Integrantes

Nefi Martínez

Rodrigo Daboin

Karin Bastìas

Nataly Paredes

Bárbara Vega

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Índice

Introducción………………………………………………………………………3 Identificación del problema……………………………………………………..4 Descripción de actividades para el levantamiento de requerimiento………5 Diagrama de Proceso Antiguo……………………………………………….6-7 Fichas de Procesos………………………………………………………….8-10 Identificación de Usuarios…………………………………………………......11 Tipos de Información para cada usuario…………………………………….11 Stakeholder del Proceso………………………………………………………11 Análisis de la competencia……………………………………………………11 Identificación del Objetivo del Proyecto……………………………………...12 Alcance del Proyecto…………………………………………………………..12 Beneficiarios del Proyecto…………………………………………………….13 Equipo de Trabajo y Roles……………………………………………………14 Especificaciones Técnicas……………………………………………………15 Sistema y Funcionalidades……………………………………………….16-19 Conclusión……………………………………………………………………...20

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Introducción

Nuestra empresa Lightning Software ha ganado la licitación para poder atender los requerimientos de la empresa “Construcciones Ltda.” y dar solución al problema que en este momento se está presentando en ella.

En el presente informe se detalla los procesos para el desarrollo del software que necesita esta empresa, describe paso a paso la descripción del problema, el análisis, y los casos de uso que se ocuparon para desarrollar el software, dando solución al problema con la creación de un sistema contable.

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Presentación del problema

La ausencia de un sistema contable en la empresa” Construcciones Ltda”, en este momento no permite contribuir con la gestión para tener una información oportuna, su sistema es un sistema básico sin ningún tipo de tecnología. Tienen problemas para registrar la información que se utiliza para la creación los balances mensuales y generales, ya que llevan la contabilidad en libros y están sosteniendo muchos errores en los cálculos de los balances que no quedan cuadrados y esto les provoca un desfalco y falta de control sobre las entradas y salidas de dinero de la empresa.

Los usuarios

Los usuarios de nuestro sistema contable son los contadores de la empresa, el cliente directo es el directorio de la empresa, el que nos plantea el problema.

Área específica del problema .

Al área que va dirigida nuestro software es el departamento de contabilidad de la empresa.

Quién y qué quiere .

El directivo de la empresa nos planteó el problema que tienen en el departamento de contabilidad, nos indicaron que que se necesita una aplicación contable la cual pudiera realizar los cálculos y separaciones de asientos registrando en libro diario y mayor para finalmente realizar balance general automáticamente, esto para acortar tiempos agilizando la labor del departamento además de reducir los errores de cálculo de estos así para tener un control más eficaz de los movimientos mensuales de la empresa.

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Descripción de actividades de levantamiento de requerimiento

actividades realizadas para el levantamiento de requerimiento.

La primera actividad fue reuniones con los directivos de la empresa, luego con los futuros usuarios del sistema, en segundo lugar se hizo entrevista con cada usuario para detectar las falencias del actual sistema, posteriormente se realizan análisis para así poder actuar sobre las falencias y dar soluciones, con esta base se realiza el levantamiento de los requerimiento del sistema.

  Cómo se hacen hoy las cosas.

La ausencia de un sistema contable en la empresa” Construcciones Ltda”, lleva a que los ingresos tanto del administrativo como del contador son manuales, en registros de Excel en el caso del administrativo y en libros contables en el caso del contador, todo esto genera el problema, el cliente tiene muchos problemas en lo que se refiere a registros ya que estos como son ingresados en Excel se pierde información y los cálculos en los registros manuales muchas veces no cuadran por la pérdida de información.

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Diagrama de proceso Antiguo

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Fichas de procesos

FICHA DE PROCESOS

Fecha de elaboración

Nombre del proceso Proceso administrativo de registro

Definición En este proceso el administrativo hace los ingresos de la información

Responsable/ Propietario administrativo

Objetivo

El objetivo de este proceso es que se ingrese de manera eficiente y ordenada la información para que el contador pueda hacer los cálculos de los asientos y

pueda calcular el balance general.

Destinatarios (procesos) El destinatario directo es el contador

Inicio y finEl inicio es cuando le entregan el libro de registros al administrativo para

ingresarlas

Entradas Las entradas son los Excel de registro

Salidas Informe de termino de registro

Registros informes

Documentos/ Procedimientos Excel /libro de registro

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FICHA DE PROCESOS

Fecha de elaboración

Nombre del proceso Ingresos de asientos contables (registrar)

Definición Se ingresan los asientos contables en el registro del libro diario

Responsable/ Propietario Contador

ObjetivoSería tener todos los movimientos de cuentas (dineros) que se han hecho en la

empresa

Destinatarios (procesos) El destinatario es el mismo contador

Inicio y fin

Al recibir el informe de término de proceso de ingreso del administrativo con el Excel del registro de las cuentas finaliza con el ingreso en el libro diario de

los movimientos detallados por el administrativo.

Entradas Informe / Excel

Salidas Libro diario

Registros Capital debe y haber

Documentos/ Procedimientos Excel /Libro diario/informe

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FICHA DE PROCESOS

Fecha de elaboración

Nombre del proceso Separación de cuantas en libro mayor / cálculo de balance general

DefiniciónEn esta se separan todas las cuantas en detalle y se pasan al libro mayor /

además se hace el cálculo del balance general

Responsable/ Propietario Contador

Objetivo El objetivo es separar el detalle de las cuentas para así tener control y sacar el

cálculo total en el balance general

Destinatarios (procesos) Jefe de finanzas

Inicio y fin Separación de cuentas, cálculo de y cierre de balance general

Entradas Libro diario, Libro mayor

Salidas Libro de balance general Registros Cuentas en mayor y calculo balance

Documentos/ Procedimientos Libro diario, Libro mayor, Libro de balance general e informe final

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Identificación de usuarios

Los usuarios directos serán los administrativos y el contador del área de contabilidad de la empresa.

Tipos de información para cada usuario.

Los administrativos ocupan los libros de registro, de los cuales traspasan información a Excel y esas por medio de correo electrónico se le envían a diario actualizadas al contador.El contador maneja las Planillas Excel del administrativo para generar registros de libro diario libro mayor y balance general.

Stakeholders del proceso

En este caso sería el encargado o jefe de finanzas, y el encargado de administración.

Análisis de la Competencia

Según lo informado a través de la red de internet una de las empresas creadoras de software contables más importantes son:

1. Manager EIRP Este sistema está diseñado para todo tipo de empresas es bastante usable y amigable para el usuario, este contempla labores de consultoría.

2. Sistema Peachtree Este programa es bastante completo por que trae bastantes funcionalidades como cuentas múltiples copias de seguridad, actualizaciones constantes.

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3. Defontana Este sistema tiene funcionalidades como: es 100% Web es enfocada a todo tipo de empresas desde pyme hasta grandes empresas contabilidad ventas compras inventario y remuneraciones.

4. Cont.Este sistema tiene como funcionalidad: reportes ejecutivos, registro directo, Administración de documentos, Administración de gastos de importación, Administración del departamento, Administración de los Activos fijos.

Identificación del Objetivo del Proyecto.

Todas las empresas cuentan con algún sistema de información contable, tener buen control sobre la información es esencial para que una empresa pueda manejar de manera eficiente sus recursos; en un ambiente competitivo la institución que maneje y controle de mejor manera la información tendrá una diferencia corporativa favorable, por tanto este es el objetivo, automatizar y controlar la información contable de la empresa de manera que sea más eficaz el avance, consiguiendo crecimiento en corto plazo.

Alcance del proyecto

Se establece como ámbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones e infraestructura de sistemas, así como la implantación, de las siguientes Áreas Funcionales:

Área Contabilidad.

Procesos Contables:

Ingreso/registro de facturas. Ingreso/registro de asientos contables.

Compras:

Conformación de facturas de compra e ingreso de otras facturas de compra.

Ventas:

Facturación de clientes Anulación de facturas

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Imputación de Facturas a Contabilidad.

Extractos (contabilidad general y analítica)

Traspasos de movimientos contables y analíticos. Procesos de Cierre: de Explotación y de Contabilidad. Proceso de Apertura de Ejercicio. Gestión del Inmovilizado.

Balances:

De Situación. De Explotación. De Comprobación de Sumas y Saldos

Beneficiarios del proyecto.

Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas deben estar tomadas con base a la información ofrecida

Por la contabilidad. Aquellos que están dentro de esta categoría podrían ser Gerentes, Subgerentes, Jefe de departamentos y/o Supervisores, etc., deben 0

Conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la información que le suministra la contabilidad.

Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones como una prima de Productividad, con mayor razón están interesados en la información contable. Como podemos ver, la información contable es de interés para muchas personas,

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Razón suficiente para tratar de que esta sea lo más completa y útil posible. Entregando funcionalidades como:

Reportes ejecutivos, registro directo, Administración de documentos, Administración de gastos de importación, Administración del departamento, Administración de los Activos fijos.

Equipo de trabajo y roles específico.

El equipo de trabajo de nuestra organización está compuesta por

Karin Bastìas Nefi Martínez Rodrigo Daboin Nataly paredes Bárbara vega

A continuación detallamos cual es el rol especifico de cada uno de nosotros dentro del proyecto, cuáles serán nuestras responsabilidades según nuestras habilidades para el desarrollo del proyecto.

Roles incluido en el proyecto

Jefe de Proyecto Karin Bastìas

Dba Nefi Martínez

Programadores Rodrigo Daboin - Nefi Martínez

Diseñadores Rodrigo Daboin - Nefi Martínez

Lider Funcional Bárbara Vega

Líder no funcional Karin Bastìas

Qa de procesos Nataly Paredes

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Analista Bárbara Vega

Documentador Nataly Paredes

Tester Rodrigo Daboin - Bárbara Vega

Especificaciones Técnicas

Para este proyecto se usó un sistema Web se utilizaron software para poder lograr la máxima eficiencia en el sistema.

Al ser un sistema en php se usó para el diseño general y estilo de la pagina la utilización del programa conocido como Adobe Dreamweaver en su mayor parte para verificar el código en general la cual se está desarrollando y con ello la Aplicación será también compatible con todos los navegadores Web aunque su uso principal probablemente sea en Google Chrome o Internet Explorer.

Como segundo punto también se usó un sistema de base de datos MySQL se vinculó al sistema Web con la que luego los usuarios dentro del servicio Web podrán realizar sus respectivas consultas en el sistema Web.

Como respaldo y ante otros problema ocurrido en el desarrollo del sistema Web siempre podrá recurrirse a los 2 siguientes programa como Microsoft visual Studio y Netbeans.

Los programadores los incluían en sus equipos, por lo cual cada uno de ellos estaba equipado con los programas ya mencionados anteriormente permitiendo en general cada uno de ellos pudiera trabajar en el proyecto en cualquier momento posible para lograr desarrollar su máxima eficiencia, pero principalmente se realizará y se desarrollarán en las salas de informática para poder mantener el orden en la cual se lleva a cabo el sistema.

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Como quedo el sistema Funcionalidades

Administrador

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Administrador de cuentas

Función de ingreso

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Libro Diario

Libro Mayor

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Balance General

Conclusión

La conclusión sacada del proyecto fue que la empresa a la cual le estamos prestando el servicio, estaba en un grave dilema de funcionalidad el cual les provocaba muchos problemas de procedimiento errores en las cuentas contables y esto un desorden generalizado de este, también entendimos que los principales actores son nuestros usuarios directos los cuales no entregaron información

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precisa la que no hizo dar con los problemas y en base a esto dar soluciones a ellos dentro de nuestro sistema contable.

Con este análisis además averiguando las competencias, ventajas y desventajas Pudimos concluir que nuestro sistema está dentro de competitivo en el mercado.

Resumiendo la aplicación que se presenta, es de todo el agrado del cliente y está dentro de los parámetros de competitividad del mercado.

Siendo así todo beneficioso para nuestra empresa como para el cliente.

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