manajemen dan penilaian kinerja - lina miftahul · pdf filedan memberikan imbalan terhadap...

MANAJEMEN DANPENILAIAN KINERJA

Program Sarjana

Ilmu Administrasi

Universitas Indonesia

Lina Miftahul Jannah

Manajemen SDM

14 Maret 2011

1. Noe, R.A., Hollenbeck, J.H., Gerhart,B.,Wright, P.M., (2007), Fundamentals ofHuman Resource Management, Edition 2,McGraw Hill International, (Chapter 4)

Referensi

McGraw Hill International, (Chapter 4)

2. Dessler, Gary (2003), Manajemen SumberDaya Manusia, Indeks

3. Online resources:

• Portalhr.com

2

Definisi

Manajemen Kinerja (MK) adalah tentangbagaimana kinerja dikelola

Dasar MK adalah perumusan tujuan,Dasar MK adalah perumusan tujuan,terdapatnya konsensus dan kerjasama,sifatnya berkelanjutan, terjadinya komunikasidua arah, dan terdapat umpan balik

MK merupakan kebutuhan mutlak bagiorganisasi untuk mencapai tujuan denganmengatur kerjasama secara harmonis danterintegrasi antara pemimpin dan bawahannya

Definisi

Suatu pendekatan yang sistematik mengenaipeningkatan kinerja melalui proses penentuan tujuankinerja strategik, pengukuran kinerja, pengumpulan,analisa, review, pelaporan data kinerja, danpenggunaan data untuk mendorong perbaikan kinerja

Proses yang digunakan untuk mengidentifikasi,mendorong, mengukur, mengevaluasi, memperbaiki,dan memberikan imbalan terhadap prestasi pegawai.

• Performance Appraisal

• Seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yangditugaskan

• Job Evaluation

• Seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi

Pengukuran Kinerja

Evaluasi HasilPengukuran

ProsesPerubahan

ProsesPerbaikan

Proses Manajemen Kinerja

Diagnosis ProsesPerbaikan

Tindak Lanjut

PerubahanFundamental

PerbaikanBerkelanjutan

TA

HA

P2:

PER

AN

CA

NG

AN

DA

RI

PEN

GETA

HU

AN

TER

KIN

I

KELU

ARAN

ORG

TAN

ISASI

PRO

SES

INTERN

AL

KEM

AM

PU

AN

SUM

BER

DAY

A

SEBAB

AKIB

AT

KEBERPEN

GARU

HAN

INTERN

AL

EKST

ERN

AL

SISTEM MANAJEMENKINERJA

Kerangka Kerja Sistem Manajemen Kinerja

TA

HA

P2:

PER

AN

CA

NG

AN

INFO

RD

MA

SI

DA

RI

PEN

GETA

HU

AN

KELU

ARAN

ORG

TAN

ISASI

PRO

SES

INTERN

AL

KEM

AM

PU

AN

SUM

BER

DAY

A

SEBAB

AKIB

AT

BO

BO

TKEBERPEN

GARU

HAN

INTERN

AL

EKST

ERN

AL

VARIABEL KINERJA KETERKAITAN KAJI BANDING

(BENCHMARKING)

KERANGKA KERJA (FRAMEWORK)

PEN

GU

KU

RAN

EVALUASI

DIA

GN

OSIS

TA

HA

P3:

PEN

ER

APA

N

INFO

RM

ASID

AN

PEN

GETA

HU

AN

TER

KIN

I

SOSIALISASI

RASI

OM

/B

MO

DIF

IKASI

PRO

SES

PELATIHAN

Perangkat Pendukung Penerapan Sistem Manajemen Kinerja

PEN

GU

KU

RAN

DIA

GN

OSIS

TINDAKLANJUT

TA

HA

P3:

PEN

ER

APA

N

INFO

RM

ASID

AN

PEN

GETA

HU

AN

TER

KIN

I

SOSIALISASI

LAPORAN

SMK

SAAT

INI

DIS

PLAY

PELATIHAN

SUMBERDAYA

Implementasi SistemManajemen Kinerja

Konsep manajemen kinerja pertama kalidilontarkan oleh Stoop (1996) dengandilontarkan oleh Stoop (1996) denganmengambil analogi dan siklus Deming

• TQM = penerapan metode kuantitatif danpengetahuan kemanusiaan untuk memperbaikimaterial dan jasa yang menjadi masukan organisasi,memperbaiki semua proses penting dalamorganisasi dan memperbaiki upaya guna memenuhikebutuhan pelanggan pada masa kini dan masa

TQM = Total Quality Management

kebutuhan pelanggan pada masa kini dan masadatang (Hardjosoedarmo, 1997, h. 2)

• T = Total; keseluruhan proses, sistem,karyawan, supplier, customers

• Q = Quality; karakteristik yang dipakai

untuk memenuhi kepuasan: Quality of return = memuaskan pemegang

saham

Quality of customer = memuaskan keinginan Quality of customer = memuaskan keinginanpelanggan

Quality of life = memuaskan kebutuhanseluruh karyawan dan masyarakat

• M = Management; proses manajerialuntuk memenuhi pencapaian kualitastersebut.

Karakter perusahaan yangmenerapkan TQM

Fokus padapemuasanpelanggan

11

Melakukanperbaikan yang

berkesimbungan

Melibatkanaktivitas seluruhkaryawan untukmeningkatkan

mutu dankualitas

Kaplan dan Norton (1992)

Metode untuk mengukur aktivitasperusahaan apakah sejalan dengan visidan misi perusahaan

4 tahap dasar:

Balanced Scorecard

Penjabaran Visi perusahaan menjadi target

12

Penjabaran Visi perusahaan menjadi target

operasional

Mengkomunikasikan visi kepada masing2

karyawan

Membuat perencanaan bisnis

Penyesuaian dan umpan balik

Sebagai alat untuk mengukur keberhasilanbisnis perusahaan berupa parameter secarafinansial maupun non-finansial untukmenentukan strategi perusahaan di masayang akan datang

Penentuan KPI sebaiknya menggunakanSMART

Key Performance Indicators

SMART• S= Specific• M=Measurable• A= Achievable• R= Result-oriented• T=Time frame

Penilaian biasanya menggunakansistem”traffic light”

13

Contoh Implementasi KPI

Financial Cash flow

ROI

Financial Result

Return on capital employed

Return on equity

Customer Delivery Performance to Customer - by Date

Delivery Performance to Customer - by Quantity

Customer satisfaction rate

14

Customer satisfaction rate

Customer retention

Business Process Number of Activities

Opportunity Success Rate

Accident Ratios

Defect Rates

Learning and Growth Investment Rate

Illness rate

Internal Promotions %

Employee Turnover

Gender/Racial Ratios

Sistem Manajemen Kinerja Saatini: adanya hambatan dalamperancangan dan penerapan

Sikap reluktansi (tidak mau berubah) individu dalamorganisasi (I am doing okay)

SMK yg diberlakukan biasanya bukan dirancang secarakontekstual untuk organisasi

(implementasi ISO, Malcolm Balridge Award, Six Sigmatidak signifikan)

Faktor utama kegagalan adalah karena perancangan SMKyg dilakukan tidak kontekstual dngan kebutuhan spesifikperusahaan dan tidak mengakomodasi sistem ygditerapkan saat ini

Kunci Sukses ImplementasiSistem Manajemen Kinerja

Rasakepemilikan

terhadapsistem yang

dibangun

Perubahanbudayakerja

RancanganSMK yangterintegrasi

Penyelarasan SMK denganstrategi perubahan lain

Penjelasan tujuan danmanfaat SMK baru

Penetapan kesepakatandalam pengembangan dan

pemanfaatan SMK

Identifikasi faktorkeberhasilan yang kritis

• Program SMK saat ini

• Penjelasan pentingnyaSMK

• Skenario kemungkinanperkembangan SMK

• Fleksibilitas rancanganSMK terhadap kemajuanjaman

• Kemitraan• SMK membantuperubahan

• Penetapan tujuan 2-3tahun

• Pengarahan programperancangan SMK

• Identifikasi karyawankunci

• Langkah ikutan: tindaklanjut, aturan main, jngkawaktu, konsekuensi

• Pembentukan forumkonsultatif• Penetapan titik mula• Penyusunan rencanakerja dan publikasi• Persetujuan kerangkakerja• Pemfokusan pelaksanaan:target dan sumber daya• Penggunaan forumkonsultatif sebagaimonitoring/fasilitator

• Konsultasi rencanastrategis

• Pengkajian

• Finalisasi

• Pengomunikasian

• Penggunaan SMK dalamseluruh bagian perusahaan

LANGKAH PENGEMBANGAN SISTEM KINERJA

Fasilitas pemanfaatan SMK Pengembangan kerangkadisplay

Pembentukan tim yangditugasi memilih SMK

• Perpanjanganpenggunaan SMK

• Konsultasi denganstakeholder

• Standarisasi SMK

• Pelatihan individu• Promosi penggunaan SMK• Penyediaan grafik yangkonsisten• Presentasi grafik yangbervariasi• Pemberian dukungan• Pengkajian ulang

• Identifikasi proses• Memberikian spirit• Pengintegrasian SMK

Pengertian Penilaian Kinerja

Mengevaluasikinerja karyawan

saat ini/dan atau diPengukuran

18

saat ini/dan atau dimasa lalu relatif

terhadap standarprestasinya

(Dessler,2003:322)

Pengukuranbeberapa perilakuyang spesifik darikinerja karyawan(Noe, et.al, 2007)

Tujuan Penilaian Kinerja

• Penilaian Kinerja yang efektif dapatmembantu organisasi untuk mencapaitujuannya

Strategis:

• Penilaian Kinerja dapat membantumanajemen dalam penentuan

19

• Penilaian Kinerja dapat membantumanajemen dalam penentuanpengambilan keputusan menyangkutgaji, bonus, penempatan.

Administratif:

• Penilaian Kinerja sebagai dasarpengembangan karir dan kompetensikaryawan.

Pengembangan:

Alasan pentingnya penilaiankinerja [1]

Mengidentifikasi tingkat prestasi terakhir yang telahdicapai oleh bawahan

Mengidentifikasi kekurangan maupun kelebihan yangdimiliki bawahan

Dasar untuk memberikan penghargaan kepadabawahan dalam kaitannya dengan kontribusi thdpencapaian tujuan organisasi

Memotivasi bawahan agar berprestasi dengan lebihbaik lagi

Alasan pentingnya penilaiankinerja [2]

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan danpengembangan bagi bawahan

Mengidentifikasi potensi yang dimiliki oleh bawahanyang belum dikembangkan atau dimanfaatkan

Sebagai bahan informasi bagi perencanaan karir

Metode Penilaian Kerja (Dessler, 2003)

• Skala yang menuliskan sejumlah ciri danjangkauan nilai kinerja dan karyawanmengisi sesuai dengan capaiannya

• Skala yang menuliskan sejumlah ciri danjangkauan nilai kinerja dan karyawanmengisi sesuai dengan capaiannya

Metode SkalaPeringkat Grafis

• Memberikan peringkat pada karyawandari yang terbaik sampai yang terburuk

• Memberikan peringkat pada karyawandari yang terbaik sampai yang terburukMetode Peringkat

AlternasiAlternasi

• Melakukan penilaian denganmembandingkan karyawan satu denganyang lain

• Melakukan penilaian denganmembandingkan karyawan satu denganyang lain

MetodePerbandinganBerpasangan

• Atasan mencatat kejadian2 kritis baik halpositif maupun negatif dari perilakukaryawan

• Atasan mencatat kejadian2 kritis baik halpositif maupun negatif dari perilakukaryawan

Metode KejadianKritis

Standard Kinerja

Sifat

• Misal ; Adaptabilitas, pertimbangan, penampilan, dan sikap diri

Perilaku

• Misal ; Gaya kepemimpinan

Kompetensi

• Meliputi sekumpulan luas pengetahuan, keterampilan, sifat, danperilaku yang bisa bersifat teknis, berkaitan dengan keterampilanantar pribadi atau berorientasi bisnis

Pencapaian Tujuan

• Berkenaan dengan aspek finansial perusahaan,

Potensi Perbaikan

• Memasukkan potensi dalam proses evaluasi membantumemastikan perencanaan dan pengembangan karir yang lebihefektif

Proses Penilaian Kinerja

Mengidentifikasi tujuan-tujuan penilaiansecara spesifik

Menetapkan kriteria-kriteria kinerja danmengkomunikasikannya kepada parakaryawan

Memeriksa pekerjaan yang dijalankan

Menilai kinerja

Mendiskusikan penilaian bersamakaryawan

Masalah Penilaian Kinerja

Standar penilaian tidak jelas

• Baik, superior, istimewa ???

Efek halo

• Pengaruh akibat stereotipe, kesan umum atas sifat khususdari karyawan yang dinilai

Kecenderungan terpusatKecenderungan terpusat

• Kecenderungan untuk tidak memberikan nilai secaraekstrem

Longgar atau ketat

• Kecenderungan dalam memberikan penilaian kepadabawahan,

Bias

• karena gender, RAS, suka/tidak suka

• Assessment = proses penilaian/evaluasidan pemberian feedback kepadakaryawan mengenai perilaku,kompetensi, dan ketrampilan yangdimiliki dalam menunjangpengembangan karyawan.

Penilaian Kinerja untukpengembangan karir

pengembangan karyawan.

26

Jalur pengembangan karirkaryawan

Job enlargement

• karyawan diberikan tugas dan tanggung jawab yang baru, misalnyasebagai pimpro proyek

Transfer

• penugasan karyawan pada posisi yang berbeda dalam level yang setara

Promosi

• penugasan karyawan pada posisi yang lebih tinggi

Downward move

• penugasan karyawan pada posisi yang membutuhkan sedikit tanggungjawab dan otoritas

Job rotation

• karyawan diberikan serangkaian posisi/fungsi kerja untuk peningkatanwawasan karyawan, misalnya management trainee