Audience  Engagement  Proposal  For  the  Center  for  Performing  and  Visual  Arts    

at  Sonoma  State  University            

       

                                       All  research  and  planning  done  by:  Primitivo  PR  Student-­‐Run  Public  Relations  Firm  at  Sonoma  State  University  External  PR  team  Led  by  Frances  Telles  

 

 

 

2  

Table  of  Content      

Executive  Summary               3  Situational  analysis               3  Swot  analysis                   4  Campaign  plan                 5-­‐8  Campaign  timeline               9  Evaluation  plan                 10  

                                                   

 

 

3  

Executive  Summary    

As  a  team  at  Primitivo  Public  Relations,  Student-­‐  Run  Public  Relations  firm  at  Sonoma  State  University,  we  have  conducted  research  on  students’  views  of  the  current  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  at  Sonoma  State  University.  After  conducting  research  on  over  900  students  we  have  created  this  proposal  to  provide  insight  and  various  strategies  to  implement  that  we  believe  would  achieve  the  goal.  Our  goal  is  to  increase  the  number  of  students  in  attendance  at  student  performances  and  art  galleries  that  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  at  Sonoma  State  University  oversee  and  create  a  campus  culture  of  familiarity  with  these  entities.    

This  proposal  outlines  the  entirety  of  the  potential  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  have  to  provide  students  at  Sonoma  State  University.  According  to  research  we  conducted  about  students  and  their  relationships  with  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  during  the  fall  of  2014,  we  have  concluded  that  students  enjoy  being  with  their  friends  on  the  weekend  and  would  like  to  see  more  engaging  content.  Due  to  the  fact  that  ticket  prices  for  student  performances  and  galleries  is  already  free,  we  need  to  appeal  to  things  all  college  students  enjoy  incentives  and  creative  advertisement.  

The  freshmen  class  is  an  easy  public  to  target  all  at  once  due  to  the  fact  that  they  are  all  grouped  together  in  one  place  at  Summer  Orientation.  Using  this  to  our  advantage,  we  can  appeal  to  their  eagerness  to  get  involved  and  familiarize  themselves  with  campus.  

With  social  media  gaining  rapid  popularity  and  access  to  many  students  at  Sonoma  State,  it  is  vital  to  take  advantage  of  the  relationship  you  can  build  to  benefit  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts.  Fortunately,  you  have  the  power  to  share  information  and  make  it  accessible  to  everyone.  Providing  interactive  social  media  platforms,  storytelling  via  videos  and  using  other  SSU  Communications  entities  to  our  advantage  we  can  engage  students  and  create  a  campus  culture  of  being  familiar  with  the  Arts.  

We  are  confident  that  with  the  right  plans  of  action,  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  can  create  an  institution  that  values  the  importance  of  arts  in  the  lives  of  students.  Increasing  attendance  at  all  student-­‐based  performances  and  galleries  can  help  create  a  natural  Arts  environment  at  Sonoma  State  that  will  encourage  currently  enrolled  and  prospective  students  to  attend  on  campus  Arts  events.        

 

 

4  

Situational  Analysis    

After  completing  research  on  Sonoma  State  students  to  understand  their  current  relationship  with  the  Center  of  Performing  Arts  and  Visual  Arts,  we  have  concluded  that  students  are  interested  in  student  performances  and  galleries  but  are  uninformed,  uninterested  or  unmotivated  to  attend  the  free  events.  The  following  SWOT  analysis  will  highlight  where  the  current  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  is  at  and  what  the  future  holds  for  the  programs  that  will  ensue.    SWOT  Analysis    Strengths  • All  student-­‐based  events  are  free  • Arts  are  good  for  overall  growth  as  a  

young  adult  • Entertainment/  Something  to  do  in  

free  time  • Are  put  on  by  students  for  students  • Posters  for  advertisements  according  

to  research  people  are  appealed  to  • Teachers  offering  extra  credit  or  

requirements  to  attend  programs  put  on  by  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  

Weaknesses  • Not  enough  active  and  creative  

advertisements  so  people  do  not  know  they  are  going  on  

• No  knowledge  of  IRA  fee  that  makes  performances  and  galleries  free  

• No  incentives  to  go  to  performances  and  galleries  (e.g.  food)    

• Not  modern  content  that  people  have  heard  of  

• At  inconvenient  times  or  days  • Performances  are  too  long  • No  social  media  presence    

Opportunities  • Create  an  inclusive  campus  

community  interested  in  the  Arts  • Integrating  class  requirements  with  

the  arts  • Thriving  Arts  community  that  

connects  people  that  attend  Sonoma  State  

• Creating  a  well-­‐known  school  for  the  Arts  that  can  bring  in  prospective  students  and  acclamations    

• Increase  student  involvement  on  campus  

• Having  student-­‐based  performances  and  galleries  that  are  modern  and  appealing  to  students  

 

Threats  • Not  appealing  to  what  students  like  • Students  not  finding  importance  in  

the  Arts  • Investing  money  and  time  into  

Audience  Engagement  and  students  still  not  interested  

• Students  not  enjoying  performances  and  galleries  they  go  to  and  therefore  do  not  go  back  

 

 

 

5  

 Campaign  Plan    Overall  Goal:    To  increase  the  number  of  students  in  attendance  at  student  performances  and  galleries  that  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  at  Sonoma  State  University  and  create  a  campus  culture  of  familiarity  with  these  entities.      Objective  1:    Create  initiatives  and  better  advertisements  to  currently  enrolled  Sonoma  State  University  students  to  create  a  campus  culture  of  attending  student  performances  and  galleries.      Strategy:  Like  stated  above  in  the  previous  strategy,  Sonoma  State  University  students  have  access  to  attend  all  student-­‐based  performances  and  galleries  for  free.  Unfortunately,  75%  of  the  surveyed  students  in  a  Fall  2014  survey  do  not  know  that  they  can  attend  the  performances  for  free  included  in  their  IRA  (Instructionally  Related  Activities  Fee).  Also,  Sonoma  State  University  students  often  feel  there  is  nothing  to  do  on  campus  in  their  free  time  but  they’re  often  not  aware  of  the  many  things  to  do  on  campus.    Student-­‐based  performances  and  galleries  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  put  together  offer  an  abundance  of  events  every  week  for  students  to  attend.  In  the  Fall  2014  survey,  we  also  learned  that  80%  of  students  “Hangout  with  their  friends,”  on  the  weekend.  To  appeal  to  this  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  should  create  initiatives  that  involve  going  to  performances  and  galleries  as  friends.  To  increase  the  overall  audience  attendance  of  Sonoma  State  students  at  student  based  performances  and  galleries,  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  need  to  appeal  to  what  the  students  want  and  use  effective  ways  of  advertisement  to  get  them  there.    Tactic  1:  The  first  campaign  to  incentivize  students  to  attend  free  student  based  performances  and  galleries  is  the  “Bring  a  Friend,”  campaign.  This  campaign  will  encourage  students  to  go  to  a  performance  because  they  will  be  able  to  bring  a  friend  from  outside  Sonoma  State  that  would  normally  have  to  pay  for  a  ticket.  This  campaign  will  need  to  be  known  to  all  students  through  more  than  word  of  mouth  and  posters.  Having  this  incentive  announced  in  all  GE  courses  that  are  in  the  Arts,  department  is  a  good  start.  Also  having  representatives  of  the  Theater  department  go  into  AS  meetings,  club  and  organizations  meetings,  and  residential  staff  meetings  to  spread  the  word  about  this  opportunity.    

 

 

6  

Tactic  2:  Creative  advertisement  will  be  key  in  getting  students  interested  in  the  Performing  and  Visual  Arts  departments  at  Sonoma  State.  For  example,  potential  strategies  might  include,  having  performers  walk  around  campus  in  costume  acting  as  their  characters  will  entice  students  to  want  to  attend  shows.  Also  having  students  perform  music  in  the  Student  Center  during  finals  will  be  a  good  way  for  student  musicians  to  showcase  their  talents.  To  advertise  dance  there  could  be  a  “Mystery  Button,”  in  the  middle  of  campus.  If  a  student  goes  up  and  presses  the  button  music  starts  to  play  and  dancers  who  were  blending  in  with  the  crowd  begin  to  dance  as  if  they  were  in  a  flash  mob.  These  creative  advertisement  techniques  could  bring  students  to  all  of  the  different  types  of  entertainment  opportunities  Sonoma  State  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  departments  have  to  offer.    Tactic  3:  Once  students  attend  these  performances  our  goal  is  to  keep  them  coming  back.  In  order  to  make  them  feel  welcomed  and  satisfied  with  their  entertainment  at  the  end  of  the  night  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  can  provide  incentives  to  entice  students,  like  having  a  raffle  for  a  prize.  It  could  be  anything  to  get  money  towards  books  for  school  to  an  iPad.  Having  opportunity  to  win  something  makes  students  feel  like  they  are  welcomed.      Objective  2:    Make  awareness  of  student  performances  and  galleries  at  Sonoma  State  better  known  to  students,  especially  freshmen.    Strategy:    All  student-­‐based  performances  and  galleries  put  on  by  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  at  Sonoma  State  University  are  free  of  charge  to  all  students.  We  feel  spreading  this  knowledge  to  students  would  be  the  first  step  to  get  them  to  come  to  shows.  Most  freshmen  are  eager  to  get  involved  and  try  new  things  on  campus  to  get  to  know  the  university  better.  By  appealing  to  the  freshmen  students  unfamiliarity  to  student  performances  and  galleries  there  is  a  better  chance  of  getting  students  to  come  to  these  events.  Also,  Summer  Orientation  is  an  opportunity  to  have  all  freshmen  in  one  place  and  engage  them.  The  Go  Play  video  is  a  good  start  to  get  them  more  familiar  with  what  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  department  has  to  offer  them.  Using  Summer  Orientation  to  our  advantage  and  remembering  that  most  freshmen  live  on  campus  we  can  spread  awareness  of  all  the  Center  for  Performing  and  Visual  Arts  at  Sonoma  State  University  has  to  offer  to  the  students  here.      Tactic  1:  By  appealing  to  freshmen  Sonoma  State  University  students  we  have  the  opportunity  to  influence  their  choices.  In  addition  to  the  “Go  Play”  video  at  Summer  Orientation,  there  needs  to  be  other  ways  for  students  to  see  the  venues  for  the  

 

 

7  

Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts.  The  Student  Activities  office  puts  on  a  scavenger  hunt  to  familiarize  the  freshmen  students  with  the  Sonoma  State  campus.  Incorporating  the  Entertainment  venues  on  campus  into  this  scavenger  hunt  would  be  a  great  opportunity  for  students  to  see  where  to  go  if  they  choose  to  attend  shows,  performances  or  galleries.    Tactic  2:  According  to  our  research  conducted  in  Fall  2014,  45%  of  the  almost  600  students  who  had  previously  attended  a  student  performance  or  gallery  went  because  they  were  satisfying  a  requirement  or  receiving  extra  credit  for  a  class.  Going  through  with  the  integrated  art  programs  being  developed  right  now  and  gearing  them  towards  freshmen  year  programs  will  be  a  good  opportunity  to  get  students  familiar  with  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  program.  Tactic  3:  For  students  who  live  on  campus  they  are  separated  into  cohorts.  By  teaming  up  with  the  Residential  Life  team  and  encouraging  CSA’s  to  bring  their  students  to  student  performances  or  galleries  this  would  be  a  good  opportunity  to  bring  freshmen  to  these  entertainment  events  with  their  roommates  and  friends.  Incentivizing  these  CSA’s  to  create  their  programs  surrounding  student  performances  or  galleries  would  be  a  good  way  to  create  positive  relationships  that  will  keep  them  coming  back.  An  incentive  could  be  a  pizza  party,  a  drawing  into  a  raffle,  etc.      Objective  3:    Use  social  media  and  other  forms  of  new  media  to  engage  Sonoma  State  University  students  and  create  a  positive  image  for  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts,  geared  toward  students,  for  students.      Strategy:    Sonoma  State  University  students  are  active  on  the  Internet  and  on  social  media.  This  is  an  almost  free  and  effective  mechanism  to  have  access  the  mass  amounts  of  students  who  actively  use  social  media.  Although  social  media  is  an  effective  way  to  access  students,  using  other  forms  of  new  media  like  videos  and  radio  advertisements,  can  make  the  student  based  performances  and  galleries  more  appealing  to  students  at  Sonoma  State.      Tactic  1:  With  social  media  platforms,  you  can  advertise  all  student  based  performances  and  galleries  from  the  start  of  the  projects  to  the  end.  With  the  social  media  platform  you  can  create  events  students  can  invite  their  friends  to  and  promote  ads  that  have  important  information  on  how  to  attend  student  based  performances  and  galleries.    Tactic  2:  Creating  a  mini-­‐documentary  series  of  the  students  involved  in  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  is  a  great  way  for  students  to  connect  with  the  

 

 

8  

students  who  perform  and  create  art  at  Sonoma  State.  Highlighting  actors,  musicians,  artists,  and  etc.  can  help  create  an  emotional  connection  and  general  interest  in  the  performances  and  galleries  that  are  available  at  Sonoma  State  University.  This  mini-­‐  documentary  series  can  use  Sonoma  State  students  to  showcase  their  filming  talents  as  well.  To  find  students  to  film  this  series  you  can  create  a  contest  for  students  to  submit  their  mini-­‐  documentaries.  The  winner  will  then  be  able  to  film  the  rest  of  the  series  for  a  stipend.    Tactic  3:  There  are  many  programs  at  Sonoma  State  whose  services  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  department  can  take  advantage  of.  The  student-­‐  run  radio  station  KSUN  has  air  space  that  does  not  get  used.  Setting  a  block  of  time  aside  each  week  for  music  performed  by  Sonoma  State  students  would  be  a  low  cost  way  to  provide  students  with  access  to  the  talent  Sonoma  State  students  possess.  Also  the  Center  for  Performing  Arts  and  Visual  Arts  can  purchase  ad  space  to  advertise  student  plays,  performances,  galleries,  etc.  at  Sonoma  State.                                                        

 

 

9  

Evaluation  Plan       Evaluation  for  this  Audience  Engagement  Proposal  can  be  gauged  in  multiple  ways.  Obvious  ways  is  through  the  increase  of  student  ticket  sales  and  student  attendance  at  student  performances  and  art  galleries  that  are  put  on  but  the  Center  of  Performing  Arts  and  Visual  Arts.    Another  option  of  evaluation  is  through  a  survey  sent  out  to  students  asking  of  their  opinions  on  the  implantation  of  plans  this  proposal  implemented.