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Luz Cuartielles [email protected] Colaboradora Didáctica TIC. UFI Alcañiz

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ÍNDICE 1. Qué es Google Calendar ........................................................................................ 3

2. Registrarse ........................................................................................................... 3

3. Acceso .................................................................................................................. 3

4. Configuración ....................................................................................................... 3

4.1. Pestaña de configuración general ......................................................... 4

4.2. Pestaña de configuración de calendarios ............................................... 4

4.3. Pestaña de configuración para móviles ................................................. 5

5. Vistas ................................................................................................................... 5

6. Eventos ................................................................................................................ 7

7. Calendarios .......................................................................................................... 9

7.1. Crear y configurar un calendario ........................................................... 9

7.2. Añadir Calendarios ............................................................................. 10

7.3. Compartir un calendario ..................................................................... 10

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1. Qué es Google Calendar Google Calendar es un servicio gratuito de calendario y agenda online que ofrece Google. Con él podemos crear distintos calendarios donde anotar eventos importantes que luego podemos compartir con quien queramos. Está integrado con Gmail, que reconoce eventos y nos permite añadirlos a nuestros calendarios, y otra opción que nos ofrece es guardarlos en PDF para poder imprimirlos. Qué podemos hacer con Google Calendar:

- Compartir calendarios y eventos: podemos compartir un calendario o un evento con los usuarios que queramos.

- Invitar: creamos invitaciones a eventos y las mandamos a quien queramos. - Búsqueda de eventos: por fecha, o realizamos búsquedas en calendarios públicos. - Acceso móvil: podemos recibir notificaciones y recordatorios por SMS de eventos

en el móvil de forma gratuita (sólo con algunos operadores). - Facilidad de uso. - Trabajar con varios calendarios. - Está integrado con el resto de servicios de Google.

2. Registrarse Para trabajar con Calendar necesitamos tener cuenta en Google. 3. Acceso Para acceder sólo hay que ir a https://www.google.com/ , rellenar la información de usuario y contraseña que aparece a la derecha y pulsar sobre “Acceder”. También podemos acceder a la aplicación de calendario desde cualquier otro producto de Google

pulsando en el botón . 4. Configuración Antes de empezar a utilizar Calendar es conveniente configurar la aplicación usando el botón de opciones que hay en la parte superior derecha de la página. Para ello hacemos clic en Configuración de Calendar.

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4.1. Pestaña de configuración general Desde esta pestaña podemos configurar las opciones generales del calendario:

- Idioma - País - Tu zona horaria actual - Formato de fecha - Formato de hora - Duración predeterminada de la reunión - La semana empieza en - Atenuación del evento - Mostrar fines de semana - Vista predeterminada - Vista personalizada - Ubicación - Mostrar el tiempo en mi región - Mostrar eventos no aceptados - Añadir invitaciones de forma automática a mi calendario - Añadir videollamadas automáticamente a los eventos que yo cree - Calendario alternativo - Habilitar métodos abreviados de teclado

4.2. Pestaña de configuración de calendarios En esta pantalla se muestra:

- Calendarios creados

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- Crear uno nuevo, importarlo o exportarlo - Otros calendarios

4.3. Pestaña de configuración para móviles Desde esta pestaña configuramos Calendar para que nos envíe notificaciones por SMS a nuestro teléfono móvil. Este servicio es completamente gratuito. Nada más entrar en esta pestaña veremos un aviso de que están inhabilitadas las notificaciones por teléfono, se habilitan una vez que hayamos completado el proceso. Para habilitarlo tenemos que elegir nuestro país y poner el número de teléfono. Después pulsamos en Enviar código de verificación. Casi al momento Google nos mandará un código por SMS que tenemos que introducir en el recuadro de verificación. Pulsamos en Finalizar configuración y ya está hecho. Google nos mandará otro SMS diciéndonos que ya está sincronizado, y que si queremos eliminar dicha sincronización tenemos que ir otra vez al calendario. Cuando guardamos los cambios la siguiente pantalla que nos muestra es la configuración de notificaciones, ya que le hemos añadido los avisos por SMS. Si queremos podemos poner de forma predeterminada que todas las notificaciones sean por SMS. 5. Vistas Una vez que se accede a Google calendar tenemos en la parte izquierda:

- una vista en miniatura del mes actual - una lista de los calendarios que vayamos creando - otros calendarios: en los que colaboremos o a los que nos suscribamos.

Y en la parte superior distintas posibilidades de visualización: Día, Semana, Mes, 7 días, Agenda. Día Muestra todo el día en la pantalla dividido en horas. Una línea roja indica la hora actual. Semana Vemos la vista de los siete días de la semana divididos por horas. También nos aparece una línea roja que marca la hora actual. Mes En la pantalla vemos una cuadrícula con todos los días del mes. En esta vista podemos distinguir los eventos que duran todo el día a los que tienen una duración determinada, ya que los primeros aparecen dentro de una barra de color y los segundos aparecen con la hora delante.

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X días Es una opción que permite personalizar el número de días que se quiere mostrar en la vista. Es un formato idéntico a la vista de semana, pero dando la posibilidad al usuario de elegir cuántos días quiere tener en cuenta en Configuración ⇒ General ⇒ Vista personalizada. Agenda La vista de Agenda nos muestra una lista con los siguientes eventos que se van a producir.

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6. Eventos Un evento es lo que queremos apuntar: una cita puntual, un recordatorio, etc. Podemos moverlo arrastrándolo. Se pueden crear eventos de varias formas:

- Haciendo clic encima del día donde queremos crearlo. - Pulsando en el botón Crear que aparece en la parte superior izquierda. - Pulsando en la flecha que aparece cuando pasamos por encima de uno de nuestros

calendarios, que apar p t izqui . S op ió “C v to st io”.

- En la vista día o semana, podemos hacer clic encima de la hora a la que empieza y arrastrar hasta la que acaba, con lo que nos saldrá también el recuadro para crearlo.

Es tan sencillo como escribir lo que queramos y darle a Crear evento. Si lo hacemos así por defecto nos lo creará para nosotros y todo el día. Para configurarlo bien y añadir toda la información que necesitemos, mejor vamos a Editar evento. Nos sale una pantalla como ésta:

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Aquí tenemos varias opciones: - Título del evento. - Fecha. - Todo el día: si desmarcamos la casilla podemos elegir el tiempo de duración del

evento. - Repetir: para crear eventos que se repiten. Nos da todas estas opciones:

- Información del evento: lugar (si queremos poner dónde va a ser), videollamada,

calendario (si trabajamos con más de un calendario) y descripción del evento. - Añadir invitados: si queremos invitar a más gente ponemos sus direcciones de

mail. - Los invitados pueden: opciones que les damos a los que mandamos el evento. - Color del evento: para dar color a la etiqueta o cuadrado que aparecerá con el

evento. - Recordatorios: podemos decirle que nos salga una ventana emergente, nos mande

un SMS o un mail cuando le digamos. - Mostrar como: disponible u ocupado. - Privacidad: predeterminado, público o privado. Qué es cada uno aparece cuando

elegimos la opción. En cualquier momento podemos cambiar los detalles de un evento haciendo clic encima de él, lo que nos abrirá una pantalla donde podremos elegir entre la edición del evento o eliminarlo. Si elegimos suprimir, Calendar quitará el evento pero nos permitirá deshacerlo en la ventana principal.

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7. Calendarios 7.1. Crear y configurar un calendario Podemos crear todos los calendarios que necesitemos. Para hacerlo, sólo tenemos que pu s f h qu p fi “Mis ios”, p t izqui . Nos da la opción de crearlo y la configuración. Cuando creamos un calendario nos sale una pantalla como ésta:

Rellenamos todos los campos y lo creamos. Todos los que creemos irán apareciendo en el lado izquierdo de la pantalla, podemos añadir, eliminar y editar eventos en cada uno de ellos. Una de las opciones que puede ser más interesante es la de incrustar el calendario, que permite generar un código HTML que se puede pegar en cualquier página web para mostrar el calendario a quienes la visiten. La forma de hacerlo es, desde configuración, entrando en el calendario que queramos incrustar. Nos sale una pantalla con esta opción:

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Lo único que tendremos que hacer es copiar y pegar el código del calendario en la web o blog que queramos. 7.2. Añadir Calendarios La forma más rápida de añadir un calendario de alguien es escribir su dirección de mail en el campo "Añadir el calendario de un amigo" situado al final de la lista de calendarios de la izquierda, justo debajo de Otros calendarios. También podemos hacerlo pulsando en la flecha que hay detrás de Otros calendarios. Salen varias opciones:

- Añadir el calendario de un amigo: nos pide que añadamos su dirección de mail. Este amigo tiene que haber configurado su calendario como público.

- Explorar calendarios interesantes: al hacer clic sobre esta opción nos sale una pantalla con multitud de calendarios y la opción de filtrarlos por festividades, deportes y más.

- Añadir por URL: hay muchos calendarios por Internet que podemos añadir fácilmente. Sólo hay que añadir la URL del calendario que queramos agregar.

- Importar calendario: si tenemos un calendario guardado (por ejemplo, de otra cuenta) podemos importarlo al nuestro. Seleccionamos el archivo y hecho.

- Configuración: nos lleva a la página de configuración del calendario. Para compartir calendarios todos tienen que tener cuenta en Google. Si no es así nos dará la posibilidad de mandar una invitación. 7.3. Compartir un calendario

Para compartir el calendario con quien queramos tenemos que dar una serie de pasos sencillos. Lo primero es hacer clic en la flecha que aparece al lado derecho del calendario u o p s mos sob é y gi “Compartir calendario”. Nos sale una pantalla como ésta:

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Con la opción “Hacer público este calendario” cualquiera puede acceder, podemos compartirlo con cualquier usuario. Con Compartir con determinadas personas podemos invitar a cualquier persona a participar del calendario simplemente indicando la dirección de correo de la persona en cuestión. Una vez hayamos compartido el calendario tenemos varias opciones en cuanto a administración:

- Consultar todos los detalles del evento - Realizar cambios en eventos - Consultar todos los detalles del evento - Ver solo libre/ocupado

Cuando guardemos la configuración la persona a la que has mandado la invitación recibirá un correo para acceder al calendario.

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