Coalition Connection: May 2021 Update

FRIDAY, MAY 7, 2021

PARTICIPANTS ARE ON MUTEPlease type your questions or

comments in the Webinar control panel.

Handouts are available for

download in the Handouts section of

the menu bar.

Just a little HousekeepingLos folletos están disponibles para

descarga en la sección Folletos en la barra de menús.

LOS PARTICIPANTES ESTÁN MUDOS

Escriba sus preguntas o comentarios en el panel de control del seminario web.

To our Child Care Providers: We appreciate and support you!

A nuestros proveedores de cuidado infantil: Te apreciamos y apoyamos!

• Current Operations• New Early Learning

Legislation• Current Policy Changes Due

COVID-19• Profiles & Contracts for

2021• E-Verify for VPK Providers• SR CLASS Observations

• Grants• New Initiative Focused on

Social Emotional Learning• Announcements &

Reminders• Florida Blue Presentations

Agenda

• Operaciones actuales• Actualizaciones de

políticas

• Observaciones de CLASS para SR

• Actualización de regla OEL

• Recuerdo de QIP• Perfiles y Contractos

• ASQ• Evaluación del desarrollo• Anuncios y

Recordatorios

• Lobbies at our main office remain closed; family services are being offered remotely.

• In person appointments will resume in the summer (date TBD)

• Many team members are working remotely –with full access to phone and email

• Professional Development continues to be offered virtually

• On-site visits for CLASS observations started in April

Current Operations• Los vestíbulos de nuestra oficina principal

permanecen cerrados; los servicios familiares se ofrecen de forma remota

• La mayoría de los miembros del equipo trabajan de forma remota, con acceso completo al teléfono y al correo electrónico

• Se ofrece asistencia técnica y coaching certificado por teléfono y videoconferencia

• Entrenamientos profesionales se siguen ofreciendo de forma virtual

• Las visitas en el sitio para las observaciones de CLASS comenzarán el 12 de abril 2021

• La detección infantil seguirá ofreciéndose virtualmente

New Early Learning Legislation

House Bill 419 passed both the Florida House and Senate, this means:- Changes to VPK Accountability System, starting with the

2022-2023 Program Year:o VPK providers will be required to participate in

program assessment (likely to be CLASS)o Assessments for children will be changing to a new

Coordinated Screening and Progress Monitoring Program for VPK (this will likely be the STAR Literacy Assessment, administered three times a year)

o Different accountability thresholds and requirements for Providers on Probation

o Differentials for high-quality VPK providers- Different requirements for the VPK Director Credential- Additional Emergent Literacy training for VPK Lead

Teachers- State training resources about child-teacher interactions- Changes to the Gold Seal Designation Program - The Office of Early Learning becomes the Division of Early

Learning under the Department of Education- New Contracted Slots Program from the state by July 1,

2022

Nueva Legislación sobreaprendizaje temprano

• El Proyecto de ley 419 de la Cámara de Representantes fue aprobadopro la Cámara de Representantes y el Senado de Florida. Si está firmadopor el gobernador, esto significa:

• Cambios en el sistema de responsabilidad de VPK, a partir del año del programa 2022-2023.

• Se requerirá que los proveedores de VPK participen en la evaluación del programa (probablemente sea CLASS).

• Las evaluaciones para los niños cambiarán a un nuevo ProgramaCoordinado de Evaluación y Monitoreo de Progreso para VPK (probablemente será la Evaluación de STAR, administrada tres veces al año)

• Diferentes umbrales y requisitos de responsabilidad para proveedoresen probatoria

• Diferentes requisitos para la credencial de director VPK• Capacitación adicional en alfabetización emergente para maestros

lideres de VPK• Recursos estatales de capacitación sobre interacciones niños-maestro• Cambios en el programa de designación Gold Seal• La Oficina de Aprendizaje Temprano (OEL) se convierte en la División de

Aprendizaje Temprano del Departamento de Educaciòn.• Nuevo Programa de espacios de contrato del estado para el 1 de julio

de 2022.

• SR parent copayments waived –May & June• Allowing “job search” to be a

reason for care for families–extended through 6/30/21• SR reimbursement for site or

classroom closures due to COVID-19 – ongoing

• VPK reimbursement for closures*due to COVID-19 – coming soon

*VPK Providers must still make up hours beyond 5 closure days; this reimbursement will be in additional to payment for instructional hours

Cambios de política actualesdebido a COVID-19Current Policy Changes

due to COVID-19 • Permitir que la "búsqueda de empleo" sea una razón para el cuidado de las familias - extendido hasta el 30 de junio 2021

• Reembolso de SR por cierres de sitios o aulas debido a COVID-19 - en curso

No se aplican los copagos de los padres de S mayo y junioReembolso de VPK por cierres debido a COVID-19 proximamente-Los proveedores de VPK deben recuperar horas despues de los 5 días de cierre; este reembolso seraadicional al pago por horas de instrucción

• If you have not submitted your 2021-2022 Provider Profile, it is overdue. • If your Profile was rejected, please

make sure to resubmit within a few days• All contracted providers must have

an active/approved profile by May 31, 2021• Contract Specialists review profiles

in the order they are received• Profiles are the first step to

contracting for 2021-2022

Profiles – Past Due! Perfiles-Vencida!

Si no ha enviado su perfil de proveedor 2021-2022, estávencido.Si su perfil fue rechazado, asegúrese de volver a enviarlodentro de unos días.Todos los proveedores contratadosdeben tener un perfilactivo/aprobado antes del 31 mayo de 2021.Los especialistas en contratosrevisan los perfiles en el orden en que se reciben.Los perfiles son primer paso para la contratación para 2021-2022.

It’s that time again!

¡Es ese momentootra vez!

VPK Applications (APP) & Contracts for 2021-2022• All providers must have an approved VPK APP (OEL-VPK 10,

11a, 11b) before executing a contract• Deadlines to submit your VPK APP:• June 4, 2021 for VPK Providers on Probation (staff in APP must

match improvement plan)• June 15, 2021 for Provider that would like VPK advance payment

(pre-pay)• July 1, 2021 for all other providers

• Deadlines are required for providers that want to begin in August 2021• VPK-only providers should start working on completing the

E-Verify affidavit and uploading it to their profile

VPK Aplicaciónes (APP) & Contratos para el 2021-2022

• Todos los proveedores deben tener una Aplicación VPK aprobada(OEL-VPK 10, 11a, 11b) antes de ejecutar un contrato.• Plazos para enviar su Aplicación VPK:• 4 de julio de 2021para proveedores de VPK en periodo de prueba

(el personal de APP debe coincidir con el plan de mejora)• 15 de junio de 2021 para el proveedor que desea el pago por

adelantado de VPK (prepago)• 1 de julio de 2021 para todos los demás proveedores• Se requieren fechas límite para los proveedores que desean

comenzar en agosto de 2021• Los proveedores que solo tienen VPK deben comenzar a trabajar

para completar la declaración jurada de E-Verify y cargarla en superfil.

CONTACT INFORMATION FOR PROFILESINFORMACIÓN DE CONTACTO PARA PERFILESContract Specialist:• Region 1 Margarita Velez ext. 240• Region 2 Joseline Ramirez ext. 200• Region 3 Yarivette Cruz ext. 363• Region 4 Tiffany Skals (interim) ext. 217• Region 5 Tiana Salgado ext. 347• Region 6 Jan Welch ext. 222

E-Verify for VPK ProvidersVPK Providers: If you haven’t

submitted a completed E-Verify Affidavit

• What is the E-Verify Affidavit? It is a document that is required to be notarized, in which businesses affirm they are using the E-Verify system.

• 2021-22 contracts require providers to submit the notarized E-Verify Affidavit by uploading it to the Document Tab in the 2020-21 Provider Profile in the OEL Portal.

• For more information: https://www.e-verify.gov/employers/enrolling-in-e-verify.

Proveedores de preparación escolar: si no ha enviado una Declaración

jurada de E-Verify completa y aprobada, por favor hágalo de

inmediato.• ¿Qué es la Declaración Jurada de E-Verify?

Es un documento que debe ser notariado, en el que las empresas afirman que están utilizando el sistema E-Verify.

• Como parte del cumplimiento de nuestros requisitos contractuales, solicitamos a los proveedores de preparación escolar que envíen la Declaración jurada de E-Verifycertificada por notario cargándola en la pestaña Documento en el Perfil del proveedor 2020-21 en el Portal OEL.

• Para mas información: https://www.e-verify.gov/employers/enrolling-in-e-verify.

CLASS ObservationsObservaciónes CLASS

Completed Remaining to Complete by 6-25-21 (GOAL)

#SummerGOALSObjetivos de verano

76

410

Grants! Grants! Grants!

Coming Soon:• The Office of Early Learning has indicated

there will be several CARES grants in the coming months including:• Grants that go directly to teachers from OEL• Grants for providers including phase 5 have

been approved and funding has been released to coalitions

Grants! Grants! Grants!

Proximamente:La Oficina de Aprendizaje Temprano ha indicado que habrá varias subvenciones CARES en los próximos meses, que incluyen:

New Initiative Focused on Social Emotional Learning • Social Emotional learning is the

cornerstone for academic success• Two trainings will be offered that

support Social Emotional Learning and Trauma Informed Care (registration information coming soon)• The ELCHC will be distributing

300 Second Steps Social Emotional Curricula kits and Conscious Discipline Parent Education kids to School Readiness Providers• Providers operating in high need zip

codes• Provider that serve a high number

of at risk children

Nueva iniciativa centrada en el aprendizaje socioemocional• El aprendizaje socioemocional es la

piedra angular del éxito académicoSe ofrecerán dos capacitaciónes que apoyan el aprendizaje socioemocional y la atención informada de trauma (mas inforación sobre la inscripciónpronto)

• El ELCHC distribuirá kits de currículosocioemocional de 300 Second Steps y niños de Educación para padres de disciplina consciente a los proveedores de preparación escolar

Proveedores que operan en codigospostales de alta necesidad

Proveedores que atiende a una gran cantidad de niños en riesgo

Announcements & Reminders

ANUNCIOS Y RECUREDOS

https://training01-dcf.myflorida.com/jobboard/login.xhtml

HEL

N S

how

case

Developmental Screening Reminders• The ELC Portal (old portal) is no longer

used for ASQ screenings• You will need to log in to the OEL Portal

(new portal) for any Developmental Screenings in “incomplete” status- this means you need to do to ASQ-3 and the ASQ-SE

• You can print the ASQ-3 and the ASQ-SE once you have been redirected from the OEL portal to the Brookes website

• Once a Developmental Screening has been issued for a child, the screenings will need to be completed within 45 days; the first 5 days is for the parent to complete, the following 40 days is for the provider to complete

• Contact Screening.Assessments@elchc.orgfor support

• El portal ELC (portal antiguo) ya no se utiliza para las evaluaciones de ASQ

• Deberá iniciar sesión en el portal OEL (nuevo portal) para cualquier evaluacióndel desarrollo en estado "incompleto", esto significa que debe hacerlo con ASQ-3 y ASQ-SE

• Puede imprimir el ASQ-3 y el ASQ-SE una vez que haya sido redirigido desde el portal OEL al sitio web de Brookes.

• Una vez que se ha emitido una evaluación del desarrollo para un niño, las evaluaciones deberán completarsedentro de los 45 días; los primeros 5 días son para que los padres los completen, los siguientes 40 días son para que el proveedor complete

• Póngase en contacto con Screening.Assessments@elchc.org para obtener ayuda

Recordatorios de evaluación del desarrollo

School Readiness Waitlist • The ELCHC regularly provides families with the opportunity

to receive School Readiness Services from the School Readiness Waitlist

• Families should apply for the School Readiness program at https://familyservices.floridaearlylearning.com/account/login

• As funding becomes available, families will be notified by email. Funding is distributed by priorities and following a first-come, first-serve basis.• After the funding notification is sent, parent(s) will have

30 days to establish eligibility and enroll their eligible child(ren) into a School Readiness program. If parent(s) fail to establish eligibility within the 30 days period, child(ren) will be removed from the waiting list.

• Please see the Waitlist Frequently Asked Questions document for distribution to families that may be interested in receiving assistance through the School Readiness Program

Lista de espera de School readiness• El ELCHC regularmente brinda a las familias la oportunidad de recibir

servicios de preparación escolar de la lista de espera de School readiness

• LAs familias deben aplicar por el programa de School Readiness programen https://familyservices.floridaearlylearning.com/account/login

• A medida que haya fondos disponibles, las familias seránnotificadas por correo electrónico. La financiación se distribuye por prioridades y siguiendo el orden de llegada.• Después de que se envíe la notificación de

financiamiento, los padres tendrán 30 días para establecer la elegibilidad e inscribir a sus hijos elegiblesen un programa de School readiness. Si los padres no logran establecer la elegibilidad dentro del período de 30 días, los niños serán eliminados de la lista de espera.

• Consulte el documento de Preguntas frecuentes sobre la lista de espera distribuido a las familias que puedan estarinteresadas en recibir asistencia a través del Programa de preparación escolar.

Unusual IncidentsBoth VPK & School Readiness child care providers must notify the ELC of Hillsborough County when unusual incidents happen at their child care site. This notification must be made within one (1) business day and then a written report must be submitted to the Contract Specialist within three (3) business days. Providers may submit a copy of the licensing incident report to meet this requirement.

What is an “Unusual Incident”?

According to the Provider Contract, an unusual incident is defined as any significant event involving the health and safety of children under provider’s care. This could include COVID-19 outbreaks, injury of a (any) child at the provider’s site, litigation related to the provider’s VPK or SR services, accusations of abuse, etc.For more information see Rule 6M-4.610, F.A.C. Paragraph 80, Form OEL-SR 20 & Rule 6M-8.301, F.A.C. Paragraph 65, Form OEL-VPK 20

Incidente InusualTanto los proveedores de cuidado infantil VPK como los de preparación escolar deben notificar al ELC del condado de Hillsborough cuando ocurran incidentes inusuales en su sitio de cuidado infantil. Esta notificación debe hacerse dentro de un (1) día hábil y luego debe enviarse un informe escrito al Especialista en contratos dentro de los tres (3) días hábiles. Los proveedores pueden presentar una copia del informe del incidente de licencia para cumplir con este requisito.

¿Qué es un "incidente inusual"?

Según el Contrato de proveedor, un incidente inusual se define como cualquier evento significativo que involucre la salud y la seguridad de los niños bajo el cuidado del proveedor. Esto podría incluir brotes de COVID-19, lesiones de un (cualquier) niño en el sitio del proveedor, litigios relacionados con los servicios de VPK o SR del proveedor, acusaciones de abuso, etc.For more information see Rule 6M-4.610, F.A.C. Paragraph 80, Form OEL-SR 20 & Rule 6M-8.301, F.A.C. Paragraph 65, Form OEL-VPK 20

Attendance• We need your submitted attendance is by the 3rd

business day of the month so we can ensure payment• Sign-in and out sheets/parental certifications too please!• If you have questions, call us and ask to speak with a

reimbursement specialist. Soon we will be assigning reimbursement specialist by region.

• For more complex issues you may reach out to our new Manager of Reimbursement, Debbie Vega.

• Necesitamos que su asistencia enviada sea antes del tercer día hábil del mes para que podamos garantizar el pago.

• ¡Hojas de registro de entrada y salida / certificaciones de padres también, por favor!

• Si tiene preguntas, llámenos y pida hablar con un especialista en reembolsos. Pronto estaremos asignandoespecialistas en reembolsos por región.

• Para problemas más complejos, puede comunicarse con nuestra nueva Gerente de Reembolso, Debbie Vega.

Florida Blue

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THANK YOU FOR JOINING US!¡GRACIAS POR ESTAR CON NOSOTROS!

The Early Learning Coalition of Hillsborough County (ELCHC)6302 E. MLK BLVD. Suite 100

Tampa, FL 33619Main Phone (813) 515-2340 | Main FAX (813) 435-2299

www.elchc.org

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