internal audit iso 9001
TRANSCRIPT
INTERNALAUDIT
ISO 9001
By : R. Iman Satriyo Wibowo
DOCUMEN4.2.3•Pengesahan•Identifikasi•Revisi•Distribusi•Doc External•Doc Internal
STD ISO PROCES BISNIS
6. PROCEDURE4.2.3 Document control4.2.4 Record control4.2.5 IQA8.3 Pruduk NC8.5.2 Corective Action8.5.3 Preventive action
IMPLEMENTASI
EVIDENCEPENGENDALIAN CATATAN MUTU4.2.4•Indexing•Filing•Lama simpan•Pemusnahan
QP
QM
WI
SUPORTING DOC, table, form
Audit
QUALITY PERFORMANCE
4.2.24.2.1
Sasaran Mutu :Kebijakan MutuVisi / Misi
PRINSIP, METODE & TEKNIKAUDIT
STANDARD AUDIT
ISO 19011:2002Guidelines for quality and/or environmental management
system auditing
ISO 14011 EMS
ISO 10011 QMS
DEFINISI
■ IS0 19011, AUDIT adalah
Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk menemukan bukti audit dan mengevaluasi secara objectif untuk menentukan apakah kriteria audit sudah terpenuhi
PRINSIP AUDIT
■ PRINSIP BERKAITAN DENGAN AUDITOR :– Kode Etik : Dasar Profesionalisme■ Dapat di percaya, punya integritas, dapat menjaga
kerahasiaan dan berpendirian– Penyajian yang objectife (fair) : Kewajiban untuk
melaporkan secara benar dan akurat.■ Temuan Audit, kesimpulan audit dan laporan audit bukti
bahwa audit sudah benar dan akurat.– Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian
dalam audit.■ Memelihara profesionalisme, kepercayaan dan memiliki
kompetensi.
■PRINSIP BERKAITAN DENGAN PROSES AUDIT :– Independen : dasar yntuk tidak berpihak dan obtyektifitas kesimpulan audit■ Tidak terkait dengan organisasi■ Bebas dari bias dan konflok kepentingan– Pendekatan berdasarkan bukti : kesimpulan audit yang dapat di percaya,
konsisten dan sistematis■ Bukti audit dapat diverifikasi■ Berdasarkan pada sample informasi yang tersedia
Autority for Program
Difine Program# Objective / exelent# Procedures# Resources# Responsibility
Implement Program# evaluating auditors# assigning audit term#d irecting audit activities# Recording
Monitoring & review programme
Improvement ActionAct
Plan
Do
Check
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT
AKTIFITAS AUDIT
Memulai Audit
Pelaksanaan tinjauan dokumen
Persiapan audit lapangan
Pelaksanaan audit lapangan
Persiapan, pengesahan dan distribusi laporan
audit
Penyelesaian Audit
(Tim Audit, Tujuan, Lingkup, kriteria)
(Tujuan Dokument)
(Rencana audit, dokument kerja/checklist)
(Persiapan laporan audit, pengesahan, distribusi)
(Penyimpanan dokumen/rekaman, finalisasi audit)
(Rapat pembukaan, audit, rapat penutupan)
Ketua Tim Audit InternalMempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahua tentang
standart ISO 9001 : 2008 teknik dan metode audit
■Tanggung Jawab– Membuat keputusan akhir hasil audit– Menyiapkan neraca audit– Menetapkan peran di dalam tim– Memberikan penjelasan pada tim– Meninjau dokumen kerja– Mewakili tim saat opening/closing meeting– Melaporkan ketidak sesuaian kritis– Melaporkan hambatan utama– Membuat laporan audit
PERENCANAAN AUDIT1. Tujuan Audit
Konfirmasi pemenuhan kesesuaian SMM dengan peryaratan standart ISO 9001 : 2008
Konfirmasi pemenuhan terhadap persyaratan perundang undangan
Konfirmasi kesesuaian terhadap kebijakan dan prosedure organisasi
Mengevaluasi evectifitas SMM dalam pencapaian sasaran mutu
Identifikasi area yang berpotensi untuk penyempurnaan.
2. Lingkup Audit■Lokasi fisik■Unit organisasi■Aktifitas and proses yang akan dilakukan audit■Durasi audit3. Kriteria Audit■Standard■Kebijakan dan prosedur■Regulasi dan perundangan■Peryaratan kontrak
• Internal Audit TeamDitunjuk oleh koordinatorHarus independen dari area yang di auditMempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan tentang
standad ISO 9001 : 2008, teknik dan metode audit
Tanggung Jawab Meninjau semua informasi yang relevan Menyiapkan documen kerja untuk audit Melaksanakan audit Melaporkan penyimpangan dan temuan audit kepada
ketua tim Mendokumentasikan ketidak sesuaian Memverifikasi tindakan perbaikan yang diambil terhadap
ketidaksesuaian yang terjadi Menyimpan dan menjaga semua dokumen dokumen aktif
PENETAPAN TEAM AUDIT
■ Tujuan, lingkup kriteria, lokasi dan lama audit
■ Kompetensi Audit yang di butuhkan
■ Bahasa Auditee
■ Karakteristik Sosial dan budaya
■ Independensi Tim
KRITERIA AUDITORPertimbangan
Performa bagusPengalaman kerja di OrganisasiPengetahuan dan pemahaman standardKerjasamaKepemimpinan dan pengorhganisasianKemampuan berkomunikasi : membca, mendenganr, menulis dan berbicaraMemiliki dampak pada kehandalanntemuan audit dan kesimpukannya
ATRIBUT POSITIF AUDITOR■ Etika jujur■ Berpikir terbuka■ Diplomatis■ Mampu melihat (good observer)■ Mudah memahami■ Flexible■ Tegas■ Percaya diri
KONTAK AWAL DENGAN AUDITEEUntuk :
Penetapan rute komunikasi
Memberi informasi ketika selokasi tim audit
Meminta beberapa dokumen dan rekaman
Membuat beberapa kesepakatan
AuditeePihak / fungsi / Departmen / Area / Proses yang di audit
Tanggung Jawab Menjamin SMM telah efectif di terapkan sebagaimana yang diminta oleh standard dan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkanMenjamin semua rekaman dan dokumentasi yang di perlukan tersedia selama pelaksanaan auditMenyediakan semua bukti obyektif, informasi dan kerjasama dengan auditor, termasuk penyediaan pemandu (bila diperlukan)Menindak lanjuti temuan audit dan elaksanakan tindakan perbaikan
Tinjauan Dokumen
■ Dokumen dokumen SMM
■ Penerapan codes of pratice da peraturan perundangan/persyaratan lain
■ Daftar induk dan daftar distribusi dokumen
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Tinjauan Dokumen
Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pelaporan
Tindak LanjutItinery/rencana auditChecklistInformasi / briefing timKomunikasi dengan auditee
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
■ Pembuatan rencana audit■ Briefing tim■ Membuat check list standard■ Membuat checlist personil– Menjamin kelengkapanncakupan area dan pendekatan
sistematis– Sebagai alat bantu pengingat bagi auditor dan efisien waktu– Konsistensi
RENCANA – RENCANA AUDIT
Urutan elemen / proses dan alur logika
OpeningMeeting &Site Tour
Area 1
Area 2
Area 3
Area 4
Area 5
TeamMeeting Area 4
Area 6
Area 7
Area 9
etc
Review issue dentified area 2
Review issue identified area 2
CHECKIST
Persiapan Audit Lapangan
Pengiriman Notifikasi audit
Sebaiknya dalam bentuk tertulis
Pengaturan waktu sebelum audit dilakasanakan
Melakukan Audit
■ Rapat Pembukaan– Perkenalkan anggota tim audit– Penjelasan tujuan, lingkup dan kriteria audit– Memberikan penjelasan singkat tentang metode yang di
gunakan saat melakukan audit– Konfirmasi rencana audit, metode komunikasi saat audit,
kebutuhan pemandu dsb
Melakukan Audit■ Perlengkapan Audit– Clipboard– Log Book– Copy of standard (s)– Check list Audit– Formulir Laporan– Formulir CAR / TPP– Audit plan / rencana audit
Melakukan AuditProses Audit
Mengumpulkan danMenyeleksi informasi
Verifikasi
Membandingkan denganKriteria audit
Tinjauan
Sumber informasi
Informasi
Bukti Audit
Temuan Audit
Kesimpulan Audit
MELAKUKAN AUDIT
Interview Personil
ObservasiLapangan
Pemilihansample
Tinjauan dokumen& aktifitas
Melakukan Audit■ Pertanyaan Terbuka– Membiarkan auditee untuk menyampaikan informasi
secara terbuka– Gunakan 5W dan 1H■ Pertanyaan pilihan / Probing questions– Menuntun dan mengaahkan– Tindak Lanjut atau focus pada detail yang lebih dalam■ Pertanyaan tertutup– Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak”– Sebagai peembuktian bisa di gunakan 1 S
Melakukan Audit■Auditor Jangan– Keluar dari jalur & kehilangan jejak– Memimpin atau di pimpin– “Booged down” / macet– Memmbuat asumsi, opini atau perkiraan
FAKTA ATAU OPINI■ Area penyimpana sangat tidak rapi (fakta / opini)■ Ditemukan saat cek laboratorium terdapat ph=3
dimana standardnya 4~8 belum diterbitkan ketidaksesuaian(fakta / opini)
■ Catatan tidak ditemukan di laboraturium■ “Kami tidak pernah menerima komplain” (fakta / opini)■ “Bahwa itu tidak mungkin terjadi karena tidak terlalu
baik pengendaliannya” (fakta / opini)■ Surat dari KLH No S.kep/BPLHD/05-01-2007
menyatakan bahwa kita mempunyai pengendalian operasional yang tidak mudah (fakta / opini)
AUDITOR, Be aware of (hati hati)
■ Auditee yang agresif■ Auditee yang pemalu / nervous■ “missing documents”■ “missing people”■ Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)■ Kasus special■ Issue lokal dan budaya pelanggan■ “pemerasan emotional”
Melakukan Audit
■ Auditor Meeting– Peninjauan checklist Audit– Daftar temuan audit beserta dengan kelengkapan bukti
bukti audit– Keputusan nonconformities atau opportunity for
improvement– Buat permintaan tindak ;lanjut perbaikan
Melakukan Audit
■ “Finding statement / emuan Audit”– Descripsi ketidaksesuaian ( P )– Area temuan ( L )– Bukti obyektif ( O )– Referensi atau persyaratan ( R )
Melakukan Auditcontoh “finding statement/temuan audit”■ Saat Audit di bagian Purcashing di temukan bahwa Prosedur
tidak diterapkan sepenuhnya dimana tidak semua order pembelian di informasikan secara lengkap. Misal : PO 1234ndan 1235 tidak menunjukkan harga dan tanggal penyerahan serta ketersediaan MSDS saat pengiriman. Hal ini tidak sesuai dengan Prosedur QP6, dimana semua order pembelian harus lengkap.
Melakukan Audit■ Temuan Audit
Kategory :Non-conforminty/ketidaksesuaianOpportunity for improvement/peluang untuk penyempurnaan
Melakukan Audit
■ Pemaparan temuan
■ Tim auditor memaparkan temuan audit kepada manajemen pada saat “closing Meeting”
■ “Closing meeting” harus konstruktif dan di tujukan untuk penyempurnaan sistem, terutama bagi auditor dan auditee yang bekerja pada organisasi yang sama dan pempunyai tujuan yang sama
Melakukan Audit■ Rapat Penutupan– Informasi managemen tentang kesimpulan tim audit dan
rekomendasi yang di butuhkan– Daftar hadir sebagai bukti pelaksanaan– Konfirmasi ulang lingkup audit– Penjabaran ketidaksesuaian penjelasan dampaknya– Menjelaskan hal hal yang perlu di ketahui berhubungan denga
proses audit– Menjelasiakn kembali bahwa audit adalah berdasarkan samoling– Ucapan selamat dan terima kasih kepada auditee dan
penekanan pada aspek positif sistem jika memungkinkan
Pelaporan Audit■ Pelaporan hasil audit (tanggung jawab ketua tim Audit)– Identifikasi proses proses yang di audit– Tujuan dan lingkup audit– Kriteria audit, termasuk daftar dokumen acuan– Identifikasi anggota tim audit– Waktu dan tempat audit– Area spesifik yang di audit– Ketidaksesuaian (permintaan Tindakan Perbaikan)– Kesepakatan rencana tindak lanjut– Rekomendasi untuk penyempurnaan/peingkatan– Daftar distribusi laporan audit
Pelaporan Audit
■ Audit dinyatakan lengkap jika :
Semua kegiatan di dalam rencana audit sudah dilaksanakan termasuk distribusi laporan audit
Tindak lanjut Audit■ Tindak lanjut dan penyelesaian audit■ Auditee bertanggung jawab untuk menentukan sitiap tindaan
perbaikan yang diperlukan untuk menghilangkan ketidak sesuaian
■ ‘Tindak lanjut’ berarti proses untuk menentukan apakah tindakan perbaikan yang di isyaratkan telah diterapkan
■ ‘Penyelesaian’ berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor
■ Metode untuk ‘menyelesaian’ dapat termasuk audit ulang untuk area yang bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan atau meninjau dokumentasi yang telah direvisi
End