8/17/2019 Circular No.003

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La Institución Social y Humanitaria más Grande del País------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Calle 52 No. 14-67 – Conmutador: 6400090 – 6916859 Fax: 6408081 – 6916870 Bogotá, D.C.www.defensacivil.gov.co

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Dirección GeneralRepública de Colombia

Bogotá D.C., Marzo 12 de 2008DCC-DIGER 100.12

CIRCULAR N° 003

DE : DIRECCIÓN GENERALPARA : DIRECCIONES SECCIONALES Y JEFES OFICINAS OPERATIVAS

El seminario para el personal de funcionarios de las DireccionesSeccionales ha tenido frutos concretos e intangibles que seguramenterepercutirá en el cumplimiento de la causa y la cruzada. Con base ensus opiniones personales, experiencias hay una grata preocupación porsacar adelante el planeamiento estratégico, ser más proactivos ydemostrar pertenencia por una Institución donde se “busca hacer feliz ala gente”.

Es importante reflexionar sobre algunos aspectos, tales como lossiguientes:

A.- EQUIPO DE TRABAJO:

En algunas Seccionales y Oficinas Operativas no hay suficientearmonía, en ocasiones no hay respeto y consideración y todo ello loobservan los voluntarios, incluso los pocos civilitos que empiezanaflorar. ¿ Cómo puede funcionar bien la institución si el liderazgo quedebe ser de todos los funcionarios brilla por su ausencia?.

Donde no haya armonía laboral, debe trasladarse el personal o inclusoprescindirse de los servicios laborales, porque prima la misión porencima de los egoísmos e intereses personales.

B.- ORDENES INSTITUCIONALES:

Las ordenes que se dan desde la Dirección General, no se cumplen ó sise hace, lo hace cada quien a su manera. ¿Cómo se puede progresar silo planeado a nivel nacional y en lo local no se cumple?. La Firma de

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cheques (DOS FIRMAS), el reparto de las bicicletas, los aspectoscontables y manejo de las cajas menores, los aspectos operativos, etc..

C.- PROACTIVIDAD

¿Valdría la pena preguntarse, por qué en unas Seccionales y OficinasOperativas se ha progresado y en otras muy poco?

¿Por qué hay una verdadera preocupación en unas Seccionales yOficinas Operativas por dar cumplimiento a la cruzada y en otras,actúan sin pertenencia y empoderamiento?

D.- TRABAJO

¿En unas Seccionales y Oficinas Operativas se trabaja sábados ydomingos y por qué en otras no?

¿Por qué no se organizan laboralmente?. Como se tiene que trabajar enlos fines de semana y festivos, ¿Por qué no se da un descansocompensatorio durante la semana a los que trabajan por turnos,incluyéndose obviamente el Director o Jefe de Oficina?. La organización

en el trabajo es clave para la armonía, la tranquilidad y medir fuerzaspara cumplir la causa y la cruzada.

Hay Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas que no lespermiten a los funcionarios mantenerse en contacto con las Juntas óconsiguiendo lideres para conformar los comités, los grupos yagrupaciones; ellos deben permanecer por fuera haciendo relacionespúblicas, conformando agrupaciones, dando instrucción y capacitación,haciendo acción social, previniendo y atendiendo el desastre natural,luchando verdaderamente por la cruzada y la causa.

Ante la falta de funcionarios, no puede haber diferencias entre técnicosy administrativos, incluso del director o jefe de oficina, nos toca hacerde todo y compartir todas las cargas laborales si queremos progresar.Por ello, los administrativos también harán visitas operativas pasaran

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revista administrativa y demás actividades, los técnicos lo mismo y elDirector o Jefe lo mismo.

E.- USO DE VEHICULOS

Los vehículos de la Defensa Civil están al servicio de los funcionarios yvoluntarios, en algunas partes se les considera como asignaciónparticular y ello no puede ser. Si el Funcionario que tiene un vehículodescansa, lo debe dejar en la oficina para utilizarse en el servicio cuandose requiera. Esta orden no puede tener excepciones.

F.- CUMPLIMIENTO OTROS ASPECTOS

- Envío oportuno de estadísticas.

- Tener en cuenta la Circular N° 0304 de fecha 19-febrero/2008DCC-DG-OAPI, Rendición de informes para la Dirección Generalpara cada una de las Direcciones Seccionales como las OficinasOperativas.

- Ordenes de legalización.

- Se recaba mediante correo electrónico ó DC-GRAMA, informe a laDirección General área de Pagaduría, los conceptos de lasconsignaciones realizadas a las diferentes cuentas de laInstitución.

- Inspecciones operativas.

- La facturación con:nombre, nit, dirección, municipio, teléfono, etc.

- Ponerle atención a las carnetizaciones, normas de cumplimiento.

- Dar cumplimiento total a la Circular donde se estipula el portedebido del Uniforme con sus respectivos distintivos.

- Cumplir con las Circulares.

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