google apps vs office 365
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Resumen comparativo de las plata-formas de correo en la nube de Microsoft Office 365 y Google Apps para EducaciónTRANSCRIPT
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Resumen comparativo de las plata-
formas de correo en la nube de
Microsoft Office 365 y Google Apps
para Educación
Correo en la nube
Microsoft Office 365 vs. Google Apps
David Cabal González
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Indice
1 Introducción .............................................................................................................. 3
2 Microsoft Office 365 Live@Edu ............................................................................... 4
2.1 Arquitectura ........................................................................................................................................................... 4
2.2 Interoperabilidad .................................................................................................................................................... 5
2.3 Requisitos minimos: ............................................................................................................................................... 5
2.4 Experiencia de usuario ........................................................................................................................................... 6
2.5 Instalación y configuración ..................................................................................................................................... 7
2.6 Colaboración en línea ............................................................................................................................................. 8
2.7 Compatibilidad ....................................................................................................................................................... 8
2.8 Integración con Exchange y migración ..................................................................................................................... 9
2.9 Soporte y mantenimiento ...................................................................................................................................... 10
3 Google Apps for Education ...................................................................................... 11
3.1 Arquitectura ......................................................................................................................................................... 11
3.2 Interoperabilidad .................................................................................................................................................. 11
3.3 Requisitos mínimos .............................................................................................................................................. 11
3.4 Experiencia de usuario ......................................................................................................................................... 11
3.5 Instalación y configuración ................................................................................................................................... 12
3.6 Colaboración en línea ........................................................................................................................................... 12
3.7 Compatibilidad ..................................................................................................................................................... 12
3.8 Integración y migración con Exchange 2010 y Active Directory .............................................................................. 12
3.9 Soporte ................................................................................................................................................................ 17
4 Resumen funcionalidades y características .......................................................... 18
5 Conclusión ............................................................................................................... 23
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1 Introducción
La Universidad de Oviedo ha optado por una solución en la nube como sustituto de su
plataforma actual de correo electrónico para el alumnado. Este documento analiza los
dos servicios con mayor implantación en entornos educativos como son Microsoft Offi-
ce 365 y Google Apps. Ambos productos compiten entre sí directamente y esto hace
que vayan bastante parejos en prácticamente todas las características que ofrecen.
Ambos productos representan fielmente los principios de su compañía. Como todo
producto de Microsoft, Office 365 entra bien por los ojos y cumple las expectativas de
funcionalidades, en el caso de Google, siempre intentan desarrollar productos ligeros y
ágiles, a los que se pueda acceder de forma simple y rápida desde cualquier sitio.
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2 Microsoft Office 365 para educación
2.1 Arquitectura
Office 365 combina correo electrónico, calendario, tareas, contactos, intercambio de documentos, colaboración en grupo, mensajería instantánea, videoconferencia y capacidades de reunión. Todos estos servicios son ofrecidos utilizando las tec-nologías de los siguientes productos:
Exchange. Plataforma de correo electrónico que proporciona una solución integral para la gestión y administración del correo corporativo, que ade-más de un completo servicio de mensajería, incluye programación y admi-nistración de tareas y citas en calendario, completa gestión de contactos en libretas de direcciones, acceso al correo desde dispositivos móviles, compartición de ficheros mediante carpetas públicas, e integración con Di-rectorio Activo y Office mediante varios protocolos entre otras muchas fun-cionalidades. Office 365 se integra a la perfección con Exchange permi-tiendo a los usuarios de la nube aprovechar las posibilidades que este ofrece.
Lync. Es la nueva generación de Office Comunicator. Se trata de un Ser-vicio de Mensajería Instantánea que incorpora características para video-conferencias, reuniones, intercambio de ficheros, compartición de aplica-ciones, ficheros, pantalla, etc. Así como integración con Exchange, Directorio Activo, Outlook y el sistema de telefonía corporativo. Simple-mente con instalar el cliente de este producto podemos conectarnos al servidor que Microsoft nos ofrece en la nube sin necesidad de implementar ni configurar nada y disfrutar de todas las funcionalidades de este cliente de mensajería.
SharePoint. SharePoint Server es un producto de servidor que se basa en la tecnología de SharePoint Foundation para proporcionar un marco de trabajo coherente y familiar para listas y bibliotecas, así como administra-ción y personalización de sitios. Permite crear rápidamente muchos tipos de sitios en los que puede colaborar en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos, además de características y funcionalidades adiciona-les como administración de contenido empresarial, inteligencia empresa-rial, el motor de búsqueda Enterprise Search y perfiles personales a través de Mis sitios. Es el sistema utilizado para la edición compartida de docu-mentos y creación de sitios de trabajo.
Office. Suite de ofimática que abarca un amplio abanico de potentes apli-caciones de escritorio. Las más comunes en todas las ediciones son el Word para procesamiento de textos, el Excel para hojas de cálculo, Po-werpoint para presentaciones y diapositivas, Outlook para la gestión del correo electrónico y las tareas y Access para la creación y administración de Bases de Datos. En las distintas versiones también se incorporaron otras como Publisher (publicaciones), OneNote (notas), FrontPage (diseño web), etc. Office 365 requiere de este software localmente para muchas de las características avanzadas disponibles, como la edición de documen-tos con formatos especiales.
La plataforma de Microsoft para Office 365 es “multi-multinstancia” (tiene varias instancias para la misma plataforma de software) y al menos, dos versiones dife-
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rentes, una Standard para pequeñas y medianas empresas y otra Dedicated para las grandes.
2.2 Interoperabi l idad
Office 365 es accesible mediante un navegador web standard (IE, Firefox, Chro-me, Opera, Safari…), aunque para algunas características especificas es necesa-rio disponer instalado en el equipo cliente software adicional. Esto implica que ne-cesita que el sistema operativo cliente soporte la instalación de este producto para darle todo el uso posible. También es recomendable, aunque no requerido, insta-lar determinados componentes ActiveX y Silverlight.
Para las plataformas móviles, Office 365 soporta oficialmente Windows Phone, iOS (iPhone/iPad), Symbian, Android y BlackBerry como cliente de correo (aunque alguna de estas plataformas se dispone software de terceros para conectar con Exchange), pero al igual que en el entorno de escritorio, muchas funcionalidades requieren plataforma Windows en el cliente, como la edición de documentos, por ejemplo, que requiere un software cliente compatible con Office. Por las experien-cias de usuario recopiladas, podría decirse que solo los clientes de Windows Pho-ne 7 experimentan el 100% de la funcionalidad del Office 365 desde sus dispositi-vos móviles.
2.3 Requisitos mínimos
Sistema operativo
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP2
o Windows 7
o Mac OS X 10.5
o Windows Server 2003
Navegadores. Aunque Outlook Web App dispone de una versión ligera compatible con cualquier navegador, estos son los requisitos mínimos para disponer de una experiencia completa:
o Internet Explorer 7
o Firefox 3
o Safari 3
o Chrome 3
Directorio Activo. Para optimizar la sincronización del directorio e identifi-car las capacidades de federación, el Directorio Activo debe estar en un solo bosque
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2.4 Experiencia de usuario
Lo primero que salta a la vista en Office 365 es el interfaz, que como todo produc-to Microsoft, es muy amigable al usuario, siendo muy similar a OWA de Exchange 2010 o al propio Outlook 2010. Las opciones están a la vista y tiene menú emer-gente propio con botón derecho, en lugar del menú del navegador que aparece en Google Apps.
Como se mencionó previamente, para disponer de todas las características es ne-cesario tener instalado Office localmente y un plugin que enlaza este con la nube. También se necesita instalar en el equipo cliente el .NET Framework y el cliente de Lync Server para determinadas funcionalidades.
Pese a ser más atractivo para el usuario final debido a su apariencia y a un en-torno más familiar, también puede hacer difícil su uso para usuarios menos habi-tuados a trabajar con la suite de Microsoft Office, debido a la gran cantidad de op-ciones que tiene y las particularidades de cada una de ellas. La limitación de funcionalidades en dispositivos móviles que no soportan el 100% de requerimien-tos de Office 365, puede facilitar en este caso el acceso desde los mismos.
Página principal de Office 365.
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Interfaz gráfica del cliente de correo de Office 365
2.5 Instalación y configuración
La instalación básica es rápida y sencilla, ya que tiene una consola administrativa que ofrece de forma clara las opciones y recursos disponibles, disponiendo siem-pre de un asistente y una completa guía de ayuda. Los servicios básicos son Outlook (con Exchange que se ejecuta en la nube de Microsoft); Lync Server, con componentes que se ejecutan a nivel local y en la nube, y el Team-Site y bibliote-cas de documentos de SharePoint en línea.
Microsoft utiliza un "nombre de dominio" dentro de Microsoft.com para el registro inicial y permite cambiar al dominio nativo cuando esté listo.
Como vemos en la siguiente imagen, dispone de un panel de control desde el que se pueden configurar las diferentes opciones, ya que por defecto, al crear usua-rios, solo se les proporciona bandejas de correo electrónico, un Team Site por de-fecto, y mensajería instantánea, pero más allá de esto, uno tiene que hacerse su propio entorno a medida.
Se puede suponer que es mucho más sencillo tanto integrar como migrar con otros productos de Microsoft como Exchange, Active Directory o Outlook, que los productos de Google, ya que tienen sus propias herramientas desarrolladas y per-feccionadas a medida, y en muchos casos ya incluidas en las últimas versiones de sus productos.
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Panel de Administración de Office 365
2.6 Colaboración en l ínea
Microsoft lo presenta como uno de sus puntos fuertes, ya este producto dispone de dos herramientas tan potentes un Sharepoint integrado y el cliente de Lync Server. A pesar del abanico de posibilidades que aportan dos aplicaciones como esta, no es que sea precisamente fácil ni rápido el utilizarlas.
El cliente de Lync, podría decirse que es una versión mejorada el MSN Messen-ger, convertido después en Windows Live Messenger. Dispone de Mensajería Ins-tantánea, videoconferencias, recursos de telefonía IP integrada, integración con Outlook, pizarra, reuniones y, por supuesto, compartición de ficheros, escritorio, aplicaciones ejecutadas localmente, pantalla, etc.
En cuanto a Sharepoint, permite crear y configurar sitios para grupos destinados a reuniones, edición compartida de documentos e incluso pequeñas aplicaciones personales. A pesar de eso, para la creación/edición de los documentos online, la mejor opción sigue siendo utilizar la versión local del Office y posteriormente sin-cronizarlos.
2.7 Compatibil idad
El formato más estandarizado para todo tipo de documentos en el mundo de la ofimática son los que utiliza la suite de Microsoft Office. Partiendo de ahí, puede decirse que el Office 365 tiene una compatibilidad total con este tipo de formatos y sus versiones anteriores. Si el documento editado utiliza alguna de las caracterís-ticas especiales de la última versión del producto y la versión web no puede edi-tarlos, conecta con la instalación local de Office para disponer de ellas.
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2.8 Integración y migración con Exchange 2010 y Active Directory
El requisito básico para que coexistan el entorno de la nube y el del Exchange lo-cal, es que el Exchange Server 2010 tenga el SP1 instalado. Microsoft ha mejora-do el Asistente de Despliegue de Exchange Server para incluir soporte para la configuración de la coexistencia para las organizaciones interesadas en tener al-gunos usuarios en la instalación de Exchange 2010 y otros alojados en la nube de Microsoft Office 365. Mediante esta herramienta se puede configurar la infraes-tructura con las opciones deseadas de forma simple y rápida, mostrándote siem-pre el camino a seguir para la implementación, incluyendo opciones tan importan-tes como realizar la validación en el LDAP local o entregar el correo primeramente en el servidor local y que este decida donde enviarlo en función de si el destinata-rio está en la nube o en la infraestructura Exchange.
Para la migración de un entorno a otro, existen varios métodos: Cutover, Staged y la migración a través de IMAP.
Más info al respecto:
http://help.outlook.com/en-us/beta/ms.exch.ecp.emailmigrationstatuslearnmore.aspx
De forma resumida, tanto la migración como la integración entre los dos entornos se encuentran de forma nativa en los productos Microsoft, lo que evita la necesi-dad de desarrollos externos a medida y afianza su posición en la lucha que man-tienen ambos productos.
2.9 Flujo de correo
De forma predeterminada, el correo se envía y recibe directamente en la nube, pe-ro en un entorno de coexistencia como es el caso, a través del Asistente de Des-pliegue de Exchange Server, te permite seleccionar el servidor donde se entrega por defecto el correo. Como configuración ideal, se pretende que pase todo por la infraestructura Exchange interna para que esta misma sea quien evalúe donde se encuentra alojado el buzón destinatario y lo reenvíe en consecuencia a la nube o a sus buzones internos. Para el flujo de salida hay dos opciones, si desde la nube se envía directamente a internet, se denomina Sistema Descentralizado. Sin em-bargo, si el envío desde la nube a internet pasa por la infraestructura interna antes de salir a internet hacia su destinatario final, se dice que es un Sistema Centrali-zado. En un principio, este último será el sistema que se utilice en la infraestructu-ra que se desplegará:
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2.10 Soporte y mantenimiento
Todo el soporte tanto de Exchange Server como de Office 365 se realiza desde el mismo centro de soporte técnico de Microsoft, que permite abrir casos de estudio mediante conexión telefónica o correo electrónico, las 24 horas del día, 7 días a la semana.
El servicio dispone de atención personalizada, asistencia en la instalación y mi-gración y resolución de problemas que surjan. Adicionalmente, Microsoft dispone de una comunidad dedicada a este producto que incluye Blogs, Manuales, Foros y una Wikipedia entre otros recursos.
La herramienta de Asistente de Despliegue de Exchange Server documenta todo el proceso para la integración, coexistencia y migración, guiándote a través de las opciones más adecuadas para cada caso particular.
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3 Google Apps for Education
3.1 Arquitectura
La plataforma de Google es multi-tenant nativamente, es decir, está montada so-bre una sola instancia, lo que permite a todos los usuarios funcionar en la misma versión y que disfruten de las actualizaciones y mejoras inmediatamente nada más aplicarlas. Google esta constantemente actualizando y mejorando sus pro-ductos, por lo que los fallos que puedan surgir o las funcionalidades que faltan, pueden ser subsanados en un futuro cercano y de forma transparente al usuario.
Al no requerir software nativo, todos los recursos son sitios web, muchos de ellos accesibles independientemente. Los productos que componen la plataforma son: Gmail, Google+, Google Docs, Groups, Talk, Voice, Calendar, Contacts, Tasks, Video, Sites, Wave, Analytics, Contacts Sync, Google Apps Sync.
3.2 Interoperabi l idad
Este posiblemente sea el punto fuerte de esta alternativa, ya que afirma tener una compatibilidad total desde todas las plataformas y desde cualquier dispositivo simplemente con tener un navegador web que soporte Java, que hoy en día son prácticamente todos. Para la integración con Blackberry, requiere BES. (más info: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=1306892).
3.3 Requisitos mínimos
El acceso a la plataforma puede hacerse desde cualquier navegador actual siem-pre que tenga las cookies y Javascript habilitado. Sin embargo, Google solo ga-rantiza el funcionamiento óptimo desde las últimas versiones de IE, Firefox, Safari y Chrome.
3.4 Experiencia de usuario
Para Google Apps, el entorno es ligero y ágil, sencillo y eficaz. No tiene alardes gráficos, ni esta tan pulido, pero la agilidad que experimentas al utilizarlo hace que se olviden cosas secundarias como la apariencia. Como pega habría que indicar que al tener las funcionalidades separadas por productos, es un poco más compli-cado localizar y/o conocer todas ellas. Existe la posibilidad de integración de sus productos en un único interface mediante la utilización de iGoogle.
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Al ser 100% web, la interacción se reduce (no hay Botón derecho personalizado como el caso de Office 365).
3.5 Instalación y configuración
Google dispone de un portal donde planifica y guía a través de la migración:
https://sites.google.com/a/googleapps.com/university-guide-to-going-google/technical-integration/deployment-overview
Proceso de registro de Google para Google Apps requiere un proceso de verifica-ción del dominio del centro. Hay varias opciones para la verificación del dominio incluyen la adición de un fragmento de código a su cuenta de Google Analytics, la adición de un metatag HTML a los metadatos de su sitio web, añadiendo un regis-tro DNS de tu dominio, o añadir un archivo de verificación HTML de su sitio web. Una vez hecho esto, habría que crear/migrar las cuentas de los usuarios y confi-gurar las opciones generales desde la API de Administración.
Por su parte, el usuario simplemente tendrá que validarse en alguno de los pro-ductos a través de su navegador y acceder a los recursos deseados.
3.6 Colaboración en l ínea
Cualquier contenido creado con Google Apps (texto, fotos, videos, presentacio-nes, blogs, wikis, etc) se puede compartir nativamente a través de sus recursos, tanto con los usuarios de la compañía como con personal externo, de una forma fácil y eficaz.
Hace poco acaban de presentar el Cloud Connect, un conector para Microsoft Of-fice que te permite compartir en la nube cualquier documento con que estés traba-jando.
3.7 Compatibil idad
En Google Docs obviamente no esta tan optimizado como el producto de Micro-soft para los formatos de este, pero todas las funciones básicas habituales están disponibles. Se pueden importar archivos de Office 97-2003, Office 2007/2010, de texto OpenOffice y RTF, CSV y algún otro formato. No se pueden exportar en for-mato de Office 2007/2010, sin embargo, pero puede exportar archivos PDF. Cabe indicar que editar documentos con características especiales de Microsoft Offce, puede alterar el formato de estos.
De momento no está disponible la edición offline.
3.8 Integración y migración con Exchange 2010 y Active Directory
Para la conexión con Exchange, tiene un conector llamado Google Apps Sync que emula a ActiveSync y te permite utilizar, por MAPI, Outlook como un cliente de Google Apps de correo electrónico, sincronizando calendario y contactos. La sin-cronización de notas con Google Docs de momento está disponible solo a partir de la versión 2.3 de Google Apps Sync. Este plugin esta soportado a partir de
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Windows XP SP3 y Office 2003 SP3. No está soportado para Mac ya que el Outlook para Mac no soporta MAPI.
Para la sincronización con LDAP dispone del Google Apps Directory Sync, aunque esta sincronización es unidireccional, es decir, no se puede modificar nada del Di-rectorio, solo leer datos.
Google Apps ofrece un API de inicio de sesión único que utiliza SAML 2.0 para la integración con tu sistema de autenticación. Google Apps también te ofrece una biblioteca de código exhaustiva como referencia durante la implementación.
Cabe indicar, que el inicio de sesión único solo esta soportado si el usuario acce-de a través del Web Interface, es decir, los usuarios que entren desde dispositivos móviles o aplicaciones locales, se validarán contra Google.
3.8.1 Servicio de inic io de ses ión ún ico SAML para Goog le Apps
Security Assertion Markup Language (SAML) es un estándar XML que permite que los dominios web seguros intercambien datos de autenticación y autoriza-ción de usuarios. Con SAML, un proveedor de servicios online puede ponerse en contacto con otro proveedor de identidad para autenticar a los usuarios que in-tenten acceder a contenido seguro.
Google Apps ofrece un servicio de inicio de sesión único basado en SAML que ofrece a las organizaciones un control total de la autorización y de la autentica-ción de cuentas de usuario alojadas que pueden acceder a aplicaciones basadas en web como Gmail o Google Calendar. Con el modelo SAML, Google actúa como proveedor y ofrece servicios como Gmail y páginas de inicio. Los partners de Google actúan como proveedores de identidad y administran los nombres de usuario, las contraseñas y otra información para identificar, autenticar y autorizar a los usuarios en aplicaciones web alojadas por Google. Existen varias solucio-nes de proveedores de identidad de código abierto y de tipo comercial. Estas pueden ayudarte a implementar el inicio de sesión único en Google Apps.
Es importante tener en cuenta que la solución de inicio de sesión único solo sirve para aplicaciones web. Si quieres que tus usuarios accedan a los servicios de Google con clientes de escritorio como Outlook (por ejemplo, Outlook ofrece ac-ceso POP a Gmail), debes proporcionar a tus usuarios contraseñas utilizables y sincronizarlas con la base de datos de usuarios interna. Para ello, debes usar el API de administración.
El servicio de inicio de sesión único de Google Apps se basa en las especifica-ciones SAML 2.0. SAML 2.0 es compatible con varios proveedores populares. Visita el sitio Project Liberty para obtener una lista de productos compatibles con SAML 2.0.
3.8.2 Conceptos bás icos del SSO basado en SAML para Goog le Apps.
El siguiente proceso explica cómo accede un usuario a una aplicación alojada de Google mediante un servicio de inicio de sesión único basado en SAML ofrecido por un partner.
La imagen que se muestra a continuación, ilustra el proceso por el que un usua-rio accede a una aplicación de Google Apps, como Gmail, a través de un servicio de inicio de sesión único basado en SAML. Para que se realice este proceso, el partner debe facilitar a Google la URL para su servicio de inicio de sesión único,
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así como la clave pública que Google debería usar para verificar las respuestas SAML.
Esta imagen describe los pasos siguientes.
El usuario intenta acceder a una aplicación alojada en Google, como Gmail, pá-ginas de inicio u otro servicio de Google.
Google genera una solicitud de autenticación SAML. La solicitud SAML se codifi-ca y se inserta en la URL del servicio de inicio de sesión único del partner. El pa-rámetro "RelayState" que contiene la URL codificada de la aplicación de Google a la que el usuario intenta acceder también está incrustada en la URL de inicio de sesión único. Este parámetro también pretende ser un identificador opaco que se facilita sin ninguna modificación ni inspección.
Google envía una redirección al navegador del usuario. La URL de redireccio-namiento incluye la solicitud de autenticación SAML codificada que debe enviar-se al servicio de inicio de sesión único del partner.
El partner descodifica la solicitud SAML y extrae la URL del servicio ACS (Asser-tion Consumer Service) de Google y la URL de destino del usuario (parámetro "RelayState"). A continuación, el partner autentica al usuario. Los partners pue-
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den autenticar a los usuarios solicitando credenciales de acceso válidas o com-probando las cookies de sesión válidas.
El partner genera una respuesta SAML que contiene el nombre de usuario del usuario autenticado. Según la especificación SAML 2.0, esta respuesta se firma digitalmente con las claves DSA/RSA públicas y privadas del partner.
El partner codifica la respuesta SAML y el parámetro "RelayState" y, a continua-ción, devuelve esa información al navegador del usuario. El partner ofrece un mecanismo para que el navegador pueda enviar esa información al servicio ACS de Google. Por ejemplo, el partner podría insertar la respuesta SAML y la URL de destino en un formulario y facilitar un botón para que el usuario pueda hacer clic y enviarlo a Google. El partner también podría incluir JavaScript en la página que envía el formulario a Google de forma automática.
El servicio ACS de Google verifica la respuesta SAML usando la clave pública del partner. Si la respuesta se verifica correctamente, el servicio ACS redireccio-na al usuario a la URL de destino.
Se ha redireccionado al usuario hacia la URL de destino y ha accedido a Google Apps.
Para la integración con Exchange y migración, Google ofrece dos guias en las que indica como proceder:
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=57920
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=33322
También disponen de este portal para asistir en el paso a Google para Universi-dades.
https://sites.google.com/a/googleapps.com/university-guide-to-going-google/
3.9 Flujo de correo
Google Apps dispone de las siguientes arquitecturas de envío y recepción de co-rreo en un entorno de coexistencia con Exchange Server:
A través del servidor de Google Apps: Todo el correo llega al servidor de Goo-gle en la nube y él es quien reenvía una copia al local si no encuentra el buzón en su infraestructura. El envío de correo en esta arquitectura se realiza direc-tamente desde la plataforma en la que se encuentre el buzón.
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A través del servidor interno: Esta es la opción que más se asemeja a nuestras necesidades en el caso de recepción de correo. El correo entrante llega al ser-vidor de Exchange y este reenvía a Google Apps si el buzón destinatario se aloja en la nube. El envío de correo en esta arquitectura se realiza directamen-te desde la plataforma en la que se encuentre el buzón.
A través del servidor intermedio: Con este método se necesita un dispositivo / servicio intermedio que será quien seleccione el entorno del destinatario, reen-viando así tanto el flujo entrante como el saliente. Esta es la opción que mejor se adapta a los requisitos de la universidad.
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3.10 Soporte y mantenimiento
Los servicios de soporte de Google no son tan transparentes y fáciles de acceder como en el caso de Microsoft. Este es un punto flaco de Google, aseguran tener soporte telefónico y por correo electrónico, aunque el acceso a los servicios de soporte no es ni sencillo ni rápido.
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4 Resumen funcionalidades y características
La siguiente tabla resume las principales características disponibles en cada producto y como las sirve cada plataforma:
Características \ Producto Office 365 Google Apps
Correo Electrónico Outlook. 25Gb/buzón y 25 Mb/adjunto Gmail. 25Gb/buzón y 25 Mb/adjunto
Calendario Outlook Google Calendar
Software de productividad Office Web Apps online y Office local Google Docs
Mensajería instantánea y Videoconfe-rencia
Lync Server Google Chat
Sincronización móvil Correo, calendario, tareas y contactos con Ex-
change Correo, calendario, tareas y contactos con
Google Sync para Exchange Activesync
Productividad movil Office web Apps desde navegador y Office Mo-
bile desde Windows Phone Google Docs para Android, navegador e iOS
Colaboración en documentos En Office a través de Sharepoint Google Docs y Cloud Connect para Office
Creación Web / Intranet Sharepoint Google Sites y Groups
Almacenamiento de archivos 10 Gb para el Team-Site de Sharepoint + 500
Mb por usuario 1Gb/usuario en Docs y 10 Gb + 500 Mb por
usuario para Sites.
Edición de Textos Word Web App Google Docs
Hojas de Calculo Excel Web App Google Spreadsheets
Presentaciones Powerpoint Web App Google Presentations
Encuestas - Google Forms
Notas OneNote Web App -
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En la siguiente tabla se muestra de forma desglosada la tabla de características de cada solución, remarcando en verde la solución que consi-
deramos que dispone la más ventajosa para la universidad.
Categoría Características Gmail (Como parte de Google Apps) Microsoft Office 365
Mensajería
Organización Correo
Etiquetas; Etiquetas anidadas disponi-bles con Google Labs
Carpetas
Carpetas de correo / Compartición por etique-
tas No Si, con Outlook local
Notificaciones correo (Popups) Si, Gmail Notifier Si, opción dentro del cliente
Categorizar Correo Si, usando varias etiquetas Si
Crear grupos de distribución Si, usando Google Groups Si, con listas de distribución
Marcar correo como alta y baja prioridad Si, solo con el cliente local de Outlook Si
Marcar correo como confidencial Si, solo con el cliente local de Outlook Si
Filtros correo (Reglas) Si Si
Vista de conversación de correo enlazada (en
cliente web) Si (siempre habilitado) Si (opcional por usuario)
Filtrado Anti-Spam Muy bueno (subjetivo) Demasiado agresivo (subjetivo)
Estado de elementos enviados (leído, borrado,
etc) No
Si: Enviados, Leídos(Si esta per-mitido por el recipiente)
Autocompletado del destinatario Si Si
Cancelar envío
Si, en los primeros 10 seg después de enviar (Deshacer envío)
Si
Calendario
Calendario compartido Si Si
Búsqueda ocupados Si Si
Encontrar automáticamente tiempo libre Si Si
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Marcar anotaciones como distinto tipo
Si (Disponible, Ocupado) mostrado del mismo color
Si (Libre, Ocupado, Fuera) todos de diferente color
Cancelar reunión Si Si
Definir horas de trabajo No Si
Anotaciones con recordatorio Si Si
Anotaciones con recordatorio del calendario No No
Accesibilidad
Sincronización Móvil Si, con Google Mobile Sync Si, integrado
Single Sign On Sí, pero solo desde interfaz web. Si
Sincronización Password
Con software de terceros; podría ser posible implementarlo uno mismo
Si, con Active Directory
Acceso cuentas de Alumnos
Si, gratuito. Las cuentas permanecen activas al finalizar los estudios
Si, gratuito. Las cuentas perma-necen activas al finalizar los es-
tudios
Interfaz recomendado para el personal
Interfaz de Gmail o cliente Outlook (funcionalidad reducida)
Cliente Outlook
Interfaz recomendado para Estudiantes Interfaz de Gmail Outlook WebApp
Modo "Offline"
Sí; pero requiere software (Google Gears). Hasta HTML5 no estará 100%
soportado Si
IMAP Si Si
Navegadores soportados por Interfaz Web
Firefox, Internet Explorer, Safari, Chrome
Firefox, Internet Explorer, Safari, Chrome
Sincronización Escritorio Web
Necesario instalar Google Sync indivi-dualmente para sincronizar con
Outlook y Gmail Directo
Restricciones de tamaño e uso
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Tamaño de cuota de buzón 25GB 25GB
Tamaño máximo de mensaje (con adjuntos) 25MB 25MB
Número máximo de destinatarios por mensaje
500 (si los destinatarios están en un grupo público, solo cuenta como un
destinatario)
100 (si los destinatarios están en un grupo público, solo cuenta
como un destinatario). También se puede definir Listas Dinámicas de Distribución que cuentan co-
mo un solo destinatario
Límite máximo de envío interno en un día por
cuenta Ilimitado 500
Límite máximo de envío externo en un día por
cuenta 2000 500
Cuota de mensaje por buzón No Si
Características adicionales
Tareas Sí, pero opciones limitadas Si
Firmas múltiples No Si
Firma de correo de formato enriquecido No Si
Chat Integrado Si Si
Herramientas de colaboración integradas Si (Google Docs) Si (Office Web Apps)
Envío retardado No Si
Enrutar correo saliente a través de servidor
propio Sí, en entrega dual con dispositivo o
servicio intermediario Si, se puede configurar nativa-
mente
Archivado de correo Postini M+Archive
Google Docs vs Office 365
Mismos formatos que la suite de Microsoft
Office No Si
Edición simultánea Si
Si, con Lync Server o en Share-point
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AS
AC
Com
unic
acio
nes
Correo e
n la n
ube
Comparación de formato
Formato limitado; se centra en colabo-ración y contenido
Formateo avanzado disponible aunque menor que con Office
local
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AS
AC
Com
unic
acio
nes
Correo e
n la n
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5 Conclusión
Tanto Office 365 como Google Apps cumplen con los objetivos marcados por la uni-versidad. En funcionalidades andan muy parejos ambos, ya que tratan de cubrir las mismas necesidades.
Microsoft destaca la apariencia y la experiencia en productos previos similares, con las opciones más pulidas y preparadas para el usuario final, pero destaca sobre todo que dispone de herramientas propias para facilitar la integración con sus otros servicios, como Exchange, Office o Active Directory. Incluye funciones más especializadas que pueden ser útiles en determinados entornos, pero cuya existencia no conocerán nunca muchos de los usuarios. Destacan las funcionalidades que aportan dos herramientas tan potentes como Sharepoint y de Lync, aunque requieren cierto nivel de conocimien-tos para poder explotarlas. A pesar de no disponer de una accesibilidad como la de Google, las funciones básica si que están disponibles desde cualquier navegador.
Por su parte, Google nos ofrece casi las mismas funciones, pero de una manera más sencilla, rápida y universal. Con una accesibilidad prácticamente total desde cualquier dispositivo independientemente de la plataforma que corra o el software que tenga instalado, es un producto 100% Cloud. El paquete de productos que ha reunido Goo-gle es realmente interesante, aunque como hemos dicho, la mayoría están disponibles independientemente.
Con respecto a las SLAs, ambos prometen un 99,9% de disponibilidad, ya que nadie puede asegurar un 100%, pero Google incluye un panel de paradas programadas en las que avisa y registra toda interrupción del servicio de más de 10 minutos.
El tema del soporte y las facilidades para la integración con otros entornos, es donde Microsoft supera con creces a Google, y lo que hace decantarse ligeramente la balan-za hacia ellos. Google se ampara un poco en la universalidad, por lo que si no es un problema general, no es problema suyo, sino del cliente.
Dado que las funcionalidades básicas están cubiertas en ambos y el colectivo de alumnos no requerirá funciones especiales más allá del uso habitual del correo, las funciones extra del Office 365 pasarían a un segundo plano frente a la universalidad del Google Apps. La finalidad de la plataforma para el alumnado, es que estos puedan acceder a su correo desde cualquier parte, sin necesidad de seguir un procedimiento de instalación/configuración o cumplir unos requisitos especificos en su dispositivo cliente.