hƯỚng dẪn sỬ dỤng email hmu.eduhmu.edu.vn/images/2010/08/hdsd_email_hmu41.pdf · bạn có...

Phòng Công nghệ thông tin - Trường Đại học Y Hà Nội 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAIL HMU.EDU.VN

Tại sao tôi nên dùng email HMU.EDU.VN? Email HMU.EDU.VN là tên miền thể hiện thương hiệu của Trường Đại học Y Hà Nội, giúp bạn gây dựng được niền tin với đối tác. Hệ thống HMU mail được hỗ trợ bởi Google nên dung lượng lưu trữ lên tới 7,5GB và đảm bảo thông suốt 24/7. Đặc biệt khi sử dụng HMU mail bạn có thể tích hợp được các dịch vụ: DOCs HMU, SITEs HMU, CALENDARs HMU,… dễ dàng và hiệu quả.

1. Giao diện tiếng Việt:

2. Sử dụng đơn giản: A. Các bước Nhận - Gửi thư:

A.1. Nhận thư:

Bước 1: Đăng nhập vào hộp thư


Bước 2: Đọc - Gửi - Xóa thư:

Sau khi đăng nhập hộp thư của bạn sẽ có xuất hiện như hình dưới đây:

- Hộp thư đến: là nơi lưu trữ thư gửi đến, bạn muốn đọc thư nào bạn chỉ cần nháy chuột vào thư tương ứng ở bên phải. - Thư gắn dấu sao: là những thư được bạn đánh dấu sao (ví dụ như những thư quan trọng). - Thư đã gửi: là nơi lưu giữ tất cả những thư bạn đã gửi. - Thư nháp: là nơi lưu giữ tất cả các thư đã soạn mà chưa gửi. - Tất cả thư: nơi hiển thị mọi thư đến, thư nháp, thư đã gửi. - Spam: là những thư độc hại, có thể chứa vi rút, phần mềm gián điệp - Thùng rác: là nơi lưu giữ những thứ bạn đó xóa đi trong vòng 30 ngày. - Danh sách liên hệ: là nơi hiển thị, lưu trữ tất cả địa chỉ email.

Nhập địa chỉ email HMU: http://mail.hmu.edu.vn

Nhập tên người sử dụng vào ô Tên người dùng

Click vào Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter

Nhập mật khẩu vào ô Mật khẩu

Danh sách các mục lưu trữ trong một hộp thư

http://mail.hmu.edu.vn


- Công việc: là nơi lưu trữ, tạo danh sách các việc cần ghi nhớ. A.2. Gửi thư: Bạn muốn soạn thư hoặc gửi hình ảnh, tài liệu cho ai đó thì nháy chuột vào phần Soạn thư, một trang sẽ hiện ra như hình dưới đây:

A.3. Xóa thư:

Nhập địa chỉ email của người cần gửi

Nhập chủ đề của thư

Nhập nội dung thư tại đây

Nếu thư gửi kèm theo tài liệu (file văn bản, hình ảnh, nhạc, video,…) bạn click vào Đính kèm tệp

Nếu bạn muốn lưu thư mà không gửi thì click vào Lưu bây

giờ, thư sẽ được lưu vào mục Thư nháp

Sau khi soạn thư xong, bạn click vào Gửi để gửi

thư đi

Nếu bạn muốn gửi thư đến nhiều địa chỉ email,

click vào Thêm CC hoặc Thêm Bcc để nhập thêm

địa chỉ email

Click vào thư muốn xóa rồi bấm chọn Xóa


Chú ý: Sau khi kết thúc công việc gửi / đọc thư, bạn click vào Đăng xuất để kết thúc phiên làm việc của bạn đồng thời tránh mất thư khi người khác sử dụng lại trên máy đó. B. Thiết lập các thông số B.1. Tạo chữ ký ở cuối hộp thư: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chung, sau đó nhập nội dung thông tin vào phần Chữ ký -> click Lưu thay đổi để lưu lại thông tin.

Nhập nội dung thông tin chữ ký vào đây

Click Lưu Thay đổi để lưu lại thông tin


B.2. Đặt thông báo tự động khi vắng mặt Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chung. Trong phần Tự động trả lời khi đi nghỉ, click Bật tự động trả lời thư khi đi nghỉ -> Chọn Thời gian bắt đầu và Kết thúc gửi thư tự động -> Nhập tiêu đề thư trong Chủ đề, nhập nội dung thư trong ô Thư -> click Lưu thay đổi để lưu lại thông tin.

Nhập nội dung thư trả lời tự động

Nhập tiêu đề thư trả lời tự động


Chọn thời gian bắt đầu và kết thức gửi thư tự đông


B.3. Thay đổi mật khẩu Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản -> click Cài đặt tài khoản Google

Cửa sổ mới xuất hiện:

Cửa sổ đổi mật khẩu xuất hiện:

Click Cài đặt, chọn tab Tài khoản

Click Cài đặt Tài khoản Google

Click vào Đổi mật khẩu

Nhập mật khẩu cũ vào ô Mật khẩu hiện tại của bạn

Nhập mật khẩu mới vào ô Chọn mật khẩu mới

Nhập lại mật khẩu mới vào ô Nhập lại mật khẩu mới

Click vào Đổi Mật khẩu để lưu lại thay đổi


3. Bộ lọc (spam) hiệu quả Không mất thời gian với thư rác và các thư không mong muốn. HMU mail chặn spam trước khi nó vào hộp thư đến của bạn. Nếu một thư không mong muốn vẫn lọt vào hộp thư của bạn, bạn có thể ngăn lại bằng cách thông báo thư rác và giúp cho bộ lọc spam của HMU mail hoạt động hiệu quả hơn.

Cửa sổ mới xuất hiện:

Sau đó, cửa sổ tiếp theo xuất hiện:

Click chọn Cài đặt -> chọn tab Bộ lọc

Nhập các thông tin, chủ đề, cụm từ cần lọc ra khỏi email

Click chọn Bước Tiếp theo


4. Có thể tích hợp các hộp thư khác để gửi thư từ HMU email: Bước 1: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản

Click chọn các điều kiện của bộ lọc

Click Tạo Bộ lọc để lưu trữ

Click Thêm địa chỉ email khác mà bạn sở hữu


Bước 2:

Bước 3:

Bước 4: Bạn kiểm tra email của hộp thư mà bạn vừa thêm vào (ví dụ ở đây là hộp thư: [email protected]), sẽ có một email của HMU mail gửi thông tin về mã xác minh.

Bạn nhập tên hiển thị vào ô Tên

Địa chỉ email khác vào ô Địa chỉ email

Click Bước tiếp theo

Click Gửi Xác minh

mailto:[email protected]


Cửa sổ Nhập mã xác minh:

Địa chỉ email khác mà bạn sở hữu đã được thêm vào HMU mail:

Thông tin về Mã xác minh gửi từ HMU mail

Bạn nhập mã xác minh vào đây Click vào Xác minh


Bạn có thể gửi email từ các hộp thư mà bạn đã thêm vào HMU mail:

Chú ý: Bạn có thể thêm nhiều hộp thư khác mà bạn sở hữu trong HMU mail bằng cách lặp lại

từ Bước 1 đến Bước 4

5. Có thể nhận thư từ các hộp thư khác trong HMU mail: Bước 1: Trong hộp thư, bạn click vào Cài đặt, chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP

Địa chỉ email khác của bạn đã được

thêm vào HMUmail

Bạn có thể chọn địa chỉ email để gửi thư


Bước 2: Bạn click vào Cài đặt, chọn tab Tài khoản:

Bước 3: Cửa sổ mới xuất hiện

Click Thêm tài khoản thư mà bạn sở hữu

Click Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi


Bạn nhập địa chỉ thư khác mà bạn sở hữu


Cửa sổ tiếp theo xuất hiện:

Sau khi click vào Thêm Tài khoản, bạn chờ để hệ thống kiểm tra thư từ hộp thư mà bạn vừa thêm vào.

Bây giờ bạn có thể kiểm tra thư của hộp thư khác trong hộp thư của HMU mail mà không mất thời gian kiểm tra từng hộp thư.

Bạn nhập Tên người dùng của địa chỉ thư cần thêm

vào HMU mail

Nhập Mật khẩu của địa chỉ thư cần thêm

vào HMU mail

Chọn các tùy chọn cho hộp thư cần

thêm vào HMU mail

Chọn máy chủ POP: pop.gmail.com

Hệ thống đang kiểm tra hộp thư bạn vừa thêm vào HMU mail


Chú ý: Bạn có thể thêm nhiều hộp thư khác mà bạn sở hữu trong HMU mail bằng cách lặp lại

từ Bước 1 đến Bước 3

6. Bạn có thể chuyển toàn bộ Danh bạ email của hộp thư khác vào HMU mail: Dưới đây là hướng dẫn chuyển danh bạ email của Yahoo mail sang HMU mail

Bước 1: Vào hộp thư Yahoo mail của bạn, click Option -> chọn Mail Option

Một cửa sổ xuất hiện:

Kiểm tra thư của hộp thư bạn vừa thêm vào HMU mail

Tất cả các thư của hộp thư đều được gắn

nhãn của hộp thư đó

Bạn click Option Chọn Mail Option


Cửa sổ tiếp theo xuất hiện:

Sau đó chọn:

Bạn nhập mã xác nhận:

Bạn click vào Contact

Bạn click vào Tools Chọn Export

Bạn click vào Export Now của mục Yahoo CSV


Sau đó lưu lại file có dạng .csv

Bước 2: Cập nhật danh bạ vào HMU mail

Vào hộp thư của HMU mail:

Một cửa sổ xuất hiện:

Cửa sổ tiếp theo:

Bạn nhập dãy ký tự bên dưới vào đây

Click vào Export Now

Click vào Danh sách liên hệ

Bạn Click vào Nhập


Toàn bộ danh bạ Yahoo mail của bạn đã được chuyển sang HMU mail.

7. Bạn có thể tải thư HMU bằng các phầm mềm mail client thông dụng: Hệ thống email hỗ trợ người dùng sử dụng các phần mềm mail client để tải email về máy trạm theo các giao thức POP3 và IMAP.

Dưới đây là phần hướng dẫn người dùng cấu hình để tải emai về máy trạm (máy của người sử dụng) với 2 phần mềm mail client phổ biến là Microsoft Outlook Express và MozillaThunderbird theo giao thức IMAP.

A. Cấu hình Outlook Express

Để thiết lập Outlook Express trên máy trạm của bạn làm việc với Gmail, các bạn thực hiện theo các bước:

1. Trước hết, bạn mở hộp thư Gmail của bạn, chọn “Cài đặt”, chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”, bạn kích hoạt “Bật IMAP”, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.

Click vào Browse để chọn file .CSV

Click vào Nhập


1. Khởi động Outlook Express. 1. Nhấp vào trình đơn Tools, và chọn Accounts ...

1. Nhấp chọn Add, và sau đó nhấp vào Mail ...

1. Nhập tên của bạn trong ''Display name”, và nhấp nút Next


1. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn ([email protected]) trong ''Email address”, và nhấp nút Next.

1. Đối với “My incoming mail server is a ______ server'', bạn cần chọn IMAP trong menu thả xuống. Tại trường “Incoming mail the (POP3, IMAP or HTTP) server” bạn nhập “imap.gmail.com” và trường “Outgoing mail 'the (SMTP) server” bạn nhập “smtp.gmail.com”. Sau đó nhấp nút Next

mailto:([email protected])


1. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (bao gồm @hmu.edu.vn”) trong trường “Account name” và nhập mật khẩu của bạn trong trường “Password”. Nên bỏ tùy chọn “Remember password” để Outlook Express không lưu lại mật khẩu của người dùng. Sau đó nhấp nút Next.

9. Nhấp nút Finish để hoàn tất việc tạo account.

mailto:@hmu.edu.vn


10. Chọn imap.gmail.com trong thẻ Account, và nhấp vào Properties.

11. Chọn thẻ Advanced. Đánh dấu vào hộp “This server requires a secure connection (SSL)” ở bên dưới “Outgoing Mail (SMTP)” và nhập số “465” trong trường “Outgoing mail (SMTP)”. Đánh dấu vào hộp “This server requires a secure connection (SSL)” ở bên dưới “Incoming mail (IMAP)”, cổng giao tiếp sẽ tự động thay đổi để thành “993”.


12. Nhấp vào thẻ Servers và đánh dấu vào hộp 'My server requires authentication'

13. Nhấp nút OK.


14. Nhấp nút Close để kết thúc cài đặt

B. Cấu hình Thunderbird 2.0

Để thiết lập Thunderbird trên máy trạm của bạn làm việc với Gmail, bạn làm theo các bước sau:

1. Trước hết, bạn mở hộp thư Gmail của bạn, chọn “Cài đặt”, chọn tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”, bạn kích hoạt “Bật IMAP”, sau đó nhấp vào Lưu thay đổi.

2. Mở Thunderbird, và chọn Tools -> Account Settings.

3. Nhấp vào Add Account.


4. Bấm chọn nút Email account và nhấp nút Next. Một màn hình xác nhận sẽ xuất hiện.


5. Bạn nhập tên đầy đủ của bạn trong Your Name. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (phần sau luôn là @hmu.edu.vn) trong trường Email Address và nhấp nút Next.

6. Bạn chọn giao thức IMAP và nhập imap.gmail.com trong trường Incoming Server. Sau đó chọn Next và đặt Outgoing Server để smtp.gmail.com và click Next.

mailto:@hmu.edu.vn


7. Nhập đầy đủ địa chỉ email của bạn (bao gồm @hmu.edu.vn) trong trường Incoming User Name and Outgoing User Name và nhấn Next.

8. Nhập tên cho tài khoản email của bạn trong trường Account Name, và nhấp vào Next.

mailto:@hmu.edu.vn


9. Xác minh thông tin tài khoản của bạn trong hộp thoại, và nhấn Finish.

10. Chọn Server Settings từ danh sách thư mục bên dưới tài khoản mới của bạn. Thay đổi Port thành 993.

11. Trong phần Security Settings, chọn SSL từ các tùy chọn Use secure connection 12. Chọn hộp “Check for messages at startup" và hộp “Check for new messages every 10

minutes”.


13. Nhấp Outgoing Server (SMTP) trong danh sách thư mục. 14. Chọn smtp.gmail.com (Default) nhập từ danh sách và nhấp vào Edit. Cửa sổ SMTP

Server xuất hiện.


16. Bạn nhập Name Server là “smtp.gmail.com” và thiết lập Port là 587*. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập số Port để 465, miễn là bạn chọn kết nối an toàn SSL như của bạn.

17. Bạn bấm chọn vào “User name and password” và nhập địa chỉ email đầy đủ của bạn vào trường User Name.

18. Bạn chọn TLS từ “Use secure connection ” và bấm OK.

19. Nhấn OK để lưu thay đổi và thoát khỏi hộp thoại Account Settings để hoàn thiện việc cài đặt.

hƯỚng dẪn sỬ dỤng email hmu.eduhmu.edu.vn/images/2010/08/hdsd_email_hmu41.pdf · bạn có...

Documents