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… einfach smarte Lösungen

Anwenderschulung

Dokumentenverwaltung mit SAP DMS

Frank Ostwald


SAP NetW

eaver

End-User Service Delivery

Analytics Strategic Enterprise Management Financial Analytics Operations Analytics Workforce Analytics

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Project and Portfolio Management

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Environmental Compliance Management

Quality Management

Global Trade Services

Life-Cycle Data Management

DokumentenverwaltungProduktstrukturverwaltungRezepturverwaltungSpezifikationsverwaltungÄnderungsdienst und Konfigurationsmanagement

SAP ERP – Solution Map


SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohlstatischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u.a.:

DokumentidentifikationDokumentklassifikationDokumentstatusverwaltungDokumentversionierungObjektverknüpfungenDokumentablageDokumentsucheDokumentenvisualisierung und -redliningDokumentenzugriff über WEB Schnittstellen zu ErzeugersystemenDokumentenverteilung und -ausgabe

SAP Document Management System (SAP DMS) –Überblick


Gliederung

Dokumentidentifikation/-klassifikation

Objektverknüpfungen

Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5

Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation

Dokumentoriginalkonvertierung

6

7


Stammsatz Dokument:Dokumentinfosatz – Bsp.: IH-Dokument

NutzdatenOriginale (Dateien)

- beliebige Formate - beliebige Anzahl

Redlining-Layer

MetadatenGrund- (Dokument-) daten

- Sachbearbeiter- Status …

Klassifizierungs- (Zusatz-) daten

Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen

Objektverknüpfungen, z.B.- Equipments- (Sach-)Anlage…


Stammsatz Dokument:Dokumentinfosatz – Bsp.: Vertrag

NutzdatenOriginale (Dateien)

- beliebige Formate - beliebige Anzahl

Redlining-Layer

MetadatenGrund- (Dokument-) daten

- Sachbearbeiter…

Klassifizierungs- (Zusatz-) daten

Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen

Objektverknüpfungen, z.B.- Equipments…


Dokumentidentifikation: Dokumentschlüssel

Dokumentversion

Dokumentnummer

Dokumentart

Teildokument

Dokument

Blatt 002Blatt 001

Version Version 01

Blatt 001

Blatt 002Blatt 001

Version 02Version 01

Blatt 001

3-stellig (alphanumerisch) Zentrale Steuerfunktion

3-stellig (alphanumerisch) Unterteilung von Dokumenten

(vgl. mehrere Zeichnungsblätter)

2-stellig (alphanumerisch) Verwaltung von Änderungsständen

25-stellig (alphanumerisch) Interne/Externe/Gemischte

Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)


Dokumentart

Dokumentarten fassen Dokumente gleicher Eigenschaften zusammen. Über die Dokumentart wird gesteuert:

Art der NummernvergabeInterne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)

Art der Versionsvergabez.B. keine, 00 … 99, AA … ZZ, User-Exit

Ausprägung des Statusnetz Erlaubte Objektverknüpfungen Zuordnung der Standardklasse Ausprägung des Bildaufbaus, d.h.

Definition der Feldoption als obligatorisches, optionales, Anzeige-oder ausgeblendetes Feld

Ablagemöglichkeit im KPro


Customizing: Ausprägung des Bildaufbaus –Beispiel: Dokumentart Vertrag


Dokumentversion

Änderungsnummer

Datum

01 02 03

CH001 CH002 CH003

11.01.96 02.02.97 09.06.97

Eine Dokumentversion dokumentiert einen Bearbeitungsstandinnerhalb des Dokumentlebenszyklus.

Der integrierte Änderungsdienst kann genutzt werden, um der Dokumentversion einen zeitlichen Bezug zu geben.

Darüber hinaus kann die Version einem bestimmten Änderungs-stammsatz zugeordnet werden, der auch für andere SAP-Objekte wie z.B. Stückliste oder Plan verwendet wird.

Dokumentversion


Exkurs Klassifizierung –Zentrale Begriffe im Klassensystem

Der Objekttyp leitet sich aus einer klassifizierbaren Tabelle ab (z.B. Dokument).Objekttyp

Ein Objekt ist eine klassifizierbare Einheit (z.B. Dokument 10000000271/VTG/000/00).Objekt

Die Klassenart ist eine übergeordnete Steuerungs-einheit für Klassen (z.B. Klassenart 017 Dokumente).Klassenart

Eine Klasse gruppiert ähnliche Objekte (z.B. Klasse Vertragsdaten).Klasse

Ein Merkmal beschreibt Eigenschaften eines Objektes (z.B. Vertragstyp).Merkmal

Ein Wert ist die Ausprägung eines Merkmals (z.B. Kreditorischer Vertrag, Debitorischer Vertrag).Wert


Suche der Klasse

Suche der Objekte in der Klasse

Objektsuche

MerkmalsbewertungVertragstyp: Kred.VertragVertragsbeginn: 01.04.09Vertragsende: 31.03.10

KlassifizierungKlassenverwaltung

Eigenschaften

Objektpflege- Vertragstyp- Fördermenge [m3/min]- Vertragsbeginn- Vertragsende- Hauptspeicherkapazität [GB]

Merkmalverwaltung

Klasse Vertragsdaten

- Vertragstyp- Vertragsbeginn- Vertragsende

Merkmale

Exkurs Klassifizierung –Funktionen im Klassensystem

Dokument: 10000000271/VTG/000/00

Klasse: GH_Vertrag(Standardklasse)


Customizing: Zuordnung Standardklasse –Beispiel: Dokumentart Vertrag


Stammsatz Dokument: Klassifizierungsdaten im Register Zusatzdaten


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Technischer (Referenz-) PlatzEquipmentMeßpunktMaterialStücklistenkopf-/positionObjektverbindungIH-/ServicemeldungIH-/Serviceauftrag/-svorgangIH-Arbeitsplanvorgang

SAP-Objekte

BANF-/BestellpositionVerkaufsbelegpositionPSP-Element/Netzplanvrg.AnlagenstammDokument

Dokument

Objekt-verknüpfung

usw.



Um einen Technischen Platz mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibtes eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – DokumenteTeilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Typ des Technischen Platzes zugeordnet werden können.

Standard: Dokumentverknüpfung zum Technischen Platz


Um ein Equipment mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt eseigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – DokumenteTeilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Equipment-typ zugeordnet werden können.

Standard: Dokumentverknüpfung zum Equipment


Um einen Materialstamm mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibtes in den Zusatzdaten das Register Dokumentdaten.

Standard:Dokumentverknüpfung zum Material


Um DMS-Dokumente mit IH-/Servicemeldungen zu verknüpfen, muss der entsprechende Bildbaustein (092 – DMS-Verknüpfungen) in ein Register der Meldung (in Abhängigkeit der Meldungsart) eingeblendet warden.

Standard: Dokumentverknüpfung im Meldungskopf


Über die Erweiterung QQMA0011 kann der Aufruf des Bildbausteins“Verknüpfte Dokumente in die Maßnahmendetails eingebundenwerden.

Erweiterung: Dokumentverknüpfung in Maßnahmendetails


Erweiterung: Objektverknüpfung zu Meldungsmaßnahme


Über die Erweiterung IWO10018 kann das Table Control “VerknüpfteDokumente” in die sog. Userfelder im Auftragskopf eingebundenwerden.

Erweiterung: Dokumentverknüpfung im Auftragskopf


Erweiterung: Objektverknüpfung zu Auftragskopf


Standard: Dokumentzuordnung zu IH-Auftrag Mit der Business Function „Enterprise Asset Management Teil

6 (LOG_EAM_CI_6)“ können während der Bearbeitung von IH-Aufträgen die zugehörigen Dokumente angezeigt, angelegt und zugeordnet werden

Die Business Function „Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6)“ steht ab folgenden Releases zur Verfügung SAP SAP ERP 6.0 SP21 (EA-APPL 600) Erweiterungspaket 2 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 602) Erweiterungspaket 3 für SAP ERP 6.0 SP10 (EA-APPL 603) Erweiterungspaket 4 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 604) Erweiterungspaket 5 für SAP ERP 6.0 SP08 (EA-APPL 605) Erweiterungspaket 6 für SAP ERP 6.0 SP03 (EA-APPL 606)


Dokumentzuordnungen zu IH-Auftrag und IH-Vorgang


Objektverknüpfung zu Auftrag von Dokumentseite

Objektverknüpfungen auf Auftragsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus bearbeitet werden


Objektverknüpfungen auf Vorgangsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus nur angezeigt werden

Objektverknüpfung zu Vorgang von Dokumentseite


Die Verknüpfung zwischen IH-Auftrag und DMS-Dokument iststandardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazudie Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.

Standard: Dokumentzuweisung im Auftragsvorgang


Die Verknüpfung zwischen IH-Arbeitsplan und DMS-Dokument iststandardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazudie Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.

Standard: Dokumentzuweisung im IH-Arbeitsplanvorgang


Erweiterung: Objektverknüpfung zu Wartungsplan


Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –Beispiel: Dokumentart Drawing (DWG)


Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –Details pro Objektverknüpfung und Objekttyp


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Statusverwaltung

Abbildung des Dokumentlebens-zyklus (Erstellung, Freigabe, Änderung)

Steuerung des Dokumentenzugriffs

Definierbarkeit beliebig vieler Status

Protokollierung jeder Statusänderung(Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit)

Aufbau eines Statusnetzes durchFestlegung von Vorgängerstatus

Sprachabhängige Statusabkürzung

Automatisches Ablegen eines Originals im Sicherheitsbereich

AA

AE

AP PR FR

ZG

IA

QT

AR


ARAE

ZG

AA Arbeitsanforderung ZG Zurückgewiesen AR ArchiviertIA In Arbeit PR GeprüftAP Prüfanforderung QT QuittiertAE Änderungsanforderung FR Freigegeben

QT

IAAA AP PR FR

Beispiel: Statusnetz


Primärstatus (P)Nur für neue Dokumente; mehrereDokumente können diesen Status haben

Initialstatus (I)Nur für neue Dokumente; kann zurückgenommen werden

Archivstatus (A)Automatisch bei Archivierung

Originalbearbeitungsstatus (O)Automatisch bei Änderungen im Original

Sperrstatus (S)Daten können nicht geändert werden

Temporärstatus (T)Protokollieren von Ereignissen

Check-in-Status (C)Automatisch, wenn sich die Originale im Sicherheitsbereich befinden

Statusarten

keine besondere Statusartkeine Steuerung / Einschränkung

AA(P)

AR(A)

AP(S) PR(S) FR(S)

AE

ZG

IA(O)

QT(T)


Dokument-infosatz

Ändern

IA

AP

Workflow

User-Exit (ABAP/4-Programme)

User-Exit (ABAP/4-Programme)

AuslöserSichern

AuslöserEnter

Dokument-infosatz

Statusänderung – Mögliche Auswirkungen


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Exkurs: SAP ERP Systemlandschaft – Prinzipieller Aufbau

Datenbank

Präsentation

Applikation

1Datenbankserver

1 – nPräsentations-

clients(z.B. SAPGUI for Windows)

1 – nApplikationserver


SAP DMS –Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (I)

Datenbank

Präsentation

Applikation

HTTPContentServer

1.

PM PS …SD MM PP

2.

Ab SAP R/3 4.6 ist die Dokumentablage als sogenannte KPro-Ablage in KPro-Ablagesysteme möglich mit folgenden Ablagealternativen:1. KPro-Ablage in die Datenbank des SAP R/3 bzw. SAP ERP2. KPro-Ablage in einen über HTTP ansprechbaren Content Server (HTTP Content Server)

- SAP Content Server (entweder datei- oder datenbankbasiert)- ext. Content Server (zertifizierte Content Server, ArchiveLink zertifizierte Archivsysteme)

DMS

KPro

DIS

SAPDaten-bank

Basis/NetWeaver


SAP DMS –Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (II)


Exkurs: Dokumenten Management Infrastruktur -Schichtenmodell

Anwendungen

SAP Knowledge Provider

SAP Content/Cache Server

Third-Party

Content/Cache Server


SAP Knowledge Provider ist eine generische Infrastruktur zur Verwaltung, Suche und

Speicherung von Dokumenten ein anwendungs- und medienneutraler Dienst keine Anwendung für Endbenutzer Bestandteil der SAP Basis bzw. des SAP Web Application

Server Ab R/3 Release 4.5

SAP Knowledge Provider (KPro) – Überblick


SAP KPro Content Management Service –Dienste zur Speicherung der Dokumenteninhalte


HTTP Content Server SAP Content Server Zertifizierte externe Systeme (Ablagesystem (Release 4.5))

• Reine Content Server-Zertifizierung (reine Serverfunktionalität)

• SAP-ArchiveLink-Zertifizierung (komplette Szenarios)

Content Server – Varianten


Im Unterschied zu Archivsystemen basiert(-e) die Implementierung des SAP Content Servers auf der Ablage in einem Datenbank-Repository. Es ist nicht möglich, die Datenbankablage des SAP Content Servers durch eine Ablage auf optischen Medien zu ergänzen. Deshalb ist der SAP Content Server kein Ersatz für optische Archiv-systeme oder andere Langzeitarchivierungs-Technologien.

SAP Content Server ist: Referenzimplementierung der SAP für die HTTP 4.5 – Schnittstelle Eigene Server-Komponente, freigegeben von SAP zu Release 4.6 Transparentes Ablagemedium für dokumentenzentrierte SAP-

Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen

Implementierung des SAP Content Servers basierte ursprünglich ausschließlich auf der Ablage in einem Datenbank-Repository (SAP DB (MAX DB) auf Windows)

Kostenfreies Produkt

SAP Content Server – Überblick


Ablagevariante Datenbankbasiert Dateisystembasiert

SAP DB (MAX DB) UFS SAMBA NFS NTFS

Server-Betriebssystem MS Windows UNIX

MS Windows Server 2003 LINUX IBM AIXSun

Solaris HP-UX

Web-Server MS Internet Information Server Apache Web Server

SAP Content Server – Verfügbare Varianten (II/2010)


Der Einsatz des SAP Cache Servers dient dem schnelleren Lesezugriff auf Dokumenteninhalte und der Reduktion von Netzwerklast, besonders bei interkontinentalen Verbindungen

Eigene Server-Komponente Um den SAP Cache Server verwenden zu können, ist es notwendig,

dass externe Archivsysteme eine Erweiterung der HTTP 4.5 Schnittstelle implementiert haben. Diese Erweiterung kann auf dem Zertifkat bescheinigt werden

SAP Cache Server – Überblick


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Dokument-suche

GrafischeStruktursuche

Attributsuche in

Dokumendaten

Suche in Klassen-/Klassi-fizierungsdaten

Volltext-suche

Suche überObjekt-

verknüpfungen

Dokumentsuche – Möglichkeiten


Grafische Struktursuche –Produktstrukturbrowser mit integriertem Viewer


Grafische Struktursuche –Dokumentenbrowser


Attributsuche in Dokumentdaten


Suche in Klassen- und Klassifizierungsdaten


Suche über Objektverknüpfungen


Suche mit Hilfe von Vorschaubildern


Datenbank

Präsentation

Applikation

1. 2.

Document Management ServiceContent Mgmt Index Mgmt

3.IndexServerTREX

Exkurs: Systemlandschaft für Volltextsuche

DIS

Basis/NetWeaver

…PM PSSD MM PP DMS

HTTPContentServer

SAPDaten-bank


… powered by SAP NetWeaver TREX

Volltextsuche

Volltextsuche mit Attributsuche kombinierbar

Suchergebnisse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung

Suche in allen Sprachen gleichzeitig

Linguistische Suche („Haus“ findet „Häuser“)

Fehlertolerante Suche (Fuzzy)

Ergebnisse sind auf Berechtigungen geprüft

Schnelle Suche über große Datenbestände

Hohe Aktualität der Indizes (z.B. 10 Minuten)

Geignet für kundeneigene Entwicklungen und Erweiterungen

TREX – Funktionalität


Volltextsuche (I)


Volltextsuche (II)


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Dokumentenvisualisierung über integrierten Viewer


Dokumentenenredlining über integrierten Viewer


Information bzgl. vorhandener Annotation


Gliederung



Dokumentstatusnetz

Dokumentablage

Dokumentsuche

1

2

3

4

5



6

7


Office Dokumente, z.B. MS Word Adobe Acrobat (PDF)

NeutralformateCAD Dateien

SAP Konvertierungs-

prozess

Formatkonvertierung von Originalen


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