Panoramica delle Soluzioni SAPSolution ExtensionsSAP Payback e Chargeback

Aumenta l’efficienza di gestione dei tuoi processi commerciali e massimizzane la profittabilità

Caratteristiche principali • Redazione dei contratti – Visibilità

dell’intero ciclo di vita del contratto (Work Flow Autorizzativo) e gestione di template

• Amministrazione dei contratti – Gestione dei fondi promozionali, degli sconti in fattura e fuori fattura

• Elaborazione delle richieste – Auto­matizzazione delle attività per gestione dei claims, degli accantonamenti, delle liquidazioni e delle eventuali rettifiche

• Stock distributore – Migliorare la validazione dei claims e supportare scenari per la protezione del prezzo

• Integrazione con altri software SAP – Condividere i dati trasversalmente alle aree funzionali

• Reporting e analisi – Effettuare analisi di confronto, di trend e calcolo della profittabilità

Vantaggi per l’azienda • Migliore esecuzione del contratto e delle richieste. Migliore gestione dei contratti e dei processi di gestione dei claims attraverso la definizione di regole.

• Riduzione del numero di giorni per il riaccredito dei chargeback grazie a tool di monitoraggio dell’elaborazione richieste

• Clienti e partner commerciali più soddisfatti grazie alla trasparenza con la quale si può accedere ai dati

• Riduzione al minimo del rischio di perdita dei profitti a causa di una non accurata verifica e liquidazione degli importi richiesti dal trade attraverso uno specifico tool di gestione

• Incremento della produttività e della compliance attraverso l’automatizza­zione dei processi

Per maggiori informazioniContattataci al numero 800 900 727 o scrivi a info.italy@sap.com.

SintesiPer massimizzare la profittabilità, le imprese come la tua si devono adope rare per una gestione efficiente dei con tratti commerciali, che spesso includono richieste di rimborso. Queste importanti leve commerciali orientate ad incremen­tare i volumi di fatturato, le quote di mer­cato e i ricavi possono essere fonte di perdita del profitto. SAP® Paybacks and Chargebacks, l’applicativo sviluppato da Vistex, vi aiuta ad amministrare, adattare alle esigenze commerciali ed analizzare con efficacia i contratti e gli accordi di chargeback.

Sfide aziendali • Ottimizzare l’efficacia della spesa pro­

mozionale a supporto delle vendite • Gestire i contratti di vendita e di prezzo

con maggiore efficienza • Ridurre i costi di elaborazione delle

richieste, gli errori, le controversie e i ritardi

• Incrementare la soddisfazione dei clienti e dei partner di canale

• Minimizzare la perdita di profitto

In breve

Per conservare la propria competitività, i produttori offrono spesso particolari pro­mozioni di prezzo ai loro clienti. Si tratta di offerte che impongono ai partner di canale di vendere i prodotti ad un mar­gine inferiore a quello normale, talvolta a prezzi inferiori a quelli da loro pagati per il prodotto. Il processo di chargeback permette a distributori e dettaglianti di recuperare il margine perso sulla vendita del prodotto a prezzi scontati diretta­mente dal produttore. L’elaborazione dei chargeback può essere complessa. SAP Paybacks e Chargebacks sempli­fica tuttavia la gestione delle richieste, migliora i tempi di elaborazione, consente di individuare gli eventuali errori e riduce i cicli di contestazione delle richieste.

Il recupero delle garanzie, la creazione di fondi per le attività di marketing dei partner e la concessione di crediti sul prezzo sono tutti esempi di efficaci accordi promozionali sul prezzo, con incentivi di vendita ai vari livelli della sup­ply chain. Si tratta di accordi che possono coinvolgere svariati clienti, riguardare una vasta gamma di prodotti, nonché soggetti a frequenti variazioni. SAP Paybacks e Chargebacks offre un approccio efficiente e fortemente automatizzato alla gestione dei contratti commerciali e del ciclo di vita dei chargeback, dalla loro creazione alla rispettiva liquidazione. Permette di ridurre i costi, migliorare il flusso di cassa e aumentare la profittabilità di tutti i coin­volti, a prescindere che le richieste ori­ginino dal partner di canale, dal cliente finale da una fonte esterna. L’applicazione è perfettamente integrata nel software

SAP e offre robuste funzioni di gestione, di contabilità per competenza, di elabo­razione delle liquidazioni e di reporting.

AutoMAtIzzARE E gEStIRE l’IntERo CIClo dI VItA dEl PRoCESSo

SAP Paybacks e Chargebacks prevede funzionalità di amministrazione, modella­zione, reporting e analisi degli accordi con­trattuali e delle richieste di chargeback, le quali permettono di gestire un qualsiasi tipo di ricavo, prezzo o accordo promo­zionale. L’applicazione offre a produttori, distributori e rivenditori la possibilità di gestire l’intero ciclo di vita del processo e li accompagna dalla creazione dell’ac­cordo, all’iniziazione della richiesta, alla sua presentazione o ricezione per il tra­mite di aggiudicazione, accantonamento, liquidazione, riconciliazione e rettifica successiva alla liquidazione.

Redazione dei contrattiE’ possibile la creazione di diverse tipolo­gie di accordi contrattuali con produttori, fornitori, distributori e clienti finali, e non da ultimo, con altre organizzazioni. Con questo software puoi:

• Utilizzare template e clausole pre­definite con formule di rito, redlining e gestione versioni

• Creare contratti perfezionabili mano a mano che si progredisce con la nego­ziazione, con integrazione completa dei repository contratto e di prezzo

• Permettere la negoziazione del con­tratto ove necessario con funzionalità accessibili via portale su Web

• Validare i prezzi contrattuali in tempo reale sulla base delle politiche di prezzo adottate

• Simulare offerte ed analizzare la profit­tabilità lorda e netta, in considerazione di tutti gli sconti, commissioni, ridu­zioni, fondi per le attività di marketing dei partner e altri costi

• Rivedere ed approvare gli accordi contrattuali utilizzando workflow configurabili

Amministrazione dei contrattiSAP Paybacks e Chargebacks consente di eseguire un gran numero di processi di amministrazione dei contratti, ottimiz­zando l’efficienza operativa del team che si ripercuote direttamente sull’utile. Se i contratti sono creati e gestiti per il tra­mite della soluzione, essi saranno subito disponibili nell’elaborazione degli ordini cliente e di acquisto, dove fungeranno da base per determinare quali prezzi applicare. In questo modo i prezzi pro­mozionali, inclusi gli sconti fuori fattura, figureranno chiaramente negli ordini cliente e nelle fatture.

Inoltre, per meglio gestire fondi d’eser­cizio e budget, il software offre una visua­lizzazione sotto forma di estratto conto di tutte le attribuzioni, accantonamenti e liquidazioni e fa scattare un’allerta alla richiesta di importi che eccedono i fondi effettivamente approvati e disponibili. L’applicazione consente vieppiù di trac­ciare le gerarchie di clienti nonché l’appar­tenenza a gruppi di acquisto nel tempo, e di fare uso delle informazioni così otte­nute per verificare l’idoneità ad una data proposta contrattuale. Lo strumento può essere utilizzato anche per monitorare ed analizzare la compliance del contratto in corso di validità e successivamente alla sua scadenza e, se necessario, per dare attuazione a rettifiche da adottare retrospettivamente sulle transazioni impattate.

La gestione dei chargeback relativi alle promozioni ed agli accordi commerciali può risultare alquanto complessa sia per il produt­tore sia per il partner commerciale (Catena di Distribuzione/Distributore/Grossista). Tali difficoltà possono essere facilmente gestite attraverso SAP® Paybacks e Chargebacks di Vistex, che è in grado di supportare l’intera gestione del ciclo di vita dei con tratti e di elaborazione delle richieste di chargeback.

Elaborazione delle richieste di chargebackL’utilizzo del software ottimizza la gestione dei seguenti task:

• Gestione delle richieste utilizzando l’interscambio elettronico dei dati, file piatti, un portale Web o l’inserimento manuale utilizzando tool di acquisizione rapida

• Generazione di richieste per contabilità clienti con compensazione automatica delle deduzioni aperte alla liquidazione delle richieste; risoluzione semplificata delle controversie

• Liquidazione dei documenti di payback e chargeback in base a parametri di liquidazione flessibili

• Attribuzione della spesa maturata per la scontistica al software SAP della contabilità clienti o fornitori, con storno automatico degli accantonamenti

• Reportistica per tracciare l’andamento delle richieste di sconto e della perfor­mance di tutti coloro che sono coinvolti nel management o che partecipano al piano tramite report standard, un por­tale basato su Web o tool di reporting ad­hoc

• Stabilire un audit trail dell’intero ciclo di vita del chargeback in supporto della contabilità e della compliance a livello corporate

tracciamento e protezione dello stock del distributore Che tu sia un produttore, distributore o rivenditore, devi tenere traccia delle quan­tità in stock e dei costi di acquisizione per evitare richieste di chargeback con valori contrastanti e promuovere l’osservanza degli accordi di distribuzione. Gli importi dei chargeback possono variare, come pure i costi di acquisizione e i prezzi contrattualmente definiti, e gli incentivi di canale offerti dal produttore spesso dipendono dalla capacità di mantenere un adeguato livello di stock e di rotazione dell’inventario.

Man mano che si ordinano e vendono gli articoli a magazzino e si elaborano i chargeback, SAP Paybacks e Chargebacks automaticamente aggiusta la quantità ed il valore dello stock del distributore. I dati di tracciamento possono essere poi utiliz­zati per validare le richieste di chargeback e calcolare gli sconti distributore. Quando il produttore annuncia delle riduzioni di prezzo e offre ai suoi partner commerciali una “garanzia del prezzo” per i prodotti precedentemente acquistati ad un prezzo maggiore, il software genera automatica­mente il chargeback che ne consegue. Rivaluta quindi lo stock magazzino e ricalcola i prezzi degli acquisti aperti affinché riflettano il prezzo più basso definito per ultimo.

Integrazione con il software SAP già implementatoGrazie all’integrazione realizzata tra l’ap­plicazione SAP Paybacks e Chargebacks e il software SAP già implementato è pos­sibile condividere i dati relativi a contratti e richieste con le altre aree dell’azienda, quali le vendite, il procurement, la finanza e le risorse umane. Questa integrazione elimina di fatto la necessità di gestire interfacce tra l’applicazione e il software SAP e, quindi, riduce il costo di integra­zione e ne semplifica la manutenzione ordinaria e l’aggiornamento. E poiché l’applicazione si innesta sulla piattaforma tecnologica del SAP NetWeaver®, l’inte­grazione e le opzioni di deployment che ne risultano sono innumerevoli, garan­tendo un TCO contenuto. L’applicazione può anche utilizzare dati provenienti da sorgenti software non SAP.

Il software si integra con le applicazioni della contabilità clienti e fornitori di SAP e può essere integrato con applicazioni esterne o custom. Offre, con ciò, un accesso illimitato ai dati finanziari. E’ pre­vista anche la possibilità di esplodere i dati transattivi per visualizzare un chiaro audit trail dei chargeback, degli accanto­namenti e delle liquidazioni, a totale sod­disfacimento dei requisiti di compliance contabile. SAP Paybacks e Chargebacks si integra con la funzionalità di workflow della piattaforma tecnologica SAP NetWeaver, consentendo l’instradamento elettronico delle variazioni contrattuali e delle liquidazioni o rettifiche calcolate per i chargeback a fini di revisione ed approvazione da parte del management.

SAP Paybacks e Chargebacks supporta una vasta gamma di processi di amministrazione dei contratti diretti ad ottimizzare l’efficienza operativa e capaci di contribuire all’utile aziendale.

PER MAggIoRI InfoRMAzIonI

Per maggiori informazioni su come SAP Paybacks e Chargebacks possa migliorare la gestione dei contratti com­merciali e dei chargeback, contatta SAP al numero 800 900 727 oppure scrivi a info.italy@sap.com.

InCREMEntARE lE VEndItE E RIduRRE glI ERRoRI

L’applicazione SAP Paybacks e Chargebacks gode di un robusto apprez­zamento da parte dei clienti SAP di tutto il mondo. L’esperienza sinora fatta dai clienti insegna che gestendo il ciclo di vita del chargeback con questa applicazione è possibile incrementare i volumi di vendita promozionale, ottimizzare le opportunità di richiesta di rimborso dei costi e ridurre errori di sconto e di pagamento in eccesso dei payback. Si è notata anche una dimi­nuzione nel volume di lavoro manuale di amministrazione, una riduzione del costo delle merci vendute, un miglior flusso di cassa grazie al recupero dei costi e una riduzione del capitale circolante.

Reporting e analisiPer meglio analizzare i piani di incentiva­zione e i risultati del reporting, il software include report operativi standard oltre ad un tool intuitivo per la strutturazione di report ad­hoc. Offre anche tool di estra­zione dei dati per l’esportazione dei dati relativi a contratti e chargeback nel com­ponente del SAP NetWeaver Business Warehouse, aprendo vaste opzioni di reportistica analitica, incluso l’utilizzo delle soluzioni SAP BusinessObjects™ Business Intelligence per creare cruscotti dirigenziali e lanciare report di confronto e di analisi dei trend.

Grazie al componente SAP NetWeaver Portal, i dati relativi a contratti e richieste possono essere condivisi con manager, clienti e partner commerciali. Il portale aiuta peraltro i partner commerciali a tenere traccia della rispettiva perfor­mance tramite record elettronici loro inviati o da loro richiamati in modalità on­demand.

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