auditoria tesoreria agosto 2014

8/21/2019 Auditoria Tesoreria Agosto 2014

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§

ACTA DE VALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

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GCI-F0-140-002

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GESTiÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

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Proceso I Auditoría:

Tesoreria

Fecha de la Auditoria: Primera semana de Agosto de 2014

Fecha del Acta: 3 de Octubre de 2014

Asistentes a la reunión:

Luis Eduardo Fajardo. Yolanda Salgado y Mary Luz Muñoz

Auditor:

Yolanda Salgado - OGPA

Objetivo:

E lobjet ivos de laacti vidad de auditor ia esevaluar s ison adecuados los controles que se ident if iquen en el proceso de tesorer ia , que secumpla con lo correspondiente del SIGrespecto a ladocumentación que

soporta e ls i stema en el proceso y evaluar sison efectivos 105 controles respecto a la muestra seleccionada.

Alcance:

De la población obtenida correspondiente al periodo comprendido entre 01-Ene-2014 y 30-jun-2014. se seleccionó una muestra de 24 ordenes de pago causadas.

Temas a t ra tar en la reunión:

1. Los auditores leexplican a los asistentes de la reunión que las observaciones a discuti r corresponden a hal lazgos de auditoria ylu oportunidades de mejora detectados.

2. Los auditores hacen lapresentación de las pruebas de auditonas real izadas en el mes de Agosto de 2014 a los servidores implicados directamente con el area/proceso/actividades auditadas.

3. Los auditores exponen las recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la administración.

4. Los servidores públicos implicados directamente ident if ican y se comprometen a real izar los planes de acción necesarios para prevenir ylo corregir las observaciones generadas producto de las auditorias.

estableciendo las fecha limite de remediación.

1 Observación

Dentro de la descripción de los procedimientos del Tesorería se observa que:

1 GSF-PR-430-001 Recaudo de Caja Princ ipal : Enel numeral 6 Autocontrol se identl fka e lcont ro l de ver if icac ión de t ipo de paciente para obtener e l porcentaje que debe cancelar e l

usuario, sin indicar una tabla de tarifas. Esto también se observa en los numerales 7.2 Flujograma y 7.3 Matriz (Cuadro de act ividades y responsabi lidades). No se observa la

descripción de controles de arqueos de caja. seguridad f isica y manejo del movimiento del efect ivo, def inición de responsabi lidades de los cajeros con su correspondiente

socialización. controles de ausencia temporal de cajero durante su horario de trabajo. información del sistema y modulo en elque se registra la información del paciente. valor pagado.

y demás datos relevantes, especif icación de los controles cuando el recaudo en caja se realice en efectivo. chequeo u otro medio de pago. Estos controles son parcialmente

considerados en el GSF-PR-430-00S Generación de Bolet ines de Movimiento de Fondos Diarios. Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

2.GSF.PR-430-002 Conci li ac ión Bancaria: Enel numeral 1 se in forma que elob je ti vo del procedimiento es comparar los reg is tros de los l ibros de Bancos (Hip6crates) f rente a los

ext ractos bancarios yen el numeral 2 sedefine como alcance todas y cada una de las cuentas bancarias que t iene el Hospi ta l. S in embargo. seobservó que laCuenta Corriente No

450769999829 no t iene relac ionada una cuenta contable de bancos contra laque sereal ice esta Conci li ac ión. Enel numeral 6 Pol it icas de aulocontrol se informa que se rev isan los

saldos de las cuentas bancarias con los módulos de caja y bancos, sin considerarse ladinámica débito y crédito de la cuenta 1110 Depósitos en Insti tuciones Financieras.

Enel numeral 3 se informa que el responsable de laconcil iación es personal de Tesorer ia . cuando este también t iene funciones de manejo de recursos bancarios. loque carece del

control de Segregación de Funciones. Enel numeral 7 .2 F lu jograma seinforma que una vez aprobada laconcil iación bancaria seentrega a larevisoria f isca l que, según indagación al

Sr. Fajardo. actualmente no se realiza esta parte del procedimiento. por lo que no se observan los oficios remisorios y conci liaciones mensuales por parte del Auxil iar Administrativo de

Tesoreria a Revisarla Fiscal. Fecha de aprobaclónrDlclernbre 2011.

3. GSF-PR-430-003 Pago Nomina Planta y Prestación de Servicios: No se observa el control de revisión previo al pago de contar con Certi ficado de Disponibi lidad y de Registro

Presupuestal. y de centar con lacorrespondiente contabi lización de la cuenta por pagar de Nomina y de lacontabi lización de las plani llas de prestación de servicios. Las pol it icas de

autocontrol no informan quién es el responsable de cumpnnas ni la evidencia de su cumpl imiento. ni incluye los controles de revisión de las plani llas de prestación de servicio dado que

se ref iere solamente a los funcionar ios y no a los servidores públi cos por prestac ión de servicios. Esto tampoco es considerado en elnumera l 7 .2 F lu jograma. n ien el numeral 7 .3

Matriz (cuadro de act ividades y responsabil idades). Adicionalmente, en el numeral 8 Registros no se incluyen los registros que se dejan de evidencia de los controles real izados previo

al pago de la plani llas de prestación de servicios. Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

4. GSF-PR-430-004 Informes Entes de Control Contraloria de Bogotá (SIVICOF): Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

5. GSF-PR-430-005 Generación de Bolet ines de Movimiento de Fondos Diarios: Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

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6. GSF-PR-430-006 Cancelación de Cuentas por Pagar Dentro del alcance del procedimiento no se incluyen cuentas por pagar tales como servicios públicos, impuestos, Descuentos

de Nomina y Reintegros. Nose inc luye ninguna pol it ica general de autocontrol . Las cuentas por pagar de servicios públi cos y de impuestos noson inc lu idos en laprogramación de

pagos, ni se describe uncontrol mit igante con elque se asegure su pago oportuno nidonde se especif iquen los controles de radicación, generación de ordenes de pago, aprobaciones

y pago con su respectivo responsable. En el numeral 7.3 Matriz (cuadro de act ividades

responsabil idades) se ident if ica que laprogramación de pagos debe estar aprobada por

Gerente y Subgerente Administrat ivo (ver observación de auditoria 10). También se indica que si la orden de pago t iene código de imputación contable se gira por cuentas causadas,

de locont rario segi ra por otros conceptos, loque deja unvacío de control a ldar laoportunidad de reali zar g iros de cuentas por pagar que nohayan sido contablemente reg is tradas.

Enel subnumera l 6 se ind ica que los cheques deben tener la f i rma de Gerente y Tesorero, pero estas dos servidores no son ident if icadas como responsables s ino elTécnico

Operativo. Falta de inir los controles administrativos

j ur íd icos que sedesarrol len en los casos en que los cheques no sean rec lamados. Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

7. GSF-PR-430-007 Pago de Autol iquidaciones y Aportes Sociales: No se establecen fechas máxima de recepción de las plani llas de autol iquidación salud pensión con sus

respect ivos soportes, n ie l control de cumpl im iento de esta ent rega para asegurar en parte su pago oportuno. La reali zación de laorden de pago esta a cargo de Tesorería quien

además reali za los I tami tes de pago, por lo que seobserva carencia de control de segregación de funciones. Fecha de aprobación: D ic iembre 2011.

1 Observación

8. GSF-PR-430-008 Interface: No hay claridad sobre cual es elobjet ivo del procedimiento ya que solo se establece una act ividad de envio de información a Contabi lidad y Control

Interno sin especif icar para qué se realiza. En el numeral 7,3 Matriz (Cuadro de act ividades y responsabi lidades) se def ine que se envía correo, entre otros, a Control Interno

informando que yase reali zó la in terface para su rev is ión y aprobación, s in tener en cuenta que esta no es nidebe ser función de Control Interno, Fecha de aprobación: D ic iembre

2011.

9. GSF-PR-430-009 Anulación de Cheques: Elf lujograma se encuentra inconcluso. En el numeral 7.1 General idades no se especif ican las principales causas de anulación de

cheques, n ique hacer en cada caso. Nose especjñca el p lan de acción en caso de ident if icar los errores que l leven a anulación de cheques en dias d iferentes a sugeneración y con

anter ioridad a lafecha del g iro. No seespeci fi ca en qué casos se requiere de acta para laanulac ión de los cheques, por e jemplo s icuando se presenta daño en la impresión sedebe

soportar la anulación del cheque con acta (ver observación de auditorial O Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

10. GSF-PR-430-010 Recibo de Caja Manual: En la numeral 7.3 Matriz (cuadro de act ividades

y

responsabil idades) se remite alprocedimiento de facturación manual sin indicar el

código del procedimiento. Solo se consideran pacientes de urgencias y hospitalización facturados. Fecha de aprobación: Diciembre 2011.

En general , los f lujogramas no informan claramente el responsable de las act ividades y controles ni la secuencia de las act ividades y decisiones; En las matrices de act ividades y

responsabil idad no se establecen los riesgos y controles mit igantes del proceso niestán alineados con el Mapa de Riesgos.

1. Diez procedimiento de Tesoreria publicados en la Intranet con fecha de aprobación de Diciembre de 2011.

Criterio

2. Libro 11Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas. Cuenta 1110 Depósitos en Insti tuciones Financieras: . .. Representa el valor de los fondos disponibles depositados

en insti tuciones f inancieras . ..La conltapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1105 - Caja. . .Cuenta 1105 Caja - Dinámica ...

3. Mapa de Riesgos

Tipo de O bservación Oportunidad de mejora

1. Se recomienda revisar y actualizar los procedimientos y demás documentación del proceso, considerando las recomendaciones de auditoria y demás de autocontrol por parte de la

Subgerencia Financiera y Comercial.

2. Se sugiere que se deje el menor numero de procedimientos posibles. detal lando claramente los controles por proceso con sus respect ivos responsables (Cargo) incluyendo et

conírol de segregación de funciones, fechas l imites de entrega de información, estableciendo los f lujogramas completos donde se ident if iquen las act ividades, controles. decisiones

Recomendación

(indicando que hacer siSI y si NO en la decisión). dejando evidencia del cumpl imiento de los controles. documentando la realidad operativa y su amparo normativo, considerando que

laOf ic ina de Control Interno no puede ser parte delos controles del proceso dado que su rol es de evaluación independiente como control decont ro les, art iculando el procedimiento y

el Mapa de Riesgos, yen general teniendo en cuenta las observaciones de auditoria indicadas para decidir las mejoras a realizar en elprocedimiento señalando lafecha de

elaboración, revisión y aprobación indicando Dia-Mes-Año.

Plan de Acción

Este punto corresponde alárea de facturación - Tesorer ia no reali za las facturas -

Fecha de remediación

Responsable de la remediación

2

1.De la muest ra de 24Ordenes de Pago -OP- (F0-400-002), seobserva que fal ta d il igenciar e l nombre y la f i rma de Tesorer ia de las OP: T-120284 a nombre de Biosistemas

Ingenieria medica SAS cheque No 39962-0; T-12-1517 a nombre del Consorcio Obras hospitalarias Cheque No. 39933-5; T12-0256 a nombre de Phameuropea de Colombia Cheque

No. 39987; T-050495 a nombre de Pol imedic Farmacéut ica SA Cheque No 39996; T-120093 a nombre de Biort SACheque No40000; T-0005 a nombre de Sonia Esmeralda Sánchez

Cheque No. 40059; T-020097 a nombre de Organización de imagenología Colombia SA cheque No 40159; T-05-0588 a nombre de Organización Imagenologia Colombia SA Cheque

Observación

No. 40349; T-12-1427 a nombre de Biosistemas Ingenieria medica Ltda. cheque No40390; T-050566 a nombre del Insti tu to medico Idime cheque No67201; T-050581 a nombre de

Organizac ión de Imagenologia Colombia SAcheque No67220; T-052522 a nombre deAmarey Nova medica SA cheque No67377. Deacuerdo con lo informado por e lSr. Luis

Fajardo. Tesoreria no deberia f irmar estas OP realizadas por Cuentas por Pagar, actuatmente solo f irma las OP real izadas en tesorería: Impuestos, Descuentos de Nomina y

Reintegros.

Adicionalmente. la orden de pago T-222 a nombre de Davivienda Cheque NO.39940 no se evidencia la f irma de la Subgerencia Financiera.

1.GSF-PR-430-006 Cancelación Cuentas por Pagar. Act ividad 1.Recibir y verif icar orden de pago. Se verif ica la orden de pago entregada por cuentas por pagar este debidamente

Criterio

tramitada, legal izada y con las f irmas del gerente. subgerente f inanciero. presupuesto y contabi lidad.

2. NTD-SIG 001 :2001. Numeral 5.1. Procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión.

Tipo de Observación

Hallazgo

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1, Se recomienda def inir y documentar en el procedimiento GSF-PR-430-006 Cancelación cuentas por pagar, los responsables de la elaboración, dil igenciamiento y entrega de las

Recomendación

ordenes de pago para cancelación de las obl igaciones tributarias.

2 , Se recomienda ldent iñcar, anali zar, ava luar y valorar los posib les r iesgos que pueda generar a le laborar las ordenes de pago por e l área de Tesorería y a lcarecer de controles de

segregación de funciones.

Plan de Acción

Este documento es un preformato estab lecido, pero no es elaborado por cuentas por pagar,

Cuando se reali zan por cuentas por pagar la f irma de apobación queda en elcheque-

g iro- .



3

Seobserva en el procedimiento GSF-PR-430-006 Cancelación Cuentas por Pagar, que el formato F0-400-001 Orden de Pago que seencuentra a ll í est ipulado no corresponde alque

Obser vación actualmente se es ta utilizando por el ár ea de Cuentas por Pagar , ya que el formato pr eimpreso que se utiliza es F0-400-002 Orden de Pago. El Sr. Fajardo manifiesta que este

formato sedeberia mejorar con elapoyo del Grupo Funcional de Cal idad y elárea de Cuentas por Pagar. quienes son los dueños del d iseño del formato pre-i rnpreso,

Criterio

1,GSF-PR-430-006 Cancelación Cuentas por Pagar.

2, NTD-SIG 001:2001, Numeral 5,1, Procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión.

Tipo de Observación Oportunidad de Mejora

Recomendac ión Se recomi enda actual izar e l p rocedimi en to GSF-PR -430 -006 Cance laci ón cuent as por pagar y l os f onma tos relaci onados .

Plan de Acción No corresponde el ajuste al á rea de Tesorería, se debe realizar por cuentas por pagar en conjunto con el Grupo Funcional de Calidad.



4

1.De la muest ra de 24 cuentas bancarias que están a nombre de Hospi ta l S imón Bol ívar, se evidencia que las conci li ac iones bancarias de las s iguientes cuentas no seencuentran

conci li adas al mes de agosto de 2014:

a. Banco Davivienda Cuenta No. 4507-0005-7133

Observación

b. Banco Davivienda Cuenta No, 4507-0007-3692

c. Banco Davivienda Cuenta No. 4507-0007-2843

d. Banco BBVA Cuenta No. 309950442

2. Se observa que elformato GSF-F0-480-001 Conci liación Bancaria, publicado en la intranet. no se esta uti lizando para realizar las conci liaciones bancarias de las cuentas de

hospital Simón Bolivar,

1,GSF-PR-430-002 Conciliaciones bancarias Actividad 4 Elaborar Conciliación

z.Pian general de la contabi lidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparación en el t iempo, la información reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las

características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la ent idad contable pública, El registro adecuado de los hechos permite

reconocer y revelar a través de los estados contables la situación. los resultados y lacapacidad de servicio o generación de Hujos de fondos de la ent idad contable pública en forma

Criterio confiable, durante el periodo contable,

3.2,Resolución 357 de 2006, Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 2.1.1,3 Registro y ajustes. Act ividad en laque se elaboran los comprobantes de contabi lidad y

se efectúan los registros en los l ibros respect ivos, Corresponde también a la verif icación de la información producida durante las act ividades precedentes del proceso contable, para

corroborar su consistencia y confiabil idad, previo a larevelación en los estados. informes y reportes contables, para determinar así las cif ras sujetas a ajustes y/o reclasif icaciones. los

cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabi lidad Pública,

Tipo de Observación Hallazgo

1.Se recomienda que dentro del cronograma mensual de cierre contable se def inan las fechas, los responsables y las áreas involucradas en el proceso de conci liaciones bancarias.

2.Se recomienda que se revise e ident if iquen las cuentas bancarias inact ivas que están a nombre de HSB, evaluando la necesidad de tramitar la cancelación de ellas, dejando

evidencia de la gestión y de los responsables del proceso,

Recomendación

3, Se recomienda ident if icar. analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no ejecutar elcontrol periódico de conci liación bancarias por personal ajeno a la

función de manejo de recursos de la insti tución, cuyo control de segregación de funciones es importante.

l.

Banco Davivienda Cuenta No, 4507-0005-7133 esta cancelada en agosto -14

Banco Daviv ienda Cuenta No, 4507-0007-3692 secancelo e llO dejunio 2014 (se observo carta de cancelación)

Plan de Acción

Banco Daviv ienda Cuenta No, 4507-0007-2643 secancelo e l15 de mayo de 2014 (se observo carta de cancelación)

Banco BBVA Cuenta No. 309950442

- Se observo conciliación

2.

Documento oficial pertenece a contabilidad

Fecha de remediación Se implementara a partir de abril de 2015


Tecnico Operativo Tesorería

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De la muest ra de 24 conci li ac iones bancarias, seobservo que lacuenta de ahorros No. 4507-0005-7133 del Banco Oaviv ienda que esta a nombre del Hospi ta l S imón Bol ívar. donde

se manejaron los recursos económicos del convenio 873 de 2007 en cuya l iquidación del convenio se reali zó en el mes Septiem bre de 2013, estab leciendo que seencont raban a Paz y

Salvo. Sin embargo, se evidencio que la cuenta de ahorros contaba con un saldo de 56,036,004, que posteriormente fue traslado a la cuenta de ahorros Oavivienda No 450769999852

del Hospi ta l S imón Bol ivar en el mes de Junio de 2014, momento en elque se sol ic it o a lbanco lacancelac ión de lacuenta. La Ora.V ictor ia P ineda informó que este saldo

5 Observac ión corres ponde a recur sos propios del Hospital que fuer on desembolsados de cuentas del Hospital pr evio al r ecibo del gir o d el convenio en la cuenta bancar ia del convenio. El Sr. Fajardo

manif iesta que ent re los encargados de los Convenios en el HSB y el área de Tesorer ia fal ta comunicac ión correspondiente a l manejo de los recursos por convenio, de tal manera que

se pueda dejar trazabi lidad documentada del f lujo de los recursos y solucionar en t iempo real hechos como el enunciado. No se obt iene trazabi lidad documentada del Hujoinicial de

recursos del convenio.

l . Acta de l iquidación convenio interadministrativo 873-2007 del 30 septiembre de 2013.

Criterio

2. GGD-PR-130-004 Desarrollo y seguimiento a convenios act ividad. Numeral 6. Pol it icas Generales de Aulocontrol: Se debe real izar seguimiento f inanciero y administrat ivo a la

ejecución del convenio, segun lo acordado, verif icando elcumpl imiento de los compromisos contractuales. lo que incluye la elaboración del informe y la custodia de soportes en una

carpeta única por convenio.


Hallazgo

1.Se recemienda ident if icar y documentar los procesos y procedimientos donde se de man los controles, t iempos y responsables del proceso de l iquidación de convenios, cancelación

de cuenta de ahorro y t raslado de recursos a laentidad correspondiente. Así mismo, def in ir l as s ituaciones en las que es permi tido que se uti li cen recursos de cuentas diferentes a las

del convenio, ident~icando los controles a que hal la lugar.

Recomendación

2.Se recomienda que se rev isen las cuentas inact ivas que están a nombre de HSB y se tramite la cancelación de ellas, dejando evidencia de laoportuna gestión y de los responsables

del proceso.

3. Se recomienda ident lñcar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al l iquidarse el convenio y no consignar oportunamente los recursos f inancieros a la

secretaria de salud.

1. Los convenios son manejados por Planeación.

Plan de Acción 2. Ya se esta haciendo la revisión de las cuentas inact ivas.

3.

Es responsabil idad del área de planeaclón, ladevolución de los d ineros corresponden solamente a intereses por loque nose considera que exista n ingún r iesgo.

Fecha de remediación Implementado

Responsable de la remediadón

6

I .Se evidencia en laconcil iación bancaria a lmes de jun io de lacuenta de ahorros banco Oaviv ienda No. 4507-6999-9852 que esta a nombre de Hospi ta l S imón Bol ivar, seencuentran

partidas conci li ator ias donde seobserva cheques ent regados a los proveedores con fecha mayor a 6 meses que no han sido cebrados.

Observación

2.Se evidencia que en acta de comité del día 14de Noviembre de 2013 del comité Técnico de sostenibi li dad contable Plan deSalvamento v igencia 2013, e l Sr. Luis Eduardo Fajardo

manifestó que necesitaba ayuda del área dejurídi ca. No seobserva actas o conceptos donde seevidencie e lacompañamiento por parte del área jur id ica para ladepuración de los

cheques pendientes de cobro.

I .Resolucion 357 de 2008. Procedimiento de control interno contable. l Riesgos de índole Contable .Representa la posibil idad de ocurrencia de eventos, tanto Internos como

externos. que t ienen la probabi lidad de afectar o impedir el logro de información contable con las característ icas de conflatnndad, relevancia y comprensibi lidad Elriesgo de indole

contable se materializa cuando los hechos económicos. f inancieros, sociales

y

ambientales nose inc luyan enel proceso contable o, habiendo sido inc lu idos, no cumplan con lo

dispuesto en el régimen de contabi lidad publica.

2.Plan general de lacontabi lidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparación en el t iempo, la información reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las

Criterio

caracterlsticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones. hechos y operaciones de la ent idad contabte pública. Elregistro adecuado de los hechos permite

reconocer y revelar a través de los estados contables la situación, los resultados y l a capacidad de servicio o generac ión de nujos de fondos de laentidad contable públi ca en forma

confiable. durante el periodo contable.

3.Plan de Salvamento Contable 2013 Numeral,O Grupo Funcional de tesorería

4.Art 721 Pago del Cheque dentro de los seis meses siguientes a sufecha de expedic ión. Aún cuando elcheque no hubiere s ido presentado en t iempo, e l l i brado deberé pagar lo s i

t iene fondos suf ic ientes del l ib rador o hacer laofer ta de pago parcial , s iempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a sufecha.


Hallazgo

1.Se recomienda documentar las actas de reunión con elárea de f inanciera donde sedeje documentado los responsables y la fecha para rea li zar e lseguimiento del proceso de

depuración de estos cheques pendientes de cobro.

Recomendación

2.Se recomienda que se documente los procesos y los procedimientos de la trazabi lidad de los cheques entregados y no cobrados, donde se ident if ique los responsables y los

controles

3.Se recomienda ident if icar. analizar. avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no depurar estos t itulas valores que l levan mas de 360 dias y que seencuentra en las

c o n c i li c i o n es n c r i s

Plan de Acción

1.Los super iores a 6 meses seestán anulando.

Fecha de remediación Ya e sta implementado


Luis Eduardo Fajardo

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7

Seobserva que lap lan il la 26100166 correspondiente a lacancelac ión de Riesgos profesionales del mes de mayo de los contrat is tas. se rec ib ió e ld ía 9 dejunio de 2014 generando as;

que esta se cancelara en fecha extemporánea:

cha

de

pago

según

Oec.-eto 1670

de

mayo

de 2007

T@rcer dia

hábil del

Observación

s

F

eh

de

echa

de

NIT

HSB

erntsión

del

recibido

de

Ho a

de

echa

de

Panilla No

varor

800.196,433-9

oficio

T 1i..(e.Uil

recibido

pago

Hora d~ pago

2614Q166 S 24 779 500

04 06 14 06 06 14 09 06 14

03:50:00 PM

09 06 14 04:: 27:ooAM

A l a f echa d ,

spondiente almes de

sep·2014 cuya fecha de vencimiento es elm ismo día las 4:00 pm. Este soporte debería ser enviado por

elárea

de contratación.

1.GSF·PR-430-OO7 Pago de autoliquidaciones

y

aportes sociales Act ividad 1 Recibir plani lla de autol iquidación salud pensión con sus respect ivos soportes.

2.Plan general de la contabi lidad publica. Numeral 126 Para el registro

y

comparación en el t iempo, la infomnación reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las

características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones. hechos y operaciones de la ent idad contable pública. El registro adecuado de los hechos pemnite

reconocer y revelar a t ravés de los estados contables las i tuac ión, los resul tados y la capacidad de servicio o generac ión de f iu jos de fondos de la ent idad contable públi ca en fomna

Criterio

confiable, durante el periodo contable.

3 .Decreto 1670 de mayo de 2007 Art 1 .P lazos para laauto liqu idación yel pago de los aportes a los subsistemas de laProtección Socia l para aportan tes de 200 o más cot izantes.

Quienes deben realizar aportes a los subsistemas de Salud. Pensiones y Riesgos Profesionales del Sistema de Seguridad Social Integral. as; como los destinados al Servicio Nacional

de Aprendizaje. Sena, al Insti tuto Colombiano de Bienestar Famil iar. ICBF ya las Cajas de Compensación Famil iar y a la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y para las

Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales. Oistritales y Municipales, cuyas nóminas de trabajadores act ivos o pensionados contengan 200 o más

cot izantes. efectuarán sus aportes en las fechas que seindican y para el Hospi ta l S imón Bol ívar NIT 800,196,433·9 lecorresponde el tercer día hábil


Hallazgo

1.Se recomienda implementar un calendario

donde sedeje documentado las fechas. los responsables y las áreas involucradas en elproceso decancelac ión deARL para los

contratistas.

2. Se recomienda revisar y coordinar con el área de cal idad la actualización del procedimiento GSF·PR-430-007 pago de autol iquidaciones y aportes sociales que se encuentran

publicados en la intranet

Recomendación

3. Se recomienda documentar revisar el control del t ramite y seguimiento a lacancelación de la seguridad social ARL para contrat istas def iniendo si dentro de los controles se

evidencia las fechas

y

los responsables del proceso para la cancelación de las plani llas de ARP

4. Se recomienda ident if icar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no cancelar laARL de los contrat istas en las fechas establecidas de acuerdo con la

normatividad vigente

Plan de A cción El r etardo en la f echa es o bligación de c ontratación.

El área de tesorería esta seguimiento para el pago oportuno

y

se ha mejora la fecha de pago.

Fecha de remediación Ya e sta implementado

Responsable de la remedlación


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8

Para el pago de las obl igac iones t ributarias remit idas por e l área de contabi li dad, no seobserva laorden de pago dil igenciada por cuentas por pagar s ino por e l área de tesorería ,

igualmente los soportes no están f irmados niaprobados por la gerencia, subgerente f inanciero y contador Ej. Relación de retenciones practicadas, formularios presentados ante la

OIAN

r e c+ve de

veoctro eovo

según FO' fTluilr io

CaS@tnd

echa

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Hora

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presentado

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f' ecepclón

OIAN

en las

Observación

OeCf eto

de contabilidad

iIrea

de

fechas

Hor~

de

Impuesto Me

2972 2013

a t '~ 'r_

tE Orerla establecidas presentac.ón

Retención

ta

fuente

En@:ro

13 02 14 13 02 14 11: 35AM 13 02 14

11.:26 AM

Febrero

13 03 14 13 03 14 11: 36AM 13 03 14

1109AM

marzo

10 04 14 10 04 14 08: 45AM

10 04 14

01:50PM

abn

13 05 14 12 05 14 04:26 PM

No•• cb•• NO. ob.••,.....

lTlayo

12 06 14

11 06 14

03:1.5 PM

NaoS ab•• ,.......

No •.• ob. ,.....

Jvn.o

10 07 14 10 07 14 lO:45AM

o • • ob•• rv

Na•• aba •• •

1.GSF-PR-491-001 Revisión de lacturas. Act ividad 4 Imprimir orden de pago

2. Decreto 2972 del 20 de diciembre de 2013. Estableció los lugares y los plazos para la presentación de las declaraciones tributarias

3. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Intemo Contable CGN:. . .Oeben documentarse las pol it ices demás práct icas contables que sehan implementado en el ente

Criterio

púbtico que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible

4. Resolucion 357 de 2008. Procedimiento de control intemo contable. l.4. Riesgos de rndoteContable. Representa la posibil idad de ocurrencia de eventos, tanto internos como

externos, que t ienen la probabi lidad de afectar o impedir el logro de información contable con las característ icas de conliabil idad, relevancia y comprensibi lidad. Elriesgo de índole

contable se materializa cuando los hechos económicos, f inancieros, sociales y ambientales no se incluyan en et proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con lo

dispuesto en el régimen de contabi lidad publica.

Tipo de O bservación Oportunidad de mejora

t .Se recomienda establecer un cronograma donde se deje evidenciado la fecha del vencimiento, los responsables de la entrega de la inlormación y los controles que deben ejercer

para el pago de los impuestos

Recomendación

2.Se recomienda que los soportes vengan aprobados por los responsables del proceso y que los formularios se encuentren diligenciados y presentados ante la OIAN como mecanismo

de control al proceso del pago de obl igaciones tributarias

3, Se recomienda ident if icar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar al no tener la documentación completa, aprobada por los funcionarios competentes.

Plan de Acción

Se observo la documentacion con f irma del Tesorero, Subgerente y Gerente


N/A

Responsable de la remedlación

9 Observación

Enla programación degi ros de mayo de 2014 emi tida por la Subgerencia F inanciera y Comercial , seobserva que no seencuentra f irmada por l ider del área e igualmente se

evidencia que para los proveedores Camargo Campero Jorge Ricardo y Servicio de Colombia Ltda. los valores a girar se encuentran con enmendaduras.

El Sr. Fajardo informa que la realidad operat iva del proceso de revisión y aprobación de pagos funciona así : Personal de cuentas por pagar t raen las cuentas por pagar que el

Subgerente Financiero les ind ique que están para giro, {no sedeja evidencia de aprobación] . Luego el Sr Fajado rev isa que que laorden de pago -OP • tenga el mismo valor de la

factura cuente con la entrada a almacén

y

que tenga la supervisión del contrato

y

que anexe elcont ra to , yaque nohay archivo general donde seevidencie e lcont ra to . Se rev isa que

tenga la imputación contable y la imputación presupuestal y los certi ficación presupuestal, con las f irma de gerenle f inanciero, contador y jefe de presupuesto y de quien elabora laOp,

~ OP t iene un numero al f i na.1h is tóri co que es unconsecut ivo de cuentas causadas que coloca a mano Contabi li dad, con el cual Tesorería l lama lafactura en Hip6crates para poder

cancelar. Encaso de no sal ir I nformación de la OP, se l lama a contabi li dad para informar y que se regis tre la información para poder proceder a l pago. A l quedar grabado elpago en

el s is tema, se le informa en laOrden de Pago sele coloca el numero de cheque y sel leva lagerencia para rev is ión contra la mat ri z de pagos donde ver if ican los valores, proveedores,

y factura y autoriza con su f irma en el cheque, para completar las dos f irmas minimas incluyendo ladel Tesorero.

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1.GSF·PR·430·006 Cancelación cuentas por pagar Act ividad 4 Programar pagos y cuadro de cuentas por pagar aprobado gerenle y subgerente administrat ivo.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN:. . .Deben documentarse las pol it icas y demás prácticas contables que se han implementado en elente

público y que están en procura de lograr una información confiable. relevante y comprensible . .

Entre otras. son práct icas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información def ininva, métodos de depreciación apl icados, vidas úti les

apl icables, periodos de amort ización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, t ipos decomprobantes uti lizados, fechas de publicación o exhibición de información contable,

periodos de actualización de valores, forma de conservar l ibros y demás soportes contables, l ibros auxil iares considerados como necesarios en la ent idad, forma de elaborar las notas

a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la Contaduria General de la Nación (CGN), criterios de ident if icación, clasHicación, medición, registro y

Criterio ajustes, e laboración,

y

análi si s e interpretac ión de los estados contables y demás informes, asi como larespuesta a las consultas formuladas a laCGN. .

También deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrol lar las act ividades contables en los entes públicos, asi como lacorrespondiente asignación

de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.

Los manuales que se elaboren deben permanecer actua li zados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósi to de informar adecuadamente a

sus usuarios directos . .

En ningún caso las pol it icas internas y demás práct icas contables de las ent idades públicas estarán en contravia de lodispuesto en el Régimen de Contabi lidad Pública.

Objet ivos de control intemo contable: . . .f .Administrar los riesgos de indole contable de la ent idad a f in de preservar la conf iabi lidad, relevancia y comprensibil idad de la información

como producto del proceso contable . .. .


Hallazgo

1.Se recomienda actualizar y documentar el procedimiento GSF·PR·430·006 Cancelación cuentas por pagar, donde se def ina claramente los responsables de la autorización de los

pagos a proveedores

2. Enla actua li zación del procedimiento del Proceso Cancelación Cuentas por pagar, serecomienda que sedeje documentado la programación de pagos donde es estab lezca el

cumpl imiento minimo de requisi tos que esta información debe tener con la f inal idad de asegurar lacal idad de la información de entrada al proceso.

Recomendación

3. En laactualización del procedimiento del Proceso Cancelación de Cuentas por pagar, se recomienda def inir la trazabi lidad de la cancelación de las obl igaciones mediante la

def in ic ión un cronograma de programación de pagos donde se def inan las f irmas de los responsables del proceso

4. Se recomienda ident if icar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por no tener la programación de pagos fechada, f irmada y aprobada por los

responsables del proceso.

Plan de Acción

No hay documentación formalizada por cal idad, el documento es provisional mientras se aprueba por parte de la Gerencia.

Luego seprepara laorden de pago que debe ser

aprobada por la Gerencia.


N/A


10

No seevidencia comunicado emi tido por e lárea de contabi li dad, donde se ind ique que las p lani ll as de pago de los contrat is tas sedeben debitar de lacuenta contable 24255308, para

Observación

lav idencia 2014. E lSr. Fajardo manifestó que por correo elect rónico sehabia enviado dicho comunicado, se puedo observar que en elcorreo enviado eld ia 18de marzo de 2014,

por e l señor Nelson Pérez del área de contabi li dad, manifestó que seestaba contabi li zando las p lani ll as en el rubro de vigencia del 2013. Por loanterior sesoli ci to a tesorer ia rea li zar

los ajustes y t rasladar e l saldo a lacuenta de lav igencia 2014, pero no sedejo documentado el numero de cuenta para el pago de las p lani ll as.

1.GSF·PR-430·003 Pago de Nomina Planta y prestación de servicios

Criterio

2.Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 2.1.1.2 Clasi ficación Act ividad en la que, de acuerdo con las característ icas del hecho,

t ransacción u operación sedetermina en forma cronológica su clasi fi cación conceptua l según elcata logo General de cuentas. Enesta act iv idad sedebe evaluar que el hecho

f inanciero, económico, soc ia l y ambiental a reg is trar cumpla con todos los e lementos que leson propicios a lacuenta enla cual sec las if ica.


Hallazgo

1. Se recomienda que las plani llas de los contratistas

estén

revisadas y firmadas

por los responsables del proceso y se anexe eldocumento fuente dela causación en el programa

Hipócrates

2. Se recomienda actualizar el procedimiento GSF·PR-430·003 Pago de orruna Planta y prestación deSeiVlcios, donde se evidencie y se def inan las f irmas de los responsables del

proceso de cancelación de plani llas por prestación de servicios

3.Se recomienda def in ir y documentar en el procedimiento del Proceso Pago de prestac ión de servicios los requisi tos mín imos que deben cumpl ir para lacancelac ión de plani ll as de

Recomendación

contratistas

4. Se recomienda ident if icar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar alcancelar1as las plani llas de los contrat istas sin estar causadas y aprobadas por los

responsables del proceso

5, En la actualización del procedimiento del Proceso de Cuentas por pagar, se recomienda def inir la trazabi lidad de las transacciones mediante ladef inición del f lujo de información

estableciendo el cronograma periódico de entrega de información de tal forma que haya sincronización entre la información recibida, procesada y entregada al proceso de Tesoreria

para pago, o a lproceso que corresponda, todo dentro del corte de mes a contabi li zar,

Plan de Acción

Se reali zó la rec lasi fi cación. Los encargados de autor izar lacuenta de regis tra es el área de contabi li dad. Se esta rea li zando larevisión de f irma y aprobación de todos las plani llas.

Fecha de remedlación Ya esta implementado



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1.De la descripción del Mapa de Riesgo se observa que cuenta el Proceso de Sostenibi lidad Financiera cuenta con 21 riesgos ident if icados, del que los controles relacionados no

Observación

def ine elcargo del responsable de cada control sino áreas.

2. E lúnico r iesgos en elque relac iona alárea deTesoreria es Causación inoportuna dentro del modulo de contabi li dad para el pago de impuestos en los términos estab lecidos .

1.Ley 87 de 1993. Art. 2. Objet ivos del Control lntemo: (a) Proteger los recursos de la organiz.ación, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. (f)

Def inir y apl icar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregirlas desviaciones que se presenten en laorganización y que puedan afectar el logro de los objet ivos.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable. Numeral 3.16. Cierre Contable: De acuerdo con el Régimen de Contabi lidad Pública, las ent idades contables

públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrat ivo que conlleven a uncierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos f inancieros.

económicos. sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesoreria y presupuesto, recibo a satístacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de

Criterio

inventario de bienes, legal ización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, ant icipes a contrat istas y proveedores, conci liaciones, verif icación de operaciones reciprocas, ajustes

por provisiones, depreciaciones, amort izaciones. sentencias y conci liaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial , los l ímites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las

cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, apl icando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabi lidad Pública.

3. Guia para la Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la ent idad que incluyen: laejecución presupuestal , la elaboración de los estados f inancieros, los pagos, manejos

de excedentes de tesorería y e lmanejo sobre los b ienes.

Objet ivos de la administración del Riesgo: . Proteger los recursos del Estado.

Tipo de Observación Hallazgo

Se recomienda que segest ionen los r iesgos que se puedan presentar en elproceso de Tesorer ia , s iendo documentada esta información enel Mapa de Riesgos. Por e jemplo los

riesgos a considerar estarian relacionados con: Desvío de recursos por fraude f inanciero; Registro de ingresos y/o egresos en un periodo diferente al cierre contable alque

corresponden: Concentración de funciones; No tener def inidos los cargos que revisan, autorizan y aprueban desembolsos; Realizar pagos sin dejar evidencia de revisión de las

Recomendación

aprobaciones minimas; Inexact itud y/o inoportunidad en la presentación y pago de impuestos y retenciones de impuestos; Inexact itud en laverif icación previa de la información

necesaria para realizar pagos; Contar con cuentas bancarias inact ivas; Contar con cuentas bancarias sin lacorrespondiente cuenta contable; Perdida de Información; No tener

documentado el procedimiento de acuerdo con los l ineamientos de Control Interno Contable; No tener documentado el procedimiento donde se establezcan los plazos para recibir

información cuyo pago t iene def inidas fechas l imite que puedan generar multas que se traduzcan en detrimento patrimonial ; etc.

Plan de Acción

La ident if icac ión de r iegos corresponde alárea de Cal idad - E l r iego asociado a Tesorería no hace referencia a causadón sino a pago inoportuno pero dependiendo de otras áreas.

Fecha de remediación N/A

Responsable de la remediadón

Los siguientes f irman en señal de rev is ión, compromiso y aprobación de loconten ido en elacta:

Firma del Dueño del Proceso

Los siguientes f irman en señal de entrega de los resultados de la auditoria:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

P ág in a 8 dc 8

auditoria tesoreria agosto 2014

Documents