GTDOrganízate

con eficaciaGetting Things Done

Isidro Vidal

http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

GTD me aporta algo que ningún sistema antes me había dado.

Una gestión eficiente de lo que no tengo que hacer en este mismo momento.

http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

Canalizo mi actividad recopilando todo lo que se genera durante el día.

http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

Lo proceso al final de la jornada enviando lo imprescindible a la lista de próximas acciones.

http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

Distribuyendo el resto entre la agenda y las otras listas permitiéndome así focalizar la atención.

http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

recopilar procesarorganizarhacer revisar

fases

1.Recopilar

Almacenar todas las tareas en un inbox o bandeja de entrada

la recopilación es un proceso para descubrir lo que tenemos pendiente y que muchas veces queda en segundo plano.

Debemos procurar integrar la recopilación a nuestra actividad, de tal manera que cada idea no represente una interrupción en nuestro flujo de trabajo.

Conseguirlo es encontrar herramientas que se adapten a nuestra forma de hacer.

Crea tu propia colección de utilidades para recopilar.

Ten siempre a mano una buena herramienta de captura

2. Procesar

Procesar es vaciar tus bandejas de entrada rápida y regularmente

http://www.optimainfinito.com/2008/11/procesar-en-gtd-el-arte-de-pensar-por-elementos.html

Esquema para procesar tareas

¿qué es?

¿requiere acción?

Si no requiere acción1. El elemento es desechable, innecesario, no te sirve para nada y lo mejor que puedes hacer es deshacerte de ello lo antes posible, borrarlo. 2. No necesitas hacer nada ahora pero quizás habría que hacer algo algún día. Incubar: Algún día/tal vez3. Es información útil que podría ser necesaria como referencia en el futuro pero que por ahora está mejor fuera de tu vista. Guardarla

Si requiere acción1. ¿Cuál es el resultado deseado?

2. ¿Cuál es la próxima acción?

Toda próxima acción debe comenzar por un verbo que exprese una actividad física real que tienes que hacer.

Si hace falta más de una acción para obtener el resultado deseado se debe añadir a la lista de Proyectos

“Terminar la presentación” no es una próxima acción; es un proyecto.

Por el contrario “Enviar la presentación a Juan” sí es una próxima acción.

Procesar no debe convertirse nunca en hacer, excepto en los casos en que la acción requiera menos de dos minutos.

Cuando procesas identificas cada una de las cosas que has ido echando al cesto, decides qué es exactamente y qué vas a hacer con ella.

http://www.optimainfinito.com/2009/09/gtd-procesar-es-vaciar-el-cesto.html

Si por ejemplo tomas un elemento de la bandeja de entrada y ves que es una llamada que tienes que hacer el jueves, porque es el día que esa persona vuelve de vacaciones, lo normal es que aplaces la acción y lo apuntes en tu agenda para el jueves.

Echar un vistazo a tu bandeja de entrada para buscar lo más urgente, lo más divertido o lo más interesante está bien, pero no tiene nada que ver con procesar.

Nos envían el acta de una reunión celebrada ayer.Acción con ella menos de dos minutos: leerla

Archivarla o eliminarla

Procesar - caso práctico

Realizar una llamada telefónica:se necesita realizar una actividadSe necesita menos de dos minutos. Realizarla inmediatamente.

Procesar - caso práctico

3. Organizar

Consiste en asignar una carpeta con la tarea que necesite realizar una acción.

próximo: tareas a realizar cuanto antes. Elaborar un documento para la reunión de esta tarde.

proyecto: tareas que implican realizar más de una acción. Organizar unas jornadas educativas

en espera: tareas que necesitan de la intervención de otra persona para ser realizada. Comprar un nuevo ordenador

algún día: tareas que debemos o queremos hacer pero no son prioritarias. Hacer un curso de formación sobre GTD

Construir el sistema de organización

La lista de proyectosEl material de apoyo para proyectosLas próximas acciones con fecha fijaLa lista, o listas, de próximas acciones sin fecha

fijaLa lista de acciones “a la espera”El material de consultaLa lista, o listas, de acciones “algún día/tal vez”

http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-organizar-es-despejar-el-horizonte.html

Para organizar las cosas que son accionables, necesitas:

una Lista de Proyectos, un lugar donde almacenar el material de

apoyo para esos proyectos, una Agenda, una lista de recordatorios de Próximas acciones

y una lista de recordatorios de cosas que tienes En

Espera (acciones delegadas).facilethings, “la guía definitiva de GTD”: http://goo.gl/DJVzU3

Cuando difieres una acción, debes colocarla o bien en tu Agenda, si debe ocurrir en un día o momento concreto, o bien en tu lista de Próximas Acciones, si debe hacerse cuanto antes.

La mejor manera de organizar las Próximas acciones es asignándoles el contexto en el que se deben de hacer (en el trabajo, en casa, con un ordenador, con internet, etc.), de modo que puedas saber siempre qué acciones puedes hacer bajo un determinado contexto.

contextos

Es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción.

Contextos típicos son: @casa, @oficina, @teléfono, @off-line o @desconectado….

A modo de referencia porque no existe receta única, unos contextos para organizar las próximas acciones podrían ser:

Lugares: oficina, casa, de compras, Ikea, planta de producción y laboratorio.

Personas: María que es mi pareja, Juanmi que es mi jefe y Andrés que es el compañero de trabajo con el que más colaboro.

Herramientas: ordenador, tableta y teléfono.

Para averiguar qué contextos necesitas, examina tu actividad cotidiana. En qué situaciones sueles encontrarte habitualmente y qué herramientas utilizas de manera frecuente.

No existe una receta única sobre cuántos o qué contextos utilizar, sino que tendrás que aplicar el método de prueba y error.

Una vez tengas tu sistema de contextos en marcha, revísalo de cuando en cuando para asegurarte de que sigue siendo funcional.

Más información sobre los contextos

El poder de los contextos en GTD: http://enfoquecarnot.com/2015/01/10/el-poder-de-los-contextos-en-gtd/

Cómo organizar por contextos: http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-como-organizar-por-contexto.html

Qué es organizar por contextos: http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-que-es-organizar-por-contexto.html

4. Hacer

Para decidir qué hacer en un momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista de “Acciones siguientes” (o Próximo) y, quizá, la lista de tareas “A la espera”.

http://vidaenpositivo.org/index.php/gtd-parte-4-hacer/

Para el día a día tened en cuenta los hábitos para la productividad personal.

4. Revisar

Es fundamental revisar una vez al día para:eliminar las tareas finalizadas.reorganizar las tareas si han cambiado

nuestras prioridades.

http://vidaenpositivo.org/index.php/gtd-revisar/

https://goo.gl/3SuPJu

continua…………