practices sharing enkei indonesia nov - 2014forumhrdbekasi.com/files/pustaka/materi kajian 07...

PRACTICES SHARING

ENKEI Indonesia

NOV - 2014

Eko Susilo

1

Short Introducing ENKEI

2

PT. ENKEI INDONESIA Bekasi International Industrial Estate, Block C-11/8 Lippo Cikarang Bekasi 17550, Indonesia

Phone: +62-21 8973317-8973320 Fax: +62-21 8973321

MAIN FACTORY

3

GROUP

1. ENKEI CORPORATION JAPAN

6. ENKEI MALAYSIA

3. ENKEI FLORIDA

7. ENKEI CHINA

8. ENKEI ZHONGNAN

2. ENKEI AMERICA

5. ENKEI THAILAND

9. ENKEI PHILIPPINES

4. ENKEI INTERNATIONAL

10. ENKEI WHEELS INDIA

1

2

EKID

3 4

5

6

7

8

9

10 11

11. ENKEI VIETNAM

12. ENKEI INDONESIA

12

4

INDONESIA

President Director Takahide Toyoda

Share Holder Enkei Corporation 94.37 % Others 5.63%

Establishment

May 09, 1995

Area of Building 30,496 m² Main Office : 21,808 m² East Office : 8,688 m²

Number of Employees 1963 Employees Oct 2014

Area of Factory Site 62,297 m² Main Factory : 44,967 m² East Factory : 17,600 m²

5

Manufacturing and Sales of Aluminum Wheels for 4 Wheel Vehicles and Motorcycles as well as Various Engine Parts

4 Wheel Vehicles

Motorcycles

Engine Parts

PRODUCTS

6

PT. Nissan Motor Indonesia PT. Toyota Motor Mfg. Indonesia

PT. Honda Prospect Motor

4 WHEEL CUSTOMERS

7

PT. Yamaha Indonesia Motor Mfg. PT. Kawasaki Motor Indonesia PT. Suzuki Indomobil Motor

PT. Astra Honda Motor

2 WHEEL CUSTOMERS

8

PT. Kawasaki Motor Indonesia

PT. Suzuki Indomobil Motor

PT. Astra Honda Motor

ENGINE PARTS CUSTOMERS

9

FSPMI PT ENKEI INDONESIA JUMLAH ANGGOTA 1,100

[56%]

10

Outline Presentations

1. Legal Base 2. Items 3. How to Step by Step

[Planning|Budgeting|Proposal|Meeting|Disribution] 4. Share the MS Excel form calculation

11

PKB PT ENKEI INDONESIA

TAHUN 2012-2014

PKB

LEGAL BASE - PKB

12

Komponen pendapatan non upah adalah : a. Fasilitas: adalah kenikmatan dalam bentuk nyata/natura yang diberikan perusahaan oleh karena hal-hal yang bersifat khusus atau untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja, seperti fasilitas kendaraan (antar jemput pekerja atau lainnya); pemberian makan secara cuma-cuma; sarana ibadah; tempat penitipan bayi; koperasi; kantin dan lain-lain. b. Bonus: adalah bukan merupakan bagian dari upah, melainkan pembayaran yang diterima pekerja dari hasil keuntungan perusahaan atau karena pekerja menghasilkan hasil kerja lebih besar dari target produksi yang normal atau karena peningkatan produktivitas; besarnya pembagian bonus diatur berdasarkan kesepakatan. c. Tunjangan Hari Raya (THR), Gratifikasi dan Pembagian keuntungan lainnya.

Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia No. SE-07/MEN/1990 Tahun 1990 tentang Pengelompokan Komponen Upah Dan Pendapatan Non Upah

13

1. Akhir tahun

2. Sesuai kondisi dan perkembangan perusahaan

3. Berdasarkan evaluasi kinerja Pekerja

4. Besaran base bonus dapat dirundingkan

5. Sistem penilaian dan distribusi adalah kewenangan

perusahaan

MOST PROBLEM :

THE EVALUATION SYSTEM !

ITEMS

14

DISTRIBUTION UNION MEETING

1. CALCULATION

2. PROPOSAL

3. EVALUATION PERFORMANCE

BUDGETING

SCHEDULE PREPARING, [ CAREFUL WITH THE SCHEDULE ]

FLOW

15

SCHEDULE PREPARING, CAREFUL WITH THE SCHEDULE

HRD & GA Dept.

Rev. 00 3-Nov-14

No ITEM PIC W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W5

1 Introducing Eko 11

2 Evaluation Form to Plant/Dept. Dyah 12

3 Evaluation Form to HR Dyah & Imron 19

4 Data Processing Dyah & Eko 20 28

5 Management Meeting Eko 2

6 Re-Checking Performance Eko 3

7 Union Meeting Eko& Imron 3 12

8 President Approval Eko 15

9 Salary Processing Dyah & Eko 22

10 Payment Payroll 27

Nov-14 Dec-14

SCHEDULE for BONUS 2014

1. The Top Management must be clear and aware about this schedule.

2. Careful about business trip !

1. SCHEDULE

16

HRD ACCOUNTING

PRESIDENT DIRECTOR

2. TEAM

17

3. BUDGETING

1. Menyiapkan “Reserve for Bonus 4.0” setiap bulannya

dalam pelaporan budgeting per plant/dept.

2. Reserve for Bonus dari setiap plant/dept. tersebut akan

diatur dalam account tersendiri oleh Accounting &

Finance Dept.

Dipersiapkan setiap plant./dept.

CMP [Cost Monthly Plan]

Diajukan oleh setiap plant/dept. kepada Management pada

Minggu IV setiap bulannya.

18

3.1. BUDGETING – CMP [dummy numbers]

19

[ Basic + Position ] x Total Members x 4.0 12

3.1. BUDGETING – CMP [dummy numbers]

20

From: Asep Ardiansyah

Sent: Friday, November 09, 2012 9:39 PM

To: 'SJ - Japanese Staff EKID'; 'Section Head Groups'

Cc: 'Administration Groups'; 'Accounting Groups'

Subject: DIS until November 8, 2012

Good Afternoon Herewith Corporate Plan submit DIS until November 8, 2012 Apologize we late send this report. Operating Profit until Nov 8, 2012 is Rp 5,000,000,000,- and Value Added ratio 46.0% And for detail number please find the attached file above Regards Corporate Planning,

3.1. BUDGETING – DIS [dummy numbers]

21

HR akan melakukan simulasi dari penilaian dan budgeting

yang tersedia, kemudian diajukan sebagai proposal ke Management

3.3. CALCULATION & PROPOSAL

22

2012

Total TOTAL

More than 1year

Less than

1year,More than

91Day

Less than 90 More than 1year Less than 1year More than 1year

Less than

1year,More than

91Day

Less than 90

Basic Salary 基本給合計 200,000,000 10,000,000 - 2,000,000,000 0 1,000,000,000 800,000,000 75,000,000 4,085,000,000

Bonus 賞与合計

Employee 対象人員 28 1 0 894 0 572 416 40 1,951

Distribusi 係数 1 0.5 1Day Rp30,000 1 0.7 1.0 0.2 1Day Rp5,000

210,000,000 2,000,000,000 1,875,000,000 1,875,000,000

Bulan kali 賞与月数 total

More than 1year

Less than

1year,More than

91Day

Less than 90 More than 1year Less than 1year More than 1year

Less than

1year,More than

91Day

Less than 90

3.7 740,000,000 18,500,000 - 7,400,000,000 - 3,700,000,000 592,000,000 28,135,000 12,478,635,004

3.8 760,000,000 19,000,000 - 7,600,000,000 - 3,800,000,000 608,000,000 28,135,000 12,815,135,004

3.9 780,000,000 19,500,000 - 7,800,000,000 - 3,900,000,000 624,000,000 28,135,000 13,151,635,004

4.0 800,000,000 20,000,000 - 8,000,000,000 - 4,000,000,000 640,000,000 28,135,000 13,488,135,004

4.1 820,000,000 20,500,000 - 8,200,000,000 - 4,100,000,000 656,000,000 28,135,000 13,824,635,004

P & C 4.3 850,000,000 21,250,000 - 8,500,000,000 - 4,250,000,000 680,000,000 28,135,000 14,329,385,004

4.4 870,000,000 21,750,000 - 8,700,000,000 - 4,350,000,000 696,000,000 28,135,000 14,665,885,004

4.5 890,000,000 22,250,000 - 8,900,000,000 - 4,450,000,000 712,000,000 28,135,000 15,002,385,004

4.6 910,000,000 22,750,000 - 9,100,000,000 - 4,550,000,000 728,000,000 28,135,000 15,338,885,005

4.7 930,000,000 23,250,000 - 9,300,000,000 - 4,650,000,000 744,000,000 28,135,000 15,675,385,005

4.8 950,000,000 23,750,000 - 9,500,000,000 - 4,750,000,000 760,000,000 28,135,000 16,011,885,005

4.9 970,000,000 24,250,000 - 9,700,000,000 - 4,850,000,000 776,000,000 28,135,000 16,348,385,005

5.0 990,000,000 24,750,000 - 9,900,000,000 - 4,950,000,000 792,000,000 28,135,000 16,684,885,005

5.1 1,010,000,000 25,250,000 - 10,100,000,000 - 5,050,000,000 808,000,000 28,135,000 17,021,385,005

SH PERMANEN KONTRAK

SH PERMANEN KONTRAK

3.3. CALCULATION & PROPOSAL

23

3.4. FRIENDLY MEETING with UNION

HR mulai melakukan stepping pertemuan-pertemuan.

Sub Target :

1.Pemahaman kondisi perusahaan.

2.Pola distribusi dan evaluasi.

3.Hot point yang beredar.

4.Benchmark dalam versi Union

Main Target:

Distribusi bonus tepat waktu dan tanpa masalah.

24

3.4. FRIENDLY MEETING with UNION

1 2

Pendekatan dan penjelasan “Head to Head” secara konstan s.d didapatkan

‘extract’ point kita ke Union dan sebaliknya

25

3.5. FRIENDLY MEETING with UNION

1. Selalu mulai dengan berdoa 2. Jelaskan oleh Accounting 3. Jelaskan oleh HRD 4. Jelaskan oleh Presdir 5. Akhiri dengan berdoa

26

YOU SHOULD KNOW …

BERAPA BUDGET PERUSAHAAN ?

BERAPA HIGHEST TOLLERANCE YANG BISA DIBERIKAN ?

BERAPA ‘EXACTLY’ SP/SB BISA MENERIMA/ INGINKAN ?

ADAKAH ‘HAL-HAL BARU’ YANG MEREKA INGINKAN/BICARAKAN ?

ADAKAH ‘KEKECEWAAN’ TERTENTU BERKAITAN DENGAN BONUS TAHUN SEBELUMNYA?

INFO-INFO JARINGAN INFORMASI DARI ‘GEMBA”

INFO-INFO ‘INFORMAL’ LEADER

KOORDINASI DENGAN SP/SB SECARA KONSTAN

KOORDINASI DENGAN MANAGER / SECTION HEAD

LAKUKAN BENCHMARK

27

3.5. AGREEMENT

RISALAH KESEPAKATAN BONUS

Hari & Tanggal | Tempat | Para Pihak

Menyetujui Base Bonus

Tanggal Distribusi

Tanda Tangan Management & PUK Union

28

29

MY FLOW

30

NAMA

NIK/PIN S I A SP

DEPT.

JABATAN

STATUS Spv S/H S/M

JOIN DATE a b c = a*b c = a*b c = a*b

I. KPI

a Kualitas 5 4 3 2 1 3

b Kuantitas 5 4 3 2 1 3

II Sikap kerja

a Perilaku 5 4 3 2 1 2

b Inisiatif 5 4 3 2 1 1

c Disiplin 5 4 3 2 1 1

d Kerjasama 5 4 3 2 1 1

e Tanggung Jawab 5 4 3 2 1 1

III. Kemampuan Kerja

a Penguasaan Pekerjaan 5 4 3 2 1 1

b Proses 5 4 3 2 1 1

IV. Man Management

a Komunikasi 5 4 3 2 1 2

b Bimbingan dan Pengarahan 5 4 3 2 1 1

c Penghargaan 5 4 3 2 1 1

V. Problem Solving Decision Making

a Penilaian dan Keputusan 5 4 3 2 1 2

Sign Sign Sign

Note :

TOTAL POINT I+II+III+IV+V

PENILAI

Point Pencapaian, Lihat

Panduan. Lingkari Point.Bobot Hasil Hasil Hasil

FORM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

PERIODE 21 OCTOBER 2012- 20 OCTOBER 2013

UNTUK LEADER - SPV

[MEMILIKI MEMBER]KARYAWAN

DATA Lihat Panduan B !!!

HASIL

POINT

SANGAT BAIK - KINERJA SESUAI DENGAN JABATANNYA DAN

MENGHASILKAN IMPROVEMENT

BAIK - KINERJA SESUAI DENGAN PERAN JABATANNYA

AVERAGE - KINERJA DALAM BATAS TOLERANSI

RENDAH- KINERJA MINIMAL - PERLU DICOUCHING

BURUK- KINERJA TIDAK BERHASIL - PERLU DICOUCHING

KETERANGAN

95-100

80-94

60-79

40-59

20-39

NAMA

NIK/PIN S I A SP

DEPT.

JABATAN

STATUS Leader Spv S/H

JOIN DATE a b c = a*b c = a*b c = a*b

I. KPI

a Kualitas 5 4 3 2 1 4

b Kuantitas 5 4 3 2 1 4

II Sikap kerja

a Perilaku 5 4 3 2 1 1

b Inisiatif 5 4 3 2 1 1

c Disiplin 5 4 3 2 1 2

d Kerjasama 5 4 3 2 1 2

e Tanggung Jawab 5 4 3 2 1 2

III. Kemampuan Kerja

a Penguasaan Pekerjaan 5 4 3 2 1 2

b Proses 5 4 3 2 1 1

IV. Man Management

a Komunikasi 5 4 3 2 1 1

Sign Sign Sign

Note :

DATA

TOTAL POINT I+II+III+IV

FORM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN

PERIODE 21 OCTOBER 2012- 20 OCTOBER 2013

UNTUK STAFF/OPERATOR

[TIDAK PUNYA MEMBER]

PENILAI

Lihat Panduan A !!!

Point Pencapaian, Lihat

Panduan. Lingkari Point.Bobot Hasil Hasil Hasil

KARYAWAN

HASIL

POINT

SANGAT BAIK - KINERJA SESUAI DENGAN JABATANNYA DAN

MENGHASILKAN IMPROVEMENT

BAIK - KINERJA SESUAI DENGAN PERAN JABATANNYA

AVERAGE - KINERJA DALAM BATAS TOLERANSI

RENDAH- KINERJA MINIMAL - PERLU DICOUCHING

BURUK- KINERJA TIDAK BERHASIL - PERLU DICOUCHING

KETERANGAN

95-100

80-94

60-79

40-59

20-39

FORM

31

RESULT

Walaupun ada form dan panduan.

Setiap atasan akan dipengaruhi oleh subyektifitas.

Sehingga di dapatkan points yang berbeda disetiap Dept.

Hal ini yang sering menjadi masalah !

Diperlukan cara sehingga points menjadi sama dan fair.

FIRST DATA

SH and Resign employees are not covered

Dept ACC FIN HRDGAIT EPS PPC WH QSS PUR QA SALES RDT-MOLD MTC

Points 80.63 76.96 83.60 79.15 79.87 84.67 80.42 80.69 76.25 79.88 81.83

32

RESULT

FINAL DATA

Dept ACC FIN HRDGAIT EPS PPC WH QSS PUR QA SALES RDTMOLD MTC

Points 80.63 76.96 83.60 79.15 79.87 84.67 80.42 80.69 76.25 79.88 81.83

CORRECTION 0.985 1.032 0.950 1.003 0.994 0.938 0.987 0.984 1.041 0.994 0.970

Result 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39 79.39

Jelaskan kepada Union.

Harus sampai dengan mengerti.

Sekali ini selesai. 50% langkah sudah selesai.

33

RULE must be COMMUNICATED

A. PERMANENT

1. Cut Off date adalah 20 October 2013

2. Jika employee Permanent 21 Oct 2013, maka status adalah kontrak

B. RESIGN CONTRACT

1. Masih bertatus karyawan dalam periode 21 Nov 2013- 20 Nov 2013

2. Jika pada hari terakhir statusnya adalah alpa, maka bonus tidak diberikan

C. PERFORMANCE PERIOD

Mulai 21 October 2012 s.d. 20 October 2013

D. BONUS BASE 4.2

Status Level/Title Masa Kerja Base Fix Performance

PERMANENT Operator - Supervisor NA 4.2 4 0.2

PERMANENT AM / M / SM / GM NA 4.2 4 0.2

J/S All level NA 0 0 0

Contract Operator - Supervisor 365 hari atau lebih 2.1 2 0.1

Contract Operator - Supervisor 90 hari - 364 hari 1 Prorate Hari 0

Contract Operator - Supervisor 89 hari atau kurang 0 0 0

E. WARNING LETTER

Surat Peringatan Periode Berlaku Pengurang % Base UMK 2012

LEVEL 1 21-10-2012 s.d. 20-10-2013 0.15 2,407,400

LEVEL 2 21-10-2012 s.d. 20-10-2013 0.25 2,407,400

LEVEL 3 21-10-2012 s.d. 20-10-2013 0.50 2,407,400

Setelah pengurangan, maka semua nilai total bonus, dijaga tetap di 4.0.

2013 BONUS RULE

Pengurang

361,110

601,850

1,203,700

34

THANK YOU

35