fundamentos de la gestion de proyectos
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FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE PROYECTOS
1. Diferencias y similitudes de la Dirección de Proyectos en el sector Público y
Privado:
La Constitución Política de Colombia es el marco legal que legitima las actuaciones
del estado y son múltiples las disposiciones en la Carta Nacional donde se identifica
la relevancia otorgada a la planeación estatal, iniciando por el Preámbulo de la
Constitución que cita el marco jurídico, democrático y participativo que garantice un
orden político, económico y social justo.
En el Título XII “Del régimen económico y de la hacienda Pública”. en el Artículo
334: Dirección general de la economía a cargo del Estado ( Capítulo II PLANES
DE DESARROLLO. y Capítulo III PRESUPUESTO”.
Art 151 Contempla la existencia de un plan de desarrollo y de inversiones de las
entidades públicas del orden nacional.
Art 334 Economía a cargo del Estado Acceso efectivo a bienes y servicios básicos
Art 339 Plan Nacional de Desarrollo y PTD. Parte general: señalar propósitos y
objetivos nacionales de largo plazo, metas y prioridades de acción de mediano
plazo, estrategias de política económica, social y ambiental
Art 340 Consejo Nacional (entidades territoriales, sectores económicos, sociales,
ecológicos, comunitarios y culturales) y Consejos Territoriales de Planeación.
Art 342 La correspondiente ley orgánica reglamentará todo lo relacionado con los
procedimientos de elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo
y dispondrá los mecanismos apropiados para su armonización y para la sujeción a
ellos de los presupuestos oficiales
Art 343 Sistema de evaluación de gestión y de resultados
Art 344 Sistemas de evaluación de gestión y resultados a nivel territorial
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Art 352 La Ley Orgánica de Presupuesto regulará lo relacionado a la aprobación,
modificación y ejecución de los presupuestos de la Nación, de las entidades
territoriales y de los entes descentralizados de cualquier nivel administrativo, y su
coordinación con el plan de desarrollo.
Ley 38 de 1989 – Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación
Ley 179 de 1994 - Ejecución proyectos previo registro en banco de proyectos
En el sector privado las estrategias se definen basándose en las políticas
corporativas, en los intereses por alcanzar y las circunstancias de mercado, no
obstante estos procesos se aplican adhiriéndose a las mejores prácticas
metodológicas de gestión de proyectos o no, o tal vez en parte de estas, pues no
existe un riguroso cumplimiento y los procesos corporativos están definidos en los
Sistemas de Gestión Corporativos.
2. La Planificación Estratégica en ambos sectores:
El texto “Administración de Proyectos” 4° edición (Clifford & Erik) plantea cuatro
secuencias del proceso de administración estratégica, planteados como 1. Revisar
y definir la misión de la Empresa, 2. Establecer Metas y objetivos de largo plazo. 3.
Analizar y formular estrategias para alcanzar objetivos, y 4. Llevar a cabo
estrategias a través de Proyectos.
De este modo la metodología de Administración de Proyectos establece la
secuencia y priorización en la planificación estratégica de todo proyecto, es el paso
inicial y una vez identificado, analizada y determinada la estrategia continuamos con
la estructuración de proyecto proceso.
En lo Público, la Ley define las estructuras y los órganos de planeación encargados
de liderar el proceso de Planificación Estratégica, sus funciones y responsabilidades
en la consolidación del proyecto y ante todo la aprobación a la viabilidad del
proyecto público.
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Figura 1. Órganos de planeación estratégica pública.
3. El Ciclo de Vida de los Proyectos y sus características:
Figura 2. Diagrama del ciclo de vida de un Proyecto de Inversión Publica
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En lo Público y a través de la Ley 2844 de 2010 del Sistema Unificado de Inversión
Pública (SUIP) se coordinarán los procesos y operaciones que deben surtir las
entidades a las cuales aplica el presente decreto, para la formulación, evaluación
previa, registro, programación, ejecución, seguimiento y evaluación posterior de los
proyectos de inversión, con el propósito de contar con la información necesaria para
la adopción de decisiones y presentación de informes asociados a la inversión
pública, determinando el ciclo de vida de la Inversión Publica y los Actores del
registro de Proyectos Públicos.
Los proyectos de inversión pública contemplan actividades limitadas en el tiempo,
que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar,
mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios
por parte del Estado
El ciclo de vida de un proyecto desde la metodología del PMI establece los
siguientes pasos generales (Inicio, Planeación, Ejecución y Cierre), en cada uno de
estos pasos se realizan actividades específicas, en la etapa de INICIO se definen
las metas, responsabilidades, tareas y especificaciones, en la etapa de
PLANEACIÓN se define el cronograma, presupuesto, recursos y riesgos, en la
etapa de EJECUCIÓN corresponde los reportes de avance, cambios, calidad y
pronostico, por último, en la etapa de CIERRE capacitamos al cliente, transferimos
documentos, liberamos recursos y consolidamos las lecciones aprendidas.
Figura 3. Diagrama del Ciclo de Vida del Proyecto en la metodología PMI.
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4. Las Fases del Proyecto que se pueden apreciar:
La estructura organizativa de los proyectos es una secuencia lógica, natural y
progresiva que despeja interrogantes en la gestión de administración de proyector
reduciendo la incertidumbre en la ejecución de las acciones planificadas,
mitigando y/o tratando los riesgos y garantizando mayor calidad, oportunidad,
economía y efectividad.
En tal sentido la estructuración organizativa de los proyectos se pueden establecer
del siguiente modo y orden:
- Estrategia
- Organización
- Objetivos del producto o servicio
- Estimaciones
- Redes de proyecto
- Programación
- Liderazgo
- Equipos de trabajo
- Contratación
- Evaluación, vigilancia y control del proceso
- Auditoria y cierre.
Figura 4. Fases del Proyecto Publico
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5. La Estructura de un Proyecto:
La articulación de los Proyectos en el sector Publico incluye unos pasos obligatorios
(Establecidos en la Ley y la Normatividad) a fin de cumplir cabalmente con los
principios de la contratación pública consignados en la Ley 80 de 1993, los que son:
La Trasparencia, La Economía, La Responsabilidad y El Equilibrio Económico, de
tal modo que los elementos que estructuran el Proyecto Publico son en su orden:
- Detección de las necesidades publicas
- Selección de las alternativas de solución
- Marco lógico
- Preparación del proyecto
- Formulación
- Diligenciamiento de la ficha EBI
- Envío del proyecto al banco de proyectos de inversión (BPIN)
- Evaluación de la viabilidad del proyecto y cálculo del presupuesto
- Inclusión del proyecto en el plan de inversiones ((MFMP y MGMP)
- Aprobación presupuestal y apropiación de recursos
- Programación de la ejecución
- Proceso de licitación y contratación publica
- Selección del contratista
- Contratación de la ejecución del proyecto
- Planificación del proyecto en base a los estándares del PMI
- Control y Evaluación
- Cierre
La metodología del PMI establece unos procesos estructurales de la gestión
del proyecto haciendo parte integral de este y con el cual se administra en su
totalidad esta actividad gerencial, establece de este modo procesos de gestión
entre los que se encuentra la Gestión de la Configuración, Gestión de
Integración, Gestión de Alcance, Gestión de Calidad, Gestión de Tiempo,
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Gestión de Costos, Gestión de RR.HH., Gestión de Comunicaciones, Gestión
de Riesgos y la Gestión de Compras.
Figura 5. Estructura del proyecto en la metodología PMI y de Clifford.
6. Los Procesos de que se identifican:
Existe gran similitud y coincidencia entre las metodologías de gestión de proyectos
del PMI y la del texto de Clifford en concordancia con la metodología de
administración de proyectos en el sector público, las fases coinciden y los elementos
y/o actividades a desarrollar en cada una de las fases, los procesos son lógicos y
obedecen al orden natural de acciones, por ello la similitud en la secuencia, claro
está que igualmente se observa el cumplimiento de la herramienta de mejoramiento
continuo de la calidad o ciclo PHVA como también se le conoce.
Figura 6. Procesos en la Gestión de Proyectos en las metodologías del PMI y
Clifford y la Gestión de Proyectos Públicos.
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Bibliografía:
Valencia H. Guía para los fundamentos de la gestión de proyectos. (2013). Capítulos
1, 2 y 3. Recuperado de: http://inghectorvalencia.blogspot.com/2012/04/descargar-
pmbok_20.html
D.N.P El ciclo de inversiones públicas. Capítulos 1, 2, 3, 4, y 5. Recuperado de:
htp://portalterritorial.gov.co/apc-aa-
files/9176c05ea2044cdd2c512b1d577740cb/Formulacion_ejecucion_proyectos.pdf
Gray, Clifford F. Larson, Erik W. (2009). Administración de proyectos: Bogotá: Mac
Graw Hill. Capítulos 1, 2, 3 y 4.