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DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
A CORRESPONDÊNCIA
EMPRESARIAL MODERNA Cap. 9 – Redação Empresarial, Miriam
Gold
As mudanças mais importantes nos documentos empresariais relacionam-se ao estilo da linguagem e à disposição dos elementos:
Década de 60Estilo: PROLIXO – uso e
abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês, subterfúgios.
Disposição dos elementos: DENTEADO – com espaços na margem esquerda e na abertura dos parágrafos.
Década de 90Estilo: OBJETIVO –
apresentação das informações necessárias com clareza.
Disposição dos elementos: BLOCO – uma única margem vertical do lado esquerdo.
A CARTA
- A carta moderna sofreu muita influência dos modelos americanos, tanto na forma quanto no estilo.
- Pontuação aberta é um recurso norte-americano que consiste em não se colocar nenhum sinal de pontuação em 3 elementos: data, vocativo e fecho.
A CARTADécada de 60 Década de 90
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MEMORANDO OU COMUNICAÇÃO INTERNA SINTÉTICO
Para comunicações mais rotineiras;
Elaborado em meia folha de papel A4, já impresso.
EXTENSO
Para esclarecimentos e informações mais detalhadas.
CARTAS COMERCIAIS:
Como outros, a Carta comercial é um instrumento de comunicação que se restringe a determinada área: empresarial e/ou comercial, razão por que tem características próprias.
As qualidades da carta comercial são as seguintes:
a) Boa apresentação: exige-se, portanto, ordem, organização e limpeza.
b) Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá azo a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros. A linguagem deve ser:
a) A linguagem deve ser:
1. Simples, evitando-se preocupação com enfeites literários.
2. Atual, isto é, inteligível à época presente. 3. Precisa, a saber, própria, específica, objetiva. 4. Correta, com exata observância das normas
gramaticais. 5. Concisa, informando com economia de palavras. 6. Impessoal, com o máximo de objetividade, pois a
carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais.
ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL
1- Data
2- Invocação
3- Explanação do assunto
4- Fecho
5- Assinatura/Função
EXEMPLO DE CARTA COMERCIAL PADRÃO
1. São Paulo, 13 de junho de 2004.
(5 espaços)
2. Prezados Senhores:
(3 espaços)
3. Com referência à sua reclamação, na carta do dia 15 do mês em curso, levamos ao conhecimento de V. Sas. os necessários esclarecimentos.
(2 espaços)
O atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu não por falha de nossos funcionários, mas por incúria da empresa entregadora.
Estamos tomando as devidas providências a fim de que as mercadorias sejam entregues rapidamente.
(2 espaços)
4. Pedimos desculpas pelo ocorrido e continuamos à disposição de V. Sas.
(3 espaços)
5. Paulo Garcia Gerente de Vendas.
PARTES DA CARTA COMERCIAL a) Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que
identifiquem a firma. Hoje, o cabeçalho já vem impresso e há casos em que simplesmente não aparece.
b) Destinação ou endereçamento com: localidade - com respeito à localidade, deve-se prestar
atenção ao seguinte: a tendência atual é se colocar o local à esquerda, no
alto; não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São Paulo
e não S. Paulo; após o nome da cidade, usa-se a vírgula.
PARTES DA CARTA COMERCIAL c) Data - com respeito à data, importa lembrar:
nome do mês com minúscula; após a data, segue-se ponto final; os numerais designativos de ano não são
separados por ponto ou espaço; assim, deve-se escrever 1992 (e não 1.992 ou 1992);
separam-se os numerais de uma data por hífen e não por barra. Então, 30-11-91 (e não 30/11/91);
destinatário: nome, endereço, localidade.
PARTES DA CARTA COMERCIAL d) Iniciação: abrangendo vocativo (invocação),
referência e início, com várias fórmulas possíveis.
Na invocação, é de praxe a expressão "Prezado(s) Senhor (Senhores)", seguida de dois-pontos. Outras fórmulas: “Prezado Amigo:”, “Senhor Diretor:”, “Senhor Gerente:”, “Caro Cliente:”, “Senhores:” etc.
PARTES DA CARTA COMERCIAL Para o início propriamente dito, há uma série de
fórmulas, mas nada impede que o redator crie outras. Como exemplos:
"Em atenção ao anúncio publicado..." "Em atenção ao pedido..." "Com relação à carta do dia..." "Atendendo à solicitação da carta..." "Em cumprimento às determinações..." "Participamos-lhes que..." "Servimo-nos da presente para..." . "Solicitamos-lhes a fineza de:.."
PARTES DA CARTA COMERCIAL Observações: Antes dos pronomes "lhe-lhes", a
forma verbal não perde a desinência -s.
- Antes do pronome "nos", cai o -s final do verbo.
-Procure-se evitar a forma "Pela presente" ou "Tem a presente...", já gastas pelo uso.
PARTES DA CARTA COMERCIAL e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto -
obviamente, é variável, de acordo com o que se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, como V. Sa.; v. Sas.; V. S.a; v. S.as; v. Exa.; V. Ex.a; Exmo. Sr. e outras.
Vale lembrar que o verbo relacionado com os
referidos pronomes de tratamento deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural.
PARTES DA CARTA COMERCIAL f) Fecho da carta - é a parte que encerra a carta, com
uma série de fórmulas já estabelecidas, como: Atenciosamente. Com elevado apreço. Com elevada consideração (ou estima). Cordiais Saudações (Saudações cordiais).
Cordialmente. Saudações atenciosas (Atenciosas saudações).
Antecipadamente somos agradecidos. Evitem-se as fórmulas: “Termino esta...” “Sem mais, termino esta...”
Rio de Janeiro, 26 de janeiro de 2005.
Sempre & Sempre Editora LtdaDr. Flávio de Castro
Padrão Datilográfico
Prezado Senhor,
Esta carta ilustra o preenchimento das novas correspondências das empresas. As instruções que se seguem devem ser repassadas a todos os funcionários, responsáveis pela manutenção da imagem de modernidade da Empresa.
A única margem aceita, a partir dos anos 90, é a da esquerda, começando-se com a data e só terminando com a assinatura. Não deve haver nenhum elemento do lado direito, à exceção da padronização recomendada para o Ofício e para o Memorando das repartições públicas (hoje discutível).
Observe-se que não se usa mais colocar o endereço do destinatário no corpo da carta, a menos que o envelope seja janelado. Entretanto, pode ser discriminado o setor ao qual a carta está sendo enviada.
Em relação à margem direita, ela pode, conforme Instrução de 1982, não estar alinhada. Porém, com o uso do computador cada vez mais disseminado, a tendência é manter o alinhamento, clicando-se o ícone “justificar".
A pontuação aberta é um recurso americano que consiste em não se colocar nenhum sinal de pontuação em três elementos: data, vocativo e fecho. No Brasil, costuma-se não usar o ponto depois da data, mas a vírgula é mantida após o vocativo e o fecho.
Registre-se que a entrada de cada parágrafo já deixou de existir e a separação entre parágrafos é feita por uma linha em branco. Essa orientação é válida inclusive para o último parágrafo, cuja tendência é resumir-se em palavras como “cordialmente” ou "atenciosamente".
Esperando que as novas normas reflitam o espírito de modernidade da Empresa, desejamos sucesso.
Atenciosamente,
J.do NascimentoJoão do Nascimento
Observações finais
a) Não há o ano junto à numeração da carta, que vem com a sigla do departamento.
b) A data vem à esquerda, junto com todo o resto do texto, e fecha-se com o ponto final.
c) O mês vem com inicial minúscula.d) Não se coloca o endereço na folha da carta, só no
envelope.e) Não se usa pronome senhorita.f) Não há abertura de parágrafos.g) Toda carta deve vir assinada por alguém que
possa ser identificado.