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Universidad de Costa Rica
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración Pública
Informe Final de Trabajo de Graduación en la Modalidad de Práctica Dirigida
“Elaboración de una Propuesta del Manual de Organización de la Municipalidad de Zarcero”
Elaborado por:
Andrea Soto Jiménez
Carné: A76398
Ciudad Universitaria Rodrigo Facio Brenes
San José, Costa Rica
2014
UNIVERSIOAO DE COSTA RICA FACULTAD OE CIENCIAS ECONÓMICAS
Acta de: la Sesión 22~14 del Comité Evaluador de la Escuela de Administración Publica. celebrada el 05 de
agosto del 2014, con el fin de proceder a la Defensa del Trabajo f'inal de Graduación de; / \Jldrea Soto
Jiménez, carné A76398, qui , optó por la modalidau de. Práctica Dinglda.
Presentes.
Dr Leonafdo Cas!ellón Roorlgue:z quien pt.esidió; M Se. Eduardo $ravo R.amí¡ez como :utor M Se Victor
Hemá.ndez Cerdas como te~mr MAE Gemer Mora Miranda corno lecror y Lte Walter Bust:l:Os Seque•ra
qlilen actuó como secretario de la sesión
Articulo 1
El Presidente !nfom'a que el expediente de la estudiante postulante, contíene todos 10$ doc~mantos que el
Reglamento exige. Declara que ha Cl.Jm:pfido con todos los r~1s1ios oel PrQQrama de Ja Carrera oe
LtCertélatura en Admini<Jtraclón Pl1bfica
Articulo 2 La estu<ltante hizo la exposición ce• Trat>ajO Final titulado "Elaboración de una propuesta de manual de
organización para la Municipall,dad de Zarcero".
Articulo 3
Tennlhada-,la d1sertaCJOn los miembros del Comíté Evaluado< interrogaron a la oostutan!e t:I t1(>moo
reg~otoviP. L.as respvestas fueron ':M·h yfc\.d v ( 1 O. \ , en op111•ón del Conté
{sat1stacto11astinsatisfaciorias}
Articulo 4
Ccne!ui!l& ef lf¡terrOgatooo. el Tribunal pr0000.1ó a del.!~rar,
Articulo 5
E'eciuada ia votación, ei Com1:é Evaluador eori~eró el Traba;o Final de Graauac~n
!.. 1.. \-f' t. +- (1, • ,_, - y lo declal'ó orto.'~"( ' (' e ;o.'aC:C1110finsatlstactorio) {aprobadolno aprobado)
Articulo 6
E.1 prasidente del Com1lé Ev.lluador comunicó en públieo a la aspirante el resultado· de !a dehberat:ión y la
declaró Ucenciada en Administtación Publica.
Se fe tndicó la ob!igaciM de pre$entarse al Acto Públtco de Juramemac16n, Luego se dio ledu;a al ~P
fumaron b s miembros del Comité y fa eslud\antes a !as riO );_' horas
~\¡W -f{~.._,3'tj ~-Geiner Mora Miranda Le<:tor
Seglin IO estab<ecido en el Reglamento de Trabajos Finales de Graóuac¡ón. articulo 39 • .. En caso de t~'tiiiJ~ ~~ll~nes; s1 asr lo acuerdan por lo menos cuatro de los crnco míel]lbros del Comité se ¡x-;~~'iir ... probación con distinción•.
O Se aprueba con Oistioelón
o~rv:aeiones:
San Jo~. 15 de octubre del 2014
( >11c111:i de Asuntos Estudiantiles
FacttltaJ ~· ndas Económicas
llni..,ersiJad de l o~ Rica
Por c:!>h.: medio hago oonstar que Andn:a Soco J1ménc7~ e<.tii.fr111t.: 1.k ';i ~.irrcn ,J,;
1\dmw1:-trnc1<>n ~~'lliw.. ~né A16398. ha n:ahz.000 los cnmbtos en su rra._ IJO Ftrull de
Ciraduac11•n. produc10 de las observaciones realwidas en la defensa del mlSm<>. cumpliendo
,1s1 un lt• sohc1tado ,)( elJo confirmo que la \"CTSÍ in final del prmt.'(.lu tk ~1 .1duación <.-sta
t>rofesor Tutor
l:.Hw:la de Adrmrusuación Púbhca
Dedicatoria
Agradecimiento
Índice
Contenido Resumen Ejecutivo......................................................................................................................... 9
................................................................................................................................. 11
..................................................................................................... 15
............................................................................................................................. 15
............................................................................................................................ 18
................................................................................................................. 19
................................................................................................................................. 20
.................................................................................................................. 20
........................................................................................................... 21
....................................................................................................... 21
............................................................................................................................ 22
...................................................................................................... 22
........................................................................................................ 24
........................................................................................................... 25
.................................................................................................... 25
......................................................................... 27
............................................................................................................................. 40
............................................................................... 41
........................................................................................................ 41
.......................................................................................... 41
......................................................................................... 41
........................................................................................... 43
...................................................................................................... 45
...................................................................................... 48
............................................... 100
............................................ 102
......................................................................... 105
.......................................................................................................................... 105
...................................................................................................... 105
.............................................................................................. 106
..................................................................................................... 107
......................................................................................... 108
.................................................................................................................. 109
................................................................................................................................ 113
...................................................................................................................................... 117
................................................................................................ 117
.................................................................................. 120
................................................................................................. 125
............................................................................................. 131
Anexo 5 Entrevista a Funcionarios .......................................................................................... 138
Anexo 6 Cuestionario a Funcionarios ...................................................................................... 140
Anexo 7: Agenda del Taller ..................................................................................................... 149
Anexo 8: Agenda de la Exposición .......................................................................................... 150
Anexo 9: Acuerdo del Concejo Municipal ............................................................................... 151
Anexo 10: Lista de Asistentes al Taller y Exposición ................................................................ 152
Anexo 11: Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad de Zarcero. ................... 154
9
Resumen Ejecutivo
10
11
Introducción
12
13
14
15
Capítulo I. Aspectos Generales
Justificación
16
17
18
Antecedentes
19
Definición del Tema
20
Objetivos
Objetivo General
21
Objetivos Específicos
Alcances y Delimitaciones
22
Limitaciones
Recursos y Requerimientos
23
24
Cro
nogr
ama
de T
raba
jo
Cro
nogr
ama
de T
raba
jo
Act
ivid
ades
25
Capítulo II. Marco Teórico
Principio o Teoría Científica
26
27
Generalidades de la Municipalidad de Zarcero
Misión
Visión
28
29
30
31
32
33
34
35
36
Por su contenido
Generales:
Específicos:
Por su representación
Verticales:
Horizontales:
AFNOR:
Circulares:
Radiales o Sectoriales:
37
38
39
40
Marco Legal
Constitución Política de Costa Rica dada el 7 de noviembre de 1949.
Código Municipal, Ley 7794 del30 de abril de 1998, publicado en La Gaceta No. 94 del
18 de mayo de 1998.
Ley General de Administración Pública, Ley No. 6227 del 2 de mayo de 1978,
publicado en La Gaceta No. 102 de 30 de mayo de 1978.
Ley General de Control Interno, Ley 8292 del 31 de julio del 2002, publicado en La
Gaceta No. 169 del 4 de setiembre del 2002.
Ley del Instituto Nacional de las Mujeres, Ley No. 7801 del 30 de abril de 1998,
publicado en La Gaceta No. 94 del 18 de mayo de 1998.
41
Capítulo III. Metodología de la Investigación
Metodología de Ejecución
Enfoque o Tipo de Investigación
Sujetos y Fuentes de Información
42
43
Descripción de los Instrumentos
44
45
Metodología de Evaluación
Cuadro 1.Autoevaluación
Criterio Excelente Bueno Regular Deficiente
46
47
Cuadro 2.Evaluación Trabajo Diario
Objetivos Actividades Productos
Diagnosticar la situación actual de la Municipalidad de Zarcero con el fin analizar la estructura organizacional y la división de deberes y responsabilidades de las diferentes dependencias.
Desarrollar una estructura organizativa que responda a la dinámica operativa para establecer las áreas con las que debe contar un municipio, que conllevaría al cumplimiento adecuado de sus objetivos.
Diseñar un manual de organización y funciones con el fin de establecer la labor, deberes, responsabilidades y el rol de cada una de las áreas que conformaran la Municipalidad de Zarcero respondiendo así a la normativa existente.
Divulgar la propuesta ante el municipio de manera que sea considerada para su implementación y permitir así la modernización del mismo.
48
Capítulo IV Diagnóstico Organizacional
49
50
0 10 20 30 40 50
18 - 24
25 - 31
32 - 38
39 - 45
46 o más
6,97
13,95
20,93
16,27
41,86
Porcentajes
Rang
o de
Eda
d
Gráfico 1 Municipalidad de Zarcero:Rango de Eddad de los Funcionarios, 2013
(porcentajes)
Edad
51
Primaria Completa
Primaria Incompleta
Secundaria Completa
Secundaria Incompleta
Parauniversitaria Completa
Parauniversitaria Incompleta
Universidad Completa
Universidad Incompleta
No Responde
16.28
13.95
4.65
11.63
6.98
0
20.93
23.26
2.33
Porcentaje
Esco
larid
ad
Gráfico 2Municipalidad de Zarcero: Nivel de Escolaridad de los
Funcionarios, 2013(porcentajes)
52
53
27.9
30.2
14
14
4.7
7
2.3
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Porcentaje
Gráfico 3Municipalidad de Zarcero: Disposición al Cambio de
los Funcionarios, 2013(porcentajes)
54
Cuadro 3.
Tácticas para el trato de la Resistencia la Cambio
55
56
9.316.3
18.639.5
2.34.7
2.37
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Porcentaje
Gráfico 4Municipalidad de Zarcero: Conocimiento de la Visión por parte
de los Funcionarios, 2013(porcentajes)
57
9.316.3
18.639.5
2.34.7
2.37
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
0 10 20 30 40 50
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Porcentaje
Gráfico 5Municipalidad de Zarcero: Conocimiento de la Misión por
parte de los Funcionarios, 2013(porcentajes)
58
16.320.9
1430.2
2.39.3
4.72.3
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 6Municipalidad de Zarcero: Conocimiento de la Metas de
la Municipalidad por parte de los Funcionarios, 2013(porcentajes)
1423.3
18.627.9
77
2.3
0 5 10 15 20 25 30
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
En desacuerdo Muy en desacuerdo
No Responde
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 7Municipalidad de Zarcero: Comprensión de las Metas de la
Municipalidad por parte de los Funcionarios, 2013 (porcentajes)
59
60
61
62
Estructura Organizacional
63
64
65
66
Org
anig
ram
a A
ctua
l de
la M
unic
ipal
idad
de
Zarc
ero
67
68
20.9
27.9
14
20.9
7
4.7
2.3
2.3
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
No Responde
Opi
nión
del
Fun
cion
ario
Porcentaje
Gráfico 8Municipalidad de Zarcero: Conocimiento de la Estructura de la
Municipalidad por parte de los Funcionarios, 2013 (porcentajes)
69
18.614
9.334.9
4.711.6
4.72.3
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Opi
nión
del
Fun
cion
ario
Porcentaje
Gráfico 9Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre la Estructura de la
Municipalidad por parte de los Funcionarios, 2013(porcentajes)
23.325.6
16.316.3
79.3
2.3
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdo
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Porcentaje
Gráfico 10Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre la Flexibilidad
de la División del Trabajo por parte de los Funcionarios, 2013
(porcentajes)
70
18.6
27.9
23.3
14
4.7
7
4.7
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
0 5 10 15 20 25 30
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Porcentaje
Gráfico 11Municipalidad de Zarcero: Opinión de los Funcionarios
sobre si la División del Trabajo permite alcanzar las Metas, 2013
(porcentajes)
71
72
0 5 10 15 20 25 30
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rioGráfico 12
Municialidad de Zarcero: Opinión sobre la Estructura del Departamento para el que Labora el Funcionario, 2013
(porcentajes)
73
55.8
23.3
9.3
7
4.7
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
No Responde
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rioGráfico 13
Municipalidad de Zarcero: Conocimiento de las Metas de la Unidad de Trabajo por parte de los Funcionarios, 2013
(porcentajes)
41.930.2
16.37
4.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
No Responde
Porcentaje Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 14Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre las Metas de la
Unidad de Trabajo por parte de los Funcionarios,2013(porcentajes)
74
30.2
16.3
23.3
9.3
4.7
11.6
4.7
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 15Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre la Comunicación entre Departamentos por parte de los Funcionarios, 2013
(porcentajes)
75
48.827.9
74.74.7
2.34.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoMuy en desacuerdo
No Responde
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 16Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre si las Ideas del
Superior Inmediato tienen Lógica y son Útiles, 2013 (porcentajes)
76
No Respoende
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
2.3
39.5
37.2
9.3
4.7
2.3
4.7
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rioGráfico 17
Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre la Guía de su Superior Inmediato en el Trabajo, 2013
(porcentajes)
25.634.9
4.716.3
2.32.3
9.34.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 18Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre si el Liderazgo
Permite Progresar, 2013(porcentajes)
77
34.923.3
711.6
9.37
2.34.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdoNo Responde
Porcentaje
Opini
ón de
l Fun
ciona
rio
Gráfico 19Municipalidad de Zarcero: Propuestas en el Trabajo son
Escuchadas, 2013(porcentajes)
78
41.9
30.2
7
11.6
2.3
7
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Porcentaje Opi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 20Municipalidad de Zarcero: Opinión de si el Superior
Inmediato Apoya los Esfuerzos, 2013(porcentajes)
79
44.227.9
4.711.6
2.34.74.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdo
Porcentaje
Opi
nión
del
Fun
ciona
rioGráfico 21
Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre si el Puesto da la Oportunidad de Crecer como Profesional, 2013
(porcentajes)
80
81
82
Sistemas de Administración, Información y Control
83
Tecnología
Recursos Humanos
84
85
86
87
Entorno
9.3
20.9
14
16.3
7
16.3
11.6
4.7
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
No Responde
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 22Municipalidad de Zarcero: Opinión de si el Sueldo va
Acorde con el Trabajo que se Desempeña, 2013 (porcentajes)
88
0 10 20 30 40 50
No Responde Muy de acuerdo
De acuerdo Levemente de acuerdo
NeutralEn deacuerdo
Muy en desacuerdo
2.320.920.9
744.2
2.32.3
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 23Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre Evidencia de
Conflictos No Resueltos en la Municipalidad, 2013 (porcentajes)
89
37.232.6
4.711.6
4.74.74.7
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdoNo Responde
Porcentaje
Opin
oón
del F
uncio
nario
Gráfico 24Municipalidad de Zarcero: Opinión de si se Presentan
Algún Problema los Funcionarios tienen a Quien Comentarselo, 2013
(porcentajes)
90
62.8
23.3
11.6
2.3
Muy de acuerdo
De acuerdo
Neutral
En desacuerdo
PorcentajeOpi
nión
del
Fun
ciona
rio
Gráfico 25Municipalidad de Zarcero: Relación con el Superior es
Armoniosa, 2013(porcentajes)
91
53.527.9
9.34.74.7
Muy de acuerdo De acuerdo
Levemente de acuerdo Neutral
En desacuerdo
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 26
Municipalidad de Zarcero: Relación con los Compañeros de Trabajo es Armoniosa, 2013
(porcentajes)
2.3
53.5
20.9
9.3
11.6
2.3
No Responde
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 27Municipalidad de Zarcero: Relaciones con los
Compañeros son Amistosas y de Igual Manera Profesionales, 2013
(porcentajes)
92
30.251.2
4.77
2.34.7
0 10 20 30 40 50 60
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoNo Responde
Porcentaje
Opini
ón de
l Fun
ciona
rio
Gráfico 28Municipalidad de Zarcero: Establecer Relaciones que
Permitan Hacer un Buen Trabajo, 2013 (porcentajes)
93
Muy de acuerdo
De acuerdo
Levemente de acuerdo
Neutral
Levemente en desacuerdo
Muy en desacuerdo
No Responde
25.6
41.9
9.3
7
9.3
2.3
4.7
Porcentaje
Opini
ón de
l Fun
ciona
rio
Gráfico 29Municipalidad de Zarcero: Opinión sobre si al Solicitar Colaboración de Otras Unidades estás son Útiles, 2013
(porcentajes)
94
20.914
25.64.7
9.34.7
714
Muy de acuerdoDe acuerdo
Levemente de acuerdoNeutral
Levemente en desacuerdoEn desacuerdo
Muy en desacuerdo No Responde
Porcentaje
Opin
ión
del F
uncio
nario
Gráfico 30Municipalidad de Zarcero: Recibir Motivación de la Municipalidad, Jefe y Compañeros de Trabajo, 2013
(porcentajes)
95
Recursos Presupuestarios
32
7
4
0 5 10 15 20 25 30 35
Si
No
Más o Menos
Cantidad
Opini
ón de
l Fun
ciona
rioGráfico 31
Municipalidad de Zarcero: Ambiente Laboral, 2013(cantidad)
96
Administración de Recursos Materiales
97
98
Normativa de Funcionamiento
99
100
Capítulo V Organigrama y Manual de Organización y Funciones
101
102
Capítulo VI Divulgación del Manual de Organización y Funciones
103
104
105
Capítulo VII Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Conclusiones Generales
106
Conclusiones de Diagnóstico
107
Conclusiones de Diseño
108
Conclusiones de la Metodología
109
Recomendaciones
110
111
112
113
Bibliografía
Libros
Liderazgo y Compromiso Social.
Comportamiento Organizacional: Como lograr un cambio
cultural a través de Gestión por competencias.
Elaboración de Organigramas.
Recursos Humanos Estructuras Organizativas.
Investigación: Un Camino al Conocimiento, un enfoque
cuantitativo y cualitativo
La Organización del Futuro.
La Organización del Centro
Educativo. Manual para Maestros.
Introducción a la Teoría General de la
Administración.
Introducción a la Administración. Cuarta
Edición.
Estrategia de Marketing. Quinta Edición.
El ROI (rendimiento de la inversión) del Capital Humano:
cómo medir el valor económico del rendimiento del personal.
Manual de Recursos Humanos: 10
programas para la gestión y el desarrollo del Factor Humano en las
organizaciones actuales.
114
Recursos Humanos y Diseño del Trabajo.
Dirección de la Producción. Decisiones Estratégicas.
Administración: Un enfoque basado
en competencias.
Administración de Operaciones.
Estrategia y Análisis.
Metodología de la Investigación: Propuesta, Anteproyecto y
Proyecto.
Evaluación
Organizacional: marco para mejorar el desempeño.
Fundamentos y Metodología de
Investigación en Educación I.
Fundamentos y Metodología de
Investigación en Educación II.
Manual
Explicativo de los Organigramas del Sector Público Costarricense.
Guía de
Manuales Administrativos.
Manual para la Elaboración de
Cuadros y Gráficos Estadísticos.
La Estructuración de las Organizaciones.
115
Economía, Legislación y Administración de Empresas.
Metodología de la Investigación.
Administración de Empresas 2:Teoría y Práctica.
Psicología de las Organizaciones.
Investigación Social: Teoría y Praxis.
Organigramas Diseño e Interpretación.
Guía para la Elaboración de Manuales de
Organización.
Administración.
Leyes
Documentos Electrónicos
116
Diferentes Métodos de Desarrollo de Empleados y sus
Beneficios.
Presentaciones o Seminarios
Las Representaciones Gráficas: los Organigramas.
Periódicos o Revistas
Zarcero Mal Parado en Índice de Gestión Municipal.
Entrevistas o Cuestionarios
117
Anexos
Anexo 1 Entrevista al Alcalde Entrevista
Fecha: 07/05/2013
Área de Alcaldía
Encargado(a): Alejandro Salas Blanco
118
119
120
Anexo 2 Entrevista Recursos Humanos Entrevista
Fecha: 14/2/2013
Área de Recursos Humanos
Encargado(a): Denia Rojas Jiménez
Cantidad
1. ¿Cuántas personas laboran actualmente en la municipalidad?
2. ¿Cuántos tienen plaza y cuántos trabajan por jornales ocasionales?
3. ¿Cuántos puestos vacantes existen?
4. ¿Existen proyecciones de recursos humanos? ¿De cuántos puestos o personas?
Calidad
5. ¿En la municipalidad se brindan capacitaciones técnicas y administrativas al personal? ¿De ser así en qué campos?
6. ¿La municipalidad evalúa a los empleados? ¿De ser así que tipo de evaluaciones?
121
7. ¿La municipalidad realiza mediciones de comportamientos como por ejemplo ausentismo, rotación, promociones, horas extra? ¿Cómo los miden?
8. ¿En la municipalidad existe algún sistema de reconocimiento hacia los trabajadores?
Relaciones Grupales
9. ¿Qué tipo de relaciones grupales se presentan entre los trabajadores de la municipalidad, retroalimentación, colaboración, otras?
10. En cuanto a la comunicación ¿qué tipo de comunicación se da en la municipalidad?
11. ¿Cómo se resuelven los conflictos en la municipalidad?
122
12. ¿Existen sanciones para los trabajadores? ¿De qué tipo?
13. ¿Cuál es el proceso de solicitud de vacaciones que deben realizar los empleados?
14. ¿Cómo es el proceso de reclutamiento y selección de personal?
123
15. ¿Cuál es el proceso de solicitud de permisos que deben realizar los empleados?
16. ¿Quién maneja el pago de planillas actualmente?
17. ¿Cuáles pluses salariales se pagan en la municipalidad actualmente?
18. ¿Cuáles son los incentivos que se le brindan a los trabajadores de la municipalidad?
124
19. ¿El área de recursos humanos planifica capacitaciones en distintos temas para los funcionarios de la municipalidad? De ser así ¿Cuántas al año?
125
Anexo 3 Entrevista Auditoría Entrevista
Área de Auditoría Interna
Fecha:
1. ¿Cuáles son los reglamentos y leyes que se deben de seguir para realizar una auditoría interna en la municipalidad, aparte de la Ley de Control Interno?
2. ¿La municipalidad cuenta con un sistema de control interno?
126
3. ¿Cada cuánto se debe de realizar una auditoría interna en los departamentos?
4. ¿Cuáles son los parámetros de medición que se toman en cuenta en una auditoría interna?
127
5. ¿Cuáles son los riesgos, tanto internos como externos a los que se enfrenta o se podría enfrentar la municipalidad?
6. ¿La municipalidad cuenta con el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)? ¿De ser así quién lo controla y lo alimenta?
128
7. ¿La auditoría interna posee el reglamento de organización y funcionamiento que menciona la Ley de Control Interno?
8. ¿Qué puntos se evalúan en una auditoría interna en cada departamento?
9. ¿Cada cuánto tiempo debe usted como auditora interna presentar un informe al Concejo Municipal?
129
10. ¿Qué control ejerce la Contraloría General de la República sobre las auditorías internas?
130
131
Anexo 4 Entrevista Proveeduría Entrevista
Fecha: 25/02/2013
Área de Proveeduría
Encargado:
132
133
134
135
136
137
138
Anexo 5 Entrevista a Funcionarios Entrevista
Fecha: ___________________
Nombre del Funcionario: ___________________________________________________________
Área: ________________________________
1. Edad
De 18 a 24 años ( )
De 25 a 31 años ( )
De 32 a 38 años ( )
De 39 a 45 años ( )
Más de 46 años ( )
2. Nacionalidad ______________________________________ 3. Nivel de escolaridad
_____Primaria. Completa___Incompleta______
_____Secundaria. Completa___ Incompleta______
_____Para universitaria. Completa___ Incompleta______
_____Universitaria. Completa___ Incompleta______
_____Posgrado. Completo___ Incompleto______
_____Otro, especifique _____________________________________________________________
4. ¿Cuál es su profesión? (Si no tiene pase a la pregunta 5)
________________________________________________________________________________
5. ¿Usted solo trabaja o también se encuentra estudiando?
________________________________________________________________________________
6. ¿Cuáles son las funciones del departamento en el que trabaja?
139
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. ¿Cuál es el puesto que ocupa?
________________________________________________________________________________
8. ¿Hace cuánto ocupa este puesto?
________________________________________________________________________________
9. ¿Cuáles son sus labores en dicho puesto?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Quién es su jefe inmediato?
________________________________________________________________________________
11. ¿Cuántas personas laboran con usted?
________________________________________________________________________________
12. ¿Tiene personal a su cargo? De ser así ¿Cuántas personas?
________________________________________________________________________________
13. ¿Está conforme con su ambiente de trabajo?
________________________________________________________________________________
140
Anexo 6 Cuestionario a Funcionarios Cuestionario #____
Fecha: __________________________
Indicaciones
El objetivo de este cuestionario es obtener información pertinente al funcionamiento de la Municipalidad de Zarcero de acuerdo a las opiniones de los funcionarios de la misma. Favor completar cada una de las preguntas con una (X) en la opción que considera más acertada, sus respuestas son confidenciales y anónimas.
1.La visión de la municipalidad se encuentra claramente planteada.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
2.La misión de la municipalidad se encuentra claramente planteada.
h. Muy de acuerdo ( ) i. De acuerdo ( ) j. Levemente de acuerdo ( ) k. Neutral ( ) l. Levemente en desacuerdo ( ) m. En desacuerdo ( ) n. Muy en desacuerdo ( )
3. Los trabajadores de la municipalidad están dispuestos al cambio.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
141
4. Conozco la estructura de la municipalidad, estructura definida como “la forma en la que están ordenadas las unidades administrativas que componen un organismo y las relaciones que las unidades guardan entre sí”.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
5. La estructura de la municipalidad está bien diseñada.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
6. La división de trabajo, conocida como la especialización de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, para mejorar la eficiencia, de la municipalidad es flexible.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
7. La división de trabajo actual permite que se alcancen las metas de la municipalidad.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
8. La comunicación entre departamentos en la municipalidad es efectiva.
142
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
9. Mis propuestas en algún tema de trabajo son escuchadas.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
10. Mis esfuerzos son apoyados por mi superior inmediato.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
11. La relación con mi superior es armoniosa.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
12. La relación con mis compañeros de trabajo es armoniosa.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( )
143
f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
13. Mi puesto me da la oportunidad de crecer como profesional.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
14. Mi superior inmediato tiene ideas que tienen lógica y son útiles para el trabajo que se desenvuelve.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
15. Conozco las metas de su unidad de trabajo
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
16. Estoy de acuerdo con las metas de mi unidad de trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
17. El liderazgo que se presenta en la municipalidad me permiten progresar.
144
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
18. Dentro de mi trabajo si presento algún problema en mis labores, puedo comentárselo a alguien.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
19. Tengo toda la información necesaria para cumplir con mi trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
20. La municipalidad introduce suficientes políticas y procedimientos nuevos.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
21. Conozco las metas de la municipalidad.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( )
145
e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
22. Comprendo las metas de la municipalidad.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
23. Las relaciones con mis compañeros de trabajo son amistosas y de igual manera profesionales.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
24. Existe la posibilidad en la municipalidad de ascender de puesto.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
25. Las prioridades de la municipalidad son comprendidas por todos los empleados.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
26. La estructura de mi departamento está bien diseñada.
146
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
27. Para mi es claro cuando mi jefe trata de guiar mi trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
28. Recibo motivación por parte de la municipalidad, de mi jefe y de mis compañeros de trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
29. He establecido las relaciones que necesito para hacer un buen trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
30. El sueldo que recibo va acorde con el trabajo que desempeño.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( )
147
f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
31. Cuando solicito colaboración o asistencia de otras unidades de trabajo, las mismas son útiles.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
32.Me gustaría cambiar cosas acerca de mi trabajo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
33. Hay evidencia de conflictos no resueltos en la municipalidad.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
34. Los esfuerzos de planificación y control de la municipalidad son útiles para su crecimiento y desarrollo.
a. Muy de acuerdo ( ) b. De acuerdo ( ) c. Levemente de acuerdo ( ) d. Neutral ( ) e. Levemente en desacuerdo ( ) f. En desacuerdo ( ) g. Muy en desacuerdo ( )
Sugerencias o Comentarios
148
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Gracias por su ayuda.
Fuente: http
149
Anexo 7: Agenda del Taller
150
Anexo 8: Agenda de la Exposición
151
Anexo 9: Acuerdo del Concejo Municipal MZ/SCM/336- 2014
17 de junio del 2014
Señorita
Andrea Soto Jiménez
Estimada Señorita:
La secretaria Municipal certifica el acuerdo adoptado por el Concejo Municipal en sesión ordinaria número veinticuatro celebrada el dieciséis de junio del 2014, artículo III inciso 5 que literalmente indica:
5- Se recibe solicitud de audiencia por parte de la señorita Andrea Soto Jiménez, solicita una Sesión Extraordinaria el día jueves 19 de junio del 2014 en el Salón de Sesiones de la Municipal, Asunto: Presentación del Trabajo realizado por la joven Andrea Soto Jiménez sobre la “Elaboración de una propuesta de Manual de Organización para la Municipalidad de una Propuesta de Manual de Organización para la Municipalidad de Zarcero”.
-El Concejo Municipal acuerda aprobar la solicitud de audiencia por parte de la señorita Andrea Soto Jiménez, solicitud de una Sesión Extraordinaria el día jueves 19 de junio del 2014 a las 6:00p.m, en el Salón de Sesiones de la Municipalidad de Zarcero, Asunto: Presentación del Trabajo realizado por la joven Andrea Soto Jiménez sobre la “Elaboración de una propuesta de Manual de Organización para la Municipalidad de una Propuesta de Manual de Organización para la Municipalidad de Zarcero”.
-Se dispensa de la Comisión de Gobierno y Administración por unanimidad 5 votos de los regidores presentes Gerardo Enrique Paniagua Rodríguez, Ronald Araya Solís, Carlos Alberto Araya Rojas, Rosaura Rodríguez Rodríguez, Edith Araya Rojas.
-Aprobado por unanimidad 5 votos de los regidores presentes Gerardo Enrique Paniagua Rodríguez, Ronald Araya Solís, Carlos Alberto Araya Rojas, Rosaura Rodríguez Rodríguez, Edith Araya Rojas.
-Aprobado definitivamente por unanimidad 5 votos de los regidores presentes Gerardo Enrique Paniagua Rodríguez, Ronald Araya Solís, Carlos Alberto Araya Rojas, Rosaura Rodríguez Rodríguez, Edith Araya Rojas.
Se suscribe,
Grettel Alfaro Alvarado
Secretaria del Concejo Municipal
152
Anexo 10: Lista de Asistentes al Taller y Exposición
153
154
Anexo 11: Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad de Zarcero.
Índice
Contenido Introducción .................................................................................................................................. 1
............................................................................................................. 2
........................................................................................................................... 2
Análisis Estructura Vigente ............................................................................................................. 4
Organigrama .................................................................................................................................. 6
Propuesta de Reorganización ......................................................................................................... 7
Nivel Político ................................................................................................................................ 10
Concejo Municipal ................................................................................................................... 10
Secretaría del Concejo.............................................................................................................. 12
Auditoría Interna ...................................................................................................................... 14
Asesoría Legal .......................................................................................................................... 16
Alcaldía Municipal .................................................................................................................... 17
Nivel de Asesoría y Staff ............................................................................................................... 20
Oficina de la Familia ................................................................................................................. 20
Recursos Humanos ................................................................................................................... 22
Contraloría de Servicios............................................................................................................ 24
Asesoría Legal .......................................................................................................................... 26
Unidad Técnica de Gestión Vial ................................................................................................ 28
Informática .............................................................................................................................. 31
Archivo .................................................................................................................................... 33
Nivel Operativo ............................................................................................................................ 35
Dirección Administrativa Financiera ......................................................................................... 35
Plataforma de Servicios ........................................................................................................ 37
Planificación ......................................................................................................................... 39
Presupuesto ......................................................................................................................... 41
Proveeduría ......................................................................................................................... 43
Contabilidad ......................................................................................................................... 45
Tesorería .............................................................................................................................. 47
Servicios Generales .............................................................................................................. 50
Dirección Servicios Públicos ..................................................................................................... 52
Acueducto ............................................................................................................................ 54
Recolección de Basura .......................................................................................................... 55
Mantenimiento .................................................................................................................... 56
Dirección Administrativa Tributaria .......................................................................................... 57
Bienes Inmuebles ................................................................................................................. 59
Gestión de Cobros ................................................................................................................ 61
Patentes ............................................................................................................................... 62
Dirección de Gestión Urbana .................................................................................................... 64
Control de Construcciones ................................................................................................... 66
Gestión Ambiental ............................................................................................................... 68
Planificación Urbana............................................................................................................. 70
Catastro y Topografía ........................................................................................................... 72
Bibliografía .................................................................................................................................. 75
1
Introducción
2
Antecedentes Históricos
Marco Jurídico
3
Visión
Misión
4
Análisis Estructura Vigente
5
6 O
rgan
igra
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To
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fía
7
Propuesta de Reorganización
8
9
10
Nivel Político
Concejo Municipal
Objetivo General
Funciones
11
12
Secretaría del Concejo
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
13
14
Auditoría Interna
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
15
16
Asesoría Legal
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
17
Alcaldía Municipal
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
18
19
20
Nivel de Asesoría y Staff
Oficina de la Familia
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
21
22
Recursos Humanos
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
23
24
Contraloría de Servicios
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
25
26
Asesoría Legal
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
27
28
Unidad Técnica de Gestión Vial
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
29
30
31
Informática
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
32
33
Archivo
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
34
35
Nivel Operativo
Dirección Administrativa Financiera
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
36
37
Plataforma de Servicios
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
38
39
Planificación
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
40
41
Presupuesto
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
.
Funciones
42
43
Proveeduría
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
44
45
Contabilidad
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
46
47
Tesorería
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
48
49
50
Servicios Generales
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
51
52
Dirección Servicios Públicos
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
53
54
Acueducto
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
55
Recolección de Basura
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
.
56
Mantenimiento
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
57
Dirección Administrativa Tributaria
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
58
59
Bienes Inmuebles
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
60
61
Gestión de Cobros
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
62
Patentes
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
63
64
Dirección de Gestión Urbana
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
65
66
Control de Construcciones
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
67
68
Gestión Ambiental
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
69
70
Planificación Urbana
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
71
72
Catastro y Topografía
Objetivo General
Dependencia Jerárquica
Funciones
73
74
75
Bibliografía
Guía de
Manuales Administrativos.
Guía para la Elaboración de Manuales
de Organización.
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