COMMERCIAL CORRESPONDENCE

Enquiries

What is an enquiry?

An enquiry is a business letter written by a potential buyer requesting for: information, samples, catalogue, price lists, quotation, delivery time, method of payment, etc.

A letter of request is different from an inquiry in that it asks for a specific action.

What are its contents?• Subject Title/Line This should inform the reader that this is an

enquiry or request; e.g.»Enquiry about Textbooks »Request for Brochure

OPENING

1. Address who you are:E.g. - We are one of the country’s leading trading

company dealing with ….- Our company is a subsidiary of …. and we

specialize in ….

Practice: Translate into English

• Chúng tôi là một trong những nhà sản xuất chính về dụng cụ làm vườn ở Việt nam, và chúng tôi quan tâm đến các mẫu dụng cụ làm vườn mới được trưng bày ở gian hàng của các ông tại cuộc triển lãm nhà vườn ở Thái Lan năm nay.

=> We are one of the main producers of gardening tools in Vietnam, and we are interested in your new selection of gardening tools displayed on your stand at Thailand’s Gardening Exhibition this year.

OPENING

2. How you know the supplier2. How you know the supplier- - We are given your name by ….We are given your name by ….- You are recommended to us by ….You are recommended to us by ….- The British Consulate in Vietnam has told us that The British Consulate in Vietnam has told us that

you are interested in supplying …you are interested in supplying …– - We are impressed by the selection of …. - We are impressed by the selection of ….

Practice: Translate into English

1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc ngân hàng Quốc tế , giới thiệu ông.

We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of International Bank.

2. Chúng tôi được biết tên và địa chỉ của công ty các ngài qua các bạn hàng của chúng tôi ở Nhật BảnI learned your name and address of your company from our business friends in Japan

3. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto của ông, và chúng tôi muốn có thêm thông tin về chúng.

=> Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines, and we would like to have more information about them

MESSAGES: State your enquiries

• Asking for catalogues, price lists, etc.Point out briefly items you request.Give your postal address (office address,

telephone number, fax, telex, email)E.g. – We are particularly interested in stands

suitable for displaying furniture. Could you please send your current catalogue and price list for exhibition stands?

Practice: Translate into English1. Xin vui lòng gửi cho tôi bảng giá mới nhất về

vật liệu xây dựng. Would you please send me an up-to-date/ the

latest price list for your building materials.2. Tôi định sang Luân đôn học vào mùa xuân tới và

rất biết ơn nếu ông có thể gửi cho tôi tập quảng cáo và thông tin chi tiết về học phí . Tôi đặc biệt quan tâm đến các khóa học tiếng Anh.

=> I am planning to study in London next Spring and would be grateful if you could send me a prospectus and details of your fees. I am particularly interested in English courses.

MESSAGES: State your enquiries• Asking for details Mention the journal/ newspaper + its date (if replying

to an advertisement).e.g. I am replying to your advertisement in the Vietnam

News on 25 October. I would like to know more about the washing machine LG 201 which you are offering at cost price.

Quote the reference (if ordering from a catalogue, a brochure, etc.)

e.g. Could you please give me more information about the tour “2 days in Nha Trang”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus?

Practice: Translate into English1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các

thiết bị điện gia dụng mới mà các ông đang quảng cáo trên trang web.

I would appreciate more details about the new household electrical application facilities which you are currently advertising on your website.

2. Tôi muốn biết tôi có thể xem bản thuyết minh về hệ thống này ở đâu.

=> I would like to know where I can see a demonstration of this system.

MESSAGES: State your enquiries• Asking for samples, patterns, and demonstrations:Clarify: - what materials/ items you want to see. - when & how you want to see them. e.g. – I would like to discuss the maintenance

before deciding which model to install in my factory. Therefore, I would be grateful if you could arrange for one of your representatives to call on me within the next two weeks.

- When replying, could you please send/ enclose some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

Practice: Translate into English• Xin gửi cho chúng tôi bảng giá sớm. Tất cả các

báo giá của quý công ty càng chi tiết cáng tốt để tránh những thắc mắc không cần thiết.

(Could you) please send us your price lists soon(?). All your quotations should be as completely detailed as possible in order to avoid unnecessary further inquiries.Xin vui lòng chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên.

=>Prices quoted should include delivery to our address shown above.

MESSAGES: State your enquiries

• Suggesting terms, methods of payment, and discounts:

- Mention that you expect certain concessions.- Suggest politely that you will place an order if

your terms are met.e.g. – Could you let us know if you allow cash

discounts?- As we intend to place a substantial order, we

would like to know what quantity discounts you allow.

Practice: Translate into English• Chúng tôi muốn biết liệu các ông có thể bán với mức

chiết khấu bán sỉ 30% cùng với chiết khấu thêm theo số lượng cho các đơn đặt hàng trên 1.000 đơn vị.

We would like to know if you could deal on a 30% trade discount basis with an additional quantity discount for orders over 1,000 units.

• Chúng tôi quan tâm đến điều kiện thanh toán và chiết khấu dành cho đơn hàng lớn và thường xuyên.

=> We are interested in your terms of payment and discounts offered for regular purchases and large (substantial) orders./for large (substantial) orders on regular basis.

Closing

• This paragraph should contain a polite expression:

- I look forward to hearing from you. - I look forward to reply.- I appreciate that this is an unusual request,

but I would be very grateful for any help you could provide.

Practice: Translate into English

• Nhu cầu hàng năm của chúng tôi đối với mặt hàng này là rất lớn và chúng tôi có thể đặt đơn hàng lớn nếu giá cả cạnh tranh.

=> Our annual demand for this range is considerable/heavy and we may be able to place substantial/large orders with you if your prices are competitive.

• Nếu hàng của các ngài được như mẫu thì chúng tôi chắc chắn rằng chúng sẽ bán chạy ở thị trường này

=> If your goods are as per/as good as the samples, we are sure that they should/will be sold well in this market.

Exercises: Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau:- Anh/ chị ở công ty Golden Gate Engineering,

Prince Square, Prince Street, Kowloon muốn hỏi xem công ty ProSkills Training Centre – địa chỉ: Jubilee Building, Silver Road, Wan Chai – có thể cung cấp cho các nhà lãnh đạo của công ty mình khóa học Quality Control không.

- Anh chị đã xem quảng cáo về khóa học này trên tờ HK Daily, ngày 19/ 8/ 201... (Ref: QC 101) và thấy rất phù hợp. Anh chị muốn có một khóa học 3 tháng bắt đầu vào ngày thứ tư, 28/8/201... cho một nhóm 20 người. Anh chị muốn có thêm các thông tin về giáo viên và lịch học.

- Ngày viết thư là ngày hôm nay.

• Dear Sir or Madam,

Enquiry about Quality Control Course

• I am writing to enquire whether  your company could offer a course on Quality Control for our managers.

I saw your advert in the HK Daily on Monday, 19 August 201..., and the Quality Control Training Course (Ref.: QC 101 ) mentioned in the advert might be suitable for us. I would like to know if it is possible for you to offer a 3-month training course starting before or, at the latest, on Wednesday, 28 August 201..., for a group of 20. Could you send us some information about the teaching staff and the possible schedule for this course?

I am looking forward to receiving your reply.

Yours faithfully,

Exercise 2

Write a letter to Hi-fashion Garment Ltd,Unit 398, Shek Kip Mei Industrial Estate to ask for their current catalogue.

...

• Dear Sir or Madam,

• Request for Catalogue

• Your company was recommended to me by Ms. Elsie Wong of Far Eastern Logistics. Our African customer is interested in importing a range of printed 100% cotton cloth.

• Could you please send your current catalogue to Rich Lucky Trading Company 345 Nathan Rd, Kowloon, H.K. next week?

• I look forward to hearing from you.

• Yours faithfully

Assignment 1Anh/chị hãy viết thư cho bà B.Kaasen, giám đốc bán hàng

công ty Worldhouse, 231 Florence, Italy theo gợi ý sau:• Qua phòng thương mại VCCI anh/chị biết họ là nhà xuất

khẩu máy móc và thiết bị xây dựng lớn ở Ý.• Cho họ biết rằng phía anh/chị là 1 công ty TNHH chuyên về

xuất nhập khẩu máy móc và thiết bị xây dựng có trụ sở ở Hà Nội.

• Hiện nay phía anh/chị đang có nhu cầu nhập một số gạch men cao cấp nên đề nghị họ gửi cho catalo và báo giá mới nhất về các loại gạch men mà họ có.

• Đề nghị họ báo giá CIF Haiphong. Ta có thể mua nhều nếu giá cạnh tranh và chiết khấu thỏa đáng.

• Anh/ chị có thể thêm các thông tin khác phù hợp với bức thư!

Assignment 1 - AnswerDear B.Kaasen,By the introduction of VCCI, we have known that you are a

large exporter of construction machinery and equipment in Italy. We are a Hanoi based limited company speacialising in importing and exporting construction materials and equipment.

At present, we have a demand for importing a large quantity of high grade ceramics. We, therefore, would like to ask you to send us the latest catalogue and price list for those you can promptly deliver.

Please quote us prices on basic of CIF Hai Phong Port. We may place orders in large quantities if you offer competitive prices and favourable discount terms.

We look forwards to your soon reply.

THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!