informe final- kid garden

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESASAUDILGEM

AUDILEGEM LTDA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA KIDS GARDEN

2008

ACI No

05 JUNIO/2008



AUDILEGEM LTDA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA KIDS GARDEN

EQUIPO AUDITOREQUIPO AUDITOR

Supervisor/docente Especialista MYRIAM PRIETO CARDOZO

Equipo de Auditoría ASTRID LOSADA ALMARIO (LIDER)

JULIE MARCELA SANCHEZ

LEIDY JOHANNA URUEÑA

SINDY LORENA ARIAS

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TABLA DE CONTENIDO

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1. INTRODUCCIÓN

El equipo de auditoría AUDILEGEM LTDA, en desarrollo de su función

otorgada por la universidad Surcolombiana, y en cumplimiento de su

plan de auditoría, practicó Auditoría a la INSTITUCIÓN EDUCATIVA KIDS

GARDEN.

La presente auditoría se realizó por la necesidad de conocer como se

encuentra la institución, para verificar lo realizado por la parte

administrativa y operativa de la misma; y evaluar si se esta haciendo lo

correcto o no. Adicionalmente, para confirmar si se está trabajando en

pro de la misión y posterior alcanzar la visión logrando así la satisfacción

total de los clientes o quienes utilizan el servicio.

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la administración,

dentro del desarrollo de la auditoría.

El equipo auditor AUDILEGEM LTDA espera que este informe contribuya

al mejoramiento continuo de la Institución y con ello a una eficiente

administración de los recursos con los que cuenta la institución.

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2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERÍODO AUDITADO

Las situaciones que afectan los resultados del periodo auditado y que

deben tenerse en cuenta para opinión son:

Se presentó un cambio en administración de personal, caso

específico recientemente ingresó un nuevo contador a la

institución.

En el año 2000 la institución inició actividades educativas con un

número mínimo de usuarios del servicio. No obstante, hoy gracias

a la buena imagen proyectada del colegio a nivel local han

aumentado los usuarios del servicio contando con gran número de

estudiantes, por ende se estima la posibilidad de que estos

aumenten cada año.

Debido a la demanda del servicio la institución educativa se vio en

la necesidad de adquirir planta física propia y como recurso de

financiamiento adquirió créditos con terceros, razón por la cual

mostraba iliquidez en el año 2005, sin embargo en la actualidad

refleja utilidades.

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Neiva, 9 de junio de 2008

Doctora

GLORIA ISABEL CANDELO

Directora General

INSTITUCION EDUCATIVA KIDS GARDEN

NEIVA HUILA

El equipo de auditoría AUDILEGEM LTDA en las facultades concedidas

por la universidad Surcolombiana, como estudiantes de administración

de empresas, en práctica académica realizó auditoría a la INSTITUCION

EDUCATIVA KIDS GARDEN a través de la evaluación de los principios de

eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a

su disposición y los resultados de su gestión, la comprobación de que las

operaciones administrativas y económicas se realizaron conforme a

normas legales; y la evaluación del Sistema de Control interno.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información

suministrada por la INSTITUCIÓN y analizada por la Especialista en

Revisoría Fiscal y Auditoría Externa. La responsabilidad del Equipo

auditor consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre

la gestión adelantada por la administración de la institución, la calidad y

eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la

razonabilidad del talento humano e higiene y seguridad industrial, así

como la administración y gestión de la misma.

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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y

procedimientos de auditoría compatibles con los de general aceptación

en Colombia; por lo tanto requirió de una adecuada planeación,

ejecución y supervisión del trabajo, de manera que el examen

proporcione una base suficiente para fundamentar los conceptos y la

opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen, sobre la

base de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la

institución, así como la adecuada implementación y funcionamiento del

Sistema de Control Interno.

El informe contiene observaciones administrativas, una vez

comunicadas por el equipo de auditoría, fueron corregidos por la

supervisora.

ALCANCE

Con base en el conocimiento adquirido de la institución, el equipo

AUDILEGEM, realizó el presente informe fundamentado en las líneas de

auditoría de Administración y Gestión, Talento Humano, higiene y

Seguridad Industrial y Sistema de Control Interno; con el propósito de

informar los resultados de la misma.

Concepto sobre la Gestión y los Resultados

La institución no fue eficiente, ni oportuna en la formulación y ejecución

de políticas institucionales claras.

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Se resalta la inexistencia de manuales, políticas, y/o procedimientos de

higiene y seguridad industrial, además de la señalización de salida de

emergencias.

La contratación del recurso humano es muy generalizada e informal,

pues no tienen un proceso formalizado de la selección y reclutamiento

de personal.

La ausencia de un sistema de costos no le ha permitido a la entidad

conocer técnica y financieramente el monto de sus egresos ni su

incidencia en el presupuesto.

Las observaciones anteriores permiten conceptuar que en la gestión

adelantada por la administración de la institución, no ha sido muy eficaz

ni efectiva y, por tanto, dichas afirmaciones se concretan en hallazgos.

Adicionalmente, el Sistema de Control Interno presenta de acuerdo a la

ejecución una calificación de 0,95159 equivalente a un riesgo MEDIO, lo

que demuestra que falta cumplimiento con algunas funciones de control

interno, ya que estas son realizadas por una sola persona en la

institución y no son abarcadas en su totalidad.

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Consolidación de Hallazgos

El equipo auditor AUDILEGEM con el propósito de mantener una

comunicación constante con la institución auditada, notifica los

hallazgos obtenidos durante la ejecución de los programas en donde se

resalta una totalidad de 36 hallazgos entre los cuales 20 son positivos y

16 son negativos (ver Cuadro 1), esta información es suministrada con el

fin de que la institución educativa inicie de manera inmediata las

acciones correctivas.

Cuadro 1

LINEAS POSITIVOS NEGATIVOS TOTAL

Administración y Gestión 10 2 12

Talento Humano e Higiene y

Seguridad Industrial

5 5 10

Sistema de Control Interno 5 9 14

Total 20 16 36

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Plan de Mejoramiento

A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan

actividades de mejoramiento de la gestión, la Institución debe diseñar

un Plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias

puntualizadas, documento que debe ser remitido al equipo AUDILEGEM

LTDA dentro de los dos días siguientes al recibo de este informe.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán

respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma de las

acciones con que se implementarán los correctivos, responsables de

efectuarlos y seguimiento a su ejecución.

___________________________________

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Líder equipo de auditoría AUDILEGEM LTDA.

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

4.1. RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA

4.1.1. Evaluación POR LÍNEAS DE AUDITORÍA

ADMINISTRACION Y GESTION

Los procesos administrativos, reflejan la organización, dirección y el

control que se practica en una empresa, con el fin de conseguir el logro

de sus objetivos. Un buen desempeño de estos redunda en una serie de

beneficios para el ente que se ven reflejados en un clima organizacional,

motivación y desempeño en de sus trabajadores, además hace parte

indispensable de un buen proceso administrativo brindar toda una serie

de beneficios para la empresa en pos de un desarrollo integral.

En esta línea, se identificaron hallazgos positivos y negativos en lo

referente al clima organizacional.

1. El ambiente donde una persona desempeña su trabajo diariamente, el trato que un jefe puede tener con sus subordinados, la relación entre el personal de la empresa e incluso la relación con proveedores y clientes, todos estos elementos van conformando lo que se denomina clima organizacional, este aspecto es positivo en esta entidad ya que hace que el recurso humano, cree y mantenga un sentido de pertenencia por la institución, para el cumplimiento de metas, objetivos y genera un ambiente propicio para el trabajo en equipo.

2. El recurso humano con el que cuenta la institución, esta lo suficientemente capacitado para desempeñar las labores para las cuales ha sido designado, lo cual indica que es favorable para la organización.

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3. Los recursos físicos y tecnológicos con los que se cuenta la organización son adecuados y suficientes para el logro de los objetivos y metas trazadas. Es importante tener en cuenta que el aprovechamiento tanto de la tecnología como de los recursos físicos es parte integral del proceso de mejoramiento continuo que toda organización pretende mantener con el fin de ser eficientes y eficaces a la hora de cumplir con su objetivo.

4. Podemos destacar que la administración tiene sobrecarga de actividades lo que dificulta el cumplimiento de labores planeadas, de igual forma es un poco difícil la comunicación con el contador ya que este no permanece constantemente en la institución.

5. No existen políticas de calidad, financieras y de seguridad bien definidas, puesto que la entidad las asume como objetivos misionales.

TALENTO HUMANO E HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

El talento humano proporciona la chispa creativa en cualquier organización. La gente se encarga de diseñar y producir los bienes y servicios, de controlar la calidad, de distribuir los productos, de asignar los recursos financieros, y de establecer los objetivos y estrategias para la organización. Sin gente eficiente es imposible que una organización logre sus objetivos. El trabajo del director de talento humano es influir en esta relación entre una organización y sus empleados.

La administración de los riesgos tiene por objeto determinar, analizar, valorar y establecer las medidas preventivas y de control a los diversos riesgos existentes en las áreas de trabajo de la compañía, que puedan afectar temporal o continuamente la salud y la integridad física de los trabajadores, los activos de la empresa y/o el medio ambiente, en el desarrollo de los procesos y operaciones.

1. Uno de los aspectos más importantes en toda organización, es propender que el trabajador se sienta motivado al desarrollar sus tareas, y a su vez comprometido con la misma. De manera evidente la institución, cuenta con planes de incentivos, generando de esta manera la motivación necesaria para el cumplimiento de su misión.

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2. Brindar capacitación al recurso humano con el que se cuenta es de vital importancia en toda organización, esto conlleva no solamente a la motivación, sino que también fortalece y hace parte de los conocimientos que se requieren en un entorno cambiante como el que se vive actualmente en el sector empresarial, este aspecto es de resaltar en la institución; además, no se trata de tomar todos los cursos existentes o contratar especialistas en todas las áreas, si no definir específicamente las áreas y los temas en los que se requiere actualizar, mejorar o implementar.

3. Una empresa es eficiente en la medida en que el recurso humano sea aprovechado de tal forma que permita explorar las cualidades y capacidades con las que cuenta cada individuo para la empresa y generen el valor agregado que se requiere. Ante este es importante anotar que la institución debe implementar un proceso que permita escoger adecuadamente al personal, dependiendo del perfil que se requiera para cada cargo.

4. Uno de los objetivos de las organizaciones es proteger a los empleados de los riesgos profesionales y crear en las empresas una cultura de prevención que permita mejorar las condiciones de trabajo y de salud, así como su productividad; en este aspecto, KIDS GARDEN presenta una serie de fallas, por cuanto no se maneja un panorama de riesgos, y existen aspectos que aunque no parezcan importantes como la falta de señalización de identificación y de evacuación, mantenimiento a las instalaciones son relevantes al momento de evaluar la seguridad industrial.

5. El comité paritario de salud ocupacional (COPASO) tiene una noble misión, promover y vigilar las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la entidad, contribuyendo a la protección de la integridad física de los trabajadores y la seguridad de la institución educativa en general. La institución educativa actualmente no lo tiene lo que puede conllevar a que el personal que este más propenso al riesgo, no reciba las adecuadas atenciones que ameriten un accidente o una enfermedad, adicionando el desconocimiento de los empleados en relación al tema, generando así menor productividad y por consiguiente el desvío de la misión y posterior de la visión.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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Se realizó la evaluación de los componentes del Sistema de Control

Interno y se determinó que la Institución presenta ciertas deficiencias. El

componente más crítico fue la valoración del riesgo y entre los menos

críticos están los componentes de ambiente de control, actividades de

control y monitoreo; y por último, el componente de información y

comunicación está en un nivel de riesgo bajo.

Por lo tanto, todos estos componentes críticos presentan riesgos

inherentes que afectan a la institución en el desarrollo de su misión y

eficiencia en sus operaciones.

Ambiente de control

El puntaje obtenido para este componente es de 0,72000 equivalente a

un riesgo medio, afectado por los siguientes aspectos:

No se tienen definidas políticas para la asignación de los cargos

dentro de la organización, y no se da importancia a la

competencia, entrenamiento y experiencia de sus empleados.

Estas situaciones pueden presentar por falta de tener

formalización y estandarización de los procesos de selección,

reclutamiento y entrenamiento del personal; además de no tener

un sistema de control interno definido y establecido, razón por la

cual se manejan procedimientos diferentes para designar los

puestos de trabajo dentro de la institución.

No se halló evidencia sobre las herramientas que permitan el

seguimiento y evaluación de los mecanismos de control

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implementados, motivo por la cual se demuestra que si bien se

tienen mecanismos de control no están formalizados lo que

obstaculiza la implementación oportuna de acciones correctivas.

Se verificó la inexistencia de la construcción de mapas de riesgos,

ni elaboración de estudios para determinar las probabilidades de

ocurrencia de estos dentro de la institución.

La valoración del riesgo


un riesgo alto, afectado por los siguientes aspectos:

La entidad no tiene establecidos mecanismos que le permitan

identificar riesgos inherentes y de control, sobre sus actividades y

tampoco existen actividades orientadas a la identificación de

riesgos.

La entidad no ha elaborado y ni aplicado un plan de acción para el

manejo de riesgos, y las acciones correctivas que se han generado

con base en el resultado de los informes periódicos, no están

documentadas. Por ende, al no existir el plan de acción no hay

herramientas para ser aplicadas en caso de ocurrencia de riesgos.

Actividades de control

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un riesgo medio, afectado por los siguientes subcomponentes

principales:

Presupuesto:

El puntaje obtenido para este subcomponente es de 1,28571

equivalente a un riesgo alto, afectado por lo siguiente:

El Presupuesto no se elabora con la participación activa de los

funcionarios de la entidad, no existe un procedimiento claro y

formalizado para preparar el presupuesto de la entidad.

Contratación:

El puntaje obtenido para este subcomponente es de 0,80000

equivalente a un riesgo medio, afectado por lo siguiente:

No se utiliza la misma técnica para la contratación de personal, es decir

la gerencia no ha establecido un proceso de selección y reclutamiento

de personal formalizado.

Monitoreo

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un riesgo medio, afectado por los siguientes aspectos:

Las evaluaciones no son aplicadas por personal idóneo, ya que son

realizadas por la dirección, lo que implica que no haya un análisis

profundo de las fallas que se estén presentando en la institución

para su posterior corrección.

No se realizan talleres con la participación de todos los miembros

de la institución que permita retroalimentar a la alta dirección

sobre las deficiencias de los controles aplicados, lo que impide el

progreso de la institución.

Información y comunicación


un riesgo medio, afectado por lo siguiente:

Dentro de la institución están definidas las líneas de autoridad y

comunicación y existen canales de comunicación efectivos, pese a

esto no se cuenta con un sistema integrado de información, que

permita una efectiva toma de decisiones.

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Es importante tener en cuenta al momento de diseñar las metas para un periodo, si estas son alcanzables y si se cuenta con el recurso suficiente para su cumplimiento. Por tal motivo y conociendo que algunas de las que fueron trazadas para el periodo no se cumplieron, es necesario

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tomar criterios mas claros y concisos al momento de formular dichas metas; par evitas así no cumplir con lo propuesto.

Es necesario implementar planes de capacitación en cuanto a panoramas de riegos, ya que son de vital importancia para evitar cualquier tipo de accidentes y mantener al personal preparado ante estas posibles situaciones.

Diseñar políticas claras para el cumplimiento de los objetivos misionales de la institución educativa, por lo tanto se debe continuar el proceso de elaboración de las mismas para un posterior conocimiento y aplicación de forma inmediata en la Entidad.

Realizar una nueva distribución de funciones que permitan eliminar la sobrecarga de tareas existentes en la gerencia con el fin de cumplir a cabalidad los propósitos del programa educativo.

6. ANEXOS

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informe final- kid garden

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