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Gestin Documental con Alfresco
Partner Oficial de Alfresco
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Agenda
Concepto de Sistema de Gestin Documental
Pasos para una Implementacin
Alfresco ECM
Complemento de un ECM Experiencia
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Pasos para una Implementacin
Alfresco ECM
Complemento de un ECM Experiencia
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SistemadeGestinDocumental
Un sistema de gestin documental es un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado pararastrear y almacenar documentos electrnicos y/oimgenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel.
http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental
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SistemadeGestinDocumental
Est conformado por:
Hardware Servidores
Escaners
Software Gestin Documental
Herramientas cliente
Redes Conectividad
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1erPaso:PorQu? Se deben hacer algunas preguntas:
Por qu y para qu?
Cuntos documentos? Cuntos usuarios y desde dnde?
Qu unidades o reas organizacionales van a usar?
Desde dnde se va a acceder?
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ComparativadeTiempo
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2doPaso:Aspectos Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al
momento de iniciar un proyecto:
Estructura y Ordenamiento de Carpetas yDocumentos
Proceso de Gestin Documental
Seguridades y Acceso Nomenclatura
Identificacin y Clasificacin
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3erPaso:Implementacin Presupuesto $$$
Licencias
Soporte Implementacin
Capacitacin
Alcance Tcnico Plataforma
Lenguaje
Alcance Funcional Versionamiento
Bsqueda en Contenido
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4toPaso:Entrenamiento Culturizacin en el concepto de Gestin Documental
Usuario Final:
Administradores:
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QueesAlfresco?Alfresco es la alternativa Open Source deEnterprise Content Management (ECM)
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Quehace? Organiza y facilita la gestin de contenidos de todo tipo.
Documentos ofimticos, presentaciones, imgenes, xml,multimedia etc.
Gestin del ciclo de vida de los contenidos
Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar
Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing
Provee un repositorio fuente basado en ltimas tecnologas y
estndares Altamente escalable, disponible y extensible
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Beneficios
Inmediata localizacin de documentos
Bsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.
Drstico recorte del espacio de almacenamiento yreaprovechamiento del mismo.
Eliminacin de los documentos duplicados.
Total control y seguridad de acceso y alteracin de documentos.
No existen documentos extraviados y perdidos.
Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.
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ECMHoyAlto Costo Alta
ComplejidadAtado
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Alfrescoes DiferenteBajo Costo Simple Libre
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Alfresco:Ms por Menos
Fijo
Variable Services/Customization
Services/Customization
Hardware
Hardware/Software Hardware/Software
Proprietary
License
Alfresco
100%Reduccin de
Costos
Reduccin deCostos
Services/Customization
Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)
o
Alfresco
Propietario Open Source Open Source
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AlfrescoContentManagement 100% web
Informacin estructurada ono-estructurada
Mltiples formatos (word,open office,excel,
multimedia, autocad, etc)
Propiedades (metadatos)
Contenidos relacionados
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AlfrescoShare Sitios Web
Dashboards Site, Personal
Componentes Biblioteca de
Documentos Blog, Wiki Bsqueda Gente Actividades Calendario, Foros deDiscusin
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ActivitiesActivities
PeoplePeople
Alfresco Enterprise:
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Alfresco Enterprise:The fastest, most scalable ECM
Benchmark
100 millones de objetos
140 objetos por segundo Acceso Sub-segundo
Linear scalability search
Prueba de Clientes
Adobe: Millones de usuarios,
terabytes de data en Acrobat.com 200M objetos en repositorio
central del Dept. de Seguridad deUSA
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ClientesInternacionalesGovernment Education & NFP
UK MOD
Other
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Es una solucin de gestin de trmites institucional quepermite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todoslos requerimientos de clientes internos y externos.
Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una
organizacin cero papeles.
SistemadeTrmitesyProcesos
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El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia yEficacia.
Los procesos son seguidos de forma exacta y estndar.
Asignar las actividades de forma automtica o segncriterios como balanceo de trabajo
Recordar a las personas sus actividades y controlartiempos
BeneficiosdeLAVA
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Proveer el estatus actual de cualquier proceso
en vivo
Integrarse con otros sistemas y aplicaciones
Parametrizar cualquier tipo de proceso con
diferentes formularios
BeneficiosdeLAVA
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QuinusaAlfrescoenEcuador?
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Gracias por su atencin
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