業務効率化強化セミナー

伊藤会計事務所

税理士 伊藤 桜子

事務所紹介

代表者 伊藤桜子

所在地〒810-0022 福岡県福岡市中央区薬院3丁目16-26 西鉄薬院ビル5FTEL 092-532-0055 FAX 092-532-0056

開業 平成20年４月

略歴1990年 神戸大学法学部卒業。神戸市役所勤務、税理士事務所勤務を経て、2008年

福岡市中央区薬院にて伊藤会計事務所開業。税理士、行政書士。

特徴

顧問先は創業間もない会社や経営者が多い。

医業・サービス業が多い。

記帳代行68％、自計化32％。

スタッフの平均年齢が若く、

IT・クラウド化に積極的に取り組んでいる。

スタッフ構成

正社員 14名

経験年数３年以上：10 名 経験年数３年未満：3 名総務：1 名

パート 7名

経験年数３年以上： 2 名 経験年数３年未満： 4 名総務：1 名

2

H20 H21 H22 H23 H24 H25 H26 H27 H28 H29 H30 H31

正社員 1 1 4 6 7 6 4 6 7 7 12 14

パート 0 1 1 1 1 2 5 3 3 7 5 7

計 1 2 5 7 8 8 9 9 10 14 17 21

0

5

10

15

20

25

事務所が抱えていた問題

3

1年目 2年目 3年目 4年目 5年目 6年目 7年目 8年目 9年目 10年目 11年目 12年目

採用・人材定着冬の時代

業務改善の取組み

②生産性の低さ

• 記帳代行が多く、自計化に比べ労働生産性が低い

• 未経験者の割合が年々増えて、どんどん生産性が落ちていった

①超売り手市場の採用市場で人財不足

• 中堅ベテランスタッフの応募が少ない

• パート社員の応募も少ない

• 新人を育成してもすぐ辞めてしまう

新卒採用開始

生産性向上のために行った業務改善の取組み

4

1.記帳代行の業務改善による生産性向上・アックスコンサルティングの記帳経理代行コンサルティング

・Brics＆UKの生産管理システムの導入

・マニュアルの整備

・Manageboard・財務維新によるAI監査システムの導入

・STREAMEDの活用

2.IT・クラウドの活用・ペーパーレス ・Chatwork

・Dropbox ・Gsuite(スプレッドシート)

・kintone ・RPA

・Screen To Gif

3.働く環境整備・育成：ミニ勉強会とミニテスト ・フリーアドレス

・引き出しの廃止 ・キャビネットの廃止(オープン棚)

・進捗の見える化 ・定着率アップのための福利厚生

1. 標準化

記帳指示書 で、その時点で最も早く正確に入力できる方法を標準として定め、

誰でも同じ品質で会計入力ができるようにする

記帳指示書の内容

記帳指示書を作ることで、業務の見直しを行うことができる

記帳代行の生産性を上げる3つのポイント

複雑な処理方法になってしまっている場合 誰でもできるよう単純化していく

標準時間がそもそも長い

5

納品日と完了予定日（回収の1週間後に設定）

会計入力の順番

標準時間（事務所で一番入力が 早い人の時間に設定）

顧問先ごとの簡易マニュアル

※標準化することで記帳担当制を廃止

→状況に応じて臨機応変に仕事をアサインできる（Brics & UKのシステム）

時間を短くするための取組み(ex. データの自動入力など)

顧問料の増額

記帳代行の生産性を上げる3つのポイント

2. 平準化記帳業務の月によるデコボコをなくし、繁忙期の負荷を軽減する

確定申告時期の年一の個人事業の1年分の会計入力をできるだけ減らす

資料の回収を顧問契約の形態(毎月・隔月・年一)に関わらず、できるだけ毎月回収するようにする

3. 自動化・会計ソフトの自動取込機能の活用（ex. 弥生会計のスマート取引取込)

・クラウド会計ソフトの活用（ex. MFクラウド・freee)

・外部サービスの活用（ex. STREAMED）

6

記帳代行の業務改善では、回収力が肝となる

回収力を高める2つの取組み

① 資料回収ファイルの活用（標準化・平準化）

• 会計入力の順番通りに資料を入れてもらう

• 資料の縮小コピーを貼り付け、一目で何を入れればいいかわかるようにする

• 毎月訪問しない顧客にはファイルを数冊渡して、定期的に郵送してもらう

② データでの回収の推進（自動化）

• 現金出納帳は自動取込しやすいようにこちらで作成したものを提供

• ネットBK、カード情報はクラウド会計ソフトで連携し自動取込するか、CSVデータで回収

7

会計入力自動化の取り組み

弥生会計の場合

領 収 書

STREAMEDサービスを利用

現金出納帳(Excel)

通帳(ネットBK利用)

カード 一部手入力

スマート取引取込(CSV形式)

スマート取引取込(CSV形式)

請求システム(日報システム)

CSVデータ

エクスポート

仕訳日記帳インポート

エクセルのマクロを使って加工

弥 生 会 計

8

会計入力自動化の取り組み

MoneyForwardの場合

9

一部領収書

クレジットカード

ネットバンクレジシステム

MF版 現金出納帳(CSV)

CSV

会計入力自動化の取り組み

freeeの場合

10

クレジットカード

ネットバンクレジシステム

現金出納帳(CSV)

CSV

会計経費精算請求書発行

何のルールもない場合

記帳指示書がある場合

記帳代行の業務改善の効果

最短のスピードでできる順番

時間がかかる 入力がもれる

①

②

③

④

Ａさん Ｏさん Ｂさん

①

①

②

③

④ Ａさん Ｏさん Ｂさん

入力順

② ③ ④ ①② ③④ ③ ① ④

①

入力順

② ③ ④ ① ② ③ ④ ① ② ③ ④資料を入力順に整理する一手間がかかる

整理されていない資料

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回収ファイルと

記帳指示書がある場合

回収ファイルと

記帳指示書がある

+データの自動入力

記帳代行の業務改善の効果

Ａさん Ｏさん Ｂさん

Ａさん Ｏさん Ｂさん

①

入力順

② ③ ④ ① ② ③ ④ ① ② ③ ④

①

入力順

② ③ ④ ① ② ③ ④ ① ② ③ ④② ④③①

資料回収ファイル

② ④③①

資料回収ファイル

データ

データ取込のみ

データ取込のみ

データ取込のみ

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入力の順番通りに回収

記帳代行の業務改善を阻害する最大の要因

今までとやり方をかえることへの抵抗

顧客の抵抗ではなく、スタッフの 抵抗

現実は・・・・

業務改善をすすめた200件のうちクレーム(!?)があったのは1件のみ。

資料整理を当事務所で引き続き行う、経理代行業務を受託するなどで、

アップセルにつながったケースが多数。

むしろ、喜ばれ感謝されることが多かった。

実は 思い込みによる

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記帳代行の業務改善を推進するコツ

顧客への説明の仕方も担当者任せにせず、標準化する

期限を切って一気にすすめる

業務改善の進捗リストを担当者別に一覧にして

壁に貼り出し、進んでいないところは定期的に報告を受ける

資料回収がお客様を訪問する担当者の1番大事な仕事と位置づける

評価と連動させていく(今後の取組み)

顧客のメリット 資料の準備が楽になる

会計報告のスピードが早くなる

相談・提案などの高付加価値サービスの充実

14

ペーパーレスと整理整頓

15

キャビネットを廃止オープン棚へ

フリーアドレス

1/4クライアント1社当りの資料収納スペースが に

ペーパーレスと整理整頓

16

袖机・引出し廃止

文房具の管理

全ての物に住所がある 補充依頼カードで在庫管理

1人1BOX+私物用ロッカー

ペーパーレス

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所内サーバー

スキャナ

顧問先

【 事務所内 】

所内PC

富士ゼロックスのDocuworks形式にて取込・保存

原始資料お預かり

電子データお預かり

移行中

CSVデータ

Excelデータ

クラウドサービス

フォルダ体系

18

Docuworks 操作画面

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事務所内の見える化

扉付きのキャビネットを廃止して

すべてオープンの棚に。

進捗管理の見える化

ペーパーレスやIT化が進んだことで弊害も

全てPCの中で管理してしまうと、

「わざわざ見にいく」ことを怠ると業務が滞る

全ての進捗管理は壁に

紙の一覧表を貼り付けて行っていく

見える化

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管理者の目に

一番ふれやすい場所に

貼るのがポイント

見える化

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お客様とのグループチャットで情報共有もスムーズ

所内のコミュニケーションも

増えました

ビジネスシーンで最も導入されているコミュニケーションツール個人・グループでメッセージはもちろんファイルのやり取りも可能

会計入力を標準時間(＝最短時間)に近付けるための取組み

会計入力が 遅い 間違いが多い 原因

・資料の見方がわからない

・必要な資料と必要でない資料の区別がつかない

・会計税務の知識が不足している

・そもそも時間を意識していない

・人はミスをする生き物である

解決策として・・・

・資料回収ファイルの活用

・人の手数を少なくするための自動入力の活用

・マニュアルの整備

・標準時間と実績時間の管理と指導

・評価基準の見える化とキャリアステップの見える化

・ミニ勉強会・ミニテスト

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マニュアルの整備

記帳指示書の資料名(＝部品)と連動したマニュアルを作成

※マニュアルは経験が比較的浅い人が作成するのがポイント

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マニュアルの整備

動画GIFを活用してより分かりやすく操作方法を共有

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Screen To Gif

標準時間と実績時間の管理と指導・記帳指示書に標準時間と実績時間と評価を記載

・標準時間と実績時間の差異は毎日の夕礼でグループリーダーが1to1で指導

キャリアステップの見える化・評価はわかりやすい基準で(評価する側もされる側も)

・各人ごとの月の件数目標と評価目標を設定し、

目標達成で次のステップへ

時間管理と評価

※時間通りに終わらなかったことを責めるのではなく、一緒に解決方法を考えてアドバイスし、その都度解決する

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決算補助年末調整

記 帳

STEP1 STEP2 STEP3

A：ノーミス

B：科目・摘要のミス

C：損益がかわった場合

決算申告確定申告

時間管理と評価

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処理件数が増加

ミニ勉強会とミニテスト

毎日午後1時から会計入力のグループで10分間の勉強会

• 間違いやすいところや、注意すべき点を説明

• 1人の間違いを皆で共有する

• チャットグループを作って後から見直せるように履歴を残す

毎週月曜日に10問テスト(1週間前に問題配布)

• 会計や税務の知識を蓄積していく目的

• 反復して何度も覚えさせる

• ゲーム感覚で楽しく勉強

• グラフで10週ごとの優勝者には景品と表彰

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Learning box を使用

スタッフの業務の変化

業務改善前

業務改善後

Ａさん(ベテラン) Ｏさん Ｂさん(新人)

難しい記帳 簡単な記帳 簡単な記帳

急ぎの記帳 繁忙期は雑用のみ

OさんBさんのチェック

記帳はせずチェックと指導

新規顧問先の会計初期導入

決算・申告書作成

クラウド会計の設定

Ａさん(ベテラン) Ｏさん

Ｂさん(新人)

記帳

記帳

Manageboard財務維新でチェック

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記帳代行 業務改善でかわったこと

• 難しい記帳がなくなった 記帳指示書による業務の見える化で

無駄な手順が明確に

• 1人当りの月処理件数が 20件 40件 60件

• 試算表の完成 報告の前日 資料回収後1週間

• ベテランの負担の軽減 より高度な仕事へ

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(現状)

定着率アップの取組み

• 毎月のランチ会（抽選で3～4人のグループで、ランチの金額も抽選)

• コーヒーサーバーの導入

• オフィス環境の向上

• 私服(月に1回のカジュアルデー) → 全面私服(スニーカーもOK)

• 時間単位での有給休暇の取得

30

※お客様に会うときはジャケット着用場合によってはスーツも

取組み後のスタッフの声

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ペーパーレス

・廃棄する紙の量がぐんと減った ・資料探しの時間短縮・資料がピンポイントで画面で探せて効率がよい

・保管のルールが徹底されたことで、誰がどこを見てもわかるようになりデータの属人化がなくなった

・過去の資料を探す時間が短縮され、机の上もきれいに作業ができるようになった

記帳指示書

・担当者間の連絡がスムーズになった ・使用するソフトが分かるようになった

・前月以前の修正や不明点の履歴が分かる ・記帳する際に悩む時間が少なくなった。

・スキャンなどをお願いする際も説明時間が短縮された ・初めて記帳するところでも作業の順番が分かるようになった

資料回収ファイル

・記帳時にどの資料を見るのかが分かりやすくなった

キャビネットの廃止（オープン棚）

・資料をため込まなくなった

取組み後のスタッフの声

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スプレッドシートの活用

・同時編集ができることにより会議の際大画面で同じシートを同時に触って打ち合わせができる点が便利

・クライアントと共有することによりデータのやりとりが少なくなった

・決算時やクラウド会計の導入など先方と多くのやり取りが発生する場合は、スプレッドシートを共有してやり取りすることで、

チャットだと流れてしまう情報をストックでき、効果的な情報共有が可能になった

MFクラウド・freeeの活用

・すべて連携にすることでクライアントの数字が１月早く上がるようになった ・データの連携で処理が速い

・訪問した際に前月分の資料を預かり翌月に２月前の分を報告していたが、先月の数字を報告できるようになった

ChatWorkの活用

・後から伝えようと思っていい忘れることがなくなったと思う

・お客様への情報提供や資料回収がスピーディーになっている

・不在の人に後から伝えようと思って忘れてしまうことがあったが、チャットへの書き込みでもれがなくなった

・電話の回数が減った

・お客様とデータを共有していることでサポートしやすくなった

・履歴の把握・情報の共有ができるようになった

取組み後のスタッフの声

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Bricks&UKの生産管理システムの導入

・記帳業務の在庫の把握、優先順位の把握ができるようになった

・記帳の進捗が分かりやすく管理できるようになった

財務維新・マネージボードのAI監査の導入

・今まで一仕訳ずつ目でみてたものを、一定のルールで自動でチェックできるようになった

ミニ勉強会・ミニテスト

・ミスの共有ができるようになった ・誤りやすい点を共有して、事前にミスを防げるようになった

・勉強の足りない点を把握できるようになった

その他：全体

・事務所全体で取り組むことで、資料の管理、業務フロー、指示出しなどの問題点・改善点に対しての意識が高くなった

・コミュニケーションが増えて雰囲気が良くなった