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Admisión 2017-2018
Documento Identificativo de Educación
(D.I.E.)
– Consideraciones –
Enero 2017
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ÍNDICE
1 Introducción ..................................................................................................... 3
2 Documento identificativo de Educación (DIE) .................................................. 3
2.1 ¿Qué es? ......................................................................................................................... 3
2.2 ¿Por qué es necesario el DIE? ........................................................................................ 3
2.3 ¿Cuál es su función principal? ......................................................................................... 3
2.4 ¿Cuál es su estructura? ................................................................................................... 3
2.5 ¿Es un código nuevo? ..................................................................................................... 4
2.6 ¿Qué números identificativos cumplen el requisito de unicidad para la búsqueda de personas? .............................................................................................................................. 4
2.7 ¿Es un código que se asigna únicamente al alumnado? ................................................. 4
2.8 ¿Los tutores/as del alumnado, deben poseer un número de identificación único? .......... 4
2.9 ¿Cuándo y cómo se asigna? ........................................................................................... 4
2.10 ¿Todas las personas registradas en gestión académica cuentan ya con un DIE? ..... 5
2.11 ¿Muchas familias conocen el número de DIE de sus hijos, hijas y tutores/as? ......... 5
2.12 ¿Este código cambia a lo largo del tiempo? ................................................................ 5
2.13 ¿Por qué se ha procedido a la divulgación de este código? ....................................... 5
2.14 ¿Este problema afecta solamente al alumnado? ........................................................ 6
2.15 ¿Es un problema la existencia en el registro de un duplicado? .................................. 6
2.16 ¿Por qué el Departamento de Educación, ha publicitado el DIE, al inicio de curso 2016-2017? ........................................................................................................................... 6
2.17 ¿Cómo se va a proceder a divulgar el DIE? ................................................................ 7
2.18 ¿Qué aspecto tiene la Ficha del DIE? ......................................................................... 8
2.19 ¿Qué es más adecuado entregar: el DIE o la ficha de Verificación de Datos Personales? ........................................................................................................................... 8
3 Proceso de Admisión 2017-2018 ................................................................... 10
3.1 ¿El DIE se utilizará en la gestión de las solicitudes de admisión? ................................. 10
3.2 ¿Es obligatorio el uso de un identificativo único en solicitudes de personas nacidas en 2013 o en un año anterior (admisión para niveles comprendidos entre 4 años y 4º de ESO)? .................................................................................................................................. 10
3.3 ¿Qué hacer cuando una familia desconoce el DIE y necesita solicitar la admisión para un hijo o una hija nacida en 2013 o en un año anterior? ............................................. 11
3.4 ¿Qué hacer cuando una familia quiere gestionar una primera matrícula de una persona nacida en 2013 o en un año anterior (admisión para los niveles comprendidos entre 4 años y 4º de ESO de alguien sin matrícula previa)? ............................................... 11
3.5 ¿Es obligatoria la utilización de un identificador único para los tutores en las solicitudes de Admisión? ..................................................................................................... 12
3.6 ¿Es obligatorio un número de identificación único para la gestión de solicitudes de personas nacidas en 2014 o 2015 (admisión en los niveles de 2 y 3 años)? ...................... 12
4 Ficha de Verificación de Datos Personales .................................................... 14
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4.1 ¿Qué es? ....................................................................................................................... 14
4.2 ¿Cuál es su función principal? ....................................................................................... 14
4.3 ¿Es un informe nuevo? .................................................................................................. 14
4.4 ¿Qué tipos de hojas tiene el EXCEL de Verificación de Datos Personales? ................. 14
4.5 ¿Qué apartados tiene la Ficha de Validación de Datos Personales? ............................ 16
4.6 ¿Cuándo deben entregarse estas Fichas a las familias? .............................................. 17
4.7 ¿Dónde se puede obtener el Excel de Verificación de Datos Personales? ................... 17
4.8 ¿Cómo y dónde se pueden actualizan los datos, una vez devuelta la Ficha de Verificación de Datos Personales por la familia? ................................................................. 17
5 Pasos a seguir para solicitar el DIE a delegación e imprimirlo. ...................... 18
5.1 Solicitar un DIE a delegación ......................................................................................... 18
5.2 Consulta de mis solicitudes ............................................................................................ 19
5.3 ¿Desde dónde puede imprimir el DIE? .......................................................................... 20
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1 Introducción El presente documento tiene como objetivo dar una visión de lo que se entiende por Documento
identificativo de Educación (DIE), y el objetivo y fundamentos del mismo.
2 Documento identificativo de Educación (DIE)
2.1 ¿Qué es? El Documento identificativo de Educación (DIE) es un código único que se asigna en la Gestión
Académica a toda persona que tiene alguna relación con el Departamento de Educación de la
CAPV, a través de algún procedimiento de la misma: admisión, matrícula, calificaciones, historial
académico,CC, en la educación infantil, básica y post-obligatoria no universitaria.
2.2 ¿Por qué es necesario el DIE? La inexistencia de un identificativo oficial único hasta una determinada edad ha generado problemas en
el seguimiento de la actividad académica del alumnado. Los problemas surgen, fundamentalmente, por
dividir en dos registros diferentes la historia académica de una misma persona, por ejemplo cuando un
alumno o una alumna cambia de centro.
El Departamento de Educación ha ido (y sigue) solventando los problemas detectados, pero ha concluido
que, para resolver el problema de la duplicidad de registros para una misma persona, es necesario que
todas las registradas en el aplicativo de gestión académica cuenten con un número de documento de
identificación educativo (DIE) único y generado directamente por el aplicativo de gestión académica.
2.3 ¿Cuál es su función principal? Su función principal es dotar a todo el alumnado, tutores y/o personas relacionadas, de un
identificador único, esto es necesario en mayor medida para toda persona que no posea otro tipo de
identificación única estandarizada, tal como puede ser el D.N.I. o el N.I.E.
El Documento identificativo de Educación (DIE), es en todo caso y para las personas que posean D.N.I.
o N.I.E., un identificador adicional al anterior.
2.4 ¿Cuál es su estructura? Su estructura, (similar a la del DNI) es la siguiente:
• Un número, seguido por
• Una letra
Aunque en alguna representación y por motivos de mejor legibilidad puedan aparecer ambos
componentes separados por un guion “-“, este no forma parte del mismo, ni hay que introducirlo en el
sistema.
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2.5 ¿Es un código nuevo? No.
Este código se puso en marcha con las aplicaciones de Gestión Académica en 2010, aunque no ha sido
publicitado de forma expresa hasta el momento, si bien, hay informes que muestran el código junto con
la información del alumnado, aunque no de forma específica con este nombre de Documento
identificativo de Educación (DIE).
Lo que se ha incluido en este momento es la LETRA, con propósito de verificación, de forma similar a
lo que sucede con el DNI.
2.6 ¿Qué números identificativos cumplen el requisito de unicidad para la búsqueda de personas? En el nuevo sistema de información del departamento en general y en la gestión académica en
particular, solo se reconocen tres números oficiales a la hora de identificar a las personas:
• El citado número de documento de identificación educativo (DIE) generado por la propia aplicación
y único para cada persona.
• El documento nacional de identidad (DNI), solo cuando el mismo está previamente consignado de
forma correcta en el aplicativo.
• El número de identificación de extranjeros/as (NIE o TIE), solo cuando el mismo está previamente
consignado de forma correcta en el aplicativo.
2.7 ¿Es un código que se asigna únicamente al alumnado? No.
Es un código que se asigna a toda persona que está relacionada con el Departamento de Educación de
la CAPV a través de las aplicaciones de Gestión Académica, por ejemplo todo docente, alumno/a, padre,
madre, tutor/a o persona relacionada con cualquier alumno/a, tiene asociado un Documento identificativo
de Educación (DIE).
2.8 ¿Los tutores/as del alumnado, deben poseer un número de identificación único? Sí.
Los tutores/as al igual que el alumnado deben estar en disposición de un número de identificación único.
En este caso si un tutor/a de un alumno/a no está en disposición de DNI o NIE/TIE, debe disponer y
conocer necesariamente el DIE.
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2.9 ¿Cuándo y cómo se asigna? Hasta el momento el Documento identificativo de Educación (DIE), para el alumnado y sus tutores/as o
personas relacionadas se asigna en el momento de la primera admisión y/o matrícula del alumnado.
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Posteriormente el centro puede actualizar los datos personales del alumnado y tutores/as a través de la
ficha del alumnado, pero el Documento identificativo de Educación (DIE), no puede ser alterado.
2.10 ¿Todas las personas registradas en gestión académica cuentan ya con un DIE? Sí.
El aplicativo de gestión académica ya ha asignado automáticamente un número de DIE a toda persona
registrada en el mismo, independientemente de que estuvieran o no identificadas previamente con un
DNI o un NIE.
2.11 ¿Muchas familias conocen el número de DIE de sus hijos, hijas y tutores/as? Al inicio del curso 2016-17 la Dirección de Centros Escolares, de forma previa al inicio del período de
solicitud de Becas no Universitarias, envió una circular a los centros docentes para que entregaran a las
familias, unas Fichas de Verificación de Datos personales, en las que se mostraban los datos personales
del alumnado y de los tutores/as y sus DIEs correspondientes.
2.12 ¿Este código cambia a lo largo del tiempo? No.
Es un código que una vez asignado a una persona, no cambia y permanece asociado de por vida
a la misma, con independencia de que cambien otros datos de la persona y/o el tipo de relación de la
misma con el Departamento de Educación.
Así, a un alumno/a que accede al sistema educativo, por ejemplo en Infantil 3 años, se le asigna este
código tras la admisión en este nivel y dicho código persiste a lo largo de su vida, de tal forma que al final
de la educación no universitaria (por ejemplo bachillerato), tendrá asignado el mismo código.
2.13 ¿Por qué se ha procedido a la divulgación de este código? Para solventar los problemas reseñados en el apartado 2.2 y tras observar que:
• Se dan casos en los que el alumnado no dispone de DNI y, con frecuencia en el alta del alumno/a
ante un cambio de centro, al carecer de un código de identificación único ni la aplicación de
admisión/matrícula, ni el personal del centro detectan que el alumno/a ya existe previamente en el
registro del Departamento de Educación, por no coincidir nombre, apellidos, fecha de
nacimientoC, lo que hace que en muchos casos se proceda a la creación de una nueva entrada en
el registro de personas con un nuevo código.
• La situación anterior provoca la generación de un registro de alumno/a duplicado, es decir,
existen dos fichas de personas con Documento identificativo de Educación (DIE) diferente para una
misma persona física, lo cual es un problema grave de identificación.
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2.14 ¿Este problema afecta solamente al alumnado? No.
Por desgracia pasa lo mismo con los tutores/as o personas relacionadas que no poseen un
identificador único (D.N.I o NIE/TIE), o bien que inicialmente han sido dados de alta en un centro con
un N.I.E. y luego al registrarse como tutores/as de otro alumno(a) en otro centro, se registran con D.N.I.
una vez que disponen del mismo, y no han sido identificados por el sistema.
2.15 ¿Es un problema la existencia en el registro de un duplicado? SI, es un problema GRAVE
En este sentido conviene distinguir los colectivos siguientes:
• ALUMNADO (sin DNI o NIE/TIE)
En este colectivo es donde se da el mayor problema y evitarlo es crucial, ya que un alta por
duplicado de un alumno/a provoca, por ejemplo, que el historial académico del mismo pueda estar
divido en dos:
� Uno que tiene asociadas las calificaciones de los cursos realizados en el primer centro
� Otro con las calificaciones asociadas a los cursos realizados en el segundo centro
Y esto supone, por ejemplo, que el sistema informático no pueda encontrar las materias superadas
y/o las pendientes del alumno/a en el curso anterior (realizado en otro centro).
• TUTORES/AS u otras Personas Relacionadas (sin DNI o NIE/TIE)
En este colectivo, el problema es similar, si bien es de menor importancia desde el punto de vista
académico, ya que en estos momentos no existe historial académico de esas personas, pero es un
problema importante desde el punto de vista administrativo y de relación, ya que, por ejemplo, puede
ocurrir que el sistema tenga registrados a dos alumnos/as, con dos tutores/as que son el mismo pero
que, por no disponer de DNI o NIE/TIE, están registrados/as con nombres parecidos.
La eliminación de duplicados es un proceso costoso y que solo puede ser realizado por el
personal especializado que mantiene las aplicaciones y, si es detectado por cualquier centro,
debe ser comunicado de forma inmediata al personal de la correspondiente Delegación de Educación.
2.16 ¿Por qué el Departamento de Educación, ha publicitado el DIE, al inicio de curso 2016-2017? El Documento identificativo de Educación (DIE), es un elemento fundamental en la identificación de las
personas en el sistema educativo de la CAPV. Es de la mayor importancia el que el Departamento de
Educación disponga de datos personales y de residencia actualizados para todo el alumnado, tutores/as
y personas que conviven con el mismo. En este sentido, se quiere asegurar que toda persona esté
registrada de forma única en el sistema y que se dispone de sus datos actualizados, para:
1. Próximos procesos de Admisión/Matrícula
En los próximos procesos de admisión, para el curso 2017-2018, el DIE es necesario en mayor
medida para el alumnado que no posea DNI (Educación Infantil, Primaria y Secundaria Obligatoria)
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2. Historial Académico Electrónico único.
La puesta en marcha a final del curso 2015-2016 y la emisión de Historiales Académicos con firma
Electrónica, hace que sea de vital importancia garantizar que el alumno/a está registrado de forma
única y tiene todos sus datos actualizados, asegurando así que su historial académico es único.
Es de reseñar que el número del historial académico del alumno/a coincide con el Documento identificativo de Educación (DIE)
3. Becas no universitarias y resto de aplicaciones
Disponer de datos personales del alumnado, sus tutores/as y personas que conviven con el
alumnado en la unidad familiar, es fundamental para la mejora en el procedimiento de registro,
tramitación y adjudicación de las Becas No Universitarias, a través de un nuevo sistema de
información (aplicación) construido al efecto.
4. Comunicación con las familias
El Departamento de Educación va a poner en marcha en este curso académico, una plataforma de
comunicación con las familias que les va a permitir el acceso a los datos de gestión académica del
alumnado. En esta plataforma, al lado del nombre de alumnado y tutores/as se va a mostrar el
Documento identificativo de Educación (DIE).
Por último, y de cara a facilitar la comunicación del Departamento de Educación con las familias, es
fundamental disponer de datos personales correctos de alumnado y tutores/as, teléfonos
fijos/móviles, direcciones postales y e-mail correspondientes. Todo ello permitirá facilitar procesos
de comunicación y contacto con estos colectivos, vía postal, telefónica, SMS y e-mail. Por este
motivo es fundamental igualmente que los datos personales que figuran en la aplicación de gestión
académica sean correctos.
2.17 ¿Cómo se va a proceder a divulgar el DIE? El Departamento de Educación ha planteado un plan de comunicación de varias fases que se desarrollan
desde el inicio del curso 2016-2017 y que culminarán a finales de enero del 2017 con el inicio de la
admisión en la enseñanzas de Educación Infantil, Primaria y Secundaria Obligatoria para el curso 2017-
2018, que se realiza en dichas fechas.
El plan de comunicación consta de varias iniciativas:
1. El primer paso es la comunicación de la iniciativa a los centros educativos públicos y concertados,
mediante este documento (y la comunicación a la que acompaña), con la recomendación para que
los centros educativos emitan y entreguen a las familias de todo el alumnado matriculado en el
centro “la Ficha de Verificación de Datos Personales del Alumnado”, (ver capítulo 4) y que
además de los datos personales de alumnado y tutores/as muestra sus respectivos Documento
identificativos de Educación (DIE).
2. El segundo paso tiene que ver con la puesta en marcha de una web/portal académico que va a
poner en marcha el Departamento de Educación para todas las familias y que también va a ser
comunicada previamente a los centros educativos.
En esta web (como se ha comentado anteriormente) se va mostrar a las familias información
académica y entre los datos personales se mostrará el Documento identificativo de Educación (DIE).
3. En la aplicación de matrícula, se incluye una opción que permite a los centros emitir la ficha con los
datos personales del alumno, sus tutores/as y Documento identificativo de Educación (DIE), para
que pueda ser entregada a cada familia que lo requiera, o bien como por iniciativa propia del centro.
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4. En todos los nuevos resguardos de solicitud de admisión y matrícula dirigidos/entregados al
alumnado/familias se va a incluir de forma destacada este código.
5. En varios listados de uso habitual del centro se va a incluir este código de forma progresiva.
2.18 ¿Qué aspecto tiene la Ficha del DIE? El formato de la ficha del DIE recoge datos básicos de un ciudadano (alumnado, tutores/as y/o personas
relacionadas) y tiene el aspecto siguiente:
EL número del DIE figura en la posición indicada
2.19 ¿Qué es más adecuado entregar: el DIE o la ficha de Verificación de Datos Personales? En este sentido, se pueden distinguir 2 supuestos diferenciados:
• Para alumnado y/o tutores/as que forman parte del sistema educativo, esto es, se corresponden
con alumnado con matrícula en activo en algún centro de la CAPV, y/o tutores/as de los mismos que
han sido registrados en el sistema, lo más adecuado es que el centro entregue al alumno/a y/o a la
familia la ficha de Verificación de Datos Personales (ver capítulo 4), ya que posibilita visualizar el
DIE del alumnado y de los tutores/as en un documento único
• Para nuevas personas o alumnado que se va a incorporar al sistema educativo, con excepción
del alumnado de 2 y 3 años (a los que se les asigna de forma automática (ver punto 3.6), y para el
que solo se hayan recogido los datos básicos de identificación de las personas, se deberá proceder
a imprimir la ficha del DIE, una vez que el mismo haya sido asignado por las Delegaciones de
Educación.
Con independencia de estos documentos, los resguardos de solicitudes de admisión y matrícula van a
incorporar el DIE del alumnado de cara a facilitar este identificador al solicitante.
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3 Proceso de Admisión 2017-2018
3.1 ¿El DIE se utilizará en la gestión de las solicitudes de admisión? Sí.
El DIE será un elemento importante para buscar en el aplicativo el registro de las personas que quieren
cambiar de centro.
Debido a que la duplicidad de registros para una misma persona se ha producido sobre todo en los
procesos de cambio de centro del alumnado, (los centros, a veces, en lugar de gestionar la solicitud de
admisión a partir del registro real de una persona ya existente, han generado un nuevo registro para
alumnado con matrícula en otro centro), el Departamento este código ha decidido que en el proceso de
admisión se utilicen para dar de alta solicitudes los ya citados números identificativos únicos, es decir:
• El DIE. Cada persona registrada en el aplicativo de gestión académica, por ejemplo la totalidad
del alumnado matriculado, cuenta con un número de DIE generado automáticamente por el
sistema informático; además, como se ha dicho más arriba, ese número debería haber sido
comunicado a las familias en la Ficha de Verificación de Datos Personales.
• Alternativamente, el DNI o el NIE/TIE, pero solo en el caso de que ese dato esté previamente
registrado de forma correcta en el aplicativo de gestión académica, (de hecho muchos niños y
niñas no tienen ese dato debidamente consignado).
3.2 ¿Es obligatorio el uso de un identificativo único en solicitudes de personas nacidas en 2013 o en un año anterior (admisión para niveles comprendidos entre 4 años y 4º de ESO)? Sí.
Para dar de alta solicitudes de admisión en niveles comprendidos entre 4 años y 4º de ESO, (personas
nacidas en 2013 o en un año anterior), el aplicativo de gestión académica exigirá encontrar previamente
el registro del alumno o de la alumna introduciendo la siguiente información:
• Nombre.
• Apellidos.
• Fecha de nacimiento.
• Sexo.
• Número de identificación único: preferentemente el DIE, o, alternativamente: DNI o NIE/TIE,
únicamente si el registro actual de la matrícula del alumno o de la alumna ya cuenta con ese
dato, lo cual es infrecuente, sobre todo en el caso del alumnado más joven.
La información requerida deberá ser aportada por la familia al centro en el que solicita la
admisión, ya que este no tiene acceso directo a la información (Datos personales) de alumnado
matriculado en otro centro.
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NOTA - FLEXIBILIDAD EXCEPCIONAL PARA LA ADMISIÓN DE 2017-18:
Dado que este será el primer curso en el que se use la identificación mediante DIE para seleccionar en el
aplicativo el registro correspondiente a la persona para la que se solicita admisión, excepcionalmente el
aplicativo facilitará tal búsqueda aun cuando la familia no aporte el número de DIE, siempre que se trate
de seleccionar un registro de persona ya existente en el sistema. Sin embargo, nunca se permitirá dar de
alta la solicitud de una persona no registrada en el sistema sin introducir el número de DIE.
3.3 ¿Qué hacer cuando una familia desconoce el DIE y necesita solicitar la admisión para un hijo o una hija nacida en 2013 o en un año anterior? Si una familia desconoce el número de DIE del hijo o de la hija para quien quiere solicitar la admisión,
deberá recabar esa información de su centro actual, bien directamente o bien autorizando al centro
que gestiona la solicitud a que se lo pida al otro.
Los centros pueden acceder al número de DIE de su alumnado visualizando su ficha de matrícula en el
aplicativo de gestión académica.
A su vez, los centros pueden imprimir y proporcionar a las familias un impreso con el DIE o la
Ficha de Verificación de Datos Personales, de cualquiera de sus actuales alumnos/as desde el
aplicativo de gestión académica, entrando en la ficha de matrícula y pulsando la opción: Listados.
3.4 ¿Qué hacer cuando una familia quiere gestionar una primera matrícula de una persona nacida en 2013 o en un año anterior (admisión para los niveles comprendidos entre 4 años y 4º de ESO de alguien sin matrícula previa)? Lo normal es que las solicitudes de admisión para el nivel de 4 años o para niveles superiores se refieran
a alumnado ya matriculado en la CAPV.
Sin embargo, es posible que haya matrículas para 4 años, 5 años o 1º de Educación Primaria de
alumnado domiciliado en la CAPV sin matrícula previa.
Igualmente, cabe la posibilidad remota de que una persona no residente en la CAPV participe en el
proceso de admisión para obtener una plaza en septiembre porque tiene programado un cambio de
residencia.
En ambos casos, el aplicativo de gestión académica permite a los centros solicitar a la correspondiente Delegación de Educación la emisión de un número de DIE para esa persona.
Asimismo, el centro podrá acceder posteriormente, a través del aplicativo, al número de DIE asignado por la Delegación y proseguir así con la carga de la solicitud.
En el caso de que el padre, madre o tutor/a de esa persona no matriculada no posea un identificativo
oficial (DNI o NIE/TIE), se deberá pedir igualmente el correspondiente DIE; en cambio, si está en
posesión de DNI o NIE/TIE, al cargar la solicitud de admisión se podrá usar ese identificativo sin
problema.
La asignación del número de DIE por parte de la Delegación de Educación no es automática, (previamente habrá que verificar que efectivamente la persona no cuenta ya con una matrícula anterior y
que es inexistente para el sistema), por lo que la gestión de la solicitud quedará interrumpida hasta
que el proceso de asignación culmine.
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En todo caso, es previsible que en horario ordinario de oficina la asignación de un número de DIE por
parte de la Delegación sea rápida.
Tanto para solicitar a la Delegación de Educación la asignación de un número de DIE nuevo como para acceder al número de DIE asignado por la Delegación, los centros deberán utilizar el siguiente
menú en el aplicativo de gestión académica: Alumnado / Peticiones a delegación / Solicitud DIE.
En caso de urgencia o de retraso a la hora de asignar un DIE, no dude en contactar con Delegación:
Delegación de Araba
Para centros públicos de Educación Infantil y Primaria: xx.xxx.xx.xx xx.xxx.xx.xx [email protected]
Para centros públicos de Educación Secundaria Obligatoria y
centros concertados: xx.xxx.xx.xx xx.xxx.xx.xx [email protected]
Delegación de Bizkaia
Para centros públicos de Educación Infantil y Primaria: 94.403.10.46 94.403.10.43 [email protected]
Para centros públicos de Educación Secundaria Obligatoria y
centros concertados: 94.403.11.00 94.403.10.47 [email protected]
Delegación de Gipuzkoa
Para centros públicos de Educación Infantil y Primaria: xx.xxx.xx.xx xx.xxx.xx.xx [email protected]
Para centros públicos de Educación Secundaria Obligatoria y
centros concertados: xx.xxx.xx.xx xx.xxx.xx.xx [email protected]
3.5 ¿Es obligatoria la utilización de un identificador único para los tutores en las solicitudes de Admisión? Sí.
En una solicitud de admisión, al registrar los tutores/as del alumnado se requiere, al igual que para el
alumnado, un identificador único.
Caso de que el tutor/a o tutores/as no estén en disposición de DNI, o NIE/TIE, se debe proceder a
solicitar (de forma similar a lo indicado en el punto anterior) un DIE para el mismo a la Delegación de
Educación, siguiendo el mismo sistema a través de la aplicación de Gestión Académica.
3.6 ¿Es obligatorio un número de identificación único para la gestión de solicitudes de personas nacidas en 2014 o 2015 (admisión en los niveles de 2 y 3 años)? No.
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Todas las solicitudes de admisión para el nivel de 2 años se refieren a alumnado sin registro previo en el
aplicativo de gestión académica. Por ello, y porque a esa edad no es obligatorio el DNI, la gestión de las solicitudes se hará a partir de un registro nuevo.
El sistema generará un número de DIE automáticamente a la persona para la que se solicita la
admisión; dicho número de DIE aparecerá en el justificante de la solicitud que el centro debe
entregar a la familia y será el mismo a lo largo de toda su vida académica.
En el caso de solicitudes para el nivel de 3 años, el sistema tampoco exigirá la identificación a través de un identificativo único, es decir, bastará con aportar nombre, apellidos, fecha de nacimiento y sexo.
Ello se debe a que no es infrecuente la matrícula inicial en el nivel de 3 años. Sin embargo, y dado que la
mayor parte de las solicitudes para el nivel de 3 años corresponde a alumnado ya matriculado en el nivel
de dos años y que quiere cambiar de centro, si la familia conoce y proporciona el número de DIE el proceso de identificación del menor será más atinado. Es importante que los centros no dupliquen registros de personas cuando gestionen solicitudes de admisión para el nivel de 3 años, es decir, que cuando vayan a introducir solicitudes de alumnado ya matriculado en el nivel de 2 años no lo hagan a partir de un nuevo registro, sino a partir del alumno o de la alumna ya registrada en el sistema.
Dado que las familias que deseen solicitar cambio de centro a partir del nivel de 4 años deberán aportar
al nuevo centro el DIE de su hijo o hija, es imprescindible que lo conozcan previamente.
Por ello, resulta obligado que, con carácter previo al inicio del plazo de presentación de solicitudes, los
centros que no ofrecen escolarización hasta 4º de ESO proporcionen el impreso con el número de DIE o
la Ficha de verificación de Datos Personales a las familias del alumnado actualmente matriculado en el
último curso que imparten. No hay que olvidar que esas familias están obligadas a participar en el proceso de admisión para continuar con su escolarización obligatoria.
Esta obligación de aportar el DIE a las familias se refiere a:
• Centros que imparten solo Educación Infantil, en el caso de su actual alumnado de 5 años.
• Centros que imparten Educación Primaria, pero no ESO, en el caso de su alumnado de 6º.
El impreso con el número de DIE o la Ficha de Verificación de Datos Personales, se obtiene, desde el
aplicativo de gestión académica, entrando en la ficha de matrícula y pulsando la opción: Listados.
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4 Ficha de Verificación de Datos Personales
4.1 ¿Qué es? La Ficha de Verificación de Datos Personales, es un informe que permite a un centro obtener un
conjunto de fichas de todo el alumnado de un centro, agrupadas por curso y con todos los datos
personales del mismo, tutores/as y otras personas relacionadas.
4.2 ¿Cuál es su función principal? Su función principal es:
Mostrar los datos personales del alumnado del centro, y de sus tutores/as en unas fichas, de cara a
entregarlos a las familias (por lo menos) al inicio de curso y que los devuelvan con los datos a
actualizar, permitiendo posteriormente al centro actualizar los datos, corrigiendo cualquier posible error
o cambio producido en los mismos desde el curso anterior.
4.3 ¿Es un informe nuevo? No.
Existe desde hace varios años, aunque se han introducido 2 cambios desde el año anterior:
1. Se han incluido y se muestran los Documentos identificativos de Educación (DIE) del
Alumno/a y Tutores/as
2. Se ha introducido un apartado para incluir otros miembros que, además de los tutores/as
mostrados, convivan con el alumno/a y formen parte de la unidad convivencial,
Este apartado solo es obligatorio para todo el alumnado que tenga una Beca concedida o vaya a
solicitar la misma en la próxima convocaría.
4.4 ¿Qué tipos de hojas tiene el EXCEL de Verificación de Datos Personales? Este documento es un Excel que tiene N pestañas de 2 tipos distintos y que se diferencian (además
de por su contenido), por la primera letra del nombre de la pestaña:
• (Relación), Unas pestañas tiene la identificación Rxxxxxxx, donde xxxxxx es una identificación
reducida del nombre del curso
Estas pestañas contienen una relación de todo el alumnado matriculado en el curso en cuestión,
y sirven como referencia de qué fichas (de qué alumnos/as) se encuentran en la pestaña
correspondiente del Excel, con el mismo nombre, pero con inicial F.
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Estas pestañas muestran simplemente la relación de alumnos del curso ordenados de forma
alfabética.
• (Fichas) Unas pestañas tiene la identificación Fxxxxxxx, donde xxxxxx es una identificación
reducida del nombre del curso
Estas pestañas, tienen todas las fichas de datos personales del alumnado del curso en cuestión
Estas pestañas contienen una concatenación de todas las fichas de datos personales del curso en
cuestión.
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4.5 ¿Qué apartados tiene la Ficha de Validación de Datos Personales? 1. Cabecera, donde se muestra el Nº de Historial Académico del alumno/a, que coincide con el
Documento identificativo de Educación (DIE), del mismo:
2. Centro: Nombre, Código y teléfono
3. Nivel Educativo, Cuso del alumno/a, Modelo en que está matriculado
4. Datos personales del Alumno(a)
Se muestran los datos personales del alumno/a. Cada bloque tiene:
• Una fila con los datos del alumno/a y
• Una fila sombreada en la que la familia, cumplimenta a mano (preferiblemente en mayúsculas) la
corrección del dato incorrecto o incompleto que se encuentra en la zona inmediatamente
superior.
5. Datos personales Tutor/a 1 (padre, madre o representante legal)
Se muestran los datos del Tutor/a, incluido el DIE del mismo:
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6. Datos personales Tutor/a 2 (padre, madre o representante legal)
Similar al anterior para el tutor/a 2.
7. Otros datos de personas que conviven con el alumno y que forman parte de la unidad
convivencial
En esta apartado se pueden recoger otras personas que conviven (en la misma dirección habitual del
alumno/a) con el alumno/a y forman parte de la unidad convivencial.
Si la familia no tiene intención de realizar una solicitud de Becas no es obligatorio proceder a su
cumplimentación, teniendo carácter opcional y sirviendo solo a efectos de tener otras personas de
contacto, en caso de necesidad de establecer comunicación, con el alumno/a.
4.6 ¿Cuándo deben entregarse estas Fichas a las familias? Al menos el inicio de cada curso académico.
Indicando que es conveniente que las mismas sean devueltas al centro lo antes posible y deben ser
devueltas en todos los casos, aunque los datos de las mismas estuvieran totalmente correctos y no se
hayan incluido modificación alguna.
4.7 ¿Dónde se puede obtener el Excel de Verificación de Datos Personales? Aplicación de Admisión y Matrícula ���� Menú Matrícula ���� Opción de Listados ���� Fichas Alumnado (Verificación Datos personales)
4.8 ¿Cómo y dónde se pueden actualizan los datos, una vez devuelta la Ficha de Verificación de Datos Personales por la familia? El procedimiento es el mismo que se ha seguido en años anteriores:
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a) Acceder a la aplicación de Gestión Académica – Matrícula,
b) Buscar al alumno/a al que corresponde la Ficha (recibida de la familia) y con modificaciones,
c) Acceder a los datos personales del Alumno/a y realizar las modificaciones / actualizaciones
correspondientes.
5 Pasos a seguir para solicitar el DIE a delegación e imprimirlo.
5.1 Solicitar un DIE a delegación Acceder a la opción de Menú Solicitudes DIE dentro del Menú Alumnado de la aplicación de prematrícula
/ matricula de Gestión Académica.
Al pulsar en la opción solicitudes DIE se presenta la siguiente pantalla.
Para solicitar el DIE para un alumno/a o para un tutor/a, pulsar en el botón NUEVO.
Se muestra la siguiente pantalla donde introduciremos los datos personales de la persona para la cual
solicitamos el DIE:
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Introduciremos el nombre, apellidos fecha de nacimiento y sexo asi como su documento identificativo
(DNI, NIE/TIE) si lo tienen un un teléfono y email de contacto.
Seleccionar archivo , mediante este botón podemos adjuntar documentación a la solicitud.
Al Guardar la solicitud esta queda en estado Pendiente de enviar.
Los estados por los que pasa una solicitud son:
• Pendiente de enviar: en este estado el centro puede todavía completar la información.
• Enviada a delegación: si ya hemos introducido todos los datos y queremos que la petición de DIE
sea gestionada por delegación la pasaremos a este estado y pulsaremos el botón Guardar.
• Aceptada: La petición de DIE ya ha sido gestionada por delegación y el DIE asignado.
• Rechazada: delegación ha rechazado la petición de alta de DIE
Al pasar la solicitud a Enviada a delegación el sistema envia un email a delegación avisando de que tiene
peticiones pendientes de tramitar.
5.2 Consulta de mis solicitudes Acceder a la opción de Menú Solicitudes DIE dentro del Menú Alumnado de la aplicación de prematrícula
/ matricula de Gestión Académica.
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Introducir los criterios a cumplir por la solicitud/es que se quiere buscar y pulsar el botón Buscar
Se mostrarán en la pestaña de resultado las solicitudes que cumplen los criterios de búsqueda
Nuevo: al pulsar este enlace se da paso a la ventana de alta de solicitud de DIE
Modificar: al pulsar este enlace se muestra la solicitud seleccionada para modificar
Ver : al pulsar este enlace se muestra la solicitud seleccionada en modo consulta
5.3 ¿Desde dónde puede imprimir el DIE? a) Desde el propio mantenimiento de solicitudes de DIE, pulsando en el enlace Imprimir DIE . Para
accede a una solicitud de DIE seguir los pasos descritos en el punto 5.2 de este documento
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b) Desde Admisión/Listados,
Al pulsar en Ficha DIE se muestra una pantalla donde:
- Si conocemos el DIE lo indicamos en el campo correspondientes y pulsando seleccionar
obtenemos el Impreso.
- Si no conocemos el DIE, al pulsar en el icono se muestra una pantalla que nos permite buscar
la persona para la cual queremos imprimir el DIE
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Introducimo los datos de la persona para la cual queremos imprimir el DIE. Al pulsar en el botón
buscar se muestran la(s) persona(s) existentes en el sistema para los criterios de búsqueda
introducidos.
Al seleccionar la persona se recupera su DIE y pulsando en Seleccionar obtenemos el impreson
c) Desde la ficha de solicitud, pulsando en el enlace imprimir
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d) Desde la ficha de matrícula