1  * 

ClassDescriptionThis covers the creation of an e‐mail account in both Gmail from Google and Yahoo! Mail. It explains how to sign into 

and sign out off an account; how to create and send an e‐mail message; how to reply to and forward an e‐mail message; 

how to add an attachment to an e‐mail before sending and how to save an attachment from an e‐mail which has been 

received. It also covers some basic e‐mail netiquette. 

ClassLengthOne and one‐half (1½) hours 

IntroductionElectronic mail, commonly called e‐mail or email, became available in 1993. It is a method of exchanging messages from 

an author to one or more recipients with an option to include digital attachments (such as documents, spreadsheets, 

databases, pictures, videos, sound recordings, and more). E‐mail messages are received just seconds after they have 

been sent, but replies can be delayed to a time more convenient to the recipient and the messages can be saved as a 

record of communication. 

Objectives Create an e‐mail account 

Learn how to sign into an account 

Learn how to sign out of an account 

Learn how to compose an e‐mail message 

Learn how to reply to an e‐mail message 

Learn how to forward an e‐mail message 

Learn some basic e‐mail netiquette 

Learn how to attach a file to an e‐mail being sent 

Learn how to save a file from a received e‐mail 

 

Thisisahandoutforyoutokeep.Pleasefeelfreetouseitfortakingnotes.

 

   

Introduction to E‐mail

  2  * 

CreatinganE‐mailAccountThere are a number of no‐cost, web‐based e‐mail providers: 

NAME  Web Address Mailbox Storage* 

Maximum Attachment Limit 

Inactivity Time Allowed Before Account Closure 

AOL Mail  http://webmail.aol.com/  Unlimited  25 MB  3 months 

ContactOffice  http://www.contactoffice.com/ 500 MB to 15 GB 

50 MB 9 months block / 12 

months account deletion

Gmail  https://mail.google.com/  15 GB 25 MB (10 GB per file via Google Drive) 

9 months 

GMX Mail (gmx.net) 

http://www.gmx.net/  1 GB  20 MB  6 months 

GMX Mail (gmx.com) 

http://www.gmx.com/  Unlimited  50 MB  6 months 

Lycos  http://www.mail.lycos.com/  3 GB  35 MB  1 month 

Mail.com  http://www.mail.com/  Unlimited  50 MB  12 months 

Mail.ru  https://e.mail.ru/signup  Unlimited  25 MB  6 months 

Outlook.com (was Hotmail) 

http://outlook.com/  Unlimited 25 MB (Unlimited via 

OneDrive) 270 days 

ProtonMail  https://protonmail.com/  500MB  Unknown  Never 

Rediffmail https://mail.rediff.com/cgi‐bin/login.cgi 

Unlimited  25 MB 2 months (Mailbox deletion), 3 months 

(Deactivation) 

Tutanota  https://tutanota.com/  1GB  25 MB  Never 

Yahoo! Mail  https://mail.yahoo.com/  1TB  25 MB  12 months 

Yandex Mail  https://mail.yandex.com/  Unlimited 

22 MB per file, total 30 MB per mail (2 GB per file via Yandex 

Disk) 

24 months 

Zoho  https://www.zoho.com/mail/  5 GB  20 MB  4 months 

* = Services which claim to have unlimited mailbox storage may have some ‘fine print’ which limits actual size 

There is a more complete list of web‐based e‐mail providers and features available at 

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_webmail_providers, but the list there includes services which require 

payment. 

We will look at two of the most popular providers: Gmail and Yahoo!  

The first step is to open a web browser and go to the address of the service 

you want. If you don’t know the address, enter the name of the service in a 

web search engine and follow the link. 

The process for creating an e-mail account is very similar for all web-based e-mail services, but they frequently change in small details. The directions given here and the screenshots were accurate as of December 2015.

  3  * 

CreatingaYahoo!AccountWhen you go to the https://mail.yahoo.com/ page, you will be automatically 

redirected to the login page: 

Like most web‐based e‐mail, the login page also contains a link for creating a new 

account. Click on the link to open the Sign up page: 

Enter a first name and last name in the fields provided. 

 

CreatingaGoogleAccountWhen you go to the https://mail.google.com/ page, you will be automatically 

redirected to a login page (there are two types). 

 

Both have a link to ‘Create an 

account’. 

 

 

 

 

 

 

 

  4  * 

After entering a first and last name, Yahoo! suggests possible user names. You 

can click on one to use 

it or create your own 

user name. If the name 

is already taken, you 

will be prevented from 

moving forward. 

 

 

 

 

 

 

 

 

If you want to use a suggested username, click on it with the mouse. 

The next step is to create a password. 

Yahoo!’s arrangement is less common than the one used by Google. The 

password is only entered once, but there is an option to display the characters. 

After entering a first and last name, Gmail 

does not suggest a username — until you 

enter something already taken. 

If you want to use a suggested username, 

click on it with the mouse. 

The next step is to create a password. 

Google’s arrangement is more common than 

the one used by Yahoo. Characters are hidden 

and the password must be entered twice to 

ensure you know what you have typed. 

 

 

 

   

  5  * 

If you mistype the 

password, the 

mistyped characters 

will be your password. In this situation, it is 

strongly recommended 

you click on ‘Show 

password’ to ensure 

you know what is 

entered. 

The colored bar at the 

bottom of the 

password field is a 

measure of the 

password’s strength — 

but it is not foolproof.

It will start as red, grow from left to right as the password gets longer, and turn to 

green when the password is judged to be okay. If the password is deemed too 

weak, what you entered will disappear after you click on ‘Create account’ and 

you will remain on this page. No explanation is given. 

 

 

 

 

 

The next field in the Yahoo! sign‐up is to enter a mobile phone number. It is a 

required field, but you can enter a landline number. If you do use a landline 

number, see the note below. 

 

A colored bar in 

the pop‐up to the 

left will change 

from red to yellow 

to green and 

lengthen (left to 

right) as the 

password is typed. 

 

 

 

If the passwords 

do not match, you 

will see: These 

passwords don’t 

match. Try again? It isn’t a question; you’ll have to re‐type until both fields 

match. 

If the password is a commonly used word or common keyboard pattern such as 

‘qwerty’, you will see: Common words are easy to guess. Try again? It isn’t a 

question; you’ll have to try a different password. 

The birthday is entered with a drop‐down menu for the month, but a fill‐in‐the‐

blank for date and year. (If you use a fictitious date, be sure to make it 

memorable as you may need it for password recovery.) 

Make a ‘Gender’ [sic] 

selection. 

   

Password Tip: Passwords should use upper AND lower case letters AND numbers AND ‘special characters’ (e.g. ! @ # $ £ € ¥ % ^ & * ( ) = + [ { ] } \ | < > ? / ¶ ). They should not be words out of a dictionary (of any language) nor common keyboard patterns (e.g. qwerty or asdfg). Eight characters should be an absolute minimum; longer is better. Every account should have a unique password.

  6  * 

The birthday is entered with 

three drop‐down menus, 

one each for month, date, 

and year. (If you use a 

fictitious date, be sure to 

make it memorable as you 

may need it for password 

recovery.) 

Click on either ‘Male’ or ‘Female’ (required). 

The ‘Optional recovery number’ provides an alternate number to aid in password 

recovery. 

If you click on ‘Yahoo Terms’ or ‘Privacy’, the pages will open in a new tab. When 

the required items have been supplied, click on ‘Create account’. 

If you supplied a landline 

phone number instead of a 

mobile number, Yahoo! 

detects it (see screenshot at 

left), but will allow you to 

continue. 

If you continue, or if you 

have supplied a mobile 

phone number, you will see 

a screen notifying you a 

verification code will be 

sent. You can opt for a text 

message (Short Message 

Service) instead of a phone 

call. 

 

The ‘Mobile phone’ and ‘Your current 

email address’ fields are optional, but a 

good idea for security and password 

recovery.. 

The next section includes a photo‐

graph, typically of a building number or 

a street sign. You can either enter the 

number or the name into the ‘Type the 

text’ field, or you can click on this box 

to enter a checkmark and remove the 

photo and the fields beneath it. 

If you want to try a different photo, 

click on the circle‐with‐arrow. 

If you would rather listen to something, 

and your computer is configured for 

sound, click on the sound icon. 

Click in the box indicating your 

agreement to Google’s Terms of Service and Privacy Policy. If you click on one of 

the links, a new page will open in a new tab. 

When all the information has been supplied, click on ‘Next step’. 

 

 

   

  7  * 

Enter the code received via 

phone call or SMS in the 

correct field and then click 

on ‘Submit code’. 

 

If successful, you will see 

the Congratulations 

message with a countdown. 

After the countdown, you 

will see a Welcome 

message: 

 

If you get a message like the 

one shown at right, you can 

click on the ‘Skip setup’. 

 

You will get to 

the Inbox with a 

welcome 

message. More 

messages from 

Yahoo! will 

follow. 

 

 

If successful, you will see a screen like this: 

 

 

 

 

The first time 

you continue 

to Gmail, you 

may see a series of screens similar to this: 

You can click through the 

series using the ‘Next’ 

button in the lower‐right 

corner, or click on the × in 

the upper‐right corner to 

skip directly to your Inbox. 

The Inbox will have 

messages from Google 

waiting for you. 

 

 

  8  * 

SigningIntoYourAccountGmail

Go to http://gmail.com (no need to type the http:// portion) — you’ll be automatically redirected to a login page: 

 

Click the Sign in link. 

 

You’ll be taken to the Sign in page: 

 

 

Enter your e‐mail address in the box. If it is a Gmail account, it is not necessary 

to type the ‘gmail.com’ portion: 

 

 

 

 

Either click on the ‘Next’ button or 

press J. 

 

 

 

Enter your password. 

 

Either click on the ‘Sign in’ button or 

press J. 

 

If you are on a computer which is not 

yours, remove the check from the 

‘Stay signed in’ box. 

 

 

You’ll be taken directly to your Inbox. 

   

  9  * 

Yahoo!MailGo to http://mail.yahoo.com or just http://yahoo.com (no need to type the http:// portion) 

 

Click either ‘Sign In’ or ‘Mail’. 

You’ll be taken to a page with something like 

this superimposed on a large advertisement: 

Enter your e‐mail address (it is not necessary to type the ‘yahoo.com’ portion. 

 

(You can press N to move from the box for your 

e‐mail address to the box for the password.) 

 

Enter your password. 

If you are on a computer which is not yours, remove 

the check from the ‘Keep me signed in’ box. 

Either click on the ‘Sign in’ button or press J. 

 

Depending on the steps you took to sign in, 

you may be returned to the Yahoo! home 

page with a personalized greeting. From 

here you can click on either ‘Mail’ link to be 

taken to your Inbox. 

SigningOutFromYourAccountUnless you know your computer will not be used by anyone else, you should sign out of your e‐mail account when you 

are finished. 

GmailIn the upper‐right corner, click on the icon or picture (this is a generic icon). 

 

Click the ‘Sign out’ button. 

 

 

  10  * 

Yahoo!MailIn the upper‐right corner, move the mouse to (hover over) your name (if this pop‐up does 

not appear, click), then click the ‘Sign Out’ button. 

 

  11  * 

CreatinganE‐mailmessageBoth Gmail and Yahoo! Mail have a ‘Compose’ icon in the upper‐left corner of the 

Inbox. Other e‐mail services and applications may use slightly different language 

such as ‘Write’ or ‘New’ or ‘Create’. Most seem to have the 

icon for creating a new e‐mail in the upper‐left area. Simply 

click on it to start. 

 

 

 

 

Yahoo’s Compose 

window (left) takes up 

most of the browser’s 

window. Gmail opens a 

small window in the 

lower‐right corner of the 

browser’s window. 

Sometimes, it will include an advert, which can be easily closed by clicking on the × in the upper right of the advert 

window. If preferred, a click on the middle of the three icons in the upper‐right area (circled at right) can 

be clicked to open the Compose window into a larger screen. 

 

When composing a message, there will always be a TO field. 

This is for the e‐mail address of the person to whom you are 

writing. There are two other types of address fields: CC and BCC. These terms, standing for ‘carbon copy’ and ‘blind 

carbon copy’ respectively, were used long before e‐mail existed but have been carried over. It may be necessary to click 

on a field to reveal these fields. Use CC when you want someone to get a copy of the e‐mail, but they are not to whom 

the message is directed. Anyone receiving a copy of your e‐mail will be able to see the e‐mail address of everyone in the 

TO and CC fields, and frequently will see the names associated with those addresses. Use BCC for anyone you want to 

receive a copy of the message, but don’t want their e‐mail address to be seen by those receiving the message. If, for 

example, you send an e‐mail to yourself with ten e‐mail addresses in the BCC, those ten people will receive the message 

and see it was addressed to you. (Because this is a frequent tactic of people sending junk e‐mail, commonly known as 

‘spam’, it increases the chance it might be blocked by a spam filter and not reach your intended recipient’s Inbox.) 

Gmail limits each message to a total (TO + CC + BCC) of 500 non-Gmail addresses. Yahoo! mail has a limit, but does not disclose the actual number.

  12  * 

Both Gmail and Yahoo! mail have a row of icons across the 

bottom of the compose window. To see what an icon does, move 

the mouse pointer to the icon — without clicking — and hold it 

still. Within a few seconds, a pop‐up will appear with the icon’s 

label. 

An icon of a paper clip is widely used for attaching one or more 

files to an e‐mail. An icon of a trash can is widely used for 

discarding the e‐mail without sending. The Gmail bar 

(immediately below) …  

and the Yahoo! mail bar (immediately above) use these icons. 

To send a plain‐text e‐mail in Yahoo! mail, click on the left‐pointing 

double‐angle quotation mark — « — to the left of the trash can icon. 

To send a plain‐text e‐mail in Gmail, click on 

the down‐pointing arrow to the right of the 

trash can icon to open the ‘More options’ 

menu and select ‘Plain text mode’. 

 

 

 

When the message is completed, click the ‘Send’ button. Your message will be sent to all the addressees and, if it gets 

past filters they have configured, will usually appear in their Inbox in a matter of seconds. The number of addressees 

does not affect how quickly your message is sent, however messages sent to hundreds of e‐mail addresses (especially if 

the addresses are all in the BCC field) are more likely to be caught in spam filters. 

 

Receiving&ReadingE‐mailmessagesNormally, you don’t have to do a thing to receive messages; most e‐mail services don’t even have a button for 

downloading messages as they appear in the Inbox as soon as they are received. However, clicking on the ‘Inbox’ will 

sometimes refresh the browser window more quickly and reveal new messages. 

In most web browsers, a single click on the message will open it. If it extends beyond the bottom of the browser’s 

window, you can either scroll with the mouse or use the vertical scroll bar on the side of the window to move down. 

   

E-mail addresses use a three-part format: (1) user ID, traditionally in lower-case without spaces, but sometimes including punctuation (e.g. ann.smith) (2) the symbol @ (3) the organization’s domain name; sometimes, including a subdomain (e.g. reference.gpld.org): ann.smith@reference.gpld.org

Tip: Traditionally, e-mail was plain text. Although many e-mail applications now allow messages to be created using a variety of font faces, font sizes, and font colors, plus emoticons & emoji; not all e-mail applications will display these extras. Also, some recipients do not like (1) the greatly increased size of, and/or (2) the computer security risks associated with these e-mails.

  13  * 

   

Netiquette Netiquette is a word coined from Internet + Etiquette to refer to practices advocated for the cooperative interaction 

of people in electronic communications. There are many pages on the Internet with a list of proper etiquette for 

e‐mail and other forms of communication. Here are some of the more important ones for e‐mail: 

The subject line should be accurate and descriptive If the subject has drifted to something different from what it was, change the subject line (it will be easier to find the message later). On mailing lists, never ‘hijack’ a thread by replying to a message to write about a completely different topic; create a new message with a new subject line.

Spelling and grammar are important (especially in business and professional messages) Your writing style says more about you than you realize. While e-mail might be viewed as an informal means of communication, your e-composition skills reflect your knowledge and abilities. Everyone is allowed to make a few typos, but if you're consistently not capitalizing words that should be capitalized, using unconventional punctuation, spelling words incorrectly, etc., you will appear unprofessional and even uneducated.

Avoid ALL CAPS (and large fonts) This is considered to be ‘shouting’ in e-mail — plus, it is much more difficult to read.

Be concise If you can say it in five words, do it in five words instead of an entire paragraph (or more!)

Be aware of ‘tone’ Text lacks the additional context of body language and tone of voice which is present is other forms of communication. This makes misunderstandings much more likely. Consider how others might interpret the message. When writing to a list, pay attention to the word ‘you’: it may be intended to be a plural and generic and be interpreted as a singular and specific.

Avoid reply-to-all; remove people who don’t need to receive the message Even large tech companies have had problems with an employee using the reply-to-all causing others to use the reply-to-all to complain and having so many messages being sent that the e-mail system crashed. Remove people from a reply for whom the contents no longer are of concern.

Don’t ‘flame’ Don’t send messages when you are in a ‘hot’ mood. Wait a day to ‘cool off’ before responding.

Use paragraphs and other formatting Don’t use run-on sentences. Don’t use run-on paragraphs. The results will be easier to read.

Don’t send attachments to those who don’t need them If that ten-page document only has one page of interest to each of ten different people, don’t send all ten pages to all of them. Break it apart and only send what is necessary to each. The same applies for multiple attachments or even one attachment. Send a separate e-mail without attachments to those who don’t need them.

E-mail is permanent

E-mail is not confidential

E-mail is not secure Don’t send passwords; social security, credit card, or bank account numbers; or any confidential material via e-mail. Don’t send anything which might be embarrassing in the wrong hands.)

Don’t send attachments in proprietary formats Unless you are certain the recipient can open in a proprietary format, choose a non-proprietary format. For instance, a PDF document is normally better than one in DOC or DOCX.

When replying (especially on mailing lists), retain only what is necessary for context Keep that which will provide context for someone who may be following dozens of e-mail conversations on various lists and eliminate the rest.

Keep attachments as small as possible Eliminate excess material before sending. With large files, either use a compression program or offer recipients a place from which they can download the file.

Acronyms, abbreviations, and emoticons are fine — unless the recipient has to do an Internet search for them Emoticons — strings like :-) or ;-) — can aid in ‘tone’

Don’t forward e-mails telling you to forward them Chain letters in e-mail are just as annoying as they are in ‘snail mail’

Don’t forward messages which may be inaccurate Check http://www.snopes.com/ if in doubt — or, even better, don’t forward the message at all

Be conservative in what you send and liberal in what you receive.

 

  14  * 

ReplyingToandForwardingMessagesThere are two types of replies: ‘Reply’ (to the sender only) and ‘Reply to All’ (the sender and everyone who was in the CC 

of the message, but not anyone who was in the BCC of the original message). Unless needed, you should do a ‘Reply’. (If 

your sister‐in‐law sends a message to all her relatives [many of 

whom you don’t know] requesting shipping addresses for mailing 

Christmas gifts, do all those people need your mailing address?) 

When reading an e‐mail message, there will be options for Reply, 

Reply to All, and Forward. 

 

 

In Yahoo! Mail:        Reply       Reply to All  Forward 

 

 

 

 

 

 

 

In Gmail, a message sent from one person to you alone will only have a ‘Reply’ and ‘Forward’ option: 

 

 

 

(The ‘Forward’ option can also be accessed 

by clicking this triangle to open a drop‐down 

menu.) 

 

 

But when the message has multiple 

recipients, a ‘Reply to All’ option appears. 

 

(In the drop‐down menu at right, the ‘Reply 

to All’ option will not appear for a message 

lacking multiple recipients.) 

   

If you want to read about the potential problems of using ‘Reply to All’, do an Internet search on ‘email storm’. One example: in August 2015, a Thomson Reuters employee in the Philippines accidentally sent a request for his phone to be reactivated to a mailing list of over 33,000 employees. In seven hours, the use of ‘Reply to All’ resulted in 23 million e-mail messages plus social media (e.g. Twitter) messages being posted.

  15  * 

AddinganAttachmentOne of the most convenient features in e‐mail is sending other 

files as attachments. These can be almost any kind of file: word 

processing files, spreadsheets, databases, images, audio, videos, 

and more. The steps for adding an attachment are nearly 

identical for all e‐mail services. 

 

First, look for a paper‐clip icon. Gmail and Yahoo! Mail are 

shown here, circled in red: 

Most often, this will open a file manager window. 

The image to the right is for Windows 7. The image 

below is from the Mac (OS X). 

 

From the file manager, you will need to navigate to the location where the file is located, click on the filename to select 

it and then click the button (‘Open’ in Windows, ‘Choose’ in Macs [OS X]) to begin attaching the file. (Most file managers 

support double‐clicking on the filename to both select and choose/open in a single step.) 

Depending on the browser you are 

using, you may be sent to an 

intermediate page such as the one 

shown below from Yahoo! mail. But 

when you click on one of the ‘Choose 

File’ buttons, it opens a file manager 

window and the process of finding and 

selecting a file is the same. 

 

 

 

 

Tip: Some e-mail services restrict the types of attachments which can be sent or received. The most frequently blocked type are program files, things that are considered to be ‘executable’. Placing a file of this type in a compressed file (e.g. a ‘ZIP file’) might work, but many e-mail services routinely scan all attachments (outgoing and incoming) for malware [malicious software] and will block executables even if they have been placed in a compressed file.

  16  * 

Once, when trying to attach a file in Gmail, this appeared:  

 

The only choices were ‘Try it now’ and ‘Maybe 

next time’. (A choice of ‘Never’ would have 

been nice!), Clicking on ‘Maybe next time’ 

closed this pop‐up and opened a file manager 

window. 

 

 

 

 

 

SavinganAttachmentWhen you receive an e‐mail with a file attached, you may wish to save it to your computer. Some image files may display 

when you open the e‐mail message, but most files will show some kind of icon from which you can either open it in an 

application installed on your computer or save it. 

In Yahoo! Mail, the icon representing the file 

appears with the name of the file beneath it. 

When you move the mouse over the icon … 

… a ‘Download’ 

with down‐

pointing caret 

appears with a 

pop‐up of the 

file’s name. 

Gmail works similarly: 

 

Moving the mouse over the icon for 

the file causes two smaller icons to 

appear with pop‐up 

text: ‘Download’ 

(left) and ‘Save to 

Drive’ (right), 

meaning to Google 

Drive. 

 

 

Tip: Both Gmail and Yahoo! mail have a feature which works in most web browsers: open your file manager, find the file you want to attach, and click-and-drag it from the file manager directly to the message area of the e-mail being composed.

  17  December 2015 

In Gmail, if you choose ‘Save to Drive’, it will be 

done automatically. A message will appear near the 

top of your web browser window and a small box 

with the same basic message will appear near the 

attachment’s icon which includes an option to move 

the file in Google Drive to a specific folder. 

 

In Gmail, if you choose ‘Download’ by clicking on it, 

or if in Yahoo! Mail you click on the ‘Download’ with 

down‐pointing caret, what happens next depends 

on: 

A. Your computer’s Operating System 

B. How your computer has been configured 

C. Which web browser you are using 

D. How your web browser has been configured 

 

 

Usually, one of the following will happen:  

1. The file will be automatically saved to your ‘Downloads’ 

2. The file will be automatically saved to your ‘Downloads’ and then opened 

3. The file will be automatically saved to your ‘Documents’ and then opened 

4. You will be prompted with something like the image at right, ask if you want 

to save the file (2nd choice) or open the file (1st choice, which also allows you 

to select which application should be used to open it) Note: The box at right 

includes an option for setting a default action when opening the same type of 

file in the future. 

5. The file be automatically opened (saved on the computer, but in a location where it is nearly impossible to find) 

6. A file manager window will open as at right 

prompting you to select where you want to 

save the file and (optionally) changing the 

name of the file. 

 

Questions? Feel free to contact Ross Valentine at rvalentine@gpld.org or call the library at 630.232.0780