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GUÍA DE USUARIO DE LEVEL 3SM WEB MEETING AGOSTO DE 2014

http://www.level3.com/es/

2Back to TOC

Level 3SM Web Meeting, Novedades .............................................................3

Información General ....................................................................................4

Presidente: Cómo Acceder a Level 3SM Web Meeting .................................6

Iniciar una Web Meeting Ad-Hoc ............................................................6

Programar una Web Meeting y Enviar Invitaciones ...............................7

Participante: Cómo Unirse a Level 3SM Web Meeting .............................8

Iniciar/Unirse a una Level 3SM Web Meeting mediante Computer Audio ...........9 Integraciones de Web Meeting ..................................................................13 (Formas adicionales de acceder a Level 3SM Web Meeting) ......................13

Complemento para Outlook de Level 3 Connect ..................................14

Level 3SM Web Meeting for SalesForce ..................................................15

Level 3SM Web Meeting Conference Center................................................16

Home (Inicio) .........................................................................................16

On-Demand Meetings (Reuniones Por Pedido) ....................................16

Scheduled Meetings (Reuniones Programadas) ..................................17

Schedule a Meeting (Programar una Reunión) ....................................17

Manage Scheduled Meetings (Administrar Reuniones Programadas) .......................22

View Reports (Ver Informes) .................................................................23

Manage Recordings (Administrar Grabaciones) ..................................24

Manage Contacts (Administrar Contactos)...........................................26

Level 3SM Web Meeting Conference Controls .......................................27

Panel Participants (Participantes) ........................................................27

Panel Audio Controls (Controles de Audio) ..........................................28

Panel Chat .............................................................................................29

Level 3SM Web Meeting Management Controls ..........................................30

Start/Stop Meeting (Iniciar/Detener Reunión) .................................... 30

Record/End Meeting (Grabar/Finalizar Reunión) .................................30

Share Desktop (Compartir Escritorio) ..................................................30

Share Applications (Compartir Aplicaciones) .......................................31

Grant Control (Otorgar Control) ........................................................... 31

Barra Sharing Control (Control de Uso Compartido) ...........................31

Enable Webcams (Habilitar Cámaras Web) ..........................................32

Invite Others (Invitar a Otros) ................................................................32

Level 3SM Web Meeting Presentation Controls ..........................................34

Insert and Manage (Insertar y Administrar) .........................................34

Slide Bar (Barra de Desplazamiento) ..................................................36

Atención al Cliente ................................................................................37

ÍNDICE

3Back to TOC

Level 3SM Web Meeting – Novedades La inclusión de los servicios de seguridad permite a Level 3 ofrecer soluciones gestionadas más completas a los clientes.

Esta descripción del servicio de Level 3 Managed Security Service detalla el soporte que brindará Level 3. En cada área de este documento, se describen los elementos del producto y cómo el producto se brinda y se entrega a los clientes.

Capacidad para subir un archivo .PDF

Un presidente o un copresentador ahora pueden seleccionar un archivo .pdf para subir a la barra de desplazamiento. Una vez subido, el archivo .pdf podrá ser insertado al igual que una diapositiva para los participantes de la conferencia. Todos los archivos podrán ser ordenados nuevamente o eliminados mediante la barra de desplazamiento de forma similar a una diapositiva estándar.

Funcionalidad Pause Sharing (Pausar Uso Compartido)

Al trabajar con la aplicación o hacer un uso compartido, la barra de herramientas presenta al presidente o al copresentador el botón “pause” (pausar). Al hacer clic en él, se pausará el uso compartido, y los participantes continuarán viendo lo último que se había compartido en la pantalla. Esto permite que el presentador se mueva a otras áreas o aplicaciones de la aplicación actual antes de retomar el uso compartido.

Actualización de Level 3SM Web Meeting Mobile Connect

Recientemente, Level 3 hizo cambios en la apariencia general y en la imagen de la aplicación de Level 3SM Connect Mobile para las plataformas de iPhone® y AndroidTM. Los cambios se pueden visualizar en todos los aspectos de la aplicación.

Uso Compartido de la Aplicación para Mac: 5 de septiembre

La funcionalidad actual de Level 3 Web Meeting solo permite que un presentador comparta todo su escritorio al ejecutar Level 3 Web Meeting en un equipo Mac®. Introduciremos la misma capacidad en las características actualmente disponibles para un presentador que usa Windows®. Después del lanzamiento, cualquier presentador que utiliza un equipo Mac tendrá la opción de compartir su escritorio y aplicaciones individuales.

Soporte de Monitor Dual: 5 de septiembre

El presentador tendrá ahora la opción de elegir el monitor o la pantalla que le gustaría compartir.

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INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LEVEL 3SM Web MeetingEl servicio Level 3SM Web Meeting consta de dos aplicaciones diferentes: Conference Center (Centro de Conferencias) para la creación y la administración de reuniones web, y Conference Controls (Controles de Conferencia) para la realización de reuniones web y conferencias de audio.

Conference Center (Centro de Conferencias)

Al iniciar sesión como presidente, aparece la aplicación Conference Center (Centro de Conferencias). Conference Center es el espacio en donde usted programa y organiza reuniones web, administra invitaciones e inscripciones, controla la participación y la retroalimentación, y pone en marcha sus reuniones web. También puede administrar las grabaciones de las reuniones, configurar podcasts de sus grabaciones y ver informes.

On-Demand Meetings (Reuniones Por Pedido)

Las reuniones por pedido son reuniones web que se celebran sin haber sido programadas de antemano. Usted inicia las reuniones a pedido desde el Conference Center. La información de registro de participantes y la retroalimentación de las reuniones por pedido se limitan a la configuración existente, que usted puede optar por modificar.

Scheduled Meetings (Reuniones Programadas)

Las reuniones programadas son reuniones web que usted acuerda de antemano e invita a las personas para que asistan. Usted puede solicitarles a los invitados que se registren previamente o permitir que se registren cuando se unen a la reunión. Las invitaciones se pueden enviar por correo electrónico y se pueden publicar en Facebook y Twitter.Los enlaces a la página de registro de la reunión se pueden incrustar en el correo electrónico o en anuncios basados en Web como parte de las campañas de marketing, y usted puede realizar un seguimiento de los registros por separado para cada campaña. Usted puede personalizar la página de registro para proporcionar información detallada sobre la reunión y sobre los presentadores, así como recolectar información acerca de quienes se registran.Los recordatorios de reuniones, los mensajes de correo electrónico posreunión y las encuestas posteriores a la reunión ofrecen una variedad de oportunidades para comunicarse con las personas antes y después de sus reuniones. Usted tiene la opción de personalizar todas estas comunicaciones.

Broadcast Audio (Transmisión de Audio)

La parte de audio de una reunión web puede transmitirse a través de Internet en lugar de, o además de, la transmisión por teléfono. Esto permite que sus participantes escuchen la reunión cuando no es conveniente utilizar un teléfono. La transmisión de audio es solo unidireccional.

Reports (Informes)

El servicio de Level 3SM Web Meeting genera automáticamente informes para sus reuniones web y conferencias de audio. Los informes incluyen quién fue invitado a sus reuniones, quiénes se registraron y cómo se registraron, así como quiénes en realidad asistieron a sus reuniones. Los informes también incluyen información recolectada durante el registro, así como la información de la reunión en sí, como las transcripciones de chat y los resultados de las encuestas, y los resultados de las encuestas posreunión.

Recordings (Grabaciones)

Las conferencias de audio (por pedido, programadas y asistidas por un operador) y las reuniones web se pueden grabar y reproducir más tarde. La parte de audio de una reunión se sincroniza automáticamente con la parte web. Usted puede editar las grabaciones, descargarlas, adjuntarlas a los comunicados de la reunión y publicarlas en Facebook, Twitter y otros sitios web.

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Podcasts

El servicio Level 3SM Web Meeting le proporciona todo lo que necesita para crear un podcast y convertir sus grabaciones en episodios de podcast. Se admiten tanto las grabaciones de solo audio como las grabaciones de audio/vídeo. Al agregar una grabación a su podcast, esta grabación se convierte automáticamente al formato adecuado para que las personas que se suscriban a su podcast pueden descargarla y reproducirla.

Conference Controls (Controles de Conferencia)

La aplicación Conference Controls (Controles de Conferencia) es el espacio al que puede subir presentaciones y en el que puede llevar a cabo reuniones web. Abra Conference Controls (Controles de Conferencia) en la aplicación Conference Center (Centro de Conferencias).

Subir y Presentar Diapositivas

Usted puede crear presentaciones de Microsoft® PowerPoint® y subirlas al servicio de Level 3SM Web Meeting, donde están disponibles para utilizarse en sus reuniones web. Otros formatos de archivo son compatibles también para subir imágenes y otros contenidos gráficos. Puede cambiar el orden de las diapositivas una vez que se hayan subido. Diversas herramientas de revisión permiten anotar y resaltar las diapositivas a medida que usted las presenta.

Designar a los Copresentadores

El presidente puede designar a uno o más participantes de la reunión web para ocupar la función de copresentadores. Los copresentadores tienen acceso a todos los controles de conferencia para subir y presentar diapositivas, crear e insertar encuestas y compartir u otorgar el control de sus aplicaciones y escritorios. Los copresentadores no tienen acceso a los controles de audio.

Compartir Aplicaciones

Los presentadores pueden compartir aplicaciones o su escritorio completo durante una reunión. Todos los participantes de la reunión, hasta 1200, pueden ver las aplicaciones compartidas.

Otorgar Control

Los presentadores pueden otorgar control de las aplicaciones individuales o de su escritorio completo a los participantes de la reunión. Cuando se otorga control, tanto el presentador que otorga el control como el participante que lo recibe pueden interactuar con las aplicaciones o con el escritorio al mismo tiempo.

Crear Encuestas

Los presentadores pueden crear encuestas e insertarlas entre las diapositivas de la presentación. Se admiten seis tipos de preguntas de encuesta diferentes. Cuando se presenta una encuesta durante la reunión, los participantes presentan respuestas que se computan y opcionalmente se muestran a los participantes. Los resultados de la encuesta se guardan con otros informes de reuniones en el Conference Center, donde pueden verse y descargarse.

Chat

El presidente, los copresentadores y los participantes pueden comunicarse entre sí a través de mensajes de texto durante una reunión web. Los presentadores pueden chatear entre sí, con los participantes de forma individual o con todos los participantes a la vez. Los participantes pueden chatear con los presentadores, pero no entre sí. Los mensajes de chat se guardan con otros informes de reuniones en el Conference Center, donde pueden verse y descargarse.

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Grabar Reuniones

Cualquier reunión web o conferencia de audio puede grabarse y ponerse a disposición para su reproducción posterior. El Conference Center ofrece características para administrar, editar y realizar grabaciones disponibles para su reproducción a través de descargas o de los canales de medios sociales.

Control de Audio

Durante una conferencia de audio o una reunión web, solo el presidente cuenta con una variedad de controles de audio disponibles, que incluye líneas para silenciar y para cancelar la función silenciar, para desconectar a los participantes, para realizar llamadas a los participantes y para bloquear la conferencia a fin de evitar que se unan participantes adicionales. Los controles de audio incluyen una agenda telefónica que facilita las llamadas y que también se utiliza para mostrar automáticamente los nombres de los participantes de audio de una reunión que se enumeran en la agenda.

PRESIDENTE: CÓMO ACCEDER A LEVEL 3SM WEB MEETING

Iniciar una Web Meeting Ad-Hoc

1. Visite http://conferencing.level3.com/en

2. Navegue hacia la parte izquierda de la página y seleccione el enlace Start/Manage/Archive (Comenzar/Administrar/Archivar) debajo del título Level 3SM Web Meeting.

a. Si usted no ha instalado previamente Java™ 2 Runtime Environment 1.3, recibirá un mensaje que le preguntará si desea iniciar la instalación de este plug-in. Haga clic en Aceptar para iniciar la instalación.

i. Lea los mensajes que puedan aparecer durante el proceso de instalación para garantizar una instalación completa.

ii. Cuando se le solicite File Download (Descargar Archivo), seleccione Run this program from its current location (Ejecutar este programa desde su ubicación actual).

iii. Cuando se le solicite que instale y ejecute Java 2 Runtime Environment, haga clic en Sí.

iv. Siga las instrucciones que se proporcionan durante la instalación del plug-in de Java. Si se le solicita que reinicie el equipo, hágalo antes de continuar.

b. Un applet de Java lanzará Level 3SM Web Meeting. Recibirá un aviso de seguridad que indica que se ha verificado que la aplicación proviene de Level 3 Conferencing. Haga clic en Start (Comenzar) para continuar.

3. Introduzca su número de teléfono, código de acceso y contraseña de Level 3SM Ready-Access®. Haga clic en el botón Login (Iniciar Sesión).

4. En la página de inicio de Web Meeting Conference Center, seleccione el botón On-Demand Meeting (Reunión Por Pedido) y haga clic en el botón Open Meeting Controls (Abrir Controles de Reunión).

5. Una vez que la interfaz se haya cargado, haga clic en el botón Start Meeting (Iniciar Reunión) en la parte superior izquierda de la interfaz de usuario de Level 3 Web Meeting.

6. Cuando aparezca el cuadro emergente de alerta de seguridad, haga clic en Start (Comenzar).

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Programar una Web Meeting y Enviar Invitaciones


2. Navegue hacia la parte izquierda de la página y seleccione el enlace Start/Manage/Archive (Comenzar/Administrar/Archivar) debajo del título Level 3SM Web Meeting.

3. Introduzca su número de teléfono, código de acceso y contraseña de Level 3 Ready-Access. Haga clic en el botón Login (Iniciar Sesión).

4. En la página de inicio de Level 3 Web Meeting Conference Center, seleccione el botón Schedule a Meeting (Programar una Reunión).

5. Introduzca todos los detalles de su reunión, incluidos la fecha, la hora, el tipo, la descripción y los requisitos de registro. Haga clic en Save and Next (Guardar y Continuar) para continuar.

6. En la siguiente página, usted podrá ver la invitación e invitar personas al hacer clic en Send Invitations (Enviar Invitaciones).

a. Opción 1: Introduzca las direcciones de correo electrónico en el cuadro “To:” (Para:).

b. Opción 2: Suba un archivo CSV que contenga las direcciones de correo electrónico de los participantes deseados.

7. Una vez que haya acabado de determinar cuáles son los participantes que desea invitar a la reunión, haga clic en el botón Send (Enviar).

NOTA: Haga clic en el botón Show Advanced Settings (Mostrar Configuración Avanzada) para personalizar otros aspectos de su reunión, incluidos la marca, los correos electrónicos recordatorios y las encuestas posreunión.

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PARTICIPANTE: CÓMO UNIRSE A LEVEL 3SM Web Meeting


2. 2. Navegue hacia la parte izquierda de la página y seleccione el enlace Join as a Participant (Unirse como Participante) debajo del encabezado de Level 3SM Web Meeting.

3. Introduzca su número de teléfono, código de acceso y contraseña de Level 3 Ready-Access. Haga clic en el botón Login (Iniciar Sesión).

a. Si usted se registró de antemano a la reunión, será redirigido directamente a la reunión, siempre y cuando el Presidente ya haya comenzado la conferencia web.

b. Si usted no se registró de antemano a la reunión, se le pedirá que complete la página Participant Registration (Registro de Participantes) antes de poder entrar en la conferencia web. El único campo que está obligado a rellenar en esta página es su nombre.

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INICIAR/UNIRSE A UNA LEVEL 3SM WEB MEETING MEDIANTE COMPUTER AUDIO

Cómo Comenzar (Presidente)

1. Una vez que se hayan abierto los controles de la conferencia web, haga clic en el botón Use Computer (Usar Equipo) en la parte izquierda de la pantalla.

2. Seleccione el micrófono y el altavoz que desea utilizar para la llamada mediante los menús desplegables.

3. Ajuste el volumen del micrófono y de los altavoces (sugerimos 75 % para ambos) y luego presione el botón Select and Continue (Seleccionar y Continuar).

4. Luego verá el mensaje que se muestra a continuación y escuchará el siguiente mensaje mientras se lo conecta a la llamada: “You are now being connected to the conference. Please stand by…beep…beep...You will now be placed into conference”. (En este momento, usted está siendo conectado con la conferencia. Por favor, aguarde... bip... bip... Ahora lo conectaremos con la conferencia).

5. Una vez que esté conectado, verá un panel de control de audio en el lado izquierdo de la ventana de control. Puede ajustar el volumen de los altavoces y del micrófono, o desconectar su llamada de este panel.

6. Si usted experimenta problemas de audio mientras está conectado mediante VoIP, puede hacer clic en el botón Switch to Phone (Cambiar a Teléfono) para desconectar la conexión de VoIP y realizar una llamada para entrar en la conferencia desde su teléfono.

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7. Una vez que hace clic en el botón Switch to Phone (Cambiar a Teléfono), verá un mensaje que indica “The conference will continue until the last participant disconnects. If you reconnect to this conference, you can disable continuation using your Audio Controls” (La conferencia continuará hasta que se desconecte el último participante. Si se vuelve a conectar con esta conferencia, usted puede deshabilitar la continuación mediante sus controles de audio). Al hacer clic en el botón Switch to Phone (Cambiar a Teléfono) de la ventana emergente, su línea de VoIP se desconectará y, usted podrá volver a realizar la llamada en la parte de audio de la reunión en su teléfono.

Cómo Comenzar (Participante)

1. Después de unirse a una conferencia web como participante, haga clic en el botón Audio en la parte superior de la pantalla.

NOTA: El organizador debe haber iniciado una conferencia de audio antes de que aparezca el botón Audio para los participantes.

2. Haga clic en el botón Use your Computer Mic and Speaker (Use el Micrófono y los Altavoces de su Equipo).

3. Haga clic en el botón Radio junto a Allow (Permitir) y luego marque la casilla junto a Remember (Recordar) para evitar que esta casilla se abra nuevamente si se une a una conferencia en el futuro. Haga clic en el botón Close (Cerrar).

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NOTA: Si usted usa Google Chrome™ como navegador web para unirse a una reunión, también es posible que visualice el siguiente mensaje en la parte superior de la pantalla de su equipo: “https://laxcr#.callinfo.com wants to use your camera and microphone– Allow or Deny” (https://laxcr#.callinfo.com desea utilizar su cámara y su micrófono: Permitir o Rechazar). Si usted no hace clic en el botón Allow (Permitir), el audio se desconectará después de 60 segundos, y usted tendrá que volverse a conectar.

4. Seleccione el micrófono que desea utilizar para la llamada en el menú desplegable y luego haga clic en el botón Select and Continue (Seleccionar y Continuar).

5. Luego verá el mensaje que se muestra a continuación y escuchará el siguiente mensaje mientras se lo conecta a la llamada: “You are now being connected to the conference. Please stand by…beep…beep...You will now be placed into conference”. (En este momento, usted está siendo conectado con la conferencia. Por favor, aguarde... bip... bip... Ahora lo conectaremos con la conferencia).

6. Puede ajustar el volumen de su micrófono y de sus altavoces en los menús desplegables de la parte superior de la pantalla.

NOTA: ¿Por qué no puedo ver mi botón Audio para conectar la llamada de audio en mi equipo?

• Es posible que Computer Audio no esté habilitado para la cuenta o que no esté habilitado en la ventana de opciones de control de conferencia web del presidente.

• Para verificar la ventana de opciones, abra Web Conference Controls (Controles de Conferencia Web) y haga clic en el botón Options (Opciones) en la parte superior de la pantalla.

• Seleccione la pestaña Audio en la parte superior de la ventana.

• Marque la casilla junto a “Allow future participants to use computer microphone and speakers” (Permitir que los participantes futuros usen el micrófono y los altavoces del equipo) y luego haga clic en Aceptar.

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Notas Adicionales

• Hasta 150 usuarios de Computer Audio pueden conectarse simultáneamente con un único código de acceso.

• Si hay más de 150 usuarios de audio que intentan conectarse (mediante VoIP o por teléfono), los usuarios adicionales escucharán un mensaje que indica que la conferencia tiene una asistencia completa.

• Hasta 150 usuarios de Computer Audio pueden conectarse simultáneamente con un único código de acceso.

• Si hay más de 150 usuarios de audio que intentan conectarse (mediante VoIP o por teléfono), los usuarios adicionales escucharán un mensaje que indica que la conferencia tiene una asistencia completa.

• Los dispositivos móviles o tabletas no son compatibles actualmente (si bien los usuarios de Apple® iPad® pueden unirse a la parte visual de las conferencias web, estos usuarios no tendrán acceso a la función Computer Audio en la actualidad).

• Computer Audio no funcionará para un Presidente que esté conectado a través de una red que utiliza un proxy (Computer Audio funcionará para los participantes conectados con un proxy).

• Computer Audio no funcionará durante la creación de redes de tuberías.

• Recomendamos que los usuarios se conecten a través de una red de cables cuando utilicen la función Computer Audio a fin de garantizar la mejor calidad, debido a los numerosos problemas que puede causar una conexión inalámbrica o anclada a la red. La calidad de audio se degradará significativamente en redes con velocidades de descarga de menos de 1.5 Mbps o redes inalámbricas con una fuerza de señal no uniforme.

• Si bien los participantes pueden unirse a la parte visual de las conferencias web mediante Adobe® Flash® Player 10.1 o versiones superiores, los servicios de VoIP solo funcionarán para las personas que utilizan Flash 10.3 o versiones superiores.

Requisitos del Sistema de Computer Audio

OPERATING SYSTEMS SUPPORTED BROWSERS SOFTWARE

Microsoft Windows XP (Service Pack 3), Vista, 7 & 8 (32 and 64 bit) Google Chrome

Internet Explorer (7.0 versión superior) Firefox (9.0 versión superior) Adobe Flash Player (10.3 versión superior) Google Chrome

Adobe Flash Player (10.3 versión superior)

Linux (Limited Support)

Apple Macintosh 10.6, 10.7, and 10.8

Safari (5.0 versión superior) Firefox (9.0 versión superior) Google Chrome

Adobe Flash Player (10.3 versión superior)

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INTEGRACIONES DE LEVEL 3 WEB MEETING (FORMAS ADICIONALES DE ACCEDER A LEVEL 3SM WEB MEETING)

Level 3SM Web Meeting for Salesforce

Level 3 Web Meeting for Salesforce es una aplicación disponible en la herramienta Salesforce.com® Appexchange® que le permite importar y administrar Level 3 Web Meeting en Salesforce.com. Con la aplicación Level 3 Web Meeting for Salesforce:

• Permita que otras personas de su organización inviten clientes o potenciales clientes a Level 3SM Web Meetings directamente del registro de contactos o clientes.

• Programe e inicie una Level 3SM Web Meeting directamente de su registro de contactos o clientes.

• Capture automáticamente información de registro y asistencia en Salesforce.com.

• Cree nuevas conexiones para quienes se registran y asisten a las Level 3SM Meetings, pero que no están todavía en Salesforce.com.

Instalación y Configuración de la Aplicación Appexchange

Para utilizar Level 3SM Web Meeting for Salesforce, el administrador del sistema debe descargar e instalar la aplicación de AppExchange en la sección de Salesforce.com de su organización. El administrador del sistema luego editará su perfil de usuario para habilitarlo a usted como usuario de Level 3SM Web Meeting. Una vez que se ha creado su perfil, debe agregar la pestaña de Level 3SM Web Meeting a su pantalla de Salesforce.com o seleccionar la aplicación Level 3SM Web Meeting de Force.com® App Menu (Menú de Aplicaciones de Force.com).

Configuración del Usuario

Si usted es un nuevo usuario de Level 3SM Web Meeting for Salesforce, la página de configuración del usuario de Level 3 SM Web Meeting se mostrará automáticamente la primera vez que intente iniciar o programar una Level 3SM Web Meeting. Debe introducir sus credenciales de inicio de sesión de Presidente para conectar su Level 3SM Web Meeting Conference Center y acceder a sus reuniones. Introduzca el número de teléfono para llamadas gratuitas, el código de acceso y la contraseña de la cuenta de Level 3SM Web Meeting a la que desea acceder.

Acceso a Level 3SM Web Meeting Conference CenterPuede acceder a Level 3SM Web Meeting Conference Center desde Salesforce.com en cualquier momento al hacer clic en la subpestaña Conference Center (Centro de Conferencias) de la pestaña Web Meeting. Una vez que haya iniciado sesión en Conference Center, usted puede ejecutar la mayoría de las acciones que normalmente llevaría a cabo si Conference Center se encontrara en una ventana separada del navegador.

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Programar e Iniciar Reuniones

Puede configurar e iniciar una Level 3SM Web Meeting directamente desde un registro de contactos o clientes a través de la función Meet Now (Reunirse Ahora) o Schecule a Meeting (Programar una Reunión).

Meet Now (Reunirse Ahora)

Cuando necesite configurar e iniciar una Level 3SM Web Meeting de inmediato:

1. Vaya al registro de contactos o clientes del individuo con el que se reunirá.

2. Desplácese por la sección Meeting History (Historial de Reuniones) del registro de contactos o clientes (en la parte inferior).

3. Haga clic en el botón Invite to Meeting (Invitar a la Reunión) de esta sección para visualizar la página Invite to Meeting.

4. Seleccione Meet Now (Reunirse Ahora) y haga clic en Next (Continuar) para acceder a la nueva página de la reunión.

5. La sección Invitees (Invitados) muestra la lista de invitados de la reunión. De manera predeterminada, el registro de contactos o clientes del que usted comenzó será un invitado.

a. Usted tiene la opción de agregar invitados adicionales haciendo clic en el botón Add (Agregar)..

b. Aparece la página emergente Invite Others (Invitar a Otros), en la que podrá buscar clientes potenciales y contactos adicionales para agregar como invitados, o también tiene la opción de introducir una dirección de correo electrónico de forma libre que puede no estar en la organización de su Salesforce.com.

6. Haga clic en el botón Save & Invite (Guardar e Invitar) para programar la reunión en Conference Center, enviar mensajes de correo electrónico de invitación a todos los invitados y visualizar la página de detalles de la reunión.

7. Haga clic en el botón Start Meeting (Iniciar Reunión) para abrir los controles de reunión para la nueva reunión.

8. Cuando la reunión se haya completado, los detalles de la reunión y los estados de los miembros de la reunión se actualizarán para todos los asistentes.

Schedule a Meeting (Programar una Reunión)

Cuando usted necesite programar una nueva reunión web en el futuro:

1. Vaya al registro de contactos o clientes del individuo con el que se reunirá.

2. Desplácese por la sección Meeting History (Historial de Reuniones) del registro de contactos o clientes

3. Haga clic en el botón Invite to Meeting (Invitar a la Reunión) de esta sección para visualizar la página Invite to Meeting.

4. Seleccione Meet Now (Reunirse Ahora) y haga clic en Next (Continuar) para acceder a la nueva página de la reunión.

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En la sección de información, usted tiene la capacidad para actualizar (ir al registro de contactos o clientes del individuo con el que se reunirá):

• Meeting Title (Título de la Reunión)

• Access Code (Código de Acceso)

• Start Date/Time (Fecha/Hora de Inicio)

• Meeting Time Zone (Huso Horario de la Reunión)

• Duration (Duración)

• Meeting Type (Tipo de Reunión)

• Log Activity (Registro de Actividad)

La sección Invitees (Invitados) muestra la lista de invitados de la reunión. De manera predeterminada, el registro de contactos o clientes del que usted comenzó será un invitado.

• Usted tiene la opción de agregar invitados adicionales haciendo clic en el botón Add (Agregar).

• Aparece la página emergente Invite Others (Invitar a Otros), donde puede buscar clientes potenciales y contactos adicionales para agregar invitados. Usted también tiene la opción de introducir una dirección de correo electrónico de forma libre que

puede no estar en la organización de Salesforce.com.

Haga clic en el botón Save & Invite (Guardar e Invitar) para programar la reunión en Conference Center, enviar mensajes de correo electrónico de invitación a todos los invitados y visualizar la página de detalles de la reunión.

• En Meeting Details (Detalles de la Reunión), puede hacer clic en el nombre del contacto o cliente para volver al registro. También puede hacer clic en el título de la reunión para visualizar todos los detalles de la reunión.

• En la hora de la reunión, puede volver a Level 3SM Web Meeting en Salesforce.com y hacer clic en el botón Start Meeting (Iniciar Reunión) para abrir los controles de la reunión directamente desde Salesforce.com.

• Cuando la reunión se haya completado, los detalles de la reunión y los estados de los miembros de la reunión se actualizarán para todos los asistentes.

16Back to TOC

LEVEL 3SM WEB MEETING CONFERENCE CENTERAl iniciar sesión como presidente, aparece la aplicación Conference Center (Centro de Conferencias). Conference Center es el espacio en donde usted programa y organiza reuniones web, administra invitaciones e inscripciones, controla la participación y la retroalimentación, y pone en marcha sus reuniones web. También puede administrar las grabaciones de las reuniones, configurar podcasts de sus grabaciones y ver informes.

Home (Inicio)

• El enlace Home (Inicio) del menú de Level 3SM Web Meeting Conference Center muestra la página de inicio del Conference Center y permite programar, administrar e iniciar reuniones.

- La página de inicio muestra la opción de reuniones por pedido y reuniones programadas por fecha y hora.

• El botón Open Meeting Controls (Abrir Controles de Reunión) abre la ventana de controles de la conferencia del presidente.

• El botón Schedule a Meeting (Programar una Reunión) muestra la página inicial para programar una nueva reunión.

• El menú desplegable Time Zone (Huso Horario) permite configurar y visualizar el huso horario predeterminado.

• El enlace View Past Meetings (Ver Reuniones Anteriores) muestra una lista de todas las reuniones pasadas programadas y canceladas y ofrece opciones para realizar acciones posreunión. Este enlace solo está visible si ya han transcurrido las reuniones programadas.

On-Demand Meetings (Reuniones Por Pedido)

• Las reuniones por pedido se celebran sin haber sido programadas de antemano. Los participantes en las reuniones por pedido no son notificados través del Conference Center, por lo que deben ser invitados a través de otros medios.

• El enlace Participant Login Info (Información de Inicio de Sesión del Participante) en la sección On-Demand (Por Pedido) de la página de inicio muestra un formulario con información detallada del inicio de sesión de la reunión que puede copiar y pegar en un correo electrónico para invitar a las personas a unirse a la reunión por pedido.

• El enlace Edit On-Demand Registration (Editar Registro Por Pedido) en la sección On-Demand (Por Pedido) de la página de inicio muestra una página para personalizar la información de registro de las reuniones por pedido.

• El campo Name (Nombre) siempre es obligatorio. Introduzca un título para cada campo adicional de datos de registro personalizado que desea recolectar (hasta cinco) y marque la casilla si desea que la información sea obligatoria.

- De forma predeterminada, esta también es la información de registro que las personas deben proporcionar para acceder a las grabaciones.

- Para llevar a cabo una reunión por pedido, elija la opción On-Demand Meeting (Reunión Por Pedido) y luego haga clic en el botón Open Meeting Controls (Abrir Controles de Reunión).

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Scheduled Meetings (Reuniones Programadas)

• Las reuniones programadas son reuniones web que usted acuerda de antemano e invita participantes para que asistan. Programar una reunión es un proceso de dos pasos:

• Introducir los detalles de la reunión.

• Enviar invitaciones a la reunión a través de correo electrónico, Facebook o Twitter.

• Conference Center ofrece una serie de mensajes de correo electrónico y páginas web para comunicarse con los invitados, las personas que se registran y los participantes antes y después de una reunión. Usted puede obtener una vista previa y editar cualquiera de estas opciones al programar una reunión.

• Al programar una reunión que requiere registrarse previamente, también puede configurar las campañas de marketing con enlaces únicos de registro para invitar a las personas a la reunión y para hacer un seguimiento de esas campañas.

• Después de programar una nueva reunión, puede volver atrás y editar cualquier parte de esta información antes de la reunión.

Schedule a Meeting (Programar una Reunión)

Para programar una reunión, haga clic en el botón Schedule a Meeting (Programar una Reunión). Este muestra la primera de las dos páginas para la introducción de la información de la reunión.

La sección Meeting Details (Detalles de la Reunión) se utiliza para configurar e introducir los detalles de la reunión.

• Meeting Title (Título de la Reunión): Da un título descriptivo para la reunión.

• Host (Organizador): Enumera al o a los organizadores de la reunión. Los nombres que proporcione como organizadores se incluyen en los mensajes de correo electrónico para los invitados y para quienes se registran.

• From Email (Correo Electrónico del Remitente): Introduzca la dirección de correo electrónico del organizador de la reunión. Esta es la dirección de respuesta en los correos electrónicos que Conference Center envía a los invitados y a quienes se registran. Los invitados pueden responder a esta dirección de correo electrónico si desean obtener más información o si tienen preguntas acerca de la reunión. Esta también es la dirección a la que Conference Center envía las notificaciones de correo electrónico. La dirección de correo electrónico del titular de la cuenta de Level 3SM Web Meeting es la predeterminada.

• Date (Fecha): Introduzca la fecha de la reunión en el formato MM/DD/AAAA o utilice el icono Calendar (Calendario) para seleccionar una fecha.

• Time (Hora): Introduzca la hora de la reunión o utilice el icono Clock (Reloj) para seleccionar una hora cada incrementos de 15 minutos. Elija un huso horario de la lista desplegable, si es diferente del establecido de forma predeterminada en la página de inicio de Conference Center.

• Duration (Duración): Introduzca una duración prevista para la reunión. El encuentro en sí puede terminar antes o después; la duración está destinada solo para ayudar a los participantes a programar su tiempo.

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Registration Type (Tipo de Registro): - Register at the time of the meeting (Registrarse en el momento de la reunión): Elija esta opción si no desea recolectar

datos y realizar un seguimiento de las personas que se registran de antemano. Los invitados se registran cuando se unen a la reunión.

- Pre-register before the meeting (Registrarse previamente, antes de la reunión): Elija esta opción si desea confirmar/rechazar a quienes se registran y hacer un seguimiento de ellos de antemano. Los invitados deben registrarse antes de la reunión.

- Notify me of new registrants via mail (Notificarme acerca de nuevas personas que se registran por correo electrónico): Si usted decide hacer que los invitados se registren previamente a la reunión, esta opción le permite recibir notificaciones por correo electrónico a medida que se registran.

- El enlace Help me choose (Ayúdeme a Elegir) proporciona información adicional si usted no está seguro del momento en que los invitados deben registrarse.

Meeting Type (Tipo de Reunión): - Web & Audio: Elija esta opción si la reunión es tanto web como de audio.

- Audio Only (Solo Audio): Elija esta opción si la reunión es solo de audio.

- Web Only (Solo Web): Elija esta opción se la reunión es solo web.

Audio Type (Tipo de Audio):

• On-Demand (Por Pedido): Elija esta opción si no necesita un operador u otra asistencia de Level 3SM Web Meeting 3 para la reunión y si la reunión no tendrá más de 96 asistentes (o hasta 150, según la configuración de la cuenta).

- Dial-in Numbers (Números de Acceso Telefónico): Marque la casilla para incluir su número de teléfono gratuito de los Estados Unidos/Canadá o su número para llamadas de Estados Unidos para la reunión. Si planea invitar participantes internacionales y sabe desde qué países llamarán, haga clic en el enlace Add International Numbers (Optional) (Agregar Números Internacionales [Optativo]) para seleccionar los números internacionales individuales para estos países. Si usted no está seguro desde qué países llamarán, marque la casilla para incluir un enlace a la lista de todos los números de teléfono gratuitos internacionales.

- Access Code (Código de Acceso): Su código de acceso de Level 3SM Web Meeting se incluye automáticamente en la información de esta reunión.

• Operator Assisted (Asistido por Operador): Elija esta opción si la reunión tiene más de 96 participantes (o hasta 150, según de la configuración de la cuenta) o si necesita los servicios de un operador durante la reunión. Si selecciona esta opción, se le indica que llame a Level 3SM Web Meeting para configurar la reunión, y se le proporcionarán números de acceso telefónico de acuerdo con sus requisitos para la reunión. Los números que introduzca se incluirán en las comunicaciones de la reunión.

- Enable broadcast audio (Habilitar transmisión de audio): Marque esta casilla si desea transmitir el audio de su reunión web a través de Internet. Llame a Level 3SM Web Meeting para obtener un código de transmisión de audio para poder introducirlo.

- Display dial-in number during conference (Mostrar número de acceso telefónico durante la conferencia): Marque esta casilla para mostrar un número durante la reunión para que los participantes utilicen en caso de prefieran contar con acceso telefónico en lugar de escuchar la transmisión de audio. El primer número de acceso telefónico que introdujo anteriormente se copia automáticamente a este cuadro de texto.

• Description (Descripción): Introduzca una descripción de la reunión (hasta 2000 caracteres). Esta descripción aparece en todas las comunicaciones de la reunión.

La sección Security (Seguridad) de la página ofrece la opción de incluir una contraseña de seguridad que los participantes deben introducir para poder unirse a esta reunión web.

• Set security passcode for web meeting (Establecer contraseña de seguridad para la reunión web): Marque esta casilla si desea incluir una contraseña de seguridad única para esta reunión web. Introduzca una contraseña de seguridad. Esta contraseña se incluye automáticamente en la invitación, en la configuración, las actualizaciones y los correos electrónicos recordatorios, según corresponda.

• Haga clic en el botón Save and Next (Guardar y Continuar) para visualizar la segunda página para programar una reunión.

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La sección Next Steps (Pasos Siguientes) de esta página está destinada a la preparación y al envío de las invitaciones y de las actualizaciones de la reunión, y permite agregar la reunión a su calendario.

• El botón Send Invitations (Enviar Invitaciones) envía un correo electrónico de invitación generado automáticamente a partir de la información de la reunión que ha introducido. Este botón muestra un formulario para introducir las direcciones de correo electrónico manualmente o para cargar un archivo .csv con hasta 2000 direcciones (o hasta 10,000, según la configuración de la cuenta). Si ha configurado previamente una o más campañas de marketing, puede seleccionar una campaña para realizar un seguimiento del registro por separado para este grupo de invitados.

• El icono Facebook proporciona opciones para publicar un aviso de la reunión en su página de Facebook o en otra página de Facebook. La publicación incluye detalles de la reunión junto con un enlace para registrarse a la reunión o para unirse a ella, en función del tipo de registro de la reunión. Usted puede agregar una nota o editar los detalles de la reunión antes de publicar el aviso de la reunión.

• El icono Twitter publica un aviso de la reunión en su página de Twitter junto con un enlace para registrarse en la reunión o para unirse a ella, según el tipo de registro de la reunión. Usted puede editar el aviso de la reunión antes de publicarlo en Twitter para sus seguidores.

• El enlace Preview (Vista Previa) muestra el correo electrónico de invitación que los invitados verán.

• El enlace Edit (Editar) le permite agregar un mensaje personalizado a la invitación por correo electrónico y adjuntar hasta cinco archivos para que los destinatarios descarguen.

• El enlace Send Update (Enviar Actualización) envía un correo electrónico de actualización de la reunión a todos los que se registran o a los invitados confirmados, de acuerdo con el tipo de registro. Usted puede agregar archivos y un mensaje personalizado a la actualización.

• El enlace Upload Confirmed Attendees (Subir Asistentes Confirmados) permite que invitados específicos eviten el proceso de registro para las reuniones que requieren un registro previo.

• El botón Add to your Calendar (Agregar a su Calendario) agrega la reunión a su cliente de calendario predeterminado.

• El enlace Lotus Notes Help (Ayuda de Lotus Notes) ofrece información para agregar la reunión a un calendario de Lotus Notes®.

• La sección Advanced Settings (Configuración Avanzada) de la página le permite visualizar de forma previa y editar diversas comunicaciones de reunión enviadas a los invitados, a quienes se registran y a los participantes antes y después de una reunión. Haga clic en el enlace Show Advanced Setting (Mostrar Configuración Avanzada) para mostrar estas opciones y en el enlace Hide Advanced Settings (Ocultar Configuración Avanzada) para ocultarlas.

Registro

Se utilizan varios tipos de comunicaciones durante el proceso de registro a medida que los invitados se registran y son confirmados o rechazados. El formulario Registration (Registro) es lo que los invitados ven cuando se registran a la reunión.

• Haga clic en el enlace Edit (Editar) para editar el formulario.

• Custom Message (Mensaje Personalizado): Puede reemplazar el mensaje predeterminado por un mensaje personalizado y cambiar su formato.

• Standard Questions (Preguntas Estándar): Marque la casilla Include (Incluir) al lado de cada pregunta estándar que desea mostrar en la página de registro. Marque la casilla Required (Obligatorio) junto a cada pregunta incluida para hacer que esa sea una pregunta que las personas registradas deban contestar para poder registrarse. Name (Nombre) y Email (Correo Electrónico) siempre se incluyen y son obligatorios.

• Custom Questions (Preguntas Personalizadas): Las preguntas personalizadas que usted cree se muestran aquí. Cada pregunta personalizada tiene un botón Edit (Editar) y Delete (Eliminar) para que pueda modificar la pregunta o eliminarla.

• El botón Add Custom Question (Agregar Pregunta Personalizada) hará que aparezca un formulario para crear una pregunta personalizada.

• Para las reuniones que requieren un registro previo, el Registration Confirmation Email (Correo Electrónico de Confirmación de Registro) es el correo que las personas registradas reciben como confirmación de su registro. Haga clic en el enlace Edit (Editar) para editar el correo electrónico.

• Para las reuniones que requieren un registro previo, el Registration Declined Email (Correo Electrónico de Rechazo de Registro) es el correo que las personas registradas reciben como rechazo de su registro. Haga clic en el enlace Edit (Editar) para editar el correo electrónico.

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• Files Available for Download (Archivos Disponibles para Descargar): Puede adjuntar hasta cinco archivos para que los destinatarios descarguen.

Reminder Email (Correo Electrónico Recordatorio)

Puede programar un correo electrónico recordatorio de reunión para que se envíe automáticamente a todas las personas

registradas o invitados confirmados, según el tipo de reunión.

• Haga clic en el enlace Add Reminder Email (Agregar Correo Electrónico Recordatorio) para configurar y editar el correo electrónico recordatorio.

- ¿Cuándo se debe enviar este correo electrónico? De manera predeterminada, la fecha y la hora del recordatorio es 24 horas antes de la reunión. Si la hora de inicio de la reunión es dentro de las próximas 24 horas, la fecha y la hora del recordatorio es 2 horas antes de la reunión. Utilice la fecha y la hora predeterminadas o especifique una fecha y una hora diferentes en las que se debe enviar el correo electrónico recordatorio.



- Asegúrese de hacer clic en el botón Save (Guardar) cuando haya terminado. De lo contrario, el correo electrónico recordatorio no se programará

• Una vez que se agrega un correo electrónico recordatorio, utilice los enlaces Preview (Vista Previa), Edit (Editar) y Review (Revisar) para ver, modificar o cancelarlo.

- Si desea enviar más de un correo electrónico recordatorio, puede programar un recordatorio adicional después de haber enviado el primero.

Correos Electrónicos y Páginas Web Posreunión

Puede enviar mensajes de correo electrónico después de que la reunión ha tenido lugar. Las diferentes opciones de correo electrónico posreunión se basan en el tipo de reunión. El correo electrónico posreunión está destinado solo para las reuniones de solo audio. El correo electrónico posreunión para los asistentes y el correo electrónico posreunión para los ausentes están destinados para reuniones de audio y web y de solo audio. El contenido de estos tres correos electrónicos es similar.

• Haga clic en el enlace Edit (Editar) para editar el correo electrónico.


• Add Recordings (Agregar Grabaciones): Puede adjuntar grabaciones archivadas para que los destinatarios reproduzcan.


- Los mensajes de correo electrónico posreunión no se envían de forma automática después de que se ha llevado a cabo una reunión. Para enviarlos, visualice la reunión para ver las acciones posteriores a la reunión. Si desea adjuntar grabaciones y archivos para enviar mensajes de correo electrónico de la reunión, no se olvide de hacerlo antes de enviar los mensajes.

• The Post-Meeting Survey Page (Formulario de Encuesta Posreunión): Elija si desea o no incluir la pregunta estándar y, si lo desea, puede crear sus propias preguntas al seleccionar el botón Add Custom Question (Agregar Pregunta Personalizada).

• Marque la casilla Send attendees to a custom URL (Enviar a los asistentes a un URL personalizado) si desea omitir esta página de la encuesta y redirigir a los asistentes al URL seleccionado.

• Post-Meeting Survey Form (Formulario de Encuesta Posreunión): Elija si desea o no incluir la pregunta estándar y, si lo desea, puede crear sus propias preguntas al seleccionar el botón Add Custom Question (Agregar Pregunta Personalizada).

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• La página Post-Meeting Archive (Archivo Posreunión) se muestra cuando alguien intenta registrarse o iniciar sesión en una reunión que ya ha tenido lugar. El contenido es similar al de un correo electrónico posreunión.

Herramientas de Promoción de la Reunión

Para las reuniones programadas que requieren un registro previo, usted puede promover su reunión y hacer un seguimiento de los registros a partir de varias campañas de marketing.

• Marketing Campaigns (Campañas de Marketing): Puede generar URL únicos a la página de registro de la reunión para usarlos en campañas de marketing en línea y realizar un seguimiento de las personas registradas que provienen de esas campañas. Usted puede ver la eficacia de cada campaña al ver el informe de la campaña de su reunión. Haga clic en el enlace Manage (Administrar) para configurar una o más campañas de marketing.

• Campaign Name (Nombre de la Campaña): Introduzca un nombre para la campaña. Los nombres deben contener solo letras, números, espacios y puntos. Los caracteres especiales no están permitidos. Haga clic en el botón Generate URL (Generar URL) para generar un URL único para esta campaña. Repita el procedimiento para cada campaña que desea crear y controlar. Una campaña predeterminada denominada “Default” (Predeterminada) se crea automáticamente para la reunión.

• Campaign URLs: The campaign names and associated URLs are displayed in this window. Copy the URLs to use in your campaign banner ads, web pages, email, blogs, etc.

• Delete (Eliminar): Para eliminar una campaña, haga clic en el enlace Delete (Eliminar) junto a su URL. No puede eliminar la campaña predeterminada. Si intenta eliminar una campaña que ya cuenta con personas registradas asociadas con ella, se le pedirá que confirme la eliminación; a continuación, esas personas registradas vuelven a asociarse con la campaña predeterminada. Las personas registradas que utilizan un enlace para una campaña eliminada (en un correo electrónico o en una página web, por ejemplo) quedan asociadas con la campaña predeterminada.

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Manage Scheduled Meetings (Administrar Reuniones Programadas)

• Una vez que una reunión ha sido programada, puede ver, editar y clonar la información de la reunión. Haga clic en el enlace Home (Inicio) en el menú de Level 3SM Web Meeting para ir a la página de inicio de Conference Center y haga clic en el título de la reunión que desea administrar.

• El botón Open Meeting Controls (Abrir Controles de Reunión) abre la ventana de controles de la conferencia del presidente.

• El botón Edit Meeting (Editar Reunión) muestra la información que usted introdujo cuando programó la reunión y le permite modificarla. También puede editar una reunión haciendo clic en el enlace Edit (Editar) debajo del título de la reunión en la página de inicio de Conference Center.

• El enlace Clone Meeting (Clonar Reunión) copia la información para utilizarla como base para la programación de una nueva reunión.

• El botón Cancel Meeting (Cancelar Reunión) cancela la reunión y le permite enviar correos electrónicos de cancelación a todas las personas registradas o invitados confirmados, según el tipo de registro de la reunión.

• Los botones Send Invitations (Enviar Invitaciones) y Add to your Calendar (Agregar a su Calendario), los iconos de Facebook y Twitter, y los enlaces Preview (Vista Previa), Edit (Editar), Send Update (Enviar Actualización), Upload Confi Attendees (Subir Asistentes Confirmados) y Lotus Notes Help (Ayuda de Lotus Notes) funcionan de la misma forma que en la sección Scheduling a Meeting (Programar una Reunión) de esta guía de usuario.

• El enlace View Past Meetings (Ver Reuniones Anteriores) de la página de inicio de Conference Center muestra una lista de todas las reuniones pasadas y canceladas.

Clonar y Reprogramar Reuniones

• Cualquier reunión programada, pasada o cancelada se puede “clonar” y utilizar como base para la creación de una nueva reunión. Al clonar una reunión, la información de esa reunión se copia para que usted pueda editarla para crear una nueva reunión.

• Para clonar una reunión, haga clic en el enlace Clone (Clonar) de la reunión en la lista de las reuniones pasadas o en el botón Clone (Clonar) en la parte superior de la ventana cuando visualiza una reunión pasada o programada. Esto muestra la misma página inicial que en Scheduling a Meeting (Programar una Reunión). Edite la información de la reunión según sea necesario, asegúrese de cambiar la hora y la fecha de la reunión y envíe las invitaciones. Una vez que termine, la reunión clonada se agregará a la lista de reuniones programadas.

- NOTA: Si la reunión original tiene audio asistido por operador y desea que la reunión clonada también tenga audio asistido por operador, comuníquese con Level 3SM Web Meeting para programar servicios de operador y obtener nuevos números de acceso telefónico antes de enviar las invitaciones.

• Las reuniones pasadas se pueden “reprogramar”, lo que le permite repetir la reunión en una fecha posterior. Al reprogramar una reunión, la reunión se traslada nuevamente a la lista de reuniones programadas con un nuevo horario.

• Para reprogramar una reunión, haga clic en el enlace Reschedule (Reprogramar) de la reunión en la lista de las reuniones pasadas o en el botón Reschedule (Reprogramar) en la parte superior de la ventana cuando visualiza los detalles de su reunión. En cualquier caso, aquí se muestra un formulario para que introduzca una fecha y una hora nuevas.

• Si la reunión original tenía audio asistido por operador, un mensaje le notifica que modifique la información de asistencia del operador. Al hacer clic en el botón Reschedule (Reprogramar) de este formulario, usted tiene la opción de notificar a todos las personas registradas o invitados confirmados de la reunión anterior, en función del tipo de registro de la reunión, que la reunión ha sido reprogramada.

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View Reports (Ver Informes)

Conference Center crea una variedad de informes para ayudarlo a analizar y administrar sus reuniones web y conferencias de audio. El enlace View Reports (Ver Informes) del menú de Level 3SM Web Meeting muestra un submenú de enlaces a estos informes.

Meetings (Reuniones)

• El enlace Meetings (Reuniones) enumera todas las reuniones pasadas, incluidas las reuniones por pedido. (El enlace View Reports [Ver Informes] también muestra esta lista de forma predeterminada). Encima de la lista de las reuniones pasadas, se encuentra el enlace View Upcoming Meetings (Ver Reuniones Futuras) en el que se muestran todas las reuniones programadas.

• Haga clic en una reunión para ver los informes para esa reunión. Esto muestra una página con detalles de la reunión, acciones posteriores a la reunión y enlaces a diversos informes de la reunión. Esta es la misma información que se muestra cuando se utiliza el enlace View Past Meetings (Ver Reuniones Anteriores) de la página de inicio de Conference Center y se hace clic en el enlace Details (Detalles) de la reunión.

• La sección Meeting Details (Detalles de la Reunión) muestra los detalles básicos de la reunión. El enlace Registration (Registro) que se muestra en esta sección es el URL de la página de archivo de la reunión. Puede copiar este URL en cualquier correo electrónico, página web, blog, etc., para que las personas vean la página web de archivo de esta reunión. Si configura una o más campañas para la reunión, el enlace View Campaign URLs (Ver URL de la Campaña) muestra una lista de los nombres de campaña y sus URL asociados.

• La sección Post-Meeting Actions (Acciones Posreunión) ofrece enlaces para obtener una vista previa, editar y enviar mensajes de correo electrónico después de la reunión, y para obtener una vista previa y editar la página web de archivo posreunión. Estas son las mismas acciones posreunión que se muestran en Advanced Settings (Configuración Avanzada) cuando usted programa o edita una reunión futura.

• La sección Reports (Informes) incluye enlaces a varios informes de la reunión para que usted pueda ver y descargar. Los Registration Reports (Informes de Registro) incluyen los siguientes, según el tipo de registro de la reunión:

- El enlace Invitee List (Lista de Invitados) muestra la lista de direcciones de correo electrónico de los invitados y cuándo fueron invitados.

- El enlace Registration Details (Detalles de Registro) muestra información de registro de las personas registradas, junto con su estado de asistencia.

- El enlace Campaigns (Campañas) muestra estadísticas de las campañas de marketing que usted configuró para realizar un seguimiento del registro.

• Los Web Conference Reports (Informes de Conferencias Web) incluyen los siguientes, según el tipo de reunión y la forma en que se llevaron a cabo:

- El enlace Web Participants (Participantes Web) muestra una lista de los participantes de la reunión web. La lista incluye la hora en que cada participante se unió y abandonó la reunión y el número total de minutos que asistió a la reunión. El nombre de cada participante funciona como enlace al registro y a la información de la encuesta posreunión proporcionada por ese participante.

- El enlace Chat muestra una transcripción de los mensajes de chat durante la reunión, la hora en que se envió cada mensaje, así como el remitente y el destinatario.

- El enlace Poll Results (Resultados de la Encuesta) muestra las encuestas llevadas a cabo durante la reunión con un resumen de las respuestas de cada encuesta, así como la respuesta de cada participante que realizó la encuesta.

- El enlace Post-Meeting Survey (Encuesta Posreunión) muestra la información proporcionada por los participantes de la reunión que respondieron a la encuesta posreunión.


• El enlace Recordings (Grabaciones) enumera sus grabaciones archivadas. Cada grabación de la lista muestra la hora de inicio y de fin de la grabación y el número de reproducciones. También puede ver y guardar el informe de reproducción de cada grabación.

• El enlace Audio enumera las conferencias de audio pasadas clasificándolas por ID de la conferencia, hora de inicio, duración y recuento de participantes. Puede ver y descargar la lista de participantes de audio de cualquier conferencia de audio. La lista

muestra el número de teléfono, las horas de entrada y salida de cada participante, la duración de la llamada y el tipo de audio.

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Opt-Out (No Participar)

• El enlace Opt-Out (No Participar) enumera las direcciones de correo electrónico de los invitados que han decidido no recibir las invitaciones a la reunión. Ellos pueden elegir no participar cuando se los invita a registrarse en una reunión programada o a unirse a ella. Si intenta enviar invitaciones a reuniones posteriores a las direcciones de correo electrónico que se encuentran en la lista de exclusión, recibirá un mensaje en el que se indica que esos mensajes de correo electrónico están en la lista de exclusión.

• Al ver la lista de exclusión, puede seleccionar las direcciones de correo electrónico de la lista y enviar una solicitud para participar.

- NOTA: La lista de exclusión solo se aplica a una sola suscripción de conferencia web. Si tiene varias suscripciones, los destinatarios deberán optar por no participar en cada suscripción de la que no desean recibir invitaciones a reuniones.

Manage Recordings (Administrar Grabaciones)

El enlace Manage Recordings (Administrar Grabaciones) del menú Level 3SM Web Meeting ofrece opciones para trabajar con sus grabaciones archivadas. Al archivar sus grabaciones, obtiene reproducciones ilimitadas y acceso a características adicionales para gestionar y tener un uso compartido de sus grabaciones. O bien, puede descargar sus grabaciones en hasta cuatro formatos estándar y host estas grabaciones en su propio servidor.

• NOTA: Si usted prefiere host una grabación en su propio servidor, asegúrese de descargar el archivo de la grabación y eliminarlo de Conference Center el día de su reunión a fin de evitar el pago de costos de archivo de Level 3SM Web Meeting.


El enlace Recordings (Grabaciones) enumera todas sus grabaciones archivadas (El enlace Manage Recordings [Administrar Grabaciones] también muestra esta lista de manera predeterminada).

• Para eliminar una o más grabaciones, marque la casilla junto a los nombres de las grabaciones y haga clic en el botón Delete Selected (Eliminar Selección).

• Para trabajar con una grabación individual, haga clic en el nombre o en la flecha junto al nombre para expandir la grabación de la lista.

• La ventana de reproducción le permite reproducir la grabación con la página Manage Recordings (Administrar Grabaciones). El enlace View Larger (Ver Más Grande) muestra la grabación en una ventana emergente más grande.

• En la sección Manage (Administrar):

- El enlace Rename (Renombrar) muestra un formulario para cambiar el nombre de la grabación.

- El enlace Edit (Editar) abre una nueva ventana del navegador con las opciones para editar la grabación.

- El enlace Download (Descargar) le permite descargar la grabación de Level 3SM Web Meeting y lo almacena localmente en su equipo. El enlace muestra un formulario para elegir un formato de descarga para la grabación.

- El enlace Delete (Eliminar) elimina la grabación.

- El enlace View Report (Ver Informe) muestra el informe de la reproducción de la grabación y un botón Download (Descargar) para descargar esta información.

- Marque la casilla Enable Registration (Habilitar Registro) para solicitar a las personas que introduzcan la información de registro antes de reproducir la grabación. El enlace Edit (Editar) le permite cambiar la información de registro de esta grabación solamente. De forma predeterminada, el formulario de registro de reproducción contiene la información que usted configuró para el registro de reunión por pedido.

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- Marque la casilla Notify Me of Playbacks (Notificarme acerca de las Reproducciones) para enviar un correo electrónico al titular de la cuenta de Level 3SM Web Meeting cuando se reproduce una grabación.

- Marque la casilla Require Passcode (Requerir Contraseña) para solicitar a las personas que introduzcan una contraseña para acceder a la grabación.

• En la opción Share (Compartir):

- El enlace Show Playback URL (Mostrar URL de Reproducción) muestra el enlace para reproducir la grabación. Usted puede copiar este enlace y pegarlo en blogs, documentos y otras comunicaciones. Si habilita la reproducción del registro, las personas deben completar el formulario de registro antes de reproducir la grabación.

- Email Playback URL (Enviar URL de Reproducción por Correo electrónico) utiliza su cliente de correo predeterminado y compone un mensaje de correo electrónico que usted puede enviar con el enlace para reproducir la grabación.

- El enlace Post to Twitter (Publicar en Twitter) crea automáticamente un tweet con el título de la grabación y el enlace a la reproducción de la grabación, y le permite publicar rápidamente en su página de Twitter.

- Marque casilla Add to Feed (Agregar a la Fuente) para añadir la grabación como un episodio de su fuente de podcast. El enlace Edit (Editar) le permite cambiar las opciones para este episodio solamente; no cambia la configuración de su fuente de podcast.

- El enlace Facebook Options (Opciones de Facebook) proporciona opciones para incrustar una grabación a fin de que pueda reproducirse en su página de Facebook o en otra página de Facebook. También puede agregar una nota o editar el título o la descripción de la grabación antes de publicarla. Primero debe agregar la grabación a su fuente de podcast para habilitar esta opción.

- El enlace Embed in Web Page (Incrustar en página web) muestra el código HTML para incrustar una grabación a fin de que pueda reproducirse en una página web o en un blog. Seleccione el tamaño de la reproducción que desea y luego copie el código y péguelo en su página web. Primero debe agregar la grabación a su fuente de podcast para habilitar esta opción.

Edit Recordings (Editar Grabaciones)

• El enlace Edit (Editar) en la vista extendida de una grabación muestra la ventana Recording Editor (Editor de Grabaciones).

• La edición de una grabación implica la creación de puntos de corte para indicar las partes de la grabación que desea eliminar. Para crear uno o más puntos de corte, reproduzca la grabación hasta que alcance el comienzo de una sección que usted desea eliminar,

1. Play the recording until it reaches the start of a section you want to remove.

2. Introduzca la hora indicada por el contador de la barra de control debajo de la grabación en los campos Start (Iniciar) del panel Create Cut Point (Crear Punto de Corte) a la derecha.

3. Repita estos pasos para los campos End (Fin).

4. Haga clic en el botón Add Cut Point (Agregar Punto de Corte) para agregar el punto a la lista de los puntos de corte.

5. Repita estos pasos para crear puntos de corte adicionales para la grabación.

• Cuando haya creado todos los puntos de corte que desea, haga clic en el botón Make Cuts (Hacer Cortes) para eliminarlos de la grabación. Esto puede tardar algunos minutos.

• Las modificaciones realizadas en una grabación no son permanentes. Puede restaurar los cortes individuales o volver a la versión original mediante el enlace View Past Cuts (Ver Cortes Anteriores). Esto muestra una ventana que enumera todos los recortes que ha hecho en la grabación.

• Seleccione un corte para ver sus horas de inicio y fin. Haga clic en el botón Undo (Deshacer) para restaurar un corte individual. Haga clic en el botón Revert to Original (Volver a la Versión Original) para restaurar todos los cortes y volver a la grabación original. Restaurar los cortes puede tardar algunos minutos.

• Cuando haya terminado de editar la grabación, haga clic en el botón Exit (Salir) para cerrar la ventana Recording Editor (Editor de Grabaciones).

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Podcast Feed Settings (Ajustes de Fuente de Podcast)

• Puede distribuir automáticamente sus grabaciones archivadas con Level 3SM Web Meeting como si fueran podcasts a través de la fuente de podcast proporcionada con su suscripción a Level 3SM Web Meeting. El enlace Podcast Feed Settings (Ajustes de Fuente de Podcast) del menú Manage Recordings (Administrar Grabaciones) le permite publicar la fuente de podcast y personalizar los ajustes de la fuente.

• Para personalizar los ajustes de la fuente de podcast, comience por marcar la casilla Publish Podcast (Publicar Podcast) en la parte superior de la página destinada a publicar su fuente. A continuación, personalice los ajustes:

- Title (Título): Dé un título a su fuente de podcast.

- Subtitle (Subtítulo): Incluya un subtítulo, si lo desea

- Description (Descripción): Introduzca una descripción en la que explique de qué trata su fuente de podcast.

- Author (Autor): Dé el nombre del autor de la fuente de podcast. Este puede ser diferente del propietario de la fuente de podcast.

- Owner Name (Nombre del Propietario): Dé el nombre del propietario de la fuente de podcast. De forma predeterminada, este es el titular de la cuenta de Level 3SM Web Meeting.

- Owner Email (Correo Electrónico del Propietario): Introduzca la dirección de correo electrónico del propietario de la fuente de podcast.

- Copyright (Derechos de Autor): Introduzca la fecha de los derechos de autor de la fuente de podcast.

- Your Website (Su Sitio Web): Incluya el URL de su sitio web.

- Categories (Categorías): Seleccione una o más categorías y subcategorías para ayudar a los suscriptores a encontrar su fuente de podcast. Haga clic en el botón Add Field (Agregar Campo) para incluir categorías adicionales. Haga clic en el botón Remove (Quitar) para quitar una categoría.

- Keywords (Palabras Clave): Introduzca las palabras clave que describen su fuente de podcast para facilitar su búsqueda. Haga clic en el botón Add (Agregar) para agregar palabras clave a medida que las introduce. Seleccione las palabras clave que ha introducido y haga clic en el botón Remove (Quitar) para eliminarlas.

- Cuando haya introducido la información, haga clic en el botón Save (Guardar) en la parte inferior de la página para guardar la nueva configuración de la fuente.

• El enlace My Podcast Page (My Página de Podcast) en la parte superior de la configuración es un enlace a la página web de suscripción de su fuente de podcast. Proporcione este enlace a los suscriptores potenciales a fin de orientarlos a través del proceso de suscripción.

• Para agregar una grabación a su fuente de podcast, seleccione el enlace Manage Recordings (Administrar Grabaciones) del menú de Level 3SM Web Meeting, seleccione la grabación y marque la casilla Add to Feed (Agregar a la Fuente).

Manage Contacts (Administrar Contactos)

• Puede agregar y eliminar contactos de su agenda telefónica de Level 3SM Web Meeting mediante el enlace Manage Contacts (Administrar Contactos) del menú de Level 3SM Web Meeting. En Conference Controls (Controles de Conferencias), puede utilizar la agenda telefónica para llamar a los contactos. Además, los participantes de la conferencia de audio se enumeran por nombre en el panel Conference Controls (Controles de Conferencias) si el número de teléfono del que llaman coincide con su nombre en la agenda telefónica.

• Haga clic en el botón Upload Contacts (Subir Contactos) para subir los contactos desde un archivo .csv.

• Descargue y utilice el archivo Contacts Template .csv (Planilla de Contactos csv) para introducir los nombres de los contactos que desea subir junto con su información de contacto. Los archivos .csv exportados desde Outlook también se pueden subir sin realizar ninguna modificación a sus encabezados. Puede tener un máximo de 2000 contactos en su agenda telefónica.

- NOTA: Para agregar contactos individuales directamente desde la agenda, introdúzcalos en Conference Controls (Controles de Conferencia).

• Para eliminar contactos individuales, seleccione las casillas junto a los nombres que desea eliminar y luego haga clic en el botón Delete Selected (Eliminar Selección). Haga clic en el botón Delete All Contacts (Borrar Todos los Contactos) para eliminar todos los contactos de la agenda telefónic.

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Level 3SM Web Meeting Conference Controls

Al abrir los controles de reunión desde Conference Center, se visualiza la ventana Conference Controls (Controles de Conferencias) que permite realizar y administrar una reunión. La pantalla Conferencia Controls (Controles de Conferencia) es la consola principal para la administración de su conferencia. Todas las características del servicio Level 3SM Web Meeting están disponibles a través de esta consola.

Participants Panel (Participantes)

El Panel Participants (Participantes) enumera todos los participantes que se han unido a la reunión, incluido el presidente. Los participantes de una reunión web se enumeran con el título Participants (Participantes) y los participantes de la conferencia de audio se mencionan con el título Audio Controls (Controles de Audio).

• Los participantes se muestran a medida que se unen a la reunión. Si se unen antes de que haya comenzado la reunión, aparecen como si estuvieran en la sala de recepción.

• Para las reuniones por pedido, al pasar el cursor sobre un participante, se muestra la información de registro para ese participante.

• Al hacer clic con el botón derecho del mouse en un participante web, se abre un menú de opciones para ese participante.

- Lower Hand (Bajar mano) baja la mano del participante si está levantada.

- La opción Chat abre una ventana separada para que el presidente y los copresentadores puedan chatear con el participante.

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- Disconnect (Desconectar) quita al participante de la reunión.

- Promote to Co-Present (Ascender a Copresentador) convierte al participante en copresentador. Una reunión puede tener varios copresentadores. Los copresentadores tienen acceso a los mismos controles de reunión que el presidente y pueden hacer todo lo que el presidente puede hacer, excepto designar a otros copresentadores, desconectar al presidente o a otros copresentadores o administrar los controles de conferencia de audio.

- Lower All Hands (Bajar Todas las Manos) baja las manos de todos los participantes que están actualmente levantadas.

- Grant Control of My Applications (Otorgar Control de Mis Aplicaciones) otorga el control de las aplicaciones seleccionadas a otro participante o copresentador. Hasta que se revoque el control, quien otorga el control y quien lo recibe comparten el control de las aplicaciones.

- Grant Control of Desktop (Otorgar Control del Escritorio) otorga el control del escritorio a otro participante o copresentador. Hasta que se revoque el control, quien otorga el control y quien lo recibe comparten el control del escritorio.

- Mute/Unmute (Silenciar/Desactivar Silenciar) silencia o deja de silenciar la línea telefónica del participante. Los participantes pueden silenciarse o dejar de silenciarse a sí mismos, mediante el teclado de su teléfono.

- Disconnect (Desconectar) desconecta al participante de la conferencia de audio.

- Play Name (Reproducir Nombre) reproduce el nombre del participante. Los nombres están solo disponibles para reproducirse si la opción Name Record (Grabar Nombre) está configurada.

- Add to Phonebook (Agregar a Agenda Telefónica) muestra el nuevo cuadro de diálogo que permite introducir al participante en la agenda.

- Rename (Renombrar) le permite reemplazar el número o el nombre del participante con un nuevo nombre.

Audio Controls Panel (Controles de Audio)

El panel Audio Controls (Controles de Audio) proporciona controles para administrar una conferencia de audio. Solo el presidente tiene acceso a los controles de audio.

Para iniciar una conferencia de audio desde el panel Audio Controls (Controles de Audio):

1. Haga clic en el botón Use Phone (Usar Teléfono). Esto muestra el cuadro de diálogo Call My Phone (Llamar a Mi Teléfono).

2. Introduzca el número del teléfono que va a utilizar para la conferencia de audio y comience con el código de área. Introduzca solo los números; los espacios y caracteres especiales se ignoran.

3. Si se encuentra fuera de los Estados Unidos o Canadá, seleccione el país donde se encuentra de la lista desplegable.

4. Haga clic en el botón Call My Phone (Llamar a Mi Teléfono). Cuando suene el teléfono, responda y siga las instrucciones verbales para unirse a la conferencia de audio e iniciarla.

Después de que ha comenzado la conferencia de audio, el panel Audio Controls (Controles de Audio) muestra los controles de audio:

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• Mute All (Silenciar a Todos) silencia a todos los participantes. Puede silenciar a participantes individuales en el panel Participants (Participantes).

• Unmute All (Desactivar Silenciar a Todos) deja de silenciar a todos los participantes. Usted puede dejar de silenciar a los participantes individuales en el panel Participants (Participantes).

• Operator (Operador) muestra un cuadro de diálogo para hablar con un operador en privado o para invitar al operador a que se una a la conferencia. Cuando usted solicita a un operador, el botón Operator (Operador) se transforma en el botón Cancel (Cancelar), por lo que la solicitud se puede cancelar si es necesario.

• El cuadro de texto Phone Number (Número de Teléfono) le permite introducir un número de teléfono para llamar y agregar un participante a la conferencia. Los caracteres especiales y los espacios del número se ignoran, pero se requiere el código de área. Se requiere el prefijo “011” para los números de teléfono fuera de los Estados Unidos y Canadá.

• El icono Phonebook (Agenda Telefónica) muestra la ventana Phonebook (Agenda Telefónica) que permite gestionar las entradas de la agenda.

• Dial Out (Llamar) llama al número introducido en el cuadro de texto. Su conversación es privada hasta que usted admita a la persona a la conferencia.

• Listen Only (Solo Escuchar) hace que la conferencia solo sea para escuchar. Usted puede dejar de silenciar a participantes individuales, pero los participantes no pueden activar el sonido por sí mismos.

• Continuation (Continuación) continúa la conferencia de audio después de que el presidente se desconecta de la llamada.

• Lock Audio (Bloquear Audio) bloquea la conferencia de audio y evita que nuevos participantes se unan. Sin embargo, todavía se puede llamar y agregar participantes a la conferencia.

Una conferencia de audio termina cuando se desconecta el presidente o, en el modo de continuación, cuando el último participante se retira.

Panel Chat

Hay tres pestañas diferentes en el panel Chat que el presidente, los copresentadores y los participantes pueden utilizar para comunicarse entre sí durante una reunión web en vivo.

- La pestaña Chat es a donde pueden ir todos los comentarios que no tienen forma de pregunta.

- La pestaña Questions (Preguntas) se completa con todos los mensajes de chat que los participantes designan como “Flag as Question ” (Marcar como Pregunta).

- La pestaña Answered (Respuestas) se completa con todas las preguntas marcadas como “Answered” (Respondidas).

• El nuevo diente de configuración tendrá una opción para Enable/Disable Chat (Habilitar/Deshabilitar Chat), según el estado actual.

- Para deshabilitar el chat durante una reunión.

o Haga clic en el enlace en la parte superior del panel Chat o, mientras el chat está deshabilitado, los paneles Chat de los participantes desaparecen.

o Mientras el chat está deshabilitado, el enlace Enable Chat (Habilitar Chat) habilita el chat y vuelve a mostrar los paneles Chat de los participantes.

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• La parte principal del panel Chat muestra un registro de todos los mensajes de chat. Para enviar un chat, primero seleccione un destinatario de la lista desplegable en la parte inferior del panel. Los mensajes pueden ser enviados a todos los participantes, a todos los copresentadores o a participantes individuales o copresentadores. Al seleccionar un destinatario, se muestra un cuadro de texto de una línea para escribir el mensaje. Para enviar el mensaje, haga clic en el botón Send (Enviar).

LEVEL 3SM WEB MEETING MANAGEMENT CONTROLS

Start / Stop Meeting (Iniciar/Detener Reunión)

• El icono Start Meeting (Iniciar Reunión) inicia una reunión web. Para las reuniones web por pedido, aparece el cuadro de diálogo Conference Security Passcode (Contraseña de Seguridad de Conferencia), si está habilitado por la configuración de opciones. Esto permite que el presidente establezca un código de seguridad opcional que los participantes están obligados a introducir para unirse a la reunión.

• Si se utiliza una contraseña de seguridad opcional, solo sirve, en efecto, para esa reunión.

• Durante una reunión web, haga clic en el icono Stop Meeting (Detener Reunión) para finalizar la reunión.

Record / End Meeting (Grabar/Finalizar Reunión)

• El icono Record Meeting (Grabar Reunión) (que permanece en gris hasta que la reunión se ha iniciado) graba una reunión. La grabación incluye todo lo que los participantes ven y escuchan durante la reunión, incluidas diapositivas, encuestas y aplicaciones compartidas. La parte web está sincronizada con la parte de audio de la reunión en la grabación. El cuadro de diálogo Recording Name (Grabación de Nombre) le permite asignar un nombre a la grabación.

• Usted puede acceder, administrar y editar grabaciones mediante el enlace Manage Recordings (Administrar Grabaciones) en Conference Center.

• Haga clic en el icono End Recording (Finalizar Grabación) en cualquier momento durante una reunión para finalizar la grabación.

Share Desktop (Compartir Escritorio)

• El icono Share Desktop (Compartir Escritorio) le permite compartir su escritorio con participantes de la reunión para que pueda mostrar acciones o contenido en otras ventanas. La ventana Conference Controls (Controles de Conferencia) desaparece y se sustituye con la barra Sharing Control (Compartir Control) (más detalles a continuación).

• Para dejar de compartir el escritorio y volver a la ventana Conference Controls (Controles de Conferencia), haga clic en el icono verde a la izquierda de la barra Sharing Control (Compartir Control).

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Share Applications (Compartir Escritorio)

• El icono Share Applications (Compartir Aplicaciones) comparte aplicaciones específicas del escritorio con los participantes de la reunión.

• El cuadro de diálogo Share Applications (Compartir Aplicaciones) que aparece enumera las aplicaciones actualmente en ejecución en su equipo. Puede seleccionar una o más de estas aplicaciones para compartir. Los participantes ven solo las aplicaciones que usted selecciona.

• Usted también tiene la capacidad de elegir una pantalla secundaria o monitor para compartir durante el uso compartido del escritorio/aplicaciones.

Grant Control (Otorgar Control)

• El icono Grant Control (Otorgar Control) otorga controles de las aplicaciones individuales o de todo el escritorio a un participante de la reunión.

• El cuadro de diálogo Grant Control (Otorgar Control) que aparece ofrece la opción de otorgar control de todo el escritorio o de las aplicaciones seleccionadas. Las aplicaciones que se están ejecutando en su equipo se muestran en el panel izquierdo, y los participantes se muestran en el panel derecho.

- Para otorgar el control de todo el equipo, elija Grant Control of Desktop (Otorgar Control de Escritorio) y, a continuación, seleccione un participante de la lista de participantes.

- Para otorgar el control de las aplicaciones individuales, elija Grant Control of Selected Applications (Otorgar Control de las Aplicaciones Seleccionadas), seleccione una o más aplicaciones de la lista de aplicaciones y seleccione un participante de la lista de participantes.

Barra Sharing Control (Control de Uso Compartido)

• La barra Control Sharing (Control de Uso Compartido) aparece siempre que comparta aplicaciones u otorgue el control del escritorio o de aplicaciones individuales, reemplazando temporalmente la ventana Conference Controls (Controles de Conferencia).

• Haga clic y mantenga presionado el icono Move (Mover) para arrastrarlo a una nueva ubicación en la pantalla. La barra de control aparece en posición horizontal cuando la arrastra a la parte superior o inferior de la pantalla y en posición vertical cuando la arrastra hacia la izquierda o hacia la derecha. También se ajusta a los bordes de la pantalla.

• El icono Return (Volver) finaliza el uso compartido o el control y vuelve a la ventana Conference Controls (Controles de Conferencia) en modo de uso compartido de diapositivas.

• El icono Record (Grabar) inicia o detiene la grabación de la reunión.

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• El icono Pause (Pausar) pausa el uso compartido. Una vez pausado, los participantes continuarán viendo lo último que se había compartido en la pantalla hasta que se seleccione el botón “play” (reproducir)..

• El icono Share Desktop (Compartir Escritorio) comparte su escritorio con los participantes de la reunión.

• El icono Share Applications (Compartir Aplicaciones) comparte aplicaciones específicas con los participantes de la reunión.

• El icono Grant Control (Otorgar Control) otorga control de su escritorio o de aplicaciones individuales a un participante de la reunión.

• El icono Participants (Participantes) muestra una lista de los participantes.

• El icono Phone (Teléfono) muestra el panel Audio Controls (Controles de Audio).

• El icono Chat abre los controles de chat.

• El icono Minimize (Minimizar) minimiza la barra Sharing Control (Control de Uso Compartido). En Windows, haga doble clic en el icono de la bandeja de Level 3SM Web Meeting de la barra de tareas para volver a mostrarla. En Mac OS®, haga clic con el botón derecho del mouse en el icono de Level 3SM Web Meeting del muelle y seleccione la opción Level 3 Web Meeting Conference Controls.

• Para detener una reunión durante el uso compartido sin volver a la ventana Conference Controls (Controles de Conferencia), haga clic en el icono de la bandeja de Level 3 Web Meeting de la barra de tareas y seleccione la opción Stop Meeting (Detener

Reunión) en el menú emergente.

Enable Webcams (Habilitar Cámaras Web)

• Para comenzar, haga clic en el botón Enable Webcams (Habilitar Cámaras Web).

• Haga clic en Share My Webcam (Compartir Mi Cámara Web) en el panel de la videoconferencia para mostrar el vídeo. Aquí puede seleccionar su cámara web.

• Permita que Adobe® Flash® Player acceda a su cámara web y marque la casilla Remember (Recordar) (solo la primera vez.

• Para detener, haga clic en el botón Stop My Webcam (Detener Mi Cámara).

Invite Others (Invitar a Otros)

• El icono Invite Others (Invitar a Otros) invita participantes mientras una reunión está en sesión. Se lanzará el cliente de correo predeterminado con un mensaje predeterminado que incluye un enlace a la página web de registro de participantes de la reunión. El icono Invite Others (Invitar a Otros) solo está disponible para las reuniones por pedido.

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Options (Opciones)

El icono Options (Opciones) cambia la configuración de las conferencias web y de audio.• Web Options (Opciones Web)

- Prompt for Security Passcode for Web Conference (Solicitar la Contraseña de Seguridad para Conferencia Web): Si se marca, el cuadro de diálogo Conference Security Passcode (Contraseña de Seguridad de Conferencia) aparece al iniciar una reunión web por pedido, lo que le permite establecer una contraseña de seguridad opcional que los participantes están obligados a introducir para poder participar en una reunión.

- Show warning before sharing Desktop (Mostrar advertencia antes del uso compartido del escritorio): Si se marca, el cuadro de diálogo Share Warning (Advertencia de Uso Compartido) aparece cuando se comparte o se otorga el control de su escritorio..

- Sharing Performance (Rendimiento de Uso Compartido): Utilice el control deslizante para controlar el rendimiento del uso compartido. Cuanto mayor sea la calidad, menor será la velocidad, y viceversa.

• Audio Options (Opciones de Audio)

- Los ajustes Entry Announcement (Anuncio de Entrada) controlan el anuncio que usted escucha.

o Tone (futuras conferencias): Reproduce un tono cuando los participantes se unen a la conferencia y la abandonan (de forma predeterminada).

o Silent (Silencio): Los participantes se unen a la conferencia y la abandonan en silencio.

o Name (Nombre): Se solicita a los participantes que digan sus nombres cuando llaman para entrar en una conferencia de audio, y los nombres se anuncian a medida que se unen a la conferencia y la abandonan. Esta opción solo está disponible si se marca la opción Name Record (Grabar Nombre) a continuación.

o Name record (Grabar Nombre) (conferencias actuales y futuras): Se les solicita a los participantes que digan sus nombres cuando llaman para entrar en una conferencia de audio, independientemente de la configuración de modo de anuncio de entrada. El presidente puede reproducir los nombres grabados durante una conferencia de audio desde el panel Participants (Participantes).

o Save settings for future conferences: (Guardar la configuración para conferencias futuras): Guarda la configuración del aviso de entrada actual para futuras conferencias

• Quick Start (Inicio Rápido) (solo futuras conferencias): Permite que la conferencia de audio comience antes de que llegue el presidente. El ajuste solo afecta a las futuras conferencias de audio.

• Auto Conference Continuation (Continuación de Conferencia de Audio): Establece el valor predeterminado para permitir que las conferencias de audio continúen incluso después de que se desconecte el presidente. El presidente puede desactivar la

continuación durante una conferencia en el panel Audio Controls (Controles de Audio) o mediante el teclado del teléfono.

• Advanced Options (Opciones Avanzadas)

- Enable Title Bar Button (Activar el botón de la barra del título): Elija esta opción para visualizar los botones Sharing (Uso Compartido), Not Sharing (No Activar Uso Compartido) y Controlled (Controlado) en las barras del título de la aplicación cuando se comparten aplicaciones o se otorga el control (de forma predeterminada).

- Enable Application Sharing (Habilitar Uso Compartido de Aplicaciones): Elija esta opción para habilitar el uso compartido de aplicaciones individuales o para permitir que se otorgue el control de ellas (de forma predeterminada). Si cambia esta configuración, debe cerrar y volver a abrir la ventana Conference Controls (Controles de Conferencia) para que el cambio se aplique.

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LEVEL 3SM WEB MEETING PRESENTATION CONTROLS

Insert & Manage (Insertar y Administrar)

• Insert Slides (Insertar Diapositivas)

- El icono Insert Slides (Insertar Diapositivas) sube y agrega diapositivas o archivos .pdf a su presentación. Esto muestra un cuadro de diálogo para que usted pueda navegar hacia el archivo con las diapositivas que desea insertar. De forma predeterminada, las diapositivas se insertan después de la diapositiva o la encuesta seleccionadas.

- Los formatos compatibles son los siguientes: PowerPoint (.ppt), PowerPoint 2007 (.pptx), .jpg, .png, .gif, .jpeg y mp. Las presentaciones en PowerPoint se convierten en varias diapositivas y se insertan. Todos los demás formatos se insertan como diapositivas individuales.

- Puede tener un máximo de 200 diapositivas o encuestas en cualquier momento por suscripción, que se mantienen hasta que usted las elimine. Si intenta insertar una cantidad superior, las diapositivas o las encuestas que excedan el límite de 200 no se insertan, y se muestra un mensaje para solicitarle que elimine las diapositivas o las encuestas existentes para hacer espacio para las nuevas.

- Si sube un archivo .pdf, se creará una nueva diapositiva para cada página del archivo .pdf, que podrá trasladarse, al igual que una diapositiva, a los participantes de la conferencia.

• Insert Polls (Insertar Encuestas)

• El icono Insert Polls (Insertar Encuestas) agrega una encuesta en su presentación después de la diapositiva o encuesta seleccionada actualmente. Esto muestra el cuadro de diálogo Poll Management (Administración de Encuestas).

• Puede insertar una encuesta guardada que se ha creado previamente o crear una nueva encuesta para insertar. Para insertar una encuesta guardada, seleccione la pregunta de la encuesta que desee de la lista de Saved Polls (Encuestas Guardadas) y asegúrese de que la encuesta que se muestra en Poll Review (Vista Previa de la Encuesta) es la que usted desea. A continuación, haga clic en el botón Insert (Insertar). La encuesta se inserta después de la diapositiva o encuesta seleccionada o actual. Las encuestas se pueden insertar antes de una reunión o durante ella.

• Una encuesta consiste en una pregunta, un tipo de pregunta, y una o más respuestas. Usted puede optar entre seis tipos de preguntas:

- Yes/No (Sí/No): La pregunta requiere simplemente un “sí” o un “no” como respuesta

- Multiple Choice/Single Answer (Opción Múltiple/Respuesta Individual): La pregunta requiere que los participantes elijan una sola respuesta a partir de una o más opciones.

- Multiple Choice/Multiple Answer (Opción Múltiple/Respuesta Múltiple): La pregunta requiere que los participantes elijan una o más respuestas a partir de una variedad de opciones.

- Casilla Text (Texto/Comentarios): La pregunta requiere una respuesta por escrito.

- Ranking Poll (Calificación de Encuestas): La pregunta requiere que los participantes califiquen una lista de opciones desde 1 hasta n donde n es el número de opciones. Cada opción recibe una calificación única.

- Opinion Poll: (Encuesta de Opinión): La pregunta requiere que los participantes califiquen la importancia relativa de algo por medio de enunciados que van desde “Totalmente de acuerdo” hasta “Totalmente en desacuerdo” o “No aplicable”.

• El botón New Poll (Nueva Encuesta) del cuadro de diálogo Management Poll (Administración de Encuestas) muestra el cuadro de diálogo Create Poll (Crear Encuesta): Siga estos pasos para crear una nueva encuesta:

1. Componga la pregunta de la encuesta en la cuadro de texto Question (Pregunta).

2. Seleccione un tipo de pregunta de la lista desplegable Question Type (Tipo de Pregunta)

3. Para todos los tipos de preguntas, excepto Yes/No (Sí/No), Text/Comments (Texto/Comentarios) y Opinion Poll (Encuesta de Opinión), introduzca una o más respuestas en el cuadro de texto Answers (Respuestas). Después de introducir cada respuesta, haga clic en el botón Add (Agregar) para agregarla a la lista de

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respuestas que se muestran. Para eliminar una respuesta, selecciónela de la lista y haga clic en el botón Remove (Quitar). Utilice los iconos de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden de la lista de respuestas.

4. Haga clic en el botón Save (Guardar) para guardar la encuesta. La encuesta se agrega a la lista de encuestas guardadas para que usted la inserte en una presentación de la reunión.

5. Para editar una encuesta guardada, selecciónela de la lista de encuestas guardadas en el cuadro de diálogo Poll Management (Administración de Encuestas) y haga clic en el botón Edit (Editar). Esto muestra el cuadro de diálogo Edit Poll (Editar Encuesta), que es igual al cuadro de diálogo Create Poll (Crear Encuesta) descrito anteriormente.

6. Para eliminar una encuesta guardada, selecciónela de la lista de encuestas guardadas y haga clic en el botón Delete (Eliminar).

• Durante una reunión, los participantes solo ven la encuesta y, luego, opcionalmente, los resultados de la encuesta. El presidente y los copresentadores también ven un resumen de las respuestas. Los resultados y el resumen de respuestas se actualizan continuamente hasta que la encuesta se cierra.

• El presidente y los copresentadores pueden participar de la encuesta o hacer clic en el botón Skip to Results (Saltar a los Resultados) para ver los resultados de la encuesta.

• Usted puede controlar si los participantes ven los resultados de las encuestas o no marcando o desmarcando la casilla Display Results to Participants (Mostrar Resultados a los Participantes) encima del resumen de respuestas. Haga clic en el botón Close Poll (Cerrar Encuesta) para cerrar la encuesta o para pasar a la siguiente diapositiva o encuesta. Una vez que una encuesta se cierra, los participantes ya no pueden presentar respuestas. Sin embargo, se puede volver a una encuesta cerrada para mostrar a los participantes los resultados de esa encuesta.

• Insert Video (Insertar Vídeo)

- El icono Insert Video (Insertar Vídeo) le permite subir un vídeo pregrabado a una reunión web en vivo.

- Cómo subir su vídeo clip:

1. En Web Meeting Controls (Controles de Web Meeting) ubique el botón Video (Vídeo) debajo de la sección Insert and Manage (Insertar y Administrar).

2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en Add New Video (Agregar Nuevo Vídeo).

3. Busque el vídeo clip o audio clip de su escritorio que desea subir y haga clic en Open (Abrir).

o Los tipos de archivo compatibles son flv, mp4, mpeg, swf, wmv, mp3, wav y wma.

o El tamaño máximo de un vídeo clip que se puede subir es 100 MB.

o Usted puede guardar hasta 10 vídeo clips en su biblioteca de administración de vídeos.

4. Una vez que el vídeo clip se terminó de procesar, está disponible para su inserción en la presentación. NOTA: El proceso puede tomar hasta 2 horas, según el tamaño del vídeo y su duración. Asegúrese de tener suficiente

tiempo para subir su vídeo clip antes de su reunión en vivo.

• Cómo insertar y reproducir su vídeo clip:

1. En Web Meeting Controls (Controles de Web Meeting) ubique el botón Video (Vídeo) debajo de la sección Insert and Manage (Insertar y Administrar).

2. Busque el vídeo deseado y haga clic en Insert (Insertar). El video estará disponible en la presentación de diapositivas en la parte inferior de Web Meeting Conference Controls (Controles de Conferencia de Web Meeting).

3. El vídeo clip ahora estará disponible en su presentación de diapositivas. Usted puede hacer clic y arrastrar la vista miniatura del vídeo clip a la ubicación deseada dentro de su presentación.

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4. 4. Para reproducir el vídeo clip para sus participantes, simplemente haga doble clic en la vista miniatura del vídeo en la presentación de diapositivas. El vídeo clip se carga brevemente, y luego se le solicitará que haga clic en el botón de reproducción para iniciar el vídeo (que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana de reproducción).

• Delete (Eliminar)

- El icono Delete (Eliminar) borra las diapositivas o encuestas seleccionadas. Las diapositivas eliminadas se quitan permanentemente de su suscripción. Al eliminar una encuesta, se la quita de la presentación, pero la encuesta permanece en su suscripción hasta que la elimine de la lista de encuestas guardadas.

Side Bar (Barra de Desplazamiento)

• Herramientas de Anotación

- Punteros

o El icono Pointer (Puntero) activa el puntero actual de la diapositiva. Elija entre cuatro estilos diferentes de puntero. Al hacer clic con el puntero en una diapositiva, una imagen del puntero permanece en ese lugar.

- Marcadores de Resaltado

o El icono Highlighter (Marcador de Resaltado) activa el marcador de resaltado actual. Elija entre tres colores diferentes. Haga clic y mantenga presionado el marcador para resaltar partes de la diapositiva. El marcador de resaltado funciona como un lápiz de resaltado real, lo que permite destacar texto y gráficos en la diapositiva.

- Plumas

o El icono Pen (Pluma) activa la pluma actual. Elija entre cuatro colores diferentes. Haga clic y mantenga presionada la pluma mientras dibuja en la diapositiva.

- Gomas de Borrar

o El icono Eraser (Goma de Borrar) borra las marcas individuales en la diapositiva. Coloque el punto junto a la goma de borrar en la marca que desea borrar y haga clic en el botón izquierdo del mouse. Se borra la marca total.

o El icono Erase All (Borrar Todo) borra todas las anotaciones y las partes destacadas de la diapositiva.

• Botones Full Screen (Pantalla Completa), Previous Slide (Diapositiva Anterior) y Next Slide (Diapositiva Siguiente)

- Estos están ubicados en la parte superior de la barra de desplazamiento.

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