.

Jet Reports añade cuatro fórmulas a Excel: NL, NF, NP y GL. La NL le permite devolver cualquier campo de cualquier registro en cualquier tabla. Puede configurar hasta diez filtros para definir que registro(s) desea.

La Fórmula NF es un acceso directo. Puede definir que registro quiere mediante la fórmula NL y a continuación puede utilizar la fórmula NF para conseguir muchos campos de dicho registro. Al utilizar la fórmula NF, no necesita reescribir todos los filtros cada vez que quiera un campo de un registro.

La fórmula NP es una utilidad que le permite realizar ciertas tareas para agilizar sus informes o hacerlos más efectivos. Puede utilizar NP para crear filtros de fecha, evaluar fórmulas o realizar operaciones con listas (arrays), entre otras cosas.

La fórmula GL combina muchas fórmulas NL para que los usuarios de Navision y Great Plains puedan realizar informes del Diario General incluso de una manera más sencilla. La fórmula GL no está disponible en las conexiones Jet Reports Universales.

Novedades de Jet Reports 5 Ayuda HTML sensible al contenido

Fácil acceso a la ayuda desde Jet Reports Motor de búsqueda propio, indexado, documentación de ayuda HTML

estándar de Microsoft Asistente para Insertar Fórmulas de Jet (Jfx)

Dar un paseo por el proceso de crear cualquier fórmula Jet Búsqueda de base de datos para que ya no tenga que copiar y pegar o

recordar nombres de tablas y campos Asistente para Informes

Crea un informe completo de una tabla con formato rápida y fácilmente Búsqueda de base de datos le ofrece facilidad y libertad al crear informes

Fórmula Great Plains GL Permite a los clientes de Great Plains la misma simplicidad que disfrutan

los usuarios de Navision al consultar sus Diarios Generales Permite crear complejos informes G/L rápida y fácilmente

Opciones de Informe con Búsqueda de base de datos Ofrece a los Visualizadores de Informe elecciones simples para su hoja

de Opciones


4

Búsqueda de base de datos permite a los Visualizadores elegir Opciones desde sus bases de datos

Datos de Visualizador en Informes Ofrece a los Visualizadores la capacidad de introducir datos

manualmente en los informes, como por ejemplo informes de presupuestos

Los Datos de Usuario pueden grabarse al ejecutar los informes

Historial de Cambios de Versión Cambios en Versión 5.0

Cambios aplicables a todo tipo de Conexiones: Añadido el Asistente de Informe.

Le guía a través del proceso de crear un informe de una sola tabla.

Agrupa y clasifica datos Automáticamente. Crea informes que puedan usar los visualizadores con la nueva

característica Opciones de Informe. Se añade el asistente de Fórmulas Jet (Jfx).

Inserta una nueva fórmula Jet o edita una ya existente. Provee una búsqueda rápida de todos los argumentos de las

fórmulas Jet. Permite Drilldown y evaluación de fórmula desde el editor.

Se añade Opciones de Informe con Búsqueda de Base de Datos. Provee un interface fácil de usar para introducir filtros en el

informe. Provee la capacidad de búsqueda de base de datos para construir

filtros más rápido y más fácil. Se añade Ayuda HTML.

La Ayuda sensible al Contenido permite a los usuarios obtener Ayuda sobre una fórmula desde los asistentes de Jet Reports.

Permite a los usuarios filtrar información perteneciente a otras conexiones.

Se añade Datos de Visualizador en los Informes Da a los usuarios la habilidad de introducir datos, como

información de presupuesto, en las hojas de informe. Los datos introducidos por el usuario se preservan al ejecutar de

nuevo el informe. Se añade la fórmula NP

Absorbe la funcionalidad de NL como "Evaluar", "FiltroFecha", etc.

Añade la habilidad de: Formato de valores de celda. Recupera una lista de compañías de su base de datos.

Se añade soporte para idiomas como Japonés y Coreano. Pequeños ajustes en el menú.

Cambios específicos para conexiones Great Plains Se añade la fórmula GL para Great Plains.

About Jet Reports

5

Permite a los usuarios de Great Plains obtener los datos que necesiten de sus G/L en una simple fórmula.

Recupera el saldo o presupuesto basado en categorías, cuentas, periodos, etc.

Lista cuentas, categorías o segmentos en filas, columnas, u hojas. Configuración de conexión Great Plains simplificada. Se añade la habilidad de hacer un informe de muchas compañías desde

la misma conexión Great Plains. Mejora la utilidad Great Plains Friendly Names.

Cambios en Versión 4.0.x

Mejoras en la velocidad. Se añade la Barra de Herramientas de Jet. Se añade el Planificador Jet El Planificador Jet le permite planificar la

actualización de los informes automáticamente. . Planificar informes directamente desde Excel Microsoft Excel es un

conocido programa que le permite crear y editar hojas de cálculo, usadas para almacenar información en columnas y filas que después puede ser organizada y/o procesada. .

Envía por Email informes a uno o más usuarios. Envía alertas vía email basadas en los resultados de los informes. Opcionalmente puede extraer la dirección email de la base de datos Un

conjunto de datos organizados para una búsqueda fácil y rápida. Ejemplos incluyen Microsoft Navision y Great Plains. .

Se añade la habilidad de convertir Jet Reports Jet Reports es un complemento de Microsoft Excel que integra Excel con Great Plains/Navision o cualquier base de datos que disponga de un driver OLE u ODBC para que pueda crear informes con fórmulas sencillas. En vez de imprimir un informe y volver a introducir los datos en las hojas, puede introducir las fórmulas que lean directamente desde su base de datos y actualicen los datos directamente en Excel. en simples libros.

Convierte fórmulas Jet a valores. Preserva todas las demás fórmulas de Excel. Crear informes editables. Preserva filas, columnas, hojas ocultas para que el informe pueda

actualizarse. Provee la habilidad de Revertir para restaurar cambios perdidos

accidentalmente al actualizar el informe. Los diseñadores simplemente ponen "Auto+Ocultar+Valores" en la celda

A1 para activar esta habilidad. Se introdujo el Diseñador Avanzado para todas las versiones de

Navision 2.60 y posteriores. Provee información adicional como relaciones tabla/campo y

CalcFormulas para CamposCalculados. Provee acceso directo a la Ayuda de Navision para todas las tablas y

campos disponibles. Se mejoró la habilidad de resumir y estructurar informes agrupando todos los

Grupos de Datos de Excel después de ejecutar el informe. Ventana de Progreso simplificada para mejorar el tiempo de consulta.


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Se añade la funcionalidad "SQL=", permitiendo que el usuario pase consultas SQL directamente a la base de datos.

Se añade "Schema=" como un FiltroCampo para especificar un esquema de base de datos como Oracle.

Se añade la habilidad de quitar espacios de los resultados de las consultas a la base de datos.

Se añade Friendly Drilldown Una manera de ver los datos devueltos por una fórmula Jet Reports. por el cual la ventana Drilldown muestra los nombre de tabla/campo en el mismo formato que el Diseñador.

Se añade soporte para Esloveno y Español. Se añade la funcionalidad de manipulación de listas para la fórmula N La

fórmula general de extracción de datos de Jet Reports. La NL le permite recuperar cualquier campo de cualquier registro de cualquier tabla. Puede configurar hasta diez filtros para definir que registro(s) quiere. L A procedure to perform some task. Functions can have input values called parameters and return some value or values. .

Se mejora la velocidad al clasificar. Se modifica la clasificación para que el orden coincida con Navision en

la mayoría de los casos. Se añade un método nuevo, más rápido para filtrar datos en las tablas. Se mejora el filtrado de una tabla basada en datos de otra con los argumentos

Un valor específico proporcionado como parámetro de una fórmula. "Filtro" y "Que" de la fórmula NL.

Deshabilitada la opción autocompletar campos y tablas de Navision Pequeños ajustes y mejoras

Cambios en Versión 3.7.4

Se añade referencia cruzada de hojas para todos los idiomas de Jet Reports Pequeñas mejoras


Se aumentó la velocidad de las Dimensiones Avanzadas Pequeñas mejoras


Se aumenta la velocidad y estabilidad en general Se añade soporte para Navision 4.0 Se añade soporte para Turco Pequeñas mejoras


Se añaden nuevas opciones al Diseñador Jet Una ventana con la estructura de su base de datos, que le permite navegar a través de las tablas y campos disponibles, ver los valores de cada campo, o drilldown en los datos. incluyendo si se muestra o no el Diseñador tras seleccionar Jet/Diseño, la opción de dejar el Diseñador sobre la ventana de Excel, y la opción de tener la ventana del Diseñador transparente.

About Jet Reports

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Se añade la opción "encajar", que automáticamente ajusta el ancho de columna o fila al mayor registro encontrado.

Se añade mayor funcionalidad al instalador Jet. Ya no tendrá que borrar la versión anterior de Jet Reports para instalar una nueva versión.

Se añade un nuevo tipo de conector ‘Great Plains’ que permite recuperar datos de bases de datos de Great Plains usando Friendly names de tablas y campos.

Se añade la opción Diseñador que mostrará el número de registros de cada tabla de la base de datos para aquellas bases de datos que contengan esta característica.


Se añade el Diseñador Jet que reemplaza el Asistente Jet. Para verlo, solo escoja Jet/Diseño. Puede arrastrar campos a Excel para insertar automáticamente fórmulas. Puede hacer clic con el botón derecho en un nombre y Enviarlo a Excel como si lo hubiese tecleado. Puede usar el Diseñador para encontrar tablas, campos, valores, y opciones de fórmulas mientras está insertando fórmulas o usando el asistente de Pegar Fórmulas de Excel.

Se añade la opción Auto Depurar, que selecciona automáticamente la primera celda con #VALOR y muestra el mensaje Jet/Depurar después de que el informe se haya generado. Puede inhabilitar esta característica.

Se ha suprimido el límite de cuatro decimales para los campos numéricos de las versiones de Navision 2.60e o posteriores. Jet Reports ahora devuelve todos los espacios decimales almacenados en Navision.


Se añade Dimensiones Avanzadas como Campos Virtuales a tablas que tienen Dimensiones Avanzadas. Esto permite filtrar en Dimensiones Avanzadas. Solo trate el código de Dimensión Avanzada como si fuera un campo.

Se mejora la fórmula NL para aceptar una lista en el argumento Tabla cuando el argumento "Que" es "Filas", "Columnas" u "Hojas". Una fila, columna, u hoja es creada para cada elemento de la lista.

Se añade la habilidad de usar una lista para un Filtro. Se selecciona un registro si algún elemento de la lista coincide. Por supuesto, todos los demás filtros "non-array" tienen que coincidir también. Vea más información bajo Array Filters.

Se añade "AllUnique" como un argumento "Que" de la fórmula NL que permite a la fórmula NL generar array filters. Vea más información bajo Array Filters.


Se añaden 14 nuevos ejemplos de informes incluyendo Summary Customer y Vendor Aging, Pareto Chart, y Item Sales List by Date.

Mejora significativa del rendimiento de informes con replicadores anidados. Se corrige el problema de 3.5.1 mejorando la velocidad de cálculo de Jet

Reports. Mejorado AutoPilot para permitir el nombre de un archivo en el argumento /I.

Para especificar un archivo, solo añada el nombre del archivo después de la ruta. Caracteres comodines "*" y "?" están permitidos.

AutoPilot genera entradas en el historial de la aplicación.


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Se añade el modo "+Valores" a AutoPilot que convierte todas las fórmulas a valores antes de grabar el libro.

Pequeños ajustes y mejoras.


Se añade soporte para un solo informe para conseguir datos de múltiples versiones de Navision a la vez. Esta característica requiere Windows 2000, Windows XP, o posterior. la Versión 3.5.1 puede soportar la versión instalada actualmente más las versiones 2.6e, 2.6f, 3.01b, 3.10a, y 3.60.

Se añade soporte para etiquetas Navision. Para usar etiquetas se debe exportar el módulo de lenguaje e introducir la ruta en Jet/Opciones. Jet Reports 3.5.1 realizará clasificaciones internas basadas en el idioma especificado. Para más información consulte la guía de instalación.

Se mejora AutoPilot para añadir el modo depurar y manejar rutas relativas correctamente. En modo depurar, la generación del informe es visible y los mensajes de error son enviados a la pantalla.

Se mejora la fórmula NL para insertar imágenes en el informe. Las imágenes pueden venir de un archivo o de la base de datos de Navision. La imagen a insertar y su tamaño pueden calcularse.

Se añade la clasificación ascendente o descendente de muchos campos (sin necesitar una clave de Navision). Cuando la fórmula NL devuelve valores únicos, la clasificación por defecto puede cambiarse.

Se añadió la habilidad para excluir la Fecha de Cierre. Solo preceda el filtro fecha con "<>C&" y las fechas de cierre se excluirán. Se añade el parámetro Valor de entrada que debe ser facilitado a todas las fórmulas de un tipo específico. Por ejemplo, "Que" es el primer parámetro de las fórmulas NL, GL, y NP. ExcluyemovsCierre a la fórmula GL Una simple fórmula de la hoja de Excel que combina muchas fórmulas NL para consultar al Diario General. Esta fórmula está solo disponible para bases de datos Navision o Great Plains. .

Se añade la habilidad de ignorar automáticamente todos los caracteres del filtro especiales y buscar una coincidencia exacta de los contenidos del filtro. Solo preceda el filtro con "@@".

Se añade el valor especial del FiltroCampo "LIMITE=". Ponga el máximo número de registros en el Filtro. Cuando se usa junto a la clasificación, puede crear listas Top X como Top 10 Clientes.

Se añade el aviso de expiración de licencia de Jet Reports. Principalmente para distribuidores. Las licencias del usuario final no caducan normalmente. Jet Reports 3.5.1 funciona ahora con un archivo de licencia de Navision.

Se corrige el problema que ocurría cuando la Configuración Regional para el separador de listas es un punto y coma en vez de una coma.

Saltos de página que suceden al copiar una fórmula NL se mantienen. Se corrigen los problemas con celdas combinadas, que ahora se expanden

"lógicamente" cuando las filas o columnas se copian. Pequeños ajustes y mejoras.


Se añade soporte para un solo informe para extraer datos de más de una base de datos de Navision o servidor. La conexión por defecto es especificada en Jet/Opciones. Se añade el campo Conexión a la fórmula GL. Para anular la

About Jet Reports

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conexión por defecto de la fórmula NL, ponga "Conexion=" en un FiltroCampo y el nombre de la conexión como se define en Jet/Opciones del Filtro correspondiente. Múltiples conexiones servidor y una conexión local pueden ser utilizadas en el mismo informe.

Las Opciones de Jet puede configurarse en un archivo externo para que muchos usuarios puedan compartir las mismas opciones. Las opciones y los archivos de Licencia de Jet pueden almacenarse en una carpeta compartida. Una instalación personalizada puede ser definida con opciones customizadas. Vea Guía de Instalación para más información.

AutoPilot mejoró para actualizar las opciones del informe. Nuevo modo añadido para actualizar el informe simplemente.

Se añade documentación de como ejecutar Jet Reports desde Navision.

Cambios en Versión 3.4

Se añade "Auto+Ocultar+Bloquear" de la celda A1 de una hoja que hace que las fórmulas se bloqueen después de que Jet/Report termine de actualizar el informe. Las hojas con esta pestaña son bloqueadas automáticamente para prevenir cambios por error. Una hoja que sea bloqueada no contiene ninguna fórmula por lo que puede abrirse por los usuarios de Excel que no tengan Jet Reports instalado. Las hojas bloqueadas se abren rápido porque no tienen fórmulas que evaluar.

Se añade soporte para los Visualizadores. Un Visualizador de Informe La persona que tiene licencia para cambiar las opciones del informe y actualizar los datos pero que no puede crear informes o usar otras características de Jet Reports. puede cambiar las opciones del informe y actualizar el mismo usando Jet/Report pero no puede usar cualquier otra característica de Jet Reports. Los visualizadores no pueden introducir fórmulas Jet en las celdas de la hoja. Cuando los diseñadores diseñan informes para usar, todas las hojas deben ser bloqueadas excepto las hojas que contienen las opciones del informe.

Mejora la velocidad y diagnóstico de errores Pequeños ajustes y mejoras

Cambios en Versión 3.3

Se mejora la fórmula NL. Se añade la habilidad de crear hojas automáticamente, copiar muchas columnas o filas a la vez, y devolver valores clasificados y únicos para el campo.

Se añade compatibilidad con la versión de Navision 1.2 y posterior. Drilldown todavía requiere 3.01b ejecutables.

Se añade la opción de Publicar. Las fórmulas Jet pueden convertirse en valores. Drilldown puede ejecutarse poniendo "Drilldown" en el comentario de la celda. Las fórmulas Jet convertidas pueden ser restauradas. Los usuarios de Excel sin Jet Reports pueden ver hojas convertidas y todavía usar drilldown.

Se añade el programa AutoPilot para planificar informes y publicación Web. Usando las Tareas Programadas de Windows, AutoPilot puede automáticamente convertir libros Excel en páginas Web. Drilldown estará disponible en las páginas Web.

Se añade la posibilidad de ocultar condicionalmente filas o columnas. Se añade la regla de que los filtros no pueden estar vacíos. Utilice "*" para

indicar que se permite cualquier valor. Esto puede ser un error en aquellos


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informes que se utilice blanco como el filtro para todos los registros. Este cambio permite a Jet Reports mejorar la velocidad de cálculo en algunos informes.

Cambia el asistente de fórmulas para evitar el cálculo hasta que toda la fórmula sea introducida y aceptada. Antes, las fórmulas introducidas parcialmente provocaban cálculos lentos en algunos casos.

Mejora la velocidad de algunas fórmulas NL. Cambia el cálculo de la fórmula NL del modo Diseño Un modo de Jet Reports

que permite crear informes con simples fórmulas . para devolver el primer registro encontrado. La ordenación correcta es devuelta en modo informe.

Pequeños ajustes y mejoras.

Conocimiento Previo Para utilizar Jet Reports Jet Reports es un Complemento de Microsoft Excel que integra Excel con Navision, Great Plains, o cualquier base de datos que tenga un driver OLE o ODBC disponible para que pueda crear informes con fórmulas simples en la hoja. En vez de imprimir un informe y volver a introducir los datos en las hojas, puede introducir fórmulas que lean directamente de su base de datos y actualicen los datos en Excel. debe tener al menos un conocimiento básico tanto de Microsoft Excel Microsoft Excel es un conocido programa que le permite crear y editar hojas de cálculo, que son utilizadas para almacenar información en columnas y hojas que pueden después ser organizadas y/o procesadas. como de su base de datos Un conjunto de datos organizados para una búsqueda y recuperación fácil y rápida. Los ejemplos incluyen Microsoft Navision y Great Plains. (ya sea Navision, Great Plains, o cualquier otra). También debe saber como usar fórmulas en una hoja de cálculo y tener alguna experiencia construyendo hojas de cálculo de Excel.

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Startup and Settings

Installing Jet Reports Guía Rápida de Instalación

Los siguientes pasos serán cubiertos en mayor detalle en el proceso de Instalación.

1. Descargue el Software de Jet Reports desde http://www.jetreports.com. 2. Ejecute el archivo de instalación (*.exe) que acaba de descargar. 3. Copie su archivo de Licencia de Jet (*.jlf) al directorio "C:\Archivos de

Programa\JetReports". 4. Si su nombre aparece como diseñador en el archivo de licencia de Jet Reports,

compruebe su usuario en Excel para asegurarse de que coincide con el del archivo de licencia de Jet correctamente.

5. Active los complementos de Jet Reports. El asistente para la activación debería ejecutarse tras completar la instalación. Si no:

1. Si utiliza Excel 2002 o posterior, active el complemento de Jet Reports desde Inicio/Todos los Programas/Jet Reports.

2. Si utiliza Excel 2000, active el complemento de Jet Reports desde el menú de Excel/Herramientas/Complementos.

6. Si utiliza Navision: 1. Determine el nombre y tipo (Navision o SQL) de su Servidor de

Navision. 2. Verifique que su archivo de licencia de Navision actual esté presente en

su directorio client y se llame fin.flf. 3. Verifique que tiene instalado C/Front.

7. Si utiliza Great Plains: 1. Determine el nombre de su Servidor SQL. 2. Verifique que su usuario de servidor SQL coincide con su usuario de

Great Plains. 3. Si desea utilizar Jet Reports Friendly Names para las tablas y campos,

verifique que un administrador ha ejecutado el programa "Great Plains Friendly Names.exe".

8. Si utiliza cualquier otro tipo de base de datos (ej. FoxPro, Oracle, etc): 1. Determine si existe un driver OLE disponible específicamente para su

base de datos e instálelo. 2. Si utiliza un Servidor MS SQL de base de datos, el driver OLE para el

Servidor MS SQL ya estará instalado. 3. Si no existen drivers OLE disponibles, localice e instale un driver ODBC

para su base de datos. 9. Abra Excel, haga clic en el menú Jet/Opciones/Conexiones y configure su

Conexión de Jet Reports. 10. Compruebe su menú Jet en Excel y confirme que tiene un menú diseñador o

visualizador apropiado. 11. Explore a través de la nueva ayuda HTML de Jet Reports accesible en Excel

desde Jet/Ayuda. 12. Disfrute usando Jet Reports!


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Prerrequisitos

Usuarios de Navision

Antes de usar Jet Reports Jet Reports es un Complemento de Microsoft Excel que integra Excel con Navision/Great Plains, cualquier base de datos que disponga de un driver OLE u ODBC para que pueda crear informes con simples fórmulas. En vez de imprimir un informe y volver a introducir los datos en las hojas, puede introducir fórmulas que lean directamente de su base de datos y actualice los datos en Excel. con Navision, debe tener el siguiente software instalado.

Excel Microsoft Excel es un conocido programa que le permite crear y editar hojas de cálculo, usadas para almacenar información en columnas y filas que puede después ser organizada y/o procesada. 2002 o posterior para usar listas largas. Excel 2000 con los últimos service packs funciona si las listas con menos de 10,000 elementos son suficientes o si no utiliza las características de las listas de Jet Reports.

Navision Client con la versión 1.2 ejecutable o posterior. Navision C/FRONT. Windows 2000 o posterior si desea ejecutar AutoPilot o muchas versiones de

Navision simultáneamente.

Debe instalar Navision client y C/FRONT, incluido en versiones posteriores del SDK. En versiones anteriores de C/FRONT, una correcta instalación requiere copiar archivos del directorio client de Navision al directorio C/FRONT. Siga las instrucciones de instalación de C/FRONT para la versión que esté instalando para asegurarse de que C/FRONT funcionará con Jet Reports. Aún mejor, debería usar exactamente la misma versión de C/FRONT que su servidor Navision y client software. Como Navision a menudo muestra mínimos cambios de versiones, la mejor manera de asegurar que se tiene la misma versión es usar el mismo CD para C/FRONT que usó para instalar el resto de su software de Navision.

Un archivo de Licencia de Navision que permite C/FRONT debe grabarse como FIN.FLF en la carpeta del programa Navision Client. Esta es la misma carpeta en la que encontrará Fin.EXE. Debe copiar el archivo de Licencia de Navision a cada ordenador que vaya a ejecutar Jet Reports. Este es un requisito de C/FRONT, no de Navision Client por lo que si no copia el archivo de licencia a cada ordenador, Jet Reports no podrá conectarse a la base de datos Un conjunto de datos organizados para una búsqueda y recuperación fácil y rápida. Los ejemplos incluyen Microsoft Navision y Great Plains. aunque Navision Client funcione perfectamente.

Si desea usar la característica drilldown Una manera de ver el dato que se está recuperando por una fórmula Jet Reports. de Jet Reports, debe usar la versión 3.01b o posterior de los ejecutables de Navision. Si utiliza objetos anteriores a la versión 3.01b puede necesitar actualizar las formularios de drilldown como se explica en Actualizar Formularios Drilldown Navision. Para usar drilldown, tanto Jet Reports como Navision client deben conectarse al servidor de una base de datos. Tanto las opciones del servidor de Navision como de SQL son admitidas. La característica drilldown no es compatible con base de datos locales por lo que si intenta usar drilldown mientras está conectado a una base de datos local, puede tener problemas.


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Seguridad de Navision (Navision)

Para utilizar Jet Reports, el usuario debe tener permisos en todas las empresas para leer la tabla de la Empresa, ejecutar permisos para C/FRONT y leer permisos para las tablas que el usuario puede incluir en los informes. Los Usuarios con permisos en C/FRONT pueden ver todos los campos de las tablas que se les ha permitido leer. La seguridad a nivel de Campo no está disponible cuando al usuario se le permite tanto leer como ejecutar una tabla para C/FRONT. Es muy útil permitir a los usuarios de Jet Reports poder ejecutar Herramientas/Zoom para que puedan ver todos los valores de los campos dentro de Navision.

Si su base de datos tiene muchas compañías y el usuario no tiene acceso a todas ellas, debe crear un role separado que tenga acceso para leer la tabla Empresa. Añada este nuevo role a cualquier usuario que necesite usar Jet Reports. El nuevo role no garantizará ningún privilegio adicional al usuario. Para crear este nuevo role y asignárselo a los usuarios debe usar un login que tenga ‘Super’ como role.

Great Plains y Usuarios Universales

Antes de que pueda usar Jet Reports con un conector Universal, debe tener el siguiente software instalado.

Excel 2000 con los últimos paquetes o posterior. Windows 2000 o posterior si desea ejecutar AutoPilot. El software OLE u ODBC para su base de datos. Jet Reports se

ejecutará más rápido usando drivers OLE que drivers ODBC por lo que recomendamos que busque un driver OLE aunque tenga un driver ODBC instalado. Para la instalación de base de datos que usen Servidor MS SQL (incluyendo Great Plains), su ordenador ya tiene un driver OLE para el Servidor MS SQL disponible.

Si desea usar Friendly Names en Great Plains, quien tenga privilegios de administrador de base de datos debería ejecutar el programa "Great Plains Friendly Names.exe" localizado por defecto en la carpeta C:\Archivos de Programa\JetReports\Great Plains. Esta operación está detallada en Instalar Friendly Table/Field Names.

Instalar Jet Reports

Jet Reports puede descargarse como un archivo comprimido desde http://www.jetreports.com. Vaya a la sección de Soporte y acceda mediante su login que le asignaron cuando compró Jet Reports. Vaya a la sección de software y descárguese la última versión.

Actualizar desde versiones anteriores de Jet Reports

Si actualiza de Jet Reports 3.4.4 o posterior, no necesita desinstalar la versión anterior antes de instalar la última versión. Todas las opciones de sus anteriores versiones de Jet se usarán cuando instale la última versión y el instalador quitará su versión anterior antes de instalar la nueva.


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Si actualiza desde versiones anteriores a Jet Reports 3.4.4, deberá desinstalar la versión anterior manualmente. Primero entre en Excel y desde el menú Herramientas/Complementos, desactive la opción de Jet Reports. Después cierre Excel y diríjase a Agregar/Quitar Programas del Panel de Control de Windows para desinstalar Jet Reports. Vuelva a Excel y si Jet Reports todavía sigue listado como un Complemento disponible, intente activarlo de nuevo. Debería ver un mensaje de que no encuentra Jet Reports y una pregunta sobre si desea eliminarlo de la lista. Haga clic en si. Jet Reports ya está completamente desinstalado y puede proceder con la instalación de la nueva versión.

Archivos de Licencia de Jet

Tras instalar Jet Reports, copie su archivo de licencia de Jet en la carpeta de instalación de Jet Reports ("C:\Archivos de Programa\JetReports" por defecto). Puede almacenar su archivo de Licencia de Jet en otra carpeta, como en una carpeta compartida, si configura la opción Ruta de Licencia en Jet/Opciones/Avanzado. Si ha recibido su licencia por email, compruebe la extensión para asegurarse de que sea .jlf. Algunos programas de email cambian la extensión de los archivos ASCII a .txt, por lo que Jet Reports no funcionará.

Para solicitar un archivo de licencia, envíe su lista de nombre(s) de diseñador(es) a [email protected]. Si usted es un usuario de Navision, debería también incluir su archivo de licencia de Navision en su email. Los nombres de los diseñadores deben de ser exactamente igual a como aparecen en el campo nombre de Usuario en la pestaña General de las Opciones de Excel. Para comprobar esto, en Excel, utilice Herramientas/Opciones y entonces haga clic en la Pestaña General. El nombre de Usuario aparece al final de la ventana. Para acatar los requerimientos de Licencia de Microsoft, el nombre debe ser un nombre de usuario actual. Los Archivos de licencia no pueden emitirse para nombres genéricos como"Usuario de Excel."

Si ya tiene una licencia de Jet Reports y necesita actualizar su lista de nombres de Diseñador, puede enviar los cambios que desee, junto con su archivo JLF actual a [email protected].

Para usuarios de Navision, si su licencia de Navision ha cambiado, también necesitará una nueva licencia de Jet. En este caso, incluya también su archivo de licencia de Navision (fin.flf) en el email. Su archivo de licencia de Jet tiene el mismo nombre que su número de licencia de Navision con la extensión ".JLF".

Las licencias de Jet No-Navision contienen un número de licencia como nombre de archivo. El nombre debe acabar en –U y tener una extensión ".JLF".

Activar Jet Reports

Excel tiene que ser configurado para que reconozca Jet Reports como un Complemento. Como Excel almacena la configuración de Complementos por usuario, si muchos usuarios utilizan el mismo ordenador o servidor, este paso debe hacerse para cada usuario. Puede usar tanto el menú Herramientas de Excel para activar Jet Reports (especialmente en Excel 2000 donde la activación automática puede que no funcione), como la opción Activar de Jet Reports. El programa de activación de Jet Reports


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comenzará automáticamente tras el termino de la instalación. Para arrancarlo manualmente, primero cierre Excel, después elija Inicio/Programas/Jet Reports/Activar. En algunas versiones de Windows, el menú Inicio puede ser algo diferente al que se muestra a continuación.

Para Activar Jet Reports usando el Menú de Herramientas de Excel, haga lo siguiente.

Desde el Menú de Herramientas de Excel, Elija Complementos


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Desde el menú Complementos, elija Examinar para encontrar el archivo JetReports.xla. Este archivo se encuentra en su carpeta de instalación de Jet Reports por defecto "C:\Archivos de Programa\JetReports".

Cuando selecciona OK, Jet Reports se añadirá a sus Complementos de Excel. La selección del menú de Jet se añade a la barra del menú principal de Excel.


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Configuring Jet Reports Pestaña General

Tras la instalación, debe configurar Jet Reports. Desde Excel, utilice el menú Jet/Opciones. Las etiquetas General y Avanzado listan opciones que afectan a todos los Informes de Jet, sin importar que tipo de fuente de datos tenga. A continuación una foto y descripción de la pestaña General.

Conexión por Defecto

La Conexión por Defecto es la conexión base de datos/servidor que será usada por defecto en las fórmulas de Jet Reports. Las conexiones y sus nombres están definidas en la pestaña Conexiones. Jet Reports puede recuperar datos de la conexión por defecto más rápido que otras conexiones por lo que debería escoger la Conexión que usará más a menudo por defecto.

Simular Modo Visualizador

Simular Modo Visualizador deshabilita temporalmente los privilegios de diseño para que el Diseñador pueda probar los informes antes de que sean distribuidos a los Visualizadores.

Guardar en Caché Resultados


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Durante la generación del informe, el resultado de cada Fórmula Jet es grabado en la caché. Normalmente, la caché se borra cada vez que selecciona Jet/Report. Si desea mantener la caché para acelerar la actualización del informe, escoja Guardar en Caché Resultados. Si los datos han cambiado en su base de datos mientras se actualiza el informe, el volver a ejecutar el informe no actualizará los valores del informe ya que los valores antiguos están almacenados en la caché. Para ver los valores actualizados de su base de datos, necesita pulsar el botón Actualizar o cerrar Excel para borrar la caché. Esta opción principalmente va dirigida a ayudar a los Diseñadores que podrían actualizar un informe muchas veces seguidas en el proceso de creación. Para el Diseñador de un informe, los datos actualizados no son importantes. Si usted es un Visualizador, normalmente tendrá esta característica desactivada.

Mostrar Tiempo de Ejecución

La opción Mostrar Tiempo de Ejecución mostrará en la barra de estado de Excel el tiempo que tardó el último informe en generarse.

Aviso Base de Datos Local

Aviso Base de Datos Local permite/inhabilita el mensaje de advertencia que aparece si utiliza una conexión a una base de datos local. Las conexiones a bases de datos locales pueden provocar resultados impredecibles con drilldown y pueden provocar otros problemas relacionados con el acceso a la base de datos. El mensaje de advertencia está destinado a avisarle de problemas potenciales de usar una conexión local.

Mostrar Diseñador

La opción Mostrar Diseñador le permite escoger entre mostrar la ventana del Diseñador Jet Reports o no cada vez que entre en el modo diseño seleccionando Jet/Diseño.

Auto Depurar

Si está configurado a "Después de Ejecución de Informe", cuando Jet Reports haya terminado de actualizar su informe después de seleccionar Jet/Informe, automáticamente encontrará la primera celda de su informe que contenga #Valor y ejecutará la opción depurar para intentar darle un mensaje de error explicando la fuente del #Valor. Esta característica es equivalente a la opción del menú Jet/Depurar excepto que ocurre automáticamente. El valor por defecto para esta característica es "Después de Ejecución de Informe". No se recomienda cambiar esta opción a "Desactivado" a menos que se sienta cómodo usando la característica Depurar.

Pestaña Conexiones

La pestaña Conexiones se utiliza para definir una o más conexiones a base de datos. Cuando ejecuta el asistente de activación de Jet, este intentará crear una conexión tanto si tiene Navision o Great Plains instalado que se llamará "ConexionNavision" o "ConexionGreatPlains". Si no, automáticamente se añadirá una Conexión por defecto llamada "1", pero debe completar sus opciones. Utilice el botón Añadir para crear Conexiones adicionales. Se le dará la opción de copiar una Conexión existente o crear una nueva. Utilice el botón Borrar para borrar Conexiones.


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Utilice Tipo para especificar si se conecta a una base de datos Navision-Local, Navision-Server, Navision-SQL Server, Conexión Universal, o Great Plains. Si su base de datos fue creada por otro programa que no sea Navision o Great Plains, utilice el tipo Conexión Universal.

Para cada una de las Conexiones, existen botones al final de la ventana para mostrar las Opciones Avanzadas, Mostrar la Licencia de Jet, o Probar Conexión. Las Opciones Avanzadas se detallán en la sección Configuración Opciones Avanzadas. El botón Mostrar Licencia Jet Reports muestra su archivo de licencia de Jet Reports. Observe que esto requiere que seleccione un tipo de conexión y, en algunos casos, que configure partes de la conexión antes de que funcione. El botón Probar Conexión prueba su conexión a la fuente de datos, y solo debería seleccionar este botón al terminar de configurar la conexión.

Opciones Conexiones Navision

Cada opción para configurar una Conexión de Navision se explica a continuación.

Nombre de Servidor y Tipo Red

Introduzca el nombre del servidor en Nombre de Servidor. Introduzca el protocolo de red apropiado en Tipo de Red.

Si no está seguro de que introducir es estos campos, puede mirar en Navision bajo Archivo/Base de Datos/Información en las pestañas Base de Datos y Conexión. Nota:


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Debe estar conectado a su base de datos en Navision antes de que pueda usar Archivo/Base de Datos/Información.


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Nombre de Base de Datos

Si utiliza Navision-SQL, introduzca aquí el nombre de la base de datos.

Si utiliza Navision-Localmente, haga clic en el botón Base de Datos y navegue hasta el archivo de la base de datos de Navision que desee usar.

Tamaño de la Caché Local

Para una conexión del tipo Navision-Local, introduzca el tamaño de la Caché. Una mayor caché mejorará la velocidad de acceder a la base de datos, pero puede ralentizar su ordenador.

Autenticación

Escoja entre usar Windows o Servidor de Base de Datos. Su elección se establece según tenga configurada su base de datos de Navision. Si no está seguro, consulte con su administrador.

Si escoge Servidor de Base de Datos, puede introducir un Usuario y Contraseña. Si deja alguno de estos campos en blanco, el usuario deberá introducir sus credenciales al intentar conectarse. Aunque la contraseña esté codificada, esta podría usarse para ganar


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acceso a los datos de Navision a través de Jet Reports. Las contraseñas codificadas están almacenadas en un archivo de opciones y en el registro.

Observe que con conexiones Navision-Local, solo puede usar autenticación de Windows con Navision 4.0 o superior. Con las versiones anteriores de Navision, debe registrarse con autenticación de base de datos .

Empresa por Defecto

Introduzca el nombre de la empresa que usará más en Empresa por Defecto. Utilice el botón Empresa para seleccionar el nombre de la empresa. Haciendo clic en el botón empresa se abre una conexión a la base de datos, porque es una manera de probar su conexión.

Ruta de Instalación de Navision y Archivo de Licencia de Navision

Si tiene más de una versión de Navision en su ordenador, puede tener que especificar la carpeta que contiene el programa FIN.EXE para la versión de Navision que corresponda a la versión de la base de datos o servidor que esté intentando acceder.

Para bases de datos locales de Navision, puede especificar el archivo de licencia de Navision para usar como archivo de Licencia Local de Navision. Para los Servidores, el archivo de licencia está en el servidor y no puede ser reemplazado.

Código de Idioma y Carpeta Módulo de Lenguaje

Estos están detallados en Usar Módulo de Lenguaje Navision.

Vista de Análisis Campo

Si está utilizando una tabla Vista que incluye cantidades G/L, introduzca el campo cantidad en Vista de Análisis Campo. Puede leer más sobre esta opción en la seccción llamada Ayuda sobre Cantidades en Navision G/L.

Probar Conexión y Mostrar Licencia Jet

Una vez se hayan introducido todas las demás opciones, haga Clic en el botón Probar Conexión para verificar que todas las opciones de las conexiones sean correctas. Recivirá un mensaje informando de que tiene licencia de Visualizador o Diseñador. Asegúrese de que este mensaje refleja su estado correctamente. Si cree que debería ser un Diseñador y el mensaje dice que es un Visualizador, compruebe su archivo de licencia haciendo clic en Mostrar Licencia de Jet. Asegúrese de que su nombre esté introducido correctamente en el Archivo de Licencia y que dicho nombre coincida con su nombre en Excel.

Opciones de Conexiones Universales


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Una vez haya seleccionado la Conexión Universal, la mayoría de las opciones de configuración en la pantallla de Conexiones desaparecerán. La mayoría de las opciones de configurarción están bajo la opción Propiedades.

Usar Friendly Names

Seleccione si desea usar Friendly Names en su conexión universal. Más información sobre como configurar y usar friendly names se encuentra en Instalar Friendly Names Tabla/Campo.

Grupo Friendly Name

Si decide usar Friendly Names, puede crear muchos grupos de friendly names. Por ejemplo, si necesita soporte para muchos idiomas, podría crear un grupo de friendly names para cada idioma. Estos grupos pueden ser seleccionados aquí. Para más información sobre grupos de friendly names, vea Instalar Friendly Names Tabla/Campo.

Mostrar Número de Registros

Si desea saber cuantos registros hay en cada tabla de su base de datos, puede seleccionar la opción Mostrar Número de Registros. El Diseñador contará el número de registros de cada tabla y lo mostrará después del nombre de la tabla. Esta opción puede no funcionar apropiadamente en todos los drivers OLE.

Mostrar Tablas Vacías


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Si solo desea listar aquellas tablas que tengan datos, puede habilitar Omitir Tablas Vacías. La mayoría de la gente solo usa una pequeña fracción de las tablas que existen en sus bases de datos y usar esta opción hace la lista de tablas del Diseñador más fácil de usar. Esta opción puede no funcionar correctamente en todos los drivers OLE.

Formato Nombre Tabla/Campo

Si ha decidido usar Friendly Names, tendrá la opción de cambiar el formato del nombre de la Tabla y del Campo en el Diseñador. Esta opción solo funcionará correctamente si usted instala la característica Friendly Names Tabla/Campo. Existen cuatro opciones para dar formato a los nombres de Tabla y Campo: Friendly, Physical, Friendly (Physical) y Physical (Friendly). Para las opciones Friendly y Friendly (Physical), el Diseñador Jet mostrará los Friendly names y clasificará por Friendly Name. Esto puede ser útil si está buscando por Friendly name. Cuando arrastre un campo a Excel, Jet Reports creará la fórmula y la cabecera en base a los Friendly names. Para las opciones Physical y Physical (Friendly), el Diseñador Jet clasificará los nombres por Physical name con lo que las Tablas serán agrupadas juntas por categoría. Cuando arrastre un campo a Excel, Jet Reports creará la fórmula y la cabecera en base a los Physical names.

Opciones de Conexiones Great Plains

Nombre de Servidor

Introduzca aquí el nombre de su servidor Great Plains SQL. Puede necesitar contactar con su administrador para conseguir esta información.


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Autenticación

Decida usar Windows o Autenticación de Base de Datos. Su decisión se dicta por como esté configurada su base de datos Great Plains. Si no está seguro, consulte con su administrador.

Si escoge Autenticación de Base de Datos, puede introducir Usuario y Contraseña. Si deja alguno de estos campos en blanco, el usuario será requerido cuando intente conectarse. Aunque la contraseña esté codificada, esta podría usarse para ganar acceso a los datos Great Plains a través de Jet Reports. Las contraseñas codificadas están almacenadas en un archivo de opciones externo y en el registro.

Empresa por Defecto

Introduzca el nombre de la empresa que más usará en Empresa por Defecto. Utilice el botón Empresa para seleccionar el nombre de la compañía que utilizará por defecto. Haciendo clic en el botón empresa abre una conexión a la base de datos, por lo que es una manera de probar su conexión.

Usar Friendly Names

Seleccione si desea usar Friendly Names. Más información sobre configurar y usar friendly names se encuentra en Instalar Friendly Names Tabla/Campo.

Grupo Friendly Name

Si decide Usar Friendly Names, puede crear muchos grupos de friendly names. Por ejemplo, si necesita soporte en muchos idiomas, podría crear un grupo de friendly names para cada idioma. Estos grupos pueden seleccionarse aquí. Para información sobre crear grupos de friendly name, vea Instalar Friendly Names Tabla/Campo.

Mostrar Número de Registros

Si desea saber cuantos registros hay en cada tabla de su base de datos, puede seleccionar la opción Mostrar Número de Registros. El Diseñador contará el número de registros de cada tabla y lo mostrará después del nombre de la tabla.

Mostrar Tablas Vacías

Si solo desea listar aquellas tablas que tengan datos, puede habilitar Omitir Tablas Vacías. Mucha gente solo usa una pequeña fracción de las tablas que existen en sus bases de datos y usar esta opción hace que la lista de tablas del Diseñador sea más fácil de usar.

Formato Nombre Tabla/Campo

Si ha decidido usar Friendly Names, tendrá la opción de cambiar el formato Table and Field name en el Diseñador. Esta opción solo funcionará correctamente si usted instala la característica Friendly Name Tabla/Campo. Existen cuatro opciones para dar formato a nombres de Tablas y Campos: Friendly, Physical, Friendly (Physical) y Physical (Friendly). Para las opciones Friendly y Friendly (Physical), el Diseñador Jet mostrará los Friendly names y clasificará por Friendly Name. Esto puede ser útil si está buscando


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por un Friendly name. Cuando arrastre un campo a Excel, Jet Reports creará la fórmula y cabecera en base a los Friendly names. Para las opciones Physical y Physical (Friendly), el Diseñador Jet clasificará los nombres por Physical name con lo que las tablas serán todas agrupadas juntas por categoría. Por ejemplo las tablas GL empezarán por GL con lo que todas serán agrupadas juntas. Cuando arrastre un campo a Excel, Jet Reports creará las fórmulas y las cabeceras en base a los Physical names.

Propiedades de Vínculo de Datos

La Ventana Propiedades de Vínculo de Datos se abre en la pestaña Conexiones seleccionada en el botón Propiedades. Debería hacer clic en la pestaña Proveedor en la parte superior de la pantalla para comenzar su configuración.

Pestaña Proveedor

La pestaña proveedor le permite seleccionar el Proveedor de OLE DB que coincida con su base de datos.

Existen muchos casos en los que tendrá muchas opciones posibles para conectarse a su base de datos. Un buen ejemplo de tener varias opciones válidas de conexión es MS Access. El Proveedor Jet OLE DB y el Proveedor OLE DB para ODBC, ambos permitirán conexión directa a un archivo de base de datos de Access como Northwind.mdb. De la misma manera, existe un Proveedor Oracle OLE DB y un Proveedor SQL OLE DB, y ambos tipos de base de datos permiten conexiones ODBC. En general, es más rápido usar una conexión OLE directa en vez de ODBC. El Proveedor OLE DB para Drivers ODBC también requiere que configure por separado una conexión ODBC a su base de datos.

Pestaña Conexión

Una vez haya seleccionado su proveedor de datos, (vea temas anteriores) haga clic en el botón Siguiente o haga clic en la pestaña Conexión. A continuación están las pestañas


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de conexión para proveedores Microsoft OLE DB para ODBC en la izquierda y Proveedores Microsoft Jet 4.0 OLE DB en la derecha.

En la pestaña Conexión, puede especificar donde están sus datos y como conectarse a ellos. Los campos mostrados en esta pestaña dependen del Proveedor OLE DB seleccionado. Por ejemplo, si selecciona el Proveedor OLE DB para Oracle, se mostrarán campos para el nombre de servidor y login. Si selecciona el Proveedor OLE DB para Servidor SQL, el nombre de servidor, tipo de autenticación, y base de datos debe ser especificado.

Generalmente, una vez configurada la Conexión, puede pulsar el botón Probar Conexión para determinar si Jet Reports puede conectarse a su base de datos. Si la conexión es satisfactoria recibirá el siguiente mensaje.

Pestañas Avanzadas y Todas

Utilice la pestaña Avanzadas para ver y configurar las propiedades de la conexión . La pestaña Avanzada es específica del proveedor y muestra solo las propiedades requeridas por el Proveedor OLE DB seleccionado. Para más información consulte la documentación provista con cada específico proveedor OLE DB.

Use la pestaña Todas para ver y editar manualmente todas las propiedades de la conexión OLE DB. Las propiedades pueden variar dependiendo del proveedor OLE DB que esté usando. Para más información consulte la documentación provista con cada proveedor OLE DB específico.

Configuración Northwind


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La base de datos NorthWind es un ejemplo de base de datos de access que viene con MS Office por lo que es utilizada como ejemplo en la Guía Universal de Jet Reports. Por defecto en Office 2003, NorthWind está instalado en C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Office11\Samples\NorthWind.mdb. Si tiene Office XP, substituya Office10 por Office11. Si tiene Office 2000, substituya Office9 por Office11. Después de seleccionar el Proveedor Microsoft Jet OLE DB en la pestaña Proveedor de la ventana Propiedades de Vínculo de Datos, haga clic en Siguiente para introducir la ruta a la base de datos. Tendrá que introducir Admin como nombre de Usuario y seleccionar la opción contraseña en Blanco. Haga clic en Probar Conexión y ya debería tener acceso a NorthWind.

Este apartado no es relevante para Conexiones Navision o Great Plains.

Botón de Opciones Avanzadas

Estas opciones avanzadas se aplican solo para la Conexión seleccionada de la pestaña Conexiones.

Opciones Avanzadas de Navision

Desde aquí puede actualizar sus formularios drilldown Navision y Diseñador Avanzado. Ambas operaciones requieren un archivo de texto con los objetos de Navision, consulte con su administrador

Mostrar Aviso para Formato GL Antiguo


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Si se selecciona, obtendrá un mensaje de advertencia cuando use una fórmula GL con la base de datos como argumento 13. Para consistencia con otros parámetros GL, como Great Plains GL, la conexión es ahora el argumento 23 de la fórmula GL.

Actualizar Formularios Drilldown

Seleccione esta casilla si desea actualizar los formularios de drilldown Navision. Para más información sobre actualizar los formularios de drilldown, vea la sección Actualizar Formularios Drilldown Navision. Después de marcar esta casilla, debe hacer clic en el botón Examinar y buscar su archivo de texto con los objetos Navision. Entonces debe hacer clic en el botón Actualizar para actualizar los formularios.

Actualizar Diseñador Avanzado

Seleccione esta casilla si desea actualizar el Diseñador Avanzado. Para más información sobre actualizar el Diseñador Avanzado, vea la sección Actualizar Diseñador Avanzado. Después de marcar esta casilla, debe hacer clic en el botón Examinar y buscar el archivo de texto con los objetos de Navision. Entonces debe hacer clic en el botón Actualizar para actualizar el diseñador avanzado.

Directorio Datos Diseñador Avanzado

Este es el directorio en el que están sus datos para el Diseñador Avanzado. También puede usar esta opción para configurar su diseñador avanzado sin actualizarlo de nuevo si ya lo había actualizado. Para más información, vea la sección Actualizar Diseñador Avanzado.

Formulario Navision para Cargar Datos de Usuario

Si va a usar la utilidad para cargar un presupuesto u otra información en la base de datos de Navision, este es el número del formulario de Navision. Para más información, vea.

Opciones Avanzadas de Universal y Great Plains

Programa para Cargar Datos de Usuario en la Base de Datos


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Si desea usar un programa externo para cargar datos en su base de datos, selecciónelo aquí.

Acortar Espacios en Campos de Texto

Algunas bases de datos pueden insertar un cierto número de espacios tras los valores en los campos de texto para conseguir tamaños iguales en los campos de texto. Esto se utiliza para filtrar correctamente. Puede seleccionar esta opción para recortar esos espacios y usar estos campos más fácilmente.

Tiempo Límite de Conexión

Si quisiese especificar un periodo límite al conectarse a su base de datos, puede especificarlo aquí.

Filtros Vacíos Devuelve Nulo

Si quisiese tratar los valores nulos y los valores en blanco de igual manera en su base de datos, configure la opción Filtros Vacíos Devuelve Nulo a ‘Sí’.

Límite de Registros Drilldown

El Límite de Registros Drilldown configura el número máximo de registros que Jet Reports mostrará cuando use la característica drilldown. Aumentar el límite incrementará la cantidad de tiempo que Jet Reports necesita para mostrar el formulario drilldown.

Nombres Sensibles a Mayus/Minus

Algunas bases de datos, como Great Plains, son sensibles a nombres de tablas y campos. Esto significa que si introduce Clienteid en Jet Reports y el nombre del campo actual es ClienteID, algunas bases de datos le darán un mensaje de error. Cuando la opción Nombres Sensibles a Mayus/Minus está activada, Jet Reports comprobará los nombres de la tabla y del campo que introduzca para asegurarse de que tienen la configuración correcta antes de consultar con la base de datos. Si ha introducido Clienteid y debería haber introducido ClienteID, Jet Reports le guiará a su error. Si desactiva esta opción, puede obtener mensajes de error si su base de datos tiene nombres sensibles a mayus/minus.

Pestaña Avanzado

Estas opciones avanzadas se aplican a todas las conexiones.


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Ruta Licencia Jet Reports

Por defecto, el archivo de licencia de Jet Reports está almacenado en la carpeta del programa de Jet Reports. Si desea almacenar el archivo de licencia de Jet en otro sitio, puede introducir el directorio en Ruta Licencia Jet Reports. Si almacena los archivos de licencia en una carpeta compartida, no necesitará copiar los archivos de licencia de Jet en cada ordenador. Los usuarios de Navision aún necesitan copiar el archivo Fin.flf file como fue descrito en Prerrequisitos.

Opciones Designer/Wizards Display

Los Valores máximos escaneados controla cuantos registros son escaneados y devueltos en el asistente de Fórmulas Jet y el Asistente Jet cuando realiza una búsqueda de filtros de un campo en particular. Observe que esto no controla cuantos registros son escaneados y devueltos en el Diseñador Jet.

El Alfabeto de Búsqueda y la Fuente Jet permiten a los usuarios de alfabetos no occidentales como el Japonés o Ruso cambiar el alfabeto y la fuente usado por Jet. El cambiar la fuente modificará la fuente usada por todos los formularios de Jet Reports. No se recomienda cambiar la fuente a menos que necesite caracteres de alfabetos no occidentales.

Compartir Configuración

Normalmente, las opciones se almacenan por usuario. Esto es válido si cada usuario tiene opciones únicas, pero cuando un grupo de usuarios comparten opciones comunes,


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es más conveniente almacenar las opciones en un archivo en una carpeta compartida. Si selecciona Opciones Auto Importación e introduce un nombre de archivo en Archivo de Opciones para Auto Importación, entonces cuando Jet Reports se inicia, las Opciones de Jet son automáticamente importadas en vez de leerse del registro.

Una vez seleccione Opciones Auto Importación, la única opción que puede cambiar es Archivo de Opciones para Auto Importación.

Para crear el archivo, debería deshabilitar la casilla Opciones Auto Importación y configurar todas las opciones deseadas. Debería también definir todas las Conexiones como se describe a continuación. Una vez estén configuradas todas las demás opciones, seleccione Opciones Auto Importación, después haga clic en Opciones Exportación y exporte el archivo con la ruta y nombre archivo donde vaya a exportar las opciones. Entonces rellene en Archivo de Opciones para Auto Importación con el mismo archivo que creó con Opciones Exportación.

Opciones del Diseñador Jet

Puede configurar varias características del Diseñador Jet desde Herramientas/Opciones (siguiente foto). Los cambios que haga a las opciones en la ventana del Diseñador serán los mismos para todas las bases de datos.

Diseñador Abierto

Esta opción le permite configurar como actúa el Diseñador al abrirse. Puede escoger expandir la conexión por defecto, o simplemente dejar todas las conexiones plegadas. La mayoría de los usuarios que solo tienen una conexión prefieren expandir la conexión por defecto ya que siempre trabajarán con esa conexión. Los usuarios que tengan muchas conexiones, de muchas bases de datos o muchas compañías de una sola base de datos, a menudo escogen la opción de empezar con los nódulos plegados.


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Formato de Envío

Las tablas y campos de Navision tienen nombres que se muestran en el Diseñador, pero también tienen números. Existen muchas circunstancias donde podría necesitar usar números de tabla en vez de nombres de tabla o además de nombres de tabla. La circunstancia más común es si tiene tablas o campos que empiecen con números. Las nombres de tablas y campos estándar de Navision no les permite empezar con números, ni usar caracteres especiales como @, (, ), etc. Desafortunadamente, como en la versión 3.7, Navision Object Designer aún le permite introducir nombres no válidos de tablas y campos. Si ha utilizado un nombre no válido de tabla o campo, necesita cambiar el formato de Envío a Número, o Número+Nombre para poder acceder a la tabla o campo. Puede mezclar formatos al diseñar informes, por lo que si solo una tabla o campo tiene un problema con el nombre, puede cambiar el formato de envío para trabajar con esa tabla, después cambiarlo de nuevo para las otras tablas y campos. Esta opción no es relevante con una Conexión Universal.

Valores Máximos Devueltos

La opción Valores Máximos Devueltos le permite seleccionar el número máximo de valores que le gustaría mostrar al expandir un campo en la ventana del Diseñador.

Valores Máximos Escaneados

Esta opción le permite configurar el número máximo de registros que Jet Reports escaneará para encontrar valores únicos para mostrar cuando expanda un campo. Esta opción puede tener efectos secundarios confusos. Si configura el número de Valores Máximos Escaneados a 100, Jet Reports solo escaneará los primeros 100 registros de la tabla para mostrar valores únicos. Si ha configurado los Valores Máximos Devueltos a 10, Jet Reports solo mostrará 10 valores si tiene 10 valores únicos en los primeros 100 registros de la base de datos. También necesita saber que Jet Reports clasificará los valores que el diseñador está devolviendo por lo que el primer valor en un campo no es necesariamente el primer valor del mismo registro en otro campo de la misma tabla.

Ventana Diseñador Siempre Visible

Esta opción hace que la ventana del Diseñador permanezca sobre la ventana de Excel. Cuando hace clic en windows sin ser Excel, la ventana del Diseñador pasará a un segundo plano.

Ventana Diseñador Transparente

Esta opción le permite cambiar la ventana del Diseñador a transparente para que pueda ver Excel detrás del Diseñador. Cuando haga clic en la ventana del Diseñador, se volverá más opaca. Cuando haga clic en Excel, u otra ventana, el Diseñador se volverá más transparente. Esta opción es más útil para gente con pantallas pequeñas o poca resolución ya que efectivamente disminuye el área de la pantalla que ocupe el Diseñador. Esta opción solo está disponible si tiene Windows XP o posterior. La ventana del Diseñador puede parpadear si detrás está ejecutando software que haga que la pantalla se actualice regularmente.

Diseñador Avanzado


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Esta opción permite el uso de las características adicionales del Diseñador para todas las conexiones de Navision que hayan sido configuradas apropiadamente (vea Actualizar Diseñador Avanzado para información sobre configuración). El Diseñador Avanzado es una herramienta para usuarios avanzados para que vean los detalles sobre sus objetos de Navision, incluyendo algunos o todos los siguientes: Nombre de Tabla y Campo, Propiedades de Tabla, Claves, Tablas y Campos Relacionados, Tipo de Campo, CalcFormula para Campos y FlowFilters. También permite el uso de la ayuda de Navision desde el Diseñador e incluye la opción "Ir A" para una navegación rápida y sencilla. El Diseñador Avanzado está solo disponible para conexiones Navision.

Verificar estado Diseñador/Visualizador

Hasta que configure completamente su Conexión de Jet Reports o si tiene licencia de visualizador, el menú Jet aparece como el siguiente.

Para un diseñador, el menú Jet se parece al siguiente.


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Si tiene licencia de Diseñador y no ve ningún menú, existen dos problemas comunes.

Si Jet Reports no tiene configurado la Conexión de base de datos correctamente o no puede encontrar su archivo de licencia, no obtendrá el menú de Diseñador. Puede probar la integridad de su configuración de la conexión haciendo clic en el botón Probar Conexión de la pantalla Jet/Opciones/Conexiones. Debería recibir un mensaje de que ya tiene privilegios de Visualizador o Diseñador. Si hay un problema de conexión, obtendrá un mensaje de error relacionado con la causa del problema. Si tiene muchas conexiones, debe tener al menos una configurada correctamente.

Si su nombre de usuario en Excel no coincide con su nombre del archivo de licencia de Jet Reports exactamente, no verá el menú de Diseñador. Para verificar que su nombre esté correcto en Excel, haga clic en el botón Mostrar Licencia Jet desde la pantalla Jet/Opciones/Conexiones. Si navega hacia abajo en la licencia, debería ver una lista de nombres de diseñador(es). Su nombre debe coincidir con su usuario de Excel, que puede ver en la pantalla de Excel Herramientas/Opciones/General.

Navision Installation Topics Instalación Automática con Opciones Customizadas

Si desea crear una instalación automática con opciones customizadas, primero instale Jet Reports en un ordenador y configure todas las opciones según se han descrito anteriormente. Si está utilizando Credenciales de Base de Datos, borre su Usuario y Contraseña para que no se instalen en otros ordenadores. A continuación exporte sus opciones a un archivo llamado DefaultOptions.JOP y reemplace el archivo DefualtOptions.JOP del directorio de instalación que acaba de crear. Si descomprimió la Instalación Jet a R:\Installer, verá el archivo DefaultOptions en la carpeta "R:\Installer\Archivos de Programa\JetReports". Cuando instale Jet Reports desde este punto, la carpeta DefaultOptions.JOP se copiará en el ordenador. La primera vez que un usuario active Jet Reports, usará las opciones almacenadas en DefaultOptions.JOP. Si el archivo DefualtOptions.JOP especifica Opciones Auto Importación, las opciones serán las del archivo especificado como se explicó anteriormente.

Múltiples Versiones Navision Concurrentes

Si tiene Windows 2000 o posterior y Navision 2.60e o posterior, Jet Reports puede funcionar con muchas versiones de Navision y C/FRONT a la vez. Jet Reports puede soportar simultáneamente versiones 2.6e, 2.6f, 3.01b, 3.10a, 3.60 y 3.7. Navision database (objects).

Debe instalar al menos una versión de C/FRONT. Necesita introducir una conexión diferente para cada versión que desee soportar. Es muy importante rellenar la ruta de Cliente Navison correspondiente. Jet Reports escoge la versión de C/FRONT basado en la versión encontrada en el archivo Fin.exe en la Carpeta del Programa Navision Client.

Una forma común de usar esta característica es cambiar la Conexión por Defecto dependiendo de que versión de Navision desee usar. También puede usar la característica "Conexión=" de la fórmula NL o rellenar en el campo Conexión de la


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fórmula GL. Vea Crear Informe de Múltiples Bases de Datos y Fórmula NL para más información sobre Conexión=.

Esto es solo relevante para conexiones Navision.

Módulo de Lenguaje de Navision

En Navision, puede introducir nombres de tablas, campos y opciones en su idioma. Si exporta el módulo de Lenguaje de Navision Jet Reports puede reconocerlo. El archivo a exportar debe tener el mismo nombre que el código de tres letras de lenguaje y su extensión ".flm". Puede grabar el archivo en la carpeta de lenguaje del programa Navision Client. Por ejemplo, para Español, puede exportar su archivo al siguiente directorio.

"C:\Archivos de Programa\Navision Attain\Client\ESP\ESP.FLM"

Jet Reports solo necesita los nombres almacenados en las tablas. Para exportar el Módulo de Lenguaje, entre en Navision y desde el menú escoja Herramientas/Object Designer.

Desde Object Designer, haga clic en el botón Table y después seleccione todas las tablas haciendo clic en el cuadro de la esquina superior izquierda de la lista de Tablas. También puede elegir la opción del menú Edición/Seleccionar Todo.


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Tras seleccionar Todas las Tablas, escoja Herramientas/Language Module/Export.

Introduzca el Nombre de Archivo apropiado, Language, y haga clic en OK.


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A continuación introduzca el código de lenguaje de tres letras en el campo código de idioma de la pestaña Conexiones.

En vez de exportar todos los Módulos de Lenguaje en la carpeta Cliente de Navision, puede ponerlos en un directorio compartido y especificar dicho directorio en la opción Carpeta Módulo de Lenguaje en la pestaña Conexiones.

Jet Reports buscará primero en la carpeta especificada en la opción Carpeta Módulo Lenguaje. Si no especifica dicha carpeta, buscará en la carpeta Cliente de Navision. Por último buscará en la carpeta Language de la Ruta Instalación de Jet Reports.

Jet Reports contiene los siguientes módulos de Lenguaje para Navision 3.60 o superior.

ENU – English United States ENC – English Canada ISL – Icelandic DAN – Danish


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DEU – Germany ESP – Español NDL – Dutch

Esto es solo relevante para los usuarios de Navision.

Cantidad en Navision G/L

Algunas empresas necesitan informes G/L (Diario General) que incluyan cantidades no financieras como por ejemplo "unidades enviadas" o "rango de ocupación de un hotel". Puede disponer del campo Cantidad que ya se encuentra en el Diario General. Esto le permitirá añadir una cantidad a cada registro del Diario General.

Para realizar informes sobre estas cantidades, puede usar la fórmula NL o la fórmula GL. Es mucho más fácil usar solo la fórmula NL. Las versiones anteriores de Jet Reports no tenían la fórmula NL, por lo que las siguientes características están provistas para ser compatibles con versiones anteriores que permiten que la fórmula GL reporte cantidades.

Si desea usar la fórmula GL, debe realizar configuraciones adicionales. Si desea crear informes con cantidades debe configurar Vista Análisis. Necesita crear un nuevo campo en la Tabla Vista Análisis que contenga el campo Cantidad y después modificar la code unit para rellenar este campo. Después introduzca el número de campo en Vista de Análisis Campo en la parte inferior de la pestaña Conexiones.

Jet Reports provee ejemplos de objetos modificados en JetReports.fob en la ruta de instalación de Jet Reports ("C:\Archivos de Programa\Jet Reports" por defecto). Estos


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objetos son solo ejemplos y no deberían ser importados en la base de datos. Estos ejemplos puede que no sean completamente compatibles con su versión de Navision.


Actualizar Formularios Drilldown Navision

Los formularios drilldown por defecto en Jet Reports 5 coinciden con las relaciones entre tablas y formularios drilldown para los objetos en Navision Versión 4.00. Estos formularios drilldown funcionarán para la mayoría de las tablas de versiones anteriores de Navision también. Sin embargo, si tiene una versión anterior de objetos Navision y drilldown no funciona correctamente, o ha añadido tablas o ha cambiado los formularios drilldown por defecto, necesita actualizar los formularios drilldown de Jet Reports. Jet Reports almacena los formularios drilldown por separado para cada conexión. Si tiene más de una conexión necesita actualizarlas.

En algunos casos, podría necesitar añadir un formulario drilldown y después actualizar la tabla correspondiente ya que no todas las tablas de Navision tienen formularios drilldown. Si su relación entre tablas y formularios drilldown de Navision es correcto, exporte la estructura de tablas en un archivo de texto. Tal vez no pueda exportar todas las tablas a texto debido a restricciones de licencia. Debe exportar todas las tablas que quiera cambiar. Siempre que actualice los Formularios Drilldown, todos los cambios previos que haya importado se borrarán. Por lo que siempre que exporte tablas para Actualizar Formularios Drilldown, asegúrese de incluir todas las tablas que necesiten ser diferentes a las tablas estándar de Jet Reports.

Después de exportar las tablas, asegúrese de que la opción ‘Actualizar Formularios Drilldown’ está seleccionada en la ventana Opciones Avanzadas, seleccione el archivo exportado, y haga clic en Actualizar. Los formularios drilldown se actualizarán por conexión.

Para realizar las operaciones descritas anteriormente, siga el siguiente procedimiento.

En Navision:

1. Abra Navision y seleccione Herramientas/Object Designer. 2. Seleccione la tabla en la que le gustaría actualizar el formulario drilldown, y

haga clic en ‘Design’. 3. Navegue hasta el final de la lista de campos y seleccione la primera línea que no

contenga datos. 4. Seleccione View/Properties, después haga clic en el Value field para la

Propiedad ‘DrillDownFormID’. 5. Haga clic en la flecha hacia arriba, y seleccione el formulario correspondiente. 6. Cierre la ventana Propiedades y el Diseñador de Tablas, y seleccione ‘Sí’

cuando se le pregunte si desea guardar. 7. Con el nombre de la tabla actualizada aún seleccionada, seleccione File/Export. 8. En la ventana ‘Guardar Como’, seleccione ‘Formato de Texto’. 9. Grabe el archivo en el directorio que desee.

En Jet Reports:


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1. Abra Excel y vaya a Jet/Opciones. 2. Vaya a la pestaña ‘Conexiones’ y haga clic en ‘Opciones Avanzadas…". 3. Seleccione la opción Actualizar Formularios Drilldown. 4. Seleccione el archivo .txt que acaba de exportar de Navision. 5. En Directorio Datos Diseñador Avanzado, seleccione la ruta donde desea

almacenar los Datos del Diseñador Avanzado. Esto es particularmente útil si está configurando varios usuarios

6. Haga clic en el botón Actualizar. 7. Si sucede un error puede ver el historial, si no haga clic en ‘Cerrar’. 8. Haga clic en OK para cerrar el menú Opciones de Jet.

Ya debería poder ejecutar drilldown desde Jet Report.


Actualizar Diseñador Avanzado

Para bases de datos de Navision, el Diseñador Avanzado le permite ver información extra sobre sus Objetos Navision en la ventana del Diseñador JetReports, e incluso habilita la Ayuda de Navision desde JetReports. Observe que la funcionalidad de la Ayuda solo puede usarse con las versiones de Navision 3.01 y posterior. Si está configurando muchos ordenadores y ya ha ejecutado 'Actualizar Diseñador Avanzado' para esta conexión en otro ordenador, siga los pasos del Escenario B. Por el contrario, si no ha ejecutado ‘Actualizar Diseñador Avanzado’ para esta conexión o no sabe la posición del archivo esquema del Diseñador Avanzado de la conexión, siga el Escenario A.

Escenario A

En Navision:

1. Abra Navision y seleccione Herramientas/Object Designer. 2. Seleccione ‘Table’, y luego seleccione todas las tablas (haciendo clic en la

esquina superior izquierda) o seleccione aquellas tablas para las que le gustaría información avanzada (no podrá exportar aquellas tablas para las que no tiene permiso). No importa que tabla(s) seleccione, la Ayuda estará disponible para todas las tablas que tengan archivos de ayuda definidos en Navision.

3. Seleccione Archivo/Exportar, y grabe los objetos al archivo de texto de su elección.

En Jet Reports :

1. Seleccione Jet/Opciones, vaya a la pestaña Conexiones, y seleccione Opciones Avanzadas.

2. Seleccione el archivo de texto que acaba de exportar desde Navision usando el botón Examinar.

3. Seleccione la ubicación en la que le gustaría que el archivo esquema de Diseñador Avanzado sea grabado usando el botón Seleccionar.

4. Asegúrese de que ‘Actualizar Diseñador Avanzado’ esté seleccionado, y haga clic en Actualizar.


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5. Se crearán dos archivos donde especificó: "<Nombre Conexión> Schema.add" y "<Nombre Conexión> Helpfile.hdd". Tome nota de la ubicación de estos archivos para configurar otros ordenadores sin tener que ejecutar la actualización otra vez (en cuyo cado seguiría Escenario B, como se describe a continuación).

Escenario B

1. En Excel, seleccione Jet/Opciones, vaya a la pestaña Conexiones, y seleccione Opciones Avanzadas.

2. En el Directorio Datos Diseñador Avanzado, haga clic en Seleccionar y vaya al directorio que contenga su fichero esquema del Diseñador Avanzado (*.add). Observe que para que funcione la Ayuda del Diseñador Avanzado correctamente, este directorio debe tener también el archivo de esquema de Ayuda asociado ("<Nombre Conexión> Helpfile.hdd").

3. Asegúrese de que ‘Actualizar Diseñador Avanzado’ NO esté seleccionado, y haga clic en Actualizar. No necesitará un archivo de Objetos Navision exportado para realizar esta acción, aunque si tiene ‘Actualizar Formularios Drilldown’ seleccionado se le pedirá antes de que pueda continuar.

4. La conexión será actualizada para mostrar el Diseñador Avanzado y la Ayuda de Navision.

Para usar el Diseñador Avanzado asegúrese de que la opción ‘Diseñador Avanzado’ esté seleccionada en la ventana Opciones Diseñador.


Advanced Installation Topics Usar Jet Reports con Citrix

Si desea usar Jet Reports con Citrix, tendrá que publicar su escritorio entero para tener un completo uso de drilldown y de la ventana de Diseñador. Necesitará tener Jet Reports, Excel y su conexión instalado en el escritorio Citrix. Si está usando Jet Reports con Navision, Navision Client y C/Front tienen que estar instalados en el escritorio Citrix también. Si está usando un conector OLE, necesitará tener el driver OLE instalado para su base de datos en particular. Si está usando ODBC, necesita tener una conexión configurada en su Administrador ODBC, al igual que la conexión configurada en Jet Reports. Tal vez quiera cambiar el archivo DefaultOptions.JOP como se describió en "Cambiar Opciones de Instalación por Defecto" para que todos los usuarios se configuren automáticamente excepto por sus Nombres de Usuario y Contraseña. Si está utilizando Windows Logins para base de datos y desea más control sobre futuros cambios en la Configuración de Jet Reports, puede realizar su configuración por defecto para usar un archivo de opciones de Jet Reports más común. Este procedimiento se describe en la sección "Opciones Auto Importación".

No importa como decida configurar Jet Reports, las opciones de Excel y Jet Reports se almacenan por Usuario. Esto significa que cada usuario tendrá que "Activar" Jet Reports desde el Menú Inicio para acceder a Jet e introducir su nombre de usuario y


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contraseña. También significa que la seguridad de su base de datos se mantendrá ya que las credenciales de cada usuario están almacenadas por separado.

Instalar Friendly Names Tabla/Campo

Great Plains

Si utiliza Great Plains, rápidamente observará que los nombres de la tabla y campo que están listados en la ventana del Diseñador están encriptados de alguna manera. El Diseñador Jet ya puede mostrar los nombres de su tabla y campo en varios formatos fáciles de leer, similares a la ventana Smart List en Great Plains. Puede automáticamente generar estas tablas usando la utilidad "Great Plains Friendly Names". Esta utilidad añadirá las tablas JETFPG, JETTMAP, y JETFMAP a su base de datos y la rellenará con los Friendly Names provistos por Great Plains. Esta utilidad puede encontrarse en "C:\Archivos de Programa\JetReports\Great Plains\Great Plains Friendly Names.exe". Antes de ejecutar esta utilidad necesita tener configurado una conexión "Great Plains" en Jet Reports y tener Great Plains abierto.

Ejecute la utilidad "Great Plains Friendly Names.exe". Verá este mensaje indicando que tres tablas se añadirán a su base de datos.

Pulse "Continuar".

Elija la conexión Great Plains para la que desea añadir Friendly Names.

Escoja el Producto Great Plains para la que quiera añadir Friendly Names.


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Pulse "Add Names" y la utilidad se ejecutará.

Deberá ejecutar la utilidad para cada Producto Great Plains para la que quiera Friendly Names.

Una vez la utilidad finalice, configure su conexión Great Plains para usar Friendly Names.

Bases de Datos Universales

Jet Reports provee la habilidad para usar Friendly Names si está utilizando una Conexión Universal. A menudo los nombres del campo y tabla definidos en su base de datos no son tan intuitivos como desearía. Friendly Names le ofrece la habilidad de definir su propios nombres para los campos y tablas de su base de datos y después usarlos en Jet Reports. Para usar esta funcionalidad necesitará añadir tres tablas a su base de datos: JETFPG, JETTMAP, y JETFMAP y después configurar su conexión Jet Reports para usar los Friendly Names.

JETFPG contiene el Grupo de Friendly Name. Los grupos le dan la habilidad de tener múltiples Friendly Names para una sola tabla o campo. Esto podría ser útil para traducir sus tablas y campos a múltiples lenguajes.

JETFPG table definition

Fields FPG JETNAME


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Type Integer VarChar Primary Key

Yes Yes

Description Number uniquely identifying the Friendly Name Group.

Name of the Friendly Name Group.

JETTMAP mapea el nombre de la tabla existente a un Friendly Name y Grupo.

JETTMAP table definition

Fields FPG TFN TPN Type Integer VarChar VarChar Primary Key

Yes Yes No


Friendly Name of the Table.

Table name as defined in the database. (Actual table name.)

JETFMAP mapea el nombre del campo existente a la tabla en la que esté al igual que el Friendly Name y Grupo.

JETFMAP table definition

Fields FPG TPN FFN FPN Type Integer VarChar VarChar VarChar Primary Key

Yes Yes Yes No


Table name as defined in the database. (Actual table name.)

Friendly Field Name.

Field Name as defined in the database. (Actual field name.)

Una vez se hayan añadido estas tres tablas y generadas con sus Friendly Names podrá usar tanto Friendly como Nombres Reales en su Jet Reports.

Navision

Friendly Names no son necesarios en Navision.

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Creating Reports

Finding My Data The Jet Designer

Introducción al Diseñador

El Diseñador Jet permite diseñar sus informes más fácil y rápidamente. Es una ventana en su base de datos, que le permite navegar a través de las tablas y campos disponibles, ver los valores de cada campo, o drilldown los datos. También le permite arrastrar campos a su informe para crear varios tipos de fórmulas automáticamente. Por defecto, el Diseñador Jet expandirá la lista de tablas de la conexión que haya configurado como Conexión por Defecto. Puede desplazarse arriba y abajo a través de la lista de tablas y expandir cualquier tabla para conseguir una lista de campos, después expandir un campo para conseguir una lista de valores. Si arrastra uno de los campos a su informe, el Diseñador Jet pondrá una fórmula en su informe basado en la configuración que haya seleccionado para "Devolver" y "Copiar". Al final de la lista de conexiones, el diseñador también tiene una lista de fórmulas de Jet Reports, sus parámetros, y una lista de posibles entradas para cada parámetro.


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Devolver Todos

Si selecciona la opción Devolver "Todos", al arrastrar le mostrará una fórmula NL que devuelve todos los registros de la tabla junto con una fórmula NF que le dará el campo específico que arrastró. El parámetro NL "Que" estará siempre configurado a "Filas" y Jet Reports ocultará automáticamente la columna con la fórmula NL si no hay nada más en esa columna. Si arrastra otro campo desde la tabla a la misma fila, obtendrá solo una fórmula NF que usa la clave de registro existente. Esta característica podría usarse para listar todos los empleados desde la tabla Empleados junto con su información detallada como nombre, apellido, número de la seguridad social, fecha de contratación, etc.

Devolver Único

Si selecciona la opción Devolver "Único", al arrastrar le mostrará una fórmula NL que devuelve solo el campo que haya seleccionado. Cuando ejecute el informe, la fórmula NL generará una lista de los valores únicos para el campo que haya seleccionado, incluso si existen muchos registros para cada valor único.

En Navision, si quiere encontrar que clientes habían comprado algo, puede seleccionar la opción Devolver "Único", y después arrastrar el campo "Venta a Nº Cliente" a su informe desde la tabla "Cabecera Factura Venta". Cuando ejecute el informe, la lista resultante tendrá una fila, columna u hoja (dependiendo de la configuración de la opción Copiar) para cada Venta Nº Cliente incluso si hubiese más de una factura por Venta Nº Cliente. Puede añadir filtros manualmente a la fórmula NL resultante como un rango de fechas de registro a la fórmula NL para ajustar su lista.

En Northwind, si quiere encontrar que productos habían sido facturados, podrá seleccionar la opción Devolver "Único", después arrastre el campo "ProductID" a su informe desde la tabla "Invoices". Cuando ejecute el informe, la lista resultante tendrá una fila, columna u hoja (dependiendo de la configuración de la opción Copiar) para cada ProductID incluso si hubiese más de una factura por ProductID. Puede añadir filtros manualmente a la fórmula NL resultante como un rango de Fecha de Pedido para ajustar su lista.

Devolver Uno

Si selecciona la opción Devolver "Uno", al arrastrar le mostrará una fórmula NL que devuelve un valor en la tabla del campo que haya seleccionado. Obtendrá siempre el primer registro de la tabla a menos que añada algunos filtros a la fórmula NL.

En Navision si quiere imprimir el número de la seguridad social del empleado AH, seleccionará la opción Devolver "Uno", después arrastrará el campo "Nº. Seguridad Social" a su informe desde la tabla "Empleado". Cuando ejecuta el informe, la fórmula NL resultante listará el número de la seguridad social del primer empleado de la tabla "Empleado". Para conseguir el número de la seguridad social del empleado AH, editará la fórmula NL y cambiará el FiltroCampo1 a "Nº.", y pondrá "AH" en el Filtro1. Ejecute el informe de nuevo para obtener el número de la seguridad social del empleado AH.

Creating Reports

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En Northwind, si desea imprimir el nombre del producto número 100, seleccione la opción Devolver "Uno", después arrastre el campo "ProductName" a su informe desde la tabla "Products". Si entonces ejecuta el informe, la fórmula NL resultante listará el nombre del primer producto de la tabla "Products". Para conseguir el nombre del producto número 100, edite la fórmula NL y cambie el FiltroCampo1 a ProductID y Filtro1 a 100. Ejecute el informe de nuevo y obtendrá el nombre del producto número 100.

Devolver Suma

Si selecciona la opción Devolver "Suma", obtendrá una fórmula NL que devuelve una suma de los datos del campo que haya seleccionado y tenga el parámetro "Que" configurado a "Suma". La fórmula NL no tendrá ningún filtro configurado por lo que obtendrá una suma de todas las entradas de la tabla para ese campo. El campo que está intentando sumar debe ser numérico. Si por error intenta sumar un campo que no sea numérico como "Descripción", Jet Reports devolverá #VALOR.

Copiar Filas, Columnas, Hojas

Si decide que quiere devolver valores únicos, también puede seleccionar como Jet Reports estructurará los datos en el informe con la opción Copiar. Si desea copiar filas para los valores en un campo, puede seleccionar la opción Filas. En el modo de Informe, Jet Reports insertará una copia de toda la fila para cada valor del campo que haya seleccionado. Si desea copiar columnas para los valores en un campo, puede seleccionar la opción Columnas. En el modo de Informe, Jet Reports insertará una copia de toda la columna para cada valor del campo que haya seleccionado. Si desea copiar hojas de cálculo enteras usando valores de un campo en la base de datos, puede usar la opción Copiar "Hojas". Jet Reports creará una hoja para cada valor del campo arrastrado y nombrará la nueva hoja con el valor del campo.

Usar el Diseñador para Crear un Informe

Ejemplo Cronus de Navision

Un ejemplo de informe que utiliza muchas de las características del Diseñador es un informe que muestra una lista de clientes agrupados por país con una hoja independiente para cada país. Este dato está en la tabla Cliente por lo que puede usar la opción Copiar "Hojas" para listar los códigos de país a través de las hojas, y la opción Copiar "Filas" para crear la lista con información del cliente en filas.

Seleccione la opción Devolver "Único", y la opción Copiar "Hojas" y arrastrar el campo código País en la hoja desde la Tabla Cliente. Obtendrá una celda en blanco ya que hay algunos códigos de país en blanco en la tabla Cliente. No queremos que la fórmula NL cree una hoja con un nombre en blanco, por lo que añadiremos un filtro para excluir los códigos de país en blanco. Haga clic en la celda que contenga la fórmula, y después haga clic en el botón de Insertar Fórmulas de Excel. (Para los usuarios de Excel XP y 2003, este es el botón "fx" al lado de la barra de fórmulas en la parte superior de la pantalla. Para los usuarios de Excel 2000, el botón es el signo igual ("=").) En la ventana de edición que aparece, haga clic en la casilla "FiltroCampo1", después haga


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clic con el botón derecho en el Código País de la ventana del Diseñador para obtener el menú que se muestra a continuación.

La opción "Enviar…" le permite enviar un valor a la pantalla de Excel así que haga clic en "Enviar". FiltroCampo1 debe rellenarse con el "Código País". Haga clic en Filtro1 e introduzca el siguiente filtro: <>''. Los caracteres al final del filtro son dos comillas simples, no una doble. Este es el filtro de Navision para "Vacío". Haga clic en OK, y obtendrá el código país del primer cliente en vez de una celda en blanco.

A continuación seleccione la opción Devolver "Todo" y arrastre los campos Nº., Nombre, Ciudad, Importe Pendiente y Ventas (DL) a la hoja. El resultado final se parecerá a este.

Observe que tiene una columna extra (D en la foto anterior) que tiene "Ocultar" en la parte superior. Esta columna se explicará más tarde en la sección NF.

Tras ensanchar las columnas B y C para que el texto se ajuste, puede ejecutar el informe y se expandirá como se muestra a continuación. Observe que Jet Reports copia todo lo de la Hoja1 para cada Código País que encontró en la base de datos, incluyendo las fórmulas que listen los clientes. Observe también que tenemos la misma lista de clientes para cada hoja de Código País. Tendremos que añadir un filtro a la fórmula que cree la lista de clientes para que solo liste clientes con el código país correcto para cada hoja. Haga clic en Jet/Diseño para volver al modo de diseño, ya que nunca debería modificar

Creating Reports

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el informe en el modo Informe. Haga clic en la fórmula bajo la cabecera "Cliente" (Celda D5 en la foto anterior) y haga clic en el botón Insertar Fórmula de Excel. A continuación, haga clic en la casilla FiltroCampo1, después haga clic con el botón derecho en el campo Código País del Diseñador y seleccione "Enviar…". Su fórmula NL debería parecerse a la siguiente.

A continuación haga clic en la casilla Filtro1, y haga clic en la celda de la hoja que tenga el Código País. Debería ver el código país correcto a la derecha de la entrada de la casilla Filtro1. Lo que acaba de hacer es asociar las dos fórmulas por una referencia de una celda para que la lista de clientes sea ahora dependiente del resultado de la fórmula NL que liste códigos de país. La misma técnica funcionaría si estuviese recuperando datos desde dos tablas separadas, o incluso dos bases de datos separadas, mientras hubiese un campo común que enlazase las tablas o bases de datos.

Vuelva a ejecutar el informe y debería parecerse al siguiente con una hoja para cada país y solo clientes en el país correcto de cada hoja.

Ejemplo de Access Northwind

Un ejemplo de informe que utiliza muchas de las características del Diseñador es el que muestra la cantidad de cada producto que cada cliente de la base de datos ha comprado. Este dato se encuentra en la tabla NorthWind Invoices por lo que puede utilizar las opciones Copiar "Columnas" y Copiar "Filas" para crear un tabla de CustomerIDs en filas y ProductNames en columnas. Primero, seleccione la opción Devolver "Único" para que solo obtenga una sola lista para cada CustomerID y ProductID. Seleccione la opción Copiar "Columnas" y arrastre el campo ProductName a la hoja, entonces


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seleccione la opción Copiar "Filas" y arrastre el campo CustomerID a la hoja. El resultado se parecerá a la siguiente foto.

Tras ensanchar las columnas B y C para que el texto se ajuste, puede ejecutar el informe y se expandirá como se muestra a continuación. Observe que Jet Reports copia todas las columnas C para cada ProductName que encuentre en la base de datos, incluyendo el texto de la cabecera de la columna, "ProductName".

Para finalizar el informe, una suma de las cantidades que cada cliente ha comprado por cada producto sería útil. Vuelva al modo de diseño y seleccione la opción Devolver "Suma" ya que quiere una suma de las cantidades de cada producto. A continuación, arrastre el campo Cantidad a la celda donde se juntan la fila CustomerID y la columna ProductName. En la siguiente foto la intersección ocurre en la celda C5. Jet Reports copiará la celda C5 en columnas para cada ProductName y en filas para cada CustomerID.

Creating Reports

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La mayoría del trabajo está hecho, pero la fórmula NL en C5 necesita alguna modificación antes de finalizar el informe. Necesita añadir algunos filtros a la NL (vea la sección NL para más información sobre filtros) para que solo vea las facturas del ProductName listadas al principio de la columna en la celda C4, y el CustomerID listado al principio de la fila en la celda B5. La forma más fácil de añadir filtros es haciendo clic en el Editor de Fórmulas Excel (el botón fx en Excel XP y 2003) y usando la fórmula Enviar del Diseñador Jet. Desea filtrar la fórmula Suma basado en el ProductName, por lo que puede hacer clic en la casilla FiltroCampo1 del Editor de Fórmulas Excel, después hacer clic con el botón derecho en el campo ProductName del Diseñador y seleccionar Enviar como se muestra a continuación.

Observe que cuando selecciona Enviar, Jet Reports rellena el parámetro FiltroCampo1. Finalmente, necesita relacionar el filtro a la cabecera de la columna, por lo que puede hacer clic en Filtro1 en el Editor de Fórmulas y después hacer clic en la celda que contenga el valor de ProductName. Observe el $ en la referencia de la celda mostrada a continuación. Si no está familiarizado con esta funcionalidad de Excel, vaya a la sección Referencias de Excel casi al final de este manual.


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También necesita filtrar la suma en el CustomerID, así que repita el mismo proceso para el campo CustomerID usando FiltroCampo2 y Filtro2 (vea la siguiente foto) y entonces haga clic en OK en el Editor de Fórmulas.

Haga clic en Jet/Report y vea el informe completo. Si hace un doble clic en una de las celdas que contengan una fórmula Suma, puede ver que Jet ha insertado una copia de la columna entera para cada ProductName, y la fila entera para cada CustomerID. Excel también ha ajustado las referencias de las celdas para cada copia nueva de las fórmulas para que hagan referencia a las celdas correctas.

Creating Reports

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Diseñador Avanzado

Nota: Para usar esta característica debe configurar su conexión de Jet Reports apropiadamente. Consulte Actualizar Diseñador Avanzado en la sección Instalación y Configuración para más información.

El Diseñador Avanzado le permite una vista más detallada de la base de datos de Navision. Una vez seleccionada la opción "Diseñador Avanzado", todas las conexiones configuradas contendrán información adicional bajo cada tabla y campo. Las siguientes fotos muestran todas las opciones posibles, algunas de las cuales puede que no se muestren dependiendo de los objetos de la base de datos.

Nombres

El nódulo "Nombres" muestra los nombres de la tabla o campo para cada idioma definido en las opciones de Jet (ej. "ENU: Customer").

Campos


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El nódulo "Campos" muestra la lista de nombres de campo para la tabla seleccionada y tipo de campo. El expandir el nódulo Campo se muestra los nódulos avanzados (ej. "CalcFormula", "Tablas Relacionadas", etc.) como se ve en la foto anterior.

Claves

El nódulo "Claves" muestra todas las claves de la tabla seleccionada (ej. "Nº." de la tabla Cliente). Si la clave contiene SumIndexFields, el nódulo puede expandirse para mostrarlas.

Propiedades

El nódulo "Propiedades" muestra varias propiedades de la tabla seleccionada (ej. Tiempo, Fecha y Versión).

CalcFormula

El nódulo "CalcFormula" muestra la Fórmula del campo seleccionado. Como un campo solo puede tener una CalcFormula, cada subnódulo representa una línea de la fórmula.

Campos Usados

El nódulo "Campos Usados" muestra los otros campos que el Flow Field seleccionado usa para obtener su valor. Si uno de estos campos es un Flow Filter, estará indicado por el texto "[FlowFilter]" a continuación de su nombre.

Tablas Relacionadas

El nódulo "Tablas Relacionadas" muestra todas las tablas que tienen una relación directa a la tabla o campo seleccionado. Por ejemplo, el campo Código País de la tabla Cliente tiene una relación directa con la tabla País, como se muestra más abajo (Izquierda). Expandiendo la tabla relacionada "País" le dará "Código", el campo relacionado en la tabla (Derecha). Observe que un simple campo puede ser relacionado con más de un campo de otra tabla.

Creating Reports

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Una vez haya localizado un campo relacionado, podría querer investigar los detalles de ese campo. Naturalmente, una opción es buscar manualmente la tabla, expandirla, y después encontrar el campo. Esto, sin embargo, es un proceso laborioso. Una opción mejor es usar "Ir A…" del menú botón derecho, que le llevará directamente a la tabla o campo seleccionado.

Ayuda de Navision para Tablas y Campos

Otra característica muy útil del Diseñador Avanzado es el acceso directo a la Ayuda de Navision para tablas y campos. Puede acceder a la ayuda haciendo clic con el botón derecho en cualquier tabla, campo, tabla relacionado o campo relacionado y seleccionando "Definir…". Observe que para que esta opción del menú se active debe usar Navision Client 3.01 o posterior.


Finding Navision Data

Zoom de Navision para Encontrar Nombres de Tablas y Campos

Jet Reports añade el menú Jet a Excel pero no hace ninguna modificación en Navision por lo que si todavía no está familiarizado con la estructura de Navision, puede utilizar las herramientas de Navision que ya conoce.

Primero, encuentre la información sobre la que desea hacer el informe en Navision, y después abra Zoom desde el menú Herramientas. Navision mostrará el nombre de la tabla en la que se encuentra la información, y los campos asociados con esa tabla. El Zoom para la tabla Cliente es el siguiente.


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Esta información es solo relevante para los usuarios de Navision.

Módulo de Lenguaje de Navision

En Navision, puede introducir nombres de tablas, campos y opciones en su idioma. Si exporta el módulo de Lenguaje de Navision Jet Reports puede reconocerlo. El archivo a exportar debe tener el mismo nombre que el código de tres letras de lenguaje y su extensión ".flm". Puede grabar el archivo en la carpeta de lenguaje del programa Navision Client. Por ejemplo, para Español, puede exportar su archivo al siguiente directorio.

"C:\Archivos de Programa\Navision Attain\Client\ESP\ESP.FLM"

Jet Reports solo necesita los nombres almacenados en las tablas. Para exportar el Módulo de Lenguaje, entre en Navision y desde el menú escoja Herramientas/Object Designer.

Desde Object Designer, haga clic en el botón Table y después seleccione todas las tablas haciendo clic en el cuadro de la esquina superior izquierda de la lista de Tablas. También puede elegir la opción del menú Edición/Seleccionar Todo.

Creating Reports

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Tras seleccionar Todas las Tablas, escoja Herramientas/Language Module/Export.

Introduzca el Nombre de Archivo apropiado, Language, y haga clic en OK.


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A continuación introduzca el código de lenguaje de tres letras en el campo código de idioma de la pestaña Conexiones.

En vez de exportar todos los Módulos de Lenguaje en la carpeta Cliente de Navision, puede ponerlos en un directorio compartido y especificar dicho directorio en la opción Carpeta Módulo de Lenguaje en la pestaña Conexiones.

Jet Reports buscará primero en la carpeta especificada en la opción Carpeta Módulo Lenguaje. Si no especifica dicha carpeta, buscará en la carpeta Cliente de Navision. Por último buscará en la carpeta Language de la Ruta Instalación de Jet Reports.

Jet Reports contiene los siguientes módulos de Lenguaje para Navision 3.60 o superior.

ENU – English United States ENC – English Canada ISL – Icelandic DAN – Danish

Creating Reports

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DEU – Germany ESP – Español NDL – Dutch

Esto es solo relevante para los usuarios de Navision.

Drilldown

Siempre que realice un cambio en una hoja, el botón drilldown (a la derecha de las celdas con fórmulas Jet) se desconecta. Esto es debido a que si el botón drilldown está conectado no permite deshacer cambios. Para llevar a cabo un drilldown cuando el botón drilldown no se muestra, utilice la opción del menú Jet/Herramientas/Drilldown o el botón Drilldown de la barra de herramientas de Jet. Tras escoger Jet/Herramientas/Drilldown del menú, el botón drilldown permanecerá habilitada hasta que se realice el siguiente cambio en la hoja de cálculo.

Puede introducir muchas fórmulas NL, GL o NF en una celda, pero solo una es usada por drilldown. Si existen muchas fórmulas en una celda, la fórmula que Jet Reports usará para drilldown es impredecible, por lo que si desea un drilldown predecible, ponga solo una fórmula NL, GL o NF en cada celda.

El valor alcanzado por drilldown podría ser diferente al valor mostrado en la celda si la base de datos ha cambiado desde la última vez que actualizó el libro.

Drilling down desde una fórmula con una fórmula NL que contenga "Filas","Columnas" u "Hojas" en el argumento Que puede que no devuelva el resultado esperado. Estas fórmulas devuelven muchos valores y el resultado drilldown es impredecible. Normalmente estas fórmulas están en filas o columnas ocultas por lo que esto no es un problema generalmente.

Navision Drilldown

Si utiliza array filters, puede que no consiga drilldown en la celda. Esto es porque Navision no aceptará un array como filtro, por lo que Jet Reports intenta crear un conjunto de filtros que únicamente seleccionarán exactamente los mismos registros que el array filter. A menudo esto es posible cuando solo hay unos pocos registros seleccionados, pero si hay muchos registros, Jet Reports informará de que drilldown es imposible.

El formulario drilldown mostrado en Navision depende de la tabla de la fórmula. Algunas tablas contienen valores que derivan de otras tablas. Por ejemplo, el campo Ventas ($) de la tabla Cliente deriva de la tabla Mov. Cliente. Si desea un drilldown que muestre los registros en la tabla Diario, necesita usar una fórmula suma en esa tabla en vez de usar Ventas ($) desde la tabla Cliente.

Si Navision ya está abierto pero ha minimizado la ventana, debe cambiar manualmente a la ventana de Navision para ver los resultados de drilldown. Si la ventana no está minimizada, Navision aparecerá.

Friendly Names para Great Plains y Conexiones Universales


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Si está utilizando Jet Reports para conectarse a una base de datos Great Plains, se habrá dado cuenta que los nombres de la tabla y campo aparecen codificados. A menudo es difícil saber que tipo de datos contienen (ej. Ventas, Compras, Clientes, etc.). Por esta razón, Jet Reports ahora soporta Friendly Names para bases de datos Great Plains, que son nombres de tablas y campos más descriptivos y pueden ser muy útiles para localizar sus datos. Una vez haya instalado friendly names, puede configurar la conexión apropiada para Great Plains en las opciones de Jet Reports para mostrar los nombres de tablas y campos como desee. Consulte la Guía de Instalación situada en C:\Archivos de Programa\JetReports\Doc para información sobre como instalar y configurar Friendly Names.

Mire las dos imágenes siguientes. La primera es un ejemplo de la ventana del Diseñador con la conexión Great Plains seleccionada configurada para mostrar Friendly (Physical) names, y el segundo está configurado para mostrar Physical (Friendly) names.

Creating Reports

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Observe que los nombres de las tablas y campos a la izquierda están en orden alfabético concordando con sus friendly names (que pueden ser más fáciles de encontrar), mientras los de la derecha están organizados por sus physical names. Este último puede ser ventajoso en aquellos en que las tablas estén agrupadas por el tipo de dato que contengan (ej. todas las tablas con nombres physical relacionadas con el Diario General empiezan por "GL").

Las fórmulas Jet Reports tienen la habilidad de aceptar nombres de tablas y campos tanto friendly como physical. Por ejemplo, arrastrar el campo Nombre de Cliente desde la tabla RM Customer MSTR de la ventana del Diseñador en la izquierda devuelve el siguiente resultado:


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Arrastrar el mismo campo desde la ventana del Diseñador a la derecha, observará que las fórmulas utilizan physical names antes que friendly names:

Sin embargo, no importa que forma de nombre decida usar, el resultado de las fórmulas es el mismo:

Observe que en el pantallazo anterior, las cabeceras de las columnas han sido eliminadas. Esto es para evitar confusión, ya que las cabeceras dependerán de que forma de nombre sea seleccionado. Observe también que escoger Physical names resultará en las mismas fórmulas que si estuviese usando Physical (Friendly), y escoger Friendly resultará en las mismas fórmulas que si estuviese usando Friendly (Physical). La única diferencia es como se muestran las tablas y campos en la ventana del Diseñador.

Esta información es solo necesaria con una base de datos Great Plains.

Vistas SQL

Si está utilizando Vistas SQL, es posible acceder a estas vistas como si fuesen tablas estándares de su base de datos. Debe tener en cuenta, sin embargo, que las vistas no contienen claves primarias por lo que debe tratarlas tal cual. La mejor manera de ver como hacer esto es arrastrar un campo desde la vista deseada del diseñador Jet. Observará que el argumento del Campo se genera con un array de nombres de Campo, ya que la tabla no contiene una clave primaria. Vea el ejemplo siguiente.

Creating Reports

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Cuando una Fórmula NL tiene un array en el parámetro Campo, devuelve un valor llamado a Campo Caché a la celda. Este es un valor de texto que identifica todos los valores de los campos y sus tipos de datos. Si utiliza la fórmula NF con un rango de celda que contiene un Campo Caché como primer argumento y uno de los nombres de campo como segundo argumento, la fórmula NF devolverá el valor del campo. Vea la sección titulada ‘Introducción a la Fórmula NF’ para más información.

Retrieving My Data Filtering Data

Filtros Vacíos

Algunas veces desea filtrar una fórmula NL basada en el resultado de otra fórmula NL que podría devolver un valor en blanco. La fórmula NL no le permite usar filtros en blanco, y obtendrá un mensaje de error #VALOR si rellena en un parámetro FiltroCampo y deja el correspondiente filtro en blanco.

En Navision, un ejemplo de esto sería recuperar una Descripción de Producto basada en el resultado de una NL que listase Nº de Producto de Facturas de Venta. Podría tener Facturas de Venta que no tuviesen números de producto por lo que la fórmula NL devolvería un valor en blanco. Aquí es donde necesita usar la fórmula de Excel SI. Imagine que una fórmula NL que liste números de producto está en la celda C4. Si la celda C4 está en blanco, la celda D4 tiene que estar en blanco también. De lo contrario, filtraríamos una NL en D4 basada en los contenidos de la C4.

El primer paso es probar la celda C4 para ver si está en blanco. Excel lo comprobará usando la siguiente fórmula.

C4=""

La fórmula anterior usa dos comillas dobles para representar una celda en blanco y le da una respuesta Verdadero/Falso.

La siguiente fórmula NL recupera Descripción de Producto.

NL (1,"Producto","Descripcion","Nº.",C4)

Combinando las dos fórmulas anteriores en una fórmula SI le da el siguiente resultado.

=SI(C4="","",NL (1,"Producto","Descripcion","Nº.",C4))


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La siguiente hoja tiene los resultados de las fórmulas descritas anteriormente.

El ejemplo anterior asume que los valores en blanco no son algo que desea encontrar. Algunas veces desea encontrar todos los registros que tienen un valor en blanco. En este caso, puede usar dos comillas simples (''). En el ejemplo anterior, si C4 pudiese estar en blanco y desease usarla como un filtro de todas formas, podría usar la siguiente fórmula.

=NL(1,"Producto","Descripcion","Nº.","’"&C4&"’")

Aunque esta fórmula es un poco difícil de leer, solo lleva una comilla simple (‘) a cada lado de la referencia de la C4. La fórmula & es una fórmula de Excel que combina dos cadenas de texto en una por lo que el resultado de esta fórmula será el valor de la celda C4 con una comilla simple a cada lado. Si C4 contiene el Nº de Producto Shampoo1, el filtro resultante será ‘Shampoo1’. Si C4 está en blanco, el resultado será '' (dos comillas simples), que es un filtro de Navision válido para campos en blanco.

Una variación más fácil de leer del filtro para blancos es "@@" delante del valor de la celda C4. La fórmula es como la siguiente.

=NL (1,"Producto","Descripcion","Nº.","@@"&C4)

En Northwind, un ejemplo de esto sería en el caso de recuperar pedidos basados en el resultado de una NL que listaba códigos postales de pedidos. Puede tener pedidos que no tuvieran códigos postales por lo que la fórmula NL podría devolver un valor en blanco. Aquí es donde necesita usar una fórmula de Excel SI. Imagine que una fórmula NL que liste códigos postales está en celda C4. Si C4 está en blanco, necesita que la celda D4 esté en blanco también. De lo contrario, tendría que filtrar una NL en D4 basada en los contenidos de C4.

El primer paso es probar la celda C4 para ver si está en blanco. Excel lo comprobará usando la siguiente fórmula.

C4=""

La fórmula anterior usa dos comillas dobles para representar una celda en blanco y le da una respuesta Verdadero/Falso.

La fórmula NL siguiente recupera el Order ID basado en el código postal de C4.

Creating Reports

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NL(1,"Pedidos","PedidoID","ShipPostalCode",C4)

Combinando las dos fórmulas anteriores en una fórmula SI le da el siguiente resultado.

=SI(C4="","", NL(1,"Pedidos","PedidoID"," ShipPostalCode",C4))

La siguiente hoja tiene los resultados de las fórmulas descritas arriba.

El ejemplo anterior asume que los valores en blanco no son algo que desea encontrar. Algunas veces desea encontrar todos los registros que tengan un valor en blanco. En este caso, puede usar dos comillas simples (''). En el ejemplo anterior, si C4 pudiese estar en blanco y quisiese usarlo como filtro de todas formas, podría usar la siguiente fórmula.

=NL(1," Pedidos"," PedidoID"," ShipPostalCode","’"&C4&"’")

Aunque esta fórmula es un poco difícil de leer, la cuestión es poner una comilla simple (‘) a cada lado de la referencia de C4. La fórmula & es una fórmula de Excel que combina dos bits de texto en uno por lo que el resultado de esta fórmula añadirá una comilla simple a cada lado del valor en C4. Si C4 contiene el Pedido ID Shampoo1, el filtro resultante será ‘Shampoo1’. Si C4 está en blanco, el resultado será '' (dos comillas simples), que es un filtro válido para las celdas en blanco.

Una variación más fácil de leer en el filtro para blancos es "@@" delante del valor en C4. La fórmula será como esta.

=NL(1," Pedidos"," PedidoID"," ShipPostalCode","@@"&C4)

Filtros de Fecha

Muchas veces desea hacer su informe más sencillo para que el usuario final trabaje con él pero necesita usar rangos de fechas variables para recuperar datos para el informe. Un ejemplo de esto es un informe que liste las actividades de las ventas del mes, el año hasta la fecha y el año anterior. En vez de requerir al usuario que introduzca todos los filtros de fechas que el informe necesita, puede calcular los rangos de fechas en una simple entrada. Las fórmulas para calcular varias fechas relativas a una fecha inicio se detallan en la sección de Excel.

Como Excel almacena fechas como números, puede ser difícil darle forma a un rango de fecha correctamente para usarlo como filtro. La fórmula NP("DateFilter") provee una


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manera sencilla de hacer esto. Asumiendo que D4 contiene el primero del mes, la fórmula para calcular el filtro para todo el mes se lista a continuación.

=NP("DateFilter",D4, Fecha(Año(D4), MES(D4)+1, 1)-1)

Si D4 era 2/1/2003, el resultado de la fórmula anterior sería "2/1/2003..2/28/2003".

La fórmula para calcular el filtro del año hasta la fecha para el mes de la celda D4 se muestra a continuación

=NP("DateFilter", Fecha(Año(D4), 1, 1), Fecha(Año(D4), MES(D4)+1, 1)-1)

Si D4 era "2/1/2000", el resultado de la fórmula anterior sería "2/1/2000..2/29/2000". Observe que Excel tendrá en cuenta los saltos de los años.

La fórmula para calcular el filtro para el mismo mes del año pasado hasta el mes de la celda D4 se muestra a continuación.

=NP("DateFilter", Fecha(Año(D4)-1, Mes(D4), 1), Fecha(Año(D4)-1, MES(D4)+1, 1)-1)

Si D4 era 5/1/2004, el resultado de la fórmula anterior sería "5/1/2003..5/31/2003".

Excluir Fechas de Cierre

Pueden excluir fechas de registro de su consulta cuando utilice filtros de fechas poniendo <>C& delante de su filtro de fecha, el cual ya no incluirá la fecha de cierre. El siguiente ejemplo usa la base de datos Cronus, que tiene una fecha de cierre de 12/31/99.

=NL ("Suma","Mov. contabilidad","Importe","Fecha registro","C&12/31/99..1/1/01","Nº cuenta",54701)

Esta información es solo relevante para los usuarios de Navision.

Filtrar en Base a Datos de Otra Tabla

Algunas veces deseará filtrar una tabla basada en datos de una tabla relacionada . En Great Plains y conexiones Universales, Jet Reports provee NL("Filtro") para estos casos.

En Northwind por ejemplo, la tabla Detalle Pedido no tiene el campo FechaPedido, pero la tabla Pedidos si lo tiene. El PedidoID es común en ambas tablas, por lo que si quisiese listar Detalle Pedido basados en FechaPedido, empezaría con una fórmula NL como la siguiente.

=NL("Filas","Detalle Pedido","Subtotal","PedidoID",<Lista de PedidosID con Fecha 7/1/96..7/31/96>)

Creating Reports

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En la fórmula anterior, necesita una fórmula NL que reemplazará la descripción en Inglés del filtro PedidoID. Puede usar NL("Filtro") para crear el filtro de PedidoID desde la tabla Pedidos como se ve a continuación.

NL("Filtro","Pedidos","PedidoID","FechaPedido","7/1/96..7/31/96")

Finalmente, necesita reemplazar la descripción de la primera fórmula con la segunda fórmula como se muestra a continuación.

=NL("Filas","Detalle Pedido","Subtotal","PedidoID",NL("Filtro","Pedidos","PedidoID","FechaPedido","7/1/96..7/31/96"))

Existe una fórmula NL dentro de otra. La fórmula anidada NL devuelve una lista de PedidoID’s que Jet puede usar como filtro para la tabla Detalle Pedido.

Si esta utilizando muchos filtros entre tablas, tenga en cuenta que Jet Reports usará cada uno de los elementos en cada lista como un filtro en combinación con todos los elementos de la otra lista. Esto puede ocurrir en informes muy lentos si no tiene cuidado.

En Navision, Jet Reports tiene dos mecanismos para ayudarle a hacer esto, "Filtro" y "Enlace=". Mientras ambos mecanismos devuelven el mismo resultado, cual usar depende de que tablas esté usando. "Filtro" debería usarse en situaciones donde la primera tabla es mayor (o de tamaño equivalente) que la segunda tabla (ej. La tabla Líneas de Factura filtrada por la tabla Cabecera de Factura). "Enlace=", por el contrario, incrementará enormemente el rendimiento cuando la primera tabla es menor que la segunda tabla (ej. la tabla Dimension filtrada por la tabla Mov. contabilidad).

Cuando realice filtros entre tablas, quizá no pueda ejecutar drilldown en la celda. Esto es porque Navision no aceptará una lista como filtro, así que Jet Reports intenta crear un conjunto de filtros que seleccionará únicamente los mismos registros. A menudo esto es posible cuando solo hay unos pocos registros seleccionados. Sin embargo, si hay muchos registros, Jet Reports le informará de que drilldown no es posible.

Usar NL("Filtro")

Como dijimos antes, NL("Filtro") debería usarse cuando quisiese filtrar una tabla basada en datos de otra tabla que es de un tamaño menor o igual (si este no es el caso, utilice "Enlace="). Por ejemplo, la tabla Líneas de Factura es generalmente mayor que la tabla Cabeceras de Factura ya que cada Documento puede tener varias líneas asociadas a él pero solo una cabecera. La Líneas de Factura no tiene Fecha Registro en ella, pero la Cabeceras de Factura si tiene. El Número de Documento es común en ambas tablas, por lo que si quisiese listar Líneas de Factura basadas en Fechas de Registro, empezaría con una fórmula NL como la siguiente:

=NL("Filas","Líneas de Factura",,"Nº Documento",{Lista de Nº de Documento con Fecha de Registro 1/1/02..1/31/02})


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Necesita reemplazar la descripción de la lista en la fórmula anterior con una fórmula NL. El campo en la Cabecera de Factura que contiene el número de documento es "Nº.", por lo que la fórmula NL que genera un filtro de número de documento es la siguiente:

=NL("Filtro", "Cabecera de Factura", "Nº.", "Fecha de Registro", "1/1/02..1/31/02")

Finalmente, necesita reemplazar la descripción de la primera fórmula con la segunda como a continuación:

=NL("Filas","Líneas de Factura",,"Nº Documento",NL("Filtro","Cabecera de Factura","Nº.","Fecha de Registro", "1/1/02..1/31/02"))

Hay una fórmula NL dentro de otra. La fórmula anidada NL devuelve el filtro Nº de Documento que después es usada en la tabla Líneas de Factura.

Usar "Enlace="

"Enlace=" es otro mecanismo que puede usarse para filtrar datos en una tabla basada en datos de otra tabla relacionada. Específicamente, "Enlace=" debería usarse cuando la primera tabla es menor que la segunda tabla. Por ejemplo, pongamos que quisiese crear una lista de números de factura que contenga ventas de producto. Puede listar los números de factura de la tabla Cabecera de Factura, pero necesita usar la tabla Líneas de Factura para asegurarse de que cada factura contiene la venta de un producto. Ya que todo lo que le gustaría hacer es crear una lista de números de factura, no necesita una lista completa de Líneas de Factura para cada factura. Mejor, todo lo que quiere saber es si existe una entrada que contiene una venta de producto. Para hacer esto, su fórmula se parecería a la siguiente:

=NL("Filas","Cabecera de Factura","Nº.","Fecha de Registro","7/1/05..7/31/05","Enlace=","Líneas de Factura","Nº Documento","=Nº.","Tipo","Producto")

Observe que el primer argumento después de "Enlace=" es el nombre de la segunda tabla. Los argumentos sucesivos representan Filtrodecampo/Filtro que se aplicarán a esta tabla (ej. "Nº Documento" y "Tipo" son campos de la tabla Líneas de Factura, no de la Cabecera de Factura). Los valores de los filtros con un signo igual ("=") adjunto representan los campos enlazados desde la primera tabla. En el ejemplo anterior, la fórmula NL examinará el valor del campo Nº para cada registro de la tabla Cabecera de Factura y solo incluirá el registro si existe las Líneas de Factura donde campo "Tipo" es "Producto" y el "Nº Documento" es equivalente. Observe que puede haber múltiples campos enlazados.

Limitar el Número de Registros en una Consulta

Puede limitar el número de registros que una fórmula NL devolverá introduciendo "Limite=" en uno de los parámetros Filtrodecampo e introduciendo un número máximo en el correspondiente parámetro Filtro.

Con Navision, el siguiente ejemplo imprime los 10 Clientes con las ventas más grandes.

=NL("Filas","Cliente","Nombre","-Ventas (DL)","*","Limite=",10)

Creating Reports

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Con Northwind, el siguiente ejemplo imprimirá el PedidoID de los diez pedidos mayores.

=NL("Filas","Detalle Pedido","PedidoID","-Subtotal","*","Limite=",10)

Ordenar

Normalmente, el ordenar se realiza en orden ascendente basado en los valores del campo devueltos; sin embargo, puede modificar la clasificación normal y clasificar en orden ascendente o descendiente basado en cualquier campo de la tabla que esté usando. Si desea clasificar en orden ascendente, ponga un "+" seguido del nombre del campo en el parámetro FiltroCampo. Para clasificar en orden descendente, ponga un "-" seguido del nombre del campo en el parámetro FiltroCampo. El valor del filtro se mantiene intacto así que puede introducir un filtro en el parámetro Filtro. Si desea ordenar un campo sin un filtro, ponga un "*" en el filtro correspondiente ya que los filtros en blanco no se permiten.

Con Northwind, la siguiente fórmula NL ordena por NombreEmpresa y filtra por NombreEmpresa que empiecen por B.

=NL("Filas","Clientes",,"+NombreEmpresa","B*")

La siguiente fórmula NL ordena por ClienteID y después por Cantidad, en sentido inverso.

=NL("Filas","Facturas","ProductID","+ClienteID","*","-Cantidad","<>0")

Con Navision, la siguiente fórmula NL ordena por Alias mientras filtra Alias que empiezan por B.

=NL("Filas","Cliente",,"+Alias","B*")

La siguiente fórmula NL ordena Nombres de Cliente por estado (en orden ascendente) después por ventas (en orden descendente) donde las ventas no pueden ser 0.

=NL("Filas","Cliente","Nombre","+Estado","*","-Ventas (DL)","<>0")

Usar Claves de Navision para Optimizar la Clasificación

Jet Reports puede ordenar cualquier campo pero si está ordenando en orden ascendente, puede mejorar el rendimiento del informe fácilmente añadiendo una clave de Navision a la tabla de la que está obteniendo los datos. Para maximizar el rendimiento, la clave debería tener todos los campos en los que está ordenando en el mismo orden que aparecen en su fórmula NL. Si no sabe como añadir una clave en Navision, contacte con su Administrador. Si devuelve un campo con la fórmula NL, este campo también debe de incluirse en la clave para optimizar la velocidad.

Clasificación Jet Reports vs. Clasificación Navision

Por defecto, Jet Reports permitirá a Navision realizar toda la ordenación. Esto se prefiere generalmente porque Navision utiliza claves para ordenar y resulta más rápido.


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Si una clave que coincide con los filtros exactamente no se encuentra, Jet Reports ordenará la lista de datos resultantes internamente. Los siguientes ejemplos muestran los campos necesarios en una clave de Navision para garantizar que los resultados de Jet están ordenados de la misma manera que Navision.

Esta NL ordena por estado, después por Nº Cliente.

=NL("Filas","Cliente","Nº.","+Estado","*","Ventas (DL)","<>0")

La clave que ordenará correctamente necesita empezar así.

Estado, Nº.,…

Esto puede ir seguido de otros campos. Como Nº es la clave primaria, automáticamente es incluido al final de la clave para que una clave de Estado sea suficiente.

En algunas situaciones, permitir a Jet Reports realizar la ordenación puede resultar inconsistente, especialmente en el caso de campos Código. Los campos Código (ej. "Nº." en la tabla "Cliente") puede contener tanto números como letras, y se ordenan de forma diferente dependiendo de si utiliza Navision Server o Navision SQL Server (vea la Ayuda Navision Guía Referencia C/Side para más información). Por el contrario, el mecanismo de clasificación interno de Jet Reports ordena todo textualmente (ej. "10" < "100" < "20"). Un listado en un orden textual es comparado caracter por caracter. Si quisiese forzar un orden textual pero está utilizando filtros que coinciden con una clave en Navision, puede hacer esto simplemente cambiando el orden de dos de los filtros o añadiendo un filtro externo al final de la fórmula

Caracteres Especiales en Filtros

Caracteres tales como |><=.()&@ se consideran caracteres especiales por Jet Reports. Si necesita incluir cualquiera de estos caracteres como parte del valor del filtro necesita preceder el filtro con "@@". Si tiene dos puntos en un texto (ej. "A.M."), el filtro incluye caracteres especiales y necesita ser precedido por "@@".

Por ejemplo, si necesita filtrar por el cliente llamado "John(Houston)" tendrá que poner "@@" delante de "John(Houston)". La fórmula resultante sería como la siguiente.

=NL ("Filas","Clientes","ClienteID","Nombre","@@John(Houston)")

=NL("Filas","Facturas Venta","Nº.","Cliente","@@John(Houston)")

Como el nombre John(Huston) normalmente estaría localizado en una celda adyacente, a continuación se muestra la fórmula equivalente usando una referencia a una celda.

=NL("Filas","Clientes","ClienteID","Nombre","@@"&C3)

=NL("Filas","Facturas Venta","Nº.","Cliente","@@"&C3)

Si necesita combinar varios filtros juntos que incluyan caracteres especiales, necesita incluir cada elemento del filtro entre comillas simples(').

Creating Reports

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Por ejemplo, si necesita filtrar por clientes llamados "John A.M." o "Ben & Jerry’s", tendrá que usar el operador lógico O (una barra vertical |). Si no hay caracteres especiales, su filtro se parecerá a este.

=NL("Filas","Clientes","NombreEmpresa","NombreEmpresa","John|Ben")

=NL("Filas","Cliente","Nombre","Nombre","John|Ben")

Como tiene dos nombres que contienen caracteres especiales y no puede usar @@ ya que necesita | para evaluar como un operados lógico O, debe usar comillas simples. La siguiente fórmula muestra el método apropiado para construir el filtro.

=NL("Filas","Clientes","ClienteID","NombreEmpresa","’John A.M’|’Ben & Jerry’s’")

=NL("Filas","Facturas Venta","Nº.","Cliente","’John A.M’|’Ben & Jerry’s’")

De nuevo, estos nombres podrían venir de referencias de celdas, con lo que la fórmula equivalente con referencias a celdas es como la siguiente.

=NL("Filas","Clientes","ClienteID","NombreEmpresa","'"&C3&"'|'"&C4&"'")

=NL("Filas","Facturas Venta","Nº.","Cliente","'"&C3&"'|'"&C4&"'")

Filtros Comodín

Los símbolos * y ? son filtros comodines. Los filtros comodines no pueden usarse como parte del rango del filtro cuando intenta excluir los elementos del rango. Esto significa que los filtros, tales como "<>A*..C*" no están permitidos. De la misma manera, "<>A?..B?" no es un filtro válido. Si desea crear un filtro que excluya todo lo que empiece por A hasta C, debe pensar que el filtro tiene que incluir todo excepto lo que empiece desde A hasta C. Cuando piensa en el filtro incluyendo valores, entonces D.. es el filtro que usará. Observe que en las conexiones Universales o Great Plains, "<>A*&<>B*&<>C*" funcionarán para este ejemplo porque no hay rangos involucrados.

Retrieving Navision Data

Dimensiones Avanzadas Navision

Si tiene el gránulo de Dimensiones Avanzadas de Navision, puede usar un código de dimensión en los argumentos Campo o FiltroCampo de la fórmula NL con tablas que tienen dimensiones avanzadas. Jet Reports crea "campos virtuales" para cada uno de los códigos de dimensión.

Como las dimensiones avanzadas están almacenadas en tablas secundarias, esta característica simplifica enormemente la creación de informes con Dimensiones Avanzadas. Debido a que los datos deben de ser recuperados desde dos tablas, usar Dimensiones Avanzadas podría llevar más tiempo que usar campos que estén en la misma tabla.


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Jet Reports añadirá campos virtuales para códigos de dimensión para personalizar tablas si las tablas personalizadas están diseñadas como las tablas estándares usando las mismas tablas secundarias para almacenar dimensiones avanzadas y los mismos números de campo y estructuras de clave.

Los Campos virtuales para códigos de dimensión no estarán visibles en la tabla del Diseñador.

Si ha creado una Dimensión Avanzada con el mismo nombre que un campo de la tabla desde la que está extrayendo los datos, Jet Reports usará el campo de la tabla antes que la Dimensión Avanzada. Un ejemplo de esto ocurre en la base de datos Cronus.En la tabla Lín. Venta (Tabla 37) hay un campo llamado Área (Campo 82). En la misma base de datos, hay una Dimensión Avanzada llamada Área. Si utiliza "Area" en una fórmula NL o NF que hace referencia a la tabla Lín. Ventas, Jet Reports usará el Campo Área de la tabla Lín. Ventas antes que la Dimensión Avanzada llamada Área. Lo más fácil para arreglar este problema es renombrar la Dimensión Avanzada. Si no desea cambiar el nombre a la Dimensión Avanzada, tendrá que extraer los datos de la tabla que almacena las Entradas de las Dimensiones.

Dimensiones Avanzadas están solo disponibles en Navision.

Nºs y Códigos Navision con Caracteres Especiales

Los caracteres usados en los filtros de Navision como "&","|", y ".." no deberían usarse en campos Código o Nº. Además, no debería usar Códigos o Nºs en blanco. Usar blancos o caracteres especiales en los campos Código o Nº causará problemas al hacer el informe y filtrar tanto en Navision y Jet Reports. Afortunadamente, es raro encontrar blancos o caracteres especiales en los campos Código o Nº.

Cuando los valores del filtro contienen caracteres como "&", debe poner los valores del filtro entre comillas simples para usarlos en el filtro. Por ejemplo, si Nº de cliente contiene "&" puede filtrar por Nº cliente como sigue.

B2: =NL ("Filas","Cliente","Nº.")

B3: =NL(,"Cliente","Nombre","Nº.","'"&B2&"'")

Observe que el número del cliente está en una fórmula entre comillas simples: "'"&B2&"'". Esto hace que Navision considere cualquier caracter especial como parte del campo.

Esta información es solo necesaria para los usuarios de Navision.

Cantidad en la Fórmula GL de Navision

En Navision, para usar "Cantidad" en el parámetro Que de la fórmula GL, debe actualizar sus objetos de Navision. Vea Actualizar el Diseñador Avanzado para más información.


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Retrieving Great Plains and Universal Data

Espacios en Blanco en Campos de Base de Datos

Algunas bases de datos, incluyendo Great Plains, almacenan datos de texto en campos de longitud fija. Un ejemplo de un campo ajustado de texto es Nombre Cliente en Great Plains. Great Plains define este campo con 25 caracteres y si pone un nombre corto como Bob en la entrada cliente, Great Plains almacenará Bob en la base de datos como Bob seguido de 22 espacios. En Great Plains, y la mayoría de las otras bases de datos que almacenan sus campos de texto con tamaño ajustado, la aplicación interface ocultará los espacios en blanco. Si filtra por "Bob", Great Plains encontrará el cliente "Bob " incluso aunque haya 22 espacios detrás del nombre y no hubiese introducido "Bob*" como filtro. Great Plains también mostrará este usuario como "Bob", reduciendo los espacios restantes para que nunca los vea.

Jet Reports puede proveer una traducción equivalente entre valores de texto y filtros si activa la opción "Acortar Espacios en Campos de Texto" en Jet/Opciones/Conexiones/Opciones Avanzadas. Recomendamos que los usuarios de Great Plains activen esta opción. También puede ser útil para otros tipos de bases de datos dependiendo de como la aplicación de la base de datos represente el espacio vacío. Esta característica no está disponible cuando se usan drivers ODBC a menos que la Conexión sea del tipo Great Plains. Observe que habilitar esta opción puede incurrir en un ligero bajo rendimiento en el tiempo de ejecución del informe, dependiendo del tamaño de la base de datos y número de valores de texto que estén afectados.

Los usuarios de Navision no necesitan preocuparse de Espacios en Blanco en los campos de sus bases de datos.

Balances Comienzo Año Fiscal Year Beginning Balances in the GP GL function

En Great Plains, el Periodo 0 es un periodo especial. Este contiene el balance comienzo del año fiscal. Normalmente no lo especificaría ni en el comienzo del periodo ni en el final del periodo de una fórmula GL. Los balances del Periodo cero son incluidos automáticamente si omite inicio periodo.

Great Plains procesa los balances del periodo cero de manera diferente para Años Abiertos y Años Históricos y para Cuentas de Balance y Cuentas de Ingresos. Jet Reports resuelve automáticamente este problema si omite el inicio de periodo cuando quiera incluir el balance inicial. Solo un balance del periodo cero es incluido siempre en un valor devuelto, pero determinar que balance del periodo cero incluir puede ser complicado, esto es mejor dejárselo a Jet Reports.

Si especifica un periodo cero en inicio de periodo, Jet Reports solo incluye el periodo cero que especifique en el inicio periodo, incluso si esto no resultase en un balance válido. Por ejemplo, el periodo cero para todos los años abiertos excepto el primero no incluyen balances para años anteriores abiertos.

Si especifica el periodo cero en el final de periodo, Jet Reports solo incluirá el balance si el inicio periodo es también el periodo cero (o si el inicio periodo se omite y el


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periodo cero especificado en el fin periodo es el mismo que el que Jet Reports incluiría.) Jet Reports no incluye el balance de un periodo cero especificado en el final periodo en cualquier otra situación.

Puede ser necesario especificar el periodo cero en ciertas ocasiones donde haya borrado los balances para años históricos y necesite volver al balance inicial del primer año con balances. Para recuperar el balance inicial, utilice el periodo cero como inicio y final de periodo. Por ejemplo, si borró balances para el año fiscal 2001 y quisiera saber el balance inicial del año fiscal 2002, debe elegir 2002/0 en inicio y fin periodo.

Este tema es solo aplicable a los usuarios de Great Plains.

SQL=

SQL= es una funcionalidad para Conexiones Universales muy potente ya que permite recuperar absolutamente cualquier dato de cualquier base de datos. Esta característica se recomienda solo para usuarios avanzados. Esta sección no está pensada para enseñarle SQL, solo para mostrarle como usar SQL=.

SQL= le permite usar sentencias SQL directamente en la fórmula NL. Esto le permite crear filas, columnas u hojas de sentencias SQL y usar referencias a celdas como filtros del informe que serán convertidas a filtros SQL. Esta fórmula le permite hacer Joins complicadas que no son posibles usando el actual conector Universal de Jet Reports. También le permite hacer que el servidor SQL haga el trabajo de clasificar los datos resultantes.

Ejemplo SQL=

Observe que los nombres de tabla/campo y rangos de fecha en este ejemplo funcionarán con Great Plains 8.0.

En Great Plains, muchas tablas almacenan un Índice de Cuentas G/L en vez del número de Cuenta G/L. Si los usuarios quieren ordenar por Número de Cuenta G/L, en SQL podría unir dos tablas para producir este resultado. La sentencia SQL resultante se parecería a la siguiente.

"SELECT ACTNUMST, IVIVINDX

FROM IV30300 LEFT JOIN GL00105 ON IVIVINDX = ACTINDX

WHERE DOCDATE BETWEEN '2004-01-20' AND '2004-01-31'

ORDER BY ACTNUMST, IVIVINDX"

Esta sentencia devuelve una lista de Números de Cuenta G/L y un Índice de Cuentas G/L para los que se ha realizado gastos de inventario durante los últimos 11 días de Enero, 2004, ordenados por el Número de Cuenta G/L. La sentencia SQL= correspondiente es como la siguiente.

"SQL=SELECT DISTINCT ACTNUMST, IVIVINDX FROM IV30300 LEFT JOIN GL00105 ON IVIVINDX = ACTINDX WHERE %Filter1% ORDER BY %Sort%"

Creating Reports

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Observe que %Filter1% será reemplazado por los filtros de Jet Reports en la fórmula NL. Debe poner "ORDER BY %Sort%" si cualquiera de los filtros de la fórmula NL ordena que desea que afecte a la sentencia SQL. Puede poner esta sentencia en una celda a parte, pongamos C5, y utilice una referencia a la celda como la parámetro tabla de la NL. El parámetro de "SQL" "Que" es utilizado para mostrar la sentencia SQL resultante. Puede poner "Filas" como el argumento "Que" para recuperar las filas actuales.

=NL("SQL",$C$5,"ACTNUMST","1S=DOCDATE",C18,"+1S=ACTNUMST","*","+1S=IVIVINDX","*")

Observe que aunque hay múltiples filtros de campo, solo necesita un solo %Filter1% ya que solo hay una cláusula WHERE. Si tuviese Sub sentencias o Joins que tuviesen cláusulas Where adicionales, debería usar múltiples %FilterX%.

SQL= no está disponible para un conector de Navision.

Introducción a la Fórmula NL

Jet Reports incorpora la fórmula NL a Excel. Esta fórmula recupera datos de su base de datos en función de los parámetros que especifique en la fórmula.

Con Navision, el siguiente ejemplo de una Fórmula NL recupera el saldo del cliente "10000".

=NL(,"Cliente","Saldo","Nº.","10000")

La fórmula le dice a Jet Reports que devuelva el campo Saldo de la tabla Cliente para el registro que tenga el Nº de cliente "10000".

Con Northwind, el siguiente ejemplo de una Fórmula NL recupera el número de teléfono del cliente con el ClienteID "ALFKI".

=NL(,"Clientes","Telefono","ClienteID","ALFKI")

La fórmula le dice a Jet Reports que devuelva el campo Teléfono de la tabla Clientes para el registro que tenga el ClienteID "ALFKI".

En este ejemplo, el primer parámetro no se usa, así que introduzca una coma para saltar al segundo parámetro, que es el nombre de la tabla. El tercer parámetro es el campo a devolver. El cuarto es un campo filtro, y el último parámetro es el valor del filtro. La manera más fácil para conseguir esta fórmula es usar el Diseñador para arrastrar el campo "Teléfono" desde la tabla "Clientes" con la opción Devolver del Diseñador configurado a "Uno". Ahora tiene una fórmula NL sin filtros. Puede añadir los filtros usando el Excel Function Editor como fue descrito previamente.

Como solo un registro de la tabla coincide con la configuración del filtro, Jet Reports sabe exactamente que devolver. ¿Qué cree que devolverá la siguiente fórmula?

=NL(,"Clientes","Nombre","Region","CA")


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=NL(,"Cliente","Saldo","Estado","CA")

Como puede tener más de un cliente en el estado de California, Jet Reports devolverá el nombre del primer cliente que encuentre en California. Si omite el primer parámetro, NL siempre devolverá el campo del primer registro que encuentre que coincida con los filtros. Devolver el primer registro es normalmente usado cuando los filtros especifican exactamente un registro.

Más Ejemplos de Northwind

¿Como conseguiría la Suma de las Cantidades de todas las Facturas de los clientes de Londres? Esta es la fórmula.

=NL("Suma","Facturas","Cantidad","Ciudad","Londres")

Esta fórmula encontrará todas las Facturas que tengan la Ciudad de Londres y devuelva la Suma de sus Cantidades. Si solo quisiese las cantidades de las Facturas de Londres del producto llamado "Sir Rodney’s Scones", podría usar:

=NL("Suma","Facturas","Cantidad","Ciudad","Londres","NombreProducto", "Sir Rodney’s Scones")

¿Adivina como escribir la fórmula de la Suma de todas las Cantidades mayores que 5?

=NL("Suma","Facturas","Cantidad","Cantidad",">5")

Puede especificar hasta diez filtros. Si quisiese la suma de las Cantidades Vendidas del producto llamado "Sir Rodney’s Scones" con Cantidad mayor que 5 de Londres, podría usar:

=NL("Suma","Facturas","Cantidad","Ciudad","Londres","NombreProducto","Sir Rodney’s Scones", "Cantidad",">5")

Si quisiese saber cuantas Facturas tenían Cantidades mayores que 5 en Londres podría usar:

=NL("Contar","Facturas","Cantidad","Ciudad","London","Cantidad",">5")

Más Ejemplos de Navision

¿Como conseguiría la suma de los saldos de todos los clientes de Georgia? Aquí está la fórmula.

=NL("Suma","Cliente","Saldo","Estado","GA")

Esta fórmula encontrará todos los clientes de Georgia y devolverá la suma de sus saldos. Si quisiese solo los clientes de Atlanta, podría usar:

=NL("Suma","Cliente","Saldo","Ciudad","Atlanta")

Adivine como escribir la fórmula de la suma de todos los saldos positivos

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=NL("Suma","Cliente","Saldo","Saldo",">0")

Puede especificar hasta diez filtros. Si quisiese la suma de los saldos de todos los clientes con saldos positivos de Atlanta, GA, podría usar:

=NL("Suma","Cliente","Saldo","Saldo",">0","Ciudad","Atlanta","Estado","GA")

Si quisiese saber cuantos clientes tenían saldos positivos en Atlanta, GA podría usar

=NL("Contar","Cliente","Saldo","Saldo",">0","Ciudad","Atlanta","Estado","GA")

Los primeros tres parámetros de la fórmula NL especifican que recuperar, la tabla, y el campo. El cuarto, quinto y siguientes parámetros especifican los filtros. Para cada filtro, incluya dos parámetros, el campo del filtro y el valor del filtro.

Si el primer parámetro, el parámetro "Que", está en blanco, Jet recupera el primer registro que coincida con los filtros. También puede usar "Suma" para sumar los valores de un campo o "Contar" para contar los registros de una tabla.

Introducción a la Fórmula NF

La fórmula NL es muy efectiva si desea un simple campo de un registro, pero si desea recuperar más de un campo del mismo registro, volver a escribir los filtros para cada campo puede ser laborioso.

Ejemplo Navision Cronus

Con Navision, el siguiente informe lista números de Empleado junto con su Nombre, Apellido y Estado.

El Nº de empleado únicamente identifica cada empleado, así que puede hacer una lista de Nº, después úselo como filtro para conseguir los nombres y estados de cada empleado. Un ejemplo del resultado se lista a continuación.

La fórmula NF es un acceso directo que devolverá el valor del campo de un registro. Una o más fórmulas NF pueden usarse con una simple fórmula NL que tiene el parámetro "Campo" en blanco. El informe listado anteriormente puede crearse escribiendo mucho menos usando este método. La versión más simple del informe se muestra a continuación.


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Como puede ver, la segunda versión requiere escribir mucho menos. El resultado del nuevo informe se muestra a continuación.

La nueva columna no contiene información que quiera ver en el informe por lo que puede ocultar esta columna (vea Filas y Columnas Ocultadas Automáticamente).

Si arrastra campos del Diseñador con la opción Devolver Todos seleccionada, Jet Reports creará las fórmulas NL y NF apropiadas.

Ejemplo Access Northwind

Con Northwind, el siguiente informe lista CustomerIDs con su Ciudad y Teléfono.

El CustomerID únicamente identifica cada cliente, por lo que haga una lista de CustomerIDs, después úselo como filtro para obtener la Ciudad y Teléfono para cada cliente. Un ejemplo del resultado de este informe se lista a continuación.

La fórmula NF es una acceso directo que devolverá el valor del campo de un registro. Una o más fórmulas NF pueden usarse con una simple fórmula NL que tiene al parámetro "Campo" en blanco. El informe listado anteriormente puede ser creado

Creating Reports

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escribiendo mucho menos usando este método. La versión más simple del informe se muestra a continuación.

Como puede ver, la segunda versión requiere escribir mucho menos. La lista de campos de la fórmula NL va entre llaves {} y deben incluir todos los campos que quiera usar en las fórmulas NF. El primer parámetro de la fórmula NF contiene una referencia a una celda, y el segundo parámetro es el nombre del campo del que está interesado. Observe que este tipo de fórmula NL devuelve lo que se llama una clave de registro, que se discutirá más tarde. Un ejemplo del resultado del informe se lista a continuación.

Como puede ver, la primera columna no contiene información que desee ver en el informe por lo que puede ocultar esta columna (vea Filas y Columnas Ocultadas Automáticamente).

Como está trabajando con la tabla Clientes, puede hacer este informe incluso más fácil. El campo CustomerID únicamente identifica cada registro de la tabla Clientes por lo que se llama clave primaria de esa tabla. Como la tabla Clientes tiene una clave primaria, puede dejar el parámetro "Campo" en blanco y Jet Reports se encargará del resto. El mismo informe se muestra a continuación.

Si no existe clave primaria en la tabla, Jet Reports mostrará un mensaje de error si deja el parámetro "Campo" de la NL en blanco con lo que puede probar dejando el Campo en blanco, después rellenar en una lista de nombres de campo si es necesario. Si arrastra campos desde el Diseñador, Jet Reports buscará en la tabla la clave primaria y creará las fórmulas apropiadas.

Great Plains Fabrikam Example


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Introducción a la Fórmula GL

Informes basados en el Diario General son fáciles con la fórmula GL. Ahora la fórmula GL está disponible tanto en bases de datos de Navision como en Great Plains.

Ejemplos Navision Cronus

Para recuperar el saldo de la cuenta 44100, podría teclear lo siguiente.

=GL("Saldo","44100")

Si quisiese saber el saldo periodo de la cuenta 44100 entre 1/1/2002 y 1/31/2002, escribiría lo siguiente.

=GL("Saldo","44100","1/1/02","1/31/02")

Con Navision, puede filtrar en tres dimensiones para los Saldos G/L. Una de estas dimensiones se llama Business Unit. Las otras dos son Departamento y Programa en versiones de Navision anteriores a 3.0. Con la versión de Navision 3.0 y posteriores, los nombres de las dimensiones pueden cambiarse, pero normalmente se llaman Global Dimension 1 y Global Dimension 2. Para el saldo de la cuenta "40100" con Global Dimension 1 de "USA", Global Dim 2 de "COBRE", y Business Unit "MINERIA" puede usar la siguiente fórmula.

=GL("Balance","40100",,,,"USA","COBRE",,,"MINERIA")

Ejemplos Fabrikam Great Plains

Para recuperar el saldo de la cuenta G/L 000-1100-00, escribiría lo siguiente.

=GL(,"Saldo","000-1100-00")

Si quisiese saber el cambio neto de la cuenta 000-1100-00 del primer trimestre de 2002, podría escribir lo siguiente.

=GL(,"Saldo","000-1100-00","2002/1","2002/3")

Con Great Plains, puede filtrar el grupo contable al igual que segmentos individuales de dicho grupo. Por lo que también podría crear la última fórmula GL para encontrar el cambio neto del primer trimestre de 2002 de la cuenta 000-1100-00 como a continuación.

=GL(,"Saldo",,"2002/1","2002/3",,"000","1100","00")

Observe que mientras algunos números tales como 2002 y el inicio periodo y fin periodo no necesitan comillas, "000" y "00" deben ir entre comillas así que Excel no los interpreta como números y los cambia a simples ceros.

La Fórmula GL tiene muchos parámetros por lo que el asistente de Fórmulas Jet (Jfx) es una herramienta conveniente para insertar la Fórmula GL.

Creating Reports

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La fórmula GL no está disponible en Jet Reports Universal.

Introducción al Asistente de Informes

Puede crear un informe fácilmente de una sola tabla de su base de datos usando el Asistente de Informes, accesible desde el botón Asistente de la barra de herramientas o desde el menú de Jet.

El primer paso es seleccionar la tabla y la conexión. Tiene la opción de usar su conexión por defecto o especificar una conexión diferente. A continuación puede seleccionar la tabla haciendo clic en la flecha que le mostrará una ventana de búsqueda con todas las tablas de su base de datos.


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En la pantalla siguiente, puede seleccionar los campos que quiere en su informe y utilizar las flechas arriba y abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan en el informe.

La siguiente pantalla le permite Agrupar sus datos por el campo específico que haya seleccionado.

Creating Reports

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La siguiente pantalla le permite ordenar sus datos por el campo o campos en orden ascendente o descendente.

Si tiene campos numéricos en su informe, la siguiente pantalla le permite crear totales para estos campos.


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o

La siguiente pantalla le permite configurar filtros. Observe que si marca la casilla "Especificar al Actualizar Informe" bajo el filtro, este filtro se añadirá a la hoja de Opciones que el asistente crea.

Observe que después de que seleccione un campo, puede hacer clic en la flecha próxima al Valor para obtener una ventana de Búsqueda en la cual construir su filtro. Vea el tema Introducción a la Búsqueda de Filtros para más información sobre esta ventana.

Creating Reports

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Finalmente, se le da las opciones para preparar el informe para los Visualizadores, añadir el formato básico de Excel, y agrupación de Excel. Haga clic en finalizar para crear su informe.


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Observe que el informe es creado en un nuevo libro de Excel con lo que no escribe sobre ningún libro existente .

Introducción al Asistente de Fórmulas Jet (Jfx)

Las fórmulas Jet pueden insertarse fácilmente con el asistente de Fórmulas Jet, accesible con el botón Jfx en la barra de herramientas o seleccionando Jet/Insertar Fórmula. Este asistente funciona de una manera muy parecida al asistente de Insertar Fórmulas de Excel, por lo que su interface debería ser familiar para los usuarios de Excel.

El primer paso para insertar una fórmula es seleccionar el tipo de fórmula y la conexión. Tiene la opción de usar su conexión por defecto, la cual no definirá explícitamente una conexión en su fórmula, o seleccionar una conexión alternativa. Observe que las fórmulas listadas pueden ser diferentes dependiendo del tipo de conexión que seleccione.

Después de seleccionar una fórmula como la NL, se le mostrará una lista de parámetros para esa fórmula.

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Observe que haciendo clic en la flecha al lado del parámetro Que le dará una lista de posibles argumentos para ese parámetro.

Cuando haga clic en la flecha al lado del parámetro Tabla obtendrá una ventana de Búsqueda con una lista de tablas de su base de datos.


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De la misma manera, haciendo clic en las flechas al lado de los parámetros Campo o FiltroCampo, le mostrará una ventana de búsqueda con una lista de los campos de esa tabla.

Haciendo clic en la flecha al lado del parámetro Filtro le mostrará una ventana de búsqueda de filtro. Vea Introducción a la Búsqueda de Filtros para más información.

Creating Reports

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También, haciendo clic sobre el icono que minimiza la fórmula le permite introducir rangos de celdas fácilmente.

Observe que cuando hace clic en el botón Evaluar al final de la ventana, obtendrá un resultado aproximado de su fórmula. Este resultado aproximado es el mismo que el resultado que verá en el modo de Diseño antes de que ejecute Jet/Report y puede que no sea preciso. Además podrá hacer drilldown con su propio botón en los datos de su base de datos. Cuando haga clic en OK, su fórmula se insertará en la celda activa de su hoja.


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Introducción a la Búsqueda de Filtros

Cuando utiliza el asistente de Insertar Fórmulas de Jet, Asistente para Informes o Opciones de Informe con búsqueda de base de datos, aparecerá una ventana con una búsqueda de filtros como la siguiente.

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Verá una lista de valores de su base de datos. Esta lista contiene todos los valores únicos de los 1000 primeros registros de la tabla (este límite de escaneado puede cambiarse en la Pestaña Avanzado). Haga clic en el botón Todos los Valores para ver todos los valores (observe que para tablas grandes esto puede llevar más tiempo). En Navision, el botón Más Valores... no puede usarse y el botón Todos los Valores...si. En bases de datos Great Plains y Universal, puede hacer clic en el botón Más Valores... para ver los valores de los siguientes 1000 registros. Observe que para tablas muy grandes tales como la tabla Fecha de Navision, al hacer clic en Todos los Valores... llevará mucho tiempo.

Esta ventana le permitirá construir un filtro. Existen dos maneras de usarlo para crear un filtro. Puede hacer clic en un valor de la lista y hacer clic en OK o hacer doble clic en un valor y este valor se insertará como su filtro.


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La otra manera de crear un filtro es con la caja de texto de Filtro Actual al final de la ventana. Puede hacer clic en un valor de la lista y hacer clic en el botón Insertar Valor Seleccionado para insertarlo en la caja de Filtro Actual. También puede hacer clic en cualquiera de los botones de Insertar Operador de Filtro para insertar ese operador particular. También puede escribir en la caja de Filtro Actual manualmente. Una vez haya creado el filtro deseado con éxito, haga clic en OK y se insertará como su filtro.

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Observe que una vez haya insertado o tecleado algo en la caja del Filtro Actual, cualquier cosa que esté en esta caja será insertado cuando haga clic en OK. Ya no podrá hacer clic en un valor de la lista y hacer clic en OK y que este se inserte.

Cálculos de Array

Arrays son listas de valores. Puede obtener una cadena de texto que represente tal lista desde Jet usando "Filtro" como el parámetro Que en la Fórmula NL. Los valores de arrays devueltos por Jet se garantizan que serán únicos. El array resultante podría ser una lista de Clientes o una lista de Números de Factura o cualquier otra lista de datos que coincidan con un conjunto de filtros. Las operaciones de cálculo de array de la fórmula NP le permiten encontrar diferentes combinaciones de dos arrays.

Un ejemplo de cuando necesitaría el cálculo de un array es listando los números de factura donde el Tipo es "Producto" para todos los productos o el Tipo es cuenta y el número de cuenta es 300. Tanto los números de Producto como los números de cuenta se almacenan en el mismo campo "Nº.", así que no hay ningún solo set de filtros que cree esta lista de número de documentos.

Las operaciones de array disponibles en la fórmula NP son "Diferencia", "Unión" y "Intersección". La diferencia entre dos arrays consiste en todos los elementos que están


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en la primera array pero no en el segundo. La unión de dos arrays consiste en una sola copia de todos los elementos en ambas arrays con cualquier duplicado eliminado. La intersección de dos arrays es el conjunto de elementos que son comunes en ambas. Un ejemplo de los resultados de las operaciones de las operaciones de la array se listan en la siguiente tabla.

Array1: {100, 200, 300, 400, 500} Array2: {400, 500, 900, 1000, 2000}

Diferencia {100, 200, 300} Unión {100, 200, 300, 400, 500, 900, 1000, 2000} Intersección {400, 500}

Ejemplo 1

La siguiente fórmula crea una lista de filas de la unión de todos los clientes cuyos nombres empiecen por A con todos los clientes cuyos nombres empiecen por B.

Access Northwind

=NL("Filas", NP("Union", NL("Filtro","Clientes"," Nombre","Nombre","A*"), NL("Filtro","Clientes"," Nombre","Nombre","B*")))

Navision Cronus

=NL("Filas", NP("Union", NL("Filtro","Cliente","Nº.","Nombre","A*"), NL("Filtro","Cliente","Nº.","Nombre","B*")))

Great Plains Fabrikam

=NL("Filas",NP("Union",NL("Filtro","RM00101","CUSTNMBR","CUSTNAME","A*"),NL("Filtro","RM00101","CUSTNMBR","CUSTNAME","B*")))

Observe que podría hacer la misma operación con la siguiente fórmula.

Access Northwind

=NL("Filas","Clientes","ContactID","ContactName","A*|B*")

Navision Cronus

=NL("Filas","Cliente","Nº.","Nombre","A*|B*")


=NL("Filas","RM00101","CUSTNMBR","CUSTNAME","A*|B*")

Ejemplo 2

Access Northwind

Esta fórmula crea una lista en filas de Pedidos ID donde el campo Región es o USA o Canadá.

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=NL("Filas", NP("Union", NL("Filtro","Pedidos","PedidoID","ShipCountry","USA"), NL("Filtro","Pedidos","PedidoID"," ShipCountry","Canada")))

Navision Cronus

La siguiente fórmula crea una lista en filas de los números de documento de todas las facturas donde o el campo Tipo es "Producto", o es "Cuenta" y el campo Nº es 2000.

=NL("Filas", NP("Union", NL("Filtro","Líneas de Factura","Nº Documento","Tipo","Producto"), NL("Filtro","Líneas de Factura","Nº Documento","Tipo","Cuenta ","Nº.","2000")))


La siguiente fórmula crea una lista en filas de cuentas del 2nd segmento donde o el tipo de cuenta es 2 o tipo de registro es 0.

=NL("Filas",NP("Union",NL("Filtro","GL00100","ACTNUMBR_2","ACCTTYPE",2), NL("Filtro","GL00100","ACTNUMBR_2","PSTNGTYP",0)))

Debería tener cuidado usando arrays porque normalmente no son la forma más fácil ni más rápida de resolver un problema. Ejemplo 1 es un buen ejemplo de una consulta que no requiere arrays, y que se ejecutará más despacio si las usa. También observe que si NP("Unión"), NP("Intersección"), o NP("Diferencia") están en una celda que solo devolverá el primer valor de la array. Debe ponerlas en una NL("Filas") como en los ejemplos anteriores para devolver todos los datos correctamente.

Existen dos operaciones de array más que se comportan de manera un poco diferente que las listadas anteriormente: "Dividir" y "Unir". "Dividir" toma dos cadenas de texto y dividir la primera cadena basada en la segunda, resultando en una array. Por ejemplo, si quisiese crear una lista de números de cuentas basadas en la cadena "1000+2000+3000", la fórmula se parecería a la siguiente.

=NP("Dividir","1000+2000+3000","+")

El resultado sería la array {"1000","2000","3000"}. Observe que esto debe ponerse en una NL("Filas") como en los ejemplos de Unión anteriores para devolver todos los datos.

En un escenario opuesto, si tiene una array pero quisiese crear una cadena de texto uniendo cada elemento de esa array separado por una cadena dada, usaría la operación "Unir". Usando la misma array, puede crear una cadena para un filtro con los valores de la array separados por el caracter "|" con la siguiente fórmula.

=NP("Unir",{"1000","2000","3000"},"|")

El resultado sería la cadena de texto "1000|2000|3000", que es un filtro válido que podría poner en una fórmula NL.

Para Unir y Dividir, Arg1 de la fórmula NP es el valor que quiere configurar y Arg2 es el caracter por el cual quiere unir o dividir el valor. Si experimenta con estas


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operaciones, se dará cuenta de que tiene una asombrosa cantidad de flexibilidad, especialmente cuando los usa en conjunto con las otras fórmulas listadas anteriormente.

Observe que los resultados de una NP("Unir") pueden ser muy largos y así poniéndolos directamente en otra fórmula puede causar problemas con el límite de caracteres de la fórmula de Excel de 256 caracteres como en la siguiente fórmula.

=NL("Filas",NP("Dividir",NP("Unir",{"el","array","aquí"},"|"),"|"))

Se recomienda que en una situación como esta la NP("Unir") se situará en una celda a parte como en la siguiente.

B2: =NP("Unir",{"el","array","aquí"},"|")

B3: =NL("Filas",NP("Dividir",B2,"|"),"|"))

Cálculos en Modo Diseño

Algunas fórmulas en el modo diseño devuelven valores diferentes al modo informe. En el modo diseño, se devuelve el primer registro que coincide con el filtro. En el modo informe, si una fórmula requiere una clasificación, se devuelve el primer registro basado en la clasificación. Esto hace que los cálculos en el modo diseño sean más rápidos mientras se sigue generando informes.

Cargar Imágenes

Para cargar un bitmap desde un fichero, escriba "Imágen" en el parámetro Que, deje la tabla en blanco, y escriba el nombre del fichero en el parámetro Campo. Para insertar una imagen que esté almacenada como un BLOB en Navision, introduzca los parámetros Tabla, Campo y Filtro que seleccionarán el BLOB correcto. Puede introducir "Altura=" y "Ancho=" en los campos filtro con números en los correspondientes filtros para configurar la altura y anchura de la imagen. Si no introduce especificaciones sobre el tamaño, Excel escogerá un tamaño por defecto para la imagen.

La siguiente fórmula NL muestra una imagen desde Navision para el Producto10000.

=NL("Imagen","Producto","Imagen","Nº.","10000")

La siguiente fórmula NL mostrará una imagen desde un fichero con la altura y anchura especificadas.

=NL("Imagen",,"C:\testdb\picture.bmp","Altura=","25","Ancho=","30")

Vea el ejemplo del informe "Inventory with Pictures.xls".

Crear Informe de Múltiples Bases de Datos

Si desea construir un informe que utilice muchas bases de datos de cualquier tipo, necesita crear una conexión para cada base de datos. Consulte el manual de instalación para encontrar la información sobre como configurar conexiones. Una vez haya

Creating Reports

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configurado las conexiones, puede especificar conexiones por separado para las fórmulas NL y GL. Puede cambiar la conexión usa la fórmula NL especificando "Conexión=" como el campo filtro y el nombre de la conexión como valor del filtro. El Diseñador Jet hará esto automáticamente si arrastra campos desde una conexión diferente a la conexión por defecto. La fórmula GL tiene un parámetro a parte que aceptará el nombre de la conexión. Puede encontrar más información de la sintaxis de estas fórmulas en el apartado Referencias. El siguiente ejemplo suma las cantidades de la Factura de Compra 1000 tanto de la base de datos de Navision como de la base de datos de Access Northwind.

=NL(1,"Histórico cab. factura compra", "Cantidad", "Nº.", "1000", "Conexion=", "Navision370") + NL(1,"Pedidos","Cantidad","PedidoID","1000","Conexión=","NorthWind")

En el ejemplo anterior, hay una conexión llamada Navision370 que se conecta con una base de datos de Navision y una conexión llamada NorthWind que se conecta con la base de datos de Access NorthWind. Un punto importante a tener en cuenta es que si tanto usted como un compañero usan el mismo informe, necesitan llamar a sus conexiones de la misma manera.

Structuring Reports Introducción a Filas y Regiones Automáticas

La fórmula NL puede crear una copia de todo lo que se encuentre en una región de celdas para cada registro de un grupo de registros. El primer parámetro de la fórmula NL especifica la región a copiar y los filtros seleccionan el grupo de registros. Cuando ejecute el informe, la NL se expande, insertando una nueva copia de todo lo que la región contenga, incluyendo fórmulas y formatos para cada registro. Esta característica es útil para hacer listas de datos.


Para hacer una simple lista de teléfonos de Clientes usando el Diseñador Jet, puede arrastrar los campos Nombre y Dirección de la tabla Cliente del Diseñador Jet a las celdas C4 y D4 respectivamente. Asegúrese de que tiene la opción Devolver "Todos" seleccionada al final de la ventana del Diseñador.

Si hace clic en cada una de las celdas que han sido rellenadas, debería tener las siguientes fórmulas.

En la celda B4: =NL("Filas","Cliente")

En la celda D4: =NF($B4,"Nombre")

En la celda E4: =NF($B4,"Direccion")

Cuando pone Jet en el modo informe escogiendo la del menú Jet/Informe, verá algo como lo siguiente.


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Cuando pone Jet en modo Informe, la región de la fórmula NL es Filas, por lo que Jet crea una copia de la fila para cada registro que coincida con los filtros. En este caso, no había filtros, por lo que Jet creó una fila para cada cliente de la tabla Cliente. Las fórmulas NF de C y D se copiaron porque estaban dentro de la región; ellas usaron la clave de registro devuelta por la fórmula NL para recuperar datos en cada fila. Para ver el resultado de la fórmula NL en la columna B, puede utilizar el menú Jet/Herramientas/Desocultar.

Puede haberse dado cuenta de que cuando arrastra campos a Excel, la celda A1 cambia a Auto+Ocultar. Jet Reports reserva la Fila 1 y la Columna A para crear filas y columnas automáticamente y permitirle ocultar aquellas filas o columnas que desee. Cualquier fila o columna que una fórmula NL insertó automáticamente tendrá Auto en la columna A o fila 1 respectivamente. Puede ver las marcas usando la característica Jet/Herramientas/Desocultar como vimos anteriormente. Cuando cambia de vuelta al Modo Diseño, escogiendo Diseño desde el menú Jet, verá que Jet ha borrado todas las filas y columnas con Auto en la cabecera. Si por error introduce Auto en la Fila 1 o Columna A que no sea la celda A1, la fila o columna entera se borrará cuando cambien del modo Diseño al modo Informe y viceversa.


Para hacer una simple lista de teléfonos usando el Diseñador Jet, puede arrastrar los campos Nombre de la Compañía y Teléfono desde el Diseñador Jet a las celdas C4 y D4 respectivamente. Asegúrese de que tiene seleccionada la opción Devolver "Todos" al final de la ventana del Diseñador.

Si hace clic en cada una de las celdas que han sido rellenadas, debería tener lo siguiente.

En la Celda B4: =NL("Filas","Clientes",{"CompanyName","Telefono"})

En la Celda C4: =NF ($B4,"CompanyName")

En la Celda D4: =NF($B4,"Telefono")

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Cuando pone Jet en el modo informe escogiendo la selección del menú Jet/Informe, verá algo como lo siguiente.

Cuando pone Jet en el modo Informe, Jet crea una copia de la fila de cada registro que coincida con los filtros porque la región de la fórmula NL es "Filas". En este caso, no había filtros, por lo que Jet creó una fila para cada cliente de la tabla Cliente. Las fórmulas NF de C y D fueron copiadas porque estaban dentro de la región. Para ver el resultado de la fórmula NL de la columna B, puede usar la opción del menú Jet/Herramientas/Desocultar y obtendrá los resultados como se muestra a continuación.

Puede que se haya dado cuenta de que cuando arrastra campos a Excel, la celda A1 cambia a "Auto+Ocultar". Jet Reports reserva la Fila 1 y la Columna A para crear filas y


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columnas automáticamente y permitirle ocultar aquellas filas o columnas que desee. Cualquier fila o columna que una fórmula NL insertase automáticamente tendrá "Auto" en la columna "A" o fila "1" respectivamente. Puede ver las marcas usando la característica Jet/Herramientas/Desocultar como se mostró anteriormente. Cuando cambia al Modo Diseño (escogiendo Diseño del menú Jet) verá que Jet ha borrado todas las filas y columnas con "Auto" en la cabecera. Si por error introdujo "Auto" en la Fila 1 o Columna A que no sea en la celda A1, la fila o columna entera se borrará cuando cambie de modo Diseño a modo Informe o viceversa.

Ejemplo Fabrikam Great Plains

Para realizar una simple lista de número de teléfono de cliente usando el Diseñador Jet, puede arrastrar los campos Nombre del Cliente (CUSTNAME), Teléfono 1 (TELEFONO1) y Teléfono 2 (TELEFONO2) desde la tabla RM Customer MSTR (RM00101) a las celdas C5, D5 y E5 respectivamente. Asegúrese que las opciones devolver "Todos" esté seleccionada al fondo de la ventana del Diseñador.

Si selecciona cada celda que ha sido rellenada con una fórmula Jet, encontrará lo siguiente.

En la celda B5: =NL("Filas","RM Cliente MSTR",{"Telefono 2","Telefono 1","Customer Name"})

En la celda C5: =NF($B5,"Customer Name")

En la celda D5: =NF($B5,"Telefono 1")

En la celda E5: =NF($B5,"Telefono 2")

Cuando ejecute el informe seleccionando Jet/Informe, verá algo como lo siguiente.

Cuando pone Jet en modo Informe, Jet crea una copia de la fila para cada registro que coincida con los filtros porque la región de la fórmula NL es "Filas". En este caso, no hay filtros, por lo que Jet crea una fila para cada cliente de la tabla Cliente. Las fórmulas NF de las columnas C, D y E se copiarán porque están dentro de la región. Para ver el resultado de la fórmula NL de la columna B, puede utilizar la opción del menú Jet/Herramientas/Desocultar y obtendrá resultados como los mostrados abajo.

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Puede que se haya dado cuenta de que cuando selecciona y arrastra campos a Excel, la celda A1 cambia a "Auto+Ocultar". Jet Reports reserva la Fila 1 y la Columna A para crear filas y columnas automáticamente y permitirle ocultar aquellas filas o columnas que desee. Cualquier fila o columna que una fórmula NL insertase automáticamente tendrá "Auto" en la columna "A" o fila "1" respectivamente. Puede ver las marcas usando la característica Jet/Herramientas/Desocultar como se mostró anteriormente. Cuando cambia a Modo Diseño (escogiendo Diseño desde el menú Jet) verá que Jet ha borrado todas las filas y columnas con "Auto" en la cabecera. Si accidentalmente introdujo "Auto" en la Fila 1 o Columna A que no sea la celda A1, la fila o columna entera se borrará cuando cambie de modo Diseño a modo Informe o viceversa.

Introducción Ajuste Automático de Filas y Columnas

Algunos valores, tales como los nombres de cliente, son de tamaños diferentes por lo que cuando los carga en una celda de la hoja, no sabe como debe ser la columna de ancha antes de que ejecute el informe. Si la columna no es lo suficientemente ancha para el dato, Excel mostrará ######## en la celda, o solo mostrará la sección de datos que quepan en la celda.

Jet Reports puede ajustar la anchura de columna o la altura de la fila automáticamente para el dato más ancho o más alto que se encuentre. Esta operación es muy similar a la secuencia del manual de seleccionar una columna, haciendo clic en el menú Formato de Excel, y después seleccionar Autoajustar. Toda la columna se reestructurará para ajustarse a la celda más ancha. Para hacer esto con Jet, puede poner el parámetro "Encajar" en la fila 1 de la columna. Por ejemplo, si tiene una lista de nombres de cliente en la columna C, puede poner "Encajar" en la celda C1 para que automáticamente ajuste la columna al nombre del cliente más largo cuando el informe se ejecute. Si desea autoajustar la altura de una fila, puede poner "Encajar" en la Columna A de esa fila.

Introducción Ocultación de Filas, Columnas y Hojas Automáticamente

La fórmula NF utiliza una clave de registro (devuelto por la fórmula NL con el parámetro Campo en blanco) para recuperar campos, pero una clave de registro no muestra información útil por si misma por lo que podría ser útil ocultar columnas que contengan claves de registro. Puede usar el parámetro "Ocultar" en la Fila 1 de cualquier columna que no desee que se muestre, o en la columna A de cualquier fila que no desee que se muestre. Para ocultar hojas completas automáticamente, puede añadir "+OcultarHoja" a la celda A1 de una hoja. Cuando ejecute el informe Jet Reports ocultará las filas, columnas u hojas que haya especificado.


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A menudo los informes se construyen usando cálculos que no necesita que se muestren en el informe. Automáticamente filas, columnas y hojas ocultas proveen una forma fácil de ocultar estos cálculos en el informe final. En Modo Diseño, las filas, columnas y hojas ocultas están visibles por lo que puede hacer cambios a la estructura del informe.

Ocultar Hojas, Columnas o Filas Condicionalmente

Para ocultar una fila condicionalmente, ponga "Ocultar+?" en la celda B1, y utilice una fórmula para devolver "Ocultar" en la Columna B de cualquier fila que desee ocultar. Puede ocultar condicionalmente una columna introduciendo "Ocultar+?" en la celda A2, y usando una fórmula para devolver "Ocultar" en la fila 2 de las columnas que desee ocultar. Similarmente, con "Ocultar+?" de la celda A2 puede poner una fórmula en la celda B2 que condicionalmente devuelve "OcultarHoja" para ocultar la hoja entera. Las Fórmulas que condicionalmente ocultan filas, columnas, u hojas son típicamente fórmulas SÍ, como las siguientes.

=SÍ(C4=0,"Ocultar","Mostrar")

En el siguiente ejemplo, las filas que tienen 0 en la columna C se ocultarán.

Cuando se ejecuta el informe seleccionando Jet/Report, se parece al siguiente.

Observe que las filas 3, 5 y 7 han sido ocultadas porque tienen un 0 en la columna C y así la palabra "Ocultar" en la columna B.

Agrupar y Subtotalizar

Ya que puede crear una lista dinámica usando una fórmula NL, el siguiente paso lógico es agrupar los datos de la lista. El mecanismo para agrupar es fórmulas NL anidadas. Cuando una NL está dentro de la región de otra, las fórmulas NL son anidadas. La fórmula NL exterior lista el criterio de la agrupación, y la NL interior puede usar los resultados de la NL exterior como filtro. Cuando selecciona modo informe, la NL exterior se evaluará primero, insertando copias de su región para cada registro y rellenará en los valores de sus datos. Una vez la NL exterior se haya expandido, la NL

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interior se expandirá, haciendo copias de su propia región para cada una de las NL exteriores. Jet Reports evalúa las fórmulas NL de izquierda a derecha, y de arriba a bajo por lo que si tiene que poner una fórmula NL que actúe en filas en la celda D4, y una que actúe en columnas en la celda B5, Jet Reports evaluará la celda B5 primero.

Tutorial: Agrupar y Subtotalizar


Un simple ejemplo de una lista agrupada es clientes agrupados por país. Como los clientes están siendo listados, un buen sitio para empezar es la tabla Clientes. Primero, desea listar los detalles del cliente, después puede preocuparse de agruparlos. Si selecciona y arrastra los campos NombreCompañía, País, y Teléfono desde el Diseñador, acabará con algo parecido a la siguiente foto.

Si ejecuta el informe, obtendrá una completa lista de clientes. El paso siguiente es agrupar los clientes por País. La idea general es listar países únicos, después usar esa lista como una serie de filtros de la NL existente que liste clientes de cada país. Para alcanzar esta meta, seleccione Único en el diseñador, después seleccione y arrastre el campo País a la celda que esté una fila por encima y una columna a la izquierda de la fórmula NL existente. En la foto anterior, el campo debería ser arrastrado a la celda C3. Si ejecuta el informe, obtendrá una lista de nombres de país, después una lista de clientes como se muestra a continuación.


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Observe que las cabeceras de las columnas de NombreCompañía, País y Teléfono fueron copiadas en la región de la fórmula NL. El paso siguiente es cambiar la fórmula NL que lista países en C3 de "Filas" a "Filas=2", que anidará las dos fórmulas NL como se describió anteriormente. Ahora cuando ejecute el informe, Jet Reports copiará las filas 3 y 4 de cada país, incluyendo la lista de clientes. Finalmente, puede añadir un filtro a la NL que lista clientes para filtrar por la celda país como se describió anteriormente.

Si actualiza este informe, obtendrá una lista de países, después una lista de clientes bajo cada país. Por razones estéticas puede cambiar el argumento Que de la fórmula NL en la celda C3 de "Filas=2" a "Filas=3", que le dará una fila en blanco entre cada grupo de país.


Un ejemplo simple de una lista agrupada es una lista de Clientes que tengan ventas junto con sus ventas agrupadas por estado y subtotalizadas. Como los Clientes han sido listados, un buen sitio para empezar es la tabla Cliente. Primero desea listar clientes que tengan ventas, después puede preocuparse de agrupar por Ventas (DL). Si selecciona y arrastra los campos Nombre, Estado y Ventas (DL) del Diseñador, edite después la NL resultante para filtrar por Ventas (DL) <> 0, terminará con algo que se parezca a la siguiente foto.

Si ejecuta este informe obtendrá una lista completa de los clientes que tienen ventas. El siguiente paso es agrupar los clientes por estado. La idea general es que desea listar estados únicos que tengan clientes con ventas, después use esa lista como una serie de filtros para la NL existente que liste clientes. Para alcanzar esta meta, seleccione Único en el diseñador, después seleccione y arrastre el campo Estado a la celda que esté una fila por encima y una columna a la izquierda de la fórmula NL existente. En la foto anterior, la celda que debería arrastrar es la celda C3. A continuación puede añadir el

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mismo filtro como la anterior fórmula NL para Ventas (DL) <> 0. Si ejecuta el informe, obtendrá una lista de nombres de estado, después una lista de clientes como se muestra a continuación.

Observe que las cabeceras de las columnas Nombre, Estado y Ventas (DL) fueron copiadas en la región de la fórmula NL. También observe que el estado del primer cliente está en blanco. En este caso, los clientes fuera de US tienen un estado en blanco por lo que es un valor válido que debería ser preservado.

EL siguiente paso es cambiar la fórmula NL que lista Estados en C3 de "Filas" a "Filas=2", que anidará las dos fórmulas NL como se describió anteriormente. Ahora cuando ejecute el informe, Jet Reports copiará las filas 3 y 4 de cada estado, incluyendo la lista de clientes. Finalmente, puede añadir un filtro a la NL que liste clientes para filtrar por la celda estado. Como puede tener estados en blanco, necesita añadir "@@" al principio del filtro con lo que la fórmula se parecerá a la siguiente foto.

Si ejecuta el informe, obtendrá una lista de estados, después una lista de clientes bajo cada estado. La última tarea es añadir un subtotal por estado para el campo Ventas (DL). Esto puede ser una simple fórmula Suma si no desea un total general, o una fórmula Subtotal si desea un total general. Este ejercicio mostrará un subtotal y un total general. La primera fórmula Subtotal va dos filas bajo la NL que lista Clientes. Para una explicación completa de subtotales, vea Fórmulas Útiles de Excel más abajo. La fórmula debería parecerse a la siguiente.


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Observe que tanto la fila 4 como la 5 están incluidas en el rango de la fórmula Subtotal. A continuación, necesita expandir las Filas=2 de la NL que lista Estados para incluir filas 3-6 con lo que la nueva celda subtotal caerá en la región que sea copiada. Por estética, puede incluir la fila 7 con lo que tendremos una línea en blanco entre los estados. "Filas=2" se convierte en "Filas=5". Ahora necesita añadir el Total General. Como hay 5 filas en la región que replica Estados, necesita saltar la fila 8 y poner el total general en la fila 9 como se muestra a continuación.

Finalmente, puede ejecutar el informe y obtener una lista completa de clientes que tengan ventas, agrupados y subtotalizados por estado.

Tutorial: Agrupación Multi-Nivel y Subtotalizar

Este tutorial se basa en el Tutorial: Agrupar y Subtotalizar por lo que si no lo ha completado, le recomendamos que lo haga antes de continuar con este tutorial.


A menudo desea un informe que contenga más de un nivel de agrupación. Por ejemplo, podría desear añadir más detalles al ejemplo anterior pero no solo agrupando los clientes por estado sino también por ciudad. El resultado sería una lista de clientes agrupados por ciudad, y agrupados por cliente. Lo primero que necesita hacer es crear espacio para este nivel intermedio de agrupar insertando una columna entre C y D, y una fila entre la 3 y la 4. También puede mover las cabeceras de las columnas a la nueva fila 4 insertada, como se muestra en la siguiente foto.

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Lo siguiente que necesita hacer es añadir la fórmula para insertar la lista de ciudades. Abra la tabla de Clientes del Diseñador Jet, seleccione la opción devolver Único, y arrastre el campo Ciudad a la celda D4. Observe el patrón en escalera de las tres fórmulas NL, que es el formato estándar de informes agrupados. Como en el ejemplo anterior, debe enlazar listas al criterio de agrupar usando filtros, como se muestra a continuación.

También deberá ajustar el tamaño de las regiones para que incluyan el nuevo nivel de agrupación (de hecho, anidar las fórmulas NL). Para hacer esto, tiene que cambiar el argumento Que en la nueva fórmula NL añadida de "Filas" a "Filas=2" y en la fórmula NL que liste países de "Filas=3" a "Filas=4".

Si ejecuta el informe como está, verá que la primera ciudad bajo cada país es la única para la que la lista de cliente no devuelve un error (vea Austria como ejemplo). Para ver la fuente de error debe seleccionar Jet/Herramientas/Desocultar, seleccione la celda del problema y presione la tecla F2. Esto destacará las referencias de la fórmula (como se ve a continuación) e indica que está intentando usar un filtro en blanco.


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Este es un problema estándar cuando se realizan agrupaciones multi-nivel. Lo que tiene que hacer para resolver el problema es copiar el valor de la celda C3 a la columna B y abajo, rellenar la región de 4 filas del replicador.

Observe que no desea copiar y pegar la fórmula de la celda C3, sino igualar cada celda a la celda adyacente (en la celda B3 tiene "=C3", en la celda B4 tiene "=B3", etc.). Finalmente, necesita ajustar el filtro de la celda E5 para referenciar el valor (País) que está en la misma fila para asegurarse de que no pierde la referencia de la celda. Vea el siguiente ejemplo.

Si ejecuta el informe visto arriba obtendrá una lista de clientes agrupados por país y agrupados por ciudad. Observe que puede añadir tantos niveles de agrupación como desee (por ejemplo, podría expandir más adelante este ejemplo añadiendo detalles de pedido por cliente).


A menudo desea un informe que contenga más de un nivel de agrupación. Por ejemplo, podría desear añadir más detalles al ejemplo anterior pero no solo agrupando clientes por estado si no por la ciudad también. El resultado sería una lista de clientes agrupados por estado y después por ciudad. Lo primero que tiene que hacer es crear espacio para este nivel intermedio de agrupación insertando una columna entre C y D, y una fila entre la 3 y la 4. También puede mover las cabeceras de la columna a la nueva fila 4 insertada, como se ve en la foto siguiente.

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Lo siguiente que debe hacer es añadir la fórmula para insertar la lista de ciudades. Abra la tabla Cliente del Diseñador Jet, seleccione la opción devolver Único, y arrastre el campo Ciudad a la celda D4. Observe el patrón en escalera de las tres fórmulas NL, que es el formato estándar para informes agrupados. Justo como hizo en el ejemplo anterior, debe enlazar la lista (ciudades, en este caso) al criterio de agrupación (el estado) usando un filtro, como se ve a continuación.

Debería añadir también el filtro para Ventas (DL) <> 0 a su fórmula NL Ciudad. Justo como hizo anteriormente, tendrá que ajustar el tamaño de las regiones del replicador para incluir el nuevo nivel de agrupación (de hecho, anidar las fórmulas NL). Para hacer esto, tiene que cambiar el argumento Que de la nueva fórmula NL añadida de "Filas" a "Filas=2" y en la fórmula NL que lista estados de "Filas=5" a "Filas=6". No necesita ajustar el subtotal (todavía subtotaliza por estado). Como ha incrementado el tamaño de la región exterior, tendrá que mover la región que subtotaliza de la región del total general una fila abajo.

Si ejecuta el informe verá que la primera ciudad bajo cada estado es la única para la que la lista de cliente no devuelve un error (excepto en el caso de los valores de estado que no existe que es un caso especial). Para ver la fuente de error seleccione Jet/Herramientas/Desocultar, seleccione la celda E9, y presione la tecla F2. Esto realza las referencias de la celda que la fórmula está haciendo e indica que la celda está intentando usar un filtro en blanco. Este es un problema estándar cuando se hacen agrupaciones multi-nivel. Lo que necesita hacer para resolverlo es copiar el valor de la celda C3 a la columna B y abajo, rellenando la región de 6 filas del replicador, como se muestra a continuación.


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Observe que no desea copiar y pegar la fórmula de la celda C3, sino configurar cada celda igual a la adyacente celda (en la celda B3, "=C3", en la celda B4, "=B3", etc.). A continuación, tiene que ajustar el filtro de la celda E5 para referir al valor (Estado) que está en la misma fila para asegurarse de que no pierde la referencia de la celda. Finalmente, añada un filtro a la fórmula NL en E5 para agrupar las listas de cliente pero no solo por estado sino también por la recién insertada ciudad. Vea el siguiente ejemplo.

Por razones de estética, puede que también quiera ocultar la columna B. Si ejecuta el informe anterior obtendrá una lista de clientes agrupados por estado. Observe que puede añadir tantos niveles de agrupación como estime necesario (por ejemplo, podría expandir este ejemplo más adelante añadiendo detalles pedido por cliente).

Performance and Convenience Introducción a la Fórmula NP

Algunas veces necesita hacer ciertas tareas como crear un rango de fecha, evaluar una fórmula o hacer cálculos de array. La fórmula NP, puede realizar estas tareas por usted. El siguiente ejemplo crea un rango de fecha desde 1/1/04 a 12/31/04.

=NP("FiltroFecha","1/1/04","12/31/04")

Esta fórmula devolverá 1/1/04..12/31/04. El primer argumento le dice a Jet que esta fórmula NP creará un filtro fecha que puede usarse por una fórmula NL. El siguiente argumento es la fecha inicio del filtro, y el último argumento es la fecha final del filtro. Vea la sección Calcular Filtros de Fecha para más información.

El siguiente ejemplo evalúa la imprevisible fórmula Ahora(), previniéndola de ralentizar su informe.

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=NP("Evaluar","=Ahora()")

La fórmula anterior devolverá la fecha y hora actual. El primer argumento le dice a Jet que esta fórmula NP evaluará una fórmula. El segundo argumento es la fórmula a evaluar. Vea la sección Evaluar Fórmulas para más información.

El siguiente ejemplo toma la intersección de dos arrays.

=NP("Interseccion",{"1","2","3"},{"2","3","4"})

La fórmula anterior devolverá {2, 3}. El primer argumento le dice a Jet que esta fórmula NP devolverá la intersección de dos arrays. El segundo y tercer argumentos son las arrays para las cuales encontrar la intersección.

Evaluar Fórmulas

En algunas ocasiones desea evaluar una fórmula cada vez que ejecuta su informe. Un buen ejemplo de esto es la fórmula Ahora(). Generalmente desea que la fórmula Ahora() se ejecute cada vez que actualiza el informe, y mantenerse inerte el resto del tiempo. Si se utiliza Ahora(), evitará que en la hoja en la que este incluyendo fórmulas Jet, se recalculen constantemente, resultando en un problema mayor de rendimiento.

Puede usar la fórmula NP para controlar cuando una fórmula se actualiza poniendo "Evaluar" en el parámetro Que. La fórmula que desea evaluar, incluyendo el signo "=" va en el parámetro Arg1 y debe ir entre comillas. Si está evaluando una fórmula que ya tiene comillas, Excel requiere que utilice dos sets de comillas en vez de uno. Algunos ejemplos se listan a continuación.

La siguiente fórmula calculará Ahora() cada vez que actualice el informe.

=NP("Evaluar","=Ahora()")

La siguiente fórmula calcula un filtro fecha para el mes actual sin usar la NP("Evaluar").

=NP("FiltroFecha",Fecha(Año(Ahora()),Mes(Ahora()),1),Fecha(Año(Ahora()),Mes(Ahora())+1,1)-1)

Sin embargo, la fórmula anterior usa la fórmula Ahora() libremente, por lo que debería ponerla dentro de una fórmula NP("Evaluar") y cambiar "FiltroFecha" a ""FiltroFecha"" con dos sets de comillas como en la siguiente fórmula.

=NP("Evaluar","=NP(""FiltroFecha"",Fecha(Año(Ahora()),Mes(Ahora()),1),Fecha(Año(Ahora()),Mes(Ahora())+1,1)-1)")

Observe que debería poner cualquier fórmula de Excel variable (ej. AHORA() y HOY()) directamente dentro de la NP("Evaluar") para evitar cálculos constantes, incluso si la fórmula variable no tiene otras celdas dependientes. Una referencia a la celda no es suficiente. Por ejemplo, =NP("Evaluar","=AHORA()") solo se calculará una vez siempre que ejecute el informe, mientras que =NP("Evaluar","=B4"), donde B4 contiene una fórmula variable, será calculada constantemente.


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Evaluar Referencias Externas

La fórmula NP ("Evaluar") puede evaluar cualquier fórmula de Excel incluyendo referencias a celdas. La siguiente fórmula muestra el valor de C5.

=NP("Evaluar","=C5")

Esta aplicación de la fórmula Evaluar puede mejorar el tiempo de ejecución de su informe si tiene una hoja de Opciones. Cuando ejecuta su informe, cualquier celda que tenga una dependencia en una celda que ha cambiado será calculada de nuevo. Desafortunadamente, cuando las celdas tienen dependencias que se extienden fuera de sus hojas, Excel no sabe cuando esa referencia externa ha podido cambiar por lo que calculará de nuevo la fórmula siempre que la hoja actual cambie. Jet Reports cambia hojas muchas veces durante el transcurso de evaluación de un informe haciendo que Excel vuelva a calcular cualquier fórmula que tenga dependencias fuera de la hoja. Puede eliminar este cálculo innecesario usando la fórmula NP("Evaluar") para traer los valores desde las referencias externas a la hoja local, después cambiar sus referencias a celdas para solo usar la celda local donde tenga la fórmula NP("Evaluar").

Cuando necesite hacer referencias a celdas de otras hojas dentro de su libro, puede usar la misma fórmula solo con el nombre de la hoja seguido de "!" como parte de su referencia a la celda. La siguiente fórmula Evaluar mostrará el valor de C5 de la hoja llamada "Opciones".

=NP("Evaluar","=Opciones!C5")

Si la celda a la que trata de hacer referencia está en una hoja que tiene un espacio en su nombre necesita poner el nombre entre comillas simples como en la siguiente fórmula.

=NP("Evaluar","=’Hoja Opciones’!C5")

Rangos con NP("Evaluar")

NP("Evaluar") puede usarse con nombres y con referencias a celdas (vea la sección Fórmulas útiles de Excel para más información sobre Nombres de Celdas). Así que asumiendo que ha llamado a la celda C5 en su hoja de Opciones "FiltroFecha", puede usar el nombre de la celda como si fuera una referencia a una celda normal sin el nombre de la hoja o del libro como en la siguiente fórmula.

=NP("Evaluar","=FiltroFecha")

Si tuviese un informe de Pérdidas y Ganancias, probablemente tuviese una Fecha Inicio y Fecha Fin cambiable en la hoja de Opciones con referencias a celdas en una hoja Detalle y una hoja Resumen. En vez de tener muchas referencias a celdas a la hoja de Opciones, podría llamar las celdas FechaInicio y FechaFin respectivamente, y utilizar las siguientes dos fórmulas para traer los datos de las dos celdas a las hojas Detalle y Resumen.

=NP("Evaluar","=FechaInicio")

=NP("Evaluar","=FechaFin")

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Si pone estas dos fórmulas en las celdas B2 y B3 respectivamente, puede usar referencias a las celdas locales B2 y B3 para sus filtros, eliminando una gran cantidad de cálculos de Excel de antemano.

Usar NL("Hojas") con NP("Evaluar")

La fórmula NP("Evaluar") funcionará para hacer referencia a una hoja de Opciones desde una hoja que es copiada con NL ("Hojas"). Sin embargo, puede comportarse de forma inesperada cuando se usa para referenciar una celda de la misma hoja como la fórmula NL("Hojas"). Por lo tanto usar una fórmula NP("Evaluar") en una hoja con una NL("Hojas") para referenciar celdas que estén en esa misma hoja no es recomendable.

Mejorar Rendimiento del Informe

Para acelerar el tiempo que tarda en ejecutarse su informe, siga estos pasos.

Aplique filtros en Jet Reports que coincidan con una clave que ya esté en su base de datos de Navision . Incluso, si está utilizando clasificaciones en sus fórmulas, asegúrese de que el orden de los campos clasificados es el mismo que el de una clave de Navision.

Siempre que sea posible, utilice fórmulas NL para recuperar claves de registro antes que valores únicos, después utilice la fórmula NF para obtener valores del campo de esas claves de registro. Una fórmula NF no tiene que hacer una solicitud a la base de datos, mientras que una fórmula NL si.

Cuando quiera recuperar una sola parte de los datos que esté en una fila o columna que ya contenga un replicador, utilice la fórmula NL con un "1" en el parámetro "Que".

Cuando haga filtros en las tablas, asegúrese de escoger tanto NL("Filtro") como "Enlace=" apropiadamente (vea "Filtrar en Base a Datos de Otra Tabla").

Evite hacer frecuentes referencias a celdas fuera de la hoja. Si hace esto, traiga los valores a la hoja actual usando NP ("Evaluar") y refiera sus fórmulas Jet a los valores copiados.

Evite traer grandes cantidades de datos a una hoja y usar ocultar condicionalmente para eliminar los datos que no desea ver. Muchas veces, usando un filtro apropiado de otra tabla eliminará los datos que no desea ver.

Usar la fórmula NL para "Filas" o "Columnas" y especificar un Campo puede ralentizar cuando trabaja con tablas muy largas porque Jet Reports debe examinar cada registro para encontrar los valores únicos. Si existe una tabla que contiene valores únicos del campo en el que está interesado, algunas veces es mejor usar la tabla. Si fuese necesario, puede ocultar condicionalmente las filas y columnas que no desee. Ocultar condicionalmente no está disponible para "Hojas."

Evite usar fórmulas variables de Excel como AHORA() y HOY(). Si las utiliza, asegúrese de que están dentro de una fórmula NP("Evaluar"), ej. =NP("Evaluar","=AHORA()"). Esto evitará cálculos constantes.

Evite insertar saltos de página manualmente en sus informes. Evite usar la funcionalidad de Excel "Agrupar".

Cancelar Cálculos Jet


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Si el cálculo de una hoja lleva más de dos segundos de tiempo, Jet Reports mostrará una ventana de estado con información sobre el cálculo. Si desea finalizar el cálculo actual, puede hacer clic en el botón Cancelar. Si Excel está en la mitad del cálculo, el botón cancelar puede responder despacio, pero cuando Excel ha acabado con el cálculo, el informe parará de actualizarse y las celdas que no fueron calculadas mostrarán #VALOR.

Introducción Modo Report Automático

Cuando abre una hoja, Excel automáticamente calcula de nuevo todas las fórmulas, con lo cual todas las fórmulas Jet Reports actualizarán los valores obtenidos de Navision. Sin embargo, abrir una hoja no genera nuevas filas o columnas por lo que si se añadió un nuevo registro a Navision o la estructura de la tabla o campo de la base de datos cambió, no aparecerá en la hoja cuando lo abra. Si desea regenerar filas y columnas automáticas cuando se abra la hoja, puede poner Auto+Ocultar+Report en la celda A1 de la primera hoja del libro. Si Report no está en la celda A1, NO debería confiar en los valores de su hoja hasta que ejecute Jet/Report.

Después de abrir la hoja, Jet Reports actualizará automáticamente todos los valores y regenerará todas las filas y columnas automáticas, como si hubiese ejecutado Jet/Report. Los nuevos registros añadidos a Navision que coincidan con los filtros serán incluidos en la hoja.

Volver a una Versión Anterior del Informe

Siempre que haga clic en Jet/Report o Jet/Diseño, se guarda una versión del informe. Esta versión se grabará para que pueda "Revertir" a dicha versión más tarde. Al hacer clic en Revertir se abrirá una ventana con una lista de todas las versiones. Escoja la versión a la cual le gustaría volver y su versión se abrirá. Estas versiones solo se

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borrarán cuando cierre Excel. Si Excel se cierra inesperadamente, sus versiones se grabarán para poder Revertir cuando se vuelva a abrir Excel.

Imagine que acaba de ejecutar un informe. El informe parece estar bien pero usted desea ejecutar algunos escenarios en el informe. Añada algunas sumas al informe, haga una nota mental de los resultados, y después ejecute de nuevo su informe. Tras mirar el informe actualizado, se da cuenta de que le gustaría ver el informe original con su nuevo escenario pero este no forma parte del informe actualizado ya que no estaba en el diseño original del informe. Para volver al informe original con su escenario puede hacer clic en Jet/Revertir y escoger la versión del informe que fue grabada antes de ejecutar de nuevo el informe. Ya puede ver el informe original con su escenario.

Ejecutar un informe.

Realizar cambios al informe (en modo ejecución).


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Actualizar el informe.

Revertir a una versión anterior del informe.

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Escoger la versión del informe a Revertir.

Acaba de volver a una versión anterior del informe.


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Useful Excel Features Asistente Insertar Función de Excel

Ya no es necesario usar el Asistente de Insertar Fórmulas de Excel porque el Asistente de Fórmulas de Jet funciona de una manera similar pero con funcionalidades añadidas como la búsqueda de parámetros. Vea Asistente de Fórmulas Jet (Jfx) para más información.

Las fórmulas de Jet Reports funcionan con el Asistente estándar de Insertar Fórmulas de Excel. Para seleccionar una fórmula, haga clic en una celda en blanco y seleccione la opción del menú Insertar/Fórmula o haga clic en el botón Insertar Fórmula (fx).

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Las fórmulas de Jet Reports están listadas bajo la categoría Definidas por el Usuario. Navegue hasta el fondo de la lista de categorías de fórmulas y seleccione Definidas por el Usuario. Entonces verá las fórmulas Jet Reports.

Referencias a Celdas

Excel tiene tres modos de referenciar celdas: relativa, absoluta y mixta. Absoluta hará referencia a la misma celda aunque esta cambie de sitio o sea copiada en una hoja. Por ejemplo, cuando copia la fórmula =$A$3 de B3 a C5, seguirá leyendo =$A$3. Una relativa hará referencia a la misma celda en relación a la celda donde es copiada. Por ejemplo la celda B3 está a la derecha de la A3, así que cuando copia la fórmula =A3 de B3 a C5, leerá =B5. El modo Mixto contiene una coordenada relativa y otra absoluta, por ejemplo $A3 o A$3. El modo Mixto es extremadamente útil para generar informes rápidamente usando fórmulas NL y NF.

AutoCorrección

Aunque la característica de Excel AutoCorrección puede ser muy útil a veces, puede resultar molesto cuando se le da un formato. Por ejemplo, asuma que la celda B2 tiene formato de Moneda y B3 tiene formato de Porcentaje. En la celda B4 escriba "=B2*B3" para obtener el producto de los dos valores. Con Excel AutoCorrección activado, la celda tiene automáticamente formato de Moneda. Aunque esto es lo que se desea normalmente, en este momento le gustaría aplicar el formato Contabilidad para el producto. Excel le permitirá hacer esto temporalmente, pero cuando se vuelve a calcular la celda, AutoCorrección lo cambia de vuelta a Moneda. Esto llega a ser un problema, por ejemplo, cuando un Replicador se expande porque mientras se expande se recalcula el libro entero. Esto puede hacerle pensar que Jet Reports está aplicando formato a su libro, cuando de hecho es una característica de Excel la que está causando el problema.


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Si se encuentra en esta situación, puede intentar desactivar esta característica seleccionando "Herramientas/Opciones de AutoCorrección" en Excel. Seleccione la pestaña "AutoFormato Mientras Escribe" y asegúrese que la caja "Incluir Nuevas Filas y Columnas en la Lista" no está seleccionada. Observe que para ciertos tipos de formato no hay nada que pueda hacerse sobre formato en Excel.

Gráficos

Cuando cree un gráfico en Excel, incluya en el rango del gráfico una fila o columna más que la fila o columna que contiene la fórmula NL ("Filas") o NL("Columnas") y a continuación oculte la fila o columna extra. Para algunos tipos de gráficos, es más fácil poner algún tipo de valor en la fila o columna oculta. "Ancla de Gráfico" puede ser una etiqueta válida y ceros pueden ser valores válidos. La mayoría de los gráficos no incluirán datos de filas o columnas ocultas.

Fechas

Cinco funciones de fecha en Excel pueden ayudar a crear fechas más fácilmente. Las fórmulas son las siguientes.

=Fecha(Año, Mes, Dia)

=Dia(Fecha)

=Mes(Fecha)

=Año(Fecha)

=Texto(fecha, formato)

Para encontrar el primer día del mes de una fecha introducida en D4, podría introducir la siguiente fórmula.

=Fecha(Año(D4), MES(D4), 1)

Como las fechas están almacenadas en Excel como números, puede encontrar el último día del mes de la fecha introducida en D4 con la siguiente fórmula.

=Fecha(Año(D4), MES(D4)+1, 1)-1

Como puede identificar una fecha fácilmente en el año, el mes y el día, también es fácil calcular el principio del año de la fecha en D4 con la siguiente fórmula.

=Fecha(Año(D4), 1, 1)

Si su año fiscal empezó en Julio en vez de Enero, la fórmula es similar. La fórmula SÍ en el parámetro Año de la fórmula siguiente determina, en este caso, si el comienzo del año fiscal es el mismo que el del calendario (ej. Sept 6, 2003 se encuentra en el Año Fiscal 2003), o si necesita substraer 1 del calendario (Mayo 15, 2003 se encuentra en el Año Fiscal 2002).

Creating Reports

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=Fecha(Sí(Mes(D4)<7,Año(D4)-1, Año(D4)),7, 1)

Para construir un rango de fecha de dos fechas, utilice la fórmula NP ("FiltroFecha"). Si el comienzo del mes estaba en la celda D4 y quisiese calcular un filtro para todo el mes, la fórmula para el rango de fecha sería:

=NP("FiltroFecha",D4, Fecha(Año(D4), MES(D4)+1,1)-1)

La fórmula anterior parece complicada, pero solo es una fórmula NP con la fórmula de fin de mes listada previamente.

Nombres en Excel

Cualquier rango de Excel puede asociarse con un nombre que puede usarse para referenciar ese rango en cualquier parte del libro. Los Nombres de celda son particularmente útiles si hace referencia a una celda en particular, como la Fecha Inicio de la hoja Opciones, en varias hojas. Introducir un nombre como "FechaInicio" en el Cuadro de Nombres en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel, hace que referenciar dicha celda sea mucho más fácil al diseñar informes. Debe presionar Enter tras teclear el nombre, o Excel no lo grabará. No obstante observe que cuando utiliza Nombres en Excel, existe una limitación que ocurre cuando anida fórmulas como parámetros para otras fórmulas. Un ejemplo es la fórmula Sí a continuación que devuelve "Más" si la suma de B5:B10 es mayor que 10 y "Menos" al contrario:

=Sí(Suma(B5:B10)>10,"Más","Menos")

El rango de la fórmula anterior no puede ser nombrado ya que la fórmula suma se encuentra anidada en la fórmula Sí. Sin embargo, podría utilizar nombres si usase una celda diferente para la fórmula Suma y referenciase dicha celda desde la fórmula Sí.

Ahora() y Hoy()

Las fórmulas Ahora() y Hoy() se llaman fórmulas variables y pueden causar problemas en Jet Reports porque se vuelven a calcular cada vez que hay un cambio en la hoja. Jet Reports hace gran cantidad de cambios en la hoja mientras se ejecuta y cada uno de esos cambios pueden causar un nuevo cálculo de toda la hoja si tiene una fórmula variable en la hoja. Para evitar problemas con fórmulas variables, utilice la fórmula NP ("Evaluar").

Hojas Protegidas

Si protege una hoja en un libro usando la característica de Excel “Proteger Hoja”, Jet Reports no podrá generar un informe. Jet Reports puede proteger automáticamente hojas que tengan “Auto+Report+Bloquear” en la celda A1. Después de que un informe sea generado, se desprotegerá automáticamente con Jet/Diseño. Vea Visualizadores de Informes para más información.

Sumas en Filas y Columnas Automáticas

Para calcular una suma de una columna para las filas que son insertadas automáticamente por una NL ("Filas"), puede utilizar la fórmula =SUMA(). El rango de


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suma debería incluir las filas que la fórmula NL copiará más una fila extra. Excel expandirá automáticamente el rango de la fórmula suma para incluir todas las filas insertadas. Por ejemplo si la fórmula NL("Filas") estuviese en la fila 10 y usted quisiese sumar la columna D, podría poner una fórmula suma en D12 como =SUMA(D10:D11). Si no desea que la fila extra se muestre en el informe, puede usar la característica Ocultar.

De la misma manera, para sumar valores añadidos por una NL("Columnas"), el rango de suma debería incluir las columnas que la fórmula NL copiará más una columna extra. Por ejemplo, si la fórmula NL("Columnas") estuviese en la columna E y quisiese sumar los valores de la fila 12, podría poner una fórmula suma en la columna G como =SUMA(E12:F12). De nuevo, si no desea que se muestre la columna extra, puede ocultarla.

Cuando utilice fórmulas anidadas NL para agrupar información, puede calcular los subtotales y los totales generales de una columna usando una fórmula SUBTOTAL. Las mismas reglas detalladas anteriormente para el rango de suma deberían usarse para cada una de las fórmulas SUBTOTAL anidadas. Existen dos parámetros para la fórmula SUBTOTAL, el número de función y el rango. La fórmula SUBTOTAL puede calcular el promedio, cuenta, max, min, producto, desviación estándar, suma o variación de un rango de celdas por lo que el primer parámetro le dice a SUBTOTAL que operación realizar. El uso más común es suma, que es la fórmula número 9. La fórmula para calcular una suma de las celdas B5 a B10 se muestra a continuación.

=SUBTOTAL(9,B5:B10)

La Ayuda de Excel contiene el resto de la información de la fórmula SUBTOTAL.

Advanced Database Issues Crear Informe de Múltiples Bases de Datos

Si desea construir un informe que utilice muchas bases de datos de cualquier tipo, necesita crear una conexión para cada base de datos. Consulte el manual de instalación para encontrar la información sobre como configurar conexiones. Una vez haya configurado las conexiones, puede especificar conexiones por separado para las fórmulas NL y GL. Puede cambiar la conexión usa la fórmula NL especificando "Conexión=" como el campo filtro y el nombre de la conexión como valor del filtro. El Diseñador Jet hará esto automáticamente si arrastra campos desde una conexión diferente a la conexión por defecto. La fórmula GL tiene un parámetro a parte que aceptará el nombre de la conexión. Puede encontrar más información de la sintaxis de estas fórmulas en el apartado Referencias. El siguiente ejemplo suma las cantidades de la Factura de Compra 1000 tanto de la base de datos de Navision como de la base de datos de Access Northwind.

=NL(1,"Histórico cab. factura compra", "Cantidad", "Nº.", "1000", "Conexion=", "Navision370") + NL(1,"Pedidos","Cantidad","PedidoID","1000","Conexión=","NorthWind")

Creating Reports

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En el ejemplo anterior, hay una conexión llamada Navision370 que se conecta con una base de datos de Navision y una conexión llamada NorthWind que se conecta con la base de datos de Access NorthWind. Un punto importante a tener en cuenta es que si tanto usted como un compañero usan el mismo informe, necesitan llamar a sus conexiones de la misma manera.

Depurar y Conexiones Navision Locales

Si intenta usar más de una conexión de base de datos local en un libro, verá #VALOR como resultado de una de ellas. Cuando utilice Jet/Depurar, la fórmula puede calcular correctamente. Esto es porque cuando ejecuta Depurar, Jet cierra todas las otras conexiones de bases de datos locales para analizar la celda que haya seleccionado. El #VALOR ocurre porque cada libro solo puede tener una sola conexión de base de datos local abierta al mismo tiempo, por lo que solo puede incluir datos de una sola base de datos local en un libro. Puede incluir datos de muchos conexiones de base de datos de servidores en el mismo libro sin problemas.

Solo los usuarios de Navision necesitan preocuparse sobre depurar y conexiones de base de datos locales.

Nºs y Códigos Navision con Caracteres Especiales

Los caracteres usados en los filtros de Navision como "&","|", y ".." no deberían usarse en campos Código o Nº. Además, no debería usar Códigos o Nºs en blanco. Usar blancos o caracteres especiales en los campos Código o Nº causará problemas al hacer el informe y filtrar tanto en Navision y Jet Reports. Afortunadamente, es raro encontrar blancos o caracteres especiales en los campos Código o Nº.

Cuando los valores del filtro contienen caracteres como "&", debe poner los valores del filtro entre comillas simples para usarlos en el filtro. Por ejemplo, si Nº de cliente contiene "&" puede filtrar por Nº cliente como sigue.

B2: =NL ("Filas","Cliente","Nº.")

B3: =NL(,"Cliente","Nombre","Nº.","'"&B2&"'")

Observe que el número del cliente está en una fórmula entre comillas simples: "'"&B2&"'". Esto hace que Navision considere cualquier caracter especial como parte del campo.


Dimensiones Avanzadas Navision

Si tiene el gránulo de Dimensiones Avanzadas de Navision, puede usar un código de dimensión en los argumentos Campo o FiltroCampo de la fórmula NL con tablas que tienen dimensiones avanzadas. Jet Reports crea "campos virtuales" para cada uno de los códigos de dimensión.


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Como las dimensiones avanzadas están almacenadas en tablas secundarias, esta característica simplifica enormemente la creación de informes con Dimensiones Avanzadas. Debido a que los datos deben de ser recuperados desde dos tablas, usar Dimensiones Avanzadas podría llevar más tiempo que usar campos que estén en la misma tabla.

Jet Reports añadirá campos virtuales para códigos de dimensión para personalizar tablas si las tablas personalizadas están diseñadas como las tablas estándares usando las mismas tablas secundarias para almacenar dimensiones avanzadas y los mismos números de campo y estructuras de clave.

Los Campos virtuales para códigos de dimensión no estarán visibles en la tabla del Diseñador.

Si ha creado una Dimensión Avanzada con el mismo nombre que un campo de la tabla desde la que está extrayendo los datos, Jet Reports usará el campo de la tabla antes que la Dimensión Avanzada. Un ejemplo de esto ocurre en la base de datos Cronus.En la tabla Lín. Venta (Tabla 37) hay un campo llamado Área (Campo 82). En la misma base de datos, hay una Dimensión Avanzada llamada Área. Si utiliza "Area" en una fórmula NL o NF que hace referencia a la tabla Lín. Ventas, Jet Reports usará el Campo Área de la tabla Lín. Ventas antes que la Dimensión Avanzada llamada Área. Lo más fácil para arreglar este problema es renombrar la Dimensión Avanzada. Si no desea cambiar el nombre a la Dimensión Avanzada, tendrá que extraer los datos de la tabla que almacena las Entradas de las Dimensiones.

Dimensiones Avanzadas están solo disponibles en Navision.

Bases de Datos Navision Locales

No puede abrir una base de datos local de Navision con el programa Navision y con Jet Reports al mismo tiempo. Puede obtener un mensaje de error explicando que un archivo no puede crearse si intenta esto. Mientras tenga suficientes usuarios simultáneos en su archivo de licencia, puede abrir una base de datos que esté en el servidor con Navision y Jet Reports al mismo tiempo.

Solo los usuarios de Navision tienen que preocuparse de este problema.

Espacios en Blanco en Campos de Base de Datos

Algunas bases de datos, incluyendo Great Plains, almacenan datos de texto en campos de longitud fija. Un ejemplo de un campo ajustado de texto es Nombre Cliente en Great Plains. Great Plains define este campo con 25 caracteres y si pone un nombre corto como Bob en la entrada cliente, Great Plains almacenará Bob en la base de datos como Bob seguido de 22 espacios. En Great Plains, y la mayoría de las otras bases de datos que almacenan sus campos de texto con tamaño ajustado, la aplicación interface ocultará los espacios en blanco. Si filtra por "Bob", Great Plains encontrará el cliente "Bob " incluso aunque haya 22 espacios detrás del nombre y no hubiese introducido "Bob*" como filtro. Great Plains también mostrará este usuario como "Bob", reduciendo los espacios restantes para que nunca los vea.

Creating Reports

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Jet Reports puede proveer una traducción equivalente entre valores de texto y filtros si activa la opción "Acortar Espacios en Campos de Texto" en Jet/Opciones/Conexiones/Opciones Avanzadas. Recomendamos que los usuarios de Great Plains activen esta opción. También puede ser útil para otros tipos de bases de datos dependiendo de como la aplicación de la base de datos represente el espacio vacío. Esta característica no está disponible cuando se usan drivers ODBC a menos que la Conexión sea del tipo Great Plains. Observe que habilitar esta opción puede incurrir en un ligero bajo rendimiento en el tiempo de ejecución del informe, dependiendo del tamaño de la base de datos y número de valores de texto que estén afectados.

Los usuarios de Navision no necesitan preocuparse de Espacios en Blanco en los campos de sus bases de datos.

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The Jet Reports User Interface

Menú y Barra de Herramientas Jet Reports Jet Reports añade una nueva selección al menú principal de Excel y una nueva barra de herramientas.

Diseño y Report

Con el menú, puede elegir entre modo Diseño y modo Informe (Report). El modo Diseño se usa para crear el diseño de un informe. El modo Informe es el resultado de ejecutar la plantilla del informe contra su base de datos. En modo Diseño, aparece la ventada del Diseñador Jet, filas y columnas ocultas son visibles y cualquiera de las filas que la fórmula NL ha creado automáticamente son borradas, permitiéndole trabajar fácilmente en el diseño de su informe. En el modo Informe, la ventana del Diseñador se oculta, filas, columnas y hojas son creadas con datos automáticamente y filas y columnas ocultas son ocultadas. Aunque muchos informes pueden crearse sin filas o columnas ocultas o automáticas, estos modos añaden funcionalidad a Jet Reports. Si se activa la caché, la opción del menú Informe cambia a Report con Caché y una opción es añadida al menú y barra de herramientas para actualizar la caché. Para más información sobre como usar la caché vea la sección Opciones Generales.

Planificar

Planificar le permite planificar un informe o lotes de informes para ser ejecutados más adelante. Vea Planificador Jet para más información.

Revertir

Revertir le permite deshacer o volver a una versión anterior de su informe. Vea Volver a una Versión Anterior del Informe para más información.


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Asistente

Estas opciones arrancan al Asistente del Informe. Vea la sección Introducción al Asistente para Informes para más información.

Insert Function

Esta opción arranca el Asistente de Fórmulas Jet. Este es el mismo que el botón Jfx de la barra de herramientas. Vea la sección Introducción al Asistente de Fórmulas Jet (Jfx) para más información.

Depurar

Depurar ayuda a diagnosticar problema. Si comete un error al introducir una fórmula Jet, puede ver #VALOR como resultado. Seleccione la celda y escoja Depurar. Si Jet Reports puede identificar el problema de su fórmula, muestra un mensaje.

Herramientas

La opción Herramientas le proporciona más herramientas con las que desarrollar informes.

Herramientas/Drilldown

Con conectores Great Plains o Universal, drilldown abre una ventana de Datos y muestra los registros usados para calcular la fórmula en la celda activa. Para usar drilldown, seleccione una celda que contenga una fórmula NL o NF, después seleccione Drilldown del menú. En modo diseño, puede usar Drilldown para asegurarse de que está seleccionando los registros correctos. En modo informe, puede usar Drilldown para analizar datos.

Con Navision, drilldown abre una ventana en Navision y muestra los registros usados para calcular la fórmula de la celda activa. Para usar drilldown, seleccione una celda que contenga una fórmula NL, GL , o NF, después seleccione Drilldown del menú. En modo diseño, puede usar Drilldown para asegurarse de que selecciona los registros correctos de Navision. Del mismo modo, en modo informe puede usar Drilldown para analizar datos.

Herramientas/Diseñador

Herramientas/Diseñador abre el Diseñador Jet, incluso en el modo Informe. Vea Introducción al Diseñador para más información.

Herramientas/Ejecutar Actualizando Caché

Esta opción actualiza la caché del sistema con la información de la base de datos y después ejecuta el informe. Esto es lo mismo que la opción Actualizar de la barra de herramientas.

Herramientas/Datos de Usuario

The Jet Reports User Interface

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El menú Herramientas/Datos de Usuario le provee con opciones para manipular Introducción a Datos de Visualizador en Informes.

Herramientas/Datos de Usuario/Upload

Esta la permite cargar sus datos de presupuesto en Navision. Para hacer esto, debe instalar el formulario de importación de presupuestos de Navision. Para más información sobre el formulario de importación de presupuesto en Navision, contacte Jet Reports.

Herramientas/Datos de Usuario/Purge then Report

Esta opción borra cualquier dato que haya almacenado para este libro en particular, después ejecuta el informe. Los datos son almacenados por libro, así que solo los datos almacenados para un libro en particular que haya abierto se borrarán. Vea Introducción a Datos de Visualizador en Informes para más información.

Herramientas/Datos de Usuario/Purge then Design

Esta opción borra cualquier datos que haya almacenado para este libro en particular, después introduce el modo diseño. Los datos son almacenados por libro, así que solo los datos almacenados para el libro en particular que haya abierto se borrarán. Vea Introducción a Datos de Visualizador en Informes para más información.

Herramienas/Desocultar

Herramientas/Desocultar hace visibles todas las filas y columnas ocultas de todas las hojas del libro actual. Esto puede ayudar a diagnosticar problemas en modo Informe mostrando los resultados de los cálculos que están en filas y columnas ocultas. Desocultar no funcionará si la hoja está bloqueada así que utilice Herramientas/Desbloquear primero si tiene Auto+Ocultar+Bloquear en la celda A1.

Herramientas/Desbloquear

Herramientas/Desbloquear desprotegerá todas las hojas y restaurará Fórmulas Jet bloqueadas sin revertir a modo Diseño y perder los valores del informe. Esto es útil si está usando Auto+Ocultar+Bloquear para bloquear una hoja y tener un problema que tenga que diagnosticar. Vea Visualizadores de Informes para más información.

Herramientas/Publicar

El menú Herramientas/Publicar se debe por compatibilidad con versiones anteriores de Jet Reports y no se recomienda para usuarios actuales.

Herramientas/Formula

El menú Herramientas/Formula le permite anidar fórmulas rápida y fácilmente. Usando la opción Comillas, puede convertir el formato una fórmula de una celda en una cadena de texto.

Opciones


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Opciones le permite cambiar las opciones de Jet Reports. Vea Opciones Generales para más información.

Ayuda

Esta opción abre la Ayuda de Jet Reports HTML.

Acerca de Jet Reports

Acerca de Jet Reports le muestra información sobre la versión instalada de Jet Reports.

Accesos Directos Jet Reports Keyboard Shortcuts La tabla siguiente de accesos directos de Jet Reports están disponibles:

Acceso Directo

Disponible en Resultado

F1 Jfx, Búsqueda, Asistente de Informes, Diseñador, Planificador

Muestra la Ayuda

F6 Jfx, Asistente de Informes Muestra la ventana de búsqueda de datos

F7 Jfx Muestra el rango de Excel seleccionado

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Sharing Reports Created with Jet

Visualizadores de Informes Un Visualizador es un usuario de Excel que tiene instalado Jet Reports pero no tiene licencia para diseñar informes. Un Visualizador puede cambiar opciones de un informe y utilizar Jet/Report pero no pueden usar ninguna de las otras características de Jet Reports. Un Visualizador no puede introducir Fórmulas Jet o hacer ningún cambio en el diseño del informe.

Para diseñar informes que un Visualizador pueda usar, debe hacer una de dos cosas: bloquear todas las hojas que contengan fórmulas Jet o convertir las fórmulas Jet a valores.

Libros Protegidos

Bloquear una hoja previene a los Visualizadores de cambiar las fórmulas por error. Cuando selecciona el modo Informe en un libro con hojas bloqueadas, Jet graba todas las fórmulas en una hoja oculta y no las vuelve a calcular cuando se abre el libro. Para crear una hoja bloqueada introduzca "Auto+Ocultar+Bloquear" en la celda A1. La hoja se bloqueará después de generar el informe con Jet/Informe y puede ser desbloqueada (por un Diseñador con licencia) con Jet/Diseño.

Si desea crear un informe que los Visualizadores puedan usar, debería crear una hoja de Opciones que no esté bloqueada. La hoja Opciones debería usarse para todas las opciones (filtros) del informe, tales como las fechas, que podrían cambiar. Esta hoja no puede contener ninguna fórmula Jet. El informe actual debería ir en otras hojas las cuales deben llevar "Auto+Ocultar+Bloquear" en la celda A1. Debe escoger Jet/Informe para bloquear las fórmulas y después grabar el libro antes de mostrarselo a los Visualizadores.

Libros Editables por Visualizadores

Si quisiese diseñar un informe que los Visualizadores puedan usar sin bloquear ninguna de las hojas, puede convertir el libro en valores. Para hacer esto sitúe "Auto+Ocultar+Valores" en la celda A1 de cualquier hoja. Después de hacer esto, todas las fórmulas Jet se convertirán a valores mientras que las otras fórmulas de Excel permanecerán intactas y la hoja será editable (aunque los cambios en las fórmulas Excel se perderán cuando se actualice el informe). Las fórmulas Jet pueden ser restauradas (por un Diseñador con licencia) seleccionando Jet/Diseño. Observe que esto solo se aplica si utiliza Excel XP (2002) o posterior.

Hemos diseñado la mayoría de los libros de ejemplo para que los usen los Visualizadores así que puede ver ejemplos de como hacer esto.

Compartir Informes con Usuarios que no Tienen Jet Reports

En las dos secciones anteriores introdujimos las claves +Bloquear y +Valores, las cuales permiten a los Visualizadores de Jet Reports usar los informes. Ambas características


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son útiles para permitir a la gente que no tiene Jet Reports ver los informes con Excel, pero hay varias ventajas al utilizar +Valores. La primera ventaja es que +Valores no bloquea el informe con lo que la persona que lo recibe puede editarlo. La segunda ventaja es que al utilizar +Valores elimina cualquier enlace al complemento Jet Reports para que Excel no muestre un mensaje de advertencia preguntando al usuario si desea actualizar los datos con fuentes externas al abrir el informe. Este mensaje puede ser confuso para la persona que recive su informe así que grabe en modo informe con +Valores para eliminar este problema.

Introducción a Opciones de Informe con Búsqueda de Base de Datos Suponga que quería darles a sus visualizadores la opción de seleccionar valores de la base de datos de la hoja Opciones. Anteriormente, no podía hacer esto a menos que tecleara manualmente los valores en la hoja Opciones. Ahora puede usar la característica Búsqueda de Base de Datos para hacer esto automáticamente e incluso eliminar la hoja de Opciones por completo.


Suponga que tiene una hoja Opciones con filtros para fecha inicio, fecha fin, número de cuenta G/L, número cliente, y empresa. Podría parecerse a la siguiente.

Primero, para decirle a Jet Reports que filas contienen opciones, debe teclear "Opción" en la columna A la izquierda de cada opción del filtro como en la siguiente.

A continuación, teclee "Nombre" en la fila 1 sobre la columna que contiene los títulos de sus opciones y "Valor" sobre la columna que contiene los filtros que está usando en la hoja(s) del informe.


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Para que Jet Reports sepa donde están los datos en la base de datos, debe escribir fórmulas NL con "Buscar" como el argumento Que. Estas fórmulas NL simplemente devolverán todos los valores que usted desea que los visualizadores puedan seleccionar como filtros, así puede filtrar datos como lo haría en cualquier otra fórmula NL.

Para buscar fechas en Navision, puede usar la tabla Fecha. Sus fórmulas NL para la fecha inicio y fecha fin podrían funcionar como las siguientes si quisiese usar meses como su tipo de periodo y quisiese dar a los visualizadores la opción de seleccionar meses entre 2000 y 2001.

=NL("Buscar","Fecha","Inic. Periodo","Tipo Periodo","Mes","Inic. Periodo","01/01/00..12/31/01")

=NL("Buscar","Fecha","Fin Periodo","Tipo Periodo","Mes","Fin Periodo","01/01/00..12/31/01")

Debe crear otra columna en su hoja Opciones con "Buscar" en la fila 1 y las fórmulas de búsqueda a través para cada opción como la siguiente.

Podría querer dar a los visualizadores la opción de seleccionar cualquier número de cuenta G/L o número cliente como en la siguiente.

Finalmente, cuando los usuarios seleccionan una compañía, puede que quiera darles una nota diciéndoles que solo pueden seleccionar 1 compañía cada vez. Puede hacer esto añadiendo un FiltroCampo a su fórmula NL llamado "Cabeceras=" y tecleando el mensaje que quiera como argumento Filtro como en la siguiente.


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=NL("Buscar","Empresa","Nombre","Cabeceras=","Seleccione una sola empresa")

Ahora cuando selecciona Jet -> Informe aparece una ventana de Opciones del Informe como la siguiente.

Puede introducir valores de filtro en la columna Filtro, o si hace clic en la flecha de la derecha de cada filtro, obtendrá una ventana de Búsqueda de Filtro con los valores traídos de la base de datos por la fórmula NL("Buscar"). Observe que esta ventana de Búsqueda puede usarse para construir progresivamente filtros usando los valores de la base de datos y los botones Insertar Operadores de Filtro. Vea el tema Introducción a la Búsqueda de Filtros para más información sobre la ventana búsqueda de filtro.


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Observe que si hace clic en la flecha próxima a la Compañía, la cabecera de la ventana de Búsqueda de Filtros le mostrará lo que introdujo en la cabecera de su fórmula NL("Buscar").

Finalmente, usando este método para configurar las opciones del informe, puede ocultar a los visualizadores la hoja Opciones añadiendo +OcultarHoja en la celda A1 como a continuación.


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Ejemplo de Access: Northwind

Suponga que hizo una hoja Opciones para un informe que devuelve pedidos. Podría incluir nombre cliente, Ciudad, Estado/País, y Fecha como a continuación.

Primero, para decirle a Jet Reports que filas contienen opciones, debe teclear "Opción" en la columna A la izquierda de cada opción del filtro como a continuación.

A continuación, teclee "Nombre" en la fila 1 sobre la columna que contenga los títulos de sus opciones y "Valor" sobre la columna que contenga los filtros que está usando en la hoja(s) del informe.

Para que Jet Reports sepa donde están los datos en la base de datos, debe escribir las fórmulas NL con "Buscar" en el argumento Que. Estas fórmulas NL simplemente devolverá todos los valores que desea que los visualizadores puedan seleccionar como filtros, por lo que puede filtrar los datos como lo haría en cualquier otra fórmula NL.

Las fórmulas para nombre cliente, ciudad, y estado/país son muy fáciles. Pueden crearse como las siguientes.


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Cuando los visualizadores seleccionan una fecha, puede que quiera ofrecerles un aviso de que están filtrando por fecha de envío, no pedido. Puede hacer esto añadiendo un Filtro Campo a su fórmula NL llamado "Cabeceras=" y escribiendo el mensaje que quiera en el argumento Filtro como la siguiente.

Ahora cuando selecciona Jet -> Informe aparece una ventana de Opciones de Informe como la siguiente.

Puede teclear valores de filtro en la columna Filtro, o si hace clic en la flecha a la derecha de cada filtro, obtendrá una ventana de Búsqueda de Filtro con los valores traídos de la base de datos por fórmula NL("Buscar"). Observe que esta ventana Búsqueda puede usarse para construir filtros progresivamente usando los valores de la base de datos y los botones Insertar Operadores de Filtros. Cuando hace clic en un valor o un operador, se insertará en la casilla del Filtro Actual al final.


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Observe que si hace clic en la flecha próxima a la Fecha, la cabecera de la ventana de Búsqueda de Filtros le mostrará lo que introdujo en la cabecera de su fórmula NL("Buscar").

Finalmente, usando este método para configurar las opciones del informe, puede ocultar a los visualizadores la hoja Opciones añadiendo +OcultarHoja en la celda A1 como la siguiente.


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Ejemplo Great Plains Fabrikam

Suponga que está creando una hoja Opciones para un Análisis P&L. Podría querer filtros para cuentas de ingreso, cuentas de gastos, años, y periodos. Podría configurarlo como a continuación.

Primero, para decirle a Jet Reports que filas contienen opciones, debe teclear "Opción" en la columna A la izquierda de cada opción del filtro como a continuación.

A continuación, teclee "Nombre" en la fila 1 sobre la columna que contiene los títulos de sus opciones y "Valor" sobre la columna que contiene los filtros que está usando en la hoja(s) del informe.

Para que Jet Reports sepa donde están los datos en la base de datos, debe escribir fórmulas NL con "Buscar" en el argumento Que. Estas fórmulas NL simplemente devolverá todos los valores que desea que los visualizadores puedan seleccionar como filtros, por lo que puede filtrar los datos como lo haría en cualquier otra fórmula NL.

Las 3 primeras fórmulas para los filtros de cuentas GL son bastante fáciles. Pueden crearse como las siguientes.


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Los años pueden recuperarse de la GL11110, Account Summary Master View como la siguiente.

Cuando los visualizadores seleccionan un periodo, puede que quiera recordarles que el Periodo 0 contiene saldo de inicio. Puede hacer esto añadiendo un Filtro Campo a su fórmula NL llamado "Cabeceras=" y tecleando el mensaje que quiera como argumento Filtro como la siguiente.

Ahora cuando selecciona Jet -> Informe aparecerá una ventana de Opciones de Informe como la siguiente.

Puede introducir valores de filtro en la columna Filtro, o si hace clic en la flecha a la derecha de cada filtro, obtendrá una ventana de Búsqueda de Filtro con los valores traídos de la base de datos por la fórmula NL("Buscar"). Observe que esta ventana de


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Búsqueda puede usarse para construir filtros progresivamente usando los valores de la base de datos y los botones Insertar Operadores de Filtros. Cuando hace clic en un valor o un operador, se insertará en la casilla del Filtro Actual al final.

Observe que si hace clic en la flecha próxima al filtro periodo, la cabecera de la ventana de Búsqueda de Filtros le mostrará lo que introdujo en la cabecera de su fórmula NL("Buscar").

Finalmente, usando este método para configurar las opciones del informe, puede ocultar a los visualizadores la hoja Opciones añadiendo +OcultarHoja en la celda A1 como la siguiente.


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Displaying Values Not in the Database

Es posible mostrar una lista de valores de búsqueda que no estén en la base de datos. Puede hacer esto dando una lista Excel al argumento Campo de la fórmula NL("Buscar") como la siguiente:

=NL("Buscar",{"Valor1","Valor2","Valor3"},"Valores")

=NL("Buscar",H5:H10,"Valores")

Observe que el argumento Campo todavía se requiere cuando especifica una lista Excel

Introducción a Datos de Visualizador en Informes Suponga que quiere permitir a los visualizadores que creen y editen datos en los informes. Normalmente cualquier cambio hecho en el modo Informe se perderá cuando selecciona Jet -> Informe para ejecutar de nuevo el informe. Sin embargo, con la característica datos de usuario, es posible designar secciones de un informe donde los usuarios pueden introducir y cambiar datos que se almacenarán y mantendrán cuando el informe se ejecute de nuevo.


Suponga que quería crear una simple lista de cuentas de gastos con información actual de presupuestos. Podría hacerlo como se muestra a continuación.

Pongamos que quisiera crear unas cantidades nuevas de presupuesto basadas en las cantidades actuales con un crecimiento estimado de 10% en cada una. Podría añadir una columna para hacer como a continuación.


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Sin embargo, ¿qué pasaría si no quisiese aumentar los presupuestos en un 10% pero quisiese jugar con los números un poco e incrementar algunos y disminuir otros?. Normalmente, cualquier cambio de este tipo hecho en el informe se perdería cuando se ejecutase de nuevo el informe. Sin embargo, con la característica datos de visualizador pueden mantenerlos. Empiece tecleando "Datos" en la columna A la izquierda de la celda(s) donde los usuarios introducirán datos y la fila 1 sobre la celda(s) donde los usuarios introducirán los datos, en este caso G1 y A8.

Esto le dice a Jet que celda(s) almacenan datos. Pero ¿qué pasaría si decidiese cambiar los filtros para traer una lista diferente de cuentas G/L? Entonces los presupuestos almacenados podrían no coincidir correctamente con las cuentas G/L. Debido a esto, Jet debe tener una clave única para cada parte de los datos almacenados. En este caso, el número de la cuenta G/L únicamente identifica los registros de la tabla, por lo que puede usarse como clave única. Teclee "Clave" en la columna A o fila 1, dependiendo de la intersección de las palabras clave "Datos". En este caso, teclee "Clave" en la celda D1.

En algunos casos, más de una clave puede ser necesaria para identificar únicamente los datos. Por ejemplo, si estuviese creando presupuestos por departamento, podría necesitar una clave para el número de cuenta y una clave para el departamento para identificar únicamente los valores de sus datos. Debido a esto, cada clave necesita un nombre. En este ejemplo, "Nº.", el nombre del campo de la tabla Cuenta, servirá para el nombre de la clave. Teclee "Keyname" en la columna A o la fila 1, dependiendo de la intersección de las palabras "Clave". En este caso, teclee "Keyname" en la celda A7.


146

Ahora cuando ejecute el informe, puede ajustar los valores en la columna Estimación Presupuesto en el modo Informe (como se ve a continuación) y los datos se almacenarán cuando ejecute el informe de nuevo o cambie al modo diseño.

Finalmente, quiere asegurarse de tener Auto+Ocultar+Valores en la celda A1 para que lo Visualizadores puedan usar el informe. Puede incluso añadir la clave Ocultar y Ajustar a la fila 1 como la siguiente.

Observe que incluso if you add options for filters that change the G/L accounts returns, the projected budges entered by the user will stay with the correct account.


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Suponga que quería crear un informe de cantidades de ventas por categoría. Podría hacer como a continuación.

Entonces pongamos que quisiera añadir una columna para ventas estimadas con un aumento de 10% en cada categoría. Podría añadir una columna para hacer como a continuación.

Sin embargo, ¿qué pasaría si no quisiese aumentar todas las ventas estimadas en un 10% pero quisiese jugar con los números un poco para algunas categorías después de ejecutar el informe? Normalmente, cualquier cambio hecho en el modo informe se pierde cuando se ejecuta el informe. Sin embargo, con la característica datos de visualizador pueden mantenerse. Empiece tecleando "Datos" en la columna A y en la fila 1 en la parte superior izquierda de donde quiere que los visualizadores puedan introducir los datos almacenados, en este caso A5 y E1.


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Esto le dice a Jet que celda(s) almacenan datos. Pero ¿qué pasaría si decidiese cambiar los filtros para que trajesen una lista diferente de categorías? Entonces los datos almacenados podrían no coincidir correctamente con las categorías. Debido a esto, Jet debe tender una clave única para cada parte de los datos almacenados. En este caso, como estamos recuperando una única lista de categorías, la categoría puede usarse como la única clave. Teclee "Clave" en la columna A o la fila 1, dependiendo de la intersección de las palabras clave "Datos". En este caso, teclee "Clave" en la celda C1.

En algunos casos, puede ser necesario más de una clave para identificar únicamente los datos. Por ejemplo, si quisiese mostrar productos individuales para cada categoría, podría necesitar una clave para la categoría y una clave para el producto para identificar únicamente los valores de sus datos. Debido a esto, cada clave necesita un nombre. En este ejemplo, "Categorias", el título sobre el campo, servirá como nombre de clave. Teclee "Keyname" en la columna A o la fila 1, dependiendo de la intersección de las palabras "Clave". En este caso, teclee "Keyname" en la celda A4.

Finalmente, quiere asegurarse de tener Auto+Ocultar+Valores en la celda A1 para que los Visualizadores puedan usar el informe. Puede incluso añadir las claves Ocultar y Ajustar a la fila 1 como a continuación.


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Observe que ahora cualquier valor que teclee en la columna E bajo Ventas Estimadas en el modo Informe se grabarán cuando vuelve a ejecutar el informe.


Suponga que quería crear una lista de cuentas G/L para un presupuesto específico en Great Plains. Podría hacer como a continuación.

Pongamos que quería crear nuevas cantidades de presupuesto basadas en las cantidades actuales con un crecimiento estimado de un 10% en cada una. Podría añadir una columna para hacer como a continuación.


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Sin embargo, qué pasaría si no quisiese aumentar los presupuestos en un 10% pero quisiese jugar con los números un poco e incrementar algunos y disminuir otros. Normalmente, cualquier cambio de este tipo hecho en el modo informe se perdería cuando se volviese a ejecutar el informe. Sin embargo, con la característica datos de visualizador pueden mantenerse. Empiece tecleando "Datos" en la columna A la izquierda de la (s) donde los usuarios introducirán los datos almacenados y la fila 1 sobre la celda(s) donde los usuarios introducirán los datos almacenados, en este caso G1 y A8.

Esto le dice a Jet que celda(s) almacenan datos. Pero ¿qué pasaría si decidiese cambiar el filtro para traer cuentas de un presupuesto diferente? Entonces los presupuestos almacenados podrían no coincidir correctamente con las cuentas G/L. Debido a esto, Jet debe tener una única clave para cada parte de los datos almacenados. En este caso, el número de la cuenta G/L únicamente identifica la tabla de registros, por lo que puede usarse como la única clave. Teclee "Clave" en la columna A o la fila 1, dependiendo de la intersección de las palabras clave "Datos". En este caso, teclee "Clave" en la celda D1.

En algunos casos, más de una clave puede ser necesaria para identificar únicamente los datos. Por ejemplo, si estuviese creando presupuestos por departamento, podría necesitar una clave para el número de cuenta y una clave para el departamento para identificar únicamente los valores de sus datos. Debido a esto, cada clave necesita un nombre. En este ejemplo, "Nº.", el nombre del campo en la tabla Cuenta G/L, servirá como nombre de la clave. Teclee "Keyname" en la columna A o la fila 1, dependiendo de la intersección de la palabra "Clave". En este caso, teclee "Keyname" en la celda A7.


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Ahora cuando ejecute el informe, puede ajustar los valores en la columna Estimación Presupuesto en el modo Informe (como se ve a continuación) y los datos se almacenarán cuando ejecute el informe de nuevo o cambie a modo diseño.

Finalmente, quiere asegurarse de tener Auto+Ocultar+Valores en la celda A1 para que los Visualizadores puedan usar el informe. También puede añadir las claves Ocultar y Ajustar en la fila 1 como a continuación.

A continuación el resultado final que verá después de añadir las claves ocultar y ajustar.

Datos de Visualizador II Suponga que quisiera datos de visualizador basados en muchas claves. El siguiente ejemplo se basa en el ejemplo anterior en la sección Introducción a Datos de Visualizador en Informes. Si todavía no ha leído ese ejemplo, hágalo antes de continuar.


Pongamos que desea insertar un replicador de columnas a su informe para hacer nuevas columnas de presupuesto para cada departamento y añadir un filtro por departamentos. La información del departamento se almacena en la tabla Valor Dimensión ya que es una Dimensión Global 1 por defecto. Así que podría incluir la columna F y añadir los replicadores de columnas como a continuación.


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También debe añadir un filtro para el departamento (Dimensión Global 1) a la fórmula GL que devuelve las cantidades presupuestadas.

Como los departamentos se están duplicando en las columnas, la única clave para el departamento debe aparecer en la columna donde estén los datos del visualizador, en este caso columna H, celda H6. Entonces debe teclear "Clave" en la columna A en la celda que cruza "Datos" con el único valor de la clave, en este caso la celda A6.

Como tiene muchas claves únicas para identificar sus datos, cada clave debe tener un nombre. En este caso, puede nombrar la clave "departamento", que puede teclear en la celda C6. Debe también teclear "Keyname" en la celda C1 para que el nombre de la clave aparezca donde se crucen "Keyname" (columna C) y "Clave" (fila 6). Finalmente, la fila 6 puede ocultarse ya que no es necesario verla en el modo Informe.

Ahora si ejecuta este informe, verá un conjunto nuevo de columnas verdes para cada departamento, y cualquier información que el usuario teclee en las columnas Presupuesto Estimado se almacenará para cada departamento.


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Pongamos que desea insertar otro replicador de filas en su informe para ver el detalle de cada categoría por producto. Podría insertar la columna D que devuelva los productos en filas como se demuestra a continuación.

También tiene que cambiar el filtro de las ventas totales para sumar por producto en vez de categoría.

Como se devuelve una única lista de nombres de producto para cada categoría, el campo nombre de producto servirá como la segunda clave. Como los Productos también se están replicando en filas, debe teclear "Clave" en la fila 1 en la celda que cruza "Datos" con nombres de producto, en este caso la celda D1.

Observe que como "Keyname" de la celda A4 ya se cruza con "Clave" de la celda D1 a la celda D4, "Producto" es el nombre de la segunda clave de los datos del visualizador. Ahora si ejecuta este informe verá una lista de productos para cada categoría con datos almacenados para ventas estimadas. Observe que si edita los datos de la columna F bajo


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Ventas Estimadas y vuelve a ejecutar el informe, cualquier cambio que haga permanecerá.


Pongamos que desea insertar un replicador de columnas a su informe para hacer nuevas columnas de presupuesto para cada periodo y añadir un filtro para los periodos. La información de los periodos se almacena en la tabla Period Setup (SY40100. Con lo que podría insertar la columna F y añadir el replicador de columnas como a continuación.

También debe añadir un filtro para el periodo de la fórmula GL que devuelve cantidades presupuestadas. Puede filtrar los argumentos Periodo Inicio y Periodo Fin por el mismo número de periodo para conseguir el presupuesto para ese periodo.

Como los periodos están siendo replicados a través de las columnas, la única clave (número de periodo) debe aparecer en la columna donde los datos del visualizador se almacenarán, en este caso columna H, celda H6. Después debe teclear "Clave" en la columna A en la celda que cruza "Datos" con el único valor de la clave, en este caso celda A6.


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Como puede tener muchas claves únicas para identificar sus datos, cada clave debe tener un nombre. En este caso, puede llamar a la clave "Cod.Periodo", que puede teclear en la celda B6. Debe también teclear "Keyname" en la celda B1 para que el nombre de la clave aparezca donde se crucen "Keyname" (columna B) y "Clave" (fila 6). Finalmente, la fila 6 puede ocultarse porque no es necesario verla en el Modo Informe.

Ahora si ejecuta este informe, verá un conjunto nuevo de columnas verdes para cada periodo, y cualquier información que teclee el usuario en las columnas Presupuestos Estimados se almacenará para cada periodo.

Mover un Libro Si abre un libro en un ordenador que tenga Jet Reports instalado en un directorio diferente al directorio del ordenador donde fue creado el libro, puede abrirse una ventana con "Archivo No Encontrado" como título y JetReports.xla en la casilla nombre Archivo. A continuación vea un ejemplo de como sería la ventana. Esta ventana aparece cuando abre por primera vez el libro.


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Haga clic en Cancelar y Jet Reports intentará actualizar automáticamente el enlace. Si ve esta casilla más de una vez, haga clic en Cancelar cada vez que la casilla aparezca.

Jet Reports normalmente puede actualizar los enlaces automáticamente, pero si esto no funciona, puede actualizar el enlace manualmente. Desde el menú de Excel escoja Editar/Vínculos y después haga clic en Cambiar Origen. Escoja JetReports.xla del directorio de instalación JetReports, que está en "C:\Archivos de Programa\JetReports" por defecto.

Para evitar este problema, Jet Reports no ofrece al usuario la opción sobre donde instalarlo. Jet Reports se instalará automáticamente en el directorio del programa principal, que casi siempre es "C:\Archivos de Programa". Sin embargo, algunos ordenadores pueden tener el directorio del programa principal en un disco diferente, así que puede tener este problema.

Si tiene problemas moviendo informes entre ordenadores, lea la sección titulada Compartir Informes de Excel con Usuarios que no Tienen Jet Reports en Visualizadores de Informes. Puede usar la misma técnica para transferir informes entre los usuarios de Jet Reports sin obtener el mensaje de advertencia de Excel. El receptor puede simplemente abrir el informe y usarlo como acostumbra.

Usar Jet Reports con Citrix Si desea usar Jet Reports con Citrix, tendrá que publicar su escritorio entero para tener un completo uso de drilldown y de la ventana de Diseñador. Necesitará tener Jet Reports, Excel y su conexión instalado en el escritorio Citrix. Si está usando Jet Reports con Navision, Navision Client y C/Front tienen que estar instalados en el escritorio Citrix también. Si está usando un conector OLE, necesitará tener el driver OLE instalado para su base de datos en particular. Si está usando ODBC, necesita tener una conexión configurada en su Administrador ODBC, al igual que la conexión configurada en Jet Reports. Tal vez quiera cambiar el archivo DefaultOptions.JOP como se describió en "Cambiar Opciones de Instalación por Defecto" para que todos los usuarios se configuren automáticamente excepto por sus Nombres de Usuario y Contraseña. Si está


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utilizando Windows Logins para base de datos y desea más control sobre futuros cambios en la Configuración de Jet Reports, puede realizar su configuración por defecto para usar un archivo de opciones de Jet Reports más común. Este procedimiento se describe en la sección "Opciones Auto Importación".

No importa como decida configurar Jet Reports, las opciones de Excel y Jet Reports se almacenan por Usuario. Esto significa que cada usuario tendrá que "Activar" Jet Reports desde el Menú Inicio para acceder a Jet e introducir su nombre de usuario y contraseña. También significa que la seguridad de su base de datos se mantendrá ya que las credenciales de cada usuario están almacenadas por separado.

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Automating Reports and Programmability

The Jet Scheduler Planificador Jet

El Planificador Jet le permite planificar lotes de informes para que se ejecuten más tarde. La Ventana de Informes Planificados le permite ver todas las tareas de Jet Reports que estén planificadas en el ordenador actual. Provee detalles incluyendo el nombre de la tarea, horario de la tarea, la siguiente y última hora de ejecución, el estado de las tareas y el usuario creador de la tarea. Desde esta ventana puede crear una nueva tarea o editar una ya existente. Puede incluso ejecutar una tarea (independientemente del horario) o finalizar una tarea que se esté ejecutando. Además, puede inhabilitar tareas innecesarias o borrarlas completamente. A continuación se muestra un ejemplo de como sería la ventana Informe Planificado.

Como puede ver, puede acceder a la mayoría de las acciones asociadas con una tarea programada a través del botón derecho. Observe que para crear o editar tareas debe tener permisos para hacerlo en el ordenador especificado.

Planificar una Tarea Jet Reports

Para crear una nueva tarea, puede hacer clic en el botón "Nueva Tarea». Si tiene libros abiertos en Excel, la pestaña Informes se rellenará con la información apropiada para el libro activo. De lo contrario, se parecerá a la siguiente foto.


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Jet Reports utiliza la aplicación Autopilot para ejecutar los informes, por lo que si está familiarizado con Autopilot puede reconocer los parámetros de entrada como vimos anteriormente.

Para que Autopilot se ejecute sucesivamente debe especificar un directorio de entrada (un directorio entero o un solo archivo) y un directorio de salida. También se recomienda que provea un nombre de tarea descriptivo y verificar que el usuario de la casilla de texto "Ejecutar como" es correcto. se le pedirá que introduzca la contraseña asociada con el nombre de usuario especificado para grabar una tarea en el sistema.

En la pestaña Planificación donde puede especificar las horas a las que le gustaría que se ejecutasen sus informe(s). Del mismo modo que las Tareas Programadas de Windows, puede escoger si desea ejecutar sus tareas una vez, diariamente, semanalmente, mensualmente, al inicio o al iniciar sesión de usuario, o cuando el ordenador ha estado inactivo durante un tiempo.

También debería proveer la hora de inicio de la tarea, si fuera necesario, y si quisiese o no que su tarea estuviese habilitada. Según la frecuencia que seleccione en el desplegable puede que también tenga que proveer información adicional. Por ejemplo, si selecciona "Mensualmente" puede elegir si desea ejecutar la tarea el último Viernes de cada mes o al final de cada trimestre.


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En la pestaña Opciones puede proveer opciones adicionales a Autopilot.

Aquí puede elegir el formato de salida del informe (tanto un libro de Excel como HTML) y si quiere o no crear un registro de errores. También recuerde que si quisiese que el informe resultante no tuviese fórmulas Jet Reports para que los visualizadores o usuarios que no tengan Jet Reports puedan verlos, debería usar +Valores en la celda A1.

Finalmente, en la pestaña Avanzado puede especificar opciones avanzadas tales como emailing automático de los informes completados. Si desea enviar por email los informes automáticamente, puede proveer el nombre de un rango de celdas en uno de los libros que contenga la lista de las direcciones de email o proveer la lista de direcciones de email en la casilla de texto como se ve a continuación. Observe que si en la pestaña Opciones seleccionó HTML, la opción "Email" no estará disponible.

La pestaña Avanzado también provee la capacidad de cambiar los filtros en los libros (tales como los de la hoja de Opciones) con nuevos filtros. Observe que si cambia el conjunto de informes entrantes en la pestaña Informes, el Planificador restaurará cualquiera de los Valores de los Filtros que haya especificado a sus respectivos valores del libro. Para editar los valores de los filtros y sus estado, haga doble clic en un filtro y la ventana Editar Filtro mostrada más abajo aparecerá. Cuando edita el valor del filtro, el Planificador comprobará automáticamente la opción "Actualizar este parámetro…".


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Hay muchas veces en las que no desea editar el filtro y no desea marcar la opción Actualizar. Un ejemplo de esto si tuviera una celda llamada "FechaHoy" y tuviera la fórmula =Hoy() en la celda. Si tiene la opción Actualizar activada para este filtro, escribirá el valor correcto de =Hoy() con el valor de la columna Valor de Filtro y su informe no funcionará como pretendía.

La sección "Generación del Fichero Batch" de la pestaña avanzado usa la capacidad de Autopilot "/X". Vea Parámetros AutoPilot para más información.

Seleccione "Ejecutar Ahora" para ejecutar la tarea inmediatamente (observe que esto NO grabará la tarea en el ordenador) o seleccione "Planificar" para grabar la tarea para y ejecutarla más adelante.

AutoPilot Introducción a AutoPilot

AutoPilot permite que los libros guardados en un directorio entrante se actualicen y se graben en un directorio saliente. Los libros pueden guardarse como hojas de cálculo o como páginas web. Usando las Tareas Programadas de Windows, AutoPilot puede crear automáticamente libros actualizados y páginas web. Cuando se ejecuta AutoPilot, abre cada libro del directorio de entrada. Dependiendo del modo especificado en la línea de comandos AutoPilot, graba tanto libros actualizados como Páginas Web al directorio saliente.

Parámetros AutoPilot

AutoPilot determina que acción tomar basándose en diferentes parámetros. Los parámetros se sitúan a continuación del nombre de la tarea. AutoPilot reconoce los siguientes parámetros: /M, /I, /O, /D, /L, /E, /X, y /P.

Parámetro Acción

/M Especifica el modo. (VALUES, UPDATE,…)

/I Especifica el directorio de entrada o un informe en concreto.

/O Especifica el directorio saliente donde se grabará el informe(s).

/D Activa el modo depurar. Puede especificar un archivo de texto donde la


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información a depurar será grabada. Cuando AutoPilot se ejecuta Excel abrirá y los errores y el estado se almacenarán en el archivo de texto.

/L Crea un archivo histórico pero sin abrir Excel. Si no se especifica ningún archivo, un archivo de texto se creará en Mis Documentos con la fecha más "debug" como nombre de archivo.

/E Envía por Email el informe(s) a las direcciones de email del rango de celdas especificado de Excel o una lista de direcciones de email separadas por un punto y coma. No funciona en modo SIMPLEWEB.

/X Crea y ejecuta archivos batch del rango de celdas especificado de Excel.

/P Inicia la lista de celdas a reemplazar. Debe de ser el último parámetro en la línea de comandos.

A continuación vea como configurar la línea de comandos:

AutoPilot /M <Modo> /I <Directorio Entrada> /O <Directorio Salida> /D <Ruta Archivo Depurar> /L <Ruta Archivo Histórico> /E <Rango o lista de direcciones email> /X <Rango> /P <Rango1> <Valor1> <Rango2> <Valor2> …

Debe haber un espacio entre cada parámetro tanto delante como detrás de /M, /I, /O, /D, /L, /E, /X y /P. Si el directorio de entrada o el directorio de salida o cualquier Rango o Valor tiene un espacio, debe ir entre comillas. El parámetro /P debe ir el último.

/X

Algunas veces al ejecutar AutoPilot le gustaría actualizar el archivo batch dinámicamente. Esto no es siempre fácil usando comandos DOS. Sin embargo, actualizar dinámicamente hojas de Excel es mucho más fácil. /X le permite escribir sus archivos batch en Excel para que pueda usar la potencia de Jet Reports y las fórmulas de Excel en vez de comandos DOS para actualizar dinámicamente sus archivos batch.

Al usar /X, AutoPilot ejecutará su informe como siempre. El parámetro "/X" creará y ejecutará un archivo batch temporal del rango de celdas especificados de Excel. Cada fila del rango de celdas será una sola línea en el archivo batch. Las columnas del rango serán concatenadas (separadas por un espacio) para construir una línea en el archivo batch.

Este archivo batch temporal puede usarse para ejecutar otro Informe Jet vía AutoPilot. Si el rango de celdas especificado no existe en el informe o informes especificados en el directorio de entrada entonces el fichero batch no se creará o ejecutará.

/E


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/E automatiza la distribución de email de su Informe Jet Reports. Al usar /E, Autopilot ejecutará su informe como siempre. Después enviará por email el informe final a todas las direcciones de email especificadas. Puede especificar la lista de direcciones de email en la línea de comando de dos maneras.

Primero, puede especificar un rango de celdas en Excel que las contenga. El rango de celdas puede ser cualquier número de celdas pero debe contener al menos una dirección de email por celda. En este caso, como el informe se ejecuta antes de enviar el email, la lista de direcciones de email puede crearse usando las fórmulas Jet que le darán la posibilidad de enviar por email el informe basado en una condición del informe. Por ejemplo, podría ocultar condicionalmente o mostrar una dirección de email basada en el saldo de una cuenta en el informe. Si el saldo de la cuenta cae bajo cierta cantidad, el informe sería enviado al jefe de departamento.

Alternativamente, puede especificar una lista de direcciones de email separada por punto y coma en la misma línea de comando. Observe que JetReports no tiene la capacidad de comprobar la veracidad de cada dirección, por lo que debería tener mucho cuidado al introducirlas.

Modos AutoPilot

Modo Acción

UPDATE Abre el libro; Jet/Report; Graba el libro en la carpeta saliente.

CONVERT Abre el libro; Jet/Report; Jet/Publicar/Convertir Fórmulas Jet a valores (que graba la fórmula en la celda y crea un hipervínculo drilldown cuando la palabra "drilldown" se encuentra como comentario de la celda); graba el libro en la carpeta saliente.

Este modo fue originalmente provisto para permitir a los no diseñadores ver Jet Reports y está incluido por compatibilidad de versiones anteriores. En la versión actual, la forma recomendada de permitir a los no diseñadores que vean Jet Reports es diseñar el informe para los Visualizadores del Informe y usar el modo UPDATE. El modo VALUES es otra buena alternativa.

SIMPLEWEB Abre el libro; Jet/Report; Jet/Publicar/Convertir Fórmulas Jet a valores (que crea un hipervínculo drilldown cuando "drilldown" se encuentra como comentario de la celda); crea una carpeta en la carpeta saliente con el nombre del libro; en dicha


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carpeta, graba un archivo html para cada hoja del libro.

VALUES Abre el libro, Jet/Report; convierte todas las fórmulas a valores y graba el libro en la carpeta saliente. Recomendamos que use +Valores en la celda A1 y la opción Actualizar para alcanzar resultados similares.

Usar AutoPilot para Actualizar Opciones de Informe

Si el libro tiene rangos de celdas de una sola celda, AutoPilot puede reemplazar los contenidos de los rangos de celdas. Esto permite a AutoPilot que actualice las opciones del informe. Acompañe el parámetro /P con pares <Rango de Celdas> <Nuevo Valor>. Ponga un espacio entre los Rangos de Celdas y el Nuevo Valor. Si incluye espacios, póngalos entre comillas. Puede incluir tantos pares como necesite. Si el rango de celdas no existe en el libro, se ignora. A continuación hay algunos ejemplos de AutoPilot.

AutoPilot /M UPDATE /I "C:\Entrada" /O "C:\Salida" /P "Filtrofecha" "9/1/02..9/30/02" "Ventas" "10000.."

AutoPilot /M SIMPLEWEB /I "C:\Informes Diarios" /O "C:\Inetpub\Intranet\Informes Diarios"

AutoPilot /M VALUES /I "C:\Mis Documentos\Mensual" /O "C:\Mis Documentos\Solovalores"

Sustituciones de AutoPilot

Los directorios de entrada y salida pueden contener etiquetas de fecha y hora que serán reemplazadas con la fecha y hora actual. Las siguientes etiquetas están disponibles.

Pestaña Resultado

%YEAR% Año actual, cuatro dígitos %MONTH% Mes actual, dos dígitos %DAY% Día actual del mes, dos dígitos %HOUR% Hora actual, 2 dígitos, reloj de 24 horas %MINUTE% Minuto actual, 2 dígitos.

Nota: Si está usando las opciones listadas arriba en un fichero batch, tendrá que usar %% en vez de % a cada lado de la etiqueta. %% es necesario porque %NOMBRE% en un archivo batch se usa para sustitución, así que %YEAR% será evaluado antes de que se ejecute AutoPilot.

La sustitución de fecha y hora se basa en la fecha y hora en la que AutoPilot empiece. Por ejemplo,


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AutoPilot /M SIMPLEWEB /I "C:\Estadisticas" /O "C:\InetPub\%Year%-%Month%-%Day% %Hour%"

Si AutoPilot empezó a las 10PM en Julio 23, 2003 el archivo saliente será: "C:\InetPub\2003-07-23 10".

Usar Tareas Programadas de Windows

Para ejecutar AutoPilot con una periodicidad, utilice las Tareas Programadas de Windows. Necesita usar Windows 2000 o Windows XP Profesional. Debe configurar AutoPilot para "Ejecutar como" un usuario que tiene Excel y Jet Reports instalados y configurados apropiadamente. Si no está utilizando Autenticación Windows, el nombre de usuario y contraseña para Navision debe grabarse en las opciones. Para más seguridad, se recomienda Autenticación Windows.

Observe que para usar las tareas programadas de Windows requiere que el usuario tenga permisos de escritura y lectura en la carpeta C:\Windows\Tasks. Normalmente solo los miembros Administradores del sistema tienen estos permisos, Sin embargo, un administrador puede otorgar permisos para dicho directorio a otros usuarios con el comando CACLS. Por ejemplo, si el usuario que se quiere dar permisos se llama Juan, el comando sería:

CACLS C:\Windows\Tasks /I /G Juan:F

Para más información sobre el comando CACLS, Tareas Windows y permisos consulte la página web de Microsoft.

Seguridad AutoPilot

Debería usar la seguridad de Windows para asegurar apropiadamente tanto el directorio de entrada como el de salida con AutoPilot. Los usuarios que no tengan al menos el mismo permiso o mayor que el usuario de "Ejecutar como" del planificador de tareas AutoPilot, no deberían poder grabar libros en el directorio entrante. Los usuarios a los que no se les permita ver los resultados no deberían poder leer los archivos del directorio saliente.

Test AutoPilot

Antes de grabar un libro en el directorio de entrada de AutoPilot, debería iniciar sesión como el usuario especificado en "Ejecutar como" del planificador, abrir el libro del directorio entrante y seleccionar Publicar/Convertir. Después use "Guardar como" para grabar el archivo al directorio saliente. Si esto se realiza con éxito, AutoPilot debería poder crear los archivos salientes. Si tiene problemas con un libro, podría probar este test para diagnosticar el problema.

Configuración para AutoPilot

Los libros del directorio de entrada deberían contener Fórmulas Jet. Si convierte las Fórmulas Jet a valores para los libros del directorio de entrada, la hoja no se


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actualizará. Si la celda A1 de la primara hoja del libro no contiene "Report", AutoPilot ejecutará automáticamente Jet/Report.

AutoPilot se ejecutará más rápido si el libro se graba en modo Diseño. Esto es automático cuando "Report" está en la celda A1 del primer libro. Sin embargo, "Report" en la celda A1 ejecutará también una completa actualización cuando se abra el libro. Esto hace que al abrir el libro para hacer cambios en el diseño del informe sea más lento.

Formato Web

Cuando AutoPilot se ejecuta en modo SIMPLEWEB, se crea un nuevo directorio para cada libro en el directorio de entrada. El nombre del directorio es el mismo que el nombre del libro. Para cada hoja del libro, se crear un archivo HTML (.htm) en el directorio del libro. El nombre del archivo es el mismo que el nombre de la hoja.

Si desea un hipervínculo drilldown en la página web, ponga "drilldown" en el comentario de la celda. Para usar el hipervínculo, el usuario debe tener Navision instalado en su ordenador y deben poder acceder al servidor de Navision.

Acceso de Usuarios a Páginas Web Creadas con AutoPilot

Puede configurar la estructura de navegación de informes en formato web para que los usuarios puedan encontrar los datos más fácilmente en las páginas web creadas por AutoPilot donde los usuarios pueden usar Windows explorer para encontrar los archivos HTML (.htm) y abrirlos. Si los usuarios tienen acceso a Navision, pueden hacer clic en el hipervínculo drilldown y Navision se abrirá automáticamente para mostrar la fuente de información en la página web.

Programming with Jet Reports Ejecutar Jet Reports desde Navision

Si es un desarrollador de Navision y dispone de los gránulos de desarrollo necesarios, puede abrir Excel desde Navision, actualizar el informe e imprimir. Debe tener el gránulo OCX. A continuación, un ejemplo de código de como hacer esto. El mismo código debe ser introducido en un formulario o informe de Navision.

Documentación()

Ejemplo Jet Reports desde Navision

Pasos del ejemplo:

1. Abrir Excel; visible e interactivo 2. Abrir el complemento Jet Reports 3. Abrir el Libro Excel 4. Opciones Actualización 5. Ejecutar Jet/Report.


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6. Impresión previa del informe 7. Cerrar Excel.

Variables Globales (para Excel 2000, el subtipo es diferente)

Nombre Tipo Subtype

XL Automation 'Microsoft Excel 10.0 Object Library'.Application

Workbook Automation 'Microsoft Excel 10.0 Object Library'.Workbook

Worksheet Automation 'Microsoft Excel 10.0 Object Library'.Worksheet

OnRun() {Para usar instancias de Excel existentes, use CREATE(XL)}

IF CREATE(XL, TRUE) THEN BEGIN {Libros Excel no son visibles. Es necesario los siguientes valores.}

XL.Interactive := TRUE; XL.Visible := TRUE;

{Abrir complemento Jet.} XL.Workbooks.Open("C:\Program Files\JetReports\JetReports.xla");

{Abrir Informe.} Workbook := XL.Workbooks.Open("C:\Program Files\JetReports\Reports\Finance Graph.xls");

{Actualizar Informe.} Workbook.Names.Item('PeriodType').RefersToRange.Value := 'Week'; Workbook.Names.Item('DateFilter').RefersToRange.Value := '1/1/01..3/31/01';

{Ejecutar Informe. XL.Run('JetMenu','Report'); XL.Run('Events'); Worksheet := Workbook.Worksheets.Item('Report'); Worksheet.PrintPreview; Workbook.Saved := TRUE;

{Close Excel} XL.Quit;

END;

Ejecutar Jet desde VBA

Si diseña Macros o quiere ejecutar Jet desde otras aplicaciones, puede abrir Excel, actualizar los filtros del informe, ejecutar el informe e imprimir el informe. Ejemplo de código:

Pasos:

1. Abrir Excel y hacerlo visible e interactivo 2. Abrir complemento Jet Reports 3. Abrir Libro Excel 4. Actualizar Opciones


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5. Ejecutar Jet/Report. 6. Imprimir Informe 7. Cerrar Excel.

Sub JetUpdate() Dim XLApp as Object Set XLApp = New Excel.Application XLApp.Visible = True XLApp.Interactive = True XLApp.Application.Workbooks.Open ("C:\program files\JetReports\jetreports.xla") XLApp.Application.Workbooks.Open ("ReportName.xls") XLApp.Application.Workbooks("ReportName.xls").Names.Item("DateFilter").RefersToRange.Value = _ "1/1/2004..3/31/2004" XLApp.Application.Run "JetReports.xla!JetMenu", "Report" XLApp.Application.Workbooks("ReportName.xls").PrintPreview XLApp.Application.Workbooks("ReportName.xls").Saved = TRUE XLApp.Quit

End Sub

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Reference

Filtros y Operadores Significado Symbol Ejemplo Resultado Igual a Ninguno 377

AZUL

Número 377

Aquellos con valor AZUL, almacén AZUL por ejemplo.

Distinto de <> <>0 Todos los números excepto 0. Observe que <> no puede usarse junto con comodines como *. Vea Filtros Comodín.

Y & <2000&>1000 Números que son menores que 2000 Y mayores que 1000.

El signo & debe usarse con un rango porque ningún registro único puede tener dos valores. Un ejemplo de uso no valido de & es A&B porque ningún registro puede ser igual a A Y a B. Un ejemplo de uso válido de & es A*&*B, que significa encontrar todos los registros que empiecen por A Y terminen por B.

O | 1200|1300 Aquellos con número 1200 O 1300

Mayor que > >1200 Números mayores que 1200

Mayor o igual a >= >=1200 Números mayores o iguales a 1200

Menores que < <1200 Números menores que 1200

Menor o igual a <= <=1200 Números menores o igual a 1200

Intervalo .. 1100..2100

..2500

..12/31/2000

8..

Números del 1100 a 2100

Hasta e incluyendo 2500

Fechas hasta e incluyendo 12/31/2000


172

Todo después de 8 Número indefinido de caracteres desconocidos

* *Co*

*Co

Co*

Texto que contiene "Co"

Texto que termina en "Co"

Texto que empieza con "Co"

Vea Filtros Comodín. Un carácter desconocido

? Hans?n Texto como Hansen o Hanson

Vea Filtros Comodín. Calcula primero ( ) 30|(>=10&<=20) Número 30 O con un

número de 10 a 20 (el resultado del cálculo entre paréntesis)

@@ @@A&B Aquellos igual a "A&B" – & es una parte del valor en vez de ser interpretado como el operador Y.

' ' 'A&B'|'M&M' Aquellos igual a "A&B" O aquellos igual a "M&M". | se interpreta como un operador lógico como se describe arriba.

Si necesita combinar dos filtros que ambos tengan caracteres especiales, puede poner los filtros entre comillas simples.

Vea Caracteres especiales en Filtros para ejemplos.

Ignorar caracteres especiales

"@@"& "@@"&C3

O

"'"&C3&"'"

O

"'"&C3&"'|'"&C4&"'"

Donde C3 y C4 podrían contener "blanco" o caracteres especiales como:

Utilice "@@" & <Cell Reference> si la referencia a la celda estuviese en blanco y quisiese filtrar valores del filtro en blanco.

Utilice el caracter ' en comillas dobles añadidas antes y después de una referencia a una para tener siempre un filtro a salvo de la referencia a la celda.

Los dos métodos listados

Reference

173

John(Huston), Ben & Jerrys

arriba son equivalentes para un solo filtro. Si desea combinar dos celdas con filtros en ellas, debe usar ‘ como el ejemplo que se muestra más abajo.

Ignorar Mayus/Minus

@ @location Texto como LOCATION, location or LocatioN

Puede incluso combinar varias expresiones del filtro como en la siguiente tabla.

5999|8100..8490 Incluye cualquier registro con el número 5999 O un número del intervalo 8100 a 8490.

..1299|1400.. Incluye registros con un número menor o igual a 1299 O un número igual a 1400 o mayor (todos los números excepto 1300 a 1399).

>50&<100 Incluye registros con números que sean mayores que 50 Y menores que 100 (números 51 a 99).

*C*&*D* Texto que contiene ambos C Y D. @*co?* Texto que contiene co, CO, Co, cO, como cot, cope y

incorporated.

CO, cO, Co o co deben estar presentes, seguidos por al menos un carácter, pero puede haber un número indefinido de caracteres antes y después de estos, y mayus/minus no es relevante.

A*..C* Incluye texto que empiece por A o C, incluyendo todos los valores del medio.

Nota: Es importante que introduzca solo filtros con sentido. Por ejemplo, es posible especificar un intervalo que no existe, y Jet Reports no puede comprobar esto por usted.

Fórmula NF =NF (Clave,Campo,FlowfilterField1,Filter1,FlowfieldField2,Filter2,…,FlowFilterField9,Filter9)

Propósito: Devuelve un campo basado en una clave de registro. Claves de registro pueden generarse con la fórmula NL. Si el campo devuelto es un Flow Field, es calculado basándose en Flow filters.

Nota: Cuando una fórmula NL devuelve una clave de registro, los Flow Filters de la fórmula NL no se usan para calcular el valor devuelto de la fórmula NF.

Parámetro Descripción Clave Especifica una clave de registro devuelta por la fórmula NL

cuando el parámetro Campo está en blanco. Campo Nombre del campo a devolver.


174

FlowFilterField1 Los campos Flow filter están solo disponibles para Navision.El nombre de un flow filter a usar para calcular el valor a devolver. Flow filters solo se usan si Campo es un flow field.

FlowFilter1 Flow filters están solo disponibles para Navision.El valor del filtro para FlowFilterField1.

FlowFilterFieldN Los campos Flow filter están solo disponibles para Navision.Lo mismo que FlowfilterField1. Hasta 9 pares de Campos Flow Filter y pares de Filtros pueden incluirse en una fórmula NF.

FlowFilterN Flow filters están solo disponibles para Navision.Lo mismo que Filtro1 pero para FlowFilterFieldN.

Ejemplos formulas NF

Esta NF devuelve el saldo periodo de la clave de registro de la celda A3 y lo filtra para Enero 2002.

=NF(A3,"Saldo","Filtro fecha","1/1/2002..1/31/2002")

Esta NF devuelve el campo Nombre de la clave de registro de NL de la celda B3.

=NF(B3,"Nombre")

Esta NF devuelve el campo Ciudad de la calve de registro de NL de la celda B3.

=NF(B3,"Ciudad")

Formula NP =NP (Que, Arg1, Arg2,...,Arg22)

Propósito: Tiene varias fórmulas útiles documentadas a continuación.

Que Descripción/Parámetro "Evaluar" Evalúa la fórmula del parámetro Arg1. La fórmula debe ir entre

comillas y se evaluará cuando el informe se actualice. "FiltroFecha" Calcula un filtro fecha usando la fecha de inicio y la fecha fin

especificados en los parámetros Arg1 y Arg2. "Formato" Da formato de Excel. Arg1 es la expresión a formatear, y Arg2 es

el formato de Excel como "YYYY/MM/DD" para formato de fecha con 4 dígitos para el año y 2 para el mes y día.

"Empresa" Devuelve una lista de las compañías asociadas con una conexión. Arg1 es un filtro compañía como A* que devuelve todas las compañías que empiecen por la letra A. Dejar el Arg1 en blanco devolverá todas las compañías. Arg2 es la conexión. Dejar el Arg2 en blanco devolverá compañías de la conexión actual. Observe que debería hacer referencia al resultado de esta fórmula en el argumento de la tabla de una fórmula replicador NL para listarlas en Excel.

"Intersección" Devuelve la intersección de dos listas especificadas en los

Reference

175

parámetros Arg1 y Arg2. Observe que si NP("Intersect") está sola en una celda, solo devolverá el primer valor de la lista. Debe ponerla dentro de una NL("Filas") para devolver todos los datos correctamente.

"Diferencia" Devuelve la diferencia entre dos listas especificadas en los parámetros Arg1 y Arg2. Observe que si NP("Difference") está sola en una celda, solo devolverá el primer valor de la lista. Debe ponerla dentro de una NL("Filas") para devolver todos los datos correctamente.

"Unión" Devuelve la Unión de dos listas especificadas en los parámetros Arg1 y Arg2. Observe que si NP("Unión") está sola en una celda, solo devolverá el primer valor de la lista. Debe ponerla dentro de una NL("Filas") para devolver todos los datos correctamente.

"Unir" Une los elementos de la lista especificada en Arg1 juntos en una sola cadena separada por los contenidos de Arg2.

"Dividir" Divide la cadena del Arg1 en una lista de valores. La división está delimitada por los contenidos del Arg2. Observe que si NP("Split") está sola en una celda, solo devolverá el primer valor de la lista. Debe ponerla dentro de una NL("Filas") para devolver todos los datos correctamente.

Ejemplos formula NP

La siguiente NP evalúa la fórmula de la celda D5 de una hoja llamada Opciones.

=NP("Evaluar","=Opciones!$D$5")

La siguiente NP crea una lista de los números de documentos de todas las facturas donde tanto el campo Tipo es "Producto", o es "Cuenta" y el campo Nº es 2000.

=NL("Filas", NP("Unión", NL("Filtro","Histórico lin. factura venta","Nº documento","Tipo","Producto"), NL("Filtro","Histórico lin. factura venta","Nº documento","Tipo","Cuenta","Nº.","2000")))

La siguiente NP crea un filtro fecha para el mes de Junio 2003 si el formato de fecha de Windows está configurado a mm/dd/yyyy. Devuelve "6/1/2003..6/30/2003".

=NP("FiltroFecha","6/1/2003","6/30/2003")

La siguiente NP crea un filtro fecha para todas las fechas hasta e incluyendo Mayo 15, 2004 si el formato de fecha de Windows está configurado a dd/mm/yyyy. Devuelve "..15/5/2004".

=NP("FiltroFecha",,"15/5/2004")

La siguiente NP divide la cadena "esta|es|una|lista" y crea la lista {esta, es, una, lista}.

=NP("Dividir", "esta|es|una|lista", "|")

La siguiente NP da formato al número en la celda A4 para tener 2 espacios decimales.


176

=NP("Formato",A4,"0.00")

La siguiente fórmula lista todas las compañías de la conexión actual en filas.

=NL("Filas",NP("Empresa"))

Fórmula NL =NL (Que,Tabla,Campo,FiltroCampo1,Filtro1,FiltroCampo2,Filtro2,…FiltroCampo10,Filtro10)

Propósito: Devolver campos o claves de registro de una tabla basada en filtros. Duplica plantillas de informe.

Nota: Si la fórmula NL está haciendo copias de una plantilla, debe ser la única fórmula de la celda. Las fórmulas =-NL("Filas"…) y =NL("Filas"…)*-1 no son válidas.

Parámetro Descripción Determina que se devuelve. Argumento Descripción

Omitido (en blanco) Devuelve el Campo o clave de registro del primer registro que coincida con los otros argumentos NL.

"Suma" Devuelve la suma del Campo de todos los registros que coincidan con los filtros. Para usar Suma, el campo tipo debe ser numérico.

"Contar" Devuelve la cuenta de todos los registros que coincidan con los filtros. Ignora el parámetro Campo.

"ContarUnicos" Devuelve la cuenta de todos los valores únicos del campo especificado que coincida con los filtros.

"Filas" Copia la fila actual y todos sus contenidos de cada valor único de Campo en los registro que coincidan con al filtro. Los valores están almacenados devueltos están almacenados. Para copiar más de una fila, ponga "Filas=n" donde n es el número de filas a copiar. Por ejemplo, para copiar la fila actual y las dos filas siguientes utilice "Filas=3".

"Columnas" Como "Filas" pero copia columnas.

Que

"Hojas" Como "Filas" y "Columnas" pero copia la hoja actual. "Hojas=n" no es valido. Solo la hoja actual puede copiarse. El

Reference

177

nombre de la hoja es el valor devuelto.

Si el nombre es demasiado largo o ya existe, jet creará un nombre nuevo.

Si la hoja está bloqueada, el nombre está limitado a 22 caracteres. Si la hoja no está bloqueada, el límite es 31 caracteres. Si los valores devueltos exceden estos límites, la fórmula NL truncará los nombres largos.

Número Positivo 1 devuelve el primer registro o campo que coincida con los filtros, 2 devuelve el segundo registro o campo, etc.

Número Negativo -1 devuelve el último registro o campo que coincida con los filtros, -2 devuelve del segundo al último registro o campo, etc.

"Primero" Devuelve el primer registro o campo que coincida con los filtros.

"Último" Devuelve el último registro o campo que coincida con los filtros.

"TodosUnicos" Para todas las operaciones excepto aquellas en las que especifique un array a una fórmula de Excel, se recomienda que utilice "Filtro".

Devuelve una lista de valores únicos para el campo. Si está utilizando Excel 2000, el tamaño de la lista está limitado. En nuestra experiencia, las listas hasta 5,000 elementos funcionan bien. Las listas más largas pueden causar resultados impredecibles. Excel 2002 o posteriores se recomiendan si va a utilizar grandes listas.

"Imagen" Carga una imagen bitmap (bmp) de un archivo o de un BLOB en Navision.

"Etiqueta" Devuelve la etiqueta de Navision en el idioma de instalación para la tabla o campo especificados.

"Buscar" Crea una fórmula que realizará la búsqueda de la base de datos para Opciones de Informe. Esta fórmula debe usarse con la pestaña Opción de la columna A y la pestaña Búsqueda de la fila 1. Vea el tema Opciones de Informe para más información.

"Filtro" Devuelve una cadena de valores que


178

puede usarse como filtro en otra fórmula NL. Intencionado para filtrar los contenidos de una tabla basada en los contenidos de otra.

También puede usarse con operaciones de listas como NP("Unión") o NP("Intersección").

Tabla El nombre o número de la tabla. Si desea cargar una imagen de un archivo, deje la tabla en blanco.

Cuando el argumento "Que" es "Filas", "Columnas" u "Hojas" también puede utilizar una lista de Excel en el argumento Tabla. Las listas de Excel pueden ser creadas de varias maneras, incluyendo teclear {"elemento1","elemento2","elemento3"}, usando un rango de celdas como E8:E16, o usando uno de los Cálculos de Array de Jet Reports. Esto formará filas, columnas u hojas para cada elemento de la lista.

Si su parámetro Tabla empieza con SQL=, Jet Reports espera que el resto del parámetro sea una consulta SQL válido.

Campo El nombre o número del campo a devolver. Para devolver una clave de registro, deje el Campo en blanco. También vea Dimensiones Avanzadas.

Cuando el argumento "Que" es "Imagen", este parámetro se convierte en la ruta completa del archivo.

FiltroCampo1 El nombre del primer campo por el que filtrar. Ponga "Empresa=" en un FiltroCampo para invalidar la Compañía de Navision o Great Plains por defecto. Ponga "Conexión=" en un FiltroCampo para invalidar la conexión por defecto. Puede usar muchas conexiones de servidor y una sola conexión local en el mismo libro.

Vea Limitar el Número de Registros en una Consulta para Límite=. Vea también Dimensiones Avanzadas y Cálculos de array.

Filtro1 El valor del filtro a aplicar en FiltroCampo1. Si "Empresa=" está en el FiltroCampo correspondiente, ponga el nombre de la compañía aquí. Si "Conexión=" está en el FiltroCampo correspondiente, ponga el nombre de la conexión como se define en Jet/Opciones aquí.

FiltroCampoN Igual a FiltroCampo1. Hasta 10 campos y pares de filtros pueden especificarse. Si especifica muchos filtros, ellos se combinan en un lógico Y.

FiltroN Como Filtro1, pero aplicado a FiltroCampoN.

Ejemplos NL sobre Northwind de Access

Reference

179

Esta NL devuelve la clave de registro de todos los Clientes de la Ciudad de Portland con el prefijo 503.

=NL("Filas","Clientes",,"Telefono","503-???-????","Ciudad","Portland")

Esta NL devuelve el número de unidades es stock del producto número 26. Como la NL solo puede devolver un registro, el parámetros "Que" está en blanco.

=NL(,"Productos","UnidadesenStock","ProductID","26")

Esta NL devuelve información usando una conexión que no sea la que viene por defecto.

=NL("Filas","Clientes",,"Conexión=",2)

Ejemplos Cronus Navision

Esta NL que devuelve la clave de registro de todos los clientes de la tabla Cliente que están en la Ciudad de Boston con un Saldo menor que cero.

=NL("Filas","Clientes",,"Saldo","<0","Ciudad","Boston")

Este NL devuelve el Nombre del Cliente de la oferta 10000. Este NL solo puede devolver un registro por lo que el parámetro "Que" está en blanco.

=NL(,"Cab. venta","Nombre","Nº.","10000","Tipo documento","Oferta")

Esta NL devuelve información de una compañía que no sea la que está por defecto en la pantalla de Opciones.

=NL("Filas","Cliente",,"0","CRONUS USA, Inc.")

Esta NL devuelve información de una compañía que no sea la que está por defecto en la pantalla de Opciones usando una conexión que no sea la que esté por defecto.

=NL("Filas","Clientes",,"0","CRONUS USA, Inc.","DataSource=","2")

Esta NL crea hojas llamadas "US","CANADA" y "MEXICO" usando una lista del campo tabla:

=NL("Hojas",{"US","CANADA","MEXICO"})

Esta NL crea valores de búsqueda para usar con Opciones de Informe para cada concepto en celdas F5 a F15.

=NL("Buscar",F5:F15)

Fórmula GL =GL (Que,Arg1,Arg2,Arg3,..,Arg22)


180

Propósito: Devolver el presupuesto, saldo, cantidad, debitos o creditos de la Cuenta G/L de una compañía basados en filtros.

Parametro Navision

Parametro Great Plains

Descripción

Que Donde Navision: Determina que devuelve la Fórmula GL. Las Opciones son Saldo, Presupuesto, Cantidad, Creditos o Debitos

Great Plains: Determina donde la fórmula GL devolverá sus datos. Las Opciones son "Filas", "Columnas", "Hojas", y "Celda". "Filas" insertarán filas, "Columnas" insertarán columnas, "Hojas" insertarán hojas, y "Celda" pondrá un solo valor en la celda actual. Además, puede usar "Filas=x" y "Columnas=x" para insertar muchas filas o columnas para cada resultado, que funciona como la fórmula NL. Si deja este argumento en blanco, será por defecto "Cell".

Observe que las opciones disponibles para el argumento Que dependen del argumento Donde. Vea el siguiente argumento para más información.

Cuenta Que Navision: El número de la Cuenta G/L, Filtro o Rango. Si especifica una sola, obtendrá totales. Si especifica muchas cuentas o un rango de cuentas, las cuentas que totalizan no serán incluidas en el número resultante incluso si la otra cuenta(s) no tiene nada que ver con la(s) cuenta(s) de total especificadas.

Great Plains: Determina que devuelve la fórmula GL. Si el argumento Donde es "Celda", entonces las opciones de Que son "Saldo" que devuelve un saldo G/L, "Presupuesto" que devuelve un presupuesto G/L, "Nombre" que devuelve el nombre de una cuenta G/L, o "CatName" que devuelve el nombre de nombre de categoría de la categoría especificada.

Si el argumento Donde es "Filas", "Columnas", u "Hojas", entonces las opciones de Que son "Cuentas" que devolverá una lista de números de cuenta, "Categorias" que devolverá una lista de categorias de cuentas, o "SegX" donde X es el número de segmento y que devuelve una lista de ese segmento de cuenta específico.

Reference

181

FechaInicio Cuenta Navision: Especifíca el fecha inicio de transacciones a incluir. Si está interesado en el saldo de una cuenta en un fecha específica, deje FechaInicio en blanco. Si está interesado en el cambio neto de una cuenta, utiilice Saldo y especifíque tanto la FechaInicio como la FechaFin.

Great Plains: Traditional segmented account number filter.

FechaFin Start Period Navision: Especifíca la fecha fin de transacciones a incluir.

Great Plains: Especifíca el inicio periodo en formato: YYYY/PPP donde YYYY es el año fiscal de 4 dígitos y PPP es el número de periodo de 1 a 3 dígitos. Especificar un inicio periodo y un fin periodo le devolverá el cambio neto entre el primer día del inicio periodo y el último día del fin periodo. Especificar un inicio periodo sin fin periodo le devolverá el cambio neto entre la fecha inicio y el presente. No especificar ningún inicio periodo le devolverá el saldo/presupuesto como el fin periodo. No especificar ningún inicio periodo o fin periodo le devolverá el saldo/presupuesto presente. No puede usar un rango o otro filtro especial aquí. Para información sobre Period 0, vea Balances Comienzo Año Fiscal.

Vista End Period Navision: Vista de analisis a utilizar. Deje este en blanco para usar saldos de cuenta directamente. Vista de Analisis están disponibles en la versión 3 de Navision y posteriores. Este campo debería estar en blanco si está usando objetos de una versión anterior de Navision.

Great Plains: Especifica el fin periodo en el mismo formato que inicio peirodo. No puede usar un rango u otro filtro especial aquí.

Dim1 Category Number

Filtro de Navision para dimension de Vista de Analisis. Si Vista está en blanco, este es el filtro para Dimensión Global 1. Totalizar en Dimensiones tiene el mismo tratamiento que totalizar cuentas. En las versiones de Navision anteriores a 3.0, Dim1 es utilizado como el filtro Departamento.

Great Plains: Especifica filtros para número(s) de categoría.


182

Dim2 Seg1Filter Filtro de Navision para la segunda dimensión de Vista de Analisis. Si Vista está en blanco, este es el filtro for Global Dimension 2. En las versiones anteriores a 3, es el filtro para Programa.

Great Plains: Especifica los filtros para segmentos de cuenta específicos. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Dim3 Seg2Filter Navision: Filtro de la tercera dimensión de Vista de Analisis

Great Plains: Especifíca los filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Dim4 Seg3Filter Navision: Filtro de la cuarta dimensión de Vista de Analisis.

Great Plains: Especifica los filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

BusinessUnit Seg4Filter Navision: Filtro para Centro de Responsabilidad

Great Plains: Especifíca filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Presupuesto Seg5Filter Navision: Filtro Presupuesto. Este no se usa a no ser que se devuelvan presupuestos.

Great Plains: Especifica filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Empresa Seg6Filter Navision: Nombre de la Compañía. Este debe ser tecleado de la misma manera que aparece en Navision, incluyendo mayúsculas y minúsculas, espacios y signos de puntuación. Si este parámetro está vacío (""), se usará la compañía por defecto en la pantalla de Opciones/Conexiones de Jet Reports.

Great Plains: Especifíca filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Reference

183

Reservedo Seg7Filter Navision: En blanco. Para compatibilidad con versiones anteriorores, puede usarse el Nombre de la Conexión como se define en Jet/Opciones.


ExcludeClose Seg8Filter Navision: Si desea excluir fechas de cierrra, introduzca Verdadero. Si el parámetro está vacío, las entradas que fueron registradas en fechas de cierre se tendrán en cuenta.


Reservado Seg9Filter Great Plains: Especifica filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Reservado Seg10Filter Great Plains: Especifica filtros de los segmentos de cuenta especificados. Puede usar tanto un argumento de cuenta como filtros de segmentos, no ambos.

Reservado Presupuesto Great Plains: Especifica el filtro presupuesto, en blanco para todos los presupuestos. Observe que los presupuestos están asociados a un año especifico en Great Plains por lo que si su filtro presupuesto y fiscal year no coinciden obtendrá el valor 0.

Reservado Compañia Great Plains: Especifica la compañía Great Plains de la que obtendrá los datos.

Reservado Reservado Reservado Reservado Reservado Reservado Reservado Reservado Data Source Data

Source El Nombre de la Conexión como esté definido en Jet/Opciones puede usarse. Si este parámetro está vacío, puede usarse la Conexión por defecto.

Ejemplos Navision GL

Esta GL devuelve el Saldo G/L de la Cuenta 1120.

=GL("Saldo","1120")


184

Esta GL devuelve la Cantidad de la Cuenta 4410 de Enero 2001 usando la Vista de Analisis OCC para Seattle.

=GL("Cantidad","4410","1/1/01","1/31/01","OCC","SEATTLE")

Esta GL devuelve el Presupuesto de la Cuenta 5010 de 2001 para el Presupuesto de 2001.

=GL("Presupuesto","5010","1/1/01","12/31/01",,,,,,,"2001")

Ejemplos Great Plains GL

Esta GL devuelve el Saldo G/L de la Cuenta 000-1100-00.

=GL("Celda","Saldo","000-1100-00")

Esta GL devuelve el cambio neto de la Cuenta 000-1100-00 de los 3 primeros periodos de 2001.

=GL("Celda","Saldo","000-1100-00","2001/1","2001/3")

Esta GL devuelve el Presupuesto G/L del 6º periodo de 2002 del segmento de la cuenta 100.

=GL("Celda","Presupuesto",,,"2002/6",,"100")

Esta GL devuelve una lista de los números de la Cuenta G/L listados en filas.

=GL("Filas","Cuentas")

La Fórmula GL no está disponible para las bases de datos de Navision y Great Plains.

SQL= Reference =NL (Que,Tabla,Campo,FiltroCampo1,Filtro1,FiltroCampo2,Filtro2,FiltroCampo10,Filtro10)

Propósito: Un tipo especial de la fórmula NL que utiliza la potencia de SQL para permitir una completa flexibilidad al recuperar los datos de la base de datos. Observe que esta característica es para usuarios avanzados y en situaciones especiales solo y no deberían usarse regularmente.

Argumento Significado Que Filas, Columnas, Hojas, N, -N, Blanco, SQL (SQL muestra la

sentencia SQL creada) Debe ser una sentencia SQL que comience por SQL= Tabla Para añadir filtros Where o Having, añada %Filtro1%,,%Filtro9% a la cláusula Where Estos parámetros serán reemplazados por un término Where apropiado entre paréntesis (). Observe que todos los %FiltroX% debe tener al menos un Filtro Jet correspondiente

Reference

185

(vea la fila FiltroCampo1 abajo para más información).

Si su filtro es *, el %FiltroX% correspondiente se convertirá en "campo LIKE '%'". Si la palabra que le precede en la consulta SQL es Where, y no le sigue ninguna palabra como Y o O, entonces Where será suprimida. Si la palabra que le precede es Y, O, etc entonces esa palabra se suprimirá. Si la palabra que le precede es Where y la siguiente palabra es Y o O, entonces la siguiente palabra será suprimida. Por ejemplo si Where1 estaba en blanco en la siguiente, "SQL=Where () Y %Filtros1%", "()" y "Y" serán suprimidos. En la siguiente: "SQL=Where %Filtros1% Y ()" Y será suprimido. En la siguiente: "SQL=Where %Filtros1%" Where será suprimido. Para ordenar la consulta SQL, añada %Sort% a la cláusula Order By. Ya que Join usa un orden común y sub sentencias no necesitan ordenación, no necesita poner un nombre en %Sort%. A pesar de esto, sus filtros NL para clasificar deben todavía ir precedidos por un número de filtro (vea la sección sobre FiltroCampo1 abajo). Campo caché (ejemplo: {"Campo1","Campo2"} = Devuelve una clave de Registro como que pasa cuando una lista de nombres de campo se pasa a este argumento con una fórmula NL normal. Los nombres del campo devuelto dependen del argumento Select SQL

Campo

FieldName = devuelve ese nombre de campo que debe ser uno de los campos devueltos por la sentencia Select SQL. Todos los demás campos devueltos se ignorarán. El primer caracter corresponde al %FiltroX% que desea reemplazar. El segundo caracter determina el tipo de Campo y puede ser uno de los siguientes. Observe que todos los %FiltroX% en la sentencia SQL DEBEN tener al menos 1 filtro Jet correspondiente. D = Fecha N = Número S = Cadena G = GUID B = Boolean

FiltroCampo1

Todo el FiltroCampo (incluyendo 1S, 2D, etc.) pueden ir precedidos por "+" o "-" para clasificar. Así que por ejemplo, puede utilizar "+1S=FieldName" o "-1S=FieldName". Observe que a parte del hecho que una clasificación puede que no corresponda a ninguna %FiltroX% sustitución particular, aún debe preceder su campo clasificado con un número de filtro, tipo de dato, y =. Simplemente usando +Fieldname no funcionará.

Filtro1 Filtro usando filtros Jet estándar.

Ejemplos Northwind

La siguiente fórmula devuelve los nombres de contacto de la tabla clientes donde el nombre de contacto empiece por A y clasificados por la Ciudad en orden descendente.


186

=NL("Filas","SQL=SELECT ContactName FROM Customers WHERE %filtro1% ORDER BY %sort%","ContactName","1S=ContactName","A*","-1s=Ciudad","*")

La siguiente fórmula devuelve todos los nombres de contacto de la tabla clientes clasificados por ciudad.

=NL("Filas","SQL=SELECT ContactName FROM Customers WHERE %filtro1% ORDER BY %sort%","ContactName","-1s=Ciudad","*")

SQL= no es necesario para el conector de Navision.

187

Troubleshooting

Errores #NOMBRE Si ve "#NOMBRE" en una celda que contenga una fórmula Jet Reports, Jet Reports no puede ser instalado correctamente o el enlace del libro tiene que ser cambiado.

Errores #VALOR Si ve "#VALOR" en una celda que contenga una fórmula Jet Reports, significa que hay un problema. Seleccione la celda y después escoja la opción del menú Jet/Depurar. Podría obtener un mensaje útil que le ayude a solucionar el problema.

AutoCorrección Aunque la característica de Excel AutoCorrección puede ser muy útil a veces, puede resultar molesto cuando se le da un formato. Por ejemplo, asuma que la celda B2 tiene formato de Moneda y B3 tiene formato de Porcentaje. En la celda B4 escriba "=B2*B3" para obtener el producto de los dos valores. Con Excel AutoCorrección activado, la celda tiene automáticamente formato de Moneda. Aunque esto es lo que se desea normalmente, en este momento le gustaría aplicar el formato Contabilidad para el producto. Excel le permitirá hacer esto temporalmente, pero cuando se vuelve a calcular la celda, AutoCorrección lo cambia de vuelta a Moneda. Esto llega a ser un problema, por ejemplo, cuando un Replicador se expande porque mientras se expande se recalcula el libro entero. Esto puede hacerle pensar que Jet Reports está aplicando formato a su libro, cuando de hecho es una característica de Excel la que está causando el problema.

Si se encuentra en esta situación, puede intentar desactivar esta característica seleccionando "Herramientas/Opciones de AutoCorrección" en Excel. Seleccione la pestaña "AutoFormato Mientras Escribe" y asegúrese que la caja "Incluir Nuevas Filas y Columnas en la Lista" no está seleccionada. Observe que para ciertos tipos de formato no hay nada que pueda hacerse sobre formato en Excel.

Cálculos en Modo Diseño Algunas fórmulas en el modo diseño devuelven valores diferentes al modo informe. En el modo diseño, se devuelve el primer registro que coincide con el filtro. En el modo informe, si una fórmula requiere una clasificación, se devuelve el primer registro basado en la clasificación. Esto hace que los cálculos en el modo diseño sean más rápidos mientras se sigue generando informes.

Cancelar Cálculos Jet Si el cálculo de una hoja lleva más de dos segundos de tiempo, Jet Reports mostrará una ventana de estado con información sobre el cálculo. Si desea finalizar el cálculo actual, puede hacer clic en el botón Cancelar. Si Excel está en la mitad del cálculo, el botón cancelar puede responder despacio, pero cuando Excel ha acabado con el cálculo, el


188

informe parará de actualizarse y las celdas que no fueron calculadas mostrarán #VALOR.

Problemas de Fecha en Excel Si Jet Reports está devolviendo fechas (ej. Fechas de Registro o Fechas de Inicio periodo) de cuatro años antes al año en el que está filtrando, puede que tenga su libro configurado para usar el sistema de fechas 1904. En Office 2000 y XP, puede cambiar la configuración de la fecha en el menú Herramientas/Opciones/Calcular. Desactive la casilla próxima a "Sistema de Fechas 1904".

Si tiene configurado su Configuración Regional de Windows para tratar las fechas como MM/DD/YYYY y está utilizando fechas en Jet Reports como DD/MM/YYYY, obtendrá valores inesperados como #VALOR, dependiendo de que fechas esté especificando. Puede crear el mismo tipo de problema con algunos servidores de base de datos que tengan una construcción especifica en alguna fórmula fecha. Para algunos servidores de base de datos, el formato de fecha puede configurarse independientemente desde Windows, por lo que necesita saber que formato de fecha tiene el servidor.

Rangos y Excel Ponga siempre entre comillas cualquier rango que contenga ".." que usted teclea directamente en una fórmula o en un parámetro con el asistente de fórmulas de Excel. Sin comillas, Excel puede interpretar su rango como un conjunto de valores de la hoja. Por ejemplo, si introduce "49950..59950" incluyendo las comillas, Excel interpretará el filtro como una simple cadena de texto. Sin las comillas, 49950..59950 significa todos los valores de las filas 49950 a 59950. Como cada fila tiene 256 celdas, esta es una lista de 2,560,000 celdas. En este ejemplo, si omite las comillas, Excel realizará un cálculo larguísimo. Normalmente la única manera de parar este cálculo es finalizar el proceso. Consulte con su administrador para que le instruya sobre como finalizar el proceso en su ordenador.

Esta funcionalidad de Excel no tiene nada que ver con Jet Reports. Sin embargo, los usuarios de Jet Reports pueden introducir por error un rango que cause que Excel realice un cálculo grande debido a la manera en que se introducen rangos de valores usando "..". Estos cálculos de rango son una característica básica de Excel y no hay manera de que Jet Reports cambie este comportamiento.

Si una fórmula hace referencia a una celda que contenga un rango con ".." no necesita teclear las comillas en la celda. Las comillas solo se requieren cuando pone el rango directamente en el parámetro de la fórmula.

Celdas con Formato Texto En la versión actual de Jet Reports, configurar el formato Número de una celda a Texto puede causar problemas. Cuando le da formato de Texto a una celda, la fórmula se convierte en el valor de la celda y Excel no la evalúa. Como Jet Reports asume que Excel evaluará cualquier fórmula introducida en una celda, esto puede ser un problema. Es mejor no configurar el formato Número de una Celda como Texto.

Troubleshooting

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Cantidad en la Fórmula GL de Navision En Navision, para usar "Cantidad" en el parámetro Que de la fórmula GL, debe actualizar sus objetos de Navision. Vea Actualizar el Diseñador Avanzado para más información.


Problemas con Asistente de Informes Existen algunos problemas posibles que puede tener al construir informes usando el asistente de informe.

Un problema puede ocurrir con una conexión Universal o Group Plains si selecciona muchos campos. El asistente de informes pondrá todos los campos en un campo caché de la fórmula NL. Este campo caché se requiere si la tabla no tiene una clave primaria. Incluso si la tabla tiene una clave primaria, el campo caché acelerará la función.

Si existen muchos campos, la fórmula NL puede llegar a ser muy larga, que hará que no funcione. Si esto ocurre, existen 2 maneras de solucionar el problema. Si la tabla tiene una clave primaria, entonces una manera es borrar el campo caché y dejar el parámetro campo de la fórmula NL en blanco. La otra manera es poner todos los nombres de campo en celdas separadas y entonces hacer referencia a esta lista de celdas como un rango del argumento campo de la fórmula NL. Por ejemplo, podría tener la siguiente fórmula NL donde sus campos fueron listados en filas ocultas E15:E35.

=NL("Filas","Cuentas",E15:E35)

Otro problema que puede ocurrir con el Asistente de Informes es si intenta agrupar por campo fecha. Debido a que las fechas están almacenadas como números en Excel, sus fechas aparecerán como números. Entonces cuando la formula interna NL intenta hacer referencia a la fecha para su filtro, verá un número en vez de una fecha por lo que no devolverá ningún resultado. Este problema puede ser ajustado insertando una nueva columna al lado de la columna de la fecha y haciendo una fórmula TEXTO de Excel para volver el número a fecha (algo como =TEXTO(F5,"MM/DD/YYYY")). Entonces tendrá que actualizar la referencia a la celda en la columna que es copiada.

Subtotales Si está intentando crear subtotales en su informe, y solo está obteniendo el total del primer valor, es posible que deba insertar una fila o columna extra en el rango sumatorio.

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Glossary

A Argument: A specific value supplied as a function parameter.

D Data Source: A Jet Reports connection to a database.

Database: A collection of data arranged for ease and speed of search and retrieval. Examples include Microsoft Navision and Great Plains.

Design Mode: A Jet Reports mode which allows reports to be created with simple worksheet functions.

Drilldown: A way to view the data which is being retrieved by a Jet Reports function.

E Excel: Microsoft Excel is a popular computer program that allows you to create and edit

spreadsheets, which are used to store information in columns and rows that can then be organized and/or processed.

F Function: A procedure to perform some task. Functions can have input values called

parameters and return some value or values.

G GL: A simple Excel worksheet function that combines multiple NL functions to report

from the General Ledger. This function is only available with Navision or Great Plains databases.

J Jet Designer: A window into your database, allowing you to scroll through the tables

and fields available, look at values for each field, or drilldown on the data.

Jet Reports: Jet Report is a Microsoft Excel Add-in that integrates Excel with Navision, Great Plains, or any database that has an OLE or ODBC driver available so you can create reports with simple worksheet functions. Instead of printing a report and re-entering data into worksheets, you can enter formulas that read directly from your database and refresh the data right in Excel.

Jet Scheduler: The Jet Scheduler allows you to schedule batches of reports to run at a later time.

N NF: The NF Function is a shortcut. You can define which record you want with the NL

function and then you can retrieve multiple fields from that record with the NF


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function. By using the NF function, you do not have to retype all the filters for each field you want to retrieve.

NL: The Jet Reports general data retrieval function. The NL allows you to retrieve any field from any record in any table. You can set up to ten filters to define which record(s) you want.

NP: The NP function is a utility function which allows you to do certain tasks to speed up your reports or make them more convenient. You can use NP to create date filters, evaluate formulas or do array operations, among other things.

P Parameter: An input value which must be supplied to all functions of a specific type.

For example, "What" is the first parameter to the NL, GL, and NU functions.

R Report Designer: A person who is licensed to create Jet Reports.

Report Mode: A Jet Reports mode which shows valued retrieved from the database by the Jet Reports functions.

Report Viewer: A person who is licensed to change report options and refresh data but may not create reports or use other Jet Reports features.

V Viewer: A person who is licensed to change report options and refresh data but may not

create reports or use other Jet Reports features.

jet reports 5.0 helpdownload.jetreports.com/released/v5/esp/jet_reports_5.0_help.pdf · hasta diez...

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