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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Código: GA-F-034

Versión 001

CODIGO PROCESOS

100 CONTRALOR MUNICIPAL

105 COMITÉ DE DIRECCION

106 PLANEACION

107 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

110 CONTROL INTERNO

115 COMUNICACIONES

200 CONTRALOR AUXILIAR FISCAL

205 RESPONSABILIDAD FISCAL

210 PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

215 JURISDICCION COACTIVA

300 SUBCONTRALORIA

305 CONTROL MACRO

310 CONTROL MICRO

315 PARTICIPACION CIUDADANA

400 DIRECCION ADMINISTRATIVA

405 GESTION DE TALENTO HUMANO

410 GESTION FINANCIERA

415 GESTION DE LA TECNOLOGIA Y LAS COMUNICACIONES- TIC´S

420 GESTION DE COMPRAS E INVENTARIOS

425 GESTION DOCUMENTAL

430 ASESORA JURIDICA


Código: GA-F-034

Versión 001

ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO

OFICINA PRODUCTORA: 100 CONTRALOR MUNICIPAL DE ENVIGADO HOJA: 1 DE: ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017

CODIGO

SERIES,SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS

OBSERVACIONES

ARCHIVO DE

GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E M/D S

100.001.002.001

ACTAS ACTAS DE REUNION COMITÉ DE MORALIZACION INFORMACION SOBRE EL COMITÉ DE MORALIZACION Correos de citaciones Anexos

1 8 X X Se deja en archivo de gestion un año se digitaliza, se procede a custodiar ocho años en archivo central, se digitaliza y pasa como acervo documental en archivo histórico y patrimonio documental de la Contraloria municipal de envigado.

100.001.002.002

ACTAS ACTAS DE REUNION CONSEJO NACIONAL DE CONTRALORES INFORMACION DEL CONSEJO NACIONAL DE CONTRALORES Correos Actas de reuniones Anexos

1 10 X X X Se deja en archivo de gestion un año se digitaliza, se procede a custodiar ocho años en archivo central, se digitaliza y pasa como acervo documental en archivo histórico y patrimonio documental de la Contraloria municipal de envigado.

100.005.014.003

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA INFORMACION QUE SALE DE LA CONTRALORIA Externa

1 10 X X X Son material de trabajo y probatorio mientras esta en la ejecución del ejercicio de un proceso o procedimiento, pero pierden valor con el tiempo por las modificaciones del proceso o procedimientos el tiempo de retención es de 1 año en Gestión 10 en Archivo Central, seleccionar, digitalizar elegir muestra para conservar en el archivo histórico y eliminar el resto de material.

100.005.015.004

COMUNIACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA INFORMACION QUE RECIBE LA CONTRALORIA Interna Externa

1 10 X X Se determina que las comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas tienen un tiempo de retención de un año, se custodian cinco años en archivo central, se procede a digitalización, y a eliminación de la información quedando en formato digital y en medios magnéticos.

100.008.025.005

INSTRUMENTO DE CONTROL CONSECUTIVOS DE PLANILLAS RESGISTROS DE CONSECUTIVOS DE AUTOS Numero de Auto

1 5 X X X Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 año en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

CONVENCIONES FIRMA DEL CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Valencia

CT= CONSERVACION TOTAL FIRMA DEL DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO Andrea Garcia Arboleda

E= ELIMINACION FIRMA DEL TECNICO ADMINISTRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz

M/D= MICROFILMACION/DIGITALIZACION

FECHA DE APROBACION: 15-02-2017

S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 105 COMITÉ DE DIRECCION HOJA: 2 DE: ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS OBSERVACIONES ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

105.001.001.001

ACTAS ACTAS DE COMITÉ ACTAS COMITÉ DE DIRECCION Actas Anexos

1 10 X X Es material probatorio, aplica para todas los tipos como actas de comité de dirección, actas de comité interno disciplinario, comité de gestión y ética, actas de comité conciliación, actas de comité de compras, actas de comité de archivo, todas las actas son de uso permanente para aplicación dentro de la Contraloría, hace parte de todos los testimonios que se oficializan dentro de la entidad su tiempo de retención definido es de 1 año en Gestión, de 5 a 8 años en Archivo Central y pasan al Archivo Histórico como documentación permanente.

CONVENCIONES FIRMA DEL CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Restrepo Valencia

CT= CONSERVACION TOTAL FIRMA DEL DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO Andrea Garcia Arboleda

E= ELIMINACION FIRMA DEL TECNICO ADMINISTRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz


FECHA DE APROBACION:


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 106 PLANEACION HOJA: 3 DE: 21 ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

106.010.032.001

INFORMES INFORMES ADMINISTRATIVOS REVISION POR LA DIRECCION Informes Anexos

1 8 X X X Toda esta documentación nos da indicadores del control de los diferentes procesos dentro de la Contraloría, es la gran fuente y volumen de información, 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central, se digitalizan, hay selección de material y se procede a reposar por 8 años en Archivo Histórico.

106.014.048.002

PLANES PLANES ADMINISTRATIVOS PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL ELABORACION DE PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Proyecto Plan institucional

1 5 X X X Se conserva un año en archivo de gestion, se procede a custodia en archivo central por 5 años se conserva por este tiempo por su importancia documental, hay selección de material, digitalización documental y se procede a guardar en archivo histórico por un plazo de 3 años en donde pasado este tiempo final de retención se levanta actas de eliminación, autorización y medios legales para eliminar físicamente

106.014.48.003

PLANES PLANES ADMINISTRATIVOS PLAN DE ACCION Y SEGUIMIENTO Plan Anexos

1 5 X X X Se conserva un año en archivo de gestion, se procede a custodia en archivo central por 5 años se conserva por este tiempo por su importancia documental, hay selección de material, digitalización documental y se procede a guardar en archivo histórico por un plazo de 3 años en donde pasado este tiempo final de retención se levanta actas de eliminación, autorización y medios legales para eliminar físicamente

CONVENCIONES FIRMA DEL CONTRALOR(A) MUNICIPAL: JOSE CONRADO RESTREPO VALENCIA

CT= CONSERVACION TOTAL FIRMA DEL DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVA: Andrea Garcia Arboleda

E= ELIMINACION FIRMA DEL TECNICO (A) ADMINSITRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz



S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 107 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HOJA: 4 DE: 21 ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS

OBSERVACIONES ARCHIVO DE

GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E M/D S

200.013. 047.001

MANUALES MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE GESTION DE CALIDAD Electrónico Modificaciones

1 5 X X

El manual de gestion integral es de uso solamente electrónico, cuando se actualiza se deja los cambios y lo obsoleto se deja 5 años como evidencia de los cambios realizados.



E= ELIMINACION FIRMA DEL TECNICO ADMINSITRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz

M/D= MICROFILMACION/DIGITALIZACION FECHA DE APROBACION: 15-02-2017

S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 110 CONTROL INTERNO HOJA: 5 DE:21 ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

110.001.001.001

ACTAS ACTAS DE COMITÉ ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO Semestrales Anexos

1 8 X X

Es material probatorio, aplica para todas los tipos como actas de comité de dirección, actas de comité interno disciplinario, comité de gestión y ética, actas de comité conciliación, actas de comité de compras, actas de comité de archivo, todas las actas son de uso permanente para aplicación dentro de la Contraloría, hace parte de todos los testimonios que se oficializan dentro de la entidad su tiempo de retención definido es de 1 año en Gestión, de 5 a 8 años en Archivo Central y pasan al Archivo Histórico como documentación permanente.

110.005.014.002

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA COMUNICACIONES ENVIADAS INTERNAS Y EXTERNAS

1 10 X X Son material de trabajo y probatorio mientras esta en la ejecución del ejercicio de un proceso o procedimiento, pero pierden valor con el tiempo por las modificaciones del proceso o procedimientos el tiempo de retención es de 1 año en Gestión 10 en Archivo Central, seleccionar, digitalizar elegir muestra para conservar en el archivo histórico y eliminar el resto de material.

110.005.015.003

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDAS COMUNICACIONES ENVIADAS INTERNAS Y EXTERNAS Boletines internos

1 10 X X Son material de trabajo y probatorio mientras esta en la ejecución del ejercicio de un proceso o procedimiento, pero pierden valor con el tiempo por las modificaciones del proceso o procedimientos el tiempo de retención es de 1 año en Gestión 10 en Archivo Central, seleccionar, digitalizar elegir muestra para conservar en el archivo histórico y eliminar el resto de material.

110.009.030.004

EVALUACIONES EVALUACIONES Y ENCUESTAS DE SATISFACCION AL CLIENTE EVALUACION DE SATISFACCCION AL CLIENTE SUJETO DE CONTROL Evaluación Medición estadística

1 8 X X X Se definen, como datos estadísticos de satisfacción y conocer la opinión de los individuos frente a varios temas, que se quiera conocer repuestas o arrojar datos, se tiene también la evaluación a los funcionarios lo cual se realiza de manera anual, se tienen 1 año en gestión y en archivo Central 8 años, selección, digitalización, selección de muestra y eliminación.

110.009.030.005

EVALUACIONES EVALUACIONES Y ENCUESTAS DE SATISFACCION AL CLIENTE EVALUACION INTERNA DE AUDITORES DE CALIDAD Evaluaciones Medición Estadística


110.009.030.006

EVALUACIONES EVALUACIONES Y ENCUESTAS DE SATISFACCION AL CLIENTE ENCUESTA DE SATISFACICON AL CLIENTE COMUNIDAD Evaluaciones Medición Estadística


110.010.039.007

INFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME DE LA AUDITORIA REGULAR DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA INFORMES DE SEGUIMIENTO Todos los informes de la AGR

1 8 X X Toda esta documentación nos da indicadores del control de los diferentes procesos dentro de la Contraloría, es la gran fuente y volumen de información, 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central, se digitalizan, hay selección de material y se procede a reposar por 8 años en Archivo Histórico.


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 110 CONTROL INTERNO HOJA: 5 DE:21 ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

110.010.039.008

NFORMES INFORMES DE CONTROL INTERNO ADITORIAS INTERNAS Y DE CALIDAD Informes de Auditorías internas Anexos Medios Magnéticos


110.010.039.009

INFORMES INFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME DE CONTROL CONTABLE Informe Anexos


110.010.039.010

INFORMES NFORMES DE CONTROL INTERNO GUIA PARA MEDIR EL CONOCIEMIENTO ORGANIZACIONAL Informe Anexos


110.010.039.011

INFORMES NFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME EJECUTIVO ANUAL Informe Anexos


110.010.039.012

INFORMES NFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO Informe Anexos


110.010.039.013

INFORMES NFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME DE RENDICION DE CUENTAS- SOPORTES DE INFORME DE LEY Informe Anexos


110.010.039.014

INFORMES NFORMES DE CONTROL INTERNO INFORME DE RENDICION DE CUENTAS SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO Informe Anexos






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 115 COMUNICACIONES HOJA: 6 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

115.005.014.001

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA INTERNA BOLETINES INTERNOS Correo Institucional

1 10 X X X Son los registros de los comunicados que entran y salen de la Contraloría, se requiere retener 1 año en Gestión, y 10 en Archivo Central, se digitalizan y se eliminan.

115.005.016.002

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICADOS DE PRESA BOLETINES DE PRENSA Correo Comunicado oficial Radio Televisión


115.005.017.003

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES EN REDES SOCIALES PUBLICACION EN FACEBOOK Y TWITER


CONVENCIONES FIRMA DEL CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Restrepo





Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 200CONTRALOR AUXILIAR FISCAL HOJA: 7 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DE

TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS OBSERVACIONES ARCHIVO

DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

200.005.014.001



200.005.015.002

COMUNIACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA INFORMACION QUE RECIBE LA CONTRALORIA Interna Externa






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 205 RESPONSABILIDAD FISCAL HOJA: 8 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

205.015.052.001

PROCESOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Procesos que se realizan a partir de los hallazgos encontrados en las auditorias y visitas fiscales

1 10 x x x x PROCESOS: (RESPONSABILIDAD FISCAL, DE SELECCION, DISCIPLINARIOS, JUDICIALES, INDAGACION), son documentos en donde su elaboración, son de uso exclusivo y son material probatorio legal, se determina 1 año en Gestión, 10 años en Archivo Central, digitalización, 5 años en Archivo Histórico.






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 210SANCIONATORIOS HOJA: 9 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS

OBSERVACIONES ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

210.015.054.001

PROCESOS ADMNISTRATIVOS procesos admnistrativos sancionatorios

1 10 x x x Son documentos en donde su elaboración, son de uso exclusivo y son material probatorio legal, se determina 1 año en Gestión, 10 años en Archivo Central, digitalización, 5 años en Archivo Histórico.





S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 215 JURISDICCION COACTIVA HOJA: 10 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS OBSERVACIONES ARCHIVO

DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

215.005.013.001

COMUNICACIONES OFICIALES REQUERIMIENTOS de Jurisdicción Coactiva

1 10 x x x Son documentos en donde su elaboración, son de uso exclusivo y son material probatorio legal, se determina 1 año en Gestión, 10 años en Archivo Central, digitalización, 5 años en Archivo Histórico.






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


7OFICINA PRODUCTORA: 300 SUBCONTRALORIA MUNICIPAL HOJA: 11 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

300.005.014.001



300.005.015.002

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA RECEPCION DE DOCUMENTOS Y RADICACION DE DOCUMENTOS ENTRANTES







S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 305 CONTROL MACRO HOJA: 12 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

305. 010.040.001

INFORMES INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS INFORME FISCAL Y FINANCIERO


305. 010.040.002

INFORMES INFORME DE AUDITORIA AL BALANCE GENERAL.


305. 010.040.003

INFORMES INFORMES ENTES DE CONTROL DEL ESTADO INFORME DE RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE.








Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 310 CONTROL MICRO HOJA: 13 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

310.001.002.001

ACTAS DE REUNION ACTAS DE GRUPOS INTERNOS REACCION INMEDIATA GRUPO INTERNO MESAS DE TRABAJO

1 4 X X X Se custodia un año en archivo de gestion, se archivó al archivo central por un periodo de cuatro años, para luego ser digitalizadas y seleccionar material y eliminación.

310.003.007.002 CERTIFICADOS DE DEUDA PUBLICA

1 5 X X X Se generan los certificados cada vez que las entidades los requieren, por lo tanto pasan a ser documento de soporte de la deuda pública de alguna entidad, esta clase de documentos permanece 1 año en gestion, 5 años en archivo central, se digitaliza, pasado este ciclo se depura la y se elimina la documentación física, quedando en archivo digital.

310.005.013.003

COMUNICACIONES OFICIALES REQUERIMIENTOS SOLICITUD DE INFORMACION POR PARTE DE LA CONTRALORIA A UNA ENTIDAD

1 5 X X X Se Generan de manera esporádica pero, así mismo se conservan en archivo de gestion 1 año y se trasladan para el archivo central en donde se custodian 5 años y se digitaliza para hacer control de documentos se procede a eliminar con actas de medios legales y se dispone a dejar los soportes documentales.

310.005.014.004

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA DOCUMENTOS OFICIALES QUE SE ENVIAN DESDE LA CONTRALORIA A OTRAS ENTIDADES

1 5 X X X Se mantienen en un plazo de 1 año en archivo de gestion, se digitaliza cuando llegan al archivo central que se custodia en un plazo de 5 años se selecciona documentación y se depura o elimina por medio de actas de medios legales, solo dejando soporte digital

310.005.015.005

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA DOCUMENTOS OFICIALES QUE SE ENVIAN DESDE OTRAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES EL MUNICIPIO, O DE EMPRESAS Y QUE SON RADICADAS Y ENTREGADAS A LOS FUNCIONARIOS

1 5 X X X Se recibe el documento , se radica y pasa al funcionario para realizar el procedimiento debido se archiva en gestion, pasa por el archivo central por un periodo de 5 años, se selecciona documentos y luego se digitaliza para ser guardada como información digital, la documentación física se procede a depurarla y eliminarla por medio de actas legales


Código: GA-F-034

Versión 001

310.010.033.006

INFORMES INFORMES DE URGENCIA MANIFIESTA DOCUMENTOS ENVIADOS POR LA CONTRALORIA PARA LAS ENTIDADES DEL MUNICIPIO ACOMPAÑADO DE CONSECUTIVO. AUDITORIAS EJECUTADAS POR VIGENCIAS Y CON BASE AL PGA (PLAN GENERAL DE AUDITORIAS).

1 8 X X X

Los documentos se generan y se recopilan en archivo de gestion por periodo de 1 año, esta información es conforme al Plan General de Auditorias, por lo cual requiere de una rigurosa vigilancia y estricto, orden, pasan al archivo central cuando termine la vigencia, y se custodia por un periodo de 8 años se digitalizan, y se custodian 5 años en archivo histórico de la Contraloria. Las auditorias, se custodian un año en gestion según sea la vigencia y pasan luego al archivo central en donde se procede a digitalizar y custodiar por un lapso de tiempo de 8 años, se depura y se clasifican según la vigencia, pasan al archivo histórico por un periodo de 5 años, se depura el archivo físico para dejar la información digital y eliminar con actas de medios legales la documentación física. Las urgencias manifiestas llegan a la Contraloria y se hace el debido proceso de radicación reposan 1 año en gestion, luego pasan al archivo central por un plazo de 8 años, se procede a digitalización, se custodian 5 años en archivo central se depura, hay selección y se determina la eliminación física por medio de actas de medios legales.

310.010.034.007

INFORMES INFORMES DE VISITA FISCAL FUNDAMENTADAS POR EL PGA(PLAN GENERAL DE AUDITORIAS), QUE HAY EN LA VIGENCIA DE MANERA DOCUMENTAL SON SU TRATAMIENTO ES IGUAL A LAS AUDITORIAS

1 8 X X X Las visitas fiscales a igual que las auditorias son manejadas de acuerdo al PGA, que hay en la vigencia, la manipulación de este material debe de estar por un periodo de 1 año en archivo de gestion, cumplido esto, sana al archivo central para determinar un tiempo de 87 años en custodia en donde se digitaliza y se procede a realizar la custodia, cumpliendo con estos términos pasa 5 años al archivo central y se procede a depurarla y eliminar documentación física, para dejar solo el formato digital.

310.010.035. 008

INFORMES INFOMRES DE AUDITORIA Auditorias Regulares, Especiales o Integrales

1 8 X X X

Toda esta documentación nos da indicadores del control de los diferentes procesos dentro de la Contraloría, es la gran fuente y volumen de información, 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central, se digitalizan, hay selección de material y se procede a reposar por 8 años en Archivo Histórico.

310.011.042.009

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Fenecimientos

1 5 X X X

Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 año en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

310.011.042.010

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Beneficios del Control

1 5 X X X

Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 año en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

310.014.049.011

PLANES PLAN GENERAL DE AUDITORIAS SE REALIZAN PARA UNA VIGENCIA Y SON EL CORONOGRAMA GUIA PARA REALIZAR AUDITORIAS Y VISITAS FISCALES DURANTE UN AÑO

1 5 X X X Se generan durante una vigencia, y se conservan 1 año en archivo de gestion, el archivo central se encarga digitalizarlas y conservarlas 5 años, para luego pasar 3 años en archivo histórico y depurar los documentos físicos, y tener solo documentos digitales.


Código: GA-F-034

Versión 001

CONVENCIONES FIRMA DEL CONTRALOR(A) MUNICIPAL: José Conrado Restrepo Valencia

CT= CONSERVACION TOTAL FIRMA DEL DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO: Andrea Garcia Arboleda

E= ELIMINACION FIRMA DEL TECNICO (A) ADMINSITRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz


FECHA DE REVISION: 15-02-2017

S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 315 PARTICIPACION CIUDADANA HOJA: 14 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS 0BSERVACIONES ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

315. 001.001.001

ACTAS DE COMITÉ DE BUEN GOBIERNO Actas de las reuniones del comité de Direccion Actas Anexos

1 8 X X Es material probatorio, aplica para todas los tipos como actas de comité de dirección, actas de comité interno disciplinario, comité de gestión y ética, actas de comité conciliación, actas de comité de compras, actas de comité de archivo, todas las actas son de uso permanente para aplicación dentro de la Contraloría, hace parte de todos los testimonios que se oficializan dentro de la entidad su tiempo de retención definido es de 1 año en Gestión, de 5 a 8 años en Archivo Central y pasan al Archivo Histórico como documentación permanente.

315. 005.014.002

COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES ENVIADAS CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA EXTERNA


315.005.015.003

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA INTERNA EXTERNA


315.005.018.004

COMUNICACIONES OFICIALES PETICIONES, QUEJAS Y REQUERIMIENTOS PQR, CIUDADANIA

1 8 X X X Los PQR, se van recopilando durante la vigencia, tienen un 1 año de retención en el archivo de gestion, luego pasa al archivo central por transferencia primaria, y reposa por 8 años, se digitaliza, pasado este periodo se procede al traslado al archivo histórico por 5 años, se hace selección de material físico y se procede a eliminar, con actas de medios legales de autorización.

315.010.031.005

INFORMES DE PARTICIPACION CIUDADANA INFORMES DE CONTRALORES ECOLRES.

1 8 X X X Son documentos probatorios deben de permanecer 1 año en gestion, se procede trasferencia primaria, y se archiva por 8 años la documentación es sometida a digitalización y selección, para luego pasar al archivo histórico por 5 años, de historia de la Contraloria, pasado este tiempo se elimina documentación y se depura con actas de eliminación y de autorización.

315.010.031.006

INFORMES DE PARTICIPACION CIUDADANA RENDICION DE CUENTAS DE CONTRALORES ESCOLARES.

1 8 X X X Son documentos probatorios deben de permanecer 1 año en gestion, se procede trasferencia primaria, y se archiva por 8 años la documentación es sometida a digitalización y selección, para luego pasar al archivo histórico por 5 años, de historia de la Contraloria, pasado este tiempo se elimina documentación y se depura con actas de eliminación y de autorización.

315.010.040.007

INFORMES ENTES DEL CONTROL DEL ESTADO INFORME DE RENDICION DE CUENTAS

1 8 X X X Se realiza este informe de manera anual en donde se expone todo lo realizado por parte de participación ciudadana este informe pasa 1 año en archivo de gestion pasado este tiempo se realiza transferencia primaria al archivo central en donde se custodia alrededor de 8 años, para luego ser sometido a digitalización y expurgo documental, se transfiere al archivo histórico por 5 años, la documentación después de pasada estas fases se realiza, una selección y se procede a eliminar con actas de medios legales y autorización para que quede solo documentos digitales.


Código: GA-F-034

Versión 001

315. 011.041.008

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS EN PLANILLA LISTADOS DE CONTROL

1 3 X X X Se recopila la información, en planillas, se tienen 1 año en archivo de gestion, luego pasan al archivo central por transferencia primaria, se conservan 3 años, se digitalizan y se depura para luego pasado de este periodo eliminar por medio de actas de medio legales y actas de autorización; se guarda solo lo soportes digitales.

315.016.056.009

PROGRAMAS DE CAPACITACION CAPACITACIONES A LA COMUNIDAD Informes de capacitaciones Anexos

1 5 X X X Los programas ayudan a controlar los procesos de la Entidad detectando lo que se necesita para la mejora del bienestar planeada y guiada a los funcionarios, se requiere de 1 año en Gestión y 5 años en Archivo Central, selección, digitalización y eliminación.






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 400 DIRECCION ADMINISTRATIVA HOJA: 15 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

400.001.001.001

ACTAS ACTAS DE COMITÉ EMERGENCIA Actas de las reuniones del comité de Emergencia Anexos

1 8 X X


400.001.001.002

ACTAS ACTAS DE COMITÉ de COPASST Anexos

1 8 X X


400.001.001.003

ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA Actas de reunion Anexos

1 8 X X


400.002.005.004

ACTOS ADMINISTRATIVOS RESOLUCIONES GENERALES Resoluciones Administrativas

1 10 X X Este es material probatorio, se determina un año en archivo de gestion, 10 años en archivo central y se digitaliza el material para luego pasarlo como archivo histórico y patrimonial de la entidad.

400.002.006.005

ACTOS ADMINISTRATIVOS CIRCULARES INTERNAS

1 10 X X Este es material probatorio, se determina un año en archivo de gestion, 10 años en archivo central y se digitaliza el material para luego pasarlo como archivo histórico y patrimonial de la entidad.

400.005.014.006

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA ENVIADA CONTROL DE DOCUMENTOS CON NUMERO DE OFICIO


400.005.015.007

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA RECIBIDA CONTROL DE DOCUMENTOS CON REGISTRO EN PLANILLA Y RADICADO


400.010.032.008

INFORMES INFORMES ADMINISTRATIVOS MATRIZ DE RIESGOS ANALISIS DE ASPECTOS DE MEJORA Y BIENESTAR

1 8 X X Los informes de matriz de riesgos se dan anules y se miden los inconvenientes que pueden tener las instalaciones y la detección de dificultades dentro de la Contraloria Municipal, se generan informes y seguimientos a la matriz de riesgos


Código: GA-F-034

Versión 001

400.011.041.009

INSTRUMENTOS DE CONTROL CONSECUTIVO DE PLANILLAS CONTROL DE PERSONAL SALIDA

1 5 Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 años en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

400.011.041.010

INSTRUMENTOS DE CONTROL CONSECUTIVO DE PLANILLAS CIRCULARES

1 5 X X X Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 años en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

400.011.041.011

INSTRUMENTOS DE CONTROL CONSECUTIVO DE PLANILLAS ENTREGA DE DOCUMENTOS A FUNCIONARIOS

1 5 x x x Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 año en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.

400.015.054.012

PROCESOS PROCESOS DISCIPLINARIOS INTERNOS se registra y se lleva control de los procesos disciplinarios internos, realizados a los funcionarios de la Contraloria municipal de envigado

1 10 X X X Se genera el proceso disciplinario, se tiene en archivo de gestion en su vigencia y se transfiere al archivo central para custodia y consulta, se digitaliza y se guardan por diez años, pasa como historial de la Contraloria en donde reposara cinco años y se eliminara el archivo físico

400.018.058.013

TITULOS INMUEBLES ESCRITURAS DE INMUEBLES Se custodia el material de títulos valores de los bienes de la Contraloria municipal de envigado

1 permanente X X siempre permanecerá este tipo de documentación que es de valor en archivo central para la seguridad de la información del patrimonio inmueble de la Contraloria






S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 405 GESTION DE TALENTO HUMANO HOJA: 16 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

405. 005.014.001



405.005.015.002



405.008.028.003

EXPEDIENTES HISTORIAS LABORALES HISTORIAS LABORALES ACTIVOS INACTIVOS

1 20 X X X Las hojas de vida o expedientes de los empleados y funcionarios son los registros de cada una de sus trayectorias, y su historial tanto de su vida laboral como detalles de su vida privada, de esta manera por decisión y siguiendo la Ley nos acogemos hacer custodia de estas de la siguiente manera un 1 año en Gestión, en Archivo Central 20 años, digitalización, y en Archivo Histórico 79 años.

405.009.030.004

EVALUACIONES DE SATISFACCION ENCUESTAS EVALUACION AL PLAN DE CAPACITACIONES


405.009.030.005

EVALUACIONES DE SATISFACCION EVALUACION DE FUNCIONARIOS EN CARRERA ADMINISTRATIVA


405.010.032.006

INFORMES ADMINISTRATIVOS INFORMACION DE LA COMISION DEL SERVICIO CIVIL Oficios Contestaciones Anexos Medios Magnéticos Informes


405.011.042.007

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PLANILLAS DE CAPACITACIONES

1 5 X X X Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloría, regula el flujo de documentos y ayuda a el control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 año en Archivo Central se digitalizan se guarda una muestra y se eliminan el resto de material.


Código: GA-F-034

Versión 001

405.014.050.008

PLANES de Talento Humano PLAN DE EMERGENCIA PLAN DE MERGENCIA DE ANUAL

1 5 X X X Son las decisiones tomadas para convertirlas en metas, en busca de mejorar un proceso o la entidad, se busca tener unos resultados óptimos en la Contraloria, se destina 1 año en Gestión, 5 años en Archivo Central, se hace selección, digitalización 3 años en archivo histórico y se elimina el material físico.

405.014.050.009

PLANES DE TALENTO HUMANO PLAN DE BIENESTAR LABORAL


405.014.050.010

PLANES DE TALENTO HUMANO PLAN DE CAPACITACIONES PLAN ANUAL DE CAPACITACIONES A LOS FUNCIONARIOS


405.014.050.011

PLANES DE TALENTO HUMANO SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


405.015.053.012

PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACION SELECCIÓN DE HOJAS DE VIDA ENTREVISTAS PRESELECCIONADOS

1 8 X X X Cuando hay selección de personal o de ofertas para contratación se determinó por medio de la administración que se custodie por 1 año en archivo de gestión, 8 años en archivo central, digitalización, se procede a eliminar en formato físico.

405.016.056.013

PROGRAMAS DE CAPACITACION CAPACITACIONES A LOS FUNCIONARIOS INDUCCION Y REINDUCCION

1 5 X X X Los programas ayudan a controlar los procesos de la Entidad detectando lo que se necesita para la mejora del bienestar planeada y guiada a los funcionarios, se requiere de 1 año en Gestión y 5 años en Archivo Central, selección, digitalización y eliminación.





S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 410 GESTION FINANCIERA HOJA: 17 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

410.001.001.001

ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD Actas de reunion Anexos

1 8 X X


410.004.002.002

COMPROBANTES COMPROBANTES DE EGRESOS COMPROBANTES DE TRANSFERENCIA

1 8 X X X Es el material probatorio de la salida del dinero, y la constancia de pago que se efectúa a un servicio, proveedor o empresa, su tiempo de retención es de 1 año en Gestión y 8 años en Archivo Central, se selecciona, digitaliza, en Archivo Histórico 5 años.

410.004.003.003

COMPROBANTES COMPROBANTES DE EGRESOS COMPROBANTES DE CHEQUE

1 8 X X X Es el material probatorio de la salida del dinero, y la constancia de pago que se efectúa a un servicio, proveedor o empresa, su tiempo de retención es de 1 año en Gestión y 8 años en Archivo Central, se selecciona, digitaliza, en Archivo Histórico 5 años.

410.004.004.004

COMPROGANTES COMPROBANTES DE INGRESOS COMPROBANTES DE INGRESO

1 8 X X X Esta documentación, registra los movimientos entrantes en la entidad, la retención de esta documentación es de 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central se selecciona, digitaliza y en Archivo Histórico 5 años.

410.004.005.005

COMPROBANTES COMPROBANTES NOMINA DE EMPLEADOS NOMINA EMPLEADOS MENSUAL Novedades Seguridad Social

1 8 X X X toda esta documentación es la que nos da indicadores del control de los diferentes procesos dentro de la Contraloria, es la gran fuente y volumen de información, 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central, se digitalizan, hay selección de material y se procede a reposar por 5 años en Archivo Histórico.

410.004.006.006

COMPROBANTES COMPROBANTES AJUSTES CONTABLES COMPROBANTES DE AJUSTES CONTABLES registros de los ajustes generados por las transacciones realizadas


410.004.007.007 COMPROBANTES CAJA MENOR Caja Menor Mensual



Código: GA-F-034

Versión 001

410.005.008



410.005.015.009



410.010.037.010

INFORMES DE TESORERIA CONCILIACIONES BANCARIAS


410.010.038.011

INFORMES INFORMES CONTABLES ESTADOS CONTABLES


410.010.038.012

INFORMES INFORMES CONTABLES NOTAS DE ESTADOS CONTABLES


410.010.038.013

INFORMES INFORMES CONTABLES BALANCE GENERAL


410.010.038.014

INFORMES INFORMES CONTABLES SOPORTES DE INFORMACION EXOGENA


410.010.038.015

INORMES INFORMES CONTABLES RETENCION EN LA FUENTE



CT= CONSERVACION TOTAL FIRMA DEL DIRECTORA DMINISTRATIVA: Andrea Garcia Arboleda




S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 415 GESTION DE LA TECNOLOGIA DE LAS TICS HOJA: 18 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017

CODIGO SERIES,SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DE TIEMPO DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS OBSERVACIONES ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E M/D S

415.039.013.001

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS DE PRESTAMOS E EQUIPOS Y DOCUMENTOS PLANILLAS DE PRESTAMOS DE EQUIPOS Y SOLICITUD DE EQUIPO se ejerce control y trámite para el préstamo de equipos

1 3 X X

Se producen las planillas en el año de vigencia, luego pasan a custodia en el archivo central se procede a guardar por un tiempo de 3 años, se digitaliza y se procede a digitalizar para eliminar el formato físico

CONVENCIONES CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Restrepo

CT= CONSERVACION TOTAL DIRECTORA ADMINISTRATIVA: Andrea Garcia Arboleda

E= ELIMINACION TECNICO ADMINSITRATIVO: Leidy Johana Alzate Muñoz


S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 420 GESTION DE COMPRAS HOJA: 19 DE: 20 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL


GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

420.001.001.001

ACTAS ACTAS DE COMITE COMITÉ DE CONTRATACION

1 8 X X Es material probatorio, aplica para todas los tipos como actas de comité de dirección, actas de comité interno disciplinario, comité de gestión y ética, actas de comité conciliación, actas de comité de compras, actas de comité de archivo, todas las actas son de uso permanente para aplicación dentro de la Contraloria, hace parte de todos los testimonios que se oficializan dentro de la entidad su tiempo de retención definido es de 1 año en Gestión, de 5 a 8 años en Archivo Central y pasan al Archivo Histórico como documentación permanente.

420.006.019.002

CONTRATOS POLIZAS Y SEGUROS POLIZAS

1 10 X X Las pólizas, hacen parte de la contratación, y se custodian de manera que queden dentro de los contratos pasan 1 año en gestion, luego pasa al archivo central 10 años y se procede a digitalizar se revisa tiempos de vigencia de la póliza y modificaciones, se digitaliza el material se procede a dejar 15 años en archivo histórico y cual sea el caso se elimina el archivo físico

420.006.020.003 CONTRATOS LICITACIONES PUBLICAS

1 5 X X Es el acuerdo entre dos partes de forma verbal y escrita, es la aprobación de una sociedad o un compromiso, comprometiendo a las partes de forma legal, es documentación de gran importación y es un material de gran valor en la entidad, su tiempo de retención es de 1 año en Gestión 5 años en archivo Central, selección, digitalización 5 año en Archivo Histórico.

420.006.021.004

CONTRATOS ORDENES DE SERVICIO CONTRATACION DE PERSONAL


420.006.022.005

CONTRATOS ORDENES DE SERVICIO PRESTACION DE SERVICIOS


420.006.023.006 CONTRATOS ORDENES DE SUMINSITRO


420.006.024.007

CONTRATOS CONVENIOS INTER- ADMINISTRATIVOS CONVENIOS


420.008.026.008

EXPEDIENTES VEHICULOS HISTORIAL DE VEHICULO DOCUMENTOS GENERALES DEL VEHICULO

1 10 X X se guarda este tipo de información para tener, historial probatorio del recorrido del vehículo o moto, para saber sus condiciones, por esto se determina un año en gestion, 10 años en archivo central, se procede a digitalizar y a eliminar


Código: GA-F-034

Versión 001

420.010.027.009

INFORMES ADMINISTRATIVOS INVENTARIO DE EQUIPOS LICENCIAS MEDIOS MAGNETICOS registrar y llevar control sobre los equipos tecnológicos y los que son dados de baja, tener el manejo de los medios digitales reproducidos

1 8 X X X Se crean estas planillas y se ejerce el control durante un año en gestion del préstamo de equipos y medios magnéticos, luego pasa acervo documental al archivo central en donde permanecen ocho años , se digitalizan y se eliminan pasado este tiempo de retención

420.011.042.010

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS EN PLANILLAS LISTADO UNICO DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

1 5 X X X Son los registros detallados en fechas y nombres de todas las planillas utilizadas en la Contraloria, regula el flujo de documentos y ayuda al control estadístico de la organización de los documentos, se requiere 1 año en Gestión, 5 años en Archivo Central se digitalizan y se eliminan.

420.012.044.010

INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS

1 permanente X X Esta documentación debe de permanecer en gestión siempre ya que es constante el monitoreo de los activos que se tienen y los inventarios documentales, siempre se modifican y están siempre sujetos a cambios.

420.014.051.011

PLANES PLANES DE COMPRAS PLAN ANUAL DE COMPRAS LISTADO DE UTENCILIOS E IMPLEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA







S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 425 GESTION DOCUMENTAL HOJA: 20 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

425.001.01.001

ACTAS ACTAS DE COMITÉ ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO


425.001.04.002

ACTAS ACTAS DOCUMENTALES ACTAS DE DIGITALIZACION


425.001.04.003

ACTAS ACTAS DOCUMENTALES ACTAS DE ELIMINACION


425.001.04.004

ACTAS ACTAS DOCUMENTALES ACTAS DE AUTORIZACION


425.001.04.005

ACTAS ACTAS DOCUMENTALES ACTAS DE MEDIOS LEGALES


425.010.32.006

INFORMES INFORMES ADMINISTRATIVOS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

1 8 X X X Toda esta documentación es la que nos da indicadores del control de los diferentes procesos dentro de la Contraloria, es la gran fuente y volumen de información, 1 año en Gestión, 8 años en Archivo Central, se digitalizan, hay selección de material y se procede a reposar por 5 años en Archivo Histórico.

425.011.42.007

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS EN PLANILLAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


425.011.42.008

INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS EN PLANILLAS AFUERAS DOCUMENTALES



Código: GA-F-034

Versión 001

425.014.48.009

PLANES PLANES DE CALIDAD PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


CONVENCIONES

CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Restrepo

CT= CONSERVACION TOTAL DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVA: Andrea Garcia Arboleda




S=SELECION


Código: GA-F-034

Versión 001


OFICINA PRODUCTORA: 430 ASESORIA JURIDICA HOJA: 21 DE: 21 Acta de Comité de Archivo 01-2017



RETENCION DE TIEMPO

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS

OBSERVACIONES ARCHIVO

DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CT E M/D S

430.001.001.001 ACTAS DE COMITÉ DE CONCILIACION

1 8 X X X Es material probatorio, aplica para todas los tipos como actas de comité de dirección, actas de comité interno disciplinario, comité de gestión y ética, actas de comité conciliación, actas de comité de compras, actas de comité de archivo, todas las actas son de uso permanente para aplicación dentro de la Contraloría, hace parte de todos los testimonios que se oficializan dentro de la entidad su tiempo de retención definido es de 1 año en Gestión, de 5 a 8 años en Archivo Central y pasan al Archivo Histórico como documentación permanente.

CONVENCIONES CONTRALOR(A) MUNICIPAL: Jose Conrado Restrepo

CT= CONSERVACION TOTAL DIRECTORA ADMINISTRATIVA: Andrea Garcia Arboleda




S=SELECION

f-034 tabla de retencion documental contraloria …€¦ · son los registros detallados en fechas...

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