SEPTEMBER 2012 BOARD MEETING MINUTES AUSTIN CHAPTER OF THE ASSOCIATION OF LEGAL ADMINISTRATORS 

 September 11, 2012 at 12:00 PM 

Chamberlain McHaney  

 1)  Members  Present:    Chris  Sims, Amanda  Koplos,  Shary Gonzalez,  Tina  Terrian, Ann  Jacobson, 

Elaine  Nielsen,  Chrissie  Eastin,  Karie  Rivkin  (by  telephone),  Andrew Molnau, Michele  Floyd, Debbie Roan (by telephone) and Elaine Burr. 

 Members Not Present:  None 

2)  Approval  of  August  Board  Meeting  Minutes:    The  August  Board  meeting  minutes  were approved and submitted to the Board.   

3)  Treasurer’s Report:  (Elaine N.) – The Chapter checking account balance as of August 31, 2012 is $5,372.87 and  the Money Market account balance  is $44,855.75  for a  total Checking/Savings balance of $50,228.62.   

Some  seminar  income  has  not  yet  been  recorded.  Upcoming  expenses  include  Region  4 Conference expenses and some stipend reimbursements.   

Treasurer’s Notes:   A Balance  Sheet  and  Income  Statement  for  the period ending August 31, 2012 are attached hereto and made a part of these minutes.  (Attachment A) 

4)  Upcoming Due Dates & Responsibilities:  

a. September  15,  File  Chapter  tax  return  –  Elaine Nielsen,  Treasurer.    The  tax  return  is almost ready and it will be filed on Friday, September 14. 

b. September and (early) October website and blog assignments – Debbie Roan will write a Board  meeting  summary;  Ann  Jacobson  will  submit  information  on  the  upcoming Community Connection events; Chrissie Eastin will write a summary of  the September chapter luncheon. 

c. September 30, Submit Minutes to RMT Communications Officer – Elaine Burr, Secretary d. September 30, Submit Educational Summary Report  to RMT Education Officer – Karie 

Rivkin, Chair, Education and Programs. e. October 1, Submit Chapter highlights  for ALA News  to RMT Communications Officer – 

Chris Sims, President. 

ALA Board Meeting Minutes Page 2 of 3

 5)  Upcoming Educational Opportunities  

a. September 19, ALA Webinar – Of Foxes, Hedgehogs and Law Firm Profitability, location to be determined 

b. September 20‐22, ALA Large Firm Principal Administrators Retreat, Miami, FL. c. September 27, Austin Chapter Lunch and Learn with Steve Wingert, President of the 

Association of Legal Administrators, Headliners Club. d. October 4‐6, Region 4 Conference, Denver, CO.  

  

6)  Old Business   

a. Chapter Bylaws have been updated and approved by  the Board.    (Attachment B)   An electronic copy of the amended bylaws will be emailed to the chapter membership and a vote will be taken at the September 27, 2012 chapter meeting. 

b. Consideration  of  business  development  statement  for  general  use  to  identify  and market the Chapter to potential business partners.  Chris delegated this responsibility to  Michele Floyd and the Business Partner Committee. 

c. Newsletter format – The new electronic newsletter is in its final stages.  Debbie Roan is working with the designer on a few remaining cosmetic changes.  Overall, the product is very impressive. 

d. Upcoming  visit  from  Steve Wingert,  president  of  ALA  national  on  September  26‐27.  Chrissie  Eastin  volunteered  to make  reservations  for  a  Board  dinner  with  Steve  on September 26. 

e. Preparation of  turnover  sheet  for  continuity  –  this  is  an  evolving project.    It  involves adding due dates and other reminders in a concise format to aid future Board members. 

f. Downtown  post  office  closing  –  Amanda  followed  up  with  her  offer  to  contact  the Postmaster  regarding  a meeting  to  discuss  the  changes  that  the  closing  of  the  post office will bring.   The postmaster’s  representative declined  the  invitation because  the details are still unknown. 

g. Fidelity bond insurance renewal criteria.  

7)  New Business:  ‐ none   

 8)  Committee Reports are attached and made a part of these minutes (Attachment C) 

 Additional Discussion regarding committee Reports:   Business Partner Committee:  there will be a Business Partner Appreciation event in November on a date not to coincide with the Formula One race week.  Newsletter:  Debbie expects the next issue to go out at the end of October and the last issue of the year to go out during the first week of December.   Debbie asked for all Board members to send her a high resolution professional photo of themselves.   Ann  Jacobson will send pictures 

ALA Board Meeting Minutes Page 3 of 3

and  details  on  the  October  Community  Relations  project  to  Debbie  for  inclusion  on  the newsletter.  Community  Relations  Committee:    The  next  part  of  the  food  drive  was  to  invite  Business Partners to help sort food at the Food Bank on October 27th.  There is a perception that Capital Area  Food  Bank  limits  the  number  of  participants  for  such  events.    Because  the  Business Partners were promised  face  time with chapter members during  this event,  it was decided  to include Business Partners in the AIDS Walk instead.  Salary Survey Committee:  The survey went out yesterday.  Entries must be made by September 28 in order to meet the publication target date of October 5.  Education and Programs Committee:   The Committee will be meeting this week to discuss the November  luncheon, the Holiday party and the Spring Seminar.   There are conflicting dates  in March  that  have  presented  some  challenges.    Ann  Jacobson will  check  on  the  Frost  Tower conference room availability.    Mary  Redmond  has  been  contacted  to  present  at  the  spring  Educational  Seminar.    Budget constraints and  the  search  for an acceptable venue need  to be worked out.   Karie, Chris and Elaine B. will meet off line to discuss the details.   Website Committee – Amanda asked  the Board  to visit  the website and make suggestions  for renaming the “Recent Blog Posts” section. 

  

9)  Open Business ‐ none    

 10)  Announcements & Adjourn   

The meeting was adjourned at 1:30 p.m.    

11)  Next Board Meeting   The October Board Meeting will be held Tuesday, October 9, 2012 at 12 Noon.  Location:  

Bracewell Giuliani LLP Debbie Roan 

111 Congress Ave, Suite 2300 Austin, TX 78701 512‐494‐3605