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Gestin Documental con Alfresco

Partner Oficial de Alfresco

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Agenda

Concepto de Sistema de Gestin Documental

Pasos para una Implementacin

Alfresco ECM

Complemento de un ECM Experiencia

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SistemadeGestinDocumental

Un sistema de gestin documental es un sistema

computarizado, un conjunto de programas, utilizado pararastrear y almacenar documentos electrnicos y/oimgenes digitales de documentos originalmente

soportados en papel.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental

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SistemadeGestinDocumental

Est conformado por:

Hardware Servidores

Escaners

Software Gestin Documental

Herramientas cliente

Redes Conectividad

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1erPaso:PorQu? Se deben hacer algunas preguntas:

Por qu y para qu?

Cuntos documentos? Cuntos usuarios y desde dnde?

Qu unidades o reas organizacionales van a usar?

Desde dnde se va a acceder?

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ComparativadeTiempo

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2doPaso:Aspectos Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al

momento de iniciar un proyecto:

Estructura y Ordenamiento de Carpetas yDocumentos

Proceso de Gestin Documental

Seguridades y Acceso Nomenclatura

Identificacin y Clasificacin

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3erPaso:Implementacin Presupuesto $$$

Licencias

Soporte Implementacin

Capacitacin

Alcance Tcnico Plataforma

Lenguaje

Alcance Funcional Versionamiento

Bsqueda en Contenido

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4toPaso:Entrenamiento Culturizacin en el concepto de Gestin Documental

Usuario Final:

Administradores:

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QueesAlfresco?Alfresco es la alternativa Open Source deEnterprise Content Management (ECM)

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Quehace? Organiza y facilita la gestin de contenidos de todo tipo.

Documentos ofimticos, presentaciones, imgenes, xml,multimedia etc.

Gestin del ciclo de vida de los contenidos

Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar

Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing

Provee un repositorio fuente basado en ltimas tecnologas y

estndares Altamente escalable, disponible y extensible

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Beneficios

Inmediata localizacin de documentos

Bsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.

Drstico recorte del espacio de almacenamiento yreaprovechamiento del mismo.

Eliminacin de los documentos duplicados.

Total control y seguridad de acceso y alteracin de documentos.

No existen documentos extraviados y perdidos.

Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.

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ECMHoyAlto Costo Alta

ComplejidadAtado

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Alfrescoes DiferenteBajo Costo Simple Libre

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Alfresco:Ms por Menos

Fijo

Variable Services/Customization

Services/Customization

Hardware

Hardware/Software Hardware/Software

Proprietary

License

Alfresco

100%Reduccin de

Costos

Reduccin deCostos

Services/Customization

Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)

o

Alfresco

Propietario Open Source Open Source

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AlfrescoContentManagement 100% web

Informacin estructurada ono-estructurada

Mltiples formatos (word,open office,excel,

multimedia, autocad, etc)

Propiedades (metadatos)

Contenidos relacionados

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AlfrescoShare Sitios Web

Dashboards Site, Personal

Componentes Biblioteca de

Documentos Blog, Wiki Bsqueda Gente Actividades Calendario, Foros deDiscusin

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ActivitiesActivities

PeoplePeople

Alfresco Enterprise:

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Alfresco Enterprise:The fastest, most scalable ECM

Benchmark

100 millones de objetos

140 objetos por segundo Acceso Sub-segundo

Linear scalability search

Prueba de Clientes

Adobe: Millones de usuarios,

terabytes de data en Acrobat.com 200M objetos en repositorio

central del Dept. de Seguridad deUSA

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ClientesInternacionalesGovernment Education & NFP

UK MOD

Other

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Es una solucin de gestin de trmites institucional quepermite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todoslos requerimientos de clientes internos y externos.

Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una

organizacin cero papeles.

SistemadeTrmitesyProcesos

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El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia yEficacia.

Los procesos son seguidos de forma exacta y estndar.

Asignar las actividades de forma automtica o segncriterios como balanceo de trabajo

Recordar a las personas sus actividades y controlartiempos

BeneficiosdeLAVA

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Proveer el estatus actual de cualquier proceso

en vivo

Integrarse con otros sistemas y aplicaciones

Parametrizar cualquier tipo de proceso con

diferentes formularios

BeneficiosdeLAVA

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QuinusaAlfrescoenEcuador?

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Gracias por su atencin

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