%ao/tctín f/orooo/ - instituto nacional de defensa civil .../mjc3/fil... · que. de conformidad...

"%ao/tctín f/orooo/No 216 -2013 - INDECI08 de Agosto 2O13

VISTOS: el Memorándum No 1836-2013-lNDECu6.2 del 05JU1.2013, sus

antecedentes, y;

CONSIDERANDO:

Que. de conformidad con lo dispuesto por la Ley N'29664 - Ley que crea el

sistema Nacional de Gest¡ón del R¡esgo de Desastres (SINAGERD), el Instituto Nacional de

Defensa c¡vil - lNDEcl, es un organismo público ejecutor, adscrito a la Pfesidencia del

Consejo de M¡nistros - PCM, conformante del S¡stema Nacional de GestiÓn del Riesgo de

Desasires - SINAGERD, responsable técnico de coordinar, facilitar, y supervisar la formulación

e imDlementación de la Politica Nacional de GestiÓn del Riesgo de Desastres en los procesos

de preparación, respuesta y rehabilitac¡Ón;

Que, conforme lo establece el artículo 23o del Reglamento de OrganlzaciÓn y

Funciones del lNDEC|, aprobado por Decreto supremo No 043-2013-PCM, la Of¡cina General

de Adm¡n¡stración es el órgano de apoyo, que depende de ¡a Alta Dirección, encargado de lagestión Adm¡nistrativa, Logíst¡ca, y financiera de la entidad;

Que, los literales a), y d) del artículo 24o del Reglamento citado en el párrafo

precedente, señala que la oficina General de AdministraciÓn, tiene entre otras funciones,

ásesorar a la Alta Dirección, la organización, conducción y política a seguir en mater¡a de lagest¡ón de los recursos humanos, contabilidad, logística, tesoreria y servic¡os generales. del

lNDgct; así como Administrar los procesos de contrataciones, almacenamiento, custod¡a, y

distribución de bienes y servicios del lNDECI, toda vez que dicho dispositivo enmarca las

competencias del INDECI;

Que, mediante el Memorándum de Vistos, el Jefe (e) de la Oficina General de

Adm¡nistración. ha propuesto la Directiva "Normas para la Toma del Inventar¡o Físico de

Existencias en los Almacenes del INDECI al 30 de Jun¡o de 2013", la cual tiene como objet¡vo

establecer las normas, procedimientos y responsabilidades para la verif¡cación fÍsica de

existenc¡as, en todos los almacenes, así como otras áreas de custod¡a temporal de INDECI a

nivel nacional;

eue asimismo la presente Direct¡va tiene como final¡dad, ver¡f¡car la ex¡stenc¡a

física de los bienes en almacén al 30 de Junio del 2013, consultar la existencia real de los

bienes almacenados, aprec¡ar su estado de conservac¡Ón y las condiciones de Seguridad; asÍ

como comoarar las ex¡stencias reales con los saldos registrados en el S¡stema de Almacenes

a la fecha establecida; y determinar las acc¡ones correctivas adm¡nistrativas y los aiustes

contables correspondientes;

De conformidad con la Ley No 29664, su Reglamento aprobado por el DecretoSupremo N" 048-2011-PCM, Resolución Jefatural No 335-90-INAP/DNA que aprueba ellvlanual de Adm¡nistración de Almacenes para el Sector Público Nacional, y en uso de lasatribuciones conferidas en el Reglamento de Organización y Funciones del lNDEC|, aprobadopor Decreto N" 043-2013-PCM;

Con la visación de la Secretar¡a General, de la Oficina General de AsesoríaJurÍdica, y de la Ofic¡na General de Administración;

SE RESUELVE:

' , -:t. , \. Artículo 1".- Aprobar la Directiva N" Wcl -2013-lNDEcl/6.4 "Normas para la

/.' /,. \l iLToma del Inventario Físico de Existencias en los Almacenes del INDECI al 30 de Junio de

i #* I 2013", que en dieciséis (16) folios y once ('11) Anexos, forman parte ¡ntegrante de la presente,\ ff-, I Resolución.

Artículo 2".- Encargar a la Secretaría General en coordinación con la OficinaGeneral de Tecnologías de la Informac¡ón y Comun¡caciones, la publ¡cación de la presenteResolución Jefatural, así como el texto de la Directiva "Normas para la Toma del Inventar¡oFís¡co de Existencias en los Almacenes del INDECI al 30 de Jun¡o de 2013" en la lntranet y enel Portal Instituc¡onal de la Entidad (www. indeci.qob. pe), aprobados a través del presenteResolutivo.

Artículo 3'.- Disooner que la Secretaría General inqrese la DresenteResolución en el ArchivoGeneral, a la Oficina Genasi como. su dlsfibución víapara conocimiento y fines

y remita copia autenticada por Fedatar¡o a la Secretariade Asesoría Jurídica, y a Ia Oficina General de Administración,

las demás Unidades Orgánicas del lNDEC|,

comuniq arcn tvese

deDlnstituto N Civil

iónoe

I

a-

INDECI

NORMAS PARA LA TOMA DEL ¡NVENTARIO FISICO DEEXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECIAL 30

DE JUNIO 2013

INVENTARIO JUN-2013 Pág¡na 1

ICONTENIDO

NORMAS PARA LA TOMA OEL INVENTARIO FíS|CO DE EXISTENCIA EN LOSALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2013,

l!-- A z: Comisión de Coordinación y Supervisión ............................ 10r ''- ' 6.3.2. Equipos de Inventariadores.. ..................... 10

6.4. DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA\el rruvenrRnro ....................... ............................... r.1

6.6.2. Reconteo............ ............. 12

6.6.3. Tercer Conteo... .............. 13

7' CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO. .136,8. PROCESAMJENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS....... 14

6.8.1. Proceso de Digitación y Control de Calidad ........................ 14

6.8.2. Valorización del Inventario.... .................... 14

6.8.3. Listado de productos defectuosos - Reporte de Estado del Bien................. 14

6.8.4. Listado de artículos con saldo cero.........,.......... ...,.............. 15

6.9. RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DEEX|srENc|AS ................................ 1s

6,,I0. RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES OSOBRANTES ................................. 16

INVENTARIO JUN.2O13 Página 2

q

ANEXO NO 1 RELACION DE ALMACENES A INVENTARIARSE ,.........,,...........................77

ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 3010612013.............................,.. 23

No 5.1 TNVENTARTO FTSTCO BIENES DE CONSUMO.............................................24

ANEXO

ANEXO

ANEXO

NO 5,2 INVENTARIO FISICO BIENES DE AYUDA HUMANITARIA......,...,..,,.......25

No 6.'1 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS (sobrantes) ........................... 26

No 6.1 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS (faltante) ............. .................27

NEXO N'7.I LISTADO DE EXISTENCIA VALORIZADO.. .................... 28

NEXO NO 7,2 FORMATO DE CONCILIACION Y VALORIZACION DE INVENTARIO.....29

ANEXO NO 8 MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIF. DE DIFEREN.....30

ANEXO No I REPORTE DEL ESTADO DEL BIEN ...................... ..............31

ANEXO No 10 LISTADO DE ARTTCULOS CON SALDO CERO.............................................32

ANEXO NO 11.1 KARDEX SISTEMATIZADO EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN

CONSUMO......... ...............................33

EXO NO 11.2 KARDEX SISTEMATIZADO EXISTENCÍAS VALORADAS DE ALMACEN.

BIENES DE AYUDA HUMANITARIA ........... 34

INVENTARIO JUN-2013 Página 3

'11

NORMAS PARA LA TOMA OEL INVENTARIO FíSICO DE EXISTENCIA EN LOSALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2013.

I. OBJETO

II. FINALIDAD

III. BASE LEGAL

IV. ALCANCE

V. RESPONSABILIDAD

VI. NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO.

6.I. ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

6.1 .1. Fecha de inicio y término6.'t .2. Ordenamiento de existencias6.1.3. Colocación de las tarjetas de control del inventario - TCI y Presencia

física de responsables.6.1.4. Precauciones con productos defectuosos6.1.5. Precauciones con los proveedores6.1.6. Precauciones con los usuarios

6.2. DEL TIPO Y METODO DEL INVENTARIO6.2.1. Tioo de Inventario: MASIVO6.2.2. Método de Inventario: AL BARRER

6.3. DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO6.3.1. Comisión de Coordinaclón y SupervisiÓn

6.3.1.1. lntegrantes de la Comisión6.3.1.2. Funciones esDecificas6.3.1.3. Precauciones con los agentes de seguridad

6.3.2. Equ¡pos de Inventariadores6.3.2.1. Equipos de Conteo6.3.2.2. Representantes de la Oficina de Control Interno (OCl).

DE LOS MATERIALES A SUMINISTMR A LOS EQUIPOS DE CONTEOPARA LA TOMA DEL INVENTARIO

CORTE DOCUMENTARIO6.5.1. Descripción del procedimiento

6.6. DE LA TOMA DEL INVENTARIO F|SICO

6.4.

o. c.

INVENTARIO JUN-2013

6.6.1. Conteo6.6.2. Reconteo6.6.3. Tercer Conteo

6.7. CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DELINVENTARIO.

6.7.1 .Ingresos y Salidas por emergencia de Almacén con fecha posterior a latoma de lnventario.

6.8. PROCESA¡/IENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIOProceso de digitación y Control de CalidadValorización del ¡nventario.Listado de bienes defectuosos.

Listado de artículos con saldo cero.

6.9. RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DEEXISTENCIAS.

6.10. RESULTADO DEL INVENTARIO . DIFERENCIAS POR FALTANTES O

SOBRANTES LISTADO

6.8.1.6.8.2.6.8.3.6.8.4.

ffii\w/

VII. ANEXOS

ANEXO 1 :

ANEXO 2 :

ANEXO 3

ANEXO 4

ANEXO 5

ANEXO 6

ANEXO 7

RELACION DE ALMACENES A INVENTARIARSE.

MODELO DE TARJETAS NUMERADAS A UTILIZAR.2.1 . Conteo,2.2. Reconteoz.J. I ercer uonleo.

MODELO DE CORTE DOCUMENTARIO.

MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FÍSICO AL 30/06/2013.

MODELO DE INVENTARIO FISICO AL 30/06/2013.5.1 BIENES DE CONSUMO5.2 BIENES DE AYUDA HUMANITARIA (APOYO SOCIAL)

IVODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES YACTA DE TERMINO DEL INVENTARIO F|SICO.6.1 Formato sustento de diferencias por ¡nventario (sobrantes)6.2 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)

MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO.7.1 L¡stado de existencias valorizado.7.2 Formalo de conciliación y valorización del inventario.


ANEXO 8

ANEXO 9ANEXO,IO

ANEXO 11

MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACIONDE DIFERENCIAS.REPORTE DE ESTADO DEL BIENLISTADO DE ARTICULOS CON SALDO CERO

KARDEX SISTEMATIZADO. EXISTENCIAS VALORADAS DEALMACEN1 1.1 Kardex Sistematizado - Existencias Valoradas de Almacén

Consumo11 .2 Kardex Sistematizado - Existencias Valoradas de Almacén

Ayuda Humanitar¡a


,rl

NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOSALMACENES OEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2013

OBJETO

Establecer las normas, proced¡mientos y responsabilidades para la verificaciónfísica de existencias, en todos los almacenes, así como otras áreas de custodiaTemooral de INDECI a nivel nacional.

FINALIDAD

Verificar Ia existencia física de los bienes en almacén al 30 de Junio del 2013.Consultar la existencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado deconservación y las condiciones de seguridad.

C. Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema deAlmacenes a la fecha establecida.

D. Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contablescorresoondientes.

III. BASE LEGAL

il.

A.B.

A,

B.

Ley No 29664 que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo deDesastres ISINAGERD).Decreto Supremo No 048-201 1-PCM aprobó el Reglamento de Ia Ley No 29664que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres(SINAGERD).Decreto Supremo N'043-2013-PCM, que aprueba el nuevo Reglamento deOrganización y Funciones del INDEC.Resolución Jefatural No 1 15-80 INAP/PDA, que aprueba las Normas Generalesdel Sistema de Abastecimiento. ¡Resolución Jefatural N" 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual deAdministración de Almacenes para el Sector Público Nacional. ,Resolución de Contraloría N' 320-2006-CG, que aprueba las "Normas deControl Interno"

c.

D.

F.

E.

tv. ALCANCE

Las normas de la presente Directiva son de aplicación de todos los almacenes y

áreas de custod¡a temporal de existencias, de las dependencias de INDECI que sedetallan en el Anexo No 1 .

RESPONSABILIDAD

En forma conjunta son responsables directos desde su ¡nicio hastatodo el proceso los funcionarios siguientes:

término de


A.

B.

D.

El Jefe de la Oficina General de Administración, quien d¡spondrá la ejecución ysupervisión del proceso.La Jefa de la Oficina de Logística qu¡en dispondrá el apoyo y asesoramienlonecesario para la correcta aplicación de la presente D¡rectiva.El Almacén General, las Direcciones Desconcentradas del lNDEC|, lasrespectivas Comisiones de Coordinación y Supervisión que se anotan en el

numeral 6.3.1Las Comisiones de Inventariadores, quienes realizarán las actividades deToma de Inventario Físico de las Existencias.

VI. NORMAS GENERALES PARA LATOMA DE INVENTARIO

6.1. ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

6.1 .1 La fecha fijada para la toma de Inventario será establecida por Ia

Oficina General de Administración en coordinación con la oficina deLogística.

La Oficina General de Administración, dispondrá con la debidaanticipación que los responsables del Almacen General y de losAlmacenes de las Direcciones Desconcentradas, ordenen lasexislencias o bienes, los mismos que deberán estar almacenadosen un ambiente, exclusivamente dedicado a ese fin (seguro), losque deberán estar agrupados por código, descripción, unidad demedida y fecha de vencimiento del producto, para fac¡litar la tomade inventario.

Asimismo, se deberán asegurar que antes del in¡cio del Inventario,se efectúe el cierre de los saldos que se registren en las Tar¡etas deControl Visible por el Jefe de Almacén con su firma respectiva demanera obligatoria reemplazándolas por las Tarjetas de Control deInventario que estarán pre-impresas para su ubicación respectiva enel anaouel o posición de cada artículo, culminado el ordenam¡ento yantes de Iniciar el Inventario FÍsico se deben retirar las Tarjetas deControl V¡sible (bind-card), pasando a custodia del Inventariadormientras se realiza el proceso de Inventario, quien deberá de igualforma proceder a firmar y sellar la totalidad de Tarjetas de ControlVisible, incluidas las que presentan saldo cero (0).

La Tarjeta de Control de Inventario (TCl) será presentada en un (01)

formato: CONTEO, RECONTEO Y TERCER CONTEO. (Se adjuntaModelo Anexo No 2),

En el caso del Almacén General el Jefe, y en el caso de las

Direcciones de la Dirección Desconcentrada el Director, deberábrindar las facilidades para que el Inventariador efectúeadecuadamente la toma de Inventario Físico de existencias bajoresponsab¡¡idad, así como disponer que el encargado de Almacén y

o. t.¿

6.1.3


6.1.4

e¡ Administrador (donde éste exrsta) estén presentes en la toma deInventario Físico, debiendo prever contar con personal de apoyoque colabore con el proceso de estiba, carga, traslado, acomodoque sea necesario para una adecuada toma de lnventario de lasex¡stenc¡as, bajo responsabilidad. En los casos donde no existaAdministrador deberá estar presente el D¡rector de la DirecciónDesconcentrada.

Los productos defectuosos (vencidos, deteriorados o dañados) pord¡versas causas se colocarán en anaqueles o espacios físicosseparados, debidamente ordenados y clasificados, para facilitar latoma de inventario.

La Ofic¡na de Logística, tomará las previsiones necesarias para queen las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregasde mercadería. Si en caso esos días coincidan con calendarios deentregas estipuladas en contratos u órdenes de compra, se lescomunicará que el plazo queda automáticamente postergado hastael siguiente primer día hábil, "salvo casos excepcionales, señaladosen el numeral 6.7".

Solamente se recibirán bienes de los proveedores hasta dos (02)días hábiles antes del inicio del inventar¡o.

La Oficina de Logística comunicara por escrito a las áreas usuariasque deberán requerir sus necesidades con anticipación, para serdespachadas por los almacenes hasta dos(02) días hábiles antesdel ¡nicio del ¡nventar¡o. Adicionalmente, los almacenes colocaranavisos o rótulos en lugares visibles, en los que se comun¡que a lasdependencias usuarias el día o días que permanecerán cerradospor efectos de inventario, a fin de que en los días de la toma delinventario no haya movimientos en los almacenes.

6.1 .5

6.1.6

6.2. DEL TIPO Y I\4ETODO DEL INVENTARIO

6.2.1 El tipo de inventario será 'MASIVO", es decir, incluye todos los

bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema, por

tratarse de un Inventario Físico General de Existencias; por lo tantolas operaciones del almacén se cerrarán los días, que se real¡ce el

¡nventario fís¡co.

6.2.2 El método a aplicarse para la toma del inventar¡o será "AL

BARRER', es decir, se procederá a efectuar el inventarioempezando por un punto determinado del almacén, teniendocuidado de no saltarse ningún medio de almacenamiento, hastacubrir todo el almacén, tomando en cuenta la siguiente información:- Códiso (SIGA MEF)- Descripción.- Unidad de Medida.

INVENTARIO JUN-2013 Página I

.-.

:

Cantidad de Productos en buen estado.Cantidad de Productos defectuosos.Se consignará el llenado de la información por:

-Número de Lote.Fecha de Vencimiento o expiración del producto.

6.3. DE LA ORGANIZACION PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO

6.3.1 . Comisión de Coordinación y Supervisión

El Jefe de La Oficina General de Administración, Preside la

Comisión, responsable del Inventario físico y que las normas de lapresente Directiva se cumplan.La Jefa de la Oficina de Logística, quien dará todas las facilidades yapoyo necesano.

6.3.1.1. Integrantes de la Comisión

Sede Central

. Preside la Comisión la persona designada por Ia Comisión deCoordinación y Supervisión, quien suscribirá las actas ydocumentación pertinente en el proceso de inventar¡o.

. El Jefe o encargado de Almacén suscribirá las actas ydocumentación pert¡nente en el proceso de inventarlo-

En las Direcciones Desconcentradas del INDECI

. En las Direcciones Desconcentradas del lNDECl, preside la

Comisión el Director de la Dirección Desconcentrada de¡

lNDECl, quien suscribirá las actas y documentación pertinente

en el proceso de inventar¡o.

. EI Administrador de cada Dirección Desconcentrada del

INDECI quien suscribirá las actas y documentación pert¡nenteen el proceso de inventario.

o El encargado de Almacén suscribirá las actas y documentac¡Ónpertinente en el proceso de inventario.

6.3.1 .2 Funciones Específicas

La Comisión de Inventario, es la responsable de la Toma delInventar¡o Físico de Existencias, de organizarla, de verificar que secumpla la presente Directiva, destgnar los Equipos deInventariadores, recepcionar y suscribir en señal de conformidad los

Reportes del lnventario, así como dictar instrucciones de detalle que

se requieran según lo indicado, en los Anexos adiuntos. La

INVENTARIO JUN.2O13

Comisión de Coordinación y Supervisión deberá constituirsemediante Acta de Instalación orocediendo a conformar la Comisiónde Inventariadores.

6.3.1 .3. El Jefe del Almacén General v el Director de cadaDirección Desconcentrada tomará todas las prev¡siones encoordinación con los agentes de seguridad para que durante latoma del inventario, permanezcan vigilados los puntos deacceso al almacén y cerradas las puertas en las horas dedescanso del equ¡po. El propósito es cautelar que no ingresen oretiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventariodurante los días que dure el proceso.

6.3.2. Eou¡oos de Inventariadores.Los equipos de toma de inventarios estarán conformados por laspersonas seleccionadas para tal fin.

6.3.2.1 . Equipos de ConteoLa Comisión de Coordinación y Supervisión designarágrupos de trabajo para la toma de inventar¡o en cada uno delos almacenes.

6.3.2.2. Representante de la Oficina de Aud¡toría Interna:Quien participará en calidad de observador, para evaluar lacorrecta aplicación de los procedimientos establecidos en lapresente D¡rectiva, debiendo en el acto informar a laComisión de cualquier anomalía que aprecie durante laejecución de su labor; a fin que se disponga la aplicacióninmediata de las acciones correctivas que correspondan.

6.4, DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LATOMA DEL INVENTARIO

Los equipos encargados de la Toma de Inventar¡o serán dotados o tendránacceso a medios adecuados para su labor, que les perm¡ta certificar lasunidades de medida, de cada uno de los bienes que están verificando.

A cada equipo se le proporcionará los stguientes materiales:La Presente DirectivaUn lislado de bienes con las unidades de medida, codificación, valoresunitarios y otros necesario para conocimiento. (Generado a través delstGA-MEF)Tarjetas de Control de Inventarios (TCl) (Anexo 2) en blanco cuando seanecesario, para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figurenen el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cant¡dad de lotes ainventariar.

INVENTARIO JUN-2013

6.5. CORTEDOCUMENTARIO

6.5.1. Descripción del procedimiento

El corte documentario es la interrupción del flujo de documentossobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almacén a unafecha determinada, en sincronización con la interrupción de registrosen el sistema de almacenes y en la inmovilización de las existenc¡as.De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los reg¡stroscontables deben ser iguales, debiendo estar al día los movimientosde ingresos y salidas.

La Comisión de Inventariadores como responsable de la toma delinventar¡o de cada almacén, será la encargada del inicio de la tomadel inventar¡o físico, del reg¡stro de la siguiente información:. El último número de documento registrado por ítems sea PIA o

PECOSA ut¡l¡zados al 30 de Junio del 2013 por cada ítem.. El formato de Corte Documentario (Anexo 3) deberá adjuntar

fotocopia de los documentos registrados respectivamente.

6.6. DE LA TOMA DEL INVENTARIO F|SICO

6.6.1 . Conteo

El integrante de la com¡sión de Inventario (lnventariador) será el encargadode notar en la 'TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCl)" -CONTEO (según Anexo 2) observando que cada tarjeta corresponda alartículo a inventariar, la cantidad y fecha de vencimiento.

En el formato de Conteo (Anexo 2.1), cada inventariador debe reg¡strar susNombres y Apellidos asÍ como fecha y hora en que se desarrollan d¡chosprocedimientos. Asimismo, dicho formato no debe contener anotaciones oenmendaduras.

Al finalizar el conteo de un bien cada una de las tarjetas de control deinventario será firmada por las personas que inventariaron dicho bien luegoserá retirada.

Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCl),estas deberán procesarse con el objeto de emitir el reg¡strocorresoondiente.

La Oficina de Logística emitirá y proveerá a cada DirecciónDesconcentrada de Tarietas de Control de Inventario (TCl) para suutilizac¡ón.


¡-

V¡

6.6.2. ReconteoEste proceso se efectuará en et caso que el responsable del almacén noesté de acuerdo con el resultado del conieo.

J:n!l? elm:sm9 esquema que et de CONTEO, según numerat 6.6.1.trn et.rormato de.Reconteo (Anexo 2.2), cada invéntariador debe registrarsus Nombres y Apellidos así como fecha y hora "n frá "" desarrollandichos procedimientos. Asimlsmo, dicho formato no debe conteneranotactones o enmendaduras.

6.6.3. Tercer Conteo

Este proceso solo se efectuará en el caso que el responsabte del almacénno esté de acuerdo con el resultado del conteo y ,"áontáo. Esta actividadseJá efectuada nuevamente pero con Ia participaóión J"-un, p"r"on" O" t"Oficina de Logística, para el caso de Limá y Oe'rn" p"isonu oe la DirecciónDesconcentrada, en calidad de test¡go, tas cuales seian JJslgnaoas por etJefe de la Oficina de LogÍstica y el Director de la O¡ieccián óesconcentradarespect¡vamente y participará de la suscripción de la ñoja de trabajocorrespondiente.

En el formato de Tercer conteo (Anexo 2.3), cada inventanador deberegrstrar sus..Nombres y Apellidos asi como 'tec¡tá y n-or"

"n qr" ,"desarrollan dichos procedimientos. Asimismo, d¡cho formato no debecontener anotaciones o enmendaduras.

6.7. CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DELINVENTARIO.

9..7.1 lngresos y Salidas de Almacén durante la Toma de lnvenrano:si se adoptan correctamente ras precauc¡ones señaradas en er Numerar 6,1ACCIONES PREVIAS A LA ToMA DEL IÑ'EÑiÁñió rIs|co, ."mrnimizarán los. casos excepcionales; sin embargo, si por razones deemergencia el almacén inventariado tuviera que reálizar inqresos o retrrosde materiales, o ese movimiento ocurr¡era en'las tec¡,as esiaOleciOas parael inventario (Julio 2013); se procederá de la siguiente rn"n"i",

a) Salidas del almacén de artículos inventariados._ Todas ¡as salidas dealmacén de existenc¡as inventariadas, deberán tener su respectivodocumento (Acta y Guía de Remisión).

b) Salidas de almacén de artículos aun no ¡nventar¡ados._ En estos casostambién deberán salir con documentos fechados, pero se deberáadjuntar una cop¡a der documento en el anaquer de dbnde se retiró elproducto. Al momento de la toma de Inventario, a la cant¡oad física sele agregará la cantidad despachada, tomando not" J"f documento(Acta y Guía de Remis¡ón) antes descrjto. ferm¡nanOo et Inventar¡o,esos documentos serán registrados como salidas en la fecha


\{,

-lr

correspondiente a la toma del inventario físico diferenciando a queperiodo corresponden los despachos realizados por el Almacén.

6.7.2 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia, deberánser separados, rotulados y no deberán ser inventar¡ados.

6.7.3 Los bienes que se encuentran s¡n la documentación de or¡gen a suingreso, o aparezcan bienes de procedencia desconocida, deberánser inventariados en el Sistema. Para la determinación del valorreferencial de ser necesario la Comisión de Inventario solicitará laconformación de una Comisión de Valorización.

6.8. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS.

6.8.1 . Proceso de Digitación y Control de Calidad

El proceso de d¡gitación del contenido de las tarjetas de Control deInventario será responsabilidad del Inventariador, desarrollándose en formasimultánea o consecutiva con la toma de inventario.

El proceso de registro e impresión se realizará en dos etapas:

a) En el Modulo del SIGA MEF ALMACENES, Inventario Físico tantopara Bienes de Consumo y Bienes de Ayuda Humanitar¡a (ApoyoSocial), los cuales corresponden a los anexos 5.1 y 5.2.

b) El regisfo e impresión de los Anexos 6.1, 6.2, 7.1 y 7.2, sercalizatá en el reporte EXCEL diseñado para tal fin (Conciliación deinventario). La ¡nformac¡ón será exportada del SIGA.

Una vez verificada la información consignada en el referido modulo, ellnventariador validará la información y cerrará el resultado del inventariofísico, acción a partir de la cual no podrá ser modificada, procediendo a laemis¡ón de los reportes y suscnpc¡ón de los mismos así como la suscripcióndel Acta de lnventario corresDondiente.

6.8.2. Valorización del Inventano

La valorización de existencias tiene por finalidad determ¡nar el monto enmoneda nacional de los bienes en los almacenes. El método a emplearseserá el de COSTO PROMEDIO. La valuación deberá ser efectuadaautomáticamente, tomando como precio unitario el mantenido por elS¡stema de Almacenes o Kardex Valorado. El valor total de cada ítemresultará de la multiplicación de la cantidad inventariada por el referidoprecio unitario.

6.8.3. Listado de productos defectuosos - Reporte de Estado del Bien

Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados,vencidos, deteriorados), de acuerdo al ingreso de información se emit¡rá un

INVENTARIO JUN-2013

6.9.

listado con la relación de las existencias en esta condición, (Anexo N'9)"Reporte de estado del Bien" el que permitirá al Director de la DirecciónDesconcentrada gestionar los expedientes con la documentaciónsustentatoria que corresponda, tales como Informes Sanitarios y/o InformesTécnicos, los que serán elevados a la Oficina General de Administraciónpara los fines del inic¡o de las acciones de baja que correspondan, según lodetallado en el Manual de Administración de Almacenes para el SectorPublico Nacional, aprobado con Resolución Jefatural N" 335-90-INAP/DNA,del 25.07.90.

6.8.4. Listado de artículos con saldo cero

Corresponde a todos aquellos artículos que hayan tenido mov¡mientodurante el año y que hayan sido consumidos en su totalidad. (Anexo N' l0)El inventariador debe asegurarse de cerrar los saldos de todas las Tarjetasde Control Visible con la firma y rubrica de él y del Jefe de Almacén, así elsaldo sea igual a cero (0).

RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICODE EXISTENCIAS.

" Los resultados se oficializan, concretan, presentan, expresan mediante losdocumentos siguienles:

1. Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ¡ngresos ysalidas. (Anexo 3)

2. Acta de lnventario. (Anexo 4)3. Listados de productos en stock por Dirección Desconcentrada

valorizado. (Anexo 7.1 )4. Reporte Consolidado Conciliac¡ón de Inventarios. (Anexo 7.2)5. Listado de productos defectuosos - Reporte del Estado del Bien. (Anexo

e)6. Listado de artículos con saldo cero. (Anexo l0)7. Kardex Sistematizado-Existencia Valorado de Almacén emitido por el

SIGA MEF. (Anexo 11)

Los Documentos serán firmados por la Comisión de Coordinación ySupervisión según corresponda, encargados de Almacén, así como por losInventariadores y serán remitidos al Presidente de la Comisión deCoordinación y Supervisión de Inventario de Existencias (Oficina Generalde Administración de la Sede Central- Oficina de Logística).

En el caso de determinarse faltantes y/o sobrantes en el reporte deconciliación de Inventarios, el inventariador emitirá el memorando derequerimiento de justificación de dichas diferencias (Anexo 8) en la cual sele otorgará el plazo para su descargo y se adjuntará el reporte de sobrantes(Anexo 6.1) y/o faltantes (Anexo 6.2), según corresponda.

La distribución de los documentos con los resultados de los inventariosserá la siguiente:


- Original para la Oficina General de Administración, con conoc¡m¡ento dela Ofic¡na de Logística.- Copia para el Área de Adminiskación de cada Dirección

Desconcentrada y para el Jefe del Almacén Genera¡- Copia para cada Almacén ¡nventariado.

L.a. verificación de que se cumpla este proceso, es responsab¡lidad de laOficina General de Administración, así cómo Oe cada DirecciónDesconcentrada del lNDECl.

6.10. RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES OSOBRANTES.

una vez co¡clu¡da la etapa de procesamiento de la Información señalada en elNumerar 6-8, ros encargados o responsabres de ros Armacenes a nrver nacionar,deberán efectuar en forma inmediata ros sustentos respectivos por d¡ferencias enras existencias encontradas en er presente Inventario Físico, a fin de estabrecerlos trámites administrat¡vos a que ñubiera lugar bajo responsaoiridad; er sustentoy las medidas deben constar en un Informé en originai que será remitido a laOfic¡na General de Adminisfación de la Sede Centrai_Of¡c¡na de Loqistica.

El Inventariador en er caso que ra conciriación de ¡nventarios refrejara diferenciasemitirá el memorando de soric¡tud de justif¡cac¡ón de diferencias fiéicas, oirigio- alDirector de la Dirección Desconcentrada correspondiente y ar Jefe der ArmacénGeneral, adjuntando los reportes pertinentes ,"gln

"n""o ñ" Oa.

Los informes de ras comisiones de ¡nventario por fartantes y sobranres seránevaiuados por la Oficina General de Administra;ión-Oficina d! Logística, y losalustes se efectuarán a través del Sistema de Almacenes SIGA MEÉ, . "árg'o

Julas Direcc¡ones Desconcentradas der iNDECT y er Jefe der Ármacén Generai, conla autorizac¡ón de ¡a Of¡cina General de Administración.

!"_"_^i:l:."1": conlabtes de-ajustes por fattantes serán efectuados por ta Oficina deuonraotttdad de ta Sede Central,. según el documento que sustente el origen delfaltante como resultado de la invéstigación efectuada por tos encargados oresponsables de Ios almacenes a nivel nac¡onal. La Oficina Genlral deAdministración-oficina de Logística, dará de baja ros materares de acuerdo alresultado (merma, robo, detjrjoro u otro), con "1

¡niorr" '

"orrespondtente y laResolución autoritat¡va.

Los .asientos_ co¡tables por sobrantes, se sustentarán en la Nota de Entrada(NEA) o el Pedido Interno de Almacén (plA) al almacén que se confeccione

oportunamente.

El informe final en original será remitido a la oficina Generar de Administración_of¡cina de Logística, por er pres¡dente de cada comisión de coordinac¡ón ySupervisión.


RELACION DE ALMACENES A INVENTARIARSE

ANEXO NO 1

ALMACEN NACIONAL DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

NO

ALMACEN NACIONALDE LA DIRECCION

DESCONCENTRADA DE:PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD

1 PIURA PIURA PIURA PIURA

LA LIBERTAD TRUJILLO TRUJILLO TRUJILLO

3 AMAZONAS BAGUA BAGUA BAGUA/l ICA ICA tcA rcA

5 AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA

o PUNO PUNO PUNO PUNO

7 TACNA TACNA TACNA TACNA

8 CUSCO CUSCO at tcan CUSCO

I SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO BANDA DE SHILCAYO

'10 L\JIf E I \-,' MAYNAS IQUITOS IQUITOS

11 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO

12 LIMA CALLAO CALLAO CALLAO

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z

INDECIDEFENSA CIVIL

ANEXO N'2

2,I CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

CANT PROD. BUENOS

INVENTARIADORNombres, apellidos Y linna

Fecha:Hora:

CANT TOTAL

JEFE DE ALMACENNombres, aPellidos Y firma

EEEE

N" TARJETA:

CODIGO:

ALMACEN:

LINIDAD DE MEDIDA:

DESCRTPCION:

LOTE

EEEE

FECHA VENC.

EECANT. PROD, DEFEC

EE

ffiaciones enmend adu ras'

INVENTARIO JUN-2013

INDECIDEFENSA CIVIL

ANEXO NO 2

2.3 TERCER CONTEO

CONTROL DE INVENTARIO

LOTE

EEEEE

FECHA VENC.

EEEECANT TOTAL

CANT. PROD. DEFEC.

EEL]E

CANT PROD. BUENOS

EEEEINVENTARIADORNombres, apellidos y firma

Fecha:Hora :

JEFE DE ALMACENNombres, apellidos y firma

N" TARJETA:

CODIGO:

ALMACEN:

UNIDAD DE MEDIDA:

DESCRIPCION:

Este formato no debe contener anotaciones enmendaduras.

INVENTARIO JUN-2013

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2Q3 r¡r

s¡to en

a."r,fieron p.or concluida la Toma Física de Inventafio de Existencias al 30 de Junio de 2013, con los fesultados,u qpe se adjuntan en los respeclivos formalos y hojas de trabajo:

rNst tTtrTo \,rc¡oll/\L Dt: DUFDNSA (:tV ,

COMISION DE INVDN'TARIOS

En la ciudad de ...................,instalaciones pertenecientes

¡ Neas. pias. Pecosas

I L Tarjetas de Control:

. KARDEX SISTEMATIZADO. Tarjetas BIND CARD. Stock de Existencias

Director de la Dirección Desconcentrat¡a

Jefe de Al¡¡acen

ANEXO N'4

ACTA DE INVENTARIO FISICO Df, EXTSTENCIAS A L 3010612073

del 2,013, reunidos en las

foliosfoliosfolios

? i: ,,uroJ us udu¿rJu:l:- l. Tarjetas de Conteo

2. corte Dqcumentar¡o (Anexo 2) folios

3. Listado de ¡*"niurt ¡ir¡"., ¡ienes Consumo lil:xl 3],, fil::4. y Bienes de Ayuda Humanitaria iAnexo:.2¡ folios

ffi)íFormato de sustento de diferencias (Anexo ó.1i folios

Listado de Existencias Valorizado (Anexo 6 2) folios

conciriación de Inventario (Anexo 7 1) foiios

Repore de Estado der Bien (Anexo 7 2) folios

Listado de artícuros con sardo cero (Anexo 9) folios(Anexo t0) folios

Además' se adjunta ras resDectivas copias de ros úrtimos documentos füente y de ras tarjetas de contror,debidamente visadas por el Ádministrador y Jefe de Atmacén, ."rp""ii"ur*r".10. Documentos Fuente

Dando fe de lo actuado y consignado en la presenle ActaeJemptares originales en señal de conformidad, dejandoenmendaduras ni añadiduras.

de (. . ..) folios,constancia que

foliosfoliosfolios

se suscribe ¡aésta ha sido

mrsma enelaborada

dossin

Administrador

INVENTARIO JUN-2013

Inventariador

Página 22

=la3z*o .É(J .3 r?r¡J REo Ego

=:l¡J :=z úi t!g-o5o5,olJ-

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ANEXO NO 8

A

ASUNTO

MEMORANDUM N" - 2013- lNDECl/Comis¡ón lnventa¡¡o

Direclor de la Dirección Desconcentrada

Just¡f¡cación de Diferencias Físicas de Inventario de Existenc¡as

REFERENCIA:

FECHA

Tengo el agrado de dirigirme a usted para comun¡carle que como resultado de la Toma deInventar¡o Físico de Ex¡stenc¡as al 30 de Jun¡o del 2013, efectuado en las instalac¡ones de laDirección Desconcentrada .......a su cargo, se ha determ¡nado D¡ferenciasFísicas determinándose Sobrantes/Faltantes en los ítems que se detallan en el formato adjunto,razón oor la cual se le solicita rem¡t¡r a la Com¡s¡ón de Inventar¡o, un informe técnicodebidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables, bajo responsabilidad, para laevaluación resoect¡va.

Así mismo, comunico a usled que los referidos b¡enes quedarán ¡nmovilizados hasta que se

-l,fRd lLT""gnil"* ajuste correspondiente, lo que comunico para que se sirva tomar las medidas

lt\á\'' \ W" /ij se aoiunta anexo correspondiente.\ t/W Atentamente

lnventariador

cc, Comisión de Inventario

v"L,"

INVENTARIO JUN-2013

zUJ

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i¡l rfl\.o

a

lnst¡tuto Nac¡onal de Defensa C¡vil

Com¡té de Inventar¡os

Anexo 10

Reporte de Articulos al 30/06/2013 con Stock Cero

Codigo Descripcion del Articulo Unidad Gantidad

----t.-.

Administrador

ffiResoonsable de Almacén

F.óe: $/ry20ü]Hor.: lt05

ltdnt to. t

Alñ.dn : ALMACEN G€NERAI

Destlno dé Uro : Consumo

Anero I l,lExtstEf{cras vAlonAoas oE Au¡t^cÉ]{

Año:20U

Sub AIñ.cén : AUI¡IACEN GENERAI. CALLAO

Dcldc : 01{1-mü| H.f. : :10{5-2olt

Oclo.Entrada¡

BANDEJA DE ACRILICO PARA ESCRITORIO DE

MATCA 1 SIN MARCA

0v0v2013 lNv.lNrc.

3v0u2013 PECOSA

2ol02l2013 PECOSA

21/02/20!3 PECOSA

29/oV2o13 PECOSA

0s/03/2013 P€COSA

28103/2013 PECOSA

Cta. Cble:48 15.13333

450

00o0

1,301,050,102726.4

000000

615

17

2754

03

43

41

5

4t

34332A

48000000

Unidad tJso: UNIOAO

0 726.4 15.133333

4SA 681 15.133333

60,53 620.47 15.133333

45,4 575.07 15.133333

60.53 514.54 15.133333

15.13 499.41 15.133333

75,67 423.74 15.133333

2048 7264

to

.:rech.; 30/06/2013tlora: U:28Pá8in.: 1d.1

Almacén:AIMACÉ GENÉRAI

O€rtino d€ Uso: Apoyo soc¡al

aN€xo 11.2

EXI5TENCIAs VATORADAs DE AT¡'ACÉÍ{

Año r 2013

sub Alm.cén : ALTITACEN GE¡{ERAL CALLAO

Desde : 01-01-2013 Hasta :30-06-2013

r¡po odo. O/C

Trans. N' N'416000030035 MART|tLO PARA DE 32 CM CON SACACLAVO

N,larca SIN lvlARCA

01/0v2013 rNV.lNrc.

3O/Otl2O73 PtA

30/a!2473 PtA

o7/o212o73 PtA

o7/02/2073 PtA

oa/o2/2o73 Ptaoa/o212o73 PtA

70/442073 PtA

7O/O2/2O73 PtA

fi/42/2A13 PtA

7O/O2/2O73 PtA

rol02/2o73 PtA

14102/2073 PtA

t4lo2l2ot3 PtA

14/02/7013 PtA2UO2/2O13 PtA

21/02/2013 PtA

27/02/2073 PtA

271O2/2OL3 PtA

221O2/2Ot3 PtA

22/02/2013 PtA

22/02/2013 PlA

22/0212013 PtA

22ll2l2lr3 PtA

27/0212013 P)A

27lo2l2ot3 PtA

28/A42AB PtA

2alo2l2o73 PtA

ov03l2o73 PIA

06/03/2413 PtA

06/03/2013 PrA

a8lo3/20t3 Pta

09/03/2013 PrA

t2/o1/20t3 PtA

14103/2013 PtA

20103/2013 PrA

21/03/2013 PtA

2410312013 PtA

Cta. Cble i

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87t.17 12.871304

8s8.36 12.8r1304

832.74 12.811304

819.93 12.811304

ao7.12 12.811304

794.3! 12.871304781.5 12.811304

768.69 12.8r1304

7s5.88 12.811304743.07 12.811304730.26 12.871304

1r7.45 12.811304

653.39 12.811304

640.58 12.811304

627.77 12.811304

614.96 12.811304

602.15 12.811304

589.34 12.811304

576.53 12.811304

561.72 D.411304550.91 12.811304

538.1 12.811304

525.29 12.4rt304512.48 72.411304

499.67 12.811304

414.05 12.8L7304

461.24 12.811304

448.43 12.811304

422.a1 12.817304

384.38 12.811304

371.57 12.811304

358-76 12.811301

345.95 12.811304

320.33 12.811304

307.52 12.811304

281,9 12.811304

256.28 12.811304

243.47 12.811304

230.66 12.811304

2i.as D.81t304

52

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72

16

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99100

105

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712119

!21722

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13,030,199 Unidad Uso : UNIoAD0

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12.8r25.6212.41

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x2.at12.81

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2s.6272.87

t2.8112.81

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0000000000000000

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1

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2

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2

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1

883.9869

1

%ao/tctín f/orooo/ - instituto nacional de defensa civil .../mjc3/fil... · que. de conformidad...

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