ORGANIZACION

Y GESTION DE EMPRESAS

4. GESTION Planificación, Control, Sistemas de Información

E.T.S.I. Aeronáuticos (5º Curso)

PROBLEMAS DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN

Desbordamiento por falta de control

Sensación de superación de capacidades, debilidad ante

presiones externas, aparición de problemas evitables, ...

Afrontar frecuentemente situaciones imprevistas

Se altera el funcionamiento regular, mucha atención

a “apagar fuegos” o al corto plazo en lugar de mirar

al futuro, indefinición permanente, ...

Falta de referencias para evaluar el desarrollo de la empresa

Desconocimiento sobre si el ritmo de crecimiento es el que

corresponde a sus capacidades y si los resultados son

realmente buenos o malos, ...

Falta de criterios para decidir inversiones

Se realizan por impulsos y no por estrategia,

desequilibrios entre inversiones y gastos, ...

LOS COSTES DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN

Desperdicio de dinero

Descontrol de recursos, gastos improductivos, gastos por

problemas evitables, inversiones equivocadas, ...

Desperdicio de tiempo

Alta dedicación a resolver problemas, consumo de tiempo en

toma de decisiones al no tener claros los objetivos

Desperdicio de oportunidades

Cuando la empresa se escapa de las manos no se es dueño

del futuro, desventaja ante competidores, ...

Para que pueda cumplir sus objetivos e implantarse

con operatividad la Planificación debe contemplar

los siguientes criterios:

Sencillez

Viabilidad

Integración

Participativo

Deslizante

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN

Dirección

Estratégica

Proactiva

Y complementarse con:

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

• Elementos de partida: directrices generales, análisis del entorno y diagnóstico de la empresa

• Componentes del plan:

- Objetivos y Políticas

- Plan de Acción (Actuaciones, resultados y previsión de ingresos)

- Medios y Recursos (Previsión de gastos / inversiones / contratos)

- Plan Económico Financiero (Balance, Cuenta PyG,Tesorería)

• Realimentación permanente con el control

de los indicadores de cumplimiento de

objetivos, del control presupuestario y

del análisis de las desviaciones

Papel del

Controller

EL CONTROL: CONSIDERACIONES GENERALES

• Elementos:

- Establecer Estándares

- Medición de resultados

- Corrección de las desviaciones

• Fases del proceso de control

- Momento (Reactivo / Proactivo / Interactivo)

- Periodicidad (Constante / Periódico / Ocasional)

• Tipología de los Sistemas de Control

- Cuadro de Mando (interfaz de presentación y reporting)

- Análisis comparativos entre empresas (Benchmarking)

MODELOS DE PLANIFICACIÓN

Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS

• PPBS (Planning, Programing and Budgeting System)

- Plan (Objetivos, Políticas y acciones)

- Programa (Conjunto de acciones estructuradas)

- Presupuesto (asignación de recursos a principio de año)

• PBC (Presupuesto de Base Cero)

- Descripción de tareas autónomas (paquetes)

- Valoración y priorización de los paquetes (coste / beneficio)

- Asignación de recursos

GESTIÓN DE PROYECTOS / EMPRESAS

Gestión de Proyectos

Conjunto de tareas relacionadas con un fin definido

Herramientas: Diagrama de Gantt / PERT - CPM

Gestión de Empresas

Coordinación de las funcionalidades y recursos

para la optimización del resultado.

Herramientas: ERP, Panel de control (Score board),MIS …

EJEMPLO DIAGRAMA DE GANTT

Tendido de Líneas

01/01/200

6

01/05/200

6

29/08/200

6

27/12/200

6

26/04/200

7

Agujereado S-1

Agujereado S-2

Posteado S-1

Posteado S-2

Tendido S-1

Tendido S-2

Fecha de comienzo

Finalizada

Restante

Realizada

Pendiente

01-01 01-02 01-03 01-04 01-05

EJEMPLO PERT/CPM Program Evaluation and Review Technique/Critical Path Method

A1(2) P1(3) 1 2 3 4 6

5

T1(2) T2(4)

f(0)

0

0

2

2

5

6

11

11

15

15

6

6

Calendarios de fechas mas tempranas y mas tardías

0 2 4 6 8 10 12 14

1 2

3

3

5 4 6

f t

f T

n f t

f T

HERRAMIENTA HABITUAL: MICROSOFT PROJECT

ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

• Necesidades de los clientes

• Tecnologías equivocadas

• Elección colaboradores

• Responsabilidades del equipo

• Comunicación defectuosa

• Evaluación de riesgos

• Desviaciones económicas

• Objetivos demasiado ambiciosos

• Ensayos insuficientes

• Formación de los clientes

• Fallo de los proveedores

• No disponer de un “Plan B”

IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

Paradoja:

Aunque ...

Casi todos los directivos están convencidos de que existe una clara relación entre información y resultados

- Una gran parte confiesa que la gestión de sus procesos no tienen procedimientos automatizados de intercambio de información

- Casi la mitad no tiene sistematizada la respuesta a cambios o incidencias

- Y muy pocos disponen de suficiente visibilidad de los procesos en tiempo real

PANEL DE CONTROL / SCORE BOARD

ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

ERP ¿Entiende Realmente el Problema?

Es necesario cambio de mentalidad antes de acometer esta

elevada inversión

• Sistema de gestión de dato único

• Módulos: Contabilidad, almacén, compras, clientes, ...

• ¿Hacerlo a medida con recursos propios o comprar un estándar?

• Los proveedores suelen posicionarse por el tamaño de empresa (grande, mediana o pequeña) a la que ofrecen el ERP (SAP, ORACLE, IBM, MICROSOFT, IFS, ABAS, …)

Ejemplo de módulos de una aplicación ERP

Proceso

Clientes

Aprovisionamiento Elaboración Entrega

Provedores Bienes o servicios

Información

Dinero

ESQUEMA FUNCIONAL DE UN ERP

• Con un solo programa informático se satisfacen las necesidades de todos los

los departamentos

• Hay una sola base de datos común y cada dato es introducido una única vez

• El programa relaciona la información de todas las áreas de la empresa

• Otros procesos complementarios al flujo de producción (gestión de clientes,

calidad, innovación, etc.) también pueden estar integrados

USO DE LAS TIC, SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIÓN

Y COMERCIO ELECTRÓNICO EN LAS EMPRESAS

• 96 % Internet

(Inform./Bancos/...)

• 60 % pag. Web

• 75 % Orden de Pagos

• 71 % LAN

• 20 % ERP

• 25 % CRM

• 16 % Teletrabajo

• 68 % Relacción. AA.PP

• 21 % Compras B2B

• 11 % Ventas B2C

ERP

Enterprise Resource Planning

PBC

Presupuesto de Base Cero

Score Board

Cuadro de Mando Control

Proactivo

Diagrama de Gantt

PERT Benchmarking

GLOSARIO