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RECUEIL DES DOCUMENTS IPA – VERSION 2016-2017 - FRANÇAIS

DOCUMENTS IPA


TABLE DES MATIÈRES

DOCUMENT Page

Statuts Internationaux 3

Règlement International 10

Procédure sur le déroulement des Congrès mondiaux de l'IPA et des réunions de l'IEB

19

Procédure des descriptions de poste de l'IEB et des auditeurs internes 23

Procédure relative aux commissions internationales 29

Procédure relative aux frais de déplacement et d'hébergement 32

Procédure relative à la fondation et à l'affiliation de sections nationales 35

Procédure d'attribution du Prix mondial de l'IPA 38

Procédure d'aide d'urgence 39

Procédure relative à la réunion des sections d'accueil 42

Procédure relative aux maisons IPA et autres modes d'hébergement 45

Procédure relative à l'organisation d'un Congrès mondial de l'IPA 49

Procédure d'aide au voyage 57


A. Principes fondamentaux

Article premier Définition

L’Association internationale de police, appelée « International Police Association » (IPA) est une organisation à but non lucratif régie par les Statuts internationaux (IS) en vigueur et par les articles 60 et suivants du Code civil suisse (CCS). Elle est politiquement neutre et indépendante.

L'IPA est une organisation non-gouvernementale (ONG) au bénéfice d'un statut consultatif (spécial) auprès du Conseil économique et social (ECOSOC) des Nations Unies et d'un statut consultatif auprès du Conseil de l'Europe, de l'Organisation des États américains (OEA) et de l'UNESCO.

Art. 2 Principes

L'IPA s'engage à respecter les principes énoncés dans la Déclaration universelle des Droits de l'Homme telle que proclamée en 1948 par les Nations Unies et reconnait que toute forme de torture est absolument contraire à ces principes.

Art. 3 Devise

La devise de l'IPA, en espéranto, est « SERVO PER AMIKECO » (Servir par Amitié).

Art. 4 Emblèmes de l'IPA

Les emblèmes de l'IPA sont protégés en tant que marque enregistrée et ne peuvent être utilisés que dans le cadre de l'Association.

Art. 5 Siège

Le siège de l'Association est établi à Genève, en Suisse, à l'adresse suivante : p.a. Mo Costabella Pirkl Lawyers, Rue de Rive 6, CH-1204 Genève.

Art. 6 Langues officielles

La langue de travail officielle de l’Association est l’anglais. Les documents de l’IPA, à savoir les Statuts internationaux, le Règlement international et les Procédures seront néanmoins toujours publiés dans les 4 langues officielles de l’IPA, soit en anglais, en français, en allemand et en espagnol.

B. But

Art. 7 But de l'IPA

Le but de l'IPA est de :

STATUTS INTERNATIONAUX

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créer et renforcer des liens d'amitié entre les membres des services de police,

promouvoir la coopération internationale dans les domaines sociaux, culturels et professionnels,

encourager la coexistence pacifique entre les peuples et le maintien de la paix mondiale,

améliorer l'image publique des services de police,

favoriser la reconnaissance de l'IPA par les organismes internationaux.

À cette fin, l'IPA, en vue de promouvoir l’esprit de tolérance, la paix, le respect de la loi et de l'ordre, l’entente entre les peuples et la compréhension pour les tâches de la police, doit développer et permettre à l'échelle nationale et internationale :

des programmes d'échanges, des visites et des voyages pour les membres de l'IPA,

des bourses d'études pour les jeunes membres,

des séminaires professionnels,

des aides d'urgence,

des rencontres et événements sociaux,

des fonds sociaux pour ses membres,

des manifestations sportives,

des expositions culturelles et des concours,

des échanges de jeunes et des réunions en vue de promouvoir le travail de la police,

des contacts avec les autorités,

des publications, déclarations et campagnes,

la participation à des événements relevant de la responsabilité d'autres organisations,

toute autre activité qui réponde aux objectifs décrits ci-dessus, au sein de l'IPA ou en coopération avec d'autres organisations.

C. Ressources

Art. 8 Ressources

Les ressources de l'IPA proviennent de :

cotisations internationales réglées par les membres et fixées par le Conseil exécutif international (IEC),

dons et legs,

subventions privées et publiques,

toutes autres ressources autorisées par la loi.

Toutes les ressources financières doivent être utilisées conformément aux buts de l'Association.

Art. 9 Obligations financières

L’Association répond seule de ses dettes qui sont garanties par sa fortune sociale (article 75a - CCS). Les obligations financières des sections membres se limitent au paiement de la cotisation internationale. Toute section membre démissionnaire ou expulsée n'a aucun droit à la fortune de l'Association.

Art. 10 Année administrative et financière

L'année administrative et financière correspond à l'année civile. Elle débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre.


D. Membres

Art. 11 Adhésion

L'IPA se compose uniquement de Sections nationales d'États souverains au sens du droit international en vigueur, membres de l'Organisation des Nations Unies ou reconnus par l'ONU, et dans lesquels les principes énoncés dans les présents Statuts Internationaux peuvent être intégralement appliqués.

Art. 12 Procédure

Afin d’être reconnue comme Section nationale de l'IPA, une section candidate doit se conformer à la Procédure relative à la fondation et à l'affiliation de sections nationales et adopter les statuts nationaux en conformité avec les Statuts internationaux, en particulier en ce qui concerne l'article 2 des Statuts internationaux, qui doit être inclus dans les statuts nationaux.

Art. 13 Conditions

Les Sections nationales, affiliées ou en cours d'affiliation, rassemblent des membres des services de police, actifs ou à la retraite, sans distinction de grade/fonction, de sexe, de race, de langue ou de religion.

Les membres répondent aux catégories et conditions suivantes :

Membres ordinaires: chaque section détermine qui fait partie des services de police et peut être admis en tant que membre. Chaque section peut également limiter la qualité de membre aux seuls fonctionnaires de police.

Membres étrangers associés : les membres des services de police d'un pays où il n’existe pas de section de l’IPA peuvent devenir membre d’une section existante en qualité de membres étrangers associés (FAM).

Membres extraordinaires : Les sections peuvent admettre les veuves ou les veufs de membres en tant que membres extraordinaires. Cependant, ils ne peuvent accéder à une fonction dirigeante.

Art. 14 Preuve d'affiliation

Une carte internationale, annuelle, de membre fait office de preuve d’affiliation à l'Association.

Art. 15 Comité exécutif national

Les Sections nationales élisent un Comité exécutif national dont la durée du mandat est fixée dans les statuts nationaux et qui se compose d’au moins un:

Président,

Secrétaire général,

Trésorier.

Les Sections nationales sont indépendantes quant à leur administration.

Art. 16 Admission

Toute Section nationale ne peut être admise que lors du Congrès mondial annuel de l'IPA, sur proposition du Comité exécutif international (IEB).

Art. 17 Reconnaissance

Une seule section de l'IPA est reconnue par État.


Art. 18 Suspension - Expulsion

Une section peut être suspendue ou expulsée de l'IPA. La décision est prise par l'IEC ou, dans des cas exceptionnels, par l'IEB. Les motifs et la procédure sont définis dans le Règlement international.

E. Organes

Art. 19 Organes internationaux

Les organes officiels de l'IPA sont les suivants :

Conseil exécutif international,

Comité exécutif international,

Commissions internationales,

Réviseurs aux comptes internes,

Comité de crise.

Conseil exécutif international - IEC

Art. 20 Composition et Tâches

L'IEC est composé d'un délégué par section ainsi que de l'IEB. Il se réunit chaque année lors du Congrès mondial de l'IPA. Le Comité exécutif international convoque le Congrès mondial de l'IPA au lieu et à la date approuvés par l'IEC.

L'IEC est l'organe suprême de l'Association dont il répond.

Lors du Congrès mondial de l'IPA, le Conseil exécutif international :

admet, suspend ou expulse des Sections nationales,

élit tous les quatre ans les membres de l'IEB et les réviseurs aux comptes internes,

vote sur les rapports annuels et les comptes,

vote sur le budget annuel,

arrête le montant de la cotisation internationale,

se prononce sur toute modification des documents de l'IPA : Statuts internationaux, Règlement international ou Procédures,

décide de la dissolution de l'Association.

Art. 21 Quorum, Présidence et Scrutin

Trois quarts au minimum de l’ensemble des sections doivent être présents ou représentés et au moins cinq membres de l’IEB doivent assister au Congrès mondial de l’IPA.

Le président ou, à défaut, son représentant, préside le Congrès mondial de l'IPA.

Les décisions du Congrès mondial de l'IPA sont prises à la majorité simple des voix exprimées, pour et contre. Chaque délégué dispose d'une voix et l'IEB dispose d'une voix collective. En cas d'égalité, le vote de l'IEB compte double.

Les décisions concernant la révision des Statuts internationaux, du Règlement international, des Procédures, l'admission, la suspension ou l'expulsion d'une section, ainsi que la dissolution de l'Association ne peuvent être prises qu'à la majorité de 2/3 des voix.

Art. 22 Congrès mondial extraordinaire

Un Congrès mondial extraordinaire de l'IPA est convoqué si au moins la moitié de toutes les sections le demandent en soumettant une proposition écrite à l'IEB.


Comité exécutif international (IEB)

Art. 23 Composition et Tâches

L'IEB est autorisé à prendre toute mesure conforme aux objectifs de l'Association. Il est responsable de la gestion courante des affaires.

La procédure à suivre lors des élections est définie dans le Règlement international.

L'IEB est élu pour une période de quatre ans. Un candidat ne peut poser sa candidature que pour un seul poste à la fois à l'IEB.

L’IEB se compose des postes suivants :

Président,

Secrétaire Général,

Président de la commission des relations extérieures,

Président de la commission professionnelle,

Président de la commission socio-culturelle,

Responsable de l'Administration,

Trésorier aux affaires financières,

Trésorier aux affaires sociales.

À la fin de l’élection de l'IEB, les délégués élisent un Vice-président parmi les présidents des trois commissions.

L'IEB est responsable de la gestion de l'Association et de l'application des décisions prises par l'IEC. Il est habilité à agir au nom de l’IEC pour toutes les questions qui exigent une action immédiate. Il est plus particulièrement chargé de :

Prendre les mesures appropriées afin d’atteindre les objectifs de l'Association,

convoquer les Congrès mondiaux ordinaires et extraordinaires de l'IPA,

gérer les documents de l'IPA (Statuts internationaux, Règlement international et Procédures) et d'administrer les actifs de l'Association.

Art. 24 Représentation et droit de signature

Le Président et un autre membre de l'IEB représentent l'Association, hors et devant les tribunaux.

L'association est valablement engagée par les signatures du président et d'un autre membre de l'IEB.

Pour les transactions financières, la signature individuelle de l'un des Trésoriers est suffisante, à moins que le montant ne dépasse les limites telles que spécifiés à l'article 23 du Règlement international, auquel cas la signature d'un autre membre de l’IEB est également requise.

Commissions internationales

Art. 25 Commissions internationales

Pour permettre à l'Association d'atteindre ses objectifs, il existe trois commissions permanentes qui soutiennent les travaux de l'IEB relatifs aux questions externes, professionnelles et socio-culturelles :

Commission des relations extérieures (ERC),

Commission professionnelle (PC),

Commission socio-culturelle (SCC).


Les présidents des commissions sélectionnent les membres des commissions conformément à la Procédure relative aux commissions internationales.

Réviseurs aux comptes internes

Art. 26 Audit

Deux réviseurs aux comptes internes sont élus pour une période de 4 ans. Ils sont rééligibles une seule fois.

Ils sont chargés d'examiner l'exactitude des revenus et des dépenses de la Trésorerie internationale chaque année, et de soumettre un rapport à l'IEC.

En outre, un comptable externe examine les comptes chaque année.

Comité de crise

Art. 27 Comité de crise

Si l'IEB est dans l'incapacité de poursuivre son travail, un Comité de crise est constitué. Il se compose des présidents des cinq Sections les plus anciennes (Royaume-Uni, Pays-Bas, Belgique, France, Norvège). Si l'une de ces Sections disparaît suite à sa dissolution ou à son exclusion, elle est remplacée par la section suivante dans l'ordre d'ancienneté.

Le comité de crise est responsable de la gestion des affaires jusqu'à la tenue de nouvelles élections.

F. Autres dispositions

Art. 28 Impartialité

Les membres de l'IEB et des Commissions internationales, les réviseurs aux comptes internes et les membres du Comité de crise exercent leur mandat indépendamment des intérêts de leur section et uniquement pour le bien de l'Association.

Art. 29 Règlement international et Procédures

Le Règlement international et les Procédures complètent les Statuts internationaux. Ils sont une partie intégrante des documents de l'IPA.

Art. 30 Dissolution de l'IPA

La dissolution de l'IPA ne peut intervenir que lors d'un Congrès mondial de l'IPA et dans ce cas, les actifs de l'Association sont versés à une ou plusieurs organisations internationales d’entraide choisies lors du Congrès mondial de l'IPA.

Art. 31 Questions d'interprétation

Toute question d'interprétation relative aux Statuts internationaux doit être provisoirement résolue par l'IEB jusqu'à ce que l'IEC ne tranche.

Art. 32 Entrée en vigueur

Tout amendement des documents de l'IPA entrera en vigueur immédiatement après la clôture du Congrès mondial de l'IPA ou à une date ultérieure spécifiée dans la motion.


Les présents Statuts internationaux ont été adoptés par l'IEC lors du Congrès mondial de l’IPA qui s'est tenu à Chypre en 2015, et sont entrés en vigueur le 16 octobre 2015. Ils remplacent tous Statuts internationaux antérieurs.

Président : Pierre-Martin Moulin

Secrétaire Général : Georgios Katsaropoulos

Modifications Articles Entrée en viguer

IPA WC Auckland - 2016 6 07.10.2016


A. Principes fondamentaux

Art 1. Définition

Le règlement international contient les dispositions internes de l'IPA. Elles sont contraignantes pour les sections nationales et les différents organismes de l'Association, afin d'assurer la pérennité de l'IPA en conformité avec les principes et valeurs affirmés dans les Statuts internationaux.

Art 2. Fondement

Le Règlement international se fonde sur l'article 29 des Statuts internationaux.

B. Sections nationales

Art. 3 Membres

Les membres des services de police, affiliés à l'IPA ou non, qui élisent leur domicile dans le pays d’une autre section de l'IPA, ne peuvent en devenir membre que selon les conditions d'adhésion de celle-ci. S'ils sont déjà membres de l'IPA, ils peuvent maintenir leur affiliation à leur section d'origine. Ces dispositions s’appliquent également aux membres des services de police en mission dans le pays d’une autre section.

Une fois qu'une section nationale est fondée dans un pays, les membres qui y résident deviennent automatiquement membres ordinaires en cas d’adhésion.

Art. 4 Statuts nationaux

Immédiatement après avoir été adoptés ou révisés, les statuts des Sections nationales doivent être soumis à l'IEB dans l’une des quatre langues officielles de l’IPA.

Les contradictions entre les Statuts nationaux et internationaux imputables aux lois nationales doivent être soumises en premier lieu à l'IEB afin de trouver une solution, puis être portées, le cas échéant, à l'attention de l'IEC.

Art. 5 - Administration et structure

Les Sections nationales se subdivisent le cas échéant géographiquement en Groupements régionaux.

Ces Groupements régionaux ne sont pas indépendants et ne peuvent se faire représenter, vis-à-vis de l'IPA, que par le Comité exécutif national.

Art. 6 Affiliation

Toute section nationale doit être affiliée par l'IEC, en conformité avec la procédure relative à la fondation et à l’affiliation de Sections nationales.

RÈGLEMENT INTERNATIONAL



Art. 7 Suspension

La suspension d'une Section nationale est une décision prise dans l'intérêt général de l'IPA. Elle équivaut à un avertissement à la section qui, dans l'espoir de la voir réintégrer pleinement l'Association, la prive de certains droits, sans expulser ni la section ni ses membres.

Conditions

Une Section nationale peut être suspendue :

pour non-respect des Statuts internationaux, du Règlement international ou des Procédures,

lorsque des circonstances extérieures ne permettent pas à une Section nationale d'exercer, dans un délai raisonnable, une activité conforme aux statuts, notamment lorsque des lois nationales empêchent l'application des principes fondamentaux établis dans les Statuts internationaux,

lorsque la Section nationale n'a pas payé sa cotisation internationale pendant deux ans et ne respecte pas ses engagements financiers malgré le rappel à l'ordre formel de l'IEB,

lorsque la Section nationale ne défère pas à l’obligation de soumettre un rapport d’activité ou d’autres informations exigées par l'IEB pendant une période de deux ans.

lorsque la Section nationale ne comprend plus le minimum de membres fixé par la procédure relative à la fondation et à l’affiliation de sections nationales,

lorsque la Section nationale en fait la demande.

Pouvoirs

L'IEC a le pouvoir de suspendre une section nationale lors d'un Congrès mondial de l'IPA, suite à une motion présentée par l'IEB.

Dans des circonstances exceptionnelles, une suspension provisoire peut être imposée par l'IEB, s’il estime qu'il y a eu une violation grave des documents de l'IPA. Cette suspension provisoire sera confirmée ou levée par l'IEC lors du Congrès mondial de l'IPA suivant.

Conséquences

Une Section nationale suspendue perd le droit de vote et ne peut alors envoyer, à ses propres frais, que des observateurs au Congrès mondial de l'IPA.

Sur proposition de l'IEB, l'IEC charge une autre Section nationale de représenter, sans droit de vote, la section suspendue afin d'en défendre les intérêts et d'œuvrer pour la levée de la mesure de suspension.

Les membres d'une Section nationale suspendue continuent d’être reconnus comme membres de l'IPA, et leurs fonctions dans l'IEB, les Commissions internationales ou en tant que réviseurs des comptes internes ne sont pas remises en question. Leur carte de membre reste provisoirement valable, à condition que leur comité national (NEC) soit toujours opérationnel et en mesure de la fournir aux membres.

Durée

La décision de suspension reste en vigueur jusqu'au Congrès mondial de l'IPA suivant. Elle sera alors réexaminée.

La durée maximale de la suspension est limitée à deux ans, après quoi la suspension doit soit être levée, soit la section être expulsée.

La Section nationale nommée pour représenter les intérêts de la Section nationale suspendue doit présenter un rapport à l'IEB dans un délai raisonnable afin que l'IEB puisse présenter un projet de motion au Congrès mondial de l'IPA.


Sur la base des conclusions du rapport, l'IEB soumet une motion à l'IEC, en proposant soit de :

lever la suspension,

prolonger la période de suspension pour une année uniquement,

expulser la Section nationale.

Pour qu'une suspension puisse être levée, l'IEB doit d'abord régler la question des cotisations internationales dues et des rapports non fournis par la Section nationale suspendue.

Art. 8 Expulsion

L'expulsion d'une Section nationale est une décision prise dans l'intérêt général de l'IPA. La Section nationale en question perd son affiliation à l'IPA.

Conditions

Une Section nationale peut être expulsée :

si sa suspension n'a pas été levée selon les conditions énumérées ci-dessus,

pour les mêmes raisons énumérées ci-dessus, mais avec effet immédiat, en cas de non-respect grave des principes énoncés par l'IPA ou ceux de la Déclaration universelle des droits de l'homme adoptée par les Nations Unies,

lorsque la Section nationale en fait la demande.

Pouvoirs

L'IEC a le pouvoir d'expulser une section nationale lors d'un congrès mondial de l'IPA, suite à une motion présentée par l'IEB.

Dans des circonstances exceptionnelles, l’expulsion peut être imposée par l’IEB, mais doit faire l’objet d’une motion présentée à l'IEC lors du Congrès mondial de l'IPA suivant.

Conséquences

Les membres individuels d'une section expulsée peuvent être acceptés comme membres étrangers associés dans toute autre Section nationale, à condition qu'ils en remplissent les conditions d'adhésion et soient acceptés.

Durée

L'expulsion est définitive.

Pour rétablir une Section nationale, les membres doivent suivre la procédure relative à la fondation et l'affiliation de sections nationales.

Art. 9 Emblèmes de l'IPA

Les deux modèles protégés de l’emblème de l’IPA sont conservés par l'IEB, par les soins du Responsable de l'administration.

Les Sections nationales et les Groupements régionaux sont autorisés à utiliser les emblèmes de l'Association tant que cela ne met pas en péril la protection de la marque enregistrée.

Les emblèmes de l'IPA ne peuvent être exploités à des fins commerciales non approuvées.

Les Sections nationales ne peuvent autoriser l'utilisation des emblèmes par leurs Groupements régionaux et leurs membres que sous cette réserve expresse.

Toute modification de l’emblème met en péril la protection de la marque enregistrée et n'est de ce fait pas autorisée.


Les emblèmes peuvent être apposés sur d'autres motifs, mais d'autres motifs ne peuvent être apposés sur les emblèmes. En cas de doute, le motif proposé doit être soumis par les Sections nationales au Responsable de l'administration pour son évaluation et approbation.

Art. 10 Carte de membre de l'IPA

Les sections nationales sont responsables de l'impression et de la délivrance de la carte de membre IPA à tous leurs membres.

La carte de membre, de format carte de crédit, est valable pour un an seulement.

L'IEB est responsable de fournir le modèle pour la carte de membre, prêt à être imprimé en deux formats, avec ou sans la photographie du membre.

La carte de membre de l'IPA doit faire apparaître le nom, la section, le numéro de membre et l'année d'adhésion à l'IPA, dans l'une des quatre langues officielles de l’IPA. La Section nationale pourra indiquer au verso de la carte toute autre information qu'elle juge nécessaire.

C. Organes officiels

Conseil exécutif international - IEC

Art. 11 Délégués

Chaque Section nationale, à condition de ne pas être suspendue, sera invitée par l'IEB à envoyer, aux frais de l’Association, un délégué pour assister au Congrès mondial annuel de l'IPA.

Le président national est le délégué IEC de la section lors du Congrès mondial de l'IPA, sauf si un autre membre de la même section a été désigné délégué officiel.

Le nom du délégué officiel doit être notifié à l'IEB sur le formulaire d'inscription de l’IAC, qui doit faire apparaître les noms en lettres imprimées du Président national et du Secrétaire général, et doit être envoyé à partir de l'adresse officielle de la Section nationale, au moins 90 jours avant le début d'un Congrès mondial de l'IPA.

Dans le cas où des circonstances imprévues empêcheraient le délégué inscrit de se présenter, la Section nationale pourra désigner un remplaçant de la même section. Dans ce cas, la section devra fournir une lettre signée par le président national, désignant le remplaçant nommé délégué officiel, avant sa participation au Congrès mondial de l'IPA.

Art. 12 Procurations

Si une Section nationale désire déléguer ses pouvoirs à une autre section pour se faire représenter à un congrès mondial de l'IPA, elle doit en informer par écrit l'IEB au moins quatre-vingt-dix jours avant le début du Congrès mondial de l'IPA.

Si la Section nationale qui désire se faire remplacer est déjà inscrite, la notification peut être produite à tout moment avant le début du Congrès mondial de l'IPA.

En tout état de cause, la notification n’est valable que complétée et signée par le Président et le Secrétaire général de la Section nationale. Le formulaire doit également comporter l’accord écrit du président ou du délégué de la section titulaire de la procuration.

Art. 13 Observateurs

Chaque Section nationale peut envoyer à ses frais au Congrès mondial de l’IPA deux observateurs au plus.

Les « Sections en fondation » peuvent envoyer un observateur au Congrès mondial de l'IPA, aux frais de l'Association.


Art. 14 Droit de vote

Les délégués qui ne se sont pas enregistrés conformément aux articles 11 et 12 du Règlement international, ainsi que les délégués des sections nationales qui ne se sont pas acquittés de leur cotisation internationale comme requis à l'article 22 du Règlement international, ne disposent d'aucun droit de vote durant le Congrès mondial de l'IPA.

En outre, leurs frais de déplacement et de séjour pour assister au Congrès mondial de l'IPA ne seront pas remboursés.

Les observateurs des sections en fondation ne disposent d'aucun droit de vote.

Art. 15 Ordre du jour

L'IEB est responsable du contenu et de la distribution à tous les participants, en temps opportun, de la documentation pour le Congrès mondial de l'IPA.

La documentation ne doit comporter que des motions qui ont été soumises par des sections nationales ou l’IEB. Ces motions doivent être envoyées à l’IAC au moins 150 jours avant le début du Congrès mondial de l’IPA, en anglais, au moyen du formulaire officiel fourni par l'IAC, accompagnées de leur justification et de l'explication des points de discussion. Les implications financières ou administratives doivent également être indiquées.

Les délais sont les suivants :

80 jours : Transmission de la documentation du Congrès mondial de l'IPA

50 jours : Délai pour l'envoi à l’IEB des amendements des motions

20 jours : Envoi des amendements aux Sections nationales.

La documentation doit inclure les rapports suivants

IEB,

Réviseurs.

La documentation comprendra en outre les éléments suivants :

l'ordre du jour provisoire,

les motions,

la liste des membres de l'IEB, des réviseurs aux comptes internes, des délégués, des observateurs et le nom des mandataires,

la liste des candidats à toutes les fonctions dans le cas d'un congrès au cours duquel se tiennent des élections.

L'IEB peut, et ce jusqu'au début du congrès, mettre des « motions urgentes » à l'ordre du jour en cas d’urgence ou si une question importante se pose. Les délégués voteront tout d'abord sur la validation de l’urgence, puis sur la teneur de la motion.

Comité exécutif international (IEB)

Art. 16 Méthodes de travail

L'IEB se réunit, au moins une fois par an, aux fins de gérer les affaires administratives de l'Association. Entre les réunions, les affaires doivent être menées par les membres de l'IEB en fonction de leur cahier de charge et du plan stratégique défini par l'IEB pour la durée de son mandat.

Le Président assume la présidence de l'IEB et a voix prépondérante en cas d'égalité de voix.

Les méthodes de travail des membres de l'IEB sont définies dans la procédure des descriptions de poste de l'IEB et des auditeurs internes.


Les procès-verbaux de toutes les réunions de l'IEB doivent être conservés à l'IAC. Les procès-verbaux des réunions de l'IEB qui se tiennent entre chaque Congrès mondial de l'IPA seront mis à disposition des délégués lors du Congrès mondial de l'IPA suivant ces réunions, sous réserve des lois sur la protection de la sphère privée.

Art. 17 Élections

Candidats

Les candidatures aux postes de l'IEB et de vérificateurs aux comptes internes doivent être notifiées à l'IEB au moins 90 jours avant un Congrès mondial électif de l'IPA.

Après expiration de ce délai de 90 jours, aucune candidature ne plus sera acceptée, à moins qu'il n'y ait pas de candidat à un poste donné au moment des élections, auquel cas des candidatures à ce poste pourront être soumises par les délégués à l'IEC.

Les candidats ne peuvent être nommés ou élus sans leur consentement et sans le soutien de leur propre Section nationale.

Procédure d'élection

Le scrutin se fait par voie électronique. En cas d'impossibilité, il sera effectué à bulletin secret.

Les élections doivent être présidées par un délégué ou par un membre sortant de l'IEB, choisi par les participants à l’assemblée, et accepté par voie de scrutin comme directeur des élections. Le directeur des élections peut nommer un nombre approprié de scrutateurs afin de l’assister dans le processus électoral.

Le directeur des élections et les scrutateurs ne peuvent pas être candidats et ne doivent pas être membres des mêmes sections que celles des candidats.

L'élection de l'IEB se fait dans l'ordre suivant :

Président,

Secrétaire général,

Président de l'ERC,

Président de la PC,

Président de la SCC,

Responsable de l'administration,

Trésorier aux affaires financières,

Trésorier aux affaires sociales,

Vice-président (à élire parmi les trois présidents des Commissions).

Un candidat est élu lorsqu'il recueille plus de la moitié des voix émises.

S'il y a plusieurs candidats dont aucun n’atteint le résultat requis, il faut procéder à un second tour de scrutin qui oppose les deux candidats ayant recueilli le plus de voix.

Après l'élection d'un nouveau Président international, l’IEC peut nommer le président sortant Conseiller de l’IEB mais pour un an seulement et sans droit de vote. Dans ce cas, la proposition doit être présentée par le président nouvellement élu ou par un délégué. La proposition doit être soutenue par un délégué au moins et faire l’objet d’un scrutin.

Art. 18 Suppléants

Les suppléances se font de la manière suivante :

le Président international est remplacé par le Vice-président,

le Secrétaire général par le Responsable de l'administration et vice-versa,


le Trésorier aux affaires financières par le Trésorier aux affaires sociales et vice-versa,

les présidents des Commissions par un autre membre de l'IEB.

Si un poste devient vacant, le suppléant l'occupe jusqu'au Congrès mondial de l'IPA suivant. Une élection doit alors avoir lieu.

D. Centre administratif international (IAC)

Art. 19 Définition

Le Centre administratif international est le bureau officiel de l'IPA, tenu par l'IEB, chargé de l'emploi du personnel professionnel.

L'IAC est placé sous le contrôle du Responsable de l'administration, qui met à jour les cahiers de charge du personnel. Il doit faciliter le travail administratif de l'IEB et de l'Association.

L'IAC est placé sous la responsabilité quotidienne de son administrateur désigné par l'IEB.

Art. 20 Emplacement

L'IAC est établi à Nottingham, à l'Arthur Troop House.

L'IEB est compétent pour régler les questions de location, de bail et de contrats de travail.

Art. 21 Attributions de l'IAC

Les principales tâches de l'IAC sont les suivantes :

aider l'IEB,

soutenir les sections nationales en traitant leurs demandes et en assurant les relations avec les visiteurs,

préparer et distribuer la documentation pour les Congrès mondiaux de l'IPA et les réunions de l'IEB,

mettre en forme et diffuser la Newsletter de l'IPA,

rassembler les informations et les modifications relatives au guide d'information de l'IPA,

tenir un système de mise à jour de tous les dossiers de l'IPA.

E. Finances

Art. 22 Cotisation internationale

Chaque section doit verser ses cotisations internationales annuelles, fixées par l'IEC, au plus tard avant le début du Congrès mondial de l'IPA.

F. Autres dispositions

Art. 23 Transactions Financières

La signature d'un des deux trésoriers et d'un autre membre de l'IEB est nécessaire pour toute transaction financière de plus de 10 000 Euros.


Art. 24 Entreprises financières

L'IEB, les Sections nationales et les Groupements régionaux sont autorisés à conclure des contrats et des accords avec toute organisation ou entreprise économique, pour autant que ces organisations ou entreprises n'acquièrent aucun contrôle ou influence sur quelque partie de l'IPA que ce soit.

Art. 25 Code de conduite

L'ensemble des organismes de l'IPA adoptent un comportement conforme aux dispositions contenues dans la documentation de l'IPA.

Toute violation des Statuts internationaux, du Règlement international ou des Procédures est traitée par la Section nationale à laquelle appartient le membre auteur de l'infraction. En l'absence de réaction de la section nationale, celle-ci est tenue responsable de la violation et peut être sanctionnée conformément à l'article 7 du Règlement international.

Art. 26 Publications

Il est interdit de faire des déclarations ou de publier quelque avis que ce soit au nom de l'Association sur des problèmes politiques, religieux ou raciaux.

Dans toutes les publications, la neutralité de l'Association doit être scrupuleusement respectée.

Les sections sont responsables de veiller à ce que tout matériel distribué ou envoyé à l'IAC pour publication respecte le droit d'auteur.

Art. 27 Affaires Internes

Rapports et procès-verbaux doivent être signés. La liste des destinataires doit y figurer.

Les rapports et procès-verbaux portant la mention « confidentiel » et considérés comme tels ne doivent être ni publiés ni remis à des personnes non autorisées.

L'IEB décide des rapports et procès-verbaux à considérer comme « confidentiels », à l'exception des rapports soumis à l'IEC, lorsque la décision doit être prise par cet organisme.

Les décisions des Sections nationales ou de leurs Groupements régionaux, de considérer un document comme confidentiel, doivent être respectées par tous les membres de l'Association.

Seuls les documents dont la publication peut nuire à l'Association sont à considérer comme « confidentiels ».

Art. 28 Révision des Statuts internationaux, du Règlement international et des Procédures

Les documents de l'IPA ne peuvent être révisés que lors d'un Congrès mondial de l'IPA et doivent être présentés sous forme de motion, par une Section nationale ou par l'IEB.

Avant le Congrès mondial, le Secrétaire général examine si un amendement des documents de l'IPA risque de créer une contradiction avec un article existant. Si tel est le cas, la motion peut être modifiée puis soumise à nouveau dans le délai spécifié.

Tout amendement entrera en vigueur immédiatement après la clôture du Congrès mondial de l'IPA ou à une date ultérieure spécifiée dans la motion.

Lorsqu'une motion visant à amender les documents de l'IPA a été soumise à un Congrès mondial de l’IPA, le même point ne peut ensuite être discuté pendant une période de 3 ans, si ce n'est pour éviter une contradiction avec un autre article des documents de l'IPA ou pour y remédier.


Toute question d'interprétation relative aux documents de l'IPA doit être provisoirement résolue par l'IEB jusqu'à ce que l'IEC ne prenne une décision en ce sens.

Le présent Règlement international a été adopté par l'IEC lors du Congrès mondial de l’IPA qui s'est tenu à Chypre en 2015, et est entré en vigueur le 16 octobre 2015. Il remplace tout Règlement international antérieur.




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Art. 1 Fondement

La procédure concernant le déroulement des Congrès mondiaux de l'IPA et des réunions de l'IEB est fondée sur l'article 20 des Statuts internationaux et les articles 11 à 18 du règlement international et s'applique à tous les Congrès mondiaux de l'IPA et réunions de l’IEB.

A CONGRÈS MONDIAUX DE L'IPA


L'ordre du jour du Congrès mondial de l'IPA doit être distribué à tous les participants en temps opportun par l'IAC, conformément à l'article 15 du règlement international.

Des amendements à l'ordre du jour peuvent être proposés par l'IEB ou les délégués jusqu'au début du congrès, lorsque l'ordre du jour final est soumis au vote.

Art. 3 Procès-verbaux

Tous les sujets abordés ainsi que toutes les décisions prises doivent être enregistrées. Les fichiers électroniques sont stockés à l'IAC, en charge de rédiger les procès-verbaux qui seront approuvés et signés par le Président ainsi que par le ou les rédacteurs du procès-verbal. Les procès-verbaux sont transmis par l'IAC à toutes les sections et à l'IEB dès que possible après le Congrès mondial de l'IPA.

Art. 4 Langues du congrès

Le Congrès mondial de l'IPA doit être interprété simultanément en anglais, français, allemand, espagnol et russe.

Art. 5 Présidence du Congrès mondial de l'IPA

Le président décide des horaires du Congrès mondial.

Le président décide des présences possibles pour chaque congrès, en dehors des membres de l'IEC et des observateurs officiels. Les présences sont annoncées et enregistrées dans les procès-verbaux.

Le président peut désigner temporairement un délégué intérimaire (observateur ou délégué) pour remplacer un délégué appointé qui, après en avoir informé le président, quitte le congrès.

Le président donne la parole aux orateurs et peut aussi la leur retirer. Les orateurs ne peuvent prendre la parole qu’en rapport avec les sujets en question.

Le président peut autoriser la discussion de points non soumis conformément aux Statuts internationaux et au règlement international. Ils sont traités sous le point « Divers ». Cependant, aucune décision ne peut être prise à cet égard, à moins qu'une décision

Procèdure sur le déroulement des

Congrès mondiaux de l’IPA

et des réunions de l’IEB



immédiate ne soit nécessaire, auquel cas les délégués doivent décider d'abord du besoin de prendre une décision puis, en cas d’accord, se prononcer sur le contenu du point.

À la demande d'un délégué, le président peut autoriser un observateur à intervenir sur des questions spécifiques.

Les décisions du président sont sans appel sur toutes les questions non soumises à un vote.

Art. 6 Motions

Toute motion doit être présentée par le délégué de la section la déposant ou par le Président lorsqu’il s’agit d’une motion de l’IEB avant de pouvoir être discutée et mise ensuite au vote.

Art. 7 Amendements

Aucun amendement à une motion n'est accepté à moins que la motion initiale ne présente une violation ou une contradiction évidente par rapport aux Statuts internationaux et / ou au règlement international.

Si un amendement est examiné, il est d'abord mis au vote et, s'il est adopté, la motion amendée est alors également mise aux voix. Si deux ou plusieurs amendements à une motion sont présentés, le dernier amendement doit être voté en premier. Les amendements sont traités dans l'ordre inverse de leur dépôt avant que la motion ne soit amendée.

La décision du président est sans appel concernant la recevabilité ou la non-recevabilité d’amendements contraires à la proposition initiale ou éloignés de l’intention de celle-ci.

Si la discussion s'éloigne de la motion initiale, le président peut mettre un terme à la procédure et retirer la motion de l'ordre du jour.

Art. 8 Appel nominal - Force de vote et vote

À l'ouverture de la réunion le premier jour, on procèdera à un appel nominal des délégués et des observateurs. Le Secrétaire Général vérifiera que les différentes sections sont présentes ou représentées conformément aux renseignements communiqués lors de leur inscription. Ce n'est qu'en cas de changement qu'il sera nécessaire de demander les noms des participants.

On ne procèdera à aucun appel nominal supplémentaire. Chaque section doit s'assurer de la présence de son délégué.

Lors de tout vote, un délégué ne dispose que d’une voix, plus, le cas échéant, de celle d’une section qu’il représente par procuration. L'IEB disposera d'une voix collective lors de tout vote.

Le nombre total de votes possibles, y compris toute procuration désignée et le vote unique de l'IEB, doit être communiqué à l'IEC. Ce résultat constituera le corps électoral pour le reste du congrès.

Les décisions doivent être prises selon les votes exprimés pour et contre, à condition que le total des voix exprimées soit supérieur à la moitié de la force de vote.

Le Secrétaire Général indiquera le nombre de votes nécessaires pour l'adoption d'une motion (ou d'un amendement), à savoir 50 % + 1 du nombre de votes pour et contre, ou 2/3 des votes pour ou contre en cas de vote sur des points impliquant une révision des statuts internationaux, du règlement international et des procédures et concernant les suspensions, les expulsions et les affiliations.

Les votes, y compris au cours des élections, seront normalement exprimés via un système électronique. En cas d'impossibilité, le vote se fera à main levée, sauf pour les élections à bulletin secret.

En cas d'égalité des voix lors d'un vote par voie électronique ou à main levée, l'IEB a droit à une deuxième voix prépondérante, à condition d’avoir exercé leur droit de vote initial.


B RÉUNIONS DE L'IEB

Les réunions de l'IEB sont dédiées à la gestion des affaires courantes de l’association. Elles ont lieu dans un climat de transparence et de respect mutuel, dans le but de prendre des mesures constructives et des décisions conformes aux décisions de l'IEC et aux principes de l'association.

Art. 9 Fréquence

La fréquence des réunions de l'IEB est déterminée par le besoin de débattre des points à discuter, tout en respectant le budget alloué. Les réunions sont proposées par le président et avalisées par les membres de l'IEB.

Art. 10 Lieu

L'IEB décide du lieu où se tiendront les réunions, selon les obligations et intérêts de l'association.


Tous les membres de l'IEB soumettent à l’ordre du jour leurs sujets d’intérêt dans les temps impartis, permettant ainsi au président de finaliser l'ordre du jour et de le transmettre en temps opportun.

Art. 12 Procès-verbaux

Les discussions tenues lors des réunions de l'IEB sont enregistrées. Les fichiers électroniques doivent sont stockés à l'IAC, en charge de la rédaction des procès-verbaux qui seront approuvés et signés par le Président ainsi que par le ou les auteurs du procès-verbal. Les procès-verbaux sont transmis par l'IAC à l'IEB dès que possible après la réunion de l'IEB.

En outre, l'IAC fournit également un plan d’actions mis à jour indiquant toutes les mesures et décisions prises, permettant ainsi un régulier contrôle des tâches.

Art. 13 Présidence des réunions de l'IEB

Le président ou un remplaçant désigné est chargé de diriger les réunions de l'IEB.

Seuls les membres de l'IEB et le personnel de l'IAC sont autorisés à assister aux réunions de l'IEB, ainsi qu'un interprète, le cas échéant. En général, les réunions se tiennent en anglais ou dans une des langues officielles de l'IPA.

Si un ou plusieurs membres de l'IEB sont dans l'impossibilité d'assister à la réunion de l'IEB, ils sont tenus de signaler à leurs collègues leurs points de discussion utiles au moyen d’un rapport écrit ou en confiant la discussion des dits points à un autre membre de l'IEB.

Art. 14 Votes

Toutes les décisions sont prises à la majorité des votes. En cas d'égalité des voix, le vote du président compte double.


Cette procédure sur le déroulement des Congrès mondiaux de l'IPA et des réunions de l'IEB a été adoptée par l'IEC au cours du Congrès mondial de l'IPA 2015 à Chypre et elle est entrée en vigueur le 16 octobre 2015. Elle remplace toute directive ou décision antérieure concernant le déroulement des réunions.




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A IEB

Art. 1 Références dans les documents de l'IPA

Veuillez vous reporter aux articles suivants :

IS art. 19 : Organismes Internationaux

IS art. 23 : Composition et Tâches

IR art. 16 : Méthodes de travail de l'IEB

Art. 2 Profil de compétence global de l'IEB

Vision stratégique

Compétences analytiques

Expérience en leadership et gestion de projets

Compétences en communication

Savoir-faire des présentations

Compétences en relations publiques

Capacité à communiquer dans l'une des quatre langues officielles de l'IPA

Bonne maîtrise de l'anglais écrit et parlé

Capacité à prendre des initiatives et à travailler en équipe

Capacité à travailler dans des délais impartis

Connaissances en informatique

Art. 3 Tâches permanentes des membres de l'IEB

Porter les idéaux de l'IPA

Représenter l'IPA

Représenter l'IEB au besoin

Faire le lien avec les sections de l'IPA

Assister à toutes les réunions de l'IEB (2 à 4 par an ; 12 jours)

Assister au Congrès Mondial annuel de l'IPA (7 jours)

Communiquer avec les membres de l'IEB et de l'IAC

Proposer des sujets à traiter en ordres du jour.

Fournir un rapport annuel

Effectuer les actions attribuées dans les délais impartis

Réaliser des projets spécifiques et des recherches à la demande

Procédure des Descriptions de poste de l’IEB et

des auditeurs internes



Art. 4 Descriptions individuelles des postes de l'IEB

PRÉSIDENT

Conduire les affaires courantes de l'IPA

Définir et mettre en œuvre la stratégie globale de l'IPA

Garantir le développement et la reconnaissance de l'IPA

Proposer et développer une stratégie de Relations publiques pour l'IPA

Gérer la correspondance d'intérêt général pour l'IPA

Établir les programmes du Congrès mondial de l'IPA et des réunions de l'IEB

Présider les réunions de l'IEB

Présider le Congrès mondial annuel de l'IPA

Maintenir le contact avec les sections

Représenter l'IPA lors des événements officiels

Proposer des motions de l'IEB garantissant le développement de l'IPA

Examiner les motions soumises par les sections de l'IPA (membre du sous-comité de l'IEB avec le Secrétaire Général, le responsable de l'administration et le trésorier aux affaires financières)

Valider et présenter le rapport annuel de l'IPA

Rédiger un rapport annuel concernant les activités du Président

SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

Agir en tant que bras droit du Président à tous égards

Définir la stratégie annuelle des tâches du secrétaire général

Préparer le projet de rapport annuel de l'IPA

Garantir le suivi des actions et des décisions prises par l'IEB et l'IEC

Assumer la responsabilité du processus d'affiliation de nouvelles sections

Analyser les documents des nouvelles sections

S’assurer du respect du corpus documentaire de l'IPA

Examiner les motions soumises par les sections de l'IPA (membre du sous-comité de l'IEB avec le président, le responsable de l'administration et le trésorier aux affaires financières)

Rédiger les motions de l'IEB

Organiser les Congrès mondiaux, y compris le choix de la thématique du congrès, (avec le président, le trésorier et le responsable de l'administration) en coopération avec la section organisatrice

Surveiller le système de vote lors des Congrès mondiaux de l'IPA et définir le corps électoral durant le congrès

Recueillir et analyser les données en provenance des sections dont il est l’officier de de liaison pour l’IEB

Compiler les données provenant des membres de l'IEB concernant les sections qui leur sont rattachées, afin de proposer des actions de développement

Faire un rapport annuel des activités du Secrétaire Général

PRESIDENT DE LA COMMISSION DES RELATIONS EXTERIEURES (ERC)

Maintenir et renforcer la reconnaissance de l'IPA au sein des organisations internationales

Rechercher de nouveaux partenariats avec des organisations internationales

Proposer un plan d'action et des objectifs pour la durée du mandat permettant de développer l'impact de l'IPA parmi les organisations internationales, en collaboration avec les membres désignés de la commission ERC

Compiler et diffuser le rapport quadriennal de l'ONU

Proposer et recruter les membres de la commission ERC avec le soutien des sections et l'accord de l'IEB


Participer aux événements des organisations internationales, le cas échéant

Proposer des activités de relations publiques (RP) en association avec les activités de l'ERC

Définir la stratégie annuelle des tâches de l'ERC


Faire un rapport annuel sur les activités de l'ERC

PRESIDENT DE LA COMMISSION PROFESSIONNELLE (PC)

Définir les projets de la PC

Surveiller l'évolution des projets professionnels

Proposer un plan d'action et des objectifs pour le mandat

Encourager l'échange des meilleures pratiques au niveau professionnel entre les sections

Gérer le programme de la bourse d'études Arthur Troop

Développer et renforcer le programme d'échange de policiers de l'IPA

Soutenir et guider les séminaires des jeunes officiers de police de l'IPA

Organiser des projets tels que des conférences ou des séminaires, qui aboutiront à une meilleure visibilité et à une meilleure reconnaissance de l'IPA

Faire le lien avec les officiers de liaison des sections pour la PC

Agir en tant que représentant officiel de l'IEB à l’IBZ Gimborn

Proposer et recruter les membres de la PC avec le soutien des sections et l'accord de l'IEB

Participer aux événements professionnels, le cas échéant

Proposer des activités de relations publiques (RP) en association avec les activités de la PC

Mettre à jour la page Facebook de la PC

Faire le lien, soutenir et conseiller les sections et les membres concernant les demandes liées à la profession de policier

Initier et entretenir les relations avec d'autres associations internationales en lien avec la profession de policier

Définir la stratégie annuelle des tâches de la PC


Faire un rapport annuel sur les activités de la PC

PRESIDENT DE LA COMMISSION SOCIO-CULTURELLE (SCC)

Définir les projets de la commission SCC

Surveiller l'évolution des projets sociaux et culturels existants

Proposer un plan d'action et des objectifs pour le mandat

Encourager l'échange des meilleures pratiques à un niveau social et culturel entre les sections

Assumer la responsabilité de la gestion internationale des maisons IPA et autres hébergements

Assurer le suivi du projet de Rencontre internationale des jeunes et du programme de vacances pour jeunes

Faire le lien avec les officiers de liaison des sections pour la SCC

Agir en tant que représentant officiel de l'IEB à la réunion des gérants de maisons de l’IPA

Proposer et recruter les membres de la commission SCC avec le soutien des sections et l'accord de l'IEB

Superviser et développer les activités de voyage de l'IPA

Coordonner les manifestations sportives internationales


Lancer et soutenir des manifestations culturelles internationales

Participer aux événements sociaux et culturels, le cas échéant

Proposer des activités de RP en relation avec les activités de la SCC

Mettre à jour la page Facebook de la SCC

Faire le lien, soutenir et conseiller les sections et les membres concernant les demandes liées aux sujets sociaux et culturels

Définir la stratégie annuelle des tâches de la SCC


Faire un rapport annuel sur les activités de la SCC

RESPONSABLE DE L'ADMINISTRATION

Etablir et gérer les objectifs de l'IAC

Superviser le site internet officiel de l'IPA et tous les médias sociaux officiels de l'IPA

Définir la stratégie annuelle des tâches du responsable de l'administration

Garder tous les documents de l'IPA à jour dans les quatre langues officielles de l'IPA

Proposer des mesures pour aider au développement administratif de l'IPA et de l'IEB

Garantir le suivi et le développement des nouvelles technologies quant aux relations publiques (RP)

Organiser les Congrès Mondiaux (avec le Secrétaire Général et le Trésorier aux affaires financières) en coopération avec la section organisatrice

Superviser la préparation des documents pour le Congrès mondial de l'IPA

Examiner les motions soumises par les sections de l'IPA (membre du sous-comité de l'IEB avec le président, le secrétaire général et le trésorier aux finances)

Communiquer les dates des Congrès mondiaux de l'IPA et des réunions de l'IEB


Faire un rapport annuel sur les activités du Responsable de l'Administration, de l'IAC, du webmaster et des archivistes

Etre garant de la propriété intellectuelle de l’IPA

Etre l’officier de liaison de l’IEB auprès du bureau national de la section Royaume-Uni, propriétaires du siège de l'IAC

TRÉSORIER AUX AFFAIRES FINANCIÈRES

Gérer les actifs de l'association

Définir le et justifier du budget annuel

Superviser la gestion financière annuelle de l'IPA

Élaborer une stratégie financière à moyen terme

Définir la stratégie annuelle des tâches du trésorier

Présenter le bilan annuel des comptes

Facturer aux sections la part de la cotisation annuelle internationale en fonction du nombre actualisé des adhérents.

Payer les factures

Organiser la gestion financière du Congrès Mondial de l'IPA et des réunions de l'IEB

Conseiller les membres de l’IEB (avec le trésorier aux affaires sociales) sur les implications financières des décisions prises et les informer de leurs obligations et de leurs responsabilités financières

Organiser les Congrès mondiaux (avec le Secrétaire Général et le Responsable de l'Administration) en coopération avec la section organisatrice

Assurer le suivi de l'évolution de la législation financière et comptable

Payer la participation annuelle de l’IPA à l'IBZ de Gimborn


Préparer et organiser les audits interne et externe des comptes

Examiner les motions soumises par les sections de l'IPA (membre du sous-comité de l'IEB avec le Président, le secrétaire général et le responsable de l'administration)


Faire un rapport annuel sur les activités du trésorier aux finances

TRÉSORIER AUX AFFAIRES SOCIALES

Soutenir le trésorier aux affaires financières

Définir la stratégie annuelle des tâches du trésorier aux affaires sociales

Gérer les diverses contributions financières de la trésorerie

Organiser les réunions de l'IEB

Collecter les informations en cas d'urgence / de catastrophe et coordonner l'aide

Conseiller les membres de l’IEB (avec le trésorier aux affaires financières) sur les implications financières des décisions prises et les informer de leurs obligations et responsabilités financières

Gérer la carte de membre de l'IPA

Collecter et rembourser les frais de déplacement et d'hébergement des participants autorisés aux Congrès mondiaux de l'IPA, aux réunions de l'IEB et à toute autre réunion validée par l'IEB

Se charger des présents de l'IPA, des articles promotionnels de l'IPA et des cartes de visite des membres de l'IEB


Faire un rapport annuel sur les activités du trésorier aux affaires sociales

VICE-PRÉSIDENT

Remplace le président en cas d'absence ou d'incapacité

Reste en contact étroit avec le président pour tous les sujets

B Auditeurs internes

Art. 5 Références dans les documents de l'IPA

Veuillez vous reporter aux articles suivants :

IS art. 19 : Organismes Internationaux

IS art. 26 : Audit

IR art. 15 : Agenda

Art. 6 Profil de compétences des auditeurs internes

Expérience du domaine financier souhaitée

Expérience des questions de trésorerie

Connaissances de la comptabilité

Vision stratégique

Compétences analytiques

Capacité à communiquer dans l'une des quatre langues officielles de l'IPA

Bonne maîtrise de l'anglais écrit et parlé


Art. 7 Description du poste d'auditeur interne

Participer à une réunion annuelle des auditeurs internes afin d'examiner les comptes annuels de l'IPA fournis par les trésoriers internationaux (bilan plus recettes et dépenses)

Surveiller et évaluer la bonne gestion des finances de l'association, le respect et l'efficacité des décisions et processus internes, à savoir vérifier l'adéquation entre les décisions prises par l'IEC / IEB et l'action de la trésorerie

Fournir un rapport écrit à l'attention de l'IEC qui, s'il est accepté, donne quitus à la trésorerie et à l'IEB de la bonne tenue des comptes et du résultat financier

Fournir un rapport oral lors du Congrès mondial annuel de l'IPA sur la base de l'audit réalisé

Si nécessaire, agir en conseil auprès de l'IEB pour l’amélioration de la gestion financière de l'association

Cette procédure des descriptions de postes de l’IEB et des auditeurs internes a été adoptée par l'IEC au cours du Congrès mondial de l'IPA 2015 à Chypre et elle est entrée en vigueur le 16 octobre 2015. Elle remplace tout document précédent concernant les descriptions de postes de l'IEB et des auditeurs internes.




Art. 1 Fondement

La procédure relative aux commissions internationales est fondée sur les articles 25 et 29 des Statuts internationaux, ainsi que sur la procédure des descriptions de poste de l'IEB et des auditeurs internes.

Art. 2 Commissions internationales permanentes

Conformément à l'article 25 des Statuts internationaux, il existe trois commissions internationales permanentes :

une commission des relations extérieures (ERC)

une commission professionnelle (PC)

une commission socio-culturelle (SCC)

Chaque commission est présidée par un membre de l'IEB.

Art. 3 Objet des commissions internationales

Les commissions internationales sont des organismes de soutien de l'IEB. Dans le cadre de leurs domaines de travail, elles développent des projets fondés sur le plan stratégique de l'IEB.

Il ne s'agit pas d'organismes décisionnels et toute recommandation est sujette à l'approbation de l'IEB.

Art. 4 Sélection des membres de commission

Les membres de l'IPA souhaitant contribuer au travail des commissions internationales en proposant leurs compétences dans un secteur spécifique ont la possibilité de présenter leur candidature lors des Congrès mondiaux électoraux de l'IPA.

Les candidatures sont annoncées à l'IEB au moins 90 jours avant la date d'un Congrès mondial électoral.

Les candidats ne peuvent être nommés ni sélectionnés sans leur consentement et le soutien de leur propre section nationale.

Une fois élus, les présidents des commissions sélectionneront les membres en fonction des projets définis par l'IEB. Ces membres ne sont pas nécessairement permanents. La responsabilité du nombre et de la nomination définitive des membres de la commission incombe à l'IEB. Une fois la sélection terminée, tous les candidats sont informés du résultat par l'IEB.

Si un membre de la commission n'est plus en mesure de s'acquitter de ses tâches ou si un nouveau projet exige la nomination d'un nouveau membre de commission, le président concerné peut proposer un remplaçant ou un membre supplémentaire à l'IEB, de préférence choisi parmi les autres candidats.

Procédure relative aux commissions

internationales



En ce qui concerne l'ERC, les représentants de l'association doivent résider dans la région des organismes internationaux tels que listés à l'article 1 des Statuts internationaux. Néanmoins, d'autres candidats peuvent être désignés lorsque l'ERC élabore des projets dans d'autres régions nécessitant l'attribution de tâches spécifiques.

L’Anglais étant la langue de travail des commissions, les compétences linguistiques sont également prises en compte pour le bon fonctionnement des commissions.

Art. 5 Attribution des tâches

La liste qui suit présente les principales tâches des commissions et est sujette à modifications en fonction des décisions prises par l'IEB ou par l'IEC.

Commission internationale des relations extérieures (ERC)

La principale tâche de l'ERC consiste à promouvoir l'IPA en établissant et en entretenant des relations avec les organisations internationales approuvées par l'IEB ou l'IEC en :

participant à des conférences d'autres organisations internationales, le cas échéant,

se rendant aux centres d'autres organisations internationales, le cas échéant,

recueillant des informations utiles dans le but de les soumettre à d'autres organisations internationales,

recueillant des informations utiles pour les publications de l'IPA.

Commission professionnelle (PC)

Les tâches de la commission professionnelle sont les suivantes :

se pencher sur des questions relatives au développement, à la structure et à l'histoire de la police,

élaborer des études comparatives relatives au travail de la police au sein des sections de l'IPA,

promouvoir et représenter l'IPA dans des centres d'éducation internationaux,

gérer les candidatures aux bourses de l'IPA,

relever, annoncer et promouvoir les événements internationaux portant sur la criminologie,

promouvoir, développer et renforcer le programme d'échange de policiers de l'IPA,

soutenir et travailler avec l'IBZ Gimborn sur des questions professionnelles et éducatives,

faire le lien, soutenir et conseiller les sections et les membres s’agissant des demandes liées à la profession de policier,

coordonner et soutenir le séminaire des jeunes officiers de police,

mettre à jour la page Facebook de la PC,

faire le lien avec les officiers de liaison des sections pour la PC

Commission socio-culturelle (SCC)

Les tâches de la commission socio-culturelle sont les suivantes :

promouvoir et coordonner les activités sociales et culturelles,

traiter de questions relatives aux maisons IPA et autres hébergements,

coordonner les événements et championnats sportifs internationaux,

traiter des questions concernant les voyages,

être en conseil pour les rencontres internationales des jeunes,

organiser les événements éducatifs internationaux portant sur d'autres thèmes que la police,

organiser des concours,

Coordonner les questions relatives aux hobbies,

gérer la page Facebook de la SCC.


Lorsqu’une tache spécifique n’est pas clairement définie dans le listing des attributions de tâches (Cf.supra) c’est IEB qui désigne la commission compétente.

Art. 6 Méthodes de travail

Le travail des commissions et le nombre de membres de commission sont déterminés par les projets proposés par les présidents des commissions et approuvés par l'IEB.

La méthode de travail se fait usuellement par toutes correspondances entre les présidents et les membres de la commission. Les réunions éventuelles sont sujettes à l'approbation de l'IEB.

Les présidents de la commission doivent soumettre à l'approbation de l'IEB des plans d’actions pour chaque projet, détaillant clairement les objectifs, le phasage, les incidences financières et les délais.

Art. 7 Rapports

Le président de chaque commission doit informer l'IEB de l'avancée de ses travaux en présentant des rapports aux réunions de l'IEB, ainsi que des copies des ordres du jour et procès-verbaux, le cas échéant.

Les commissions doivent fournir tous les rapports nécessaires à l'information des organisations dans lesquelles l'IPA est représentée.

Les présidents des commissions doivent fournir à l'IEC un rapport écrit décrivant leurs activités, conformément à l'article 15 du règlement international.

Art. 8 Officiers de liaison

Les sections nationales peuvent nommer des officiers de liaison aux commissions internationales. Bien que ceux-ci ne soient pas des membres de commissions, ils peuvent être encouragés à participer aux travaux de la commission, en particulier lorsque leur section nationale est impliquée.

Cette procédure relative aux commissions internationales a été adoptée par l'IEC au cours du Congrès mondial de l'IPA à Chypre et est entrée en vigueur le 16 octobre 2015. Elle remplace toute directive ou décision antérieure concernant les commissions internationales.




Art. 1 Fondement

La procédure relative aux frais de déplacement et d'hébergement est fondée sur les articles 11 et 29 des Statuts internationaux. Elle définit qui est en droit de demander un remboursement à la trésorerie internationale de l'IPA, quels types de frais sont remboursés et la procédure à suivre.

A AYANTS DROIT AU DEFRAIEMENT

Art. 2 Congrès mondiaux de l'IPA

Membres de l'IEB

Personnel de l'IAC

Auditeurs internes

Délégués (1 par section)

1 observateur par section en fondation

Art. 3 Réunions de l'IEB

Membres de l'IEB

Personnel de l'IAC

Interprète (s)

Art. 4 Autres réunions

selon les décisions de l'IEB

B DÉPENSES

Art. 5 Type de dépenses

déplacement jusqu'au lieu de réunion

frais d'hébergement / repas pendant la réunion

voyage de retour après la réunion

Art. 6 Train

billet en 2è classe, y compris les frais supplémentaires nécessaires (frais de réservation)

couchette, si nécessaire en raison de la durée du trajet, après consultation et moyennant une autorisation préalable de la trésorerie internationale

Procédure relative aux frais

de déplacement et d’hébergement



Art. 7 Avion

billet au meilleur tarif en classe économique

Art. 8 Bateau

billet en 2è classe

une cabine, si nécessaire en raison de la durée du trajet, après consultation et moyennant une autorisation préalable de la trésorerie internationale

Art. 9 Voiture personnelle

0,50 euros par km, jusqu'à une valeur de remboursement maximale ne dépassant pas le prix d'un billet d'avion tel que mentionné ci-dessus. Le prix comprend les frais de carburant

un paiement supplémentaire de 0,04 euros par km sera versé pour tout passager ayant droit au remboursement des frais de déplacement

les dépenses supplémentaires telles que les frais de ferry, de péage, de parking, etc., sont remboursées sur présentation des reçus respectifs

Art. 10 Remboursement des repas

10 euros pour le petit déjeuner

20 euros pour les déjeuners ou diners

lorsqu'une demande de remboursement de repas pendant un voyage est présentée, les dates et heures de début et de fin de séjour doivent apparaître sur le formulaire de remboursement

Art. 11 Hébergement de nuit

110 euros maximum, sans petit déjeuner

Art. 12 Assurance

seule l'assurance annulation est remboursée

C PROCÉDURE

Art. 13 Autorisation

Les trésoriers internationaux sont autorisés à prendre des décisions complémentaires en conformité avec cette procédure.

Art. 14 Formulaire de remboursement

Le formulaire de remboursement, disponible à la trésorerie internationale, doit être utilisé dans tous les cas.

Il doit être signé par le requérant.

Tous les reçus doivent être joints.

Les formulaires doivent être remis à la trésorerie internationale dans le délai spécifié par l'IT. Tout formulaire retourné après la date indiquée ne donnera pas lieu à un remboursement.

Art. 15 Remboursement

La trésorerie internationale remboursera les frais des requérants sur le compte bancaire indiqué.

En cas de documents manquants ou d'explications insuffisantes, la trésorerie internationale statue de la recevabilité ou pas du remboursement.


La trésorerie internationale est également autorisée à déduire du remboursement toute dette de la section du requérant, moyennant un préavis.

Art. 16 Reçus

train / bateau : copie du billet et reçus se rapportant à des frais supplémentaires

avion : copie du billet contenant tous les détails concernant le vol. En cas d’annulation de vol validée par l’assurance, une copie du règlement et du reçu de paiement doivent être fournis

voiture personnelle : la distance en km et le trajet emprunté, ainsi que tous les reçus doivent être fournis

repas / hébergement de nuit : les reçus correspondants doivent être fournis

Art. 17 Dispositions diverses

Toutes les demandes non couvertes par cette procédure ou couvrant d’autres circonstances sont sujettes à l'approbation préalable de la trésorerie internationale, avant engagement de dépense.

Cette procédure relative aux frais de déplacement et d'hébergement a été adoptée par l'IEC au cours du Congrès mondial 2015 de l'IPA à Chypre et est entrée en vigueur le 16 octobre 2015. Elle remplace toute directive ou décision antérieure concernant les frais de déplacement et d'hébergement.




Art. 1 Fondement

La procédure relative à la fondation et à l'affiliation de sections nationales s’appuie sur les articles 11-17 des statuts internationaux et les articles 3-6, 10, 13-14 du règlement international. Elle vise toutes les applications pour la fondation et l'affiliation d'une nouvelle section, que ce soit en tant que membre(s) fondateur(s) de cette nouvelle section ou en tant que section de parrainage.

A PROCÉDURE DE FONDATION

La procédure de fondation est dirigée par l'IEB et comprend deux étapes :

Art. 2 Évaluation de la demande

Lorsqu’il appert que des membres associés étrangers (FAM), des personnels de police en exercice ou retraités, avec l'aide d'une section nationale officielle de l'IPA, souhaitent établir une section nationale, Ils doivent entrer en contact avec le Secrétaire Général et veiller à ce que les conditions suivantes soient respectées :

Prouver l’existence d’au moins 50 FAM originaires du pays demandeur.

Prouver que le pays demandeur répond aux critères de l'IPA comme stipulés dans les statuts internationaux (articles 2 et 11).

Etablir un rapport montrant le potentiel possible de développement et de croissance du pays demandeur.

Présenter une lettre de soutien de la direction générale de la police et, si possible, du ministère de tutelle des services de police.

Une fois ces conditions remplies, le Secrétaire Général transmet la demande à l'IEB qui signe alors une déclaration autorisant à initier le processus et désignant une section de parrainage qui aide à entreprendre les étapes suivantes.

Art. 3 Statut de section en fondation

Les FAM, avec l'assistance du Secrétaire Général et de la section de parrainage, seront ensuite tenus de :

Créer un comité officiel (président, secrétaire général et trésorier à minima)

Rédiger un projet de statuts et règlement intérieur.

Ils devront alors remettre ces informations et documents, y compris un rapport de la section de parrainage, au Secrétaire Général dans l'une des quatre langues officielles de l'IPA, avec leur requête en reconnaissance de « Section en fondation ».

Comme suite aux recommandations du secrétaire général, l'IEB rend alors sa décision.

Procédure relative à la fondation

et à l’affiliation de sections nationales



Le nouveau comité organisera alors une réunion de fondation, à laquelle participeront les représentants de la section de parrainage et l'IEB.

La réunion de fondation doit comporter, entre autres, les étapes suivantes :

Election du comité fondateur.

Signature de la Déclaration officielle des droits de l'homme fournie par le secrétaire général, au nom des membres de la section, attestant leur engagement envers les principes énoncés dans la Déclaration universelle des droits de l'homme telle qu'adoptée par les Nations unies en 1948.

Signature des nouveaux statuts nationaux.

Signature des statuts internationaux.

Attribution d'un certificat de reconnaissance du statut de « Section en fondation » par un représentant de l'IEB.

Après la réunion de fondation, la nouvelle section en fondation doit envoyer les documents suivants à l'IEB :

Copie du procès-verbal de la réunion de fondation

Noms, adresses et numéros de téléphone des membres du comité élu

Liste de membres ayant participé à la réunion de fondation

Art. 4 Dispositions diverses

L'IEB informe toutes les sections nationales dès que la nouvelle section en fondation est acceptée.

Un délégué de la nouvelle section en fondation est invité à participer au prochain Congrès mondial de l'IPA en tant qu'observateur, conformément à l'article 13 du règlement international.

Si des circonstances extérieures empêchaient une section en fondation de s'acquitter de ses obligations statutaires, en particulier lorsqu'une loi nationale constitue une entrave à l'application des principes fondamentaux énoncés dans les statuts internationaux, l'IEB peut lui retirer le statut de « Section en fondation ».

Art. 5 Section de parrainage

Le rôle de la section de parrainage consiste à conseiller et soutenir la section en fondation tout en l’assistant dans ses démarches administratives.

La section de parrainage est chargée de délivrer des cartes de membre de l'IPA aux FAM de la section en fondation jusqu'à ce que celle-ci obtienne le statut d'affiliée.

B PROCÉDURE D'AFFILIATION

La procédure d'affiliation est dirigée par l'IEB et soumise à la décision de l'IEC. Elle comprend deux étapes : l'affiliation provisoire et l'affiliation à part entière.

Art. 6 Affiliation provisoire

Dès que le statut de « Section en fondation » est accordé, le comité de fondation et la section de parrainage doivent présenter un rapport complet au secrétaire général tous les six mois, selon le modèle officiel et dans une des quatre langues officielles de l'IPA.

Si l'évolution est satisfaisante, que le nombre des membres et des activités croissent, la section en fondation, aidée de la section de parrainage, peut présenter une demande d'affiliation provisoire au Secrétaire Général dans un délai minimum d'un an.

Comme suite aux recommandations du Secrétaire Général, l'IEB rend alors sa décision.

L'IEB dresse alors une motion pour l'« affiliation provisoire » pour une durée minimale de deux ans.


Si la motion est adoptée, la section en fondation se voit attribuer le statut de « Section affiliée à titre provisoire».

Par la suite et à compter de l’année civile suivante, la section est chargée de délivrer des cartes de membre à ses membres et de verser la cotisation internationale à la trésorerie internationale.

La section doit communiquer tous les six mois un rapport sur son évolution au Secrétaire Général. La section de parrainage est encouragée à orienter, soutenir et aider aux démarches administratives jusqu'à ce que l'affiliation complète soit accordée, et ultérieurement si elle y est invitée.

Un délégué de la « Section affiliée à titre provisoire » est invité à participer au Congrès mondial de l'IPA suivant en tant que délégué de plein droit. En outre, la section peut également envoyer deux observateurs.

Art. 7 Affiliation à part entière

Si l'évolution est satisfaisante et si une preuve de développement relative à une augmentation du nombre de membres et aux activités de l'IPA est relatée, la « Section affiliée à titre provisoire », aidée de la section de parrainage, peut présenter une demande d'affiliation à part entière au Secrétaire Général.

Comme suite aux recommandations du Secrétaire Général, l'IEB rend alors sa décision.

Si la décision est favorable, l'IEB propose alors une motion d'« Affiliation à part entière » à l'attention des délégués du prochain Congrès mondial de l'IPA.

Si cette motion est adoptée par les délégués, la section se voit accorder le statut de « Section nationale ».

Cette procédure relative à la fondation et à l'affiliation de sections nationales a été adoptée par l'IEC au cours du Congrès mondial de l'IPA à Chypre et est entrée en vigueur le 16 octobre 2015. Elle remplace toute directive ou décision antérieure concernant la fondation et l'affiliation des sections nationales.




Art. 1 Définition

Le Prix mondial de l'IPA peut être décerné à tout individu ou toute organisation pour son engagement spécial et durable en faveur d'un projet qui profite à la société en matière de droits de l'homme ou de préservation de la paix mondiale.

Art. 2 Prix

Le prix s'élève à 0,5 % des recettes annuelles perçues par le Trésorier international l'année civile précédente (arrondi au demi-millier d'euros le plus proche) et s'accompagne d'un certificat.

Art. 3 Candidature

Les sections sont libres de proposer des candidats.

Art. 4 Procédure

Les informations détaillées complètes des candidats doivent être communiquées par écrit au Secrétaire général au plus tard 150 jours avant le début du Congrès mondial de l'IPA pour une prise en compte la même année, et doivent s'accompagner de la documentation nécessaire, le cas échéant.

Art. 5 Décision

La décision finale est prise par l'IEB.

Art. 6 Divers

En règle générale, un seul prix est décerné chaque année. Toutefois, à titre exceptionnel et si les circonstances le justifient, l'IEB peut décider de décerner plusieurs prix.

Les prix décernés seront officiellement annoncés lors du Congrès mondial de l'IPA et remis en même temps, si possible.

Un communiqué de presse officiel sera publié par l'IEB pour chaque prix.

Cette procédure d'attribution du Prix mondial de l'IPA a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016. Elle remplace toute ordonnance ou décision antérieure relative au Prix mondial de la police IPA.


Secrétaire général : Georgios Katsaropoulos

Procédure d’attribution du

Prix mondial de l’IPA



Art. 1 Fondement

La procédure d'aide d'urgence se fonde sur l'article 7 des statuts internationaux et l'article 4 de la procédure relative aux descriptions de poste de l'IEB et des auditeurs internes.

Art. 2 Objet et responsabilité

L'objectif de la procédure d'aide d'urgence est de permettre le déploiement rapide d'une aide d'urgence. Elle est de la responsabilité du Trésorier aux affaires sociales.

Deux catégories d'aide d'urgence différentes existent :

Appel à l'aide d'urgence :

demande d'aide officielle à l'IPA, de nature financière ou matérielle, émise par l'IEB en faveur d'une section victime d'un sinistre.

Aide d'urgence immédiate :

aide financière directe de l'IEB en faveur d'une section victime d'un sinistre.

Il est indispensable, lorsqu'une section nationale est frappée par un sinistre, que le Secrétaire général de la section sinistrée ou un autre membre désigné prenne contact avec le Trésorier aux affaires sociales pour permettre une aide rapide.

Art. 3 Conséquences

Une fois tous les faits pertinents connus et après qu'un appel à l'aide d'urgence a été émis, les sections qui le souhaitent ont la possibilité de transférer sans délai des fonds vers un compte bancaire désigné.

Par ailleurs, l'IEB est autorisé à débloquer des fonds pour fournir une aide d'urgence immédiate.

Art. 4 Démarche

Section sinistrée

Il incombe à la section sinistrée d'avertir le Trésorier aux affaires sociales du sinistre et de son souhait d'obtenir une aide d'urgence pour les sinistrés.

Pour ce faire, la section sinistrée doit déterminer l'étendue et la nature des dommages ainsi que le nombre de victimes.

Qui plus est, la section sinistrée doit nommer un membre de l'IPA pour coordonner l'aide apportée au niveau national et pour administrer les dons à l'échelle internationale.

Procédure d’aide d’urgence



Toutes les informations utiles doivent être fournies par la section sinistrée au Trésorier aux affaires sociales au moyen du formulaire « Demande d'aide d'urgence à l'IPA » joint.

Le membre de l'IPA nommé par la section sinistrée a pour mission de veiller à ce que l'aide apportée soit distribuée comme il convient, à accuser réception des dons, à tenir le Trésorier aux affaires sociales informé pendant toute la durée des opérations, à remettre un compte-rendu complet au Trésorier aux affaires sociales, sans oublier d'en adresser un duplicata à l'IAC pour en informer toutes les sections nationales.

Trésorier aux affaires sociales

Il incombe au Trésorier aux affaires sociales de rester en contact avec la section sinistrée. Si les circonstances ne le permettent pas, le Trésorier aux affaires sociales doit prendre contact avec la section nationale la plus proche.

Dès réception de la demande d'aide de la section sinistrée, après vérification des informations fournies dans le formulaire « Demande d'aide d'urgence à l'IPA », le Trésorier aux affaires sociales doit présenter le dossier devant l'IEB et, si ce dernier donne son aval, informer avec l'appui de l'IAC toutes les sections qu'une demande d'aide d'urgence à l'IPA a été émise.

Sections donatrices

Les sections qui souhaitent apporter une aide peuvent faire parvenir leurs dons à la section sinistrée une fois ses coordonnées bancaires connues.

Si ces sections décident de faire un don en transférant des fonds sur le compte bancaire désigné de la section sinistrée, la section donatrice doit en aviser la section sinistrée en indiquant la somme versée, la date de virement et les conditions éventuellement attachées au don, et faire parvenir un duplicata au Trésorier aux affaires sociales et à l'IAC.

L'IEB encourage les sections IPA à constituer un fonds d'aide d'urgence pour favoriser une action rapide et efficace.

Art. 5 Aide d'urgence immédiate

Lorsqu'un sinistre rend nécessaire une aide financière immédiate, l'IEB est autorisé à mobiliser les fonds internationaux pour faire un versement instantané à hauteur de 1 % des recettes annuelles perçues par le Trésorier international l'année civile précédente (arrondi au demi-millier d'euros le plus proche) pour chaque incident, à concurrence de quatre par an. Si plus de quatre demandes d'aide d'urgence sont déposées au cours d'un même exercice financier, l'IEB peut, exceptionnellement, décider de débloquer une aide supplémentaire. Des paiements seront uniquement effectués dans le cadre d’un appel.

Si l'IEB décide de faire un versement instantané, celui-ci devra en informer les différentes sections dans les plus brefs délais et présenter un rapport à l'IEC lors du prochain Congrès mondial de l'IPA.

Cette procédure d'aide d'urgence a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016. Elle remplace toute ordonnance ou décision antérieure relative à l'aide d'urgence.



RECUEIL DES DOCUMENTS IPA – VERSION 2016-2017 – FRANÇAIS

Demande d'aide d'urgence

Section sinistrée :

Description des faits :

Étendue des dommages :

Montant d'aide souhaité :

Sinistrés : Total : Membres IPA et/ou membres de leur famille :

Officiers de police et/ou membres de leur

famille :

Nombre de victimes :

Personnes décédées :

Personnes blessées :

Nombre total de maisons détruites :

Propriété des membres IPA Propriété des officiers de police

Dommages :

Type d'aide souhaité :

Compte affecté à l'aide d'urgence :

Intitulé du compte :

Nom de la banque :

Adresse postale complète de la banque :

Numéro de compte :

BIC :

IBAN :

Nom : Coordonnées :

Coordinateur de sinistre :

Président de la section :

Secrétaire général de la section :

Réservé à l'IEB/IAC : Date de réception : Approbation de l'IEB :


Art. 1 Fondement

La procédure relative à la réunion des sections d'accueil de l'IPA est fondée sur les articles 7 et 29 des statuts internationaux et placée sous la responsabilité de la présidence de la commission socio-culturelle au nom du Comité exécutif international (IEB).

Art. 2 Définition

« Réunion des sections d'accueil de l'IPA » (ci-après HSM) désigne une réunion internationale qui vise à répondre aux questions se rapportant aux Maisons IPA officielles, ainsi qu'aux Autres Modes d'Hébergement de l'IPA.

Art. 3 Fréquence

La HSM sera une réunion biennale organisée dans une section IPA, telle qu'approuvée lors

d’un Congrès mondial de l'IPA.

Art. 4 Applications

Toute section de l’IPA peut demander à organiser une HSM en présentant une motion à l’ordre du jour du Congrès mondial de l’IPA, au moins un an avant l’événement, en proposant un projet de programme, un ordre du jour et un budget.

Art. 5 Responsabilités

Les sections nationales chargées d'organiser une HSM sont tenues de prendre toutes les dispositions concernant la réunion.

La commission socio-culturelle doit cependant être consultée par la section organisatrice à chaque étape, y compris lors de l'établissement de la planification, de la programmation et de la finalisation de l'événement.

Art. 6 Gouvernance

La commission socio-culturelle est chargée de finaliser l'ordre du jour et le procès-verbal de la HSM.

L'ordre du jour devra être envoyé à toutes les sections 80 jours avant le début de la réunion.

Avant de finaliser l'ordre du jour, la commission socio-culturelle doit s'enquérir de sa participation aux questions à débattre.

Suite à la HSM, la commission socio-culturelle doit veiller à ce que les procès-verbaux soient distribués à toutes les sections, ainsi qu'à l'IEB.

Procédure Relative à la réunion des sections

d’accueil



Art. 7 Présidence à la réunion

Le président de la commission socio-culturelle ou, par délégation, un des membres de la commission socio-culturelle, préside la HSM.

Art. 8 Présence et participation

Des représentants de toutes les sections de l'IPA sont invités à participer, en particulier les personnes impliquées dans les Maisons IPA et Autres Modes d'Hébergement.

Art. 9 Programme

La HSM doit, de préférence, être organisée comme suit :

Jour 1 : Arrivée

Jour 2 : Session de travail de la HSM

Jour 3 : Programme social

Jour 4 : Départ

Art. 10 Finances

Les participants prendront en charge les frais de déplacement, d'hébergement et de participation.

La section organisatrice devra établir un projet de budget, en coordination avec la commission socio-culturelle, comprenant, par délégué :

Les frais d'hébergement

Le coût de tous les repas, du dîner du jour d'arrivée au petit-déjeuner du jour de départ.

Le coût relatif à la durée de la réunion (frais de conférence)

Le coût du programme social

Le coût global pour les visiteurs ou partenaires

La section organisatrice doit faire tout son possible pour réduire les frais des participants afin de permettre au plus grand nombre possible de personnes de participer. La section organisatrice est libre d'assumer tout ou partie des frais de l'événement selon ses ressources financières.

L'IEB participera au coût global à hauteur de 150 euros par section présente à la réunion, jusqu’à concurrence du nombre de sections de l’IPA. Ce montant global sera envoyé par la trésorerie internationale à la section organisatrice et aidera à réduire le forfait de chacun des

participants.

Art. 11 Inscription

La section organisatrice est chargée de délivrer un formulaire d'inscription que les participants devront remplir et remettre à leur section nationale en temps utile. Une liste finale des participants doit être envoyée à la commission socio-culturelle.

Art. 12 Communication

La commission socio-culturelle, en coordination avec la section organisatrice, publiera toutes les informations pertinentes concernant la HSM dans le bulletin d'information international et sur le site internet international.


Cette procédure relative à la réunion des sections d'accueil a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016.




Art. 1 Fondement

La procédure relative aux maisons IPA et autres modes d'hébergement est fondée sur les articles 7 et 29 des statuts internationaux et s'applique aux Maisons IPA et autres modes d'hébergement, tels que définis ci-après.

Art. 2 Définition

L'expression « Maison IPA » se rapporte aux propriétés de l'IPA officiellement détenues et louées, à bail ou non, par les sections IPA et / ou leurs sous-divisions et qui ont été dument désignées comme maison IPA, conformément à cette procédure.

L'expression « Autres Modes d'Hébergement » désigne des propriétés détenues et gérées par des personnes / organismes privés et / ou des membres de l'IPA, qui ne sont pas officiellement reconnues comme des maisons IPA, mais qui hébergent des membres de l'IPA et leurs proches à tarif réduit.

Art. 3 Objectif

Cette procédure régule la gestion et le fonctionnement des Maisons IPA officiellement enregistrées. Elle permet de garantir que les Maisons IPA constituent un mode d'hébergement économique, convivial et de bonne qualité pour tous les membres de l'IPA, leurs familles et d'autres visiteurs dans un environnement bien géré.

Les autres types d’hébergement ne relèvent pas de la responsabilité des sections ou de leurs subdivisions.

Art. 4 Principe

Conformément à cette procédure, les sections nationales et / ou leurs sous-divisions sont autorisées à détenir, acquérir et louer, à bail ou non, les propriétés suivantes en vue d'en faire des Maisons IPA :

Maisons

Appartements

Chalets

Mobile homes

Bateaux d'habitation

Toute autre propriété, à condition qu'elle assure des nuitées

Art. 5 Exigences minimales

Chaque Maison IPA doit, au minimum, être équipée comme suit :

Séjour

Chambre(s)

Procédure relative aux maisons IPA et autres modes d’hébergement



Cuisine entièrement équipée

Salle de bains / de douche avec eau chaude et froide

Toilettes

Les pièces et équipements de la maison sont à la disposition exclusive des hôtes.

Art. 6 Utilisation des Maisons IPA

Les Maisons IPA doivent être principalement utilisées au bénéfice des membres de l’IPA et de leurs familles en vue de leur offrir un hébergement pour la nuit, une résidence de villégiature et / ou un lieu de réunion ou d'organisation d'activités sociales.

Art 7. Approbation des Maisons IPA

L'approbation de toute propriété en tant que Maison IPA relève de la responsabilité de la section nationale concernée.

Art 8. Désignation des Maisons IPA

Dès lors qu'une section nationale se propose de créer une nouvelle Maison IPA, elle doit fournir les documents suivants au président de la commission socio-culturelle, au responsable de l'administration, ainsi qu'au centre administratif international (IAC) et demander à ce que le statut de Maison IPA soit accordé :

Description de la propriété

Adresse et localisation du bâtiment

Nombre et type de chambres, y compris le nombre de lits dans chaque chambre (en indiquant le type - lits doubles, jumeaux ou simples)

Si le linge de maison est fourni

Disponibilité de serviettes, sèche-cheveux et de blanchisserie sur place

Salle de bain et toilettes

Cuisine et équipements de cuisine

Présence d'une salle à manger et d'un salon

Autres commodités disponibles dans la maison (salles de conférence, parking, bar ou club, télévision, internet, etc.)

Attractions touristiques à proximité

Cartes du pays et des environs, indiquant l'emplacement de la Maison IPA

L'IEB approuve une Maison IPA sur recommandation de la commission socio-culturelle et en informe toutes les sections par l'intermédiaire de l'IAC.

Art 9. Plaques IPA

Toute Maison IPA reconnue comme telle reçoit la plaque officielle « Maison IPA » fournie par l’IAC.

La plaque doit être affichée de manière visible.

Art 10. En cas de cessation de fonctionnement en tant que Maison IPA

Si la section nationale ou l'IEB estime qu'une Maison IPA existante ne répond plus aux critères exigés, ils sont en mesure de lui ôter son statut de Maison IPA. Dans ce cas, la section nationale doit rendre la plaque correspondante à l'IAC.

Art 11. Responsabilité

Les sections nationales et / ou sous-divisions sont responsables et doivent rendre compte du contrôle financier, de l'administration et du fonctionnement de leurs Maisons IPA.


Art 12. Responsabilité collective

Les sections nationales et / ou les sous-divisions qui possèdent des Maisons IPA ont la responsabilité spécifique d'assurer une gestion efficace des Maisons IPA.

Elles sont tenues d'appliquer, de respecter et d'imposer les procédures et normes opérationnelles internationales et nationales, la législation applicable, les politiques et règlements afin de garantir une bonne gouvernance et une gestion efficace des Maisons IPA.

Tout cas de frais financiers anormaux ou importants non couverts par le budget ainsi que toute autre question pertinente concernant une Maison IPA doivent être communiqués au Comité National afin que ce dernier approuve formellement ces coûts et / ou émette un avis ou encore aide à traiter de graves problèmes.

Art 13. Procédures ou directives nationales

Les sections nationales et / ou les sous-divisions peuvent, en outre, établir leurs propres règles concernant la gestion et le fonctionnement de leurs Maisons IPA, pour autant que ces règles n’entrent pas en contradiction avec les conditions contenues dans la procédure et / ou législation applicable dans les pays concernés.

Art 14. Frais d'hébergement

Étant donné que les Maisons IPA sont destinées en premier lieu aux membres de l'IPA et à leurs familles, les frais d'hébergement doivent être avantageux de façon à encourager les membres à y séjourner aussi souvent que possible. Les prix préférentiels doivent, en outre, motiver les potentiels membres à rejoindre l'association.

Art 15. Réservation

Toutes les Maisons IPA doivent fixer des procédures de réservation formelles qu'elles se doivent de communiquer et publier et qui doivent être respectées.

Art 16. Couverture d’assurance

Une couverture d'assurance adéquate pour chaque Maison IPA doit être souscrite et maintenue. Il faut, au minimum, envisager les catégories d’assurance suivantes :

Incendie et tempête

Dégâts des eaux

Cambriolage, vol de biens de l'IPA et autres actes criminels

Calamités

Responsabilité civile Des renseignements détaillés concernant l’assurance seront publiés, en spécifiant la couverture applicable aux divers types de dommages.

Les polices d'assurance doivent être régulièrement évaluées car un manque de rigueur en matière de couverture d'assurance peut entraîner des pertes financières considérables.

Un « déni de responsabilité » doit être affiché de façon adéquate et visible dans toutes les Maisons IPA.

Art 17. Mesures de sécurité

Des dispositions de sécurité, conformes aux normes nationales, doivent être prévues par la section nationale et / ou la sous-division respective.


Art 18. Employés de l'IPA

Les sections nationales et / ou les sous-divisions doivent se conformer à la législation nationale en matière d'emploi lors de l'embauche de personnel.

Art 19. Autres Modes d'Hébergement

L'IPA n'est pas responsable des réservations, de la maintenance ou de la gestion de ces propriétés et ne peut être tenue responsable d'aucun fait les concernant.

Art 20. Publication d'informations relatives aux Maisons IPA

La commission socio-culturelle, en coordination avec le centre administratif international, facilitera la publication d'informations portant sur les Maisons IPA et autres modes d'hébergement de l'IPA dans le bulletin d'information international, les guides d'information, sur le site Web, les réseaux sociaux et tout autre support adéquat.

Les sections nationales et / ou les sous-divisions sont encouragées à diffuser des informations concernant les Maisons IPA et Autres Modes d'Hébergement de l'IPA dans leurs bulletins d'information, sur leurs sites Web et autres réseaux sociaux pertinents.

Tous les efforts doivent être déployés pour garantir l'exactitude permanente de la description de l'hébergement et des installations respectives. Tout changement doit être immédiatement signalé au webmaster international par l'intermédiaire de l'IAC et de la commission socio-culturelle afin que les informations soient mises à jour et que les modifications soient véhiculées par les canaux appropriés.

Cette procédure relative aux Maisons IPA et Autres Modes d'Hébergement a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016. Elle remplace tous les documents précédents liés aux maisons IPA




Art. 1 Fondement

La procédure relative à l'organisation d'un Congrès mondial de l'IPA est fondée sur l'article 20 des statuts internationaux, les articles 11 à 18 du règlement international et sur la procédure relative à la conduite des Congrès mondiaux de l'IPA et des réunions de l'IEB.

Art. 2 Lieu

Les sections nationales disposées à organiser un Congrès mondial de l'IPA doivent en faire la demande en soumettant une motion à l'IEB. Cette motion doit préciser les dates, ainsi que le lieu de réunion, et inclure un budget-cadre comprenant les estimations des frais d'hébergement et d'installations prévus pour le Congrès.

Art. 3 Avis

Les Congrès mondiaux de l'IPA doivent avoir lieu en septembre ou en octobre de sorte qu'ils aient lieu à des intervalles de temps égaux.

Art. 4 Dispositions générales

Une fois la proposition d'organisation d'un Congrès adoptée par l'IEC, l'IEB confie la planification, l'administration et l'organisation du Congrès mondial à la section nationale d'accueil. La section organisatrice et l'IEB doivent collaborer pleinement et travailler en parfait accord.

Il est particulièrement nécessaire de travailler en lien avec la trésorerie internationale (TF) et le secrétaire général (SG) qui visiteront la section organisatrice afin de finaliser les préparatifs et l'étude des coûts, au moins un an avant le Congrès mondial. Des informations concernant les hôtels et les sites Web respectifs seront fournies au SG et à la TF avant leur visite.

La section organisatrice ne doit signer aucun contrat ni publier des brochures ou prix avant d'obtenir l'approbation du TF et du SG.

Art. 5 Responsabilité financière de l'IEB

L'IEB est uniquement responsable de la partie officielle du Congrès mondial.

La trésorerie internationale doit assumer les frais d'hébergement :

Des délégués (un par section)

De l'IEB

Des membres du personnel de l'IAC

Des interprètes

Des auditeurs internes

Du représentant de Gimborn (le cas échéant)

Procédure relative à l’organisation d’un

Congrès mondial de l’IPA

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Les observateurs bénéficient du même statut que les visiteurs et l'IEB n'assumera aucun coût les concernant.

Les programmes de divertissement et de visites destinés aux participants, y compris la Semaine de l'amitié organisée après le Congrès mondial, relèvent de la seule responsabilité de la section organisatrice.

Art. 6 Participants

Les participants officiels à un Congrès mondial de l'IPA sont :

Un délégué de chaque section nationale

Les membres de l'IEB

Un ou plusieurs observateurs de section en cours de constitution

Des membres du personnel de l'IAC

Les auditeurs internes

Les interprètes Autres participants possibles :

Des observateurs (maximum deux par section nationale)

Un ou plusieurs représentants de Gimborn

Le webmaster

Des personnes invitées (soumises à l'approbation du président)

Art. 7 Installations requises par l'IEB

Une petite salle de conférence doit être disponible pour l'IEB, afin d'accueillir 12 personnes autour d'une grande table du lundi au samedi soir.

Les éléments suivants seront nécessaires :

Des câbles de rallonge et des prises pour 12 ordinateurs

L'accès à une imprimante et à une photocopieuse

Un rétroprojecteur et un écran

Un tableau de conférence avec du papier et des stylos

Une connexion Wi-Fi Les coordonnées téléphoniques du comité organisateur doivent être fournies au secrétaire général pendant la durée du Congrès, un contact au moins devant être disponible à tout moment en cas de besoin.

Avant le Congrès, l'IAC enverra plusieurs colis à la section organisatrice, à une adresse qui devra être communiquée par la section. Ces colis devront se trouver dans l'établissement où aura lieu le Congrès le lundi précédent celui-ci. Il est demandé au comité organisateur de bien vouloir renvoyer les colis à l'IAC après le Congrès, les frais de port étant remboursés par la trésorerie internationale.

Art. 8 Hébergement

Il faut rechercher des hôtels de qualité raisonnable à des prix moyens, offrant de préférence un bon accès aux aéroports et à distance de marche de la salle des congrès. Les sections doivent faire preuve de prudence et de responsabilité lors du choix de l'hébergement. Les hôtels offrant des commodités supplémentaires, telles que piscine, sauna, centre de remise en forme, etc., sont généralement plus coûteux et ces options ne sont pas nécessaires.

La section organisatrice doit négocier des prix avantageux, avec des solutions alternatives avant de présenter les estimations de coûts finales à l'IT.

La section organisatrice doit proposer un prix forfaitaire par personne (délégué/observateur, invités), selon trois choix différents :

- séjour en chambre individuelle


- séjour en chambre double

- séjour en chambre double à usage individuel

Dans un premier temps, le forfait doit être présenté au trésorier des finances, de façon détaillée en indiquant le prix des chambres, des repas, de chaque pause-café, de location des salles de réunion, etc.

Le prix doit comprendre, au minimum :

- cinq nuits (du mardi au dimanche)

- tous les repas du mardi soir au lundi matin (petit-déjeuner inclus)

- le transport vers/de l'aéroport ou tout autre point de collecte

- le programme social pendant le séjour

Il est également important d'obtenir un prix pour une nuit supplémentaire en chambre individuelle ou double. Le trésorier aux finances parcourra la liste des participants au début du Congrès et vérifiera ceux dont la nuit supplémentaire sera payée par la trésorerie internationale.

Les observateurs doivent obligatoirement être logés dans le même hôtel que les délégués.

Les observateurs et les visiteurs doivent payer le coût de leur chambre directement à la section organisatrice ou à l'hôtel.

Art. 9 Salle des congrès

La salle des congrès doit être apte à accueillir environ 200 participants :

Un délégué de chaque section nationale

Les membres de l'IEB

Un ou plusieurs observateurs de section en cours de constitution

Un représentant de Gimborn

Des membres du personnel de l'IAC (2)

Des auditeurs internes (2)

Des interprètes (9)

Des observateurs (maximum deux par section nationale)

Le webmaster

Des personnes invitées (soumises à l'approbation du président) Chaque section devra disposer d'une table et de 3 chaises, avec un agencement de type « salle de classe ». Des prises doivent être disponibles sous chaque table pour que les participants au Congrès puissent brancher leurs ordinateurs portables. Sur la table de chaque délégation doit figurer le nom de la section de manière bien visible. L'IAC fournira les plaques d'identification.

L'IEB doit être assis sur une plate-forme face aux délégués. L'IEB doit disposer d'une grande table et de huit chaises. Des plaques d'identification indiquant les fonctions de chacun seront fournies par l'IAC.

Une table de grande taille doit être prévue à proximité de cette plate-forme pour les membres du personnel de l'IAC, avec une deuxième table tout près pour placer les documents.

Il faut prévoir un certain nombre de chaises pour les invités.

L'IEB fournira une bannière de l'IEB qui devra être fixée à la table sur le podium.

Un lutrin devra être placé sur ou à proximité du podium pour les présentations.

Un grand écran pour la projection doit être placé en hauteur (au-dessus des sièges de l'IEB) ou bien deux écrans doivent être installés des deux côtés de la table de l'IEB. Il faut veiller à ce que l'éclairage des projecteurs n'éblouisse pas les membres de l'IEB.


Un ou deux écrans devront être placés devant la table de l'IEB afin de permettre à ses participants de suivre les présentations.

Un rétroprojecteur comprenant des prises pour deux ordinateurs portables est nécessaire.

Un système de vote électronique entièrement fonctionnel doit être mis en place et comprendre une télécommande par section, une pour l'IEB et quelques télécommandes supplémentaires au cas où certaines s'avèreraient défectueuses.

Il doit y avoir suffisamment de prises électriques et de rallonges pour les ordinateurs des membres de l'IEB, ainsi que deux ordinateurs et une imprimante à la table des membres du personnel de l'IAC.

Des panneaux clairs indiquant l'emplacement de la salle des congrès doivent être placés dans l'hôtel.

Les dispositions suivantes doivent être prises en ce qui concerne les microphones :

200 casques pour permettre à tous les participants au Congrès d'écouter les traductions

Un microphone pour chaque membre de l'IEB sur le podium

Un microphone pour chaque délégué

Un microphone pour la table du personnel de l'IAC

Un avis bien en vue dans la salle des congrès indiquant le canal pour chaque langue

Une télécommande pour le système de vote électronique pour chaque délégué et une de plus pour l'IEB

Un microphone mains libres pour les présentations

Un ou deux microphones à main

Tous les microphones doivent inclure un signal d'activité optique (indiquant s'ils sont allumés ou non)

Équipements supplémentaires :

Appareils pour enregistrer le déroulement du Congrès (en anglais). Le logiciel doit être numéroté et daté, puis remis au personnel de l'IAC à l'issue du Congrès.

Un technicien permanent pendant toute la période du Congrès mondial (3 jours). Il doit obligatoirement parler anglais.

Art. 10 Interprétation simultanée

L'interprétation simultanée est assurée en cinq langues : anglais, français, allemand, espagnol et russe. Par conséquent, 9 interprètes seront présents.

Les équipements suivants sont nécessaires :

5 cabines, toutes entièrement équipées pour recevoir deux interprètes, avec deux sièges et deux casques. Les cabines doivent être complètement fermées. Le casque est composé d'écouteurs semi-fermés avec un micro et la possibilité d'augmenter ou de baisser le volume et d'écouter les autres canaux (changer de canal pour écouter les autres interprètes).

Un espace de repos supplémentaire, proche ou juste à côté des interprètes (une table et trois chaises).

Des écrans de projection face aux cabines des interprètes.

Art. 11 Sécurité

La section organisatrice assure la sécurité de tous les participants pendant toute la durée du Congrès.

La section organisatrice doit nommer un sergent d'armes qui sera chargé de surveiller la salle des congrès.


Art. 12 Restauration

La section organisatrice doit prendre les dispositions nécessaires pour assurer le service du petit-déjeuner, du déjeuner et du dîner pendant toute la durée du Congrès mondial : du dîner le jour d'arrivée officiel jusqu'au petit-déjeuner le jour de départ officiel.

Le déjeuner doit être servi de préférence sous forme de buffet pendant les jours de sessions afin de garantir un service plus rapide (pause d’une heure).

Les pauses-café pour tous les participants doivent avoir lieu dans une salle attenante à la salle des congrès pendant les sessions du matin et de l'après-midi.

De l'eau doit être mise à disposition sur les tables de la salle des congrès pendant toute la durée des sessions.

Art. 13 Programme

Avant le Congrès, le secrétaire général doit être informé du programme des événements, ainsi que tout dignitaire présent au Congrès. Une indication du code vestimentaire et de la nécessité ou non de prendre la parole sera également demandée.

Art. 14. Thème du Congrès

L'IEB fournira le thème après avoir consulté la section organisatrice.

La section organisatrice est invitée à faire part de ses idées pour un thème professionnel à vocation internationale. Il est recommandé d'envoyer ses suggestions au secrétaire général dès que possible, mais au moins un an avant le Congrès, afin que l'IEB puisse décider en temps utile et prendre les mesures nécessaires.

Art. 15 Cadeaux

Il incombe à la section organisatrice d'indiquer aux sections nationales s'il convient de présenter des cadeaux ou s'il est préférable de faire des dons à un organisme de bienfaisance désigné.

PENDANT LA SEMAINE DU CONGRÈS - INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Art. 16 Hébergement et programme

Voici les spécificités du programme, de la première arrivée jusqu'à la fin de la réunion de l'IEB après le Congrès. Examinez attentivement les exigences à remplir et préparez une offre en mesure d'y répondre dès que possible.

Dimanche

Arrivée du secrétaire général, du responsable de l'administration, du trésorier aux finances, du trésorier aux affaires sociales et du personnel de l'IAC. Dîner à l'hôtel.

Lundi

Réunion conjointe entre le secrétaire général, le responsable de l'administration, le trésorier aux finances, le trésorier aux affaires sociales, le personnel de l'IAC et les représentants du comité organisateur.

Le trésorier aux finances aura besoin d'informations (transmises au format électronique) concernant :


Le nom de chaque délégué

La section

Le type de chambre

Les dates d'arrivée et de départ Ces informations seront exigées pour tous les membres de l'IEB, les auditeurs internes, les membres du personnel de l'IAC, le webmaster, le représentant de Gimborn et les interprètes.

Le secrétaire général devra disposer d'une clé de la salle de réunion de l'IEB pendant toute la durée du Congrès.

La réunion conjointe doit inclure une inspection de la salle des congrès visant à vérifier que les installations et l'aménagement de la salle sont adéquats.

Déjeuner

Arrivée de tous les autres membres de l’IEB.

Dîner pour les membres de l'IEB, le personnel de l'IAC et un interprète.

Mardi

Réunion de l'IEB toute la journée, nécessitant :

Une salle de réunion

Un déjeuner léger

Des pauses-café, le matin et l'après-midi Arrivée des délégués, des observateurs et des invités - enregistrement et présentations.

19h30 : cocktail de bienvenue (optionnel) et dîner.

Mercredi

10h00 : ouverture officielle du Congrès mondial de l'IPA

11h00 : photo officielle

12h00 : déjeuner léger pour tous

14h00 : début de la session

15h30 : pause-café

18h00 : fin de la 1ère journée

Jeudi et vendredi


10h00 : pause

12h30 : déjeuner léger pour tous


15h30 : pause-café

18h00 : fin de session

Samedi

Réunion de l'IEB après le Congrès mondial de l'IPA.

Programme social pour les participants au Congrès.

Il est possible que la réunion de l'IEB se termine tôt et qu'ils puissent se joindre au programme social.


Art. 17 Résumé des exigences supplémentaires de l'IEB

Il faut tenir compte de ce qui suit lors de la préparation de l'estimation des coûts :

Repas supplémentaires :

Dîner du dimanche (6)

Déjeuner du lundi (6)

Dîner du lundi (11)

Déjeuner du mardi (11)

Déjeuner du samedi (11) Nuits :

Nuit du dimanche (6 chambres)

Nuit du lundi (11 chambres) La section organisatrice sera informée au préalable au cas où des membres de l'IEB seraient accompagnés.

DIVERS

Art. 18 Visas

La section organisatrice fournira une liste des sections IPA qui nécessiteront un visa pour entrer dans le pays, ainsi que d'autres conseils utiles pour l'obtention du visa.

Art. 19 Cérémonie d'ouverture

Il est demandé au comité organisateur d'indiquer à l'IEB le lieu et le prix de la cérémonie d'ouverture avant le Congrès.

Il faut prévoir une rangée de sièges pour l'IEB.

La cérémonie d'ouverture doit être brève et inclure l'hymne de l'IPA.

Le comité organisateur doit informer l'IEB à l'avance au cas où il serait prévu de faire participer des orateurs et des fonctionnaires à la cérémonie d'ouverture.

Art. 20 Photo officielle

La section organisatrice doit arranger la prise d'une photo avec tous les participants officiels (y compris les observateurs), avec l'accord du trésorier aux finances quant au coût. Cette photo doit être prise à un moment opportun (à convenir avec le secrétaire général).

Art. 21 Salle principale du congrès

Il faut préciser si la salle des congrès se trouve à l'hôtel ou ailleurs (il faut éviter d'avoir à parcourir de longues distances entre les deux).

Art. 22 Soirée de gala

La soirée de gala doit avoir lieu le samedi soir de la semaine du congrès et inclure un dîner formel. Il est demandé aux invités de porter une tenue vestimentaire formelle ou un uniforme.

La partie officielle du dîner de gala doit être aussi brève que possible. Au cours de la partie officielle, des prix seront remis et il y aura une séance photo.

La traditionnelle remise du drapeau par la section organisatrice actuelle à la section organisatrice du prochain Congrès mondial de l'IPA aura lieu pendant la soirée de gala. Il est demandé à la section organisatrice d’envoyer le drapeau à la section organisatrice du prochain Congrès mondial.


Art. 23 Programme social

Un programme social sera organisé pour les invités pendant toute la durée du Congrès. Nous rappelons à la section organisatrice que ce programme ne doit pas empiéter sur le programme du Congrès, comme mentionné plus haut.

Le samedi, tous (délégués, observateurs et invités) doivent pouvoir prendre part au programme social.

Cette procédure relative à l'organisation d'un Congrès mondial de l'IPA a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016. Elle remplace toute directive ou décision antérieure concernant l'organisation d'un Congrès mondial de l'IPA.




Art. 1 Fondement

La procédure d'aide au voyage se fonde sur les articles 7 et 29 des statuts internationaux et vise à standardiser les démarches pour les membres (ou groupes de membres) de l'IPA qui souhaitent demander l'aide de l'IPA pour voyager et visiter des sections IPA à travers le monde.

Elle s'appuie sur un formulaire destiné à informer officiellement la section concernée des détails du voyage et du type d'aide souhaité.

Il n'est pas nécessaire d'utiliser ce formulaire lorsque des liens personnels existent déjà, par ex. en cas de visites régulières de groupe, de visites d'amis, etc. ou en cas d'urgence (raisons médicales par ex.).

Cette procédure est placée sous la responsabilité de la présidence de la Commission socio-culturelle.

Art. 2 Préavis

Un préavis suffisant doit être donné avant toute visite pour permettre de fournir la meilleure aide :

Voyage de groupe : préavis de 3 mois au moins

Voyage individuel : préavis de 1 mois au moins.

Art. 3 Conditions

L'itinéraire prévu et les conditions requises doivent être clairement détaillés par le demandeur.

Il convient d'utiliser un formulaire séparé pour chaque section IPA sollicitée.

Art. 4 Procédure

Le formulaire de voyage et les informations relatives aux sections IPA sont disponibles sur le site Internet international ou, sur demande, auprès des secrétaires généraux des sections du monde entier.

Le demandeur doit compléter le formulaire de voyage et le faire parvenir à sa section nationale, qui confirmera par écrit la qualité d'adhérent du demandeur et signera le document.

La section nationale ou le demandeur devra ensuite envoyer le formulaire écrit par voie électronique au responsable de la ou des sections sollicitées.

Procédure d’aide au voyage



Art. 5 Responsabilité financière

Il revient au demandeur d'assumer les frais engagés lors de sa visite.

Art. 6 Formulaire de voyage de l'IPA

Les demandeurs doivent compléter le formulaire de voyage de l'IPA joint en annexe de la présente procédure.

Cette procédure d'aide au voyage a été adoptée par l'IEC lors du Congrès mondial 2016 de l'IPA en Nouvelle-Zélande et est entrée en vigueur le 7 octobre 2016. Elle remplace toute ordonnance ou décision antérieure sur ce sujet.




FORMULAIRE DE VOYAGE DE L’IPA – référence - Section nationale IPA du demandeur:

Section:

Email:

1. Identité du demandeur

Nom: Prénom:

2. Adresse: (adresse privée complète)

Email:

3. Numéro d’adhérent IPA:

4. Force de police: Service: Fonction:

5. Numéros de téléphone: Personnel: Professionnel:

6. Personnes accompagnatrices (noms complet + âge pour les enfants)

Nom: Relation: Age des enfants:

A.

B.

C.

7.

Destination: remplissez un formulaire séparé pour chaque section que vous comptez visiter ; si vous souhaitez visiter plusieurs

endroits d’un même pays, veuillez les lister :

A. Pays: B. Ville:

8. Date d’arrivée: Heure: Lieu d’arrivée:

9. Date de départ: Heure: Lieu de départ:

10. Quel type recherchez vous?

11. Quel type d’aide souhaitez-vous pendant votre visite? N’oubliez pas que pour visiter une unité de police, vous devez déposer une

demande spécifique et fournir des informations sur votre statut dans la police.

Please bear in mind that visiting a police unit requires a specific request and your police background details.

Signature: Section: Date:

POUR USAGE OFFICIEL

Section: Nom:

Je certifie que le demandeur est adhérent à l’IPA. Je vous fais suivre sa demande d’aide (détaillée) concernant sa visite dans votre section. Vous pouvez communiquer avec le demandeur directement. Je vous remercie d’ores et déjà de votre aide. Signature: Fonction: Date:

documents ipa - iparegion10.files.wordpress.com · l'ipa s'engage à respecter les...

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