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GRIFOLS o Cómo optimizar la gestión de 360.000 facturas al año
Con SAP Vendor Invoice Management by OpenText
5 de junio de 2019 – Fórum AUSAPE 2019
Fabien Delubac
Director, IT Corporate & Industrial Applications - Competency Center, Grifols
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Punto de Partida
● Descentralización
● Variedad de procesos en la gestión de facturas
✦Mayor riesgo de errores manuales
✦Alto coste formación nuevos usuarios
● 100% Papel
● Poca visibilidad del backlog
● Difícil seguimiento y trazabilidad
● Falta de visibilidad en el cumplimiento de
procedimientos corporativos
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Escenario Actual
● + 360.000 Facturas procesadas al año
● 16 Países
● 39 Sociedades
● 3 Centros de Servicios Compartidos
● 4 Canales de recepción de facturas
● 80% Reducción de papel
● 1.400 Usuarios activos
1 ÚNICO PROCESO
100% VISIBILIDAD
1 HERRAMIENTA
SAP VENDOR INVOICE MANAGEMENT BY OPENTEXT
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Proceso Único
SAP S/4HANA
SAP Business SuiteVendor Invoice Management
Your Supplier
IDoc
InvoiceRecognition
Ingestion PaymentInvoice
CompletionInvoice
VerificationCollaboration& Monitoring
CommentValidate data Post invoice
Receive Pay
Archive audit trail
Transform
Trigger workflows
Data mappingElectronic
Return to vendor
Exception
HandlingApprove
Verify and
Complete
Invoice Capture
Center
Archiving for SAP
Solutions*
Archiving OCR
Scanning
Insight & Control
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¿Cómo hemos llegado hasta aquí?
Inicio
Despliegues
y
Actualizaciones
Paso 2
1º Despliegue al resto de
sociedades españolas
(14 sociedades)
2 meses
Paso 4
Despliegue al resto de países
del mundo
2 países cada 3 meses
Paso 1
Definición de un Modelo Global
y
Arranque de una primera
sociedad piloto en España
6 meses
Paso 3
Despliegue a todas las
sociedades de Estados Unidos
(9 sociedades)
4 meses
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Equipo de Proyecto
● Grifols IT
✦ 1 Project Manager IT Finance
✦Dedicación parcial IT Purchasing
● OpenText Partner
✦ 1 Project Manager
✦ 2 Consultores
● Cuentas a Pagar – SSCs
✦Dedicación parcial Modelo Global + Rollouts
● Accounting Policies
✦Participación crítica en definición de Modelo Global
✦Dedicación parcial Rollouts
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Claves del éxito del proyecto
Leadership Interno
Ha sido clave en la
definición del Modelo
Global y su despliegue a
todos los países,
reforzando siempre
internamente la importancia
de mantener un proceso
único y global.
Apoyo Corporativo
Adaptación a
políticas Grifols
La herramienta se ha
adaptado a las políticas de
gestión y de aprobación de
facturas existentes en la
compañía, permitiendo
garantizar el cumplimiento
de las mismas en todos los
casos, sin excepción.
Cumplimiento
Fácil para los
proveedores
Pueden enviar las facturas
de la forma que les resulte
más cómoda, y se adapta a
requerimientos legales en
todos los países:
1. Papel (Digitalización
Certificada o Paperless)
2. Email
3. EDI (IDOC)
4. XML
Entrada Multicanal
Fácil para los
usuarios
Su fácil despliegue,
utilización y acceso desde
distintos dispositivos ha
permitido una rápida
adopción por parte de los
usuarios, siendo utilizada
esta interfaz por 1.100
usuarios VIM actualmente.
Fiori
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Eliminación del papel: Paperless
Recepción
Se reciben las facturas en
papel en puntos centralizados
de cada país.
Destrucción
Una vez garantizada la
integridad de los documentos
en el archivo, nos
deshacemos del papel, y
conservamos exclusivamente
la copia electrónica como
respaldo legal del documento.
Verificación
Se generan informes
semanales que se envían por
email donde se reflejan todas
las facturas digitalizadas
certificadas, con una
comprobación de integridad de
archivado, firma y metadatos.
Se genera además el informe
mensual requerido por la
AEAT para España.
Recepción Factura
Papel
Digitalización
Certificada
Generación de informe
semanal y mensualDestrucción del papel
Digitalización
Las facturas se digitalizan con
la solución de OpenText
Digitalización Certificada de
Facturas, homologada por la
AEAT en España, y adaptada
por Grifols para cumplir la
normativa de otros países
donde operamos.
Factura Electrónica EDI/XML
PDF vía email
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Reporting
● 100% SAP: ERP o BW
● Automatización
● KPIs
✦Bottlenecks – Excepciones
✦Aging
✦Productividad usuarios
✦Top Proveedores
● Aprobación Facturas
● Acciones ejecutadas por los usuarios
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Actualización Constante
2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro
Instalación Inicial
VIM 7.5 SP3
ICC 7.5 SP3
Archive Server 10.5
Enterprise Scan 10.5
DCF 2016
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Actualización Constante
2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro
Actualización DCF
Despliegues Iniciales – Versiones Estables
VIM 7.5 SP3
ICC 7.5 SP3
Archive Server 10.5
Enterprise Scan 10.5
DCF 2017
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Actualización Constante
2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro
Upgrade SAP SoH + VIM
SAP 6 EHP7 – on Hana
VIM 7.5 SP7
BCC 16.3 + BC Inbound + BC Fiori 16.3
Archive Server 10.5
Enterprise Scan 10.5
DCF 2018
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Actualización Constante
2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro
Integración SAP eDocument
SAP 6 EHP8 – on Hana
VIM 7.5 SP7
BCC 16.3 + BC Inbound + BC Fiori 16.3
Archive Server 10.5
Enterprise Scan 10.5
DCF 2018
Integración con SAP eDocument Framework
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Actualización Constante
2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro
Upgrade VIM
VIM 7.5 SP9
BCC 16.5 + BC Inbound + BC Fiori 16.3.2
Archive Server 16.2
Enterprise Scan 16.2
DCF 2019
¿SAP S/4HANA?
¿SAP ARIBA?
ó 16 para S4/HANA
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Plataforma Digital de Información y Procesos
Soluciones OpenText para SAP
Junio 2019 | Guillermo Cerrada - OpenText
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INFORMACIÓN DIGITALVelocidad
MovilidadSensores
Más ConexionesFlujos
Cambios Individuales y Sociales
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Cambios en los Modelos de Negocio
Empresa de transporte sin vehículos
Empresa de medios sin producción
Empresa de alojamiento sin propiedades
Empresa de retail sin inventarios
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Plataforma de Contenidos Digitales de OpenText
SUITE INTELIGENTE
TECNOLOGÍAS INTELIGENTES
PLATAFORMA DE CONTENIDOS DIGITALES
DIGITIZE DELIVERCONTEXTO
CUMPLIMIENTO
INTELIGENTE
AUTOMATIZAR
SIMPLIFICAR
TRANSFORMAR
DIGITALIZAR
Manufacturing
& Supply ChainAssets and Devices
Finance and
Core Services
Customer
Experience
People
Engagement
UTILIZAR
CONTROLAR
ENTREGAR
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La Suite Inteligente para la Gestión de Contenidos
SAP
S/4HANA
SAP
Digital
Asset
Mmgt
SAP
Invoice
Mmgt
SAP
xECM & Document
Management for
SFSF
SAP
xECM for
Capital
Projects
SAP Information
Extraction
SAP Extended
ECMSAP Archiving &
Document Access
SAP Digital Content
ProcessingSAP Digital
Documents
SAP Document
Presentment
SAP xECM
for Office 365
SAP
Extended ECM
for Government
SAP
xECM for
Capital Projects
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OpenText Invoice Management
Automatice Cuentas a Pagar
* or OpenText Documentum Services for SAP or another SAP ArchiveLink-certified repository
20-50% Reducción de
Coste por Factura*.
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Digitalice su Proceso SAP
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Papel
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Albaranes
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Procesamieno de
Pedidos de Clientes
Correspondencia del
Cliente
Correspondencia del
Empleado
Generar
Entrada de
MercancÍa
Crear
Pedido de
Cliente
Archivar
Doc.
Clientes
Archivar
Doc.
Empleado
Almacén
Fulfillment
Workspace
xECM SFSF
OC
R (
IES
*)
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OpenText Document Access for SAP Solutions
Archivado de Documentos en SAP
Mejore la efectividad y la
transparencia de sus procesos
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OpenText Extended ECM
Gestione los procesos con sus documentos
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OpenText Extended ECM
Acceda fácilmente a toda la documentación y a SAP
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Colaboración dentro y fuera de SAP
SAP S/4HANA FIORI
Microsoft Office &
Escritorio Windows
SAP NetweaverMicrosoft Office 365® ,OneDrive,
SharePoint
BUSINESSWORKSPACE
SAP C/4HANA
Aplicación de xECM
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OpenText Extended ECM for Government
Transformación Digital para las Entidades Públicas
Una plataforma para la
administración electrónica para una
gestión sin papeles.
Trámites y Expedientes
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OpenText Extended ECM for Government
Tramitación Digital de la Administración
Trámites y Expedientes
Acceda directamente a
• Bandeja de Tareas
• Bandeja del Grupo
• Participación
• Plan Documental (Clasificación)
• Carpetas (Carpetas
Físicas)
• Inventario Documental
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Soluciones OpenText para Recursos Humanos en SAP –
Extended ECM for SuccessFactors
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integrada para gestionar el
ciclo de vida de los
documentos de los empleados.
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●Reducir Costes
●Mejorar la Experiencia del
Empleado
Carpeta del
Empleado
Acceso
centralizado, rápido
y sencillo a toda la
documentación
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Automatización de los Procesos de RRHH
Digitalizar Gestionar
ProcesarEnviar
Una carpeta de empleado tiene de media entre 40-50 documentos
Finalización/
Jubilación
Bonos y
Compensación
Rendimiento y
Objetivos
FormaciónIncorporaciónSelección y
Contratación
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OpenText Extended ECM para SuccessFactors
Una Plataforma Cloud Integrada
OpenText Extended ECM – Una Plataforma de Gestión de Documentos de RRHH
Gestión del Talento
Finalización/
Jubilación
Bonos y
Compensación
Rendimiento
y Objetivos
FormaciónIncorporaciónSelección y
Contratación
Generación de Documentos
Gestión de Documentos
RecordsManagement
Integración con la Interfaz
Integración de datos y
contenidos
Integración de Permisos
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Comunicaciones inmediatas y multicanal
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de plantillas a menos de 24 horas.
e Integradas
Comunicaciones Personalizadas, Automatizadas
Comunicacion Segmentada
Document Presentment
other Digital Asset
ManagementExtended ECM
…
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Usuarios con Impacto en los Clientes: Crear, Revisar y Aprobar
Contenido en Tiempo Real
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Nuevas
Soluciones
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Reduce variable costs
La entrada de datos manual implica…
Duplicados, errores
Esfuerzos y Costes
Adicionales
Procesos ineficientes
y costosos
Menor utilización del
inventario
Mayores costes
operativos
Errores logísticos y
financieros
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Introducir Información Manual en SAP…
Es como empujar un coche
En vez de conducirlo
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Tasa de éxito con machine learningProcesamiento de confirmaciones de pedidos
Tasa de éxito: de aprox. 30% (semana 1) a 90% (semana 5
Caso de una empresa alemana de fabricación
Confirmaciones de pedidos vía papel, correo electrónico y fax de proveedores
4500 documentos al mes, de unas 2-3 páginas de media
Objetivo: Maximizar el número de documentos sin necesidad de validación manual
Optimización de reglas de negocio – Automatización basada en campos OCR + correspondencia con el pedido
de SAP
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Information Extraction Service by OpenText
Una solución única para leer todos los documentos de SAP
El cambio a IE nos permitió
triplicar nuestros ratios de
automatización. En 5 semanas
pasamos del 30% al 95%.
Documentos DecisiónMachine LearningRegla de Negocio o
Interacción con usuario*
*Usando nuestro algoritmo, en proceso de patente, para el aprendizaje
continuo, el sistema aprende y mejora con cada documento.
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OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions
Flujo de proceso de P2P (Compra al pago)
Aprobación
Proveedores
SAP Ariba Automatización de
Compras &
Comercialización
Confirmación
de Pedido
Confirm. de
Pedido
Aviso de
Embarque
(ASN)
Aviso de
Embarque
(ASN)
Peiddo de
Compras
Pedido de
Compras
Pedido de
Ventas
Cambio/
Cancel.
del Pedido
Cambio/
Cancelación
en el Pedido
Cambio/
Cancela-
ción del
pedido
Recepción
de
Mercancía
Confirm. de
Entrega
Recepción
de
Mercancía
Creación de
la solicitud
Confirm. de
Presupuesto
en tiempo
real
Presupuesto
ERP Aviso de
Pago
Aviso de
Pago
SAP
Factura
Factura
Actualización
Estatus de la
Factura
Act. de
Estatus
Conciliación
Albarán de
Entrega
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OpenText Extended ECM For Engineering
Gestión de Documentación para Proyectos de Ingeniería
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OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365
Aplicaciones de Negocio Colaborativas con SAP
Extended ECM para Microsoft Office 365
nos ha permitido aprovechar Microsoft
Teams como herramienta de
colaboración integrada en SAP
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OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365
Integración Transparente con Microsoft Teams
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OpenText y SAP
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Estratégicas
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Referente Global de la
Industria
Suite completa con
opciones flexibles de
despliegue
Valor de Futuro
Asegurado
Soluciones Maduras
y Validadas
Los clientes se
benefician de la
constante
co-innovación
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Gracias