129CAPÍTULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO DE AUDITORÍA OPERATIVA PARA

FORTALECER EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL DE LAS

MUNICIPALIDADES DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN

SALVADOR.

INTRODUCCIÓN

El desarrollo municipal del país históricamente ha estado asociado a la evolución y

asentamiento de la población en cada uno de sus municipios; los gobiernos locales

frecuentemente se enfrentan a la escasez de recursos financieros para satisfacer la

demanda de mayores y mejores servicios por parte de su población

Las municipalidades sin distingo de color político demandan al órgano ejecutivo una

mayor asignación presupuestaria para obras de infraestructura y en algunos casos

para cubrir el gasto corriente en su administración; el Gobierno Central por su parte

argumenta no disponer de recursos económicos suficientes para atender este tipo

de peticiones, por lo que el grupo de estudio propone en el presente trabajo de

investigación la implementación de auditorías operativas por parte de las

respectivas unidades de auditoría interna en las municipalidades del área

metropolitana de San Salvador orientadas a lograr el máximo aprovechamiento de

sus escasos recursos y como consecuencia operar con un alto grado de eficacia,

eficiencia y economía para alcanzar sus objetivos institucionales

I IMPORTANCIA

130El contar con un modelo para el desarrollo de Auditorías Operativas, permitirá a las

Unidades de Auditoría Interna Municipal ejercer una evaluación de mejor calidad a

los recursos humanos, materiales y financieros a cargo de la administración

municipal, potenciando de esa manera brindar un eficiente apoyo y asesoría a sus

respectivos Concejos Municipales.

Dicho modelo permitirá evaluar el desempeño o gestión de un área determinada,

tomando en cuenta el nivel de cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia

y economía que deben observarse en el desempeño de cualquier municipalidad

para el logro de sus objetivos institucionales.

II OBJETIVOS.

a) Potenciar la mejora de los niveles de productividad, competitividad y calidad

de la municipalidad.

b) Promover la eficacia, eficiencia y economía en el uso de los recursos de la

municipalidad.

c) c)Estimular la participación del personal de la municipalidad al cumplimiento

de los objetivos y políticas de la entidad.

III VENTAJAS DEL MODELO.

La implementación del modelo propuesto por el grupo de estudio facilitará obtener

diversas ventajas en el desarrollo de su gestión, podemos mencionar las

siguientes:

a) Disminución de observaciones y reparos a la gestión municipal en las

auditorías desarrolladas por el ente contralor de la República.

b) Mayor transparencia en el uso de los recursos institucionales a favor del

desarrollo local.

131

c) Potenciar la consolidación de una política de control de calidad en la

prestación de servicios a la comunidad con una visión de largo plazo.

1 DISEÑO DEL MODELO PROPUESTO

1 OBJETIVOS.

1.1.1 GENERAL

Realizar evaluaciones constructivas y objetivas al proceso de gestión de la

municipalidad, especialmente a los aspectos financieros, legales y de control

interno, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que

se manejan los recursos físicos, financieros, técnicos, tecnológicos y su talento

humano, los resultados obtenidos de su plan de gestión, programas, proyectos,

objetivos, metas, políticas y lo adecuado de sus sistemas de información.

1.1.2 ESPECÍFICOS.

a) Facilitar una herramienta de control que permita orientar el desarrollo

integral de una auditoría operativa.

b) Unificar los diversos criterios que manejan los Auditores Municipales para el

desarrollo de Auditorías Operativas.

c) Fortalecer el sistema de seguridad de los recursos en general propiedad de

la municipalidad.

2 POLÍTICAS DEL MODELO.

132Para que el modelo propuesto por el grupo de estudio facilite a la unidad de

auditoría interna cumplir satisfactoriamente sus actividades se considera de mucha

importancia el cumplimiento de algunas políticas, entre ellas podemos citar las

siguientes:

a) Estructuración adecuada de la unidad de Auditoría Interna.

b) Conocimiento pleno por parte de los diferentes niveles jerárquicos de la

municipalidad de la importancia de la misión de la unidad de Auditoría

Interna.

c) Personal idóneo para el desarrollo de la labor de Auditoría Interna.

Ver grafico en tesis impresas.

3 ETAPAS DEL DESARROLLO DE AUDITORÍAS OPERATIVAS EN LAS

MUNICIPALIDADES.

1333.1 PLANEACIÓN

3.1.1 OBJETIVOS

Se debe establecer el objetivo que se persigue con el examen que se va a practicar

el cual debe estar en función de los requerimientos del compromiso adquirido, es

decir las atribuciones de la unidad de auditoría interna municipal

3.1.2 INFORMACIÓN NECESARIA

Se refiere a la obtención de toda la información básica sobre las actividades a

auditar, entre ellas se citan las siguientes:

a) Antecedentes:

El auditor deberá conocer la historia del área o unidad a evaluar dentro de la

municipalidad, y los cambios significativos que ha tenido en el período sujeto a

examen.

b) Legislación aplicable:

Se refiere a la obtención de la normativa legal, operativa y administrativa aplicable

al área a evaluar.

c) Sistema contable y políticas, (si el área a evaluar es la Contable), y en general

las políticas que rigen el desempeño de cualquier otra área.

d) Estructura funcional:

Esto corresponde a la obtención del organigrama correspondiente al área sujeto de

evaluación, comprendiendo además el detalle de las funciones de cada uno de sus

miembros.

e) Reportes:

Es importante recopilar los formatos que fluyen en el área examinada para

conocimiento de la autoridad superior.

1343.1.3 ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORÍA.

El plan debe contener por lo menos:

a- Las Actividades y Áreas a Auditar

El auditor debe definir claramente el trabajo que desempeñará durante el año y las

áreas que serán sujetas de examen.

b- Calendarización del Tiempo Requerido, de acuerdo al ámbito y alcance del

trabajo a efectuar.

Debe realizar una programación de las actividades durante todo el año

considerando el alcance del trabajo de revisión y verificación.

El plan debe ser lo suficientemente flexible, de manera tal que durante el año

puedan efectuarse otras actividades no previstas inicialmente para lo cual asignará

el 60% de horas hombre reales disponibles para el cumplimiento del plan.

c- Presupuesto Financiero y Recursos Disponibles.

Debe elaborarse considerando el personal, materiales y el equipo que utilizará,

estableciendo el costo acumulado.

Además de la información descrita anteriormente debe considerarse como parte del

plan anual lo siguiente:

d- Determinación del Alcance.

Comprenderá el examen y la evaluación de la idoneidad y efectividad del Sistema

de Control Interno y de su eficacia para alcanzar sus objetivos. Además debe

contener:

135El período objeto de examen.

Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional.

Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos.

e- Cuestionarios de Control Interno.

Para realizar la evaluación de control interno debe solicitarse la colaboración de los

funcionarios y/o empleados responsables de las diferentes unidades municipales y

sobre los resultados obtenidos se harán las investigaciones pertinentes para

determinar la veracidad de sus respuestas.

Respecto a afirmaciones obtenidas e investigadas, se evalúa el nivel de aceptación

de instrumentos o medidas de control que aseguren la salvaguarda de los recursos,

determinando el nivel de confianza de cada una de las áreas, o en su caso

calificándola como área crítica objeto de examen según el juicio del auditor.

A continuación se presentan modelos de cuestionarios de control interno

diseñados para verificar el cumplimiento de las Normas Técnicas De Control Interno

y otros instrumentos del marco legal en que se desenvuelven las municipalidades.

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________ PREGUNTA

A-AMBIENTE DE CONTROL. SI NO REF

P/T 1

¿Cuenta la municipalidad con un Plan General Operativo?

2 ¿Desarrolla la municipalidad un Plan General Operativo?

3 ¿Que período cubre dicho Plan General Estratégico? 4 ¿Dispone la alcaldía de un organigrama estructural

actualizado que esté aprobado y en funcionamiento?

1365 ¿Cuenta la municipalidad con un Manual de

Organización y Funciones actualizado?

6 ¿Están disponibles y en aplicación manuales de normas y procedimientos e instructivos para las áreas: a) Fínanzas? b) Contabilidad? c) Suministros? d) Servicios públicos?

7 ¿Se encuentran aprobados por el Concejo Municipal?

8 ¿El Concejo Municipal dicta por escrito las políticas internas a seguir en todos los niveles de la municipalidad?

9 ¿La municipalidad cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo autorizado?

10 ¿Cuenta la municipalidad con: a) Manual de reclutamiento y selección de

personal? b) Normas de afianzamiento para empleados y

funcionarios que manejan fondos, bienes y valores?

c) ¿Políticas definidas de comunicación entre los diferentes niveles organizativos?

Además de estos instrumentos de que otros dispone?

11

¿Cuenta el municipio con un Reglamento de viáticos aprobado por el Concejo Municipal?

12

¿Se establecen y mantienen adecuadas líneas de comunicación entre las diferentes unidades jerárquicas de la municipalidad?

13

¿Cuenta la municipalidad con la organización requerida en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración pública?

14

¿Cuenta la municipalidad con programas permanentes de capacitación a empleados?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

A-AMBIENTE DE CONTROL. SI NO REF

P/T 15 ¿Es política de la alcaldía contratar al personal

conforme al los requisitos de idoneidad que exige cada puesto?

16 ¿Existe un mecanismo eficiente para el control de asistencia del personal de la municipalidad?

17 ¿Existe rotación de empleados vinculados con la administración, custodia y registro de bienes y recursos de la municipalidad?

18 ¿Existe correspondencia entre las responsabilidades

137del personal y su compensación salarial?

19 ¿Se realizan evaluaciones del personal en forma frecuente?

20 ¿Existe un sistema de contabilidad único, integral y uniforme para la institución?

21 ¿Se ha creado dentro de la institución una UFI (Unidad Financiera Institucional)?

22 ¿El personal de contabilidad ha recibido el adecuado entrenamiento para el manejo del sistema de contabilidad?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES. SI NO REF

P/T 1 ¿Cuenta la municipalidad con una Contabilidad

debidamente organizada, de acuerdo con lo establecido en el Art. 103 del Código Municipal?

2 ¿Se encuentra actualizado el Sistema Contable?

3 ¿El Sistema Contable utilizado permite disponer de información oportuna para la toma de decisiones a nivel superior?

4 ¿Se informa al Concejo Municipal sobre la situación económica financiera de la municipalidad a través de

138informes gerenciales?

5 ¿Cuenta la alcaldía con registros confiables, oportunos y debidamente soportados que garanticen:a) Control sobre bienes y fondos? b) El uso de los bienes? c) El movimiento contable de bienes y fondos? d) El mantenimiento preventivo de bienes? e) El mantenimiento correctivo de bienes? f) La verificación de sus existencias? g) La ejecución presupuestaria?

6 ¿Se elaboran los Estados Financieros básicos y además informes contables y presupuestarios de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados?

7 ¿Se anexan notas explicativas a los Estados Financieros?

8 ¿El Sistema Contable permite la identificación individual de sus bienes, derechos y obligaciones?

9 ¿Se revisa y autoriza la codificación y registro de las partidas de Diario?

10 ¿Están bajo vigilancia y supervisión de los Jefes de Contabilidad los libros y registros contables en toda la oficina?

11 ¿Se archiva en forma ordenada y referenciada la documentación contable que sustenta las operaciones?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES. SI NO REF

P/T 12 ¿Existen instrucciones por escrito sobre las diversas

actividades que deben realizar los empleados del área de Contabilidad?

13 Existen medidas de seguridad adecuadas para evitar o contrarrestar la pérdida de información y documentación Contable?

14 ¿Cuándo una transacción no reúne los requisitos exigibles en el orden legal y técnico, la persona responsable presenta por escrito al responsable de la decisión toda situación contraria al ordenamiento establecido?

15 ¿Se atienden las recomendaciones?

13916 Si lleva Contabilidad Gubernamental ¿La Dirección

de Contabilidad Gubernamental supervisa periódicamente el Sistema Contable del municipio?

17 ¿Son atendidas oportunamente las observaciones giradas por la referida Dirección?

DISPONIBILIDADES 18 ¿Existe independencia entre las personas que

realizan la custodia, autorización, registro de fondos y elaboración de conciliaciones bancarias?

19 ¿Se realizan arqueos sorpresivos y periódicos a los fondos municipales?

20 ¿El fondo circulante se encuentra depositado en cuenta bancaria?

21 ¿Se tiene registros individuales para cada una de las cuentas bancarias que posee la municipalidad?

22 ¿Los fondos municipales manejados por medio del sistema financieros están registrados directamente a nombre de la tesorería municipal?

23 ¿Se efectúan los pagos únicamente por medio de cheques?

24 ¿Se acostumbra firmar formas de cheque en blanco?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

B-SISTEMA CONTABLE Y DISPONIBILIDADES.SI NO REF

P/T 25 ¿Se elaboran conciliaciones bancarias a fin de mes? 26 ¿Se investigan de inmediato las partidas

conciliatorias irregulares?

27 ¿Se contabilizan puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra?

28 ¿El Concejo Municipal ha elegido a dos de sus miembros para la refrendación de cheques?

29 ¿El registro de firmantes autorizados esta actualizado?

30 ¿Se notifica oportunamente a los bancos cuando existe cambio de funcionario autorizado para firmar?

31 ¿Se liquida efectivamente el fondo circulante al final del ejercicio?

14032 ¿Rinden fianza a satisfacción del Concejo los

custodios de los fondos?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

C- INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR SI NO REF

P/T 1 ¿Se perciben fondos adicionales a los establecidos

por Ley?

2 ¿Se utilizan sólamente formularios(I-ISAM) prenumerados?

3 ¿Son controlados y registrados: a) En la Contabilidad? b) En registros extracontables?

4 ¿Se resguardan adecuadamente los formularios sin utilizar?

5 ¿Se archivan los I-ISAM en forma cronológica respetando su numeración correlativa?

6 ¿Se registran oportunamente los ingresos en los libros respectivos, acorde a la fuente especifica que los generó?

1417 ¿Los valores recibidos en concepto de ingresos se

remesan a la cuenta bancaria municipal íntegramente al siguiente día hábil de su captación?

8 ¿Existe un procedimiento de verificación del cobro conforme la tarifa vigente de arbitrios municipales?

9 ¿Se efectúan oportunamente las devoluciones de los valores cobrados en exceso a los contribuyentes?

CUENTAS POR COBRAR 10 ¿Existe un sistema de registro de deudores

monetarios?

11 ¿Se realizan verificaciones de los deudores monetarios?

12 ¿Se realizan conciliaciones entre los datos contables y los manejados en Cuentas Corrientes?

13 ¿Existe un sistema de análisis de antigüedad de saldos emitido al menos en forma mensual?

14 ¿Existe caja fuerte o bóveda para el resguardo de los valores propiedad de la alcaldía?

15 ¿Existen procedimientos definidos para la gestión de cobro de los documentos a favor de la alcaldía?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

D-EGRESOS GENERALES . SI NO REF

P/T 1 ¿Se realizan los gastos considerando los

presupuestos debidamente aprobados por lo menos con los dos tercios de los miembros del Concejo?

2 ¿Para las adquisiciones de bienes y servicios, se realizan estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad?

3 ¿Son programados los compromisos y desembolsos máximos por períodos trimestrales?

4 ¿Se emite por parte del alcalde un reporte mensual del estado de la ejecución presupuestaria para el concejo municipal?

5 ¿Existe un procedimiento definido en cuanto a la documentación y proceso de aprobación de egresos antes de emitir el cheque de pago?

6 ¿Las erogaciones de fondos para el cumplimiento de obligaciones financieras son debidamente aprobadas por el Concejo Municipal?

1427 ¿Se tienen catálogos de proveedores?

8 ¿Con que frecuencia se actualizan?

9 ¿La contratación cumple con la normativa vigente sobre:

a) Libre gestión? b) Licitación o concurso público por

invitación? c) Licitación o concurso público?

10 ¿Ante el incumplimiento en la ejecución del contrato, la municipalidad gestiona el reconocimiento y cobro de las garantías e indemnizaciones?

11 ¿Para la contratación directa se solicitan al menos tres cotizaciones?

12 ¿Se realizan sondeos y análisis de mercado, con el objeto de determinar el valor del bien, las ventajas y demás características?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________ PREGUNTA

D-EGRESOS GENERALES . SI NO REF

P/T 13 ¿Para toda adquisición se tramita la orden de

compra o contrato?

14 ¿Toda adquisición calificada de urgente necesidad inicia con la requisición y la justificación por escrito de la necesidad del bien?

15 ¿Todo comprobante o documento de pago tiene estampado el sello de cancelado?

16 ¿Las facturas o recibos están a nombre de la municipalidad?

17 ¿Las erogaciones de fondos son registradas oportúnamente en los libros correspondientes?

18 ¿El cheque es emitido a favor del beneficiario que suministra el bien o servicio?

19 ¿El voucher contiene nombre y firma de elaborado, revisado y autorizado por los empleados correspondientes?

20 ¿En honorarios profesionales, el proceso de contratación se realiza por medio de concurso:

a) Público por invitación? b) Público?

14321 ¿Se verifica si los servicios fueron recibidos a

entera satisfacción?

22 ¿Existe evidencia por escrito de la recepción de los bienes y servicios adquiridos?

23 ¿Se lleva el registro del desempeño de las personas naturales o empresas que han prestado servicio en la municipalidad a efecto de considerar nuevas contrataciones?

24 ¿Se verifica que los gastos por mantenimiento y reparación correspondan a bienes propios de la municipalidad?

25 ¿Se prohíben las llamadas telefónicas internacionales y a teléfonos celulares que no estén autorizadas?

26 ¿Si son de naturaleza particular se deducen responsabilidades?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________ PREGUNTA

D-EGRESOS GENERALES . SI NO REF

P/T 27 ¿Los gastos por seguro de vida y de bienes son

aprobados y autorizados por los funcionarios responsables?

28 ¿Se custodian adecuadamente los documentos que ampara las pólizas y demás información relacionada? MATERIALES Y SUMINISTROS

29 ¿La asignación de cuotas de combustible está debidamente autorizada y justificada?

30 ¿Existen disposiciones administrativas y legales para la distribución de combustibles y lubricantes?

31 ¿Existen funcionarios y empleados a quienes se les asignan cuotas especiales de combustible?

32 ¿Se controla el consumo de combustible para el uso de vehículos particulares?

33 ¿Existen procedimientos para regular el consumo de combustible en base a una bitácora sobre kilometraje recorrido según ruta autorizada?

34 ¿Existe un manual de procedimientos para la compra y administración de materiales y suministros para la institución?

14435 ¿Se ha designado a un funcionario responsable del

manejo y administración de los materiales y suministros?

36 ¿Se cotejan saldos según control de inventarios de existencias?

37 ¿Se cuenta con un sistema apropiado para la conservación de los bienes de existencia?

38 ¿Se lleva registros apropiados para el control de inventario de repuestos usados que han sido retirados de los vehículos descargados?

39 ¿Se ha definido un procedimiento para el descargo de materiales y suministros obsoletos o deteriorados?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________ PREGUNTA

D-EGRESOS GENERALES . SI NO REF

P/T 40 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

¿Existe un manual de procedimientos para la compra de activos para la institución?

41 ¿Se ha considerado la contratación de mantenimientos preventivos para los activos de la institución a fin de garantizar su duración?

42 ¿Existen registros auxiliares de los activos de la institución incluso los menores de cinco mil colones?

43 ¿Se efectúa una identificación de los activos adquiridos por la institución?

44 ¿Se llevan a cabo conteos fiscos para verificar las existencias por lo menos una vez al año?

45 ¿Existe un inventario de bienes inmuebles de la institución debidamente inscritos en el Centro Nacional de Registros?

GASTOS EN PERSONAL. 46 ¿Las nóminas son aprobadas, revisadas y

autorizadas por: a) Concejo Municipal? b) Tesorero? c) Secretario? d) Síndico?

47 ¿Las nóminas contienen el detalle de los descuentos concentrables y no concentrables?

145

48 ¿Los descuentos concentrables y no concentrables son remitidos de acuerdo a disposiciones legales?

49 ¿Se comprueban aritméticamente?

50 ¿Al efectuar el pago, eventualmente se verifica la firma del empleado contra la cédula de identidad persona (C.I.P.)

51 ¿Se realizan los pagos de sueldos a través de cheques individuales?

52 ¿Esta prohibido la entrega de cheques antes de la fecha de pago?

CUESTIONARIO SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO EXAMEN A:_______________________________________________

PREGUNTA

D-EGREROS GENERALES. SI NO REF

P/T 53 GASTOS EN PERSONAL

¿Las renuncias y licencias del personal son comunicadas oportunamente al encargado de planillas?

54 ¿Se lleva un expediente del personal de la municipalidad?

55 ¿Los expedientes del personal contienen: a) Solicitud de empleo? b) Hoja de vida documentada? c) Acuerdo de nombramiento? d) Evaluaciones o entrevistas previas a su

contratación? e) Acuerdos de autorización de licencia,

aumentos, traslados, estímulos, sanciones?

56 ¿Las funciones que realizan los empleados están de acuerdo a lo que establece el Manual de Funciones?

57 ¿Para todo pago de viáticos, gastos de representación y horas extraordinarias existen reportes que:

a) Indiquen los lugares donde se realizaron las actividades y el trabajo desarrollado?

b) Contengan el visto bueno del jefe inmediato?

c) Contengan firma y nombre del empleado que esta solicitando el pago?

d) Constancia de visita y permanencia?

58 ¿Se verifica en el comprobante de soporte que: a) Esta firmado por el jefe inmediato? b) Las horas extras pagadas corresponden al

tiempo trabajado?

146

59 GASTOS EN PROYECTOS 60 ¿Existe una unidad responsable de la supervisión de

los proyectos de infraestructura aprobados por el concejo?

61 ¿Se llevan a cabo las inspecciones del avance de cada proyecto antes de autorizar mayores desembolsos?

62 ¿Existen registros auxiliares de los proyectos realizados por la institución?

63 ¿Existen programas de mantenimiento de las obras públicas terminadas?

f- Determinación de Riesgos de Control.

Al contar con la información obtenidos en su examen preliminar, el auditor estará

en la capacidad de determinar los riesgos de control utilizando criterios de auditoría

que suministran pautas útiles para la evaluación del manejo de los recursos físicos

humanos y financieros del municipio, comparando la situación existente con la que

debería de ser, fundamentándose en leyes, reglamentos y normas, las que pueden

ser generales (de administración) y específicos (especialmente por áreas,

actividades o servicios).

g- Elaboración de Programas de Auditoría Operativa

Los programas de auditoría tienen por objeto reunir evidencia suficiente, pertinente

y válida para sustentar los juicios a emitir respecto al área examinada.

Deben establecerse los objetivos de la auditoría en consonancia con los criterios,

los procedimientos y técnicas de auditoría a desarrollar.

Los procedimientos y técnicas de auditoría deben describirse en forma minuciosa y

orientada a la verificación de los problemas reales o potenciales detectados en el

147examen preliminar.

Todo programa de auditoría operativa deberá comprender al menos el análisis y la

evaluación de la estructura organizativa, misión, objetivos y políticas; controles

financieros y operativos; formas de operar y aprovechamiento de los recursos en

cualquier área de la municipalidad. Su elaboración será responsabilidad del

encargado de la auditoría y la revisión y aprobación del jefe de la unidad de

auditoría interna.

Algunos autores consideran la elaboración de los programas de auditoría en la fase

de ejecución, pero los avances tecnológicos y la experiencia en auditorías

anteriores permiten recurrir a modelos de programas ya existentes y que puedan

adaptarse a las municipalidades, por tal motivo ubicarlos dentro de la planeación,

es más ventajoso que elaborarlos sobre la marcha del trabajo.

A continuación se presentan propuestas de modelos de programas de auditoría

operativa:

PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA

ÁREA ADMINISTRATIVA CONCEJO MUNICIPAL (ver estos recuadros en tesis impresas)

148

h- Administración del Trabajo.

El director de auditoría interna debe establecer un programa para la selección y

desarrollo de los recursos disponibles para la auditoría en el cual debe incluir

además de la fecha de inicio del examen y el cronograma de actividades la

descripción de los puestos de trabajo, posibilidad de capacitación permanente del

personal y una evaluación anual de rendimiento.

Debe coordinar los esfuerzos de las auditorías interna y externa para asegurar la

cobertura adecuada y minimizar la duplicidad de tareas, lo que implica reuniones

periódicas para discutir aspectos de interés mutuo, como acceso a programas de

auditoría y papeles de trabajo, técnicas, métodos e informes de auditoría.

3.1.4 REVISIÓN DE LA PLANEACIÓN

Esta es la ultima fase de la planeación, antes de iniciar el trabajo de campo el

encargado de la auditoría deberá haber revisado en detalle el cumplimiento de cada

una de las fases de la planeación enfatizando el contenido de los programas de

trabajo, el alcance de los procedimientos, la correcta asignación del personal y

tiempo que se va a emplear en función del objetivo de la unidad de auditoría

interna.

149

3.2 EJECUCIÓN

3.2.1 REALIZACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIA

En esta etapa el auditor debe poner en práctica las normas de auditoría

generalmente aceptadas manteniendo la independencia y aplicando el debido

cuidado profesional y la supervisión constante, agotando todos los recursos a su

alcance para documentar y sustentar la evidencia en papeles de trabajo

cuidadosamente preparados durante el curso del examen, a fin de que sea

suficiente competente, relevante y útil, es decir que deben contener toda la

información obtenida y los análisis efectuados, ya que servirán de base para las

conclusiones y recomendaciones que se efectúen; deben ser preparados por el

auditor y revisados por la dirección de la unidad de auditoría interna.

Para hacer fácil el manejo de los papeles de trabajo es necesario asignarles un

índice que puede ser numérico o alfanumérico incluyendo además el detalle de

marcas de auditoría; luego de ser preparados y referenciados se deben agrupar en

los archivos de papeles de trabajo ( corriente y permanente) (Ver anexo # 6, 7 y 8)

3.2.2 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Conforme a los requerimientos legales y técnicos, todos los hallazgos deben

contener tanto en los papeles de trabajo como en los informes, la siguiente

estructura:

150

UNIDAD DE AUDÍTORIA INTERNA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE_________________

ÁREA EXAMINADA

TIPO DE AUDITORÍA

AUDITOR FECHA HORA

TÍTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIÓN GRADO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIDA EN PROCESO NO CUMPLIDA

VERIFICADO :____________________

COMENTARIOS DEL AUDITADO:

(Ver anexo # 9)

Los siguientes constituyen requisitos básicos para un hallazgo de auditoría: Debe ser de importancia relativa, que merezca su comunicación.

Estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de

trabajo.

Objetivos, es decir basados en una labor suficiente como para respaldar la

conclusión y recomendación resultante.

El desarrollo sistemático y profesional de los hallazgos debe ser el siguiente:

TÍTULO: debe ser breve y sintetizar el contenido del hallazgo, puede ser positivo o

negativo.

151CONDICIÓN: Es la situación encontrada por el auditor con respecto a una

operación, actividad o transacción, refleja el grado en que los criterios están siendo

logrados.

La condición puede tomar tres formas:

Los criterios se están logrando satisfactoriamente.

Los criterios no se logran.

Los criterios se están logrando parcialmente.

CRITERIO: Norma con la cual el auditor mide la condición, son las metas que la

entidad está tratando de lograr o las normas relacionadas con el logro de las metas.

Los criterios pueden ser, entre otros, los siguientes:

• Disposiciones por escrito.

• Sentido común.

• Experiencia del auditor.

• Opiniones independientes de expertos.

CAUSA: Identifica el motivo de la deficiencia generalmente por fallas de la

administración y evidencia respuesta de administración.

Algunas de esas causas pueden ser:

Por la carencia de capacitación, comunicación, conocimiento de los requisitos, de

recursos humanos, materiales y financieros, de honestidad.

Negligencia o descuido.

Inadvertencia del problema.

Organización defectuosa.

152Auditoria interna deficiente.

EFECTO: Se refiere al resultado adverso real o potencial que resulta de la

condición encontrada. Normalmente representa la pérdida en dinero o en

efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. El auditor debe

expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero o en otra unidad de

medida, sin embargo ciertos aspectos no pueden ser expresados en estos

términos, por lo que el informe debe incluir datos suficientes como para convencer

al auditor que el asunto merece atención.

El efecto puede ser:

Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros.

Pérdida de ingresos potenciales.

Violación de disposiciones generales.

Inefectividad en el trabajo.

Gastos indebidos.

Informes poco útiles y significativos o inexactos.

Control inadecuado de recursos o actividades.

Inseguridad de que el trabajo se está realizando debidamente.

Desmoralización del personal.

RECOMENDACIÓN: representa la solución a la condición, ataca la causa, es

viable, comprensible y se explica por sí sola; significa mejoras potenciales y

acciones correctivas.

153

COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN: es la respuesta escrita a los hallazgos

comunicados y es útil para conocer el grado de cumplimiento de la recomendación.

GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA RECOMENDACIÓN: puede ser

recomendación cumplida, en proceso o no cumplida.

3.2.3 BORRADOR DEL INFORME

Es el paso previo a la etapa de comunicación de resultados y debe comenzar a

elaborase con anticipación dándole la orientación precisa al personal de auditoría.

Debe prepararlo el auditor jefe después de revisar en los papeles de trabajo el

desarrollo de hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de control interno

aplicando un especial cuidado en el contenido, ortografía, edición, cuadros y

gráficos.

En esta etapa, el informe aún está a nivel de ser discutido con el jefe de la unidad

del área auditada y debe conservarse en los archivos para cualquier aclaración y

sustentar en cualquier momento la base sobre la cual se concibió el informe.

3.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

3.3.1 EDICIÓN Y ENTREGA DEL INFORME

Conforme al Art. 33 de la Ley de la C. de C. de la República, el auditado tendrá la

oportunidad de presentar las pruebas de descargo durante el desarrollo del

examen: el informe resultante acompañado de un memorando de remisión se

enviará al auditado al cual debe dársele un plazo prudencial, para que presente

pruebas de descargo y desvanezca las observaciones del informe.

154

3.3.2 ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL.

Debe ser objetivo, claro conciso, constructivo y oportuno guardando la siguiente estructura:

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE_________________

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

INTRODUCCIÓN: Debe contener una descripción de los fundamentos legales de la práctica de la auditoría y la del contenido del informe. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Es el mismo planteado en el plan general de auditoría. LIMITACIONES GENERALES: Solamente las generales y relevantes e importantes encontradas en el proceso de la auditoría. ANTECEDENTES DEL MUNICIPIO Los enfocados en la etapa de planeación, considerando los aspectos relacionados con el rol, posición, objetivos, funciones, estructura organizativa, presupuesto, bienes y /o servicios que produce. LOGROS DE LA AUDITORÍA Si durante la auditoría se emitieron recomendaciones y fueron atendidas por la municipalidad. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA en esta parte se incluyen los hallazgos determinados en el examen y que no pudieron ser desvirtuados por los funcionarios. TÍTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIÓN

GRADO DE

CUMPLIMIENTO

Si el auditado no logra desvanecer todas las observaciones planteadas en el

Informe deberá elaborarse el informe final, el cual señalará la responsabilidad en

que han incurrido los involucrados en el proceso de auditoria.

155

3.3.3 DIVULGACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME FINAL

Luego de editado, aprobado y firmado el informe deben emitirse los

ejemplares necesarios para distribuirlos así:

a) Archivo de la Unidad de Auditoria Interna

b) Jefe de la Unidad responsable o área auditada

c) Gerencia general

d) Concejo municipal

e)Dirección de responsabilidades de la Corte de cuentas de La República.

3.4 SEGUIMIENTO

3.4.1 OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO

Constituye la culminación del proceso de la Auditoría Operativa Interna, por tanto

es de vital importancia desarrollarlo ya que permite evaluar el cumplimiento de la

recomendaciones y medir la contribución de la unidad de Auditoría Interna al

desarrollo de la gestión municipal.

Auditoría Interna debe asegurarse que se han tomado las acciones correctivas

necesarias a fin de superar aquellas observaciones que quedaron en proceso en la

etapa del examen o que el Concejo ha asumido el riesgo de no adoptar las

acciones necesarias sobre los hechos auditados.

3.4.2 METODOLOGÍA

a) El personal asignado para esta actividad no necesariamente debió haber

participado en la auditoria aunque será lo más recomendable.

b) El período ideal para llevar a cabo el seguimiento debe ser de 30 días

156calendario posteriores a la presentación del informe final, la duración de esta

actividad dependerá de la complejidad del trabajo.

c) Formulario: El auditor para facilitar el proceso de seguimiento deberá

diseñar un formulario que contenga como mínimo los siguientes aspectos:

Identificación del hallazgo y clasificación de recomendaciones, los

procedimientos efectuados para determinar el grado de cumplimiento de la

recomendación y las observaciones generales.

Este formulario debe integrarse al utilizado para el desarrollo de hallazgos, porque

están totalmente relacionados y sería impráctico escribir nuevamente los hallazgos

de auditoría.

A continuación se presentan integrados o puede ser incorporado al reverso.

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE_________________

ÁREA EXAMINADA

TIPO DE AUDITORÍA

AUDITOR FECHA HORA

TÍTULO DEL HALLAZGO:

CONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

RECOMENDACIÓN

GRADO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIDA EN PROCESO NO CUMPLIDA

VERIFICADO ____________________

COMENTARIOS DEL AUDITADO

PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS PARA DETERMINAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO:

OBSERVACIONES GENERALES:

VERIFICADO :____________________ FECHA_____________________

157

3.4.3 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO

Efectuado el seguimiento el director de la unidad de auditoría interna deberá

comunicar a través de un memorando de remisión, anexando copia del formulario

y agregarse otra a los papeles de trabajo, evidenciando el cumplimiento de la

recomendación o el riesgo asumido por el concejo al no adoptar las acciones

necesaria sobre los hechos auditados.

4 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE AUDITORÍAS

OPERATIVAS

Para su implementación se hará llegar al Concejo Municipal una nota que contenga

toda la información necesaria, detallándose los potenciales beneficios que pueden

obtenerse con la puesta en marcha de dicho Modelo.

DESARROLLO DEL MODELO DE AUDITORÍAS OPERATIVAS EN UNA MUNICIPALIDAD.

CRONOGRAMAS

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

PRESENTACIÓN A LOS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

AUTORIZACIÓN

DIVULGACIÓN A TODO EL PERSONAL

OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES PARA LA PROPUESTA

PRESUPUESTOS

REVISIONES PERIODICAS

158

4.1 PRESENTACIÓN A LOS MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

A través de una presentación por medio de técnicas visuales acordes con el avance

de la tecnología actual.

4.2 AUTORIZACIÓN

Efectuada la presentación al Concejo Municipal, éste deberá autorizar la

implementación del Modelo, tomando en consideración todas las ventajas que

ofrece para una mejor gestión de su administración.

4.3 DIVULGACIÓN A TODO EL PERSONAL

En esta etapa decidirá el alcalde como dará a conocer el modelo, ya sea por medio

de memorando girado a todos los jefes y encargados de áreas o convocando al

personal para su conocimiento y exhortarlos a que brinden la colaboración

necesaria para el desempeño eficiente del auditor, haciendo énfasis que cuenta con

el apoyo total del Concejo Municipal.

4.4 OBJETIVOS DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

La municipalidad adoptante del modelo tendrá entre otros los siguientes objetivos:

a) Mejorar el nivel de transparencia en la rendición de cuentas en la

municipalidad por los responsables de las diferentes unidades de la estructura

municipal.

159b) Elevar la eficiencia, eficacia y economía en la administración de los recursos

institucionales.

c) Medir los niveles de eficiencia y eficacia operativa de sus diferentes unidades

organizativas.

4.5 RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO

a) Para comprobar la viabilidad del modelo propuesto se recomienda: el desarrollo

de una “Prueba Piloto” que permita evaluar la importancia de los logros

obtenidos por la Unidad en beneficio del área auditada

b) La auditoría Operativa exige del auditor un cambio de actitud y una ampliación

de su experiencia profesional en el desarrollo de nuevas cualidades, habilidades

y conocimientos.

c) De acuerdo con la investigación realizada se considera que la estructura

organizativa ideal para las unidades de auditoría interna municipal debe ser la

siguiente:

160ESTRUCTURA ORGANIZATIVA IDEAL PARA LAS UNIDADES

DE AUDITORÍA INTERNA MUNICIPAL

(ver organizativa en tesis impresa)

4.6 PRESUPUESTOS

En el presente cuadro se han considerado la utilización de recursos humanos,

materiales y financieros necesarios para la implementación del modelo, pero estará

sujeto a los ajustes necesarios dependiendo del volumen de operaciones y la

capacidad económica de la municipalidad.

PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE AUDITORÍAS OPERATIVAS EN LAS MUNICIPALIDADES DE LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR (SEIS MESES)

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

COSTO UNITARIO

TOTAL

3 Asistentes. 3 $ 457.14 $ 8,228.52

2 Capacitadores. ( 2 meses)

2 $ 171.42 $ 685.68

3 Computadoras. $ 685.71 $ 2057.13

Papelería y útiles. $ 50.00 $ 300.00

TOTALES $1,364.27 $11,271.33

161

4.7 CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO

(ver cronograma en tesis impresas)

4.8 REVISIONES Y EVALUACIONES PERIÓDICAS

Las revisiones deberán efectuarse conforme al desarrollo de los avances técnicos

y nuevas reglamentaciones surgidas en el ámbito de la auditoría municipal y

lógicamente también conforme al grado de efectividad del modelo propuesto; estas

revisiones se propone

que se efectúen semestralmente, o en períodos razonables en concordancia con el

tamaño de la municipalidad.

Estas revisiones y evaluaciones además permitirán los ajustes y actualizaciones

necesarias al modelo de Auditoría Operativa Municipal.

CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, BIBLIOGRAFÍA Y ANEXOS VERLOS

EN TESIS IMPRESAS.