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INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIÓN

(TICs) EN INDUSTRIA DEL SECTOR FARMACÉUTICO – PYMEs

INCORPORATION OF INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES

(ICT) IN PHARMACEUTICAL SECTOR INDUSTRY - SMEs

Elizabeth García González, [email protected]

Grupo de Procesos de transformación de materiales para la Industria Farmacéutica.

Departamento de Farmacia. Facultad de Ciencias. Universidad Nacional de Colombia. Bogotá,

Colombia

RESUMEN

Las tecnologías de la Información y la comunicación son herramientas valiosas dentro del

entorno productivo de Industria del sector Farmacéutico, sin embargo su implementación es

limitada en PYMEs debido a la falta de conocimiento técnico para su correcta selección e

implementación. En particular, se estudiaron las características básicas de Software para manejo

de Información en el Área de Producción de Industria Farmacéutica, desde un punto de vista

funcional. Se identificaron tres módulos que integran un sistema de este tipo: Módulo de Manejo

de Inventario, Módulo de Control de la Producción y Módulo de Planeación y Programación de

la producción. La integración de estos módulos permite la sistematización de la Información

manejada en Áreas Productivas. Desde el punto de vista de manejo de recursos en la

organización, estos sistemas pueden construirse sobre filosofías o técnicas como MRP II, JIT ó

JIT- MRPII. La elección de esta filosofía responde a un análisis de las políticas de manejo de

Inventario, del tipo de actividad económica de la organización y del costo de manejo de

Inventario. Por otra parte, se describe el proceso de Incorporación de TICs en las organizaciones,

para asegurar el éxito en la incorporación de este tipo de herramientas.

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SUMMARY

Information and communication Technologies are valuable tools in the Pharmaceutical

production environment, however their implementation is limited in SMEs due to the lack of

technical knowledge for their adequate selection and implementation. In particular, it was studied

the Software’s basic features for Information management in Production Areas of Pharmaceutical

Industry. There were identified three modules that integrate a system of this kind: Inventory

Management Module, Production Control Module and Production Planning and Scheduling

Module, their integration leads to the systematization of the Information management in

productive Areas. From the point of view of resources management in an organization, these

systems can be built above philosophies or techniques such as MRP II, JIT or JIT – MRP II. The

choice of this philosophy answers to the analysis of the Policies for Inventory Management,

organization’s economical activity and costs of Inventory Management. On the other hand, it’s

described the ICTs Incorporation Process in organizations, to ensure the incorporation success of

this kind of tools.

Palabras clave: Tecnologías de la Información y la Comunicación, Manejo de Inventario,

Control de la Producción, Planeación y Programación de la Producción, JIT, MRP II, Industria

Farmacéutica.

Key words: Information and communication technologies, Inventory Management, Production

control, Production Planning and Scheduling, JIT, MRP II, Pharmaceutical Industry.

INTRODUCCIÓN

Las Tecnologías de la información y la comunicación (TICs) son la combinación de bienes y

servicios cuya función es captar, transmitir y mostrar datos e información por vía electrónica.

En el caso de los bienes, estos deben ser destinados a cumplir la función de procesamiento de la

información y la comunicación, incluida la transmisión y la pantalla, y deben utilizar el

procesamiento electrónico para detectar, medir y / o registrar fenómenos físicos o controlar un

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proceso; y en cuanto a los servicios, estos deben tener la intención de activar la función de

procesamiento de la información y la comunicación por medios electrónicos [1].

Las Tecnologías de información y comunicación (TICs) abarcan los sistemas de manejo de

información, claves dentro de cualquier organización ya que les permite GESTIONAR,

ORGANIZAR y PLANEAR todas las actividades a realizar dentro de ella en pro de su

crecimiento, por lo que pueden resultar una ventaja competitiva a la hora de afrontar los retos de

conservación y ampliación del mercado a los que se enfrenta la Industria Farmacéutica Nacional.

La inclusión de este tipo de tecnologías por parte de la Industria Farmacéutica no es una decisión

sencilla a tomar, ya que la elección e implementación de un sistema de información formal

(Software de manejo de información) repercute directamente en los procesos y en los requisitos

de aseguramiento de calidad como lo es la documentación, fundamental desde el punto de vista

regulatorio, administrativo y productivo.

El enfoque de este trabajo es el estudio de Sistemas de manejo de Información para el área de

Producción; que puedan brindarle ventajas competitivas específicamente a PYMES del sector

Industrial Farmacéutico.

Existen en el mercado muchas herramientas de software para manejo de información en

manufactura, luego la pregunta real es ¿Según las particularidades en cuanto al tipo de

producción característico del sector (por lote y documentada), y la flexibilidad requerida por

parte de la herramienta, cuál es la mejor opción de Sistema de información para PYMES?

Con la intención de contribuir a solucionar este interrogante, se plantea el estudio de las

exigencias y atributos de los diferentes sistemas de información disponibles en el mercado, con el

fin de identificar aquellos requerimientos funcionales que responden mejor a las necesidades de

las PYMES del sector, y que permiten mayor flexibilidad de estas herramientas, de modo que

puedan implementarse de manera exitosa en este tipo de organizaciones.

METODOLOGÍA

El estudio de la Incorporación de TICs en Industrias del Sector Farmacéutico – PYMEs fue

realizado a partir del análisis de reportes de literatura, bases conceptuales de uso de sistemas de

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información en el sector productor. Se realizó un ejercicio de vigilancia tecnológica, consultando

la red de internet y una revisión bibliográfica para la caracterización tanto de los sistemas de

información para producción como del ambiente productivo farmacéutico. Los resultados del

analisis fueron los requerimientos funcionales para un sistema de información de uso en la

industria farmacéutica. Por último, se estudió la manera de realizar la incorporación de estas

herramientas en una organización productiva del Sector Farmacéutico, de modo que se asegurara

el éxito de la implementación y uso de estas herramientas.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

De acuerdo con el manejo de materiales y de planeación de la producción que se lleva a cabo en

general en la industria farmacéutica productora a través de los sistemas de información, se habla

básicamente de filosofías para la construcción de estos sistemas como lo son JIT (Just in time) y

MRPII (Manufacturing resources planning) ó incluso híbridos de las dos.

Justo a tiempo (JIT) es una filosofía de gestión de la producción que pretende satisfacer la

demanda en lo posible eliminando los desperdicios, considerados como todo lo que sobrepasa la

cantidad mínima de equipos, materiales, personal y tiempo de trabajo estrictamente necesarios

para la producción. Este desperdicio puede ser bien sea de sobreproducción, tiempos de espera,

transporte, inventario, procesamiento, movimiento, entre otros.

La filosofía JIT trabaja bajo la premisa de una completa armonía de la cadena de suministro

donde no se producen excesos, luego únicamente la demanda real en uno de los eslabones de la

cadena de suministro hace que los eslabones que preceden a éste produzcan para reemplazar la

demanda, por ello se denomina un sistema “pull”, de éste modo se evitan los costos de

mantenimiento de inventario, ya que en realidad sólo se trabaja sobre demanda real. Este sistema

atribuye a los inventarios el enmascaramiento de problemas de producción como lo son tiempos

de inactividad de una máquina, delitos del vendedor, desperdicios, filas de trabajo en curso, entre

otros.

En cuanto al control del proceso, esta filosofía propone el sistema de tarjetas Kanban, que indican

e Identifican completamente el flujo de materiales y operaciones, son rótulos de identificación de

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materiales y/o productos en proceso acompañados de la instrucción de la operación a realizar,

funcionan como documentos iniciadores de procesos. Éste sistema hace parte del control de flujo

de materiales, y mantiene que no se realizará ningún trabajo a menos de que sea ordenado por un

Kanban, esto evita el desperdicio, y mantiene controlado el inventario de Producto en Proceso

(WIP) [2, 3], de modo que evita la confusión en procesos, cumpliendo de este modo con uno de

los pilares de la Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).

La filosofía MRP II, consiste en la planeación a largo plazo de la demanda de un producto. Se

basa en la estructura del producto, desagregándolo en sus componentes en lo que se denomina

una lista de materiales (BOM: Bill of materials) que incluye para cada producto los elementos

que lo componen y su respectiva proporción dentro del producto. El tipo de planeación que

plantea la filosofía MRP II se fundamenta en el control del inventario para asegurar el

cubrimiento de la demanda. La implementación de un sistema que trabaje con esta filosofía,

requiere bastante soporte administrativo por cuanto el éxito de su funcionamiento está en la

integración de los procesos de compra de materias primas, producción, ventas de producto

terminado y manejo de inventario [2].

La mayoría de desarrollo de software de manejo de información para la producción ha sido

enfocada hacia la industria de manufactura. Sin embargo, la industria farmacéutica se caracteriza

por encontrarse dentro del grupo de las industrias de procesos, que se define según la Sociedad

Americana de Producción y Control de Inventario (APICS) como Industrias cuya forma de

producción agrega valor a los materiales mediante operaciones de mezcla, separación, ó

reacciones químicas [4], lo cual la diferencia bastante de las industrias de manufactura en cuanto

a las variables relevantes del proceso para las funciones de Manejo de inventario, Planeación y

programación de las actividades de producción.

Dentro de un sistema de manejo de información para el área de producción en industria

farmacéutica, puede distinguirse de acuerdo a sus funciones, tres “módulos” diferentes; el

módulo de Manejo de inventario, el Módulo de planeación y programación de actividades, y el

Módulo de control. Estos módulos deben estar interconectados de modo que la información de

estos sea integrada para el buen funcionamiento del sistema.

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1. ATRIBUTOS DE LOS MÓDULOS DE MANEJO DE INVENTARIO,

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y CONTROL DE

LA PRODUCCIÓN

La identificación de los atributos de estos módulos facilita la desagregación de los requerimientos

funcionales particulares a Industria Farmacéutica, según su tipo de producción, como se verá a

continuación:

1.1. Módulo de manejo de inventario:

• El manejo de las materias primas en las industrias de procesos generalmente tiene

restricciones específicas debido a que en el caso de estas industrias se trabaja con materias

primas perecederas (con fechas de expiración), a diferencia de la gran mayoría de las

materias primas utilizadas por la industria de manufactura [5]. Esto condiciona el sistema

de inventario que se considera como ideal para este tipo de industria, que por lo general

maneja FIFO (First in, first out) ó FEFO (First expires, first out).

• Algunas materias primas necesitan de condiciones especiales para su almacenamiento y

conservación, luego las áreas o capacidades de los equipos con los que se cuente

representan otra limitante en cuanto a la cantidad de pedido que puede ordenarse y por

supuesto mantenerse [5], lo que influencia directamente la función de manejo de

inventario, adquisición de materias primas, y desde luego la de planeación y

programación de la producción.

• En Industria Farmacéutica, hay diferentes clasificaciones de materias primas, materiales y

productos, y cada una debe estar contemplada dentro del sistema de manejo de inventario,

para su codificación en el sistema. Tales categorías generalmente pueden ser:

Según su estado en la organización:

o Materia prima en cuarentena (aún no liberada por Control de Calidad para su uso

en el proceso de manufactura).

o Materia prima liberada por control de calidad.

o Producto en proceso

o Graneles

o Producto terminado (sin liberar)

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o Producto terminado liberado.

o Productos producidos en planta como sistemas de apoyo: agua y aire comprimido.

Según su función en el producto:

� Principios activos

� Excipientes

� Envases y empaques, etiquetas, accesorios para dosificación, material de

codificación interna.

� Insumos que no se incorporan al producto pero que son necesarios en algunas

operaciones: Detergentes, desinfectantes y sanitizantes para limpieza de equipos,

áreas de producción, uniformes, e indumentaria…

Según condiciones de almacenamiento

� Materias primas volátiles.

� Gases industriales

� Materias primas higroscópicas.

� Materias primas y producto terminado que requieran cadena de frío para su

almacenamiento.

� Materias primas y producto terminado controlados por el Fondo Nacional de

Estupefacientes.

� Materias primas estériles.

� Materias primas y producto terminado que no exigen ningún tipo de medida

extraordinaria para su almacenamiento.

Cada organización maneja una o más de estas clasificaciones para su sistema de codificación

interno y control de inventario, por lo que este punto puede diferir entre cada organización.

• La clasificación de las materias primas entre Principios activos (ó Ingrediente activo,

componente superordinado) y Auxiliares (ó excipientes, componentes subordinados),

introduce otra limitante en el manejo de inventario y planeación de producción, ya que la

cantidad disponible de principio activo limitará la cantidad de unidades por lote que pueda

producirse [5,6].

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• Dentro del sistema de Inventario, debe tenerse en cuenta que para la identificación y

cuantificación de las Materias Primas disponibles deben utilizarse unidades diferentes a

las que utilizaría la Industria de Manufactura convencional (UN), debido a su naturaleza

“No discreta”, las unidades son de volumen y masa (L, Gal, mL, g, Kg, Ton…) además

debe tenerse en cuenta que el sistema debe manejar los múltiplos y submúltiplos de la

determinada unidad, ya que no todas las materias primas serán pedidas en la misma

proporción, por ejemplo, una industria puede pedir 2000L de Alcohol, pero de aceites

esenciales como saborizantes será suficiente dispensar y pedir en mL [7].

• Debe guardase un registro cuidadoso de todo lo que hay en inventario, de modo que

permita la trazabilidad completa del producto, luego hay necesidad de incluir los

protocolos de recepción de materias primas, los formatos a ser diligenciados, los

certificados de control de calidad y etiquetas de codificación interna.

La información alimentada y procesada por el módulo de manejo de inventario constituye una

entrada para el módulo de control, y el de planeación y programación de actividades, luego la

validación de los datos es fundamental para el funcionamiento correcto del sistema. Este módulo

puede ser del tipo de sistemas trasaccionales (De los más sencillos), y su función principal será el

registro de todos los movimientos de inventario y por supuesto la codificación interna para

mantener la trazabilidad en el proceso [2].

1.2. Módulo de planeación y programación de la producción:

El módulo de planeación y programación de la producción organiza los cronogramas de

producción de modo que el ritmo de producción responda a la demanda. Este módulo pertenece a

los sistemas de apoyo a toma de decisiones, que están un nivel arriba de complejidad respecto a

los Transaccionales [2], por lo que requiere un mayor procesamiento de información. Los

atributos básicos de este módulo en relación con el ambiente productivo farmacéutico se indican

a continuación:

• La industria de procesos requiere información detallada de la secuencia de operaciones

unitarias del proceso para realizar la planeación a largo y mediano plazo, en cambio en

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industria de manufactura esta información no es tan necesaria sino hasta el punto de la

Programación [5].

• El manejo de los recursos debe ser acorde con la capacidad instalada para producir

determinado producto [7,8].

Esta capacidad instalada se refiere a:

o la capacidad de equipos disponibles en la línea de producción del producto

proyecto.

o El personal disponible para las actividades de producción (turnos de trabajo que

maneje la organización, cantidad de personal necesario)

o La capacidad en cuanto a sistemas de apoyo crítico

• Una de las características mas importantes de la industria farmacéutica es su producción

por lotes, lo que también es determinante a la hora de la planeación y programación, en

cuanto a que debe tenerse sumo cuidado no solo con la planeación de materiales, de la

capacidad de la planta sino también con el perfil de utilidades por producto, crítico a la

hora de programar el tamaño de lote.

• En industria farmacéutica Nacional, generalmente se maneja producción multi – proceso,

multi- producto, luego las funciones de planeación y programación deben ser

cuidadosamente ejecutadas, dependiendo muchas veces el cronograma y la programación

de producción de las características de los activos y/o excipientes de los productos a

programarse según el tipo de limpieza que deba realizarse (Si es entre producto y

producto, o entre lote y lote del mismo producto, los protocolos de limpieza y los tiempos

de este procedimiento varían), por lo que se utiliza la producción por campaña, que es una

estrategia que debe tenerse en cuenta para planear y programar la producción [6].

• En este punto es fundamental el conocimiento de la demanda (Perfil y actividad make to

order ó make to stock) de los productos de la empresa, para elegir adecuadamente el

mejor enfoque filosófico (JIT o MRP, JIT-MRP) para el sistema formal de información a

implementarse.

• Otra variable importante que debe tenerse en cuenta en las funciones de planeación y

programación es la inestabilidad de las relaciones proveedor – comprador en cuanto a la

adquisición de materias primas diferentes al material de acondicionamiento, esto puede

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ser causante de desvíos en los cronogramas planteados, o de gastos adicionales para poder

cumplir con la programación establecida [9].

• La industria Farmacéutica, por trabajar con normas BPM, cuenta con procesos validados,

trabaja con equipos calificados y además debe tener programas establecidos de

mantenimiento tanto preventivo como correctivo. El tipo de mantenimiento preventivo

debe estar programado al igual que las actividades de limpieza como una actividad más en

la planta, por lo que debe incluirse en esta función, además para no programar trabajos en

ese determinado equipo en el momento en que se encuentra en esta “operación”.

• Otra de las implicaciones de trabajar con normas BPM, es el hecho de contar con procesos

validados, esto simplifica muchas de las variables del módulo de ingeniería, para la

planeación y programación de la producción debido a que ya se han establecido ciertas

condiciones de tipo estándar con su correspondiente desviación, como por ejemplo

tiempos de operación, rangos de temperatura, calidades determinadas para las materias

primas, entre otros.

• Otro requerimiento importante para la industria farmacéutica es la interactividad de la

interface del software para la función de planeación, que permita de manera sencilla

ingresar datos, y modificar cronogramas, ya que a pesar de trabajar con procesos

validados, existe la posibilidad de desvíos en tiempos de producción.

1.3. Módulo de control:

• Una de las herramientas más valiosas para el aseguramiento y control de calidad de

productos farmacéuticos, muy bien definida en los lineamientos de las Buenas prácticas

de manufactura es la documentación. El módulo de control debe cumplir con los

estándares regulados por esta norma, en cuanto a que por medio de la documentación

debe ser posible la trazabilidad completa del proceso productivo y del producto.

• El módulo de control debe actuar además, facilitando la administración por excepción, de

modo que la empresa pueda concentrarse en mejorar sus procesos, por medio de las

herramientas de análisis estadístico y gráficas [2].

• Es importante también debido a la gran importancia de la veracidad de la información, el

manejo de diferentes niveles de acceso a ella, por medio de sistemas de “Inicio de sesión”

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para cada usuario que determinan las operaciones que puede realizar cada individuo que

tenga acceso al sistema, según su nivel en la organización (Muy importante el tema de

firma electrónica), en cuanto a autoridad sobre la información; además de un sistema de

validación de datos y de control de cambios realizados [10].

• Por otro lado, debido a la gran cantidad de información que debe procesar y almacenar

este módulo, en este caso es fundamental contar con el hardware adecuado que sea capaz

de almacenar estas bases de datos (Data center).

Éste último módulo bien podría ser también construido como Sistema Transaccional, ya que su

función es el registro de monitoreos, y facilitar la administración por excepción cuando algún

valor para una especificación determinada tienda ó efectivamente se salga del rango de

desviación aceptado para dicha variable.

2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:

En respuesta a los atributos de los diferentes módulos del sistema expuestos anteriormente, se

propone la siguiente lista de requerimientos funcionales para cada módulo (Fig. No. 1

Requerimientos Funcionales de un sistema de información para áreas de producción de Industria

Farmacéutica), de modo que con base en lo que cada organización maneje esta pueda ubicarse

mejor y evaluar las posibilidades en cuanto a la oferta de este tipo de herramientas.

3. SELECCIÓN DE FILOSOFÍA DE CONSTRUCCIÓN DE LOS MÓDULOS DE UN

SITEMA DE INFORMACIÓN PARA ÁREAS PRODUCTIVAS DE INDUSTRIA

FARMACÉUTICA

Los módulos de Manejo de inventario, Planeación y programación de la producción, y control de

la producción constituyen las funciones básicas que debe cumplir un sistema de manejo de

información para el área de producción de industria farmacéutica; la manera en que estén

construidos dentro del respectivo Software puede variar, sin embargo debe tenerse muy en cuenta

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la política de manejo de inventarios de cada empresa para la compra de una herramienta de este

tipo, lo cual define la filosofía más adecuada para cada uno de los módulos.

La aplicabilidad de la filosofía JIT al módulo de planeación y programación de la producción y al

de manejo de inventarios es conveniente en casos donde el mantenimiento de inventario es

bastante costoso, bien sea en cuanto al de materias primas ó producto terminado; por ejemplo en

industria farmacéutica de vacunas, que por sus características requieren de cadena de frío para la

conservación de sus propiedades. También es ideal para ambientes de trabajo por pedido (make to

order), como maquiladoras, debido a que estas tampoco pueden mantener inventario.

Por otra parte, esta filosofía exige una relación muy estable y de confianza en cuanto a calidad y

tiempos de entrega con los proveedores de materias primas. Se basa en la integración armoniosa

de la cadena de suministro para poder funcionar con inventarios cero, hecho que no sucede en la

generalidad de las industrias farmacéuticas Nacionales para con sus proveedores de materias

primas [9] Desde este mismo punto de vista tampoco es muy conveniente esta modalidad en caso

de que se trabaje con materias primas escasas [11].

Además el hecho de evitar tanto el mantenimiento de inventario le hace no apta en el caso de

demandas poco predecibles y de picos en la demanda para los cuales no hay capacidad suficiente

para satisfacerle de manera costo-efectiva a partir de las estrategias de uso de recursos propios de

la organización. Para que esta filosofía sea aplicable con éxito a estos módulos, se requiere una

demanda estable, y tamaños de lote pequeños [5].

En cuanto a la aplicabilidad de JIT al módulo de Control dentro de un sistema de información

para industria farmacéutica, podría decirse que es bastante apta, ya que esta filosofía esta muy

enfocada hacia la calidad de los productos y el control de los procesos incluyendo las

herramientas de control estadístico de procesos y el sistema de tarjetas Kanban [12], que son una

muy buena opción para garantizar la calidad de los productos manufacturados, y para mantener

actualizado el módulo de programación de la producción de modo que en caso de eventualidades

pueda volverse a generar la programación, ajustándose a las condiciones reales de operación. Las

tarjetas Kanban pueden asimilarse en nuestro entorno productivo, como las Órdenes de

Producción, ya que nunca se produce ningún lote sin ella, y no se autoriza ninguna operación sin

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ella, luego este sistema podría ser fácilmente implementado debido a que no hay un fuerte

cambio o transición en este aspecto respecto a la forma en la que se hacen las cosas normalmente.

MRP II es considerado más que como filosofía como una técnica ó sistema de control de lazo

cerrado, es decir que su conjunto de instrucciones de procesamiento cuentan con

retroalimentación de datos al proceso, lo que le permite mantenerse actualizado de forma sencilla.

Esta técnica incorpora la planeación de recursos como punto central dentro de las funciones de

programación de capacidad y actividades de producción y del control de flujo de materiales

dentro del proceso [11], para efectos de aplicabilidad a los módulos de Planeación y

programación de la producción y Manejo de inventario, podría decirse que dadas las condiciones

de inestabilidad de las relaciones con los proveedores, esta sería una opción más aprovechable,

además es ideal para empresas que manejen demandas con picos en ciertas temporadas y cuya

capacidad no da abasto para cumplir con estos picos a menos de que se cuente con inventario de

producto terminado disponible para suplir la demanda que producción no pueda cubrir.

De todas formas el hecho de que sea un sistema de lazo cerrado, es muy positivo para estos dos

módulos ya que facilita la conciliación de materiales que es uno de los puntos más importantes en

el manejo de Inventario y la expedición de órdenes de compra por parte del Módulo de

Planeación y programación de la producción.

La aplicabilidad de MRP II al módulo de control es bastante limitada, debido a que este no

considera muchas variables del proceso a controlar, únicamente controla las fechas de despacho

de los pedidos, por lo que en este punto es más aplicable JIT con su sistema Kanban.

De acuerdo a lo anterior, podemos decir que son precisamente las condiciones particulares de

cada organización las que definen cual de las dos filosofías es más aplicable a su entorno de

producción, y en ello también está el éxito de las implementaciones de sistemas formales en las

organizaciones, ya que de otro modo puede experimentarse con mayor fuerza la resistencia de la

organización ante los cambios que se introducen al implementar un nuevo sistema para estas

funciones.

4. SELECCIÓN DE FILOSOFÍA DE LOS MÓDULOS DE MANEJO DE

INVENTARIO Y PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

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La selección de la filosofía que mejor se acople al ambiente productivo de una compañía

Farmacéutica debe realizarse por medio de un análisis de la política de manejo de inventario de la

compañía, del tipo de actividad económica de la organización, y del costo de mantenimiento del

inventario. Esta selección aplica para la filosofía sobre la cual se construye el software de Manejo

de Inventario, y el de Planeación y programación de la Producción (Los dos deben manejar la

misma filosofía). Con este fin, fue diseñado un flujograma (Figura No.2) que facilita la decisión

de selección de filosofía, por medio de una matriz de respuesta a este análisis (Figura No. 3).

La selección del tipo de sistema más apto para ser implementado debe ser direccionada siempre

mirando que no se produzcan cambios demasiado bruscos en los procesos, a menos de que los

procesos anteriores no fuesen efectivos lo suficiente, ya que en la medida en que se diferencien

operativamente los procesos, disminuye la probabilidad del grado de “encaje” de la herramienta

con el ambiente productivo, y deben invertirse mayor cantidad de recursos para lograr su

implementación exitosa.

5. ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA

En cuanto a la estructura de datos de cada uno de los módulos constituyentes del sistema de

Información para la Producción, es decir la estructura donde se identifican las entradas al sistema

(Datos), el proceso (por ejemplo cálculos) y las salidas (Información), puede decirse que de

acuerdo con la complejidad de las funciones que desempeñe cada módulo, éstos se catalogan

entre Sistemas Transaccionales (Módulo de Manejo de Inventario y Módulo de Control) y

Sistemas de Apoyo a toma de decisiones (Módulo de Planeación y Programación de Producción),

siendo el más complejo este último, debido a la cantidad de variables que debe manejar para

cumplir sus funciones.

Las variables de mayor relevancia que deben tenerse en cuenta dentro de la función de

Planeación y Programación de la Producción son:

• Materiales (Disponibilidad de Materias Primas y Material de Acondicionamiento)

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• Capacidad (Disponibilidad de planta (Equipos y Personal))

• Tiempo

• Utilidades (Ganancias por lote de producto) [8]

Sin embargo como ya fue mencionado anteriormente, el hecho de que se trabaje con tamaños de

lote validados, para los cuales ya ha sido analizado el perfil de utilidades respecto al tamaño de

lote, eliminaría esta última variable de la función de planeación y programación de la producción.

Luego resta ver como deben manejarse estas variables dentro de este módulo.

El trabajo desarrollado por Jos C.J de Heij y René M.A. Caubo (1996) propone un modelo de

referencia de datos para la comparación de diferentes software para la Planeación y programación

de la producción que manejaban lista de materiales (BOM), rutas de proceso y Formulaciones,

aplicable a este caso (Figura No. 7 Modelo de referencia de datos, adaptado de “Assessment of

Logistics Software by means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes”,

Jos C.J de Heij y René M.A. Caubo 1996. [13]).

Teniendo en cuenta la estructura de flujo de información que propone el modelo de referencia de

datos, puede evaluarse la aplicabilidad de un determinado software según las variables que

maneje determinada organización para planear y programar sus actividades de producción. Cada

eslabón del modelo es una entrada de datos al sistema, entre más entradas de datos deban ser

procesadas mayor será la complejidad del Software, luego evaluando cual de estos eslabones

realmente se utiliza para Planear y Programar la producción en una organización, puede

determinarse cual sería el mejor sistema a implementarse que requiera menor cambio

organizacional para esta función, asegurando más su grado de aceptación por parte de la

organización.

El eslabón de planta, es para aquellas organizaciones que cuentan con más de una planta para

realizar sus operaciones, luego cada planta tendrá diferente datos. El eslabón de Requerimientos

de Capacidad, puede desagregarse como Unidad de Capacidad, refiriéndose a la capacidad de

Áreas y Equipos, y en Centro de Trabajo, refiriéndose a los Números de Turnos que maneje la

planta, número de empleados con los que cuente.

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El eslabón de Productos, se maneja en caso de que la organización produzca más de un producto,

del cual se desagregan los eslabones de Lista de Materiales, Formulación y Ruta de proceso.

Podría decirse que estos eslabones para el caso de Industria Farmacéutica podrían desagregarse

únicamente en la Fórmula Maestra del Producto, en la cual se incluyen la Formulación (Lista de

materiales) y Ruta de Proceso.

Cada ruta de proceso puede desagregarse en operaciones, y luego si se desea más detalle, en

tareas. El detalle en la función de planeación y programación puede complicar la estructura del

software sin embargo al mismo tiempo puede utilizarse como una herramienta para la simulación

de procesos, de modo que puede facilitar la toma de decisiones en cuanto a implementación de

equipo para remover cuellos de botella, ó apertura de nuevas áreas de procesamiento e incluso

nuevas plantas [7].

6. INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA

COMUNICACIÓN EN INDUSTRIA FARMACÉUTICA PYMEs

El éxito en la implementación de TICs en PYMEs del sector Farmacéutica depende totalmente de

la forma en la que sea realizada la implementación en cada organización, del capital con que se

cuente, de la preparación del Recurso Humano de la organización, y por su puesto de la misma

voluntad de la organización hacia el cambio en los procesos tradicionales. Richard Nolan, en los

años setenta introdujo una teoría de la evolución de la tecnología dentro de una organización de

manera genérica enumeró cinco etapas dentro de la apropiación e implementación de las

tecnologías de la información en una organización. Cada una de las etapas identifica un momento

del tiempo en cuanto al desarrollo de la organización en términos de inclusión y manejo de

tecnologías de la Información.

Primero está la fase de experimentación ó iniciación, que corresponde a la primera compra de

tecnologías de Información que realiza la organización, el primer computador y los primeros

programas que empieza a manejar la compañía, de tipo sencillo, transaccionales. Si esta etapa se

completa exitosamente, puede decirse que la organización ha implementado su primer sistema de

Información, esto generalmente sucede para tareas de contabilidad, como por ejemplo la nómina.

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El personal con el que se cuenta en la etapa de iniciación no es especializado para el manejo de

estas herramientas. La segunda etapa se denomina contagio o expansión, esta etapa se caracteriza

por la implementación de otros sistemas de información en la organización, también de tipo

sencillo, transaccionales, bien sean el de manejo de inventario, facturación, control de pedidos del

cliente y se inicia la contratación de personal especializado en el manejo de Sistemas de

Información. La siguiente etapa es la Formalización o control, en este punto se empieza a

controlar con mayor rigor el uso de los recursos informáticos de la organización, hay validación

de datos, y se empieza a organizar y diferenciar el Área de Sistemas en la compañía. La cuarta

etapa es la de integración, esta etapa une los diferentes sistemas de información de la

organización para facilitar el acceso y la consolidación de toda la información de la organización,

de este modo se garantizan procesos más ágiles y efectivos. Se da en esta etapa también la

necesidad de administrar datos para mantener protegida la información, se generan los perfiles de

acceso. A partir de esta etapa, llega la última etapa que es la de la Madurez, en esta etapa ya se

implementan sistemas de apoyo a toma de decisiones y Sistemas de tipo Estratégico (de los más

complejos), ya que todas las bases de manejo de información han sido previamente desarrolladas

[14].

Teniendo en cuenta esta teoría, según la etapa donde se encuentre cada organización puede ir

avanzando a su propio ritmo. En general la mayoría de PYMEs consultadas en el “Estudio de la

relación Proveedor – Productor en la Gestión de Materiales del Sector Farmacéutico Industrial

Productivo (SFIP) de la ciudad de Bogotá”, [9] reportaron tener poca implementación de

Sistemas de información para el área de manufactura, por lo que puede inferirse que aun se

encuentran dentro de la etapa dos (Contagio), luego la recomendación en este caso seria iniciar

con la implementación de los módulos más sencillos del Sistema de información para

manufactura, bien sea el de Manejo de inventario ó el de Control de la producción. Sin embargo

debido a que las organizaciones por lo general buscan grandes mejoras en corto tiempo para

reconocer las virtudes de nuevos procesos, el ideal sería iniciar con la selección e implementación

del módulo de inventario, debido a que el inventario es uno de los más grandes activos

circulantes con los que cuenta una organización, luego en la medida en que este módulo se

implemente, se proyectan mejoras económicas, y además en la dinámica de los procesos internos.

Una vez vistos los beneficios de esta implementación, puede realizarse la selección e

implementación del módulo de Control de la producción, y sus beneficios se verán directamente

18

reflejados en la eficiencia y rapidez de los procesos, además en la trazabilidad del proceso. Esta

implementación del módulo de Control debe dar inicio a la etapa de control y Formalización y a

su vez a la de Integración de la Información. Una vez cumplidas estas etapas, la organización

estará lista para la implementación del último módulo del Sistema de Información para Áreas de

Producción, el de Planeación y Programación de la Producción, dentro de la etapa de Madurez.

En este proceso es fundamental la participación de personal capacitado para el manejo de estos

sistemas, ya que el éxito de la implementación de un cambio organizacional en cuanto a

información depende de todos los actores involucrados en su manejo.

La incorporación de tecnologías de Información y Comunicación en cualquier organización es un

proceso largo, pero en la medida en que se va avanzando los procesos se harán más ágiles y

eficientes. Es importante contar con un cronograma en cada implementación, de modo que pueda

controlarse de una mejor manera el tiempo que tarde el proceso de implementación y apropiación

de la tecnología.

Se propone teniendo en cuenta las etapas de Planificación de los recursos y actividades de la

informática (Richard Nolan) el siguiente esquema a seguir (Figura No.5 Esquema de

Planificación de recursos y actividades de la informática para la implementación de un sistema de

información para áreas de producción en una organización farmacéutica), para la sistematización

del área de Producción de una Organización Farmacéutica:

CONCLUSIONES

1. Un sistema de manejo de información para áreas productivas de industria farmacéutica debe

integrar las funciones de manejo de inventario, control de la producción y planeación y

programación de la producción. Cada función puede corresponder a un software diferente,

sin embargo la integración de la información de estos módulos es fundamental para el

correcto funcionamiento y aprovechamiento del sistema.

2. La sistematización de la información a través de herramientas de software representa un

cambio organizacional, por lo que su éxito depende en gran medida del recurso humano de la

organización. La selección de la filosofía de construcción de estas herramientas debe ser

19

congruente con los procesos internos de cada organización, de modo que el cambio no sea

extremo.

3. Las opciones disponibles en el mercado de TICs ofrecen sistemas construidos sobre

filosofías como JIT, MRP II ó hibridos JIT-MRP II. La filosofía más conveniente para el

módulo de Control de la producción es JIT debido a su semejanza con el sistema de control

tradicional en industria farmacéutica. En el caso de los módulos de manejo de inventario y

planeación y programación de la producción la selección corresponde a un análisis de las

políticas de manejo de inventario de la organización, del tipo de actividad económica de la

organización y del costo de mantenimiento de inventario, de modo que pueda elegirse la

filosofía que mejor “encaje” con el ambiente productivo de la organización.

4. El orden de implementación de los diferentes subsistemas (componentes del sistema de

manejo de información para áreas de producción en industria farmacéutica) sugerido para

PYMEs del sector productivo farmacéutico es primero del módulo de manejo de inventario,

luego el de control de la producción (podrían ser simultáneas), posteriormente la

sistematización de las áreas contables de la compañía e Integración de la Información, y por

ultimo la implementación de los Sistemas de Planeación y Programación, obedeciendo el

grado de complejidad de la estructura de datos de cada sistema y sus requerimientos

funcionales.

BIBLIOGRAFÍA

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definition of the ICT sector, [En línea] http://www.oecd.org/dataoecd/34/37/2771153.pdf

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grado – Maestría Ciencias Farmacéuticas, Departamento de Farmacia, Universidad

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Chemical Process Industry: A case study, Portland International Conference on

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Bills of Material, Routings & Recipes, Computers in Industry 31 (1996) 31-43.

14. El future tecnológico de las Terminales Marítimas e Vehiculos: La integración de sus

sistemas de información, UPC – Departament de Ciència i Enigyeria Nàutiques,

Barcelona, 2004, Pp. 212-219.

21

ANEXOS

Fig. No. 1. Requerimientos funcionales de un sistema de información para áreas de

Producción de Industria Farmacéutica.

Módulo de Manejo

de Inventario

Módulo de Planeación y Programación de

la Producción

Módulo de Control

• Sistema de

Inventario FIFO ó

FEFO

• Entrada de datos

(En caso de que

aplique):

Capacidad de

Almacenaje de

Áreas Reservadas

para Materias

primas ó

productos que

requieran

condiciones

especiales para su

almacenaje.

• Manejo de

unidades de

volumen y masa

(múltiplos y

submúltiplos)

• Sistema de

codificación y

• Entrada de datos: Información detallada

del proceso, aplica en caso de que se

maneje más de un proceso, y se tengan

validados más de un tamaño de lote para

un mismo producto. Necesario como

entrada el flujograma del proceso, con

todo el equipo que interviene en el

proceso, capacidades, personal que se

necesite, Materias primas y orden de

adición, controles, operaciones de

limpieza y de alistamiento, entre otros.

• Entrada de información: CAPACIDAD

INSTALADA: Aplica en caso de

disponer de varios equipos de diferentes

capacidades, para una misma operación,

en caso de tener validado más de un

tamaño de lote por producto, en caso de

tener varios turnos de trabajo para los

empleados o de variaciones en la fuerza

laboral, y en caso de manejar varios

procesos que puedan darse

simultáneamente en planta que necesiten

compartir recursos de apoyo crítico,

• Entradas de data

provenientes de

los controles a

Materias primas,

en proceso y a

producto

terminado, con

sus respectivas

especificaciones

para cada

parámetro.

• Herramientas

estadísticas y

gráficas.

• Administración

de operaciones

por excepción.

• Sistemas de inicio

de sesión.

• Seguridad de la

información

alimentada y

producida:

22

etiquetado

adecuado respecto

a la codificación

de la

organización.

• Registro de

cambios de estado

de las materias

primas (Dentro de

la codificación,

intercambiable,

de Cuarentena a

muestreado y a

aprobado ó

rechazado).

• Registro de todos

los movimientos

de Inventario.

también deberá incluirse la capacidad de

dichos sistemas de apoyo crítico.

• Manejo de estado de equipos

instalaciones y personal (Disponible a no

disponible) con el fin de no programar

actividades utilizando los recursos que ya

han sido designados para otra tarea

diferente.

• Entrada de Información: Orden de

prioridad para programar los trabajos,

bien sea por P.A, fechas de pedido, por

cliente…

• Inclusión de cronogramas de

Mantenimiento Preventivo de equipos e

Instalaciones, dentro del nivel de

planeación de operaciones.

• Interfaz interactiva de fácil manejo, y que

permita el acceso de datos en tiempo real

para que el cronograma de actividades

pueda modificarse de acuerdo a lo que

está sucediendo en realidad en planta.

Control de

cambios, perfil de

acceso, Firma

electrónica.

23

Figura No. 2. Flujograma para selección de filosofía de sistema de Manejo de Inventario y

Planeación y Programación de la Producción

Su política de manejo de inventario es:

La actividad económica de su empresa es:

Productora Propia

Manejo de inventarios de

Seguridad para satisfacer

demanda interna y externa.

(Materia Prima y Producto

Terminado)

Maquiladora y Productora

propia

Manejo de inventarios de

Seguridad para satisfacer

una de las demandas.

Maquiladora

No maneja inventarios de

seguridad (Inventario cero)

El costo de manejo de inventario en su organización es:

Respuesta: JITJITJITJIT

Bajo

Respuesta:

Medio

Respuesta:

Alto

Respuesta: Respuesta: Respuesta:

Respuesta: Respuesta: Respuesta:

24

No.

Rta.

Respuesta Interpretación

1 2 3

1 La filosofía que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es MRP

2 La filosofía que mejor se adapta a sus condiciones de trabajo es

MRP, sin embargo podría evaluar también un híbrido JIT –MRP para

disminuir sus costos de mantenimiento de Inventario, y mejorar la

dinámica de sus procesos.

3

4

5 Se sugiere cambiar políticas de manejo de Inventario. Conviene más

un híbrido JIT – MRP.

6 Conviene un híbrido JIT/ MRP, debería evolucionar a JIT.

7 Posibilidades no plausibles económicamente, debido a que son

maquiladoras, no se puede mantener inventario para cumplir con las

dos demandas, hasta que se realiza realmente el pedido.

8

9

10 Conviene un híbrido JIT/ MRP, podría evolucionar a JIT.

11 Debería evolcionar a JIT, políticas de manejo de inventario poco

costo – efectivas.


13

14 Conviene un híbrido JIT/ MRP




18 Conviene un híbrido JIT/ MRP

Fig. No. 3. Matriz de solución: Respuestas del flujograma para selección de Filosofía de Sistema

de Manejo de Inventario y Planeación y Programación de la Producción

25

Figura No.4. Modelo de referencia de datos, adaptado de “Assessment of Logistics Software by

means of data models applied to Bills of Material, Routings & Recipes”, Jos C.J de Heij y René

M.A. Caubo 1996. [13]

Planta

Centro de

trabajo

Unidad de

capacidad

Requerimiento

de capacidad

Tarea

Operación

Ruta de

proceso

Formula Maestra Lista de

Materiales

Relación Lista

Materiales

Requerimientos de Materiales

Requerimientos de Materiales

P. Activo

Componente Producto

Orden

Orden

26

¿Maneja más de un Sistema de

Información en su organización?

(Para manejo de nómina, de

Pedidos, Facturación, o Inventario)

Concluya la primera

implementación de

un sistema de

Información para la

organización

Etapa de contagio

NO

SI

Etapa de experimentación

¿Maneja algún sistema de

Información para manejo

Inventario?

Se recomienda su

selección e

implementación.

(Para su selección,

ver Figura 5 y 6)

NO

SI

¿Tiene algún sistema de

Información para el control

de la Producción?

Se recomienda su

selección e

implementación.

NO

SI Etapa de Control

¿Tiene sistematizada el Área

contable y de ventas?

Se recomienda su

selección e

implementación.

NO

SI

¿La información de su

organización está

integrada?

Se recomienda su

integración.

NO

SI Etapa de Integración

27

Figura No. 5. Esquema de Planificación de recursos y actividades de la informática para la

implementación de un sistema de información para áreas de producción en una organización

farmacéutica.

¿Tiene algún sistema de

Información para la

Programación y la Planeación

de la Producción?

Se recomienda su

selección e

implementación.

NO

SI Etapa de Madurez

Implementación del Sistema de

Información para el manejo de

Áreas de Producción completa

incorporaciÓn de tecnologÍas de informaciÓn y de … · (wip) [2, 3], de modo que evita la...

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