ciclo de vida - estructuras...
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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Ciclo de vida -
Estructuras organizacionales
Fuentes:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
Objetivos
Ciclo de vida del Proyecto
Ciclo de vida del Producto
Estructuras organizacionales
Ciclo de vida del proyecto
“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo,
generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo
nombre y número se determinan por las necesidades de gestión
y control de la organización u organizaciones que participan en el
proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de
aplicación”, Pmbok, quinta edición
Proyecto
Fase Fase Fase
Fase
Tamaño
Complejidad
Necesidades de Control
Proyecto
Fase Fase Fase
Fase
Número
Grado de control
Fases del Proyecto
Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto,
donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar
eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del
proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en
determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse,
Pmbok, quinta edición.
Ciclo de vida del proyecto
Niveles típicos de costos y personal
Impacto de la variable en función del tiempo
Características • Nivel de costo
• Dotación de personal
• Influencia de los interesados
• Riesgos
• Incertidumbres
• Costo de los cambios
Inicio del
proyecto
Organización
y preparación Llevando a cabo el trabajo Cierre del
proyecto
Acta de
constitución
del proyecto
Plan para la
dirección
del proyecto
Entregables
aceptados
Documentos
del proyecto
archivados
Niv
el d
e co
stos
y p
erso
nal
Tiempo
Alto
Bajo Tiempo
Gra
do
Salidas de la gerencia del proyecto
Estructura del ciclo de vida
Ciclo de vida del Producto*
Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto
que, generalmente, son secuenciales y sin superposición,
cuyos nombres y números son determinados por las
necesidades de fabricación y control de la organización”, Pmbok
quinta edición
* Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok quinta edición
Ciclo de vida del Producto
Fase Fase Fase
Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto
Organización
Operación 1
Fase Fase Fase Operación 2 Operación 3 Operación 4 Operación m
Proyecto 1
Fase Fase Fase
Fase
Proyecto 3
Proyecto n
Proyecto 2 Proyecto 4
Producto
Ciclo de vida y Fases del Proyecto
Ciclo de vida del proyecto Conjunto de fases y en cada fase se define:
Qué trabajos se llevan a cabo
Qué entregables se producen
Cuándo se entregan
Quién está involucrado
Cómo será el control
Cómo será aprobado el trabajo
Ejemplo de ciclo de vida del proyecto
Viabilidad del proyecto
Concepto Desarrollo Implementación Cierre
Ejemplo de
entregables
para cada fase
Plan de
Gestión
Estimación
preliminar
de costos
EDT 2 niveles
Adquisición del proyecto
Plan de gestión
del proyecto
Estimación
del presupuesto
de gastos
EDT 3+ niveles
Trabajo terminado
Lecciones
aprendidas
Aceptación del
cliente
Paquete final
de trabajo
Estimación definitiva
Del costo
Reportes de
desempeño
Relaciones básicas entre fases
Relación secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anterior
Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior
Relación iterativa: Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa conforme
avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual
Ejemplo de Proyecto en una sola Fase
Ejemplo de Proyecto de tres Fases
Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas
Proyectos no pueden ejecutarse aislados
Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización
Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa
Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico
Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización
Proyectos no pueden ejecutarse aislados
Estructuras organizacionales
Tres estructuras básicas de las organizaciones
Funcional
Por Proyectos
Matricial
Matriz débil
Matriz equilibrada
Fuerte
Estructura organizacional funcional
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Organización Funcional
VENTAJAS
Estructura orientada a la
operación
Fácil control
Responsabilidad y
autoridad
Canales de comunicaciones
y control definidos
Adaptación a producción en
masa
Mejor control a presupuesto
y personal
DESVENTAJAS
No hay autoridad sobre el
proyecto
Dificultad para el trabajo
interdisciplinario
Mayor interacción entre
directivos
Jerarquización de la
información
Se repiten recursos
Se compite entre
departamentos
Diferentes metas
Estructura organizacional orientada a proyectos
Director
ejecutivo
Gerente de
Proyecto A
Gerente de
Proyecto B
Gerente de
Proyecto C
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Organización orientada a Proyectos
VENTAJAS
No se comparten recursos
con otras divisiones
Más fácil la toma de
decisiones
La alta gerencia controla los
proyectos
Comunicación más eficiente
Fidelidad al proyecto
DESVENTAJAS
Duplicación de recursos y
sobrecostos para la
empresa
Riesgo de suboptimización
de recursos
Debilidad para la
organización si no se
gestiona aprendizaje
Estructura organizacional matricial débil
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Estructura organizacional matricial fuerte
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Gerente de
Gerentes de
Proyectos
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Estructura organizacional matricial equilibrada
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Gerente de Proyecto
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Estructura organizacional combinada
Director
ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Personal con
actividades en el
proyecto
Gerente de
Gerentes de
Proyectos
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Coordinación del proyecto B
Organización Matricial
VENTAJAS
Facilidad para conformar un
equipo de proyecto
Flexibilidad para elegir
recursos
Los proyectos son un
estándar y no una
excepción
Fomenta los equipos
interdisciplinarios
Crea carrera de Gerencia
de Proyectos
DESVENTAJAS
Hay dos jefes para el staff
Negociación entre gerentes
de proyectos y gerentes
funcionales
Antes de cada proyecto se
requiere un proceso de
armado de equipos
Influencia de la estructura organizacional en los proyectos
Funcional
Matricial
Orientada a
Proyectos Matricial débil Matricial
equilibrada Matricial fuerte
Autoridad del gerente del proyecto
Poca o ninguna Limitada Baja a moderada Moderada a
alta Alta a casi total
Disponibilidad de recursos Poca o ninguna Limitada Baja a moderada Moderada a
alta Alta a casi total
Quien controla el presupuesto del proyecto
Gerente funcional Gerente funcional Combinado Director del
proyecto Director del
proyecto
Rol del director del proyecto Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación completa
Dedicación completa
Dedicación completa
Personal administrativo en la dirección de proyectos
Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación parcial Dedicación completa
Dedicación completa
Estructura de la organización
Características del proyecto
Oficina de Dirección de Proyectos PMO
Dirección centralizada de proyectos
Coordina los proyectos bajo su responsabilidad
Provee funciones de apoyo
Puede dirigir proyectos
Gerente de Proyecto vs PMO
GERENTE DE PROYECTO
Se concentra en los objetivos
del Proyecto
Controla los recursos
asignados al Proyecto
Gestiona las restricciones del
Proyecto
PMO
Se concentra en el alcance del
Programa
Optimiza los recursos de la
Organización asignados a los
proyectos
Gestiona las metodologías y el
riesgo global
Términos
Expeditor del proyecto
Actúa como un asistente del personal
Actúa como coordinador de las comunicaciones
No puede tomar decisiones ni hacerlas valer por sí solo
Coordinador del proyecto
Posición similar a la del expedidor del proyecto
Tiene cierto poder para la toma de decisiones
Tiene cierta autoridad
Reporta a un gerente de mayor nivel