ORGANIZACION
Y GESTION DE EMPRESAS
4. GESTION Planificación, Control, Sistemas de Información
E.T.S.I. Aeronáuticos (5º Curso)
PROBLEMAS DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN
Desbordamiento por falta de control
Sensación de superación de capacidades, debilidad ante
presiones externas, aparición de problemas evitables, ...
Afrontar frecuentemente situaciones imprevistas
Se altera el funcionamiento regular, mucha atención
a “apagar fuegos” o al corto plazo en lugar de mirar
al futuro, indefinición permanente, ...
Falta de referencias para evaluar el desarrollo de la empresa
Desconocimiento sobre si el ritmo de crecimiento es el que
corresponde a sus capacidades y si los resultados son
realmente buenos o malos, ...
Falta de criterios para decidir inversiones
Se realizan por impulsos y no por estrategia,
desequilibrios entre inversiones y gastos, ...
LOS COSTES DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN
Desperdicio de dinero
Descontrol de recursos, gastos improductivos, gastos por
problemas evitables, inversiones equivocadas, ...
Desperdicio de tiempo
Alta dedicación a resolver problemas, consumo de tiempo en
toma de decisiones al no tener claros los objetivos
Desperdicio de oportunidades
Cuando la empresa se escapa de las manos no se es dueño
del futuro, desventaja ante competidores, ...
Para que pueda cumplir sus objetivos e implantarse
con operatividad la Planificación debe contemplar
los siguientes criterios:
Sencillez
Viabilidad
Integración
Participativo
Deslizante
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN
Dirección
Estratégica
Proactiva
Y complementarse con:
SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
• Elementos de partida: directrices generales, análisis del entorno y diagnóstico de la empresa
• Componentes del plan:
- Objetivos y Políticas
- Plan de Acción (Actuaciones, resultados y previsión de ingresos)
- Medios y Recursos (Previsión de gastos / inversiones / contratos)
- Plan Económico Financiero (Balance, Cuenta PyG,Tesorería)
• Realimentación permanente con el control
de los indicadores de cumplimiento de
objetivos, del control presupuestario y
del análisis de las desviaciones
Papel del
Controller
EL CONTROL: CONSIDERACIONES GENERALES
• Elementos:
- Establecer Estándares
- Medición de resultados
- Corrección de las desviaciones
• Fases del proceso de control
- Momento (Reactivo / Proactivo / Interactivo)
- Periodicidad (Constante / Periódico / Ocasional)
• Tipología de los Sistemas de Control
- Cuadro de Mando (interfaz de presentación y reporting)
- Análisis comparativos entre empresas (Benchmarking)
MODELOS DE PLANIFICACIÓN
Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS
• PPBS (Planning, Programing and Budgeting System)
- Plan (Objetivos, Políticas y acciones)
- Programa (Conjunto de acciones estructuradas)
- Presupuesto (asignación de recursos a principio de año)
• PBC (Presupuesto de Base Cero)
- Descripción de tareas autónomas (paquetes)
- Valoración y priorización de los paquetes (coste / beneficio)
- Asignación de recursos
GESTIÓN DE PROYECTOS / EMPRESAS
Gestión de Proyectos
Conjunto de tareas relacionadas con un fin definido
Herramientas: Diagrama de Gantt / PERT - CPM
Gestión de Empresas
Coordinación de las funcionalidades y recursos
para la optimización del resultado.
Herramientas: ERP, Panel de control (Score board),MIS …
EJEMPLO DIAGRAMA DE GANTT
Tendido de Líneas
01/01/200
6
01/05/200
6
29/08/200
6
27/12/200
6
26/04/200
7
Agujereado S-1
Agujereado S-2
Posteado S-1
Posteado S-2
Tendido S-1
Tendido S-2
Fecha de comienzo
Finalizada
Restante
Realizada
Pendiente
01-01 01-02 01-03 01-04 01-05
EJEMPLO PERT/CPM Program Evaluation and Review Technique/Critical Path Method
A1(2) P1(3) 1 2 3 4 6
5
T1(2) T2(4)
f(0)
0
0
2
2
5
6
11
11
15
15
6
6
Calendarios de fechas mas tempranas y mas tardías
0 2 4 6 8 10 12 14
1 2
3
3
5 4 6
f t
f T
n f t
f T
HERRAMIENTA HABITUAL: MICROSOFT PROJECT
ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
• Necesidades de los clientes
• Tecnologías equivocadas
• Elección colaboradores
• Responsabilidades del equipo
• Comunicación defectuosa
• Evaluación de riesgos
• Desviaciones económicas
• Objetivos demasiado ambiciosos
• Ensayos insuficientes
• Formación de los clientes
• Fallo de los proveedores
• No disponer de un “Plan B”
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS
Paradoja:
Aunque ...
Casi todos los directivos están convencidos de que existe una clara relación entre información y resultados
- Una gran parte confiesa que la gestión de sus procesos no tienen procedimientos automatizados de intercambio de información
- Casi la mitad no tiene sistematizada la respuesta a cambios o incidencias
- Y muy pocos disponen de suficiente visibilidad de los procesos en tiempo real
PANEL DE CONTROL / SCORE BOARD
ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
ERP ¿Entiende Realmente el Problema?
Es necesario cambio de mentalidad antes de acometer esta
elevada inversión
• Sistema de gestión de dato único
• Módulos: Contabilidad, almacén, compras, clientes, ...
• ¿Hacerlo a medida con recursos propios o comprar un estándar?
• Los proveedores suelen posicionarse por el tamaño de empresa (grande, mediana o pequeña) a la que ofrecen el ERP (SAP, ORACLE, IBM, MICROSOFT, IFS, ABAS, …)
Ejemplo de módulos de una aplicación ERP
Proceso
Clientes
Aprovisionamiento Elaboración Entrega
Provedores Bienes o servicios
Información
Dinero
ESQUEMA FUNCIONAL DE UN ERP
• Con un solo programa informático se satisfacen las necesidades de todos los
los departamentos
• Hay una sola base de datos común y cada dato es introducido una única vez
• El programa relaciona la información de todas las áreas de la empresa
• Otros procesos complementarios al flujo de producción (gestión de clientes,
calidad, innovación, etc.) también pueden estar integrados
USO DE LAS TIC, SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIÓN
Y COMERCIO ELECTRÓNICO EN LAS EMPRESAS
• 96 % Internet
(Inform./Bancos/...)
• 60 % pag. Web
• 75 % Orden de Pagos
• 71 % LAN
• 20 % ERP
• 25 % CRM
• 16 % Teletrabajo
• 68 % Relacción. AA.PP
• 21 % Compras B2B
• 11 % Ventas B2C
ERP
Enterprise Resource Planning
PBC
Presupuesto de Base Cero
Score Board
Cuadro de Mando Control
Proactivo
Diagrama de Gantt
PERT Benchmarking
GLOSARIO