introduction · 2020-03-11 · 1 introduction . the security industry authority (sia) has adopted...

34
1 Introduction The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh language scheme covers the work of the SIA’s corporate headquarters in London and any court hearings held across the United Kingdom. The amount of change to the way the SIA operates in the next few years is unprecedented, and the scheme needs to reflect this and provide a clear statement to Welsh speakers as to how it will treat the Welsh language equally within the way it provides its services. We therefore want to hear your thoughts on what we have been working on. On the following pages are a copy of the draft Welsh language scheme that we are thinking of proposing to Welsh Language Commissioner following this short consultation. You completing this consultation will be very helpful for us, and will help make our proposal as good as it can be. The deadline for completing this consultation is 10 April 2020. If you have any questions about this consultation, please email [email protected]. The Security Industry Authority We are the public body responsible for regulating the private security industry in the United Kingdom. We are an independent body reporting to the Home Secretary, and were established under the Private Security Industry Act 2001. We have two main duties - 1. The compulsory licensing of individuals undertaking designated activities within the private security industry. This covers the activities of cash and valuables in transit, close protection, door supervision, key holding, security guarding, public space surveillance (CCTV), and vehicle immobilisation. Both front line (i.e. those undertaking licensable activity) and non-front line (i.e. those who manage, supervise and/or employ those engaging in licensable activity) roles require SIA licenses. 2. Managing the voluntary Approved Contractor Scheme, which measures private security suppliers against independently assessed criteria. Further information on what we do, and how licensing works, is on our website at www.sia.homeoffice.gov.uk.

Upload: others

Post on 16-Mar-2020

3 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

1

Introduction The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh language scheme covers the work of the SIA’s corporate headquarters in London and any court hearings held across the United Kingdom. The amount of change to the way the SIA operates in the next few years is unprecedented, and the scheme needs to reflect this and provide a clear statement to Welsh speakers as to how it will treat the Welsh language equally within the way it provides its services. We therefore want to hear your thoughts on what we have been working on. On the following pages are a copy of the draft Welsh language scheme that we are thinking of proposing to Welsh Language Commissioner following this short consultation. You completing this consultation will be very helpful for us, and will help make our proposal as good as it can be. The deadline for completing this consultation is 10 April 2020. If you have any questions about this consultation, please email [email protected]. The Security Industry Authority We are the public body responsible for regulating the private security industry in the United Kingdom. We are an independent body reporting to the Home Secretary, and were established under the Private Security Industry Act 2001. We have two main duties -

1. The compulsory licensing of individuals undertaking designated activities within the private security industry. This covers the activities of cash and valuables in transit, close protection, door supervision, key holding, security guarding, public space surveillance (CCTV), and vehicle immobilisation. Both front line (i.e. those undertaking licensable activity) and non-front line (i.e. those who manage, supervise and/or employ those engaging in licensable activity) roles require SIA licenses.

2. Managing the voluntary Approved Contractor Scheme, which measures private

security suppliers against independently assessed criteria. Further information on what we do, and how licensing works, is on our website at www.sia.homeoffice.gov.uk.

Page 2: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

2

The draft Welsh language scheme This paper outlines the consultation regarding the SIA draft Welsh language scheme prepared under the Welsh Language Act 1993. The draft scheme was developed in conjunction with the Welsh Language Commissioner and specifies the measures the SIA proposes to take to treat the English and Welsh languages on a basis of equality so far as is both appropriate to the circumstances and reasonably practicable. The draft scheme sets out how we will do this when we provide our services to the public in Wales. Confidentiality Information provided in response to this consultation, including personal information, may be published or disclosed in accordance with the access to information regimes (these are primarily the Freedom of Information Act 2000 (FOIA), the Data Protection Act 2018 (DPA) and the Environmental Information Regulations 2004). If you want the information that you provide to be treated as confidential, please be aware that, under the FOIA, there is a statutory Code of Practice with which public authorities must comply and which deals, amongst other things, with obligations of confidence. In view of this it would be helpful if you could explain to us why you regard the information you have provided as confidential. If we receive a request for disclosure of the information we will take full account of your explanation, but we cannot give an assurance that confidentiality can be maintained in all circumstances. An automatic confidentiality disclaimer generated by your IT system will not, of itself, be regarded as binding on the SIA. The SIA will process your personal data in accordance with the law. In the majority of circumstances, this will mean that your personal data will not be disclosed to third parties. Alternative formats and Welsh language versions Versions of this consultation in alternative formats or Welsh can be requested from [email protected]

Page 3: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

3

What happens when the consultation is finished? After this consultation is finished, we will think about what people have told us, and make any changes we think are necessary to the draft Welsh language scheme. We will publish on our website a report summarising what people have told us during the consultation. The draft Welsh language scheme is on the next page. On the pages after that are some questions on the draft Welsh language scheme. This draft is an idea of what we might do and a work in progress. Your answers to this consultation will help this idea be as good as it can be.

Page 4: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

4

Welsh language scheme This Welsh language scheme is due to be approved by the Welsh Language Commissioner under section 14(1) of the Welsh Language Act 1993. Principle of Equality The Security Industry Authority is committed to fulfilling its obligations under the Welsh Language Act 1993. The Security Industry Authority has adopted the principle that in the conduct of public business it will treat the English and Welsh languages on the basis of equality. This scheme sets out how the Security Industry Authority will implement this principle when providing services to the public in Wales. The SIA recognises that the Welsh language has official status in Wales as enshrined by the Welsh Language (Wales) Measure 2011.

Page 5: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

5

Contents Section 1: Introduction 1

Purpose 1

About us 1 Section 2: Service planning and delivery 2

New policies and initiatives 2

Delivery and standards of service in Welsh 2 - 3 Section 3: Dealing with Welsh Speaking Public 3

Written and telephone communication the Welsh speaking public 3

Public meetings 3

Non-public meetings 4 Section 4: The SIA’s public face 4

Publications 4 Public advertising 4

Press releases 4

The SIA website 4

Individual licensing 5

Member of the public and enforcement 5 Court hearings 5

Section 5: Implementing the scheme 5 - 6

Employees and the responsibility 6 Welsh vocational training 6 Recruitment in Wales 6

Page 6: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

6

Third party contractors 6 Monitoring the Scheme 6 - 7 Publicity of the Scheme 7 Complaints and compliments 7

Appendix A: Main targets for scheme delivery 8 The Consultation 9 - 10

Page 7: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

7

Section 1: Introduction Purpose 1.1 The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat the

Welsh and English languages equally when conducting public business in Wales. The scheme identifies how we will implement that principle in providing public services in Wales.

1.2 Our publication of a Welsh language scheme incorporates new working practices in

serving the public in Wales and formalises our language policies as required by the Welsh Language Commissioner.

About us 1.3 The SIA is an executive Non-Departmental Public Body sponsored by the Home

Office. We were established by the Private Security Industry Act 2001 (PSIA) to regulate certain activities within the private security industry for England, Wales, Scotland and Northern Ireland. The SIA supports the key priorities of the Home Office by contributing to the reduction and prevention of crime, and to public protection. As the regulator of the private security industry, our role is to protect people, property and premises, and set high quality standards of training for licence holders. As part of this we:

• licence individuals in specific sectors and to approve companies • keep under general review the private security industry and the operation of the

legislative framework • monitor the activities and effectiveness of those working in the private security

industry • conduct inspections • set and approve standards of conduct, training and supervision within the

industry • make recommendations to improve standards.

1.4 The current Chair of the SIA is Elizabeth France. The governing body of the SIA,

the Board, comprises of the Authority members (non-executive directors) and our executive directors.

1.5 We are based in London. The SIA does not anticipate that we will have an office in

Wales in the near future; however we are a UK wide regulator. 1.6 We have undertaken to monitor the effectiveness of implementation of the

measures set out in this scheme and will not alter the scheme without the approval of the Welsh Language Commissioner.

Page 8: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

8

Section 2: Service planning and delivery 2.1 The SIA acknowledges the importance of providing a service in the preferred

language of the customer as part of a quality service and recognises the culture and linguistic needs of the Welsh speaking public. The SIA is fully committed to the principle that the English and Welsh languages will be treated on the basis of equality.

New policies and initiatives 2.2 The SIA is committed to ensuring that licence holders meet the needs of the Welsh

speaking community and to working with partners in Wales to ensure this occurs. 2.3 When we plan and formulate new policies or initiatives, or update existing policies,

we will assess the language consequences to make sure that they meet with the commitments given in this scheme.

2.4 In formulating new policies and initiatives, the SIA will:

• ensure all SIA staff will be made aware of the scheme through internal awareness raising activities

• ensure all new employees will be made aware of the scheme and their responsibilities through induction packs

• ensure that new polices and initiatives will be consistent with the scheme and do not undermine it

• develop internal guidelines describing the arrangements made to implement these measures

• consult the Welsh Language Commissioner in advance regarding proposals which will affect the scheme

• not alter the scheme without prior approval of the Welsh Language Commissioner.

Delivery and standards of service in Welsh 2.5 The SIA is committed to the delivery of a bilingual service in accordance with the

contents of the scheme. 2.6 The SIA is committed to providing an equally high quality service in both English

and Welsh. This will be stated in key documents such as our annual report. Our capacity to provide services in Welsh is partly dependent on translation services. We therefore recognise that any lack of in-house Welsh language skills capacity will need to be supported by external service commissioning.

Page 9: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

9

2.7 The SIA will:

• provide details of the standards of services offered on our website • monitor the standard of service and its implementation • investigate future Welsh language services • use qualified translators whom are members of the Association of Welsh

Language Translators.

Section 3: Dealing with Welsh Speaking Public Written and telephone communication the Welsh speaking public 3.1 The SIA welcomes written enquiries from members of the public in either Welsh or

English. Letters or emails in Welsh will be answered in Welsh within the same service levels as correspondence in English.

3.2 The SIA will publicise that we welcome correspondence in Welsh. 3.3 The SIA does not have any Welsh speaking staff at present. Greetings to callers

will therefore be offered in English. If a caller wishes to proceed in Welsh, they will be given the option of continuing the call in English or putting the query to us in writing. We will review the option of being able to receive and deal with calls in Welsh from the outset.

3.4 The SIA will publish clear internal procedures on dealing with written and telephone

communications in Welsh and ensure that all employees are aware of the relevant protocols.

3.5 We do not currently have any email newsletters and other circulars that are directed

specifically at the public in Wales. However we will review this provision over time. Any services offered in Welsh will be stated clearly in Welsh on our website.

3.6 The development of Welsh language services for licence holders will be monitored

and reviewed. Public meetings 3.7 Members of the public who intent to attend our public meetings in Wales are

welcome to speak in Welsh or English. Public notices, invitations and other papers setting out the arrangements for these meetings will make it clear that this is possible. We will request that prior notice is given to assist us in arranging this.

3.8 Notices of public meetings in Wales will be bilingual.

Page 10: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

10

3.9 Any agendas and minutes of meetings for the general public in Wales will be

available bilingually. Non-public meetings

3.10 Private meetings with members of staff, stakeholders and members of the public in Wales will be available using the Welsh language. The SIA will ensure that suitably qualified interpreters are available in order that Welsh language meetings/interviews can take place. All written material relating to individual interviewees will be available bilingually.

Section 4: The SIA’s public face Publications 4.1 The SIA issues publications for a variety of purposes. Information aimed at private

security clients and members of the public will be available in English. However we will offer a translation into Welsh on request.

4.2 Standards, guidance and other technical or specialised material aimed at licence

holders and not directly at the public will be in English. However we will offer a translation into Welsh on request.

4.3 All SIA documents are currently available free of charge. However, if in the future

there is a cost attached to a publication, the English and Welsh copies or the bilingual copies of the publication will be the same price.

Public advertising 4.4 Where the SIA conducts public advertising and publicity campaigns in Wales we will

treat the two languages on the basis of equality. Billboard and other advertising on physical sites in Wales will be presented bilingually, as will any magazine and newspaper advertising in publications distributed only in Wales.

Press releases 4.5 The SIA will issue bilingual press releases and statements to the media in Wales

where they relate to specific Welsh issues. Translations at press conferences in Wales will be provided for journalists on request.

Page 11: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

11

4.6 There may be times when it is not possible to organise translation of an urgent press release before issuing it. Where this occurs a translation will be arranged within 24 hours on weekdays.

The SIA website 4.7 The SIA website contains a section devoted to information for the general public,

containing core details of our work. This section will be available in Welsh. Individual licensing 4.8 One of the main duties of the SIA is the compulsory licensing of individuals working

in specific sectors of the private security industry. 4.9 Written guidance for the applicants and licence holders on how to obtain a licence

will be available in both English and Welsh, on request. We welcome referrals from the public in English or Welsh.

Members of the public and enforcement

4.10 The SIA maintains fair processes to investigate allegations of criminality and wrongdoing made by employers, other licence holders, other public bodies or members of the public. The information received may be used by the SIA to direct our enforcement activity, to support our licensing decisions or as evidence in a prosecution.

4.11 Information for the public on how to make a raise a concern about someone

working in the private security industry will be available in both English and Welsh. We welcome referrals from the public in English or Welsh.

4.12 The SIA will enable members of the public who are witnesses in Wales to give

statements to investigators in English or Welsh through use of suitably qualified translators, where given sufficient prior notice.

Court hearings

4.13 A person will be able to speak at a hearing in Wales in Welsh. When we are told that a licence holder or someone connected with their case, wishes to speak Welsh, the court will enable them to do so through the use of suitably qualified interpreters. A licence holder must contact the court where the hearing is being held to request an interpreter. The court will require 28 days’ notice to enable them to do this effectively.

Page 12: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

12

Section 5: Implementing the scheme Employees and the responsibility 5.1 The Director of Corporate Services will oversee the day-to-day implementation and

monitoring of the scheme. 5.2 All managers have a responsibility to implement those aspects of the scheme which

are relevant to their departments. 5.3 All members of staff will have responsibility for carrying out their functions in relation

to the scheme. All staff will be made aware of the scheme and the implications for their day-to-day activities.

Welsh vocational training 5.4 The SIA encourage and support any member of staff who wishes to learn Welsh to

better interact with the public in Wales, in the context of their overall objectives and those of the organisation.

Recruitment in Wales 5.5 The SIA will identify if there are any posts where the ability to speak Welsh is

essential or desirable, and identify the level of proficiency required. This will be reflected in the job descriptions and person specifications accordingly.

5.6 For those positions where the ability to speak Welsh is essential, recruitment

notices will appear bilingually in English language publications principally circulating in Wales, and in Welsh in Welsh language publications. They will also appear bilingually on the SIA website.

5.7 Proficiency in the Welsh language to the desired level will be tested as part of the

recruitment process. Third party contractors 5.8 Third party contractors with new or renewed contracts where the work will involve

communicating in Wales will be made aware of the SIA's Welsh language scheme and any specific obligations. In particular their attention will be drawn to relevant parts of the scheme that they will be expected to implement.

Page 13: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

13

5.9 Performance against contract will be monitored against compliance, timescales and

targets. Monitoring the scheme

5.10 The SIA will monitor the implementation of the scheme in accordance with the action plan and report back to the SIA’s Board annually on progress. This report will also be submitted to the Welsh Language Commissioner.

5.11 The SIA will also review compliance with the scheme on an annual basis and

submit a report to the Welsh Language Commissioner. This will:

• identify whether the SIA is currently complying with the scheme • identify whether the scheme is being appropriately managed • analyse performance on a departmental and corporate basis, in order to ensure

consistency • assess and consider key themes in scheme implementation • recognise any fundamental weaknesses and develop an action plan, including

timetable, to address them. 5.12 A summary of our performance will be included in our annual report. 5.13 In the third year of the scheme’s implementation we will prepare an evaluation

report assessing and evaluating our performance in implementing the scheme. At this time we will also revise and update the Welsh language scheme, as appropriate.

Publicity of the scheme

5.14 Upon launch of the scheme, the SIA will issue a press release and publish the scheme on our website. Our key stakeholders in Wales will also be informed of the scheme.

5.15 The scheme will also be publicised to staff and included in our induction literature.

Complaints and compliments 5.16 Complaints about specific aspects of the implementation of the scheme will be dealt

with by individual units in accordance with their own complaints procedures.

Page 14: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

14

5.17 Complaints related to this scheme, or suggestions for improvement, should be directed to the senior member of staff with responsibility for the scheme, at the following email: [email protected]

5.18 The SIA will co-operate with the Welsh Language Commissioner in order to resolve

complaints and during any investigations held under section 17 of the Welsh Language Act.

Page 15: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

15

Appendix A: Main targets for scheme delivery Target

Completion date

1. Website We will agree with the Welsh Language Board a programme to increase the Welsh language content on our websites and update these websites on this basis.

March 2020

2. Working group We will establish a working group consisting of representatives from key directorates within the SIA to push forward the delivery of the scheme.

December 2019

3. Champions We will establish champions in senior posts from key areas to promote the scheme at a high level within the SIA.

December 2019

4. Staff guidance We will provide guidance to staff informing them of the scheme and the implications for their work and the point of contact for any enquiries.

December 2019

5. Agencies We will contact our agencies to draw their attention to the scheme and remind them of their responsibilities under it.

March 2020

6. Contracts We will amend our standard contracts and contract templates to include reference to the scheme.

January 2020

7. Publicity for the scheme We will publicise the scheme on our website and in any relevant publicity material.

May 2020

Page 16: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

16

The consultation 1. Do you think the draft Welsh language scheme is easy to understand?

Yes No Don’t know

2. Please tell us any comments you have about the Welsh language scheme.

3. Is anything missing from the draft Welsh language scheme?

Yes No Don’t know

4. If yes, what do you think is missing? 5. Is there anything that you think should not be in the draft Welsh language scheme?

Yes No Don’t know

6. If yes, what do you think should not be in the draft Welsh language scheme? 7. How easy would you find it to follow the draft Welsh language scheme?

1 2 3 4 5 Very hard Hard Neither easy

nor hard Easy Very easy

8. Do you think that you would incur costs because of this draft Welsh language

scheme?

Yes No Don’t know

Page 17: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

17

9. If yes, please estimate how much this cost might be, and give a brief explanation of why you would incur this cost.

10. Do you think that this draft Welsh language scheme would bring you any benefits? Yes No Don’t know

11. If yes, please say what these benefits are? If you think it will bring you financial

benefits (e.g. save you time or money), please estimate how much this financial benefit might be.

12. Do you hold an active SIA licence?

Yes No Don’t know

13. If you hold an active SIA licence, which licence(s) do you hold?

a) Cash and Valuables in Transit b) Close Protection c) Door Supervisor d) Key Holding e) Non-frontline f) Public Space Surveillance (CCTV) g) Security Guard h) Vehicle Immobiliser

14. Who are you answering on behalf of?

a) a private security business b) a police force c) another public body d) I am answering on my own behalf e) Other, please specify

Thank you for taking the time to complete this consultation.

Page 18: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

18

Cyflwyniad Mae Security Industry Authority (SIA) wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal. Mae’r cynllun iaith Gymraeg yn ymdrin â gwaith pencadlys corfforaethol SIA yn Llundain ac unrhyw wrandawiadau llys a gynhelir ar draws y Deyrnas Unedig. Mae’r newid sydd i ddod yn y blynyddoedd nesaf yn y ffordd mae SIA yn gweithio yn ddigynsail, ac mae angen i’r cynllun adlewyrchu hyn a darparu datganiad clir i siaradwyr Cymraeg ynglŷn â sut y bydd yn trin yr iaith Gymraeg yn gyfartal yn y ffordd y darpara wasanaethau. Felly, rydym eisiau clywed eich safbwyntiau ynglŷn â’n gwaith diweddar. Ar y tudalennau canlynol mae copi o’r cynllun iaith Gymraeg drafft yr ydym yn ystyried ei gynnig gerbron Comisiynydd y Gymraeg yn dilyn yr ymgynghoriad byr hwn. Drwy gwblhau’r ymgynghoriad hwn, byddwch o gymorth mawr i ni, a byddwch yn helpu i wneud ein cynnig mor dda â phosibl. Y dyddiad cau ar gyfer cwblhau’r ymgynghoriad hwn yw 10 Ebrill 2020. Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r ymgynghoriad hwn, anfonwch e-bost at: [email protected]. Security Industry Authority Rydym yn gorff cyhoeddus sy’n gyfrifol am reoleiddio’r diwydiant diogelwch preifat yn y Deyrnas Unedig. Rydym yn gorff annibynnol yn atebol i’r Ysgrifennydd Cartref, a chawsom ein sefydlu dan Ddeddf y Diwydiant Diogelwch Preifat 2001. Mae gennym ddwy brif ddyletswydd -

1. Gwaith trwyddedu gorfodol unigolion sy’n ymgymryd â gweithgareddau dynodedig yn y diwydiant diogelwch preifat. Mae hyn yn cynnwys gweithgareddau cludo arian parod a phethau gwerthfawr, gwarchodaeth bersonol, goruchwylio drysau, deiliaid allweddi, gwarchod diogelwch, gwyliadwriaeth o fannau cyhoeddus (Teledu Cylch Cyfyng), a llonyddu cerbydau. Mae swyddi ar y rheng flaen (h.y. y rheiny sy’n ymgymryd â gweithgareddau trwyddedadwy) a swyddi nad ydynt ar y rheng flaen (h.y. y rheiny sy’n rheoli, goruchwylio a/neu gyflogi’r rheiny sy’n cymryd rhan mewn gweithgareddau trwyddedadwy) yn gofyn am drwyddedau SIA.

2. Rheoli’r Cynllun Contractwr Cymeradwy gwirfoddol, sy’n mesur cyflenwyr

diogelwch preifat yn erbyn meini prawf a asesir yn annibynnol.

Page 19: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

19

Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â’n gwaith, a sut mae trwyddedu yn gweithio ar ein gwefan yn www.sia.homeoffice.gov.uk. Y cynllun iaith Gymraeg drafft Mae’r papur hwn yn amlinellu’r ymgynghoriad ynglŷn â chynllun iaith Gymraeg drafft SIA sydd wedi’i baratoi dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993. Datblygwyd y cynllun drafft mewn cysylltiad â Chomisiynydd y Gymraeg ac mae’n manylu’r mesurau y mae SIA yn cynnig eu rhoi ar waith i drin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal, cyn belled ag sy’n briodol i’r amgylchiadau ac sy’n rhesymol ymarferol. Mae’r cynllun drafft yn sefydlu sut byddwn yn gwneud hyn pan fyddwn yn darparu ein gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru. Cyfrinachedd Gellir cyhoeddi neu ddatgelu gwybodaeth a ddarperir wrth ymateb i’r ymgynghoriad hwn, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, yn unol â’r cyfundrefnau mynediad at wybodaeth (yn bennaf mae’r rhain yn cynnwys Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (FOIA), Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004). Os ydych yn awyddus i’r wybodaeth a ddarparwch gael ei thrin yn gyfrinachol, byddwch yn ymwybodol bod Cod Ymddygiad statudol dan y FOIA y mae gofyn i awdurdodau cyhoeddus gydymffurfio ag o, ac sy’n ymdrin â rhwymedigaethau cyfrinachedd, ymhlith pynciau eraill. O ystyried hyn, byddai’n ddefnyddiol pe gallech egluro i ni pam eich bod yn ystyried bod y wybodaeth yr ydych wedi’i darparu yn gyfrinachol. Os ydym yn derbyn cais i ddatgelu’r wybodaeth, byddwn yn ystyried eich eglurhad yn llawn, ond ni allwn sicrhau y bydd cyfrinachedd yn cael ei gynnal ym mhob amgylchiad. Ni fydd datganiad cyfrinachedd awtomatig a gynhyrchir gan eich system TG, ar ei ben ei hun, yn cael ei ystyried yn rhwymol ar SIA. Bydd SIA yn prosesu eich data personol yn unol â’r gyfraith. Yn y rhan fwyaf o amgylchiadau, bydd hyn yn golygu na fydd eich data personol yn cael eu datgelu i drydydd partïon. Fformatau eraill a fersiynau Cymraeg Gallwch wneud cais am yr ymgynghoriad hwn mewn fformatau eraill neu yn Gymraeg drwy anfon e-bost at: [email protected]

Page 20: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

20

Beth sy’n digwydd pan ddaw’r ymgynghoriad i ben? Wedi i’r ymgynghoriad hwn ddod i ben, byddwn yn meddwl am yr hyn mae pobl wedi’i ddweud wrthym, ac yn gwneud unrhyw newidiadau y credwn sy’n hanfodol i gopi drafft y cynllun iaith Gymraeg. Byddwn yn cyhoeddi adroddiad ar ein gwefan yn crynhoi’r hyn mae pobl wedi’i ddweud wrthym yn ystod yr ymgynghoriad. Mae’r cynllun iaith Gymraeg drafft ar y dudalen nesaf. Ar y tudalennau wedyn mae rhai cwestiynau ar sail y cynllun iaith Gymraeg drafft. Mae’r drafft hwn yn syniad o’r hyn y gallem ei wneud a gwaith sy’n mynd rhagddo. Bydd eich atebion i’r ymgynghoriad hwn yn helpu gwneud y syniad hwn mor dda â phosibl.

Page 21: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

21

Cynllun Iaith Gymraeg Gyda hyn bydd y cynllun Iaith Gymraeg hwn yn cael ei gymeradwyo gan Gomisiynydd y Gymraeg dan adran 14(1) Deddf yr Iaith Gymraeg 1993. Egwyddor o gydraddoldeb Mae Security Industry Authority yn ymroddedig i gyflawni ei rwymedigaethau dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993. Mae Security Industry Authority wedi mabwysiadu’r egwyddor y byd yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal busnes cyhoeddus. Mae’r cynllun hwn yn nodi sut bydd Security Industry Authority yn rhoi’r egwyddor hon ar waith wrth ddarparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru. Mae SIA yn cydnabod bod gan yr iaith Gymraeg statws swyddogol yng Nghymru fel y diogelwyd gan Fesur y Gymraeg (Cymru) 2011.

Page 22: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

22

Cynnwys Adran 1: Cyflwyniad 1

Diben 1

Ein cefndir 1 Adran 2: Cynllunio a darparu gwasanaeth 2

Polisïau a mentrau newydd 2

Darparu gwasanaethau a safon gwasanaethau yn Gymraeg 2 - 3 Adran 3: Ymdrin â’r Cyhoedd sy’n siarad Cymraeg 3

Cyfathrebu ysgrifenedig a thros y ffôn gyda’r cyhoedd sy’n siarad Cymraeg 3

Cyfarfodydd cyhoeddus 3

Cyfarfodydd preifat 4 Adran 4: Cynrychiolwr SIA 4

Cyhoeddiadau 4 Hysbysebu cyhoeddus 4

Datganiadau i’r wasg 4

Gwefan SIA 4

Trwyddedu unigol 5

Aelod o’r cyhoedd a gorfodaeth 5 Gwrandawiadau llys 5

Adran 5: Rhoi’r cynllun ar waith 5 - 6

Cyflogeion a’r cyfrifoldeb 6 Hyfforddiant galwedigaethol Cymraeg 6 Recriwtio yng Nghymru 6

Page 23: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

23

Contractwyr trydydd parti 6 Monitro’r Cynllun 6 - 7 Cyhoeddusrwydd y Cynllun 7 Cwynion a chanmoliaeth 7

Atodiad A: Prif dargedau i gyflawni’r cynllun 8 Yr ymgynghoriad 9 - 10

Page 24: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

24

Adran 1: Cyflwyniad Diben 1.2 Mae Security Industry Authority (SIA) wedi mabwysiadu’r egwyddor y bydd yn trin y

Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal wrth gynnal busnes cyhoeddus yng Nghymru. Mae’r cynllun yn adnabod sut byddwn yn rhoi’r egwyddor honno ar waith wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

1.2 Drwy gyhoeddi ein cynllun iaith Gymraeg rydym yn ymgorffori arferion gwaith

newydd wrth wasanaethu’r cyhoedd yng Nghymru ac yn ffurfioli ein polisïau iaith yn ôl y gofyn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Ein cefndir 1.3 Mae’r SIA yn Gorff Cyhoeddus Anadrannol gweithredol a noddir gan y Swyddfa

Gartref. Cawsom ein sefydlu gan Ddeddf y Diwydiant Diogelwch Preifat 2001 (DDDP) i reoleiddio gweithgareddau penodol o fewn y diwydiant diogelwch preifat yng Nghymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Mae’r SIA yn cefnogi blaenoriaethau allweddol y Swyddfa Gartref drwy gyfrannu at ddiogelwch cyhoeddus a lleihau ac atal trosedd. Fel rheoleiddiwr y diwydiant diogelwch preifat, ein rôl yw diogelu pobl, eiddo a safleoedd a gosod safonau ansawdd hyfforddiant uchel i ddeiliaid trwyddedau. Fel rhan o hyn, rydym yn:

• trwyddedu unigolion mewn sectorau penodol ac i gymeradwyo cwmnïau • cadw’r diwydiant diogelwch preifat a gweithrediad y fframwaith deddfwriaethol

dan adolygiad cyffredinol • monitro gweithgareddau ac effeithiolrwydd y rheiny sy’n gweithio yn y diwydiant

diogelwch preifat • cynnal arolygiadau • gosod a chymeradwyo safonau ymddygiad, hyfforddiant a goruchwyliaeth yn y

diwydiant • gwneud argymhellion i wella safonau.

1.4 Cadeirydd cyfredol SIA yw Elizabeth France. Mae corff llywodraethu SIA, y Bwrdd,

yn cynnwys aelodau’r Awdurdod (cyfarwyddwyr anweithredol) a’n cyfarwyddwyr gweithredol.

1.5 Rydym wedi ein lleoli yn Llundain. Nid yw’r SIA yn rhagweld y bydd gennym

swyddfa yng Nghymru yn y dyfodol agos; fodd bynnag, rydym yn rheoleiddiwr ar draws y Deyrnas Unedig gyfan.

1.6 Rydym wedi cymryd arnom y gwaith o fonitro effeithiolrwydd gweithredu’r mesurau

sydd wedi’u sefydlu yn y cynllun hwn ac ni fyddwn yn newid y cynllun heb gymeradwyaeth gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Page 25: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

25

Adran 2: Cynllunio a darparu gwasanaeth 2.1 Mae’r SIA yn cydnabod pwysigrwydd darparu gwasanaeth yn iaith ddewisol y

cwsmer fel rhan o wasanaeth o ansawdd ac yn cydnabod diwylliant ac anghenion ieithyddol y cyhoedd sy’n siarad Cymraeg. Mae SIA yn gwbl ymroddedig i’r egwyddor y bydd y Gymraeg a’r Saesneg yn cael eu trin yn gyfartal.

Polisïau a mentrau newydd 2.2 Mae SIA yn ymroddedig i sicrhau bod deiliaid trwyddedau yn bodloni anghenion y

gymuned sy’n siarad Cymraeg a gweithio gyda phartneriaid yng Nghymru i sicrhau bod hyn yn digwydd.

2.3 Pan fyddwn yn cynllunio a ffurfio polisïau neu fentrau newydd, neu ddiweddaru

polisïau cyfredol, byddwn yn asesu’r canlyniadau iaith i sicrhau eu bod yn bodloni’r ymrwymiadau a sefydlir yn y cynllun hwn.

2.4 Wrth ffurfio polisïau a mentrau newydd, bydd SIA yn:

• sicrhau bod holl staff SIA yn cael gwybod am y cynllun drwy weithgareddau codi ymwybyddiaeth mewnol

• sicrhau bod yr holl gyflogeion newydd yn cael gwybod am y cynllun a’u cyfrifoldebau drwy becynnau cynefino

• sicrhau bod polisïau a mentrau newydd yn gyson â’r cynllun a ddim yn ei danseilio

• datblygu canllawiau mewnol sy’n disgrifio’r trefniadau a wneir i roi’r mesurau hyn ar waith

• ymgynghori â Chomisiynydd y Gymraeg ymlaen llaw ynglŷn â chynigion a fydd yn effeithio ar y cynllun

• peidio â newid y cynllun heb gymeradwyaeth ymlaen llaw gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Darparu gwasanaethau a safon gwasanaethau yn Gymraeg 2.5 Mae SIA yn ymroddedig i ddarparu gwasanaeth dwyieithog yn unol â chynnwys y

cynllun. 2.6 Mae SIA yn ymroddedig i ddarparu gwasanaeth o’r un ansawdd yn Gymraeg a

Saesneg. Bydd hyn wedi’i nodi mewn dogfennau allweddol megis ein hadroddiad blynyddol. Mae ein gallu i ddarparu gwasanaethau yn Gymraeg yn rhannol ddibynnol ar wasanaethau cyfieithu. Felly, rydym yn cydnabod y bydd angen cefnogi unrhyw ddiffyg sgiliau iaith Gymraeg mewnol gan gomisiynu gwasanaeth allanol.

Page 26: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

26

2.7 Bydd SIA yn:

• darparu manylion o safonau’r gwasanaethau a gynigir ar ein gwefan • monitro safon y gwasanaeth a’i weithrediad • ymchwilio i wasanaethau iaith Gymraeg y dyfodol • defnyddio cyfieithwyr cymwys sy’n aelodau o Gymdeithas Cyfieithwyr Cymru.

Adran 3: Ymdrin â’r Cyhoedd sy’n siarad Cymraeg Cyfathrebu ysgrifenedig a thros y ffôn gyda’r cyhoedd sy’n siarad Cymraeg 3.1 Mae SIA yn croesawu ymholiadau ysgrifenedig gan aelodau’r cyhoedd yn Gymraeg

neu Saesneg. Bydd llythyrau neu negeseuon e-bost Cymraeg yn cael eu hateb yn Gymraeg o fewn yr un lefelau gwasanaeth â gohebiaeth yn Saesneg.

3.2 Bydd SIA yn cyhoeddi ein bod yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg. 3.3 Ar hyn o bryd, nid oes gan SIA staff sy’n siarad Cymraeg. Felly, byddwn yn cyfarch

galwyr yn Saesneg. Os yw galwr yn dymuno parhau yn Gymraeg, caiff ddewis parhau â’r alwad yn Saesneg neu anfon yr ymholiad atom yn ysgrifenedig. Byddwn yn adolygu’r dewis o allu derbyn ac ymdrin â galwadau yn Gymraeg o’r cychwyn cyntaf.

3.4 Bydd SIA yn cyhoeddi gweithdrefnau mewnol clir ynglŷn ag ymdrin â

chyfathrebiadau ysgrifenedig a thros y ffôn yn Gymraeg a sicrhau bod yr holl gyflogeion yn ymwybodol o’r protocolau perthnasol.

3.5 Ar hyn o bryd, nid oes gennym unrhyw gylchlythyrau e-bost na chylchlythyrau eraill

sydd wedi’u targedu yn benodol at y cyhoedd yng Nghymru. Fodd bynnag, byddwn yn adolygu’r ddarpariaeth hon dros amser. Bydd unrhyw wasanaethau a gynigir yn Gymraeg yn cael eu nodi’n Gymraeg ar ein gwefan.

3.6 Bydd datblygiad gwasanaethau iaith Gymraeg i ddeiliaid trwyddedau yn cael eu

monitro a’u hadolygu. Cyfarfodydd cyhoeddus 3.7 Mae croeso i aelodau’r cyhoedd sy’n bwriadu mynychu ein cyfarfodydd cyhoeddus

yng Nghymru siarad Cymraeg neu Saesneg. Bydd hysbysiadau, gwahoddiadau a phapurau cyhoeddus eraill sy’n nodi trefniadau’r cyfarfodydd hyn yn pwysleisio bod hyn yn bosibl. Byddwn yn gofyn am rybudd ymlaen llaw i’n cynorthwyo ni i drefnu hyn.

Page 27: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

27

3.8 Bydd hysbysebion am gyfarfodydd cyhoeddus yng Nghymru yn ddwyieithog. 3.9 Bydd unrhyw agendâu a chofnodion cyfarfodydd i’r cyhoedd yng Nghymru ar gael

yn ddwyieithog. Cyfarfodydd preifat

3.10 Bydd cyfarfodydd preifat ag aelodau o staff, rhanddeiliaid ac aelodau’r cyhoedd yng Nghymru ar gael yn Gymraeg. Bydd SIA yn sicrhau bod cyfieithwyr ar y pryd cymwys ar gael er mwyn cynnal cyfarfodydd/cyfweliadau yn Gymraeg. Bydd yr holl ddeunydd ysgrifenedig yn ymwneud â chyfweleion unigol ar gael yn ddwyieithog.

Adran 4: Cynrychiolwr SIA Cyhoeddiadau 4.1 Mae SIA yn cyhoeddi at wahanol ddibenion. Bydd gwybodaeth sydd wedi’i thargedu

at gleientiaid diogelwch preifat ac aelodau’r cyhoedd ar gael yn Saesneg. Fodd bynnag, byddwn yn cynnig cyfieithiad i’r Gymraeg ar gais.

4.2 Bydd safonau, canllawiau a deunydd technegol neu arbenigol arall a dargedir at

ddeiliaid trwyddedau, ac nad ydynt yn uniongyrchol ar gyfer y cyhoedd, yn Saesneg. Fodd bynnag, byddwn yn cynnig cyfieithiad i’r Gymraeg ar gais.

4.3 Ar hyn o bryd, mae holl ddogfennau SIA ar gael am ddim. Fodd bynnag, os bydd

cost ynghlwm â chyhoeddiad yn y dyfodol, bydd copïau Cymraeg a Saesneg neu gopïau dwyieithog y cyhoeddiad yr un pris.

Hysbysebu cyhoeddus 4.4 Pan fydd SIA yn cynnal hysbysebion cyhoeddus ac ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd

yng Nghymru, byddwn yn trin y ddwy iaith yn gyfartal. Bydd byrddau hysbysebu a hysbysebion eraill ar safleoedd gwirioneddol yng Nghymru cael eu cyflwyno yn ddwyieithog, yn yr un modd â hysbysebion mewn cylchgronau neu bapurau newydd mewn cyhoeddiadau a ddosbarthir yng Nghymru yn unig.

Datganiadau i’r wasg 4.5 Bydd SIA yn cyhoeddi datganiadau i’r wasg a datganiadau i’r cyfryngau yn

ddwyieithog yng Nghymru lle maent yn ymwneud â materion penodol i Gymru. Bydd cyfieithiadau mewn cynadleddau i’r wasg yng Nghymru yn cael eu darparu i newyddiadurwyr ar gais.

Page 28: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

28

4.6 Ceir adegau lle nad yw’n bosibl trefnu i gyfieithu datganiad i’r wasg brys cyn ei gyhoeddi. Mewn achos o’r fath, trefnir cyfieithiad o fewn 24 awr yn ystod dyddiau’r wythnos.

Gwefan SIA 4.7 Mae gwefan SIA yn cynnwys adran sydd wedi’i neilltuo i wybodaeth ar gyfer y

cyhoedd, yn cynnwys manylion craidd ein gwaith. Bydd yr adran hon ar gael yn Gymraeg.

Trwyddedu unigol 4.8 Un o brif ddyletswyddau SIA yw gwaith gorfodol trwyddedu unigolion sy’n gweithio

mewn sectorau penodol o’r diwydiant diogelwch preifat. 4.9 Bydd canllaw ysgrifenedig i’r ymgeiswyr a deiliaid trwyddedau ynglŷn â sut i gael

trwydded ar gael yn Gymraeg, ar gais, ac yn Saesneg. Rydym yn croesawu cyfeiriadau gan y cyhoedd yn Gymraeg neu Saesneg.

Aelodau o’r cyhoedd a gorfodaeth

4.10 Mae SIA yn cynnal prosesau teg i ymchwilio i honiadau o droseddolrwydd a chamweddau a wneir gan gyflogwyr, deiliaid trwyddedau eraill, cyrff cyhoeddus eraill neu aelodau’r cyhoedd. Mae gan SIA yr hawl i ddefnyddio’r wybodaeth a dderbynnir i gyfarwyddo ein gweithgarwch gorfodaeth, cefnogi ein penderfyniadau trwyddedu neu fel tystiolaeth mewn erlyniad.

4.11 Bydd gwybodaeth i’r cyhoedd ynglŷn â sut i gyflwyno cwyn neu bryder yng

nghyswllt rhywun sy’n gweithio yn y diwydiant diogelwch preifat ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Rydym yn croesawu cyfeiriadau gan y cyhoedd yn Gymraeg neu Saesneg.

4.12 Bydd SIA yn galluogi aelodau’r cyhoedd sy’n dystion yng Nghymru i roi datganiadau

i ymchwilwyr yn Gymraeg neu Saesneg drwy ddefnyddio cyfieithwyr cymwys, lle rhoddir digon o rybudd ymlaen llaw.

Gwrandawiadau llys

4.13 Bydd unigolyn yn gallu siarad yn Gymraeg mewn gwrandawiad yng Nghymru. Pan gawn wybod bod deiliad trwydded neu rywun sy’n gysylltiedig â’i achos yn dymuno siarad Cymraeg, bydd y llys yn galluogi iddo wneud hynny drwy ddefnyddio

Page 29: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

29

cyfieithwyr ar y pryd cymwys. Rhaid i ddeiliad trwydded gysylltu â’r llys lle cynhelir y gwrandawiad i wneud cais am gyfieithydd ar y pryd. Mae angen rhybudd o 28 diwrnod ar y llys i wneud hyn yn effeithiol.

Adran 5: Rhoi’r cynllun ar waith Cyflogeion a’r cyfrifoldeb 5.1 Bydd Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol yn goruchwylio gweithgareddau

rhoi’r cynllun ar waith a monitro’r cynllun o ddydd i ddydd. 5.2 Mae gan yr holl reolwyr gyfrifoldeb i roi’r agweddau hynny ar y cynllun sy’n

berthnasol i’w hadrannau ar waith. 5.3 Mae holl aelodau’r staff yn gyfrifol am gyflawni eu swyddogaethau mewn perthynas

â’r cynllun. Bydd yr holl staff yn ymwybodol o’r cynllun a’r goblygiadau i’w gweithgareddau bob dydd.

Hyfforddiant galwedigaethol Cymraeg 5.4 Mae SIA yn annog ac yn cefnogi unrhyw aelod o staff sy’n dymuno dysgu Cymraeg

i ryngweithio yn well â’r cyhoedd yng Nghymru, yng nghyd-destun ei amcanion cyffredinol ac amcanion y sefydliad.

Recriwtio yng Nghymru 5.5 Bydd SIA yn dynodi a oes unrhyw swyddi lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn

hanfodol neu ddymunol, a dynodi’r lefel o allu gofynnol. Bydd hyn yn cael ei adlewyrchu yn y swydd ddisgrifiadau a’r manylebau person.

5.6 Ar gyfer y swyddi hynny lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol, bydd

hysbysebion recriwtio yn ymddangos yn ddwyieithog mewn cyhoeddiadau Saesneg sy’n cylchredeg yn bennaf yng Nghymru, ac yn Gymraeg mewn cyhoeddiadau Cymraeg. Byddant hefyd yn ymddangos yn ddwyieithog ar wefan SIA.

5.7 Bydd gallu yn yr iaith Gymraeg i’r lefel ddymunol yn cael ei roi dan brawf fel rhan o’r

broses recriwtio. Contractwyr trydydd parti 5.8 Bydd contractwyr trydydd parti sydd â chontractau newydd neu wedi’u hadnewyddu

lle bydd y gwaith yn cynnwys cyfathrebu yn Gymraeg yn cael gwybod am gynllun

Page 30: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

30

iaith Gymraeg SIA ac unrhyw oblygiadau penodol. Yn benodol, tynnir eu sylw at rannau perthnasol y cynllun y bydd disgwyl iddynt eu rhoi ar waith.

5.9 Bydd perfformiad mewn cymhariaeth â’r contract yn cael ei fonitro o ran

cydymffurfiad, amserlenni a thargedau. Monitro’r cynllun

5.10 Bydd SIA yn monitro gweithgareddau rhoi’r cynllun ar waith yn unol â’r cynllun gweithredu ac adrodd yn ôl i Fwrdd SIA ynglŷn â chynnydd bob blwyddyn. Bydd yr adroddiad hwn hefyd yn cael ei gyflwyno i Gomisiynydd y Gymraeg.

5.11 Yn ogystal, bydd SIA yn adolygu cydymffurfiad â’r cynllun yn flynyddol a chyflwyno’r

adroddiad i Gomisiynydd y Gymraeg. Bydd hyn yn:

• dynodi a yw SIA yn cydymffurfio â’r cynllun ar hyn o bryd ai peidio • dynodi a yw’r cynllun yn cael ei reoli’n briodol • dadansoddi perfformiad ar sail adrannol a chorfforaethol, er mwyn sicrhau

cysondeb • asesu ac ystyried y prif themâu wrth roi’r cynllun ar waith • cydnabod unrhyw wendidau sylweddol a datblygu cynllun gweithredu, gan

gynnwys amserlen, i fynd i’r afael â nhw. 5.12 Bydd crynodeb o’n perfformiad yn cael ei gynnwys yn ein hadroddiad blynyddol. 5.13 Yn ystod trydedd flwyddyn rhoi’r cynllun ar waith, byddwn yn paratoi adroddiad

gwerthuso yn asesu a gwerthuso ein perfformiad yng nghyswllt rhoi’r cynllun ar waith. Yn y cyfnod hwn, byddwn hefyd yn adolygu a diweddaru’r cynllun iaith Gymraeg, fel sy’n briodol.

Cyhoeddusrwydd y cynllun

5.14 Wrth lansio’r cynllun, bydd SIA yn cyhoeddi datganiad i’r wasg ac yn cyhoeddi’r cynllun ar ein gwefan. Bydd ein prif randdeiliaid yng Nghymru yn cael gwybod am y cynllun.

5.15 Bydd y cynllun hefyd yn cael ei hysbysebu i staff a’i gynnwys yn ein llyfryddiaeth

gynefino.

Cwynion a chanmoliaeth 5.16 Bydd cwynion ynglŷn ag agweddau penodol ar roi’r cynllun ar waith yn cael eu trin

gan unedau unigol yn unol â’u gweithdrefnau cwynion eu hunain.

Page 31: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

31

5.17 Dylid cyfeirio cwynion sy’n gysylltiedig â’r cynllun hwn, neu awgrymiadau am

welliant at yr aelod o staff uwch sy’n gyfrifol am y cynllun, i’r e-bost canlynol: [email protected]

5.18 Bydd SIA yn cydweithio â Chomisiynydd y Gymraeg er mwyn datrys cwynion ac yn

ystod unrhyw ymchwiliadau a gynhelir dan adran 17 Deddf yr Iaith Gymraeg.

Page 32: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

32

Atodiad A: Prif dargedau i gyflawni’r cynllun Targed

Dyddiad cwblhau

1. Gwefan Byddwn yn cytuno ar raglen gyda Bwrdd yr Iaith Gymraeg i gynyddu’r cynnwys Cymraeg ar ein gwefannau a diweddaru’r gwefannau hyn ar y sail hon.

Mawrth 2020

2. Gweithgor Byddwn yn sefydlu gweithgor yn cynnwys cynrychiolwyr o’r prif gyfarwyddiaethau yn SIA i hybu gwaith cyflawni’r cynllun.

Rhagfyr 2019

3. Hyrwyddwyr Byddwn yn sefydlu hyrwyddwyr mewn swyddi uwch yn y prif feysydd i hyrwyddo’r cynllun ar lefel uchel o fewn SIA.

Rhagfyr 2019

4. Canllaw i Staff Byddwn yn darparu canllaw i staff yn rhoi gwybod iddynt am y cynllun a’r goblygiadau i’w gwaith a phwynt cyswllt ar gyfer unrhyw ymholiadau.

Rhagfyr 2019

5. Asiantaethau Byddwn yn cysylltu â’n hasiantaethau i dynnu eu sylw at y cynllun a’u hatgoffa o’u cyfrifoldebau ynghlwm ag o.

Mawrth 2020

6. Contractau Byddwn yn diwygio ein contractau safonol a thempledi contractau i gynnwys cyfeiriad at y cynllun.

Ionawr 2020

7. Cyhoeddusrwydd i’r cynllun Byddwn yn hysbysebu’r cynllun ar ein gwefan ac mewn unrhyw ddeunydd cyhoeddusrwydd perthnasol.

Mai 2020

Page 33: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

33

Yr ymgynghoriad 1. A ydych chi’n credu bod y cynllun iaith Gymraeg drafft yn rhwydd i’w ddeall?

Ydy Nac ydy Ddim yn gwybod

2. Dywedwch wrthym am unrhyw sylwadau sydd gennych am y cynllun iaith Gymraeg.

3. Ydych chi'n hoffi'r cynllun iaith Gymraeg?

4. Os oes, beth ydych chi’n credu sydd ar goll? Pam ddylai hyn gael ei gynnwys?

5. A oes unrhyw beth ydych chi’n credu na ddylai fod yn y cynllun iaith Gymraeg drafft?

Oes Nac oes Ddim yn gwybod

6. Os oes, beth ydych chi’n credu na ddylai fod yn y cynllun iaith Gymraeg drafft? Pam

hynny? 7. Pa mor rhwydd ydych chi’n credu yw dilyn y cynllun iaith Gymraeg drafft?

1 2 3 4 5 Anodd iawn Anodd Ddim yn

rhwydd nac yn anodd

Rhwydd Rhwydd iawn

8. A ydych chi’n credu y byddech yn ysgwyddo costau oherwydd y cynllun iaith

Gymraeg drafft hwn?

Ydw Nac ydw Ddim yn gwybod

9. Os ydych, rhowch amcangyfrif o’r gost hon, a rhowch eglurhad cryno o pam byddech

chi’n ysgwyddo’r gost hon.

10. A ydych chi’n credu y byddai’r cynllun iaith Gymraeg drafft hwn o unrhyw fudd i chi? Ydw Nac ydw Ddim yn gwybod

Page 34: Introduction · 2020-03-11 · 1 Introduction . The Security Industry Authority (SIA) has adopted the principle that it will treat both Welsh and English language equally. The Welsh

34

11. Os ydych, nodwch y buddion hyn. Os ydych chi’n credu y byddai o unrhyw fudd ariannol i chi (e.e. arbed amser neu arian i chi), rhowch amcangyfrif o’r budd ariannol hwn.

12. A oes gennych chi drwydded SIA weithredol?

Oes Nac oes Ddim yn gwybod

13. Os oes gennych drwydded SIA weithredol, pa drwydded(au) sydd gennych chi?

i) Cludo Arian Parod a Phethau Gwerthfawr j) Gwarchodaeth Bersonol k) Goruchwylio Drysau l) Deiliad Allwedd m) Ddim ar y rheng flaen n) Gwyliadwriaeth o Fannau Cyhoeddus (Teledu Cylch Cyfyng) o) Gwarchod Diogelwch p) Llonyddu Cerbydau

14. A ydych chi’n ateb ar ran -

f) busnes diogelwch preifat g) heddlu h) corff cyhoeddus arall i) Rwy’n ateb ar fy rhan fy hun j) arall

Diolch am dreulio amser yn cwblhau’r ymgynghoriad hwn.