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EMC® Documentum®

TaskSpaceVersión 6

Guía de configuraciónP/N 300-005-358 A01

EMC CorporationSede corporativa:

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Publicado en octubre de 2007

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Tabla de contenido

Prefacio .......................................................................................................................... 10

Capítulo 1 Información general de TCM y TaskSpace ............................................... 12¿Qué es TCM? ............................................................................................ 12¿Qué es TaskSpace? .................................................................................... 13Comprensión del conjunto de soluciones Documentum TCM........................ 14

TaskSpace .............................................................................................. 15Forms Builder ........................................................................................ 15Process Builder....................................................................................... 16Process Engine ....................................................................................... 16Content Server ....................................................................................... 17Documentum Application Builder y Application Installer(DAB/DAI)............................................................................................. 17Document Image Services ....................................................................... 17Visores diferentes ................................................................................... 18Archive Services for Reports.................................................................... 19Documentum Administrator ................................................................... 19Process Integrator................................................................................... 19Process Analyzer .................................................................................... 19ACS/BOCS ............................................................................................. 20Arquitectura de EMC Documentum TCM................................................ 20

Diseño de una aplicación de TaskSpace ........................................................ 21Volver a emplear las aplicaciones............................................................. 22Tutorial de TaskSpace y aplicación de muestra.......................................... 23

TaskSpace y documentación de TCM ........................................................... 23

Capítulo 2 Introducción ............................................................................................ 26Introducción a la configuración de TaskSpace............................................... 26

Información general de la configuración de TaskSpace .............................. 27Descripción breve de una aplicación de muestra....................................... 28Ficha Administración.............................................................................. 30Información general de configuración de fichas de lista de tareas............... 30

Visibilidad de elementos de ficha de lista de tareas ............................... 32Información general de la configuración de ficha de carpeta...................... 33Información general de la configuración de ficha de búsqueda .................. 35Información general de configuración de inicio de proceso........................ 36

Información general de la configuración de la asociacióndirecta de la actividad a la plantilla...................................................... 38Información general sobre la configuración de la asociaciónde actividad al paquete y el paquete a plantilla..................................... 38

Información general de configuración de vista de tarea ............................. 39Información general de la configuración de vista de tarea ......................... 41Información general de la configuración de vista de documento ................ 43

Preparación del repositorio ......................................................................... 44Tipos de objeto ....................................................................................... 45Objetos .................................................................................................. 45

Guía de configuración de EMC Documentum TaskSpace Version 6 2

Tabla de contenido

Usuarios, grupos y roles.......................................................................... 45Proceso de plantillas ............................................................................... 46Plantillas/componentes ........................................................................... 46Formatos de archivo ............................................................................... 46

Inicio de la interfaz de usuario..................................................................... 46Crear una aplicación ................................................................................... 49Modificar una aplicación............................................................................. 51

Capítulo 3 Preparación de las plantillas de Forms Builder .......................................... 54Componentes de TaskSpace ........................................................................ 54Iniciar sesión en Forms Builder.................................................................... 55Crear una plantilla para una interfaz de búsqueda........................................ 56

Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de búsqueda........................ 58Seleccionar columnas de conjunto de resultados para unaplantilla de búsqueda.............................................................................. 59Especificar los criterios de búsqueda para una plantilla debúsqueda ............................................................................................... 61Especificar las restricciones de búsqueda para una plantilla debúsqueda ............................................................................................... 63Especificar una consulta de DQL para una plantilla de búsqueda .............. 64Completar la creación de plantilla de búsqueda........................................ 66

Modificar la consulta en una plantilla de búsqueda............................... 67Modificar la configuración de columna para una plantilla debúsqueda ........................................................................................... 68

Especificar el formato de caracteres en una columna ......................... 69Crear una plantilla para una vista de documento .......................................... 70

Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla de vista dedocumento............................................................................................. 71Completar la creación de la plantilla de vista de documento...................... 72

Configuración del visor en una plantilla de vista de documento ............ 73Crear una plantilla para la información de carpeta........................................ 76

Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla de informaciónde carpeta .............................................................................................. 77Completar la creación de la plantilla de información de carpeta................. 78

Configurar si los usuarios pueden editar información decarpeta............................................................................................... 79

Crear una plantilla para contenidos de carpeta ............................................. 81Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de contenido decarpeta................................................................................................... 83Seleccionar las columnas para una plantilla de contenido decarpeta................................................................................................... 84Especificar filtros para una plantilla de contenido de carpeta..................... 85Especificar criterios de búsqueda para una plantilla decontenido de carpeta............................................................................... 86Completar la creación de plantilla de contenido de carpeta........................ 87

Modificar los criterios de búsqueda para una plantilla decontenido de carpeta........................................................................... 88Modificar la configuración de la columna para una plantillade contenido de carpeta ...................................................................... 89Gestionar filtros para una plantilla de contenido de carpeta................... 91Crear o modificar un filtro................................................................... 92Seleccionar tipos de documento diferentes para una plantillade contenido de carpeta ...................................................................... 93

Crear una plantilla para iniciar un proceso ................................................... 94Seleccionar un proceso para una plantilla de iniciación de proceso............. 95

3 Guía de configuración de EMC Documentum TaskSpace Version 6

Tabla de contenido

Seleccionar variables de proceso para una plantilla de iniciaciónde proceso.............................................................................................. 96Completar la creación de la plantilla de iniciación de proceso .................... 97

Crear una plantilla para una lista de tareas................................................... 98Seleccionar un de tipo de bandeja de entrada para una plantillade lista de tareas ................................................................................... 100Seleccionar procesos para una plantilla de lista de tareas......................... 101Seleccionar tipos de datos estructurados para una plantilla delista de tareas ....................................................................................... 102Seleccionar columnas para una plantilla de lista de tareas ....................... 104Especificar filtros para una plantilla de lista de tareas ............................. 105Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista detareas................................................................................................... 106Completar la creación de la plantilla de lista de tareas............................. 107

Selección del proceso de modificación para una plantilla delista de tareas ................................................................................... 108Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de listade tareas .......................................................................................... 109Modificar selección de columna para una plantilla de listade tareas .......................................................................................... 110Modificar configuración de columna para una plantilla delista de tareas ................................................................................... 111Gestionar filtros para una plantilla de lista de tareas ........................... 113Seleccionar diferentes tipos de datos estructurados para unaplantilla de lista de tareas.................................................................. 113

Crear una plantilla para una interfaz de tareas............................................ 114Seleccionar un proceso para una plantilla de tareas................................. 115Seleccionar una actividad para una plantilla de tareas............................. 116Seleccionar variables de proceso para una plantilla de tareas ................... 118Seleccionar una vista de documento para una plantilla de tareas.............. 119Completar la creación de la plantilla de tareas ........................................ 121

Capítulo 4 Preparar usuarios, grupos y roles ........................................................... 124Preparar usuarios ..................................................................................... 124

Localizar a un usuario........................................................................... 124Crear o editar un usuario ...................................................................... 126Propiedades de usuario......................................................................... 127Importar usuarios................................................................................. 130

Archivo de entrada para crear nuevos usuarios .................................. 130Realizar una importación de usuario de TaskSpace ............................. 132

Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 133Ver los grupos y los roles a los que pertenece un usuario......................... 134Cambiar el nombre de un usuario.......................................................... 134Reasignar objetos poseídos por un usuario ............................................. 135Eliminar un usuario .............................................................................. 136

Preparar grupos ....................................................................................... 136localizar un grupo ................................................................................ 137Ver los usuarios en un grupo ................................................................. 137Crear o editar un grupo ........................................................................ 138Privilegios para crear o modificar grupos ............................................... 140Propiedades de grupo........................................................................... 140Agregar o quitar miembros de un grupo ................................................ 142Reasignar elementos de un grupo a otro................................................. 143Eliminar un grupo ................................................................................ 144

Preparar roles........................................................................................... 145Localizar un rol .................................................................................... 145Crear o editar un rol ............................................................................. 146


Tabla de contenido

Propiedades de rol................................................................................ 147Agregar o quitar miembros de un rol ..................................................... 148Reasignar elementos de un rol a otro ..................................................... 150Eliminar un rol ..................................................................................... 151

Capítulo 5 Preparar conjuntos de permisos ............................................................. 152Información general sobre permisos .......................................................... 152

Permisos de objeto ................................................................................ 153Seguridad de carpeta ............................................................................ 156Conjuntos de alias predeterminados ...................................................... 157

Content Server evalúa el acceso a un objeto ................................................ 157Localizar conjuntos de permisos ................................................................ 159Crear o modificar conjuntos de permisos.................................................... 160Crear conjuntos de permisos ..................................................................... 160Configuración de permisos de objeto básicos y extendidos deusuario .................................................................................................... 163Ver o modificar conjuntos de permisos....................................................... 165

Ver o modificar un conjunto de permisos ............................................... 165Agregar usuarios a conjuntos de permisos ............................................. 168Eliminar usuarios de conjuntos de permisos ........................................... 169Cambiar los permisos asignados a un usuario ........................................ 169

Propiedades de la página de información y permisos .................................. 171Eliminar conjuntos de permisos................................................................. 174

Capítulo 6 Preparar colas de trabajos ..................................................................... 176Descripción general de la cola de trabajos................................................... 176

Roles de colas de trabajos ...................................................................... 177Configurar nuevas colas de trabajos........................................................... 179Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .................................... 180

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ................... 181Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ........................... 181

Crear o modificar políticas de colas............................................................ 182Definir categorías de colas......................................................................... 185Definir colas de trabajos ............................................................................ 185

Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a unacola de trabajos..................................................................................... 187

Definir políticas de anulación de colas de trabajos ...................................... 188Gestionar procesadores de colas de trabajos ............................................... 189

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ 190Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... 191Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación detrabajo ................................................................................................ 191Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos........................ 193

Supervisar colas de trabajos ...................................................................... 194Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuariodeterminado ........................................................................................ 196Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de unusuario ................................................................................................ 196Suspender una tarea de cola de trabajos ................................................. 197Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos.............................. 197Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola...................... 198


Tabla de contenido

Capítulo 7 Configuración de los componentes de TaskSpace ................................... 200Introducción a la configuración de componentes ........................................ 200Agregar componentes............................................................................... 202Mostrar propiedades del componente ........................................................ 203Eliminar componentes .............................................................................. 204

Capítulo 8 Configurar procesos .............................................................................. 206Introducción a la configuración de procesos ............................................... 206Agregar procesos...................................................................................... 207Eliminar procesos ..................................................................................... 208

Capítulo 9 Configurar fichas ................................................................................... 210Introducción a la configuración de fichas ................................................... 210Crear una nueva ficha ............................................................................... 212

Crear una ficha de búsqueda ................................................................. 212Abra una ficha lista de tareas................................................................. 214Crear una ficha de carpeta..................................................................... 215Crear una ficha de otro tipo................................................................... 218

Editar una ficha ........................................................................................ 219Eliminar fichas ......................................................................................... 220

Capítulo 10 Configurar los roles ............................................................................... 222Introducción a la configuración de roles ..................................................... 222Crear un nuevo rol ................................................................................... 224

Asignar fichas a un rol .......................................................................... 225Configuración de búsqueda global para un rol ....................................... 227Asignar elementos a un rol.................................................................... 228

Agregar un rol existente............................................................................ 231Editar un rol............................................................................................. 232

Editar configuración de fichas para un rol .............................................. 233Editar la configuración de búsqueda global para un rol........................... 235Editar configuración de componente para un rol .................................... 236

Eliminar roles........................................................................................... 239Solución de problemas de comportamiento de rol....................................... 239

Capítulo 11 Configurar interfaz de usuario ................................................................ 242Configurar la altura del logotipo de la barra superior de TaskSpace ............. 242Configurar logotipos................................................................................. 243Asignación de formatos de archivo a visores .............................................. 245Configurar reutilización de una ventana emergente .................................... 247

Apéndice A Gestión de aplicaciones ......................................................................... 250Mostrar la lista de aplicaciones padre......................................................... 250Implementar una aplicación en otro entorno .............................................. 251

Apéndice B Acerca de las anotaciones ..................................................................... 254

Glosario ........................................................................................................................ 256


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Mejoras de EMC Documentum para TCM........................................................ 13Figura 2. Arquitectura de EMC Documentum TCM........................................................ 21Figura 3. Proceso de creación de aplicaciones de TaskSpace............................................. 21Figura 4. Diseño de aplicaciones de TaskSpace ............................................................... 23Figura 5. La barra superior de una aplicación de muestra................................................ 28Figura 6. Ficha de lista de tareas de muestra................................................................... 31Figura 7. Ficha de carpeta de muestra ............................................................................ 34Figura 8. Ficha de búsqueda de muestra......................................................................... 35Figura 9. La muestra inicia la vista del proceso ............................................................... 37Figura 10. Muestra de vista de tareas estándar ................................................................. 39Figura 11. Vista de tareas de muestra con vista de documento........................................... 40Figura 12. Vista de carpeta de muestra............................................................................. 42Figura 13. Vista de documento de muestra....................................................................... 43Figura 14. Cuadro de diálogo Bienvenido a Forms Builder. ............................................... 56Figura 15. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto para una plantilla

de búsqueda............................................................................................... 58Figura 16. Asistente para plantillas nuevas: Columnas de conjunto de

resultados para una plantilla de búsqueda ................................................... 60Figura 17. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una

plantilla de búsqueda.................................................................................. 61Figura 18. Asistente para plantillas nuevas: Restricciones de búsqueda para

una plantilla de búsqueda ........................................................................... 63Figura 19. Asistente para plantillas nuevas: Consulta DQL para una plantilla

de búsqueda............................................................................................... 64Figura 20. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto documento para

una plantilla de vista de documento ............................................................ 72Figura 21. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto Carpeta para una

plantilla de información de carpeta .............................................................. 78Figura 22. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de objeto de documento para

una plantilla de contenido de carpeta........................................................... 83Figura 23. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla de

contenido de carpeta................................................................................... 84Figura 24. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de

contenido de carpeta................................................................................... 85Figura 25. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una

plantilla de contenido de carpeta ................................................................. 86Figura 26. Cuadro de diálogo Filtro ................................................................................. 92Figura 27. Asistente para plantillas nuevas: Proceso para una plantilla de inicio

de proceso.................................................................................................. 96


Tabla de contenido

Figura 28. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para unaplantilla de iniciación de proceso ................................................................. 97

Figura 29. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de bandeja de entrada parauna plantilla de lista de tareas ................................................................... 101

Figura 30. Asistente para plantillas nuevas: Procesos para una plantilla de listade tareas .................................................................................................. 102

Figura 31. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de datos estructurados parauna plantilla de lista de tareas ................................................................... 103

Figura 32. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla delista de tareas ........................................................................................... 104

Figura 33. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de lista detareas....................................................................................................... 105

Figura 34. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para unaplantilla de lista de tareas.......................................................................... 106

Figura 35. Asistente para plantillas nuevas: Proceso para una plantilla de tareas .............. 116Figura 36. Asistente para plantillas nuevas: Actividad para una plantilla de

tareas....................................................................................................... 117Figura 37. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para una

plantilla de tareas ..................................................................................... 118Figura 38. Asistente para plantillas nuevas: Plantilla de vista de documento

para una plantilla de la tarea ..................................................................... 120Figura 39. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Información ................... 171Figura 40. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Permisos ........................ 173Figura 41. Página Agregar rol, ficha Asignar fichas......................................................... 226Figura 42. Página Agregar rol, ficha Búsqueda global ..................................................... 227Figura 43. Página Agregar rol, ficha Asignaciones de componentes ................................. 229Figura 44. Editar página de rol, ficha Fichas ................................................................... 233Figura 45. Página Editar rol, ficha Búsqueda global ........................................................ 235Figura 46. Editar página de rol, ficha Componentes ........................................................ 237


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Selección de visores ........................................................................................ 18Tabla 2. Documentación relacionada ............................................................................ 24Tabla 3. Funciones de la barra superior de TaskSpace en una aplicación de

muestra ..................................................................................................... 28Tabla 4. Requisitos para cada elemento de una ficha de lista de tareas ............................ 32Tabla 5. Comparación de métodos de configuración de inicio de proceso........................ 37Tabla 6. Variables de la dirección URL de TaskSpace ..................................................... 47Tabla 7. Ubicación de cada componente en la interfaz de usuario de TaskSpace .............. 55Tabla 8. Condiciones de criterios de búsqueda .............................................................. 61Tabla 9. Elementos configurables ................................................................................. 67Tabla 10. Configuración de columna .............................................................................. 68Tabla 11. Configuración de columna .............................................................................. 90Tabla 12. Reducir la lista de tareas ................................................................................. 99Tabla 13. Configuración de columna ............................................................................ 112Tabla 14. Propiedades de usuario................................................................................. 128Tabla 15. Valores predeterminados para nuevos usuarios ............................................. 131Tabla 16. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 138Tabla 17. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 140Tabla 18. Propiedades de grupo................................................................................... 140Tabla 19. Propiedades de rol........................................................................................ 148Tabla 20. Permisos básicos........................................................................................... 153Tabla 21. Permisos extendidos .................................................................................... 154Tabla 22. Permisos requeridos con seguridad de carpeta ............................................... 156Tabla 23. Permisos básicos........................................................................................... 164Tabla 24. Permisos extendidos .................................................................................... 164Tabla 25. Página de información .................................................................................. 171Tabla 26. Página de Permisos....................................................................................... 173Tabla 27. Roles de usuario para colas de trabajos .......................................................... 178Tabla 28. Paneles en una ficha de carpeta ..................................................................... 216


Prefacio

Esta guía describe cómo configurar y administrar el software EMC Documentum TaskSpace.

Posibles destinatariosLa información de esta guía se pensó para diseñadores de aplicaciones y administradoresque necesitan configurar y administrar el software TaskSpace. Da por hecho que eldestinatario está, de alguna manera, familiarizado con la funcionalidad básica deDocumentum como, por ejemplo, la configuración del repositorio y el mantenimiento,así como el diseño de tipo de objeto. Para ver una lista de la documentación relacionada,consulte TaskSpace y documentación de TCM, página 23.

Historial de revisiónSe han realizado los siguientes cambios en este documento.

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Octubre de 2007 Publicación inicial


Prefacio


Capítulo 1Información general de TCM y TaskSpace

Este capítulo presenta Transactional Content Management (TCM) y el software TaskSpace, tal ycomo se describe en las siguientes secciones:• ¿Qué es TCM?, página 12•• Comprensión del conjunto de soluciones Documentum TCM, página 14• Diseño de una aplicación de TaskSpace, página 21• TaskSpace y documentación de TCM, página 23

¿Qué es TCM?TCM es un término general para describir la administración del contenido recibido ocreado como parte de un proceso. El contenido transaccional a menudo se origina fuerade la organización empresarial en cuestión, y es la fuerza motriz de las transaccionesinternas administrativas. El procesamiento de las facturas, las concesiones de préstamos,y la administración de reclamaciones son algunos ejemplos de contenido transaccional.Utilizando TCM, los negocios pueden optimizar sus procesos y, por tanto, mejorar laproductividad de sus empleados así como sus resultados netos. EMC Documentumha creado un conjunto de soluciones TCM que incluye todos los aspectos de laadministración de la información.

La figura siguiente ilustra el enfoque de EMC Documentum a TCM. Hay una interfazde usuario robusta diseñada específicamente para optimizar los procesos de TCM, lasopciones de configuración que permiten personalizar la funcionalidad de la interfaz deusuario según las necesidades específicas de cada sitio, y una variedad de opciones deentrada e integración. Todo se administra y es accesible por EMC Documentum.


Información general de TCM y TaskSpace

Figura 1. Mejoras de EMC Documentum para TCM

¿Qué es TaskSpace?EMC Documentum TaskSpace proporciona una interfaz de usuario optimizada parael procesamiento de tareas y la recuperación de documentos. La interfaz de usuario,altamente configurable, se mejora por la disponibilidad de un visor integrado y acceso alrepositorio de EMC Documentum, así como servicios de administración de contenidodentro de una aplicación de explorador uniforme. TaskSpace, en combinación con elresto de Documentum Process Suite y el repositorio de Documentum, proporciona unasolución integral para administrar aplicaciones TCM de gran volumen.

TaskSpace proporciona también la capacidad de configurar y diseñar interfaces deusuario, además de la funcionalidad de administración del contenido principal. Más



específicamente, el valor principal de TaskSpace es que permite a las organizacionescrear e implementar rápidamente aplicaciones de TCM diseñadas específicamente parasatisfacer necesidades concretas y que también tienen la apariencia y disposición delas aplicaciones internas personalizadas.

Las capacidades específicas de TaskSpace incluyen:

• Funcionalidad de creación y diseño mediante EMC Documentum Forms Builder: estaherramienta se basa en el marco de trabajo de componentes de EMC DocumentumWeb Development Kit y proporciona la capacidad de diseñar interfaces de usuarioque permiten a los profesionales del conocimiento interactuar con flujos de trabajo,procesos empresariales y recuperación de documentos.

• Administración: los administradores pueden mantener componentes de TaskSpace,definir roles para usuarios, asociar aplicaciones y aplicar seguridad a documentos ycarpetas.

• Integraciones de gestión de procesos empresariales: EMC Documentum Process Suiteaprovecha la capacidad de definir, ejecutar, supervisar y optimizar los procesosempresariales en organizaciones, sistemas y aplicaciones.

• Visualización de documentos: los usuarios pueden ver y anotar documentos y otrasimágenes con otro visor de documentos, como IGC Brava!, Daeja ViewOne Pro oAdobe Reader (Adobe Reader no es compatible con anotaciones).

• Recuperación de la información:: los datos y los documentos se pueden extraer paratener acceso y procesar las solicitudes de los clientes. La información se puederecuperar mediante las funciones de búsqueda de metadatos o explorando lascarpetas y las categorías del repositorio.

Comprensión del conjunto de solucionesDocumentum TCM

Para lograr el objetivo de crear una plataforma de imagen empresarial de extremo aextremo, la solución Documentum TCM está diseñada para trabajar de forma totalmenteintegrada con ella, e incluye un conjunto básico de productos requeridos, así comoproductos adicionales y opcionales. El conjunto principal de productos requeridosincluye:

•• Forms Builder, página 15• Process Builder, página 16• Process Engine, página 16• Content Server, página 17• Documentum Application Builder y Application Installer (DAB/DAI), página 17



Algunos de los productos adicionales y opcionales que pueden ser utilizados comoparte del conjunto de la solución TCM son:

• Document Image Services, página 17• Visores diferentes, página 18• Archive Services for Reports, página 19• Documentum Administrator, página 19• Process Integrator, página 19• Process Analyzer, página 19• ACS/BOCS, página 20La arquitectura del conjunto de soluciones Documentum TCM se describe enArquitectura de EMC Documentum TCM, página 20.

TaskSpace

TaskSpace simplifica el trabajo del procesador de tareas a través de una interfaz deusuario mejorada con operaciones de imagen incorporadas. TaskSpace se diseñóespecíficamente para usuarios que tienen que realizar muchas tareas y que tienen queencontrar documentos y carpetas en repositorios muy grandes. Más específicamente,TaskSpace:• Proporciona una interfaz de usuario aerodinámica y escalable diseñada para el

procesamiento de tareas y la recuperación de documentos.• Ofrece visión de documentos integrados con anotaciones.• Habilita la administración de colas de trabajos.• Trabaja junto con Forms Builder para permitir a los diseñadores de aplicaciones crear

fácil y rápidamente aplicaciones personalizadas.• Sirve como una alternativa para Webtop para aplicaciones de seguimiento de

procesos.

Forms Builder

Documentum Forms Builder es una herramienta interactiva para crear y modificarplantillas basadas en formulario, y almacenarlas en un repositorio. Forms Builderpermite a los usuarios diseñar plantillas de interfaz de usuario para buscar, verdocumentos y carpetas, iniciar procesos, listas de tareas y tareas, así como formulariosbásicos dentro de Documentum Process Suite. Funciona como la herramienta de diseñopara TaskSpace. Una plantilla especifica los elementos de datos y los elementos deinterfaz de usuario asociados con el formulario, los valores de datos predeterminados,



las maneras de validar las entradas de usuario y el formato para transmitir los datosal programa que presenta el formulario. Una vez que una plantilla se instala en unrepositorio, un administrador puede utilizar TaskSpace para tener acceso a la plantilla ycrear instancias basadas en la plantilla. Estos casos están entonces disponibles para quelos usuarios finales vean y modifiquen los datos del repositorio utilizando TaskSpace. Lasfunciones siguientes facilitan la creación de formas utilizables y visualmente atractivas:• Utilidad: construya nuevas plantillas o modifique las existentes rápidamente

arrastrando y colocando los controles en su lugar correspondiente.• Disposición y estilo: ejerza un alto grado de control sobre la disposición de las

plantillas con cajas de diseño; especifique el tipo de letra, el color, el fondo y otrosparámetros de estilo; incorpore logotipos u otras imágenes gráficas.

• Orden de fichas/teclas de acceso directo: cree formularios que no requieren un ratónpara la navegación.

• Bloqueo de instancias: evite que los usuarios realicen cambios inoportunos cuandovarios usuarios necesitan trabajar con los mismos datos.

Process Builder

Process Builder permite la creación de plantillas de proceso. Una plantilla deproceso captura la definición de un proceso empresarial, permitiendo a los usuariosrealizar repetidas veces el proceso. Además, los analistas de negocio pueden utilizaropcionalmente Process Analyzer para diseñar el proceso iterativamente con eldesarrollador (que utiliza Process Builder). Los procesos individuales que se generande una plantilla de proceso se llaman flujos de trabajo. Un flujo de trabajo formaliza unproceso empresarial como puede ser un proceso de reclamación de seguro. Después deque el proceso empresarial queda formalizado en una plantilla de proceso, los usuariospueden utilizar la plantilla para realizar repetidas veces el proceso empresarial. Dadoque una plantilla de proceso es independiente de su instancia de tiempo de ejecución,se pueden ejecutar múltiples flujos de trabajo basados en la misma plantilla al mismotiempo. Con TaskSpace, los usuarios pueden iniciar flujos de trabajo como parte de lasactividades de proceso de tareas y trabajar en tareas asignadas por los flujos de trabajo.

Process Engine

Process Engine lleva a cabo la ejecución, la coordinación y la administración de losprocesos empresariales. Evalúa automáticamente las reglas empresariales y asignatareas de proceso al sistema correcto, al grupo o al individuo en el tiempo apropiado.Los usuarios interactúan con Process Engine a través de un conjunto de interfaces que



controlan y proporcionan el contexto para tareas, para listas de trabajo, para escaladas ypara notificaciones.

Content Server

Content Server proporciona la funcionalidad de administración de contenidos principaly sirve como la base para otros productos de administración de contenido y serviciosadicionales de EMC Documentum.

Documentum Application Builder y Application Installer(DAB/DAI)

DAB/DAI proporciona una plataforma de desarrollo para reunir, configurar eimplementar las aplicaciones EMC Documentum. Los elementos de aplicacióndisponibles incluyen plantillas de flujo de trabajo, definiciones del ciclo de vida,configuración de seguridad, aspectos y tipos de objeto.

Document Image Services

Document Image Services proporciona apoyo para documentos de imágenes y escompatible con una amplia gama de visores diferentes. Las funciones incluyen:• Servicio de página: proporciona un rendimiento mejorado al devolver páginas de

una en una para formatos TIFF y PDF, y permitir a los visores compatibles mostrarla primera página mientras el resto del documento continúa descargándose. (Elservicio de página no funciona con PDF seguros). Document Image Services seintegra también con Accelerated Content Services (ACS) y Branch Office CachingServices (BOCS) para proporcionar acceso eficiente y rápido a documentos utilizadoscon frecuencia.

• Anotaciones: permite que otros visores guarden archivos de anotaciones junto condocumentos (excepto Adobe Acrobat).

• Certificaciones: requiere Documentum 6.0 o posterior.• Uso con TaskSpace: puede utilizarse para integrar y configurar uno o más visores

de imagen compatibles con TaskSpace.• Uso independiente de TaskSpace: puede utilizarse solo para integrar un visor compatible

diferente en una aplicación basada en WDK con configuración y programaciónmínimas.



Visores diferentes

La capacidad de integrar visores diferentes en plantillas de documento creadas conForms Builder simplifica la función de visualización de documentos y de informacióncontenida en documentos de TaskSpace. Los diferentes visores compatibles son:• IGC Brava!, compatible con archivos TIFF y PDF• Adobe Acrobat, compatible con PDF• Daeja ViewOne Pro, compatible con archivos JPEG, TIFF, PDF, BMP y GIFLa siguiente tabla proporciona información más detallada para cada visor.

Tabla 1. Selección de visores

Adobe AcrobatReader

IGC Brava! Daeja ViewOnePro

Tiempo deejecución

Control ActiveX Control ActiveX Subprograma deJava

Localización Todos los idiomasadmitidos porTaskSpace

Actualmentefrancés, alemány japonés

Todos los idiomasadmitidos porTaskSpace

Anotaciones No disponibleactualmente

Admitido Admitido

Formatos dearchivo

sólo PDF Actualmente TIFF yPDF

TIFF, PDF, GIF,JPEG y otrosformatos de imagenhabituales

Acceso de página Transmisión debytes (PDF)

Servicio de página(TIFF/PDF)

Servicio de página(TIFF/PDF)

Exploradores Todos losexploradoresadmitidos porTaskSpace

Sólo InternetExplorer 6

Todos losexploradoresadmitidos porTaskSpace

Implementación Implementación delado de cliente

Implementación delado de servidor

Implementación delado de servidor

Servidor delicencias

No Sí No

Sitio Web www.adobe.com www.infograph.com

www.daeja.com



Archive Services for Reports

Con EMC Documentum Archive Services for Reports, los informes de la empresapueden capturarse dinámicamente, convertirse a PDF, se les pueden asignar los atributospertinentes y pueden procesarse con aplicaciones cruciales para la empresa. Estesoftware se diseñó específicamente para proporcionar un archivado activo y aplicacionespertinentes a una gran variedad de contenido fijo, que incluye informes, salida de laaplicación, transacciones y correo electrónico.

Documentum Administrator

EMC Documentum Administrator es una herramienta eficaz basada en Web queelimina la complejidad de mantener las implementaciones globales distribuidas porDocumentum. La interfaz basada en Web es compatible con los exploradores de Internetestándar, y proporciona a los administradores del sistema de cualquier plataformade escritorio una ventana a todos los componentes de un entorno de aplicacionesdistribuido.

Process Integrator

EMC Documentum Process Integrator trabaja con EMC Documentum Process Engine yContent Server para proporcionar un servicio de integración. Se logra una integraciónde proceso de EMC Documentum, del contenido y de los servicios de repositorio conprocesos externos a través de una implementación de arquitectura orientada a servicios(SOA).

Process Analyzer

EMC Documentum Process Analyzer permite a los usuarios de nivel de negociodiseñar fácilmente los procesos que se ejecutan dentro y fuera de la plataforma de EMCDocumentum. Esta herramienta gráfica permite a los usuarios crear diagramas deprocesos y asociar la información de atributos para actividades y tareas dentro de unproceso.



ACS/BOCS

ACS/BOCS forman parte de la oferta de EMC Documentum Distributed Content. Elservidor ACS es un servidor ligero, instalado con Content Server, que proporcionacontenido a aplicaciones de cliente basadas enWeb rápidamente utilizando los protocolosHTTP o HTTPS. Los servidores BOCS (instalados independientemente de ContentServer) comunican con servidores ACS y guardan contenido localmente. Esto permite alos usuarios obtener contenido al que se accede con frecuencia muy rápidamente. Esposible modificar la cantidad de contenido que puede guardarse y el plazo de tiempoque puede mantenerse. Los servidores BOCS dan a los usuarios de clientes basados enWeb el acceso más rápido posible al contenido utilizado con frecuencia sin tener queinstalar ni mantener un sitio remoto de área de almacenamiento distribuido.

Arquitectura de EMC Documentum TCM

El diagrama siguiente resume la arquitectura de EMC Documentum TCM. El marco dela aplicación de TaskSpace proporciona una gran variedad de funciones para trabajar conTCM. Este marco utiliza también Document Image Services para proporcionar páginas,así como funciones de manipulación de anotación. Documentum Platform Servicesy el repositorio de Documentum sirven de apoyo a la funcionalidad de TaskSpace yDocument Image Services. Las herramientas adicionales como Documentum ApplicationBuilder, Forms Builder y Business Process Manager proporcionan la funcionalidadpara crear una aplicación de TaskSpace TCM personalizada según las necesidades decada cliente.



Figura 2. Arquitectura de EMC Documentum TCM

Diseño de una aplicación de TaskSpaceTaskSpace proporciona una estructura para diseñar una gama de componentesposibles, incluidos plantillas y procesos empresariales, que usted crea para cumplir susnecesidades específicas, de la siguiente manera:

Figura 3. Proceso de creación de aplicaciones de TaskSpace

• Defina los tipos y las estructuras de datos: los tipos posibles incluyen los tipos dedocumento y de carpeta, entre otras posibilidades, utilizando DocumentumApplication Builder; se crean también estructuras de carpetas/datos necesarias.



• Diseñe los procesos empresariales: basado en los ciclos de vida identificados, creeuno o más procesos empresariales, incluidas colas de trabajos, utilizando ProcessBuilder, que controla exactamente la manera en que la información recibida debeprocesarse. Además, los analistas de negocio pueden utilizar opcionalmente ProcessAnalyzer para diseñar los procesos iterativamente con el desarrollador (que utilizaProcess Builder).

• Diseñe plantillas y componentes de TaskSpace: utilizando Forms Builder, cree plantillaspara utilizar dentro de TaskSpace para ver documentos, buscar, ver carpetas, iniciarprocesos, ver tareas y listas de tareas así como trabajar con ellas. Entonces, utilizandola ficha de configuración de TaskSpace, seleccione qué componentes desea incluiren su aplicación.

• Configure la aplicación: con la ficha de configuración de TaskSpace, complete elproceso de configuración para su aplicación, incluidas fichas de interfaz de usuario yroles de usuario.

• Integre con sistemas externos: agregue y configure las integraciones de TaskSpace consistemas externos, como un visor de terceros.

Volver a emplear las aplicaciones

Una vez que haya creado una aplicación de TaskSpace, otras aplicaciones, o lasaplicaciones hijo, pueden ser creadas fácilmente por una aplicación padre. Por ejemplo,si creó una aplicación basada en un procedimiento más bien genérico de procesamientode préstamo, una segunda aplicación dirigida hacia un proceso más especializado delpréstamo podría crearse utilizando el procedimiento genérico como la aplicación padre.Esto eliminaría la duplicación del esfuerzo dado que los componentes de la aplicaciónpadre están incluidos en la aplicación hijo, ahorrando tiempo y reduciendo costes. Laaplicación hijo entonces se configura y refina aún más ocultando los componentes nodeseados de la aplicación padre o, si es necesario, agregando nuevos componentes.El gráfico siguiente ilustra este proceso:



Figura 4. Diseño de aplicaciones de TaskSpace

Tutorial de TaskSpace y aplicación de muestra

El producto TaskSpace viene con una aplicación de muestra que puede ser utilizadacomo un punto de partida para desarrollar otras aplicaciones de TaskSpace. El Tutorialde aplicación de muestra de Documentum TaskSpace describe el proceso de creación parala aplicación de muestra.

TaskSpace y documentación de TCMLa siguiente tabla recoge los productos Documentum que permiten administrar yconfigurar el software TaskSpace, y le recomienda la documentación apropiada paraobtener información más detallada de cada producto:



Tabla 2. Documentación relacionada

ProductoDocumentum

Referencia

DocumentumTaskSpace

• Notas de la versión de Documentum TaskSpace• Guía de implementación de Documentum TaskSpace• Guía de configuración de Documentum TaskSpace• Guía del usuario de Documentum TaskSpace• Tutorial de aplicación de muestra de Documentum TaskSpace

DocumentumForms Builder

• Notas de publicación de Documentum Forms Builder• Guía de instalación de Documentum Forms Builder• Guía del usuario de Documentum Forms Builder• Guía de desarrollo de Documentum Forms Builder

DocumentumApplication Buildery ApplicationInstaller

• Notas de publicación de Documentum Application Builder• Notas de publicación de Documentum Application Installer• Guía del usuario de Documentum Application Builder

DocumentumProcess Builder

• Notas de publicación de Documentum Process Builder• Guía de distribución de Documentum Process Builder• Guía de distribución de Documentum Process Builder• Guía del usuario de Documentum Process Builder

DocumentumProcess Analyzer

• Notas de la versión de Process Analyzer y Mobile Process Analyzer6.0

• Guía de instalación de Mobile Process Analyzer 6.0• Guía del usuario de Process Analyzer 6.0• Tutorial de Mobile Process Analyzer 6.0• Guía del usuario de Process Analyzer Server AdministrationUtility 6.0

DocumentumProcess Engine

• Notas de publicación de Documentum Process Engine

DocumentumContent Server

• Notas de publicación de Documentum Content Server• Guía de Instalación de Documentum Content Server• Instalación con índice del texto completo de Documentum ContentServer y Guía de administración

• Guía de fundamentos de Documentum Content Server• Guía de administración de Documentum Content Server



ProductoDocumentum

Referencia

DocumentumDocument ImageServices

• Notas de la versión de Documentum Document Image Services• Guía de implementación de Documentum Document ImageServices

• Guía de desarrollo de Documentum Document Image Services

DocumentumProcess Integrator

• Notas de publicación de Documentum Process Integrator• Guía de instalación de Documentum Process Integrator• Guía de desarrollo de Documentum Process Integrator

ACS/BOCS • Guía de administración de Documentum Content Server• Guía de configuración de Documentum Distributed Content• Notas de distribución de Documentum Branch Office CachingServices

DocumentumArchive Servicesfor Reports

• Notas de distribución de Documentum Archive Services for Reports• Guía del administrador de Archive Services for Reports Report• Guía de instalación de Archive Services for Reports

DocumentumAdministrator

• Notas de distribución de Documentum Administrator• Guía de distribución de Documentum Administrator• Guía del usuario de Documentum Administrator

Documentum WebDevelopment Kit

• Notas de distribución de Documentum Web Development Kit• Guía de desarrollo de Documentum Web Development Kit• Guía de referencia de DocumentumWeb Development Kit y Webtop• Guía de distribución de Documentum Web Development Kit yWebtop

DocumentumFoundation Classes

• Notas de distribución de Documentum Foundation Classes• Guía de instalación de Documentum Foundation Classes• Guía de desarrollo de Documentum Foundation Classes


Capítulo 2Introducción

La interfaz de usuario de TaskSpace es sumamente configurable. Sus configuraciones sonalmacenadas en aplicaciones. Puede implementar múltiples aplicaciones de TaskSpace, cada una conconfiguraciones diferentes.

La instalación de TaskSpace proporciona una aplicación básica, también conocida como TaskSpace.Esta aplicación básica contiene configuración predeterminada de sólo lectura (como componentes,fichas y roles) que representa la configuración más básica. Puede crear y configurar una nuevaaplicación basada en esta aplicación. Para ahorrar tiempo, configure una aplicación y, a continuación,cree aplicaciones adicionales basadas en su primera aplicación. Esto elimina la necesidad de llevar acabo las mismas configuraciones en múltiples aplicaciones.

Una aplicación hereda todos los ajustes de configuración de su aplicación padre. Pueden agregarse ocrearse nuevos componentes, fichas o roles para la nueva aplicación. Los cambios hechos en laaplicación hijo no tienen efecto alguno en la aplicación padre.

Las secciones siguientes describen cómo crear y empezar a configurar una nueva aplicación deTaskSpace:• Introducción a la configuración de TaskSpace, página 26• Preparación del repositorio, página 44• Inicio de la interfaz de usuario, página 46• Crear una aplicación, página 49• Modificar una aplicación, página 51

Introducción a la configuración de TaskSpaceLas secciones siguientes introducen las interfaces de administración y configuraciónpara el software TaskSpace:• Información general de la configuración de TaskSpace, página 27• Descripción breve de una aplicación de muestra, página 28• Información general de configuración de fichas de lista de tareas, página 30


Introducción

• Información general de la configuración de ficha de carpeta, página 33• Información general de la configuración de ficha de búsqueda, página 35• Información general de configuración de inicio de proceso, página 36• Información general de configuración de vista de tarea, página 39• Información general de la configuración de vista de tarea, página 41• Información general de la configuración de vista de documento, página 43

Información general de la configuración de TaskSpace

El procedimiento siguiente describe cómo crear y configurar una aplicación de TaskSpaceen un entorno de desarrollo, de prueba o de producción.

Nota: Esta guía da por hecho que ya ha instalado software TaskSpace tal y como sedescribe en la Guía de distribución de Documentum TaskSpace (y, opcionalmente, en la Guíade distribución de Documentum Document Image Service).

Para configurar TaskSpace:1. Planifique e identifique los procesos empresariales, los tipos de objeto, y los atributos

del objeto necesarios para la configuración de TaskSpace.

2. Prepare el repositorio con objetos, con plantillas y con otros elementos necesariospara la configuración de TaskSpace. Las secciones siguientes proporcionan lasinstrucciones necesarias:• Preparación del repositorio, página 44• Capítulo 3, Preparación de las plantillas de Forms Builder• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos

3. Cree y empiece a configurar una aplicación. Para obtener instrucciones, consulteCrear una aplicación, página 49.

4. Configure las plantillas como componentes para la interfaz de usuario de TaskSpace.Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 7, Configuración de los componentesde TaskSpace.

5. Configure las fichas. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 9, Configurarfichas.

6. Asocie fichas y componentes asociados con los roles correspondientes. Para obtenerinstrucciones, consulte .

7. Complete la configuración de la interfaz de usuario. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 11, Configurar interfaz de usuario.


Introducción

Nota: Después de crear y configurar una aplicación de TaskSpace en un entorno dedesarrollo, puede copiar la aplicación a un entorno de producción o de prueba. Paraobtener instrucciones, consulte Implementar una aplicación en otro entorno, página 251.

Descripción breve de una aplicación de muestra

Esta sección describe brevemente la configuración de las distintas fichas y otras funcionesde una aplicación de muestra de TaskSpace. Tenga presente, sin embargo, que la interfazde usuario de TaskSpace se sumamente configurable. Esta muestra enseña sólo unamanera posible de configurar la interfaz de usuario de TaskSpace.

La figura siguiente incluye la parte superior de la barra de la interfaz de usuario deTaskSpace en una aplicación de muestra:

Figura 5. La barra superior de una aplicación de muestra

Tabla 3, página 28 describe cada característica de la barra superior de TaskSpace enuna aplicación de muestra.

Tabla 3. Funciones de la barra superior de TaskSpace en una aplicación de muestra

Función Descripción

Un logotipo Puede importar una imagen GIF o JPEG como un logotipo parala barra superior, y también puede especificar si aparece a laizquierda o a la derecha. Para obtener instrucciones, consulteConfigurar logotipos, página 243.

Búsqueda global Puede configurar (u omitir) una búsqueda global en la barrasuperior para cada rol. Para obtener instrucciones, consulte .

Rol Si el usuario actual es un miembro de múltiples roles que hansido configurados en la ficha Configuración de TaskSpace, elcuadro de lista Rol se activará. Muestra el nombre de rol para elusuario actual, y permite al usuario cambiar roles sin tener quefinalizar sesión e iniciarla de nuevo.


Introducción


Preferencias El botón Preferencias permite que los usuarios cambiensus preferencias, lo que incluye la capacidad de eliminarcredenciales guardadas. Para obtener más instrucciones,consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.

Cerrar sesión El botón Cerrar sesión permite a los usuarios finalizar su sesión.

Icono Ayuda El icono Ayuda permite a los usuarios tener acceso a la ayudaen línea de TaskSpace.

Icono Acerca de El icono Acerca de muestra información acerca de la versión deTaskSpace actualmente instalada.

FichaConfiguración

Puede configurar múltiples fichas de configuración con nombresdiferentes, y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol.Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 9, Configurarfichas y .

FichaAdministración

Puede configurar múltiples fichas Administración con nombresdiferentes y puede especificar cuáles unos aparezcan para cadarol. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 9, Configurarfichas y .

Ficha de lista detareas llamadaTareas

Puede configurar múltiples fichas de lista de tareas con nombresdiferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol.Si precisa más información, consulte Información general deconfiguración de fichas de lista de tareas, página 30.

Ficha de carpetallamada Mi Carpeta

Puede configurar múltiples fichas de carpeta con nombresdiferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol.Si precisa más información, consulte Información general de laconfiguración de ficha de carpeta, página 33.

Ficha de búsquedallamada Búsqueda

Puede configurar múltiples fichas de búsqueda con nombresdiferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol.Si precisa más información, consulte Información general de laconfiguración de ficha de búsqueda, página 35.

Una ficha delproceso llamadaProcesos

Puede configurar múltiples fichas de procesos con nombresdiferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol.Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 9, Configurarfichas y .

FichaAdministraciónde colas

Puede configurar múltiples fichas Administración de colascon nombres diferentes y puede especificar cuáles apareceránpara cada rol. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 9,Configurar fichas y .


Introducción


Vista de inicio deproceso

Cuando un usuario empieza un proceso, éste aparece en unavista de inicio del proceso. Puede configurar qué componentedel proceso de inicio aparece para cada plantilla de proceso.Si precisa más información, consulte Información general deconfiguración de inicio de proceso, página 36.

Vista de tarea Cuando un usuario abre una tarea, ésta aparece en una vista detarea. Puede configurar qué componentes de la tarea aparecenpara cada plantilla de proceso y actividad. Si precisa másinformación, consulte Información general de configuración devista de tarea, página 39.

Vista de carpeta Cuando un usuario abre una carpeta, ésta aparece en una vistade carpeta. Puede configurar qué componentes de carpetaaparecen para cada de tipo carpeta y rol. Si precisa másinformación, consulte Información general de la configuraciónde vista de tarea, página 41.

Vista de documento Cuando un usuario abre un documento, éste aparece en unavista de documento. Puede configurar qué componente devista de documento aparece para cada tipo de objeto y rol. Siprecisa más información, consulte Información general de laconfiguración de vista de documento, página 43.

Ficha Administración

La ficha Administración le permite preparar usuarios, grupos, roles, conjuntos depermisos y colas de trabajos para utilizarlos en la interfaz de TaskSpace. Las seccionessiguientes proporcionan las instrucciones:• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos

Información general de configuración de fichas de lista detareas

Una ficha de lista de tareas de TaskSpace muestra una lista de tareas para cada usuario ocola de trabajos. La lista puede incluir términos de búsqueda y un filtro para acotar lalista.


Introducción

Figura 6. Ficha de lista de tareas de muestra

La ficha de la ficha de lista de tareas es, principalmente, un conjunto de varios elementos.El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha de lista de tareas,con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar tambiéneste procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si losusuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de lista de tareas.

Para unir una ficha de lista de tareas:1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto

utilizar para paquetes en la lista de tareas. Puede utilizar uno de los tipos de objetoya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instruccionessobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de DocumentumApplication Builder.

2. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un rol y agregue, porlo menos, un usuario a ese rol. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 4,Preparar usuarios, grupos y roles.

3. (Opcional) En la ficha Administración de TaskSpace, cree una cola de trabajospara esta lista de tareas. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 6, Prepararcolas de trabajos.


Introducción

4. (Opcional) En el software Process Builder, cree un tipo de datos estructurados paraesta lista de tareas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuariode Documentum Process Builder.

5. En el software Process Builder, cree e instale, por lo menos, una plantilla de procesocon el tipo de objeto preparado, tipos de datos estructurados y colas de trabajos.Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de DocumentumProcess Builder.

6. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de lista de tareas conel tipo de objeto preparado y la plantilla de proceso. Para obtener instrucciones,consulte Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98.

7. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure la plantilla de lista de tareas comoun componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.

8. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de lista de tareas con elcomponente de lista de tareas preparado. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichas.

9. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de lista de tareas con el rolpreparado. Para obtener instrucciones, consulte .

Para obtener información más detallada, consulte Visibilidad de elementos de ficha delista de tareas, página 32.

Visibilidad de elementos de ficha de lista de tareas

Puede configurar lo que los usuarios pueden consultar en una ficha de lista de tareas.Tabla 4, página 32 describe qué es lo que necesita un usuario para consultar cadaelemento:

Tabla 4. Requisitos para cada elemento de una ficha de lista de tareas

Elemento de una ficha de lista de tareas Requisitos

La lista de tareas Por lo menos, un componente de lista detareas de usuario asociado con la ficha delista de tareas

Un cuadro de lista de listas de tareas deusuario

Múltiples componentes de la lista detareas de usuario asociadas con laficha de lista de tareas, la opción árboldeshabilitada en la configuración de laficha y ninguna pertenencia en el rolqueue_advance_processor


Introducción

Elemento de una ficha de lista de tareas Requisitos

El árbol del navegador de tareas, el nodoBandeja de entrada dentro del exploradorde tarea y listas de tareas de usuario bajoel nodo Bandeja de entrada

Una de las siguientes situaciones:• Pertenencia al rol queue_advance_

processor• La opción árbol habilitada en la

configuración de ficha de lista de tareasy múltiples componentes de lista detareas asociados con la ficha de lista detareas

El nodo Colas de trabajos dentro delexplorador de la tarea

Pertenencia al rol queue_advance_processor

Colas de trabajo bajo el nodo Colas detrabajo

Pertenencia en esas colas de trabajo

Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles• Abra una ficha lista de tareas., página 214•

Información general de la configuración de ficha de carpeta

Una ficha de la carpeta muestra información sobre una carpeta específica, una vista deárbol de la carpeta y sus subcarpetas y una lista del contenido de carpeta. La lista puedeincluir términos de búsqueda y un filtro para acotar la lista.


Introducción

Figura 7. Ficha de carpeta de muestra

La configuración de ficha de carpeta es, principalmente, un conjunto de varios elementos.El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha de carpeta, conreferencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también esteprocedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuariostienen resultados inesperados al mostrar una ficha de carpeta.

Para unir una ficha de carpeta:1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto

utilizar para las carpetas, para los documentos, para los procesos y para otros objetosmostrados en esta ficha de carpeta. Puede utilizar uno de los tipos de objeto yadisponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instruccionessobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de DocumentumApplication Builder.

2. En el software TaskSpace, con los tipos de objeto preparados, cree, por lo menos,una carpeta que contenga subcarpetas, documentos, procesos u otros objetos. Paraobtener más instrucciones, consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.

3. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de contenido decarpeta con el tipo de objeto preparado. Cree opcionalmente, por lo menos, unaplantilla de información de carpeta, con el tipo de objeto preparado. Para obtener


Introducción

instrucciones, consulte Crear una plantilla para la información de carpeta, página 76y Crear una plantilla para contenidos de carpeta, página 81.


5. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure las plantillas de carpeta comocomponentes para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.

6. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de carpeta con loscomponentes preparados de carpeta. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo9, Configurar fichas.

7. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de carpeta con el rolpreparado. Para obtener instrucciones, consulte .

Información general de la configuración de ficha debúsqueda

Una ficha de búsqueda de TaskSpace permite a los usuarios recuperar y mostrardocumentos, carpetas u otros objetos.

Figura 8. Ficha de búsqueda de muestra


Introducción

La configuración de ficha de búsqueda es, principalmente, un conjunto de varioselementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha debúsqueda, con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizartambién este procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas silos usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de búsqueda.

Para unir una ficha de búsqueda:1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto

utilizar para paquetes en la búsqueda. Puede utilizar uno de los tipos de objeto yadisponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Por ejemplo, si quiere quelos usuarios busquen carpetas, puede seleccionar el tipo de objeto dm_folder. Paraobtener instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuariode Documentum Application Builder.

2. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de búsqueda con eltipo de objeto preparado. Para obtener instrucciones, consulte Crear una plantillapara una interfaz de búsqueda, página 56.


4. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure la plantilla de búsqueda como uncomponente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.

5. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de búsqueda con loscomponentes preparados de búsqueda. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichas.

6. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de búsqueda con el rolpreparado. Para obtener instrucciones, consulte .

Información general de configuración de inicio de proceso

Cuando un usuario empieza un proceso, éste aparece en una vista de inicio del proceso.Puede configurar qué componente del proceso de inicio aparece para cada plantilla deproceso.

Esta sección proporciona información general de la configuración de la manera en quelos usuarios empiezan los procesos en la interfaz de usuario de TaskSpace.


Introducción

Figura 9. La muestra inicia la vista del proceso

Puede configurar cómo los usuarios empiezan los procesos (inicio de proceso) dedos maneras diferentes. Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de procesodirectamente con una plantilla de Forms Builder. Alternativamente, puede asociarIniciar actividad de una plantilla de proceso con un paquete y asociar ese paquete conuna plantilla de Forms Builder.

La tabla siguiente compara los dos métodos de configuración en más detalle:

Tabla 5. Comparación de métodos de configuración de inicio de proceso

Comparación Actividad - plantilla Actividad - paquete - plantilla

Asociacionesy número depaquetes

Iniciar actividad puede tener cero omás paquetes. La actividad se asociacon una plantilla de Forms Builder.

Iniciar actividad puede tener ceroo más paquetes. Por lo menos, unIniciar paquete de actividad debeser obligatorio y asociado con unaplantilla de Forms Builder.

¿Qué sucedecuando unusuario empiezael proceso?

La plantilla de Forms Builder quese asocia con Iniciar actividadaparece como un elemento en la fichaAbrir elementos. El usuario puedeintroducir los valores y hacer clic enun botón de acción, como Enviar.• Si no hay paquetes obligatorios

asociados con la actividad,dependiendo de las acciones, latarea se procesa aún más y elelemento se cierra.

• Si la actividad tiene uno o máspaquetes obligatorios, el contenedornormal de proceso aparece como

La plantilla de Forms Builder quese asocia con el paquete en Iniciaractividad aparece como un elementoen la ficha Abrir elementos. El usuariopuede introducir los valores y hacerclic en un botón de acción, comoEnviar.• Si no hay otros paquetes

obligatorios asociados con laactividad, dependiendo de lasacciones, la tarea se procesa aúnmás y el elemento abierto se cierra.

• Si la actividad tiene uno u otrospaquetes obligatorios, el contenedor


Introducción

Comparación Actividad - plantilla Actividad - paquete - plantilla

otro elemento en la ficha Abrirelementos.

de proceso normal aparece en unElemento abierto.

Configuración La plantilla de Forms Builder debeser configurada antes que la plantillade Process Builder. Si precisa másinformación, consulte Informacióngeneral de la configuración de laasociación directa de la actividad a laplantilla, página 38.

La plantilla de Process Builder debeser configurada antes que la plantillade Forms Builder. Si precisa másinformación, consulte Informacióngeneral sobre la configuración de laasociación de actividad al paquete y elpaquete a plantilla, página 38.

Información general de la configuración de la asociación directa de laactividad a la plantilla

Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso directamente con unaplantilla de Forms Builder.

Para configurar la asociación directa de la actividad a la plantilla:1. En el software Process Builder, cree una plantilla de proceso. Las instrucciones

detalladas están disponibles en la Guía del usuario de Documentum Process Builder.

2. En el software Forms Builder, cree una plantilla con Iniciar proceso de tipo plantillay la plantilla de proceso preparada. Las instrucciones detalladas están disponibles enCrear una plantilla para iniciar un proceso, página 94.

3. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de procesoy configure la plantilla de Forms Builder como un componente para la interfaz deusuario de TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpacea otro entorno. Para obtener instrucciones, consulte Agregar procesos, página 207 yAgregar componentes, página 202.

Información general sobre la configuración de la asociación de actividadal paquete y el paquete a plantilla

Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso con un paquete y asociar esepaquete con una plantilla de Forms Builder.

Para configurar la asociación de la actividad al paquete y el paquete a la plantilla:1. En el software Forms Builder, cree una plantilla con cualquier tipo de plantilla.


Introducción

Las instrucciones detalladas sobre cómo crear la mayoría de los tipos de plantillaestán disponibles en Capítulo 3, Preparación de las plantillas de Forms Builder. Lasinstrucciones detalladas sobre cómo crear todos tipos de plantilla están disponiblesen la Guía del usuario de Documentum Forms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

2. En el software Process Builder, cree una plantilla de proceso con, por lo menos, unpaquete obligatorio. Asocie el paquete con la plantilla de Forms Builder preparada.Configure Iniciar actividad para que inicie de manera automática el paquete. Lasinstrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumProcess Builder.

3. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de procesoy configure la plantilla de Forms Builder como un componente para la interfaz deusuario de TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpacea otro entorno. Para obtener instrucciones, consulte Agregar procesos, página 207 yAgregar componentes, página 202.

Información general de configuración de vista de tarea

Cuando el usuario inicia una tarea en TaskSpace, la tarea aparece dentro de una vista detareas. El tipo de vista de tareas que aparece depende de la configuración de componentede tarea. Hay disponibles dos tipos de vistas de tarea: la vista estándar de la tarea y unavista de la tarea con una vista incrustada de documento.

Figura 10. Muestra de vista de tareas estándar


Introducción

La vista de tareas estándar contiene las fichas Info, Comentarios y En curso. La fichaInformación contiene una lista de paquetes.

Figura 11. Vista de tareas de muestra con vista de documento

La vista de tareas con una vista de documento incrustada muestra el documentoasociado con el paquete de proceso.

La configuración de vista de tareas es, principalmente, un conjunto de varios elementos.El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una vista de tareas, conreferencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también esteprocedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuariostienen resultados inesperados al mostrar una ficha de lista de tareas.

Para unir una vista de tareas:1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto

utilizar para paquetes en la tarea. Puede utilizar uno de los tipos de objeto yadisponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instruccionessobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de DocumentumApplication Builder.

2. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un usuario. Paraobtener instrucciones, consulte Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles.

3. (Opcional) En la ficha Administración de TaskSpace, cree una cola de trabajospara esta vista de tareas. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 6, Prepararcolas de trabajos.

4. (Opcional) En el software Process Builder, cree un tipo de datos estructurados paraesta vista de tareas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuariode Documentum Process Builder.

5. En el software Process Builder, cree e instale, por lo menos, una plantilla de proceso.Si quiere una vista de documento incrustada dentro de esta vista de tareas, incluya,


Introducción

al menos, un paquete con el tipo de objeto preparado. Considere utilizar tipos dedatos estructurados y colas de trabajos en esta plantilla de proceso. Para obtenerinstrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de Documentum Process Builder.

6. (Opcional) En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de vistade documento con el tipo de objeto preparado. Esto es necesario si quiere una vistade documento incrustada dentro de esta vista de tareas. Para obtener instrucciones,consulte Crear una plantilla para una vista de documento, página 70.

7. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de tareas con laplantilla de proceso preparado (y, opcionalmente, la plantilla de vista de documentopreparada). Para obtener instrucciones, consulte Crear una plantilla para unainterfaz de tareas, página 114.

8. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de procesoy configure la plantilla de tarea como un componente para la interfaz de usuariode TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpace aotro entorno. Para obtener instrucciones, consulte Agregar procesos, página 207 yAgregar componentes, página 202.

Cuando un usuario muestra una tarea que había sido generada de la plantilla de procesoespecificada, ésta aparece en el componente de tarea especificado.

Información general de la configuración de vista de tarea

Cuando el usuario inicia una carpeta en TaskSpace, la carpeta aparece dentro de unavista de carpeta compuesta de componentes de carpeta. El componente que aparecedepende de su configuración.


Introducción

Figura 12. Vista de carpeta de muestra

La configuración de vista de tareas es, principalmente, un conjunto de varios elementos.El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una vista de carpeta conreferencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también esteprocedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuariostienen resultados inesperados al mostrar una vista de carpeta.

Para unir una vista de carpeta:1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto

utilizar para las carpetas, para los documentos, para los procesos y para otros objetosmostrados en esta vista de carpeta. Puede utilizar uno de los tipos de objeto yadisponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instruccionessobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de DocumentumApplication Builder.

2. En el software TaskSpace, con los tipos de objeto preparados, cree, por lo menos, unacarpeta que contenga subcarpetas, documentos u otros objetos. Para obtener másinstrucciones, consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.

3. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de contenido decarpeta con el tipo de objeto preparado. Opcionalmente, cree, por lo menos, unaplantilla de información de carpeta con el tipo de objeto preparado. Para obtenerinstrucciones, consulte Crear una plantilla para la información de carpeta, página 76y Crear una plantilla para contenidos de carpeta, página 81.



Introducción

5. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure las plantillas de carpeta comocomponentes para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.

6. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie los componentes de carpeta al rolpreparado. Para obtener instrucciones, consulte .

Cuando un usuario con el rol especificado muestra una carpeta, ésta aparece en loscomponentes de carpeta especificados.

Información general de la configuración de vista dedocumento

Cuando el usuario inicia un documento en TaskSpace, el documento aparece dentro deun componente de vista de documento. El componente que aparece depende de suconfiguración.

Figura 13. Vista de documento de muestra

La configuración de vista de documento es, principalmente, un conjunto de varioselementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una vista dedocumento con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puedeutilizar también este procedimiento como una lista de verificación de solución deproblemas si los usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una vista dedocumento.

Nota: Esta guía da por hecho que ya ha instalado, por lo menos, un visor compatible, taly como se describe en como descrito en la Guía de distribución de Documentum TaskSpace.Para una lista de visores compatibles, consulte Visores diferentes, página 18.


Introducción

Para unir una vista de documento:1. Examine el tipo de objeto dm_document y los subtipos disponibles en el repositorio

y decida qué tipo de objeto utilizar para que los documentos se muestren en estavista de documento. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en elrepositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instrucciones sobre cómo crearun tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de Documentum Application Builder.

2. En el software TaskSpace, cree, por lo menos, un documento que utilice el tipo deobjeto preparado. Para obtener más instrucciones, consulte la Guía del usuario deDocumentum TaskSpace.

3. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de vista de documentocon el tipo de objeto preparado. Para obtener instrucciones, consulte Crear unaplantilla para una vista de documento, página 70.


5. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure las plantillas de vista dedocumento como componentes para la interfaz de usuario de TaskSpace. Paraobtener instrucciones, consulte Capítulo 7, Configuración de los componentes deTaskSpace.

6. En la fichaConfiguración de TaskSpace, asocie el componente de vista de documentocon el rol preparado. Para obtener instrucciones, consulte .

7. En la ficha Configuración de TaskSpace, asigne uno o más formatos de archivo acada visor. Para obtener instrucciones sobre cómo asignar formatos de archivo avisores, consulte Asignación de formatos de archivo a visores, página 245.

Cuando un usuario con el rol especificado muestra un documento, éste aparece en loscomponentes de vista de documento especificados.

Preparación del repositorioPara sacarle el mayor partido posible a las funciones de la interfaz de usuario deTaskSpace, debe crear o configurar varios elementos en el repositorio. Las seccionessiguientes describen los elementos que pueden necesitarse en el repositorio,aproximadamente en el orden en el que deberían crearse. También se explica la razónpor la que podría necesitarlos:• Tipos de objeto, página 45• Objetos, página 45• Usuarios, grupos y roles, página 45• Proceso de plantillas, página 46


Introducción

• Plantillas/componentes, página 46• Formatos de archivo, página 46

Tipos de objeto

Para satisfacer sus necesidades, puede crear nuevos tipos de objeto en DocumentumApplication Builder para utilizarlos en la interfaz de TaskSpace. Para obtenerinstrucciones sobre cómo crear y modificar un tipo de objeto,consulte la Guía del usuariode Documentum Application Builder.

Objetos

Si crea un nuevo tipo de objeto en Documentum Application Builder, o si configura unoya existente, considere crear nuevos objetos en la interfaz de usuario de TaskSpace paraprobarlos. (Por ejemplo, si crea un nuevo tipo de objeto de documento y configura unaplantilla de búsqueda para encontrar documentos de este tipo de objeto, debe probaresa plantilla de búsqueda para cerciorarse de que funciona antes de implementar suaplicación de TaskSpace en un entorno de producción). Para obtener más instruccionessobre cómo crear objetos, consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.

Usuarios, grupos y roles

La aplicación básica de TaskSpace contiene el rol ts_designer para comenzar. Despuésde la instalación de TaskSpace DocApp, una secuencia de comandos se ejecutaautomáticamente y agrega al usuario que instaló DocApp a los roles ts_designer,form_designer, queue_admin y queue_advance_processor. Esto le permite iniciar sesiónen la interfaz de usuario de TaskSpace como ese usuario. Es entonces cuando puedecrear usuarios adicionales, grupos y roles en la ficha Administración de TaskSpace parasatisfacer sus necesidades. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 4, Prepararusuarios, grupos y roles.

Puede utilizar la ficha Administración de TaskSpace para realizar otras configuracionesde usuario importantes:• Para permitir un acceso de usuario a Forms Builder, agregue el usuario al rol

form_designer.• Para permitir a un usuario crear nuevas aplicaciones de TaskSpace, proporcione al

usuario Privilegios de superusuario y acceso a la ficha Configuración.


Introducción

Proceso de plantillas

Debe crear e instalar una o más plantillas de proceso en el software Process Builder. Paraobtener más instrucciones sobre cómo crear e instalar plantillas de proceso, consulte laGuía del usuario de Documentum Process Builder.

Plantillas/componentes

La aplicación básica de TaskSpace contiene componentes predeterminados querepresentan la configuración más básica. Los componentes de TaskSpace son plantillasde Forms Builder que han sido configuradas en TaskSpace. El software Forms Builderle permite crear plantillas específicas para el software TaskSpace, incluidas búsqueda,vista de documento, carpeta, iniciar proceso, lista de tareas y plantillas de tarea. Despuésde que estas plantillas hayan sido instaladas en Forms Builder, entonces las puedeconfigurar como componentes de TaskSpace. La interfaz de usuario de TaskSpace se basaen estos componentes. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 3, Preparación delas plantillas de Forms Builder.

Formatos de archivo

Para satisfacer sus necesidades, puede crear nuevos tipos de formatos de archivo enDocumentum Administrator para utilizarlos en la interfaz de TaskSpace. Para obtenermás instrucciones sobre cómo crear y modificar formatos de archivo, consulte la Guíadel usuario de Documentum Administrator. Para obtener instrucciones sobre cómo asignarvisores a formatos de archivo en la interfaz de TaskSpace, consulte Asignación deformatos de archivo a visores, página 245.

Inicio de la interfaz de usuarioPara iniciar la interfaz de usuario e iniciar sesión:1. Abra un navegador compatible. Para obtener una lista de los navegadores

compatibles, consulte Notas de la versión de Documentum TaskSpace.

2. Desplácese a la interfaz de usuario de TaskSpace en la siguiente dirección URL:http://nombre_servidor:número_puerto/nombre_implementación?appname=nombre_aplicaciónEn Tabla 6, página 47 se explica cada variable de esta dirección URL:


Introducción

Tabla 6. Variables de la dirección URL de TaskSpace

Variable de direcciónURL

Explicación

nombre_servidor Nombre del equipo en el que se ha instalado TaskSpace.

número_puerto Puerto donde el servidor de aplicaciones escucha lasconexiones.

nombre_implementación Directorio virtual creado durante la instalación.

nombre_aplicación Nombre de una aplicación de TaskSpace.

Nota: Si no está seguro de qué dirección URL utilizar, pregunte al administrador delsistema.

Si accede a la interfaz de usuario de TaskSpace por primera vez, omita el signo deinterrogación y todo lo que sigue.

Aparecerá la página de inicio de sesión.

3. En la página de inicio de sesión de TaskSpace, seleccione un repositorio e introduzcasu nombre de inicio de sesión y la contraseña.

4. Para que la página de inicio de sesión recupere automáticamente esta información,seleccione la opción Recordar mis credenciales.Sugerencia: Después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credencialesguardadas si hace clic en Preferencias.

5. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones e introduzca el dominio.


Introducción

6. Para seleccionar el idioma para el texto en la interfaz de usuario de TaskSpace, hagaclic enMás opciones y seleccione el idioma.

7. Para conectarse al repositorio con un servidor particular, haga clic enMás Opcionesy seleccione ese Servidor del cuadro de lista. El predeterminado es Cualquierservidor en ejecución.

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y marqueOpciones de accesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugarde menús y texto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes:Nota: Si su organización utiliza el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP),no puede cambiar su contraseña desde la página de inicio de sesión de TaskSpace.Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

10. Haga clic en Inicio de sesión. El software TaskSpace determina las pertenencias aroles de la cuenta de usuario y cuáles de estos roles se han configurado para su usoen la interfaz de usuario de TaskSpace.• Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de un solo rol, aparecerá la interfaz de

usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponibles dependen de su rol.• Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de varios roles, se le pedirá que

seleccione uno. Además, si su cuenta es miembro de un rol que es a su vezmiembro de otro rol, el rol heredado también aparecerá en la lista, siempre quese haya configurado para su uso en la interfaz de usuario de TaskSpace.


Introducción

11. Si se le solicita, seleccione un rol y haga clic en Seleccionar.Aparecerá la interfaz de usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponiblesdependen del rol que haya seleccionado.

Nota: Después de iniciar sesión, puede cambiar a otro rol seleccionándolo en elcuadro de lista de la barra superior. La interfaz cambia para reflejar el nuevo rol.

Crear una aplicaciónEsta sección describe cómo crear una nueva aplicación de TaskSpace basada en laaplicación existente.

Nota: Los ajustes de la configuración en la aplicación básica son de sólo lectura. Paracambiar cualquier ajuste de la configuración, debe crear, por lo menos, una nuevaaplicación.

Para crear una aplicación:1. Inicie sesión en la interfaz de usuario de TaskSpace con una cuenta de usuario que

satisfaga los requisitos siguientes:• Inicie sesión como un usuario que tenga Privilegios de superusuario.• Inicie sesión como un miembro de un rol con acceso a la ficha Configuración de

TaskSpace. De forma predeterminada, el rol ts_designer tiene acceso a la fichaConfiguración de TaskSpace.

Para obtener instrucciones básicas, consulte Inicio de la interfaz de usuario, página46.

2. Haga clic en Configuración. Aparecerá un árbol que representa la aplicación enuno de los lados, y los ajustes aparecen en el otro lado. De forma predeterminada,se selecciona la raíz del árbol.


Introducción

3. Haga clic en Nueva aplicación. Aparecerá la página Crear aplicación.

4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre único.

5. (Opcional) En el cuadro Título, escriba un título para la aplicación. Este título (o elnombre de la aplicación, si no hay ningún título especificado) aparecerá en la páginade inicio de sesión y en la barra de título de explorador cuando los usuarios accedana esta aplicación.

6. Haga clic en Aceptar.Se crea una aplicación nueva basándose en la aplicación donde inició sesión. Lanueva aplicación hereda los componentes, las fichas, los roles y el resto de laconfiguración de la aplicación padre. Aparecerá un mensaje indicando la creaciónsatisfactoria de la nueva aplicación.


Introducción

7. (Opcional) Haga clic en Agregar marcador para este enlace. Termine de crear elmarcador tal y como le indique su navegador.

8. Copie la dirección URL para la nueva aplicación y haga clic en Cerrar.

9. En una nueva ventana del navegador, pegue la dirección URL copiada.Los capítulos siguientes proporcionan instrucciones de configuración adicionales:• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos• Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace• Capítulo 8, Configurar procesos• Capítulo 9, Configurar fichas•• Capítulo 11, Configurar interfaz de usuario

Modificar una aplicaciónEsta sección describe cómo modificar una aplicación existente de TaskSpace.

Nota: Los ajustes de la configuración en la aplicación básica son de sólo lectura. Paracambiar cualquier ajuste de la configuración, debe crear, por lo menos, una nuevaaplicación. Para obtener instrucciones, consulte Crear una aplicación, página 49.

Para modificar una aplicación:1. Inicie sesión en la interfaz de usuario de TaskSpace como un miembro de un rol que

tiene acceso a la ficha Configuración de TaskSpace. De forma predeterminada, elrol ts_designer tiene acceso a la ficha Configuración de TaskSpace. Para obtenerinstrucciones, consulte Inicio de la interfaz de usuario, página 46.


Introducción

2. Haga clic en Configuración. Aparecerá un árbol que representa la aplicación enuno de los lados, y los ajustes aparecen en el otro lado. De forma predeterminada,se selecciona la raíz del árbol.

3. En el cuadro Título, escriba un título para la aplicación. Este título aparece en lapágina de inicio de sesión y en la barra de título del explorador cuando los usuariosacceden a esta aplicación.Los capítulos siguientes proporcionan instrucciones de configuración adicionales:• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos• Capítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace• Capítulo 9, Configurar fichas•• Capítulo 11, Configurar interfaz de usuario


Introducción


Capítulo 3Preparación de las plantillas de FormsBuilder

La aplicación básica TaskSpace contiene un conjunto de componentes predeterminados. Loscomponentes de TaskSpace son plantillas de Forms Builder que han sido configuradas en TaskSpace.El software Forms Builder le permite crear plantillas específicas para el software TaskSpace, incluidasbúsqueda, vista de documento, carpeta, lista de tareas y plantillas de tarea. Después de que estasplantillas hayan sido instaladas en Forms Builder, entonces las puede configurar como componentesde TaskSpace. La interfaz de usuario de TaskSpace se basa en estos componentes. Este capítulodescribe cómo crear plantillas de Forms Builder:• Componentes de TaskSpace, página 54• Iniciar sesión en Forms Builder, página 55• Crear una plantilla para una interfaz de búsqueda, página 56• Crear una plantilla para una vista de documento, página 70• Crear una plantilla para la información de carpeta, página 76• Crear una plantilla para contenidos de carpeta, página 81• Crear una plantilla para iniciar un proceso, página 94• Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98• Crear una plantilla para una interfaz de tareas, página 114Para obtener más información sobre cómo utilizar el software Forms Builder, consulte la Guía delusuario de Documentum Forms Builder. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar plantillasde Forms Builder como componentes de TaskSpace, consulte Capítulo 7, Configuración de loscomponentes de TaskSpace.

Componentes de TaskSpaceDespués de crear e instalar plantillas en el software Forms Builder, los puede configurarcomo componentes en la interfaz de usuario de TaskSpace. La Tabla 7, página 55 indica


Preparación de las plantillas de Forms Builder

dónde aparece cada componente en la interfaz de usuario de TaskSpace y lo que permitehacer al usuario:

Tabla 7. Ubicación de cada componente en la interfaz de usuario de TaskSpace

Componente Ficha deTaskSpace

Notas de componente

Buscar Ficha debúsqueda

Permite a los usuarios recuperar y mostrardocumentos, carpetas u otros objetos.

Vista dedocumento

Vista dedocumento

Muestra un documento del tipo de objetoespecificado dentro de un visor.

Contenidode carpeta einformación

Vista decarpeta o fichade carpeta

Muestra información sobre una carpeta específica,una vista de árbol de la carpeta y sus subcarpetas yuna lista del contenido de carpeta. La lista puedeincluir términos de búsqueda y un filtro paraacotar la lista.

Inicio deproceso

Vista decarpeta o fichade carpeta

Permite a los usuarios iniciar procesos.

Lista de tareas Ficha de listade tareas

Muestra una lista de tareas para cada usuario ocola de trabajos. La lista puede incluir términos debúsqueda y un filtro para acotar la lista. Permite alos usuarios recuperar y mostrar las tareas.

Tarea Vista de tareas Muestra información acerca de una tarea y una listade paquetes asociados o una vista de documentode un paquete asociado.

Iniciar sesión en Forms BuilderEsta sección describe cómo iniciar sesión en el software Forms Builder.

Para iniciar el software Forms Builder:1. Del escritorio de Windows, seleccione Inicio > Programas > Documentum > Forms

Builder.Aparecerá el cuadro de diálogo Inicio de sesión: Debe estar conectado a unrepositorio para ejecutar el software Forms Builder.



Nota: Debe ser miembro del rol form_designer para iniciar sesión. Póngase encontacto con su administrador si recibe una advertencia de que no tiene permisopara iniciar sesión.

2. Del cuadro de lista Repositorio, seleccione el repositorio.

3. En el cuadro Nombre de usuario, escriba su nombre de usuario.

4. En el cuadro Contraseña, escriba su contraseña para el repositorio.

5. Haga clic en Inicio de sesión.Aparecerá el cuadro de diálogo Bienvenido a Forms Builder. El cuadro de diálogole permite crear una nueva plantilla, o abrir una plantilla existente.

Figura 14. Cuadro de diálogo Bienvenido a Forms Builder.

Crear una plantilla para una interfaz de búsquedaEl software Forms Builder le permite crear y configurar plantillas de búsqueda. Unaplantilla de búsqueda permite a los usuarios recuperar y mostrar documentos, carpetasu otros objetos. Una ficha de búsqueda de TaskSpace requiere, por lo menos, unaplantilla de búsqueda. Esta sección describe cómo crear una plantilla para una interfaz



de búsqueda. Considere crear una plantilla de búsqueda para cada tipo de objeto. Porejemplo, podría crear una plantilla de búsqueda para documentos y una para carpetas.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Cadaplantilla de búsqueda se crea en un tipo de objeto. Puede utilizar uno de los tipos deobjeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Las instrucciones sobrecómo crear un tipo de objeto están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumApplication Builder.

Nota: Otras plantillas utilizan la misma funcionalidad como la plantilla de búsqueda conun alcance más limitado. Una plantilla de búsqueda puede ser configurada para buscarcualquier tipo de objeto, en cualquier lugar del repositorio. Una plantilla de contenidode carpeta permite a los usuarios buscar objetos dentro de una carpeta específica. Unaplantilla de lista de tareas permite a los usuarios buscar tareas. Las instrucciones sobrecómo crear estas plantillas están disponibles en Crear una plantilla para contenidos decarpeta, página 81 y Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98.

Para crear una plantilla de búsqueda:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el

cuadro de diálogo Bienvenido a Forms Builder.

2. Del cuadro de lista Crear nueva plantilla, seleccione Componente de TaskSpace.

3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Buscar.



4. En el cuadro Introducir nombre, escriba un nombre único.

5. (Opcional) En el cuadro Descripción, escriba una descripción. Esta descripciónaparece en las propiedades de plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace.

6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un tipo de objeto para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar tipos de objeto para una plantilla de búsqueda, página 58.

Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de búsqueda

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un tipo deobjeto para los documentos o carpetas en que quiere que los usuarios puedan buscar.Puede crear una plantilla de búsqueda basada en un único tipo de objeto o, si conoceel Lenguaje de consulta de Documentum (DQL), basado en múltiples tipos de objeto.Puede encontrar más información sobre DQL en la Guía de referencia de DocumentumContent Server DQL.

Figura 15. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto para una plantilla de búsqueda

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Escoja el tipo de plantilla de búsqueda que quiera crear:



• Para crear una plantilla de búsqueda basada en un único tipo de objeto, seleccionela Búsqueda simple y seleccione un tipo de objeto. Por ejemplo, para buscardocumentos estándar, seleccione el tipo de objeto Documento (dm_document ).

• Para crear una plantilla de búsqueda basada en múltiples tipos de objeto conDQL, seleccione Búsqueda avanzada.

2. Haga clic en Siguiente.La página del asistente que aparece después depende de su selección:• Si seleccionó Búsqueda sencilla, la próxima página le permite seleccionar

las columnas para el conjunto de resultados. Se proporcionan instruccionesadicionales en Seleccionar columnas de conjunto de resultados para una plantillade búsqueda, página 59.

• Si seleccionó Búsqueda avanzada, la próxima página le permite completar lacreación de plantilla con DQL. Se proporcionan instrucciones adicionales enEspecificar una consulta de DQL para una plantilla de búsqueda, página 64.

Seleccionar columnas de conjunto de resultados para unaplantilla de búsqueda

Si seleccionó Búsqueda sencilla en la página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla, lapágina del Paso 3 proporciona una lista de atributos para el tipo de objeto seleccionadoen el repositorio actual. Esta página le permite seleccionar de esta lista de atributos yespecificar las columnas para el conjunto de resultados.



Figura 16. Asistente para plantillas nuevas: Columnas de conjunto de resultados para unaplantilla de búsqueda

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique qué columnas mostrar en el conjunto de resultados:

• Para mostrar una columna, selecciónela de la lista Atributos disponibles y hagaclic en .

• Para eliminar una columna, selecciónela de Columnas de resultados debúsqueda y haga clic en .

De forma predeterminada, esta lista muestra sólo los atributos personalizados. Paraver todos los atributos, borre Sólo atributos personalizados.Algunos atributos son necesarios para funcionalidades específicas:• Para incluir iconos de tipo de objeto en el conjunto de resultados, incluya

los atributos Tipo (r_object_type ) o Formato (a_content_type ) como unacolumna. El atributo r_object_type muestra un icono genérico basado en el tipoDocumentum, si está disponible. El atributo a_content_type muestra un iconomás específico basado en el formato de archivo (tales como TIFF o PDF).

• Para habilitar la funcionalidad de registro y retiro (incluida la de icono decandado) en el conjunto de resultados, incluya el atributo Retirado por(r_lock_owner) como una columna.

Puede ocultar estas columnas después de terminar con el asistente. La funcionalidadrelacionada se retiene.

2. Especifique el orden de columnas. Para mover una columna, selecciónela de la listaColumnas de resultados de búsqueda y haga clic en o en .



3. Haga clic en Siguiente.Ahora puede especificar criterios de búsqueda para la plantilla, tal y como se describeen Especificar los criterios de búsqueda para una plantilla de búsqueda, página 61.

Especificar los criterios de búsqueda para una plantilla debúsqueda

La página del Paso 4 del asistente Nueva plantilla le permite especificar criterios debúsqueda para la plantilla.

Figura 17. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una plantilla de búsqueda

La condición que seleccione determina la sintaxis de los criterios de búsqueda en lacláusula de consulta de búsqueda DÓNDE. La tabla siguiente describe las condicionesque pueden estar disponibles e indica la sintaxis resultante para una consulta de muestra:

Tabla 8. Condiciones de criterios de búsqueda

Condiciones Descripción Ejemplo

Igual a Devuelve elementos quecoinciden con el valorespecificado exactamente.

object_name = '$object_name$'



Condiciones Descripción Ejemplo

No es igual a Devuelve elementos queno coinciden con el valorespecificado exactamente.

object_name <> '$object_name$'

Similar a Devuelve elementos quecoinciden con un patrón con uncomodín.

object_name SIMILAR A'%$object_name$%'

No es similar a Devuelve elementos que nocoinciden con un patrón con uncomodín.

object_name NO ES SIMILAR A'$object_name$'

Empieza por Devuelve elementos en los quela primera parte coincide con elvalor especificado.

object_name EMPIEZA POR'%$object_name$%'

Termina por Devuelve elementos en los que laúltima parte coincide con el valorespecificado.

object_name TERMINA POR'%$object_name$'

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique los criterios de búsqueda:

• Especifique si quiere que los resultados sigan todos los criterios (búsqueda Y) ocualquier criterio (búsqueda O).

• Para cada criterio de búsqueda, seleccione un atributo del cuadro de listaVariable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y especifiquesi desea obtener entrada de usuario o utilizar un valor predeterminado.

• Para agregar otro criterio, haga clic en el signo más.• Para eliminar un criterio, haga clic en el signo menos que se encuentra a su lado.Si un usuario deja en blanco un campo, la búsqueda encuentra sólo elementos sinvalor en este campo.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede especificar restricciones de búsqueda para la plantilla, tal y como sedescribe en Especificar las restricciones de búsqueda para una plantilla de búsqueda,página 63.



Especificar las restricciones de búsqueda para una plantillade búsqueda

La página del Paso 5 del asistente Nueva plantilla le permite especificar restriccionesde búsqueda.

Figura 18. Asistente para plantillas nuevas: Restricciones de búsqueda para una plantilla debúsqueda

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Establezca restricciones de búsqueda para ayudar a evitar dificultades de

rendimiento:• Para limitar el número de objetos devuelto, seleccione Número máximo de

resultados y especifique el número máximo de objetos.• Para restringir la búsqueda por fecha, seleccione Restricciones de día y hora.

Entonces, en el cuadro adyacente, escriba el conteo numérico de la restricción detiempo, y del cuadro de lista adyacente, seleccione las unidades de restricción detiempo (en días, semanas, meses y años).

• Para especificar que un atributo diferente se utilice para la restricción de la fecha,seleccione un atributo del cuadro de lista Atributo de tiempo.

2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el tipo de objeto, columnas,criterios y restricciones que seleccionó, y agrega los controles predeterminados



(como un botón Buscar) a la plantilla. Ahora puede terminar de crear la plantilla, taly como se describe en Completar la creación de plantilla de búsqueda, página 66.

Especificar una consulta de DQL para una plantilla debúsqueda

Si seleccionó Búsqueda avanzada en la página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla,la página del Paso 3 le permite terminar de crear una plantilla de búsqueda basadaen múltiples tipos de objeto. Esta página requiere estar familiarizado con el Lenguajede consulta de Documentum (DQL) Puede encontrar más información sobre DQL enla Guía de referencia de Documentum Content Server DQL.

Figura 19. Asistente para plantillas nuevas: Consulta DQL para una plantilla de búsqueda

Para completar la creación de plantilla:1. Bajo Escriba una consulta DQL, escriba una instrucción de selección DQL con los

requisitos necesarios. Para indicar las variables del requisito, encierre el nombre decada variable entre signos de dólar ($). Por ejemplo, considere la consulta siguiente:SELECCIONE account_number DE customers DONDE first_name='$firstName$' y last_name=

En esta instrucción, first_name y last_name son los requisitos y firstName ylastName son los nombres variables. Cerciórese de que un elemento de datos existecon el mismo nombre que el de cada una de las variables. En Webtop o TaskSpace,el motor de formas sustituye la variable con el valor del elemento de datos. Puede



encontrar más información sobre cómo crear instrucciones en la Guía de referencia deDocumentum Content Server DQL.

Nota: Las plantillas de búsqueda no son compatibles con Seleccionar * en laconsulta DQL.

2. Para probar su consulta, haga clic en Probar consulta. aparecerá el cuadro de diálogoSimulación de consulta.

3. Complete el cuadro de diálogo de la siguiente manera:

a. Si los cuadros Términos están disponibles, introduzca los valores.

b. Haga clic en Ejecutar. Los resultados aparecen en la mitad inferior del cuadro dediálogo.

c. Para mostrar más resultados, seleccione un valor diferente del cuadro de listaMostrar más.

d. Si es necesario, modifique la consulta en el cuadro de diálogo Consulta.

e. Haga clic en Sincronización de términos. Los cuadros Términos se sincronizancon la consulta.

f. Repita los pasos a-e hasta que esté satisfecho con los resultados (y no aparezcanerrores después de hacer clic en Ejecutar).

g. Haga clic en Aceptar. La consulta modificada aparece en el asistente Nuevaplantilla.

4. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en la consulta de DQL queespecificó y agrega los botones predeterminados (como Buscar) a la plantilla. Ahora



puede terminar de crear la plantilla, tal y como se describe en Completar la creaciónde plantilla de búsqueda, página 66.

Completar la creación de plantilla de búsqueda

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla debúsqueda.

Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar los criterios de búsqueda y el

conjunto de resultados. Las siguientes secciones proporcionan descripciones brevesde lo que puede configurar:• Modificar la consulta en una plantilla de búsqueda, página 67• Modificar la configuración de columna para una plantilla de búsqueda, página 68Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

Nota: Si necesita ocultar controles, oculte cada control individualmente en lugar deocultar controles contenedor. Si oculta un control contenedor (como un cuadrohorizontal o vertical), los controles hijo del campo de texto no se inician. Si unode estos campos de texto es el término de búsqueda asociado con la función debúsqueda global de TaskSpace, el valor para ese término de búsqueda no puede seractualizado porque el control del cuadro de texto nunca se inició. Si uno de estoscampos de texto tiene un valor predeterminado asociado, el valor predeterminadono puede ser recuperado de ese control porque nunca se inició.

2. Para aumentar la capacidad de uso, agregue instrucciones para el usuario acercade los criterios de búsqueda, de las columnas de conjunto de resultados, o acercade sus propias configuraciones. Por ejemplo, si los criterios de búsqueda debenser introducidos en un formato particular, explique el formato requerido. Estasinstrucciones pueden tomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostradojunto a cada control. Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúresede que el enlace de Ayuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

3. Seleccione Archivo > Guardar.

4. Cuando la plantilla está lista para ser utilizada por los usuarios finales, seleccioneHerramientas > Instalar.



Nota: Para implementar esta plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace, debeconfigurarlo en la ficha Configuración de TaskSpace. Esto incluye agregar la plantillacomo un componente (consulte Agregar componentes, página 202), asociándose elcomponente con una ficha de búsqueda (consulte Capítulo 9, Configurar fichas) yasociándose la ficha de búsqueda con un rol (consulte ).

Modificar la consulta en una plantilla de búsqueda

Después de crear una plantilla de búsqueda con el asistente Nueva plantilla, toda laconfiguración que usted había especificado en el asistente está disponible para sermodificada en una consulta de DQL. Si conoce DQL, puede cambiar esta configuraciónantes de utilizarla en una interfaz de usuario. Puede encontrar más información sobreDQL en la Guía de referencia de Documentum Content Server DQL.

Para ubicar la consulta de DQL en la plantilla de búsqueda:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el nodo Group0 y seleccione Resultado de búsqueda.

2. Bajo Propiedades, haga clic en Especial. La consulta de DQL se muestra en el cuadroConsulta. Tabla 9, página 67 ofrece una lista con cada ajuste que puede haber sidoespecificado en el asistenteNueva plantilla y describe dónde se puede encontrar eseajusta en la consulta de DQL:

Tabla 9. Elementos configurables

Elemento configurable Ubicar el elemento

Tipo de objeto En la cláusula DE

Atributos del conjunto de resultados En la cláusula SELECCIONE

Criterios de búsqueda (variable, condición y sise va a obtener entrada de usuario o utilizar unvalor predeterminado)

En la cláusula DÓNDE

Restricciones de búsqueda (número máximo deresultados)

En la cláusula HABILITAR

Restricciones de búsqueda (restricción de fecha) En la cláusulaDÓNDE, despuésde los criterios de búsqueda

Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Modificar la configuración de columna para una plantilla de búsqueda

Después de crear una plantilla con el asistente Nueva carpeta, puede hacer ajustesadicionales a las columnas en esa plantilla.

Para mostrar la tabla Columnas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el nodo Group0 y seleccione Resultado de búsqueda.

2. Bajo Propiedades, haga clic en Especial.

Para modificar las columnas:1. En la tabla Columnas, seleccione la fila que representa la columna que desee

modificar.

2. Haga clic enModificar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar columna.

3. Modifique la configuración tal y como necesite para la columna seleccionada. Lasiguiente tabla describe cada configuración:

Tabla 10. Configuración de columna

Campo Descripción

Etiqueta decolumna

Escriba una nueva etiqueta en el cuadro o seleccione un icono delcuadro de lista, o realice ambas operaciones. El texto o el iconoaparecen en el encabezado de columna.

Ancho decolumna

Seleccione Automático o Fijo. Si selecciona Fijo, debe especificaruna longitud en la caja adyacente.



Campo Descripción

Mostrar Seleccione Verdadero (para hacer la columna visible a losusuarios finales) o Falso (para ocultar la columna a los usuariosfinales). Por ejemplo, si ha incluido un atributo como unacolumna para habilitar la funcionalidad específica en un conjuntode resultado de búsqueda, puede ocultar la columna aquí ytodavía mantener esa funcionalidad.

Clasificable Seleccione Verdadero (para permitir la clasificación en estacolumna) o Falso (para evitar clasificación en esta columna).Clasificar puede ser útil para el usuario final pero puede afectaral rendimiento.

Clasificado deforma prede-terminada

Seleccione Ninguno, Ascendente (para especificar que losvalores deben aumentar en esta columna), o Descendiente (paraespecificar que los valores deben disminuir en esta columna).Si una columna es visible a los usuarios finales, ellos puedencambiar el orden de clasificación en esta columna o clasificar otracolumna en su lugar.

Nota: Sólo una columna puede ser clasificada a la vez.

Estilo Seleccione Predeterminado, Anular con formato o Anularcon CSS. Si selecciona Anular con formato, el botón Editarse habilitará. (En Especificar el formato de caracteres en unacolumna, página 69 se proporcionan más instrucciones sobre laespecificación del formato de caracteres en una columna.) Siselecciona Anular con CSS, deberá seleccionar una clase CSSdel cuadro de lista.

4. Haga clic en Aceptar.Las instrucciones adicionales están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones adicionales están disponibles en .

Especificar el formato de caracteres en una columna

De forma predeterminada, todo el texto de una lista (el conjunto de resultados de unaplantilla de búsqueda, la lista de contenido de una plantilla de contenido de carpeta, o dela lista de tareas de una plantilla de lista de tareas) tiene el mismo formato de caracteres.El cuadro de diálogo Formato le permite especificar el formato de caracteres para eltexto en una columna.



Para especificar el formato de caracteres:1. En el cuadro de diálogo Editar columna, al lado de Estilo, seleccione Anular con

formato y haga clic en Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato.

2. Modifique el formato de caracteres para satisfacer sus necesidades:• Para especificar un color de texto diferente, haga clic en el botón de exploración

que se encuentra al lado de Fuente. Aparecerá un cuadro de diálogo Elegircolor. Seleccione un color y haga clic en Aceptar.

• Para especificar un tipo de letra diferente, selecciónelo del cuadro de lista Fuente.• Para utilizar negrita o cursiva, seleccione la casilla de verificación apropiada.

3. Haga clic en Aceptar.

Crear una plantilla para una vista de documentoEl software Forms Builder le permite crear y configurar plantillas de vista de documento.Una plantilla de vista de documento puede proporcionar una vista integrada de unaimagen de documento y sus metadatos asociados. Las plantillas de vista de documentoaparecen en una vista de documento para mostrar documentos, o en una vista de tareapara mostrar documentos asociados con tareas. Esta sección describe cómo utilizar elsoftware Forms Builder para crear una plantilla para una vista de documento.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Lasplantillas de vista de documento se crean en los elementos siguientes:• Por lo menos, un visor compatible instalado.

Visores diferentes, página 18 proporciona una lista de visores compatibles.

La documentación de TaskSpace proporciona una lista de visores compatibles.• El tipo de objeto dm_document o uno de sus subtipos. Puede utilizar uno de

los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Lasinstrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto están disponibles en la Guía delusuario de Documentum Application Builder.



Para crear una plantilla de vista de documento:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el



3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Ver documento.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un tipo de objeto para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar un tipo de objeto para una plantilla de vista de documento, página 71.

Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla de vistade documento

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un tipo de objeto.



Figura 20. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto documento para una plantilla devista de documento

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Del cuadro de lista Seleccione un tipo de objeto, seleccione un tipo de objeto, como

Documento (dm_document).

2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el tipo de plantilla y el tipode objeto que seleccionó y agrega a la plantilla varios controles predeterminadosasociados con el tipo de objeto. Estos controles predeterminados pueden incluir losbotones Aceptar, Aplicar y Cancelar. Ahora puede terminar de crear la plantilla, taly como se describe en Completar la creación de la plantilla de vista de documento,página 72.

Completar la creación de la plantilla de vista de documento

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla de vistade documento.

Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar el visor en la plantilla, tal y como

se describe en Configuración del visor en una plantilla de vista de documento,página 73.

2. Utilice el software Forms Builder para configurar todo los metadatos. Puedeconfigurar la plantilla agregando más controles o modificando o eliminando loscontroles predeterminados.




Nota: Cuando la plantilla de vista de documento se utiliza en TaskSpace, muestrasólo los objetos existentes. Los valores predeterminados son válidos únicamentepara nuevos objetos.

3. Considere agregar instrucciones para el usuario acerca del visor de imágenes o suspropias configuraciones. Por ejemplo, si agrega cuadros para indexar documentos, ylos valores de indexado deben ser introducidos en un formato particular, expliqueel formato requerido. Estas instrucciones pueden tomar la forma de un enlace deAyuda o de texto mostrado junto a cada control. Si agrega un enlace de Ayuda, creeun tema útil y asegúrese de que el enlace de Ayuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Nota: Para implementar esta plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace, debeconfigurarlo en la ficha Configuración de TaskSpace. Esto incluye agregar la plantillacomo un componente (consulte Agregar componentes, página 202) y asociar elcomponente con un rol (consulte ).

Nota: Si agrega un nuevo proveedor de visor de imagen (como Daeja ViewOne Pro o IGCBrava!) después de que la plantilla de vista de documento se ha creado y guardado, debeabrir y guardar la plantilla otra vez para que la actualización de proveedor surta efecto.

Configuración del visor en una plantilla de vista de documento

La interfaz de usuario de TaskSpace es compatible con otros visores diferentes. Cadavisor tiene distintas capacidades.

Visores diferentes, página 18 proporciona una lista de visores compatibles.

La documentación de TaskSpace proporciona una lista de visores compatibles.

Puede especificar dónde aparece el visor en la plantilla y el tamaño del visor en laplantilla, y si aparece de manera interna o como un elemento emergente. Otras opcionespueden estar disponibles dependiendo del visor seleccionado.



Para configurar al espectador:1. Bajo elModelo de UI, amplíe los nodos Group0 y Group1. Seleccione el elemento

de datos Vista previa de documento.


3. En el cuadro de diálogo Configurar visores, haga clic en Configurar, al lado delnombre del visor.Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del visor. El grupo Propiedades delproveedor agrupan varía según el visor. Las propiedades de pantalla restantes, en lamitad superior del cuadro de diálogo, son las mismas para todos los visores.

4. Modifique las propiedades del visor para satisfacer sus necesidades:• Para especificar el tamaño del visor en la plantilla, en los cuadros Ancho y

Altura, introduzca los valores en píxeles. Estos ajustes son válidos cuando unusuario muestra un documento con Ver acción (no con Editar o Abrir acción).

• Para cambiar la alineación del visor en la plantilla, seleccione Parte superior,Medio, o Parte inferior del cuadro de lista Alineación.

• Para ajustar aún más la ubicación de la ventana del elemento emergente,introduzca los valores en los cuadros Espacio horizontal y el Espacio vertical.

• Para mostrar el visor en una plantilla, seleccione Interior. Para mostrar el visoren otra ventana, seleccione Elemento emergente.



5. Si escogió mostrar el visor como un elemento emergente, modifique la configuraciónde elementos emergentes para satisfacer sus necesidades:• Para especificar la ubicación de la ventana de elemento emergente en la pantalla

de usuario, seleccione Centro, Parte superior izquierda, Parte superior derecha,Parte inferior izquierda, Parte inferior derecha o Posición exacta del cuadrode lista Posición.

• Si escogió Posición exacta para ajustar aún más la alineación del visor en laplantilla, introduzca los valores en los cuadros X e Y.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar la reutilización de la ventana deelemento emergente en la interfaz de usuario de TaskSpace, consulte Configurarreutilización de una ventana emergente, página 247.

6. Modifique la configuración específica del visor para satisfacer sus necesidades.(La disponibilidad de esta configuración depende del visor. Daeja ViewOne Pro eIGC Brava! se instalan por separado.)• Para especificar un color de fondo en un visor Daeja ViewOne Pro, haga clic en

el botón que se encuentra al lado del cuadro Fondo. Aparecerá un cuadro dediálogo Color de fondo. Seleccione un color y haga clic en Aceptar.

• Para permitir a los usuarios crear anotaciones en un visor Daeja ViewOne Pro,seleccione Anotaciones.

• Para permitir a los usuarios editar anotaciones en un visor Daeja ViewOne Pro,seleccione Editar anotaciones.

• Para permitir a los usuarios ver las vistas en miniatura en un visor IGC Brava!,seleccioneMostrar vistas en miniatura.



• Para permitir a los usuarios ver las vistas en miniatura en un visor DaejaViewOne Pro, seleccione una opción de la listaModo de visualización de vistasen miniatura.


Crear una plantilla para la información de carpetaEl software Forms Builder le permite configurar plantillas específicas para el softwareTaskSpace, entre las que se encuentran plantillas para carpetas. La información decarpeta y de plantillas de contenido aparece en una vista de carpeta de TaskSpace o enuna ficha de carpeta. Una plantilla de la información de carpeta muestra informaciónacerca de una carpeta. Una plantilla de contenido de carpeta muestra una lista delcontenido de una carpeta, que puede incluir documentos, subcarpetas y otros objetos.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Lasplantillas de información de carpeta se crean en un tipo de objeto de carpeta. Puedeutilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyospropios. Las instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto están disponibles en laGuía del usuario de Documentum Application Builder.



Para crear una plantilla de información de carpeta:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el



3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Información de carpeta.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un tipo de objeto para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar un tipo de objeto para una plantilla de información de carpeta, página 77.

Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla deinformación de carpeta

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un tipo de objeto.



Figura 21. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto Carpeta para una plantilla deinformación de carpeta

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Del cuadro de lista Seleccione un tipo de objeto, seleccione un tipo de objeto, como

Carpeta (dm_folder).

2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el tipo de plantilla y el tipode objeto que seleccionó y agrega varios controles predeterminados asociados conel tipo de objeto a la plantilla. Estos controles predeterminados pueden incluir uncuadro de Nombre de carpeta y un botón de Guardar. Ahora puede terminar decrear la plantilla, tal y como se describe en Completar la creación de la plantillade información de carpeta, página 78.

Completar la creación de la plantilla de información decarpeta

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla deinformación de carpeta.

Para completar la creación de plantilla:1. (Opcional) Utilice el software Forms Builder para configurar el acceso a la

información de carpeta, tal y como se describe en Configurar si los usuarios puedeneditar información de carpeta, página 79.



2. Utilice el software Forms Builder para configurar todo los metadatos. Puedeconfigurar la plantilla agregando más controles o modificando o eliminando loscontroles predeterminados.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

3. Para aumentar la capacidad, agregue las instrucciones para el usuario acerca de loscontroles predeterminados o sus propias configuraciones. Por ejemplo, si agregacuadros para indexar carpetas y los valores de indexado deben ser introducidos enun formato particular, explique el formato requerido. Estas instrucciones puedentomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostrado junto a cada control.Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúrese de que el enlace deAyuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Nota: Para implementar esta plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace, necesitatambién una plantilla de contenido de carpeta. Las instrucciones para crear una plantillade contenido de una carpeta se encuentran en Crear una plantilla para contenidos decarpeta, página 81. Debe configurar también esta plantilla en la ficha Configuración deTaskSpace. Esto incluye agregar la plantilla como un componente (consulte Agregarcomponentes, página 202), asociando opcionalmente el componente con una ficha decarpeta (consulte Capítulo 9, Configurar fichas) y asociando la ficha del componenteo carpeta con un rol (consulte ).

Configurar si los usuarios pueden editar información de carpeta

Cuando crea una plantilla de información de carpeta, el software Forms Builder agregavarios controles predeterminados, entre los que se encuentra el botón Guardar. Siseleccionó la Carpeta (dm_folder) tipo de objeto, el software Forms Builder añadetambién un cuadro de texto con el nombre de la carpeta asociado con el atributo delnombre del objeto para el tipo de carpeta. Cuándo estos controles son editables y visiblesa un rol, un usuario con ese rol puede cambiar la información de carpeta. Puedecontrolar el acceso a la información de la carpeta configurando el grado de edición yde visibilidad de estos controles.



Repita el siguiente procedimiento para cada control en la plantilla de información decarpeta.

Para configurar el grado de edición y de visibilidad de cada control:1. Bajo elModelo de UI, desplácese y seleccione el control para el que quiere configurar

el acceso.

2. Bajo Propiedades, haga clic en General, y, a continuación, en Reglas aparecerá unalista de reglas para el control seleccionado.

3. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Condiciones.

4. Para configurar una instrucción condicional basándose en un rol determinado:

a. Del primer cuadro de lista, seleccione Rol.

b. Del segundo cuadro de lista, seleccione Es igual a o No es igual a. Por ejemplo,para construir una instrucción que excluya un rol, seleccione No es igual a.

c. Del tercer cuadro de lista, seleccione el rol.

d. Para incluir más roles en la instrucción haga clic en Agregar.

e. Si ha especificado múltiples roles, únalos con o o y seleccionándolos del cuartocuadro de lista.

f. Para quitar un rol de la instrucción, haga clic en el botón Eliminar que seencuentra a su lado.

g. Para hacer que el control sea sólo de lectura para los roles especificados,seleccione Sólo lectura. Por ejemplo, si convierte en sólo lectura los controlesdel cuadro de texto para todos los roles menos los que usted especifica, losmiembros de los roles especificados podrán cambiar los valores para losatributos de carpeta.

h. Para ocultar el control de los roles especificados, seleccione Ocultos. Porejemplo, si oculta el control del botón Guardar de todos los roles menos los ustedespecifique, los miembros de los roles especificados podrán guardar cualquiercambio que pudieran hacer a los atributos de la carpeta.



i. Haga clic en Aceptar.Su nueva instrucción condicional aparecerá en la lista de reglas para esta plantilla.

5. Para modificar una instrucción, selecciónela y haga clic enModificar. Revise el pasotal y como se explica en el paso anterior y haga clic en Aceptar. Para la instrucciónAdicional puede cambiar sólo la configuración de Sólo lectura y Ocultos.)

6. Para quitar una instrucción, selecciónela y haga clic en Quitar.

7. Para subir una declaración, selecciónela y haga clic en Subir.

8. Para bajar una declaración, selecciónela y haga clic en Bajar. (La instrucciónAdicional no se mueve).

Para cada rol que se especifica en una regla de plantilla de información de carpeta, utilicela ficha Configuración de TaskSpace para configurarla para tener acceso a esta plantillade información de carpeta, o en una vista de carpeta o una ficha de carpeta. Para obtenerinstrucciones, consulte Capítulo 9, Configurar fichas y .

Crear una plantilla para contenidos de carpetaEl software Forms Builder le permite configurar plantillas específicas para el softwareTaskSpace, entre las que se encuentran plantillas para carpetas. La información decarpeta y de plantillas de contenido aparece en una vista de carpeta de TaskSpace o enuna ficha de carpeta. Una plantilla de la información de carpeta muestra informaciónacerca de una carpeta. Una plantilla de contenido de carpeta muestra una lista delcontenido de una carpeta, que puede incluir documentos, subcarpetas y otros objetos.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Lasplantillas de contenido de carpeta se crean en, por lo menos, un tipo de objeto. Puedeutilizar los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Lasinstrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto están disponibles en la Guía del usuariode Documentum Application Builder.



Para crear una plantilla de contenido de carpeta:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el



3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Contenido de carpeta.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2.Ahora puede seleccionar tipos de objeto para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar tipos de objeto para una plantilla de contenido de carpeta, página 83.



Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de contenidode carpeta

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar tipos de objeto.Los tipos de objeto que usted selecciona determinan qué atributos puede elegir de entrelos que se muestran en la siguiente página del asistente para usarlos como columnasen la lista de contenido de una carpeta.

Figura 22. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de objeto de documento para una plantilla decontenido de carpeta

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique si desea incluir los subtipos de dm_sysobject en la lista de tipos de

documento.

2. Especifique qué tipos de documento (como Documento (dm_document)) deseautilizar en esta plantilla:• Para mostrar una columna, selecciónela de la lista Seleccionar uno o varios

tipos de documentos y haga clic en .• Para quitar una columna, selecciónela de la lista Tipos de documentos

seleccionados y haga clic en .Considere la posibilidad de incluir Carpeta (dm_folder) para poder incluir unacolumna de Ruta de carpeta en la siguiente página del asistente.

3. Haga clic en Siguiente.



Ahora puede seleccionar columnas para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar las columnas para una plantilla de contenido de carpeta, página 84.

Seleccionar las columnas para una plantilla de contenidode carpeta

La página del Paso 3 del asistente Nueva plantilla le proporciona una lista de atributospara cada tipo de objeto seleccionado en el repositorio actual. Esta página le permiteseleccionar los atributos como columnas para la lista del contenido de una carpeta.

Figura 23. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla de contenido de carpeta

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Del cuadro de lista Seleccionar columnas para mostrar, seleccione un tipo de objeto.

Esta selección llenará la lista Seleccionar una o varias columnas.

2. Especifique qué columnas desea que se muestren en la lista:• Para mostrar una columna, selecciónela de la lista Seleccionar una o varias

columnas y haga clic en .• Para quitar una columna, selecciónela de la lista Columnas seleccionadas y

haga clic en .Algunos atributos son necesarios para funcionalidades específicas:



• Para incluir iconos de tipo de objeto en la lista del contenido, incluya el atributoType (r_object_type) o Format (a_content_type) como una columna. El atributor_object_type muestra un icono genérico basado en el tipo Documentum, si estádisponible. El atributo a_content_type muestra un icono más específico basadoen el formato de archivo (tales como TIFF o PDF).

• Para habilitar la funcionalidad de registro y retirada (icono de candado incluido)en la lista de contenido, incluya el atributo Retirado por (r_lock_owner) comouna columna.

Puede ocultar estas columnas después de terminar con el asistente. La funcionalidadrelacionada se retiene.

3. Especifique el orden de columnas. Para mover una columna, selecciónela de la listaColumnas seleccionadas y haga clic en o .

4. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar filtros para la plantilla, tal y como se describe en Especificarfiltros para una plantilla de contenido de carpeta, página 85.

Especificar filtros para una plantilla de contenido de carpeta

La página del Paso 4 del asistente Nueva plantilla le permite crear, modificar y eliminarlos filtros que utilizan criterios de búsqueda para reducir la lista del contenido de carpeta.

Figura 24. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de contenido de carpeta



Para continuar con la creación de la plantilla:1. Agregue, modifique, mueva, o quite filtros según necesite:

• Para agregar un filtro, haga clic en Agregar. Se proporcionan instruccionesadicionales en Crear o modificar un filtro, página 92.

• Para modificar un filtro, selecciónelo y haga clic enModificar. Se proporcionaninstrucciones adicionales en Crear o modificar un filtro, página 92.

• Para mover un filtro, selecciónelo y haga clic en o .• Para quitar un filtro, selecciónelo y haga clic en Quitar.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede especificar criterios de búsqueda para la plantilla, tal y como sedescribe en Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de contenido decarpeta, página 86.

Especificar criterios de búsqueda para una plantilla decontenido de carpeta

La página del Paso 5 del asistente Nueva plantilla le permite especificar criterios debúsqueda para la plantilla.

Figura 25. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una plantilla de contenidode carpeta



Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique los criterios de búsqueda:


• Para cada criterio de búsqueda, seleccione un atributo del cuadro de listaVariable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y especifiquesi desea obtener entrada de usuario o utilizar un valor predeterminado.

• Para agregar otro criterio, haga clic en el signo más.• Para eliminar un criterio, haga clic en el signo menos que se encuentra a su lado.Si un usuario deja un campo en blanco, la búsqueda ignorará el campo.

2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en la información que especificóy agrega controles predeterminados a la plantilla. Estos controles predeterminadospueden contener el botón Ir y el cuadro de listaMostrar. El cuadro de listaMostrarpuede ser utilizado para mostrar u ocultar subcarpetas de la carpeta y documentosseleccionados en esas subcarpetas. Los términos de búsqueda se organizan en doscolumnas. (Si sólo tiene un término de búsqueda, una columna está vacía). Ahorapuede terminar de crear la plantilla, tal y como se describe en Completar la creaciónde plantilla de contenido de carpeta, página 87.

Completar la creación de plantilla de contenido de carpeta

Después de haber completado el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantillade contenido de carpeta.

Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar los criterios de búsqueda, el filtro y

la lista del contenido. Las siguientes secciones proporcionan descripciones breves delo que puede configurar:• Modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de contenido de carpeta,

página 88• Modificar la configuración de la columna para una plantilla de contenido de

carpeta, página 89• Gestionar filtros para una plantilla de contenido de carpeta, página 91• Crear o modificar un filtro, página 92• Seleccionar tipos de documento diferentes para una plantilla de contenido de

carpeta, página 93




2. Para aumentar la capacidad de uso, agregue instrucciones para el usuario acerca delos criterios de búsqueda, del filtro, de las columnas de la lista de contenido, o acercade sus propias configuraciones. Por ejemplo, si los criterios de búsqueda debenser introducidos en un formato particular, explique el formato requerido. Estasinstrucciones pueden tomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostradojunto a cada control. Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúresede que el enlace de Ayuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Nota: Para implementar esta plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace, puede quenecesite también una plantilla de información de carpeta. Las instrucciones para crearuna plantilla del contenido de una carpeta se encuentran en Crear una plantilla para lainformación de carpeta, página 76. Debe configurar también esta plantilla en la fichaConfiguración de TaskSpace. Esto incluye agregar la plantilla como un componente(consulte Agregar componentes, página 202), asociando opcionalmente el componentecon una ficha de carpeta (consulte Capítulo 9, Configurar fichas) y asociando la ficha delcomponente o carpeta con un rol (consulte ).

Modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de contenido decarpeta

Después de que haya creado una plantilla de contenido de carpeta con el asistente Nuevaplantilla, puede cambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puedecambiar también los criterios de búsqueda (los requisitos), antes de utilizar la plantilla enuna interfaz de usuario.

Para modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de contenido decarpeta:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos folderListGroup. Seleccione

folderContentList.

2. Bajo Propiedades, haga clic en Especial. Al lado de Búsqueda de documentos,haga clic enModificar búsqueda.



3. Para agregar tipos de documentos, haga clic Seleccionar más tipos de documentos.Se proporcionan instrucciones adicionales en Seleccionar tipos de documentodiferentes para una plantilla de contenido de carpeta, página 93.

4. Crear los requisitos utilizando criterios de búsqueda, con o sin entrada de usuario:• Especifique si quiere que los resultados sigan todos los criterios (búsqueda Y) o

cualquier criterio (búsqueda O).• Para cada criterio de búsqueda, seleccione una variable del cuadro de lista

Variable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y especifiquesi desea obtener entrada de usuario o utilizar un valor predeterminado.



Modificar la configuración de la columna para una plantilla de contenidode carpeta

Después de crear una plantilla de contenido de carpeta con el asistente Nueva carpeta,puede hacer ajustes adicionales a las columnas en esa plantilla.

Para mostrar la tabla Columnas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos folderListGroup y seleccione

folderContentList.





modificar.




Campo Descripción

Etiqueta decolumna


Ancho decolumna






Campo Descripción






Gestionar filtros para una plantilla de contenido de carpeta

Después de crear una plantilla de contenido de carpeta con el asistente Nueva plantilla,puede cambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiartambién los filtros antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para mostrar la configuración de filtro para una plantilla de contenido de carpeta:1. Bajo el Modelo de UI, amplíe el Group0, folderListGroupy los nodos

FolderContentFilterGroup. Seleccione FolderContentsFilter oMostrar.


Para modificar la configuración del filtro:1. Al lado de Filtros, agregue, modifique, mueva, o quite los filtros tal y como necesite:



• Para mover un filtro, selecciónelo y haga clic en la flecha Arriba o Abajo.



• Para quitar un filtro, selecciónelo y haga clic en Quitar.

Crear o modificar un filtro

El cuadro de diálogo Filtro le permite crear o modificar un filtro para una plantilla decontenido de carpeta o una plantilla de lista de tareas.

Figura 26. Cuadro de diálogo Filtro

Para crear o modificar un filtro:1. En el cuadro Etiqueta , especifique una etiqueta para el filtro. Aparece en el cuadro

de lista Filtro en la interfaz de usuario.

2. Si el botón Agregar tipo de documento está disponible, puede agregar tiposde documento. (El botón Agregar tipo de documento está disponible si estáconfigurando un filtro para una plantilla de contenido de carpeta.) Se proporcionaninstrucciones adicionales en Seleccionar tipos de documento diferentes para unaplantilla de contenido de carpeta, página 93.

3. Si el botón Agregar tipo de datos estructurados está disponible, puede agregartipos de datos estructurados. (El botón Agregar tipo de datos estructurados estádisponible si está configurando un filtro para una plantilla de contenido de carpeta.)Se proporcionan instrucciones adicionales en Seleccionar diferentes tipos de datosestructurados para una plantilla de lista de tareas, página 113.

4. Especifique si quiere que los resultados sigan todos los criterios (búsqueda Y) ocualquier criterio (búsqueda O).



5. Para cada criterio de la búsqueda, seleccione una variable del cuadro de listaVariable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y seleccioneo especifique un valor.Los criterios de búsqueda que puede crear dependen del tipo de plantilla queconfigure. Por ejemplo:• En una plantilla de contenido de carpeta, podría seleccionar a Autores igual a

USUARIO (el usuario actual) como un criterio para el filtro.• En una plantilla de lista de tareas, podría seleccionar Fecha de vencimiento entre

el 24 de diciembre de 2006 y el 30 de diciembre 30 de 2006 como un criteriopara el filtro.

6. Para agregar otro criterio, haga clic en el signo Más y repita el paso anterior.

7. Para eliminar un criterio, haga clic en el signo menos que se encuentra a su lado.

8. Cuando haya terminado de definir el filtro, haga clic en Aceptar.

Seleccionar tipos de documento diferentes para una plantilla decontenido de carpeta

Después de crear una plantilla de contenido de carpeta con el asistente Nueva plantilla,puede cambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiartambién los tipos de documento antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para seleccionar tipos de documento diferentes para una plantilla de contenidode carpeta:1. Muestre el cuadro de diálogo Calificaciones o el de Filtros. Las secciones siguientes

proporcionan las instrucciones necesarias:• Modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de contenido de carpeta,

página 88• Gestionar filtros para una plantilla de contenido de carpeta, página 91

2. Haga clic en Agregar tipo de documento. Aparecerá el cuadro de diálogoSeleccionar tipo de documento.



3. Si ha creado algún tipo de documento con Process Builder para el propósito deeste contenido de carpeta, selecciónelo:• Para mostrar tipo de documento, selecciónelo de la lista Seleccionar uno o varios

tipos de documentos y haga clic en .• Para quitar un tipo de documento, selecciónelo de la lista Tipos de documentos

seleccionados y haga clic en .4. Haga clic en Aceptar.

Crear una plantilla para iniciar un procesoEl software Forms Builder le permite configurar plantillas específicas para el softwareTaskSpace, entre las que se encuentran plantillas de iniciación de proceso. Las plantillasde iniciación de proceso permiten que los usuarios inicien los procesos.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Unaplantilla de iniciación de proceso se crea en una plantilla de proceso instalada. ProcessBuilder le permite crear e instalar plantillas de proceso. Se proporciona información enlas siguientes ubicaciones:• Información general de configuración de inicio de proceso, página 36• Guía del usuario de Documentum Process Builder

Para crear una plantilla de iniciación de proceso:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el





3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Iniciar proceso.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un proceso para la plantilla, tal y como se describe en Seleccionarun proceso para una plantilla de iniciación de proceso, página 95.

Seleccionar un proceso para una plantilla de iniciación deproceso

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un proceso parala plantilla de iniciación de proceso. Esta página de las listas del asistente sólo instalóplantillas de proceso.



Figura 27. Asistente para plantillas nuevas: Proceso para una plantilla de inicio de proceso

Para continuar con la creación de la plantilla:1. De la lista Seleccionar un proceso, seleccione un proceso. La plantilla de iniciación

de proceso se asocia con la actividad de inicio del proceso que ha seleccionado.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar variables de proceso para la plantilla, tal y como se describeen Seleccionar variables de proceso para una plantilla de iniciación de proceso,página 96.

Seleccionar variables de proceso para una plantilla deiniciación de proceso

La página del Paso 3 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar variables deproceso para la plantilla de iniciación de proceso. Esta página del asistente le ofrece unalista con todas variables de proceso disponibles.



Figura 28. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para una plantilla de iniciaciónde proceso

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique qué variables de proceso desea que se muestren en el formulario:

• Para mostrar una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables deproceso disponibles y haga clic en .

• Para quitar una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables de procesoseleccionadas y haga clic en .

• Para mover una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables de procesoseleccionadas y haga clic en o en .

2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el proceso y en las variablesseleccionadas y agrega los botones Enviar y Cancelar por defecto a la plantilla.Ahora puede terminar de crear la plantilla, tal y como se describe en Completar lacreación de la plantilla de iniciación de proceso, página 97.

Completar la creación de la plantilla de iniciación de proceso

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla deiniciación de proceso.



Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar aún más la plantilla. Puede

configurar la plantilla agregando más controles o modificando o eliminando loscontroles predeterminados. Por ejemplo, si seleccionó las variables de proceso paraque se mostraran en la plantilla, puede modificar la etiqueta para cada una de ellas.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

2. Para aumentar la capacidad, agregue las instrucciones para el usuario acerca delos controles predeterminados o sus propias configuraciones. Estas instruccionespueden tomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostrado junto a cadacontrol. Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúrese de que el enlacede Ayuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Nota: No es necesaria configuración adicional alguna para aplicar esta plantilla en lainterfaz de usuario de TaskSpace. Cuando los usuarios inician la plantilla de procesoespecificada, aparecerá el proceso de iniciación configurado. Sin embargo, si piensaexportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno, debe agregar la plantilla como uncomponente en la ficha Configuración de TaskSpace. Las instrucciones se proporcionanen Agregar componentes, página 202.

Crear una plantilla para una lista de tareasEl software Forms Builder le permite configurar plantillas específicas para el softwareTaskSpace, entre las que se encuentran plantillas de lista de tareas. Las plantillas de listade tareas muestran las tareas de uno o de más procesos. Una ficha de lista de tareas deTaskSpace está basada en la plantilla de lista de tareas.

Puede utilizar los filtros para dar al usuario control variable sobre la lista de tareas. LaTabla 12, página 99 compara estos filtros con el fin de incrementar el control del usuario.



Tabla 12. Reducir la lista de tareas

Filtro Descripción

Filtro estándar Permite al usuario reducir la lista tal y como defina el filtro. Porejemplo, si crea un filtro que muestra todas las tareas y un filtroque muestra sólo las tareas del usuario actual, el usuario puedealternar entre estos filtros a su gusto.

Calificación con elvalor especificadoen la plantilla

Un valor predeterminado especificado en la plantilla reduce lalista de tareas. El usuario puede cambiar el valor. Por ejemplo,si usted crea una calificación que reduce la lista a sólo las tareasdel usuario actual, los usuarios ven sólo sus propias tareas. Sinembargo, el usuario puede cambiar el valor para mostrar unalista de las tareas de otro usuario.

Calificación con elvalor especificadopor el usuario

Le permite al usuario reducir la lista especificando un valor, tal ycomo defina la calificación. Por ejemplo, si crea una calificaciónbasada en la prioridad de las tareas, el usuario puede reducir lalista de tareas especificando un número de prioridad.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Lasplantillas de la lista de tareas se crean en los siguientes elementos:• Un tipo de objeto. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el

repositorio, o crear los suyos propios. Las instrucciones sobre cómo crear un tipo deobjeto están disponibles en la Guía del usuario de Documentum Application Builder.

• Una plantilla de proceso instalada. Process Builder le permite crear e instalarplantillas de proceso. Sus plantillas de lista de tareas pueden beneficiarse tambiénde un tipo de datos estructurados. Process Builder le permite crear tipos de datosestructurados. La Guía del usuario de Documentum Process Builder le proporcionainstrucciones detalladas.

Para crear una plantilla de lista de tareas:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el





3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Lista de tareas.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un tipo de bandeja de entrada para la plantilla, tal y como sedescribe en Seleccionar un de tipo de bandeja de entrada para una plantilla de listade tareas, página 100.

Seleccionar un de tipo de bandeja de entrada para unaplantilla de lista de tareas

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un tipo debandeja de entrada para la lista de tareas.



Figura 29. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de bandeja de entrada para una plantilla delista de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Seleccione un tipo de bandeja de entrada:

• Para una lista de tareas que contenga sólo las tareas del usuario actual, seleccioneLista de tareas de usuario.

• Para una lista de tareas que contenga tareas para usuarios en una cola de trabajos,seleccione Lista de tareas de cola de trabajos.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar procesos para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar procesos para una plantilla de lista de tareas, página 101.

Seleccionar procesos para una plantilla de lista de tareas

La página del Paso 3 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar procesos parala lista de tareas. Cada proceso tiene tareas asociadas. Seleccionando los procesos,especifique qué tareas quiere incluir en la lista de tareas. Ha de seleccionar, al menos, unproceso.



Figura 30. Asistente para plantillas nuevas: Procesos para una plantilla de lista de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique si incluir las tareas de todos procesos en el repositorio o de los procesos

seleccionados. Por ejemplo, quizás quiera crear una plantilla que incluya todoslos procesos para usuarios que asignen tareas y plantillas que incluyan procesosindividuales para los usuarios que trabajan en tareas.

Nota: Si selecciona todos los procesos, la lista de columnas posibles (más adelante enel asistente) no incluye cualquier variable del proceso.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar tipos de datos estructurados para la plantilla, tal y como sedescribe en Seleccionar tipos de datos estructurados para una plantilla de lista detareas, página 102.

Seleccionar tipos de datos estructurados para una plantillade lista de tareas

Un tipo de datos estructurado es una forma de representar datos empresariales relativosal flujo del proceso y que generalmente está formado por los siguientes elementos dedatos: Nombre, Tipo, [Valor predeterminado].

Hay dos clases de tipos de datos estructurados: simples y complejos. Un tipo de datossimples es un atributo sencillo como una cadena o un valor booleano. Un tipo de



datos complejos está formado por varios atributos. Por ejemplo, los elementos de unpedido de apropiación pueden ser organizados en el grupo Solicitud con los atributossubmitter_name, submitter_address y equipment_type. Dentro de cada tipo de datosestructurados, puede organizar también los atributos en los grupos relacionados que danla estructura visual al tipo de datos. Por ejemplo, dentro del tipo de datos estructuradosdel cliente, puede tener un grupo de dirección que contenga los atributos Ciudad yProvincia.

La página del Paso 4 del asistente Nueva plantilla muestra una lista de los tipos dedatos estructurados asociados con el proceso o procesos seleccionados y le permiteseleccionar uno o más tipos de datos estructurados para la lista de tareas. Los tipos dedatos estructurados proporcionan más opciones al especificar las columnas, los filtrosy las calificaciones para una plantilla de lista de tareas. Utilizando el ejemplo que seexplica anteriormente, los atributos Ciudad y Provincia pueden ser seleccionados comocolumnas para la lista de tareas.

Figura 31. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de datos estructurados para una plantilla delista de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Si ha creado tipos de datos estructurados con Process Builder para el propósito de

esta lista de tareas, selecciónelos:• Para mostrar un tipo de datos estructurados, selecciónelo de la lista Tipos de

datos estructurados disponibles,y haga clic en .• Para quitar un tipo de datos estructurados, selecciónelo de Tipos de datos

estructurados seleccionados,y haga clic en .



2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar columnas para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar columnas para una plantilla de lista de tareas, página 104.

Seleccionar columnas para una plantilla de lista de tareas

La página del Paso 5 del asistente Nueva plantilla muestra una lista de atributos y lepermite seleccionar uno o más como columnas para la lista de tareas. La lista incluye:• Una lista fija de columnas disponibles• Las variables de proceso asociadas con los procesos seleccionados (a menos que

usted haya seleccionado todos los procesos)• Atributos de los tipos de datos estructurados seleccionadosFigura 32. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla de lista de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique qué columnas desea que se muestren en la lista:

• Para mostrar una columna, selecciónela de la lista Columnas disponibles yhaga clic en .

• Para quitar una columna, selecciónela de la lista Columnas de búsqueda y hagaclic en .

• Para mover una columna, selecciónela de Columnas de búsqueda y haga clicen o en .



2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar filtros para la plantilla, tal y como se describe en Especificarfiltros para una plantilla de lista de tareas, página 105.

Especificar filtros para una plantilla de lista de tareas

La página del Paso 6 del asistente Nueva plantilla le permite crear, modificar y eliminarlos filtros que utilizan criterios de búsqueda para reducir la lista de tareas.

Figura 33. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de lista de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Agregue, modifique, mueva, o quite filtros según necesite:



• Para mover un filtro, selecciónelo y haga clic en o .• Para quitar un filtro, selecciónelo y haga clic en Quitar.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede especificar criterios de búsqueda para la plantilla, tal y como se describeen Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas, página 106.



Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de listade tareas

La página del Paso 7 del asistente Nueva plantilla le permite crear, modificar y eliminarcriterios de búsqueda (calificaciones), que reducen la lista de tareas.

Figura 34. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una plantilla de listade tareas

Para completar la creación de plantilla:1. Crear los requisitos utilizando criterios de búsqueda, con o sin entrada de usuario:


• Para cada criterio de búsqueda, seleccione una variable del cuadro de listaVariable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y especifiquesi desea obtener entrada de usuario o utilizar un valor predeterminado.


2. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el tipo de lista de tareas, elproceso, los tipos de datos, las columnas, los filtros y los criterios de búsqueda queseleccionó y agrega, por defecto, el botón Ir a la plantilla. Ahora puede terminar de



crear la plantilla, tal y como se describe en Completar la creación de la plantillade lista de tareas, página 107.

Completar la creación de la plantilla de lista de tareas

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla de listade tareas.

Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar los criterios de búsqueda, el filtro

y las columnas de lista de tareas. Puede configurar la plantilla agregando máscontroles o modificando o eliminando los controles predeterminados. Las siguientessecciones proporcionan descripciones breves de lo que puede configurar:• Selección del proceso de modificación para una plantilla de lista de tareas,

página 108• Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas, página 109• Modificar selección de columna para una plantilla de lista de tareas, página 110• Modificar configuración de columna para una plantilla de lista de tareas, página

111• Gestionar filtros para una plantilla de lista de tareas, página 113• Seleccionar diferentes tipos de datos estructurados para una plantilla de lista

de tareas, página 113Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

2. Para aumentar la capacidad de uso, agregue instrucciones para el usuario acerca delos criterios de búsqueda, del filtro, de las columnas de la lista de contenido, o acercade sus propias configuraciones. Por ejemplo, si los criterios de búsqueda debenser introducidos en un formato particular, explique el formato requerido. Estasinstrucciones pueden tomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostradojunto a cada control. Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúresede que el enlace de Ayuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .





Nota: Para implementar esta plantilla en la interfaz de usuario de TaskSpace, debeconfigurarlo en la ficha Configuración de TaskSpace. Esto incluye agregar la plantillacomo un componente (consulte Agregar componentes, página 202). Para una plantilla delista de tareas de usuario, debe asociar también el componente con una ficha de lista detareas (consulte Capítulo 9, Configurar fichas) y asociar la ficha de lista de tareas conun rol (consulte ). Para una plantilla de lista de tareas de cola de trabajos, debe asignartambién la cola de trabajos a la plantilla en la configuración del rol (consulte ).

Selección del proceso de modificación para una plantilla de lista detareas

Después de crear una plantilla de lista de tareas con el asistente Nueva plantilla, puedecambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiar tambiénla selección de proceso antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para modificar la selección de proceso para una plantilla de lista de tareas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos taskListGroup. Seleccione

taskList.

2. Bajo Propiedades, haga clic en Especial. Al lado de Búsqueda de tareas, haga clic enSeleccionar proceso. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar tarea.

3. Especifique si incluir las tareas de todos procesos en el repositorio o de los procesosseleccionados.




Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas

Después de crear una plantilla de lista de tareas con el asistente Nueva plantilla, puedecambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiar tambiénlos criterios de búsqueda antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos taskListGroup. Seleccione

taskList.

2. Bajo Propiedades, haga clic en Especial. Al lado de Buscar tarea , haga clic enModificar búsqueda.

3. Para agregar tipos de datos estructurados, haga clic en Seleccionar más de un tipode datos estructurados. Se proporcionan instrucciones adicionales en Seleccionardiferentes tipos de datos estructurados para una plantilla de lista de tareas, página113.

4. Crear los requisitos utilizando criterios de búsqueda, con o sin entrada de usuario:• Especifique si quiere que los resultados sigan todos los criterios (búsqueda Y) o

cualquier criterio (búsqueda O).• Para cada criterio de búsqueda, seleccione una variable del cuadro de lista

Variable, seleccione una condición del cuadro de lista Condiciones y especifiquesi desea obtener entrada de usuario o utilizar un valor predeterminado.





Modificar selección de columna para una plantilla de lista de tareas

Después de crear una plantilla de lista de tareas con el asistente Nueva plantilla, puedecambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiar tambiénlas columnas antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para mostrar la tabla Columnas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos taskListGroup. Seleccione

taskList.


Para modificar la selección de columnas para una plantilla de lista de tareas:1. Al lado de Columnas, haga clic en Agregar/Quitar. Aparecerá el cuadro de diálogo

Columnas.

2. Si necesario, selecciona el de tipo columna. Las columnas estándar están siempredisponibles. Sin embargo, si ha creado un tipo de datos estructurado con ProcessBuilder, también estará disponible en la lista como un tipo de columna.

3. Especifique qué columnas desea que se muestren en la lista:• Para mostrar una columna, selecciónela de la lista Columnas disponibles y

haga clic en .• Para quitar una columna, selecciónela de la lista Columnas de búsqueda y haga

clic en .



4. Especifique el orden de columnas. Para mover una columna, selecciónela deColumnas de búsqueda y haga clic en o en .


Modificar configuración de columna para una plantilla de lista de tareas

Después de crear una plantilla con el asistente Nueva carpeta, puede hacer ajustesadicionales a las columnas en esa plantilla.

Para mostrar la tabla Columnas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos taskListGroup. Seleccione

taskList.



modificar.






Campo Descripción

Etiqueta decolumna


Ancho decolumna











Gestionar filtros para una plantilla de lista de tareas

Después de crear una plantilla de lista de tareas con el asistente Nueva plantilla, puedecambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiar tambiénlos filtros antes de utilizar la plantilla en una interfaz de usuario.

Para mostrar la configuración de filtro para una plantilla de lista de tareas:1. Bajo elModelo de UI, amplíe el Group0 y los nodos taskListGroup. Seleccione

taskFilter.


Para modificar la configuración del filtro:1. Al lado de Filtros, agregue, modifique, mueva, o quite los filtros tal y como necesite:



• Para mover un filtro, selecciónelo y haga clic en la flecha Arriba o Abajo.• Para quitar un filtro, selecciónelo y haga clic en Quitar.

Seleccionar diferentes tipos de datos estructurados para una plantilla delista de tareas

Después de crear una plantilla de lista de tareas con el asistente Nueva plantilla, puedecambiar la configuración que había especificado en el asistente. Puede cambiar tambiénla lista de tipos de datos estructurados antes de utilizar la plantilla en una interfaz deusuario.

Para seleccionar diferentes tipos de datos estructurados para una plantilla delista de tareas:1. Muestre el cuadro de diálogo Calificaciones o el de Filtros. Las secciones siguientes

proporcionan las instrucciones necesarias:• Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas, página 109• Gestionar filtros para una plantilla de lista de tareas, página 113

2. Haga clic en Agregar tipo de datos estructurados. Aparecerá el cuadro de diálogoEstructurado Seleccionar tipo de datos estructurados.



3. Si ha creado tipos de datos estructurados con Process Builder para el propósito deesta lista de tareas, selecciónelos:• Para mostrar un tipo de datos estructurados, selecciónelo de la lista Tipos de

datos estructurados disponibles,y haga clic en .• Para quitar un tipo de datos estructurados, selecciónelo de Tipos de datos

estructurados seleccionados,y haga clic en .4. Haga clic en Aceptar.

Crear una plantilla para una interfaz de tareasEl software Forms Builder le permite configurar plantillas específicas al softwareTaskSpace, entre las que se encuentran plantillas de tareas, que se utilizan para procesos.Las plantillas de tareas aparecen en una vista de tareas para mostrar las tareas. Puedeespecificar si la plantilla de tareas muestra la vista de tarea estándar o una vista de tareacon una vista de documento incrustada. Esta sección describe cómo crear una plantillapara una interfaz de tarea.

La configuración de plantilla es principalmente un conjunto de varios elementos. Lasplantillas de tareas se crean en los siguientes elementos:• Una plantilla de proceso instalada. Process Builder le permite crear e instalar

plantillas de proceso. La Guía del usuario de Documentum Process Builder leproporciona instrucciones detalladas.

• Para el tipo de plantilla de tareas que muestra una vista de tarea con una vista dedocumento incrustada, una plantilla de vista de documento. Las instrucciones seproporcionan en Crear una plantilla para una vista de documento, página 70.

Nota: La plantilla de vista de documento y el paquete de la plantilla de procesodeben crearse en el mismo tipo de objeto.



Para crear una plantilla de tareas:1. En el software Forms Builder, seleccione Archivo > Nueva plantilla. Aparecerá el



3. Del cuadro de lista Tipo de plantilla, seleccione Tarea.



6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá el asistente Nueva plantilla, empezando por la página del Paso 2. Ahorapuede seleccionar un proceso para la plantilla, tal y como se describe en Seleccionarun proceso para una plantilla de tareas, página 115.

Seleccionar un proceso para una plantilla de tareas

La página del Paso 2 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar un proceso parala plantilla de tareas. Esta página de las listas del asistente sólo instaló plantillas deproceso.



Figura 35. Asistente para plantillas nuevas: Proceso para una plantilla de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. De la lista Seleccionar un proceso, seleccione un proceso.

2. Haga clic en Siguiente.Ahora puede seleccionar una actividad para la plantilla, tal y como se describe enSeleccionar una actividad para una plantilla de tareas, página 116.

Seleccionar una actividad para una plantilla de tareas

Los usuarios procesan las tareas para una actividad en un proceso a la vez, de modo quecada plantilla de tareas debe ser asociada con una tarea específica. La página del Paso 3del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar una actividad para la plantilla detareas. Esta página del asistente le ofrece una lista con todas las actividades del manualdisponibles. Cada actividad puede ser asociada con sólo una plantilla. Por lo tanto,cuando crea una plantilla de la tarea, la actividad que selecciona ya no está disponiblepara el uso con otras plantillas. (Eliminar una plantilla de tareas libera la actividad paraque se pueda utilizar con otra plantilla).



Figura 36. Asistente para plantillas nuevas: Actividad para una plantilla de tareas

Para continuar con la creación de la plantilla:1. De la lista Seleccionar una actividad, seleccione una actividad.

2. Si el proceso seleccionado no contiene paquetes, haga clic en Terminar.

3. Si el proceso seleccionado contiene paquetes, escoja si explorar más opciones deplantilla de tareas (las variables de proceso y la vista de documento) a través delasistente:• Para explorar más opciones, haga clic en Siguiente. Aparecerá la página del

Paso 4 del asistente. Se proporcionan instrucciones adicionales en Seleccionarvariables de proceso para una plantilla de tareas, página 118.

• Para crear la vista de tareas estándar, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar, el software Forms Builder crea una plantilla basadaen el proceso y la actividad que usted seleccionó y agrega varios controlespredeterminados asociados a la plantilla. La plantilla incluye el espacio designadopara instrucciones de tareas, forma base (en modo de sólo lectura) y el espaciodesignado para una fila de botones relacionados con la tarea. Las instrucciones y losbotones relacionados con la tarea aparecen basados en la lógica de Process Builder.Todos los botones que pueden utilizarse potencialmente en la actividad seleccionadase muestran, como Terminar, Delegar, Repetir y Cerrar. Se proporcionaninstrucciones adicionales en Completar la creación de la plantilla de tareas, página121.

Nota: Para asociarse esta plantilla de tareas con múltiples actividades, después decompletar el asistente, instale la plantilla y utilice a Process Builder para seleccionarla plantilla para cada actividad. La Guía del usuario de Documentum Process Builder leproporciona instrucciones detalladas.



Seleccionar variables de proceso para una plantilla detareas

La página del Paso 4 del asistente Nueva plantilla le permite seleccionar variables deproceso para la plantilla de tareas. Esta página del asistente le ofrece una lista con todasvariables de proceso disponibles.

Figura 37. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para una plantilla de tareas

Si el proceso que seleccionó en la página del Paso 2 del asistente no contiene paquetes,el botón Siguiente no está disponible y el asistente crea la vista de tareas estándar. Siel proceso seleccionado contiene uno o más paquetes, puede escoger si utilizar unavista de documento en la vista de tareas.

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Especifique qué variables de proceso desea que se muestren en el formulario:

• Para mostrar una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables deproceso disponibles y haga clic en .

• Para quitar una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables de procesoseleccionadas y haga clic en .

• Para mover una variable de proceso, selecciónela de la lista Variables de procesoseleccionadas y haga clic en o en .

2. Si el proceso seleccionado no contiene paquetes, haga clic en Terminar.

3. Si el proceso seleccionado contiene paquetes, escoja si desea utilizar una vista dedocumento en la vista de tareas:



• Para utilizar una vista de documento en la vista de tareas, haga clic en Siguiente.Aparecerá la página del Paso 5 del asistente. Se proporcionan instruccionesadicionales en Seleccionar una vista de documento para una plantilla de tareas,página 119.

• Para crear la vista de tareas estándar, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar, el software Forms Builder crea una plantilla basada enel proceso, la actividad y las variables de proceso que usted seleccionó y agregavarios controles predeterminados asociados a la plantilla. Si las variables del procesofueron tipos de datos estructurados repetitivos, aparecen en la plantilla como tablasrepetidas. La plantilla incluye el espacio designado para instrucciones de tareas,forma base (en modo de sólo lectura) y el espacio designado para una fila de botonesrelacionados con la tarea. Las instrucciones y los botones relacionados con la tareaaparecen basados en la lógica de Process Builder. Todos los botones que puedenutilizarse potencialmente en la actividad seleccionada se muestran, como Terminar,Delegar, Repetir y Cerrar. Se proporcionan instrucciones adicionales en Completarla creación de la plantilla de tareas, página 121.

Seleccionar una vista de documento para una plantilla detareas

La página del Paso 5 del asistente Nueva plantilla aparece si el proceso seleccionadocontiene algún paquete e hizo clic en Siguiente en la página anterior del asistente. Si estapágina aparece, le permite seleccionar una plantilla de vista de documento para utilizarlacomo base para la plantilla de la tarea. Esta página del asistente sólo ofrece la lista delas plantillas de vista de documento basada en el mismo tipo de objeto que el paqueteen la plantilla de proceso seleccionada.



Figura 38. Asistente para plantillas nuevas: Plantilla de vista de documento para una plantillade la tarea

Para continuar con la creación de la plantilla:1. Escoja si desea utilizar una vista de documento en la vista de tareas.

2. Si decidió utilizar una vista de documento, seleccione una plantilla de vista dedocumento de la lista.

3. Haga clic en Terminar.El software Forms Builder crea una plantilla basada en el proceso, la actividad, lasvariables de proceso y la plantilla de vista de documento que usted seleccionó. Silas variables del proceso fueron tipos de datos estructurados repetitivos, aparecenen la plantilla como tablas repetidas. La plantilla incluye el espacio designado parainstrucciones de tareas, para la vista de documento y el espacio designado para unafila de botones relacionados con la tarea. Las instrucciones y los botones relacionadoscon la tarea aparecen basados en la lógica de Process Builder. Todos los botonesque pueden utilizarse potencialmente en la actividad seleccionada se muestran,como Terminar, Delegar, Repetir y Cerrar. Los botones que le aparecen al usuariofinal dependen de si la tarea fue asignada a un usuario o una cola de usuarios. (Elelemento vista de documento es un marcador de posición para la plantilla de vistade documento entera dentro de la plantilla de la tarea. Los controles individualesasociados con la plantilla de vista de documento no aparecen en la plantilla detareas, aunque deberían aparecer en cualquier formulario de tareas creados a partirde esta plantilla de tareas). Ahora puede terminar de crear la plantilla, tal y como sedescribe en Completar la creación de la plantilla de tareas, página 121.



Completar la creación de la plantilla de tareas

Después de completar el asistente Nueva plantilla, termine de crear la plantilla tareas.

Para completar la creación de plantilla:1. Utilice el software Forms Builder para configurar aún más la plantilla. Puede

configurar la plantilla agregando más controles o modificando o eliminando loscontroles predeterminados. Por ejemplo, si seleccionó las variables de proceso paraque se mostraran en la plantilla, puede modificar la etiqueta para cada una de ellas.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .

Nota: La plantilla de tareas puede contener una plantilla de vista de documento.Puede cambiar la configuración para el visor en la plantilla de vista de documentopero no en la plantilla de tareas. Las instrucciones se proporcionan en Completar lacreación de la plantilla de vista de documento, página 72.

2. Para aumentar la capacidad, agregue las instrucciones para el usuario acerca de loscontroles predeterminados o sus propias configuraciones. Por ejemplo, si agrega unbotón, explique para qué acción está diseñado el botón. Estas instrucciones puedentomar la forma de un enlace de Ayuda o de texto mostrado junto a cada control.Si agrega un enlace de Ayuda, cree un tema útil y asegúrese de que el enlace deAyuda lo muestra.Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de DocumentumForms Builder.Las instrucciones detalladas están disponibles en .



Nota: Para asociar esta plantilla de tareas con múltiples actividades, utilice ProcessBuilder para seleccionar la plantilla para cada actividad. La Guía del usuario deDocumentum Process Builder le proporciona instrucciones detalladas.

Nota: No es necesaria configuración adicional alguna para aplicar esta plantilla en lainterfaz de usuario de TaskSpace. Cuando los usuarios muestran una tarea asociada conla actividad seleccionada, aparecerá la plantilla de tareas configurada. Sin embargo, sipiensa exportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno, debe agregar la plantilla



como un componente en la ficha Configuración de TaskSpace. Las instrucciones seproporcionan en Agregar componentes, página 202.


Capítulo 4Preparar usuarios, grupos y roles

La aplicación base TaskSpace contiene un rol predeterminado (ts_designer). Puede crear usuarios,grupos y roles adicionales para satisfacer sus necesidades. Las secciones siguientes proporcionanlas instrucciones necesarias:• Preparar usuarios, página 124• Preparar grupos, página 136• Preparar roles, página 145

Preparar usuariosEn esta sección se describen los siguientes temas:• Localizar a un usuario, página 124• Crear o editar un usuario, página 126• Propiedades de usuario, página 127• Importar usuarios, página 130• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 133• Ver los grupos y los roles a los que pertenece un usuario, página 134• Cambiar el nombre de un usuario, página 134• Reasignar objetos poseídos por un usuario, página 135• Eliminar un usuario, página 136

Localizar a un usuarioPara localizar a un usuario:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,

consulte Inicio de la interfaz de usuario, página 46.


Preparar usuarios, grupos y roles

2. Haga clic en Administración.

3. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.

4. En uno o más campos de búsqueda, escriba información sobre el usuario que deseaencontrar. Haga clic en Buscar.

Nota: También puede hacer clic enMostrar todos los usuarios



5. Si necesario, acote su búsqueda especificando la primera letra o las primeras letrasdel nombre del usuario. En el campo Empieza por, escriba la letra o letras delnombre del usuario y haga clic en Ir.

6. Para seleccionar un usuario, haga clic en el nombre del usuario.

Crear o editar un usuario

Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios.• Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá

tener una cuenta en el host del servidor.• Si el repositorio es el miembro controlador de una federación, un nuevo usuario

puede ser un usuario global. Los usuarios globales se gestionan medianteel repositorio controlador de una federación y tienen los mismos valores depropiedades en cada repositorio de la federación. Si agrega un usuario global alrepositorio controlador, ese usuario se agrega a todos los repositorios miembros.

• Si crea usuarios que se gestionarán mediante un servidor LDAP, las propiedadesuser_name y user_login_name del objeto dm_user deben tener valores non-nullúnicos y la propiedad user_address del objeto dm_user debe un valor non-null.



Para crear o editar a un usuario:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,




4. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo usuario, haga clic en Crear usuario.• Para editar a un usuario existente, localícelo y selecciónelo. A continuación, haga

clic en Propiedades. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un usuario,consulte Localizar a un usuario, página 124.

5. Escriba los valores para definir al nuevo usuario. Para obtener una explicación de laspropiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 127.


Propiedades de usuario

En la tabla siguiente se describen las propiedades de usuario que puedan necesitarexplicación adicional, además de sus nombres.



Tabla 14. Propiedades de usuario

Campo Descripción

Estado Determina si el usuario puede conectarse con el repositorio.Los usuarios activos pueden conectarse al repositorio. Unusuario inactivo o bloqueado no puede. Un usuario bloqueadosólo lo puede desbloquear un Administrador del sistema o unSuperusuario.

Nombre Determina el nombre del usuario cuando aparece en elarchivador inicial del usuario y en los elementos que el usuariocrea o modifica.

Nombre de iniciode sesión delusuario

Determina el nombre con el que el usuario inicia sesión en elrepositorio.

Dominio de iniciode sesión delusuario

Identifica el dominio en el que el usuario se autentica. Sueleser un dominio de Windows o el nombre del servidor LDAPutilizado para la autenticación.

Origen de usuario Determina el origen de autenticación. En función del sistemaoperativo, estarán disponibles algunas o todas las siguientesopciones:• Ninguno: el usuario se autentica en un dominio de Windows

o el usuario tiene una cuenta en el host de Content Server yes autenticado por el sistema operativo.

• LDAP: El usuario se autentica a través de un servidor dedirectorio LDAP.

• Contraseña interna: El usuario se autentica según lacontraseña almacenada en el repositorio. Elija Contraseñapara los usuarios del repositorio que no estén autenticadosen un servidor LDAP o dominio Windows. Esta opciónestá disponible sólo cuando se utiliza el Administrador deDocumentum o TaskSpace para crear usuarios. No estádisponible en otras aplicaciones en las que es posible crearusuarios.

Dirección de correoelectrónico

Dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientesa tareas de flujo de trabajo y eventos registrados.

Nombre de SO deusuario

Nombre de inicio de sesión para autenticar al usuario en unsistema operativo o en un servidor LDAP.



Campo Descripción

Dominio deWindows

Establece el dominio de Windows del usuario, que se utilizará siel repositorio está en un host de Windows o en un host de Unixcon un mapa de dominio para la autenticación de dominios deWindows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibe notificaciones y tareas.Para obtener instrucciones sobre cómo cambiar el repositorioinicial de un usuario existente, consulte Cambiar el repositorioinicial de un usuario, página 133

Carpetapredeterminada

Ubicación predeterminada para almacenar los elementos quecrea el usuario.

Grupopredeterminado

Grupo asignado a los elementos que crea el usuario.

Conjuntode permisospredeterminado

Conjunto de permisos asignado a los elementos que crea elusuario.

Nombre de base dedatos

Nombre del usuario en un RDBMS. Se utiliza si el usuario espropietario del repositorio o registra las tablas RDBMS.

Privilegios Autoriza al usuario a realizar ciertas actividades.

Al establecer esta opción, si otorga privilegios de Superusuario aun usuario después de instalar o de actualizar un repositorio,o bien tras ejecutar manualmente la secuencia de comandostoolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupodenominado admingroup.

Si revoca los privilegios de Superusuario de un usuario, quítelodel grupo admingroup.

Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado del usuario.

Flujo de trabajodesactivado

Indica que el usuario no está disponible para recibir las tareasde flujo de trabajo.



Campo Descripción

Propagar cambio alos miembros

Si está creando un usuario global, esto propaga sus cambiosa los miembros de la federación de repositorios. Un usuarioglobal es un usuario que se encuentra en todos los miembros deuna federación de repositorios y cuyos valores de propiedadesson los mismos en todos los repositorios. Los usuarios globalesse gestionan a través del repositorio controlador. Los usuariosglobales también pueden tener propiedades locales, quepueden modificarse en un repositorio local.Para obtener másinformación sobre usuarios globales, consulte la Guía del usuariode Documentum Administrator.

Desactivarcomprobaciónde fallo deautenticación

Permite al usuario más intentos de inicio de sesión que el límiteestablecido en el objeto Configuración del repositorio.

Importar usuarios

Puede importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada.

Para importar usuarios:1. Averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los

usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el hostdel servidor antes de crear los usuarios.

2. Cree el archivo de entrada. Para obtener más información, consulte Archivo deentrada para crear nuevos usuarios, página 130.

3. Realice la importación en la ficha Administración de TaskSpace. Para obtenerinstrucciones, consulte Realizar una importación de usuario de TaskSpace, página132.

Archivo de entrada para crear nuevos usuarios

Puede importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.



Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en elrepositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá queasignar la contraseña manualmente.

Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user.A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinacionesattribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios.Además, se asignan los siguientes valores predeterminados cuando se importa el archivo:

Tabla 15. Valores predeterminados para nuevos usuarios

Argumento Predeterminado

user_login_name nombre de usuario

privilegios 0 (ninguno)

carpeta /nombre de usuario

grupo docu

client_capability 1

Cada combinación de attribute_name:attribute_value debe estar en una nueva línea. Porejemplo:

object_type:dm_useruser_name:Silvia Morenauser_group:accountingacl_domain:morenaacl_name:ACL predeterminada de usuario globalobject_type:dm_useruser_name:Juan Santos

Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo comoun archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteresextendidos no se importarán.

Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son:

user_nameuser_os_nameuser_os_domainuser_login_nameuser_login_domainuser_passworduser_address



user_db_nameuser_group_nameuser_privileges (set to integer value)default_folderuser_db_namedescriptionacl_domainacl_nameuser_source (set to integer value)home_docbase user_state (set to integer value)client_capability (set to integer value)globally_managed (set to T or F)alias_set_id (set to an object ID)workflow_disabled (set to T or F)user_xprivileges (set to integer value)failed_auth_attempt (set to integer value)

Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo(attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo.

Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea(object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true[verdadero]) o F (de false [falso]). Ya no se emplean true, false, 1 o 0.

Cualquier conjunto de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name debeexistir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las ACL debenrepresentar conjuntos de permisos del sistema y no conjuntos de permisos privados.

Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes deejecutar el archivo para importar los usuarios.

Content Server crea la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.

Realizar una importación de usuario de TaskSpace

Para importar usuarios de un archivo:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,




4. Haga clic en Importar usuario.



5. Haga clic en Ruta de archivo de entrada y desplácese a la ubicación del archivo quecontenga la información necesaria para crear nuevos usuarios.

6. En los demás campos, especifique los valores de propiedad que se apliquen a todoslos usuarios que esté importando. Los valores especificados en el archivo de entradaanulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación de laspropiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 127.

7. Especifique cómo manejar información del archivo de entrada para cualquierusuario que ya existe en el repositorio:• Para cambiar la información existente, seleccione la opción Sobreescribir.• Para mantener la información existente, seleccione la opción Ignorar.

8. Haga clic en Importar.

Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es donde el usuario recibe las tareas y las notificaciones.

Para cambiar el repositorio inicial de un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones, consulte Localizar a

un usuario, página 124.

2. Haga clic con el botón derecho de su ratón sobre el usuario y seleccioneModificarrepositorio inicial .



3. Seleccione el nuevo repositorio inicial.

4. Seleccione cuándo ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.


Ver los grupos y los roles a los que pertenece un usuarioPara ver los grupos y los roles a los que pertenece un usuario1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un

usuario, página 124.

2. Haga clic con el botón derecho de su ratón sobre el usuario y seleccione Ver usuariosmiembro actuales. Aparecerá una lista de los grupos y de los roles. El usuarioseleccionado es un miembro de cada uno de estos grupos y papeles.

Cambiar el nombre de un usuarioPara cambiar el nombre de un usuario:1. Cree un nuevo usuario con el nuevo nombre. Para obtener instrucciones, consulte

Crear o editar un usuario, página 126.

2. Asigne los objetos del usuario existente a ese usuario. Para obtener instrucciones,consulte Reasignar objetos poseídos por un usuario, página 135.



Reasignar objetos poseídos por un usuario

Puede reasignar objetos poseídos por un usuario a otro usuario, a un grupo o a un rol.Este procedimiento es útil si va a eliminar un usuario del repositorio y desea reasignarlos archivos y objetos del usuario a otro usuario.

Para reasignar un elemento de un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un

usuario, consulte Localizar a un usuario, página 124.

2. Haga clic con el botón derecho de su ratón sobre el usuario y seleccione Reasignarusuario.

3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario, grupo o papel alque desea reasignar elementos.

4. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.

5. Indique si desea desbloquear u omitir los objetos retirados.

6. Indique si desea guardar los cambios y comunicar los resultados o únicamentecomunicar los resultados.




Eliminar un usuario

EMC Documentum recomienda convertir los usuarios en inactivos en lugar deeliminarlos del repositorio.

Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina lasreferencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos depermisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar una de las siguientesacciones:• Reasignar los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar objetos poseídos

por un usuario, página 135.• Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el

nuevo usuario hereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecenal usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.

Para eliminar a un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones, consulte Localizar a

un usuario, página 124.

2. Haga clic en Eliminar usuario.


Preparar gruposUn grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede serpropietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, elpropietario del grupo es el usuario que lo creó.

Esta sección consta de los siguientes temas:• localizar un grupo, página 137• Ver los usuarios en un grupo, página 137• Crear o editar un grupo, página 138• Privilegios para crear o modificar grupos, página 140• Propiedades de grupo, página 140• Agregar o quitar miembros de un grupo, página 142• Reasignar elementos de un grupo a otro, página 143• Eliminar un grupo, página 144



localizar un grupoPara localizar un grupo:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Grupos.

4. En el campo Empezar por, escriba la primera letra o letras del nombre del grupoy haga clic en Ir.

Ver los usuarios en un grupoPara ver los usuarios en un grupo:1. Localice el grupo. Para obtener instrucciones, consulte localizar un grupo, página

137.

2. Haga doble clic en el grupo.



Crear o editar un grupo

Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados.

Tabla 16. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Descripción

Crear grupo Puede crear un grupo con usted mismocomo propietario.

Puede modificar los grupos a los quepertenece.

Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo.

Superusuario Puede crear un grupo y asignar unusuario diferente como propietario.

Para crear o editar un grupo:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,






4. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo grupo, haga clic en Crear grupo.• Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo. A continuación, haga

clic en Propiedades.

Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte localizarun grupo, página 137.

5. Escriba la información adecuada para definir el nuevo grupo. Para obtener unaexplicación de las propiedades de grupo, consulte Propiedades de grupo, página 140.




Privilegios para crear o modificar grupos

Tabla 17. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Crear Modificar Eliminar

Crear grupo Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede agregar oeliminar miembrosy asignar lapertenencia aun grupo al quepertenezca elusuario

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Administrador delsistema

Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Superusuario Puede crear ungrupo y asignar lapertenencia a unusuario o grupodiferente

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminarcualquier grupo

Propiedades de grupo

Tabla 18. Propiedades de grupo

Campo Descripción

Nombre Nombre del grupo. El nombre debe estar formado por caracteresque sean compatibles con la página de códigos del SO del servidorde Content Server.

Sala inicial degrupo

Disponible en repositorios con los servicios de colaboraciónhabilitados. Si selecciona una sala, el grupo se considerará comoprivado en la sala.



Campo Descripción

Clase Distingue entre grupos y roles. Seleccione Grupo.

El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otrovalor que no sea el de grupo.

Direcciónde correoelectrónico

Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta es normalmente ladirección de correo electrónico del propietario del grupo.

Propietario Propietario del grupo. El usuario que selecciona tiene el privilegioCrear grupo. Si es un superusuario, podrá seleccionar el propietario.De lo contrario, podrá definir este campo como un grupo del quees miembro.

Administrador Administrador del grupo. El administrador puede modificar elgrupo. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario delgrupo podrán modificar el grupo.

Conjunto dealias

Conjunto de alias para el grupo.

Grupo global Si está conectado al repositorio controlador de una federación, estoconvierte el grupo en un grupo global.

Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado. En caso contrario, elgrupo es público. De forma predeterminada, los grupos creadospor usuarios con privilegios de Administrador del sistema oSuperusuario son públicos, mientras que los creados por usuarioscon un nivel de privilegios inferior son privados.

Grupodinámico

Convierte al grupo en un grupo dinámico. Un grupo dinámico es ungrupo formado por miembros potenciales, cualquiera de los cualespuede convertirse en miembro real en Webtop o TaskSpace.

En Webtop o TaskSpace, la aplicación desde la que un usuario accedeal repositorio puede solicitar que el usuario sea un miembro real.

Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridadbasada en roles. Por ejemplo, supongamos que define ungrupo dinámico denominado AdmIngen. El comportamientopredeterminado de pertenencia es asumir que los usuarios no sonmiembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar lapertenencia y los permisos. Si un usuario del grupo accede alrepositorio desde una aplicación segura, dicha aplicación puedeemitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo. Si el usuarioaccede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desdeuna aplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesióny Content Server no trata al usuario como un miembro del grupo. El



usuario no puede ejercer los permisos para cambiar la pertenencia olos permisos del grupo.

Agregar o quitar miembros de un grupoPara agregar o quitar miembros:1. Busque y seleccione el grupo. Para obtener instrucciones, consulte localizar un

grupo, página 137.

2. Haga doble clic en el grupo.

3. Para agregar a miembros:

a. Haga clic en Agregar miembros.

b. Seleccione los usuarios, grupos o roles que desee agregar.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Haga clic en Aceptar.

4. Para quitar miembros:

a. Seleccione los usuarios, grupos o roles que desee quitar.



b. Haga clic en Quitar miembros.

Reasignar elementos de un grupo a otro

Puede reasignar objetos poseídos por un grupo a otro grupo o a un rol. Esteprocedimiento es útil si va a eliminar un grupo del repositorio y desea reasignar losarchivos y objetos del grupo a otro grupo.

Para reasignar elementos de un grupo a otro:1. Haga clic en Administración.


3. Seleccione el grupo al que va a reasignar.

4. Haga clic con el botón derecho de su ratón sobre el grupo y selecciona Reasignar.



5. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un grupo o rol al que reasignar elementos.

6. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.




Eliminar un grupo

EMC Documentum recomienda que no quite los grupos del repositorio. En su lugar,quite todos los miembros del grupo y déjelo en el repositorio, o bien reasigne todos losobjetos propiedad del grupo a otro grupo o usuario. Para obtener instrucciones, consulteAgregar o quitar miembros de un grupo, página 142 o Reasignar elementos de un grupoa otro, página 143.

Para eliminar un grupo:1. Haga clic en Administración.


3. Seleccione el grupo.



4. Haga clic en Eliminar grupo.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar el grupo.

Preparar rolesUn rol es un grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unasdeterminadas obligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente.

Esta sección consta de los siguientes temas:• Localizar un rol, página 145• Crear o editar un rol, página 146• Propiedades de rol, página 147• Agregar o quitar miembros de un rol, página 148• Reasignar elementos de un rol a otro, página 150• Eliminar un rol, página 151

Localizar un rol

Un rol es un tipo de grupo que contiene un conjunto de usuarios u otros grupos queestán asignados a un rol determinado dentro del dominio de una aplicación cliente.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para localizar un rol:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Roles.



4. En el campo Empezar por, escriba la primera letra o letras del nombre del rol yhaga clic en Ir.

Crear o editar un rol

Esta sección describe para cómo crear un nuevo rol en la ficha de administración deTaskSpace.

Nota: Después de crear un nuevo rol en la ficha de administración de TaskSpace, debeutilizar la ficha de configuración de TaskSpace para agregar el rol a una aplicación deTaskSpace. Alternativamente, puede utilizar la ficha de configuración de TaskSpace paracrear un nuevo rol y agregarlo a una aplicación de TaskSpace al mismo tiempo. Paraobtener instrucciones, consulte Crear un nuevo rol, página 224.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para crear o editar un rol:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,






4. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo rol, haga clic en Crear rol.• Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo. A continuación, haga clic

en Propiedades.

5. Escriba los valores para definir el rol. Para obtener una explicación de laspropiedades, consulte Propiedades de rol, página 147.


Propiedades de rol

En la tabla siguiente se describen los campos que puedan necesitar explicación adicional,además de sus nombres.



Tabla 19. Propiedades de rol

Campo Descripción

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico delpropietario del rol. Si no se introduceningún valor, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.

Propietario El propietario puede modificar el rol.

Administrador Un usuario o un grupo, además de unSuperusuario o el propietario del rol, quepuede modificar el rol. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario delrol podrán modificar el rol.

Rol privado Crea el rol como un rol privado. Encaso contrario, el rol es un rol público.De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deAdministrador del sistema o Superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rolaparecerá en la lista de grupos, pero no enla de roles.

Papel dinámico Crea el rol como un grupo dinámico.Para obtener más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Propiedadesde grupo, página 140.

Agregar o quitar miembros de un rolPara agregar o quitar miembros:1. Haga clic en Administración.


3. Haga doble clic en el rol en el que quiere agregar o quitar miembros.Se mostrará la página de lista, con los miembros del rol.



4. Para agregar a miembros:

a. Haga clic en Agregar miembros.

b. Para ir a un determinado usuario, grupo o rol, escriba el nombre en el cuadro detexto y haga clic en Ir.

c. Seleccione los usuarios, grupos o roles que desee agregar.

d. Haga clic en la flecha para agregar.

e. Haga clic en Aceptar.

5. Para quitar miembros:

a. Seleccione los usuarios, grupos o roles que desee quitar.

b. Haga clic en Quitar miembros.



Reasignar elementos de un rol a otro

Puede reasignar objetos poseídos por un rol a otro rol, o a un grupo. Este procedimientoes útil si va a eliminar un rol del repositorio y desea reasignar los usuarios del rol yotros objetos a otro rol.

Para reasignar elementos de un rol a otro:1. Haga clic en Administración.


3. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el rol y seleccione Reasignar.

4. Haga clic en Seleccionar para seleccionar un grupo o rol al que reasignar elementos.

a. Para ir a un determinado grupo o rol, escriba el nombre en el cuadro de textoy haga clic en Ir.

b. Seleccione un grupo o rol.

c. Haga clic en Aceptar.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprogramado el trabajo o en este momento.






Eliminar un rol

Los roles son un tipo de grupo. EMC Documentum no recomienda eliminar roles. Ensu lugar, quite todos los miembros del rol y déjelo en el repositorio, o bien reasignelos miembros del rol a otro rol. Para obtener instrucciones, consulte Agregar o quitarmiembros de un rol, página 148 o Reasignar elementos de un rol a otro, página 150.

Para eliminar un rol:1. Haga clic en Administración.


3. Seleccione el rol.

4. Haga clic en Eliminar rol.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar el rol.


Capítulo 5Preparar conjuntos de permisos

Un conjunto de permisos (también conocido como listas de control de acceso o ACL), define lospermisos del nivel de objeto aplicados a objetos a los que se asignan los conjuntos de permisos.

Si precisa más información sobre la forma en que se comportan los conjuntos de permisos en el sistemade Documentum, consulte el capítulo de seguridad en la Guía de administración de Content Server.

Las secciones siguientes proporcionan información e instrucciones sobre los conjuntos de permisos:• Información general sobre permisos, página 152• Content Server evalúa el acceso a un objeto, página 157• Localizar conjuntos de permisos, página 159• Crear o modificar conjuntos de permisos, página 160• Crear conjuntos de permisos, página 160• Configuración de permisos de objeto básicos y extendidos de usuario, página 163• Ver o modificar conjuntos de permisos, página 165• Propiedades de la página de información y permisos, página 171• Eliminar conjuntos de permisos, página 174

Información general sobre permisosEn esta sección se describen los siguientes temas:• Permisos de objeto, página 153• Seguridad de carpeta, página 156• Conjuntos de alias predeterminados, página 157


Preparar conjuntos de permisos

Permisos de objeto

El acceso a carpetas y documentos en un repositorio está sujeto a restricciones deseguridad de la empresa. Todo el contenido del repositorio está asociado con permisosde objeto, que determinan el acceso que tienen los usuarios a cada objeto en el repositoriocomo un archivo, carpeta o archivador y definen su capacidad de realizar accionesespecíficas. Hay dos categorías de permisos de objeto:• Básico: se requiere para cada objeto en el repositorio• Extendido: OpcionalLos permisos básicos ofrecen la capacidad de acceso y manipulación del contenido de unobjeto. Los siete niveles de permisos básicos son jerárquicos y cada nivel superior deacceso incluye las capacidades de los niveles precedentes. Por ejemplo, un usuario conpermiso Relacionar tiene también los permisos Leer y Examinar.

Tabla 20. Permisos básicos

Permiso básico Qué permite

Ninguno No se permite acceso al objeto.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del objeto.

Leer Ver el contenido y las propiedades del objeto.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al objeto.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del objeto, además deregistrar una nueva versión de éste (con un nuevo número deversión). Sin embargo, no se pueden sobrescribir versiones existentesdel elemento ni modificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades del objeto, además deregistrar éste como la misma versión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar objetos.

Los permisos extendidos son opcionales; ofrecen la capacidad de realizar accionesespecíficas en relación con un objeto y se asignan de forma adicional a los permisosbásicos. Los seis niveles de permisos extendidos no son jerárquicos, de modo quecada uno debe asignarse explícitamente. Sólo los administradores del sistema y lossuperusuarios pueden otorgar o modificar permisos extendidos.



Tabla 21. Permisos extendidos

Permiso extendido Qué permite

Ejecutarprocedimiento

Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y usar la opción Método de ejecución para ejecutarprocedimientos externos en ciertos tipos de objetos. Unprocedimiento un programa Docbasic almacenado en elrepositorio como objeto dm_procedure.

Cambiar ubicación Los usuarios pueden mover un objeto de una carpeta a otra en elrepositorio. Un usuario debe tener también el permiso Escribirpara mover el objeto. Para enlazar un objeto, un usuario debetener también el permiso Examinar.

Cambiar estado Los usuarios pueden cambiar el estado de un elemento quetenga aplicado un ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios pueden modificar los permisos básicos de unobjeto.

Cambiar propiedad Los usuarios pueden cambiar el propietario del objeto. Si elusuario no es el propietario del objeto ni un superusuario, debetener también el permiso Escribir.

Eliminar extendido Los usuarios sólo pueden eliminar el objeto. Por ejemplo, quizásdesee que un usuario elimine documentos pero que no lospueda leer. Esto resulta útil para las aplicaciones de gestión deregistros donde son comunes los permisos discrecionales.

Cuando un usuario intenta acceder a un objeto, Content Server determina primero si elusuario tiene el nivel necesario de permisos básicos. Si no es así, los permisos extendidosse omiten.

Los conjuntos de permisos son configuraciones de permisos básicos y extendidosasignados a objetos en el repositorio que enumera a los usuarios y grupos de usuarios,y las acciones que pueden realizar. Cada objeto de repositorio tiene un conjunto depermisos que define los permisos de nivel de objeto aplicados, incluido quién puedetener acceso al objeto. Dependiendo de los permisos, los usuarios pueden crear nuevosobjetos, realizar acciones de gestión de archivos como importar, copiar o enlazararchivos, e iniciar procesos, como enviar archivos a flujos de trabajo.

A cada usuario se le asigna un conjunto de permisos predeterminado. Cuando unusuario crea un objeto, el repositorio asigna el conjunto de permisos predeterminadodel usuario al objeto. Por ejemplo, si el conjunto de permisos predeterminado concedea todos los miembros de un departamento el permiso Escribir y al resto de usuarios elpermiso Leer, éstos serán los niveles de acceso que se asignen al objeto.

Los usuarios pueden cambiar los niveles de acceso de un objeto si cambian el conjuntode permisos de dicho objeto. Para hacerlo, el usuario debe ser el propietario del objeto



(por lo general el propietario es el usuario que creó el objeto) o debe tener privilegios desuperusuario en el repositorio del objeto.

Cuando un usuario modifica un conjunto de permisos, éste se guardará como unconjunto de permisos asignado al usuario. Dicho usuario podrá entonces aplicar elconjunto de permisos a otros objetos del repositorio.

La capacidad para editar conjuntos de permisos depende de los privilegios de usuario enel repositorio:• Los usuarios con privilegios de superusuario puedenmodificar cualquier conjunto de

permisos en el repositorio. Podrán designar a cualquier usuario del repositorio comoel propietario de un conjunto de permisos, así como cambiar el propietario de unconjunto de permisos. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Los usuarios con privilegios de Administrador del sistema pueden modificarcualquier conjunto de permisos que les pertenezca a ellos o al propietario delrepositorio. Podrán designarse a sí mismos o al propietario del repositorio como elpropietario de un conjunto de permisos que hayan creado, así como cambiar lapropiedad del conjunto de permisos a favor del propio usuario o del propietario delrepositorio. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Los usuarios con privilegios menores que los de superusuario o Administradordel sistema son propietarios sólo de los conjuntos de permisos que crean. Podránmodificar cualquier conjunto de permisos de su propiedad, pero no podrán cambiaral propietario del conjunto de permisos.

Si designa al propietario del repositorio como el propietario del conjunto de permisos,ese conjunto de permisos será un conjunto de permisos del sistema (o público). Sólo unsuperusuario, administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden editar elconjunto de permisos. Si otro usuario distinto es el propietario del conjunto de permisos,se trata de un conjunto de permisos Normal (o privado) y puede editarlo el propietario,un superusuario, el administrador del sistema o el propietario del repositorio.

Los usuarios con permiso Escribir o Eliminar pueden cambiar el conjunto de permisosasignado a un objeto.

La seguridad protege la información en cada repositorio que utiliza permisos de objetocontrolar el acceso a archivadores, carpetas, documentos y otros objetos. Los permisosde objeto determinan las acciones que los usuarios pueden realizar en los objetos. Lospermisos pueden agregarse, eliminarse, modificarse o reemplazarse y configurarse deforma distinta para usuarios diferentes.

La sección sobre seguridad de la Guía de administración de Content Server contieneinformación adicional sobre los conjuntos de permisos.

Si utiliza Web Publisher de Documentum, y si el usuario no asigna un conjunto depermisos predeterminado, Content Server asignará un permiso predeterminado enfunción de la configuración de la propiedad default_acl en el objeto de configuración delservidor.



Seguridad de carpeta

La seguridad de carpeta es un nivel adicional de seguridad que refuerza la seguridadexistente de un repositorio. La implementación de esta opción de seguridad restringeaún más el número de operaciones permitidas en un repositorio. La seguridad de lascarpetas evita que los usuarios no autorizados agreguen o eliminen documentos, ocambien el contenido de las carpetas protegidas. Cuando se activa la seguridad decarpeta, un usuario debe tener el permiso Escribir (o mayor) en:• La carpeta de destino para crear, importar, copiar o enlazar un objeto en la carpeta.• La carpeta de origen para mover o eliminar un objeto de una carpeta.

La seguridad de carpeta sólo se aplica a cambios en el contenido de una carpeta. Porejemplo, un usuario con el permiso Examinar en una carpeta puede retirar y registrarobjetos dentro de la carpeta. La Guía de administración de Content Server contieneinformación sobre la asignación de seguridad de carpetas a un repositorio

Si utiliza Web Publisher de Documentum, y se utiliza la seguridad de carpeta en unrepositorio, todos los archivos de contenido que se encuentren en el estado Trabajo encurso deben tener el mismo permiso que la carpeta. Para utilizar el mismo permiso quela carpeta, el administrador deberá asegurarse de que el ciclo de vida con el estadoTrabajo en curso no aplique ninguna acción ACL definida. Por ejemplo:Trabajo en curso - lca de carpeta En prueba - WP "ACL En prueba predeterminado" Aproba

La Tabla 22, página 156 enumera las acciones a las que afecta la seguridad de carpeta.

Tabla 22. Permisos requeridos con seguridad de carpeta

Acción Requiere al menos el permiso Escribir para:

Crear un objeto El archivador o carpeta donde se cree el nuevoobjeto

Importar archivos o carpeta El archivador o carpeta a los que se importen losarchivos o la carpeta

Mover un objeto Tanto el archivador o carpeta de donde se extraigael objeto como la carpeta o archivador de destino

Copiar un objeto El archivador o carpeta de destino

Enlazar un objeto El archivador o carpeta de destino

Desenlazar un objeto El archivador o carpeta desde donde se desenlaceel objeto

Eliminar una versión de undocumento

La carpeta principal del documento



Acción Requiere al menos el permiso Escribir para:

Eliminar todas las versiones deun documento


Eliminar las versiones noutilizadas de un documento


Pregunte al administrador del repositorio para determinar si la seguridad de carpetaestá activada en el repositorio.

Conjuntos de alias predeterminados

Content Server agrega dos alias predeterminados a un conjunto de permisos:• dm_owner representa al propietario del conjunto de permisos.• dm_world representa a todos los usuarios del repositorio.

Nota: No puede eliminar dm_owner ni dm_world de un conjunto de permisos.

Content Server evalúa el acceso a un objetoCuando un usuario que no es el propietario de un objeto ni un superusuario solicitaacceso a SysObject, Content Server evalúa las entradas en el conjunto de permisos delobjeto de la forma siguiente:

1. Comprueba que haya una entrada para un permiso de acceso básico o extendido quebrinde al usuario el nivel de acceso solicitado (Examinar, Leer, Escribir, etc.)

Nota: El usuario siempre tiene acceso de lectura si es el propietario del documento,sin importar si hay o no una entrada explícita que otorgue acceso de lectura.

2. Comprueba que no haya entradas de restricción de acceso ni de restricción extendidaque nieguen el acceso del usuario en el nivel solicitado.

Si está presente, una entrada de restricción puede restringir específicamente alusuario o puede restringir el acceso para un grupo al que el usuario pertenezca.

3. Si hay entradas de grupo requerido, el servidor comprueba que el usuario esmiembro de cada grupo especificado.

4. Si hay entradas de conjunto de grupo requerido, el servidor comprueba que elusuario es miembro de por lo menos uno de los grupos especificados en el conjunto.



Si el usuario tiene el permiso requerido, sin restricciones de acceso, y es miembro decualquiera de los grupos o conjuntos de grupo requeridos, al usuario se le otorgaacceso en el nivel solicitado.

Cuando un usuario es el propietario de un objeto, Content Server evalúa las entradas enel conjunto de permisos del objeto de la forma siguiente:

1. Comprueba si el propietario pertenece a cualquier grupo o conjunto de gruposrequerido.

Si el propietario no pertenece a los grupos o conjuntos de grupos requeridos,entonces el propietario sólo recibe el permiso Leer como permiso básicopredeterminado, pero no recibe ningún permiso extendido.

2. Determina los permisos básicos y extendidos que se otorgan al propietario medianteentradas para dm_owner, al propietario específicamente (por nombre), o a través dela pertenencia al grupo.

3. Aplica cualquier entrada de restricción para dm_owner, el propietarioespecíficamente (por nombre), o cualquier grupo al que pertenezca el propietario.

4. El resultado constituye los permisos básicos y extendidos del propietario.

• Si no hay restricciones en los permisos básicos del propietario y la entradadm_owner no especifica un nivel más bajo, el propietario tiene el permisoEliminar de forma predeterminada.

• Si hay restricciones en el permiso básico del propietario, el propietario tiene elnivel de permiso que indiquen las restricciones. Sin embargo, un propietariosiempre tiene por lo menos el permiso Examinar; no pueden restringirse alpermiso Ninguno.

• Si no hay restricciones en los permisos extendidos del propietario, tienen,por lo menos, todos los permisos extendidos, excepto delete_object de formapredeterminada. El propietario puede tener también delete_object si ese permisose otorgó a dm_owner, al usuario específicamente (por nombre) o a través de ungrupo al que pertenezca el propietario.

• Si no hay restricciones en los permisos extendidos del propietario, entonceslos permisos extendidos de propietario son los que quedan después de aplicarlas restricciones.

Cuando Content Server evalúa el acceso de un superusuario a un objeto, el servidorno aplica las entradas AccessRestriction, ExtendedRestriction, RequiredGroup oRequiredGroupSet al superusuario. El permiso básico de superusuario se determinaevaluando las entradas de AccessPermit para el usuario, para dm_owner y paracualquier grupo al que pertenezca el usuario. Se otorga al superusuario el permiso



menos restrictivo entre estas entradas. Si el permiso es menor que Leer, se omite y elsuperusuario tiene el permiso Leer de forma predeterminada.

Los permisos extendidos de un superusuario son en su totalidad permisos extendidos,excepto delete_object y cualquier otro otorgado a dm_owner, al superusuario pornombre o a cualquier grupo al que pertenezca el superusuario. Esto quiere decir que lospermisos extendidos de un superusuario pueden incluir delete_object si ese permiso seotorga explícitamente a dm_owner, al superusuario por nombre o a cualquier grupo alque pertenezca el superusuario.

Localizar conjuntos de permisosEn esta sección se describe cómo localizar conjuntos de permisos.

Para localizar un conjunto de permisos:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Desplácese hasta Administración > Seguridad.Aparecerá la página Conjuntos de permisos.

4. Para ver un tipo específico de conjunto de permisos, seleccione una opción delcuadro de lista que está arriba del cuadro de lista Elementos por página:



• Seleccione Conjuntos de permisos del usuario actual para ver sólo sus conjuntosde permisos.

• Seleccione Conjuntos de permisos del sistema para ver sólo los conjuntos depermisos del sistema.

• Seleccione Generados manualmente para ver sólo los conjuntos de permisosgenerados manualmente.

• Seleccione Generados automáticamente para ver sólo los conjuntos de permisosgenerados automáticamente.

Crear o modificar conjuntos de permisosUtilice las páginas de Información y Permisos bajo el nodo Seguridad para crear, ver opara modificar los conjuntos de permisos. Las secciones siguientes proporcionan lasinstrucciones necesarias:• Crear conjuntos de permisos, página 160• Configuración de permisos de objeto básicos y extendidos de usuario, página 163• Ver o modificar conjuntos de permisos, página 165

Crear conjuntos de permisosAntes de guardar un conjunto de permisos, éste se valida de la forma siguiente:

1. Los nuevos descriptores de acceso (usuarios o grupos) de los permisos son evaluadospara confirmar que pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno delos grupos enumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

2. Los nuevos descriptores de acceso de las restricciones son evaluados para confirmarque pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno de los gruposenumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

Para crear un nuevo conjunto de permisos:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Desplácese hasta Administración > Seguridad. Aparecerá la página Conjuntosde permisos.



4. Haga clic en Crear conjunto de permisos. Aparecerá la página Nuevo conjunto depermisos, con la ficha Información al frente.

5. Introduzca información general acerca del nuevo conjunto de permisos:• Escriba el nombre del conjunto de permisos.• Escriba una descripción del conjunto de permisos.• Seleccione a un propietario del conjunto de permisos.

Si está conectado como superusuario o como propietario del repositorio, podrácambiar a quién pertenece el conjunto de permisos. Si está conectado conprivilegios de usuario que no sean de superusuario o propietario del repositorio,será el propietario.

• Seleccione una Clase para el conjunto de permisos del cuadro de lista:

Seleccione Regular para que sólo el usuario o grupo que lo crea pueda utilizarel conjunto de permisos. Cualquier usuario o grupo del repositorio excepto elpropietario del mismo puede crear un conjunto de permisos Normal.

Seleccione Público para el conjunto de permisos que utilizarán todos en unrepositorio. Cualquier usuario o grupo del repositorio puede crear un conjuntode permisos Público. Sólo el propietario del conjunto de permisos (el usuarioo grupo que lo creó), un superusuario, un administrador del sistema o elpropietario del repositorio pueden modificar o eliminar los conjuntos depermisos públicos. Si el propietario del repositorio es el propietario de unconjunto de permisos concreto, se denomina conjunto de permisos del sistema.

6. Haga clic en Siguiente.



La ficha Permisosmuestra las entradas predeterminadas de control de acceso:• dm_owner

El propietario del conjunto de permisos.• dm_world

Todos los usuarios del repositorio.

7. Para agregar descriptores de acceso (usuarios o grupos) al conjunto de permisos:

a. Haga clic en el enlace Agregar.

b. Para elegir de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en la ficha Todos. Paraelegir de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, haga clic en laficha Utilizados recientemente.

c. Seleccione los usuarios o grupos a agregar y luego haga clic en el botón Agregar.Para quitar un elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcarlo yhacer clic en el botón Quitar.

d. Haga clic en Aceptar.Aparecerá la página Definir permisos de acceso. Para más información acercade la página Definir permisos de acceso, consulte Configuración de permisos deobjeto básicos y extendidos de usuario, página 163.

e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.



f. En el área de Permisos extendidos seleccione los permisos extendidos quequiera agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios, haga clic en Siguiente para aplicar distintospermisos a cada usuario. Cuando haya terminado, haga clic en Terminar. De locontrario, haga clic en Aceptar.

8. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo:

a. Seleccione a los usuarios o grupos cuyos permisos desee editar.

b. Haga clic en el enlace Editar.Aparecerá la página Definir permisos de acceso. Para más información acercade la página Definir permisos de acceso, consulte Configuración de permisos deobjeto básicos y extendidos de usuario, página 163.

c. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área de Permisos extendidos seleccione los permisos extendidos quequiera agregar.


9. Para eliminar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar enlace.


Configuración de permisos de objeto básicos yextendidos de usuario

En la página Definir Permisos de Acceso, configure los permisos básicos y extendidospara un usuario.

Para configurar permisos básicos y extendidos de usuario:1. Para configurar los permisos básicos de usuario, seleccione el nivel correcto en el

cuadro de lista de Permisos Básicos.Los niveles de permiso son acumulativos; es decir, un usuario con permiso delectura en un objeto puede leer un archivo de contenido asociado y también ver laspropiedades del objeto. Los niveles de permiso son los siguientes:



Tabla 23. Permisos básicos

Permisobásico

Qué permite

Ninguno No se permite acceso al objeto.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del objeto.

Leer Ver el contenido y las propiedades del objeto.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al objeto.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del objeto, ademásde registrar una nueva versión de éste (con un nuevo númerode versión). Sin embargo, no se pueden sobrescribir versionesexistentes del elemento ni modificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades del objeto, ademásde registrar éste como la misma versión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar objetos.

2. Para configurar los permisos extendidos de usuario, seleccione las casillas deverificación apropiadas.Los permisos de usuario extendidos no son acumulativos. Los niveles de permisoextendidos son:

Tabla 24. Permisos extendidos

Permisoextendido

Qué permite

Ejecutarprocedimiento

Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y usar la opción Método de ejecución para ejecutarprocedimientos externos en ciertos tipos de objetos. Unprocedimiento un programa Docbasic almacenado en elrepositorio como objeto dm_procedure.

Cambiar ubicación Los usuarios pueden mover un objeto de una carpeta a otraen el repositorio. Un usuario debe tener también el permisoEscribir para mover el objeto. Para enlazar un objeto, unusuario debe tener también el permiso Examinar.

Cambiar estado Los usuarios pueden cambiar el estado de un elemento quetenga aplicado un ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios pueden modificar los permisos básicos de unobjeto.



Permisoextendido

Qué permite

Cambiarpropiedad

Los usuarios pueden cambiar el propietario del objeto. Si elusuario no es el propietario del objeto ni un superusuario,debe tener también el permiso Escribir.

Eliminarextendido

Los usuarios sólo pueden eliminar el objeto. Por ejemplo,quizás desee que un usuario elimine documentos pero queno los pueda leer. Esto resulta útil para las aplicacionesde gestión de registros donde son comunes los permisosdiscrecionales.

3. Aplique los permisos seleccionados:• Si agregó un usuario, haga clic en Aceptar.• Si agregó múltiples usuarios, haga clic en Siguiente para asignar los permisos

del siguiente descriptor de acceso o Terminar para asignar los mismos permisosa todos los descriptores de acceso cuyos permisos esté cambiando.

Ver o modificar conjuntos de permisosLas secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Ver o modificar un conjunto de permisos, página 165• Agregar usuarios a conjuntos de permisos, página 168• Eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 169• Cambiar los permisos asignados a un usuario, página 169

Ver o modificar un conjunto de permisosPara ver o modificar un conjunto de permisos:1. Localice un conjunto de permisos. Para obtener instrucciones, consulte Localizar

conjuntos de permisos, página 159.

2. Seleccione el conjunto de permisos que desee ver o modificar y, a continuación, hagaclic en Propiedades. Aparecerá la página Propiedades del conjunto de permisos,con la ficha información al frente.



3. Editar las propiedades en la ficha Información.Si precisa más información sobre la ficha Información, consulte Propiedades de lapágina de información y permisos, página 171.

4. Haga clic en la ficha Permisos.



Esta ficha muestra la lista de usuarios y grupos que han recibido permisos a travésdel conjunto de permisos. Por cada usuario o grupo, esta ficha muestra los permisosy los permisos extendidos dados.Si precisa más información sobre la página de Permisos, consulte Propiedades de lapágina de información y permisos, página 171.

5. Para agregar usuarios o grupos (descriptores de acceso) al conjunto de permisosseleccionado, haga lo siguiente. Debe tener los niveles de permiso adecuados paraagregar usuarios o grupos al conjunto de permisos:

a. Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar.

b. Para seleccionar de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en Todos. Paraseleccionar de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, haga clicen Utilizados recientemente.

c. Seleccione los usuarios o grupos a agregar y luego haga clic en el botón Agregar.Para quitar un elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcarlo yhacer clic en el botón Quitar.

d. Haga clic en Aceptar.Aparecerá la página Definir permisos de acceso. Para más información acercade la páginaDefinir permisos de acceso, consulte Configuración de permisos deobjeto básicos y extendidos de usuario, página 163.

e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

f. En el área Permisos extendidos, seleccione las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios o grupos, haga clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada uno. Cuando haya terminado, haga clic en Terminar.De lo contrario, haga clic en Aceptar.

6. Para editar los permisos de un usuario o grupo:

a. Seleccione a los usuarios o grupos cuyos permisos desee editar.

b. Haga clic en el enlace Editar.Aparecerá la página Definir permisos de acceso. Para más información acerca dela página Definir permisos de acceso, consulte Configuración de permisos deobjeto básicos y extendidos de usuario, página 163.

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.




7. Para eliminar usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic enel enlace Quitar.


Agregar usuarios a conjuntos de permisosPara agregar usuarios a un conjunto de permisos existente:1. Localice un conjunto de permisos. Para obtener instrucciones, consulte Localizar


2. Seleccione el conjunto de permisos que desea modificar y haga clic en Propiedades.Aparece la página de Información donde puede editar la descripción o cambiar laclase del conjunto de permisos.

3. Haga clic en la ficha Permisos.Aparece la página de Permisos.

4. En la sección Otorgar acceso a, haga clic en Agregar.Aparece el primer conjunto de usuarios, grupos y roles en el repositorio, en la páginaElija un usuario o grupo.Para ver más usuarios, grupos y roles, haga clic en las flechas de navegación.Para ver los usuarios, grupos o roles, seleccione respectivamenteMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles.

5. Seleccione los usuarios, grupos o roles que desea agregar al conjunto de permisos.

a. Seleccione los nombres de los usuarios, grupos o roles que desea agregar alconjunto de permisos.

b. Haga clic en la flecha para agregar.

c. Haga clic en Aceptar o Cancelar.• Haga clic en Aceptar para agregar los usuarios grupos y roles al conjunto

de permisos.

El sistema muestra la página Definir permisos de acceso.• Haga clic en Cancelar para cancelar la operación y volver a la página de

Permisos.6. En la página Definir Permisos de Acceso, seleccione los permisos básicos y

extendidos para el usuario, grupo o rol que se va a agregar. Para más informaciónacerca de la página Definir permisos de acceso, consulte Configuración de permisosde objeto básicos y extendidos de usuario, página 163.

7. Haga clic en Aceptar, Siguiente, Terminar o Cancelar.



• Haga clic en Aceptar para asignar los permisos al usuario, grupo o rolespecificado.

• Haga clic en Siguiente para asignar los permisos al usuario, grupo o rolindividual.

• Haga clic en Terminar para aplicar los cambios a todos los usuarios, gruposy roles restantes.

El sistema muestra la página de confirmación con el mensaje que advierte que sicontinúa, se aplicarán los cambios a todas las selecciones restantes. Para aplicarlos cambios individuales a selecciones diferentes, haga clic en Cancelar y recorralas selecciones usando los botones Siguiente y Anterior.

• Haga clic en Cancelar para cancelar la operación y volver a la página de Permisossin agregar ningún usuario, grupo o rol al conjunto de permisos.

Eliminar usuarios de conjuntos de permisosPara eliminar usuarios de un conjunto de permisos:1. Localice un conjunto de permisos. Para obtener instrucciones, consulte Localizar


2. Seleccione el conjunto de permisos que desea modificar y haga clic en Propiedades.Aparece la página de Información donde puede editar la descripción o cambiar laclase del conjunto de permisos.

3. Haga clic en la ficha Permisos.Aparece la página de Permisos.

4. En la sección Otorgar acceso a, seleccione los usuarios que desea eliminar.

5. Haga clic en Quitar.

6. Haga clic en Aceptar o Cancelar.• Haga clic en Aceptar para eliminar a los usuarios del conjunto de permisos.• Haga clic en Cancelar para cancelar la operación y volver a la página con la lista

de Conjuntos de permisos sin eliminar usuarios del conjunto de permisos.

Cambiar los permisos asignados a un usuario

En esta sección se describe cómo cambiar los permisos de un usuario en un conjuntode permisos.



Para cambiar los permisos de un usuario:1. Localice un conjunto de permisos. Para obtener instrucciones, consulte Localizar


2. Seleccione el conjunto de permisos que desea modificar y haga clic en Propiedades.Aparecerá la página Propiedades del conjunto de permisos, con la fichainformación al frente.

3. Haga clic en la ficha Permisos.

4. En la sección Otorgar acceso a, seleccione los usuarios que desea modificar.

5. Haga clic en Editar.Aparecerá la página Definir permisos de acceso.

6. Cambiar los permisos de usuario. Para más información acerca de la páginaDefinir permisos de acceso, consulte Configuración de permisos de objeto básicos yextendidos de usuario, página 163.

7. Haga clic en Aceptar, Anterior, Siguiente, Terminar o Cancelar.• Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios al conjunto de permisos y volver a

la página de Permisos.• Haga clic en Siguiente o Anterior para asignar permisos diferentes al usuario

siguiente o anterior.• Haga clic en Terminar para aplicar los cambios a todos los usuarios restantes.

El sistema muestra la página de confirmación con el mensaje que advierte que sicontinúa, se aplicarán los cambios a todas las selecciones restantes. Para aplicarlos cambios individuales a selecciones diferentes, haga clic en Cancelar y recorralas selecciones usando los botones Siguiente y Anterior.

• Haga clic en Cancelar para cancelar la operación y volver a la página de Permisossin cambiar el conjunto de permisos.

Nota: Los botones Aceptar y Cancelar aparecen cuando sólo un usuario, grupo o rolse selecciona en la secciónOtorgar acceso a en la página de Permisos. Si se seleccionamás de uno, aparecen los botones Anterior, Siguiente, Terminar y Cancelar.

8. Haga clic en Aceptar o Cancelar en la página de Permisos.• Haga clic en Aceptar para guardar los cambios hechos al conjunto de permisos.• Haga clic en Cancelar para cancelar la operación y volver a la página con la lista

de Conjuntos de permisos sin eliminar usuarios del conjunto de permisos.



Propiedades de la página de información ypermisos

En esta sección se describen los valores de los campos para las siguientes fichas en lapágina Propiedades del conjunto de permisos:• Info• PermisosFigura 39. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Información

Tabla 25. Página de información

Etiqueta decampo

Valor

Nombre (Obligatorio) Nombre del conjunto de permisos.

Descripción Descripción del conjunto de permisos.

Propietario Indica quién es el propietario del conjunto de permisos.• Si está conectado como superusuario o como propietario del

repositorio, podrá cambiar a quién pertenece el conjunto depermisos.

• Si desea crear un conjunto de permisos y está conectado conprivilegios de usuario que no sean de superusuario o propietariodel repositorio, usted será el propietario.



Etiqueta decampo

Valor

Clase Seleccione una clase para el conjunto de permisos en la lista.• Regular: Conjunto de permisos que sólo utiliza el usuario o el

grupo que lo crea. Cualquier usuario o grupo del repositorioexcepto el propietario del mismo puede crear un conjunto depermisos Normal.

• Público: Conjunto de permisos que puede utilizar cualquierusuario de un repositorio. Cualquier usuario o grupo delrepositorio puede crear un conjunto de permisos Público. Sóloel propietario del conjunto de permisos (el usuario o grupoque lo creó), un superusuario, un administrador del sistema oel propietario del repositorio pueden modificar o eliminar losconjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorioes el propietario de un determinado conjunto de permisos, sedenomina conjunto de permisos del sistema.

Siguiente Haga clic para continuar a la página de Permisos.

Cancelar Haga clic para cancelar la creación o modificación de un conjunto depermisos y volver a la página con la lista de Conjuntos de permisossin guardar ningún cambio.



Figura 40. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Permisos

Tabla 26. Página de Permisos

Etiqueta decampo

Valor

Otorgar accesoa

Content Server agrega automáticamente dm_owner y dm_worlda un conjunto de permisos. El alias predeterminado dm_ownerrepresenta al propietario del conjunto de permisos y dm_worldrepresenta a todos los usuarios del repositorio. No puede eliminardm_owner ni dm_world de un conjunto de permisos.• Haga clic en Agregar para agregar usuarios o grupos y sus

permisos al conjunto de permisos.• Seleccione un usuario y haga clic en Editar para modificar los

permisos básicos o extendidos.• Seleccione un usuario y haga clic en Eliminar para eliminar a un

usuario o grupo del conjunto de permisos.

Descriptoresde acceso

Muestra usuarios y grupos incluidos en el conjunto de permisos.

Anterior Haga clic para volver a la página de la Información.



Etiqueta decampo

Valor

Aceptar Haga clic para guardar los cambios y volver a la página con la listade Conjuntos de permisos.

Cancelar Haga clic para cancelar la creación o modificación de un conjunto depermisos y volver a la página con la lista de Conjuntos de permisossin guardar ningún cambio.

Eliminar conjuntos de permisosEn esta sección se describe cómo eliminar conjuntos de permisos. No puede eliminarplantillas de conjuntos de permisos con esta aplicación. Para eliminar una plantilla deconjunto de permisos, utilice Application Builder. La documentación de ApplicationBuilder proporciona las instrucciones sobre cómo eliminar plantillas de conjunto depermisos.

Para eliminar un conjunto de permisos:1. Localice un conjunto de permisos. Para obtener instrucciones, consulte Localizar


2. Seleccione los conjuntos de permisos que desea eliminar.

3. Haga clic en Eliminar.



Capítulo 6Preparar colas de trabajos

Las colas de trabajos guardan las tareas que pueden realizar los usuarios disponibles de undeterminado grupo.

Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Descripción general de la cola de trabajos, página 176• Configurar nuevas colas de trabajos, página 179• Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 180• Crear o modificar políticas de colas, página 182• Definir categorías de colas, página 185• Definir colas de trabajos, página 185• Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 188• Gestionar procesadores de colas de trabajos, página 189• Supervisar colas de trabajos, página 194

Nota: El rol queue_admin permite que los usuarios tengan acceso al nodo de Administración de colasde trabajos en la ficha Administración de TaskSpace.

Descripción general de la cola de trabajosUna cola de trabajos aumenta la eficacia de un flujo de trabajo en situaciones en las queel volumen de tareas es elevado y la necesidad de procesarlas con rapidez es importante.Las colas de trabajos son idóneas, por ejemplo, para modelos empresariales como uncentro de procesamiento de préstamos que cuente con aplicaciones para diversos tipos depréstamos con requisitos de procesamiento diferentes. Puede crear colas para distintospropósitos y organizarlas en categorías, lo que le permitirá gestionar y equilibrar lacarga de trabajo en su organización.

Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponiblesasignados a una cola. La lista de procesadores se define en la plantilla de procesomediante Process Builder. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una


Preparar colas de trabajos

cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadoresasignados para trabajar en dicha cola reciben las tareas en sus bandejas de entradapor orden de prioridad, o bien el gestor de la cola asigna manualmente el elementoa un determinado usuario. Los procesadores con el rol queue_advance_processor(procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola conindependencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en susbandejas de entrada.

El acceso de un procesador a las tareas en la cola de trabajos depende también de laconfiguración de la ficha de lista de tareas. Se puede dar a los usuarios la opción deseleccionar una lista de tareas de un cuadro de lista o de una vista de árbol del lado deuna ficha de lista de tareas. Si está disponible una vista de árbol, siempre está disponibleun nodo de Bandeja de entrada. El rol del usuario determina si también está disponibleun nodo de colas de trabajos. El nodo de bandeja de entrada proporciona acceso a laslistas de tareas de usuario. El nodo de colas de trabajos proporciona acceso a las listasde tareas de colas de trabajos. El cuadro de lista proporciona acceso a ambos tipos delistas de tareas.

Si precisa más información sobre cómo utilizar una lista de tareas, consulte Guía delusuario de Documentum TaskSpace. Si precisa información sobre la configuración de unaficha de lista de tareas, consulte Información general de configuración de fichas de listade tareas, página 30, Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98 y Abra unaficha lista de tareas., página 214.

Roles de colas de trabajos

En el contexto de las colas de trabajos, los usuarios se conocen como procesadores. Losprocesadores pueden tener dos roles: queue_processor (procesadores de colas) yqueue_advance_processor (procesadores de colas avanzados). Ambos roles recibentareas en sus bandejas de entrada que les ha asignado el supervisor de la cola oel propio sistema basándose en su perfil de habilidades. Los usuarios con el rolqueue_advance_processor no seleccionan las tareas con las que trabajan. Disponen deuna opción para que el sistema les envíe automáticamente una nueva tarea cuando sucola esté vacía, o bien pueden solicitar la siguiente tarea de forma manual medianteuna opción de menú. La aplicación asignará al procesador la siguiente tarea de mayorprioridad de entre las colas de trabajos a las que pertenece.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles descritos enla Tabla 27, página 178.



Tabla 27. Roles de usuario para colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas de colas, asignaprocesadores para que trabajen con las tareas,define los perfiles de habilidades que permiten a laaplicación asignar tareas al procesador adecuadoy puede agregar, editar o asignar perfiles dehabilidades a los procesadores de colas de trabajosindividuales.

Los administradores de colas pueden utilizarMonitor de colas de trabajos para ver las tareasexistentes en la cola, el nombre del procesadorasignado a cada una, el estado de las tareas, cuándose han recibido y su prioridad actual.

Los miembros del rol queue_admin(administradores de colas) no tienen el rolde administrador de forma predeterminada.

Los administradores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS pueden crearcolas de trabajos.

Queue_manager Supervisa las colas de trabajos para determinarqué colas presentan tareas atrasadas que sedeban realizar o cuáles contienen demasiadas.Los administradores de colas asignan los rolesa las colas y asignan a los usuarios el trabajo enelementos de colas. Los usuarios con este rolpueden volver a asignar tareas y suspenderlas.Asimismo, pueden agregar, editar y asignarperfiles de habilidades a procesadores de colas detrabajos individuales.

Los administradores de colas pueden utilizarMonitor de colas de trabajos para ver las tareasexistentes en la cola, el nombre del procesadorasignado a cada una, el estado de las tareas, cuándose han recibido y su prioridad actual.

Los gestores de colas que tengan privilegios paraCREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos.



Rol Lo que permite hacer

Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignado elsistema de una o más bandejas de entrada de lacola de trabajos. Los procesadores de colas puedensolicitar trabajos, suspender y quitar la suspensiónde trabajos, completar trabajos y reasignar sutrabajo a otros.

Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignado el sistemade una o más bandejas de entrada de la cola detrabajos. Además, selecciona las tareas con las queva a trabajar de una o más bandejas de entrada dela cola de trabajos. Si precisa información sobrecómo obtener una tarea, consulte Permitir que losprocesadores seleccionen tareas de la cola, página198 y la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.

Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajo históricosdesde el menú Flujo de trabajo.

Configurar nuevas colas de trabajosLa configuración de colas de trabajos es sobre todo un conjunto de varios elementos. Enesta sección se describe brevemente cómo establecer una nueva cola de trabajos, conreferencias a la documentación para ver los detalles.

Para establecer una nueva cola de trabajos:1. Cree los usuarios y grupos necesarios para procesar las colas de trabajo. Si precisa

más información, consulte Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles.

2. Si es necesario, configure la coincidencia de asignación de trabajo. Si precisa másinformación, consulte Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página180.

3. Cree las políticas de colas necesarias para la cola. Si precisa más información,consulte Crear o modificar políticas de colas, página 182.

4. Cree las categorías de colas. Si precisa más información, consulte Definir categoríasde colas, página 185.

5. Cree la cola de trabajos. Si precisa más información, consulte Definir colas detrabajos, página 185.



6. Si necesario, cree políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos. Siprecisa más información, consulte Definir políticas de anulación de colas de trabajos,página 188.

7. Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder.Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificaciónpara delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en ladefinición de la actividad. Los procedimientos para definir las plantillas de procesosse encuentran en la Guía del usuario de Documentum Process Builder.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajoCuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar losfiltros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidadeso los atributos que son necesarios para procesar tareas en la cola de trabajos. El filtro decoincidencia de asignación de trabajo enumera las capacidades, los atributos o la experienciaque se requieren para ejecutar tareas en una cola. El perfil de procesador, por su parte,enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos.Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea,el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignaciónde trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o los atributos que seprecisan para trabajar en una tarea concreta.

Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola,cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidadesde las que disponga.

Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elementopara una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que sehan definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en laplantilla correspondiente en Process Builder. (Una vez que se crea la tarea, no hay formade cambiar las habilidades necesarias asociadas). El sistema compara las habilidadesque requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos yemplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea.

Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador depréstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos,préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamospara vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación dehabilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidadpara un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos aloan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesadorintenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamospara vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada



asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Yun procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos.

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso

Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona elnombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la fichaEjecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignar alos valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a latarea y en Webtop o TaskSpace el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificara un procesador como su posible ejecutante.

Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de Documentum ProcessBuilder: Trabajar con actividades.

Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo

Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones dehabilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea enfunción de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con lasque cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores dehabilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que elsistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidadesque se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado.

La plantilla de proceso en Process Builder también debe tener estas habilidades definidaspara la tarea.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar omodificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager(gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.

Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo filtro, haga clic en Nuevo filtro coincidente.



• Para editar un filtro existente, selecciónelo y haga clic en Propiedades.5. Escribe un nombre para el filtro.

6. Si procede, escriba una descripción para el filtro.

7. Para un filtro nuevo, seleccione el tipo de datos de los valores de habilidaddisponibles en el cuadro de lista Tipo de datos.Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble.El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparacióndisponible en el cuadro de lista Operador de comparación.

8. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.

9. Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación y una etiqueta devisualización según el tipo de datos que haya seleccionado.Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamoconvencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamoconvencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización.

10. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario paradefinir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.

11. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtropara permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada con este filtro.Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamosinmobiliarios como préstamos para vehículos.

12. Haga clic en Aceptar.Después de haber creado una o más colas de trabajos, puede agregar filtros a las colas detrabajos, como se describe en Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo auna cola de trabajos, página 187.

Crear o modificar políticas de colasUna política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizarun seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistemaasignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valoresdistintos que el usuario configura en la política.

La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros degestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elementollega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola detrabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicialal elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad



eleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabajacon la tarea.

También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para elgestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuandoun determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos. Con unapolítica de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la queaún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo deaumento de antigüedad. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevastareas de una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con unaprioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuaciónsiempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará porun factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea hapermanecido en la cola y el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces,aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, porlo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo quela tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia.

Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controlesde calidad.

Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulacióncon un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esapolítica de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento.

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de colas.

Para crear o modificar una política de cola de trabajos:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas> Políticas de colas de trabajos.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Nueva política.• Para editar una política existente, selecciónela y haga clic en Propiedades.

4. Para una nueva política, escriba un nombre. (Para una política existente, puedeeditar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece comode sólo lectura. Para cambiar el nombre de una política es preciso que elimine laexistente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre).

5. Si necesario, haga clic en Editar para especificar un gestor de políticas diferente.

6. Defina la siguiente configuración:



• Umbral

El número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíennotificaciones al gestor de la cola advirtiéndole de que su número es elevado.Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajodm_QmThresholdNotification.

El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y definequién recibe las notificaciones.

• Prioridad máxima

Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envíannotificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tareaimportante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenancuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmPriorityNotification.

• Prioridad inicial

El nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando lacola de trabajo utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la colasin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campoAumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.

• Prioridad de incremento

El valor mediante el cual se incrementa el nivel de prioridad de lastareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta eltrabajo de caducidad.

• Comprobación del porcentaje de calidad

El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento detrabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. EnDecisión de repasar tarea de la cola de Process Builder se usa la configuracióndel control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo sedistribuye para un control de calidad.


Para eliminar una política de colas de trabajos:1. Seleccione la política de colas que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.

Nota: Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos oelementos de trabajo, el sistema no la elimina.




Definir categorías de colasLas categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos.Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial;de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajosen una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos sedeben crear antes que las colas de trabajos relacionadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden crear y editar categorías.

Para crear una categoría de colas:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas detrabajos.

3. Para anidar la nueva categoría en otra existente, desplácese hasta dicha categoría.

4. Seleccione Nueva Categoría.

5. Escriba el nombre de la nueva categoría.

6. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.


Para eliminar una categoría de colas:1. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.

Nota: Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, elsistema no la elimina.


Definir colas de trabajosLas colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas detrabajos. Antes de crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar unacategoría de cola y una política de cola. Para obtener detalles, consulte Definir categoríasde colas, página 185 y Crear o modificar políticas de colas, página 182.



Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas detrabajos.

3. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nuevacola de trabajos.

4. Haga clic en Nueva Cola de trabajos. Aparecerá la página Propiedades de la cola detrabajos.

5. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos en minúsculas.

Nota: No utilice comillas en el nombre de la cola de trabajo.

Nota: Después de haber creado la cola de trabajos, el nombre es de sólo lectura.

6. Si se requiere, introduzca una descripción para la nueva cola de trabajos.

7. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.

8. Seleccione una política para aplicar a la cola. La configuración para la política de lacola aparece como campos de sólo lectura en la página, salvo para el nombre de lapolítica y el nombre del gestor de políticas.

9. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar.El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.

10. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, especifique quéhabilidades se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidadespara filtrar y asignar tareas a la cola:

a. Haga clic en Agregar. El sistema mostrará una página en la que podráseleccionar habilidades específicas para aplicar a la cola de trabajos.

b. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clicen la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección decontenido de la página.

c. Haga clic en Aceptar.

11. Asigne procesadores a la cola en la tabla Procesadores asignados:

a. Haga clic en Agregar.



b. Seleccione los procesadores que está agregando a la cola de trabajo. Haga clicen la flecha para agregar para mover los procesadores al área de selección decontenido de la página.

Nota: Sólo los usuarios con roles queue_processor y queue_advance_processoraparecen en la lista de usuarios disponibles.

Si precisa más detalles sobre cómo preparar usuarios y grupos, consulte Capítulo4, Preparar usuarios, grupos y roles.

c. Haga clic en Aceptar . El sistema le solicitará que seleccione las habilidadesque usa para establecer las coincidencias entre las asignaciones de trabajo yprocesadores individuales.

d. Seleccione las habilidades apropiadas para cada procesador y aplique lashabilidades seleccionadas:• Si agregó un procesador, haga clic en Aceptar.• Si agregó varios procesadores, haga clic en Siguiente para seleccionar las

habilidades del siguiente procesador o en Terminar para seleccionar lasmismas habilidades para todos los procesadores seleccionados restantes.

Nota: El sistema no le permite guardar la página hasta que todos losprocesadores asignados tengan sus habilidades seleccionadas.

12. Haga clic en Aceptar.De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.

Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo auna cola de trabajos

Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajospara definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus procesadores. Todos losprocesadores deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtronuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistemale solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola.

Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dichahabilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.

Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola detrabajos:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas detrabajos y seleccione una cola de trabajos.



3. Haga clic en Propiedades. Aparecerá la página Propiedades de la cola de trabajos.

4. Haga clic en Agregar en Filtros de coincidencia de asignación de trabajo.

5. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.

6. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección decontenido de la página.

7. Haga clic en Aceptar .Si la cola de trabajos tiene usuarios para los que no se han especificado habilidades,aparece la página Habilidades para asignación de trabajo, y se le pide que seleccionelas habilidades para cada uno de estos usuarios.

Nota: Los perfiles de habilidades no están disponibles para grupos.

8. Seleccione las habilidades para cada usuario. Si sólo un usuario necesita lashabilidades especificadas, haga clic en Aceptar. Si varios usuarios necesitan lashabilidades especificadas, haga clic en Siguiente. Cuando haya seleccionado lashabilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.

9. En la página de cola de trabajos, haga clic en Aceptar.

Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola detrabajos:1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.

2. Haga clic en Propiedades. Aparecerá la página Propiedades de la cola de trabajos.

3. En Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Eliminar junto alfiltro que desee eliminar.

4. Haga clic en Aceptar.Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminanautomáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para losusuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservaránhasta que se eliminen en la página de perfil de propiedades del procesador de cadaprocesador. Para obtener instrucciones, consulte Gestionar procesadores de colas detrabajos, página 189.

Definir políticas de anulación de colas de trabajosUna política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación deprioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedadesy el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplearcuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes sedistribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentes



de productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos deaumento de antigüedad.

Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a una actividad,define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea queel sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas característicasasociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos paradefinir las propiedades del elemento de trabajo.

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de anulaciónde colas.

Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas> Políticas de anulación. Aparecerá la página Política de anulación de colas detrabajos.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política de anulación, seleccione Nueva política de

anulación de la cola de trabajos.• Para editar una política de anulación existente, selecciónela y haga clic en

Propiedades.4. Para una nueva política de anulación, escriba un nombre. Una vez que se ha

guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura.

5. Para agregar una cola de trabajos y una política:

a. Haga clic en Agregar. Aparecerá la página Asignación de políticas de colas detrabajos.

b. Seleccione la política y la cola que desea utilizar para su política de anulación.

c. Haga clic en Aceptar. Aparecerá de nuevo la página Política de anulación decolas de trabajos.

6. Para eliminar una cola de trabajos y una política, selecciónelas y haga clic enEliminar.


Gestionar procesadores de colas de trabajosLos procesadores de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desdeMonitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está



abierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios ygrupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidadde un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro.

Esta sección consta de los siguientes temas:• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 190• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 191• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página 191• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 193

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento esdemasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más procesadores auna cola.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios ygrupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:1. Muestre una lista de colas de trabajos usando uno de los siguientes elementos:

• Haga clic en Administración. Seleccione Administración de colas de trabajos >Colas de trabajos.

• Haga clic en Administración de colas.2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Haga clic en Agregar miembros. Aparece una página que le permite agregarmiembros a la cola de trabajos.

Nota: Los usuarios deben estar asignados al rol queue_processor (procesadores decolas) o queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) para apareceren esta lista.

5. Seleccione los usuarios, grupos o roles y haga clic en el botón de flecha de agregarpara moverlos.

6. Haga clic en Aceptar.Si no se han especificado habilidades para los usuarios que va a agregar, aparecela página Habilidades para asignación de trabajo, y se le pide que seleccione lashabilidades para cada uno de estos usuarios.



7. Seleccione las habilidades para cada usuario. Si sólo un usuario necesita lashabilidades especificadas, haga clic en Aceptar. Si varios usuarios necesitan lashabilidades especificadas, haga clic en Siguiente. Cuando haya seleccionado lashabilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.

Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:1. Muestre una lista de colas de trabajos usando uno de los siguientes elementos:

• Haga clic en Administración. Seleccione Administración de colas de trabajos >Colas de trabajos.



4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Haga clic en Quitar miembros.

Nota: Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece ensu bandeja de entrada hasta que se completa.

Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignaciónde trabajo

Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades,los atributos o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles dehabilidades para hacer coincidir un procesador con una tarea según las habilidades o losatributos que se requieren para realizarla.

El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidadesrelacionados con procesadores de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas detrabajos de un procesador mediante un perfil.

Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando seagregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Trasagregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil



de procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto dehabilidades. Los perfiles de habilidades no están definidos para grupos.

Nota: Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, elsistema no solicita que se asignen habilidades a un procesador.

Consulte Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos,página 187 para obtener más información sobre la actualización de habilidades para losusuarios cuando se agregan filtros a una cola.

Para agregar habilidades a un perfil de procesador:1. Para visualizar la interfaz de búsqueda del Perfil de Procesador, siga uno de los

procedimientos siguientes:• Haga clic en Administración. Desplácese hasta Administración >

Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos, seleccione una colade trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columnaUsuarios activos.

• Haga clic en Administración. Desplácese hasta Administración >Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo >Perfil del procesador. Aparece la interfaz de búsqueda del Perfil de Procesador,que le permite buscar un usuario específico por nombre o por grupo. Estainterfaz también le permite consultar una lista de todos los procesadores. Sigauno de los procedimientos siguientes para acceder al procesador al que vaa agregar habilidades:

— Seleccione Buscar en el cuadro de lista; escriba el nombre de usuario, grupo osistema operativo del usuario; haga clic en Buscar para buscar el procesador.

— SeleccioneMostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácesehasta el nombre del procesador.

• Haga clic en Administración de colas. Seleccione una cola de trabajo y haga clicen el enlace de la cola los usuarios en la columna Usuarios activos.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el usuario y seleccione Propiedades.Aparecerá la página Perfil del procesador.

3. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic enAgregar.

4. Seleccione un filtro en el cuadro de lista. Aparecen las habilidades relacionadascon dicho filtro.

5. Seleccione los valores apropiados para el procesador.

6. Haga clic en Aceptar. Aparece de nuevo la página Perfil del procesador.




Para eliminar habilidades de un procesador:1. Haga clic en Administración.

2. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.Aparece la interfaz de búsqueda del Perfil de Procesador, que le permite buscarun usuario específico por nombre o por grupo. Esta interfaz también le permiteconsultar una lista de todos los usuarios.

3. Seleccione el usuario y haga clic en Propiedades. Aparecerá la página Perfil delprocesador.

4. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, junto al filtroque esté relacionado con las habilidades que desea eliminar, haga clic en Eliminar.


Nota: Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjuntoconcreto de habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.

Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos

El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según losniveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar unahabilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajosque le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colasasignadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario.

Para actualizar un perfil de procesador:1. Muestre una lista de colas de trabajos usando uno de los siguientes elementos: .

• Haga clic en Administración. Seleccione Administración > Administración decolas de trabajos > Colas de trabajos.



4. Seleccione un usuario o grupo.

5. Haga clic en Propiedades.La página Perfil del procesadormostrará una lista de las habilidades del usuario,además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.



6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en latabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo.La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y uncuadro de lista de los filtros asociados a las colas de trabajos asignadas.

7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.

8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.

9. Haga clic en Aceptar. Aparece de nuevo la página Perfil del procesador.


Supervisar colas de trabajosAunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desdesus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panelde mandos para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver elestado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política,la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el númerode usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad superael nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la filacorrespondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita.

Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionardistintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puedeelegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en elicono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee.

Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso,seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. Tambiénpuede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionandoMis colas de trabajos. La opciónMostrar descendientes muestra todas las colas detrabajos anidadas en las categorías.

Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro delista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuarioestarán disponibles para su selección.

Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:1. Haga clic en Administración de colas.

2. Haga clic enMis categorías.

3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregarcon el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página.



4. Haga clic en Aceptar .

Para ver la carga de trabajo de una cola de trabajos:Los gestores y administradores de colas de trabajos pueden ver las bandejas de entradade sus colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento.

1. Muestre una lista de colas de trabajos usando uno de los siguientes elementos:• Haga clic en Administración. Seleccione Administración > Administración de

colas de trabajos > Colas de trabajos.• Haga clic en Administración de colas.

2. Seleccionar una cola de trabajos.

3. Seleccione Ver carga de trabajo.El sistema muestra esa lista de tareas de cola de trabajos y las tareas que contiene.

Para controlar y actualizar colas de trabajos activas:1. Muestre una lista de colas de trabajos usando uno de los siguientes elementos: .

• Haga clic en Administración. Seleccione Herramientas > Administración decolas de trabajos > Monitor de colas de trabajos.

• Haga clic en Administración de colas.2. Para ver las tareas de la cola activa, haga doble clic en el nombre de la cola.

Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (dondenúmero es el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado,

página 196• Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 196• Suspender una tarea de cola de trabajos, página 197• Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 197• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 190• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 191• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página

191• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 193



Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a unusuario determinado

Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hacecoincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevoejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permite quetenga lugar la reasignación.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar una tarea deuna cola de trabajos a un usuario determinado.

Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado:1. Haga clic en Administración de colas.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga doble clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione uno de los siguientes procedimientos:• Si las tareas seleccionadas aún no se han asignado a un usuario, haga clic en

Asignar• Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, haga clic enReasignarSugerencia: Esta acción puede estar también disponible como un botón cuando unusuario muestra una tarea en TaskSpace, dependiendo de la configuración de laplantilla de tarea.

5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.


Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos deun usuario

Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador sin reasignarla deinmediato a otro quitando la asignación de la tarea del usuario. Al quitar la asignaciónde la tarea, ésta se devuelve a la cola. Después quitar la asignación de la tarea, puedeasignar la tarea a otro procesador de la cola de trabajos cuando lo desee.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar la asignaciónde una tarea de cola de trabajos de un usuario.

Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:1. Haga clic en Administración de colas.




3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.

4. Haga clic en Reasignar.

Suspender una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden suspender una tareay especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. la aplicación reanuda latarea de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:1. Haga clic en Administración de colas.


3. Seleccione una o más tareas.

4. Haga clic en Suspender.

Sugerencia: Esta acción puede estar también disponible como un botón cuando unusuario muestra una tarea en TaskSpace, dependiendo de la configuración de laplantilla de tarea.

5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tareaautomáticamente.


Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar la suspensiónde una tarea de cola de trabajos suspendida.

Para quitar la suspensión de una tarea:1. Haga clic en Administración de colas.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas suspendidas.

4. Haga clic en Quitar la suspensión.



Sugerencia: Esta acción puede estar también disponible como un botón cuando unusuario muestra una tarea en TaskSpace, dependiendo de la configuración de laplantilla de tarea.

Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola

Los procesadores a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadoresde colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con lasque pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los procesadorescon el rol queue_advance_processor tienen el nodo Cola de trabajos adicional en elárbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas comoBandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola detrabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según suconjunto de habilidades.

Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en unavista de tareas de TaskSpace para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Paraevitar que el sistema abra de forma automática la tarea después de que el procesadorla extraiga, debe cambiar la etiqueta <openTaskManager>true</openTaskManager> enel archivo pullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener latarea, pero deberá abrirla desde la lista de tareas de la cola de trabajos.

Consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace para obtener más informaciónsobre cómo extraen los procesadores las tareas de las colas.


Capítulo 7Configuración de los componentes deTaskSpace

La aplicación básica TaskSpace contiene un conjunto de componentes predeterminados. Loscomponentes de TaskSpace son plantillas de Forms Builder que han sido configuradas en TaskSpace.El software Forms Builder le permite crear plantillas específicas para el software TaskSpace, incluidasbúsqueda, vista de documento, carpeta, lista de tareas y plantillas de tarea. Para obtener instrucciones,consulte Capítulo 3, Preparación de las plantillas de Forms Builder.

Después de haber instalado estas plantillas en Forms Builder, las puede configurar como componentesde TaskSpace. La interfaz de usuario de TaskSpace se basa en estos componentes. Este capítulodescribe cómo configurar plantillas Forms Builder como componentes de TaskSpace:• Introducción a la configuración de componentes, página 200• Agregar componentes, página 202• Mostrar propiedades del componente, página 203• Eliminar componentes, página 204

Nota: Los ajustes de la configuración en la aplicación básica son de sólo lectura. Para configurar loscomponentes, debe crear por lo menos una nueva aplicación. Para obtener instrucciones, consulteCrear una aplicación, página 49.

Introducción a la configuración de componentesEn la ficha de Configuración de TaskSpace, el nodo de Componentes muestra una listade los componentes actuales para la aplicación.

Para mostrar la lista de componentes:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,


2. Haga clic en Configuración.


Configuración de los componentes de TaskSpace

3. Seleccione el nodo Componentes. Aparece una tabla que enumera los componentespara esta aplicación, el tipo de componente para cada componente, el estado de cadacomponente (agregado a la aplicación actual o heredado de una aplicación padre) yla aplicación en la que fue agregado. De forma predeterminada, la lista incluye loscomponentes heredados.

4. Cambie la forma en que se muestran los componentes, según sea necesario:• Para ocultar los componentes heredados, borre Mostrar componentes

heredados. Para mostrarlos, seleccioneMostrar componentes heredados.• Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las

flechas que aparecen arriba de la lista. Para cambiar el número de elementos quese muestran por página, seleccione el número deseado en el cuadro de listaElementos por página.

• Para filtrar la lista, seleccione una opción del cuadro de listaMostrar.• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir

el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.Puede agregar una plantilla instalada como componente, mostrar las propiedades de uncomponente agregado, o eliminar un componente agregado. Las secciones siguientesproporcionan las instrucciones necesarias:• Agregar componentes, página 202• Mostrar propiedades del componente, página 203• Eliminar componentes, página 204



Nota: Las acciones pueden realizarse usando botones o con los menús que aparecen alhacer clic con el botón derecho del ratón. Por razones de espacio, esta documentaciónsólo describe los botones.

Agregar componentesDespués que haber creado plantillas en el software Forms Builder, utilice la ficha deconfiguración de TaskSpace para agregarlas a la interfaz de usuario de TaskSpace comocomponentes.

Debe tener el nivel de privilegios de superusuario para agregar componentes.

Para agregar componentes:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Componentes. Aparecerá una lista de componentes para estaaplicación.

3. Haga clic en Agregar. Aparece la página Agregar componentes, con una lista delas plantillas instaladas.



4. Especifique qué plantillas usar como componentes de TaskSpace:• Para agregar plantillas, selecciónelas de la lista Seleccionar componentes para

agregar y haga clic en el botón .• Para quitar plantillas, selecciónelas de la lista Componentes seleccionados y

haga clic en el botón .5. Haga clic en Aceptar.

Mostrar propiedades del componenteDespués de agregar una plantilla de Forms Builder a la interfaz de usuario de TaskSpacecomo componente, puede mostrar las propiedades para ese componente.

Para mostrar las propiedades del componente:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Componentes.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en un componente.

4. Seleccionar Propiedades.La página Propiedades: Información aparece y muestra el nombre del componente,el tipo de plantilla y la descripción. Esta página indica también en qué aplicación deTaskSpace se agregó este componente. Una tabla enumera esta aplicación y todaslas aplicaciones que heredan el componente de ella. Para cada aplicación, la tablaindica qué fichas de TaskSpace utilizan este componente.



Eliminar componentesDebe tener el nivel de privilegios de superusuario para eliminar componentes.

Nota: Sólo puede eliminar los componentes que se han agregado a la aplicación actual.

Para eliminar componentes de TaskSpace:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Componentes.

3. Seleccione los componentes que va a quitar.

4. Haga clic en Quitar. Aparecerá una página de Confirmación.

5. Para evitar que aparezca esta página de confirmación en el futuro, seleccione Novolver a mostrar este mensaje.



6. Haga clic en Sí. Los componentes se eliminan de la aplicación de TaskSpace, pero lasplantillas siguen existiendo en el repositorio.


Capítulo 8Configurar procesos

Process Builder le permite crear plantillas de proceso. Después de instalar estas plantillas de procesoen Process Builder, puede agregarlas a su aplicación de TaskSpace. (Esto es necesario si piensaexportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno. Para obtener instrucciones, consulte Implementaruna aplicación en otro entorno, página 251).

En esta sección se describe cómo agregar plantillas de proceso instaladas a su aplicación de TaskSpace:• Introducción a la configuración de procesos, página 206• Agregar procesos, página 207• Eliminar procesos, página 208


Introducción a la configuración de procesosEn la ficha de configuración de TaskSpace, el nodo de Procesos muestra una lista delos procesos actuales para la aplicación.

Para agregar procesos:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Procesos. Aparece una tabla que enumera los procesos paraesta aplicación, el estado de cada proceso (agregado a la aplicación actual oheredado de una aplicación padre) y la aplicación en la que fue agregado. De formapredeterminada, la lista incluye los procesos heredados.


Configurar procesos

3. Cambie la forma en que se muestran los procesos, según sea necesario:• Para ocultar los procesos heredados, borreMostrar procesos heredados. Para

mostrarlos, seleccioneMostrar procesos heredados.• Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las


• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertirel orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.

Puede agregar una plantilla de proceso instalada o eliminar un proceso agregado. Lassecciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Agregar procesos, página 207• Eliminar procesos, página 208

Agregar procesosDespués que haber creado plantillas de proceso en el software Process Builder, utilicela ficha de configuración de TaskSpace para agregarlas a la interfaz de usuario deTaskSpace.


Configurar procesos

Debe tener el nivel de privilegios de superusuario para agregar procesos.

Para agregar procesos:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Procesos. Aparecerá una lista de procesos para esta aplicación.

3. Haga clic en Agregar. Aparecerá la página Agregar procesos, con una lista de lasplantillas de proceso instaladas.

4. Especifique qué plantillas de proceso se deben usar:• Para agregar plantillas de proceso, selecciónelas de la lista Seleccionar procesos

para agregar y haga clic en el botón .• Para quitar plantillas de procesos, selecciónelas de la lista Procesos seleccionados

y haga clic en el botón .5. Haga clic en Aceptar.

Eliminar procesosDebe tener el nivel de privilegios de superusuario para eliminar procesos.

Nota: Sólo puede eliminar los procesos que se han agregado a la aplicación actual.


Configurar procesos

Para eliminar procesos:1. Haga clic en Configuración.

2. Seleccione el nodo Procesos. Aparecerá una lista de procesos para esta aplicación.

3. Seleccione el proceso que va a quitar.

4. Haga clic en Quitar. Aparecerá una página de Confirmación.


6. Haga clic en Sí. Los procesos se eliminan de la aplicación de TaskSpace, pero lasplantillas de proceso siguen existiendo en el repositorio.


Capítulo 9Configurar fichas

La aplicación base de TaskSpace contiene fichas predeterminadas, como Buscar y Tareas. En suaplicación, puede configurar estas fichas o crear las suyas propias.• Introducción a la configuración de fichas, página 210• Crear una nueva ficha, página 212• Editar una ficha, página 219• Eliminar fichas, página 220

Nota: Los ajustes de la configuración en la aplicación básica son de sólo lectura. Para configurarfichas debe crear por lo menos una nueva aplicación. Para obtener instrucciones, consulte Crearuna aplicación, página 49.

Introducción a la configuración de fichasEn la ficha de configuración de TaskSpace, el nodo de Fichas muestra una lista de lasfichas actuales para la aplicación.

Para mostrar la lista de fichas:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Seleccione el nodo Fichas. Aparece una tabla que enumera las fichas para estaaplicación, el tipo de ficha para cada ficha, el estado de cada ficha (agregado ala aplicación actual o heredado de una aplicación padre) y la aplicación en la quefue creada.


Configurar fichas

4. Cambie la forma en que se muestran las fichas, según sea necesario:• Para ocultar fichas heredadas, borreMostrar fichas heredadas. Para mostrarlas,

seleccioneMostrar fichas heredadas.• Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las



Puede crear una nueva ficha y editar o borrar una ficha creada. Al crear o editar unaficha, su tarea primaria consiste en especificar qué componentes están asociados conesta ficha. Cualquier usuario que tenga acceso a esta ficha podrá usar los componentesasociados. Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Crear una nueva ficha, página 212• Editar una ficha, página 219• Eliminar fichas, página 220


Configurar fichas

Crear una nueva fichaPuede crear cualquier cantidad de fichas de búsqueda, de lista de tareas, de carpeta, deproceso, de administración de colas y de configuración para la interfaz de usuario deTaskSpace. Crear múltiples fichas del mismo tipo:• Permite controlar la funcionalidad disponible para cada rol de TaskSpace. Por

ejemplo, puede crear una ficha de búsqueda asociada con varios componentes debúsqueda y una ficha de búsqueda asociada con un solo componente de búsqueda.En este ejemplo, puede asignar la ficha de búsqueda anterior a roles avanzados y laúltima a roles de principiante. Los tipos de ficha de búsqueda, de lista de tareas y decarpeta tienen una configuración que puede cambiar para este propósito.

• Esto facilita la configuración de las distintas aplicaciones de TaskSpace en idiomasdiferentes. Por ejemplo, puede crear una segunda ficha de configuración con unaetiqueta en el idioma de su elección (en vez de la "Configuración" inglesa).

Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Crear una ficha de búsqueda, página 212• Abra una ficha lista de tareas., página 214• Crear una ficha de carpeta, página 215• Crear una ficha de otro tipo, página 218

Crear una ficha de búsqueda

Una ficha de búsqueda permite a los usuarios buscar objetos como documentos, carpetaso procesos. Si proporciona varios componentes de búsqueda, los usuarios puedenseleccionar uno de un cuadro de lista. Puede crear cualquier cantidad de fichas debúsqueda para la interfaz de usuario de TaskSpace.

Para crear una ficha nueva:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Seleccione el nodo Fichas. Aparecerá la lista de fichas para esta aplicación.

4. Haga clic en Crear. Aparecerá la página Crear ficha.

5. De la lista Seleccionar tipo de ficha, escoja Buscar.

6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la página Configuración de ficha - Buscar.


Configurar fichas

7. Especifique la información de identificación:• En el cuadro Nombre, escriba un nombre único para distinguir esta ficha de

otras durante la configuración.• En el cuadro Etiqueta, escriba una etiqueta para distinguirla de otras para el

usuario final.• (Opcional) En el cuadro Descripción, escriba una descripción.• (Opcional) En el cuadro Información sobre herramientas, escriba el texto

flotante que verá el usuario final al pasar el puntero del ratón sobre la etiquetade la ficha. Los lectores de pantalla usan también los textos de informaciónsobre herramientas.

8. Seleccionar componentes:• Para agregar componentes a esta ficha, selecciónelos y haga clic en . Puede

agregar cualquier número de componentes. (La lista del componente enesta página incluye sólo los componentes instalados que se agregaron a estaaplicación o que fueron heredados por ella. Para obtener instrucciones sobrecómo instalar los componentes, consulte la Guía del usuario de Documentum FormsBuilder. Para obtener instrucciones sobre cómo agregar componentes, consulteAgregar componentes, página 202.

• Para eliminar componentes de esta ficha, selecciónelos y haga clic en .9. Haga clic en Terminar.

La nueva ficha aparece en la lista de fichas para esta aplicación.Para implementar una nueva ficha en la interfaz de usuario de TaskSpace, debe asociarlacon un rol. Para obtener instrucciones sobre cómo especificar qué roles pueden teneracceso a esta ficha, consulte .


Configurar fichas

Abra una ficha lista de tareas.

Una ficha de lista de tareas muestra una lista de tareas. Puede configurar si los usuariospueden seleccionar un componente de la lista de tareas de un cuadro de lista o de unárbol. Puede especificar a qué listas de tareas de usuarios pueden tener acceso losusuarios. Puede crear cualquier cantidad de fichas de lista de tareas para la interfazde usuario de TaskSpace.






5. De la lista Seleccionar tipo de ficha, escoja Lista de tareas.

6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la página Configuración de ficha - Lista de tareas.

7. Especifique la información de identificación:• En el cuadro Nombre, escriba un nombre único.• En el cuadro Etiqueta, escriba una etiqueta para distinguirla de otras para el

usuario final.• (Opcional) En el cuadro Descripción, escriba una descripción.


Configurar fichas

• (Opcional) En el cuadro Información sobre herramientas, escriba el textoflotante que verá el usuario final al pasar el puntero del ratón sobre la etiquetade la ficha. Los lectores de pantalla usan también los textos de informaciónsobre herramientas.

8. Seleccionar componentes:• Para agregar componentes a esta ficha, selecciónelos y haga clic en . Puede

agregar cualquier número de componentes. (La lista del componente enesta página incluye sólo los componentes instalados que se agregaron a estaaplicación o que fueron heredados por ella. Para obtener instrucciones sobrecómo instalar los componentes, consulte la Guía del usuario de Documentum FormsBuilder. Para obtener instrucciones sobre cómo agregar componentes, consulteAgregar componentes, página 202.

• Para eliminar componentes de esta ficha, selecciónelos y haga clic en .9. En una ficha de lista de tareas con múltiples componentes, configure el acceso de

los usuarios a los componentes:• Para permitir que los usuarios seleccionen los componentes de una lista de tareas

desde una vista de árbol del lado de una ficha de lista de tareas, seleccioneMostrar vista de árbol del navegador de tareas.

• Para permitir que los usuarios seleccionen los componentes de una lista de tareaspero desde un cuadro de lista, anule la selección deMostrar vista de árbol delnavegador de tareas.

Nota: Los miembros del rol queue_advance_processor siempre pueden ver lavista de árbol, sin importar el valor de este parámetro. Los usuarios que no sonmiembros del rol queue_advance_processor ven la vista de árbol cuando se activaeste parámetro y se han asociado varios componentes de lista de tareas con la fichade lista de tareas.

10. Haga clic en Terminar.La nueva ficha aparece en la lista de fichas para esta aplicación.

Para implementar una nueva ficha en la interfaz de usuario de TaskSpace, debe asociarlacon un rol. Para obtener instrucciones sobre cómo especificar qué roles pueden teneracceso a esta ficha, consulte .

Crear una ficha de carpeta

Una ficha de carpeta muestra una interfaz para una carpeta específica. Esta ficha sepuede configurar de modo que muestre los siguientes paneles:


Configurar fichas

Tabla 28. Paneles en una ficha de carpeta

Panel Descripción Configuración de ficha

Información Contiene un componente deinformación de carpeta (conocidotambién como plantilla de datoso metadatos) con informaciónacerca de la carpeta especificada.Según la configuración delcomponente, los usuariospueden tener la capacidad demodificar la información para lacarpeta.

Si necesario, puede omitir estepanel de una ficha de carpeta.De forma predeterminada, elcomponente de información decarpeta que aparece en este paneldepende de la configuracióndel rol de cada usuario que lomuestra. Puede anular estaconfiguración para una ficha decarpeta.

Árbol Contiene una vista de árbolde la carpeta y subcarpetasespecificadas. Los usuariospueden desplazarse a lassubcarpetas o volver a la carpetaraíz.

Si necesario, puede omitir estepanel de una ficha de carpeta.

Contenido Contiene un componentede contenido de carpeta(conocido también comoplantilla de contenido) queenumera el contenido dela carpeta seleccionada.Según la configuración delcomponente, los usuariospueden tener la capacidad debuscar elementos dentro dela carpeta seleccionada. De lalista de contenido, los usuariospueden tener la capacidad demostrar documentos, mostrarotras carpetas e iniciar procesos.

De forma predeterminada, elcomponente de contenido decarpeta que aparece en este paneldepende de la configuracióndel rol de cada usuario que lomuestra. Puede anular estaconfiguración para una ficha decarpeta.

Puede crear cualquier cantidad de fichas de carpeta para la interfaz de usuario deTaskSpace.





Configurar fichas



5. De la lista Seleccionar tipo de ficha, escoja Carpeta.

6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la página Configuración de ficha - Carpeta.




8. En el cuadro Ficha de carpeta raíz, especifique la carpeta raíz. Puede especificarcualquier carpeta en el repositorio excepto la carpeta raíz del repositorio. Porejemplo, puede especificar /System para mostrar el archivador de sistema. (Si lodeja en blanco o especifica una ubicación no válida, la ficha de carpeta muestra elarchivador inicial del usuario actual como la carpeta raíz).

9. Especifique si desea ocultar o mostrar el panel de árbol.

10. Configurar el panel de información:


Configurar fichas

• Especifique si desea ocultar o mostrar el panel de información.• En el cuadro Altura de marco de información de carpeta, especifique una altura

en píxeles para el panel de información.• Si seleccionó la opción de mostrar el panel de información, especifique si desea

anular el componente de información de carpeta configurado para cada rol.• Si seleccionó anular el componente de información de carpeta para cada rol, del

cuadro de lista Plantilla de información de carpeta, seleccione un componentede información de carpeta.

11. Configurar el panel de contenido:• Especifique si desea anular el componente de contenido de carpeta configurado

para cada rol.• Del cuadro de lista Plantilla de contenido de carpeta, seleccione un componente

de contenido de carpeta.12. Haga clic en Terminar.

La nueva ficha aparece en la lista de fichas para esta aplicación.Para implementar una nueva ficha en la interfaz de usuario de TaskSpace, debe asociarlacon un rol. Para obtener instrucciones sobre cómo especificar qué roles pueden teneracceso a esta ficha, consulte .

Crear una ficha de otro tipo

Puede crear cualquier cantidad de fichas de proceso, de administración de colas, deadministración y de configuración para la interfaz de usuario de TaskSpace. La creaciónde varias fichas del mismo tipo facilita la configuración de las distintas aplicacionesde TaskSpace en idiomas diferentes. Por ejemplo, puede crear una segunda ficha deconfiguración con una etiqueta en el idioma de su elección.






5. En la lista Seleccionar tipo de ficha, seleccione Administración de colas,Administración o Configuración.

6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la página Configuración de ficha (para el tipoque haya seleccionado).


Configurar fichas




8. Haga clic en Terminar.La nueva ficha aparece en la lista de fichas para esta aplicación.

Para implementar una nueva ficha en la interfaz de usuario de TaskSpace, debe asociarlacon un rol. Para obtener instrucciones sobre cómo especificar qué roles pueden teneracceso a esta ficha, consulte .

Editar una fichaEn esta sección se describe cómo se edita la configuración de una ficha.

Nota: Sólo puede editar las fichas que se hayan creado en la aplicación actual. Si laaplicación actual ha heredado una ficha que desea modificar, sólo lo puede hacer en elcontexto de la aplicación en la que fue creada. (Salga de la aplicación actual e inicie laaplicación en la que se creó la ficha que desea modificar).

Para editar una ficha:1. Haga clic en Configuración.


3. Seleccione la ficha que va a editar.

4. Haga clic en Editar. Aparece una página de configuración de ficha.

5. Modifique la configuración según sea necesario: Para obtener instrucciones, consulteCrear una nueva ficha, página 212.

6. Haga clic en Aceptar. Aparece la lista de fichas para esta aplicación, que refleja loscambios que ha hecho.

Para implementar una ficha en la interfaz de usuario de TaskSpace, debe asociarla con unrol. Para obtener instrucciones sobre cómo especificar qué roles pueden tener acceso aesta ficha, consulte .


Configurar fichas

Eliminar fichasPuede eliminar fichas de TaskSpace de la aplicación que está configurando.

Nota: Sólo puede eliminar las fichas que se hayan creado en la aplicación actual. Si laaplicación actual ha heredado una ficha que desea eliminar, sólo lo puede hacer en elcontexto de la aplicación en la que fue creada. (Salga de la aplicación actual e inicie laaplicación en la que se creó la ficha que desea eliminar).

Para eliminar fichas:1. Haga clic en Configuración.


3. Seleccione las fichas que desea eliminar.

4. Haga clic en Eliminar. Aparecerá una página de Confirmación.


6. Haga clic en Sí. Las fichas se eliminan de la aplicación de TaskSpace.


Configurar fichas


Capítulo 10Configurar los roles

El software TaskSpace está basado en roles. Por ello, la interfaz de usuario y los permisos de TaskSpacedependen de roles configurables. Esto garantiza que los usuarios tengan acceso únicamente a loque necesitan para su trabajo, y también garantiza la sencillez del sistema, ya que los usuarios noven información que es no pertinente para ellos.

En una empresa, pueden implementarse varias aplicaciones de TaskSpace para satisfacer lasnecesidades de los diferentes departamentos. Si bien los roles son universales en todos losdepartamentos de la empresa, la experiencia de la interfaz de usuario de TaskSpace para el mismo rolpuede variar en las aplicaciones de TaskSpace.

La aplicación base de TaskSpace contiene un rol predeterminado, ts_designer. En su aplicación, puedeconfigurar este rol y crear sus propios roles. En este capítulo se describe cómo configurar los roles enla interfaz de usuario de TaskSpace. La ficha Configuración en TaskSpace le permite realizar tareas deadministración de roles específicas del software TaskSpace. Las secciones siguientes proporcionanlas instrucciones necesarias:• Introducción a la configuración de roles, página 222• Crear un nuevo rol, página 224• Agregar un rol existente, página 231• Editar un rol, página 232• Eliminar roles, página 239• Solución de problemas de comportamiento de rol, página 239


Introducción a la configuración de rolesEn la ficha de configuración de TaskSpace, el nodo de Roles muestra una lista de losroles actuales para la aplicación.


Configurar los roles

Para mostrar la lista de roles:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Seleccione el nodo Roles. Aparece una tabla que enumera los roles para estaaplicación, el estado de cada rol (agregado a la aplicación actual o heredado de unaaplicación padre) y la aplicación en la que fue agregado.

4. Cambie la forma en que se muestran los roles, según sea necesario:• Para ocultar los roles heredados, borreMostrar roles heredados. Para mostrarlos,

seleccioneMostrar roles heredados.• Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las



Puede crear un nuevo rol o agregar un rol que ya existe en el repositorio. Puede tambiéneditar o eliminar un rol. Al crear o editar un rol, su tarea primaria es especificar quéfichas y componentes están asociados con este rol. Cualquier usuario que sea miembrode este rol puede tener acceso a las fichas asociadas y utilizar los componentes asociados.

Nota: Los componentes de la vista de documento están asociados directamente con losroles. Estos componentes están disponibles para el rol desde una vista de documento.Los componentes de búsqueda y lista de tareas están asociados con los roles sólo a través



de la asociación con las fichas del tipo correspondiente (búsqueda y lista de tareas). Loscomponentes de carpeta están asociados con los roles directamente (desde una vista decarpeta) o a través de la asociación con una ficha de carpeta.

Puede configurar también la función de búsqueda global para cada rol. De formapredeterminada, la barra superior de TaskSpace incluye un cuadro de búsqueda paratodos los roles. Para cada rol, puede especificar si esta función de búsqueda estádisponible. Para cada rol, puede también especificar el componente de búsqueda y eltexto que aparece en el cuadro, que puede usarse para pedir al usuario que especifiquelos criterios de búsqueda apropiados.

Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:• Crear un nuevo rol, página 224• Agregar un rol existente, página 231• Editar un rol, página 232• Eliminar roles, página 239

Crear un nuevo rolEn esta sección se describe cómo crear un nuevo rol en la ficha de configuración deTaskSpace. De hecho, lo que está haciendo es crear un rol en el repositorio y agregar elrol a la aplicación de TaskSpace al mismo tiempo.

Alternativamente, puede utilizar la ficha de administración de TaskSpace para crear unnuevo rol en el repositorio y entonces utilizar la ficha de configuración de TaskSpacepara agregar el rol a la aplicación de TaskSpace. Para obtener instrucciones, consulteCrear o editar un rol, página 146 y Agregar un rol existente, página 231.

Debe tener el nivel de privilegios de superusuario para crear roles.

Para crear un rol:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. Seleccione el nodo Roles. Aparece una lista de roles para esta aplicación.

4. Haga clic en Crear. Aparece el asistente para Agregar rol, con varias fichas.



Desplácese por el asistente con los botones Siguiente y Anterior, o haga clic en lasfichas. Esta documentación supone que se está desplazando por el asistente.

5. En la ficha Identidad de rol, en el cuadro Nombre del rol, escriba un nombre único.

6. (Opcional) En el cuadro Descripción del rol, escriba una descripción. (Estadescripción aparece en la página de propiedades del rol en la ficha Administración).

7. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha Asignar fichas. Para obtenerinstrucciones, consulte Asignar fichas a un rol, página 225.

Asignar fichas a un rol

La ficha Asignar fichas le permite asignar fichas a un rol, ya sea mediante la creación deun nuevo rol o al agregar un rol existente. Cada rol puede acceder a cualquier númerode fichas, incluso varias fichas del mismo tipo. Por ejemplo, un rol podría tener acceso ados fichas de búsqueda, una para documentos y otra para carpetas.



Figura 41. Página Agregar rol, ficha Asignar fichas

La lista Fichas disponibles incluye todas las fichas que se han creado en esta aplicacióno que fueron heredadas por ella. Para obtener instrucciones sobre cómo crear fichas,consulte Crear una nueva ficha, página 212.

Para asignar fichas al rol:1. Seleccione por lo menos una ficha para asociarla con este rol:

• Para agregar fichas, selecciónelas de la lista de Fichas disponibles y haga clicen el botón .

• Para quitar fichas, selecciónelas de la lista de Fichas asignadas y haga clic en elbotón .

Si piensa configurar también la función de búsqueda global para este rol, incluya almenos una ficha de búsqueda en la lista de Fichas asignadas.

2. Ordene las fichas en el orden en que deben aparecer para este rol.• Para mover las fichas hacia arriba, selecciónelas y haga clic en el botón .• Para mover las fichas hacia abajo, selecciónelas y haga clic en el botón .El orden de las fichas en la lista, de arriba abajo, representa el orden en el queaparecen en la interfaz de usuario, de lado al lado. Además, la ficha más alta en la



lista es la ficha predeterminada, la primera que aparece cuando un miembro deese rol inicia una sesión.

3. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha Búsqueda global. Para obtenerinstrucciones, consulte Configuración de búsqueda global para un rol, página 227.

Configuración de búsqueda global para un rol

La ficha Búsqueda global le permite configurar la función de búsqueda global para unrol, ya sea mediante la creación de un nuevo rol o al agregar un rol existente.

Figura 42. Página Agregar rol, ficha Búsqueda global

Para configurar la búsqueda global para un rol:1. Ocultar o mostrar la función de búsqueda para este rol:

• Para ocultar la función de búsqueda en la barra superior, quite la marca de lacasilla de verificación y proceda al último paso de este procedimiento.

• Para mostrar la función de búsqueda en la barra superior, y ponerla así a ladisposición de este rol, seleccione la casilla de verificación.



2. En el cuadro de lista Ficha de búsqueda, seleccione la ficha de búsqueda que seasociará con la búsqueda global. Esta selección determina las opciones disponiblesen el cuadro de lista del Componente de búsqueda. Por ejemplo, si selecciona unaficha de búsqueda que tiene dos componentes de búsqueda, ambos componentesestarán disponibles para seleccionarse.

3. En el cuadro de lista del Componente de búsqueda, seleccione el componentede búsqueda que se usará para la búsqueda global. Esta selección determinalas opciones disponibles en el cuadro de lista del Término de búsqueda. Porejemplo, si selecciona un componente de búsqueda que tienen tres términos, los trescomponentes estarán disponibles para seleccionarlos.

4. (Opcional) En el cuadro Información sobre herramientas de campos de búsqueda,especifique el texto que aparecerá como información en el cuadro de búsqueda.

5. En el cuadro Texto del botón de búsqueda, especifique el texto que aparecerá enel botón de búsqueda.

6. En el cuadro de lista del Término de búsqueda, seleccione el término de búsquedaque se usará para la búsqueda global. Un cuadro de texto debajo del cuadro de listadel Término de búsqueda muestra la consulta DQL del componente de búsquedaseleccionado. El cuadro de lista del Término de búsqueda se rellena a partir de lacláusula WHERE en esta consulta.

7. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha Asignaciones de componentes. Paraobtener instrucciones, consulte Asignar elementos a un rol, página 228.

Asignar elementos a un rol

La ficha Asignaciones de componentes le permite asignar componentes o colas de trabajoa un rol, ya sea mediante la creación de un nuevo rol o al agregar un rol existente. Tengapresentes los siguientes puntos:• Los tipos de objeto listados en esta página incluyen sólo tipos de objeto que ya existen

en el repositorio. Para obtener instrucciones sobre cómo crear nuevos tipos de objeto,consulte la Guía del usuario de Documentum Application Builder.

• Las listas de componentes en esta página incluyen sólo los componentes instaladosque se agregaron a esta aplicación o que fueron heredados por ella. Para obtenerinstrucciones sobre cómo instalar los componentes, consulte la Guía del usuariode Documentum Forms Builder. Para obtener instrucciones sobre cómo agregarcomponentes, consulte Agregar componentes, página 202.



Figura 43. Página Agregar rol, ficha Asignaciones de componentes

Asignar componentes a un rol implica asignar diversos elementos a los componentes.Sólo los siguientes tipos de componente necesitan asignarse:• Asignar los tipos de objeto de documento a los componentes de vista de documento.• Asignar los tipos de objeto de carpeta a componentes de carpeta.• Asignar colas de trabajo a componentes de lista de tareas de cola de trabajos.Los componentes de tareas no necesitan asignación porque este tipo de componente semuestra en función de la plantilla de proceso y de la actividad seleccionada durante lacreación del componente.

Para asignar los tipos de objeto de documento:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione un tipo de documento,

como dm_document. Esta selección determina las opciones disponibles en la lista deplantilla de contenido. La lista de la plantilla de contenido contiene:• PREDETERMINADO, que es el componente de vista de documento

predeterminada de la aplicación básica• Todos los componentes de vista de documento instalados y agregados que

coinciden con el tipo de objeto seleccionado2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de la vista de

documento.

3. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren un documento del tipode objeto especificado, el documento se abre en la vista de documento especificada.



Para asignar los tipos de objeto de carpeta:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione un tipo de carpeta, como

dm_folder. Esta selección determina las opciones disponibles en las listas de laplantilla de contenido y plantilla de información. La lista de la plantilla decontenido contiene:• PREDETERMINADO, que es el componente de contenido de carpeta

predeterminado de la aplicación básica• Todos los componentes de contenidos de carpeta instalados y agregados que

coinciden con el tipo de objeto seleccionadoLa lista de la Plantilla de información contiene:• NINGUNO, que omite el panel de información de la vista de carpeta para este

tipo de objeto• PREDETERMINADO, que es el componente de vista de documento


coinciden con el tipo de objeto seleccionado2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de contenidos de

carpeta.

3. De la lista de plantilla de información, seleccione un componente de información decarpeta o NINGUNO.

4. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren una carpeta del tipo deobjeto especificado, la carpeta se abre en la vista de carpeta especificada.

Para asignar colas de trabajo:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione una cola de trabajo. Esta

selección determina las opciones disponibles en la lista de plantilla de contenido.La lista de Plantilla de contenido contiene todos componentes de lista de tareasinstalados y agregados del tipo de cola de trabajo.

2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de la lista de tareas.

3. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren una lista de tareas de lacola de trabajo especificada, la lista de tareas se abre en el componente de la listade tareas especificado.



Para completar la configuración del rol:1. Si es necesario, vuelva a otra fina y cambie la configuración.

2. Cuando haya terminado de configurar el rol, haga clic en Terminar. La lista de rolespara esta aplicación se actualiza para reflejar sus configuraciones.

Agregar un rol existenteEsta sección describe cómo agregar un rol que ya existe en el repositorio en la ficha deconfiguración de TaskSpace. Del hecho, está agregando configuraciones de TaskSpacea este rol.

Debe tener el nivel de privilegios de superusuario para agregar roles.

Para agregar un rol:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,




4. Haga clic en Agregar. Aparece el asistente para Agregar rol, con varias fichas.



Desplácese por el asistente con los botones Siguiente y Anterior, o haga clic en lasfichas. Esta documentación supone que se está desplazando por el asistente.

5. En la ficha de Identidad del rol, especifique la información de identificación parael rol:• Del cuadro de lista Seleccionar un rol, escoja el rol que va a agregar.• Si hay una descripción disponible en el cuadro deDescripción del rol, examínela

para verificar que se trata del rol que desea agregar.6. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha Asignar fichas. Para obtener

instrucciones, consulte Asignar fichas a un rol, página 225.

Editar un rolPara editar un rol:1. Haga clic en Configuración.


3. Seleccione el rol a editar y haga clic en Editar. Aparecerá la página Editar rol, convarias fichas. La página Editar rol le permite modificar la ficha, componente yconfiguración de búsqueda global para este rol.



4. Modifique la ficha, la búsqueda global y la configuración del componente para esterol según sea necesario. Las secciones siguientes proporcionan más instrucciones:• Editar configuración de fichas para un rol, página 233• Editar la configuración de búsqueda global para un rol, página 235• Editar configuración de componente para un rol, página 236


Editar configuración de fichas para un rol

La ficha Fichas enumera las fichas asociadas con este rol, el tipo de ficha para cada fichay la aplicación en la que se creó cada ficha. La ficha Fichas también le permite agregar,eliminar o reordenar fichas para este rol.

Figura 44. Editar página de rol, ficha Fichas

Para configurar fichas para un rol:1. Haga clic en Gestionar. Aparecerá la página Asignar fichas.



La lista Fichas disponibles incluye sólo las fichas que se han creado en estaaplicación o que fueron heredadas por ella. Para obtener instrucciones sobre cómocrear fichas, consulte Crear una nueva ficha, página 212.

2. Seleccione por lo menos una ficha para asociarla con este rol:• Para agregar fichas, selecciónelas de la lista de Fichas disponibles y haga clic

en el botón .• Para quitar fichas, selecciónelas de la lista de Fichas asignadas y haga clic en el

botón .Si piensa configurar también la función de búsqueda global para este rol, incluya almenos una ficha de búsqueda en la lista de Fichas asignadas.

3. Ordene las fichas en el orden en que deben aparecer para este rol.• Para mover las fichas hacia arriba, selecciónelas y haga clic en el botón .• Para mover las fichas hacia abajo, selecciónelas y haga clic en el botón .El orden de las fichas en la lista, de arriba abajo, representa el orden en el queaparecen en la interfaz de usuario, de lado al lado. Además, la ficha más alta en lalista es la ficha predeterminada, la primera que aparece cuando un miembro deese rol inicia una sesión.




La ficha Fichas refleja los cambios que tiene que hacer a la lista de fichas para el rolactual. Las secciones siguientes proporcionan más instrucciones sobre cómo editarla configuración para este rol:• Editar la configuración de búsqueda global para un rol, página 235• Editar configuración de componente para un rol, página 236

5. Cuando haya terminado de configurar el rol, haga clic en Cerrar.La lista de roles para esta aplicación se actualiza para reflejar sus configuraciones.

Editar la configuración de búsqueda global para un rol

La ficha Búsqueda global le permite modificar la configuración de búsqueda globalpara un rol.

Figura 45. Página Editar rol, ficha Búsqueda global

Para configurar la búsqueda global para un rol:1. Ocultar o mostrar la función de búsqueda para este rol:

• Para ocultar la función de búsqueda en la barra superior, quite la marca la casillade verificación.



• Para mostrar la función de búsqueda en la barra superior, y ponerla así a ladisposición de este rol, seleccione la casilla de verificación.

2. En el cuadro de lista Ficha de búsqueda, seleccione la ficha de búsqueda que seasociará con la búsqueda global. Esta selección determina las opciones disponiblesen el cuadro de lista del Componente de búsqueda. Por ejemplo, si selecciona unaficha de búsqueda que tiene dos componentes de búsqueda, ambos componentesestarán disponibles para seleccionarse.

3. En el cuadro de lista del Componente de búsqueda, seleccione el componentede búsqueda que se usará para la búsqueda global. Esta selección determinalas opciones disponibles en el cuadro de lista del Término de búsqueda. Porejemplo, si selecciona un componente de búsqueda que tienen tres términos, los trescomponentes estarán disponibles para seleccionarlos.

4. (Opcional) En el cuadro Información sobre herramientas de campos de búsqueda,especifique el texto que aparecerá como información en el cuadro de búsqueda.

5. En el cuadro Texto del botón de búsqueda, especifique el texto que aparecerá enel botón de búsqueda.

6. En el cuadro de lista del Término de búsqueda, seleccione el término de búsquedaque se usará para la búsqueda global. Un cuadro de texto debajo del cuadro de listadel Término de búsqueda muestra la consulta DQL del componente de búsquedaseleccionado. El cuadro de lista del Término de búsqueda se rellena a partir de lacláusula WHERE en esta consulta.

7. Haga clic en Guardar.Se han guardado sus cambios a la configuración global del rol actual. Las seccionessiguientes proporcionan más instrucciones sobre cómo editar la configuración paraeste rol:• Editar configuración de fichas para un rol, página 233• Editar configuración de componente para un rol, página 236


Editar configuración de componente para un rol

La ficha componentes le permite asignar componentes a un rol. Las listas decomponentes en esta página incluyen sólo los componentes instalados que se agregarona esta aplicación o que fueron heredados por ella. Para obtener instrucciones sobre cómoinstalar los componentes, consulte la Guía del usuario de Documentum Forms Builder. Paraobtener instrucciones sobre cómo agregar componentes, consulte Agregar componentes,página 202.



Figura 46. Editar página de rol, ficha Componentes

Asignar componentes a un rol implica asignar diversos elementos a los componentes.Sólo los siguientes tipos de componente necesitan asignarse:• Asignar los tipos de objeto de documento a los componentes de vista de documento.• Asignar los tipos de objeto de carpeta a componentes de carpeta.• Asignar colas de trabajo a componentes de lista de tareas de cola de trabajos.Los componentes de tareas no necesitan asignación porque este tipo de componente semuestra en función de la plantilla de proceso y de la actividad seleccionada durante lacreación del componente.

Para asignar los tipos de objeto de documento:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione un tipo de documento,

como dm_document. Esta selección determina las opciones disponibles en la lista deplantilla de contenido. La lista de la plantilla de contenido contiene:• PREDETERMINADO, que es el componente de vista de documento


coinciden con el tipo de objeto seleccionado2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de la vista de

documento.



3. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren un documento del tipode objeto especificado, el documento se abre en la vista de documento especificada.

Para asignar los tipos de objeto de carpeta:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione un tipo de carpeta, como

dm_folder. Esta selección determina las opciones disponibles en las listas de laplantilla de contenido y plantilla de información. La lista de la plantilla decontenido contiene:• PREDETERMINADO, que es el componente de contenido de carpeta

predeterminado de la aplicación básica• Todos los componentes de contenidos de carpeta instalados y agregados que

coinciden con el tipo de objeto seleccionadoLa lista de la Plantilla de información contiene:• NINGUNO, que omite el panel de información de la vista de carpeta para este

tipo de objeto• PREDETERMINADO, que es el componente de vista de documento


coinciden con el tipo de objeto seleccionado2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de contenidos de

carpeta.

3. De la lista de plantilla de información, seleccione un componente de información decarpeta o NINGUNO.

4. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren una carpeta del tipo deobjeto especificado, la carpeta se abre en la vista de carpeta especificada.

Para asignar colas de trabajo:1. De la lista de cola de trabajos/tipo de objeto, seleccione una cola de trabajo. Esta

selección determina las opciones disponibles en la lista de plantilla de contenido.La lista de Plantilla de contenido contiene todos componentes de lista de tareasinstalados y agregados del tipo de cola de trabajo.

2. De la lista de plantilla de contenido, seleccione un componente de la lista de tareas.



3. Haga clic en Agregar asignación. La asignación aparece en una lista debajo delbotón Agregar asignación. (Elimine la asignación seleccionándola y haciendo clicen Quitar asignación).Cuando los usuarios seleccionan el rol configurado y abren una lista de tareas de lacola de trabajo especificada, la lista de tareas se abre en el componente de la listade tareas especificado.

Para completar la configuración del rol:1. Si es necesario, vuelva a otra fina y cambie la configuración. Las secciones siguientes

proporcionan más instrucciones sobre cómo editar la configuración para este rol:• Editar configuración de fichas para un rol, página 233• Editar la configuración de búsqueda global para un rol, página 235


Eliminar rolesDebe tener el nivel de privilegios de superusuario para eliminar roles.

Nota: Sólo puede eliminar los roles que se han agregado a la aplicación actual.

Para eliminar roles:1. Haga clic en Configuración.


3. Seleccione los roles a eliminar y haga clic en Quitar. Aparecerá una página deConfirmación.


5. Haga clic en Sí. Los roles se eliminan de la aplicación de TaskSpace, pero siguenexistiendo en el repositorio.

Solución de problemas de comportamiento de rolEsta sección describe brevemente cómo solucionar problemas de comportamiento derol en TaskSpace. Si los usuarios no pueden tener acceso a los elementos en TaskSpaceque sus roles deberían poder utilizar, o si los usuarios tienen acceso a elementos que



sus roles no deberían poder usar, trate de corregir el problema poniendo en prácticalos siguientes pasos.

Para solucionar problemas de comportamiento del rol:1. Determine qué roles quiere que los usuarios utilicen en TaskSpace.

2. Utilice la ficha de Gestión de TaskSpace para comprobar que los usuarios seanmiembros de estos roles. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 4, Prepararusuarios, grupos y roles.

3. Compruebe que estos roles estén configurados para usarse en TaskSpace. (Asegúresede que el rol está indicado para la aplicación). Para obtener instrucciones, consulteIntroducción a la configuración de roles, página 222.

4. Si un usuario es miembro de varios roles configurados para usarse en TaskSpace,compruebe que el usuario esté seleccionando el rol apropiado durante el inicio desesión.

5. Si un usuario es miembro de un rol que es, a su vez, miembro de otro rol, y los dosroles se han configurado para usarse en TaskSpace, debe tener en cuenta que elcomportamiento de TaskSpace depende de los dos roles. Para evitar confusiones,avise por adelantado a los usuarios acerca de cualquier cambio en la pertenenciaa un rol.


Capítulo 11Configurar interfaz de usuario

Este capítulo describe cómo completar la configuración de interfaz de usuario:

• Configurar la altura del logotipo de la barra superior de TaskSpace, página 242• Configurar logotipos, página 243• Asignación de formatos de archivo a visores, página 245• Configurar reutilización de una ventana emergente, página 247

Configurar la altura del logotipo de la barrasuperior de TaskSpace

La barra superior de TaskSpace tiene tres partes:• La barra de navegación (o barra de fichas) tiene una altura fija de 25 píxeles.• El área de controles contiene el campo de búsqueda global, la lisa de roles, el botón

de Preferencias, el botón de Cerrar sesión, el icono de Ayuda y el icono Acerca de.Esta área tiene una altura fija de 25 píxeles.

• El área de logotipo aparece sólo cuando se ha seleccionado una imagen para usarsecomo logotipo en esa área.

De forma predeterminada, la altura del área del logotipo de la barra superior deTaskSpace está configurada para adaptare automáticamente al logotipo seleccionado.Puede establecer la altura a un número especificado de píxeles.

Para configurar la altura de la barra superior:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. En el árbol, seleccione el nodo raíz para la aplicación.


Configurar interfaz de usuario

4. En Altura del logotipo de la barra superior especifique si quiere que la altura seajuste automáticamente o si quiere que sea una altura fija.

5. Para especificar una altura fija, introduzca el número de píxeles (de 40 a 80) en elcuadro.

6. Cuando haya completado sus cambios de configuración, desplácese hacia abajoy haga clic en Guardar.

Configurar logotiposDe forma predeterminada, la interfaz de usuario de TaskSpace no tiene logotipos. Puedeagregar el logotipo de su propia empresa a la página de inicio de sesión, a la barrasuperior (arriba de las fichas), o en ambos sitios.

La altura de la imagen que elija para la barra superior no deberá ser de más de 80 píxeles.Si usted escoge una imagen demasiado grande, el software de TaskSpace la reducirá a 80píxeles, manteniendo un ancho proporcional para evitar la distorsión.

Para configurar un logotipo:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,



3. En el árbol, seleccione el nodo raíz para la aplicación.



4. En Logotipo de la barra superior o Logotipo de inicio de sesión, especifique laubicación y el nombre de su archivo de logotipo:

a. Haga clic en Seleccionar. Aparece la página Seleccionar ubicación en la que sele pide que especifique la ubicación general de su archivo de logotipo.



• Para utilizar un archivo de su unidad local o red, seleccione Desde unidadlocal/red y haga clic en Examinar. (Utilice esta opción sólo en el equipo en elque se ha instalado TaskSpace. Si utiliza la interfaz de usuario de TaskSpacedesde otro equipo, utilice una vista o ficha de carpeta para importar elarchivo de imagen en el repositorio y, a continuación, seleccione el archivodel repositorio. Para obtener instrucciones sobre cómo utilizar una vistao ficha de carpeta para importar un archivo, consulte la Guía del usuariode Documentum TaskSpace).

• Para utilizar un archivo del repositorio de Documentum, seleccione Desderepositorio de Documentum haga clic en Localizar. Todos los archivosdisponibles del tipo apropiado se indican en una lista.

b. Desplácese hasta el archivo de logotipo y selecciónelo. Haga clic en Abrir oen Aceptar. Aparece el nombre de archivo aparece en la página Seleccionarubicación.

c. Haga clic en Aceptar. El archivo se copia a la ubicación del repositorio/System/Applications/nombre_aplicación/Logo, en donde nombre_aplicación es elnombre de una aplicación de TaskSpace.

5. Para un logotipo en la barra superior, indique si desea que el logotipo aparezcaa la izquierda o a la derecha.


Asignación de formatos de archivo a visoresLa interfaz de usuario de TaskSpace es compatible con otros visores diferentes. Cadavisor tiene distintas capacidades. Para ver una lista de visores compatibles, consulteVisores diferentes, página 18.

La ficha de configuración de TaskSpace le permite configurar la asignación de formatosde archivo a visores.

Si los formatos de archivo existentes en el repositorio no satisfacen sus necesidades,puede crear nuevos tipos de formatos de archivo en Documentum Administrator parautilizarlos en la interfaz de TaskSpace. Para obtener más instrucciones sobre cómo crear ymodificar formatos de archivo, consulte la Guía del usuario de Documentum Administrator.

Para configurar la asignación de formatos a visores:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,




2. Haga clic en Configuración. En Visores y formatos, hay una tabla que indica lasasignaciones actuales de formato a visor para esta aplicación. Sólo se proporcionauna asignación (PDF y Acrobat Reader) de forma predeterminada.

3. Puede agregar una asignación:

a. Haga clic en Agregar. Aparecerá la página Agregar asignación de visor deformato.

b. En la lista Nombre de formato, seleccione un formato.



c. En la lista Nombre de visor, seleccione al visor para asociar con el formatoseleccionado.

Nota: IGC Brava! sólo es compatible con archivos TIFF y PDF. Adobe Readersólo es compatible con archivos PDF.

d. Haga clic en Aceptar. La tabla de asignaciones de formato a visor refleja sunueva asignación.

4. Puede editar una asignación:

a. Seleccione la asignación que va a editar.

b. Haga clic en Editar.

c. (Opcional) Del cuadro de listaNombre de visor, seleccione un visor diferente.

d. Haga clic en Aceptar. La tabla de asignaciones de formato a visor refleja suscambios.

5. Puede eliminar una asignación:

a. Seleccione la asignación que va a eliminar.

b. Haga clic en Eliminar. La tabla de asignaciones de formato a visor refleja suscambios.


Configurar reutilización de una ventana emergenteLa plantilla de la vista de documento de Forms Builder le permite configurar el visorpara que se abra una ventana separada (una ventana emergente) cuando se abre undocumento. (Para obtener instrucciones, consulte Configuración del visor en unaplantilla de vista de documento, página 73). Si ha configurado visores de este modo,puede especificar en TaskSpace si estas ventanas emergente se pueden reutilizar paradocumentos posteriores.

Para configurar la reutilización de una ventana emergente:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,


2. Haga clic en Configuración. EnGestión de ventanas hay dos opciones disponibles.



3. Seleccione una opción:• Para volver a emplear la ventana emergente, seleccione Cargar el documento

en la ventana abierta, reemplazando su contenido.• Para mostrar una nueva ventana emergente cada vez, seleccione Cargar el

documento en una nueva ventana.4. Cuando haya completado sus cambios de configuración, haga clic en Guardar.


Apéndice AGestión de aplicaciones

En este apéndice se describe cómo realizar las tareas típicas de gestión para sus aplicaciones deTaskSpace.• Mostrar la lista de aplicaciones padre, página 250• Implementar una aplicación en otro entorno, página 251Si el software TaskSpace se ha implementado en varios servidores de aplicaciones, puede acceder a éldesde diferentes direcciones URL, una para cada servidor de aplicaciones. Cuando utiliza una deestas direcciones URL para cambiar los valores de configuración en una aplicación de TaskSpace,debe reiniciar cada uno de los otros servidores de aplicaciones.

Mostrar la lista de aplicaciones padreAl crear aplicaciones de TaskSpace, examine la lista de aplicaciones padre. Esto le ayudaa entender las relaciones complejas de herencia entre sus diversas aplicaciones.

Para mostrar la lista de aplicaciones padre:1. Inicie la interfaz de usuario de TaskSpace e inicie sesión. Para obtener instrucciones,


2. Haga clic en Aplicaciones padre.


Gestión de aplicaciones

Aparecerá una lista de aplicaciones padre. En cada una de las filas de esta lista, laaplicación en la primera columna es el padre de la aplicación en la segunda columna.

3. Para cambiar el número de elementos que se muestran por página, seleccione elnúmero deseado en el cuadro de lista Elementos por página.

Implementar una aplicación en otro entornoDespués de crear y configurar una aplicación de TaskSpace, puede exportar la aplicacióna un entorno de producción o de prueba. En esta sección se describe brevemente cómoexportar una aplicación a otro repositorio. Para obtener instrucciones detalladas,consulte la Guía del usuario de Documentum Application Builder.

Nota: Cuando exporta una aplicación, debe exportar la aplicación padre de dichaaplicación y todo el linaje de aplicaciones. Por ejemplo, si desea exportar una aplicaciónllamada App2, que es una aplicación hijo de App1, que a su vez es una aplicación hijode la aplicación base de TaskSpace, debe exportar App2, App1 y la aplicación base deTaskSpace al mismo tiempo. Esto es necesario porque cada aplicación heredan elementosde su aplicación padre.

Para exportar una aplicación:1. En Documentum Application Builder, siga este procedimiento para cada aplicación

que desee exportar (su aplicación y todas sus aplicaciones padre):

a. Localice la aplicación de TaskSpace para exportar.



b. Inserte cualquier objeto necesario en esta aplicación, como un objetospersonalizados de documento o carpeta y objetos de ciclo de vida.

c. Registre esta aplicación.

Nota: Cada aplicación se considera una DocApp.

d. Crear un archivo de DocApp de esta aplicación.

2. En Documentum Application Installer, instale las nuevas DocApp (creadas desde suaplicación y todas sus aplicaciones padre) en el nuevo repositorio.


Apéndice BAcerca de las anotaciones

Las anotaciones se almacenan como archivos dm_note relacionados con sus documentos. Lasanotaciones se almacenan en el archivador inicial del usuario en una carpeta de anotaciones. Cadaarchivo dm_note contiene las anotaciones creadas en todas páginas de un documento por un solousuario. Por lo tanto, si varios usuarios han anotado un documento, hay un archivo dm_note paracada usuario.

Las anotaciones se sincronizan con sus documentos. Cuando cambia un documento, se actualizan losarchivos de anotaciones respectivos (del tipo dm_note).

Puede configurar el rol o permiso de un usuario en el documento para desactivar cualquier interfazrelacionada con anotaciones. Un usuario debe tener el permiso Relacionar en un documento paraanotar el documento. En el visor, los usuarios sólo pueden modificar sus propias anotaciones yguardar en sus propios archivos de anotaciones. En el repositorio, de forma predeterminada, lospermisos de acceso de archivo de anotaciones en un archivo dm_note se establecen como READONLY(sólo lectura) para todos menos el propietario del archivo dm_note, que tiene todos los permisos sobreel archivo. Para que las anotaciones sean privadas, los permisos del archivo de anotaciones debenestablecerse como NONE (NINGUNO) para todos menos el propietario.

Puede cambiar los permisos de acceso al documento para controlar la visibilidad a varios usuarios ygrupos. El acceso al documento debe restringirse al otorgar selectivamente acceso a determinadosusuarios o grupos.


Acerca de las anotaciones


Glosario

ACLUna lista de control de acceso (ACL) es una lista de las entradas de control de acceso quedefinen permisos y restricciones de acceso exigidos para los objetos a los que se aplica laACL. Cada SysObject tiene una (y sólo una) ACL. Cuando la seguridad de repositorioestá activada, si un usuario intenta acceder a un SysObject, como un documento, debeser propietario del objeto o tener permiso para acceder al objeto a través de una entradade la ACL. Si no se aplica ninguna de las condiciones, el usuario no puede acceder alobjeto. (Tenga en cuenta que un usuario siempre tiene al menos permiso de lecturapara los objetos que son de su propiedad.)

Acrobat ReaderVisor de imágenes de terceros de Adobe.

ACSServidor de contenido acelerado

botón de acciónBotón que, una vez que se hace clic en él, provoca una actividad de sistema.

Ficha AdministraciónFicha en TaskSpace que proporciona la funcionalidad para administrar usuarios y roles.

administradoresUsuarios que son responsables de la administración de las aplicaciones de TaskSpace.

anotaciónIndicación gráfica o textual o un comentario en un documento. Las anotaciones seutilizan para marcar, comentar o destacar el contenido de un documento sin cambiarrealmente el contenido del documento original. Los usuarios pueden ver, editar o crearsus propias anotaciones. Con el permiso adecuado, también pueden ver las anotacionesde otros usuarios.

servicio de anotaciónServicio que permite a los usuarios recuperar, guardar y manipular anotaciones.

diseñadores de aplicacionesUsuarios que han recibido formación para configurar las aplicaciones de TaskSpace.

BOCSServidor de caché de sucursal de oficina


Glosario

Brava!Visor de imágenes de terceros de IGC.

transferencia de bytesProceso de entregar todo un documento gradualmente para que se pueda ver antes de lafinalización de la transferencia. Esta característica se refiere por lo general al mecanismoutilizado por Adobe Acrobat Reader. Una optimización más flexible de recuperaciónde documentos es el servicio de páginas.

aplicación hijoAplicación de TaskSpace basada en (creada a partir de) otra aplicación de TaskSpace.Una aplicación hereda todos los ajustes de configuración de su aplicación padre. Puedenagregarse o crearse nuevos componentes, fichas o roles para la nueva aplicación. Loscambios hechos en la aplicación hijo no tienen efecto alguno en la aplicación padre.

ComponentePlantilla creada Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace.

servicio de configuraciónServicio que establece y recupera los parámetros de configuración de DocumentImage Services. Estos parámetros incluyen configuraciones basadas en el sistema,configuraciones basadas en rol y configuraciones especificadas por el usuario.

Ficha ConfiguraciónFicha en TaskSpace que proporciona la funcionalidad para configurar los componentes,procesos, fichas, roles y otras configuraciones de aplicaciones.

DFCDocumentum Foundation Classes

caché distribuidaLas funciones requeridas para reducir el tiempo que se necesita para recuperardocumentos a través de una red, especialmente importante para ámbitos laboralesdistribuidos tales como sucursales.

documentoUno o varios archivos con los mismos metadatos. Un documento puede ser un elementoen una carpeta. Puede ser de cualquier tipo, como una imagen o texto.

Document Image ServicesDocument Image Services proporciona apoyo para documentos de imágenes y escompatible con una amplia gama de visores diferentes. Las funciones incluyen serviciode páginas, anotaciones, certificaciones y el uso con o sin TaskSpace.

visor de imágenes de documentosUn componente de terceros que habilita la presentación de documentos e imágenes paraformatos de imagen de documento tales como TIFF y PDF. El visor puede aparecer enlínea o en una ventana separada.


Glosario

vista de documentoUna vista que contiene una plantilla de vista de documento. Por lo general muestra unaimagen y metadatos. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza un documento.

plantilla de vista de documentoUna plantilla necesaria para mostrar un documento en TaskSpace. La plantilla de vistade documento incluye los metadatos de documento y un visor de imágenes que muestrala imagen correspondiente. El diseñador de la aplicación configura plantillas de vistade documento en Forms Builder.

carpetaUna colección de varios documentos relacionados que se muestra en TaskSpace.(Consulte también plantilla de contenido de carpeta y plantilla de información decarpeta).

plantilla de contenido de carpetaUna plantilla que lista el contenido de una carpeta. El diseñador de la aplicaciónconfigura plantillas de contenido de carpeta en Forms Builder.

plantilla de información de carpetaUna plantilla que proporciona información acerca de una carpeta. El diseñador de laaplicación configura plantillas de información de carpeta en Forms Builder.

ficha de carpetaUna ficha en TaskSpace que presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetas y la lista decontenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas, documentos ya los procesos disponibles para los que el usuario tiene permiso para iniciar. El diseñadorde la aplicación puede crear una ficha de carpeta en TaskSpace.

vista de carpetaUna vista que contiene una plantilla del contenido de carpeta y una plantilla deinformación de carpeta. Por lo general presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetasy la lista de contenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas,documentos y a los procesos disponibles para los que el usuario tiene permiso parainiciar. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza una carpeta.

tecla de acceso directoUna orden del teclado que se utiliza en vez de una opción de menú o botón para realizaruna acción en TaskSpace.

imagenTérmino genérico que hace referencia a una representación electrónica de información,incluidos documentos ERM (Gestión de informes de la empresa), imágenes escaneadas(trama) y los dibujos del CAD (vectoriales).

bandeja de entradaUna lista de tareas de un usuario. Área específica del usuario que enumera las tareasque tiene asignadas actualmente.


Glosario

herenciaLa adquisición de la configuración a partir de una aplicación padre. (Consulte tambiénaplicación hijo).

plantilla de inicio de procesoConsulte plantilla de iniciación de proceso.

Ficha Abrir elementosUna ficha en TaskSpace que se crea dinámicamente cuando un usuario selecciona veruna carpeta o documento o tener acceso a una tarea.

servicio de páginasUna característica que proporciona rendimiento aumentado volviendo páginas de unaen una para formatos TIFF y PDF, habilitando a los visores compatibles mostrar laprimera página mientras el resto del documento continúa descargándose. (El serviciode página no funciona con PDF seguros).

procesoUn proceso empresarial, definido en Process Builder.

plantilla de iniciación de procesoUna plantilla que permite que el usuario proporcione información para la iniciación deun proceso. El diseñador de la aplicación configura plantillas de iniciación de procesoen Forms Builder.

ficha ProcesoUna ficha en TaskSpace que proporciona una lista de los procesos empresarialesdisponibles en la que los administradores pueden seleccionar un proceso para iniciarlo.

colaUna lista de tareas de varios usuarios.

Ficha Administración de colasUna ficha en TaskSpace que permite que un administrador administre las colas.Administración de colas incluye la asignación de usuarios a colas, la configuración dela definición del conjunto de habilidades para un grupo de usuarios, la reasignaciónde elementos de trabajo en una cola y el cambio de la prioridad de los elementos detrabajo en una cola.

rolUn grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unas determinadasobligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente.

SBOObjeto de negocio basado en servicio

ficha de búsquedaUna ficha en TaskSpace que permite que los usuarios busquen los datos en el repositorio.El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de búsqueda en TaskSpace.


Glosario

plantilla de búsquedaPlantilla que proporciona al usuario con los campos apropiados para realizar unabúsqueda de un tipo particular: cliente, documento o tarea, por ejemplo. Si la ficha debúsqueda se ha configurado para mostrar varias plantillas de búsqueda, el cuadro Buscarmuestra las plantillas disponibles. El diseñador de la aplicación configura plantillasde búsqueda en Forms Builder.

tecla de acceso directoConsulte tecla de acceso directo.

tipos de fichasCon el fin de crear nuevas fichas en TaskSpace, los tipos de fichas son: búsqueda, listade tareas, proceso, carpeta, administración de colas, administración y configuración.(Consulte también la ficha Abrir elementos).

fichaUn elemento de navegación para cambiar de una interfaz a otra en TaskSpace.

tareaUna instancia de una actividad, definida como parte de un proceso en Process Builder.

lista de tareasLista de tareas de un proceso concreto. Una lista de tareas puede ser una bandeja deentrada (una lista de tareas de un usuario) o una cola (una lista de tareas de variosusuarios).

ficha de lista de tareasUna ficha en TaskSpace que contiene una o más listas de tareas (bandejas de entrada ocolas). El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de lista de tareas en TaskSpace.

plantilla de lista de tareasUna plantilla que muestra una lista de tareas para un solo usuario o una cola de trabajosen TaskSpace. El diseñador de la aplicación configura plantillas de lista de tareas enForms Builder.

plantilla de tareaUna plantilla que aparece en una vista de la tarea para mostrar las tareas en TaskSpace.La plantilla de tareas puede configurarse para mostrar la vista estándar de la tarea o unavista de tareas con una vista de documento incrustada. El diseñador de la aplicaciónconfigura plantillas de tareas en Forms Builder.

vista de tareaUna vista que contiene una plantilla de la tarea. Por lo general, muestra todos elementosnecesarios para procesar una tarea: datos de procesos habituales, instrucciones de tareas,un subcomponente de documento y una fila de botones de acción de procesamiento detareas. Esta vista aparece cuando un usuario accede a una tarea.

TaskSpaceUna interfaz de usuario basada en explorador optimizada para el procesamiento detareas y la recuperación de documentos.


Glosario

aplicación de TaskSpaceUna compilación de componentes, fichas, roles y otros objetos con un configuraciónespecífica. La instalación de TaskSpace proporciona una aplicación básica, tambiénconocida como TaskSpace. Puede crear y configurar nuevas aplicaciones basadas enesta y otras aplicaciones. Estas aplicaciones, como grupo, se consideran aplicacionesde TaskSpace, pero individualmente, cada tiene un nombre asignado por el usuario.(Consulte también aplicaciones hijo).

componente de aplicación de TaskSpacePlantilla creada Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace.

TCMGestión de contenido transaccional

olantillaUn objeto en Forms Builder que incluye los componentes para crear un componente quese mostrará en TaskSpace. Los tipos de plantilla incluyen: búsqueda, vista de documento,información de carpeta, contenido de carpeta, inicio de proceso, lista de tareas y tarea.

visor de imágenes de documentos de tercerosUn componente de terceros, como Brava! de IGC, de Daeja ViewOne Pro o AdobeReader, que muestra documentos e imágenes, en línea o en una ventana separada.

miniaturaRepresentación de imagen pequeña de una imagen o documento (parte de las opcionesde visor).

UCFInstalaciones unificadas de cliente

usuarioCualquier usuario de la aplicación de TaskSpace. Los usuarios pueden incluir arepresentantes de servicio de atención al cliente, procesadores de tareas, iniciadores deprocesos, etc.

ViewOne ProVisor de imágenes de terceros de Daeja.

visorConsulte visor de imágenes de documento.

WDKWeb Development Kit


Índice

AACL, 152 a 153

Consulte también conjuntos depermisos

actividad, disponibilidad paraplantilla, 116

administración de colas de trabajosasignar/reasignar tareas, 196crear categorías de cola de

trabajos, 185definir colas de trabajos, 186definir filtros, 181eliminar categorías de cola de

trabajos, 185quitar asignación de tareas, 196quitar suspensión de tareas, 197supervisar colas de trabajos, 194 a 195suspender tareas, 197

Administrador del sistema, conjuntos depermisos, 155

administrar, aplicación, 250agregar

componentes, 202grupo a conjuntos de permisos, 160,

165procesos, 207rol del repositorio, 231usuarios a conjuntos de permisos, 160,

165altura, barra superior, 242aplicación

crear, 49exportar, 251gestionar, 250linaje, 250modificar, 51

aplicación hijo, 26, 250aplicación padre, 26, 250Asignación de políticas de colas de

trabajos (página), 189

asignación de tipos de objeto acomponentes, 236

asignar componentes a un rol, 228atributos de habilidad, 181

Bbarra superior

altura, 242logotipo, 243

buscarCrear una plantilla, 56ficha de búsqueda de solución de

problemas, 36ficha, crear, 212función en la barra superior, 227, 235

Ccarpeta

crear una ficha de carpeta, 215crear una plantilla de contenido de

carpeta, 81crear una plantilla de información de

carpeta, 76seguridad, contenido de trabajo en

curso, 156seguridad, permisos, 156solución de problemas de una ficha

de carpeta, 34solución de problemas de una vista de

carpeta, 42categorías, consulte categorías de cola de

trabajoscategorías de cola, consulte categorías de

cola de trabajoscategorías de cola de trabajos

crear, 185definir, 185eliminar, 185

coincidencia de asignación de trabajo


Índice

agregar filtros a una cola, 187configurar, 180definir filtros, 181definir habilidades en la plantilla de

proceso, 181perfiles de procesador, 193

colas, consulte colas de trabajoscolas de trabajos

actualizar, 195agregar grupos, 190agregar usuarios, 190asignar tareas, 196categorías, 185configurar notificaciones, 184configurar prioridades, 184controlar, 194crear, 179, 182, 185definir, 186eliminar un grupo, 191eliminar un usuario, 191grupos, 190 a 191, 193información general, 176modificar, 195políticas, 182políticas de colas, 182quitar asignación de tareas, 196quitar suspensión de tareas, 197reanudar tareas suspendidas, 197reasignar tareas, 196roles, 177seleccionar vistas, 194suspender tareas, 197usuarios, 190 a 191, 193ver, 194

componentesasignar a un rol, 228configuración del software

TaskSpace, 200configuraciones por rol, 236

Comprobación del porcentaje de calidad,configuración de política de cola detrabajos, 184

configurarcomponentes para el software

TaskSpace, 200fichas para el software TaskSpace, 210Información general sobre

TaskSpace, 26iniciación de un proceso, 36Interfaz de usuario de TaskSpace, 242

procesos para el softwareTaskSpace, 206

roles para el software TaskSpace, 222conjuntos de alias, 157, 188conjuntos de permisos

Administrador del sistema, 155agregar usuarios, 168 a 169crear, 153, 160descritos, 152 a 153eliminar, 153, 174gestionar, 152 a 153localizar, 159privilegios de usuario, 153sistema, 155Superusuarios, 155temas, 152

conjuntos de permisos creadosautomáticamente, ver, 160

conjuntos de permisos creadosmanualmente, ver, 160

conjuntos de permisos del sistemaintroducción, 155ver, 160

conjuntos de permisos del usuario actual,ver, 160

contraseñas, cambiar, 48control de calidad, 184crear

aplicación, 49conjuntos de permisos, 160ficha, 212ficha Administración, 218ficha Administración de colas, 218ficha Configuración, 218ficha de búsqueda, 212ficha de carpeta, 215ficha de lista de tareas, 214ficha Proceso, 218rol, 224

Ddocumentación relacionada, 23documentación, relacionada, 23dominios, iniciar sesión, 47

Eeditar

Fichas de TaskSpace, 219


Índice

Roles de TaskSpace, 232eliminar

componentes, 204conjuntos de permisos, 174fichas, 220objetos, 156permisos requeridos para, 156procesos, 208roles, 239usuarios de conjuntos de

permisos, 169estado de un usuario, 128exportar aplicación, 251

Ffederaciones, usuarios, 126ficha Administración

crear, 218introducción, 29

ficha Administración de colascrear, 218introducción, 29

ficha Configuracióncrear, 218introducción, 29

ficha predeterminada, 227, 234ficha Proceso

crear, 218fichas

configurar, 210crear, 212especificar para un rol, 233Reordenar para un rol, 233

Filtro Mis colas de trabajos, 194filtros

agregar a una cola de trabajo, 187definir para colas de trabajos, 181para colas de trabajos, 180para lista de componentes, 201

filtros coincidentesasignar a una cola, 187habilitar varias habilidades, 182

filtros de coincidencia de asignación detrabajoagregar a una cola, 188eliminar de una cola, 188

formato de archivo, asignar a visor, 245formato de caracteres en columnas, 69formato de columnas, 69

formato en columnas, 69

Ggrupos

agregar a una cola de trabajo, 190agregar usuarios, 142crear, 139dinámicos, 141, 148editar, 139eliminar, 144en colas de trabajos, 190 a 191, 193información general, 136localizar, 136 a 137privado, 141público, 141quitar usuarios, 142reasignar, 143ver grupos para un usuario, 134ver usuarios en, 137

grupos dinámicos, 141, 148

HHabilidades para coincidencia de

asignación de trabajo, 194heredados

componentes, mostrar/ocultar, 201fichas, mostrar/ocultar, 211procesos, mostrar/ocultar, 207roles, mostrar/ocultar, 223

herencia, 26

Iicono de candado

conjunto de resultados de labúsqueda, 60

lista de contenido de carpeta, 85icono de tipo de objeto en


lista de contenido de carpeta, 85idiomas

crear fichas para, 212seleccionar al iniciar sesión, 48

importar usuarios, 130información de habilidad de la cola de

trabajos, 181informes de flujo de trabajo, 179iniciación de proceso


Índice

configuración, 36Crear una plantilla, 94

iniciarconfiguración de inicio de un

proceso, 36Forms Builder, 55Interfaz de usuario de TaskSpace, 46

iniciar sesión, 55iniciar un proceso

configuración, 36crear una plantilla para, 94

interfaz de usuarioconfigurar, 242iniciar, 46

interfaz, configurar, 242

LLDAP

cambiar contraseña, 48creación de usuarios, 126, 128, 131

listas de control de acceso, 152 a 153Consulte también conjuntos de

permisoslistas de habilidades de la cola de trabajos,

consulte coincidencia de asignación detrabajo

localizarconjuntos de permisos, 159grupos, 137roles, 145usuarios, 124

localizar, crear fichas para, 212Logotipo de inicio de sesión, 243logotipos, 243

Mmodificar una aplicación, 51modo de accesibilidad

seleccionar, 48Módulos de TCM, 14módulos, TCM, 14mostrar heredados

componentes, 201fichas, 211procesos, 207roles, 223

Nniveles de acceso, 153niveles de prioridad, 184notificaciones en colas de trabajos, 184

Oobjetos

Acceso de superusuario a, 158permisos, 153

Obtener tarea, habilitar, 198ocultar heredados


operadores de comparación, 182ordenar


Ppáginas


perfil de habilidad, consulte coincidenciade asignación de trabajo

perfiles de documentos, consulte políticasde anulación de colas de trabajos

perfiles de procesador, consulte perfiles deprocesador de asignación de trabajo

perfiles de procesador de asignación detrabajoagregar habilidades, 191 a 192buscar, 192eliminar habilidades, 193introducción, 180

permisos, 153crear conjunto de permisos, 160eliminar objetos, 156información general, 152 a 153localizar, 159modificar, 165nivel de objeto, 152 a 153niveles de acceso, 153


Índice

objeto, 153propietario de objeto, 153seguridad de carpeta, 156

plantilla de procesoy la cola de trabajos, 181

plantillasbuscar, 56contenidos de carpeta, 81información de carpeta, 76iniciación de proceso, 94lista de tareas, 98preparación para el software

TaskSpace, 54tarea, 114vista de documento, 70

políticas, consulte políticas de anulación decolas de trabajos, consulte políticas decolas de trabajos

políticas de anulación, consulte políticas deanulación de colas de trabajos

políticas de anulación de colas detrabajos, 189

políticas de colas, 181Consulte también colas de trabajoscrear/modificar, 183definir filtros, 181políticas de anulación, 189

políticas de colas de trabajosanular, 188configurar controles de calidad, 184configurar prioridades, 184configurar umbrales, 184crear, 183eliminar, 184información general, 182modificar, 183

preparación de las plantillas para elsoftware TaskSpace, 54

primer acceso de la interfaz de usuario, 45Prioridad de incremento, configuración de

política de cola de trabajos, 184Prioridad inicial, configuración de política

de cola de trabajos, 184Prioridad máxima, configuración de

política de cola de trabajos, 184privilegios, 153

Consulte también permisosSuperusuario, 129usuario, 129

privilegios de usuario, 153

Consulte también permisosprivilegios para crear grupos, 178procesadores de colas de trabajos

gestionar, 189habilitar extracción selectiva, 198

procesadores de colas, gestionar, 189procesos

configuración del softwareTaskSpace, 206

ficha de búsqueda para empezar, 212ficha de carpeta para empezar, 216

Propiedades de la cola de trabajos(página), 186, 188, 192

propiedades, componente, 203Protocolo ligero de acceso a directorios,

consulte LDAP

Rregistrar/retirar


lista de contenido de carpeta, 85repositorio

iniciales, 129, 133inicio de sesión en Forms Builder, 55inicio de sesión en TaskSpace, 46Modo de accesibilidad de

TaskSpace, 48propietario, 155

repositorio inicial, 129, 133reutilización de ventana emergente,

configurar, 247rol predeterminado, 222Rol Process_report_admin, 179Rol Queue_admin, 178Rol Queue_advance_processor, 179Rol Queue_manager, 178Rol Queue_processor, 179roles

agregar usuarios, 148configurar, 222crear, 146editar, 147eliminar, 151en colas de trabajos, 177información general, 145localizar, 145, 147Process_report_admin, 179propiedades, 147


Índice

proporcionado en la aplicaciónbase, 222

Queue_admin, 178Queue_advance_processor, 179Queue_manager, 178Queue_processor, 179quitar usuarios, 148reasignar, 150solución de problemas, 239usuarios, 134

Ssalas, sala inicial de grupo, 140seguridad, 153sesiones, modo de accesibilidad, 48solución de problemas

comportamiento de rol, 239ficha de búsqueda, 36ficha de carpeta, 34ficha de lista de tareas, 31vista de carpeta, 42vista de documento, 43vista de tarea, 40

Superusuarioconjuntos de permisos, 155Evaluación de entrada ACL y, 158privilegios, 129

supervisión de colas de trabajos, 194 a 195actualizar perfil de procesador, 193agregar habilidades al perfil de

procesador, 192eliminar usuario/grupo de la cola, 191procesadores de colas de trabajos, 189roles, 178

SysObjects, acceso de superusuario a, 158

Ttarea

crear una ficha de lista de tareas., 214crear una plantilla de lista de

tareas, 98crear una plantilla de tareas, 114ficha de lista de tareas de solución de

problemas, 31supervisar colas de trabajos, 194vista de tareas de solución de

problemas, 40

tareas de la cola de trabajosasignar, 196quitar asignación, 196quitar suspensión, 197reanudar, 197reasignar, 196suspender, 197

tipo de datos estructurados, para utilizaren la plantilla, 102

trabajo dm_QmPriorityAging, 184trabajo

dm_QmThresholdNotificiation, 184Trabajo en curso, seguridad de

carpetas, 156trabajos, trabajo

dm_QmPriorityAging, 184

UUmbral, configuración de políticas de cola

de trabajos, 184usuarios

agregar a conjuntos de permisos, 160,165, 168

agregar a un grupo, 142agregar a un rol, 148agregar a una cola de trabajo, 190asignar tareas, 196cambiar el nombre, 134crear, 127, 130editar, 127eliminar, 136eliminar de conjuntos de

permisos, 169en colas de trabajos, 190 a 191, 193global, 126grupos, 134importar, 130localizar, 124privilegios, 129reasignar elementos, 135reasignar tareas, 196roles, 134supervisar a los usuarios de la

cola, 195usuarios activos, 128usuarios bloqueados, 128usuarios inactivos, 128


Índice

Vvalor para utilizar en la comparación, 182ventana emergente

configurar, 74configurar reutilización, 247

versiones, eliminar, 156

visorasignar a formato de archivo, 245cambio en vista de documento, 73

vista de documentoCrear una plantilla, 70solución de problemas, 43


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