Guía de Usuario

Nómina (Solo para titulares de cuentas en México) Marzo 2018

Nómina

Published: Marzo 2018 i

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documento no ha sido elaborado para abordar los requerimientos u objetivos específicos de ningún cliente en

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de los productos, servicios y otros contenidos al cual se refiera el presente documento.

El presente documento debe permanecer confidencial y sólo se utilizará para fines comerciales internos por el

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Nómina

Published: Marzo 2018 ii

Contenido Aviso Legal ......................................................................................................................... i

General - Nómina ............................................................................................................... 1

Formato Texto ................................................................................................................ 2

Formato CSV .................................................................................................................. 4

Nómina

1

General - Nómina

Nómina, es el servicio ofrecido por HSBC, que facilita a la empresa la dispersión de sueldos; brindándole seguridad, comodidad, confianza y rapidez, mediante la transferencia de fondos de manera electrónica y ofreciendo beneficios únicos para sus empleados.

HSBCnet Permite utilizar dos tipos de archivo

Texto

CSV (Tipo de archivo en Excel)

Para realizar la carga de su archivo en TXT, debe realizarlo en las opciones que se indican a continuación:

Tipos de archivos: Créditos ACH

Formatos de Archivo: México nómina - TXT

Niveles de Autorización: Seleccionar según lo prefiera:

Nivel de Archivo (detallado) permite a aprobador(es) visualizar el detalle de los pagos incluidos en el archivo (Cuenta cargo, beneficiaria, importes, etc)

Nivel de Archivo (resumido) muestra únicamente el total de pagos incluidos en el archivo y el importe total a tomarse de cuenta cargo, no muestra detalle de los pagos incluidos

Ubicación: No aplica

Nómina

2

Formato Texto El encabezado es la primera línea del archivo y está dividida en 8 campos que describen la información general y los datos de control.

Encabezado (primer registro de control)

Campo Nombre del Campo Longitud Tipo Caracteres Comentarios

1 Indicador del Formato del

Archivo 6 Alfanumérico 1-6 Valor fijo "MXPRLF"

2 Nivel de Autorización 1 Alfanumérico 7

Valor fijo “F”

3 Cuenta de Cargo 10 Numérico 8-17

Debe ser una cuenta válida en el perfil del cliente La cuenta debe ser de 10 dígitos, si la cuenta es de 9 dígitos, debe ser completada con un cero a la izquierda

4 Monto Total 14 Numérico 18-31

Se verificará que el valor proporcionado en este campo coincida con la suma de todas las cantidades de pago dentro del archivo. - 12 enteros, 2 decimales, SIN PUNTO DECIMAL. Debe estar justificado con ceros a la Izquierda Ejemplo: Monto: $ 1000.00 Capturado: 00000000100000

5 Total de Operaciones 7 Numérico 32-38

Se verificará que el valor proporcionado en este campo coincida con la suma de todos los pagos dentro del archivo. Debe estar justificado con ceros a la Izquierda

6 Fecha Valor 8 Numérico 39-46 La fecha debe ser igual o mayor a la actual y no posterior a 45 días. El Formato debe ser: DDMMAAAA

7 Hora de Aplicación 5 Numérico 47-51

Este campo solo deberá considerarse cuando la fecha valor sea programada. Si la fecha valor no es programada este campo deberá permanecer en blanco. El formato para la Hora de Aplicación deberá manejarse con horas cerradas a partir de las 6, 7, 8, 9, 10 a 20hrs (GTM -6). De lo contrario el archivo será rechazado. Ejemplo: 06:00, 08:00, etc En caso de programar su pago de nómina en un horario previo a las 8am, su pago será aplicado sin embargo el cobro en la cuenta cargo se verá reflejado posterior a las 8am en HSBCnet

8 Referencia de Lote* 34 Alfanumérico 52-85 Este campo será impreso en el estado de cuenta del cliente.

Debe estar justificado con espacios a la derecha

*Campos opcionales: En caso de no usarse debe justificarse con espacios a la derecha

Detalles La sección “Detalles” proporciona las instrucciones específicas. Esta línea va inmediatamente después del Encabezado.

Formato TXT

Campo Nombre del Campo Longitud Tipo Caracteres Comentarios

1 Cuenta Beneficiaria 10 Numérico 1-10 La cuenta debe ser de 10 dígitos, si la cuenta es de 9 dígitos,

debe ser completada con un cero a la izquierda

Nómina

3

2 Monto 14 Numérico 11-24

- 12 enteros, 2 decimales, SIN PUNTO DECIMAL. Debe estar justificado con ceros a la izquierda. Ejemplo: Monto: $ 100.00 Capturado: 00000000010000

3

Referencia para la Cuenta

Beneficiaria 34 Alfanumérico 25-58

Este campo será impreso en el estado de cuenta del cliente. Si este campo se deja en blanco, aparecerá en el estado de cuenta como: “NETNM ABONO POR PAGO DE NOMINA HSBCNET” Debe estar justificado con espacios a la derecha

4 Nombre del Beneficiario 35 Alfanumérico 59-93 Debe estar justificado con espacios a la derecha

Este es un ejemplo de un archivo en formato TXT:

Guarde el archivo en el directorio de su preferencia para ocuparlo al momento de importar.

Nómina

4

Formato CSV Crear este archivo de importación en una hoja de Excel y guardarlo en formato CSV en el directorio de su preferencia. No es necesario justificar con ceros o con espacios en blanco ninguno de los siguientes campos.

Para realizar la carga de su archivo en CSV, debe realizarlo en las opciones que se indican a continuación:

Tipos de archivos: Créditos ACH

Formatos de Archivo: México nómina - CSV

Niveles de Autorización: Seleccionar según lo prefiera:

Nivel de Archivo (detallado) permite a aprobador(es) visualizar el detalle de los pagos incluidos en el archivo (Cuenta cargo, beneficiaria, importes, etc)

Nivel de Archivo (resumido) muestra únicamente el total de pagos incluidos en el archivo y el importe total a tomarse de cuenta cargo, no muestra detalle de los pagos incluidos

Ubicación: No aplica

Encabezado El encabezado es la primera línea del archivo y está dividida en 8 campos que describen la información general y los datos de control.

Campo Nombre del campo Longitud Tipo Comentarios

1 Indicador del Formato del

Archivo 6 Alfanumérico Valor fijo "MXPRLF"

2 Nivel de Autorización 1 Alfanumérico Valor fijo “F”

3 Cuenta de Cargo 10 Numérico

Debe ser una cuenta válida en el perfil del cliente La cuenta debe ser de 10 dígitos, si la cuenta es de 9 dígitos, debe ser completada con un cero a la izquierda

Nómina

5

4 Monto Total 14 Numérico

Se verificará que el valor proporcionado en este campo coincida con la suma de todas las cantidades de pago dentro del archivo. - 11 enteros, 2 decimales, CON PUNTO DECIMAL. Ejemplo: Monto: $ 1000.20 Capturado: 1000.20

5 Total de Operaciones 7 Numérico Se verificará que el valor proporcionado en este campo coincida con la

suma de todos los pagos dentro del archivo.

6 Fecha Valor 8 Numérico La fecha debe ser igual o mayor a la actual y no posterior a 45 días. El Formato debe ser: DDMMAAAA

7 Hora de Aplicación 5 Numérico

Este campo solo deberá considerarse cuando la fecha valor sea programada. Si la fecha valor no es programada este campo deberá permanecer en blanco. El formato para la Hora de Aplicación deberá manejarse con horas cerradas a partir de las 6, 7, 8, 9, 10 a 20hrs (GTM -6). De lo contrario el archivo será rechazado. Ejemplo: 06:00, 08:00, etc En caso de programar su pago de nómina en un horario previo a las 8am, su pago será aplicado sin embargo el cobro en la cuenta cargo se verá reflejado posterior a las 8am en HSBCnet

8 Referencia de Lote* 34 Alfanumérico Este campo será impreso en el estado de cuenta del cliente.

*Campos opcionales: en este formato pueden dejarse las celdas en blanco.

Detalles La sección “Detalles” proporciona las instrucciones específicas. Esta línea va inmediatamente después del Encabezado.

Formato CSV (Excel)

Campo Nombre del campo Longitud Tipo Comentarios

1 Cuenta Beneficiaria 10 Numérico La cuenta debe ser de 10 dígitos, si la cuenta es de 9 dígitos, debe ser completada con un cero a la izquierda

2 Monto 14 Numérico

- 11 enteros, 2 decimales, CON PUNTO DECIMAL. Ejemplo: Monto: $ 100.00 Capturado: 100.00

3

Referencia para la Cuenta Beneficiaria 34 Alfanumérico

Este campo será impreso en el estado de cuenta del cliente. Si este campo se deja en blanco, aparecerá en el estado de cuenta como: “NETNM ABONO POR PAGO DE NOMINA HSBCNET”

4

Nombre del Beneficiario 35 Alfanumérico Nombre de quien pertenece la cuenta a donde se está

realizando el deposito

Este es un ejemplo de un archivo en formato CSV:

Nómina

6

Guarde su archivo en el directorio de su preferencia

Nómina

7

Descarga de Respuestas y Comprobantes

Dé clic en la opción “Informes y descarga de archivo”, la ventana mostrará el historial de los últimos reportes recibidos.

El sistema genera un informe por cada archivo cargado:

• GBHBEUHEXABCFL-FLU- File Upload Report: Este reporte de respuesta se genera inmediatamente después de la carga cuando el archivo no contiene errores.

• GBHBEUHEXABCEX-FLU- File Exception Report: Este reporte de respuesta se genera sólo si el archivo fue rechazado por algún motivo, para lo cual el archivo se rechazaría por completo.

Para comprender la información contenida en estos reportes, utilice las siguientes tablas como referencia. Por ejemplo:

Archivo: File Upload Report

Nómina

8

No. CAMPOS DEL ENCABEZADO LONGITUD (Caracteres)

DESCRIPCIÓN

1 Nombre de Archivo/Referencia. 70 Nombre del Archivo original. 2 Referencia. 35 Referencia de la carga de archivo. 3 Fecha. 10 Fecha en la que se cargó el archivo. 4 Hora. 08 Hora en la que se cargo el archivo 5 Cantidad de lotes

(validadas con éxito). 06 Cantidad de lotes validados con éxito en el

archivo. Cada lote puede contener uno o más instrucciones.

6 Cantidad de lotes (que no pudieron validarse).

06 Cantidad de lotes que no pudieron validarse con éxito en el archivo.

7 Cantidad de operaciones (validadas con éxito).

06 Instrucciones validadas con éxito.

8 Cantidad de operaciones (que no pudieron validarse).

06 Instrucciones que no pudieron validarse.

9 ID Usuario. 40 Usuario que cargó el archivo. 10 Estado. 02 Estado del archivo. 11 Descripción. 16 RECEIVED BY BANK (Recibido por el

banco).

Archivo File Exception Report

CAMPOS DEL ENCABEZADO LONGITUD (Caracteres)

DESCCRIPCIPCIÓN

Nombre de Archivo/Referencia 70 Nombre del Archivo original Fecha de Presentación 10 Fecha en la que se cargo el archivo Hora de Presentación 08 Hora en la que se cargo el archivo Cantidad de operaciones 06 Cantidad de instrucciones en el archivo ID Usuario 40 Usuario que cargo el archivo Estado 19 Código del Estado del archivo Descripción del estado 60 Descripción del código del archivo

Mensajes de Error

La siguiente tabla muestra los errores más comunes que podrían mostrar lo archivo File Exception Report o el monitoreo del estatus de la carga de archivo.

Nómina

9

Error Explicación FILE FAILED WITH SYNTACTICAL ERROR (Archivo rechazado por error de sintaxis)

El archivo contiene errores de sintaxis o de estructura. Considere que el sistema no permite acentos, letras Ñ y verifique que los campos no contengan más caracteres de los permitidos.

DUPLICATE FILE / INTERCHANGE La referencia del archivo es igual a la de un arhcivo cargado con anterioridad

INVALID RECORD COUNT

(Conteo de registros inválido)

El total de operaciones no coincide con la suma del número de pagos contenidos en el archivo. Un archivo que contiene espacios o algún caracter en el renglón inmediato inferior luego del último pago podría causar este tipo de error. Se sugiere copiar y pegar la información a un nuevo archivo y cargar nuevamente.

INVALID RECORD LENGTH El archivo puede contener instrcciones con una longitud diferente a la permitida.

INVALID VALUE DATE

(Fecha valor inválida)

La fecha valor del archivo no es válida. Por ejemplo, se ha ingresado una fecha anterior al día actual.

UNKNOWN SENDER

(Remitente desconocido)

La cuenta ordenante o de débito no es reconocida. Se le sugiere revisar que la cuenta ingresada como ordenante esté ligada en su perfil de HSBCnet y que tenga habilitado el servicio de Carga de Archivo.

DUPLICATE OR ALREADY PAID / DUPLICADO O YA PAGADO

El archivo contiene instrucciones pagadas del mismo día, es decir, se tiene registro de un pago hacia la misma cuenta beneficiaria, por el mismo monto, con la misma referencia y nombre del beneficiario.

INVALID AMOUNT IN HEADER/TRAILER RECORD

El monto total del encabezado no conicide con las suma de las instrucciones.

FILE CREATION DATE OLDER THAN 5 DAYS

El archivo debe autorizarse máximo 5 dias posteriores a la carga, de lo contrario el sistema arrojara este error.

File “XXX” has zero length Este error se presenta por alguna actualización dentro del explorador de Internet. La solución más rápida es que se cargue el archivo desde otro explorador como Google Chrome.

Nómina

10

Ejemplo Comprobante de Pago (PDF)

Del módulo “Informes y descarga de archivo descargar el comprobante para Pagos de Nómina usando los siguientes nombres en el campo de búsqueda “Report ID”

• Pagos Rechazados: GB-HBEU-HEXABCEX (File Exception Report)

• Comprobantes individuales: MX PAYROLL INDIVIDIAL ADVICES (MX Nomina Avisos de abono)

• Comprobantes Detalles PDF: MX-HBMI-MXPAYROLL-DETAILS-PDF (MX Nomina Detalles PDF)

Nómina

11

• Comprobantes Detalles XLS: MX-HBMI-MXPAYROLL-DETAILS-XLS (MX Nomina Detalles XLS)

• Comprobantes Detalles TXT: MX-HBMI-MXPAYROLL-DETAILS-TXT (MX Nomina Detalles TXT)

Nómina

12

Anexos

Horacio de Servicio

Tabla de caracteres validos

Tabla de caracteres Válidos

0 L g . 1 M h _ 2 N i @ 3 O j - 4 P k

5 Q l 6 R m 7 S n 8 T o 9 U p A V q B W r C X s D Y t E Z u F a v G c w H d x I e y J f z K

Horario de servicio (Horario Ciudad de México)

Lun - Vie 08:00 – 21:00 hrs

Sáb 08:00 – 20:00 hrs

Dóm 09:00 – 16:00 hrs.

Nómina

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