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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DEEVENTOS
I Conferência SAA
24| Abril| 2014 |IPB – Instituto Politécnico de Bragança
CONCEITOS BÁSICOSO que é um EVENTO?
Um EVENTO é um acontecimento planeado,que ocorre num dado tempo e lugar, que visapromover a relação organização anfitriã e opúblico de interesse, com vista ao alcance dedeterminados objectivos.
CONCEITOS BÁSICOSUm evento é um facto que ocorre em determinadomomento e local, com o objectivo de satisfazernecessidades específicas de:
Quem Organiza: motivo de orgulho resultado demuito esforço e dedicação, o início de um ciclo;
Quem financia: retorno do investimento;
Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização
CONCEITOS BÁSICOSQuem assiste: um momento único, memorável,com significado especial;
Quem acolhe - As diversas entidades (associações,empresas, municípios, governo) recorrem àorganização de eventos, como forma de afirmaçãoda sua imagem junto dos públicos pelos quais seinteressa; para comunicar com o seu público internoe externo; para reforçar os contactos e as relações;
MERCADO DE EVENTOS
Como está o mercado?
Que segmentos podemostrabalhar?
Empresarial ParticularSector Público
MERCADO DE EVENTOSAo contrário de outros tipos decomunicação que na sua globalidadeinforma, os eventos criam emoções e laçosque, quando bem comunicados, ligam osconsumidores à marca associada aoevento.
MERCADO DE EVENTOSAs empresas procuram modos de diferenciara sua mensagem e procurar um contactomais directo e menos «mecânico» com o seuconsumidor.
MERCADO DE EVENTOSRoberta Medina, vice-presidente da Better World*«As principais vantagens são as de criar diferencial,proporcionar experiências, tocar a vida do consumidor deuma forma mais pessoal, gerar identificação de valores comocliente ou manter a fidelidade».*A Better World é a empresa portrás de projectos como:• Árvore de NatalMillennium bcp/SIC
• Optimus Open Air• Rock in Rio-Lisboa
CAPTAÇÃO/ CRIAÇÃO
As Organizações que pretendem utilizar oseventos como elemento estratégico, podemfazê-lo segundo duas vias:
- captação de eventos- criação de eventos
CAPTAÇÃO/ CRIAÇÃOCaptação de eventos – candidatura a um processo deacolhimento de determinado evento promovido poruma entidade externa.No decorrer da avaliação da candidatura sãoanalisados os seguintes aspectos:• Espaço disponível• Capacidade hoteleira• Atendimento• Transportes, acessibilidades, estacionamento• Infra-estruturas de apoio e serviços
Outros elementos que reforçam a candidatura:
•Atracções turísticas naturais e construídas•Estrutura turística•Gastronomia•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários•Segurança, rede comunicações•Instalações que permitam a realização de actividadessimultâneas•Aspectos económicos, políticos, culturais quepossamafectar o interesse dos visitantes
CAPTAÇÃO/ CRIAÇÃO
Criação de eventos• Aproveitamento dos recursos locais• Celebração de datas especiais• Solicitações
30 de Maio a 1 de Junho de 2014www.expotrasosmontes.com
www.facebook.com/expotrasosmontes
PARCEIROS DE EVENTOS
•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÕCOMUNIDADE ANFITRIÕFORNECEDORES•PATROCINADORES•MEDIA•EQUIPA DO EVENTO•PARTICIPANTES E ESPECTADORES
VARIÁVEIS DE EVENTOSApesar de possuírem elementos em comum, os eventospodem variar, substancialmente, em função de factores,tais como:•Abrangência:
•Local•Regional•Nacional•Internacional
•Finalidade:•Institucional•Promocional
VARIÁVEIS DE EVENTOS•Dimensão:
•pequeno (até 200 Pax)•médio (200-600 Pax)•grande (>600 Pax)•“Mega”
•Data:•Fixo•Móvel•Esporádico
•Área de interesse:•Artística •Social•Cultural/Lazer •Política•Empresarial •Turística•Comercial •Religiosa…..
VARIÁVEIS DE EVENTOS•Público-alvo
•Geral•Dirigido•Específico
•Localização geográfica•Acessibilidades e rede de transportes•Tamanho da população•Idade da população
VARIÁVEIS DE EVENTOS•Grau de receptividade e participação dacomunidade
•Instalações e equipamentos disponíveis
•Orçamento disponível
•Concorrência directa
•Duração
TIPOS DE EVENTOSClassificação dos eventos
Varia consoante o âmbito e a finalidade doevento.É importante reconhecer a diversidade etratar cada evento de forma diferente, deacordo com as suas particularidades. Cadaum possui características e necessidadespróprias correspondentes a procedimentosdiferentes.
TIPOS DE EVENTOS•Conferência •Mesa redonda•Painel •Congresso•Convenção •Debate•Palestra ou colóquio •Seminário•Follow-up • Simpósio•Fórum •Jornada•Simpósio •Workshop•Comício •Meeting•Brainstorming
TIPOS DE EVENTOSEventos comerciais e institucionais•Exposição•Mostra•Feira•Lançamento de um livro•Salão•Vernissage•Leilão•Lançamento primeira pedra•Inauguração de instalações•Inauguração de retratos, estátuas e bustos• Tomada de Posse
TIPOS DE EVENTOSEventos de competição
•Campeonato•Gincana•Torneio•Olimpíadas•Concursos
TIPOS DE EVENTOSEventos de convivência•Sarau•Cocktail•Happy hour•Baby shower•Chá beneficência•Banquete•Brunch•Coffee break•Casamento e bodas de casamento•Festival•Espectáculo
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
1. Ter uma visão clara e abrangente doprojecto
2. Conseguir que todos os intervenientes secomprometam na concretização dosobjectivos do evento
3. Definir objectivos mensuráveis
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO4. Possuir uma estrutura organizacionaladequada e flexível
5. Uma equipa de trabalho motivada emultifacetada
6. Bom relacionamento interpessoal
7. Capacidade de resposta e improviso
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
8. Equipa profissional e qualificada
9. Um coordenador de projecto com capacidadesde liderança e personalidade
10.Esforço coordenado e de equipa, funcionandodentro dos limites orçamentais e utilizando osrecursos disponíveis, de forma consciente eintegrada
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
11. Linhas de comunicação eficientes
12.Criação de uma boa imagem pública
13.Estratégias de divulgação e promoçãoeficazes e com impacto
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
14. Planos de contingência
15. Atenção aos pormenores
16. Criatividade e inovação
17. Gestão eficiente do tempo
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
18.Um compromisso total com o atendimento aocliente/associado
19.Sistemas permanentes de controle emonitorização
20.Uma atmosfera de união, entusiasmo e deconjugação de esforços
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
21.Planeamento detalhado e documentado numcronograma de acções
22.Uma avaliação minuciosa e realista após oevento
23.Efectuar pesquisas de mercado
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
24.Análise SWOT
25.Análise da concorrência
26.Planeamento logístico
27.Procedimentos de emergência
COMO ORGANIZAR UM EVENTO DESUCESSO
28.Sinergias locais29.Política agressiva de angariação de patrocínios
ETAPAS APLICÁVEIS A TODOS OSEVENTOSNão obstante as particularidades inerentes acada evento, existem etapas fundamentaisaplicáveis a todos.Antes de mais é necessário que alguémdesenvolva a ideia e dê inicio à acção.• Revisão (se houve eventos anteriores)• Brainstorming (o quê, para quem, onde,quando, etc.)
ETAPAS APLICÁVEIS A TODOS OSEVENTOSColocar por escrito um conjunto de questõesessenciais à realização do evento:•Identificação das metas e objectivos do evento•Realização de um estudo deviabilidade/diagnóstico•Inventariação das necessidades deimplementação
ETAPAS APLICÁVEIS A TODOS OSEVENTOS•Definição do cronograma de acções adesenvolver•Assegurar o financiamento – patrocínios•Definição das estruturas operacionais econtratação dos recursos humanosnecessários•Definição de planos de contingência esistemas de controle
ETAPAS APLICÁVEIS A TODOS OSEVENTOS
•Marketing do evento (redes sociais, web…)
•Revisão detalhada de todos os pormenores
•Operacionalização do evento de acordo com oplaneamento efectuado
•Análise e avaliação
•Elaboração do relatório
FASES DA ORGANIZAÇÃO
•Concepção
•Planeamento
•Operacionalização (pré-evento, evento e pós-evento)
•Avaliação
RESUMOConcepção•Revisão (se houve eventos anteriores)•Brainstorming (o quê, para quem, onde,quando, etc.)Planeamento (mais complexa, mais demorada,mais trabalhosa)Objetivos •Specific
•Measurable•Achievable•Realistic•Timed
RESUMO
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DEEVENTOS
I Conferência SAA
24| Abril| 2014 |IPB – Instituto Politécnico de Bragança