Institución Educativa Sagrada Familia Institución Educativa Sagrada Familia Institución Educativa Sagrada Familia Institución Educativa Sagrada Familia

PotrerilloPotrerilloPotrerilloPotrerillo

Encuesta DiagnósticoEncuesta DiagnósticoEncuesta DiagnósticoEncuesta Diagnóstico

Responsable: Equipo MeciResponsable: Equipo MeciResponsable: Equipo MeciResponsable: Equipo Meci

Palmira, Enero de 2009Palmira, Enero de 2009Palmira, Enero de 2009Palmira, Enero de 2009

INTRODUCCIÓN

El análisis de la situación diagnóstico de realizo a partir de una encuesta de 116 preguntas las cuales se dividieron según los componentes que conforman la institución educativa y a su vez tienen unos elementos los cuales serán mostrados más adelante.

La encuesta se aplicó al área docente, a la cual pertenecen 43 profesores. No se realizo muestreo pues se considero no necesario dado que era muy pequeña la población a encuestar, por tanto todos fueron encuestados. Sin embargo sólo entregaron las encuestas 33 docentes las cuales fueron objeto de análisis. Dado lo anterior el margen de error será superior al 5%.

Los resultados que serán presentados más adelante se tabularon de la siguiente manera: a cada respuesta se le asigno un valor, el cual se encontraba en la parte inicial de cada Formato de Encuesta y se puede apreciar en la siguiente tabla:

Valor Descripción

0 No sabe

1 No se cumple

2 Se cumple insatisfactoriamente

3 Se cumple aceptablemente

4 Se cumple en alto grado

5 Se cumple plenamente

Tomando como referencia lo anterior, entonces se pasa a tabular;

1) Definir, en cada pregunta, la Frecuencia o número de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior.

2) Dividir cada frecuencia por el número total de encuestas aplicadas (33). Este resultado debe dar en términos porcentuales.

3) Multiplicar cada valor por el porcentaje determinado, con el fin de hallar un valor parcial para cada uno.

4) Sumar lo valores parciales para obtener el puntaje de la pregunta.

5) Repetir este mismo procedimiento para todas las preguntas que integran el cuestionario.

6) Determinar el puntaje total sumando los puntajes obtenidos para cada pregunta y dividiéndolos por el número total de preguntas realizadas.

En las tablas anexas donde se presenta la tabulación por componente y elemento se podrán observar cierta terminología que podemos leer así:

F Frecuencia, número de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor.

% Porcentaje, número de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas.

P Valor Parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0,1,2,3,4,ó, 5) por el porcentaje.

PP Puntaje de pregunta, corresponde a la suma de los valores parciales.

TOTAL Número de encuestas aplicadas, que en todo caso, deberá corresponder a la sumatoria de

las frecuencias.

PT Puntaje Total corresponde a la suma de todos los puntajes por pregunta.

INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

El puntaje total se ubicara dentro del rango que le corresponda de acuerdo con la siguiente tabla:

Rango Criterios

Puntaje total entre 0,0 y 2,0 Inadecuado

Puntaje total entre 2,1 y 3.0 Deficiente

Puntaje total entre 3,1 y 4,0 Satisfactorio

Puntaje total entre 4,1 y 5,0 Adecuado

PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

AMBIENTE DE CONTROL: este primer componente contiene los siguientes elementos:

- Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

- Desarrollo del Talento Humano.

- Estilo de Dirección.

El componente ambiente de control obtuvo un puntaje de 2,10 ubicándolo en el criterio deficiente, donde el elemento que peor le fue es el de Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos con un puntaje de 1,26, como es claro en gráfico todas las valoraciones a la preguntas se ubican en el rango de 0,0 y 2,0 lo cual pone en un criterio de inadecuado. La puntuación más baja dentro de este elemento la obtuvo la pregunta 6 con un puntaje de 0,97 que nos habla sobre la difusión de los acuerdos, compromisos o protocolos éticos, seguido de ésta va la pregunta 7 que habla de la solución de los conflictos internos.

Fuente: I.E. Sagrada Familia Potrerillo

Fuente: I.E. Sagrada Familia Potrerillo

El elemento de Desarrollo de Talento Humano tuvo una puntuación de 1,62, el cual está muy cercano de los protocolos éticos. Pues en preguntas relacionadas con los incentivos y la evaluación a la gestión de los gerentes públicos a través de acuerdos de gestión sacó un puntaje 0,76 que lo ubica en la posición más baja, también el puntaje fue bastante bajo con relación a los mecanismos de selección para los servidores del nivel gerencial (0,85). A pesar de que se hace énfasis en los puntajes más bajos, en general la puntuación de las preguntas fue bastante baja pues todos están ubicados dentro de los criterios inadecuado y deficiente, siendo los puntajes más altos para las preguntas 1 y 2 que se refiere al diseño de los perfiles y la selección de los servidores idóneos con puntajes de 2,85 cada una y aún así sigue ubicándose en el criterio de deficiente.

Fuente: Sagrada Familia Potrerillo

El elemento estilo de dirección se ubica en el criterio de deficiente con un puntaje de 2,98, obteniendo los puntajes más bajos en las preguntas 9,8 y 7 con puntajes de 2,48 y 2,72 respectivamente. Las cuales hacen referencia a:

- La existencia de compromisos sobre el diseño y cumplimiento de políticas y prácticas del desarrollo del talento humano.

- Asignación y uso transparente y racional de los recursos.

- La facilitación de solución de conflictos internos y externos.

Sin embargo, fue el elemento que obtuvo mayor ponderación dentro del análisis del componente, ubicando situaciones dentro del criterio de satisfactorio como:

- Conocimiento sobre las funciones de la entidad.

- Asume la responsabilidad de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control del estado.

- Tienen conocimientos y destrezas para dirigir las áreas bajo su responsabilidad.

- Tienen en cuenta los conocimientos y habilidades de sus colaboradores para asignar trabajos.

- Facilita la comunicación y retroalimentación entre los niveles de la organización.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: Este componente contiene los siguientes elementos:

- Planes y programas

- Estructura Organizacional

Este componente obtuvo un puntaje de 2,44 ubicándolo en el criterio de deficiente, donde el puntaje lo obtuvo el elemento de planes y programas.

El elemento Planes y Programas se ubican en el criterio de deficiente con una puntuación de 2,34. Donde los puntajes más altos los obtienen las preguntas 1 y 2 con 3,09 y 3,06 respectivamente pudiéndolos aproximar al criterio de satisfactorio, estas preguntas hacen referencia a:

- Conocimiento de las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitución o la Ley.

- Conocimiento de la misión de la entidad.

De esta manera podemos ver claramente en el gráfico que la mayoría de la puntuación se mueve dentro del criterio de Deficiente donde se tratan situaciones como: conocimiento de la Visión, coherencia entre la misión, las competencias y las funciones asignadas a la entidad por la Constitución o la Ley, conocimiento de los planes de gestión anual, coherencia entre los planes de gestión anual y la misión y la visión, ejecución de los planes, ajuste de los planes con base en los resultados del seguimiento.

Además, situaciones como: La coherencia entre los planes y las necesidades de la ciudadanía, el seguimiento de los planes, evaluación de los planes de gestión, y la verificación de los resultados obtenidos responden a lo planeado se encuentra dentro del criterio de inadecuado.

Fuente: I.E. Sagrada Familia Potrerillo

El elemento Estructura Organizacional obtuvo una puntuación de 2,55 quedando también en el criterio de deficiente. Donde tan sólo una valoración queda ubicada dentro del criterio de satisfactorio con un puntaje de 3,18 que habla de que los servidores responsables de tomar decisiones son competentes para las funciones encargadas.

El resto de ítem que hablan sobre:

- La estructura actual permite cumplir las funciones que le asigna la Constitución y/o la ley a la entidad. Siendo ésta la puntuación más alta (2,85).

- La estructura organizacional se adapta a los cambio del entorno.

- Existen de articulación y coordinación entre las funciones que realizan las áreas organizacionales.

- Permiso para coordinar integralmente la ejecución de los procesos del modelo que se desarrolla en la entidad.

- Definición de los modelos de autoridad para tomar las decisiones requeridas en cada proceso.

- Análisis de los puestos para definir los perfiles de los empleos que conforman la planta de personal.

- Asignación de distribución de cargos responde a los requerimientos de los procesos.

- Manuales de funciones y competencias actualizados. Siendo ésta la puntuación más baja (2,06).

Obtuvieron puntajes que se encuentra dentro del rango de 2,1 y 3,0 por tanto se ubican en el criterio de Deficiente, tal como lo muestra el gráfico.

Fuente: I.E. Sagrada Familia Potrerillo

COMPONENTE INFORMACIÓN: Este componente contiene los siguientes elementos:

- Información Primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño. Proviene de fuentes externas y se procesa al interior de la entidad pública.

- Información Secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

- Sistemas de Información: Es el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.

El componente información obtuvo un puntaje de 1,98 quedando en el criterio de inadecuado que es la peor posición, donde el elemento que obtuvo menor puntaje fue el de información secundaria, sin embargo ninguno de los otros dos elementos logro ubicarse al menos dentro del criterio de satisfecho.

El Elemento Información Primaria obtuvo un puntaje de 2,16 siendo las peores puntuaciones la pregunta 1,2 y 9 que hacen referencia a la identificación de las fuentes externas que suministran información a la entidad, y que además requiera la entidad para su operación, al igual del proceso de quejas y reclamos implementado si retroalimenta las operaciones. Ubicando estas tres preguntas dentro del criterio de inadecuado. El resto de situaciones oscilan dentro del rango de 2,1 y 3,0 quedando en el criterio de deficiente, donde la mayor puntuación fue de 2,52 que habla sobre los bienes que produce y los servicios que genera la entidad satisfacen los requerimientos de los usuarios.

En el gráfico es clara esta situación.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

El Elemento Información Secundaria: Fue el elemento que obtuvo menor puntuación de los tres con 1,84 quedando en el criterio de inadecuado, donde las mejores puntuaciones las obtuvieron las preguntas 1 y 2 con 2,45 y 2,33 respectivamente, las cuales hablan sobre la identificación sobre las fuentes internas de información (manuales, informes etc) y además de la información que produce la entidad y que requiere para su operación. Siendo estos puntajes los más altos el panorama no es muy alentador.

El resto de preguntas oscila entre el rango 0,0 y 2,0 mostrando entonces puntajes muy bajos. Las cuales hacen referencia a:

- Definición de clientes internos que requiere la información generada por cada proceso.

- Mecanismos diseñados para que cada servidor registre y divulgue la información actualizada.

- Implementa como estrategia el sistema de sugerencias.

- Evaluación de todas las sugerencias y retroalimentación de los procesos

- Mecanismos para documentar el conocimiento y experiencia de los funcionarios.

- Tiene parámetros para el procesamiento de la información secundaria.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

El Elemento Sistemas de Información: Obtuvo un puntaje muy cercano al peor calificado con 1,94 quedando en el criterio de inadecuado. Siendo las preguntas mejor calificadas la 1,2,4,5 y 11 todas ellas ubicadas dentro del rango de deficiente, pues la de mayor puntuación fue de 2,61. Estas abordan situaciones sobre:

- Los sistemas de información facilitan el Control de Gestión de los Procesos.

- Hay consistencia en la información generada por las diferentes áreas.

- Los sistemas de información tienen la capacidad de generar información de acuerdo con las especificaciones del usuario.

- A través de los sistemas de información se obtiene información útil para la toma de decisiones.

- Están identificados y definidos los responsables que administran, operan, alimentan y utilizan los sistemas de información.

Las restantes 8 preguntas están en el criterio de inadecuado, siendo la mejor calificada con un puntaje de 1,82. Las hacen referencia a características como:

- Están definidas las características de información esperada en términos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación.

- Los sistemas de información como facilitadores.

- Los sistemas de información para actualizarse sin pérdida de la misma.

- Establecidos niveles de acceso y otro tipo de controles para su protección.

- Programas desarrollados que capturen y procesen eficientemente los datos.

- Identificación y definición de los insumos y productos.

- Sistemas existentes integrados y realizan operaciones confiables entre sí.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: Este componente contiene tres elementos:

- Comunicación Organizacional

- Comunicación Informativa: Es la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia la ciudadanía, personas y organizaciones organizados en la gestión de la entidad.

- Medios de Comunicación

Este componente obtuvo una puntuación de 2,0 quedando ubicado en el criterio de Inadecuado, donde el menor puntaje lo obtuvo el elemento Medios de Comunicación con 1,87 quedando en el criterio inadecuado, sin embargo, los otros dos criterios no alcanza el rango de satisfactorio pues obtienen puntajes de 2,13 y 1,95 alcanzando sólo del criterio de deficiente y inadecuado respectivamente.

El Elemento de Comunicación Organizacional : Obtuvo una puntuación de 2,13 siendo un rango deficiente, donde la menor puntuación la obtuvieron ítem como: La evaluación de la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información; comprensión de los propósitos de la entidad a partir de los procesos de comunicación hacia los usuarios internos. Éstos quedaron ubicados como inadecuados.

Las demás situaciones quedan relacionadas como deficientes, las cuales hacen referencia a:

- Difusión de políticas e información.

- La comunicación contribuye al fortalecimiento de los resultados.

- Existen mecanismos de comunicación establecidos.

- Están establecidas las responsabilidades de comunicación que cada servidor tiene con los demás servidores para el ejercicio de su cargo.

- Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos y estrategias, planes y políticas.

- Los canales de comunicación entre la Dirección y las diferentes áreas de la entidad están establecidos.

- Los canales de comunicación entre las diferentes áreas de la entidad están establecidos.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

El Elemento Comunicación Informativa: fue el elemento que obtuvo la segunda menor puntuación dentro del componente con una valoración de 1,95 siendo un criterio inadecuado.

Este elemento trata sobre la difusión que hace la institución sobre su funcionamiento, sensibilización y uso de mecanismos legales de participación ciudadana. Se le informa a la ciudadanía sobre programas, servicios o contratos de recursos. Se cuenta con estrategias de comunicación que faciliten la utilización de la información suministrada. Existen procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. Hay mecanismo para que la información se difunda fácilmente a todos los niveles de la organización, tanto la que se produce en la alta dirección como la que proviene de los servidores públicos.

Dentro, de estas situaciones tan importantes dado que es la interacción directa con la comunidad educativa ampliamente no hay ninguna valoración que permita ubicar la institución en el rango de satisfactorio, tal como lo podemos ver en el gráfico.

El Elemento Medios de Comunicación: Obtuvo una puntuación de 1,87 siendo las más baja dentro del componente y se ubica en el criterio de Inadecuado. Donde la puntuación más baja, como es de esperarse, la obtiene la situación “En la entidad hay un plan estratégico de comunicación que conlleva la adecuada existencia y utilización de medios de carácter interno y/o externo” con una valoración de 1,48.

Este resultado muestra la dificultad que presenta la institución para comunicarse dada la falta de canales que permitan tener una información sencilla, concreta y veraz tanto interna como externamente. Pues este elemento aborda situaciones como:

- Mecanismos de comunicación que lleguen a sus usuarios brindando información completa, sencilla y oportuna acerca de la gestión realizada.

- Permitir a la ciudadanía el ejercicio del control ciudadano a través de la observación, entendimiento y evaluación de las decisiones y conducta de los servidores.

- Los medios de comunicación utilizados aprovechan los recursos existentes en la entidad.

- Existe retroalimentación que genere unidad de criterio o de mejoramiento.

- Existe un clima organizacional de confianza brindando información oportuna, eliminando el rumor y evitando la manipulación y distorsión del mensaje.

- Los servidores, la ciudadanía y los órganos de control y vigilancia pueden acceder a información adecuada, transparente y veraz.

En ninguno de las anteriores afirmaciones se obtuvo valoraciones que permitiese ubicar a la entidad en un rango de satisfactorio. Tal como se puede apreciar en el gráfico.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

A manera de resumen se puede ver que todos los componentes se encuentran dentro de un rango crítico. Tal como se puede ver en el gráfico.

Fuente: I.E Sagrada Familia Potrerillo

Dado que el que tiene mayor puntaje es el de direccionamiento estratégico con 2,44. A su vez el que tiene menor puntaje es el componente de información con 1,98, seguido del Ambiente de Control con 2,1 y finalmente el componente de Comunicación Pública con 2,0.

Entonces, un buen comienzo sería trabajar en el componente de sistemas información donde se implemente mecanismos para generar información de acuerdo a las especificaciones del usuario para cual es necesarios desarrollar programas que capturen y procesen eficientemente los datos, es decir, la sugerencias que realicen los usuarios internos y externos a la institución.